No title

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BARANG/JASA

Kegiatan

Hal 1

Mulai Berlaku

Edisi III

PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA

PT. (PERSERO) ASURANSI KREDIT INDONESIA


Kegiatan

Hal 2

Mulai Berlaku

Edisi III

DAFTAR ISI BAB I

: PENDAHULUAN .......……………………………………………………………………….. A. LATAR BELAKANG .......………………………………………………………………. B. DEFINISI .......…………………………………………………………………………... C. TUJUAN .......…………………………………………………………………………….. D. LANDASAN HUKUM ........…………………………………………………………….

3 3 3 7 7

BAB II

: KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA .........……………………………….… A. UMUM .......…...........................................................................….. B. TATA NILAI PENGADAAN .......…….............................………………….. 1. Prinsip-Prinsip Pengadaan barang/Jasa .........…………………………. 2. Etika Pengadaan Barang/Jasa .......…......................................... 3. Norma Pengadaan Barang/Jasa ...........................................…… 4. Penggunaan Produk Dalam Negeri …...............................………… 5. Sumber Dana dan Kewenangan Pengadaan .............…………….…

9 9 10 10 10 11 11 12

C. TAHAPAN PENGADAAN BARANG/JASA ........................................... 1. Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa ........………………………….... 2. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa ............................................ 3. Proses dan Bentuk Pengadaan .................................................. 4. Cara/Metode Pengadaan ...........................................................

13 13 14 14 15

BAB III

: PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA ......….......................………….. A. PERSIAPAN PENGADAAN ......…............................………………………. 1. Pembentukan Tim Pengadaan dan Panitia .......………………………. 2. Penyusunan Daftar Rekanan Terpilih (DRT) ..........………………….. 3. Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pengadaan ........…….. 4. Usulan Pengadaan dari Unit Kerja Pengguna ( User) .................… 5. Pengecekan Kelengkapan Usulan ..........…………………………………. B. PROSES PENILAIAN TEKNIS/BEAUTY CONTEST .......….……..…………..

22 22 22 24 24 24 25 25

BAB IV

: PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA ...................………………….. A. UMUM .......................................................................................... B. TAHAPAN PELAKSANAAN .............................................................. 1. Swakelola ............................................................................... 2. Pembelian Langsung ................................................................ 3. Pemilihan Langsung ................................................................. 4. Pelelang ................................................................................. 5. Penunjukan Langsung .............................................................. 6. Pengadaan Langsung ............................................................... C. HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) ................................................ D. SURAT PERINTAH KERJA (SPK)/PERJANJIAN KERJASAMA SPK) ........ E. EVALUASI KINERJA REKANAN ........................................................ F. REKAPITULASI EVALUASI KINERJA REKANAN .................................

27 27 29 29 29 30 32 41 41 41 43 44 44


Kegiatan

Hal 3

Mulai Berlaku

Edisi III

BAB I PENDAHULUAN A.

LATAR BELAKANG Dalam rangka menciptakan ketertiban, kenyamanan dan keamanan dalam bekerja serta mengakomodasi perkembangan perusahaan dan perubahan lingkungan perusahaan, maka perlu penyediaan sarana dan prasarana yang memadai sesuai kebutuhan perusahaan. Penyediaan sarana dan prasana dilakukan melalui proses pengadaan Barang/Jasa dengan menerapkan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparansi, adil dan wajar serta akuntabel, sesuai Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara No.PER-05/MBU/2008 tanggal 3 September 2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Badan Usaha Milik Negara dan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara No. PER-15/MBU/2012 tanggal 25 September 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER05/MBU/2008 Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Badan Usaha Milik Negara. Untuk tertib administrasi dan sebagai acuan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, maka perlu disusun Pedoman dan Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai Pengadaan Barang/Jasa. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dikoordinir oleh Divisi SDM dan Sekretaris Perusahaan.

B.

DEFINISI NO

Nama Istilah

Pengertian

1

Perusahaan

:

PT (Persero) Asuransi Kredit disingkat PT Askrindo (Persero).

2

Pengadaan Barang

:

Kegiatan pengadaan Barang/Jasa yang dibiayai dengan anggaran Perusahaan yang dilakukan untuk keperluan operasional Perusahaan, baik yang dilaksanakan sendiri maupun oleh penyedia Barang/Jasa (Rekanan).

:

Bagian dari aktiva/kekayaan Perusahaan, baik yang berasal dari Pengadaan Barang/Jasa maupun hibah, yang terdiri dari Barang inventaris dan Barang habis pakai.

dan Jasa

3

Barang

Indonesia


Kegiatan

Hal 4

Mulai Berlaku

Edisi III

4

Jasa

:

Pekerjaan dalam bentuk pelayanan selain Barang, antara lain konsultan hukum, pelayanan kesehatan, konsultan manajemen, pendidikan dan lain-lain.

5

Pemeliharaan

:

Segala upaya yang bertujuan menjaga Barang/aktiva tetap perusahaan atau mengembalikan pada tempat dan kondisinya agar dapat dipergunakan sesuai fungsinya.

6

Belanja Barang Modal

:

Pengeluaran untuk menunjang kebutuhan sarana dan prasarana bagi Perusahaan dan hasilnya digolongkan sebagai aset tetap, yang pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan.

7

Belanja Non Barang : Modal (Beban Usaha)

Pengeluaran untuk menunjang kebutuhan sarana dan prasarana bagi Perusahaan dan hasilnya digolongkan sebagai barang inventaris dan barang habis pakai yang pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan.

8

Rekanan

:

Badan usaha berbadan hukum atau perorangan yang menjadi mitra Perusahaan sebagai penyedia Barang/Jasa.

9

Sanksi

:

Hukuman berupa denda, pembatalan perjanjian atau tindakan lain, karena Rekanan tidak memenuhi persyaratan atau tidak menyelesaikan kewajibannya.

10

S e w a

:

Pemindahtanganan penggunaan atas aktiva tetap/Barang untuk periode tertentu oleh perusahaan/perorangan dengan menerima sejumlah harga sewa sebagaimana ditetapkan dalam perjanjian sewa.


Kegiatan

Hal 5

Mulai Berlaku

Edisi III

11

Surat Jaminan

:

Jaminan tertulis yang dikeluarkan bank umum (bank garansi) atau perusahaan asuransi kerugian/umum (surety bond) yang diberikan oleh penyedia Barang/Jasa (Rekanan) kepada pengguna Barang/Jasa untuk memenuhi pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

12

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) /

:

Perkiraan harga Barang/Jasa yang ditetapkan Berdasarkan harga Barang/Jasa yang berlaku di pasar sebagai plafond harga dalam pengadaan Barang/Jasa.

Owner’s Estimate (OE) 13

Panitia Lelang

:

Panitia yang dibentuk dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Direksi yang bertugas melakukan lelang pengadaan Barang/Jasa.

14

Pakta Integritas

:

Surat pernyataan yang dibuat dan ditandatangani oleh setiap Anggota Panitia Lelang dan Penyedia Barang/Jasa untuk tidak melakukan Kolusi, Korupsi dan Nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa.

15

Force Majeure

:

Suatu keadaan yang tidak dapat diperkirakan dan diluar kemampuan pihak-pihak yang melakukan perjanjian.

16

Pelelangan

:

Proses pemilihan penyedia Barang/Jasa (Rekanan) yang dilakukan secara terbuka.

17

Pelelangan Terbatas

:

Proses pelelangan Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan jika penyedia Barang/Jasa (Rekanan) yang mampu melaksanakan dalam jumlah terbatas.


Kegiatan

Hal 6

Mulai Berlaku

Edisi III

18

Pemilihan Langsung

:

Proses pengadaan barang/jasa tanpa melalui lelang, yang dilakukan dengan cara mengundang sekurang-kurangnya 2 (dua) penawar yang memenuhi persyaratan penawaran.

19

Penunjukan Langsung

:

Proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara langsung dengan menunjuk 1 (satu) penyedia barang/jasa (rekanan).

20

Pengadaan Langsung

:

Proses Pengadaan Barang/Jasa yang sifatnya sangat mendesak/darurat.

21

Pembelian Langsung

:

Pembelian terhadap barang yang terdapat dipasar, dengan demikian nilainya berdasarkan harga pasar.

22

Swakelola

:

Pelaksanaan pekerjaan yang dikelola (direncanakan, dikerjakan dan diawasi) sendiri oleh unit kerja di Kantor Pusat atau Kantor Cabang dengan menggunakan tenaga sendiri dan/atau tenaga dari luar.

23

Daftar Rekanan Terpilih (DRT)

:

Daftar Rekanan yang memenuhi persyaratan dan dapat mengikuti proses Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan Perusahaan.

24

Kondisi Mendesak/ Darurat

:

Keadaan yang memerlukan penanganan segera/tidak dapat ditunda akibat dari situasi/kondisi yang tidak dapat diduga, seperti : bencana alam, kerusakan sarana/ prasarana yang dapat menghentikan kegiatan operasional kantor.

25

Barang/Jasa yang bersifat khusus/spesifik

:

Barang/Jasa yang sifatnya khusus/spesifik dan hanya dipahami oleh orang-orang dengan kompetensi tertentu.

26

Beauty Contest

:

Proses penilaian teknis atau analisa spesifikasi yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja pengguna/user untuk pemilihan merek/Barang/penyedia Jasa yang paling

Kegiatan

Hal 7

Mulai Berlaku

Edisi III


sesuai dengan kebutuhan. 27

Black List

:

Daftar yang memuat identitas Rekanan yang dikenakan Sanksi berupa larangan ikut serta dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.

28

Rencana Kerja dan : Syarat-syarat (RKS)

Hal-hal yang diatur dalam pelaksanaan syarat Pengadaan Barang/Jasa berupa persyaratan umum, administrasi dan persyaratan khusus mengenai Pengadaan Barang/Jasa.

29

Anwijzing

Suatu pertemuan yang telah dijadwalkan oleh Panitia Lelang dengan melibatkan calon penyedia Barang/Jasa (Rekanan) untuk memberikan penjelasan mengenai hal-hal dalam RKS dan Term of Reference (TOR).

:

C. TUJUAN Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) disusun dengan tujuan : 1.

Memberikan kejelasan mengenai tugas, tanggung jawab, hak dan kewenangan dari para pengguna, pelaksana dan penyedia Barang/Jasa dalam proses pengadaan Barang/Jasa bagi perusahaan.

2.

Sebagai acuan dalam pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa yang transparan dan tidak melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3.

Menjamin diperolehnya Barang/Jasa yang dibutuhkan perusahaan dengan kualitas yang baik dan harga yang dapat dipertanggungjawabkan.

D. LANDASAN HUKUM 1.

Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.

2.

Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara.

3.

Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 tanggal 3 September 2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Badan Usaha Milik Negara dan perubahannya sesuai dengan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012 tanggal 25 September 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negera Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Badan Usaha Milik Negara.


4.

Kegiatan

Hal 8

Mulai Berlaku

Edisi III

Anggaran Dasar PT (Persero) Asuransi Kredit Indonesia Nomor 2 Tahun 1971 yang dimuat dalam Akta Notaris Prabowo Achmad Kadijono SH, yang telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Akta Notaris Hadijah SH. Nomor: 23 tanggal 16 Januari 2013 dan telah mendapat pengesahan dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, sesuai Surat Nomor: AHU-AH.01.10-03240 tanggal 5 Februari 2013.

Kegiatan

Hal 9

Mulai Berlaku

Edisi III


BAB II KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA A.

UMUM Kebijakan Umum dalam melakukan pengadaan Barang/Jasa adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.

6.

7.

