No title

inhoudsopgave / 5

inleiding /

7

training op locatie /

9

de internetverbinding /

9 10 10

Een gescheiden netwerk Zakelijk xDSL van Belcentrale De firewall instellen

11

bellen en gebeld worden /

11 11 11 11

Aanmelden Inloggegevens Voip toestellen Dialplan

13

online control panel /

13 13 13 14

Mijn producten Administratief Support tickets Bestellen

15

de mogelijkheden /

15 15 16 18 18 19 20 21 21 22 23 23

Telefoonnummers Wachtmuziek Voicemail Keuzemenu Wachtrij Tijdsintervallen Doorschakelingen Fax over IP Gespreksopname Conferentiegesprek Algemeen adresboek Call API

1

2

25

technische codes /

25 25 26 26 26 26 27 28 28 28 29 29 30 30 30

Een gesprek doorverbinden Gesprekken parkeren Een gesprek van een andere extensie oppakken Call waiting Anoniem uitbellen Voicemail Doorschakelen Do not disturb Wachtrij Gespreksopname Conferentie gesprek Tijd opvragen Algemeen adresboek Systeemtest Wachtwoord beveiliging

31

terminologie /

35

ruimte voor notities /

VOIP / BELCENTRALE HANDBOEK

3

4


inleiding / Allereerst willen wij u van harte welkom heten bij Belcentrale. Door te kiezen voor onze diensten, kiest u voor betrouwbaarheid, schaalbaarheid, flexibiliteit en betaalbaarheid. Wij hopen dat u in de toekomst voorspoedige zaken tegemoet mag zien en dat onze diensten hier maximaal aan bij mogen dragen. Deze handleiding is aan u verstrekt om u bekend te maken met onze diensten en alle mogelijkheden hiervan. U vindt hier zowel de standaardprocedures als meer gedetailleerde functionaliteiten die u kunt toepassen op onze diensten. Wij vertrouwen erop dat deze handleiding een antwoord op al uw vragen biedt. Heeft u echter toch nog vragen, suggesties of opmerkingen, dan vernemen wij die graag van u. U kunt ons bereiken via het telefoonnummer 088 333 444 6 of het e-mailadres [email protected]. Zoals u kunt lezen in het hoofdstuk ‘training op locatie’ geven wij ook uitleg bij u op kantoor, een geschikte gelegenheid om uw personeel bekend te maken met uw PBX centrale. Daarnaast vindt u meer informatie op onze website: www.belcentrale.nl.

5

6


training op locatie / Om uw personeel zo goed mogelijk gebruik te kunnen laten maken van uw PBX centrale, biedt Belcentrale trainingen, volledig verzorgd door onze professionals. Tijdens deze trainingen demonstreren onze professionals onze diensten en wordt uw personeel geïnstrueerd. Uiteraard wordt de basiskennis over uw PBX centrale besproken, maar ook onderwerpen over specifieke onderdelen van uw telefooncentrale komen aan de orde. Daarnaast is er voldoende gelegenheid om alle vragen van uw personeelsleden te beantwoorden. De volgende onderwerpen worden behandeld tijdens de instructieblokken:

/ De mogelijkheden van het dialplan / Het instellen van een telefoontoestel / Het gebruik van het control panel Voor meer informatie over de Belcentrale opleidingen kunt u terecht bij onze Sales afdeling via het telefoonnummer 088 333 444 6 (optie 1) of het e-mailadres [email protected].

7

8


de internetverbinding / Om gebruik te kunnen maken van Voice over Internet Protocol (VoIP) heeft u een internetverbinding nodig. Via uw internetverbinding kunnen uw telefoontoestellen verbinding maken met onze servers om vervolgens gesprekken aan te nemen of op te zetten. Omdat u uiteraard wilt dat uw telefonie zo optimaal mogelijk verloopt, zijn er een aantal vereisten die gesteld worden aan uw internetverbinding. Belcentrale biedt xDSL verbindingen die stabiel, betrouwbaar, voordelig en geschikt voor VoIP zijn. Lees hier meer over bij ‘Zakelijk xDSL van Belcentrale’. De onderstaand genoteerde vereisten zijn de minimale vereisten die wij adviseren voor uw internetverbinding bij het gebruik tot en met 4 VoIP toestellen:

Downloadsnelheid / Minimaal 4 Mbps Uploadsnelheid / Minimaal 1 Mbps Firewall / Poorten 5060 (TCP/UDP) en 10.000>20.000 (UDP) moeten open staan

Een gescheiden netwerk Wanneer u gebruik gaat maken van VoIP, is het aan te raden om uw netwerken te scheiden. Dit houdt in dat u twee xDSL verbindingen aanlegt, één voor uw computernetwerk en één voor uw telefonie netwerk. Op deze manier voorkomt u dat uw computerverkeer een negatieve invloed heeft op uw telefonieverkeer door veel bandbreedte in te nemen, en andersom.

