Elektronická pošta a schránka
E-mail aneb internetová komunik@ce V předchozích částech kurzu byl internet představen jako významná informační superdálnice. Internet ale velmi výrazně slouží pro komunikaci, přičemž jednoznačně nejpoužívanějším komunikačním prvkem je e-mail. Význam slova e-mail lze přeložit jako elektronická pošta. Na rozdíl od běžných komunikačních prostředků (telefon, fax, pošta) je komunikace prostřednictvím e-mailu levná, rychlá a pružná. Vždyť doručit dopis do několika sekund na vzdálenost tisíce kilometrů asi žádná „papírová“ pošta nezvládne.
E-mailová schránka a adresa Každý, kdo potřebuje komunikovat e-mailem, musí mít zřízenu svoji e-mailovou schránku. E-mailová schránka je malý prostor na disku serveru, kam se uživateli dočasně ukládá příchozí pošta a odkud uživatel posílá odchozí poštu. K této schránce pak může přistupovat z počítače přes software, který umožňuje číst a odesílat elektronickou poštu (např. Microsoft Outlook). Každá e-mailová schránka musí mít e-mailovou adresu. To proto, aby bylo možné do schránky posílat e-maily. E-mailová adresa je vlastně podobná adrese skutečné, ale namísto města, ulice, PSČ a jiných standardních údajů slouží jako identifikátor odesílatele a příjemce jeden jediný údaj, a to právě e-mailová adresa.
[email protected] E-mailová adresa je složena ze dvou částí, které rozděluje tzv. „zavináč“ @. Část vpravo od zavináče určuje server, na kterém je schránka zřízena. Máte-li například schránku na serveru post.cz, pak za zavináčem vpravo bude post.cz. Naopak část od zavináče vlevo může být jakýkoliv zatím neobsazený text, resp. vlastní název schránky. Je úplně jedno, jaký text to bude. Musí se však skládat pouze z písmen anglické abecedy, tzn. nesmí obsahovat háčky, čárky, mezery apod. Snahou každého uživatele je, aby jeho e-mailová schránka byla pokud možno co nejkratší a snadno zapamatovatelná. Většinou se názvy e-mailů (tj. text od zavináče vlevo) skládají ze jména a příjmení, případně zkratky jména, přezdívky, funkce apod. Volba adresy je pro další komunikaci velmi důležitá. Nechcete-li „strhat“ vaše přátele psaním příliš dlouhé adresy, zvažte její podobu při vytváření.
A jak to, že e-mail najde v celém obrovském internetu spolehlivě svého adresáta mezi miliony ostatních e-mailů? Princip vychází z předchozího popisu e-mailové adresy. Pokud někomu pošlete e-mail, ten „putuje“ internetem a hledá nejprve server, který je v e-mailové adrese uveden za zavináčem vpravo. Jakmile najde server, pak uvnitř něj hledá podle části od zavináče vlevo konkrétní poštovní přihrádku.
Elektronická schránka a adresa Způsoby práce s e-mailem Přijímání a odesílání pošty je třeba provádět v nějakém prostředí. Existují dvě metody Jak s poštou pracovat: •
Prostřednictvím internetového rozhraní. Jedná se o metodu používanou zejména u veřejných serverů typu seznam.cz, atlas.cz, centrum.cz, email.cz apod. Veškeré operace s poštou se odehrávají on-line na internetových stránkách. Výhodou tohoto způsobu používáni pošty je fakt, že poštu můžete číst kdekoliv, kde je k dispozici počítač s internetovým prohlížečem a připojením k internetu. Nevýhodou je skutečnost, že poštu „nemáte pod kontrolou“. Veškeré zprávy zůstávají na serveru poskytovatele a operovat s nimi můžete, pouze pokud jste připojeni k internetu.
•
Prostřednictvím poštovního klienta. Tradiční a častý případ čtení pošty. Poštu si ze serveru stáhnete a veškeré její zpracování probíhá u vás na počítači. Zde navíc můžete mít k dispozici neomezenou historii poštovních zpráv a nejste omezeni místem na poštovním serveru. Bohužel nemůžete s poštou pracovat kdekoliv, kde je přístup k internetu, ale pouze na počítači, kde je klient nainstalován.
