No title

Organisatie voor Jeugdzorg

Vzw De Walhoeve Eikhoekstraat 65 - 8640 Westvleteren Tel. 057/ 40 07 47 – Fax. 057/40 19 00 e-mail: [email protected]

Jaarverslag 2013

Vzw De Walhoeve is een organisatie voor hulpverlening aan jongeren en hun ouders en biedt de volgende modules aan: verblijf, dagbegeleiding, contextbegeleiding en contextbegeleiding in functie van autonoom wonen. Daarnaast participeert vzw De Walhoeve in Crisishulp aan Huis West-Vlaanderen.

Verblijf De Walhoeve Eikhoekstraat 65 8640 Westvleteren

Dagbegeleiding D’Hondtstraat 64a 8900 Ieper

Zwarte Nonnenstraat 25 8630 Veurne

Inhoudsopgave    

 

4  

VOORWOORD   1.   ALGEMEEN   1.1.   Organogram,  erkende  diensten  en  personeelsformatie   1.1.1.   Organogram   1.1.2.   Erkende  diensten   1.1.3.   Personeelsformatie   1.2.   Accenten  in  de  werking   1.2.1.   Jaarlijkse  voordracht   1.2.2.   Evaluatie  van  de  samenwerking  tussen  medewerkers   1.2.3.   Axenroos   1.2.4.   STENT   1.2.5.   Move   1.2.6.   Website   1.2.7.   ICT   1.2.8.   Welzijn  op  het  werk:  preventie  en  bescherming   1.2.9.   VIPA   1.2.10.   Crisishulp  aan  Huis   1.2.11.   Inzet  in  crisisnetwerk   1.2.12.   Walhoevefeesten   1.2.13.   Jaarlijkse  kampen   1.2.14.   Activiteiten   1.2.15.   Zorgboerderijen   1.2.16.   Vrijwilligerswerk   1.2.17.   Instap  in  het  experimenteel  modulair  kader   1.3.   Kwaliteitszorg   1.3.1.   Kwaliteitshandboek   1.3.2.   ProMES   1.3.3.   Decreet  Rechtspositie  van  de  minderjarige  in  de  Integrale  Jeugdhulp   1.3.4.   BINC   1.3.5.   ESF-­‐project   1.4.   Samenwerkingsverbanden   1.4.1.   Overheid   1.4.2.   Pluralistisch  Platform  Jeugdzorg  (PPJ)   1.4.3.   Jongerenbegeleiding   1.4.4.   Overlegstructuren   1.4.5.   Sociale  Dienst  Jeugdrechtbank  en  Comité  voor  Bijzondere  Jeugdzorg  (CBJ)   1.4.6.   Consulenten   1.4.7.   Artsen   1.4.8.   Psychiatrisch  Ziekenhuis  Heilig  Hart   1.4.9.   Scholen  en  Centra  voor  Leerlingenbegeleiding   1.4.10.   Andere  voorzieningen   1.4.11.   Ouders   1.4.12.   Lo-­‐groep   1.5.   Tevredenheidsmetingen   1.5.1.   Evaluatie  door  de  jongeren   1.5.2.   Evaluatie  door  de  ouders   1.5.3.   Evaluatie  door  de  consulent  

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

7   7   7   7   8   9   9   9   10   10   11   11   11   12   12   14   15   15   15   16   16   16   17   18   18   18   20   22   22   26   26   26   26   26   26   27   27   27   27   28   29   30   31   31   33   34  

Blz.2/51

1.5.4.   Scholen   1.6.   VTO  beleid   1.6.1.   Interne  bijscholingen   1.6.2.   Externe  bijscholingen  en  studiedagen   1.7  Jaarplanning  en  kwaliteitsplanning  2013   1.7.1  Opdrachten  doorheen  het  jaar   1.7.2.  Evaluatie  kwaliteitsplanning  2013   1.7.3.    Kwaliteitsplanning  2014  

34   35   35   35   36   36   36   37  

2.   STATISTISCHE  GEGEVENS  M.B.T.  ONZE  CLIENTEN   2.1.   Verblijf   2.1.1.   Bezettingscijfers   2.1.2.   Opnames  en  uittreden   2.1.3.   Verblijfplaats  voor  opname   2.1.4.   Aanmeldingsproblematiek   2.1.5.   Leeftijd  en  geslacht   2.1.6.   Schoolgegevens   2.1.7.   Verblijfplaats  bij  uittrede   2.2.   Dagbegeleiding   2.2.1.   Bezettingscijfers   2.2.2.   Opnames  en  uittreden   2.2.3.   Verblijfplaats  voor  opname   2.2.4.   Aanmeldingsproblematiek   2.2.5.   Leeftijd  en  geslacht   2.2.6.   Schoolgegevens   2.2.7.   Verblijfplaats  bij  uittrede  

39   39   39   41   42   42   43   44   44   45   45   46   48   48   49   50   50  

SLOT  

51  

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.3/51

VOORWOORD Nadat alle cijfers zijn ingegeven, geordend en in grafieken zijn gezet door Mario, nadat alles netjes is opgelijst van wat we allemaal aan geloofsbrieven kunnen voorleggen, begint het schrijven van deze tekst. De laatste opdracht in de opmaak van dit verslag is bij ons traditiegetrouw het voorwoord. En dan is het even tijd om te reflecteren, te mijmeren en misschien zelfs een beetje te filosoferen over het voorbije jaar. In 2013 stapten we in het ‘experimenteel modulair kader’. Dat werd aangemoedigd door de administratie van Jongerenwelzijn. Voor de buitenstaander is dit een begrip waar men alleen maar de wenkbrauwen van fronst. In de bedrijfswereld drukt men vaak zijn strategieën concreter uit: ze willen hun cliënten een onestop-shop aanbieden. Daarmee bedoelen ze dat ze ervoor zorgen dat ze de oplossingen die hun klanten zoeken, kunnen aanbieden in eigen ‘huis’. Zo moeten ze hen niet doorsturen van hot naar her. Big deal: beter voor de klant en wellicht beter voor het bedrijf. In onze business betekent dit de mensen sturen van de ene voorziening naar de andere die nog al te vaak als aparte identiteiten werken. Een versnipperde hulpverlening. De overheid maakt het nu mogelijk om te werken in modules. Heel concreet hebben we op heden binnen Jongerenwelzijn de module verblijf, waar jongeren overnachten, de module dagbegeleiding en de module contextbegeleiding. Binnen die modules zijn er dan nog een aantal varianten. Wij zijn het werken in modules altijd zeer genegen geweest ook al sprak men indertijd nog niet over die begrippen. Reeds in 1990 hebben wij erkenningsaanvragen ingediend voor dag- en thuisbegeleiding vanuit de visie dat men de cliënt het best kan helpen met de zorg die hij op dat moment nodig heeft. Wij waren er toen al van overtuigd dat ‘schakelen’ tussen de verschillende begeleidingsvormen een meerwaarde kon zijn, al was die gedachte toen uit den boze. De overheid wou hierover indertijd niks horen. De overheid wilde niet dat een tehuis als het ware zijn eigen instroom zou creëren. Dagbegeleiding hebben wij in de loop der tijd kunnen toevoegen aan onze organisatie. Het verkrijgen van thuisbegeleidingsplaatsen hebben wij tot nu toe nog niet verkregen. Spijtig, want dit betekent dat wij onze cliënten niet een one-stop-shop kunnen aanbieden. Onze pogingen in 2013 om samenwerking op te zetten met een thuisbegeleidingsdienst uit de streek stuitte op een ‘njet’ van hen. Wij zijn in elk geval van plan verder initiatieven te nemen om onze cliënten het volledige aanbod te kunnen geven. Zo zijn we in 2013 gestart met een intersectorale samenwerking met het ‘orthopedagogische centrum St Idesbald’ in Roeselare om ‘intersectorale multifunctionele trajecten’ te organiseren. In mensentaal betekent dit dat wij vanuit onze organisatie de gezinsbegeleiding verzorgen voor jongeren uit de Westhoek die in Roeselare of Moorslede op internaat zitten. Het project heeft de ambitie om klein te starten met 1 tot 3 begeleidingen. De meerwaarde voor het gezin bestaat er in dat de gezinsbegeleiding door de samenwerking veel intensiever kan gebeuren. Op vlak van samenwerking hebben we als organisatie dit jaar ook veel energie gestoken in de ‘Lo groep’, een samenwerkingsverband dat we hebben met Zonnewende uit Veurne en Kompani uit Oostduinkerke. Samen hebben we een experiment lopen waarbij we met al de partners uit de Integrale

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.4/51

Jeugdhulp van de regio Veurne-Westkust een traject hebben opgezet over het ‘delen van expertise rond cliëntentrajecten’. Aan de hand van de methodiek van ‘het waarderend onderzoek’, hebben we met al onze partners drie dagen gezocht naar een betere afstemming in het belang van onze cliënten. Het is een uitermate boeiend proces geworden dat zijn voortgang kent in 2014. Aan ons ESF project, waarin we op zoek zijn om nieuwe medewerkers onder de beste omstandigheden snel te integreren op de werkplek, hebben verschillende van onze medewerkers dagen lang gewerkt. Samen met de begeleiders van Zonnewende, Kompani en De Walhoeve hebben we o.a. filmmateriaal verzameld om nieuwkomers heel concreet te laten zien hoe senior-begeleiders omgaan met gedragsproblemen van jongeren. Daarnaast zijn de hoofdbegeleiders opgeleid in de methodiek van de ‘Cognitieve gedragstherapie’ om hun nieuwe collega’s bij te staan in het omgaan met moeilijk gedrag. Wie dacht dat organisaties werkzaam in Jongerenwelzijn zouden ontsnappen aan het registratiebeleid van de overheid, is er aan voor de moeite. Ook wij moeten vanaf 2013 onze contextbegeleiding met ouders en jongeren registeren. Meten is weten. Als organisatie willen we daar niet lichtzinnig mee omspringen. Onze criteria zijn duidelijk en transparant met als doelstelling de kwaliteit van de begeleidingen te verbeteren. Daarnaast waken we erover dat onze begeleiders niet gaan opvoeden vanachter hun computer. In het werk met de jongeren willen we dat de arbiter en de coach nog altijd op het speelveld staan en niet in het secretariaat. In de begeleiding van de gezinnen willen we ons niet iedere week in hun huiskamer opdringen als daar geen vraag naar is. We werken vraaggestuurd. Het voorbije jaar hadden we ook een heel intense samenwerking met het architectenbureau Egus uit Gent. We wilden namelijk ons dossier bij VIPA verder uitschrijven voor de verbouwingen die we plannen in Westvleteren. In september zijn we er in geslaagd, mede dank zij de ondersteuning van enkele mensen van de administratie van VIPA en Jongerenwelzijn om ons dossier af te leveren aan de administratie met de vraag om een subsidiebelofte te verkrijgen. Dit verhaal wordt uiteraard verdergezet in 2014. Naast de aanvraag voor de verbouwingen hebben we in 2013 beslist om een nieuw administratief gebouw neer te zetten in Westvleteren. Het gebrek aan kantoorruimte zal op die manier ondervangen worden. Eerst zal dit gebouw echter dienst doen als slaapunit tijdens de verbouwingswerken. We voorzien dat dit nieuwe gebouw begin 2015 operationeel zal zijn. Daarna kunnen de slaapkamers in het hoofdgebouw volledig vernieuwd worden. En dan hebben we het nog niet gehad over de taak waar voor ons uiteindelijk de meeste tijd in kruipt en wat onze dagelijkse opdracht is. Laat het ons met een wat verouderd woord zeggen: ‘opvoeden’. Het verzorgen, uitdagen, ondersteunen, sturen, begrenzen, kwetsbaar durven zijn, voorbeeld zijn, conflicten durven aangaan, confronteren, doorzetten, luisteren, spelen, lachen, meevoelen, aanmoedigen, dineren, lunchen, ontbijten, huiswerk maken enz. enz. Dank aan iedereen die deze opdracht met hart en ziel op zich neemt. Het is geen gemakkelijke taak, maar het is meer dan de moeite waard. En ik wil hier afsluiten met een gedachte van Theodor Rooseveldt ‘Het is niet de criticus die telt; niet diegene die ons erop wijst waarom de man/vrouw struikelt, of wat de man/vrouw van de daad beter had kunnen doen. De eer komt toe aan de man/vrouw die daadwerkelijk in de arena staat, zijn gezicht besmeurd met stof, zweet en bloed; die zich kranig weet; die fouten maakt en keer op keer tekortschiet, omdat dat nu eenmaal onvermijdelijk is;

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.5/51

Die desondanks toch probeert iets te bereiken; die groot enthousiasme en toewijding kent; die zich geeft voor zijn zaak; die, als het meezit, uiteindelijk de triomf van een grootste verrichting proeft, en die, als het tegenzit en als hij faalt, in elk geval grote moed heeft getoond …’

Bernard Velghe directeur

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.6/51

1. ALGEMEEN 1.1. Organogram, erkende diensten en personeelsformatie 1.1.1. Organogram Onderstaande figuur toont het organogram van vzw De Walhoeve.

