Phare ACCESS 2003 Végső beszámoló * 5. időközi beszámoló Azonosító szám: 2004/S 229-197414 Projekt száma: 2003/004-347.02 Szerződés száma: 2003/004-02-02-0017 Projekt címe: Phare ACCESS 2003 Dokumentum: Végső jelentés 2005.02.01 – 2006.10.31 Időszak: 5. beszámolási időszak 2006.06.01 – 2006.10.31 Dátum: 2006.10.31 Készítette: Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány
1. Összefoglaló A Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány (DemNet) és az AlfaCommunication Kft. közös műszaki és szakmai ajánlatot adott a Phare ACCESS 2003 program technikai lebonyolítására. A program szerződéskötő hatósága (PAO) a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Központi Pénzügy és Szerződéskötő Egysége illetve jogelődje volt, a szakmai irányítását (SPO) pedig a Szociális és Munkaügyi Minisztérium Társadalmi és Civil kapcsolatok Főosztálya illetve jogelődjei látták el. A Phare ACCESS 2003 program az utolsó olyan Európa Uniós előcsatlakozási alap, amely kifejezetten a civil szféra fejlesztését célozta. A DemNet egymást követő harmadik alkalommal látta el a Phare ACCESS programok technikai lebonyolítását. Úgy véljük, hogy mindaz a nagymérvű tapasztalat, amelyet e tevékenység során felhalmoztunk, nagymértékben segítette a mind a Kedvezményezett civil szervezeteket, mind az irányító hatóságokat a program eredményes és hatékony lebonyolításában. Az eredetileg kitűzött célt, mely szerint jó eredménynek tartanánk, ha a Kedvezményezettek a rendelkezésre álló források 95 %-át fel tudnák használni, a támogatottakkal közösen sikerült teljesítenünk. Úgy véljük, hogy a Phare ACCESS program hatékonyan járult hozzá a civil szervezetek európai uniós felkészítéséhez, fenntarthatóságához, valamint szakmai és hálózati munkájuk megerősítéséhez. A Phare ACCESS 2003 program makró és mikró komponensében összesen 39 Kedvezményezett szervezettel való együttműködés volt a DemNet feladata. Kedvezményezett a támogatási szerződésekben összesen 2.343.276,42 euró támogatásban részesültek, melynek 80%-át a PAO előlegben folyósította. A támogatott szervezetek többsége budapesti volt, amely nagymértékben megkönnyítette a folyamatos együttműködést és kapcsolattartást. A Budapesten központi helyen működtetett projekt iroda, valamint a DemNet technikai-műszaki infrastruktúrája minden szempontból alkalmasnak bizonyult a vállalt tevékenységek magas színvonalú ellátására. A DemNet a tevékenysége során mindvégig a vállalkozási szerződés szellemében járt el, ezen belül folyamatos és jó kapcsolatot tartott fent a program szakmai felelősével (SPO) és a szerződéskötő hatósággal (PAO). A lebonyolításban érintett szervezetek hatékony együttműködése biztosította azt, hogy a program lebonyolítása nagyobb zökkenők nélkül zajlott, a felmerült problémákra minden esetben sikerült gyors és hatékony megoldást találni. A DemNet által menet közben kezdeményezett szerződésváltoztatások nem veszélyeztették a projekt megvalósítását, sőt, minden esetben sikerült színvonalas, pályáztatási gyakorlattal rendelkező szakembert találni valamely megüresedett pozícióra. A DemNet által a projekt megvalósítása során kezdeményezett szerződésmódosítások a következők voltak: A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően az egyik projektasszisztens munkakörében Makkos Viktóriát 2005. július 1-től Csizmadia Péter váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek.
A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően a közbeszerzési szakember munkakörben Számadó Rózát 2005. július 1-től Ádámné Egri Judit váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Erős Barbarát 2005. október 1-i hatállyal a projektvezető munkakörben Pálvölgyi Péter váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Pálvölgyi Pétert 2005. november 1-i hatállyal a pénzügyi vezető munkakörben Nagy Ágnes Olga váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Csizmadia Pétert 2005. december 1-i hatállyal a projektasszisztens munkakörben Magyar Beatrix váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Nagy Ágnes Olga pénzügyi vezetőt 2006. május 1-től Magyar Beatrix váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt szakmai feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Magyar Beatrix projektasszisztenst, 2006. május 1-től Juhász Judit váltotta fel, aki megfelel az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt szakmai feltételeknek. A szerződésmódosításokat a PAO minden esetben jóváhagyta. A DemNet a szolgáltatási szerződés ideje alatt a következő általános feladatokat látta el: -
a pályázati felhívás közzététele; kapcsolattartás a pályázókkal és pályázati tanácsadás a pályázati időszakban; az értékelési eljárás megszervezése és adminisztratív lebonyolítása; a pályázók értesítése az értékelés eredményéről; a támogatási szerződések előkészítése a kedvezményezettekkel együttműködve; információs napok, konzultációk szervezése és lebonyolítása a projektvégrehajtási szabályok ismertetése érdekében; a támogatott projektek rendszeres szakmai monitoringja és pénzügyi ellenőrzése; a támogatási szerződések módosítására vonatkozó kérelmek előzetes ellenőrzése, a hiányok pótoltatása, javítások bekérése, és a kérelmek továbbítása a jóváhagyó szervek felé; a tevékenységek végrehajtása során segítségnyújtás a kedvezményezetteknek közbeszerzési eljárásaik lebonyolításában; a kedvezményezettek közbenső és végső beszámolóinak előzetes ellenőrzése, a hiányok pótoltatása, javítások bekérése, és a beszámolók továbbítása a jóváhagyó szervek felé;
3
A projektfolyamatok informatikai standardizáltságának megteremtésében a DemNet együttműködött az Excellence Pénzügyi Tanácsadó és Szervezetfejlesztő Rt-vel. A DEMNET a feladat megvalósítása során az Excellence Rt. által kifejlesztett MATREX® online projektmenedzsment rendszert alkalmazta. A projekt lebonyolításához szükséges informatikai hátteret a DemNet saját fejlesztésű ACCESS adatbázisán keresztül biztosította.
4
2. A projekt előkészítésének és beindításának feladatai
2.1
Projektszervezet felállítása
A Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány (DemNet) a szolgáltatási szerződés aláírását követően felállította a Phare ACCESS 2003 program lebonyolításában közreműködő munkaszervezetet és biztosította a szükséges munka- és technikai feltételeket. 2005. február 8-án a DemNet munkaértekezletet kezdeményezett a PAO és az SPO képviselőinek részvételével, ahol egyeztetésre kerültek a meghirdetéssel kapcsolatos legfontosabb teendők és feladatok. Az együttműködő felek február 17-ét jelölték meg a pályázat meghirdetése napjának, melyet sikerült is tartanunk. A pályázati dokumentáció tervezetét február 9-én megkaptuk, amelyet február 11-re véleményeztünk. Észrevételeink többsége elfogadásra került és beépült a pályázati anyagokba, melyek végleges megszövegezésében közreműködtünk. 2.2
Meghirdetés
A pályázati felhívást 2005. február 17-én két országos napilapban, a Népszabadságban és a Magyar Nemzetben tettük közzé, valamint gondoskodtunk arról, hogy a pályázati lehetőség minél szélesebb körben ismertté váljon. A teljes pályázati dokumentációt elérhetővé tettük a DemNet honlapján a www.demnet.org.hu/access2003 címen. A pályázatot közzétettük a Pályázati Figyelő (www.pafi.hu), a SANSZ (www.sansz.org.hu) honlapján és a felhívás március elején megjelenik ezek nyomtatott kiadványaiban is. A felhívás a Pályázati Tájékoztató Fórumokról szóró híradással együtt megjelent a NIOK civil portálján (www.nonprofit.hu) és a több mint 6000 címre eljutó elektronikus NIOK hírlevélben is. A DemNet eljuttatta a pályázati felhívást több civil szervezeteknek szóló internetes portálra is, így megjelent a teleházak (www.telehaz.hu), a Civil Európa Hírlevél honlapján (www.eucivil.hu) és elektronikus hírlevelében, roma szervezetek portáljain (www.romaweb.hu, www.romapage.hu) és az alábbi honlapokon: www.eselyegyenloseg.hu www.cfcu.hu www.civil.info.hu www.eu.hu www.osszefogas.nonprofit.hu www.szochalo.hu eupalyazat.lap.hu www.indexkelet.hu www.ngo.hu www.civilhalo.hu www.pesticivil.hu www.civilek.csabanet.hu www.civil.d-dunantul.hu www.civil.d-alfold.hu www.nonprofit.veszprem.hu
5
A DemNet elektronikus levélben eljuttatta a pályázati felhívást valamennyi Phare ACCESS 2001 és 2002 programokra pályázatot benyújtott szervezetnek, valamint az adatbázisában szereplő egyéb civil szervezeteknek (összesen több mint 1100 civil szervezetnek). A Civil Házak saját hálózatuk és belső használatú elektronikus címlistáik segítségével, illetve hírleveleiken keresztül szintén továbbították a felhívást helyi civil szervezetek felé. 2.3
Sajtótájékoztató
A DemNet részt vett a 2005. február 27-én rendezett sajtótájékoztatón a Phare ACCESS 2003 program bejelentéséről és a lezárult ACCESS 2001 program tapasztalatainak összegzéséről. A sajtótájékoztatón jelent volt a Magyar Távirati Iroda, mely hírt adott a pályázatról, s melynek nyomán számos helyi újság és rádió kereste meg a DemNet munkatársait, hogy tájékoztatást kapjanak a pályázati lehetőségről. 2.4
Pályázati űrlapok letöltése
2005. február 25-ig a DemNet honlapjáról 334 alkalommal töltötték le a pályázati dokumentációt. A letöltések napi számáról a mellékelt honlapstatisztika ad tájékoztatást. A pályázati űrlapot letöltőket a DemNet regisztrálja. A február 25-ig aktuális regisztrációs listát jelen beszámolóhoz mellékeljük. 2.5
Információs fórumok
A DemNet február elején felvette a kapcsolatot a megyei non-profit információs és szolgáltató központokkal és tájékoztatta őket az ACCESS 2003 programról. Felkértük a civil házakat arra, hogy valamennyi megyeszékhelyen szervezzenek egyegy információs tájékoztató fórumok civil szervezeteknek. A DemNet összesen 24 információs fórumot szervez március 4. és 19. között, melyek közül 18 vidéki városban kerül sorra. A pályázati információs fórumok listáját mellékeljük. A civil házak képviselőinek a DemNet munkatársai egy gödi rendezvényen 2005. február 25-én tartottak tájékoztatást az ACCESS 2003 programról. 2.6
Pályázók tájékoztatása
A DemNet vállalta, hogy a pályázati dokumentációt letöltőket email-ben tájékoztatja a pályázattal kapcsolatos legfontosabb információkról. Az első körlevelet február 23-án kapták kézhez a címzettek, amelyben a pályázati információs fórumok helyszíneiről és időpontjairól kaptak tájékoztatást. A DemNet folyamatosan kap telefonos érdeklődést és leveleket a pályázattal kapcsolatban. A gyakorta ismétlődő kérdéseket és azokra adott válaszokat a DemNet összefoglalja és – a PAO-val és az SPO-val történő tartalmi egyeztetést követőn – közzéteszi honlapján.