Freemailové servery E-mailovou schránku můžeme mít zařízenu na stránkách svého zaměstnavatele, své firmy (vlastní domény) a jinde. Pokud nemůžeme (nebo nechceme) využít takovou adresu existují servery, které umožňují založení vlastní schránky a adresy zdarma. Pokud tedy z nějakého důvodu nemáte možnost mít zřízenu e-mailovou schránku na řádném serveru, můžete si vytvořit e-mailovou schránku na volně přístupných serverech. Jedná se o servery, které umožňují zřídit e-mailovou schránku, kdykoliv k ní přistupovat, posílat a přijímat e-maily a posílat a přijímat připojené soubory. Těmto serverům se říká freemailové servery (free – volná, mail – pošta). Přístup k takovým typům serverů je obvykle přes webové rozhraní – internetový prohlížeč. Přihlášení do vlastní schránky, příjem a odesílání pošty stejně jako nastaveni poštovní schránky, to vše se odehrává přes internetový prohlížeč. Mnoho freemailových serverů umožňuje napojit se ke své e-mailové schránce přes „Poštovního klienta“, prostřednictvím tzv. POP3 serveru. Stačí v něm správně nakonfigurovat server s příchozí poštou a server pro odchozí poštu (ukážeme si později). V České republice je mnoho serverů, které nabízí zřízení poštovní přihrádky zdarma. Jedná se například o www.seznam.cz, www.centrum.cz, www.atlas.cz, www.email.cz, atd. V mnoha případech jsou to servery, které tuto službu nabízí spolu s další službou. Například www.seznam.cz, www.atlas.cz a mnoho dalších serverů slouží zároveň jako vyhledávače a katalogy. Samozřejmě si můžeme zřídit adresu i na některém serveru světovém (nebo případně serveru konkrétního státu) jako je www.gmail.com (Google), www.hotmail.com, apod. Při výběru konkrétního serveru pro zřízení adresy budeme brát v úvahu tyto věci: -
osobní sympatie k serveru obsazenost či neobsazenost jména pod který si chceme zřídit schránku na serveru využívání dalších služeb na serveru velikost schránky a přívětivost rozhraní webového přístupu
Příklad registrace e-mailu na serveru Centrum.cz V následujícím textu si ukážeme bezplatnou registraci (resp. bezplatné zřízení) e-mailové schránky na serveru www.centrum.cz. Jak již bylo uvedeno, ke všem operacím s poštovní přihrádkou postačí pouze internetový prohlížeč a aktivní připojení k internetu. Registrací se vytvoří e-mailová schránka (tzn. i související e-mailová adresa), uživatelské jméno a heslo. Tyto údaje, které si samozřejmě musíte zapamatovat, postačí pro jakékoliv pozdější používání e-mailu prostřednictvím freemailových serverů. Poznámka: Přesný postup registrace e-mailu a práce s ním se pochopitelně na každém freemailovém serveru trochu liší; a to zejména v grafickém uživatelském rozhraní. Principy a možnosti práce se schránkou jsou ale u většiny serverů velmi podobné, ne-li přímo shodné a jednoduše se v ní zorientujeme. Po kliknutí na „založit nový e-mail“ se zobrazí postupně několik dialogů a formulářů …. 1. Centrum.cz zobrazí stránku s formulářem, kam se mohou přihlásit stávající uživatelé, nebo kde mohou zahájit registraci uživatelé noví. V tomto okamžiku nás zajímá druhá varianta, proto klepněte ve spodní části na odkaz Založit nový e-mail. 2. Centrum.cz zobrazí okno s formulářem, který je nutné vyplnit. Jedná se o údaje potřebné pro vytvořeni e-mailové schránky, tj. uživatelské jméno, heslo (opakovaně pro kontrolu překlepnutí), jméno a příjmení (tj. název schránky). Dobře si zapamatujte hlavně uživatelské jméno a heslo. Tyto údaje budete potřebovat vždy při vstupu do vaší schránky. 3. Po vyplnění všech údajů klepněte na tlačítko Pokračovat. Ovšem pozor, může se vám stát, že uživatelské jméno, které jste zadali, již existuje. V tom případě vás o tom bude server informovat a bude nutné zadat nové jméno. Poznámka: Čím používanější jméno zadáte, tím je pravděpodobnější že již bude existovat. Například jména pepa.novak, franta, martin apod. již nepochybně budou zaregistrována. Zvažte ovšem i varianty jmen, například p.novak, penovak pepanovak apod. 1. Zobrazí se další okno, kde se opět objevuje formulář. Tentokrát se jeho vyplnění týká výhradně e-mailové schránky, a to zejména bezpečnostních údajů. Jednak můžete vyplnit oslovení, tj. jak vám bude server říkat např. v případě, že budete mít novou poštu apod. Důležité jsou ale především další údaje, a to zejména kontrolní otázka. Ta je zde pro případ, že byste zapomněli heslo. V takovém případě budete dotázáni kontrolní otázkou, a pokud odpovíte přesně podle odpovědi, kterou jste si sami nastavili, bude vám heslo sděleno a můžete se do své schránky opět dostat. Nyní tedy ještě z obrázku opište bezpečnostní kód a poté znovu klepněte na tlačítko Pokračovat. 2. Po vyplnění údajů opět klepněte na tlačítko Pokračovat. 3. Zobrazí se další stránka, jejíž vyplnění není povinné. Zde jste pouze dotazováni, o jaké zpravodajství máte zájem a jaký typ informací mají autoři serveru zasílat automaticky do vaší schránky. Zatržení každé z položek si dobře promyslete, protože časem možná nebudete nadšeni z toho, že vám do schránky denně přichází x e-mailů se zprávami. Opět klepněte na tlačítko Dokončit. Tím bude schránka vytvořena. 4. Centrum.cz v následujícím okně zobrazí souhrn všech údajů, které jste zadali. Nyní stačí klepnout na tlačítko Vstoupit do e-mailu a dostanete se přímo do vaší e-mailové schránky.