9

Zakelijk xDSL van Belcentrale Belcentrale biedt xDSL verbindingen die stabiel, betrouwbaar, voordelig en geschikt voor VoIP zijn. Deze netwerken zijn uitvoerig getest met onze diensten en zijn ten zeerste aan te bevelen in combinatie met een PBX centrale. Op dit moment biedt Belcentrale de volgende types xDSL-verbindingen:

/ Zakelijk ADSL / Zakelijk SDSL / Zakelijk VDSL / Zakelijk glasvezel Voor de precieze details over deze verbindingen verwijzen wij u graag naar onze website: www.belcentrale.nl.

De firewall instellen Op sommige internetverbindingen zijn restricties van toepassing die uw verbinding beveiligen. Dit wordt in het modem of de router geregeld via de firewall. In de firewall kunt u uitzonderingen toevoegen die bepaald dataverkeer toestaan, in plaats van dit te blokkeren. Voor VoIP verkeer zijn de volgende instellingen van toepassing:

Poort / 5060 Protocol / TCP en UDP Poort / 10.000 tot en met 20.000 Protocol / UDP In sommige firewalls zijn deze instellingen reeds samengevat onder de naam Session Initiation Protocol (SIP). Voor meer informatie over het netwerk of ondersteuning bij het instellen van uw firewall kunt u terecht bij onze support-afdeling via het telefoonnummer 088 333 444 6 (optie 2) of het e-mailadres [email protected].

10


bellen en gebeld worden / Naast een goede internetverbinding zal u met uw nieuwe telefooncentrale ook gebruik maken van één of meerdere telefoonnummers, extensies en VoIP toestellen van Belcentrale. Uw telefoonnummers zullen op onze server gekoppeld worden aan uw extensies. Als er naar één uw telefoonnummers gebeld wordt zullen uw toestellen pas overgaan wanneer deze toestellen zijn aangemeld op uw extensies. Voor elk toestel zal u een extensie nodig hebben. Wanneer u heeft gekozen voor een installatie, zal een monteur uw toestellen voor u instellen. Maar uiteraard is het ook mogelijk toestellen zelf in te stellen.

Aanmelden Bij het gebruiksklaar maken van uw VoIP toestel, plaatst u de gegevens van een extensie in het toestel. De manier waarop uw uw toestel instelt is afhankelijk van het soort VoIP toestel. Op onze website vindt u diverse handleidingen en tutorials voor het aanmelden van VoIP toestellen.

Inloggegevens De gegevens die u nodig heeft voor het aanmelden van uw toestellen zult u per e-mail en post ontvangen. Deze gegevens bestaan uit:

Gebruikersnaam / uw extensie ID bv. 0031*001 Wachtwoord / het wachtwoord van uw extensie Proxy / de server waarop uw extensies staan bv. pbx12.belcentrale.nl

VoIP Toestellen Extensies zijn niet alleen op de gebruikelijke vaste en draadloze VoIP toestellen in te stellen, maar ook op softphones (VoIP toestel op uw PC), smartphones en andere systemen zoals de iPad. Op www.belcentrale.nl vindt u handleidingen van verschillende VoIP systemen die Belcentrale ondersteunt of succesvol heeft getest.

Dialplan Het dialplan is de wijze waarop uw managed PBX is ingesteld. Standaard zullen uw telefoonnummers en extensie zo uitgeleverd worden dat alle toestellen tegelijk overgaan wanneer er naar één van uw telefoonnummers gebeld wordt. Aanpassingen kunt u zelf doen in uw online control panel. Uiteraard kunt u dit ook laten doen door één van onze supportmedewerkers. Vooral bij een ingewikkeld dialplan is dit raadzaam. Op dialplan.belcentrale.nl kunt u een dialplan formulier downloaden. Dit formulier bevat uitleg en is direct digitaal in te vullen.