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan secara efektif dan efisien. Menciptakan iklim persaingan yang sehat, tertib, adil dan terkendali dengan cara meningkatkan transparansi. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaan barang/jasa. Meningkatkan profesionalisme, kemandirian dan tanggung-jawab para perencana, pelaksana, dan pengawas pengadaan barang/jasa. Pengguna barang/jasa mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil dan koperasi sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan. Dalam rangka mendorong pertumbuhan industri dalam negeri, pengguna barang/jasa dapat memberikan preferensi penggunaan produksi dalam negeri dengan tetap mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengguna barang/jasa mengutamakan sinergi antar BUMN dan/atau Anak Perusahaan sepanjang barang/jasa tersebut merupakan hasil produksi BUMN dan/ atau anak perusahaan yang bersangkutan, dan sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan. Memberikan kesempatan yang lebih besar kepada Usaha Kecil atau Koperasi untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa. Melaksanakan pengadaan di dalam wilayah Negara Republik Indonesia. Dilarang memecah nilai pengadaan barang/jasa dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan (Paket Pekerjaan dipecah menjadi beberapa Paket Pengadaan). Dilarang menentukan kriteria atau persyaratan atau prosedur yang diskriminatif dan pertimbangan yang tidak obyektif. Dilarang mengadakan barang/jasa apabila belum atau tidak ada anggarannya kecuali jika ada ijin dari Direksi Divisi SDM/Sekretaris Perusahaan/Kantor Cabang membuat daftar dan rekam jejak (track record) penyedia barang/jasa atau rekanan melalui kuesioner kepuasan dan evaluasi kinerja rekanan setelah proses pengadaan barang/jasa selesai. Pengadaan tanah dan bangunan diatur tersendiri dalam SOP Pengadaan Tanah & Bangunan.


B.

Kegiatan

Hal 10

Mulai Berlaku

Edisi III

TATA NILAI PENGADAAN Pengadaan Barang/Jasa pada hakikatnya merupakan upaya perusahaan untuk mendapatkan Barang/Jasa yang diperlukan, dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya. Agar esensi pengadaan Barang/Jasa tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, maka perusahaan dan penyedia haruslah berpatokan pada filosofi pengadaan barang/jasa, yaitu upaya untuk mendapatkan barang/jasa yang diinginkan dengan mengikuti prinsip-prinsip, metode/cara dan proses pengadaan barang/jasa yang baku, yaitu : 1.

Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang/Jasa a.

b. c.

d.

e. f.

2.

Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah. Efektif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. Kompetitif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa (Rekanan) yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat diantara para penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa, baik teknis maupun administratif termasuk tata cara evaluasi, hasil evaluasi dan penetapan penyedia Barang/Jasa (Rekanan) bersifat terbuka bagi penyedia Barang/Jasa (Rekanan) yang berminat. Adil dan Wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggung jawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

Etika Pengadaan Barang/Jasa Penanggung jawab atau personil yang ditugaskan untuk melakukan pengadaan dan peserta pengadaan dalam pelaksanaan pengadaan harus memiliki etika atau asas-asas akhlak/moral. Etika dalam pengadaan Barang/Jasa adalah perilaku yang baik dari berbagai pihak yang terlibat dalam proses pengadaan, yaitu perilaku untuk saling menghormati terhadap tugas dan fungsi masing-masing pihak, bertindak secara profesional, dan tidak saling mempengaruhi untuk maksud tercela atau untuk kepentingan/keuntungan pribadi dan/atau kelompok dengan merugikan Pihak lain/Perusahaan. Etika dimaksud adalah sebagai berikut: a.

Melaksanakan tugas secara tertib dan bertanggung jawab untuk mencapai sasaran atau tujuan pengadaan.


b. c. d. e. f. g. h. i.

3.

Kegiatan

Hal 11

Mulai Berlaku

Edisi III

Bekerja secara profesional, menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian, dan menjaga informasi yang bersifat rahasia. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang dapat mengakibatkan persaingan tidak sehat di dalam proses pengadaan. Menerima dan bertanggung-jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangan yang ada. Menghindari dan mencegah pertentangan kepentingan (conflict of interest) dari pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan. Menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan perusahaan dalam pengadaan barang/jasa. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan, atau pihak lain yang merugikan perusahaan. Tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak memberi janji akan memberi hadiah, imbalan, atau berupa apapun kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan. Kehati-hatian, dengan senantiasa memperhatikan atau patut menduga terhadap informasi atau tindakan atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untuk menghindari kerugian material dan immaterial terhadap perusahaan selama proses pengadaan, proses pelaksanaan/pekerjaan, dan paska pelaksanaan pekerjaan.

Norma Pengadaan Barang/Jasa Sistem pengadaan Barang/Jasa yang baik adalah sistem pengadaan barang/jasa yang mampu menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance). Para Pihak akan memiliki norma-norma yang menyimpang apabila secara terus menerus tidak mampu menerapkan prinsip-prinsip good corporate governance yang disebabkan oleh sistem pengadaan yang tidak mendukung penerapan dan pelaksanaan prinsip-prinsip tersebut. Oleh karena itu agar tujuan pengadaan Barang/Jasa dapat tercapai dengan baik, semua Pihak dalam proses pengadaan harus mengikuti norma yang berlaku, yaitu : a.

b.

4.

Norma tertulis atau norma pengadaan yang bersifat operasional yang pada umumnya telah dirumuskan dan dituangkan dalam peraturan perundangundangan yaitu berupa undang-undang, peraturan, pedoman atau petunjuk pengadaan barang/jasa. Norma tidak tertulis pada umumnya bersifat ideal, norma ideal pengadaan tersirat dalam pengertian tentang hakikat, filosofis, etika dan profesionalisme dalam pengadaan Barang/Jasa.

Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam setiap pelaksanaan pengadaan barang/jasa, diharapkan: a.

Memaksimalkan penggunaan barang/jasa hasil produksi dalam negeri, termasuk rancang-bangun dan perekayasaan nasional dalam pengadaan barang/jasa.


b. c.

d.

e.

f.

5.

Kegiatan

Hal 12

Mulai Berlaku

Edisi III

Mengikutsertakan konsultan dan penyedia barang/jasa nasional. Pada saat melakukan persiapan pengadaan barang/jasa, yang dimulai dari tahap studi, tahap rancang-bangun, penyusunan dokumen pengadaan, dan perjanjian atau Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan pengadaan barang/jasa, diharapkan sudah mencantumkan persyaratan : 1) Penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI) atau standar lain yang berlaku atau Standar Internasional atau setara yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang. 2) Penggunaan produksi dalam negeri sesuai kemampuan industri nasional. 3) Penggunaan tenaga ahli dan atau Penyedia barang/jasa dalam negeri. Pengadaan barang/jasa impor, dapat dilakukan apabila: 1) Barang/jasa tersebut belum diproduksi atau dihasilkan di dalam negeri, dan atau 2) Spesifikasi teknis barang/jasa yang diproduksi atau dihasilkan di dalamnegeri tidak memenuhi persyaratan atau waktu penyerahannya tidak memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan, dan atau 3) Harga penawaran barang produksi dalam negeri lebih tinggi dari penawaran barang/jasa impor, meskipun telah diperhitungkan tambahan preferensi harga. Untuk melaksanakan ketentuan di atas (pengadaan barang/jasa impor), Penyedia barang/jasa yang bersangkutan semaksimal mungkin menggunakan jasa-jasa pelayanan dari dalam negeri, antara lain : jasa asuransi, angkutan, ekspedisi, dan perbankan. Penyedia barang/jasa asing wajib bekerjasama dengan penyedia barang/jasa nasional dalam bentuk kemitraan, sub Perjanjian Kerjasama, Surat Perintah Kerja dan Surat Pesanan, atau bentuk kerjasama lainnya.

Sumber Dana dan Kewenangan Pengadaan a.

Sumber dana yang digunakan untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa digolongkan atau dibagi menjadi 2 (dua) sumber, yaitu : 1) Anggaran Belanja Modal Penggunaan sumber dana pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja modal. 2) Anggaran Beban Usaha Penggunaan sumber dana pengadaan barang/jasa yang dibiayai melalui anggaran belanja dan/atau beban rutin.

b.

Kewenangan untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa diatur sebagai berikut : 1) Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari anggaran belanja modal hanya dapat dilaksanakan oleh Direksi, Direktur Umum, Division Head SDM/Deputy Division Head Pengadaan Barang & Jasa/Area Managing Director sesuai dengan batas kewenangan. 2) Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari anggaran belanja dan/atau beban rutin dapat dilaksanakan oleh Direksi, Direktur, Division Head SDM/Sekretaris Perusahaan/ Deputy Division Head Pengadaan Barang & Jasa/Deputy Division Head Pemeliharaan & Rumah Tangga/Area Managing Director sesuai dengan batas kewenangan.


C.

Kegiatan

Hal 13

Mulai Berlaku

Edisi III

TAHAPAN PENGADAAN BARANG/JASA 1.

Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa a.

Usulan Anggaran 1) 2)

3)

4) 5)

6)

7)

Setiap unit kerja mengajukan usulan kebutuhan terhadap Barang/Jasa untuk mendukung dan sebagai bagian dari rencana kerja tahunan. Usulan kebutuhan Barang/Jasa terdiri dari : a) Belanja Barang Modal (Belanja Modal). Pengadaan Barang dengan batasan harga perolehan minimal Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah) per unit. b) Belanja Non Barang Modal (Beban Usaha Pengadaan Barang/Jasa dengan batasan harga perolehan kurang dari Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah) per unit. Pengajuan usulan kebutuhan Barang/Jasa Belanja Modal memperhatikan hal berikut: a) Standar sarana Perusahaan yang ditetapkan oleh Direksi (untuk Pengadaan Barang). b) Jumlah dan kondisi barang yang ada. c) Perkiraan harga dan pembebanan anggaran d) Golongan, Jenis, Jumlah dan Spesifikasi Barang. e) Prioritas Usulan. f) Usulan renovasi gedung/pembangunan gedung Kantor Cabang hanya diperbolehkan pada/diatas tanah milik PT Askrindo (Persero) yang sudah bersertifikat g) Keterangan tentang pertimbangan usulan : (1) Untuk memenuhi standar (2) Standar sudah terpenuhi tetapi kondisi barang yang sudah ada rusak Usulan Perangkat TI (Software dan Hardware Komputer) melalui Divisi Teknologi Informasi. Usulan rencana penyusunan RKAP kebutuhan Barang/Jasa dari Unit-Unit Kerja disampaikan kepada Divisi Keuangan dan Akuntansi dengan tembusan kepada Divisi SDM, Sekretaris Perusahaan dan Divisi Manajemen Bisnis untuk dikaji bersama. Selanjutnya rekomendasi disampaikan kepada Direksi untuk mendapat persetujuan sebagai bahan penyusunan RKAP. Pengadaan Barang/Jasa yang tidak dianggarkan dalam RKAP tahun berjalan namun apabila direalisasi tidak akan mengubah total jumlah anggaran Belanja Modal hanya dapat dilakukan dengan persetujuan dari Direksi dan Dewan Komisaris. Pengadaan Barang/Jasa yang tidak dianggarkan di RKAP tahun berjalan namun apabila direalisasi akan melebihi total jumlah anggaran Belanja Modal hanya dapat dilakukan dengan persetujuan dari Direksi, Dewan Komisaris dan Pemegang Saham.


b.

2) 3)

4)

Mulai Berlaku

Edisi III

Seluruh Unit Kerja Kantor Pusat dan Kantor Cabang menyampaikan Daftar Rencana Kebutuhan Barang/Jasa untuk 1 (satu) tahun kepada Divisi SDM dengan tembusan kepada Divisi Keuangan dan Akuntansi, Sekretaris Perusahaan dan Divisi Manajemen Bisnis. Daftar Rencana Kebutuhan Barang/Jasa dari Kantor Pusat dan Kantor Cabang dikompilasi oleh Divisi SDM. Divisi SDM, Divisi Keuangan & Akuntansi, Sekretaris Perusahaan dan Divisi Manajemen Bisnis melakukan pembahasan bersama terhadap usulan rencana anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang disampaikan masing-masing Unit Kerja Kantor Pusat dan Kantor Cabang. Selanjutnya hasil pembahasan (rekomendasi) disampaikan kepada Direksi untuk mendapat persetujuan sebagai bahan penyusunan RKAP. Divisi SDM dan Kantor Cabang sesuai kewenangan berdasarkan RKAP dan RTL merencanakan jadual Pengadaan Barang/Jasa dengan memperhatikan kebutuhan masing-masing Unit Kerja dan berkoordinasi dengan Divisi Keuangan & Akuntansi / DAMD Keuangan Kantor Cabang untuk rencana penyiapan dananya.