6
3. A pályázat lebonyolítása és szerződéskötés időszaka A magyar hatóságokkal való jó együttműködésnek és az elmúlt programokból szerzett beépített tapasztalatoknak köszönhetően az idei Phare ACCESS 2003 programon belül gördülékenyen és gyorsan haladt az időszakra eső feladatok megvalósítása, mint például a tájékoztató fórumok, a tanácsadás, a pályázatok befogadása, bontása és értékelése, a szerződéskötés és a kedvezményezettek tájékoztatása. Előzetes tapasztalatainknak köszönhetően tudtunk létrehozni egy olyan technikai fejlesztést, egy ACCESS adatbázist, amely a formai értékelést tette igen hatékonnyá illetve a további feladatok alapját képezte és képezi. Szinten előzetes tapasztalatainkból következett, hogy a nyertesek helyett ez évben a DemNet készítette el a támogatási összeg előlegére vonatkozó kifizetési kérelmeket, így kiküszöbölve a csúszásokat, a hibás nyomtatványokat és ezzel gyorsítva a támogatás 80%-nak mihamarabbi utalását a kedvezményezettekhez. Az eredeti ütemtervhez képest csúszás nem történt, a szerződések 2005. június végén aláírásra kerültek. Pár napos eltérések mutatkoztak csupán az egyes programelemek között: 2005. február 17-én jelent meg az első pályázati hirdetés, ehhez képest a két hónapos beadási határidő 2005. április 15. helyett április 18. lett (április 17. vasárnapra esik). Az információs napok 2005. március 1-15. helyett március 4. és 18. között kerültek megszervezésre (ez időszakban összesen 23). Ebből következően a pályázatbontás és az értékelő jelentések benyújtása és jóváhagyása is pár napot csúszott. A szerződések előkészítésének fázisában ezt a 3 napos időbeli lemaradást behoztuk. 3.1
Pályázati űrlapok letöltése
2005. február 25 és 2005. április 18-a között a DemNet honlapjáról 487 alkalommal töltötték le a pályázati dokumentációt. A pályázati űrlapot letöltőket a DemNet regisztrálta. A pályázati felhívás és dokumentáció személyesen is elérhető volt a DemNet irodában, melynek során összesen 14-en vitték el kinyomtatott vagy elektronikus (floppy lemez) formában. A pályázat postai úton történő eljuttatására két alkalommal került sor, illetve egyszer küldtük ki e-mailen. Átvétel formája (2005. február 25-2005. április 18. között) Letöltések száma Személyesen vették át Postázott nyomtatványok száma E-mailen kiküldött Összesen
Db 487 14 2 1 504
A Phare ACCESS 2001-es programban összesen 164 fő kért emailen, postai úton, telefonon pályázati anyagot. A webstatisztikából nem látszik a pályázati anyagot letöltők pontos száma, csupán a 2003. márciusi kiemelkedő látogatottság és adatmennyiség letöltése. A 2002 programban 874 regisztrált letöltés történt budapesti többséggel 2004. február 9. – szeptember 30. között, azaz 8 hónap alatt. A 7
Phare ACCESS 2003 programban csak a 2005. február 1. - április 18. periódusban 821 letöltés történt. Mára elterjedtebb és használatosabb a pályázati anyagok Internetről való letöltése. Ezt támasztja alá az a tény is, hogy jelentősen kevesebben kértek postai úton vagy külön emailen pályázati anyagot. A 2001 programban 164 fő, a 2002 programban 87, ez alkalommal csupán 17 fő kért pályázati csomagot. Továbbra is a budapesti letöltések száma a kiemelkedő, a legkevesebb a Vas és Tolna megyei letöltések száma. Az utóbbi megye már a Phare ACCESS 2002 programban is a legkevesebb letöltők között szerepelt. 3.2
Kapcsolattartás a pályázókkal és pályázati tanácsadás a pályázati időszakban
A pályázati időszakban az ún. „Help Desk” működés keretén belül telefonos tanácsadást bonyolítottunk le. Az érdeklődők kérdései leginkább a program céljaival, a támogatásra alkalmas tevékenységekkel, a pályázók lehetséges körével és főleg technikai jellegű kérdésekkel kapcsolatos információkra vonatkoztak. Ám mindezeken túl pályázatírási módszerekkel, technikákkal, a projektbemutatással, tervezéssel kapcsolatos kérdések is elhangzottak, amelyekre az érdeklődök személyes úton vagy telefonon kaptak választ a DemNet kollegáitól. Az érdeklődők írásban is feltehették kérdéseiket, melyekre minden esetben 3 napon belül válaszoltunk. Ezekre e-mailes illetve faxos formában került sor. A gyakran ismételt kérdéseket összegyűjtöttük és előkészítettük az SPO és a PAO jóváhagyására. A jóváhagyást követően a kérdéseket és az azokra adott jóváhagyott válaszokat „GYIK” néven honlapunkon is közzétettük. A GyIK-ot illetve a pályázattal kapcsolatos egyéb információkat három alkalommal (2005. február 23., 2005.március 3. kb: 400 e-mail címre, 2005. március 11. kb: 500 e-mail címre, 2005. április 7. kb.: 800 e-mail címre) küldtük ki mindazon szervezeteknek, akik honlapunkon a pályázat meghirdetésnek időpontjában regisztráltak. Ahogy az előző két programban, úgy a Phare ACCESS 2003-ban is a telefonos illetve a személyes tanácsadás azok a leghatékonyabb csatornák, amelyeken keresztül a pályázók főleg technikai információkat kérnek, és esetlegesen pályázatírói módszerekre, projektbemutatási kérdésekre is választ kapnak. Hatékonyságában ezt sem a GYIK, sem a tájékoztató fórumok nem múlják felül, ugyanakkor a leginkább időigényes tanácsadási forma. 3.3
Pályázati tájékoztató fórumok
A DemNet február elején felvette a kapcsolatot a megyei non-profit információs és szolgáltató központokkal és tájékoztatta őket az ACCESS 2003 programról. Felkértük a Civil Szolgáltató Központokat (CISZOK) arra, hogy valamennyi megyeszékhelyen szervezzenek egy-egy információs tájékoztató fórumot civil szervezeteknek. A CISZOK-ok képviselői részére külön 2005. februárjában tartottunk egy információs napot. Jelen beszámolási időszakban a DemNet összesen 23 információs fórumot szervezett (beiktatva egy plusz budapestit a nagy érdeklődésre és a limitált létszámra való tekintettel) az SPO és a PAO munkatársaival március 4.
8
és 18. között, melyek közül 18 vidéki városban kerül megrendezésre. A tájékoztató fórumokon több mint 700 fő vett részt mintegy 700 civil szervezet képviseletében. A Phare ACCESS 2001 programban mintegy 650 fő vett részt a 19 tájékoztató fórumon szignifikánsan kevesebb civilszervezet, mindösszesen 192, képviseletében. A 2002 programban 662 fő vett részt 20 tájékoztató fórumon, a 2003 programban 23 fórumon 727 résztvevő 697 szervezet képviseletében jelent meg (a jelenléti ívek alapján.) A tájékoztató fórumok száma nőtt, egyre több potenciális pályázóhoz jutott el a program. 3.4
Média megjelenés a tájékoztató fórumokhoz kapcsolódóan
A tájékoztató fórumokhoz kapcsolódóan a CISZOK-ok illetve a DemNet kezdeményezésében számos rádió és televízió interjú született illetve nyomtatott sajtóban vagy internetes weboldalakon felhívások jelentek meg. TV, rádió: Eger városi TV Civil Rádió, Budapest Nyíregyháza városi TV Pécs városi rádió Pécs városi TV Salgótarján városi TV Debrecen, MTV regionális stúdió Szombathely, városi TV Magyar Katolikus Rádió Nyomtatott sajtó: Észak-Magyarország Civilizáció, pályázat (Debrecen) Dunántúli Napló Heves Megyei Hírlap Internetes felületek: Észak-magyarországi Regionális Civil Portál Egri Civil kapu Közép-Dunántúli Regionális Civil Portál Borsod-Abaúj-Zemplén Megye Friss Hírei Észak-alföldi Regionális Civil Portál
Dátum 2005.03.12 2005.03.09 2005.03.17 2005.03.03 2005.03.09 2005.03.11 2005.03.09 2005.03.17 2005.03.09 2005.03.04 2005. március 2005.03.09 2005.03.11 2005.03.10 2005.03.03 2005.03.15 2005.03.03 2005.03.07 2005.03.11
A Phare ACCESS 2001 program óta folyamatosan csökken a nyomtatott médiában közzétett cikkek száma, ezt ellensúlyozva az internetes megjelenés fokozatos dominanciája vehető észre. Továbbá több TV- és rádióinterjú született, mint az előző ACCESS programokban, amely a CISZOK-ok szorosabb TV és rádiókapcsolataira enged következtetni. A program népszerűsége, a nagyszámú részvétellel zajló tájékozató fórumok és az intenzív médiajelenlét által generált nagy népszerűség azonban nem állt arányban a programban rendelkezésre álló támogatás nagyságával. Ugyanis az eddigi ACCESS programokhoz képest ez a program fogadta a legnagyobb számú pályázatot (Phare 9
ACCESS 2000: 139 db, 2001: 383 db, 2002 és 2003 Hálózatépítés: 394 db, 2003: 437 db), ám ebben a programban még az ACCESS 2000 program kedvezményezetteinél (44) is kevesebb szervezet kapott támogatást (39). 3.5
Pályázati értékelési eljárás megszervezése, adminisztratív lebonyolítása és pályázati statisztikák
3.5.1 Az értékelő bizottságok A pályázati beadási határidőt követően megkezdtük a pályázati értékelési eljárást. Az SPO és a PAO kinevezései alapján megalakultak az Értékelő Bizottságok. (Kinevezések lsd értékelési jelentésekben.) Korábbi ACCESS tapasztalatok alapján összesen 6 Értékelő Bizottság (ÉB) végezte el az értékelést: 1 MAKRO ÉB, 5 MIKRO ÉB (szektoronként 1). Az ÉB összetétele 1 fő Elnök, akit a PAO, 3 ÉB Szavazótag, akiket az SPO, illetve 1 fő Titkár, akit a DemNet delegált. A beadott pályázatok listájának végső feldolgozása (a főpályázók és partnerek azonosítása, illetve az esetleges összeférhetetlenségek tisztázása) után az Értékelő Bizottságok minden tagja pártatlansági és titoktartási nyilatkozatot írt alá. A külső szakmai értékelők listáját a DemNet az SPO részére 2005. április 5-én küldte meg jóváhagyásra, amely az összeférhetetlenséget tisztázandó további egyeztetések miatt többszöri módosítás után került jóváhagyásra 2005. április 18-án. Az értékelési szakasz tervezett ütemezését egyszerű módon, naptárban rögzítettük, mely jól követhetően tükrözte az egyes munkafázisokat. A munkafázisokat bemutató Kalendáriumot jelen beszámolóhoz mellékeljük. Az előkészületek szerves részét képezte az értékelő bizottság tagjainak, illetve a külső szakmai értékelők számára a DemNet irodájában megrendezett tájékoztató fórum, mely elsődlegesen az eljárásrendre és a pályázat tartalmi elemeire vonatkozott. Ezeken a fórumokon mind a PAO, mind pedig az SPO képviseltette magát és előadást tartott a programban képviselt szakmai területeikről. A szavazótagok felkészítése 2005. április 18-án, 10.00 h-kor volt a PAO épületében, míg a külső szakmai értékelők felkészítése 2005. április 25-én 16h-kor volt a DemNet irodájában. A PAO-val és az SPO-val való szoros konzultációs folyamat során elkészítettük az adminisztratív és tartalmi értékelés során szükséges kitöltendő dokumentumokat, jelenléti íveket, adminisztratív és tartalmi értékelő lapokat. Az adatok könnyebb kezelhetősége érdekében egy ACCESS adatbázist építettünk fel, mely tartalmazza a pályázat alapvető információit, továbbá a formai értékelőlap minden adatát, illetve a szakmai értékelés során hozott legfontosabb döntéseket. Az adatbázis használata nem mellőzte ugyan a papír-alapú munkát, de az adatok kereshetőségének hatékonyságát fokozta és egyszerűsítette. A pályázatok két számot kaptak regisztrációs számként: az első szám a kategóriát jelölte (1-199 makro, 200-299 környezetvédelem, 300-399 társadalmi, gazdasági fejlesztés, 400-499 fogyasztóvédelem, 500-599 emberi jogok, 600-799 szociális és
10
egészségügy). A második szám a pályázatok beérkezésekor megkapott regisztrációs szám, amely azt jelölte, hogy hányadikként lett a pályázat leadva. 3.5.2 Beadott pályázatokkal és formai értékeléssel kapcsolatos statisztika A beadott pályázatok statisztikái alapján elmondható, hogy összesen 451 db pályázat érkezett be, ebből 437-t időben, határidő lejárta előtt, míg 14 db elkésett pályázatot regisztráltunk. A Phare Access 2001 programba összesen 380 pályázat érkezett be időre és 3 a határidő lejárta után. A Phare ACCESS 2002 programban 382 pályázat érkezett időben és 12 határidő után. Jól látható, hogy a beadott pályázatok száma is nőtt, ugyanakkor a határidő után érkezett pályázatoké is. A beérkezett pályázatok területi megoszlására továbbra is jellemző, hogy nagyarányú a budapesti szervezetek reprezentációja a pályázók között (Budapest 207 db, 47,37% : Vidék 230 db, 52,63%) Pályázati statisztikák 1. lásd. mellékletben. A Phare ACCESS 2001 programban Budapest 169 db, 44,1% : Vidék 214 db 55,9 %. Vagyis a pályázók között nagyobb arányban találhatók budapesti szervezetek az ACCESS 2003 programban, mint két évvel ezelőtt. A beadott 437 pályázathoz 125 esetében kellett hiánypótlást bekérnünk, (Phare ACCESS 2001 programban 116, a 2002 programban 121), majd a beérkezett összes pályázat 40,27 %-a (176 db) került elutasításra formai okok miatt. A Phare ACCESS 2001 programban a formai okok miatti elutasítottak aránya 48,68% (185 db), a Phare ACCESS 2002 programban 29,05% (111 db). A Phare ACCESS 2002 programban jelentősen csökkent a 2001 programhoz képest a formai okok miatt kizártak aránya, ugyanakkor a 2003 programban újra megnőtt. Ennek okát a költségvetésre vonatkozó új szabályok (60% - 30% - 60%) betartásának problematikusságában látjuk. Az adminisztratív hibák egy részének korrigálására hiánypótlás keretén belül volt még lehetőség, míg a pályázati útmutatóban közzétett feltételeknek való nem megfelelés esetén automatikus elutasításra került a pályázat. A leginkább jellemző adminisztratív hibák közé tartozott a partner banki igazolásának hiánya (84 eset), vagy téves kitöltése, a partner legfrissebb éves szakmai beszámolójának hiányzása, vagy a cégszerű hitelesítés hiányzása (81 eset) ám ezek nem vontak maguk után kizárást. Ugyanakkor 74 esetben a költségvetésben az emberi erőforrások tervezett összege meghaladta a megengedett mértéket, ez pedig automatikus elutasítást vont maga után. 3.5.3 Külső szakértők A formai értékelés külső formai értékelők közreműködésével zajlott, akiket az SPO delegált és koordinációjukat a DemNet végezte. A tartalmi és pénzügyi értékelés során a Külső szakértőket – szintén PAO kinevezések alapján – a DemNet biztosította. Szektoronként 2 fő Külső szakértő bevonására került sor. A MAKRO és MIKRO Szociális és egészségügyi területen az értékelésre került pályázatok nagy számára való tekintettel két-két értékelő-páros dolgozott együtt.