11

12


online control panel / Als klant van Belcentrale heeft u toegang tot het persoonlijke control panel. Hiermee heeft u overzicht op uw account en kunt u hierin gemakkelijk zelf aanpassingen doen. Als nieuwe klant ontvangt u een gebruikersnaam en wachtwoord om via onze website in te loggen in uw control panel. Omdat alleen u en eventueel de werknemers die u daartoe machtigt, toegang hebben tot het control panel, kunt u wijzigingen doorvoeren en producten aanvragen zonder dat wij hiervoor een handtekening van u nodig hebben. Let dus wel altijd goed op wie u uw inloggegevens toevertrouwd.

Mijn producten Wanneer u ingelogd bent in het control panel ziet u een aantal tabbladen die u aan kunt klikken. Ga bijvoorbeeld naar ‘mijn producten’ om uw extensies en telefoonnummers te bekijken. Wanneer u op een extensie klikt, heeft u de mogelijkheid de instellingen van de betreffende extensie aan te passen. Zo kunt u bepalen welke toestellen over moeten gaan, een voicemail instellen, doorschakelingen aanmaken etc. In het hoofdstuk ‘de mogelijkheden’ worden een aantal aan te passen instellingen toegelicht. Ook kunt u de tutorials over het control panel raadplegen die u vindt op www.belcentrale.nl.

Administratief Onder ‘administratief’ in het control panel kunt u uw gegevens wijzigen, uw facturen bekijken, uw producten bekijken en eventueel opzeggen. Ook kunt u een freeform invullen. Hiermee kunt u al uw aanvragen doen waar verificatie voor nodig is. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van nieuwe PBX extensies en verdere vragen en opmerkingen.

Support tickets Onder ‘support tickets’ kunt technische vragen of problemen eenvoudig bij onze support afdeling neerleggen. U heeft de mogelijkheid om nieuwe tickets aan te maken en de status van huidige tickets te bekijken. Door tickets aan te maken vanuit het persoonlijke control panel worden alle tickets altijd direct aan de juiste klant gekoppeld, waardoor het ticket systeem nog sneller werkt.

13

Iedere support vraag die u heeft krijgt een uniek ticket nummer waarmee u de status van de behandeling en antwoorden op uw vraag kunt bijhouden. Bovendien houden we complete archieven en historie bij van door u geopende support vragen.

Bestellen Vanuit het persoonlijke control panel kunt u direct nieuwe producten en diensten aanvragen door op ‘bestellen’ te klikken. Voordeel hierbij is dat wij met uw aanvraag via uw persoonlijke control panel geen verificatie meer nodig hebben. Bovendien zijn alle aanvragen direct aan de juiste klant gekoppeld, waardoor het hele proces sneller verloopt.

14


de mogelijkheden / Eén van de voordelen van onze diensten is dat wij uw PBX centrale te allen tijde kunnen aanpassen of uitbreiden. Nadat uw toestellen zijn aangemeld op onze centrale, bent u niet gebonden aan de installatie die u op dat moment heeft aangesloten. Omdat de configuratie van uw PBX centrale bij ons op de server staat en niet bij u op kantoor, kunnen wij uw centrale uitbreiden, zonder dat daar een monteur voor langs hoeft te komen. In dit hoofdstuk vindt u een selectie van de mogelijkheden die Belcentrale u kan bieden. Voor advies op maat kunt u uiteraard altijd contact met ons opnemen via het telefoonnummer 088 333 444 6 of het e-mailadres [email protected].

Telefoonnummers Wanneer u overstapt van uw huidige telecomprovider naar Belcentrale, is het uiteraard wenselijk dat u bereikbaar blijft op uw huidige telefoonnummers. Daarnaast kunt u ook nieuwe telefoonnummers aanvragen, om met uw PBX centrale mee te schalen.

Uw telefoonnummers porteren Het meenemen van uw oude telefoonnummers naar een nieuwe telecomprovider noemen wij ‘porteren’. Ook wanneer u overstapt van uw huidige telecomprovider naar Belcentrale, kunnen uw telefoonnummers worden geporteerd. Dit kan direct tijdens de overstap, of op een later tijdstip. Door uw nieuwe PBX centrale gereed te maken alvorens uw telefoonnummers worden geporteerd, verloopt de overstap geheel vlekkeloos. Een portering duurt gemiddeld twee tot drie weken, afhankelijk van de leverancier en het type telefoonnummer.

