BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Lingkungan
dunia
usaha
selalu
berubah
seiring
dengan
perkembangan jaman yang terus menerus. Perubahan ini pada akhirnya akan membawa pengaruh terhadap kondisi perekonomian Indonesia yang semakin terbuka sehingga menyebabkan semakin ketatnya persaingan antar badan usaha. Kondisi ini menyebabkan semua penghasil barang dan dan jasa menghadapi lingkungan yang semakin kompetetif dan menuntut efisiensi tinggi dalam penggunaan sumber daya secara ekonomis. Tuntutan untuk lebih efisien, inovatif dan konsisten dalam melakukan kegiatan merupakan keputusan yang harus dipenuhi. Semua itu akan tercapai apabila penyimpangan-penyimpangan dapat ditekan serendah mungkin, dan jika mungkin dapat dihapuskan. Pada momentum inilah peranan internal audit diperlukan dan diharapkan mampu menjawab setiap permasalahan yang terjadi. Selain melakukan pengawasan terhadap aktivitas
yang
dilakukan
oleh
personel
dalam
suatu
badan
usaha,departemen internal audit juga diharapkan dapat memberikan rekomendasi atas penyimpangan yang telah dilakukan, departemen internal audit mempunyai akses untuk masuk ke semua bidang yang ada dalam badan usaha tersebut. Indepensi ini penting untuk membatasi pengaruh departemen lain agar auditor dapat melaksanakan pakerjaanya 1
2
secara bebas dan obyektif. Bebas artinya tidak ada paksaan dan tidak ada paksaan dan tidak ada pengaruh dari pihak lain dalam melakukan pemeriksaan. Obyektif artinya melihat suatu permasalahan dengan pikiran yang jernih dan tidak memihak kepentingan sepihak. Tanpa departemen internal audit dalam satu badan usaha akan memungkinkan penyimpangan-penyimpangan semakin sulit terlihat. Kolusi antar personel maupun dengan pihak ekstern semakin tinggi dan akhirnya menjadi penggelapan dari dalam. Tujuan akhir dari internal audit adalah memberikan laporan yang berisi temuan pemeriksaan mengenai penyimpangan dan kecurangan sehingga perusahaan dapat menekan biayabiaya yang seharusnya tidak terjadi. Perusahaan akan merasa dipenuhi keinginannya apabila hasil dari kualitas audit yang dilakukan mempunyai output yang tinggi, biaya yang dikeluarkan kecil serta laba yang dihasilkan meningkat. Dan pada akhirnya pelanggan juga merasa puas karena mereka membeli produk yang berkualitas dengan harga murah. Untuk mencapai tujuan ini perlu dilakukan pemeriksaan operasional terutama pada fungsi produksi agar badan usaha dapat menghasilkan produk sesuai keinginan pelanggan. Demikian dengan prosedur akutansi yang berhubungan dengan fungsi produksi untuk dapat menghasilkan informasi yang handal dan akurat. 1.2.
Rumusan masalah Dengan melihat pentingnya suatu perusahaan untuk mempunyai departemen internal audit, maka masalah dalam skripsi ini dapat
3
dirumuskan sebagai berikut : “Bagaimana penerapan audit operasional atas fungsi produksi untuk mengetahui penyebab terjadinya keterlambatan pengiriman barang pesanan ke pelanggan?.”
1.3.
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah untuk mengetahui penerapan audit operasional atas fungsi produksi untuk mengetahui penyebab terjadinya keterlambatan pengiriman barang pesanan ke pelanggan, yang meliputi fungsi produksi dan penyebab keterlambatan pengiriman.
1.4.
Manfaat Penelitian Manfaat penelitian yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : a. Manfaat bagi Universitas Wijaya Putra, yaitu dapat digunakan sebagai sarana penambah khasana ilmu pengetahuan, menambah koleksi perpustakaan, yang diharapkan dapat memperkaya wawasan bagi para mahasiswa. b. Manfaat bagi suatu organisasi/perusahaan dan juga memberikan rekomendasi kepada pihak manajemen untuk meningkatkan efisiensi fungsi produksi. c. Manfaat bagi penulis Dari hasil kegiatan mempelajari, meneliti serta membandingkan teoriteori yang telah di dapat selama di perguruan tinggi dengan
4
permasalahan yang ada diharapkan penulis dapat menambah pengetahuan seta memperluas wawasan. d. Manfaat bagi pembaca Sebagai dasar pembanding bagi pembaca
5
BAB II TELAAH PUSTAKA
2.1. Landasan Teori 2.1.1. Pengertian Pengauditan Untuk mengetahui dengan jelas pengertian pengauditan, maka berikut ini akan dikemukakan definisi-definisi pengauditan yang diambil dari beberapa sumber. Menurut Arens and Loebbeeke (2002:2) adalah sebagai berikut: Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about quantifiable information of an economic entity to determine and report on the degree of corespondence between the information and established criteria. Auditing should be done by competent indepedent person. Pengertian pengauditan mengandung unsur-unsur sebagai berikut a. Suatu proses yang sistematis, artinya pengauditan dilakukan tahap demi tahap dan memerlukan suatu perencanaan yang cermat serta pemilihan teknik pengauditan yang tepat. b. Adanya
informasi
yang
dapat
diukur(quantifiable
information)dan kriteria tertentu (established criteria) atau seperangkat standart (set of standards).informasi yang dapat
6
diukur merupakan informasi yang dapat didiversifikasi atau diperiksa kebenarannya. Informasi tersebut merupakan milik kesatuan ekonomi tertentu. Dalam pengauditan dilakukan penilaian terhadap tingkat kesesuaian suatu informasi asersi dengan kriteria atau standar yang telah ditetapkan. c. Adanya bukti-bukti pengauditan (evidence) yang merupakan informasi atau keterangan yang digunakan oleh pemeriksa untuk menilai tingkat kesuksesan suatu informasi dengan kriteria yang ditetapkan.
Dalam
setiap
pengauditan,pemeriksa
harus
mengumpulkan bukti-bukti pengauditan yang cukup dan kompeten.dan mengevaluasi bukti-bukti tersebut berdasarkan kriteria yang ditetapkan. d. Pengauditan
harus
dilakukan
oleh
seseorang
yang
berpengetahuan cukup untuk dapat mengerti kriteria yang ditetapkan dan cukup kompeten untuk menentukan jenis dan jumlah dari bukti-bukti yang diperlukan agar ia dapat menarik kesimpulan yang tepat. Seorang auditor juga harus bersikap independen,artinya tidak memihak. e. Komunikasi hasil penemuan penemuan pengauditan kepada para pemakai laporan pengauditan, sehingga dapat menyampaikan tingkat kesesuaian antara apa yang diperiksa dengan kriteria yang ditetapkan kepada pemakainya.
7
2.1.2. Jenis-Jenis Pengauditan Pengauditan dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Pembagian ini dimaksudkan untuk menetukan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dengan diadakannya pengauditan tersebut. Arens and loebbecke (2001;4)menyatakan ada tiga jenis pengauditan : 1. Audit operasional(operational audit) Audit opersional yaitu melihat kembali prosedur dan metode yang digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi efisiensi atau efektivitas. Tujuannya untuk memberi rekomendasi kepada manajemen dalam memperbaiki operasi perusahaan. 2. Audit ketaatan (compliance audit) Audit ketaatan yaitu auditor menentukan apakah perusahaan sudah berjalan sesuai dengan peraturan yang ada. 3. Audit laporan keuangan (audit financial statement) Audit laporan keuangan lebih mengarah pada laporan keuangan secara keseluruhan dan kualitas informasi yang dihasilkan. 2.2. Perbedaan Pengauditan Keuangan Dengan Pengauditan Operasional Sebelum melaksanakan pengauditan operasional, hendaknya kita mengetahui perbedaan antara pengauditan operasional dengan pengauditan keuangan biasa. Perbedaan pertama terletak pada pengauditan keuangan yang berorientasi pada masa lalu dan lebih menekankan pada apakah nformasi historis dicatat dengan benar.Sedangkan pengauditan operasional berorientasi
8
pada kinerja operasi masa mendatang dan lebih menekankan dari pada efisiensi dan efektifitas. Perbedaan yang kedua adalah dalam hal distributor laporan. Laporan yang ditertibkan sebagai hasil dari pengauditan keuangan ditunjukkan kepada banyak detail, sehingga kata-kata yang digunakan dalam laporan tersebut harus tepat. Sedangkan laporan pengauditan operasional sangat berbeda dari satu pengauditan ke pengauditan lainnya karena keterbatasan distribusi laporan operasional dan beragamnya sifat pengauditan untuk efisiensi dan efektivitas. Perbedaan yang ketiga adalah mengenai keterlibatan bidang bukan keuangan. Pengauditan operasional mencakup banyak aspek efisiensi dan efektivitas dalam badan usaha, oleh karenanya banyak melibatkan berbagai aktivitas yang khas, Pengauditan keuangan dibatasi hanya pada hal-hal yang langsung mempengaruhi kewajaran penyajian laporan keuangan.
2.3. Proses Produksi 2.3.1. Pengertian Proses Produksi Salah satu fungsi yang sangat penting dalam badan usaha industri adalah fungsi produksi. Secara umum, proses produksi meliputi segala kegiatan untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang atau jasa. Melalui proses produksi, terjadi perubahan bentuk, volume, dan kegunaan dari bahan baku menjadi barang jadi yang memiliki nilai ekonomis yang lebih tinggi dari semula.
9
Proses produksi merupakan cara, metode dan tekhnik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang, mengubah sesuatu yang nilainya lebih rendah menjadi sesuatu yang memiliki nilai lebih tinggi, dengan menggunakan sumber-sumber yang ada seperti bahan baku, tenaga kerja, mesin, dana, dan sumber-sumber lainnya, sehingga produk yang di hasilkan dapat memberi kepuasan kepada konsumen.
2.4. Pengauditan Operasional 2.4.1. Pengertian Pengauditan Operasional Sampai saat ini belum ada kesepakatan mengenai definisi pengauditan operasional. Oleh karenanya, pengauditan operasional sering juga disebut sebagai pengauditan manajemen, pengauditan prestasi, pengauditan sistem, pengauditan efisiensi, dan berbagai istilah lainnya. Beberapa penulis tidak membedakan pengertian istilah-istilah di atas, tetapi ada juga penulis yang membedakannya. Berdasakan definisi di atas dapat diartikan bahwa pengauditan operasional adalah: a. Merupakan suatu proses penelaahan yang sistematis atas aktivitas, metode, dan prosedur pengelolaan suatu badan usaha. b. Mengevaluasi efektivitas dan efisiensi dari aktivitas, metode, dan prosedur pengelolaan yang dilakukan oleh suatu badan usaha.
