Voorstelling
Computers and Communications nv • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 •
Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • http://www.cac.be
1. 1.1.
DIAS, zoveel meer dan een digitaal archief… Overzicht beschikbare modules
DIAS (Digitaal Informatie en Archiverings Systeem) is een moduleerbare software oplossing, ontwikkeld voor het beheren en archiveren van bedrijfsdocumenten: inkomende correspondentie, e-mails, contracten, telefonische communicatie, gescande documenten, foto’s, faxen, enz. DIAS combineert functionaliteiten rond digitaal documentbeheer, workflow management en operationele CRM. Met deze drie invullingen kunnen alle facetten van digitaal documentbeheer ondervangen worden in 1 centraal systeem.
Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten
Elektronisch distributie /
Beheer van klanten,
goedkeuring van documenten
prospecten, leveranciers,
(intern / extern)
eigen personeel, …
DIAS is een stabiele en performante toepassing die gebruik maakt van de modernste ontwikkelingstechnologieën. De schermen zijn gebruiksvriendelijk opgebouwd met duidelijke en herkenbare pictogrammen. Bovendien kunt u alle schermen van DIAS maximaal aanpassen aan uw specifieke behoeften. Zo wordt DIAS voor u en uw collega’s een uiterst gebruiksvriendelijke omgeving! Daarnaast werd bij de ontwikkeling heel wat aandacht besteed aan security. Met de verschillende security instellingen kunt u heel nauwkeurig de bevoegdheden per gebruiker definiëren.
Voorstelling DIAS
2 / 17
1.1.1.
Module documentbeheer Met de module documentbeheer kunt u alle documenttypes (MS Office documenten, e-mails, gescande documenten, etc.) op een eenvoudige en overzichtelijke manier archiveren en consulteren. Voor de integratie van de MS office toepassingen zoals MS Outlook, MS Word en MS Excel zal u iets verder in dit dossier zien dat er verschillende plug-ins ontwikkeld werden. Op die manier kan een gebruiker heel gemakkelijk vanuit zijn vertrouwde omgeving het digitale archief voeden of oproepen.
Daarnaast kan ieder type van documentscanner op DIAS aangesloten worden voor het digitaliseren van papieren documenten. Aan de hand van verschillende technologieën zoals OCR (Optical Character Recognition) en VRS (Virtual Rescan Software) halen wij het maximum uit uw gescande beelden! Het snel en eenvoudig opzoeken van documenten is vaak één van de grootste pijnpunten binnen een onderneming. Met het digitale archief van DIAS kunt u aan de hand van diverse zoekcriteria een document of een volledig klantendossier in enkele seconden tijd terugvinden! Om de authenticiteit en integriteit van uw archief te garanderen, kan een document eenmaal het in het archief werd opgenomen niet meer gewijzigd of gewist worden (door een klassieke gebruiker). Een document aanpassen kan alleen nog door gebruik te maken van het versiebeheer, zodat u alle aanpassingen van een document perfect kunt volgen. U kunt documenten aan de hand van verschillende criteria terugvinden. De meest gebruikte zoekcriteria zijn:
Documenttype: u zoekt een offerte, een aangifteformulier, algemene voorwaarden, etc. (te vergelijken met de Map in Windows Verkenner waaronder u document opslaat)
Contact: u zoekt alle documenten gerelateerd aan één of meerdere contacten (vb. klantendossier, personeelsdossier, leveranciersdossier, etc.)
Zoekwoord: u zoekt op basis van de inhoud van een document (zowel voor digitale als gescande documenten kunt u zoeken op basis van de inhoud van een document)
Documentnummer: u zoekt op basis van het unieke documentnummer Documentstatus: u zoekt op alle documenten met een specifieke status (bv. alle offertes die de status “lopende” hebben of alle polissen die de status “niet-afgerekend” hebben).
Datum: u zoekt alle documenten die binnen een bepaalde tijdsperiode gearchiveerd werden. Documenteigenaar: u zoekt een document op basis van de persoon die het document gearchiveerd heeft (vb. alle bezoekrapporten van medewerker Jan).
Voorstelling DIAS
3/17
Indexvelden: u kunt eveneens zoeken op andere indexvelden of metadata die u zelf kiest (vb. polisnummer, vervaldatum, etc.). Het centrale archiefvenster:
Opbouw van het centrale archiefvenster: Linkerzijde:
zoekvenster: hier kunt u verschillende zoekcriteria definiëren.