Raad van Beheer

Directeur

Zorgcoördinator

Pedagogisch coördinator Kwaliteitscoördinator Hoofdbegeleider

Logistiek medewerkers

Administratief medewerkers

Begeleiders

1.1.2. Erkende diensten Vzw De Walhoeve is een organisatie voor Jeugdzorg. De maatschappelijke zetel is gevestigd in de Eikhoekstraat 65 in Westvleteren. Vzw De Walhoeve beheerde tot eind 2012 drie voorzieningen in twee werkvormen: het residentieel begeleidingstehuis De Walhoeve in Westvleteren en het dagcentrum Mozaïek met een vestiging in Veurne en in Ieper. Sedert januari 2013 is vzw De Walhoeve erkend binnen het experimenteel modulair kader met 12 modules verblijf, 15 modules dagbegeleiding, 1 module contextbegeleiding in functie van autonoom wonen en 27 modules contextbegeleiding. De verblijfsfunctie is gevestigd in Westvleteren. De dagbegeleiding situeert zich op onze locaties in Ieper en Veurne. De contextbegeleiding wordt aangestuurd vanuit de gehele organisatie en niet per module. Daarnaast participeert vzw De Walhoeve in Crisishulp aan Huis West-Vlaanderen.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.7/51

De Walhoeve Verblijf, Westvleteren: In deze residentiële setting kunnen twaalf kinderen en/of jongeren van nul tot achttien jaar terecht. Deze kinderen en/of jongeren vertonen gedragsproblemen en/of emotionele problemen en komen uit een problematische opvoedingssituatie. Het kan ook gaan om jongeren die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd. De jongeren leven samen met deskundige begeleiders in één gemengde, verticale leefgroep. Er wordt geopteerd voor samenleven in een verticale groep, maar toch wordt de werking zo veel als mogelijk opgesplitst in twee groepen volgens leeftijd, niveau en eigen keuze. Er zijn eveneens twee studio’s voor het trainingscentrum kamerwonen (TCK). Hier kunnen twee jongeren zich voorbereiden op een zelfstandig leven. De verblijfsmodules zijn gekoppeld aan modules voor contextbegeleiding. Vanuit Westvleteren kan ook een contextbegeleiding in functie van autonoom wonen worden uitgevoerd. Adres: De Walhoeve Eikhoekstraat 65 8640 Westvleteren Tel.:057/ 40 07 47 Fax.: 057/ 40 19 00 E-mail: [email protected] Website: www.dewalhoeve.be U

De Walhoeve dagbegeleiding in Ieper en in Veurne: Hier staan we in voor de dagbegeleiding van vijftien jongeren van drie tot achttien jaar met gedragsproblemen en/of emotionele problemen met een maximum van tien per centrum. Aan elke module dagbegeleiding is ook een module contextbegeleiding gekoppeld. U

Adres:

D’Hondtstraat 64a 8900 Ieper Tel.: 057/ 21 88 25 Fax:057/ 40 19 00

Zwarte Nonnenstraat 25 8630 Veurne Tel.:058/ 31 79 07 Fax:057/ 40 19 00

1.1.3. Personeelsformatie Directeur: Zorgcoördinator: Pedagogisch coördinator: Kwaliteitscoördinator: Hoofdbegeleider: Logistieke medewerkers: Technisch onderhoud: Administratieve medewerkers: Financieel: Begeleiders: Leefgroepbegeleiders:

Jaarverslag 2013

1 VTE 1 VTE 1 VTE 1 DTE 2 DTE 1 VTE 3 DTE 1 DTE 5 VTE

De Walhoeve vzw

Blz.8/51

Contextbegeleiders:

U

Totale personeelsformatie:

5 DTE 1 DTE 17 VTE

1.2. Accenten in de werking 1.2.1. Jaarlijkse voordracht Op 11 januari 2013 hield Pedro De Bruyckere, lector en onderzoeker aan de Arteveldehogeschool een voordracht met als titel “Jongeren en sociale media”. Facebook, Twitter en LinkedIn zijn ondertussen begrippen die je dagelijks tegenkomt in de media en waar jongeren mee lijken te kunnen spelen. Maar waarvoor gebruiken ze deze “sociale media”? Wat zijn de kansen en wat zijn de gevaren? We leerden alvast dat men jongeren niet mag weghouden van internet en sociale media. Het is belangrijk hen te leren omgaan met de risico’s en hen ondersteuning te bieden in het leren opzoeken van betrouwbare informatie. Hij raadt ouders aan om interesse te tonen in het internetgebruik van hun kinderen. Kinderen en jongeren ervaren dit als positief en de kans is groter dat ze bij hun ouders te rade gaan als het toch eens zou misgaan. Tijdens de lezing ontdekten we dat “sociale media” veel meer is dan Facebook en ook hoe we jongeren kunnen bereiken. En ja, ze gebruiken het niet alleen voor project X-feestjes … Na de voordracht konden alle aanwezigen (al dan niet ondersteund door sociale media) gezellig napraten op de nieuwjaarsreceptie, de opgedane kennis en inzichten fixeren met een Trappist van Westvleteren en genieten van de rijkelijk belegde broodjes.

1.2.2. Evaluatie van de samenwerking tussen medewerkers In 2005 werd voor iedere functie een competentieprofiel opgesteld en werden de eerste evaluaties van medewerkers uitgevoerd. In 2006 werd het instrument COMET gebruikt. Intussen bleek dat de werkwijze voor een aantal verbeteringen vatbaar is. Deze aanpassingen werden in 2007 uitgevoerd en gaven aanleiding tot de ontwikkeling van een eigen competentietool WACOP (Walhoeve Competentie Plotter). In 2008 werd de competentietool WACOP gebruikt bij de evaluaties van onze medewerkers. Eind 2009 werd het evaluatiesysteem voor medewerkers verder aangepast en worden naast de competenties ook de talenten in rekening gebracht. Het evaluatiegesprek is vervangen door een samenwerkingsgesprek waarbij wordt gefocust op de manier waarop het afgelopen jaar is samengewerkt om de persoonlijke resultaten te bereiken. Het gesprek is een 360° feedback waarbij onder andere wordt geantwoord op de vraag hoe de medewerker de samenwerking als persoon ervaart, wat de medewerker nog meer of anders wil gaan doen en hoe hij de toekomst ziet. De competentietool WACOP wordt aanvullend nog gebruikt bij de evaluatie van nieuwe medewerkers. In 2013 werd de methodiek van het samenwerkingsgesprek opnieuw gebruikt voor de evaluatie van de samenwerking tussen medewerkers. Daarnaast heeft elke medewerker de mogelijkheid om een coachingsgesprek aan te vragen.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.9/51

1.2.3. Axenroos De axenroos is een uitermate geschikt instrument om de sociale vaardigheden, acties en reacties in communicatie visueel voor te stellen en te benoemen en schept een gestructureerd kader om het relationeel gedrag van de jongere te omschrijven. De axenroos is een ordening van de interacties die zich tussen mensen kunnen afspelen. Die uitwisselingen kunnen benaderd worden vanuit drie invalshoeken: Elke relatie bestaat uit 3 elementen: 1. relatiewijze (de manier waarop de uitwisseling gebeurt: aanbieden, aannemen of vragen en geven, aanvechten, weerstaan, houden en lossen) 2. inzet (wat wordt er uitgewisseld? iets persoonlijks, bijzijn, goederen, diensten, informatie of richtlijnen) 3. relatiekanaal (via welke weg? door taal, via lichaamshouding, schriftelijk…) De axenroos biedt de begeleiders een houvast om het sociaal gedrag op een gedifferentieerde manier te benaderen. Ze geeft meer diepgang aan een gesprek met de jongeren en/of ouders en aan de handelingsplannen voor en evolutieverslagen over de jongere. We gebruiken de axenroos voor de systematische opvolging van sociaal gedrag. De axenroos is niet alleen handig bij het observeren van sociaal gedrag, ze is ook een hulpmiddel om aan sociale vorming te doen. Ze biedt een ruggensteun om op een systematische manier alle relatiewijzen aan bod te laten komen en om inzicht te verwerven in de bewegingen en de samenhang van de interacties tussen de axen. Het niet, overdreven of verkrampt gebruiken van een relatiewijze leidt vaak tot relationele problemen. Wie daarentegen alle relatiewijzen in zekere mate bezit, kan veel gemakkelijker met allerlei sociale situaties omgaan en hoeft zich niet te beperken tot die enkele relatiewijzen die hem liggen. Sinds 2007 worden de jongeren actief bij de methodiek van de axenroos betrokken door vorming en gerichte activiteiten. Dit werd ook in 2013 succesvol verder gezet.

1.2.4. STENT STENT is een project dat de samenwerking tussen Jeugdzorg, Kinder- en Jeugdpsychiatrie en ambulante Geestelijke Gezondheidszorg wil bevorderen en bestendigen. Samenwerking is immers een groeiproces dat stimulansen moet blijven krijgen. STENT verspreidt informatie over reeds bestaande projecten en stimuleert op deze manier de samenwerkingsinitiatieven die positief geëvalueerd werden door de praktijk en die een win-winsituatie opleveren voor de sectoren. Naast het verspreiden van bestaande “goede praktijken” zorgt het project voor nieuwe input en impulsen naar de praktijk in de vorm van nieuwe samenwerkingsinitiatieven. Het verbeteren van de kwaliteit van de hulpverlening aan kinderen en jongeren is de uiteindelijke doelstelling. Vanaf 2011 wordt STENT ondersteund door Integrale Jeugdhulp. Het doel van STENT blijft het vergroten van de psychiatrische expertise in de Jeugdzorg door samen met de psychiatrische klinieken in de provincie en met de diensten Geestelijke Gezondheidszorg projecten uit te werken. In 2011 liep een gemeenschappelijke vorming rond het vergroten van de psychiatrische expertise voor de begeleiders in de jeugdzorg.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.10/51

Twee medewerkers van vzw De Walhoeve namen in 2012 en 2013 deel aan de opleiding georganiseerd door STENT rond het werken met jongeren met een psychiatrische problematiek. De opleidingsduur bedraagt ongeveer 50 opleidingsuren. De opgedane kennis wordt vervolgens gedeeld met het ganse team. De Walhoeve is een actieve partner in dit netwerk.

1.2.5. Move Van 1990 tot 2010 verscheen drie maal per jaar de “Move”, een tijdschrift waarin we ervaringen en belevenissen delen. Medewerkers en jongeren dragen hun steentje bij. De lezer maakt kennis met wat de jongeren beleven aan activiteiten of uitstapjes en met de vormings- en opleidingsactiviteiten die voor de medewerkers worden georganiseerd. Verder is er ook een rubriek over kwaliteitszorg en worden wandeltochten en andere evenementen aangekondigd. Het doelpubliek van de Move zijn vooral de cliënten, de ouders en alle mensen die bijdragen aan de werking van De Walhoeve zoals scholen, consulten, … en iedereen die De Walhoeve een warm hart toedraagt. In oktober 2010 verscheen de laatste versie van het tijdschrift “Move”. Vanaf 2011 verscheen Move in de vorm van een digitale nieuwsbrief. Sedert 2012 wordt deze digitale nieuwsbrief gekoppeld aan onze website. We kregen hierop heel wat positieve reacties.

1.2.6. Website Er wordt veel zorg besteed aan het actueel houden van onze website. Eind 2011 werd gestart met de bouw van een vernieuwde website op basis van Wordpress, een open source publicatieplatform. Hiermee wordt de website nog dynamischer en gemakkelijker te onderhouden en kunnen de mogelijkheden voor het gebruik van sociale media meer worden benut. De nieuwe website is sedert eind februari 2012 te bekijken via www.dewalhoeve.be . TU

UT

1.2.7. ICT In 2010 kwam een samenwerking tot stand met Katho in Kortrijk waarbij in 2011 een team van studenten Toegepaste Informatica gedurende zes weken werkte aan een opdracht in het kader van hun Small Business Project (SBP). De opdracht bestond uit het opzetten van een digitaal logboek en een documentbeheersysteem voor het kwaliteitshandboek. Beide toepassingen werden gemaakt op de Sharepointserver van de opleiding Toegepaste Informatica van Katho. Er werd door vzw De Walhoeve een bijkomende server aangekocht waarop Sharepointserver 2010 werd geïnstalleerd. Sharepoint werd gekoppeld aan de active directory van de operationele server zodat de medewerkers vlot kunnen inloggen op Sharepoint. In de loop van 2011 werd de kwaliteitscoördinator van vzw De Walhoeve door Katho opgeleid om Sharepoint te configureren en de applicatie op te zetten. In een eerste fase werd het digitaal logboek verder afgewerkt en in gebruik genomen. Dit maakt, voor wat de gegevens betreft die op hen betrekking hebben, integraal deel uit van het dossier van de jongeren en bevat naast de afspraken ook gegevens met betrekking tot observaties, gezin, school, …

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.11/51

In 2011 werd met Katho een samenwerking opgezet waarbij studenten uit het tweede en derde jaar van de professioneel gerichte bacheloropleiding Toegepaste Informatica tijdens het practicum werken aan opdrachten die in dialoog met vzw De Walhoeve worden geformuleerd. Op die manier werken de studenten aan reële opdrachten. De opdrachten in 2012 hielden vooral verband met het opzetten van een back-upprocedure voor de Sharepointserver en het instellen van versiebeheer en workflows. Zo zal iedereen op de hoogte blijven van de meest recente aanpassingen van onze documenten. We zijn er alvast van overtuigd dat het gebruik van de Sharepointserver heel wat mogelijkheden opent voor een nog efficiënter computergebruik. In 2012 werden de Sharepointsites verder uitgebreid onder andere met al dan niet tijdelijke platforms voor het verzamelen en delen van informatie ter ondersteuning van werkgroepen. Ook het logboek werd in 2012 verder uitgebreid tot een heus werkinstrument. In 2013 werd gefocust op het opmaken van een module om via Sharepoint de uurroosters op te maken en te beheren. Deze applicatie zal een tijdsbesparing opleveren bij deze administratieve taak. Daarnaast werd sterk geïnvesteerd in het verfijnen van de back-up procedures voor de Sharepointserver. Er worden nu back-ups gemaakt zowel op niveau van Sharepoint, de SQL database en zelfs een dagelijkse Image van de volledige sharepointserver. Eind 2013 werd de scope bepaald voor de verdere samenwerking. Naast het afwerken van de uurrooster applicatie zal in 2014 worden gewerkt aan een netwerkanalyse en een advies voor toekomstige optimalisatie van onze ICT infrastructuur.