Nieuwe telefoonnummers aanvragen Naast het porteren van uw huidige telefoonnummers kunt u ook nieuwe telefoonnummers aanvragen. Deze kunnen flexibel aan uw PBX centrale gekoppeld worden, zonder dat u daar zelf iets extra’s voor hoeft in te stellen op uw toestellen. Op deze manier kunt u eenvoudig een nieuw telefoonnummer voor een afdeling of personeelslid aanvragen. U bent niet meer afhankelijk van netnummers of landcodes, dus u kunt ‘virtueel’ op meerdere locaties telefonisch bereikbaar zijn. Daarnaast kunt u ook servicenummers aanvragen, zoals 088-nummers, 0800-nummers en 0900nummers.

Wachtmuziek Wanneer u met uw toestel een gesprek in de wacht zet, hoort de persoon aan de andere kant van de lijn de wachtmuziek zoals die bij ons op de server staat ingesteld. Standaard bestaat deze uit een drietal nummers die zorgvuldig door ons zijn verkozen. Uiteraard is het ook mogelijk om uw eigen muziek of reclameboodschap als wachtmuziek in te stellen. Geluidsbestanden kunt u aanleveren in de vorm van een .mp3 of .wav bestand met een maximale grootte van 2 MB per file. U kunt geluidsbestanden als attachment meesturen met een support ticket, die u aan kunt maken via het persoonlijke control panel op onze website.

15

Voicemail Met een voicemail op uw PBX centrale mist u nooit meer een inkomend gesprek. Op elke extensie van uw PBX centrale kunt u een voicemail instellen. Dit doet u via het control panel op www.belcentrale.nl. Wij bieden u de gelegenheid om een melding of de ingesproken boodschap als bijlage via e-mail te krijgen wanneer er een nieuw bericht in uw voicemailbox staat. Dit is een extra functionaliteit bovenop uw voicemail die u gratis bij onze support afdeling kunt aanvragen. Naast een melding via e-mail kunt u ingesproken voicemail berichten ook afluisteren via het control panel en het voicemailmenu. Ook kunt u een melding op uw telefoontoestel krijgen bij een nieuw bericht. Dit staat bekend onder de term Message Waiting Indicator. Meer informatie over deze functionaliteit en hoe u deze kunt instellen kunt u verkrijgen bij onze support afdeling.

Voicemail aanzetten Om uw voicemail aan te zetten op uw extensie volgt u de volgende stappen:

/ Log in op uw control panel via onze website: www.belcentrale.nl. / Kies voor ‘mijn producten’. / Selecteer de extensie waar u de voicemail op wilt aanzetten. opmerking: als u de voicemail voor een bepaald telefoonnummer wilt aanzetten, dan is het verstandig om de extensie te selecteren waar dit telefoonnummer op binnenkomt. / Kies voor Voicemail. / Onder het kopje ‘Voicemail’, selecteer Instellingen in plaats van Beluisteren. / Selecteer de volgende (geadviseerde) instellingen: Voicemail actief / Ja

Voicemail wachtwoord / 444 Voicemail antwoordt automatisch na / 30 seconden opmerking: laat deze optie uit wanneer u de voicemail laat activeren via doorschakelingen. Autodelete boodschappen na / 30 dagen

Voeg extensie toe aan bedrijfsdirectory / Ja Voicemail naar e-mail / Stuur boodschap per e-mail / Klik op ‘Aanpassingen’ opslaan.

Uw voicemail is nu ingeschakeld op de geselecteerde extensie.

Welkomstboodschap instellen U kunt de welkomstboodschap van uw voicemail op twee manieren instellen. De eerste manier is door een geluidsfragment naar onze support afdeling te mailen. Wij kunnen uw geluidsfragment vervolgens koppelen aan uw voicemail. Op deze manier heeft u de gelegenheid om het geluidsfragment te bewerken of door een professionele stem in te laten spreken. Geluidsbestanden kunt u aanleveren in de vorm van een .mp3 of .wav bestand met een maximale grootte van 2 MB. U kunt geluidsbestanden als attachment meesturen met een support ticket, die u aan kunt maken via het persoonlijke control panel op onze website. Een andere manier om uw welkomstboodschap in te stellen is door naar de voicemail te bellen vanaf één van uw toestellen. De volgende stappen kunt u uitvoeren vanaf uw toestel:

16


/ Bel naar *95 gevolgd door het extensienummer. Opmerking: het betreft hier het extensienummer waar u de voicemail op heeft ingesteld. De cijfers achter het sterretje definiëren uw extensienummer. Bij de extensie 0123*1234 is uw extensienummer dus 1234. / U hoort nu de huidige welkomstboodschap. / Druk tijdens het horen van de welkomstboodschap op de toets *. / Voer vervolgens uw wachtwoord in. Het standaard wachtwoord is 444. Sluit af met de toets #. / Kies voor optie 0 om de ‘Mailbox options’ te openen. / Kies voor optie 1 om de ‘Unavailable message’ op te nemen. / Wacht op de starttoon en begin met het inspreken van uw welkomstboodschap. / Wanneer u klaar bent met het inspreken drukt u op de toets # om te stoppen met opnemen. / Kies vervolgens een van de volgende opties om verder te gaan: Toets 1 / Accepteer de nieuwe welkomstboodschap. (/ stap 10)

Toets 2 / Beluister de zojuist opgenomen welkomstboodschap. (/ stap 9) Toets 3 / Opnieuw een welkomstboodschap inspreken. (/ stap 7) / U kunt de verbinding nu verbreken.

Uw welkomstboodschap is nu gewijzigd en wordt afgespeeld wanneer uw voicemail een inkomend gesprek opneemt.

Wachtwoord wijzigen Het wachtwoord van uw voicemail gebruikt u om toegang te krijgen tot de instellingen en de ingesproken berichten. Standaard is dit wachtwoord ingesteld als 444. Wij raden u aan uw wachtwoord te wijzigen naar iets persoonlijks. Dit kunt u onder andere doen via het control panel op www.belcentrale.nl. Meer informatie hierover vindt u bij ‘Voicemail aanzetten’. Een andere manier om uw wachtwoord te wijzigen is door naar de voicemail te bellen vanaf één van uw toestellen. De volgende stappen kunt u uitvoeren vanaf uw toestel:

/ Bel naar *95 gevolgd door het extensienummer. Opmerking: het betreft hier het extensienummer waar u de voicemail op heeft ingesteld. De cijfers achter het sterretje definiëren uw extensienummer. Bij de extensie 0123*1234 is uw extensienummer dus 1234. / Druk tijdens het horen van de welkomstboodschap op de toets *. / Voer vervolgens uw wachtwoord in. Het standaard wachtwoord is 444. Sluit af met de toets #. / Kies voor optie 0 om de ‘Mailbox options’ te openen. / Kies voor optie 5 om uw ‘Password’ te wijzigen. / Voer uw nieuwe wachtwoord in en sluit af met de toets #. / Voer uw nieuwe wachtwoord nogmaals in ter bevestiging en sluit af met de toets #. / U kunt de verbinding nu verbreken.

Het wachtwoord van uw voicemail is nu gewijzigd en kan voortaan worden gebruikt om toegang te krijgen tot de instellingen en de berichten van uw voicemail.

17

Keuzemenu Met een keuzemenu kunt u uw klanten nog beter van dienst zijn door ze in een interactief keuzemenu te laten kiezen voor bijvoorbeeld een bepaalde afdeling binnen uw onderneming. Op deze manier komen inkomende gesprekken op uw algemene nummer direct bij de juiste personen terecht, waardoor er minder hoeft te worden doorgeschakeld en de dienstverlening aanzienlijk verbeterd wordt. De mogelijkheden binnen een keuzemenu zijn onbegrensd en zeer flexibel. U kunt bijvoorbeeld een optie in het hoofdmenu, het eerste keuzemenu dat mensen te horen krijgen, koppelen aan een nieuw submenu, en daar vervolgens ook weer een submenu aan koppelen. Daarnaast kunt u verschillende ‘contexten’ instellen, bijvoorbeeld één tijdens kantooruren, één buiten kantooruren, één voor het weekend en één voor de feestdagen. Aan iedere context kunt u een verschillende boodschap koppelen en vervolgens bepalen wat er in die context moet gebeuren. Hieronder vindt u een greep uit de vele mogelijkheden als vervolgactie:

/ Het gesprek in een nieuwe context plaatsen / Het gesprek in een wachtrij plaatsen / Het gesprek naar een of meerdere extensies doorverbinden / Het gesprek naar een mobiele telefoon doorverbinden / Het gesprek door een voicemail laten beantwoorden / Het gesprek ophangen / …of een andere vervolgactie die voldoet aan uw wensen Omdat het instellen van een keuzemenu veel details met zich meebrengt, wordt uw keuzemenu altijd ingesteld door één van onze professionals. Uiteraard worden uw wensen precies zo verwerkt zoals u deze aan ons aanlevert.