Persiapan Pengadaan Barang/Jasa a. b.

3.

Hal 14

Proses Penetapan Anggaran Proses Penetapan Anggaran Pengadaan Barang/Jasa dilakukan sebagai berikut : 1)

2.

Kegiatan

Persiapan pengadaan adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebelum/proses pengadaan dilaksanakan. Tahapan persiapan pengadaan adalah penyusunan Daftar Rekanan Terpilih (DRT) /Pemilihan Rekanan, usulan pengadaan dari unit teknis, pengecekan anggaran yang tersedia, kelengkapan spesifikasi usulan dan persetujuan pengadaan.

Proses dan Bentuk Pengadaan a. b.

Proses pengadaan adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan setelah mendapat persetujuan pengadaan dari pejabat yang berwenang. Bentuk Pengadaan 1) Beli 2) Sewa


4.

Kegiatan

Hal 15

Mulai Berlaku

Edisi III

Cara/Metode Pengadaan a.

Swakelola Kegiatan yang sifat pekerjaannya merupakan pemeliharaan/perbaikan yang pekerjaan tersebut tidak memerlukan perhitungan dan keahlian khusus. 1)

Pelaksana dan Kegiatan Pengadaan dengan cara Swakelola a)

Kantor Pusat (1) Deputy Division Head (DDH) Pemeliharaan & Rumah Tangga untuk kegiatan pemeliharaan gedung kantor/rumah dinas/kendaraan dinas, pemeliharaan perabot kantor, pemeliharaan mesin kantor dan sebagainya. (2)

DDH Sekretariat untuk kegiatan pemeliharaan arsip.

b) Kantor Cabang adalah Area Managing Director (AMD) dengan kegiatan sebagaimana butir (1) dan (2) diatas sesuai dengan batasan nilai kewenangan. 2)

Batasan Nilai Batasan Nilai untuk pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola diatur sebagai berikut : a) b) c) d) e)

3)

Kantor Kantor Kantor Kantor Kantor

Pusat Cabang Cabang Cabang Cabang

Kelas Kelas Kelas Kelas

I II III IV

: : : : :

s.d s.d s.d s.d s.d

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

40.000.000,35.000.000,30.000.000,20.000.000,10.000.000,-

Kewenangan Persetujuan Pejabat yang mempunyai wewenang memberikan persetujuan diatur sebagai berikut : a)

Kantor Pusat : Deputy Division Head (DDH) Pemeliharaan & Rumah Tangga/DDH Sekretariat sesuai kegiatan. b) Kantor Cabang : - Area Managing Director (AMD) untuk Kantor Cabang tidak merangkap Korwil - Vice AMD untuk Kantor Cabang yang merangkap Korwil. b.

Pembelian Langsung Pembelian Langsung dilaksanakan untuk pengadaan barang dengan nilai pengadaan sampai dengan Rp. 100.000.000,-


1)

Kegiatan

Hal 16

Mulai Berlaku

Edisi III

Pelaksana dan Kegiatan Pengadaan dengan cara Pembelian Langsung a)

Kantor Pusat (1) Division Head (DH) SDM/DDH Pengadaan Barang & Jasa/DDH Pemeliharaan & Rumah Tangga yaitu untuk kegiatan pengadaan barang/jasa yang nilainya berdasarkan harga pasar, seperti antara lain : Alat Tulis Kantor (ATK), bahan bakar minyak (BBM), service dan penggantian suku cadang kendaraan dinas, peralatan/utilitas kantor, komputer dan perlengkapannya, premi asuransi umum. (2)

Sekretaris Perusahaan/DDH Sekretariat yaitu untuk kegiatan pengadaan sebagai berikut : pengadaan souvenir, pembuatan company profile, pembuatan kalender, agenda, annual report.

b) Kantor Cabang adalah Area Managing Director (AMD) dengan kegiatan sebagaimana butir (1) dan (2) diatas sesuai dengan batasan nilai kewenangan. 2)

Batasan Nilai Batasan Nilai untuk pengadaan Barang/Jasa secara Pembelian Langsung diatur sebagai berikut : a) Kantor Pusat : s.d Rp. 100.000.000,b) Kantor Cabang Kelas I : s.d Rp. 75.000.000,c) Kantor Cabang Kelas II : s.d Rp. 50.000.000,d) Kantor Cabang Kelas III : s.d Rp. 30.000.000,e) Kantor Cabang Kelas IV : s.d Rp. 20.000.000,-

3)

Kewenangan Persetujuan Pejabat yang mempunyai wewenang memberikan persetujuan diatur sebagai berikut : a)

Kantor Pusat : (1) DDH Pengadaan Barang & Jasa/DDH Pemeliharaan & Rumah Tangga /DDH Sekretariat untuk nilai s.d Rp. 50.000.000,(2) DH SDM, Sekretaris Perusahaan untuk nilai diatas Rp. 50.000.000,- s.d Rp. 100.000.000,b) Kantor Cabang adalah AMD dengan kewenangan sesuai dengan batasan nilai dari masing-masing Kelas Kantor Cabang.


4)

c.

Kegiatan

Hal 17

Mulai Berlaku

Edisi III

Pengecualian Untuk pengadaan barang/jasa yang sifat pembayarannya berlangganan atau yang mempunyai tarif standar/pasti, yang ditetapkan Pemerintah/Badan lainnya serta dilakukan tanpa Surat Perjanjian Kerja, maka proses pengadaan dan pembayarannya mengabaikan ketentuan batasan nilai Pembelian Langsung sebagaimana diatur dalam ketentuan butir 1) s/d 3) diatas, yaitu listrik, PAM, telepon, pajak/retribusi.

Pemilihan Langsung Pemilihan Langsung dilaksanakan untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai pengadaan diatas Rp. 100.000.000,- s/d Rp. 5.000.000.000,1)

Pelaksana dan Kegiatan Pengadaan dengan cara Pemilihan Langsung a) Kantor Pusat (1) DH SDM/Sekretaris Perusahaan/DDH Pengadaan Barang & Jasa/DDH Sekretariat untuk kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dengan cara Pemilihan Langsung termasuk untuk sewa gedung kantor/rumah dinas/kendaraan dinas dengan batasan nilai diatas Rp. 100.000.000,- s/d Rp. 1.000.000.000,(2) Tim Pengadaan Pemilihan Langsung untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan batasan nilai diatas Rp. 1.000.000.000,s/d Rp. 5.000.000.000,b) Kantor Cabang adalah AMD dengan kewenangan sesuai dengan batasan nilai dari masing-masing Kelas Kantor Cabang. Khusus untuk Pengadaan Jasa Konsultan, Notaris dan Jasa Penyelenggara Kegiatan (Event Organizer/EO) dilakukan dengan cara Pemilihan Langsung dengan batasan nilai sampai dengan Rp. 1.000.000.000,- dan pengadaan barang cetakan mengabaikan ketentuan minimal batasan nilai Pemilihan Langsung.

2)

Batasan Nilai Batasan Nilai untuk Pengadaan Barang/Jasa secara Pemilihan Langsung diatur sebagai berikut : a) b) c) d) e)

Kantor Kantor Kantor Kantor Kantor

Pusat Cabang Cabang Cabang Cabang

Kelas Kelas Kelas Kelas

I II III IV

: : : : :

diatas diatas diatas diatas diatas

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

100 juta s.d Rp. 5 milyar 75 juta s.d Rp. 500 juta 50 juta s.d Rp. 400 juta 30 juta s.d Rp. 300 juta 20 juta s.d Rp. 200 juta


3)

Kegiatan

Hal 18

Mulai Berlaku

Edisi III

Kewenangan Persetujuan Pejabat yang mempunyai kewenangan memberikan persetujuan diatur sebagai berikut : a)

Kantor Pusat : (1) DDH Pengadaan Barang & Jasa/DDH Sekretariat untuk nilai diatas Rp. 100.000.000,- s.d Rp. 400.000.000,(2) DH SDM/Sekretaris Perusahaan untuk nilai diatas Rp 400.000.000,- s.d Rp 700.000.000,(3) Direktur Umum untuk nilai diatas Rp 700.000.000,s.d Rp 1.000.000.000,(4) Direktur Utama (melalui Direktur Umum) untuk nilai diatas Rp 1.000.000.000,- s.d Rp 2.000.000.000,(5) Direksi untuk nilai diatas Rp. 2.000.000.000,s.d Rp. 5.000.000.000,b) Kantor Cabang adalah AMD dengan kewenangan sesuai dengan batasan nilai dari masing-masing Kelas Kantor Cabang. d.

Pelelangan Lelang dilaksanakan untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai pengadaan diatas Rp. 5.000.000.000,1)

Pelaksana dan Kegiatan Pengadaan dengan cara Lelang Pelaksanaan Lelang dilakukan oleh Panitia Lelang PT Askrindo Kantor Pusat. Dalam hal Pengadaan Barang/Jasa yang sifatnya khusus/spesifik yang hanya dapat dilaksanakan oleh beberapa Rekanan tertentu saja atau terhadap Barang yang telah ditentukan mereknya, dilakukan secara Lelang Terbatas.

e.

2)

Batasan Nilai Batasan Nilai Pengadaan Barang/Jasa secara Lelang adalah untuk pengadaan Barang/Jasa dengan nilai diatas Rp. 5.000.000.000,-

3)

Kewenangan Persetujuan Pejabat yang berwenang menyetujui dilakukan Pengadaan secara Lelang adalah Direksi melalui Direktur Umum.

Penunjukan Langsung 1)

Pelaksana dan Kegiatan Pengadaan dengan cara Penunjukan Langsung Dilaksanakan oleh DH SDM/Sekretaris Perusahaan untuk Kantor Pusat dan AMD untuk Kantor Cabang. Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan secara penunjukan langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa yang sifatnya khusus/spesifik, antara lain :


a)

b)

c) d) e) f)

g) h)

i) j) k)

l)

Kegiatan

Hal 19

Mulai Berlaku

Edisi III

Untuk pekerjaan lanjutan dari bangunan yang telah ada harga standar, dengan menggunakan satuan harga menurut harga yang berlaku pada tahun anggaran bersangkutan dan secara teknis merupakan satu kesatuan konstruksi yang tidak dapat dipecahpecah dari pekerjaan sebelumnya dan berdasarkan pendapat dari instansi yang kompeten secara tertulis. Untuk pekerjaan lanjutan dari pekerjaan yang tidak ada harga standarnya, tetapi saling berkaitan dan perlu dijaga kontinuitas pelaksanaannya sesuai dengan pendapat instansi yang kompeten secara tertulis. Pekerjaan tambahan untuk penyelesaian pekerjaan semula (yang telah dilakukan) yang tercantum dalam Perjanjian Kerjasama/ Kontrak. Barang/Jasa yang sangat dibutuhkan bagi Perusahaan dan tidak dapat ditunda keberadaannya (business critical asset). Barang/Jasa yang penggunaan dan pemeliharaannya memerlukan keahlian khusus dari Penyedia Barang/Jasa. Penyedia Barang/Jasa adalah BUMN atau Anak Perusahaan, sepanjang Barang/Jasa yang dibutuhkan merupakan produk atau layanan dari BUMN atau Anak Perusahaan yang memproduksi atau pemberi pelayanan satu-satunya. Apabila terdapat lebih dari satu BUMN atau Anak Perusahaan yang produk atau layanannya sama, maka harus dilakukan Pemilihan Langsung terhadap BUMN atau Anak Perusahaan tersebut. Apabila sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh satu Rekanan, yang menjual Barang spesifik atau yang dapat melaksanakan pekerjaan spesifik (agen tunggal). Untuk penunjukan produk/merek atau Rekanan tertentu dilaksanakan dengan Beauty Contest atau Pengujian Teknis (dengan produk/Rekanan pembanding), dengan syarat dan ketentuan sebagaimana diatur dalam ketentuan tersendiri. Apabila setelah diadakan satu kali lelang ulang masih mengalami kegagalan, maka Penunjukan Langsung dilakukan terhadap Perusahaan yang memenuhi persyaratan teknis. Pelaksanaan pekerjaan yang mendesak untuk menghindarkan kerugian perusahaan lebih besar, yang ditetapkan melalui Keputusan Direksi. Dalam pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa yang bersifat khusus/spesifik serta dalam situasi/kondisi tertentu (force majeure), keamanan dan keselamatan masyarakat dan asset strategis perusahaan, Direktur Utama dapat menunjuk langsung Rekanan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Penunjukan langsung dilaksanakan melalui instruksi atau surat penugasan, yang dilanjutkan dengan Surat Penunjukan Pemborong dan Perjanjian Kerjasama/Kontrak. Pemasangan Listrik oleh Perusahaan Listrik Negara, pemasangan Gas oleh Perusahaan Gas Negara, pemasangan air minum oleh PDAM, pemasangan jaringan telepon fixed line oleh Telkom.