1.2.8. Welzijn op het werk: preventie en bescherming In 2013 werden onder andere de volgende maatregelen getroffen om de arbeidsveiligheid te verzekeren of te verbeteren: • ESF-project: verlaging van psychosociale druk bij nieuwe werknemers • Verdere opleiding werknemers EHBO • Verdere opleiding van werknemers +45 jaar ter verlaging van de psychosociale druk • Interne opleiding brandpreventie • Verdere oplijsting van gevaarlijke producten In 2013 waren er twee arbeidsongevallen met tijdelijke werkongeschiktheid als gevolg. Daarnaast was er ook één ongeval op de weg van en naar het werk. Er waren geen incidenten van psychosociale aard die zich bij herhaling hebben voorgedaan. Op het actieplan voor 2014 staan volgende acties: • Opleiding en uitvoering ergonomie: beeldschermwerk • Opleiding rond persoonlijke beschermingsmiddelen • Werken rond veiligheid van arbeidsmiddelen • Het verfraaien van de arbeidsplaats • Verdere opleiding EHBO voor werknemers

1.2.9. VIPA VIPA staat voor Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden. Sedert 2002 kunnen voorzieningen van de Bijzondere Jeugdbijstand bij het VIPA een aanvraag indienen om in aanmerking te komen voor investeringssubsidies. Deze aanvraag bestaat uit twee fasen: • Opstellen van een Zorgstrategisch Plan • Opstellen van een Technisch Financieel Plan

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.12/51

Op 19 april 2006 werd het zorgstrategisch plan van onze voorziening goedgekeurd door Minister Inge Vervotte op advies van de commissie Zorgstrategie. Er werd in 2006 dan ook verder gewerkt aan de tweede fase van de aanvraag tot goedkeuring masterplan en subsidiebelofte in VIPA, namelijk het indienen van een aanvraag tot subsidiebelofte met de vraag tot goedkeuring van het Technisch Financieel Plan. Deze aanvraag omvat twee delen: •

Het Technisch Financieel Plan Dit is de concrete uitvoering van het goedgekeurd Zorgstrategisch Plan in één of meerdere projecten. Het Technisch Financieel Plan is dus een globale en beschrijvende schets met kostenraming en uitvoeringstermijnen van de geplande investeringsprojecten voor de eerstkomende 10 jaar, met een financieel plan.

•

Het Projectplan Dit is de verdere uitwerking van één project uit het Technisch Financieel Plan waarvoor effectief de subsidiebelofte wordt gevraagd.

In 2006 werd verder gewerkt aan het Technisch Financieel Plan. In juni 2007 werd het Technisch Financieel Plan ingediend samen met een eerste project. Het betreft de aankoop en de verbouwing van een bestaand magazijn en woning tot dagcentrum. Het betreffende gebouw is gelegen aan de D’Hondtstraat 64a in Ieper. Op 23 april 2008 ontvingen we een subsidiebelofte voor het volledige project Ieper. Op 23 mei 2008 werd het pand aan de D’Hondtstraat door vzw De Walhoeve aangekocht. Op 29 september bezorgden we VIPA een aanvraag tot subsidiebeslissing voor de verbouwingswerken van het pand tot een nieuw dagcentrumgebouw. Eind 2008 werd gestart met het leegmaken van het gebouw, het wegnemen van de bepleistering en het verwijderen van houten binnenmuren. Op 20 april 2009 werd de subsidiebeslissing voor fase 1 (ruwbouw) goedgekeurd. Op 21 september 2009 werd gunstig advies gegeven voor de gunning voor de ruwbouwwerken. Op 5 februari 2010 werd de aanvraag tot subsidiebeslissing fase 2 en 3 (technische uitrusting en afwerking) ingediend. Deze aanvraag werd op 5 februari 2010 gunstig verklaard. Op 29 juni 2010 werd een aanvraag tot betaling van een eerste en tweede schijf ruwbouwwerken ingediend. Deze werd vereffend op 7 juli 2010. Op 23 december werd de aanvraag tot betaling van de derde schijf en saldo ruwbouw ingediend. In 2011 werden fase 3 (technische uitrusting en afwerking) en fase 4 (keukenmeubilair) zo goed als voltooid. De technische uitrusting omvatte de loten verwarming, sanitair en verluchting, elektriciteit, binnenpleisterwerken, binnenschrijnwerk, vloerisolatie, vloer- en faiencewerken en linoleum. In 2012 werden nog subsidies ontvangen voor fase 3 en fase 4 (afwerking technieken en meubilair). In juni 2012 werd het gebouw in gebruik genomen. Op 10 oktober 2013 werd de aanvraag tot de goedkeuring van het masterplan en tot het verkrijgen van een subsidiebelofte voor project 2 (verbouwing bovenverdieping Westvleteren) ontvankelijk verklaard.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.13/51

1.2.10.

Crisishulp aan Huis

Situering Vzw Crisishulp aan Huis West-Vlaanderen is een samenwerkingsverband tussen drie organisaties binnen de Jeugdzorg die hulp aanbieden bij problematische opvoedings- en leefsituaties: vzw Binnenstad (Brugge), vzw Oranjehuis (Kortrijk) en vzw De Walhoeve (Westvleteren). Doelpubliek Crisishulp aan Huis richt zich tot gezinnen met kinderen tussen 0 en 18 jaar die te maken hebben met een ernstige crisissituatie met impact op de opvoeding en/of het welzijn van de kinderen. Ook binnen gezinnen waar hulpverlening lopende is, kan naar aanleiding van een bepaalde gebeurtenis een noodsituatie ontstaan. Crisishulp aan Huis kan ook interveniëren in gezinnen waar na een periode van uithuisplaatsing het gezin de jongere opnieuw kan opnemen mits de nodige intensieve coaching en ondersteuning. Doelstellingen Crisishulp aan Huis biedt crisisbegeleiding om een uithuisplaatsing te voorkomen en de gezinnen opvoedingsperspectief te bieden. Hiervoor wordt gewerkt aan: • • • • • •

Het ondersteunen van de gezinsrelaties; Het vergroten van de draagkracht en het verkleinen van de draaglast; Het herstellen van de leefbaarheid en de veiligheid in het gezin door het aanleren van concrete technieken om de problemen op een meer constructieve manier aan te pakken; Het verbeteren van de communicatie; Het verruimen van het netwerk en het zoeken naar steunfiguren; Het verlagen van de drempel naar andere hulpverleningsdiensten.

Naast de hoofdopdracht is de dienst beschikbaar voor crisisinterventie binnen het netwerk crisisjeugdhulpverlening van de Integrale Jeugdhulp. De dienst is ook beschikbaar voor een beperkt aantal begeleidingen in het kader van Integrale Jeugdzorg. Verloop van een begeleiding De hulpverlening is snel, kortdurend en zeer intensief. Snel: Vanwege de crisissituatie hebben we binnen de 24 uur na de aanmelding een eerste face-to-face contact met het gezin. Kortdurend: We stellen voorop dat een crisisbegeleiding 28 dagen duurt. Deze periode kan maximaal twee keer met een week worden verlengd als dit geargumenteerd kan worden vanuit de nood om de lopende kortdurende hulp af te ronden. Zeer intensief: De gezinsmedewerker komt bijna dagelijks aan huis. Daarnaast is er intensief overleg met verwijzers en derden. Naar het einde toe kan de intensiteit worden verlaagd. Hoe gaan we te werk? 1. Kennismaking, voorstelling en opmaken doelstellingenplan: Tijdens de eerste dagen van de begeleiding wordt een doelstellingenplan opgemaakt. Elk gezinslid krijgt de mogelijkheid

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.14/51

belangrijke werkpunten voor zichzelf aan te halen. Dit vereist al een eerste wijziging in de kijk op het probleem: het aandeel in de crisis wordt gezien en herkend. 2. Aanleren en trainen van vaardigheden en gebruiken van methodieken: In functie van de vooropgestelde doelstellingen worden er vaardigheden aangeleerd (pedagogische, sociaal/communicatieve, praktische, ...) . In de verdere begeleiding worden de vaardigheden opgevolgd en geëvalueerd. We zoeken steeds naar een gepaste methodiek die het best aansluit op de specifieke problematiek en het gezinssysteem. 3. Tussentijdse evaluatie: Na 14 dagen vindt er een tussentijdse evaluatie en eventuele bijsturing van de doelstellingen en gebruikte methodieken plaats. 4. Eindevaluatie en afsluiting: Op het einde van de begeleiding kijken we naar de manier waarop het gezin hun leefsituatie evalueert. In samenspraak met het gezin en de consulent wordt gezocht naar de gepaste vervolghulp. Verwijzing en bereikbaarheid Aanmelding voor crisisbegeleiding gebeurt via het comité voor Bijzondere Jeugdzorg of de sociale dienst van de Jeugdrechtbank of via het netwerk crisishulp binnen de Integrale Jeugdhulp. Aanmelding voor crisisinterventie gebeurt via het netwerk crisishulp binnen de Integrale Jeugdhulp. Voor een meer gedetailleerd overzicht verwijzen we naar het jaarverslag van Crisishulp aan Huis West-Vlaanderen van 2013. Dit kan worden aangevraagd bij de coördinator van CaH WestVlaanderen Nancy Meert ([email protected]).

1.2.11.

Inzet in crisisnetwerk

De Walhoeve biedt een mogelijk aanbod binnen het netwerk crisisjeugdhulpverlening van de Integrale Jeugdhulp. Jongeren in een crisissituatie kunnen voor maximum zeven dagen een onderkomen vinden in het begeleidingstehuis. Deze periode is verlengbaar met zeven dagen. Vanuit De Walhoeve is ook een mogelijkheid voor crisisbegeleiding op voorwaarde dat er een indicatiestelling is vanuit het meldpunt en de jongere in het begeleidingstehuis wordt opgenomen. Vanuit de module dagbegeleiding is er een mogelijk aanbod voor crisisbegeleiding.

1.2.12.

Walhoevefeesten

Onze 17e Walhoevefeesten gingen door op 13 en 15 september 2013. Het werd een groot succes: 211 senioren op de dansnamiddag, 249 maaltijden, 837 wandelaars en mooi nazomerweer. Onze wandeltocht is binnen Aktivia (de overkoepelende organisatie van wandelclubs) een driesterren kwaliteitstocht. De volgende editie is gepland voor 19 en 21 september 2014. Tijdens dit feestweekend stellen we ook verschillende creatieve werkstukjes van de kinderen en jongeren tentoon. P

1.2.13.

Jaarlijkse kampen

Jaarlijks zijn er vanuit vzw De Walhoeve kampen voorzien (zowel voor beide dagcentra als voor het begeleidingstehuis). Zomervakantie 2013:

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.15/51

- dagbegeleiding Ieper - Veurne: 4 dagen Brugge - Verblijf: 10 dagen Moustiers Saint-Marie (Provence) Kerstvakantie 2013: - Verblijf: 5 dagen Jeugdvakantiecentrum (JVC) te Hechtel-Eksel, Limburg De kinderen en jongeren krijgen uiteraard de kans om ook aan externe kampen deel te nemen, zowel tijdens de zomervakantie, als tijdens tussentijdse schoolvakanties. Hiervoor werken we samen met verschillende andere organisaties. Het gaat om volgende kampen en organisaties: - Paardenkampen - Chirokampen - Sportkampen (De Panne) - Spelewijs (Poperinge en Ieper) - Kansen voor Kinderen (Koekelare) - kampen (Duinen-Heide) - Factor 10 (Mutualiteit) - Reguliere speelpleinwerking - Bizon (Ardennen) - Kampen met mutualiteit - Habbekrats - Lejo - Taalkamp We zijn aangesloten bij de organisatie vakantieparticipatie. Vakantieparticipatie is een dienst van Toerisme Vlaanderen die een vakantieaanbod uitwerkt voor mensen met een laag inkomen. Zij ijveren voor een betaalbaar vakantieaanbod voor iedereen. Dit initiatief maakt het financieel beter mogelijk om alle kinderen een kans te geven op een gevarieerd en uitgebreid aanbod aan vakanties.

1.2.14.

Activiteiten

Tijdens het schooljaar zijn er activiteiten voorzien op woensdagnamiddag en ’s avonds zijn er ad hoc activiteiten. We streven naar een evenwichtig en gevarieerd aanbod. Op zondag gaan de jongeren van het begeleidingstehuis soms wandelen. Velen onder hen zijn lid van wandelclub ‘De Walhoevestappers’. Dit vormt een sportieve manier om met nieuwe mensen in contact te komen. Tijdens schoolvakanties zijn er dagelijks activiteiten voorzien van 9u00 tot 17u00, behalve tijdens de zomervakantie in De Walhoeve. Tijdens de zomervakantie gaan de jongeren op kamp, zowel met vzw De Walhoeve als met externe organisaties of maken ze gebruik van het reguliere aanbod aan speelpleinwerking of vakantiejob.

1.2.15.

Zorgboerderijen

In 2013 werd samengewerkt met zes zorgboerderijen die mee instaan voor de invulling van de dagbesteding van een aantal jongeren. Tijdens het schooljaar betreft het jongeren die van school gestuurd zijn. In de vakantieperiodes betreft het onder andere jongeren die nog niet rijp zijn voor een vakantiejob. Op die manier wordt onder meer gewerkt aan de arbeidsattitude.

1.2.16.