Příjem pošty (e-mailu) na Centrum.cz 1. Do systému se lze pohodlně přihlásit z hlavní stránky www.centrum.cz. Stačí pouze v sekci e-mail napsat správné přihlašovací jméno a heslo a klepnout na tlačítko Přihlásit. 2. Po zadání údajů a jejich potvrzení vstoupíte do své e-mailové schránky. 3. Pro přechod do složky s doručenou poštou klepněte na horní liště na záložku Doručená pošta. 4. Veškerá došlá pošta je zobrazena formou řádků pod sebou. Na první pohled je tak podobně jako v klasickém poštovním programu (např. Outlook) vidět odesílatel, předmět zprávy a datum doručení pošty. Navíc vpravo je u každého řádku několik ikon, které umožňují provést se zprávou okamžitou operaci – odpovědět na ni, smazat ji a přidat ji na spamlist. Klepnutím na jméno odesílatele u každé zprávy otevřete samotný obsah zprávy a můžete jej číst. 5. Obsah zprávy je možné číst stejně snadno jako v jakémkoliv jiném programu pro správu elektronické pošty. Stejně tak je možné s poštou velmi snadno dál manipulovat, tj. přepískat ji dalšímu adresátovi, odpovědět na ni původnímu odesílateli, uložit soubory z pošty (přílohy) atd. K veškerým úkonům slouží tlačítka v horní nebo dolní liště.
Odeslání e-mailu z www.centrum.cz Odeslání e-mailu ze serveru www.centrum.cz je velmi jednoduché. V horním panelu (liště) stačí klepnout na záložku Napsat zprávu. 1. Centrum.cz zobrazí okno s formulářem pro psaní zpráv. 2. Do dialogu Komu napište kompletní e-mailovou adresu příjemce. 3. Je-li nutné zprávu poslat více uživatelům najednou, stačí jejich adresy dopsat do dialogu Kopie a oddělit je čárkou. 4. Do dialogu Předmět napište stručný obsah zprávy. 5. Do bílého pole můžete začít psát text zprávy. Všimněte si, že můžete použít různé typy písem a několik možností zarovnání. Tyto nastavené varianty písem ale uvidí pouze ti příjemci, kteří daný formát zprávy podporují. Ostatním se formátování písma neprojeví – uvidí zprávu bez jakýchkoliv úprav. 6. Je-li zpráva kompletní, stačí klepnout na tlačítko Odeslat zprávu a e-mail bude odeslán. Připojení přílohy k odesílanému e-mailu I prostřednictvím e-mailů zřízených na serverech typu Centrum.cz, Seznam.cz apod. je možné posílat spolu s e-mailem přílohy. Pamatujte: Obvykle je tu ale jeden zásadní háček. Schránka na uvedených serverech je velmi často omezena svou kapacitou (a ta se může velmi lišit 10 MB – 2 GB). To znamená, že v součtu veškerá data ve schránce (přijatá a odeslaná pošta a pošta čekající na odeslání) nesmí tuto kapacitu přesáhnout. Proto nikdy nemůžete odeslat e-mail, který je velikostně větší než aktuální volná kapacita schránky. Většina serverů velikost odesílaných souborů limituje i bez ohledu na to, kolik místa ve schránce máte. A to je správně protože e-mail není služba na posílání velkých balíků dat, nikdy k tomu nebyla navržena a celou síť to zatěžuje. Neposílejte tedy zbytečně „velké“ přílohy (10MB a více). Ve spodní části formuláře pro posílání e-mailu jsou tři řádky s možností zadání cesty k souborům. 1. Po klepnutí na tlačítko Procházet se zobrazí stromová struktura disku vašeho počítače, kde máte možnost vybrat soubor, který bude připojen k e-mailu.