Kegiatan

Hal 20

Mulai Berlaku

Edisi III

m) Barang/Jasa yang merupakan pembelian/pengadaan berulang (repeat order), sepanjang yang ditawarkan menguntungkan Perusahaan dengan tidak mengorbankan kualitas Barang/Jasa. Penunjukan tersebut dapat dilaksanakan dalam periode 1 (satu) tahun anggaran. Barang/Jasa dimaksud adalah untuk spesifikasi yang sama. n) Perpanjangan Pemeliharaan Perangkat IT/Pemeliharaan Peralatan Gedung (Contract Service). o) Perpanjangan sewa gedung kantor/rumah dinas/kendaraan dinas, dalam hal kenaikan harga sewa diatas 10% maksimal 50%. p) Sewa untuk penginapan/hotel/ruang rapat/kendaraan untuk keperluan dinas yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat. 2)

Batasan Nilai Nilai pengadaan Barang/Jasa secara Penunjukan Langsung tidak dibatasi.

3)

Kewenangan Persetujuan Pejabat yang mempunyai kewenangan memberikan Penunjukan Langsung diatur sebagai berikut : a)

persetujuan

Kantor Pusat : (1) Direktur Utama melalui Direktur Umum untuk Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana angka 1) huruf a) sampai dengan k) (2) DH SDM untuk Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana angka 1) huruf l) sampai dengan o) (3) Sekretaris Perusahaan untuk Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana angka 1) huruf p)

b) Kantor Cabang : (1) AMD untuk perpanjangan sewa gedung kantor/rumah dinas/kendaraan dinas dengan kenaikan harga sampai dengan 10% dari harga sebelumnya. (2) Dalam hal perpanjangan sewa gedung kantor/rumah dinas/kendaraan dinas dengan kenaikan harga diatas 10% sd 50%, harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari DH SDM Kantor Pusat. (3) Kenaikan harga diatas 50% harus mendapat persetujuan dari Direktur Umum


f.

Kegiatan

Hal 21

Mulai Berlaku

Edisi III

Pengadaan Langsung 1)

2) 3)

Pelaksana dan Kegiatan Pengadaan dengan cara Pengadaan Langsung Dilaksanakan oleh DH SDM/AMD untuk kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang sifatnya sangat mendesak/darurat. Batasan Nilai Nilai pengadaan Barang/Jasa secara Pengadaan Langsung tidak dibatasi. Kewenangan Persetujuan Pejabat yang mempunyai kewenangan memberikan persetujuan Pengadaan Langsung adalah Direktur Utama melalui Direktur Umum.

Kegiatan

Hal 22

Mulai Berlaku

Edisi III


BAB III PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA A.

PERSIAPAN PENGADAAN 1.

Pembentukan Tim Pengadaan dan Panitia Salah satu persiapan pengadaan adalah pembentukan tim pengadaan dan panitia pada saat akan dilakukan pelaksanan pengadaan Barang/Jasa a.

Pembentukan Tim Pengadaan Pemilihan Langsung dibentuk untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan cara Pemilihan Langsung dengan nilai pengadaan diatas Rp. 1.000.000.0000,- s/d Rp. 5.000.000.000,1) Tujuan pembentukan adalah agar melaksanakan proses pengadaan dengan cara Pemilihan Langsung secara efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil, wajar dan akuntabel. 2) Penetapan Keputusan dan susunan keanggotaan : a) Ditetapkan dengan Keputusan Direksi b) Keanggotaan ganjil sekurang-kurangnya 9 (sembilan) orang dengan susunan sebagai berikut : (1) Ketua merangkap anggota adalah DH SDM (2) Wakil Ketua merangkap anggota adalah DH HuPA atau AMD (3) Sekretaris merangkap anggota adalah DDH Pengadaan Barang & Jasa (4) Anggota terdiri dari: - Fungsi Pengadaan - Fungsi Hukum - Fungsi Perencanaan Korporasi - Fungsi Manajemen Resiko & Kepatuhan - Fungsi Anggaran, Keuangan dan Akuntansi Untuk pengadaan barang & jasa yang bersifat teknis, dapat diikutsertakan unit kerja terkait dan/atau pejabat dari instansi teknis yang berwenang. Dalam hal pengadaan barang/jasa untuk keperluan Kantor Cabang maka AMD dan DAMD Keuangan & Umum menjadi Tim Pengadaan. (5) Observer untuk pengawasan pelaksanaan Pemilihan Langsung adalah Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan 1 (satu) orang DDH SPI. 3) Tim Pengadaan Pemilihan Langsung melaksanakan tugas setelah mendapat tugas dari Direksi. 4) Tugas Tim Pemilihan Langsung adalah : a) Mempelajari/meneliti spesifikasi teknis, plafon biaya dan perkiraan harga serta meneliti Calon Rekanan pada Daftar Rekanan Terpilih (DRT) yang sesuai bidang/golongan Barang/Jasa yang diadakan. b) Menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH). c) Melaksanakan pembukaan dokumen surat penawaran harga dan mengadakan penilaian administrasi, teknis, dan harga serta membuat Berita Acara Penilaian dan mengusulkan calon pemenang.


Kegiatan

Hal 23

Mulai Berlaku

Edisi III

d) Melakukan negosiasi teknis dan harga pada rekanan calon pemenang dan membuat Berita Acara Negosiasi Teknis dan Harga. e) Menyampaikan laporan dan usulan calon pemenang kepada Pejabat yang berwenang. b.

Pembentukan Panitia Lelang dibentuk untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan cara lelang dengan nilai pengadaan diatas Rp. 5.000.000.000,- (lima milyar rupiah) 1) 2)

3) 4)

Tujuan pembentukan Panitia Lelang adalah agar proses pelaksanaan pengadaan dengan cara lelang secara efesien, efektif, kompetitif, transparan, adil, wajar serta akuntable. Penetapan Keputusan dan susunan keanggotaan : a) Ditetapkan dengan keputusan Direksi b) Keanggotaan ganjil sekurang-kurangnya 9 (sembilan) orang dengan susunan sebagai berikut : (1) Ketua merangkap anggota adalah DH SDM (2) Wakil Ketua merangkap anggota adalah DH HuPA (3) Sekretaris merangkap anggota adalah DDH Pengadaan Barang & Jasa (4) Anggota terdiri dari unsur : - Divisi SDM - Divisi Hukum dan Pemulihan Aset - Divisi Manajemen Bisnis - Divisi Manajemen Risiko - Divisi Keuangan dan Akuntansi Untuk pengadaan barang & jasa yang bersifat teknis, dapat diikutsertakan unit kerja terkait dan/atau pejabat dari instansi teknis yang berwenang. (5) Observer untuk pengawasan pelaksanaan Pemilihan Langsung adalah Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan 1 (satu) orang Deputy Division Head SPI Panitia Lelang melaksanakan tugas setelah mendapat tugas dari Direksi. Tugas Panitia Lelang : a) Menyusun, menetapkan rencana kerja dan syarat-syarat, tata cara penilaian pelelangan, syarat peserta pelelangan dan perkiraan harga yang dikalkulasikan secara keahlian/profesional yang disahkan oleh Direksi. b) Mengadakan pengumuman mengenai pelelangan yang akan dilaksanakan melalui media massa/media cetak/website Askrindo. c) Memberikan penjelasan mengenai dokumen lelang termasuk RKS dan membuat berita acara penjelasan. d) Mengadakan pembukaan dokumen penawaran dan membuat Berita Acara dokumen penawaran. e) Mengadakan penilaian dan menetapkan calon pemenang serta membuat Berita Acara Hasil Pelelangan. f) Mengadakan peninjauan lapangan kepada calon pemenang dan membuat Berita Acara Hasil Peninjauan Lapangan. g) Menyampaikan Laporan dan Usulan Calon Pemenang kepada Direksi.


2.

Kegiatan

Hal 24

Mulai Berlaku

Edisi III

Penyusunan Daftar Rekanan Terpilih (DRT) Penyusunan DRT dilakukan oleh Divisi SDM, dan diperbarui setiap awal tahun. Proses penyusunan DRT dilakukan oleh Divisi SDM dengan melakukan langkah berikut : a. b.

c. d. e. f.

Membuat pengumuman pendaftaran calon rekanan. Menerima dan mendaftar perkenalan perusahaan penyedia barang/jasa dengan persyaratan minimal sebagai berikut : 1) Surat Permohonan Pendaftaran 2) Akta Pendirian Perusahaan dan Akta Perubahan terakhir (bila ada) 3) Surat Ijin Usaha sesuai bidangnya 4) Tanda Daftar Perusahaan (TDP) 5) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 6) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP) 7) Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) 8) Company Profile (sebagai syarat tambahan/tidak menggugurkan) Jenis Usaha (disesuaikan dengan klasifikasi usaha dalam DRT PT Askrindo) Melakukan seleksi calon rekanan dan evaluasi kinerja rekanan Melakukan peninjauan lapangan terhadap calon rekanan yang lulus seleksi administrasi (bila perlu) Menyampaikan DRT pada tahun berjalan kepada Direktur Umum.

3.

Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pengadaan a. Rencana pelaksanaan pengadaan dijadwalkan oleh Kantor Pusat dan Kantor Cabang, yang selanjutnya dicatat dalam Rencana Tindak Lanjut RKAP tahun berjalan. b. Waktu dimulainya proses pengadaan barang/jasa ditetapkan dengan memperhatikan waktu dibutuhkannya barang/jasa oleh unit teknis/pengguna dan lamanya proses pengadaan.

4.

Usulan Pengadaan dari Unit Kerja Pengguna (User ) a. Syarat-syarat usulan pengadaan dari Unit Kerja Pengguna (User) Unit Kerja Pengguna (User) yang membutuhkan barang/jasa mengajukan usulan pengadaan kepada Divisi SDM. Usulan yang disampaikan dilengkapi dengan pertimbangan-pertimbangan/analisa dan estimasi biaya serta spesifikasi teknis barang/jasa yang dibutuhkan. Penyampaian usulan kepada Divisi SDM harus mempertimbangkan lamanya proses pelaksanaan pengadaan. Spesifikasi teknis, antara lain meliputi : 1) Nama barang/jasa yang akan diadakan 2) Jumlah barang 3) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan/jasa 4) Ukuran/type/kekuatan 5) Dan lain-lain


Kegiatan

Hal 25

Mulai Berlaku

Edisi III

b. Penetapan merek Apabila usulan pengadaan sudah menunjuk suatu merek/produk atau rekanan tertentu, maka usulan harus dilengkapi dengan analisa dan spesifikasi teknis lengkap (hasil beauty contest), yang merupakan dukungan terhadap alasan penunjukan merek tersebut. Analisa dan spesifikasi teknis dibuat oleh unit kerja pengguna (user) dengan persetujuan Direktur Bidang Terkait dan apabila dibutuhkan dapat menggunakan konsultan eksternal. 5.

B.

