SISTIM INFORMASI PENGELOLAAN DANA BANTUAN OPERASIONAL SEKOLAH (BOS) (Study kasus SMP Negeri 29 Bandar Lampung) Sahrul Talip Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer,STMIK Pringsewu - Lampung Jl. Wismarini No. 09 Pringsewu Lampung Telp. (0729) 22240 Email:
[email protected] Abstrak Bantuan Operasional Sekolah (BOS) adalah program pemerintah yang pada dasarnya adalah untuk penyediaan pendanaan biaya operasi nonpersonalia bagi satuan pendidikan dasar dan menengah sebagai pelaksana program wajib belajar 9 tahun. Dalam menunjang pengelolaan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) di sekolah-sekolah, maka dibuat suatu System informasi yang dapat membantu dalam pengelolaan dana BOS. Sistem Informasi Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Sekolah ini dibuat karena sering ditemukannya data yang tidak akurat dan tidak lengkap di SMP Negeri 29 Bandar Lampung. Sehingga menyebabkan laporan keuangan setiap bulan juga menjadi tidak tepat waktu. Maka dari itu dibuatlah System informasi ini untuk menunjang agar data menjadi akurat dan lengkap serta laporan keuangan juga menjadi tepat waktu. Sistem informasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Aliran data dan perancangan system ini menggunakan Data Flow Diagram (DFD), sedangkan perancangan system pada basisdata menggunakan Entity Realationship Diagram (ERD). Metode pengembangan yang digunakan adalah metode SDLC dengan model waterfall. Dengan adanya system informasi ini dapat membantu dalam mempermudah pengelolaan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) di SMP Negeri 29 Bandar Lampung. Sehingga laporan keuangan yang dihasilkan memiliki data yang akurat dan lengkap serta menjadi tepat waktu. Kata kunci : Bantuan Operasional Sekolah (BOS), Sekolah Menengah Pertama (SMP), Database, PHP, MySQL
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang SMPN 29 Bandar Lampung sebagai sebuah organisasi/instansi yang bergerak di bidang pendidikan, sangat membutuhkan teknologi komputer dalam pengolahan data. Begitupun sarana dan prasarana yang dapat menghasilkan informasi yang tepat, cepat, dan akurat mutlak adanya. Untuk mencapai tujuan semula, komputerisasi dengan sistem yang mampu menghasilkan output yang tepat, cepat, dan akurat adalah salah satu solusinya. Data dan pelaporan dana bos di SMPN 29 Bandar Lampung selama ini dilakukan dengan menginputkan datadata operasional sekolah menggunakan Microsoft Excel, Dana Bos adalah dana operasional sekolah yang diperoleh dari pemerintah sehingga pihak sekolah menunggu dana itu keluar, kadang dana itu terlambat turun sedangkan pihak sekolah harus mengeluarkan dana untuk keperluan oprasional sekolah sampai dana bos sampai kesekolah. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian pada SMP Negeri 29 Bandar Lampung dalam bentuk laporan dengan judul “SISTEM INFORMASI DANA BOS PADA SMP NEGERI 29 BANDAR LAMPUNG”. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan di atas maka penulis dapat membuat rumusan masalah
“Bagaimana Proses Dana Bos Sampai ke Sekolah?”.
1.3 Batasan Masalah Berdasarkan latar belakang yang diuraikan, maka penulis membatasi ruang lingkup permasalahan hanya pada Dana Bos saja. 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah : 1. Mengembangkan sistem yang ada di sekolah saat ini agar kinerja sekolah menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Membuat suatu program aplikasi komputer yang dapat membantu memecahkan masalah pencatatan dokumen hasil transaksi dan panyajian laporan yang selama ini masih dilakukan secara manual. Untuk itu sistem harus diganti menjadi terkomputerisasi agar proses yang dilakukan dapat berjalan secara cepat dan akurat. 1.4.2 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini adalah : 1. Membantu mengurangi masalah dalam hal pencatatan data. 2. Mempercepat dalam hal pencarian data. 3. Mencegah adanya kecurangan dari karyawan atas transaksi yang telah dilakukan.
4.
5.
Membantu menangani masalah keterlambatan pembuatan laporan dan penyimpanan berkas. Meningkatkan efektivitas kinerja sekolah.
2.
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem “Sistem adalah kumpulan komponen yang saling terkait dan mempunyai satu tujuan yang ingin dicapai (Shalahudin, Muhammad dan Rosa Ariani S, 2011: 2)”. Sistem adalah “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”(Jogiyanto,2005:1). Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang saling terkait yang terdiri dari prosedur-prosedur untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteistik atau sifat-sifat tertentu (Jogiyanto : 2005 : 4) yaitu : 1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama dalam membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagianbagian dari sistem.
3.