10
c. Melaporkan hasil evaluasi kepada pihak yang berwenang dan memberikan rekomendasi yang berguna bagi peningkatan dan perbaikan kepada pihak manajemen. 2.4.2. Komponen Operasional Audit Pengauditan operasional umumnya berkaitan dengan penilaian efisiensi serta efektivitas dari aktivitas, metode, dan prosedur yang dilakukan oleh suatu bada nusaha. Pengauditan operasional telah berorientasi ke masa depan, artinya hasil dari penilaian berbagai kegiatan operasional tersebut diharapkan dapat membatu manajemen dalam meningkatkan efektivitas pencapai tujuan yang ditetapkan oleh badan usaha. Ada empat komponen audit, yaitu: 1. KeuanganFokusutamakomponen ini adalah ketepatan akuntansi dan prosedur pencatatan yang memadai. 2. Ketaatan Ketaatan adalah pemenuhan mengenai ketaatan hukum yang dapat dipakai dan peraturan-peraturan, kebijaksanaan serta prosedur internal. 3. Ekonomi dan efisiensi Komponen ini mengenai pencapaian keseimbangan optimum antara biaya dan hasil. Di mana auditor mengevaluasi antara biaya minimal dan produktivitas maksimal. 4. Efektivitas Komponen ini mengenai hasil-hasil dan prestasi pang dicapai dan keuntungan yang didapatkan. Dalam mengevaluasi
efektivitas
dari
kegiatan
operasi,
auditor
11
menanyakan apakah aktivitas mencapai tujuan akhir analisa adalah kualitatif daripada kuantitatif. 2.4.3. Tujuan Pengauditan Operasional Tujuan pengauditan operasional adalah sebagai berikut: a. Untuk menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam badan usaha. b. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya manusia, mesin, dana, dan harta lainnya) yang dimiliki oleh badan usaha telah digunakan secara efisien dan ekonomis. c. Untuk menilai efektivitas badan usaha dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. d. Untuk memberikan rekomendasi kepada manajemen puncak untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan
yang
terdapat
dalam
penerapan struktur pengendalian internal, sistem pengendalian manajemen dan prosedur operasional badan usaha, dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektivitas dari kegiatan operasi badan usaha.
2.4.4. Manfaat Pengauditan Operasional Identifikasi tujuan, kebijaksanaan, sasaran, dan prosedur organisasi yang sebelumnya tidak jelas. a. Identifikasi tujuan, kebijaksanaan, sasaran, dan prosedur organisasi yang sebelumnya tidak jelas.
12
b. Identifikasi kriteria yang dapat dipergunakan untuk mengukur tingkat tercapainya tujuan organisasi dan menilai kegiatan manajemen. c. Evaluasi yang independen dan obyektif atas suatu kegiatan tertentu. d. Penetapan apakah organisasi sudah mematuhi prosedur, peraturan, kebijaksanaan, serta tujuan yang telah ditetapkan. e. Penetapan
efisiensi
dan
efektivitas
sistem
pengendalian
manajemen. f. Penetapan tingkat keandalan dan kemanfaatan dari berbagai laporan manajemen. g. Identifikasi daerah-daerah pemasalahan dan mungkin juga penyebabnya. h. Identifikasi berbagai kesempatan yang dapat dimanfaatkan untuk lebih meningkatkan laba, mendorong pendapatan dan mengurangi biaya untuk hambatan dalam organisasi. 2.4.5. Jenis-Jenis Pengauditan Operasional 1. Fungsional 2. Terorganisasi 3. Penugasan khusus Pengauditan fungsional berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu badan usaha secara keseluruhan. dimana fungsi merupakan suatu alat penggolongan kegiatan badan usaha, seperti
13
fungsi penagihan atau fungsi produksi. Keunggulan pengauditan operasional adalah memungkinkan adanya spesialisasi dalam suatu bidang tertentu sedangkan kekurangan pengauditan fungsional adalah tak dievaluasinya fungsi yang saling berkaitan. Pengauditan operasional atas suatu organisasi menyangkut keseluruhan unitorganisasi, seperti departement, cabang atau anak badan usaha.Penekanan dalam suatu pengauditan organisasional adalah seberapa efisiensi dan efektif
fungsi-fungsi saling
berinteraksi. Oleh karena itu rencana organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasi aktivitas yang ada sangat penting dalam pengauditan organisasi. Penugasan
pengauditan
operasional
khusus
timbul
atas
permintaan manajemen. Sebagai contoh adalah pengauditan untuk menentukan penyebab ketidakefisienan dalam EDP system dan pengauditan kemungkinan terjadinya penyelewengan dalam suatu divisi. 2.4.6. Keterbatasan Pengauditan Operasional Pengauditan operasional mempunyai beberapa keterbatasan. Keterbatasan ini muncul karena pengauditan yang dilakukan tidak dapat menyelesaikan semua masalah yang ditemukan dalam badan usaha.Menurut Nugroho Widjayanto (2002:23), keterbatasan utama dan pengauditan operasional adalah waktu, keahlian ,yang diperlukan dan biaya. Dalam pengauditan operasional, waktu merupakan salah
14
satu keterbatasan yang seringkali dihadapi oleh pemeriksa. Hal ini disebabkan karena pemeriksa harus memberikan informasi dengan segera kepada manajemen, supaya masalah yang dihadapi dapat segera terselesaikan. Untuk mengatasi keterbatasan waktu ini, pengauditan operasional dilakukan secara teratur untuk menjamin bahwa permasalahan penting yang dihadapi oleh badan usaha tidak berlarut-larut. Keterbatasan lain dalam pengauditan operasional adalah kurangnya pengetahuan pemeriksa. Hal ini disebabkan karena pengauditan operasional mencakup bidang bisnis yang sangat luas, dan tidak mungkin bagi seorang pemeriksa untuk menguasai semua bidang bisnis. Faktor biaya pun menjadi salah satu keterbatasan pengauditan operasional. Hal ini disebabkan karena pengauditan juga membutuhkan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk dilaktikannya pengauditan operasional. Keterbatasan biaya ini mengakibatkan pemeriksa harus menentukan prioritas tertentu dalam melaksanakan tugasnya. 2.4.7. Tahap-Tahap Pengauditan Operasional Sebelum melakasanakan tugasnya, seorang pemeriksa hendaknya merencanakan tahap-tahap pengauditan yang akan dilaksanakannya. Hal ini perlu dilakukan karena hasil yang diperoleh dalam suatu tahap pengauditan akan mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan tahap berikutnya. Dengan adanya perencanaan diharapkan pemeriksa dapat
15
mengkoordinasikan tahap-tahap pengauditan tersebut dan dengan demikian tujuan pengauditan dapat tercapai. Menurut Arens dan Loebbecke (1997:798)ada tiga tahap pengauditan yaitu: 1. Tahap perencanaan a. Menentukan ruang lingkup penugasan b. Menentukan sifat yang tepat dalam penugasan c. Memperoleh informasi mengenai latar belakang unit organisasi d. Memahami struktur pengendalian internal e. Memutuskan bukti-bukti yang tepat yang harus dikumpulkan 2. Tahap pengumpulan dan evaluasi bahan bukti atau pengauditan secara mendalam yang terdiri dari: a. Mengumpulkan dokumentasi b. Mengevaluasi bahan bukti c. Melakukan pengamatan d. Tanyajawab dengan pihak yang terkait 3. Tahap pelaporan dan tindak lanjut yang terdiri dari: a. Membuat laporan pengauditan operasional b. Melakukan tindak lanjut jika rekomendasi diterima 2.5. Struktur Pengendalian Internal 2.5.1. Pengertian Struktur Pengendalian Internal Menurut Bodnar dan Hopwood, pengendalian internal dari suatu badanusaha terdiri dari kebijakan-kebijakan badan usaha serta prosedur-prosedur yang ditetapkan yang dapat dipakai untuk mencapai tujuan dari badan usaha tersebut.pengendalian internal dari suatu badan usaha terdiri dari tiga elemen penting, yaitu:
16
pengendalian terhadap lingkungan pekerjaan, sistem akuntansi, dan pengendalian terhadap prosedur-prosedur yang sudah ditetapkan. Definisi dari sistem pengendalian internal tersebut lebih menekankan kepada tujuan yang hendak dicapai lewat penerapan dari sistem pengendalian internal di dalam suatu badan usaha, melalui elemenelemen yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian internal berlaku untuk semua badan usaha. 2.5.2. Tujuan Pengendalian Internal Tujuan dari sistem pengendalian internal dibagi menjadi dua bagian menurut Mulyadi 11992:86), yaitu: a. Pengawasan Akuntansi Pengawasan akuntansi yang terdiri dari struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama
berkaitan
dan
berhuhungan
langsung
dengan
pengawasan akuntansi dan catatan finansial yang dapat dipercaya. Dalam pengawasan akuntansi biasanya mencakup pengawasan-pengawasan seperti pengesahan dan persetujuan, pemisahan tugas diantara pihak yang mencatat dan membuat laporan, dan dengan pihak pelaksana atau penyimpan aktiva, pengawasan fisik atas aktiva dan internal auditing. b. Pengawasan Administratif Pengawasan ini terdiri dari struktur organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama berkaitan dengan eksistensi operasi dan berpatokan pada
17
kebijaksanaan manajemen dan biasanya hanya mempunyai huhungan yang tidak langsung dengan catatan finansial. Pengawasan administratif ini biasanya mencakup pengawasanpengawasan seperti analisis statistik, penelitian waktu dan gerak laporan pelaksanaan, program pelatihan karyawan, dan kontrol kualitas. Pada dasarnya tujuan dari pengendalian internal adalah untuk melindungi harta kekayaan badan usaha dan mencapai operasi yang efektif dan efisien.
2.5.3. Elemen-Elemen Pengendalian Internal Elemen-elemen Menurut Willson dan Camphell, yang disadur oleh Gunawan
Hutauruk
(1993:129-130),yang
diperlukan
dalarn
pengendalian internal adalah sebagai berikut: a. Personalia yang kompeten dan dapat dipercaya, disertai dengan adanya garis kewenanagan dan tanggungjawab yang ditetapkan dengan jelas. b. Pemisahan tugas yang memadai (segregation of duties). c. Pemisahan tanggung jawab operasional dari pembukuan keuangan. d. Pemisahan
fungsi
penjagaan
harta
dari
catatan-catatan
akuntansi. e. Pemisahan fungsi pemberian otorisasi untuk transaksi-transaksi dari fungsi penjagaanpemeliharaan harta apapun yang ada hubungannya.
18
f. Pemisahan tugas-tugas di dalam fungsi akuntansi. g. Prosedur-prosedur yang wajar untuk pemberian otorisasi terhadap transaksi-transaksi. h. Adanya catatan dan dokumen yang memadai. i. Adanya pengawasan secara fisik yang wajar, baik terhadap harta maupun catatan-catatan. j. Prosedur-prosedur yang wajar untuk pembukuan yang memadai. k. Adanya suatu sistem untuk verifikasi yang independen. Meskipun struktur organisasi yang baik berbeda antara satu badan usaha dengan badan usaha lainnya, namun untuk dapat dikatakan bahwa struktur organisasi tersebut memenuhi tuntutan keandalan, maka harus terdapat pendelegasian wewenang dan batas-batas tanggung jawab dan kekuasaan secara jelas dan tegas. Dalam suatu badan usaha yang ideal, terdapat empat fungsi dasar, yaitu: (1) fungsi penyimpanan, (2) fungsi pencatatan, (3) fungsi pengendalian, (4) fungsi operasional. Untuk keperluan pengendalian internal, maka beberapa jenis tugas yang ada harus dipisahkan penanggungjawabnya. Pada dasarnya kita mengenal dua cara dalam penggabungan fungsi, yaitu: (1) penggabun,gan fung.si secara horisontal, dan (2) penggabungan
fungsi
penggabungan
fungsi
secara secara
vertikal.