11
A MIKRO Szociális és egészségvédelmi területen a szakmai értékelés során a két értékelő pár által bírált pályázatok pontozásának esetleges szignifikáns különbségeit (pl.: egy értékelő pár legjobb pályázatának átlag pontszáma lényegesen kevesebb, mint a másik értékelő pár legjobb pályázata) az értékelés és pontozás során egy úgynevezett korrekciós módszerrel küszöböltük ki. 3.5.4 Értékelési jelentések A DemNet az értékelési szakasz teljes hosszában gondoskodott az Értékelő Bizottságok (ÉB) üléseinek technikai feltételeinek biztosításáról, a megfelelő dokumentumok előkészítéséről, a szavazótagoknak az eljárásrenddel és a pályázatok áttekintésével kapcsolatos elméleti és gyakorlati tanácsadásról, titkári feladatokról és az értékelési eredmények összesítéséről az ÉB számára. A DemNet az értékelési szakaszt dokumentálta, jegyzőkönyveket készített és összeállította minden kategóriában az Értékelési jelentést. A Szociális és Egészségügyi és a Társadalmi-gazdasági fejlesztés kategóriákban egy eredeti és egy másolati példányban, a Makró, az Emberi jogok védelme, a Környezetvédelemi és a Fogyasztóvédelmi kategóriákban egy eredeti példányban küldte el jelentéseit a PAO-nak jóváhagyásra. A jóváhagyások folyamatosan megtörténtek 2005. június közepéig. Az Értékelési jelentések mellett a beérkezett pályázatok eredeti és 1. másolati példányát a PAO részére szintén megküldtük. A pályázatok további két másolati példányát jelenleg a DemNet irodájában raktározza. 3.5.5 Támogatott szervezetek Az Értékelő jelentések jóváhagyását követően postai úton értesítettük ki a pályázókat az elért eredményeikről 2005. június 15-én. Ennek értelmében a PAO 39 nyertes szervezetnek összesen 2 343 276,42 € támogatást hagyott jóvá. A Phare ACCESS 2000 programban 44 nyertes kapott összesen 1.503.000 EUR-t. A 2001-ben 51 szervezet 2.195.387 EUR-t, a 2002-ben és a 2003 Hálózatépítésben 64 szervezet 2.617.390 EUR-t. Bár az utolsó programkomponens összevont, mégis azonos évben történő kiírásuk miatt együttesen kezeljük. Ennek figyelembevételével azt látjuk, hogy az ACCESS 2000 programtól kezdve évente egyre nagyobb összeg volt elérhető pályázati forrásként és egyre nagyobb volt a támogatott projektek száma tavalyig. A Phare ACCESS 2003 programban az elmúlt évben támogatásra kiosztott pénzösszegnél 274.113,6 EUR-ral kevesebb lett szétosztva, az előző évi támogatás 89,53%-a. A tavalyi nyertesek számához képest viszont jelentősen kevesebb támogatott projektet számlál a Phare ACCESS 2003, 25 projekttel kevesebbet, 60 %-át. Ennek természetesen az az oka, hogy a Phare ACCESS 2003 Hálózatépítés és az ACCESS 2003 program nem egyszerre került kiírásra. Mint ahogy a mellékelt táblázatból is látszik, több kategóriában maradványpénz maradt bent. Ezek más kategóriák tartaléklistán szereplő pályázóira való átcsoportosítása a Szakmai Programfelelős és a Programengedélyező Hatóság közös döntése alapján történt. Ennek eredményeképpen kialakult a végső nyerteslista, melyet a DemNet weboldalán is közzétettünk.
12
3.5.6 Nyertesek statisztikája A statisztikai elemzésből kiderül, hogy a várakozásoknak és a korábbi évek tapasztalatainak megfelelően továbbra is a budapesti székhellyel rendelkező szervezetek tudtak versenyképesen szerepelni a felhívásban. A Phare ACCESS 2001 programban a nyertesek 60,8%-a budapesti, a 2002 programban 67,92% és az ACCESS 2003 programban 69,23%. Tehát tendenciózus a budapesti szervezetek számának növekedése, annak csökkenése helyett. Igen figyelemfelkeltő továbbá, hogy a nyertes 13 Makro pályázatból 11 (85%) budapesti a 2 db Baranya megyei mellett. A tájékoztató fórumok, noha az ország egész területén megszervezésre kerültek, mégsem bizonyultak eléggé hatékonynak a vidék - Budapest illetve a kis és nagy szervezetek viszonyrendszerében elérhető esélyegyenlőség elősegítésében. Továbbra is a nagyobb, szolgáltató jellegű szervezetek indultak esélyesen e pályázaton, amelyek többsége Budapesten regisztrált. A legtöbb, legdiverzifikáltabb pályázati témakörök, területek e programban kerültek meghatározásra (5 db). A Fogyasztóvédelem először szerepelt külön területként, így az e területen támogatott pályázatok száma jelentősen nagyobb, mint az eddigi ACCESS programokban (7 mikro és 1 makro). Sajnálatos módon a Mikro Szociális és Egészségügyi terület meglehetősen kis összegű támogatásban részesült, ugyanakkor ide érkezett be kiemelkedően a legnagyobb számú pályázat (148 db, 33%-a az összesnek). Általában elmondható, hogy a pályázók nem figyeltek a pályázati kiírásban szereplő összegek nagyságára és nem kalkuláltak a lehetséges nyertesek kis számával. 3.5.7 Partnerség A Mikro és Makro kategóriában összesen 409 (91,29%-a az összes benyújtott pályázatnak) partnerségi viszony kialakítására került sor. A legtöbb projektben, 295 darabban magyar partnereket választottak. A külföldi partnerek közül jellemző, hogy a romániai (32 db), a szlovákiai (19 db) illetve a szerbia-montenegrói (13 db) partnerségek száma kiemelkedő. A partnerségek jelentős számának hátterében többek között feltehetőleg az áll, hogy ebben az évben a kiírás jelentős pontszámmal jutalmazta a partnerség fennállásának tényét. A DemNet munkatársaihoz sokan fordultak a partnerségre vonatkozó kérdésekkel, például, hogy szükséges-e, érdemes-e, javítja-e az esélyeket. Nyomatékosan felhívtuk a pályázók figyelmét a partnerség fontosságára. Egyetlen egy olyan nyertes projekt született, amelyben nincs partner. E tényező mellett a partnerségek megnövekedett számának oka lehet továbbá, hogy a nagyobb, többségében budapesti szervezetek számos olyan projektet futtatnak már, amelybe külföldi partnereket vonnak be, illetve az EU csatlakozásra való felkészülés folyamán és az EU tagsággal jelentősen megnövekedett azon elérhető források száma, amelyek megkövetelik a nemzetközi együttműködéseket. 3.6
Szerződéskötés szakasza
13
A nyertesek 2005. június 15-i kiértesítése után, még a támogatási szerződések megkötését megelőzően a sikeres pályázók mindegyikével személyes találkozóra került sor 2005. június hó harmadik hetében, a Szerződéskötő Hatóság vezetésével, amelynek fő célja az ÉB javaslatainak foganatosítása, a költségvetési tábla ellenőrzése, a számszaki hibák korrekciója és az esetlegesen közbeszerzés-köteles tételekre való figyelem felhívása volt. A DemNet által előkészített szerződéseket a Kedvezményezettek 2005. június 30-án írták alá. A Projektvégrehajtási Útmutató a Phare ACCESS 2003 program megvalósításához a Támogatási szerződések részét képezi. A szerződések aláírásakor a kedvezményezettek a DemNet által előre elkészített Kifizetési kérelmeket is szignózták. Így a Kifizetési kérelmeket és a szerződések egy eredeti példányát már 2005. július 4-én eljuttattuk az SPO-nak és a szerződések két eredeti példányát pedig a PAO-nak. A nyertesekkel való szerződéskötést követően, a nem nyertes pályázók 2005. július 19-én postai úton kaptak értesítést elutasításuk tényéről és okairól, illetve megkapták a külső szakértők átlagolt pontértékeit is. Két elutasított pályázó esetében személyes konzultációra került sor a kipostázott pontszámtábla jobb értelmezése miatt, többen telefonon érdeklődtek hasonló céllal. 3.7
Információs napok a támogatott szervezetek számára
A nyertes szervezetek számára 2005. július 18. 10.30h-kor, 2005. július 21. 10.30hkor, 2005. július 27. 10.30-kor a DemNet irodájában tartottunk tájékoztató fórumot. A több mint két órás fórumokon az SPO és a PAO képviselői tartottak előadást a projektvégrehajtás legfontosabb szabályairól, elszámolási kötelezettségekről. A DemNet Alapítvánnyal szorosan együttműködő Alfa Communication Kft. közbeszerzési szakértője a hatályos közbeszerzési törvényt, illetve a pályázat kapcsán a Kedvezményezettek számára releváns tudnivalókat ismertette. A Kedvezményezettek ekkor ismerkedhettek meg a DemNet részéről kapcsolattartójukkal is, továbbá betekintést nyerhettek a Matrex rendszer alapvető sajátosságaiba. Dátum 2005. július 18. 2005. július 21. 2005. július 27. Összesen
Fő
Szervezet
18 23 19 60
10 14 11 35
Képviselt projektek 11 15 11 37
Két nyertes projekt képviselője nem vett részt a kedvezményezetteknek szervezett információs napokon. Esetükben az előzetes helyszíni látogatás még fontosabb volt, és érinteni kellett a szakmai és pénzügyi beszámolókat, a szerződésmódosításokat, a támogatás megérkezésével kapcsolatos információkat továbbá a közbeszerzési kérdéseket.
14
3.8
Közbeszerzési dokumentáció
Közbeszerzési eljárás lefolytatásra kötelezett kedvezményezettek számára 2005. június – július hónapban útmutatót és dokumentum mintákat tartalmazó segédanyagot állítottunk össze az Alpha Communication Kft munkatársaival együttműködve. A segédanyag a szerződésben szereplő útmutató kiegészítéseként elsősorban az egyszerűsített eljárások lefolytatáshoz szükséges gyakorlati ismereteket és az eljárás lefolytatása során használható dokumentumokat tartalmazza. Az összeállított dokumentációt 2005. július 11-én küldtük meg az PAOnak jóváhagyásra nyomtatott formában, illetve emailen. A javításokkal együtt az anyagot jóváhagyásra újra elküldtük az PAO-nek 2005. július 19–én. Az anyag újabb javítására a 2005. július 25-i héten került sor, a dokumentumok újabb jóváhagyásra várnak. A dokumentum végleges verziója weboldalunkon keresztül lesz elérhető.