Vrijwilligerswerk

Onze vrijwilligerswerking werd verwerkt in het VIPA-plan. Hierbij willen we ons vooral richten op de werving van vrijwilligers.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.16/51

Naast professionele medewerkers kunnen ook vrijwilligers een bijzondere bijdrage leveren in de zorg voor cliënten uit de Jeugdzorg. Iedereen die dat wenst, kan wel zijn steentje bijdragen: een handige Harry voor creatief werk, flinke stappers om te wandelen, iemand om onze voetbalploeg te versterken,… Boer Leo, onze buurman, staat steeds klaar om een handje toe te steken: overtollig steenafval of aarde wegbrengen met de tractor, de composthoop afvoeren, het uitlenen van materieel, enz. Aan de praktische uitbouw van de jaarlijkse Walhoevefeesten wordt meegeholpen door de leden van de vriendenkring van de wandelclub “De Walhoevestappers”. De wandelclub “De Walhoevestappers” is ontstaan vanuit de residentiële voorziening en telt onder zijn leden cliënten van de module verblijf, personeel en familieleden. Daarnaast zijn er ook nog buren en sympathisanten lid. Jaarlijks organiseren zij een wandeltocht en een maaltijd waarvan de opbrengst vooral gebruikt wordt voor de vrijetijdsbesteding van de cliënten van de verschillende voorzieningen (verblijf en dagbegeleiding) en voor de inrichting van gebouwen.

1.2.17.

Instap in het experimenteel modulair kader

Vanaf 2014 wordt in de sector van de Jeugdzorg modulair gewerkt. In de modulaire zorgorganisatie vallen de tussenschotten weg die er bestonden tussen bijvoorbeeld het dagcentrum en het residentieel begeleidingstehuis waardoor het mogelijk wordt om naadloos te schakelen. In 2012 konden de organisaties in de Bijzondere Jeugdzorg een aanvraag indienen om al vervroegd te starten als modulaire zorgorganisatie in het experimenteel modulair kader. Eind 2012 werd een erkenningsaanvraag ingediend in het kader van het experimenteel modulair kader. Hierdoor kunnen we onze hulpverlening nog meer aanpassen aan de hulpvragen van de kinderen en/of jongeren en hun gezin. Er wordt hierbij ook sterk ingezet op contextbegeleiding. Onze erkenningsaanvraag werd goedgekeurd. Sedert 1 januari 2013 beschikt vzw De Walhoeve over een erkenning in het experimenteel modulair kader: • 12 modules verblijf met daaraan gekoppeld 12 modules contextbegeleiding • 15 modules dagbegeleiding met daaraan gekoppeld 15 modules contextbegeleiding • 1 module contextbegeleiding in functie van autonoom wonen Er worden per week minimaal 34 uren contextbegeleiding georganiseerd. Contextbegeleiding wordt hierbij ruimer gezien dan gezinsbegeleiding. De erkenning binnen het experimenteel modulair kader biedt heel wat opportuniteiten zowel voor de jongeren en hun gezin als voor de verdere uitbouw van de organisatie.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.17/51

1.3. Kwaliteitszorg 1.3.1. Kwaliteitshandboek In 2007 werd een gedeeltelijke update uitgevoerd van het kwaliteitshandboek. Als gevolg van de resultaten die werden bereikt binnen diverse werkgroepen zoals de werkgroep DRP en rekening houdend met een aantal bijkomende wetgevingen, was het nodig om onze bestaande procedures verder te verfijnen. In 2008 werd verder gewerkt aan deze update. Als gevolg van de implementatie van het Decreet Rechtspositie van de minderjarige in de Integrale Jeugdhulp werden de procedures in het kwaliteitshandboek bijgewerkt. Hiermee samenhangend en rekening houdend met de aanbevelingen die werden gegeven naar aanleiding van een uitgevoerde inspectie werden ook een aantal documenten herwerkt. Zo werden de infobrochures herwerkt tot een versie voor min-zes-jarigen, een versie voor kinderen en een versie voor adolescenten. Ook het huisreglement werd herzien. De jongeren en de consulenten werden bij deze herzieningen betrokken. Eind 2009 werd een grondige actualisering van het kwaliteitshandboek uitgevoerd. In 2011 werden de voorbereidingen getroffen om het kwaliteitshandboek ter beschikking te stellen via de Sharepointserver waardoor het raadplegen van het kwaliteitshandboek nog gebruiksvriendelijker wordt, onder andere door de beschikking over een zoekfunctie. Verder beschikt Sharepointserver ook over een mogelijkheid voor versiebeheer. Sedert 2012 is het kwaliteitshandboek bereikbaar via Sharepoint. raadpleegbaar aan de hand van een handige zoekfunctie.

Hierdoor is alles makkelijker

In maart en april 2013 werd het kwaliteitshandboek aan een grondige herziening onderworpen en werden procedures in lijn gebracht met het modulair werken. Ook de documenten die gelinkt zijn aan het kwaliteitshandboek, zoals bijvoorbeeld de infobrochures, werden waar nodig herwerkt.

1.3.2. ProMES De tot 2010 gebruikte Balanced Scorecard leverde nog een aantal problemen. Het uitvoeren van de metingen vergde nog veel energie, de feedback was soms moeilijk te interpreteren, indicatoren stonden volledig los van elkaar waardoor prioriteiten niet altijd even duidelijk waren. Er werd gezocht naar een verbetering van het systeem. Een oplossing werd gevonden in het implementeren van het Productivity Measurement and Enhancement System (ProMES). ProMES werd oorspronkelijk gemaakt voor het opvolgen van organisaties op teamniveau waarbij uitgaande van een missie en een visie (langetermijndoelstelling) in overleg met alle betrokkenen objectieven worden opgesteld waarvoor concrete indicatoren worden bepaald. Vervolgens worden met behulp van de ondersteunende software metingen uitgevoerd en gegevens verzameld voor de diverse indicatoren. Aan de hand van de resultaten worden feedbackrapporten gegenereerd die door de teams worden geëvalueerd. Dit geeft aanleiding tot bijsturingen en acties die bijdragen aan de performantie van het team en de organisatie. Het ProMES systeem is in 1990 ontwikkeld door Pritchard samen met de medewerkers van het psychologiedepartement van de Universiteit van Texas. ProMES is gebaseerd op de motivatietheorie. Door een Zweeds bedrijf werd een ondersteunende softwareapplicatie ontwikkeld.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.18/51

ProMES is één van de meest wetenschappelijk onderbouwde en onderzochte prestatiemeetsystemen en wordt in tal van bedrijven en organisaties waaronder ook ziekenhuizen gebruikt. In september 2010 werd door vzw De Walhoeve een studiebezoek gebracht aan Kenneth Malm in Örebro (Zweden). Kenneth Malm deed heel wat onderzoek naar de effecten van ProMES en ontwikkelde samen met Fredrik Hendeberg de software ProMES Navigator. Bij die gelegenheid brachten we ook een bezoek aan het ziekenhuis in Örebro waar men ook met ProMES werkt. Eind 2010 werd beslist om ProMES in 2011 op teamniveau te implementeren. Het vormt een verdere verfijning van onze Balanced Scorecard. In april 2011 kwam Kenneth Malm naar De Walhoeve om een aantal medewerkers op te leiden in het instellen en gebruik van de software. Een aantal voor de begeleidingsteams operationele doelstellingen uit de BSC werden opgenomen in ProMES: 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Verantwoordelijkheid opnemen voor eigen werk Individuele begeleiding organiseren Methodieken toepassen in de groepsbegeleiding Methodieken toepassen in de individuele begeleiding Methodieken toepassen in de gezinnen Participatie van de jongeren stimuleren

Bij elke doelstelling werden in overleg met de medewerkers indicatoren opgesteld waarvoor de meting gebeurde met ProMES Navigator. Voor elke indicator werd een effectiviteitscurve opgesteld die de relatie vastlegt tussen het meetresultaat en het effect voor de organisatie. Hierbij worden de effecten bij de verschillende indicatoren ook onderling aan elkaar gelinkt waardoor vergelijking en bepaling van het totaaleffect mogelijk wordt. In 2012 werden de doelstellingen en indicatoren aangepast omdat de bestaande set vooral kwantitatieve metingen betrof. Er werd geopteerd om meer te werken met kwalitatieve indicatoren. In 2012 werd met de begeleiders en de logistiek medewerkers gewerkt rond de volgende doelstellingen: 1) jongeren participeren in de organisatie 2) begeleiders werken met individuele doelstellingen 3) begeleiders hanteren verschillende methodieken 4) medewerkers werken in sterke teams 5) medewerkers staan garant voor een uitstekende materiële omgeving De coördinatoren en hoofdbegeleiders werkten rond volgende doelstellingen: 1) beleidsmedewerkers realiseren een innovatieve cultuur 2) methodieken uit bijscholing worden geïmplementeerd 3) medewerkers krijgen coachingsgesprekken 4) beleidsmedewerkers werken in een sterk team In 2013 werden door doelstellingen (D) en indicatoren (I) die door de designgroep in het kader van het ESF-project werden aangemaakt, opgenomen in de ProMES Navigator. D: Jongeren gaan beter om met anderen I: Aantal conflicten per maand met agressie I: Jongere wordt niet gepest in de groep I: Er heerst een positieve sfeer in de groep D: Jongeren werken aan hun gedrag I: Jongere staat achter opgenomen traject/werkpunt

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.19/51

I: Jongere weet hoe hij werkt aan zijn gedrag I: Jongere rapporteert voortgang in gedragswijziging I: Aantal trajecten met betrekking tot gedrag/vaardigheden die per maand zijn gestart I: Aantal uren individuele begeleidingsgesprekken met betrekking tot gedrag/vaardigheden per maand I: Aantal uren individuele begeleidingstrajecten met betrekking tot gedrag/vaardigheden per maand D: Jongeren kunnen beter met hun emoties omgaan I: Resultaat van bevraging jongeren in verband met het werken aan emoties I: Resultaat van bevraging begeleiders in verband met jongeren werken aan emoties I: Aantal trajecten in groep met betrekking tot emoties die zijn gestart per maand I: Aantal uren individuele begeleidingsgesprekken met betrekking tot emoties per maand I: Aantal uren individuele begeleidingstrajecten met betrekking tot emoties per maand D: Jongeren participeren in de organisatie I: Aantal projecten waarin alle stappen van de participatie zijn doorlopen die per maand eindigen D: Jongeren voelen zich gerespecteerd I: Aantal schadegevallen met betrekking tot hun accommodatie per maand I: Aantal klachten over jongeren of medewerkers met betrekking tot respect voor de jongere I: Resultaat van vragenlijst bij de jongere met betrekking tot respect D: Medewerkers werken in een sterk team I: Resultaat van vragenlijst in verband met team Tijdens de tweemaandelijkse ProMES vergaderingen evalueren we de resultaten voor de verschillende indicatoren en werken alle medewerkers verschillende nieuwe acties uit.

1.3.3. Decreet Rechtspositie van de minderjarige in de Integrale Jeugdhulp Sedert 1 juli 2006 zijn de bepalingen van het Decreet Rechtspositie van de minderjarige in de Integrale Jeugdhulp (verder DRM) van kracht in alle betrokken sectoren van de Integrale Jeugdhulp. Het decreet voorziet in een eigen statuut en daaraan verbonden specifieke rechten voor de minderjarige in de jeugdhulp. In 2006 werd een interne vorming gegeven aan de medewerkers om hen op de hoogte te brengen van de inhoud van het DRM. De volgende thema’s kwamen aan bod: • • • • • • • •

Bekwaamheid van de minderjarige; Belang van de minderjarige; Recht op instemming, informatie en duidelijke communicatie; Recht op inspraak en participatie; Het dossier; Recht op bijstand; Recht op privacy; Recht op een menswaardige behandeling.

In 2006 werd ook een verkennende analyse uitgevoerd van de bestaande procedures om na te gaan in hoeverre de gebruikte procedures al dan niet afgestemd waren op het DRM. Op basis van de resultaten werden een aantal prioriteiten bepaald voor de implementatie van het DRM.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.20/51

Het implementatietraject bestaat uit verschillende fasen: informeren en sensibiliseren, analyse, bepalen van prioriteiten, uitvoeren van prioriteiten en evaluatie. Deze fasen zullen continu worden doorlopen. Er werd een werkgroep opgericht die zich buigt over de verdere implementatie van het DRM. In 2007 werd door de kwaliteitscoördinator deelgenomen aan een intersectorale vorming die door de OSBJ werd georganiseerd met betrekking tot de implementatie van het betreffende decreet. Deze vijfdaagse opleiding gaf een nieuwe impuls aan de werkgroep DRM. In 2007 werd door de werkgroep DRM vooral stilgestaan bij toegankelijkheid tot het dossier, het belang van de minderjarige, de bekwaamheid van de minderjarige en het recht op privacy. Concreet werden in 2007 de volgende acties ondernomen: • De indeling van de dossiers werd aangepast; • Er werden richtlijnen uitgewerkt voor de toegankelijkheid van de dossiers. • Er werd nagegaan op welke manier de bekwaamheid van de minderjarige kan worden aangetoond; • Er werd een checklist voor het belang van de minderjarige aangemaakt; • Er werden richtlijnen gemaakt met betrekking tot het beroepsgeheim. In 2008 werd vooral gewerkt rond privacy, participatie, informatie en communicatie: • Het concept bewonersvergadering werd aangepast op zodanige wijze dat er nog meer oog is voor de inbreng van de jongeren en voor het stimuleren van de verschillende niveaus van participatie; • In het kader van de participatie van de jongeren in de implementatie van het DRM werd een DRP box gemaakt per voorziening. Aan de hand van deze speelbox, in oorsprong ontwikkeld door vzw ’t Groot Hersberge’ in Torhout, kunnen de jongeren op speelse en interactieve wijze kennismaken met de jongerenrechten. Hierbij aansluitend zijn voor 2009 ook nog een rechtenrovers-bosspel en een rechtenbeurs voorzien; • De informatiebrochures werden herwerkt. Er zijn verschillende versies voor min-6-jarigen, kinderen en adolescenten; • Het huisreglement werd herwerkt rekening houdend met de bepalingen uit het DRM. In 2009 werd vooral stilgestaan bij participatie en bijstandspersoon. • Het rechtenrovers-bosspel werd gespeeld; • Er werd een rechtenbeurs georganiseerd; • Het sanctieprotocol werd aangepast; • De kwaliteitscoördinator volgde de opleiding “Mijn stem in ons verhaal”. De opgedane kennis werd gedeeld in de werkgroep en in team; • De update van het kwaliteitshandboek werd voltooid. In 2010 gebeurden volgende acties in het kader van het decreet rechtspositie: • Het rechtenrovers-bosspel werd gespeeld; • Er werd een rechtenbeurs georganiseerd; • De kwaliteitscoördinator volgde een bijkomende opleiding met betrekking tot het beroepsgeheim, specifiek gericht op onze sector. De quiz werd ook verschillende malen gespeeld. Een aantal thema’s zijn aan bod gekomen in de bewonersvergaderingen. In 2010 gebeurde een externe audit door inspectie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het rapport is heel positief. Volgende werkpunten worden door De Walhoeve aangepakt: • Overgaan tot een periodieke en systematische evaluatie van het toegangsbeleid;

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.21/51

•

Werkwijze en motieven voor het even apart zetten van jongeren en time-out transparanter naar de jongeren en de ouders toe communiceren.