Pada
horisontal
prinsipnya,
diperbolehkan,
sedangkan penggabungan fungsi secara vertikal sedapat mungkin dihindarkan. Jadi pemisahan fungsi itu diadakan
19
dengan
maksud
untuk
tercapainya
efektivitas,
efisiensi,
danjaminan keamanan bagi harta milik badan usaha. Menurut Nimwegen yang disadur oleh R.B. Boentaran (1991:10), pemisahan fungsijuga sebagai alat untuk mengecek pekejaan para petuggas, yaitu: bahwa dalam setiap pembagian kerja, harus diusahakan agar pekerjaan-pekerjaan datri suatu tugas tertentu dapat mengontrol pekejaan-pekerjaan dari tugas yang lain secara bebas, dan secara otomatis terus menerus. Namun sering tuntutan pemisahan fungsi ini tidak dapat diikuti sepenuhnya oleh suatu badan usaha karena pertimbangan cost dan benefit dari badan usaha serta pertimbangan efisiensi badan usaha. 2.6. Pengendalian Fungsi Produksi Pengauditan fungsi produksi membutuhkan banyak waktu dan tenaga, halini disebabkan oleh besarnya organisasi operasi. Organisasi operasi ini termasuk bidang manufaktur, pengendalian persediaan dan enginering, dan yang penting adalah pengaruh fungsi produksi tersebut terhadap keberhasilan tujuan perusahaan secara umumnya. Menurut St. Dian Jung, ( 1993 : 83)pengendalian fungsi produksi adalah sebagai berikut: 1. Tenggang waktu yang cukup untuk memesan komponen dan material. 2. Persediaan bahan yang cukup untuk memenuhi pesanan pembeli. 3. Sistem pengendalian persediaan yang dibuat dengan melakukan koordinasi dengan fungsi produksi.
20
4. Meramalkan kebutuhan fungsi produksi yang efektif untuk jangka pendek maupun jangka panjang. 5. Membuat satu skedul yang menunjukkan penggunaan mesin dan tenaga kerja yang ada dengan sebaik-baiknya. 6. Membuat sistem untuk memonitor kebutuhan produksi sehubungan dengan mutu, tepat waktu dan ketrampilan. 7. Melakukan riset dan pengembangan yang berkelanjutan atas produksi yang ada sekarang dan atas produk baru yang potensial.
21
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Jenis dan Rancangan Penelitian Adapun jenis penelitian yang dilakukan adalah kualitatif deskriptif dengan rancangan studi kasus yang ruang lingkupnya dibatasi pada operasional audit atas siklus produksi yang dimulai dari penerimaan bahan baku dari suplier, permintaan bahan baku dari gudang bahan baku. pelaksanaan proses produksi dan penyerahan barang dari gudang bahan jadi sampai penerimaan dan pengeluaran barang jadi dari gudang barang jadi. 3.2. Deskripsi Populasi dan Penentuan Sampel 3.2.1. Deskripsi Populasi Agar dapat memberikan arah lebih baik dan jelas dalam pembahasan skripsi ini, maka penulis perlu melakukan analisis dengan maksud agar tidak terjadi pembahasan yang meluas dan tidak sesuai dengan pokok permasalahan yang di bahas sehimngga nantinya tidak terdapat kesimpangsiuran dengan masalah lain. Populasi adalah keseluruan subyek penelitian apabilah seseorang ingin meneliti semua elemen yang ada dalam penelitian maka penelitiannya merupakan penelitian populasi. Study atau penelitiannya juga disebut populasi atau study sensus. Menurut pendapat sugiyono ( 2005 : 55 ) pengertian populasi adalah wilayah generelisasi yang terdiri atas obyek atau subyek yang
22
mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulan. Dalam deskripsi populasi yang menjadi obyek peneliti adalah PT. YANAPRIMA HASTAPERSADA yang bergerak dalam bidang tenunan kain semen. 3.2.2. Sampel Menurut sugiyono ( 2005 : 56 ) pengertian sampel adalah sebagian dari jumlah karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Bila populasi besar,
dan peneliti tidak mungkin
mempelajari semua yang ada pada populasi, misalnya : karena keterbatasan dana, tenaga dan waktu, maka peneliti dapat menggunakan sampel yang diambil dari populasi itu. Apa yang dipelajari dari sampel itu, kesimpulannya akan diberlakukan untuk populasi.Untuk itu sampel yang diambil dari populasi harus betul – betul representatif ( mewakili ). Dalam penelitian data sampel yang diambil dari perusahaan PT. YANAPRIMA HASTAPERSADA adalah “sistem audit operasional terhadap efisiensi dan efektivitas fungsi produksi“. 3.3. Jenis dan Sumber Data Jenis yang digunakan dalam skripsi ini adalah data kualitatif. Data kualitatif adalah data yang tidak dapat dinyatakan dalam bentuk angkaangka, melainkan lebih bersifat pernyataan atau informasi. Sumber data yang digunakan dalam skripsi ini adalah data primer yaitu data yang
23
diperoleh langsung oleh penulis di tempat penelitian dengan melakukan survey dan pertemuan serta wawancara langsung dengan pihak-pihak yang terkait. Selain itu skripsi ini juga menggunakan data sekunder yaitu data yang diperoleh penulis di luar tempat penelitian melalui penelitian kepustakaan. Dalam hal ini penulis memperoleh data sekunder dari bukubuku literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. 3.4. Variabel dan Devinisi Operasional Variabel 3.4.1 Variabel Penelitian Variabel penelitian adalah merupakan suatu obyek, atau sifat, atau atribut atau nilai dari orang, obyek atau kegiatan yang mempunyai bermacam-macam variasi antara satu dengan lainnya yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan ditarik kesimpulannya. Variabel penelitian terbagi menjadi dua yaitu variabel dependen (terikat) dan Variabel independen (bebas).variabel terikat adalah variabel yang besarannya tergantung dari besaran variabel independen (bebas). Besarnya perubahan yang disebabkan oleh variabel independen ini, akan memberi peluang terhadap perubahan variabel dependen (terikat) sebesar koefisien (besaran) perubahan dalam variabel independen. Artinya, setiap terjadi perubahan sekian kali satuan variabel independen, diharapkan akan menyebakan variabel dependen berubah sekian satuan juga. Sebaliknya jika terjadi perubahan (penurunan) variabel indepnden (bebas) sekian satuan, diharapkan akan menyebabkan perubahan (penurunan) variabel
24
dependen
sebesar
sekian
satuan
juga
(Dapur
karyailmiahremaja.blogspot.com)
3.4.2 Definisi Operasional Variabel Definisi Operasional Variabel adalah mendefinisikan variabel secara
operasional
berdasarkan
karakteristik
yang
diamati
yang
memungkinkan peneliti untuk melakukan observasi atau pengukuran secara cermat terhadap suatu objek atau fenomena (Alimul Hidayat, 2007) Definisi Operasional Variabel ditentukan berdasarkan parameter yang dijadikan ukuran dalam penelitian. Sedangkan cara pengukuran adalah cara dimana variabel dapat diukur dan ditentukan karakteristiknya. Dari penjelasan diatas maka peneliti menentukan Devinisi Operasional Variabel dalam penelitian ini adalah Pengaruh penerapan audit operasional produksi terahadap peningkatan atau penurunan efisiensi dan efektifitas fungsi operasional produksi.
3.5. Instrumen dan Teknik Pengumpulan Data 3.5.1. lnterview (wawancara) Interview yaitu suatu cara untuk mendapatkan data yang dilakukan dengan mengadakan tanya jawab baik kepada pihak-pihak terkait yang ditunjuk untuk memberikan data dan informasi yang diperlukan.
25
3.5.2. Observasi (pengamatan) Observasi yaitu suatu cara untuk mendapatkan data yang diperlukan dengan cara mengadakan pengamatan langsung pada obyek yang diteliti terutama pada rangkaian proses produksinya. 3.5.3. Dokumentasi (pencatatan) Dokumentasi yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan melihat dokumen atau mengadakan catatan yang ada pada perusahaan. 3.5.4. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh data kepustakaan melalui literatur-literatur yang berhuhungan dengan permasalahan yang ada. Studi pustaka ini selanjutnya akan digunakan sebagai landasan teori dan bahan perbandingan yang diperlukan dalam pembahasan perusahaan. 3.6. Teknik Analisis Tahap
pendahuluan
terselenggaranya
suatu
memberikan
perencanaan
dan
kemungkinan
untuk
pelaksanaan
tahap
pemeriksaan secara mendalam. Dalam tahap pendahuluan dapat diketahui permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu dengan cara mendapatkan informasi mengenai latar belakang organisasi dan memahami fungsi produksi perusahaan yang diungkapkan dalam bentuk kuesioner. Pada tahap pendahuluan ini pemeriksa memperoleh informasi mengenai struktur organisasi,
26
proses produksi, dan prosedur akuntansi atas fungsi produksi yang terdiri dari prosedur permintaan dan penerimaan bahan baku dan bahan pemhantu oleh bagian produksi, prosedur pelaksanan proses produksi, dan prosedur pengiriman barang pesanan. Semua informasi ini diperoleh melalui wawancara dengan manajer produksi. Pemeriksa juga melakukan pengamatan sekilas atas fasilitas fisik dan fungsi produksi. Dalam tahap pemeriksaan mendalam dilakukan studi lapangan seperti observasi aktivitas operasional atas fungsi produksi dan penelitian sistem pengendahan internal atas fungsi produksi. Selain itu ,juga mewawancarai pihakpihak yang terkait dengan fungsi produksi serta melakukan analisis dan memberi saran serta rekomendasi bagi perusahaan atas berbagai tindakan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada fungsi produksi perusahaan. Pada tahap pemeriksaan mendalam pemeriksa berhasil menemukan
permasalahan-permasalahan
yang
dihadapi
oleh
perusahaan. Permasalahannya adalah ketidakmampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu apabila pelanggan memesan dalam jumlah yang lebih besar dibandingkan dengan pemesanan hari-hari biasa. Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya keterlambatan adalah kurangnya komunikasi antara bagian produksi dengan bagian penjualan. Penyebab yang lain adalah adanya keterlambatan penerimaan bahan baku dari supplier dan pola penjadwalan produksi yang
27
meskipun
telah
pelaksanaannya perencanaan
dibuat masih
produksi
secara sering
baru
terperinci
terlambat. akan
dibuat
namun
Sedangkan jika
dalam untuk
perusahaan
mendapatkan pesanan. Setelah tahap pemeriksaan mendalam selesai kemudian tahap terakhir adalah tahap pelaporan, yaitu disusunnya laporan pemeriksaan operasional. Isi dari laporan pemeriksaan operasional akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. tergantung pada sifat perusahaan dan rnasalah yang dihadapi. Pada tahap pelaporan pemeriksa membuat suatu laporan pemeriksaan operasional serta memberikan suatu rekomendasi bagi perusahaan atas berbagai tindakan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada fungsi produksi perusahaan tersebut.