Pengecekan Kelengkapan Usulan a. Divisi SDM melakukan pengecekan atas kelengkapan dokumen pendukung usulan pengadaan barang/jasa. b. Pengecekan mencakup antara lain: 1) Spesifikasi teknis 2) Ketersediaan dan pembebanan mata anggaran 3) Perkiraan nilai pengadaan c. Apabila dokumen surat usulan pengadaan tidak lengkap, maka Divisi SDM akan meminta kepada Unit Kerja yang mengajukan usulan untuk melengkapi dokumen usulan pengadaan.

PROSES PENILAIAN TEKNIS/BEAUTY CONTEST Pelaksanaan penilaian teknis atau analisa spesifikasi (Beauty Contest) dilakukan oleh masing-masing unit kerja pengguna/user apabila pengadaan barang/jasa yang akan diadakan menunjuk pada rekanan atau merek atau produk tertentu. 1. Wewenang Persetujuan a. DH SDM/Sekretaris Perusahaan sampai dengan Rp.500.000.000,b. Direktur Umum di atas Rp 500.000.000,- s.d Rp 1.500.000.000,c. Direktur Utama melalui Direktur Umum di atas Rp 1.500.000.000,- s.d Rp. 3.000.000.000,d. Direksi diatas Rp. 3.000.000.000,2. Penetapan Merek atau Produk Tertentu a. Untuk Penetapan Merek atau Produk Tertentu, dilaksanakan oleh seluruh Unit Kerja kecuali Satuan Pengawasan Intern (SPI), Divisi SDM dan Divisi Keuangan & Akuntansi. SPI, Divisi SDM dan Divisi Keuangan & Akuntansi dapat melaksanakan penetapan merek atau produk tertentu apabila merupakan unit kerja yang membutuhkan/user. Jika diperlukan, maka dapat melibatkan Konsultan Eksternal. b. Proses Pelaksanaan : 1) Penentuan pihak Principal wakil dari masing-masing merek/produk 2) Undangan dan Permintaan Proposal Teknis 3) Penerimaan dokumen Proposal Teknis 4) Penilaian teknis atau analisa spesifikasi atau pengujian teknis (dengan merek/produk lain) : a) Faktor penilaian, antara lain : spesifikasi teknis, kewajaran harga, cost and benefit analysis, ketersediaan barang, garansi/service, after sales services, referensi, pengalaman (bila diperlukan), dan lain-lain


5) 6)

7)

Kegiatan

Hal 26

Mulai Berlaku

Edisi III

b) Evaluasi proposal teknis c) Presentasi proposal teknis. Hasil pelaksanaan kegiatan penilaian dan rekomendasi merek atau produk tertentu dilaporkan kepada Direktur Umum/Direktur Bidang/Direktur Utama/Direksi untuk mendapat persetujuan. Surat Usulan Pengadaan, yang terdiri dari Penetapan Merek, spesifikasi teknis, perkiraan biaya, ketersediaan anggaran dan keterangan lain pejabat yang berwenangSurat Keputusan tentang yang dibutuhkan disampaikan kepada Divisi SDM. Cara/metode pengadaan dilaksanakan sesuai dengan batasan nilai pengadaan.

3. Penetapan Rekanan Tertentu a. Dilakukan untuk pengadaan penyedia jasa di bidang Bantuan Hukum dan Pengelolaan Dana Pensiun. b. Kewenangan Persetujuan Kewenangan memberikan persetujuan adalah Direksi. c. Pelaksanaan Pengadaan untuk penyedia jasa tersebut di atas dengan cara Penunjukan Langsung. d. Pelaksana Penetapan Rekanan Tertentu maka akan ditetapkan nama-nama Pejabat/Pegawai yang dikukuhkan dengan Surat Keputusan Direksi tersendiri.


Kegiatan

Hal 27

Mulai Berlaku

Edisi III

BAB IV PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA A. UMUM 1.

Pelaksanaan pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip efisiensi, efektif, kompetitif, transparan, adil, wajar dan akuntabel.

2.

Setelah diperoleh persetujuan pengadaan dari Pejabat yang berwenang, maka mulai dilakukan tahapan proses pelaksanaan pengadaan, dengan cara: a. b. c. d. e. f.

3.

Swakelola Pembelian Langsung Pemilihan Langsung Pelelangan Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan proses pengadaan barang/jasa dengan cara Pemilihan Langsung, Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung dan Pelelangan, antara lain : a. Syarat administrasi, sekurang-kurangnya meliputi : 1) Akta Pendirian Perusahaan 2) Surat Ijin Usaha sesuai dengan bidangnya 3) Tanda Daftar Perusahaan (TDP) 4) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SP PKP) atau surat pernyataan bermaterai Rp 6.000 sebagai Pengusaha Tidak Kena Pajak untuk Bukan Perusahaan Kena Pajak. 5) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 6) Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) b. Penetapan kriteria atau persyaratan pengadaan secara rinci dan jelas serta diberitahukan kepada peserta/rekanan. c. Dokumen pengadaan dibuat secara lengkap, jelas dan tegas, sehingga dapat diikuti dan dimengerti oleh para peserta/ rekanan. d. Tata cara evaluasi penawaran rekanan peserta disampaikan kepada peserta. e. Kualitas pekerjaan dan waktu penyelesaian pekerjaan dijamin dapat dipenuhi oleh rekanan yang ditunjuk sesuai dengan ketentuan kontrak. f. Ketentuan mengenai waktu dan tempat penyelenggaraan pengadaan yang jelas. g. Rekanan yang diundang mempunyai kompetensi di bidangnya. h. Harga yang menguntungkan perusahaan dan dapat dipertanggungjawabkan, dengan memperhatikan ketersediaan anggaran dan cara pembayarannya. i. Penerapan pajak sesuai ketentuan yang berlaku di Indonesia. j. Rekanan wajib menyerahkan jaminan (surety bond/garansi bank) yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi atau bank milik BUMN/BUMD atau anak perusahaan BUMN/BUMD, untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp. 500.000.000,- dengan uraian sebagai berikut:


1) 2)

4.

5. 6.

Kegiatan

Hal 28

Mulai Berlaku

Edisi III

Jaminan Penawaran sebesar 3% dari nilai penawaran. Jaminan Pelaksanaan sebesar 5% dari nilai pekerjaan, yang diproses oleh rekanan sejak terbitnya Surat Penunjukan Pemborong atau SK Penunjukan Pemenang, selambat-lambatnya pada saat ditandatanganinya Surat Perjanjian. Jangka waktu Jaminan Pelaksanaan adalah sejak terbitnya Jaminan Pelaksanaan sampai dengan 1 (satu) bulan setelah berakhirnya jangka waktu pelaksanaan pekerjaan. 3) Jaminan Uang Muka senilai uang muka yang, apabila rekanan memerlukan uang muka. Jangka waktu Jaminan Uang Muka adalah sejak terbitnya Jaminan Uang Muka sampai dengan berakhirnya jangka waktu pelaksanaan pekerjaan. 4) Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% dari nilai pekerjaan (sebagai pengganti Jaminan Pelaksanaan). Jangka waktu Jaminan Pemeliharaan adalah mulai dari tanggal Berita Acara selesai pekerjaan sampai dengan berakhirnya masa pemeliharaan. k. Keseluruhan dokumen pengadaan yang bersangkutan harus disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan tertib administrasi. Khusus untuk Pengadaan Barang/Jasa di bawah ini, harus memperhatikan beberapa ketentuan tambahan yaitu: a. Pembangunan/renovasi gedung kantor, gudang, dan lain-lain dilaksanakan dengan mengikuti pedoman teknis yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang. Pekerjaan perencanaan, pelaksanaan pekerjaan, dan pengawasan harus dilakukan oleh rekanan yang kompeten, rekanan pelaksana pekerjaan dilarang merangkap sebagai pengawas terhadap pelaksanaan pekerjaan yang diborongnya. Untuk pengadaan jasa konstruksi dengan nilai di atas Rp 1.000.000.000,- menggunakan jasa konsultan perencana dan konsultan pengawas. b. Kontrak/sewa gedung kantor atau rumah dinas dibuat melalui perjanjian kontrak/sewa langsung dengan Penyewa atau Akta Notaris, dengan memperhatikan Surat Keputusan Direksi tentang Fasilitas Penunjang Kerja bagi Pegawai Kantor Pusat dan Kantor Cabang serta Pendelegasian Wewenang untuk Menilai & Memutus Sewa Gedung/Ruang Kantor, Sewa Rumah Dinas, Serta Menandatangani Perjanjian/Kontrak Sewa bagi AMD. Dalam pemilihan gedung kantor atau rumah dinas yang akan disewa juga harus memperhatikan: 1) Status kepemilikan. 2) Ketersediaan fasilitas pendukung, seperti : listrik, air, telepon, dan lain-lain. 3) Lingkungan sekitar yang mendukung. 4) Ketentuan perpajakan yang berlaku. Pengadaan barang untuk keperluan operasional rutin, seperti ATK dan Barang Cetakan dilaksanakan secara periodik 3 (tiga) bulan sekali, dengan memperhatikan stock yang ada. Pengadaan barang/jasa dimungkinkan menggunakan mata uang asing, dengan ketentuan nilai tukar mata uang asing terhadap rupiah sesuai kesepakatan dan mengacu pada kebijakan Akuntansi yang berlaku.


Kegiatan

Hal 29

Mulai Berlaku

Edisi III

B. TAHAPAN PELAKSANAAN 1.

Swakelola a.

b. c.

d.

2.

Pooling Staf Bagian Pemeliharaan & Rumah Tangga/Pooling Staf Bagian Sekretariat di Kantor Pusat/Deputy AMD di Kantor Cabang mengajukan usulan kegiatan dan biaya kepada DDH Pengadaan Barang & Jasa/DDH Bagian Pemeliharaan & Rumah Tangga/DDH Bagian Sekretariat / AMD. Persetujuan Pejabat sesuai butir a. Pooling Staf Bagian Pemeliharaan & Rumah Tangga/Pooling Staf Bagian Sekretariat di Kantor Pusat/Deputy AMD di Kantor Cabang melakukan proses pelaksanaan kegiatan sesuai dengan yang tercantum didalam persetujuan/lembar disposisi. Pertanggungjawaban berupa bukti pembelian bahan material, tanda terima honor/upah kerja di atas kuitansi bermaterai cukup dan atau tanda terima uang makan dan uang transport.

Pembelian Langsung a. Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan Rp. 50.000.000,-. 1) Pooling Staf Bagian Pengadaan Barang & Jasa/Pooling Staf Bagian Sekretariat di Kantor Pusat/Deputy AMD di Kantor Cabang mengajukan usulan kegiatan dan biaya dari Unit-Unit Kerja kepada DDH Pengadaan Barang & Jasa/DDH Bagian Sekretariat/AMD. 2) Persetujuan Pejabat sesuai angka 1) diatas. 3) Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan yang tercantum didalam persetujuan/lembar disposisi. 4) Pertanggungjawaban yang harus disampaikan berupa kuitansi atau bukti pembayaran lainnya bermaterai cukup dan tanda terima pekerjaan dan/atau tanda terima penyerahan ke Unit Kerja pengguna (user). Pembayaran diusahakan melalui transfer. b. Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai diatas Rp. 50.000.000,- s/d Rp. 100.000.000,1) DDH Bagian Pengadaan Barang & Jasa/DDH Bagian Sekretariat di Kantor Pusat/Deputy AMD di Kantor Cabang mengajukan usulan kegiatan dan biaya dari Unit-Unit Kerja kepada DH SDM/Sekretaris Perusahan/AMD. 2) Persetujuan Pejabat sesuai angka 1) diatas. 3) Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan yang tercantum didalam persetujuan/lembar disposisi. 4) Pertanggungjawaban yang harus disampaikan berupa kuitansi atau bukti pembayaran lainnya bermaterai cukup dan tanda terima pekerjaan dan/atau tanda terima penyerahan ke Unit Kerja pengguna (user). Pembayaran diusahakan melalui transfer.


c.

3.