4.
5.
Batasan Sistem (System Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan Luar Sistem (System Environments) Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem yang harus tetap dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem. Penghubung Sistem (System Interface) Merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lainnya untuk membentuk satu kesatuan. Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. Masukan Sistem (Input System) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa perawatan
6.
7.
8.
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Keluaran Sistem (Output System) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang telah diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Pengolah Sistem (Process System) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah input menjadi output. Sasaran Sistem (Objective System) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika sistem tidak mempunyai sasaran, operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.3. Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto (2005 : 8), Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo (2002:168) informasi adalah “Hasil pemrosesan data yang diperoleh oleh setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.”
Berdasarkan pengertian diatas, informasi berarti hasil pemrosesan data yang diperoleh oleh setiap elemen sistem menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. 2.4 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai “kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi”.( Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, 2002:11). Sedangkan menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis (1983) dalam Jogiyanto (2005:11), Sistem informasi adalah “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.” 2.5 Pengertian Dana Bos Bantuan Operasional Sekolah (BOS) adalah program pemerintah yang pada dasarnya adalah untuk penyediaan pendanaan biaya operasi non-personalia bagi satuan pendidikan dasar sebagai pelaksana program wajib belajar. Program BOS ditujukan untuk semua sekolah tingkat Sekolah Dasar (SD) dan Sekolah Menengah Pertama (SMP), baik negeri maupun swasta di
seluruh Indonesia. (Kemendiknas, 2011) 2.6 Pengertian Pendidikan Pendidikan adalah upaya sadar dan terencana dalam menciptakan lingkungan belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik dapat mengembangkan potensi penuh mereka untuk memperoleh kekuatan spiritual dan religius, mengembangkan pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, moral, dan akhlak mulia serta ketrampilan yang dibutuhkan bagi diri sendiri, masyarakat, bangsa, dan Negara. (Kemendiknas 2011) 2.7 Pengertian Metodologi Pengembangan Sistem Kadir, Abdul (2003:398) mendefinisikan bahwa ”Metodologi Pengembangan Sistem adalah suatu proses standar yang diikuti oleh organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi”. Menurut Sutabri, Tata (2004:68), ”Metodologi Pengembangan Sistem adalah metode-metode, prosedurprosedur, konsep-konsep pekerjaan dan aturan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Penjelasan-penjelasan tersebut memberikan satu kepastian bahwa metodologi pengembangan sistem adalah suatu metode/cara yang digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi, dimana
metode setiap organisasi memiliki standarnya masing-masing. Dalam mengembangkan suatu sistem ada beberapa model pengembangan yang dapat digunakan agar mendapatkan hasil yang baik. Seperti model Waterfall, Prototype, Iterasi, Spiral dan lainnya. Dalam penelitian ini, model yang digunakan adalah Waterfall. Untuk mengetahui tentang model waterfal, dapat dilihat pada gambar 2.1 sebagai berikut. : Survey Sistem Analisa Sistem
Desain Sistem Pembuatan Sistem Implementasi Sistem Pemeliharaan Sistem
Gambar 2.1 Model waterfall Sumber : (Sutabri, Tata :2004:63)
Model Waterfall menurut Sutabri, Tata (2004:62) yaitu, model yang setiap tahapnya harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan. Proses ini lebih cocok untuk diterapkan dalam pengembangan Mass Product. Pengembangan sistem dapat dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu :
1.
2.
3.
4.
Survey Sistem Manfaat dari proses ini adalah untuk melakukan penyelidikan terhadap komponen-komponen yang bersangkutan dengan masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini. Inti dari kegiatan survey ini adalah untuk menentukan problemproblem atau kebutuhan yang timbul dari sistem yang ada. Analisis Sistem Tahap analisis sistem merupakan tahapan yang penting dalam pengembangan suatu sistem, karena tahap inilah yang menentukan baik atau buruknya sistem yang akan dihasilkan nanti. Di sini Data-data dari sistem yang lama dipelajari dan dianalisa dengan mendalam agar diketahui sumber permasalahannya untuk kemudian dicari pemecahan/solusinya. Desain Sistem Pada tahap ini sebagian besar kegiatan pengembangan ditekankan pada ideide apa saja yang akan dituangkan untuk merancang sistem yang baru. Ide tersebut dapat berupa rancangan tampilan input ataupun output sistem, maupun rincian peralatan yang dibutuhkan untuk sistem baru tersebut. Pembuatan Sistem Merupakan proses yang membutuhkan waktu paling lama dalam pengembangan sistem karena pada tahap ini semua data yang diperoleh dari survey, analisa dan desain sistem harus dapat digabungkan menjadi satu untuk dapat menghasilkan suatu sistem baru yang dapat mengatasi masalah dari sistem yang sudah ada.