28
BAB IV PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA
4.1 Gambaran Umum Perusahaan Lingkungan dunia usaha selalu berubah seiring dengan perkembangan jaman yang terus menerus. Perubahan ini akhirnya membawa pengaruh terhadap kondisi perekonomian Indonesia yang semakin terbuka. Peluang ini diambil oleh Budi Soenyoto, Anny Trijanto dan Lisawati untuk mendirikan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri tenun plastik semen. PT. Yanaprima Hastapersada didirikan pada tanggal 8 Januari 1992 oleh Budi Soenyoto, Anny Trijanto dan Lisawati selaku pemilik sekaligus direktur utama dan direksi perusahaan. Lokasi yang dipilih di daerah Margomulyo Surabaya, tepatnya di kelurahan Karangpo Surabaya. Alasan pemilihan lokasi ini adalah harga tanah yang murah, tersediannya tenaga kerja serta kemudahan untuk mendapatkan sarana maupun prasarana yang menunjang, produksi ini. Puncak perkembangan PT. Yanaprima antara tahun 2008 sampai tahun 2009 dapat dilihat adanya peningkatan terhadap order produk, baik dari jurnlah maupun jenisnya, sehingga kapasitas produksi saat itu tidak dapat menampung jumlah order yang semakin meningkat tersebut. Akhirnya di tahun 2009 pihak perusahaan memutuskan untuk menambah kapasitas produksi. 4.1.1 Struktur Organisasi Untuk memudahkan perusahaan mencapai tujuannya. maka dibutuhkan struktur organisasi agar operasi perusahaan bejalan lancar. Struktur organisasi PT. Yanaprima dapat dilihat pada gambar 1.1 . Berdasarkan gambar struktur organisasi pada gambar 1.1 , berikut ini dijelaskan masing-masing tugas dan wewenang tiap tiap bagian.
29
Gambar 1.1. Struktur Organisasi PT. Yanaprima Hastapersada
30
Direktur Utama
Menetapkan
dan
merumuskan
kebijaksanaan
jalannya
perusahaan secara keseluruhan.
Meminta pertanggung jawaban general manager mengenai kegiatan yang ada di perusahaan.
Mengadakan rapat koordinasi secara berkala dengan general manager untuk mengevaluasi segala kegiatan perusahaan.
General Manager
Meningkatkan kinerja perusahaan.
Membentuk struktur baru yang diperlukan.
Meningkatkan keuntungan perusahaan dengan meninekatkan efisiensi sistem produksi dan perusahaann.
Memimpin dan mengkoordinasi seluruh bagian dalam perusahaan.
Melakukan pembinaan dan supervisi terhadap staff dan manajer di bawahnya.
Membantu direktur utama dalam menjalankan perusahaan.
Mempertanggung jawabkan segala sesuatu yang terjadi di dalam perusahaan kepada direktur utama.
Memherikan laporan bulanan kepada direktur utama mengenai jumlah produksi, keadaan keuangan, dan keadaan perusahaan lainnya.
Melakukan seleksi awal penerimaan pegawai baru untuk tingkat manager dan kadep.
Sekretaris
Membantu kelancaran tugas dari general manager.
Mencatat hal-hal penting yang dibutuhkan oleh general manager.
31
Mengingatkan general manager tentang rencana-rencana, jadwal pertemuan yang telah dibuat.
Menyiapkan
dan
menhuat
dokumen-dokumen
yang
dibutuhkan oleh general
manajer.
Menjadi humas perusahaan untuk keperluan komunikasi ke luar.
Menyiapkan dokumen dan surat-surat perusahaan dalam kaitan dengan urusan kehumasan.
Manajer Umum dan Keuangan
Bertanggung jawab atas kelancaran proses administrasi perusahaan secara keseluruhan.
Memimpin dan mengawasi seluruh operasi dan jalannya bagian-bagian yang ada dibawahnya.
Mengadakan koordinasi dengan manajer yang lain untuk memastikan seluruh bagian dalam perusahaan telah berjalan sesuai dengan prosedur.
Mengatur dan mengawasi proses lalu lintas keuangan baik keuangan intern (keperluan dalam perusahaan) dan ekstern (lalu lintas pembayaran pembelian dan penjualan).
Bertanggung jawab atas pembayaran gaji para manajer.
Melakukan seleksi awal penerimaan pegawai baru tingkat staff dan kadep yang dibawah supervisinya .
Kepala Departemen Keuangan
Mengatur dan mengawasi administrasi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas.
Mengawasi pengeluaran dan biaya-biaya rutin operasional perusahaan.
32
Bertanggung jawab atas lalu lintas pembayaran pembeliaan (bahan baku) dan penjualan dari pembeli.
Merencanakan ketersediaan dana keuangan untuk pembayaran pembelian ke supplier atau pengeluaran rutin perusahaan.
Mengawasi sistem pengupahan para buruh dan bertanggung jawab atas pembayaran gaji para staff.
Kepala Bagian Keuangan/ Payroll
Bertanggung jawab atas pengeluaran biaya operasional atau lainnya melalui kas perusahaan.
Bertanggung
jawab
dan
mengatur
administrasi
sistem
pernbayaran untuk para buruh.
Bertanggungjawab memberikan pembayaran upah karyawan melalui kas.
Kepala Bagian Purchasing
Melakukan pengadaan bahan baku, sparepat mesin dan bahan penunjang dari departemen PPIC.
Melakukan pengadaan pembelian alat keperluaan kantor sesuai order dari departemen umum.
Bertanggung jawab atas ketersediaan dan ketepatan waktu pengadaan bahan baku produksi.
Merencanakan dan menganalisa jadwal pembeliaan bahan baku sesuai dengan jadwal produksi (dikoordinasikan dengan departemen PPIC).
Meganalisa dan mencari alternatif sumber bahan baku baru (cadangan) untuk tujuan efesiensi biaya.
Bersama-sama dengan supplier bahan baku menjaga standar kualitas dan kontinuitas pasokan bahan baku.
Menyiapkan
dokumen-dokumen
kelancaran proses pembelian.
yang
diperlukan
untuk
33
Mengatur dan membuat jadwal pembelian lokal.
Kepala Bagian Akuntansi
Menerima dan memproses bukti-bukti kas, bank dan Laporan keuangan menjadi data-data standart akuntansi.
Menyusun laporan dan analisa keuangan perusahaan dalam standart akuntansi.
Memberikan laporan keuangan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan oleh para staff tingkat managerial.
Kepala Departemen Personalia
Menerima laporan kebutuhan tenaga kerja dari kadep lainnya dan membuat perencanaan rekruitmen serta angggaran untuk kebutuhan tersebut.
Mengawasi dan menganalisa produktifitas tenaga kerja dalam perusahaan.
Merancang sistem evaluasi kinerja para karyawan pada setiap bagian.
Merencanakan dan merancang sistem pengupahan buruh harian yang kompetitif.
Mengadakan pelatihan peningkatan motivasi kepada para buruh dan staff berkerja sama dengan para manajer dan kadep lainnya.
Memberikan
usulan
penerimaan
pegawai
baru
dan
memberhentikan pegawai lama kepada general manager.
Melakukan seleksi awal penerimaan pegawai baru sampai dengan tingkat kepala bagian.
34
Kepala Departemen Umum
Mengatur dan menjaga kebersihan dan pemeliharaan fasilitas umum yang ada dalam perusahaam (ruangan kantor, pabrik, julan, pos keamanan, toilet, kantin dll).
Mengatur pemakaian kendaraan perusahaan.
Bertanggung jawah menjaga ketertiban dan keamanan perusahaan secara umum
Membantu bagian pembelian dalam pelaksaaan pengadaan barang dalam kota.
Membantu bagian keamanan dalam pelaksanaan pengambilan uang dari bank.
Bertanggung jawah atas kelangsungan fasilitas perusahaan seperti PLN, telepon. PDAM. instalasi. AC, dll serta mengawasi dan menyelesaikan bila mana timbul permasalahan (tagihan diluar kewajaran).
Mencatat kebutuhan peralatan kantor untuk diteruskan kepada bagian pembelian.
Keamanan
Menjaga dan memelihara keamanan dan ketertiban perusahaan dan ikut mengawasi arus barang yang masuk dan keluar
Mengawasi tamu yang masuk dan keluar
Bertanggung jawab atas keamana kendaraan dan fasilitas lainnya dalam lingkungan perusahaan.
Manager Produksi
Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi dan kualitas hasil produksi.
Memimpin dan mengawasi sernua unit-unit bagian produksi.
Merencanakan kegiatan kegiatan produksi (dengan bantuan departemen PPIC).
35
Mengatasi setiap permasalahan yang timbul dalam proses produksi.
Melakukan seleksi awal penerimaan pegawai baru tingkat staff dan kadep yang di bawah supervisinya.
Kepala Departemen PPIC
Membuat rencana produksi sesuai order (dikoordinasikan dengan departemen ekspor).
Merencanakan kebutuhan bahan baku yang optimal dan menjadwal pengadaannya (dikoordinasikan dengan bagian pembelian).
Melakukan revisi desain yang diminta oleh pembeli bila diperlukan.
Mengawasi pemakaian bahan baku yang efektif dan efisien (pengendalian inventory).
Melakukan evaluasi terakhir terhadap produk sesuai dengan pesanan (dikonfirmasi lagi dengan departemen ekspor).
Membuat jadwal perawatan berkala dari seluruh mesin.
Membuat daftar komponen untuk tiap tipe yang diproduksi untuk keperluan penyediaan suku cadang dan bahan baku.
Staff PPIC I
Membuat rencana produksi untuk bagian ABS papan. tubing, dan sewing sesuai dengan rencana produksi keseluruhan.
Melakukan fungsi kontrol pada bagian ABS papan, tubing, dan sewing agar dapat memenuhi rencana produksi.
Mengawasi pemakaian bahan baku yang efektif dan efisien ( pengendalian persediaan).
Membantu kadep PPIC melakukan tugasnya.
36
Staff PPIC II
Membuat rencana produksi untuk bagian tubing, sewing, packing, dan gudang
sesuai dengan rencana produksi
keseluruhan.
Melakukan fungsi kontrol pada bagian tubing, sewing, packing, dan gudang agar dapat memenuhi rencana produksi.
Mengawasi pemakaian bahan baku yang efektif dan efisien (pengendalian persediaan).
Membantu kadep PPIC melakukan tugasnya.
Kepala Bagian Logistik
Mengendalikan dan mengawasi persediaan bahan baku (impor dan lokal), barang setengah jadi.
Mampu menyediakan data yang akurat tentang persediaan bahan baku dan barangjadi ( diinformasikan ke departemen PPIC ).
Menerima laporan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk produksi melalui kadep PPIC.
Menyediakan bahan baku, suku cadang, dan bahan penunjang untuk produksi sesuai dengan jadwal produksi dari departemen PPIC.
Kepala Bagian Maintenance
Bertanggung jawab atas perawatan seluruh sarana / prasarana pabrik secara berkala.
Melakukan perbaikan sarana / prasarana pabrik bila diperlukan sesuai dengan kemampuan teknik yang dimiliki.
Mengarahkan operator mengenai pengoperasian mesin dan sarana produksi yang benar.
37
Kepala Departemen Produksi
Mengkoordinasi dan mengawasi kelancaran unit-unit proses produksi dan meminimalkan waktu tidak produktif.
Bersama-sama dengan departemen QC, bertanggung jawab atas kualitas hasil produksi.
Menyiapkan seluruh unit-unit produksi ( mesin, roll, sarana lainnya) serta bahan baku yang akan diproses.
Mengawasi target hasil produksi yang akan dicapai dan ketepatan waktu proses.
Membuat daltar petunjuk kerja standar dari setiap proses produksi dengan dibantu para kepala bagian.
Kepala Bagian Papan ABS
Mengkoordinasi kelancaran unit-unit proses produksi dan meminimalkan waktu tidak produktif pada bagian papan ABS.