Kegiatan

Hal 30

Mulai Berlaku

Edisi III

Pengadaan yang sifatnya langganan atau yang mempunyai tarif standar/pasti, yang ditetapkan Pemerintah/Badan lain (seperti: listrik, PAM, telepon, pemadam kebakaran, pajak/retribusi dan premi asuransi). Nilai pembayarannya mengabaikan ketentuan batasan nilai untuk cara Pembelian Langsung. Pertanggungjawaban disertai slip tagihan setiap bulan dan tanda terima pembayaran dari rekanan untuk Kantor Pusat dilaksanakan oleh DDH Pemeliharaan & Rumah Tangga dan Kantor Cabang oleh AMD.

Pemilihan Langsung a.

Pengecekan spesifikasi teknis, plafon biaya dan perkiraan harga serta calon rekanan pada Daftar Rekanan Terpilih (DRT).

b.

Penerbitan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada minimal 2 (dua) Rekanan dan meminta pada Rekanan untuk mengajukan penawaran harga atas Barang/Jasa yang diperlukan. SPPH harus mencantumkan ketentuan mengenai persyaratan administrasi dan persyaratan teknis: 1)

Persyaratan administrasi, terdiri dari: a)

Surat Penawaran Harga (SPH) yg memuat: (1) Nomor dan tanggal SPPH sebagai dasar pengajuan penawaran harus bertanggal dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan Rekanan atau kuasanya. (2) Harga satuan dan harga keseluruhan termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN). (3) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan.

b) Persyaratan administrasi lain yang harus dilampirkan dalam Surat Penawaran Harga (SPH) berupa fotocopy dokumen berikut: (1) Akta Pendirian Perusahaan dan Akta perubahan terakhir (jika ada) bagi perusahaan yang belum masuk dalam DRT (2) Tanda Daftar Perusahaan (TDP) (3) Surat Ijin Usaha sesuai bidangnya (4) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP) (5) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) (6) Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) (7) Dan lain-lain yang diperlukan untuk melengkapi persyaratan administrasi 2)

Persyaratan teknis, terdiri dari : a) Jenis dan uraian pekerjaan yang akan dilakukan b) Jenis dan mutu bahan c) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan d) dan lain-lain yang berkaitan dengan Barang/Jasa yang diperlukan, sesuai spesifikasi Barang/Jasa.


Kegiatan

Hal 31

Mulai Berlaku

Edisi III

c.

Penerimaan Surat Penawaran Harga (SPH) dari rekanan.

d.

Pembukaan Surat Penawaran Harga (SPH), termasuk melakukan penilaian terhadap pemenuhan persyaratan administrasi, teknis dan harga. Penilaian/evaluasi dapat dilaksanakan terhadap minimal satu penawaran apabila memang hanya satu rekanan yang memasukkan SPH.

e.

Menyampaikan hasil Pemilihan Langsung dan Usulan Calon Pemenang kepada Pejabat yang berwenang.

f.

Pelaksanaan negosiasi teknis dan harga 1) Negosiasi teknis dan harga kepada rekanan calon Pemenang Pertama mengacu pada Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner's Estimate (OE), sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. 2) Apabila negosiasi dengan calon Pemenang Pertama tidak mencapai kesepakatan, maka dilakukan negosiasi kepada Calon Pemenang Kedua, dan seterusnya secara berturut-turut. 3) Hasil negosiasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi Teknis dan Harga.

g.

Menyampaikan hasil Negosiasi Teknis dan Harga kepada Pejabat yang berwenang.

h.

Pembuatan Surat Penunjukan Pemenang Pekerjaan oleh Pejabat yang berwenang berisi : 1) Nama dan alamat pemborong/pelaksana pengadaan 2) Nomor Pokok Wajib Pajak 3) Nama Pekerjaan 4) Nilai borongan/pengadaan 5) Ketentuan bahwa syarat-syarat pelaksanaan pekerjaan, yaitu : spesifikasi teknis, jumlah, jangka waktu pelaksanaan dan syarat-syarat pembayaran dituangkan dalam Perjanjian Kerjasama (PKS).

i.

Pembuatan Perjanjian Kerjasama (PKS)/Kontrak. Sementara menunggu penyelesaian penyusunan PKS/Kontrak, dibuatkan Surat Perintah Kerja (SPK)/Surat Pemesanan Barang (Purchase Order/PO).


4.

Kegiatan

Hal 32

Mulai Berlaku

Edisi III

Pelelangan a.

Penyusunan Jadual Jumlah waktu kegiatan dalam Pelelangan adalah : No.

KEGIATAN

Jangka Waktu

1

Antara terima berkas dari Unit Kerja Pengguna/User kepada Panitia Lelang sampai selesainya penyusunan RKS maksimal

5 hari kerja

2

Antara selesainya penyusunan RKS sampai diumumkan di media cetak/radio/televisi maupun di website perusahaan maksimal

2 hari kerja

3

Lamanya pengumuman yang terpasang di website PT Askrindo (Persero) sekurangkurangnya 3 hari kerja, maksimal 4 (empat) hari kerja. Sedangkan untuk pengumuman di media cetak/radio/televisi dilaksanakan 1 kali, di awal masa pengumuman

4 hari kerja

4

Pendaftaran calon peserta lelang, dimulai sejak tanggal pengumuman sampai dengan maksimal 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya pengumuman di website

3 hari kerja

5

Antara hari pendaftaran terakhir dengan hari pengambilan dokumen lelang (RKS) serta keterangan lainnya, maksimal

4 hari kerja

6

Antara hari pengambilan dokumen lelang (RKS) serta keterangan lainnya dengan hari pemberian penjelasan pekerjaan (Aanwijzing)

4 hari kerja

7

Dari hari pemberian penjelasan (Aanwijzing) dengan hari pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran sekurang-kurangnya

5 hari kerja

8

Antara pemasukan dan pembukaan penawaran dengan penetapan pemenang oleh yang berwenang maksimal

7 hari kerja

9

Antara penetapan pemenang oleh yang berwenang dengan pengumuman pemenang melalui surat maksimal

2 hari kerja

10

Antara hari pengumuman Pemenang dengan masa sanggah

2 hari kerja


11

Kegiatan

Hal 33

Mulai Berlaku

Edisi III

Jawaban sanggahan diberikan maksimal

4 hari kerja

Bila dalam kurun waktu sanggah tidak diterima sanggahan, maka proses jawaban sanggahan dapat dihilangkan diganti dengan kegiatan selanjutnya 12

Antara hari pengumuman Pemenang dengan Keputusan Penunjukkan Pemenang maksimal

9 hari kerja

13

Antara Keputusan Penunjukkan dengan tanggal Kontrak maksimal

4 hari kerja

Total

Pemenang

55 hari kerja

Terhadap proyek yang lingkup pekerjaannya tidak sederhana, maka ketentuan jadual waktu proses Lelang ditetapkan oleh Panitia Lelang dan tidak lebih dari 3 (tiga) bulan. b. Penyusunan RKS dan penetapan Syarat-Syarat Peserta Lelang 1) Syarat Umum : a) Keterangan mengenai pemberi tugas b) Keterangan mengenai peserta lelang c) Syarat peserta lelang d) Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya 2) Syarat Administratif : a) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan b) Tanggal penyerahan pekerjaan/Barang c) Syarat pembayaran d) Denda atas keterlambatan e) Besarnya jaminan penawaran f) Besarnya jaminan pelaksanaan g) Besarnya jaminan uang muka (bila perlu) h) Besarnya jaminan pemeliharaan (bila perlu) 3) Syarat-syarat Teknis : a) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilakukan b) Jenis dan mutu bahan atau tahapan pekerjaan c) Rencana kerja dan spesifikasi pekerjaan 4) Alamat tujuan pengiriman dokumen-dokumen penawaran 5) Syarat-syarat dokumen lelang yang harus dimasukkan oleh peserta : a) Dokumen Harga (1) Surat Penawaran Harga (2) Rekapitulasi Penawaran Harga (3) Rincian Penawaran Harga (jika diperlukan) (4) Jaminan penawaran sebesar 3% dari harga penawaran. Jaminan Penawaran Bank Garansi yang diterbitkan oleh Bank atau Lembaga Keuangan Non Perbankan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan.


6)

7)

Kegiatan

Hal 34

Mulai Berlaku

Edisi III

b) Dokumen Teknis Kelengkapan dokumen teknis menyesuaikan dengan persyaratan yang telah ditentukan oleh User atau Panitia sesuai kebutuhan. Pihak yang dilarang ikut sebagai Peserta/Penjamin dalam penawaran antara lain: a) Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD dan Pegawai Bank Milik Pemerintah/Daerah. b) Perusahaan yang dinyatakan pailit c) Perusahaan yang pengikutsertaannya akan bertentangan dengan tugasnya (conflict of interest) d) Perusahaan yang di Black List oleh PT Askrindo. Tata cara penawaran yang dipakai adalah sistem 1(satu) sampul : Sampul Penutup diberi judul Penawaran Pengadaan Barang atau Jasa dimaksud. b) Sampul penutup berisi Sampul dengan judul Dokumen Penawaran Harga, yang memuat rincian data perhitungan harga penawaran. c) Apabila terdapat Dokumen Teknis, maka Sampul Penutup berisi : d) Sampul A dengan judul Dokumen Penawaran Harga e) Sampul B dengan judul Dokumen Teknis. a)

8) 9)

10)

c.

Pelaksanaan evaluasi dokumen teknis dapat dilakukan sebelum atau sesudah evaluasi dokumen harga, sesuai kesepakatan antara Panitia dengan User. Untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang dapat menggugurkan peserta pelelangan, maka syarat administrasi lainnya yang diperlukan agar dilakukan pengecekan ulang dibandingkan dengan check list dokumen administrasi. Rencana Kerja dan Syarat (RKS) Pengadaan Barang/Jasa, syarat peserta dan tata cara penilaian pelelangan ditandatangani oleh Ketua Panitia Lelang dan disetujui oleh Direktur Umum.

Pengumuman Lelang 1)

Pengumuman Lelang dilaksanakan secara luas dan terbuka melalui media cetak dan/atau media elektronik.

2)

Pengumuman Lelang antara lain memuat : a) Nama instansi yang mengadakan lelang b) Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan atau Barang yang akan dibeli c) Tempat, hari dan waktu pendaftaran sebagai calon peserta lelang d) Syarat-syarat calon peserta Lelang : (1) Surat Pengantar Pendaftaran sebagai Peserta Lelang (2) Pakta Integritas yang ditandatangani calon rekanan (3) Akta pendirian Perusahaan beserta perubahan terakhir (4) Susunan Pengurus Perusahaan


(5)

(6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

Kegiatan

Hal 35

Mulai Berlaku

Edisi III

Neraca Perusahaan dan laporan Laba Rugi tahun terakhir, untuk pengadaan diatas Rp 1.000.000.000,- dilengkapi dengan opini tidak disclaimer, yang dikeluarkan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) atau Badan Lain yang berwenang. Surat Ijin Usaha sesuai bidangnya Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Fotocopy bukti tanda terima penyampaian Surat Pajak Tahunan (SPT) PPh Pasal 25. Pengalaman dalam usahanya 2 (dua) tahun terakhir sesuai dengan bidang pekerjaan yang akan dilaksanakan. Surat Dukungan dari PerbankanNasional Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) Surat Pernyataan bermaterai Rp 6.000,- bahwa dokumen yang disampaikan adalah benar.

Dokumen tersebut dijilid dan disampaikan dalam 2 (dua) rangkap (Asli dan foto copy). Pemeriksaan dokumen asli dilakukan pada saat Pembukaan Penawaran. d. Penerimaan dan Pendaftaran Calon Peserta Lelang Perusahaan yang berminat mengikuti lelang di PT Askrindo dapat mendaftarkan perusahaannya sesuai persyaratan dalam Pengumuman Lelang dengan memasukkan Dokumen/Data Biodata Calon Peserta Lelang. e.