Rechts bovenaan:
overzicht van alle documenten die aan uw zoekcriteria beantwoorden.
Rechts onderaan:
workflow: hier ziet u alle personen die het document behandeld hebben of nog moeten behandelen (naam + status + opmerkingen).
1.1.2.
Module workflowbeheer Met de workflow module kunt u documenten digitaal doorsturen naar collega’s (intern) of externe relaties. Dankzij de workflow module ziet u op ieder ogenblik wie een document moet behandelen of door wie het behandeld werd. Daarnaast zal de workflow module de interne samenwerking en communicatie optimaliseren. Voor
het doorsturen
van documenten bestaan
er
verschillende
mogelijkheden: seriële of parallelle flow, automatische of manuele flow, flow met deadline, flow op basis van condities, etc.
Voorstelling DIAS
4/17
Iedere DIAS gebruiker heeft zijn eigen “DIAS inbox”. Hierin staan alle documenten en berichten die een behandeling vereisen. Als gebruiker ziet u onmiddellijk wat er van u verwacht wordt en welke status en opmerkingen uw collega’s reeds aan een document toegekend hebben. Enkele belangrijke functionaliteiten van de DIAS workflow: Voor het opvolgen van documenten kunt u werken met gebruikersgroepen en / of individuele gebruikers (hierbij kan een individuele gebruiker aan verschillende gebruikersgroepen toegewezen worden). U kunt per documenttype zelf een reeks van statussen bepalen die aan het document kunnen toegewezen worden (vb. kladversie, in behandeling, behandeld, gezien, etc.). U kunt een onderscheid maken tussen documenten die “ter info” doorgestuurd worden en documenten die expliciet een goedkeuring vereisen. Eventueel kunt u hierbij ook gebruik maken van de digitale handtekening om documenten te ondertekenen. U kunt werken met deadlines. Bijvoorbeeld: opzeggingsbrief voor maatschappij moet ten laatste vrijdag verstuurd worden, afrekeningen moeten binnen tegen eind deze maand, etc. Voor het doorsturen of flowen van document bestaan er verschillende mogelijkheden: u kunt documenten parallel of serieel doorsturen (of een combinatie van beide), u kunt werken met distributielijsten, etc.
Parallelle workflow
Seriële workflow
Wanneer u een parallelle flow gebruikt krijgen alle personen het bericht tegelijkertijd in hun inbox.
Wanneer u een seriële flow gebruikt gaat het document eerst naar de eerste persoon. Pas wanneer deze het document behandeld heeft, gaat het naar de volgende persoon.
Voor documenten met een standaard verwerkingsproces kunt u voorgedefinieerde workflows aanmaken zodat deze automatisch bij de goede personen terecht komen. Bijvoorbeeld: Jan is de interne beheerder van de klant “Vertongen”, dus alle inkomende correspondentie van Vertongen komt standaard in de inbox van Jan. Een workflow kan opgemaakt worden op basis van condities die u vooraf definieert. Er start bijvoorbeeld een automatische workflow 4 maand voor de vervaldatum van een polis.
Voorstelling DIAS
5/17
De DIAS inbox:
Iedere gebruiker heeft een “inbox”, daarin worden alle taken verzameld.
De gebruiker kan een status aan het document toekennen en eventueel opmerkingen noteren.
Voorstelling DIAS
6/17
Net zoals we met een paperclip papieren documenten aan elkaar kunnen bevestigen, is het ook mogelijk om digitaal kleinere of grote dossiers te creëren. Zo kunt u een relatie tussen bepaalde documenten duidelijk maken en krijgt u onmiddellijk zicht op de volledige historiek.
Gerelateerde documenten: een aankoopfactuur kan gekoppeld worden met een aankooporder enz.
In het flowbeheer zijn ook de nodige functionaliteiten aanwezig voor opvolging en controle.
Gebruikers kunnen het afwezigheidbeheer gebruiken bij langdurige afwezigheid zodat openstaande taken door een collega opgevangen kunnen worden.
Iedere gebruiker kan bepalen wie zijn /haar inbox kan inzien en beheren (security). Als administrator hebt u toegang tot de inboxen van alle gebruikers en kunt u indien nodig ingrijpen.
Voorstelling DIAS
7/17
1.1.3.