3.
Metodologi Perancangan System
3.1. Desain Sistem System informasi pengelolaan dana bantuan operasional sekolah ini di bangun dengan tujuan membantu sekolah dalam pengelolaan dan pembuatan pelaporan serapan dana bantuan operasional sekolah (BOS) itu sendiri. System informasi pengelolaan dana bantuan operasional sekolah ini akan di bangun dalam bentuk aplikasi yang menggunakan bahasa pemrogramanPHP dan My SQL, yang dirancang untuk mudah di mengerti dan di pahami dalam pengelolaan dan pembuatan laporan dana BOS. 3.2. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu aliran data dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada maupun system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tesebut disimpan. DFD merupakan metode pengembangan suatu sistem yang terstruktur (Struktur Analisis dan Design).
3.2.1 DFD Level 0 Dibawah ini adalah DFD Level 0 untuk Sistem Informasi Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Sekolah (Bos) di SMPN 29 Bandar Lampung adalah sebagai berikut :
*. Admin login sebagai user administrator. * Admin melakukan pendataan sekolah . * Sekolah login sebagai user. * Sekolah membuat pengajuan RAPBS. * Dari program RAPBS kemudian sekolah melakukan pelaporan realisasi.
Gambar 3.2.1 DFD Level 0 Penjelasan Gambar : Admin login ke sistem bos, kemudian admin mendaftar sekolah pengelolah bos. Sekolah melakukan olah data kedalam sistem bos, dan data dapat dilihat oleh dinas atau admin
3.2.3 DFD Level 2 (Sub Process RAPBS) DFD Level 2 merupakan pengembangan per sub bagian dari DFD Level 1. Untuk DFD level 2 dari Sistem Informasi pengelolaan Dana Bantuan Operasional Sekolah Bandar Lampung adalah sebagai berikut :
.2.2 DFD Level 1 DFD Level 1 merupakan pengembangan per sub bagian dari DFD Level 0. Untuk DFD level 1 dari Sistem Informasi Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Sekolah ( Bos ) di Smp Bandar Lampung adalah sebagai berikut :
Gambar 3.2.3 DFD Level 2 Penjelasan Gambar :
Gambar 3.2.2 DFD Level 1 Penjelasan Gambar:
Admin melakukan pendataanjenis belanja. Admin melakukan pendataan rekening. Admin melakukan pendataan jenis satuan barang. Admin melakukan pendataan komponen. Yang mana setiap entitas saling terhubung sehingga dapat
digunakan oleh sekolah dalam pembuatan RAPBS dan pembuatan pelaporan realisasi belanja.
4. Dan Perancangan Sistem 4.1 Objek Penelitian
SMP Negeri 29 Bandar Lampung berdiri berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 291/O/1999, tentang pembukaan dan penegerian sekolah tahun pelajaran 1998/1999. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Kantor Wilayah Provinsi Lampung mendapat bantuan Unit Gedung Baru (UGB) dari OECF IP 45 Tahun Pelajaran 1998/1999 salah satu diantaranya adalah untuk SMP Negeri 29 Bandar Lampung. Pembangunan gedung SMP Negeri 29 Bandar Lampung dimulai pada bulan Februari 1999 yang terletak diatas tanah seluas 9.242.50 m2 dijalan SoekarnoHatta Bay Pass Sukarame Bandar Lampung tanah tersebut adalah milik Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Lampung yang berasal dari hasil proses pembebasan tanah PT Way Halim Permai untuk pembangunan SMA Negeri 5 Bandar Lampung. Karena masih dalam proses pembangunan maka pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan diselenggarakan di SMP Negeri 21 Bandar Lampung. Dimana sebagian penanggung jawab Pejabat Pelaksana Harian adalah Dra. Hj. Hilda Suyuti Kepala SMP Negeri 29 Bandar Lampung. Setelah Unit Gedung Baru (UGB) diresmikan Mentri Pendidikan Nasional RI. Oleh Bapak Dr. Yahya A Muaimin pada tanggal 29 Februari 2000,
gedung baru ini adalah Sarana Penunjang Kegiatan Belajar Mengajar. Pada tanggal 18 Agustus 2000 ibu Dra. Hj. Sumiyati yusuf diangkat menjadi kepala SMP Negeri 29 Bandar Lampung. Dana perkembangannya SMP Negeri 29 Bandar Lampung. Penelitian ini dilaksanakan di SMP Negeri 29 Bandar Lampung, yang beralamat di jalan Soekarno Hatta bay pass Sukarame Bandar 4.2 Diagram Konteks D a ta _ a k u n
L a p u ra n _ k e u a n g a n
D t_ k e g _ p e m b a n g u n a n S is te m p e n g o la h a n d a n a b o s
B e n d a h a ra
K e p a la S e k o la h
D t_ d a n a _ m a s u k
G ra fik D t_ d a n a _ k e lu a r
Gambar 4.2 Digram Konteks
Sistem pengelolaan dana BOS mendapatkan inputan data akun, data kegiatan pembangunan, data dana masuk, dan data dana keluar yang dilakukan oleh entitas bendahara. Sedangkan keluaran dari sistem ini berupa laporan keuangan dan grafik yang dapat dilihat oleh entitas kepala sekolah.