15
4. A projektek lebonyolításának időszaka
4.1
Kapcsolattartás a kedvezményezettekkel, megvalósítási időszakban
tanácsadás
a
projekt-
Annak érdekében, hogy a DemNet megfelelő technikai segítséget tudjon nyújtani a kedvezményezetteknek a szerződéskötési időszakot követően a projektek végrehajtása, különösen a szakmai és pénzügyi beszámolók elkészítése során, illetve ezáltal is elő tudja segíteni a támogatott tevékenységek minél zökkenőmentesebb és hatékonyabb végrehajtását, az Alapítvány minden rendelkezésre álló kommunikációs lehetőséget igénybe vett, hogy támogatni tudja a kedvezményezettek munkáját: Ennek megfelelően a kapcsolattartás fajtái a következők voltak: -
-
személyes konzultáció: monitorozás a kedvezményezett telephelyén, személyes konzultáció a kedvezményezett telephelyén, illetve a DemNet irodájában, a DemNet személyes részvétele a közbeszerzési eljárás eredményhirdetésén; részvétel a Kedvezményezettek által szervezett rendezvényeken; E-mail; telefon; levél, fax; weboldal – Gyakran Idézett Kérdések (GYIK), letölthető dokumentumok; MATREX rendszer.
A tanácsadás témái, kedvezményezetteknek nyújtott szolgáltatás: -
4.2
a közbeszerzés teljes folyamata – a DemNet egy külön közbeszerzési szakértőt kért fel a program közbeszerzéseinek szakmai felügyeletére; ex-ante és ex-post szerződés-módosítások; a támogatással történő elszámolás során elszámolható tételek (pl. napidíj), megfelelő számviteli elszámolási módszertannal kapcsolatos tanácsadás (pl. irodabérlet magánszemélytől); félidős beszámoló előtti értesítés; tanácsadás a származási bizonyítványt illetően; értesítés a 2006. január 1-től esedékes ÁFA-kulcs változásról; értesítés a támogatási előleg átutalásáról; értesítés a kedvezményezettek a program során alkalmazandó elszámolási árfolyamairól. Projektindító helyszíni látogatások
A projektindító helyszíni látogatások célja nem kifejezetten az éppen elinduló projektek szakmai monitoringja, hanem az esetleges nehézségek, problémák, buktatók tisztázása, az adminisztráció jelentette kihívások számbavétele, különös tekintettel a közbeszerzésekre. Ezek mellett a szakmai tevékenységek is szóba kerülnek, fokozott figyelmet fordítva a már most látható csúszásokra, eltérésekre az ütemtervtől. Szót ejtünk továbbá a logframe-ben megjelölt indikátorokról is. Az
16
előmonitorozások alkalmával jó kommunikációt alakítunk ki a kedvezményezettekkel a kölcsönös bizalom jegyében, jártasságukat a pénzügyekben, beszámolással kapcsolatban növeljük. Továbbá projektjeikhez szakmai tanácsokkal, innovatív ötletekkel is hozzájárulunk. Az előmonitorozások rendszerint a DemNet által biztosított kapcsolattartó vezetésével a Kedvezményezett szervezetek székhelyén zajlottak le, melyeken a DemNet részéről Blahó Györgyi, Csizmadia Péter, Erős Barbara, és Pálvölgyi Péter vettek részt. Az általában 1,5-2 órás konzultáción az SPO (Gilincsek Edgár, Sasvári Nóra, Varga Dóra) és az NFH Phare Koordinációs Főosztályának (Iglói Gabriella és Bartha Nóra) egy-egy képviselője is jelen volt. A monitorozásokról általánosságban elmondható, hogy a Kedvezményezettek kiemelkedő fontosságúnak, hasznosnak tartották, mely nagyon megkönnyítette számukra a program adminisztratív elindítását. A találkozók nyomán Monitorozási lapokat töltöttek ki a DemNet munkatársai, melyek tartalmazzák a projektkezdet fázisában az előre látható és/vagy tervezett szerződésmódosításokat, közbeszerzéseket, a program ütemezését stb. Ezen a formanyomtatványon kerültek megnevezésre a Kedvezményezett projektjében dolgozó munkatársak, és változás esetén frissítésre kerültek a Kedvezményezett adatai (kapcsolattartó, elérhetőségek, cím stb.). A monitorozást követően a DemNet munkatársa a lejegyzett és összeállított monitorozási lapot elektronikus úton ellenőrzés és aláírás céljából megküldte a Kedvezményezett részére, amit kinyomtatva aláírva, két eredeti példányban kellett megküldenie a DemNetnek. Előfordult, hogy egyes Kedvezményezett szervezet előmonitorozásán több DemNet munkatárs is jelen volt, melynek oka részben a lebonyolító szervezeten belüli szakmai kompetencia növelése, ill. a monitorozási ismeretek és tapasztalatok átadása, részben a vidéki helyszínek esetében a könnyebb logisztikai megvalósítás volt. Speciális esetekben helyszíni konzultációt tartottunk az előmonitorozásokat követően, ha a Kedvezményezett programjában (pl. az EC-PEC Alapítványnál programvezető váltás történt) vagy a DemNet munkatársainak összetételében személyi változás következett be. Ezekről a találkozókról írásos feljegyzés nem készült, célja a Kedvezményezett szervezet és az új kapcsolattartó személyes megismerkedése, ill. a projekt addig előrehaladott fázisában a lebonyolítás monitorozása volt. Az új munkatárs a hozzá tartozó 14 programból eddig 8 programot monitorozott újra. A projektindító és végső monitoring látogatások időpontjait bemutató táblázat jelen beszámoló 1. számú melléklete. 4.3
Segítségnyújtás közbeszerzések lebonyolításához
A tevékenységek végrehajtása során a DemNet folyamatosan segítséget nyújt a kedvezményezetteknek közbeszerzési eljárásaik lebonyolításában a hatályos közbeszerzési törvény, illetve a PAO vonatkozó eljárási szabályai szerint.
17
Már a projektek elindításakor előre látható volt a 2003. évi CXXIX törvény 2006. év eleji közbeszerzési értékhatárokat érintő változásainak életbe lépése. Ezzel kapcsolatban a PAO állásfoglalást adott ki 2006. január 9-én, melyet a DemNet minden kedvezményezett számára postai úton megküldött. Előfordult az is, hogy a kedvezményezettek a fenti okok miatt a szerződéseik megkötésnek vonatkozásban „kivártak”, így beszerzéseik becsült érték alapján nem lettek közbeszerzés kötelesek. A DemNet a beszámolók ellenőrzése és a monitoring látogatások során különös hangsúlyt fektet a közbeszerzési szabályoknak való megfelelés vizsgálatára, és azokról a monitorjegyzőkönyvben, valamint az értékelő jelentésben tájékoztatja a Szerződéskötő hatóságot. 2006. januárjában a Kedvezményezetteket tájékoztattuk arról, hogy a számviteli tv. szerinti kis értékű fogyóeszköz értékhatár 50 ezer Ft-ról 100 ezer forintra nőtt, tehát csak a bruttó egyedi értéke szerint ezt meghaladó tárgyi eszközök esetén kötelező a származási szabályok figyelembevétele. 2006. áprilisában arról tájékoztathattuk a Kedvezményezetteket, hogy kiszélesült azon országok köre, amelyekben letelepedett ajánlattevők és alvállalkozók, valamint szakértőik számára un. nemzeti elbánást kötelesek biztosítani. A projekt indításkor előzetes monitorozások során feltárt esetleges közbeszerzési kötelezettségek száma és a ténylegesen lefolytatott közbeszerzési eljárás száma között némi eltérés mutatkozik. Így úgy tűnik, hogy a szervezetek nem minden esetben tesznek eleget közbeszerzési kötelezettségüknek. A támogatással összefüggésben felmerülő közbeszerzési kötelemre, a szerződéskötésnél, a tájékoztató fórumon és az előzetes monitoring során is a lebonyolításban résztvevő KPSZE és a DemNet munkatársai is külön figyelmet fordítottak. A megkülönböztetett figyelem ellenére a közbeszerzések elmaradásának okaként az alábbiakban vélelmezzük: -
több kedvezményezett átcsoportosította a költségvetésében a forrásait, így beszerzés becsült értéke alapján a közbeszerzési kötelezettség a szervezet viszonylatában nem áll fent;
-
az adott beszerzendő szolgáltatás a közbeszerzési törvény alapján - az egyszerű eljárások vonatkozásban - kivételt képez a közbeszerzési eljárások alól. (Itt megjegyzendő, hogy ez esetben a projekt-végrehajtási útmutató közbeszerzési kiegészítő melléklete szerint az PAO részére tájékoztatási kötelme van a szervezeteknek, amelyet szinte kivétel nélkül csak külön „figyelmeztetésre” küldenek meg a Szerződéskötő Hatóság részére) – ld. 3. sz. táblázat az eddigi közbeszerzési mentességi kérelmekről;
-
a projekt szolgáltatás és árubeszerzés igénye a projekt ütemtervéhez igazodva még nem indukálta az eljárás lefolytatását;
-
a 2003. évi CXXIX törvény 2006. év eleji közbeszerzési értékhatárokat érintő változások miatt, a kedvezményezettek a szerződéseik megkötésnek vonatkozásban „kivárnak”, így beszerzéseik becsült érték alapján nem lesznek közbeszerzés kötelesek;
18
A megkezdett közbeszerzési eljárások viszonylagos időbeni késése részben a fenti okokra is visszavezethető, de e mellett más okok is szerepet játszottak a relatív megkésettségben. A közbeszerzési eljárások lefolytatásával kapcsolatos PAO állásfoglalás – amely a kedvezményezettek számára megengedte a szerződéskötést a szolgáltatóval, a közbeszerzés haladéktalan megkezdése mellett – tartalmát félreértelmezték a kedvezményezettek így a nettó 2 MFt-os kifizetéshez kötötték az értékhatár elérését, és ezzel együtt az eljárás megkezdésnek szükségességét is. Nyilvánvalóan ebben az értelmezési keretben az ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítésében kevésbé motiválhatóak a szervezetek, annak ellenére, hogy a DemNet e vonatkozásban a fenti értelmezés helytelenségére felhívta a kedvezményezett szervezetek figyelmét. Az eljárások előkésztésnek (AD, AF) nehézségei abban is gyökereznek, hogy a szervezetek képtelenek értelmezni, a szerződés mellékletét képező útmutatót, a törvény rendelkezéseit, illetve a DemNet által késztett közbeszerzési segédleteket. Az útmutatóban és segédletben megfogalmazottak gyakran ellentmondásosak az PAO jóváhagyási gyakorlatával, amely még a jó szándékkal elkésztett ajánlati felhívás további javításától is elveszi az amúgy sem túl erős kedvezményezett-oldali lelkesedést. (Ajánlati dokumentációkészítés kötelezettsége, kizáró okok és azok megkövetelése, szerződéses mellékkötelezettségek kötelező kötelező megkövetelése, stb.) További problémát jelent, hogy a jóváhagyási gyakorlatban a két hetes időintervallumokat nem vagy csak alig tudja tartani az PAO, így a szervezetek részben úgy érzik, hogy a Szerződéskötő Hatóság kevésbé érdekelt abban, hogy az eljárások a szervezeteknek megfelelő időben és az útmutató(k)nak is megfelelően realizálódjanak a projektvégrehajtás folyamán. A közbeszerzési eljárások előkésztésnek nehézségei miatt a DemNet a közbeszerzési eljárások előkészítésébe és lefolytatásába tovább erőforrásokat igyekezett allokálni, így a gyakorlati tanácsadási tevékenységet két fővel látta el a beszámolási időszak végéig. A Kedvezményezettek közbeszerzési eljárásainak legfontosabb mozzanatait a 2. sz. mellékletben mutatjuk be. 4.4