In 2011 werd verspreid over vier halve dagen een interne vorming georganiseerd voor alle begeleiders van vzw De Walhoeve. Voorafgaandelijk aan het vormingsmoment werd het decreet nogmaals zelfstandig doorgenomen door de deelnemers en werden leervragen of cases aangeleverd die vervolgens tijdens het vormingsmoment werden behandeld. Op die manier was de opleiding heel praktijkgericht en werden oplossingen gevonden voor concrete problemen. In 2011 gebeurden verder nog volgende acties in het kader van het decreet rechtspositie: • Het rechtenrovers-bosspel werd gespeeld; • Er werd een rechtenbeurs georganiseerd; • De quiz werd verschillende malen gespeeld. • Een aantal thema’s zijn aan bod gekomen in de bewonersvergaderingen. In 2012 gebeurden volgende acties: • Het rechtenrovers-bosspel werd gespeeld; • Er werd een rechten-koffer gemaakt; • De quiz werd verschillende malen gespeeld. • Een aantal vragen bijvoorbeeld met betrekking tot privacy werden op de bewonersvergadering behandeld. In 2013 gebeurden volgende acties: • Het rechtenrovers-bosspel werd bijgewerkt en gespeeld op een gezamenlijke dag die voor de drie locaties werd georganiseerd in Ieper; • Op de gezamenlijke dag werd gefocust op pesten, privacy en identiteit; • De quiz werd verschillende malen gespeeld.

1.3.4. BINC Eind 2010 werd een start genomen voor het uitvoeren van de registraties in BINC (Begeleiding in Cijfers). BINC is de naam voor het Registratiesysteem Private Voorzieningen Bijzondere Jeugdzorg. Eind 2010 volgden een aantal medewerkers een opleiding voor het gebruik van BINC. Sedert 2011 maakt vzw De Walhoeve actief gebruik van het registratiesysteem. In 2012 werd het registratiesysteem door de overheid verder op punt gesteld en vullen we de registraties regelmatig in. In 2013 werd het systeem verder aangevuld. Intussen wordt door de overheid gewerkt aan een nieuwe versie (BINC 2.0) die in voege gaat in 2015.

1.3.5. ESF-project Eind september 2011 werd door vzw De Walhoeve een project “De Walhoeve INFORM” ingediend bij het Europees Sociaal Fonds (ESF). Het project heeft tot doel om de begeleiders en de medewerkers van vzw De Walhoeve die minder dan zes maanden in dienst zijn te ondersteunen zodat het werk voor hen beter haalbaar wordt. Het project werd opgemaakt op basis van de Project Cycle Management (PCM) methodiek.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.22/51

Het specifieke doel bestaat erin de druk die begeleiders en logistiek medewerkers ervaren in de dagdagelijkse situaties als gevolg van het afwijkend gedrag (oppositioneel gedrag, antisociaal gedrag, agressie, …) in de dagdagelijkse situaties, op een aanvaardbaar niveau te houden. Het project kent vier operationele doelen: • Begeleiders en logistiek medewerkers hebben zicht op de prioriteiten om de verschillende taken onder de knie te krijgen; • Begeleiders en logistiek medewerkers laten zich niet in te hoge mate door de individuele jongeren voor zich innemen zodat professioneel werken mogelijk blijft en men de taken naar behoren kan uitvoeren. • De begeleiders hanteren een efficiënte en effectieve aanpak met de jongeren zodat het inadequaat gedrag van de jongeren vermindert. • De begeleiders en logistiek medewerkers hebben voldoende zelfvertrouwen dat aanzet tot leren. Volgende hoofdactiviteiten maken deel uit van het project: • Opmaken, communiceren en opvolgen van resultaatsgebieden voor begeleiders en logistiek medewerkers rekening houdend met hun talenten; • Training van begeleiders en logistiek medewerkers voor het ontwikkelen van assertief gedrag in de omgang met probleemjongeren; • Specifieke training van begeleiders over de meest voorkomende gedragsstoornissen met concrete uitleg naar aanpak; • Installeren van een leercultuur. Helaas werd het project na eerste indiening en evaluatie door het ESF niet weerhouden. Argumenten hiervoor waren hoofdzakelijk de te kleine betrokkenheid van de jongeren in het project, het ontbreken van een meer organisatie-brede aanpak en de onduidelijkheid omtrent de inbreng van een externe consultant. Het project werd begin 2012 herwerkt. De jongeren werden meer betrokken in het project en ook in de evaluatie van het project. Er werden organisatie-brede acties uitgewerkt en de rol van de externe consultant werd uitvoeriger in de projectaanvraag beschreven. Het project werd eind maart 2012 ingediend en door het ESF goedgekeurd. In september 2012 werd het project opgestart. In de aanvangsfase werden voor de verschillende hoger beschreven acties indicatoren en bijhorende vragenlijsten uitgewerkt. Deze werden verwerkt in de ProMES Navigator. Vervolgens werd in de loop van september 2012 een nulmeting uitgevoerd. In het najaar van 2012 volgden de algemeen coördinator en de kwaliteitscoördinator van vzw De Walhoeve bij Performance Coaching (Perco) in Kontich een intensieve opleiding met betrekking tot het faciliteren van werkgroepen en het installeren van een leercultuur. Eveneens in het najaar van 2012 werd door de designgroep gewerkt aan het opmaken van resultaatsgebieden voor begeleiders en logistiek medewerkers. De resultaatsgebieden werden opgemaakt aan de hand van de ProMES methodiek. De resultaten werden telkens voor feedback voorgelegd aan Perco. Perco is vertrouwd met de ProMES methodiek. Volgende doelstellingen en indicatoren werden opgemaakt: 1) jongeren gaan beter om met anderen - aantal conflicten met agressie vermeld in logboek - jongeren worden niet gepest in de groep - er heerst een positieve sfeer

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.23/51

2) jongeren werken aan hun gedrag - jongere staat achter opgenomen traject/werkpunt - jongere weet hoe hij werkt aan zijn gedrag - jongere rapporteert voortgang in gedragswijziging - aantal opgezette lange termijn trajecten met betrekking tot gedragswijziging 3) jongeren kunnen beter met hun eigen emoties omgaan - resultaat van bevraging jongeren in verband met het werken aan emoties - resultaat van bevraging begeleiders in verband met jongeren werken aan emoties - aantal opgenomen trajecten rond het werken met emoties (groep en individu) - aantal individuele momenten van de jongeren met de begeleiding met betrekking tot het omgaan met emoties. 4) jongeren participeren in de organisatie - aantal projecten waarin alle stappen van de participatie zijn doorlopen 5) jongeren voelen zich gerespecteerd - aantal schadegevallen met betrekking tot hun accommodatie - aantal klachten over jongeren of medewerkers met betrekking tot respect voor de jongere - resultaat van een bevraging van de jongeren met betrekking tot respect 6) medewerkers werken in sterke teams - resultaat van de vragenlijst met betrekking tot team Eind 2012 werd ook een aanvang genomen voor de opmaak van de opleiding voor nieuwe medewerkers rond gedragsstoornissen. In 2013 werd de opleiding rond gedragsstoornissen verder uitgewerkt. De uitvoering van deze actie bestaat uit verschillende fasen: Fase 1: Literatuurstudie Op basis van informatie uit een vroegere opleiding “Werken met gedragsproblemen” verzorgd door Dr. Wilfried Smis werd er een informatiebundel opgemaakt. Deze bundel gaat kort in op de verschillende gedragsstoornissen waarmee begeleiders te maken kunnen krijgen. In de informatiebundel wordt er kort een overzicht gemaakt van de betekenis, de oorzaken en de mogelijke behandeling van volgende gedragsstoornissen: eetmoeilijkheden, zindelijkheidsproblematiek, overdreven reacties en/of gedragingen, psychosomatische klachten, seksuele problemen, angstproblematiek, leerproblemen, stelen, weglopen, problemen met zelfwaardegevoel, agressie, relatieproblemen-hechtingsstoornissen, ideaal ik en –geweten, frustratietolerantie en problemen met inzet. Fase 2: Getuigenissen Per gedragsstoornis werden getuigenissen verzameld bij de ervaren begeleiders. In een video-opname beschrijven ze de situatie, de reactie van de jongere en het handelen van de begeleider. Zij geven ook een reflectie over het gedrag van de jongere en over hun eigen optreden. Voor de ervaringen werd er niet enkel een beroep gedaan op de begeleiders van vzw De Walhoeve. Recent werd een samenwerkingsverband opgezet tussen vzw De Walhoeve en twee andere organisaties binnen de Jeugdzorg: OCMW Zonnewende en vzw Kompani. In het kader van de samenwerking wordt informatie gedeeld over tal van thema’s. Het is dan ook een grote meerwaarde om ervaringen met betrekking tot de gedragsstoornissen te delen. Per gedragsstoornis worden drie ervaringen opgenomen in de training.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.24/51

Fase 3: Prezivoorstelling De informatie, inclusief de video-opnames, wordt per gedragsstoornis gebundeld in een Prezivoorstelling. Prezi is een online presentatieprogramma dat één groot canvas gebruikt in plaats van individuele dia’s zoals dat in PowerPoint het geval is. Per gedragsstoornis wordt een Prezivoorstelling aangemaakt waarbij kan worden ingezoomd op de betekenis, de oorzaak en de behandeling van die gedragsstoornis. Daarnaast is er een literatuurlijst met verwijzingen naar bijkomende informatie. De parel in elke voorstelling is de reeks van drie video-opnames waarin een ervaren begeleider een bepaalde situatie, zijn eigen gedrag en de gevolgen van zijn gedrag op het gedrag van de jongere beschrijft en evalueert. Door in- en uit te zoomen kan je als nieuwe begeleider zelfstandig en op eigen tempo de informatie doornemen in een vorm die sterk aanspreekt. Het laat de nieuwe werknemer toe om ervaringen op te doen van collega’s op de werkvloer zonder hiervoor rechtstreeks zijn of haar vraag, probleem of onzekerheid te moeten verwoorden naar de nieuwe collega’s hetgeen een veiligheid schept. Het geheel is een laagdrempelig instrument om informatie te krijgen van collega’s. Onderzoek wijst namelijk uit dat medewerkers best leren van elkaar. De technische opmaak van de lespakketten gebeurt volledig door vzw De Walhoeve. Het eindproduct wordt minstens ter beschikking gesteld voor de partners in het samenwerkingsverband. We onderzoeken de mogelijkheden om het pakket ook binnen onze sector en ruimer binnen andere sectoren zoals bijvoorbeeld het onderwijs te verspreiden. In 2013 werd ook de assertiviteitstraining verder vorm gegeven. Aan nieuw aangeworven begeleiders en logistiek medewerkers wordt een assertiviteitstraining gegeven. In een tweetal uur wordt een programma aangeboden waarbij wordt ingegaan op angst en boosheid. Gebrek aan assertiviteit vindt vaak een oorsprong in angsten. Het is goed om een inzicht te hebben in het belang van angst en boosheid en meer specifiek in de mechanismen van angst. Er wordt stilgestaan bij de mogelijke nadelen van niet assertief gedrag en de gevolgen op korte en lange termijn. De reflectie gebeurt aan de hand van een functie- en betekenisanalyse: bij elke situatie hoort een bepaalde gedachte, een emotie en een gedrag. De reactie van de begeleider heeft hierop een invloed en kan een bepaald gedrag al dan niet stimuleren. In de opleiding wordt ook aangegeven op welke manier je zelf kunt werken aan het verhogen van de assertiviteit. Hiervoor maken we gebruik van een assertiviteitsladder en graduele blootstelling. De opleiding werd in de beginfase gegeven voor alle medewerkers. Uit de reacties bleek dat de verschafte inzichten in ieder geval zullen bijdragen tot een vlotte inwerkperiode van nieuwe medewerkers.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.25/51

1.4. Samenwerkingsverbanden

1.4.1. Overheid De Walhoeve vzw is erkend door de Vlaamse Gemeenschap, Agentschap Jongerenwelzijn. Regelmatig wordt hiertoe deelgenomen aan bijeenkomsten of werkvergaderingen, georganiseerd door de overheid. Concrete voorbeelden zijn vermeld onder 1.4.4.

1.4.2. Pluralistisch Platform Jeugdzorg (PPJ) Onze organisatie is lid van de werkgeversorganisatie Pluralistisch Platform Jeugdzorg PPJ. Langs deze weg gebeurt de informatiedoorstroom naar de voorzieningen. Het is de bedoeling de belangen van de organisatie en van de sector te behartigen via de overheid.

1.4.3. Jongerenbegeleiding Onze organisatie is ook lid van de koepelorganisatie Jongerenbegeleiding. Langs deze weg gebeurt de informatiedoorstroom naar de voorzieningen. We nemen deel aan diverse werkgroepen waaronder de werkgroep Integrale kwaliteitszorg en overleg directies.