4.3 DFD Logic Level 0
4.4 DFD Logic Level 1 Proses Kelola Dana Masuk
Gambar 4.3 DFD Logic Level o
Pada DFD logic level 0 ini sistem terdiri dari fungsionalitas input data akun, input data kegiatan pembangunan, kelola dana masuk, kelola dana keluar, view laporan keuangan, dan view grafik. Untuk fungsionalitas input data akun, input data kegiatan pembangunan, kelola dana masuk, dan kelola dana keluar dilakukan oleh entitas bendahara yang masingmasing datanya akan masuk di datastore. Sedangkan fungsionalitas view laporan keuangan dan grafik dilakukan oleh entitas kepala sekolah yang datanya diambil dari datastore.
Gambar 4.4 DFD Logic Level 1 Proses Kelola Dana Masuk
Pada DFD logic level 1 proses kelola dana masuk ini terjadi proses input, update, dan delete dana masuk yang diinputkan oleh bendahara. Setiap kegiatan proses ini nantinya akan diambil dan disimpan kembali ke dalam datastore dana masuk. 4.5 DFD Logic Level 1 Proses Kelola Dana Keluar
Gambar 4.5 DFD Logic Level 1 Proses Kelola Dana Keluar
Pada DFD logic level 1 kelola dana keluar ini terjadi input, update, dan delete dana yang diinputkan oleh bendahara
proses proses keluar setiap
terjadi kegiatan pengeluaran setiap harinya. Setiap proses yang terjadi akan diambil dan disimpan ke dalam datastore dana keluar.
4.7 Entity (ERD)
Relationship
Diagram
4.6 DFD Logic Level 1 Proses View
Gambar 4.7 Entity Relationship (ERD)
4.8 Relasi Antar Tabel
Laporan Keuangan Gambar 4.6 DFD Logic Level 1 Proses View Laporan Keuangan
Pada proses view laporan keuangan terdiri dari fungsionalitas view laporan kas umum, view laporan pembantu umum, view laporan pembantu pajak, view laporan pembantu bank, view laporan triwulan, dan view laporan per tahun yang dapat melakukan hanya entitas kepala sekolah. View laporan kas umum, view laporan pembantu umum, view laporan pembantu pajak, dan view laporan pembantu bank diambil dari semua datastore, sedangkan view laporan triwulan dan per tahun hanya diambil dari datastore dana masuk dan dana keluar.
Gambar 4.8 Relasi Antar Tabel
4.9 Skema Tabel Skema tabel yang ada berdasarkan ERD yang telah dibuat, yaitu : 1. Tabel akun : kd_akun, nm_akun. 2. Tabel keg_pembangunan : kd_keg, nm_keg. 3. Tabel dana_masuk : no_ref, kd_akun, tgl_masuk, uraian, jumlah. 4. Tabel dana_keluar : no_bukti, kd_akun, kd_keg, tgl_keluar, uraian, total.
5. Penutup 5.1
Simpulan Berdasarkan analisis dan pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Sekolah(BOS), dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem informasi ini : 1. Bendahara dapat menampilkan informasi mengenai pemasukan dan pengeluaran dana BOS yang lebih relevan dan lengkap. 2. Kepala sekolah dapat melihat laporan keuangan dana BOS yang akurat sesuai dengan database yang ada. 5.2
Saran Beberapa saran yang perlu ditambahkan di dalam sistem informasi ini untuk meningkatkan kinerjanya yaitu sebagai berikut : 1.
Meningkatkan akses keamanan data mengingat pentingnya data keuangan ini.
2.
Perlu adanya back up data karena semakin banyaknya data akan memperlambat kinerja sistem.
Daftar Pustaka
Kementrian Pendidikan Nasional. Daftar Istilah. http://www.kemendiknas.go.id (accessed 2011). Kementrian Pendidikan Nasional. Bantuan Operasional Sekolah. http://www.kemendiknas.go.id (accessed 2011). Sutabri, Tata. 2009. Sistem Informasi Manajamen. Yogyakarta: 2009.
Nugroho, Eddy Prasetyo, (dkk). 2008. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Politeknik Telkom. Huda, Miftakhul, (dkk). 2010. Membuat Aplikasi Dengan Java, MySQL, dan NetBeans. Jakarta: Elex Media Komputindo.