2. Najednou můžete standardně poslat až tři soubory. Pokud vám toto množství nestačí, stačí klepnout na tlačítko Připojit více příloh, které počet možných připojených souborů zvýší. 3. Po zadání cest a vyplnění adres příjemce, odesílatele a předmětu zprávy (viz postup výše) můžete klepnout na tlačítko Odeslat zprávu a e-mail se odešle. Ovšem pozor, v případě velikostně větších souborů a menší propustnosti linky (např. jste-li připojeni modemem) potrvá určitý čas, než se soubory na server načtou! Poznámka: Většina freemailových serverů dnes nabízí velkou škálu služeb a možností, které je možné s poštovní zprávou provádět. Můžete například vytvořit vlastní seznam příjemců. Při psaní zprávy pouze vyhledat konkrétní osobu (odpadá stálé psaní e-mailové adresy). Můžete vytvářet různé složky do kterých lze zprávy třídit, nastavit automatické odpovědi, „načasovat“ odeslání zprávy a mnoho dalších. Po prvních krocích s poštovní přihrádkou se tyto funkce jistě naučíte používat velmi rychle.
Souhrnně o freemailových serverech • •
•
•
•
Obrovskou výhodou je skutečnost, že přijímat a odesílat e-mailovou poštu mohou i uživatelé, kteří nemají běžně přístup k internetu nebo nemají možnost využívat e-mailové schránky „řádného“ serveru. Výhoda „volných“ e-mailových serverů spočívá i v tom, že přístup k poštovní přihrádce je možný doslova z jakéhokoliv počítače na světě připojeného k internetu. Stačí znát jen uživatelské jméno a heslo a poštu můžete číst z dovolené v Egyptě či Španělsku. To je za určitých okolností samozřejmě možné i u klasického e-mailu, ale tato volba obvykle nebývá administrátorem serveru nastavena a povolena. Možná nevýhoda takových typů serverů spočívá v určitém riziku nediskrétnosti vaší pošty. Nikdy nemáte jistotu, že administrátor nebo jiný technicky oprávněný uživatel poštu nečte. Lidé (a není jich málo), kteří se starají o chod serveru, mají dostatečná přístupová práva k tomu, aby mohli číst vaši poštu tak snadno jako v otevřené knize. Freemailové servery jsou téměř vždy vlastnictvím komerční organizace. Ta má určité obchodní záměry, marketingové plány apod. Nikdy tak nemůžete vědět, zda schránka nebude zrušena, nebo zda se majitelé serveru nerozhodnou celou službu například z ekonomických důvodů zrušit či zpoplatnit. Je ale fakt, že k takovým situacím dochází jen velmi zřídka. Před zřízením poštovní schránky je proto nutné vybírat takové servery, u kterých lze předpokládat dlouhodobou perspektivu. V určitých dnech a hodinách se na jeden poštovní server připojuje (v porovnání s jinými časy) extrémně mnoho uživatelů. Občas se proto u některých serverů (slovo některých je nutné zdůraznit) stává, že bezplatné poštovní servery jsou v důsledku přetížení pomalé a práce s poštovní přihrádkou nepružná. Velké společnosti provozující „velké“ servery ale mají kapacitu linek a serverů dostatečně naddimenzovanou, takže takové riziko nehrozí.
Další konfigurace schránky na freemailových serverech Většina serverů nabízí kromě standardního přijímání a posílání e-mailů i více či méně konfiguračních nástrojů. Můžete si například nastavit, aby vám chodilo upozornění na každou došlou zprávu na mobilní telefon, můžete si nechat zprávy automaticky přeposílat na jinou schránku, lze nastavit automatickou odpověď anebo automatické mazání zpráv od nechtěných uživatelů apod. Možností je skutečně mnoho a nemá smysl zde popisovat nastavení u jednoho serveru, protože míra možností a jejich vizuální podoba je u každého serveru výrazně odlišnější než klasické přijímáni a odesílání e-mailů. Takovéto nastavení hledejte obvykle v sekci (resp. klepnutím na tlačítko či záložku) Nastavení.