Kedvezményezettek szerződésmódosítási kérelmei
A program megvalósítása során, így a jelentési időszakban is, a DemNet feladata a szerződés-módosításokkal kapcsolatban a támogatási szerződések módosítására vonatkozó kérelmek előzetes ellenőrzése, hiányok pótoltatása, javítások bekérése, és a kérelmek továbbítása a jóváhagyó szervek felé. A kedvezményezettek nagyobb része általában telefonon vagy emailben előre jelezte, hogy szerződés-módosítást kíván leadni. Az első konzultációt követően az esetek többségében további egyeztetési körök következtek – általában telefonon, illetve E-mailben (a kedvezményezettek egy része elektronikus formátumban megküldte a tervezett/új költségvetést). Ezt követően érkezett be a DemNet irodába
19
5 példányban papír-formátumban a szerződés-módosítás, ahol a Phare Access 2003-as csapata a szerződés-módosítást újra leellenőrizte és ezt követően továbbküldte az SPO felé. Az esetek egy részében – jobbára amikor a kedvezményezett előzetes egyeztetés nélkül küldte meg a DemNet-nek a szerződés-módosítási dokumentációt – a megküldött kérelem sajnos hibás volt, így egyeztetést követően a kedvezményezettnek újra meg kellett küldenie a javított dokumentumokat. Amennyiben a DemNet speciális esettel találkozott, kikérte az SPO és/vagy a PAO állásfoglalását. A Kedvezményezettek által kezdeményezett szerződésmódosítások az alábbi tipikusnak mondható típusokba voltak sorolhatóak: 1. Egység és egységszám megváltoztatása, egységként projektidőszakra történő áttérés engedélyezésének kérése Azoknak a költségeknek a tekintetében, ahol az egységként megadott időszakra, vagy darabszámra vonatkozóan az egységár nagy ingadozásokat mutat sok kis maradványérték keletkezik az egységárként megadott ár és egy-egy időszakra vagy darabra vonatkozó tényleges bekerülési ár között. Ezek a maradványok a költségvetési soron összegződnek, teljes egészében azonban nem képeznek átcsoportosítható költséget, mivel az egységár legfeljebb csak a legmagasabb tényleges időszaki/darab bekerülési árig csökkenthető. Így ezek a maradványösszegek lényegében nem átcsoportosíthatóak, a Kedvezményezettek számára a továbbiakban nem felhasználhatóakká válnak, elvesznek. Sok Kedvezményezett kezdeményezte a fentiek miatt ezeknek a költségsoroknak a tekintetében az egység „projektidőszak”-ra történő módosítását az egységár egyidejű módosításával együtt, mely új egységár megfelel a soron korábban felhasználni tervezett „projektköltség”-nek. Így a költségsor alatti összeg a projektidőszak alatt teljes egészében felhasználhatóvá válna a Kedvezményezett számára. Az ilyen típusú szerződésmódosítási kérelmek ex-ante szerződésmódosítási kérelem formájában kerülnek benyújtásra, érdekességük azonban, hogy jóváhagyásuk esetén valójában ex-post módosításként működnek, hiszen a korábban felmerült költségek visszamenőleg is az új „projektidőszak” egység alatt kerülnek elszámolásra. A PAO kezdetben több esetben támogatta nagyon eltérő egységárú tételeket tartalmazó költségvetési sorok esetében a projektidőszakra történő áttérést, később azonban több esetben utasított vissza hasonló jellegű kérelmeket, lényegében csak a 7. fősor „Adminisztratív költségek”-re korlátozva ezt a lehetőséget. A PAO részéről nem áll rendelkezésre egységes iránymutatás, vagy írásos szabályozás arra vonatkozóan, hogy milyen esetekben támogatható a Kedvezményezett azon kérése, amelyben egy adott költségvetési sor egységét projektidőszakra kívánja változtatni. Különösen gondot okozott az egységes iránymutatás hiánya az eltérő egységárú (vonat, busz, gépkocsi eltérő km egységár, vonatnál, gépkocsinál km-től független járulékos költségek pl. Inter city pótjegyek, vagy autópálya díjak) és ráadásul időben változó egységárú (APEH norma szerinti egységár a közlekedéshez használt gépkocsi és a havi benzin normaköltség függvényében állandóan változik) útiköltségek tekintetében, valamint, a nagyon eltérő egységárú, bár számszerűsíthető beszerzések, mint pl. a szakkönyvbeszerzés tekintetében. 20
2. Költségvetési átcsoportosítások (támogatás- és önerő átcsoportosítás vegyesen) A kisebb-nagyobb költségvetési átcsoportosítási kérelmeket jellemzően a költségvetési maradványok felhasználásának szándéka eredményezte. A maradványokat jellemzően további újabb tevékenységek megvalósítása (pl. nyilvánosság biztosítása a projekt eredményeinek, vagy a projekt eredményeinek külső szakmai értékelése, vagy újabb kiadványok megjelentetése) kívánták felhasználni a Kedvezményezettek. Más esetekben már korábban is tervezett tevékenységek egységszámát tervezték növelni a maradvány felhasználásával (pl. további képzések megvalósítása, további szakkönyvek beszerzése). Az ÁFA mértékének 25%-ról 20%-ra történő csökkenése miatt több Kedvezményezett bruttó módon tervezett önerejét nem tudja a tervezett mértékben költeni azokon a költségvetési sorokon, ahol az önerő ÁFA 25%-val tervezett. A végső monitorozások során a DemNet felhívta a figyelmet az önerő ÁFA különbözet átcsoportosításának szükségességére, hogy a Kedvezményezett az eredetileg betervezett önerőt a projektbe be tudja forgatni. Ez azért különösen jelentős, mert amennyiben a Kedvezményezett önerejét nem tudja a tervezett mértékben költeni, a kieső önerő öt-tízszeresével egyenértékű támogatás lehívásának lehetőségétől esne el. 3. Projektidőszak meghosszabbításának kérése A végső monitorozások több esetben rávilágítottak arra, hogy a Kedvezményezett projektjének szakmai programját nem fogja tudni biztonsággal befejezni anélkül, hogy a projektidőszak meghosszabbítását ne kérné. A projektidőszak meghosszabbítására vonatkozó szerződésmódosítási kérelmek maguk után vonják a projektütemterv módosítására vonatkozó módosítási igényt és kérelmet is. A DemNet az eredetileg 2006. július végi- augusztusi zárású projektek esetében csak különösen indokolt esetben javasolta a projektidőszak meghosszabbítására vonatkozó kérelmek jóváhagyását, mivel a végső jelentések igen nagy számban összpontosultak szeptember végére, nagy terhelést hárítva a DemNet-re és a program irányító hatóságaira egyaránt. 4. Projektütemterv módosítása A félidős beszámolók és a végső monitorozások is több esetben rámutattak, hogy a projekt szakmai programjának végrehajtásában jelentősebb elcsúszások vannak az eredetileg tervezett ütemtervhez, vagy akár egy korábban már jóváhagyott módosított ütemtervhez képest is. Ezeknek az ütemterveknek az aktualizálása több esetben nem történt meg, így a DemNet felhívta a Kedvezményezettek figyelmét arra, hogy az ütemterveket ex-post szerződésmódosítás keretében a válósághoz kell igazítaniuk. Igaz, hogy az ütemterv módosítása ex-post szerződésmódosítás keretében történik, mégis azonban több Kedvezményezett esetében már több hónapos csúszások korrigálására kerül így sor. 5. Kamatfelhasználás engedélyezésének kérése A projektek megvalósításának záró szakaszához közeledve több Kedvezményezett szeretné a projekt kamatbevételeinek projektcélra történő felhasználását
21
kérvényezni. A végső monitori látogatások alkalmával a DemNet munkatársi tájékoztatták a Kedvezményezetteket ennek eljárásmódjáról. Fontos volt rámutatni, hogy csak a már realizált kamatok felhasználása kérhető, a későbbiekben várható kamatbevételekkel nem lehet számolni. A Kedvezményezettek szerződésmódosítási kérelmeit és azok státuszát a 3. számú mellékletben mutatjuk be. 4.5
Időközi szakmai és pénzügyi beszámolók
A DemNet félidős beszámolókkal kapcsolatos feladatai a közbenső beszámolók előzetes ellenőrzése, hiányok pótoltatása, javítások bekérése, az értékelő jelentés elkészítése és a beszámolók továbbítása a jóváhagyó szervek felé. A DemNet emailes tájékoztató levelet küldött ki minden kedvezményezettnek a beszámoló leadását megelőzően két-három héttel, hogy felhívja figyelmüket a félidős beszámolók esedékességére. A tájékoztató levél az emlékeztetőn túl tartalmazta az PAO és SPO jóváhagyásával egyszerűsített új pénzügyi beszámolási táblázatokat is. Az időközi beszámolók esedékességének, és beérkezésének, ill. az SPO felé továbbításának dátumát az Időközi beszámolók táblázat foglalja össze. Több esetben előfordult, hogy a DemNet lehetőséget teremtett a Kedvezményezetteknek, hogy a beszámoló leadásának határideje előtt elektronikus formában megküldjék az előkészített pénzügyi és szakmai beszámolót, melyet a DemNet ellenőrzött, és az esetleges számolási ill. technikai hibák javítását javasolta. A Kedvezményezettek minden esetben kaptak minimum egy hiánypótlási lehetőséget. Mivel azonban a DemNet a félidős beszámolókat a Projektvégrehajtási Útmutatóban foglaltak alapján (III.1.1.) a projekt előrehaladásának ellenőrzésére, monitorozására szolgáló jelentésnek tekintette, illetve mert sokszor az első körben beérkezett beszámoló ellenőrizhetetlen volt, ezért többször biztosította a Kedvezményezettek számára a második vagy harmadik hiánypótlás lehetőségét. A többszöri konzultáció és a Kedvezményezettek számára a beszámoló elkészítéséhez nyújtott tanácsadás elsősorban a végső beszámoló pontos és megfelelő összeállítására való felkészítést szolgálta. A többszöri hiánypótlás táblázataiban számszaki DemNet az elszámolás DemNet a beszámolóval az SPO-nak.
ellenére mégis előfordulhatott, hogy a Kedvezményezett hibák, el nem fogadható tételek szerepeltek, melyeteket a szabályai szerint csökkentett. A javított táblázatokat a együtt nyomtatott és elektronikus példányban is megküldte
A beszámolási időszak lezárulását követően minden kedvezményezett számára megküldtünk egy tájékoztató levelet, amelyben összefoglaltuk a beszámolók során szerzett tapasztalatokat és tanulságokat, különös tekintettel a végső beszámolóra való felkészülés szempontjából. A tájékoztató levéllel együtt csatoltan megküldtük azokat az értékelő jelentéseket is, amelyek a beszámoló ellenőrzése során készültek. Ezekből kaptak a Kedvezményezettek információt arról, hogy mi az, ami elfogadásra került, illetve a beszámolónak milyen hiányosságai voltak.