Memberikan laporan hasil produksi (utuh atau cacat ) dan menjamin ketepatan waktu proses.
Bersama-sama dengan departemen QC bertanggung jawab menjaga kualitas hasil produksi.
Membuat papan ABS sesuai dengan jadwal produksi dari Kadep PPIC.
Memberikan laporan pemakaian bahan baku kepada Kadep produksi.
Operator Bagian Tubing
Mengkoordinasi
kelancaran
unit-unit
produktif
dan
meminnnalkan waktu tidak produktif pada bagian mesin tubing
Mencatat jumlah hasil produksi (cacat atau utuh) dan menjamin ketepatan waktu proses.
38
Bersama-sama dengan departemen QC bertanggung jawab menjaga kualitas hasil produksi (pengawasan pada bagian ini diperketat, barang yang cacat mutlak harus disisihkan).
Melakukan serah terirna papan ABS dengan Kabag papan ABS
agar
proses
sesuai
target
produksi
dengan
memperhatikan kualitas papan.
Menyiapkan matras sesuai dengan gambar kerja yang diterima (penting
untuk
diperhatikan
dan
diperiksa
sebelum
dikerjakan).
Membuat laporan kepada Kadep produksi mengenai hasil produksi yang utuh dan cacat, bila perlu minta papan ABS tambahan.
Operator Bagian Sewing
Mengkoordinasi
kelancaran
unit-unit
produktif
meminimalkan waktu tidak produktif pada bagian
dan mesin
sewing.
Mencatat jumlah hasil produksi (cacat atau utuh) dan menjamin ketepatan waktu proses.
Bersama-sama dengan departemen QC bertanggung jawab menjaga kualitas hasil produksi.
Bertugas untuk menambahkan hasil produksi dengan jahitan pada bagian sewing.
Melanjutkan hasil produksi tubing untuk segera di lanjut proses produksinya.
Karu Produksi
Mengkoordinasi kelancaran unit-unit proses produktif dan meminimalkan waktu tidak produktif pada bagan produksi.
Mencatat jumlah hasil produksi (cacat atau utuh) dan menjamin ketepatan waktu proses.
39
Bersama-sama dengan departemen QC bertanggung jawab menjaga kualitas hasil produksi.
Memberikan laporan pemakaian bahan baku kepada kadep produksi.
Melakukan serah terima dengan operator Tubing dan operator sewing, untuk diproses sesuai target produksi dengan izin memperhatikan kualitas produksi.
Kepala Bagian Produksi
Mengkoordinasi
kelancaran
unit-unit
produktif
dan
meminimalkan waktu tidak produktif pada bagian produksi.
Mencatat jumlah hasil produksi (cacat atau utuh) dan menjamin ketepatan waktu proses.
Bersama-sama dengan departemen QC bertanggung jawab menjaga kualitas hasil produksi.
Meletakan barang produksi yang sudah di bungkus dan sudah jadi di pabrik.
Melakukan serah terima dengan Karu Produksi dan Operator produksi serta kabag logistik untuk diproses sesuai target produksi dengan memperhatikan kualitas produksi.
Packing
Melakukan proses produksi sesuai dengan rencana produksi yang diberikan kadep produksi.
Mengkoordinasi
kelancaran
unit-unit
produktif
dan
meminimalkan waktu tunda pada bagian produksinya.
Berusaha untuk mengoptimalkan proses produksi diseksinya.
Membuat laporan hasil produksi ( cacat atau utuh ) dan menjamin ketepatan waktu proses.
Bersama-sama dengan departemen QC bertanggung jawab menjaga kualitas hasil produksi.
40
Bertugas menjadikan barang setengah jadi menjadi barang jadi dengan cara membungkus hasil produksi dari mesin tubing dan juga mesinsewing .
Melakukan pencatatan hasil jumlah barang yang sudah jadi, lalu membuat laporan untuk di serahkan kepada bagian gudang
Kepala Departemen Quality Control
Bertanggungjawab dengan memeriksa kualitas bahan baku untuk produksi.
Melakukan pengawasan dan bertanggung jawab atas kualltas hasil produksi ( bersama-sama dengan kabag produksi.
Mencari pemecahan permasalahan kualitas hasil produksi (dikoordinasikan dengan kadep produksi) dan kualitas bahan baku (dikoordinasikan dengan bagian pembelian).
Membuat standar kualitas setiapbagian yang kristis dari setiap produk.
Meningkatkan kualitas produk dan menekan tingkat cacat dengan sistem pengendalian kualitas dengan statistik.
Memeriksa dan mengawasi kualitas bahan baku yang diterima dari supplier dan mengontrol kualitas bahan baku sebelum digunakan dalam proses produksi.
memeriksa kualitas komponen penunjang seperti rol, printing, pembungkusan
dll
(dikoordinasikan
dengan
bagian
pembelian). Quality Control Tubing
Melakukan pengawasan dan bertanggung jawab atas kualitas hasil produksi tubing.
Mencari pemecahan permasalahan peningkatan kualitas hasil produksi tubing.
41
Mengambil data statistik sesuai instruksi kepala departemen quality control.
Quality Control Shift 1,2,3
Melakukan pengawasan dan bertanggung jawab atas kualitas hasil produksi bagian, roll printing,kraft, cutting dan gunsed
Mencari pemecahan permasalahan peningkatan kualitas hasil produksi bagian tubing .
Mengambil data statistik sesuai instruksi kepala departemen quality control.
Manajer Pemasaran
Mencari solusi dan alternatif untuk membuka peluang pemasaran yang baru dan potensial.
Membuka hubungan baik dengan pembeli.
Membantu kadep ekspor melakukan tugas-tugas lainnya bila diperlukan.
Kepala Qc
Bertanggung jawab atas pembuatan atas pesanan departemen dikoordinasikan dengan kadep produksi.
Membantu departemen melayani bagian QC dari customer.
Membantu departemen QC melakukan inspeksi akhir.
Membantu staff penjualan menjaga pemasangan code dan label lainnya.
Membantu kadep ekspor melakukan tugas-tugas lainnya bila diperlukan.
42
4.1.2 Tenaga Kerja Pada saat ini PT. YANAPRIMA HASTAPERSADA memiliki 215 orang pekerja dan 208 orang diantaranya adalah laki-laki. Waktu hari kerja adalah Senin sampai Sabtu yang dibagi dalam 3 shift. Shift: pertama yaitu pukul 07 .00 WIB — 15.00 WIB. Shift kedua pukul I 5.00W1B — 23.00 WIB, sedangkan shift ketiga mulai pukul 23.00 WIB- 07.00 WIB. Walaupun tidak semua bagian bekerja dalarn waktu tiga shift apabila order dikerjakan lembur maka perusahaan akan menambah shift yang dilakukan pada hari Minggu. Dalam sistem pengubahan PT.YANAPRIMA telah memberikan upah di atas upah standar minimum yang telah ditetapkan oleh departemen tenaga kerja. Sedangkan untuk perekrutan karyawan, pihak perusahaan bekerja sama dengan PT. KARYA MANUNGGAL JATI. Dimana perusahaan PT. YANAPRIMA bekerja sama dengan department outsourching perusahaan juga menyediakan sarana keselamatan kerja dalam lingkungan pabrik seperti: sarung tangan masker penutup hidung penyumbat telinga alat-alat bantu dan pengaman mesin alat pemadam kebakaran pengaturan sirkulasi udara penerangan yang cukup 4.1.3 Proses Penerimaan Bahan Baku Dan prosedur penerimaan bahan baku diketahui bahwa bahan baku yang dikirim oleh supplier akan diterima oleh petugas Quality Control (QC), kemudian diperiksa terlebih dahulu apakah sesuai dengan order pembelian serta dicocokkan dengan surat jalannya. Diperiksa apakah jenis, jumlah. dan kualitas bahan baku yang dikirim supplier sudah sesuai dengan bahan baku yang dipesan. Setelah
43
diperiksa dan ternyata bahan baku yang dikirim cocok dengan bahan baku yang dipesan maka petugas gudang akan menandatangani surat jalan yang terdiri dari dua lembar dan kemudian membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap empat. Bahan baku yang telah diterima tersebut akan disimpan dalam pabrik karena perusahaaan tidak mempunyai gudang untuk bahan baku. Dalam prosedur penerimaan bahan baku padat perusahaan ini diketahui adanyaperangkapan fungsi, antara fungsi penerimaan bahan baku dan fungsipenyimpanan bahan baku. 4.1.4 Proses Produksi Proses produksi pada PT. YANAPRIMA diawah dari mesin tubing,yaitu mesin yang menjadikan bahan baku roll menjadi bahan baku berupa tenunan plastik semen,dan diproses ini juga Qc dan para awak tubing juga harus mengontrol dan menngecek barang yang sudah diproses.Setelah bahan sudah dicek dan hasilnya bagus maka dikirim ke produksi sewing,tujuan daripada proses produksi sewing tersebut adalah untuk
tambahan menjahit bahan dan agar bahan
menjadi sempurna dan Qc harus mengontrol dan mengecek hasil produksi dari sewing tersebut dan lagi-lagi untuk memastikan bahwa bahan berupa tenunan pastik semen tersebut benar-benar siap untuk dikirim. Setelah
proses
sewing
dilanjutkan
dengan
pengiriman
dipacking,karyawan packing di perusahaan ini bertugas sebagai mengikat dan membungkus tenunan plastik semen tersebut.setelah itu para awak packing menaruh barang jadinya ke dalam palet lalu di taruhnya di dalam gudang untuk di jadikan stock karyawan gudang. Tenunan pastik semen awalnya berupa bahan baku roll. Dari prosedur pelaksanaan proses produksi diketahui bahwa proses produksi dilaksanakan berdasarkan Order Produksi (OP) lembar satu yang dibuat oleh manajer produksi. OP dibuat berdasarkan kopi Kontrak Penjualan (KP) oleh manajer produksi dan dibuat rangkap
44
dua dimana lembar pertama diberikan kepada kepala pabrik sebagai dasar pelaksanaan proses produksi, dan lembar kedua diarsip oleh manajer produksi. Satu OP adalah untuk satu
KP. Untuk
melaksanakan OP, manajer produksi juga menyiapkan rencana atau jadwal produksi harian untuk semua bagian (departemen) produksi pabrik. Jadwal produksi untuk setiap bagian berisi semua kegiatan yang harus dikerjakanoleh suatu bagian setiap hari. Jadwal produksi untuk setiap bagian ini diberikan kepada pengawas masing-masing bagian. Proses produksi dipimpin oleh seorang karu produksi, sedangkan yang melaksanakan pengawasan terhadap kualitas hasil produksi adalah petugas QC. Tenaga kerja yang berperan langsung dalam pelaksanaan proses produksi dibayar berdasarkan jumlah produk yang dapat mereka kerjakan yang dilihat dari kartu waktu pekerjaan. Setelah proses produksi berakhir, sediaan barang setengah jadi yang ada juga akan disimpan di dalam gudang karena perusahaan ini tidak mempunyai gudang barang setengah jadi..jika satu order produksi selesai dilaksanakan, maka OP tersebut dicap "selesai" oleh karu produksi
kemudian kepala produksi
membuat Laporan Harian Produksi (LHP) rangkap dua. LHP yang dibuat rangkap dua tersebut kemudian diserahkan kepada manajer produksi untuk diperiksa dan ditandatangani sebagai bukti
pertanggung
jawaban
dari
kepala
produksi.Setelah
ditandatangani oleh manajer produksi, LHP lembar pertama diarsip oleh manajer produksi sedangkan lembar kedua dikembalikan kepada kepala pabrik untuk diarsip berdasarkan tanggal selesainya proses produksi. 4.1.5 Proses Pengiriman Barang Pesanan Dari prosedur pengiriman barang pesanan diketahui bahwa barang yang menunggu untuk dikirim juga disimpan di dalam pabrik karena perusahaan ini tidak mempunyai gudang hasil produksi dan menjadi tanggung jawab kepala pabrik. Setelah manajer produksi
45
menerima LHP dari kepala pabrik, maka manajer produksi akan memerintahkan petugas pengiriman untuk mengambil barang pesanan di pabrik tanpa disertai dengan dokumen apapun. Manajer produksi hanya mengatakan secara lisan kepada petugas pengiriman untuk mengambil barang-barang yang sudah waktunya dikirim. Kemudian kepala pabrik akan menyerahkan barang pesanan kepada petugas pengiriman yang disertai dengan Surat Jalan (SJ) dan Bukti Serah Terima (BST) yang dibuat dan sudah ditandatangani oleh kepala pabrik. Setelah diperiksa dan dihitung jumlahnya maka petugas pengiriman akan menandatangani BST dan menyerahkan kembali BST lembar kedua kepada kepala pabrik untuk diarsip. Sedangkan BST lembar pertama akan diarsip oleh petugas pengiriman. Setelah itu petugas pengiriman akan mengirim barang ke pelanggan disertai dengan SJ rangkap dua. 4.2 Analisis Pengauditan Operasional Pengamatan sekilas yang dilakukan untuk memperoleh informasi umum dan mengidentifikasi masalah-masalah yang memerlukan pemeriksaan yang lebih mendalam . Dari hasil pengamatan sekilas ini kita dapat mempelajari indikasi permasalahan-permasalahan yang ada pada Yanaprima" ini. Daftar pertanyaan yang digunakan dalam pengamatan sekilas fisik. personalia, gudang dan pengendalian atas fungsi produksi dapat dilihat pada tabel berikut.