Struktura e-mailu: Každý e-mail má pevnou strukturu, která je neměnná. Díky tomu si e-mail může posílat kdokoliv s kýmkoliv bez ohledu na systém, prostředí a typ poštovního klienta. Odesílatel (Od):
[email protected]
Příjemce (Komu):
[email protected]
Kopie:
[email protected]
Slepá kopie:
[email protected]
Předmět:
Výroční zpráva
Text e-mailu:
Nazdar, posílám výroční zprávu ve Wordu. Ve čtvrtek bude schůzka a tam se k tomu budete moci vyjádřit. Pavel
Důležitost:
vysoká
Přílohy:
vyrocni_zprava.doc (1,2 MB)
Odesílatelem se rozumí e-mailová adresa, ze které je e-mail posílán Příjemcem je myšlena e-mallová adresa uživatele, kterému e-mail dojde. Může jich být i několik. Kopií se rozumí další e-mailová adresa uživatele, kterému e-mail dojde. Adres v kopii může být i několik. Slepou kopií se rozumí adresa uživatele, kterému e-mail rovněž dojde, ale ostatním uživatelům se nikde nezobrazí, že tomuto uživateli byl e-mail také poslán. Předmět stručně charakterizuje obsah zprávy. Text e-mailu může být jakkoliv dlouhý. Podle toho, komu e-mail píšete, je dobré rozmyslet,zda použít diakritiku, či nikoliv (záleží, zda je příjemce schopen tyto znaky přečíst). Důležitost e-mailu může být nízká, střední nebo vysoká. Jedná se pouze o označení zprávy, které nemá vliv na dobu doručeni, spolehlivost nebo cokoliv jiného. K e-mailu mohou být připojeny i soubory. Jejich počet není omezen, velikost omezují některé servery (např. na 2 MB), ale obecně se doporučuje posílat menši „balíky“ dat (cca kolem 500 kB / zprávu).
Poštovní aplikace – Microsoft Outlook Microsoft Outlook je program, který umožňuje přijímat, odesílat a uspořádávat poštu v internetu nebo v lokální počítačové síti. Poštovní služby jsou pouze jednou z oblastí, které Outlook obhospodařuje. Slouží (dle verze) i jako kalendář a plánovač času s možností upozornění. Zároveň umí uspořádat databázi adres, vést deník o provedených operacích a psát poznámky. Outlook je dvěma slovy „elektronická sekretářka“. Po spuštění aplikace Outlook jsou v levé (svislé) části zobrazeny funkční skupiny, které Outlook spravuje – Outlook dnes, Doručená pošta, Kalendář, Kontakty, Úkoly atd. Pokud klepnete na tlačítko Doručená pošta, v pravé části bude zobrazen výpis doručených zpráv. Tomu, s jakou částí Outlooku pracujete, se rovněž přizpůsobí tlačítka na panelu nástrojů. Pokud jste například v přehledu e-mailů, je jasné, že na panelu nástrojů budou zobrazeny ikony pro ovládání pošty apod. Kromě MS Outlooku existují i další podobné programy jako poštovní klienty (např. Mozilla Thunderbird). Pozn.: Popis akcí se u různých programů a jejich verzí bude mírně lišit.
Seznam přijatých zpráv Ve složce Doručená pošta se nachází seznam všech příchozích zpráv. Každý řádek představuje jednu zprávu. Už podle tohoto jednoho řádku je možné o e-mailu získat celou řadu informací – například datum přijetí zprávy, odesílatele, předmět zprávy, stupeň důležitosti, anebo zda zpráva obsahuje přílohu ve formě souboru. Každá zpráva – řádek obsahuje (resp. může obsahovat) několik značek, které nám o zprávě leccos napoví: 1. Důležitost … červený vykřičník značí vysokou důležitost, modrá šipka dolů malou důležitost, pokud není zobrazen žádný symbol, jedná se o normální (střední) důležitost. 2. Zavřená obálka značí dosud nepřečtený e-mail (nepřečtená zpráva je rovněž zvýrazněna tučně). Naopak otevřená obálka značí již přečtený e-mail (takto se označí jakákoli nepřečtená zpráva, která je na obrazovce monitoru zobrazena určitou dobu – ve standardním nastavení 5 sekund). 3. Pokud je na řádku e-mailu sponka, znamená to, že e-mail obsahuje alespoň jeden přiložený soubor. 4. E-mailová adresa nebo pojmenování e-mailu, ze kterého byla zpráva odeslána (odesílatel emailu). 5. Předmět, který vám napoví, o co ve zprávě jde ještě předtím, než ji vůbec otevřete – stručné vyjádření obsahu zprávy. 6. Datum a čas doručení zprávy na server. Pozor, nejedná se o datum a čas stažení zprávy ze serveru! Klepnutím na hlavičku (záhlaví) kteréhokoliv sloupce způsobíte seřazení všech e-mailů podle tohoto sloupce.
Prohlédnutí přijaté zprávy Novou zprávu prohlédnete pouhým poklepáním levým tlačítkem myší na vybranou zprávu v seznamu doručené pošty. Outlook otevře samostatné okno se zprávou. Další možností je zobrazení okna náhledu zprávy – pak stačí zprávu pouze označit a její obsah se objeví v části okna s náhledem zprávy.