1.4.4. Overlegstructuren De Walhoeve vzw is actief binnen de volgende overlegstructuren: - Regionaal Overleg Bijzondere Jeugdzorg (ROBJ) - West-Vlaams Overleg Bijzondere Jeugdzorg (WOBJ) - Welzijnsraad arrondissement Ieper (WAI) - Netwerkstuurgroep Rechtstreeks Toegankelijke Integrale Jeugdhulp (RTIJH) - Supervisie Kamertraining (SKT) - STENT - Werkgroep onderwijs/jeugdhulp op Vlaams niveau - Intervisiegroep Evidence Based Practice

1.4.5. Sociale Dienst Jeugdrechtbank en Comité voor Bijzondere Jeugdzorg (CBJ) Aanmeldingen verlopen via de consulenten van de Sociale dienst van de Jeugdrechtbank en het CBJ. Er is met deze verwijzende instanties een voortdurende wederzijdse informatieoverdracht naast de formele overlegmomenten bij intake en opmaak van het handelingsplan en de evolutiebespreking. Vanaf 1 maart 2014 verloopt de toegang enkel via de intersectorale toegangspoort.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.26/51

1.4.6. Consulenten Sommige cliënten hebben een persoonlijke consulent die instaat voor het dossierbeheer, die handelt als tussenpersoon en die alle zaken m.b.t. de jongere opvolgt.

1.4.7. Artsen Huisarts Tandarts Gynaecoloog Orthodontist Twee kinder- en jeugdpsychiaters Neuropsychiater Uroloog

1.4.8. Psychiatrisch Ziekenhuis Heilig Hart Met het Psychiatrisch Ziekenhuis Heilig Hart te Ieper hebben we een samenwerkingsovereenkomst voor 24 uur crisishulp.

1.4.9. Scholen en Centra voor Leerlingenbegeleiding Onze cliënten volgen heel uiteenlopende niveaus en richtingen in verschillende onderwijsinstellingen. We hechten veel belang aan een goed contact met de school. Er wordt zo veel mogelijk deelgenomen aan de oudercontacten, er is een dagelijkse opvolging via de schoolagenda en indien nodig houden we telefonisch contact of komen we samen voor overleg. Via het CLB van het vrij- of gemeenschapsonderwijs genieten de cliënten begeleiding op het domein van leren en studeren, onderwijs en loopbaan, preventieve gezondheidszorg en psychosociaal functioneren. Langs deze weg komen de eerste signalen van een problematische opvoedingssituatie vaak bij het CBJ terecht. Vanaf 1 maart 2014 behoren de CLB’s samen met Kind en Gezin en de Centra voor Algemeen Welzijnswerk tot de brede instap. Zij zoeken dan samen met kinderen, jongeren en ouders naar oplossingen. Als er specifieke ondersteuning nodig is, verwijzen zij door naar een gespecialiseerde dienst. Bij verontrusting kunnen zij beroep doen op het Ondersteuningscentrum Jeugdzorg en het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling. Alle jeugdhulpverleners kunnen jongeren aanmelden bij de Intersectorale toegangspoort die dan via indicatiestelling een toegang kan geven tot de niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp. Op die manier kunnen kinderen en jongeren via de intersectorale toegangspoort toegang krijgen tot de door vzw De Walhoeve aangeboden hulpverlening.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.27/51

1.4.10.

Andere voorzieningen

ADI Ieper + De Sleutel Veurne: ambulante drugszorg. CGG Largo Ieper en Veurne: psychologische begeleiding. Werkperspectief De Groene Kans, Diksmuide: deeltijdse tewerkstelling. Binnenstad vzw (Brugge) en Oranjehuis vzw (Kortrijk): Crisishulp aan Huis CAW Ieper – Veurne Impuls Zorgboerderijen Zonnewende Kompani TIME OUT Ruiselede

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.28/51

1.4.11.

Ouders

We staan in nauw contact met de ouders van onze cliënten, voor zover dit mogelijk is. Er zijn expliciete overlegmomenten met de ouders bij de bespreking van het handelingsplan en de bespreking van de evolutie. Ook tijdens gezinsgesprekken is er uiteraard contact met de ouders. Verder zijn er informele contacten bij het afhalen en/of terugbrengen van de jongeren evenals telefonische contacten. Daarnaast zijn er ook heel wat contacten met de ruimere context van de jongeren. We zijn er van overtuigd dat er pas echt fundamenteel kan worden gewerkt met kinderen als ook de ouders betrokken zijn. De gezinswerking vormt een belangrijke pijler in de werking en wordt, telkens opnieuw, op maat en op tempo van het gezin uitgewerkt. Er zijn immers belangrijke verschillen tussen gezinnen. Samen zorg opnemen voor de kinderen kan zich vertalen in verschillende werkvormen. We werken hierin vraaggestuurd. Onder vraaggestuurd werken begrijpen we: - de behoefte of vraag van de jongere en zijn context staan centraal - als hulpverlener werken we tijdens het hulpverleningsproces samen met de jongere en zijn context als gelijkwaardige partners, waarbij de verantwoordelijkheid voor het proces wordt gedeeld. - We proberen niet alleen tegemoet te komen aan de vraag van de jongere en zijn context, maar we gaan ook in gesprek over hun eigen verantwoordelijkheid en hun rol in het hulpverleningsproces - Omdat de jongere en zijn context eigenaar blijven van hun problemen en de oplossingen, moeten we hun mogelijkheden versterken en hen activeren zelf hun situatie te verbeteren.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.29/51

1.4.12.

Lo-groep

De Lo-groep is opgericht in 2012 en staat voor een samenwerkingsverband tussen drie voorzieningen uit onze regio met name vzw Kompani, vzw Zonnewende en vzw De Walhoeve. De plaats van de vergaderingen is in Lo, vandaar de naam. Er wordt een samenwerking uitgebouwd in een context van gelijkheid met de bedoeling samen dingen te doen ten voordele van de jongeren, de gezinnen en de medewerkers in de meest ruime betekenis. Het kan hierbij gaan over opleiding, kwaliteit, strategie, … We willen dit doen op een constructieve manier, zonder al te veel bureaucratie. De samenwerking moet ons voornamelijk energie geven. Een eerste project is alvast de uitbreiding van het ESF-project INFORM binnen de samenwerking. Eén van de acties is de uitwerking van een opleiding rond gedragsstoornissen waarbij onder andere ervaren begeleiders in een videofilm hun ervaringen delen. Hierbij worden ook begeleiders betrokken van vzw Kompani en vzw Zonnewende. Het uiteindelijke lesmateriaal zal ook door hen worden benut. In 2013 is met de Lo-groep een project opgestart, aan de hand van de methodiek van het waarderend onderzoek, rond het thema 'delen van expertise met elkaar om optimale begeleidingstrajecten te cocreëren'. We hebben dit samen gedaan met de 6 partners uit de Integrale Jeugdhulp en de sociale dienst van het OCMW van Veurne. Dit proces heeft 3 dagen in beslag genomen en heeft geresulteerd in een aantal acties die verder worden uitgewerkt in 2014. Daarnaast werden ervaringen uitgewisseld onder andere rond de verschillende pedagogische profielen van de organisaties.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.30/51

1.5. Tevredenheidsmetingen Zelfevaluatie stelt de organisatie in staat de eigen dienstverlening te optimaliseren. Onder andere via evaluaties door jongeren, ouders en consulenten kan vzw De Walhoeve knelpunten in de dienstverlening opsporen teneinde de organisatiedoelen zo goed mogelijk te bereiken. Er is een evaluatiemoment voorzien bij elke stopzetting van begeleiding. Deze tevredenheidsmeting wordt uitgevoerd bij de jongere en bij de ouders. Daarnaast wordt ook tweejaarlijks een tevredenheidsmeting uitgevoerd bij de jongeren in de modules verblijf, autonoom wonen en dagbegeleiding. Tot 2007 werden ook tevredenheidmetingen uitgevoerd bij de verwijzers bij elke stopzetting van de begeleiding. Op vraag van de verwijzers worden deze bevragingen niet meer uitgevoerd. In de plaats is er tweejaarlijks een wederzijds feedbackmoment met betrekking tot de samenwerking tussen de verwijzers en vzw De Walhoeve.

1.5.1. Evaluatie door de jongeren 1.5.1.1. Verblijf Voor de resultaten van de tweejaarlijkse meting verwijzen we naar het jaarverslag van 2012. Op basis van de resultaten wordt meer aandacht geschonken aan de mogelijkheden voor vervolghulp na de begeleiding door vzw De Walhoeve. Dit gebeurde door het organiseren van een specifiek infomoment tijdens de bewonersvergadering en door het opnemen van dit item in de individuele begeleiding. De tevredenheidsmeting aan de hand van de vragenlijst is slechts één indicator waarbij bepaalde problemen, wensen of ongenoegens aan het licht kunnen komen. Belangrijk is dat er aan die problemen kan gewerkt worden. Gezien het kleine aantal respondenten zijn de resultaten van verschillende jaren moeilijk met elkaar te vergelijken. Naast de tevredenheidsmeting zijn er ook de vragen, voorstellen en opmerkingen die aan bod komen in de bewonersvergadering, de voorstellen in de ideeënbus, de klachten, ...

1.5.1.2.Dagbegeleiding Ieper en Veurne Voor de tevredenheidsmeting die werd uitgevoerd bij de jongeren na het beëindigen van de begeleiding waren er zes respondenten. Vragen 1. Bespraken we met jou de bedoeling van je verblijf? 4. Hoe dikwijls krijg je individuele aandacht van de begeleiding? 5. Kreeg je vooraf informatie over De Walhoeve dagbegeleiding? 6. Houden wij rekening met jouw mening? 7. Kreeg je bij de opname uitleg over het huisreglement en de afspraken? 8. Zijn er zaken veranderd gedurende jouw

Jaarverslag 2013

Antwoord / Score Dikwijls Regelmatig 33,3 % 50,0 %

Zelden 16,7 %

Nooit 0,0 %

Veel 16,7 %

Voldoende 83,3 %

Te weinig 0,0 %

Geen 0,0 %

33,3 %

66,7 %

0,0 %

0,0 %

50,0 % 16,7 %

50,0 % 83,3 %

0,0 % 0,0 %

0,0 % 0,0 %

16,7 %

66,6 %

0,0 %

16,7 %

De Walhoeve vzw

Blz.31/51

verblijf? 9. Krijg je in De Walhoeve dagbegeleiding voldoende kansen? 10. Respecteren we jouw privacy? 11. Kan je bij iemand terecht met je klachten?

12. Hoe vind je de begeleiding op vlak van gezondheid/ medische zorgen? 13. Hoe werd je opgevangen tijdens de eerste dagen in onze voorziening? 14. Hoe vind je de begeleiding op vlak van studie en opleiding? 15. Wat vind je van de inhoud van de activiteiten?

16. Kan je bij iemand van de begeleiding terecht als je vragen of problemen hebt?

17. Kreeg je al uitleg over de hulpverleningsmogelijkheden na je verblijf? Algemene werking: score Aantal keer dat de score voorkomt - Ligging van De Walhoeve dagbegeleiding - De leefruimte - Het sanitair - De maaltijden - De vrije uren - Vakantieregeling - Sanctioneringen - Beloningen - Sfeer

33,3 %

66,7 %

0,0 %

0,0 %

Veel 66,7 % Altijd 16,7 %

Voldoende 33,3 % Vaak 83,3 %

Te weinig 0,0 % Zelden 0,0 %

Niet 0,0 % Nooit 0,0 %

Heel goed 16,7 %

Goed 83,3 %

Minder goed 0,0 %

Slecht 0,0 %

33,3 %

66,7 %

0,0 %

0,0 %

16,7 %

83,3 %

0,0 %

0,0 %

33,3 %

50,0 %

0,0 %

16,7 %

Altijd 50,0 %

Vaak 33,3 %

Zelden 16,7 %

Nooit 0,0 %

Ja 33,3 %

In grote mate 66,7 %

Te weinig 0,0 %

Neen 0,0 %

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 2 0 0 0 0 0

1 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 1 0 0 0 0 0 1

0 2 1 0 0 0 0 0 1

0 0 0 0 0 1 2 2 1

1 0 2 1 0 2 0 0 0

2 3 2 1 1 2 0 0 1

1 1 0 2 1 1 3 3 2

Tabel 1: Resultaten evaluatie door de jongeren, Dagbegeleiding Ieper en Veurne, 2013

Besluit: We interpreteren de kwantitatieve gegevens aan de hand van een vastgelegde norm van 50%. Is minimum 50% van de resultaten op een vraag eerder negatief (helemaal niet akkoord of niet akkoord), dan zullen we er zeker belang aan hechten en verbeteracties ontwikkelen. Geen enkele stelling werd voor 50% negatief beantwoord. De tevredenheidsmeting aan de hand van de vragenlijst is slechts één indicator waarbij bepaalde problemen, wensen of ongenoegens aan het licht kunnen komen. Belangrijk is dat er aan die problemen kan gewerkt worden. Gezien het kleine aantal respondenten zijn de resultaten van verschillende jaren moeilijk met elkaar te vergelijken. Naast de tevredenheidsmeting zijn er ook de vragen, voorstellen en opmerkingen die aan bod komen in de bewonersvergadering, de voorstellen in de ideeënbus, de klachten, ...

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.32/51

1.5.2. Evaluatie door de ouders In 2013 werden de ouders bevraagd van de jongeren bij wie de begeleiding in 2013 ten einde liep. In totaal namen vier ouders deel aan de bevraging. Ook hier werd er gebruik gemaakt van zowel kwalitatieve als kwantitatieve vragen. Dagbegeleiding Ieper en Veurne

Vragen 1. Hoe hebt u het eerste contact met ons ervaren? 2. Hoe was het onthaal bij de opname? 3. Maakten we ons huisreglement en de afspraken duidelijk? 4. Hoe vindt u de algemene begeleiding van uw zoon/dochter? 5. Hoe vindt u de begeleiding op vlak van studie en opleiding? 6. Hoe vindt u de begeleiding op vlak van gezondheid en medische zorgen? 7. Kreeg u uitleg over onze werking? 8. Werd er tijd vrij gemaakt voor de opname? 9. Nam de begeleiding contact met u op? 11. Heeft het verblijf van uw zoon of dochter iets veranderd aan de probleemsituatie?