Module Customer Relationship CRM De DIAS CRM module werd opgebouwd rond één centraal adresboek waar alle gegevens van prospecten, klanten, leveranciers, eigen personeelsleden, etc. op een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke manier beheerd kunnen worden. De klemtoon ligt hierbij op de optimale beschikbaarheid van gegevens zodat u uw klanten op de voet kunt volgen. In enkele seconden tijd heeft u een compleet overzicht van alle adresgegevens, alle contactmomenten en
geplande afspraken, brieven, faxen, e-mail correspondentie en eventueel ook informatie uit andere databronnen (vb. informatie uit ERP over omzet, openstaande facturen, etc. of informatie uit internetbronnen zoals Graydon). De CRM module werd ontwikkeld als een flexibel frame dat u naar eigen behoeften kunt inrichten. Dit biedt u de mogelijkheid de CRM module volledig af te stemmen op de behoeften en de werkprocessen van uw organisatie.
Opbouw van het contactvenster: Linkerzijde: Rechts bovenaan:
overzicht van de contacten die aan uw zoekcriteria beantwoorden de organisatiestructuur van de geselecteerde onderneming (overzicht afdelingen en contactpersonen met rechtstreekse contactgegevens)
Links onderaan:
rechtstreekse doorklik mogelijkheden voor het opstarten van een telefoongesprek, versturen van een e-mail, etc.
Ook binnen de CRM module is integratie met andere applicaties belangrijk. Daarom integreert DIAS vlot met andere applicaties zoals Microsoft Office, Lotus Notes, Microsoft Outlook / Exchange, digitale faxsoftware en telefooncentrales.
Voorstelling DIAS
8/17
Voorbeeld lay-out van de contactdetails Daarnaast beschikt u met de CRM module over een geïntegreerd agendabeheer voor de opvolging van documenten, bezoeken en projecten.
De DIAS CRM module biedt ook handig tools voor het beheer van marketingactiviteiten. Met de mailing functionaliteiten kunt u bijvoorbeeld commerciële acties op een eenvoudige manier in kaart brengen. Ook het meten van succes van uw lead generation acties of het beheer van uw pipeline kunt u met DIAS op een eenvoudige, maar overzichtelijke manier realiseren.
Voorstelling DIAS
9/17
Project beheer
Een combinatie van zowel documenten als relaties vindt u terug in het projectbeheer. Ook hier kunt u zelf in het flexibele frame bepalen welke informatie u over projecten wenst te beheren. U kunt uitgebreide selecties en rapporten maken op basis van klant, status, projectverantwoordelijke, etc.. In één oogopslag krijgt u een volledig overzicht van het project, de klant en alle daaraan gerelateerde documenten: contracten, e-mails, foto’s, etc.
Voor medewerkers die niet vaak op kantoor werken is een stand alone versie beschikbaar. Deze afgeslankte versie biedt u alle mogelijkheden om offline uw relaties te beheren. Daarnaast werd ook gedacht aan toegankelijkheid van informatie voor externe relaties. Met de DIAS web module is het niet nodig om informatie dubbel op te slaan of te verplaatsen om externe relaties toegang te geven. Informatie die u wenst te publiceren komt rechtstreeks uit DIAS, beschikbaar op een beveiligde internet pagina. Zo optimaliseert u de communicatie met klanten en leveranciers en kunt u informatie 24/7 beschikbaar stellen. DIAS web:
Voorstelling DIAS
10/17
1.2.
Overzicht beschikbare plug-ins
Om de integratie van DIAS in uw bestaande werkomgeving maximaal te bevorderen, werden tal van plug-ins ontwikkeld. Zo kunt u DIAS zonder omwegen integreren in uw huidige infrastructuur: connectie met o.a. beschikbare scanner, MS Office of zelfs met uw telefooncentrale.
1.2.1.
Plug-in: MS Office
Dankzij deze plug-in krijgt u in de MS Office applicaties (MS Word en MS Excel) een aantal bijkomende knoppen waarmee u rechtstreeks uw archief kunt besturen. Zo kunt u met één klik op de knop: -
een document aangemaakt in MS Word toevoegen aan uw archief
-
een sjabloon oproepen in MS Word om een nieuw document te creëren
-
informatie uit uw adresboek toevoegen aan een MS Word document
1.2.2.
Plug-in: MS Outlook
Net zoals in MS Word krijgt u dankzij deze plug-in ook in MS Outlook een aantal bijkomende knoppen waarmee u rechtstreeks uw archief kunt besturen. Zo kunt u met één klik op de knop: -
een e-mail die u ontvangen / verstuurd hebt toevoegen aan uw archief
-
een document uit uw archief als bijlage toevoegen aan een e-mail
Voorstelling DIAS
11/17
1.2.3.