46
Tabel 4.1 Daftar Pertanyaan Pemeriksaan Pengamatan atas Fasilitas fisik Jabatan : Kepala Pabrik Tanggal Pemeriksaan: 25juni 2012 Tujuan Pemeriksaan: Untuk mengetahui kondisi fasilitas fisik yang digunakan untuk proses produksi No
Pertanyaan
Ya
Tidak
Lain-
Keterangan
lain
Apakah fasilitas fisik yang 1
ada di dalam pabrik telah memadai untuk menunjang
Kondisi pabrik yang cukup memadai
jalannya proses produksi? Apakah alat-alat dan fasilitas 2
produksi
lainnya
sudah
mendapatkan perawatan yang
Perawatan dilakukan dan
cukup baik?
pabrik cukup memudahkan terlaksananya
proses
dan
yang jaraknya
berdekatan
yang ada telah dimanfaatkan
keadaan
sepertisirkulasi dan
terdapatspace cukup
secara optimum
5
tekhnisi
dengan alat yang lain
Apakah kapasitas produksi
Apakah
oleh
langsung
Antara alat yang satu
produksi?
4
secara
berpengalaman
Apakah penempatan di dalam 3
dicek
udara,suhu,
penerangan
memuaskan?
pabrik telah
Marketing mencari order kontinyu Walaupun
keadaan
cukup panas karena ada mesin injection dengan pemanas listrik
47
Tabel 4.2 Daftar Pertanyaan Pemeriksaan PengamatanAtasPersonalia Jabatan
:Manajer Personalia
Tanggal Pemeriksaan :18 juni 2012 Tujuan Pemeriksaan
:Untuk menganalisa keberhasilan perusahaan dalam
pengelolaan karyawan bagian produksi No
Pertanyaan
Ya
Tidak
Lain-
Keterangan
lain
1
Apakah jumlah tenaga kerja yang ada telah memadai ?
2
Apakah pekerja dalam batas pandangan atasannya ?
3
Apakah pekerja selalu diawasi dengan baik selama bekerja ?
Oleh masing-masing karu produksi
Jumlah lampu yang ada sudah memadai
Karena ada shift
Apakah 4
5 6
Kapasitas 200 orang
penerangan
disesuaikan dengan pekerjaan yang dilakukan? Apakah penggantian pekerja harian dapat diatasi? Apakah ada prosedur untuk melatih karyawan baru?
Karena
ada
Kepala
Bagian bagian
untuk
setiap
Langsung dipraktikkan
Apakah ada kualifikasi yang 7
baik mengenai pekerjaan harian dalam hal pendidikan dan program pengujian? Apakah
8
Asalkan ada niat untuk bekerja
kemampuan
karyawan sesuai dengan tugas yang dikerjakan?
Untuk tingkat staff sesai
kemampuan, untuk pekerja harian tidak
48
Tabel 4.3 Daftar Pertanyaan Pemeriksaan Pengamatan Atas Gudang Jabatan
:Kepala Gudang
Tanggal Pemeriksaan :18 Juni 2012 Tujuan Pemeriksaan :Untuk mengetahui hambatan yang terjadi di gudang No
1
2
Pertanyaan Apakah
Ya
barang-barang
persediaan dikunci di gudang Apakah
kapasitas
gudang
sesuai kebutuhan
Tidak
Lain-
Gudang selalu dikunci setelah keluar/masuk
gudang Saat
telah
memadai
5
Apakah
terdapat
untuk gudang
barang setengah jadi Apakah terdapat gudang hasil produksi
banyak
mencukupi
menampung sediaan yang ada 4
order
kapasitas gudang tidak
Apakah gudang yang ada 3
Keterangan
lain
Yang ada hanya gudang seiaan bahan pembantu Barang setengah jadi di disimpan dalam pabrik Hasil produksi disimpan di pabrik
49
Tabel 4.4 Daftar Pertanyaan Pemeriksaan Pengendalian Fungsi Produksi Jabatan:Manajer Produksi Tanggal Pemeriksaan: 25 Juni 2012 Tujuan Pemeriksaan:Untuk mengetahui pengendalian fungsi produksi. No
Pertanyaan Apakah
1
2
bagian
merencanakan bahan baku?
Ya
Tidak
Lainlain
produksi kebutuhan
Apakah supplier selalu tepat waktu dalam pengiriman bahan baku?
Keterangan
Kurang memperhatikan pesanan
Sering terlambat jika bahan baku yang dipesan dalam jumlah banyak
Apakah bahan baku yang 3
diterima selalu dicek dengan baik? Apakah
4
5
6
7
bagian
produksi
membuat suatu perencanaan produksi? Apakah bagian produksi telah membuat jadwal produksi secara tertulis,terperinci,akurat? Apakah jumlah pesanan yang diterima selalu dikomunikasikan dengan bagian produksi? Apakah setiap pekerjaan produksi diperlukan suatu perintah kerja atau sistem lain yang kira-kira sama dengan itu?
Dicek oleh petugas Qc Proses
produksi
akan
dilaksanakan mendapat pesanan
jika
Pelaksanaan
proses
produksi masih sering terlambat Penerimaan pesanan tidak disesuaikan dengan jadwal produksi
Perintah untuk produksi diberikan secara lisan.
50
8
Apaka standart kualitas produksi telah ditetapkan?
Sesuai dengan perusahaan
9
Apakah kualitas produksi yang sebenarnya selalu dibandingkan dengan produksi yang direncanakan?
Dibandingkan dengan standart perusahaan lain
Ada dokumen yang berisi pencatatan hasil produksi
Apakah perbedaan 10
11
jika antara
terdapat produksi
yang sebenarnya dengan produksi yang direncanakan selalu dicatat? Apakah Berdasarkan kegiatan yang
menjadi tugasnya? 12
13
target
Ada laporan hasil produksi setiap selesai produksi
Apakah terdapat kartu sediaan untuk pencatatan stok Apakah secara periodic dilakukan pemeriksaan atas sediaan fisik dan dibandingkan dengan catatan
Kartu stok diisi oleh bagian stok
Dilakukan setiap akhir bulan oleh manajer produksi
Ada kartu persediaan
Digunakan sesuai dengan petunjuk
yang ada? Apakah 14
telah
mendapatkan pengamanan yang memadai? Apakah
15
sediaan
mesin
selalu
digunakan sesuai dengan standart keamanannya?
51
4.2.1 Evaluasi dari Kuesioner Pengauditan Atas Pengendalian Fungsi Produksi Berdasarkan informasi yang diperoleh dari daftar pertanyaan diatas,maka dapat diidentifikasikan beberapa hal. Fasilitas fisik yang ada di dalam pabrik telah memadai untuk menunjang jalannya proses produksi. Demikian juga dengan keadaan pabrik setelah sirkulasi udara, suhu,dan penerangan cukup memuaskan. Kapasitas produksi yang ada telah dimanfaatkan secara optimum. Penempatan alat-alat dalam pabrik cukup memudahkan terlaksananya proses produksi. Pemeliharaan peralatan yang ada selalu dilakukan secara rutin dan teratur, dan penggunaannya selalu disesuaikan dengan standar keamanannya. Jurnlah tenaga kerja yang ada cukup memadai untuk kondisi saat ini. Tenaga kerja bekerja dalam batas pandang atasannya dan selama bekerja pengawasan yang dilakukan terhadap pekerja cukup baik. Gudang yang ada dalam perusahaan ini hanyalah gudang bahan pembantu karena sediaan yang dimiliki oleh perusahaan ini hanyalah sediaan bahan pembantu dan pada akhir bulan selalu dilakukan pemeriksaan
fisik
oleh
manajer
produksi
untuk
menjaga
kegunanannya. Perlindungan terhadap sediaan bahan pembantu ini cukup baik karena ada bagian khusus yang menjaga keamanan baban pembantu tersebut yaitu petugas gudang bahan pembantu ditambah dengan adanya dokumen penunjang yaitu kartu sediaan bahan pembantu. Sedangkan untuk bahan baku tidak disediakan gudang tersendiri karena perusahaan ini tidak mempunyai sediaan bahan baku. Bahan baku akan dipesan jika perusahaan mendapatkan pesanan. Bahan baku yang menunggu untuk diproses diletakkan di dalam pabrik. Demikian juga untuk barang setengah jadi dan basil produksi tidak disediakan gudang tersendiri. Barang setengah jadi rnaupun barang yang sudah selesai diproduksi juga disimpan di dalam pabrik.