Heel goed 50 %

Goed 50 %

Kon beter 0%

Slecht 0%

75 % 50 %

25 % 50 %

0% 0%

0% 0%

50 %

50 %

0%

0%

50 %

50 %

0%

0%

25 %

75 %

0%

0%

Veel 50 % 25 %

Voldoende 50 % 75 %

Te weinig 0% 0%

Geen 0% 0%

100 % 25 %

0% 25 %

0% 25 %

0% 0%

Soms 0%

Te weinig 25 %

Nooit 0%

Vaak 50 % 50 %

Te weinig 25 % 0%

Nooit 0% 0%

0%

0%

0%

75 %

0%

0%

50 %

0%

0%

Goed 75 %

Kon beter 0%

Slecht 0%

Ja 12. Bespraken wij met u het handelingsplan 75 % (de doelen van het verblijf) en de evolutie? Altijd 13. Houden wij rekening met uw mening? 25 % 14. Wordt u als ouder betrokken in de 50 % begeleiding van uw zoon/dochter? 15. Krijgt u de gelegenheid om met de 100 % begeleiding te praten? 16. Hebben wij aandacht voor uw zorgen, 25 % vragen, wensen? 17. Kan u bij iemand terecht met uw 50 % klachten? Heel goed 18. Wat vindt u van de inhoud van de 25 % activiteiten ? Ja 19. Kan u al uw vragen stellen? 75 % 20. Vindt u dat er voldoende respect was 50 % voor uw privacy? 21. Bent u op de hoogte over de mogelijke 0 % hulpverlening na de dagbegeleiding in De Walhoeve ?

In grote mate 25 % 50 %

Weinig 0% 0%

Neen 0% 0%

50 %

25 %

0%

Tabel 2: Resultaten evaluatie door de ouders, Dagbegeleiding Ieper en Veurne, 2013

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.33/51

Ook bij de evaluaties door de ouders hanteren we de norm van 50%. Geen enkele vraag werd voor 50% negatief beantwoord.

1.5.3. Evaluatie door de consulent In 2011 werd de feedbackprocedure doorlopen met verwijzers van de arrondissementen Ieper en Veurne en De Walhoeve als voorziening, zowel voor wat het begeleidingstehuis als het dagcentrum betreft. De verwijzers werden hierbij vertegenwoordigd door de teamverantwoordelijken. Zij hebben door intern overleg de opmerkingen van hun collega’s verzameld en zorgen ook voor de terugkoppeling. Dit overleg werd zowel door De Walhoeve als door de sociale dienst van de verwijzende instantie voorbereid tijdens een interne teambespreking. De teamverantwoordelijke van de sociale dienst staat hierbij in voor de eventuele inbreng van de jeugdrechters of de bureaus voor Bijzondere Jeugdbijstand. Bij de voorbereiding wordt gebruik gemaakt van een gemeenschappelijke leidraad. De resultaten van dit evaluatiemoment zijn opgenomen in het jaarverslag van 2011. In 2012 werd er bijzondere aandacht besteed om bij de intake al de verwachtingen van de consulent met betrekking tot het doorgeven van informatie te bespreken. Een volgende evaluatie in het kader van de feedbackprocedure was voorzien in 2013, maar is op vraag van de verwijzers uitgesteld tot het najaar 2014. Op die manier kunnen ook de eerste ervaringen met Integrale Jeugdhulp worden uitgewisseld en kunnen er concrete oplossingen worden gezocht voor eventuele problemen.

1.5.4. Scholen Vzw De Walhoeve heeft een bijzondere aandacht voor de studiebegeleiding en opvolging van het schoolgebeuren. Daarom wordt ook jaarlijks een tevredenheidsmeting uitgevoerd bij de scholen. Voor de module verblijf hebben vijf scholen een ingevulde vragenlijst bezorgd met betrekking tot negen leerlingen. Voor de module dagbegeleiding ontvingen we van acht scholen een ingevulde lijst met betrekking tot tien leerlingen. Onderstaande tabellen tonen de frequentie van de gegeven scores:

Opvolging schoolse taken Communicatie

zeer goed 6

goed 3

voldoende 1

kan beter 0

slecht 0

6

3

1

0

0

Tabel 3: resultaten tevredenheidsmeting scholen, module verblijf, schooljaar 2012-2013

Opvolging schoolse taken Communicatie

zeer goed 3

goed 3

voldoende 3

kan beter 0

slecht 0

3

3

2

1

0

Tabel 4: resultaten tevredenheidsmeting scholen, module dagbegeleiding, schooljaar 2012-2013

Uit de resultaten blijkt een goede (dagbegeleiding) en goede tot zeer goede (verblijf) tevredenheid over de schoolse opvolging. Besluit Volgens de evaluaties van 2013 is er een hoge tevredenheid over onze dienstverlening, zowel bij de jongeren, de ouders en de scholen.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.34/51

De kwalitatieve resultaten zijn erg persoonsgebonden en dus niet te veralgemenen, wat niet betekent dat er geen aandacht aan wordt besteed. Bij de evaluaties dient evenwel steeds rekening te worden gehouden met het geringe aantal respondenten.

1.6. VTO beleid 1.6.1. Interne bijscholingen • • • • • • • • • • • •

Voordracht van Pedro De Bruyckere “Jongeren en sociale media” (11 januari 2013) Awareness, Kemmel (21 januari 2013) Performantiemeeting (28 januari, 7 maart, 30 mei, 5 september en 4 november 2013) Contextueel denken (4 maart 2013) Werken met Duplopoppen (4 maart 2013) Sharepoint back-up (26 maart 2013) Gezinsbegeleiding (12 februari, 27 maart, 25 april, 4 juni, 4 september en 16 december 2013) Kwaliteitenspel (16 april 2013) Cognitieve gedragstherapie (18 april 2013) Axenroos en Hershey & Blanchard (23 mei 2013) Assertiviteit (5 december 2013) Wekelijkse werkbegeleiding en maandelijkse interne bijscholing gezinsbegeleiding

1.6.2. Externe bijscholingen en studiedagen • • • • • • • • • • • • • • • • •

Opstartdag EMK, Jongerenwelzijn, Brussel (17 januari 2013) Evidence Based Practice, De Cocon, Gent (14 maart, 21 maart en 13 juni 2013) Vorming rond EMK, Jongerenwelzijn, Gent (26 februari 2013) Regionale intervisie EMK, Jongerenwelzijn, Brugge (29 maart 2013) Stent (17 januari, 31 januari, 21 februari, 8 maart en 25 april 2013) Werken en een opleiding volgen, een ideale combinatie, ADMB, Brugge (14 mei 2013) Nascholing spellen en perspectiefneming, Spellenarchief, Brugge (30 september 2013) Infomomenten werking Time-out, Jongerenbegeleiding (2 oktober 2013) Bijscholing preventieadviseur, Provikmo Roeselare (3 oktober 2013) Ubuntu Experience, Kloosterhof (10 oktober 2013) Sociaal ondernemen vanuit juridisch perspectief, CESOC, Leuven (16 oktober 2013) Tools voor strategisch management, CESOC, Leuven (22 oktober 2013) Ondersteuningsproject EMK, PPJ, Leuven (22 oktober 2013) Algemene ledenvergadering ikv kwaliteitszorg, Informant, Gent (25 oktober 2013) Kinderen en partnergeweld, Ieper (23 november 2013) Studiedag Laten ER-VAREN, Informant, Kortrijk (26 november 2013) Postacademische vorming: begeleiden van veranderingsprocessen, Universiteit Hasselt (voorjaar 2013)

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.35/51

1.7 Jaarplanning en kwaliteitsplanning 2013

1.7.1 Opdrachten doorheen het jaar U

Werkgroepen:

Doorheen het jaar komen onze medewerkers geregeld samen in werkgroepen. In 2013 waren de volgende werkgroepen actief. • Werkgroep ProMES (Designteam) • Werkgroep ter voorbereiding teamdag • Werkgroep contextbegeleiding U  

Bijscholingen: Voor de medewerkers van de verschillende afdelingen worden regelmatig opleidingen voorzien, zowel intern als extern. (zie 1.6.1. en 1.6.2.)

1.7.2. Evaluatie kwaliteitsplanning 2013 Uitwerken nieuwe doelen en indicatoren voor begeleiders en logistiek medewerkers in het kader van ProMES De doelen en indicatoren die werden opgemaakt zijn besproken in punt 1.3.2. (ProMES) Programmeren van de nieuwe doelen en indicatoren in de ProMES Navigator software De doelen en indicatoren zijn aangemaakt in de ProMES Navigator software. Deze software wordt gebruikt voor het uitvoeren van de tweemaandelijkse metingen en voor het evalueren van de resultaten voor de verschillende indicatoren. De software vormt een goede ondersteuning bij de voorbereiding van de feedbackvergaderingen en bij het bijhouden van de evoluties voor de diverse indicatoren. Verder optimaliseren en afwerken van het documentbeheersysteem in sharepoint voor het kwaliteitshandboek Het volledige kwaliteitshandboek is nu toegankelijk via onze sharepointserver. Dit vergroot de gebruiksvriendelijkheid van het kwaliteitshandboek. Implementeren van workflows op de sharepointserver De workflows zullen vooral worden gebruikt in het kader van het doorgeven van wijzigingen in het uurrooster. Het afwerken van de betreffende software is gepland voor april 2014. Opmaken van een omgeving voor het aanmaken en verwerken van uurroosters in functie van een toekomstige integratie in sharepoint In 2013 werd een omgeving aangemaakt die toelaat om via sharepoint uurroosters op te stellen waarbij met diverse voorwaarden en randvoorwaarden rekening wordt gehouden. De afwerking is voorzien in april 2014 en gebeurt in het kader van een samenwerking met de studenten Professionele Bachelor in de Toegepaste Informatica. Uitvoeren van tevredenheidsmetingen en peilingen bij de jongeren in het kader van de resultaatsgebieden voor begeleiders en logistiek medewerkers, inclusief de verwerking in ProMES In 2013 werden aan de hand van het ProMES systeem tweemaandelijkse metingen uitgevoerd bij de medewerkers en de jongeren. De resultaten werden geëvalueerd samen met alle medewerkers en

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.36/51

dienden als basis voor de uitwerking van acties. Op de volgende ProMES vergadering werd telkens stilgestaan bij de resultaten van de acties die twee maand eerder werden opgesteld en werden de acties al dan niet behouden. Grondige herziening van het kwaliteitshandboek in functie van de vernieuwde werking in het kader van het experimenteel modulair kader In maart/april 2013 werd het kwaliteitshandboek aan een grondige herziening onderworpen en werden de procedures aangepast aan de werking binnen het experimenteel modulair kader. Er werden ook nieuwe procedures uitgewerkt bijvoorbeeld in verband met vraagverheldering. Implementatie van herwerkt kwaliteitshandboek in sharepoint Het herwerkte kwaliteitshandboek werd gepubliceerd via de sharepointserver. Implementatie van een versiebeheer met betrekking tot het kwaliteitshandboek Het versiebeheer werd geïmplementeerd en wordt momenteel getest. Het is de bedoeling om dit in de loop van 2014 volledig in gebruik te nemen. Herwerken van informatiebrochures De informatiebrochures werden aangepast in functie van het werken binnen het experimenteel modulair kader. Feedbackprocedure met de consulenten De feedbackprocedure is op vraag van de verwijzende instanties verplaatst naar zomer/najaar 2014. Opvolging en uitwerking van het ESF-project De Walhoeve INFORM Zie 1.3.5. (ESF-project) Verdere verfijning van het pedagogisch profiel Deze actie werd uitgesteld

1.7.3. Kwaliteitsplanning 2014 • Uitwerken van ProMES voor gezinsbegeleiding Het ProMES systeem werd eerder al uitgewerkt voor de begeleiders. In een volgende stap gebeurt een complete uitwerking voor de gezinsbegeleiders. Hiervoor zal een designgroep worden opgericht waarin gezinsbegeleiders en hoofdbegeleiders vertegenwoordigd zijn. De designgroep heeft als doel om doelstellingen en indicatoren uit te werken met inbegrip van de effectencurves. Er zal bijzondere aandacht worden besteed aan effectmeting en evidence based practice. Het geheel wordt vervolgens ingebracht in de ProMES Navigator. We streven er naar om het ProMES systeem voor gezinsbegeleiders operationeel te hebben tegen eind maart 2014. •

Aanpassen brochures en website in functie van Integrale Jeugdhulp.