Plug-in: DigiSign for MS Word / PDF
Met deze plug-in is het mogelijk MS Word documenten en / of PDF documenten digitaal te handtekenen. Uiteraard
is het ondertekenen van documenten strikt gerelateerd met de
gebruikersrechten.
1.2.4.
Plug-in: Boekhoud / ERP software / externe applicaties
Met deze plug-in is het mogelijk documenten (aankooporders, orderbevestigingen) en andere informatie (vb. adresgegevens) uit uw boekhoudadministratie te exporteren / synchroniseren naar DIAS. Er kan ook voor gezorgd worden dat de gearchiveerde documenten rechtstreeks consulteerbaar zijn vanuit de boekhoudapplicatie.
1.2.5.
Plug-in: Scanstation met OCR
Met deze plug-in kunt u zowat ieder type scanner aansluiten op DIAS. Bij de aankoop van een nieuwe scanner wordt deze standaard uitgerust met OCR software (Optical Character Recognition). Met een herkenningsresultaat van meer dan 95% vindt u zo later probleemloos al uw documenten terug. Daarnaast kunt u bij het scannen van documenten ook gebruik maken van barcodes. Zo kunt u de documentherkenning en de documentflow aanzienlijk automatiseren.
1.2.6. Dankzij
Plug-in: Digitale fax deze
plug-in
kunt
u
digitale
faxsoftware
(zoals
ZetaFax,
FaxMaker,
etc.)
connecteren met DIAS. Uw faxberichten komen zo onmiddellijk in het systeem en kunnen dus niet meer verloren geraken. De centrale dispatcher kan de faxen via de workflow onmiddellijk doorsturen naar de juiste persoon.
1.2.7.
Plug-in: Website
Mits een koppeling met de website kunnen berichten die door klanten worden ingegeven automatisch in DIAS ingelezen worden. Deze berichten worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar de desbetreffende interne dienst voor opvolging. De klant kan nadien met een unieke login en paswoord de status van zijn berichten online opvolgen. Daarnaast kunnen ook documenten uit het DIAS archief via de web module ter beschikking gesteld worden van externe relaties.
1.2.8.
Plug-in: Telefooncentrale (TAPI interface)
Mits de aanwezigheid van een TAPI interface kan een koppeling gemaakt worden met de telefooncentrale. Zo kunt u voor uitgaande telefoongesprekken dubbelklikken op het telefoonnummer en wordt het nummer automatisch gevormd. Voor inkomende gesprekken krijgt u een pop-up waarbij de contactgegevens van uw correspondent al ingevuld zijn. U kunt onmiddellijk doorklikken naar het klantendossier en eventueel de inhoud van het gesprek kort neerschrijven.
Voorstelling DIAS
12/17
1.3.
DIAS gebruiksvriendelijkheid
De gebruiksvriendelijkheid van DIAS weerspiegelt zich in diverse aspecten:
De gebruiker werkt in één centraal venster en heeft alle functionaliteiten onmiddellijk binnen bereik.
Herkenbare opbouw en knoppen (Windows look-and-feel). De gebruiker kan documenten opzoeken in de zoekmodus of in een browser modus (op basis van een mappenstructuur).
Zoekscherm: zoek modus
Zoekscherm: browser modus
De hoge graad van parametrisering en flexibiliteit zorgt ervoor dat DIAS maximaal kan afgestemd worden op uw behoeften en wensen. Enkele voorbeelden: - u bepaalt de documenttypes - u bepaalt de statussen en standaardflows - u bepaalt de opbouw van de schermen -…
Voorstelling DIAS
13/17
DIAS beschikt over een uitgebreide online helpfunctie. Deze kan de gebruikers verder helpen bij vragen. Hierbij kan per scherm of op basis van een trefwoord de nodige informatie geconsulteerd worden. De handleiding is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels en werd opgebouwd uit een combinatie van screenshots en tekst voor een optimale gebruiksvriendelijkheid. Eventueel kan de online help aangevuld worden met audiovisuele fragmenten.
1.4.
DIAS security
In een digitale omgeving is het belangrijk voldoende aandacht te besteden aan security voorzieningen. Enkel op die manier kunt u de authenticiteit van de gearchiveerde documenten garanderen. Om dit te garanderen werden in DIAS verschillende security niveaus voorzien:
Iedere gebruiker heeft een unieke login en wachtwoord. Deze login limiteert onmiddellijk de toegankelijkheid van documenten en de beschikbare documentacties. Daarnaast kan via de unieke login ook een tracering gebeuren van de documentacties.