Pelaksanaan Evaluasi Biodata Calon Peserta Lelang 1) 2)

3) 4)

Evaluasi Biodata Calon Peserta Lelang dilakukan untuk menilai kesesuaian dengan persyaratan dalam Pengumuman Lelang, hasilnya dituangkan dalam Berita Acara Evaluasi Biodata. Calon Peserta Lelang dinyatakan gugur apabila : a) Tidak memenuhi syarat administrasi sesuai ketentuan dalam Pengumuman Lelang b) Tidak menyampaikan dokumen pendaftaran sesuai dengan Pengumuman Lelang Lelang dinyatakan gagal apabila Calon Peserta yang memenuhi persyaratan administrasi kurang dari 3 perusahaan. Berdasarkan Berita Acara Evaluasi Biodata Calon Peserta tersebut, Panitia selanjutnya memproses : a) Pengesahan Daftar Rekanan Terundang (DRTU) Lelang, apabila hasil evaluasi biodata memenuhi persyaratan; atau b) Laporan Lelang gagal dan Persetujuan Lelang Ulang kepada Direktur SDM & Umum, apabila hasil evaluasi biodata tidak memenuhi persyaratan. Selanjutnya pelaksanaan lelang ulang mengikuti tata cara pelaksanaan lelang


f.

Kegiatan

Hal 36

Mulai Berlaku

Edisi III

Undangan Aanw ijzing Penerbitan Undangan Aanwijzing, Pemasukan dan Pembukaan Penawaran untuk Daftar Rekanan Terundang (DRTU) Lelang. Undangan diterbitkan berdasarkan Pengumuman DRTU Lelang, yang memuat: 1) 2) 3) 4)

5)

Tempat, hari dan waktu untuk memperoleh dokumen lelang dan keterangan-keterangan lainnya Tempat, hari dan waktu Aanwijzing/Pemberian Penjelasan Pekerjaan dilaksanakan Tempat, hari dan waktu Pemasukan dan pembukaan Penawaran Biaya untuk penyelenggaraan lelang dan pembukaan dokumen lelang dipungut dari Peserta Lelang yang lulus evaluasi biodata. Biaya untuk penyelenggaraan lelang dan pembuatan dokumen lelang dipungut pada waktu Peserta Lelang mengambil dokumen lelang. Hasil pungutan tersebut merupakan penerimaan Perusahaan dan wajib disetorkan ke Kas perusahaan. Adapun besaran biaya lelang adalah sebagai berikut : a) Untuk nilai pengadaan diatas Rp 3.000.000.000,- s/d Rp 4.000.000.000,- dengan biaya sebesar Rp 400.000,b) Untuk nilai pengadaan diatas Rp 4.000.000.000,- s/d Rp 5.000.000.000,- dengan biaya sebesar Rp 500.000,c) Untuk nilai pengadaan diatas Rp 5.000.000.000,- dengan biaya sebesar Rp 600.000,Apabila terdapat perusahaan yang telah diundang, tetapi tidak mengambil dokumen lelang selambat-lambatnya sebelum pelaksanaan pemasukan penawaran, maka dianggap mengundurkan diri dan tidak dapat mengikuti proses selanjutnya.

g. Penjelasan Spesifikasi Teknis Pekerjaan/Aanw ijzing 1) 2)

3)

4)

Aanwijzing dilakukan kepada para Peserta lelang yang diundang dan dihadiri juga oleh Panitia, Peserta dan unit kerja pengguna/user.

Penjelasan RKS meliputi: a) Dasar pelaksanaan pekerjaan b) Spesifikasi teknis pekerjaan oleh User c) Dokumen administrasi, Harga dan Teknis dalam lelang d) Tata cara pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran e) Keterangan lainnya yang dibutuhkan Aanwijzing mengenai dokumen lelang dan keterangan lainnya, termasuk perubahannya, dituangkan dalam Berita Acara Aanwijzing, yang ditandatangani oleh Panitia, User dan minimal 2 (dua) Perwakilan Peserta Lelang. Dengan telah dilaksanakannya Aanwijzing (penjelasan pekerjaan) harus dihindarkan adanya tambahan ketentuan yang timbul kemudian. Jika diperlukan penjelasan tambahan, maka penjelasan tersebut harus disampaikan kepada semua peserta secara tertulis.


5)

Kegiatan

Hal 37

Mulai Berlaku

Edisi III

Apabila terdapat Peserta yang telah mengambil dokumen lelang, tetapi tidak menghadiri Aanwijzing, maka dapat tetap ikut serta dalam proses lelang, dengan catatan Peserta tersebut dianggap telah memahami dan menyetujui isi RKS dan Berita Acara Aanwijzing. Pernyataan keberatan Peserta tersebut pada saat Pembukaan Penawaran, dengan alasan tidak memahami RKS dan Berita Acara Aanwijzing tidak dapat diterima oleh Panitia.

h. Pemasukan Dokumen Penawaran Dokumen penawaran yang disampaikan adalah sesuai dengan persyaratan dalam RKS dan Berita Acara Aanwijzing, meliputi: 1) Dokumen Penawaran Harga 2) Dokumen Teknis (jika diperlukan). i.

Pembukaan Dokumen Penawaran 1)

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembukaan dokumen penawaran : a) Pada waktu yang telah ditentukan, Panitia menyatakan dihadapan para Peserta lelang bahwa saat penyampaian dokumen penawaran telah ditutup. b) Setelah saat penyampaian dokumen penawaran ditutup, tidak dapat lagi diterima koreksi kekurangan syarat-syarat dokumen penawaran, surat keterangan dan sebagainya dari para Peserta. c) Peserta Lelang dinyatakan gagal apabila: (1) Peserta terlambat menyampaikan dokumen penawaran sesuai ketentuan dalam RKS dan Berita Acara Aanwijzing (2) Peserta tidak hadir pada saat Pembukaan Penawaran.

2)

Pemeriksaan Keaslian Dokumen Administrasi yang telah disampaikan pada saat pendaftaran. Peserta dinyatakan gugur apabila: a) Tidak membawa asli dokumen administrasi yang telah disampaikan dalam tahap evaluasi biodata b) Dokumen asli tidak sesuai dengan foto copy

3)

Pemeriksaan dan evaluasi dokumen penawaran harga atau teknis untuk Peserta Lelang yang lulus pemeriksaan keaslian dokumen administrasi. Pembukaan dokumen penawaran dilakukan sebagai berikut : a)

Dokumen Harga (1) Untuk dokumen 1 (satu) Peserta yang sedang dievaluasi oleh Panitia, disaksikan oleh minimal 2 (dua) Saksi dari Peserta lainnya. Dokumen Penawaran dibuka dan dibaca dengan jelas, sehingga terdengar oleh semua Peserta. (2) Panitia memeriksa, menunjukkan dan membacakan dihadapan para Peserta lelang mengenai kelengkapan Dokumen Penawaran Harga, yang meliputi: Surat Penawaran Harga dan Jaminan Penawaran Asli, terhadap Peserta yang lulus evaluasi administrasi.


(3)

(4)

(5)

4)

Kegiatan

Hal 38

Mulai Berlaku

Edisi III

Apabila dalam harga penawaran tidak melebihi 10% di atas HPS atau 10% di bawah HPS, maka Panitia Lelang menetapkan 3 (tiga) Peserta yang telah memasukkan penawaran yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Penawaran dinyatakan gugur apabila: (a) Surat Penawaran Harga tidak ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan, tidak diberi tanggal, dan tidak distempel (b) Surat Penawaran Harga tidak mencantumkan masa berlakunya penawaran, atau mencantumkan kurun waktu kurang dari yang diminta dalam dokumen lelang (c) Jaminan Penawaran : Besaran jaminan kurang dari nilai nominal yang dipersyaratkan dalam dokumen lelang Masa berlakunya tidak sesuai dengan yang disyaratkan dalam dokumen lelang (d) Harga penawaran tidak melebihi 10% di atas HPS atau 10% di bawah HPS (e) Rincian harga penawaran tidak sama dengan Total Harga Penawaran (f) Tidak terdapat daftar jumlah dan harga (khusus untuk kontrak harga satuan) Hasil pembukaan penawaran (Dokumen Administrasi dan harga) dituangkan dalam Berita Acara Pembukaan Penawaran, yang ditandatangani oleh Panitia dan minimal 2 (dua) wakil Peserta lelang.

b) Dokumen Teknis (jika ada) (1) Apabila terdapat dokumen teknis, maka pemeriksaan dan evaluasi dokumen teknis dilakukan terhadap Peserta Lelang yang luluspemeriksaan dokumen administrasidan evaluasi dokumen penawaran harga. (2) Dokumen teknis disimpan oleh Panitia dan dibuka pada awal pelaksanaan penilaian teknis yang dilaksanakan oleh User/Tim Teknis, sesuai koordinasi Panitia Lelang secara administratif. (3) Penilaian teknis dilakukan terhadap urutan I, II dan III berdasarkan hasil evaluasi keaslian dokumen administrasi dan evaluasi harga. (4) Penilaian teknis tersebut dilakukan oleh User/Tim Teknis, yang selanjutnya dilaporkan kepada Panitia Lelang. Lelang dinyatakan gagal apabila: a) Peserta yang memenuhi syarat evaluasi keaslian dokumen administrasi kurang dari 3 (tiga) peserta. b) Tidak ada peserta yang memenuhi syarat saat evaluasi harga dan/atau evaluasi teknis. c) Sanggahan dari rekanan ternyata benar d) Pelaksanaan lelang tidak sesuai dengan ketentuan dokumen lelang.


Kegiatan

Hal 39

Mulai Berlaku

Edisi III

j.

Peninjauan Lapangan 1) Peninjauan perusahaan dilakukan terhadap Calon Pemenang I, untuk mengetahui kondisi kantor, tenaga administrasi, peralatan dan keterangan lain yang disampaikan dalam dokumen penawaran. 2) Peninjauan perusahaan dilakukan terhadap Calon Pemenang II dan III secara berturut-turut, apabila Calon Pemenang I tidak memenuhi syarat. 3) Hasil peninjauan perusahaan dituangkan dalam Berita Acara Peninjauan Perusahaan yang ditandatangani oleh Panitia.

k.

Penetapan dan Usulan Calon Pemenang 1) Keputusan Calon Pemenang Lelang ditetapkan oleh Panitia Lelang berdasarkan Berita Acara Pembukaan Penawaran, Penilaian Teknis dan Berita Acara Peninjauan Perusahaan, yang dituangkan dalam Berita Acara Penetapan Pemenang. 2) Dalam hal 2 (dua) peserta atau lebih mengajukan harga yang sama atau memperoleh penilaian teknis dan harga dengan bobot yang sama, maka Panitia dalam putusannya mempertimbangkan mengenai kecakapan dan kemampuan dari peserta untuk menyelesaikan pekerjaannya, yang dicatat dalam Berita Acara. 3) Calon pemenang lelang harus sudah ditetapkan oleh Panitia Lelang selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah pembukaan dokumen penawaran atau penyampaian hasil penilaian teknis (jika ada). 4) Berdasarkan Berita Acara Penetapan Pemenang Lelang, selanjutnya Panitia Lelang melaporkan dan menyampaikan usulan Calon Pemenang Lelang kepada Direksi melalui Direktur Umum.

l.

Penetapan Pemenang dan Pengumuman Pemenang Lelang 1) Berdasarkan usulan Calon Pemenang Lelang dari Panitia Lelang, maka Direksi menetapkan Pemenang Lelang. 2) Keputusan Direksi tentang penetapan pemenang lelang diumumkan oleh Panitia kepada para peserta selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya keputusan tersebut.

m. Masa Sanggah 1) Terhadap peserta yang berkeberatan atas penetapan pemenang lelang diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan secara tertulis kepada Pejabat yang berwenang selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah hari pengumuman. 2) Sanggahan hanya dapat diajukan terhadap pelaksanaan prosedur lelang. Sanggahan diproses dengan syarat : a) Penyanggah menyerahkan jaminan sanggah banding sebesar 3% dari Nilai Penawaran Pemenang I Lelang, yang diterbitkan oleh Bank Pemerintah atau Bank Pembangunan Daerah (BPD). b) Sanggahan disertai bukti terhadap materi sanggahan. c) Jaminan sanggah banding dikembalikan kepada Penyanggah jika sanggahannya terbukti benar secara hukum dan menjadi hak PT Askrindo jika sanggahannya terbukti tidak benar secara hukum. d) Jawaban terhadap sanggahan diberikan secara tertulis selambatlambatnya dalam waktu 4 (empat) hari kerja setelah diterimanya sanggahan tersebut.