52
Barang pesanan yang akan dikirirn selalu dicek dengan baik kualitasnya tetapi untuk jenis barang dan kuantitasnya hanya berdasarkan pada ingatan petugas pengiriman karena petugas pengiriman tidak mempunyai salinan dari kontrak penjualan sebagai dokumen pendukung. Pengiriman barang pesanan seringkali tidak sesuai dengan tanggal yang diminta oleh pelanggan, tetapi akan dikirim setelah barang selesai diproduksi. Hal ini terjadi terutama jika pesanan dalam jumlah yang cukup besar. Bagian produksi kurang memperhatikan perencanaan akan kebutuhan bahan baku terutama mengenai waktu pemesanan. Sedangkan supplier dalam pengiriman bahan baku yang dipesan juga tidak selalu tepat waktu, terutama jika perusahaan memesan dalam ,jumlah banyak, tetapi penerimaan bahan baku di dalam pabrik selalu dicek oleh bagian pabrik yaitu petugas QC. Bagian produksi baru akan membuat suatu proses perencanaan proses produksi apabila perusahaan mendapatkan pesanan, sedangkan jadwal produksi sudah dibuat secara tertulis, terperinci, dan akurat meskipun dalam pelaksanaannya sering terjadi keterlambatan. Pesanan yang diterima oleh bagian penjualan tidak pernah dikomunikasikan terlebih dahulu dengan bagian produksi sehingga bagian produksi mengalami kesulitan untuk membuat jadwal produksi yang sesuai dengan permintaan pelanggan, terutama apabila pemesanan yang diterima dalam jumlah cukup besar. Standar produksi telah ditetapkan sehingga hasil produksi yang sebenarnya dapat dibandingkan dengan standar produksi yang telah ditetapkan. .lika terdapat perbedaan antara produksi yang sebenarnya dengan produksi yang direncanakan akan selalu dicatat.
53
4.3 Temuan dan Kajian dari Hasil Pemeriksaan pada Prosedur Akuntansi dalam Proses Produksi 4.3.1 Prosedur Penerimaan Bahan Baku oleh Bagian Produksi Dalam prosedur penerimaan bahan baku pada perusahaan ini diketahui adanya perangkapan fungsi, antara fungsi penerimaan bahan baku dan fungsi penyimpanan bahan baku. Bahan baku yang dikirim oleh supplier langsung diterima oleh bagian produksi, yaitu petugas QC, dan bahan baku tersebut juga disimpan dalam pabrik. Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasional atau fungsi otorisasi yang bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang dikirim oleh supplier. Sedangkan fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggungjawab atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan barang. Dalam perusahaan yang besar, kedua fungsi ini harus dipisahkan supaya informasi penerimaan barang dan persediaan barang terjamin ketelitian dan kehandalannya. Oleh karena itu sebaiknya disediakan gudang tersendiri untuk menyimpan bahan baku yang telah diterima dari supplier. Jika bahan baku disimpan di dalam pabrik, maka bagian produksi akan mempunyai peluang yang lebih besar untuk melakukan kecurangan. Tetapi
jika bahan baku tersebut disimpan di dalam
gudang akan lebih aman, karena gudang memang merupakan tempat yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku sehingga keamanannya akan lebih terjamin Selain itu, sumber informasi bagi pihak manajemen yang berada di kantor mengenai keberadaan fisik bahan baku hanya berasal dari LPB saja. Tidak ada catatan-catatan lainnya yang dapat memberitahukan kepada pihak manajemen mengenai bahan baku yang ada di pabrik sehingga akan lebih baik jika ada kartu bahan baku untuk mencatat semua bahan baku yang ada dan begitu pula dengan penggunaannya.
54
Dengan adanya catatan tersebut akan memudahkan untuk mengawasi bahan baku yang ada. 4.3.2 Prosedur Pelaksanaan Proses Produksi Dalam prosedur pelaksanaan proses produksi diatas dapat diketahui bahwa jadwal produksi untuk setiap bagian hanya dibuat rangkap satu dan manajer produksi maupun kepala pabrik tidak mempunyai salinannya. Padahal seharusnyanya manajer produksi selaku pihak yang membuat jadwal produksi untuk setiap bagian tersebut harus mempunyai satu salinan jadwal produksi tersebut untuk diarsip. Demikian juga kepala pabrik seharusnya mempunyai satu salinan jadwal produksi untuk setiap bagian sehingga dapat mengawasi
tiap-tiap
bagian
produksi
untuk
menghindari
penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, misalnya jika ada alat yang mengalami kerusakan, tenaga kerja yang absen atau tidak hadir, dan sebagainya. Selain itu ditemukan pula bahwa dalam pelaksanaan tugasnya, petugas QC tidak membuat laporan apapun sebagai bukti pertanggungjawaban. Tetapi karena selama ini tidak ada keluhan dari pelanggan terhadap kualitas barang yang dibelinya, maka perusahaan ini menganggap bahwa petugas QC belum perlu membuat laporan pertanggungjawaban. Apalagi karena seringkali manajer produksi juga meninjau langsung hasil pekerjaan petugas QC ke pabrik dan manajer produksi juga sudah menaruh kepercayaan penuh kepada petugas QC. Hal lain yang ditemukan adalah tidak ada gudang untuk menyimpan barang setengah jadi, padahal seharusnya ada karena proses produksi bisa memakan waktu lebih dari satu hari. Berarti, selama menunggu proses produksi selanjutnya, barang setengah jadi tersebut tetap berada di dalam pabrik tanpa dimasukkan ke dalam gudang. Hal ini sangat memungkinkan terjadinya kecurangan karena tidak ada pengawasan dan pengamanan untuk
55
barang setengah jadi tersebut. Oleh karena itu sebaiknya perusahaan ini menyediakan gudang atau tempat tersendiri untuk menyimpan barang
setengah
jadi
tersebut
dengan
seorang
petugas
penanggungjawab tersendiri demi menjaga keamanannya. Selain itu dapat pula diketahui bahwa LHP baru akan dibuat oleh kepala pabrik jika satu OP sudah selesai dilaksanakan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu OP bisa lebih dari satu hari sehingga sumber informasi bagi manajer produksi mengenai hasil produksi hanya berasal dari LHP saja. Tidak ada laporan-laporan lainnya yang dapat memberitahukan kepada manajer produksi mengenai hasil produksi per hari. Akan lebih baik jika ada LHP harian untuk mencatat berapa jumlah dan jenis produk yang dihasilkan setiap harinya sehingga akan memudahkan pengawasan terhadap hasil produksi. 4.3.3 Prosedur pengiriman barang pesanan Dari prosedur pengiriman barang pesanan diketahui bahwa barang yang menunggu untuk dikirim juga disimpan di dalam pabrik karena perusahaan ini tidak mempunyai gudang hasil produksi dan menjadi tanggung jawab kepala pabrik. Setelah manajer produksi menerima LHP dari kepala pabrik, maka manajer produksi akan memerintahkan petugas pengiriman untuk mengambil barang pesanan di pabrik tanpa disertai dengan dokumen apapun. Manajer produksi hanya mengatakan secara lisan kepada petugas pengiriman untuk mengambil barang-barang yang sudah waktunya dikirim. Kemudian kepala pabrik akan menyerahkan barang pesanan kepada petugas pengiriman yang disertai dengan Surat Jalan (SJ) dan Bukti Serah Terima (BST) yang dibuat dan sudah ditandatangani
oleh
kepala
pabrik.
Setelah
diperiksa
dan
dihitungjumlahnya maka petugas pengiriman akan menandatangai BST dan menyerahkan kembali BST lembar kedua kepada kepala pabrik untuk diarsip.
56
Sedangkan BST lembar pertama akan diarsip oleh petugas pengiriman. Setelah itu petugas pengiriman akan mengirim barang ke pelanggan disertai dengan SJ rangkap dua. Melalui prosedur pengiriman barang ini dapat diketahui bahwa ada perangkapan fungsi antara fungsi operasional produksi dan fungsi penyimpanan hasil produksi oleh kepala pabrik. Sebaiknya kedua fungsi ini dipisahkan supaya hasil produksi tejamin keamanannya. Oleh karena itu, seharusnya disediakan gudang atau tempat tersendiri untuk menyimpan hasil produksi yang menunggu untuk dikirim dengan seorang, petugas penanggung jawab tersendiri dan juga harus ditunjang dengan adanya kartu yang mencatat semua hasil produksi yang ada sehingga keamanan hasil produksi benar-benar terjamin dan memudahkan pengawasan terhadap hasil produksi. Sebaiknya pembuatan dan pencatatan untuk surat jalan dan bukti serah terima dilakukan oleh pihak tersendiri dalam upaya pengawasan terhadap catatan-catatan yang ada dalam perusahaan. Hal lain yang perlu dikemukakan adalah mengenai petugas pengiriman yang tidak mempunyai dokumen apapun untuk mengambil barang pesanan dari pabrik. Petugas pengiriman hanya mendapatkan perintah secara lisan dari manajer produksi. Sebaiknya petugas pengiriman juga mendapatkan kopi Kontrak Penjualan (KP) sehingga dapat mengetahui kapan barang harus dikirim, karena jika hanya perintah lisan dari manajer produksi akan ada kemungkinan kalau manajer produksi lupa kapan seharusnya barang
dikirim.
Sedangkan
jika
petugas
pengiriman
.juga
mendapatkan kopi KP akan memudahkan mengetahui jadwal pengiriman barang pesanan dan dapat mengrim barang pesanan tepat waktu. Kemungkinan lainnya adalah adanya kesalahan dalam pengiriman barang pesanan karena petugas pengiriman meminta barang ke pabrik hanya didasarkan atas ingatan petugas pengiriman,
57
karena tidak ada dokumen tertulis. Jika hal ini sampai terjadi maka pelanggan akan merasa tidak puas dengan layanan perusahaan ini sehingga
dapat
menyebabkan
pelanggan
tersebut
pindah
ke
perusahaan lain Oleh karena itu sebaiknya petugas pengiriman juga mendapatkan kopi KP untuk memudahkan pelaksanaan tugasnya. 4.4 Tentang Dan Kajian Dari Pelaksanaan Pengauditan Operasional Atas Fungsi Produksi Dari hasil pemeriksaan operasional yang telah dilakukan pada PT. Yanaprima Hastapersada dapat diketahui bahwa kurangnya efisiensi dan efektivitas dalam fungsi produksi nampak pada ketidakmampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan dari para pelanggan secara tepat waktu apabila mereka memesan dalam jumlah yang lebih besar dibandingkan dengan pemesanan hari-hari biasa. Faktor-faktor yang menyebabkan kurangnya efisiensi dan efektivitas dalam fungsi produksi, jika diurutkan mulai dari penyebab yang terbesar yaitu kurangnya komunikasi antara bagian penjualan dengan bagian produksi. keterlambatan penerimaan bahan baku dari supplier, dan penjadwalan produksi yang meskipun sudah dibuat secara terperinci dan akurat tetapi pelaksanaannya masih sering terlambat. 4.4.1 Kurangnya Komunikasi Antara Bagian Penjualan Dengan Bagian Produksi Pada perusahaan ini, semua pesanan yang diterima dari pelanggan adalah tanggung jawab bagian penjualan. Bagian penjualan yang menentukan apakah suatu pesanan akan diterima atau ditolak. Jika pesanan tersebut diterima dan disetujui maka bagian penjualan akan membuat kontrak penjualan. Kemudian bagian penjualan akan membuat kopi dari kontrak penjualan tersebut untukdiberikan kepada manajer produksi. Kopi dari kontrak penjualan tersebut merupakan dasar bagi manajer produksi untuk membuat order produksi. Dari fakta diatas dapat diketahui bahwa tidak ada komunikasi apapun antara bagian
58
penjualan dan bagian produksi untuk menentukan penerimaan atau penolakan atas suatu pesanan. Padahal
seharusnya
bagian
penjualan
harus
selalu
mengkomunikasikan terlebih dahulu semua pesanan yang masuk dengan bagian produksi, supaya bagian produksi untuk menyesuaikan dengan jadwal produksi dapat menentukan apakah suatu pesanan dapat diterima atau ditolak. Hal ini berkaitan dengan waktu yang dibutuhkan oleh bagian produksi untuk menyelesaikan pesanan tersebut untuk disesuaikan dengan waktu yang dikehendaki oleh pelanggan. Jika diperkirakan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pesanan tersebut lebih lama dari waktu yang dikehendaki oleh pelanggan maka bagan penjualan harus menolak pesanan tersebut kecuali pelanggan tersebut bersedia untuk mengubah waktu yang dikehendaki. Jika bagian penjualan langsung menerima pesanan yang masuk tanpa mengkomunikasikan terlebih dahulu dengan bagian produksi maka akibatnya bagian produksi akan merasa kesulitan untuk mengatur dan menyusun jadwal produksi untuk disesuaikan dengan tanggal yang diminta oleh pelanggan. Kesulitan ini terjadi teruatama jika perusahaan mendapatkan banyak pesanan dan dalam jumlah yang besar. Untuk mengatasi hal tersebut dapat dilakukan dengan cara menjalin komunikasi yang haik antara bagian penjualan dengan bagian produksi sehingga bagian produksi akan akan dapat memperkirakan kapan pesanan tersebut dapat diselesaikan sehingga pengiriman barang pesanan juga akan tepat waktu seperti yang diinginkan oleh pelanggan. Pengiriman barang pesanan yang tepat waktu dengan kualitas yang baik tentu akan memuaskan pelanggan.