U kunt op diverse niveaus de security instellen (inzien / wijzigen / versies maken). Enkele voorbeelden: dossierniveau, documenttype, individueel document, etc.
Om de authenticiteit van een document te garanderen, en verschillende versies van 1 document op een eenvoudige manier te beheren
beschikt
DIAS
over
een
geïntegreerd versiebeheer. Eénmaal een document aan DIAS werd toegevoegd, kan het originele document standaard alleen gewijzigd worden door gebruik te maken van het versiebeheer. Tenzij u het versiebeheer expliciet afzet! Zo hebt u een overzicht van de wijzigingen die andere personen aangebracht hebben en blijft het originele document steeds beschikbaar. Een bijkomende functionaliteit van het DIAS versiebeheer is dat u op een eenvoudige manier versies met elkaar kunt vergelijken.
Voorstelling DIAS
14/17
Op die manier ziet u heel snel welke wijzigingen een collega bijvoorbeeld heeft aangebracht.
Er wordt een log bijgehouden van documentacties waarin zichtbaar is wie bepaalde bewerkingen met een document gedaan heeft (vb. verstuurd via e-mail of fax)
Alle documentacties kunnen historisch in een log-overzicht geraadpleegd worden.
Voorstelling DIAS
15/17
2.
Over C&C Computers and Communications N.V.
C&C, Computers and Communications N.V., is een systeemhuis gevestigd te Oudenaarde. Sinds 1987 zijn wij gespecialiseerd in de realisatie van totaalautomateringsprojecten. Zowel wat betreft software als hardware kunt u bij ons terecht voor up-to-date advies en een kwalitatieve dienstverlening. Vandaag telt onze onderneming 36 medewerkers opgesplitst in 2 divisies: software en hardware. Ons Hardware team bestaat uit 7 medewerkers die instaan voor installatie, onderhoud en support van pc’s en randapparatuur, servers, netwerken, security en telefonie. Het Software team telt 17 medewerkers, zij zijn verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van onze software oplossingen. Tot slot staan er 3 medewerkers in voor de helpdesk. Deze mensen organiseren opleidingen en zorgen voor de telefonische begeleiding van onze klanten bij vragen of problemen. 2.1.
Kernactiviteit
SOFTWARE
Document beheer Workflow
Boekhouding Financiële administratie
ERP Commercieel beheer
Maatwerkontwikkeling
CRM Behoefteanalyse Installatie Support Onderhoud
HARDWARE 2.2.
Ontwikkeling DIAS
DIAS staat voor Digitaal Informatie en Archivering Systeem. Deze software oplossing, voor het beheren en archiveren van documenten, werd in 1997 ontwikkeld door ons team van analisten en programmeurs. De initiële ontwikkeling van DIAS werd gestuurd vanuit een vraagstelling van ons bestaande cliënteel. Na een eerste positieve ervaring met onze eerste standaard toepassing IRIS voor financieel beheer kwam de vraag om een bijkomende software oplossing te ontwikkelen voor het overige administratieve beheer. De ontwikkeling gebeurde dan ook in nauw overleg met een beperkte stuurgroep van klanten die op die manier input kon geven over reële pijnpunten en vragen. In alle daaropvolgende jaren is het product DIAS steeds blijven evolueren, zowel door input van onze klanten als eveneens op basis van marktevoluties die worden waargenomen. Op die manier wil C&C dan ook de positie van expert op het vlak van document management in de Belgische markt aanhouden. C&C manifesteert zich bovendien als niet beursgenoteerde onderneming uiterst flexibel. Getuige hiervan de grote graad van klantentrouwheid.
Voorstelling DIAS
16/17
3.
Verdere inlichtingen
Voor meer informatie kunt u ons contacteren via onderstaande coördinaten: Ambachtstraat 8 9700 Oudenaarde België
Tel.: 055/300.320 Fax: 055/300.104
E-mail:
[email protected] Website: www.dias.be of www.cac.be
Wij organiseren op geregelde tijdstippen demonstraties en roadshows. Bekijk onze evenementen kalender op onze website: www.dias.be of neem contact op voor een vrijblijvende demonstratie in uw kantoren.
Voorstelling DIAS
17/17