• Inschatting groeiniveaus van Uitvoeringsbesluit Integrale kwaliteitszorg In 2014 wordt een eerste inschatting gemaakt in functie van de groeiniveaus in het kader van het Uitvoeringsbesluit Integrale kwaliteitszorg. Hiervoor worden een vijftal bijeenkomsten van de werkgroep kwaliteit vooropgesteld. De inschatting gebeurt aan de hand van een beperkte zelfevaluatie. Vanuit deze zelfevaluatie worden al acties ter verbetering opgenomen.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.37/51

• Herwerking van het kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek wordt in 2014 herwerkt waarbij een EFQM gebaseerde indeling zal worden gebruikt. Hierdoor zal de indeling aansluiting bij de thema’s en subthema’s uit het Uitvoeringsbesluit Integrale kwaliteitszorg. •

Opmaak van een visie op integrale kwaliteitszorg

• Uitwerken van ProMESQ Indicatoren die worden opgesteld in functie van het kwaliteitsmanagementsysteem en die nog niet zijn opgenomen in ProMES worden uitgewerkt in ProMESQ. ProMESQ fungeert als feedbacksysteem voor de kwaliteitswerkgroep en het beleid van de organisatie. Op basis van de resultaten worden acties uitgewerkt en worden de resultaten van deze acties opgevolgd. • ICT risico-analyse Om de informatieveiligheid te verhogen wordt in 2014 een risico-evaluatie uitgevoerd op basis van de ISO27002 norm. Het doel van deze evaluatie is het opstellen van een lijst prioritaire acties om de informatieveiligheid te verhogen. De risico-evaluatie gebeurt als onderdeel van een opdracht binnen de samenwerking met de Vives hogeschool. • Feedbackprocedure verwijzers Op vraag van de verwijzers werd het feedbackmoment van 2013 verplaatst naar zomer/najaar 2014. Op die manier kunnen de eerste bevindingen met betrekking tot Integrale Jeugdhulp worden meegenomen in de gesprekken en verbeteringsacties. • Tevredenheidsmeting jongeren tijdens verblijf / dagbegeleiding In 2014 wordt de driejaarlijkse tevredenheidsmeting afgenomen bij alle jongeren in verblijf en dagbegeleiding. De resultaten worden gebruikt als basis voor het opstellen van verbeteracties. • ProMES feedbackvergaderingen Tijdens het schooljaar wordt een tweemaandelijkse feedbackvergadering georganiseerd waarop alle werknemers van vzw De Walhoeve aanwezig zijn. Op deze bijeenkomsten worden op basis van de feedback uit het ProMES systeem acties uitgewerkt waarvan de resultaten dan in de volgende bijeenkomst worden teruggekoppeld.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.38/51

2. STATISTISCHE GEGEVENS M.B.T. ONZE CLIENTEN 2.1. Verblijf 2.1.1. Bezettingscijfers 2.1.1.1.Bezettingscijfers 2013

Tabel 1: Bezettingscijfers Verblijf + autonoom wonen 2013

Maand

Bezettingsgraad N

Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December

Bezettingsgraad %

14,58 14,54 15,45 15,23 15,26 14,57 16,00 14,97 14,47 14,90 15,27 15,10

Overtal %

112,2 111,8 118,8 117,2 117,4 112,1 123,1 115,2 111,3 114,6 117,5 116,2

Maximale bezetting N 12,2 11,8 18,8 17,2 17,4 12,1 23,1 15,2 11,3 14,6 17,5 16,2

13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13

Figuur 1: Bezettingsgraad Verblijf + autonoom wonen 2013

140

bezetting in procent

120 100 80 bezetting  2013  

60 40

maximale   bezetting  

20 0 jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug sep

okt

nov dec

maand

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.39/51

Uit de gegevens blijkt dat er gedurende 2013 vrijwel steeds een overbezetting was voor de functie verblijf. Onze organisatie doet een extra inspanning om tegemoet te komen aan de hoge vraag.

2.1.1.2.Overzicht bezettingscijfers 2001 – 2013 Tabel 2: Overzicht bezettingsgraad Verblijf + autonoom wonen 2001 – 2013 Jaar Globale bezettingsgraad % 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

110,4 100,0 111,4 111,8 116,7 117,1 113,7 109,6 115,4 107,0 111,6 116,6 115,6

Figuur 2: Globale bezettingsgraad Verblijf + autonoom wonen 2001 – 2013

140

bezetting in procent

120 100 80 bezetting  2013  

60 40

maximale   bezetting  

20 0 jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug sep

okt

nov dec

maand

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.40/51

2.1.2. Opnames en uittreden 2.1.2.1.Opnames en uittreden in 2013 Tabel 3: Opnames en uittreden Verblijf + autonoom wonen 2013 IN 24

UIT 24

2.1.2.2.Overzicht opnames en uittreden 2001 - 2013 Figuur 3: Overzicht opnames en uittreden, Verblijf + autonoom wonen 2001-2013

overzicht IN/UIT 2001 - 2013 30 25 aantal

20 IN UIT

15 10 5 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 jaar

2.1.2.3.Overzicht opnames en uittreden per plaatsende instantie Tabel 4: Overzicht opnames en uittreden per plaatsende instantie Aantal Plaatsende instantie IN UIT 31/12/09

Aantal 31/12/10

Aantal 31/12/11

Aantal 31/12/12

Aantal 31/12/13

JRB Brugge JRB Ieper JRB Veurne JRB Kortrijk CBJ Brugge CBJ Ieper CBJ Oostende CBJ Veurne CBJ Kortrijk Crisismeldpunt CAW Brugge

0 4 2 0 0 4 1 5 0 8 0

1 4 2 0 0 4 1 4 0 8 0

4 2 0 0 0 1 1 6 0 0 0

4 2 0 0 0 1 1 5 0 0 0

4 5 0 0 0 1 1 4 0 0 0

4 5 0 0 0 1 1 4 0 0 0

3 5 0 0 0 1 1 5 0 0 0

Totaal

24

24

14

13

15

15

15

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.41/51

De stijging van het aantal bewegingen (in/uit) in de module verblijf is te wijten aan de instap in het experimenteel modulair kader en een stijging van het aantal crisisopnames.

Figuur 4: Verdeling cliënten per plaatsende instantie 2008 – 2013

procent  

Verdeling  cliënten  per  plaatsende   instantie   45,00   40,00   35,00   30,00   25,00   20,00   15,00   10,00   5,00   0,00  

31/12/09   31/12/10   31/12/11   31/12/12   31/12/13   plaatsende  instantie  

Uit bovenstaande gegevens blijkt dat de meeste jongeren die in 2013 aanwezig waren in de module verblijf werden verwezen door Jeugdrechtbank Ieper, Jeugdrechtbank Brugge en CBJ Veurne.

2.1.3. Verblijfplaats voor opname Tabel 5: Verblijfplaats voor opname, Verblijf 2013 Verblijfplaats Thuis Dagbegeleiding Time out Verblijf

Aantal 8 9 1 6

2.1.4. Aanmeldingsproblematiek Tabel 6: Aanmeldingsproblematiek, Verblijf 2013 Aanmeldingsproblematiek Hechtingsstoornissen Oppositioneel gedrag Relationele problemen Asociaal gedrag Familiale problemen

Jaarverslag 2013

Aantal 1 6 15 1 5

De Walhoeve vzw

Blz.42/51

Dikwijls liggen meerdere problemen aan de basis van een opname.

2.1.5. Leeftijd en geslacht 2.1.5.1.Leeftijd en geslacht in 2013 Tabel 7: Leeftijd en geslacht, Verblijf 2013

Aantal op 31/12 Aantal op 31/12 in %

M 10 67

V 5 33

Min 12 jaar 6 40

Plus 12 jaar 9 60

2.1.5.2.Leeftijd en geslacht in de periode 2001 – 2013 Figuur 5: Verdeling naar geslacht, Verblijf, 2001-2013, toestand op 31/12

verdeling naar geslacht 2001 - 2013

procent

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

M V

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 jaar

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.43/51

Figuur 6: Verdeling naar leeftijd, Verblijf, 2001-2013, toestand op 31/12

procent

verdeling naar leeftijd 2001-2013 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

-12 jaar +12 jaar

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 jaar

Van 2001 tot 2013 waren telkens meer jongens dan meisjes opgenomen. Met uitzondering van 2004 waren telkens meer plus 12-jarigen dan min 12-jarigen opgenomen in het begeleidingstehuis.

2.1.6. Schoolgegevens Tabel 8: Schoolgegevens, Verblijf, toestand op 31/12/13 Niveau Buitengewoon secundair onderwijs Beroeps secundair onderwijs Technisch secundair onderwijs Bijzonder Lager onderwijs Lager Onderwijs Kleuteronderwijs Leercontract

Aantal 2 6 1 1 4 1 0

2.1.7. Verblijfplaats bij uittrede Tabel 9: Verblijfplaats bij uittrede uit functie verblijf, 2013 Verblijfplaats Dagbegeleiding Autonoom wonen Verblijf TCK Verblijf Thuis Zelfstandig

Jaarverslag 2013

Aantal 3 1 1 6 8 1

De Walhoeve vzw

Blz.44/51

2.2. Dagbegeleiding 2.2.1. Bezettingscijfers 2.2.1.1.Bezettingscijfers 2013 Tabel 10: Bezettingscijfers, Dagbegeleiding 2013

Maand

Bezettingsgraad N

Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December

Bezettingsgraad %

Overtal %

97,0 94,1 83,7 96,0 100,0 88,0 76,3 93,3 83,7 89,0 96,2 93,5

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

14,55 14,11 12,55 14,40 15,00 13,20 11,45 14,00 12,56 13,35 14,43 14,03

Maximale bezetting N 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15

Figuur 7: Bezettingsgraad, Dagbegeleiding 2013 120,0 bezetting in procent

100,0 80,0 bezetting 2013

60,0

maximale bezetting

40,0 20,0 0,0 jan

feb

mrt

apr mei

jun

jul

aug sep okt

nov dec

maand

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.45/51

2.2.1.2.Overzicht bezettingscijfers Figuur 8: Overzicht bezettingscijfers, Dagbegeleiding 2001-2013

globale bezettingsgraad 2001-2013 globale bezettingsgraad in procent

140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 jaar bezetting

maximale bezetting

2.2.2. Opnames en uittreden 2.2.2.1.Opnames en uittreden in 2013 In 2013 waren er 13 opnames en 14 uittreden.

2.2.2.2.Overzicht opnames en uittreden 2001-2013 Figuur 9: Overzicht opnames en uittreden, Dagbegeleiding 2001-2013

overzicht IN/UIT 2001 - 2013 25

aantal

20 15

IN UIT

10 5 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 jaar

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.46/51

2.2.2.3. Overzicht opnames en uittreden per plaatsende instantie Tabel 11: Opnames en uittreden per plaatsende instantie, Dagbegeleiding 2013 Plaatsende instantie JRB Ieper JRB Veurne CBJ Ieper CBJ Veurne

Totaal

IN

UIT 3 0 3 7

13

4 0 2 8

31/12/09 31/12/10 31/12/11 31/12/12 31/12/13 3 5 4 5 4 1 2 1 0 0 4 2 3 2 3 9 8 4 8 7

14

17

17

12

15

14

Figuur 10: Aantal cliënten per plaatsende instantie, Dagbegeleiding, toestand op 31/12 90,0   80,0   70,0  

procent  

60,0  

31/12/09  

50,0  

31/12/10   31/12/11  

40,0  

31/12/12  

30,0  

31/12/13  

20,0   10,0   0,0   JRB  Ieper  

Jaarverslag 2013

JRB  Veurne  

CBJ  Ieper  

De Walhoeve vzw

CBJ  Veurne  

Blz.47/51

2.2.3. Verblijfplaats voor opname Tabel 12: Verblijfplaats voor opname, Dagbegeleiding 2013 Verblijfplaats Thuis Residentieel

Aantal 11 2

2.2.4. Aanmeldingsproblematiek Tabel 13: Aanmeldingsproblematiek, Dagbegeleiding 2013 Aanmeldingsproblematiek Psychische problematiek ouders Schoolproblemen Gedragsprobleem jongere

Aantal 7 4 9

Dikwijls liggen meerdere problemen aan de basis van een opname.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.48/51

2.2.5. Leeftijd en geslacht 2.2.5.1.Leeftijd en geslacht in 2013 Tabel 14: Leeftijd en geslacht, Dagbegeleiding 2013

Aantal op 31/12 Aantal op 31/12 in %

M 4 29

V 10 71

Min 12 jaar 7 50

Plus 12 jaar 7 50

2.2.5.2.Overzicht leeftijd en geslacht 2001-2013 Figuur 11: Verdeling naar geslacht, Dagcentra 2001-2013, toestand op 31/12

verdeling naar geslacht 120

procent

100 80 M

60

V

40 20 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 jaar

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.49/51

Figuur 12: Verdeling naar leeftijd, Dagcentra 2001-2013, toestand op 31/12

verdeling naar leeftijd 120

procent

100 80 -12 jaar + 12 jaar

60 40 20 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 jaar

2.2.6. Schoolgegevens Tabel 15: Schoolgegevens, Dagbegeleiding 2013, toestand op 31/12 Niveau Technisch Secundair Onderwijs Beroeps Secundair Onderwijs Buitengewoon Secundair Onderwijs Lager Onderwijs Bijzonder Lager Onderwijs Kleuteronderwijs

Aantal 1 4 1 3 4 1

2.2.7. Verblijfplaats bij uittrede Tabel 16: Verblijfplaats bij uittrede, Dagcentra 2012 Verblijfplaats Thuis Familie Pleeggezin Residentieel

Jaarverslag 2013

Aantal 8 0 0 6

De Walhoeve vzw

Blz.50/51

SLOT In 2013 werd verder gewerkt rond accenten die eerder al werden gelegd en werden er ook een reeks nieuwe accenten gelegd. Bijzondere aandacht werd besteed aan de instap in het experimenteel modulair kader. Er werd onder andere bijkomend geïnvesteerd in contextbegeleiding. Er werd veel aandacht besteed aan de opvolging van het VIPA dossier en de verdere optimalisering van onze processen onder andere door verder te investeren in ICT-toepassingen en de verdere uitwerking van het ProMES systeem. Het ESF-project biedt ons bijkomende mogelijkheden om nieuwe medewerkers in te werken en de leercultuur in onze organisatie verder te installeren. Een organisatie staat nooit alleen in zijn omgeving en heeft een web van contacten te onderhouden. Ook op dit vlak werden grote inspanningen geleverd zoals de deelname aan de vele overlegplatforms, het organiseren van een voordracht en nieuwjaarsreceptie, de wandelclub, de jaarlijkse Walhoevefeesten, de uitgave van de nieuwsbrief, … Onze kernactiviteit is en blijft natuurlijk het begeleiden van de jongeren en hun gezin en het bieden van een behandeling op maat. Dit willen we realiseren samen met alle betrokkenen.

Jaarverslag 2013

De Walhoeve vzw

Blz.51/51