Kegiatan

Hal 40

Mulai Berlaku

Edisi III

n. Penunjukan Pemenang 1) Penunjukan Pemenang hanya dapat dilakukan setelah tidak ada sanggahan atau penolakan atau masa sanggah sudah berakhir. 2) Peserta yang dinyatakan menang wajib menerima penunjukan tugas dan jika mengundurkan diri, maka jaminan penawaran peserta yang bersangkutan menjadi milik PT Askrindo untuk dicairkan dan peserta tersebut masuk Daftar Black List. 3) Dalam hal Pemenang Pertama Lelang mengundurkan diri, maka Pemenang urutan selanjutnya secara berturut-turut dapat ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan Barang/Jasa dan terhadap penawarannya dilakukan Negosiasi Teknis dan Harga, dengan maksimal harga adalah penawaran Pemenang Pertama. 4) Jika Pemenang Ketiga tidak bersedia ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan, maka dilakukan Lelang Ulang. 5) Keputusan penunjukkan Pemenang harus dibuat selambat-lambatnya 9 (sembilan) hari kerja setelah masa sanggah berakhir. 6) Seluruh dokumen dalam proses lelang merupakan dasar dan bagian tak terpisahkan dari Perjanjian/Kontrak. 7) Apabila Rekanan Pemenang dalam jangka waktu yang telah ditetapkan tidak melaksanakan pekerjaan/penyerahan Barang atau mengundurkan diri setelah menandatangani perjanjian/kontrak, maka Jaminan Pelaksanaan menjadi milik PT Askrindo. 8) Penunjukan Rekanan selanjutnya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan. o. Pembuatan Surat (PKS)/Kontrak

Perintah

Kerja

(SPK)/Perjanjian

Kerjasama

p. Lelang Ulang Dalam hal pelaksanaan lelang karena alasan tertentu dinyatakan gagal, maka Panitia Lelang atas persetujuan Pejabat yang berwenang mengadakan lelang ulang. q. Lelang Terbatas 1) Lelang Terbatas dilaksanakan terhadap Barang-Barang yang sifatnya khusus/spesifik, yang hanya dapat dilaksanakan oleh beberapa rekanan tertentu saja atau terhadap Barang yang telah ditentukan mereknya. 2) Prosedur Lelang Terbatas sama dengan Prosedur Lelang Umum, kecuali : a) Sebelum Pengumuman, Panitia meminta rekomendasi Distributor atau Agen dari Principal minimal 3 (tiga) Distributor atau Agen. b) Pada saat pengumuman lelang di media cetak dan/atau media elektronik sudah mencantumkan judul Lelang Terbatas. c) Perusahaan yang berminat dapat mengajukan pendaftaran sebagai Calon Peserta Lelang dengan melampirkan surat rekomendasi penunjukan sebagai Distributor atau Agen dari Principal (Pemegang Merek).


Kegiatan

Hal 41

Mulai Berlaku

Edisi III

5. Penunjukan Langsung Prosedur Penunjukan Langsung adalah sebagai berikut : 1)

2) 3) 4)

5)

6) 7)

Menerima surat permintaan pengadaan dari unit kerja pengguna/user, yang memuat : a) Spesifikasi teknis b) Perkiraan biaya c) Analisa unit kerja pengguna/user terhadap jenis Barang/Jasa yang diminta dan disetujui oleh Direksi. Pembuatan Surat Permintaan Persetujuan Pengadaan kepada Direksi melalui Direktur Umum. Membuat Surat Persetujuan Penunjukan Langsung Rekanan dari Direktur Utama. Pembuatan SPPH pada rekanan yang ditunjuk, dengan syarat administrasi: a) Akta Pendirian Perusahaan beserta perubahan terakhir b) Pakta Integritas yang ditandatangani calon rekanan c) Surat Ijin Usaha sesuai bidangnya d) Tanda Daftar Perusahaan (TDP) e) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) f) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP) g) Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) h) Surat Pernyataan bermaterai Rp 6.000,- bahwa dokumen yang disampaikan adalah benar. Penerimaan SPH, yang harus dilampirkan syarat administrasi sesuai dengan permintaan dokumen dalam SPPH. SPH yang diterima dievaluasi dan diperiksa kelengkapannya. Hasil evaluasi dan pemeriksaan dituangkan dalam bentuk cek list kelengkapan yang ditandatangani oleh Kepala Divisi SDM dan disetujui oleh Direktur Utama melalui Direktur Bidang. Negosiasi Teknis dan Harga dengan mengacu pada Harga Perkiraan Sendiri (HPS/OE), hasilnya dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi Harga. Surat Penunjukan Pemborong.

6. Pengadaan Langsung Pengadaan Langsung dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan Barang/Jasa yang sifatnya sangat mendesak, darurat dan tidak direncanakan dalam RKAP. Prosedur pengadaan oleh DH SDM/AMD dengan mengacu pada proses Penunjukan Langsung. Dilaksanakan oleh DH SDM/AMD, wewenang persetujuan adalah Direksi melalui Direktur Umum. C. HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) 1. Dalam pengadaan barang/jasa, perusahaan wajib menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sebagai alat kendali dalam melakukan proses negosiasi atas penawaran.


Kegiatan

Hal 42

Mulai Berlaku

Edisi III

2. Untuk HPS yang dapat ditetapkan berdasarkan kewenangan yang dimiliki oleh DH SDM/Sekretaris Perusahaan/DDH Pengadaan Barang & Jasa/DDH Sekretariat (untuk pengadaan Kantor Pusat), AMD (untuk pengadaan di Kantor Cabang), disusun usulan HPS oleh pejabat satu level dibawah pejabat tersebut. 3. Batas kewenangan menentukan HPS untuk masing-masing pejabat sebagaimana pada butir 1 tersebut diatas adalah sesuai dengan ketentuan pada Bab II huruf C angka 3. 4. HPS ditetapkan dengan menggunakan data dasar dan mempertimbangkan: (1) Pengadaaan jasa konstruksi a. Analisis harga satuan pekerjaan yang bersangkutan. b. Perhitungan biaya oleh Konsultan untuk pengadaan dengan nilai diatas Rp. 1.000.000.000,-. c. Harga Kontrak/Perjanjian Kerjasama (PKS) untuk Barang/pekerjaan sejenis setempat yang pernah dilaksanakan. d. Harga/tarif Barang/Jasa dikeluarkan oleh pabrikan/agen tunggal atau lembaga independen. e. Daftar harga standard/tarif biaya yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang. (2)

Pengadaan barang a. Harga pasar setempat pada waktu penyusunan HPS. b. Perhitungan HPS dengan cara menghitung harga rata-rata dari hasil survey minimal terhadap 3 (tiga) responden. c. Harga Kontrak/Perjanjian Kerjasama (PKS) untuk Barang/pekerjaan sejenis setempat yang pernah dilaksanakan. d. Harga/tarif Barang/Jasa dikeluarkan oleh pabrikan/agen tunggal atau lembaga independen. e. Daftar harga standard/tarif biaya yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang. f. Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

(3)

Untuk pengadaan jasa konsultan, HPS diperkirakan dengan mempertimbangkan Daftar referensi harga standard/tarif biaya yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang.

5. HPS telah memperhitungkan: a. Pajak Pertambahan Nilai (PPN). b. Keuntungan yang wajar bagi penyedia Barang/Jasa. 6. HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain dan Pajak Penghasilan (PPh) penyedia Barang/Jasa. 7. Nilai HPS maksimal sebesar anggaran.


Kegiatan

Hal 43

Mulai Berlaku

Edisi III

D. SURAT PERINTAH KERJA (SPK)/PERJANJIAN KERJASAMA (PKS) Hal-hal yang patut mendapat perhatian dalam SPK/PKS adalah : 1. Unsur-unsur dalam SPK/PKS : a. Adanya para pihak, yaitu pihak pengguna dan pihak penyedia Barang/Jasa b. Kewenangan para pihak yang menandatangani SPK/PKS c. Kesepakatan para pihak d. Obyek atau ruang lingkup perjanjian 2. SPK memuat: a. Pokok pekerjaan yang harus dilaksanakan. b. Persyaratan dan spesifikasi teknis c. Harga yang tetap dan pasti. d. Tata cara dan syarat-syarat pembayaran. e. Jangka waktu penyelesaian pekerjaan/penyerahan Barang. f. Sanksi dalam hal rekanan tidak memenuhi perjanjian. g. Jaminan Pelaksanaan dan Jaminan Uang Muka (bila ada), Jaminan Pemeliharaan (bila perlu). 3. PKS memuat : a. Pokok pekerjaan yang harus dilaksanakan. b. Persyaratan dan spesifikasi teknis. c. Harga yang tetap dan pasti. d. Tata cara dan syarat-syarat pembayaran. e. Jangka waktu penyelesaian pekerjaan/penyerahan Barang. f. Sanksi dalam hal rekanan tidak memenuhi perjanjian. g. Jaminan Pelaksanaan dan Jaminan Uang Muka (bila ada), Jaminan Pemeliharaan (bila perlu). h. Ketentuan tentang pemotongan Pajak. i. Penyelesaian Perselisihan. j. Status Hukum. 4. Pembuatan SPK/PKS, dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pembuatan SPK untuk nilai pengadaan s.d Rp. 500.000.000,-. b. Pembutan PKS untuk nilai pengadaan diatas Rp. 500.000.000,- dengan terlebih dahulu dibuat SPK. 5. Kewenangan menandatangani SPK/PKS a. Kantor Pusat : 1) Nilai pengadaan s.d Rp. 500.000.000,- oleh DDH Pengadaan Barang & Jasa dan DDH Sekretariat 2) Nilai pengadaan antara Rp 500.000.000,- s.d Rp 1.500.000.000,- oleh DH SDM/Sekretaris Perusahaan 3) Nilai pengadaan diatas Rp 1.500.000.000,- s.d Rp. 3.000.000.000,- oleh Direktur Umum. 4) Nilai pengadaan diatas Rp. 3.000.000.000,- oleh Direktur Utama. b. Kantor Cabang : sesuai dengan batasan kewenangan AMD.


E.

Kegiatan

Hal 44

Mulai Berlaku

Edisi III

EVALUASI KINERJA REKANAN 1. Evaluasi Kinerja Rekanan dilaksanakan untuk mendapatkan rekanan yang baik dan bertanggung jawab dalam melaksanakan pengadaan Barang/Jasa di lingkungan PT Askrindo (Persero) dan digunakan sebagai bahan pertimbangan penyusunan Daftar Rekanan Terpilih (DRT). 2. DH SDM di Kantor Pusat dan AMD di Kantor Cabang melakukan evaluasi terhadap kinerja rekanan setiap tahun. 3. Apabila kinerja Rekanan dinilai kurang baik dalam satu tahun, maka Rekanan yang bersangkutan tidak dapat menjadi rekanan PT (Persero) Askrindo dan masuk dalam black list rekanan. 4. Batas waktu untuk melakukan review ulang terhadap Hasil Evaluasi Kinerja Rekanan yang mendapat nilai kurang dan masuk dalam black list adalah 2 (dua) tahun dan dapat dipertimbangkan untuk dimasukkan ke dalam DRT perusahaan.

F.

REKAPITULASI EVALUASI KINERJA REKANAN 1. Penyusunan Rekapitulasi Evaluasi Kinerja Rekanan dilakukan oleh DDH Pengadaan Barang & Jasa. 2. Rekapitulasi evaluasi kinerja Rekanan tersebut dilaporkan kepada DH SDM dan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam rangka penyusunan DRT tahun yang akan datang.

No title

Recommend Documents