Odpověď na zprávu Pokud prohlížíte přijatou zprávu v otevřeném okně, naleznete zde také tlačítko Odpovědět, kterým lze odesílateli snadno odpovědět bez psaní adresy příjemce. Po klepnutí na tlačítko povědět se provede několik činností: • Zpráva se přepne do editačního režimu. Do políčka příjemce (Komu) se automaticky doplní adresa původního odesilatele. • Před text předmětu zprávy se automaticky doplní písmena RE: (zkr. reply), což znamená, že se jedná o odpověď. Je to uznávaný standard, pomocí kterého příjemce na první pohled pozná, že doručená zpráva je odpovědí na jeho původní zprávu. • Do textu zprávy se vloží původní zpráva, oddělená hlavičkou – s informacemi o původním e-mailu (tj. komu byl e-mail původně určen, kdy apod.). Tyto informace jsou zde proto, aby příjemce měl představu, na co vlastně dostal odpověď. Zprávu resp. odpověď můžete napsat do textové části. Vaše odpověď může být jakkoliv dlouhá a může obsahovat i přílohy. Kromě funkce Odpovědět je možné zvolit ještě funkci Odpovědět všem. Tato volba se používá v případě, že e-mail byl poslán více příjemcům a vy nyní chcete, aby odpověď přišla nejen odesílateli, ale i všem ostatním uživatelům, kterým byl e-mail rozeslán.
Poznámka: Pokud mezi sebou budete delší dobu komunikovat tak, že si vždy odpovíte na příchozí poštu, pak bude již v páté odpovědi e-mail poměrně dlouhý neboť v něm bude zaznamenaná veškerá historie všech odpovědí. Tomu snadno zabráníte tak že u některé odpovědi řádky s historií před posláním mailu smažete. Další možností je nastavit Outlook tak, že nebude do vaší odpovědi zahrnovat původní text.
Přeposlání zprávy Funkce přeposlání zprávy umožní přeposlat e-mail v původním tvaru i s přílohami dalším uživatelům. Přitom do e-mailu můžete provést vlastní zásah – například dopsat vlastní poznámku, připojit další soubor apod. podobně jako při odpovědi. Přeposlání e-mailu využijete například v případě, že vám ředitel pošle důležitou zprávu a vy ji chcete (pře)poslat kolegům. K přeposlání zprávy slouží tlačítko Předat dál. Po klepnutí na něj se s e-mailem stane následující: • Do textu zprávy se vloží původní zpráva oddělená hlavičku s informacemi o původním emailu (tj. komu byl e-mail původně určen, kdy apod.). Tyto informace jsou zde proto, aby měl příjemce představu, jaký byl e-mail v původní podobě. • Zpráva se přepne do editačního režimu. Do políčka příjemce (Komu) NEBUDE doplněna adresa. Sem musíte doplnit, komu si e-mail přejete přeposlat. • Před text předmětu zprávy se automaticky doplní písmena FW (zkr. forward), což znamená, že zpráva bude přeposlána. Jedná se o uznávaný standard, pomocí kterého příjemce na první pohled pozná, že dostal přeposlanou zprávu. Je dobré vědět: Při odpovědi na e-mail se do odpovědi znovu nevkládají přílohy, které původně s e-mailem přišly. Naopak při přeposlání e-mailu se automaticky přeposílají i veškeré přílohy (tj. soubory v emailu).
Napsání nové zprávy Pro napsání a odeslání nové poštovní zprávy stačí klepnout na tlačítko Nová poštovní zpráva. Po jeho stisknutí se zobrazí prázdný formulář, ve kterém je třeba doplnit e-mailovou adresu příjemce (event. několika příjemců), předmět zprávy a samotný text zprávy. 1. Klepněte na tlačítko Nová poštovná zpráva (Nový). 2. Do dialogu Komu napište adresu příjemce. Pozor, pro napsání zavináče @ je třeba přepnout na anglickou klávesnici, nebo použít klávesovou kombinaci Alt+64. 3. Do dialogu Předmět napište krátkou charakteristiku zprávy. Právě Předmět je spolu s adresou odesílatele zobrazen v přijaté poště jako první. 4. Do velké bílé oblasti napište vlastní text zprávy. 5. Pokud si přejete ke zprávě připojit jeden nebo více souborů, můžete tak učinit klepnutím na tlačítko sponky. Outlook zobrazí okno podobné oknu při otevírání souboru. Vyberte požadovaný soubor a klepněte na OK. Tuto operaci lze opakovat a do zprávy vložit libovolné množství souborů. Pozor, častým jevem je omezení poštovní přihrádky na určitou velikost. 6. Po vyplnění všech potřebných údajů klepněte na tlačítko Odeslat a pošta bude odeslána. Při psaní e-mailu je možné použít i různé typy a velikosti písem, barevná pozadí, obrázky apod. Zobrazení u příjemce je podmíněno stejným poštovním serverem a prohlížečem (např. Outlookem). Proto doporučuji písma a styly raději nepoužívat.