22
Számos Kedvezményezettnél kérdésként merült fel a napidíj és az útiköltség elszámolása. Továbbá gyakori nehézségnek bizonyult és az útiköltség elszámolásának módja is, melyekhez a DemNet tisztázó megjegyzéseket fűzött az értékelő jelentésben. Az PAO, az SPO és a DemNet megállapodtak arról, hogy a külföldi számlák elszámolásához nem szükséges közjegyzői hitelesítés, elegendő, ha azt a DemNet az eredeti külföldi számlák alapján a többi, hazai számla hitelesítésével együtt megteszi. Az SPO – a DemNet hiánypótlásain és esetleges levonásain túlmenően vagy megjegyzései alapján – további hiánypótlási kérelemmel élhetett a Kedvezményezettek felé a félidős szakmai és a pénzügyi beszámolóra vonatkozóan. A félidős beszámolókkal kapcsolatban az SPO jelezte a DemNet felé, hogy az Áfavisszaigényléshez szükséges, a Projektvégrehajtási Útmutató 5. számú mellékletének kitöltéséhez, és a Minisztériumon belüli hatékony munkavégzés szempontjából célszerű volna a Kedvezményezettek beszámolóiban szereplő 11C Számlaösszesítő táblázatban a Támogatási összegre eső Áfának Phare és Társfinanszírozásra eső tartalmát is feltüntetni. Ez nagyban megkönnyítené az SPO munkáját az Áfá-s számlák igazolása során. Közös egyeztetést követően a DemNet és az SPO megállapodtak, hogy emiatt nem módosítják a Kedvezményezettektől elvárt beszámoló táblázatokat, a kért plusz információkat a DemNet, a beszámoló ellenőrzése során az elektronikusan benyújtott táblázatokban javítja. A félidei beszámolók elfogadásáról az SPO több esetben postai úton, írásban jóváhagyásáról tájékoztatta a DemNet-t, azonban a félidei beszámolás elfogadásáról szóló nyilatkozatot a Kedvezményezettek az PAO részéről nem kaptak. A Kedvezményezettek nagy része félidei beszámolóik leadásával egyidőben az SPO engedélyét kérte Áfa-tartalmú számláik Társfinanszírozás részére eső Áfavisszaigénylése céljából. Több esetben előfordult azonban, hogy az illetékes APEH az SPO igazolásán túlmenően kérte a Szerződéskötő Hatóság jóváhagyásáról szóló nyilatkozatot is a program keretén belül méltányossági alapon visszaigényelhető ÁFA visszatérítéséhez. Mivel ezt a Kedvezményezettek az PAO részéről nem kapták meg, ezért ÁFA-visszaigénylési eljárásukat vissza kellett vonniuk, és el kellett halasztaniuk a projekt lezárulását követő időszakra. Az időközi és végső beszámolók beküldésének, feldolgozásának és továbbításának mozzanatait a 4. számú melléklet mutatja be. 4.6
Végső monitorozások
A végső monitorozások során a monitor és a Kedvezményezett képviselői áttekintették a projekttevékenységek megvalósulásának aktuális helyzetét és összevetették az előrehaladást a támogatási szerződés szerinti várt eredményekkel és az ütemtervvel. Ugyancsak áttekintették a kezdeti monitoring látogatás jegyzőkönyvében a DemNet által előre jelzett feladatok teljesülését, a látogatás időpontjáig benyújtott és jóváhagyott, illetve elbírálás alatt álló szerződésmódosításokat, a (köz)beszerzések megvalósulását, a félidős beszámoló értékelését, ezen belül a pénzköltés helyzetét, a félidős beszámoló óta történt 23
előrehaladást. A DemNet kapcsolattartója ismét felhívta a Kedvezményezettek figyelmét a projektzárás kapcsán megjelenő számos kiadvány és rendezvény kapcsán az arculati elemek használatának fontosságára. Pénzügyi vonatkozásban elsősorban a költségvetési maradványok időben történő számbavételére, az önerő folyamatos biztosítására, az önerő költés kontrollálására, a törvényi változások (Egészségügyi Hozzájárulás és ÁFA csökkenése) miatt keletkező maradványok átcsoportosítására, a kamatfelhasználás kérésének lehetőségére hívta fel a DemNet a figyelmet. Végül a projektzárás előkészítéséhez, a végső beszámoló elkészítéséhez kapcsolatos tudnivalók megbeszélésre került sor, melyet a további aktuális feladatok pl. szerződésmódosítási kérelmek benyújtásának szükségessége, indokoltsága – egyeztetése és ütemezése követett. A monitori látogatásokról általánosságban elmondható, hogy a Kedvezményezettek kiemelkedő fontosságúnak, hasznosnak tartották, mely nagyon megkönnyíti számukra a programzárás előkészítését. A találkozók nyomán monitorozási jegyzőkönyveket töltöttek ki a DemNet munkatársai, melyek tartalmazzák a projektmegvalósítás aktuális fázisában az előre látható és/vagy tervezett szerződésmódosításokat, (köz)beszerzések megvalósulását, a program további ütemezését stb. Változás esetén frissítésre kerültek a Kedvezményezett adatai (kapcsolattartó, elérhetőségek, cím stb.), valamint a projektben dolgozó munkatársakra vonatkozó információk. A monitorozást követően a DemNet munkatársa a lejegyzett és összeállított monitorozási jegyzőkönyvet elektronikus úton ellenőrzés és aláírás céljából megküldte a Kedvezményezett részére, amit kinyomtatva aláírva, két eredeti példányban kellett megküldenie a DemNet-nek. A végső monitorozások időpontját úgy volt célszerű megválasztani, hogy az mintegy két hónappal előzze meg a tervezett projektzárást. Ez az ütemezés lehetővé tette, hogy a projekt szakmai, pénzügyi végrehajtásában esetlegesen szükséges korrekciókat – amelyek szükségességére több esetben éppen a monitorozás mutat rá a tapasztalatok szerint - a projektidőszakon belül még végre lehessen hajtani. Ezek a korrekciók az esetek többségében ex-ante szerződésmódosítást igényeltek, amelyek lebonyolítására nem állt volna rendelkezésre elegendő idő, amennyiben a végső monitorozásra a projektzárást megelőző egy-másfél hónapban került volna sor. Sok Kedvezményezett köszönte meg, hogy a DemNet kapcsolattartója rávilágított arra, hogy projektjének szakmai programját nem tudja biztonsággal befejezni anélkül, hogy a projektidőszak meghosszabbítását kérné, vagy maradványait, illetve a realizált kamatokat nem tudja a projekt céljaira felhasználni, amennyiben nem kéri időben ezek átcsoportosítását, felhasználásának engedélyezését. A fentiek alapján megállapításra kerülhettek ex-ante ill. ex-post szerződésmódosítási kérelmek. A szerződésmódosítási szándékok elsődlegesen kisebb-nagyobb költségvetési átcsoportosításokra (támogatás és önerő), projektidőszak meghosszabbítására, a realizált kamat felhasználásának engedélyezésére, és továbbra is az egységek és egységek számának megváltoztatására (pl. hónap egység projektidőszakra történő módosítása adminisztratív költségek esetében) irányultak.
24
Több esetben a Kedvezményezettek a közbeszerzési eljárás lefolytatásának szükségességével, az eljárás elhúzódásával, eredménytelenségével hozták összefüggésbe a szakmai programjaik megvalósításában bekövetkezett csúszásokat. A közbeszerzési kötelezettségekkel kapcsolatosan továbbra is nagy volt a Kedvezményezettek bizonytalansága. Ez három dologban nyilvánult meg legjellemzőbben: -
Több esetben a Kedvezményezettek nem voltak biztosak benne, hogy az egybeszámítási kötelezettség miatt nem kellett volna-e közbeszerzési eljárást lefolytatniuk. A bizonytalanságot tovább növelte, hogy 2006. január 1.-től a közbeszerzési értékhatár is megemelkedett. A fenti okból a DemNet munkatársainak tapasztalatai szerint a Kedvezményezettek több esetben nem nyilatkoztak – holott az előzetes monitori látogatások jegyzőkönyvei ezt az igényt minden esetben előre jelezték – a program irányító hatóságai felé arról, hogy megvizsgálták a kérdéses beszerzést az egybeszámítási kötelezettség szempontjából és arra az eredményre jutottak, hogy közbeszerzési eljárás lefolytatása nem szükséges, mivel a hasonló típusú beszerzéseik egybeszámítva sem érik el a közbeszerzési értékhatárt. A DemNet munkatársai felhívták az érintett Kedvezményezettek figyelmét, hogy a támogatás szabályszerű felhasználásáért felelősek, amely utólagosan, a támogatott projekt befejeződését követően is ellenőrizhető. Ezért legalább utólagosan vizsgálják meg kérdéses beszerzéseiket az egybeszámítási kötelezettség szempontjából, az értékhatár vonatkozásában pedig a beszerzés megkezdésekor érvényes értékhatárt tekintsék beszerzésükre vonatkozónak. A DemNet ugyancsak felhívta a figyelmet arra, hogy az érintett Kedvezményezettek a végső beszámolóban térjenek ki a lebonyolított beszerzések bemutatására, és mutassák be, hogy mely beszerzések esetében volt szükség az egybeszámítási kötelezettség miatti mérlegelésre, és mi volt ennek a mérlegelésnek az eredménye.
-
Más esetekben a Kedvezményezettek elhalasztották kérdéses beszerzéseiket a 2006-os évre, amikor a magasabb értékhatár miatt már nem vált szükségessé közbeszerzési eljárás lefolytatása Bár ez a módszer szabályosságát tekintve nem vitatható, de a szakmai programok megvalósításában jelentős mértékű, nem kívánatos csúszást eredményezhetett és a tapasztalat szerint eredményezett is.
-
Néhány esetben a lefolytatott közbeszerzési eljárás első köre eredménytelen volt, a második kör elindítására pedig már 2006-ban került volna sor, amikor is az értékhatár megemelése miatt már nem vált kötelezővé a közbeszerzési eljárás lefolytatása. Ehhez nagyon hasonló esetek azok, amelyekben a megismételt eljárási kör is eredménytelen volt, amit követően további kör elindítása már nem kötelező. Több ilyen esetben a Kedvezményezett „elfelejtette” tájékoztatni a program irányító hatóságait arról, hogy értékhatár emelkedés miatt a megkezdett közbeszerzési eljárást újabb körben már nem hirdeti meg, avagy a második meghirdetési kör eredménytelensége miatt a közbeszerzési eljárást lezárja. A DemNet felhívta az érintett Kedvezményezettek figyelmét, hogy a program irányító hatóságai felé tájékoztatási kötelezettségüknek eleget kell tenniük, ezt utólagosan pótolják.
25
-
A Kedvezményezettek legtöbbje nem realizálta, hogy a törvényi változások (Egészségügyi Hozzájárulás ill. az ÁFA mértékének csökkenése) miatt maradványai keletkeznek, illetve az ÁFA változás miatt önerejét nem tudja a megfelelő mértékben költeni. A DemNet felhívta a figyelmet a maradványok és az önerő ÁFA különbözet átcsoportosításának szükségességére. Ez utóbbi azért különösen jelentős, mert amennyiben a Kedvezményezett önerejét nem tudja a tervezett mértékben költeni, a kieső önerő öt-tízszeresével egyenértékű támogatás lehívásának lehetőségétől esik el.
-
Ugyancsak nem realizálta a kedvezményezettek többsége, hogy a projekt bevételeiként keletkezett kamatok projekt célra történő felhasználását kérvényezheti a program irányító hatóságaitól. Amennyiben tisztában voltak ezzel a lehetőséggel, úgy a kamatfelhasználás engedélyezésének menetét, módját tekintve voltak bizonytalanok. A DemNet munkatársai tájékoztatták a Kedvezményezetteket a kamatfelhasználás lehetőségéről és eljárásmódjáról.
-
Értelmezési problémák merültek fel a Kedvezményezettek részéről a félidős beszámolók státuszával kapcsolatosan. Több Kedvezményezett úgy gondolta, hogy azzal, hogy a félidős beszámolókat a DemNet a hiánypótlásokat követően továbbította az SPO-nak és azon keresztül a PAO-nak, ezek a félidős beszámolók jóváhagyásra kerültek, vagy legalább a későbbiekben jóváhagyásra kerülnek majd. A DemNet munkatársai felhívták a Kedvezményezettek figyelmét arra, hogy a „Projektvégrehajtási útmutató” szerint a félidős szakmai és pénzügyi beszámolók csak tájékoztató jellegűek, a projekt megvalósításának előrehaladását hivatottak nyomon követni. Mivel kifizetés nem kapcsolódik hozzájuk, jóváhagyásra sem kerülnek. Ilyen jóváhagyó levelet a Kedvezményezettek nem fognak kapni az PAO-tól. A fentiekből következően a félidős beszámolóban foglaltak végleges értékelésére, elfogadására a záró beszámolóval együttesen kerül sor. A DemNet tájékoztatásul továbbította a Kedvezményezetteknek azokat az értékelő jelentéseket, amelyek saját értékelését tartalmazzák a félidős beszámolóval kapcsolatosan, és amely értékeléssel az SPO felé továbbította a Kedvezményezett beszámolóját.
-
A félidős beszámolók státuszával kapcsolatos bizonytalanság miatt a Kedvezményezettek bizonytalanok voltak abban, hogy a projekt végső beszámolóját hogyan kell majd elkészíteniük. Meg kell-e ismételniük a félidős beszámolóban már elszámolt tevékenységekről, költségekről szóló beszámolót, vagy a végső beszámolót a félidős beszámolóban foglaltakra építhetik. A DemNet körlevelet küldött ki a végső beszámoló elkészítésével kapcsolatos tudnivalókról a Kedvezményezetteknek.