59
4.4.2 Tidak Adanya Pelatihan Untuk Karyawan Baru Tenaga kerja merupakan faktor yang penting dalam proses produksi. Tenaga kerja yang digunakan harus disesuaikan dengan kebutuhan proses produksi. Dengan tenaga kerja yang berkualitas maka kelancaran proses produksi dapat terjamin. Sebaliknya apabila tenaga kerja yang digunakan tidak memenuhi kualifisikasi yang sesuai dengan kebutuhan proses produksi maka dapat menghambat kelancaran proses produksi, Seperti halnya di PT. Yanaprima, tenaga kerja untuk pelaksanaan proses produksi tidak disaring terlebih dahulu sesuai dengan kualifikasi proses produksi dan tidak ada pelatihan khusus untuk karyawan baru dalain melaksanakan proses produksi. Para karyawan baru diajarkan bagaimana melaksanakan proses produksi pada saat proses produksi sedang berlangsung. Hal ini berdampak apabila ada sesuatu yang tidak dimengerti oleh karyawan baru tersebut maka menghambat proses produksi yang sedang berlangsung. Untuk menghindari kemacetan proses produksi yang sedang berlangsung akibat karyawan yang tidak terlatih, seharusnya perusahaan memberikan pelatihan terlebih dahulu sebelurn karyawan baru itu diterjunkan langsung pada proses produksi. Sebab tenaga kerja yang terlatih sangat dibutuhkan pada pelaksanaanproses produksi. 4.4.3 Keterlambatan Penerimaan Bahan Baku dari Supplier Kebutuhan
bahan
baku
akan
terjadi
jika
perusahaan
mendapatkan pesanan dari pelanggan karena perusahaan ini tidak mempunyai persediaan bahan baku. Untuk itu perencanaan akan kebutuhan bahan baku juga perlu dilakukan untuk mengetahui kapan seharusnya bahan baku dipesan untuk satu kontrak penjualan. Diharapkan dengan adanya perencanaan kebutuhan bahan baku yang baik, proses produksi dapat bejalan dengan lancar tanpa harus menunggu adanya bahan baku yang kurang atau masih dalam perjalanan. Perencanaan akan kebutuhan bahan baku kurang
60
mendapatkan perhatian dari bagian produksi, terutama karena bagian produksi kurang dapat memperhitungkan berapa waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan bahan baku ke supplier sampai dengan penerimaan bahan baku oleh bagan pabrik dan kapan seharusnya pemesanan bahan baku dilakukan supaya jika proses produksi akan bahan baku yang dibutuhkan sudah tersedia. Selain itu juga karena adanya keterlambatan pengiriman bahan baku oleh supplier sehingga menyebabkan pelaksanaan proses produksi menjadi terlambat. Jika penerimaan bahan baku oleh bagian produksi mengalami keterlambatan, maka akibatnya pelaksanaan proses produksi juga akan terlambat, sehingga akhirnya penyampaian produk ke pelanggan juga menjadi tidak tepat waktu. Jikahal tersebut tidak segera diperbaiki atau diusahakan untuk dikurangi maka akan mengakibatkan pelanggan merasa enggan untuk memesan kembali kepada perusahaan ini dan akhirnya merugikan perusahaan
karena
kehilangan
konsumen.
Untuk
mengatasi
keterlambatan penerimaan bahan baku dari supplier dapat dilakukan dengan beberapa cara, yang pertama adalah dengan membuat perencanaan perhitungan berapa lama waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan bahan baku sampai dengan penerimaannya sehingga dapat ditentukan waktu pemesanan bahan baku yang tepat. Cara lain adalah dengan pemilihan supplier yang benar-benar berkualifikasi dalam arti perusahaan tidak hanya memilih supplier yang menawarkan harga yang paling rendah dengan kualitas yang bagus, tetapi selain itu perusahaan harus memilih supplier yang dapat mengirim bahan baku tepat pada waktunya. 4.4.4 Pola Perencanaan dan Penjadwalan Produksi Pembuatan suatu pola perencanan dan penjadwalan produksi adalah sangat penting bagi suatu badan usaha, karena perencanaan dan penjadwalan adalah suatu usaha untuk mengatur pemanfaatan waktu agar diperoleh efisiensi terhadap waktu yang sesuai dengan
61
kebutuhan. Pada perusahaan ini perencanaan produksi baru akan dibuat jika perusahaan mendapatkan pesanan. Sedangkan penjadwalan produksi meskipun sudah dibuat secara tertulis, terperinci, dan akurat tetapi dalam pelaksanaannya masih sering mengalami keterlambatan. Hal ini terjadi karena penerimaan pesanan oleh bagian penjualan tidak dikomunikasikan terlebih dahulu dengan bagan produksi, seperti yang telah disebutkan diatas, sehingga bagian produksi mengalami kesulitan untuk membuat jadwal yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Selain itu, penyebab lain keterlarmbatan pelaksanaan proses produksi adalah terlambatnya penerimaan bahan baku dari supplier sehingga untuk memulai proses produksi, bagian produksi harus menunggu kedatangan bahan baku yang diinginkan. Dampak yang, akan timbul jika proses produksi tidak dijadwalkan dengan baik adalah tanggal pengiriman barang pesanan tidak dapat ditentukan dengan pasti dan hal ini tentu akan mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan. Pelanggan merasa tidak puas terhadap kualitas layanan perusahaan ini maka pelanggan tersebut akan pindah ke perusahaan lain yang menawarkan layanan yang lebih baik dengan kualitas yang juga bagus. Atau bahkan pelanggan tersebut tidak jadi memesan pada perusahaan ini karena layanannya yang kurang memuaskan. Tentu saja dalam pembuatan jadwal ini bagian produksi harus bekerjasama dengan bagian penjualan yang bertugas untuk menerima semua pesanan yang masuk, yaitu dengan mengkomunikasikan waktu yang diminta pelanggan kepada bagian produksi. Jika kedua bagan ini bekerja sendiri-sendiri tanpa adanya komunikasi dengan pihak yang lainnya akan mengakibatkan kualitas layanan perusahaan yang semakin buruk karena akan semakin sering terjadi keterIambatan dalam pengiriman barang pesanan, dan akhirnya akan membawa dampak yang lebih buruk lagi terhadap perusahaan.
62
Secara garis besar, jika semua hal diatas tidak segera diperbaiki atau diusahakan untuk dikurangi, maka kelangsungan hidup perusahaan untuk tetap bertahan dalam industri tenun plastik semen ini akan semakin sulit. Apalagi dengan kondisi sekarang ini ditambah dengan banyaknya pesaing yang berada dalam industri sejenis menyebabkan perusahaan ini berusaha untuk menghilangkan atau paling tidak mengurangi kelemahan-kelemahannya dan menonjolkan kelebihan-kelebihannya sehingga perusahaan ini dapat tetap bertahan. 4.5 Laporan Pengauditan Operasional Hasil akhir dari suatu pemeriksaan operasional adalah laporan pemeriksaan operasional. Isi dari laporan pemeriksaan operasional akan berbeda antara satu dengan yang lainnya, tergantung pada sifat perusahaan yang diperiksa dengan jenis masalah yang harus dipecahkan. Pada umumnya suatu laporan pemeriksaan operasional meliputi unsur-unsur yaitu tujuan dan ruang lingkup penugasan, prosedur-prosedur yang digunakan oleh pemeriksa, temuan-temuan khusus, dan rekomendasi. Pada dasarnya seorang pemeriksa harus menjelaskan temuan dan rekomendasinya dengan cara yang paling mudah untuk dipahami. Laporan pemeriksaan operasional adalah sebagai berikut:
63
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1.
Kesimpulan Berdasarkan pengamatan dan analisa atas fungsi produksi diperoleh suatu temuan audit untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada pada fungsi produksi. dari hasil analisis, ditemukan atas keterlambatan barang kiriman akibat 1. Perusahaan belum pernah melakukan pengauditan operasional terhadap fungsi
produksinya
dikarenakan
perusahaan
belum
mempunyai
departemen internal audit yang terjadi pada fungsi produksinya. 2. Kurangnya efisiensi dan efektivitas dalam fungsi produksi disebabkan oleh beberapa faktor seperti kurangnya komunikasi bagian penjualan dan bagian produksi, sehingga ada keterlambatan penerimaan bahan baku dari suplier dan penjadwalan produksi yang telah dibuat dengan teliti dan akurat menjadi tidak tepat karena keterlambatan tersebut. 3. Ketidakmampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu dikarenakan perusahaan memproduksi harus terlebih dahulu melakukan pemesanan pada supplier, sedangkan dari pihak supplier sering terjadi keterlambatan karena adanya faktor-faktor tertentu. 4. Tidak ada tempat penyimpanan bahan baku, barang setengah jadi secara tersendiri karena semuanya disimpan di pabrik disebabkan perusahaan belum mempunyai gudang penyimpan bahan baku. 5. Kurangnya beberapa dokumen internal seperti kartu gudang untuk bahan baku, jadwal harian per bagian, laporan hasil produksi harian, dan salinan kontrak penjualan untuk bagian pengiriman.
5.2.
Saran
64
Melihat masalah yang dihadapi oleh perusahaan atas, maka penulis dapat memberikan saran yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan yaitu: 1. Pengauditan operasional atas fungsi produksi sebaiknya dilakukan pada PT. Yanaprima Hastapersada sebagai upaya menambah tingkat efisiensi dan evektivitas fungsi produksi sehingga apabila ada pesanan dalam jumlah yang cukup besar dari pelanggan, perusahaan dapat memenuinya tepat waktu. 2. Perusahaan juga perlu memperhatikan faktor-faktor penyebab kurangnya efisien
dan
efektivitas
fungsi
produksi,
dan
berusaha
untuk
menghilangkan atau paling tidak mengurangi sehingga dapat meneapai target yang diinginkan. 3. Sebaiknya perusahaan menyediakan tempat yang terpisah untuk bahan baktu, barang setengah jadi dari barang jadi serta mengadakan dokumendokumen
internal
yang
memang
seharusnya
ada
untuk
dapat
meningkatkan sistem pengendalian internal dan dapat memberikan perlindungan yang memadai terhadap asset perusahaan.