Odstranění zprávy V seznamu došlých e-mailů můžete každou zprávu odstranit stisknutím klávesy DEL na zprávě, kterou potřebujete smazat. Smazané zprávy budou automaticky umístěny do koše aplikace Outlook a budou tam tak dlouho, dokud koš nevysypete. Pozor, uvedený koš není stejný jako centrální koš Windows – pro vymazání musíte přepnout v levém panelu Outlooku.
Struktura složek a jejich uspořádání Jak již bylo v úvodu kapitoly uvedeno, každý typ e-mailu má svoji složku. Například odeslaná pošta se řadí do složky Odeslaná pošta, příchozí pošta do složky Doručená pošta apod. Časem, zejména pokud budete komunikovat pomocí e-mailu velmi často, bude počet e-mailů v poště tak vysoký, že se v nich budete jen stěží orientovat. Proto v Outlooku existuje možnost vytvořit vlastní složky, do kterých si můžete jednotlivé e-maily uspořádávat, případně nastavit, aby se e-maily uspořádaly automaticky ihned po doručení. Tip: Nevíte-li, jakého poštovního klienta používá příjemce pošty, a chcete-li mít jistotu, že stoprocentně přečte váš e-mail, zásadně doporučujeme psát e-mail bez jakýchkoliv grafických prvků, zvýrazněných písem apod. Pokud posíláte e-mail někomu, kdo s největší pravděpodobností nebude mít na svém počítači nainstalovanou českou diakritiku (např. e-maily do zahraničí), pište text bez háčků a čárek. Vytvoření vlastní složky V Outlooku si můžete vytvořit i libovolnou vlastní složku a do ní zkopírovat nebo přesunout libovolné množství vlastních souborů. 1. Nastavte se v Outlooku do takové skupiny, ve které si přejete vytvořit vlastní složku. Do konkrétní skupiny se přepnete klepnutím na její název (v podobě tlačítka) v levé části lišty Outlooku. Po instalaci jsou k dispozici skupiny Hlavní zástupci, Vlastní zástupci a Další zástupci. 2. V hlavní nabídce Outlooku zvolte položku Soubor. 3. V podnabídce zvolte Nový a následně klepněte na položku Složka. 4. Outlook zobrazí okno Vytvořit novou složku. Do dialogu Název napište název nové složky. 5. V rozevírací nabídce Složka obsahuje zvolte typ položek, který bude složka obsahovat. Toto nastavení je velmi důležité, protože složka bude moci obsahovat pouze takové typy objektů , které nyní zvolíte. Vyberte Položku typu Pošta. 6. Nyní ve spodní polovině okna složek vyberte umístění složky ve struktuře složek. Doporučujeme klepnout na Osobní složky. 7. Klepněte na tlačítko OK. Složka bude vytvořena. Přesunutí e-mailu do jiné složky Každý e-mail z jakékoliv složky můžete přemístit do libovolné jiné složky. 1. Přepněte se do složky, ze které chcete e-mail kopírovat nebo přesunout. Složkami můžete procházet i pomocí nabídky v levém horním rohu okna se zprávami. 2. Na e-mail, který si přejete přemístit nebo zkopírovat, klepněte jednou pravým tlačítkem myši. 3. V zobrazené nabídce zvolte položku Přesunout do složky. 4. Zobrazí se další okno, kde je možné procházet složkami a vybrat tu, do které si přejete email zkopírovat. Vyberte složku a klepněte na OK.
Smazání složky Každou složku je možné smazat. Ovšem pozor, smazáním složky se samozřejmě smaže i veškerý její obsah. 1. Nastavte se do složky, kterou si přejete smazat. 2. V hlavní nabídce Outlooku zvolte položku Soubor. 3. Následně zvolte Složka a poté v otevřené nabídce klepněte na položku odstranit složku. 4. Budete vyzváni k potvrzení operace. 5. Složka bude odstraněna.