A projektindító és végső monitoring látogatások időpontjait bemutató táblázat jelen beszámoló 1. számú melléklete. 4.7
Végső pénzügyi és szakmai beszámolók
A DemNet végső beszámolókkal kapcsolatos feladatai a végső beszámolók előzetes ellenőrzése, hiányok pótoltatása, javítások bekérése, az értékelő jelentés elkészítése
26
és a beszámolók továbbítása a jóváhagyó szervek felé. Ezen feladatok döntő többsége az utolsó beszámolási időszakra esett. A megelőző jelentési időszakban mindössze egy végső beszámoló volt esedékes, melyet a Jövő Szakképzéséért Alapítvány (szerz. szám: 2003/004-02-02-0040) nyújtott be. A beszámoló beérkezésének határideje 2006. április 28., a benyújtás dátuma 2006. április 20-a volt. A JSZA Áfa-visszaigényléséről 2006. szeptember 7én kapott a DemNet értesítést. A jelentési időszakban 38 kedvezményezettnek kellett benyújtania a végső beszámolóját. A PAO 2006. 08. 25-én a DemNet javaslatai alapján összeállított tájékoztató levelet küldött ki minden kedvezményezettnek, hogy felhívja figyelmüket a végső beszámolók esedékességére és a végső beszámolók leadásával kapcsolatos legfontosabb szempontokra, határidőkre. Az új SPO kinevezése, valamint az SPO cím és névváltozása miatt az alábbi dokumentum formátumok változtak, melyek a végső beszámoló részét is képezik: -
Beszámolás dokumentumai, 5. melléklet: "Kedvezményezett igazolása átutalásos és készpénzfizetési számlákhoz" Támogatási szerződés 09A melléklete: "Kifizetés igénylése közösségi támogatási szerződés keretében; Európai Közösségek külső segélyei" Útmutató a kedvezményezett szervezetek részére, 4. számú melléklete: "Támogatási szerződés módosítása"
Ezeket a dokumentumokat a DemNet minden Kedvezményezettnek megküldte elektronikusan. A DemNet és a PAO között 2006. szeptember 18-án történt egyeztetés során megállapodás született a Kedvezményezettek által benyújtott és benyújtandó beszámolók ellenőrzésének határidejéről. A DemNet az ellenőrzött és hiánypótolt beszámolókat az elkészített értékelő jelentésekkel együtt folyamatosan továbbította az SPO hivatalának. A DemNet az utolsó beszámolót október 18-án küldte tovább. Megállapodás szerint az SPO hivatala november 2-ig továbbítja a szakmailag is jóváhagyott beszámolókat a PAO-hoz. A PAO november 15-ig ellenőrzi és jóváhagyja a beszámolókat, valamint intézkedik a kifizetésekről a MÁK felé. A határidőben benyújtott beszámolók esetében a DemNet egy alkalommal, 72 órás határidővel, hiánypótlási lehetőséget biztosított a Kedvezményezetteknek. A megállapodás értelmében – mivel a végső határidő hétvégére, munkaszüneti napra esett - a beszámolót határidőben benyújtottnak tekintettük, amennyiben az legkésőbb 2006. október 2.-án, hétfőn beérkezett a DemNet irodájába. A DemNet a hiánypótlási felszólításokról telefax útján értesítette a Kedvezményezetteket. A „faxreport” megőrzésre került. Egy esetben fordult elő, hogy a Kedvezményezett nem nyújtotta be határidőre a végső beszámolóját. A Nap Klub Alapítvány (-0037) beszámolójának beérkezési határideje szerződés szerint 2006.08.30. volt. Mivel a beszámoló ezen a napon nem érkezett be a DemNet irodájába, a DemNet 2006.09.01-én emlékeztető levelet küldött a Kedvezményezett számára, melyben felhívta a Kedvezményezett figyelmét a beszámoló leadásának esedékességére. Ezt követően a beszámoló 2006.09.13.án érkezett be, melyhez egy ex-post módosítást is benyújtottak. (A szerződésmódosítás az SPO által elutasításra került 2006.10.03-án). A késésről a
27
DemNet a beszámolóhoz tartozó értékelési jelentésben tájékoztatta a Hatóságokat. A beszámoló leadásának késése ellenére a DemNet biztosította a hiánypótlás lehetőségét a kedvezményezett számára, hiszen a végső beszámolók leadásának legutolsó határidejét nem lépték túl. A 2006. október 2.-i határidő után három beszámoló érkezett. A NANE Egyesület (0049) 2006. október 3-án nyújtott be egy példány, erősen hiányos beszámolót. Az Autonómia Alapítvány (-0030) és a Védegylet Egyesület (-0041) 2006. október 4.-én nyújtotta be beszámolóját, ám ez utóbbi két Kedvezményezett esetében ez három komplett példányt jelentett. Az Autonómia Alapítvány (-0030) és a Védegylet (-0041) projektjei számára hiánypótlási lehetőséget hivatalos formában nem biztosítottunk. A NANE Egyesület (-0049) még a 2006. október 16.-i továbbítási határidőig sem tette teljessé beszámolóját, s nem nyújtott be további két, teljes beszámoló példányt. Ezért a DemNet levelet intézett a projektvezetőhöz, (másolatban kapta még PAO, SPO) felszólítva a beszámoló három komplett példányának benyújtására. A levél hatására a Kedvezményezett 2006. október 16.-án délután benyújtotta a 3 példány, komplett beszámolót. E beszámoló esetben hiánypótlási lehetőséget nem biztosított a DemNet. A beszámoló ellenőrzésekor összeállított hiánylistát az értékelő jelentés tartalmazza. A beszámolókhoz kapcsolódó (ex-post) módosításokat az ellenőrzés után a DemNet továbbította az SPO hivatala felé és a beszámolót a módosítási kérelem alapján, ellenőrizte. A módosítás jóváhagyásáról vagy elutasításáról a PAO a szokásos módon tájékoztatta valamennyi partnerét. A félidős beszámolók ellenőrzés során alkalmazott módszerrel ellentétben, a DemNet a végső beszámolók leadásakor nem teremtett lehetőséget a Kedvezményezetteknek, hogy a beszámoló leadásának határideje előtt elektronikus formában megküldjék az előkészített pénzügyi és szakmai beszámolót. Így az esetleges számolási, ill. technikai hibák javítására a beszámoló leadásakor került sor. Mivel a DemNet a félidős beszámolókat a Projektvégrehajtási Útmutatóban foglaltak alapján (III.1.1.) a projekt előrehaladásának ellenőrzésére, monitorozására szolgáló jelentésnek tekintette, illetve mert sokszor az első körben beérkezett beszámoló ellenőrizhetetlen volt, ezért félévkor a DemNet többször biztosította a Kedvezményezettek számára a második vagy harmadik hiánypótlás lehetőségét. A többszöri konzultáció és a Kedvezményezettek számára a beszámoló elkészítéséhez nyújtott tanácsadás elsősorban a végső beszámoló pontos és megfelelő összeállítására való felkészítést szolgálta. Ennek megfelelően a végső beszámolók esetében az volt tapasztalható, hogy a féléves beszámoló elkészítésében szerzett tapasztalat, gyakorlat és képlethibáktól javított táblázatok nagyban megkönnyítették a Kedvezményezettek dolgát a beszámoló elkészítésében. Általánosságban elmondható, hogy a benyújtott pénzügyi beszámolók rendezettebbek, áttekinthetőbbek, a dokumentációt az előírásoknak megfelelően rakták össze. Leggyakoribb hiánypótlási kérdések, az SPO-nak továbbított beszámolók tipikus hibái:
28
Szakmai -
Programhoz kapcsolódó találkozók, képzések jelenléti ívei hiányoztak. A pályázati programban vállalt közvetlen eredményekre való hivatkozás és a szervezet közép, ill. hosszú távú stratégiájához való hozzájárulás leírása hiányzott. A partnerrel való együttműködés kifejtése, pozitív és negatív tapasztalatok bemutatása hiányos volt. Gyakran a projektek keretében keletkezett dokumentumok, kiadványok nem vagy hiányosan feleltek meg az Arculati kézikönyvben foglaltaknak.
Pénzügyi -
11C táblázatba a „Számla bruttó összege” oszlopba nem a számlákon szereplő bruttó összeget vezették fel, hanem gyakran csak az elszámolni kívánt nettó támogatást, az arra eső áfát és ennek bruttó összegét. Mivel az első oszlopokban nyert információ a beszámoló szempontjából tájékoztató jellegű csupán, ezért ezt a DemNet sokszor nem javítatta.
-
A „Számla kiállításának dátuma” oszlopba gyakran a kifizetést alátámasztó bizonylat (kiadási vagy bankkivonat) dátuma szerepelt. A hiánypótlás során ezt a DemNet javítatta.
-
A számlák a nyomtatott/fénymásolt dokumentációban nem a 11C táblázatnak megfelelő sorrendben követték egymást, mely nagyban megnehezítette az ellenőrzést.
-
Egységdíj-túllépések. Ezeket a szerződésmódosításban szereplő javította.
-
Amennyiben a Kedvezményezett egy számlát több különböző költségsorra kívánt elszámolni, gyakran előfordult, hogy nem vezette rá a számla eredetijére, hogy egyik és másik költségsorra mekkora nettó támogatást kíván elszámolni. Ezt a DemNet hiánypótoltatta.
-
Amennyiben egy számla önerőből került finanszírozásra, úgy a Kedvezményezett sokszor nem vezette rá a számla eredetire. A DemNet ezt a hibát a hiánypótlás során általában javítatta, habár ez az elszámolni kívánt támogatás és az elköltött önerő mértékére nem volt kihatással.
-
500 000 Ft feletti beszerzések esetében csak egy árajánlatkérés, árajánlat és megrendelő volt. Mivel a Kiegészítő projektvégrehajtási útmutató IV. pontja szerint a három árajánlatkérés, árajánlat és megrendelő csak javasolt, ezért a DemNet ezeket nem minden esetben hiánypótoltatta.
-
Külföldi számlák esetében, amennyiben azok nem angol nyelven lettek kiállítva, a DemNet (nem hiteles) fordítást kért a Kedvezményezettől. A fordításnak minimum követelménye az volt, hogy a számla adatai beazonosíthatóak és tartalmuk ellenőrizhető legyen. A külföldi számlák fordítása gyakran hiányzott, melyet hiánypótoltatni kellett.
DemNet a költségvetési
legutolsó táblának
jóváhagyott megfelelően
29
-
A 2006. év január 1-től hatályba lépett Áfa-változás kihatással volt a nem Áfavisszaigénylő Kedvezményezettek önerő elszámolására. Mivel ugyanis az egyes önerő tartalmú költségvetési sorokon szereplő tételek Áfa tartalma csökkent, ezért a bruttó módon megadott önerő elköltése nem lett volna lehetséges, ill. veszélybe került az önerő arányos támogatási összeg lekérése a program végén. A PAO-val történt egyeztetést követően a DemNet arról tájékoztatta a Kedvezményezetteket, hogy a mivel Phare ACCESS 2003 program keretén belül egységdíj növelésére nincs lehetőség, ezért a csökkent Áfa miatt fennmaradó önerő összeg elköltését szerződésmódosítás keretén belül tudják csak megtenni. Ezt a végső beszámolóhoz benyújtott ex-post szerződésmódosítás keretén belül egységszám növeléssel és egységdíj csökkentéssel, vagy az önerő más sorra való átcsoportosításával tették meg.
-
Utazási költségek többféle elszámolási módja fordult elő gépkocsi használat esetén a beszámolókban. Azokban az esetekben, ahol kérdés merült fel az elszámolás helyességét illetően, a DemNet nem élt a támogatási összeg csökkentésével, ellenben a végső beszámolókhoz becsatolt végső értékelő jelentésekben megjegyzésként felhívta a PAO figyelmét. Pl.: o Vállalkozói jogviszonyban dolgozó munkatársak a szervezet saját autóját nem költségtérítéses számla és menetlevél, hanem írásos engedélykérelem és útnyilvántartás alapján használhatják. Erről a kedvezményezett a DemNet hiánypótlásra való felhívására egy nyilatkozatot csatolt be a szervezet gépkocsi használat és költségtérítés eljárásrendjéről. o Nem partnerszervezettel kötött szerződés útnyilvántartással számolnak el gépkocsi útiköltséget.
alapján
csak
o Vidéken tartott tréning résztvevőinek útiköltségeikről vezetői engedély, benzinszámla, útnyilvántartás és kiadási pénztárbizonylat vagy bankkivonat alapján számolták el útiköltségeiket -
Humán költségsoron több esetben nehézséget jelentett a DemNet számára a különböző bérszámfejtési programok szerinti logika követése, ill. a Kedvezményezettek nem mindig rendelkeztek a béreket jól átlátható módon számfejtő programokkal. Az elszámolni kívánt bér és járulékszámításra több esetben magyarázatot, indoklást kért be a DemNet.
-
A megbízási vagy vállalkozási szerződésekhez – noha a félidős beszámolók során a DemNet minden esetben felhívta a Kedvezményezettek figyelmét ennek szükségességére - még mindig sok esetben kellett teljesítési igazolásokat bekérni.
-
Partnerek közötti pénzügyi rendezés módját a Gyakran Ismételt Kérdések 1. 5. pontja tisztázza. Az itt leírtaktól eltérően azonban mégis előfordult, hogy a kedvezményezett csupán a partnerszervezet által a főpályázó számára kiállított számlával bizonylatolta az egymás közötti pénzügyi folyamatokat, a tényleges teljesítésekről (szállás, szakértői díj, étkezés, utazás stb.) számlákat nem csatoltak Amennyiben ezeket a Kedvezményezett nem csatolta a
30
beszámolójába, a DemNet hiánypótlást kért be rá, illetve megjegyzés formájában felhívta a PAO figyelmét a kérdéses elszámolási módra. -
Mobiltelefon költségek elszámolásához a Kedvezményezett nevére megkötött mobiltelefon szerződést a DemNet hiánypótlás formájában mindig bekérte.
-
Jellemzően gyakran előforduló hiba volt, hogy nem megfelelő szakmai tartalmú tételeket kívánt a Kedvezményezett a költségvetés bizonyos sorain elszámolni. Pl.: 7. Adminisztratív vagy 4. irodai fogyóeszköz soron elszámolni kívánt kis értékű számítástechnikai eszközök (klaviatúra, fényképezőgépbe memóriakártya, számítástechnikai kiegészítő eszközök, pl., pendrive stb.) vagy nem a sor megnevezésének megfelelő tartalmú tétel (pl. 4. soron papír megnevezés alatt nem elszámolható a nyomtatópatron). Ezekben az esetekben a DemNet vagy megjegyzéssel élt a végső értékelő jelentésben a Hatóságok felé vagy levonással élt.
-
Előfordult, hogy olyan szerződésekben vagy megállapodásokban, amelyek a második félévben jöttek létre, hiányzott a támogatási szerződés száma. Amennyiben a Phare ACCESS 2003 programra való hivatkozást tartalmazták, akkor a DemNet nem kért hiánypótlást.
-
A pénzügyi táblázatokban előforduló számszaki és képlethibákat a DemNet minden esetben javította.
-
Sok esetben a Kedvezményezett a 11B táblázatának a „Összes tervezett költség a pályázat költségvetésében” című oszlopba nem a legutóbb jóváhagyott szerződésmódosítása szerinti összegeket tüntette fel. Ez a 11C adatainak felvezetésekor ill. az egyenleg oszlop negatív összegeinél bukott ki.
-
A félidős beszámolókkal kapcsolatban az SPO jelezte a DemNet felé, hogy az Áfa-visszaigényléshez szükséges, a Projektvégrehajtási Útmutató 5. számú mellékletének kitöltéséhez, és a Minisztériumon belüli hatékony munkavégzés szempontjából célszerű volna a Kedvezményezettek beszámolóiban szereplő 11C Számlaösszesítő táblázatban a Támogatási összegre eső Áfának Phare tartalmát is feltüntetni. Emiatt a és Társfinanszírozásra eső Kedvezményezettektől elvárt beszámoló táblázatok nem módosultak, a kért plusz információkat a DemNet, a beszámoló ellenőrzése során az elektronikusan benyújtott táblázatokban plusz oszlopok beszúrásával elérhetővé tette.
-
A kedvezményezettek kamatösszesítő táblázatot, Végső kifizetési kérelmet gyakran nem csatoltak a végső beszámolóhoz, melyet hiánypótlás keretén belül a DemNet bekért a kedvezményezettektől.
-
A második félévben kezdeményezett szerződésmódosítások során gyakran figyelemmel kellett lenni az előző félév költéseiről benyújtott félidős beszámolóra is. A szerződésmódosítások során előfordult, hogy o szerződésmódosítás keretén belül a második félévben a Kedvezményezett törölte valamelyik költségvetési sorának támogatási vagy önerő tartalmát, amelyen azonban az első félévben bizonyos
31
összeggel elszámolt. Ebben az esetben a DemNet a második félév 11 B táblázatában korrekcióval élt, vagyis az első félévben elszámolt összegeket még egyszer, negatív előjellel beállította, tehát utólag levonta a nem elszámolható tételeket az elszámolni kívánt támogatási összegből. o A szerződésmódosítások gyakorlata lehetővé tette, hogy a kedvezményezettek ex-ante eljárás keretén belül projektidőszakra módosítsák valamely költségvetési soron szereplő tétel egységét. Előfordult azonban, hogy utólag olyan tételek kerültek be a végső beszámolóba, amelyek nem a korábbi egységdíj túllépése, hanem adott soron való nem elszámolhatóság miatt levonásra kerültek. Ezeket a DemNet figyelemmel kísérte és a projektidőszak egység keretén belül sem engedte elszámolni. -
Azokat a hibákat, amelyeket a DemNet a beszámolók ellenőrzése során észrevett, de nem sújtotta egyből levonással, azokra felhívta az SPO és a PAO figyelmét és megemlítette az értékelő jelentésben.
A hiánypótlás ellenére mégis előfordulhatott, hogy a Kedvezményezett táblázataiban számszaki hibák, el nem fogadható tételek szerepeltek, melyeteket a DemNet az elszámolás szabályai szerint csökkentett. A javított táblázatokat a DemNet az értékelő jelentéssel és a beszámolóval együtt nyomtatott és elektronikus példányban is megküldte az SPO-nak. Az egyes projektek Végső értékelő jelentései megtalálhatóak az y számú mellékletben, melyek átfogó és részletes képet mutatnak mind a szakmai program megvalósulásáról, mind a pénzügyi lebonyolításról. A beszámolási időszak lezárulását követően minden kedvezményezett számára megküldtünk egy rövid tájékoztató levelet (lásd a beszámolóhoz mellékelve), amelyben összefoglaltuk a beszámolók során szerzett tapasztalatokat és tanulságokat. A tájékoztató levéllel együtt csatoltan megküldtük azokat az értékelő jelentéseket is, amelyek a beszámoló ellenőrzése során készültek. Ezekből kaptak a Kedvezményezettek információt arról, hogy mi az, amit a DemNet elfogadásra javasolt, illetve a beszámolónak milyen hiányosságai maradtak a hiánypótlás után. Az alábbi táblázat a megítélt támogatási összeg és a projekt során valóban elköltött támogatási összeg százalékos aránya látható:
Szerződés száma
Teljes név
2003/004- Fiatal Gazdák Magyarországi 02-02-0018 Szövetsége 2003/004- Magyar Természetvédők 02-02-0019 Szövetsége 2003/004- Számá Da Noj! - Vigyázz 02-02-0020 Reánk Egyesület
Teljes felhasznált Összes támogatási összeg a projekt terhére a projekt elszámolható megvalósításának támogatás időszakában maximális összege (Egyenlegközlő (Egyenlegközlő 8. sor) 4. sor) EUR EUR
Arány
97 508,64
99 900,00 97,61%
99 705,33
100 126,13 99,58%
82 373,08
84 653,40 97,31%
32
2003/004- Szent Márton Caritas 02-02-0021 Alapítvány 2003/004- Káva Kulturális Műhely 02-02-0022 Egyesület 2003/00402-02-0023 Partners Hungary Alapítvány 2003/004- Kézenfogva Összefogás a 02-02-0024 Fogyatékosokért Alapítvány 2003/00402-02-0025 Magyar Hospice Alapítvány 2003/00402-02-0026 Védegylet Egyesület 2003/004- Addetur (Adj Hozzá!) 02-02-0027 Alapítvány 2003/004- Menedék - Migránsokat Segítő 02-02-0028 Egyesület 2003/004- Tudatos Vásárlók Közhasznú 02-02-0029 Egyesülete 2003/00402-02-0030 Autonómia Alapítvány 2003/004- Nimfea Természetvédelmi 02-02-0031 Egyesület 2003/004- Magosfa Környezeti Nevelési 02-02-0032 és Ökoturisztikai Alapítvány Levegő Munkacsoport 2003/004- Országos Környezetvédő 02-02-0033 Szövetség 2003/004- Környezeti Management és 02-02-0034 Jog Egyesülete 2003/004- Független Ökológiai Központ 02-02-0035 Alapítvány 2003/004- Békéscsabai Civil Szervezetek 02-02-0036 Szövetsége 2003/00402-02-0037 Nap Klub Alapítvány 2003/00402-02-0038 Autonómia Alapítvány 2003/004- Civil Szervezetek Fejér 02-02-0039 Megyei Szövetsége 2003/004- A Jövő Szakképzéséért 02-02-0040 Alapítvány 2003/00402-02-0041 Védegylet Egyesület 2003/004- Fogyasztóvédők 02-02-0042 Magyarországi Egyesülete 2003/004- Diák- és Ifjúsági Újságírók 02-02-0043 Országos Egyesület 2003/004- Székesfehérvári 02-02-0044 Fogyasztóvédelmi Egyesület Hajdúsági Hallgatói 2003/004- Önkormányzatok Kulturális 02-02-0045 Egyesülete
91 274,76
95 360,00 95,72%
99 955,90
99 984,43 99,97%
93 224,18
99 011,00 94,16%
88 444,08
99 949,33 88,49%
92 576,15
99 981,00 92,59%
79 813,85
79 969,00 99,81%
99 402,04
100 411,00 99,00%
78 241,29
86 339,50 90,62%
78 679,50
84 793,42 92,79%
84 297,51
86 945,33 96,95%
41 844,16
41 865,20 99,95%
40 368,43
40 406,03 99,91%
48 418,58
49 510,00 97,80%
47 278,73
47 320,00 99,91%
32 875,69
33 130,20 99,23%
35 881,64
36 482,03 98,35%
43 975,90
49 978,00 87,99%
47 420,70
49 960,00 94,92%
45 741,41
49 648,00 92,13%
18 304,11
18 679,85 97,99%
49 341,25
49 584,88 99,51%
39 031,37
39 970,32 97,65%
24 859,00
24 909,20 99,80%
42 653,70
42 937,00 99,34%
45 789,48
48 451,00 94,51%
33
2003/004- Tudatos Vásárlók Közhasznú 02-02-0046 Egyesülete 2003/004- Menedék-Migránsokat Segítő 02-02-0047 Egyesület Civitas Egyesület a Polgári 2003/004- Ismeretek és Készségek 02-02-0048 Oktatásáért 2003/004- Nők a Nőkért Együtt az 02-02-0049 Erőszak Ellen Egyesület 2003/00402-02-0050 Ec-Pec Alapítvány 2003/004- Ösvény Esélynövelő 02-02-0051 Alapítvány Mikkamakka Alapítvány a Családi Neveléséért és a 2003/004- Rászoruló Gyermekek Korai 02-02-0052 Integrációjáért 2003/004- Heim Pál Gyermekkórház 02-02-0053 Fejlesztéséért Alapítvány 2003/004- JÓL-LÉT Közhasznú 02-02-0054 Alapítvány 2003/00402-02-0055 Echo Oktatáskutató Műhely 2003/004- Szigony Alapítvány a 02-02-0056 Közösségi Pszichiátriáért
46 314,23
49 942,00 92,74%
40 261,06
44 680,00 90,11%
41 915,26
42 700,00 98,16%
29 492,23
39 850,60 74,01%
47 197,68
49 035,85 96,25%
46 660,63
47 885,77 97,44%
46 192,23
47 694,70 96,85%
47 000,74
48 900,00 96,12%
43 885,85
44 930,17 97,68%
41 861,03
59 267,00 70,63%
41 925,56 2 241 986,96
44 933,00 93,31% 2 360 074,34 95,00% Átlag MAKRO: Átlag MIKRO: Átlag összesen:
95,73% 94,21% 95,00%
Az időközi és végső beszámolók beküldésének, feldolgozásának és továbbításának mozzanatait a 4. számú melléklet mutatja be. 4.8
ÁFA-visszaigénylés/beszámolók elfogadása
A végső beszámolóval együtt az Áfa-visszaigénylések leadásának nagy része is megtörtént. A jelen beszámoló leadásáig valamennyi nem ÁFA visszaigénylő Kedvezményezett leadta az ÁFA visszaigénylés dokumentációját, melyet továbbítottunk az SPO hivatala felé. Noha a félidei beszámolók elfogadásáról az SPO több esetben postai úton, írásban jóváhagyásáról tájékoztatta a DemNet-et, azonban a félidei beszámolás elfogadásáról szóló nyilatkozatot a Kedvezményezettek az PAO részéről nem kaptak. Több esetben előfordult azonban, hogy az illetékes APEH az SPO igazolásán túlmenően kérte a Szerződéskötő Hatóság jóváhagyásáról szóló nyilatkozatot is a program keretén belül méltányossági alapon visszaigényelhető ÁFA visszatérítéséhez. Mivel ezt a Kedvezményezettek az PAO részéről nem kapták meg, ezért ÁFA-visszaigénylési eljárásukat vissza kellett vonniuk, és a projekt
34
lezárulását követő időszakra kellett áttenniük. Így mostantól tudják majd a projekt egészére vonatkozó ÁFÁ-t visszaigényelni.
35