E-mailování v praxi I při tak jednoduché operaci, jako je e-mailování, je dobré dodržovat určitá pravidla a nepsané zásady. Mnohdy tak sami sobě nebo někomu dalšímu usnadníte život. Dobré mravy při e-mailování 1. Na konci e-mailu bývá dobrým zvykem uvést svůj podpis a připojit minimálně zpáteční e-mail (zejména je-li odlišný od e-mailu, ze kterého zprávu posíláte). Rovněž u objednávek nebo jiných závazných aktů je vhodné připojit svou skutečnou poštovní adresu. 2. Pokud si nejste jisti, že příjemce dokáže spolehlivě přečíst e-mail napsaný s diakritikou, pošlete mu první e-mail raději bez háčků a čárek. Poté se v další korespondenci dohodněte, zda češtinu budete, nebo nebudete používat. 3. Neposílejte e-mailem přespříliš velké přílohy (cca nad 10 MB). Mějte na paměti, že mnoho uživatelů má své e-mailové schránky na freemailových serverech a velikost jejich schránek je obvykle omezena. Také stahování příliš velké pošty může způsobit uživatelům, kteří jsou připojeni modemem, potíže. 4. Posíláte-li jeden e-mail více lidem najednou a uvedete-li všechny e-mailové adresy do dialogu „Komu…“, nebo „Kopie…“, uvidí každý příjemce všechny ostatní e-mailové adresy. V některých případech to nemusí být žádoucí. Proč by ostatní uživatelé měli znát e-mailové adresy vašich obchodních partnerů nebo kamarádů? V takovém případě se používá dialog „Slepá kopie…“, který není standardně ve formuláři zobrazen. V Outlooku jej zobrazíte klepnutím na Zobrazit a poté volbou položky Pole → Slepá. 5. Nerozesílejte zbytečně hromadné a nevyžádané e-maily (spamy). To, co se vám může zdát zajímavé nebo co chcete nabídnout ostatním, nemusí ostatní nutně zajímat. Navíc rozesílání takových hromadných mailů (tj. rozeslání jednoho mailu většímu počtu účastníků) je regulováno zákonem (špatně). Možné chyby při e-mailování Při e-mailování může vzniknout spousta chyb. Jejich vinou nemusí být e-mail doručen, nebo je doručen ve špatném stavu. Nejčastější chyby jsou následující: E-mail nedojde Pošlete-li e-mail, může se stát, že adresátovi vůbec nedojde. To může mít několik příčin: • Špatná adresa … Jde o „banální“, ale bohužel poměrně častou chybu. E-mailovou adresu je nutné napsat naprosto přesně a správně. E-mail se vám vrátí s tím, že nemohl být doručen. • Příliš velký e-mail … Pokud spolu se zprávou posíláte i přiložený soubor, může se stát, že celková velikost e-mailu je větší než kapacita schránky příjemce. Tuto skutečnost je nutné brát v úvahu zejména tehdy, má-li příjemce zřízenu schránku na některém z volných serverů. Schránka je obyčejně velikostně omezena na cca 10 MB. E-mail se vám vrátí s tím, že nemohl být doručen. Pokud i přesto potřebujete větší množství dat poslat, rozdělte soubory na několik menších (např. komprimačními programy ZIP nebo RAR) a pošlete je v několika e-mailech za sebou. Špatná čeština v přijatém e-mailu Problém je aktuální v zemích, kde se používají jiné znaky než běžné znaky anglické klávesnice (např. diakritika ěščřžý). Napíšete-li e-mail s diakritikou, může se snadno stát, že příjemce obdrží email, v němž místo písmen s háčky a čárkami budou čtverečky nebo text bude jinak nečitelný. Je to dáno tím, že poštovní server na straně odesílatele zpracovává e-maily v jiném kódováni jazyka než
poštovní server na straně příjemce. Snadno je tak možné, že vaše korespondence bude s některými uživateli probíhat bez problémů s háčky a čárkami, zatímco s jinými uživateli to nebude možné. V praxi ovšem dnes jednoznačně většina poštovních serverů v České republice podporuje českou diakritiku (česká písmena ěščřžý). Pokud ovšem komunikujete e-mailem se zahraničím v češtině (trošku netradiční, ale např. český kamarád na brigádě), pak raději komunikujte bez hacku a carek. E-mail se vrátí zpět – z různých důvodů Jestliže se e-mail vrátí zpět do vaší přijaté pošty, znamená to, že při přenosu došlo k chybě. Možných příčin existuje celá řada – neexistující adresa, momentálně odpojený server, velký objem posílaných dat apod. Ve vráceném e-mailu ale většinou naleznete textový popis, proč se tak stalo. Určitou formou „štěstí v neštěstí“ je u e-mailování skutečnost, že u většiny neobdržených e-mailů dostanete chybovou zprávu, že e-mail nebyl z nějakého důvodu doručen. Nemusíte tak žít v domnění, že adresát již e-mail prohlíží, zatímco on zprávu vůbec neobdržel.