Wachtrij Wanneer u meerdere telefoongesprekken tegelijk verwacht en wilt voorkomen dat deze mensen voortijdig ophangen, is een wachtrij precies wat u nodig heeft om uw dienstverlening te verbeteren. Met een wachtrij kunt u inkomende oproepen gelijk aannemen door ze in de wachtrij te plaatsen. Wanneer er minstens één gesprek in de wachtrij staat, worden de telefoons van uw werknemers gebeld, uiteraard onder de voorwaarde dat zij niet reeds in gesprek zijn. De mogelijkheden binnen een wachtrij zijn zeer uitgebreid, zodat deze precies naar uw wensen kan worden ingesteld. Zo kan er een welkomstbericht worden afgespeeld, kan de huidige positie binnen de wachtrij worden uitgesproken, en kan de wachtmuziek worden aangepast. Daarnaast kunt u mensen in de wachtrij de keuze geven om op een toets te drukken, om vervolgens bijvoorbeeld naar een voicemailbox doorverbonden te worden. Of u kunt mensen automatisch naar een voicemail doorverbinden, wanneer er te veel mensen in de wachtrij staan of wanneer zij reeds te lang in de wachtrij staan. Zoals u ziet, zijn de mogelijkheden van een wachtrij zeer flexibel. In het control panel op www.belcentrale.nl vindt u een zeer uitgebreide rapportage over uw wachtrij, inclusief grafische presentatie door middel van grafieken. Het rapportage is onderverdeeld in de volgende onderdelen:

/ Overzicht / Beantwoord / Niet beantwoord / Gesprek distributie / Agenten

18


Omdat het instellen van een wachtrij veel details met zich meebrengt, wordt uw wachtrij altijd ingesteld door één van onze professionals. Uiteraard worden uw wensen precies zo verwerkt zoals u deze aan ons aanlevert.

Tijdsintervallen Met de tijdsintervallen-functionaliteit kunt u per tijdseenheid bepalen wat er met een gesprek moet gebeuren. Via het control panel op www.belcentrale.nl kunt u tijdsintervallen instellen die u vervolgens kunt gebruiken bij het instellen van uw doorschakelingen. Onderstaand vindt u een beschrijving hoe u een tijdsinterval voor uw lunchpauze kunt instellen voor een extensie op uw PBX centrale:

/ Log in op uw control panel via onze website: www.belcentrale.nl. / Kies voor ‘Mijn producten’. / Selecteer de extensie waar u het tijdsinterval voor wilt instellen. opmerking: als u het tijdsinterval voor een bepaald telefoonnummer wilt instellen, dan is het verstandig om de extensie te selecteren waar dit telefoonnummer op binnenkomt. / Kies voor ‘Tijdsintervallen’. / Kies voor ‘Aanmaken’. / Selecteer de volgende instellingen: (VOORBEELD) Naam / Lunchpauze

Algoritme / Individuele dagen Begint op uur / 12:30 Eindigt op uur / 13:30 Start weekdag / Maandag Eind weekdag / Vrijdag Start datum / 1 Eind datum / 31 Maand / -/ Klik op ‘Aanpassingen’ opslaan.

Er is nu een tijdsinterval gemaakt voor uw lunchpauze die u kunt gebruiken bij de doorschakelingen van deze extensie. Wanneer u bijvoorbeeld een tijdsinterval wilt aanmaken voor buiten uw kantooruren van maandag tot en met vrijdag, zult u drie tijdsintervallen aan moeten maken:

/ Eén tijdsinterval van 00:00 uur tot 09:00 uur, van maandag tot en met vrijdag. / Eén tijdsinterval van 17:30 uur tot 23:59 uur, van maandag tot en met vrijdag. / Eén tijdsinterval van 00:00 uur tot 23:59 uur, van zaterdag tot en met zondag. Dit zijn uiteraard voorbeelden en u bent geheel vrij om uw eigen tijdsintervallen te maken en te verwijderen. Op onze website vindt u video’s, zogenaamde tutorials, die u demonstreren hoe u tijdsintervallen kunt aanmaken.

19

Doorschakelingen Met doorschakelingen kunt u bepalen hoe een inkomend gesprek binnen uw PBX centrale wordt gedistribueerd. Naast intern doorschakelen kunt u ook door laten schakelen naar een mobiele telefoon of ander extern telefoonnummer. Op deze manier zorgt u er bijvoorbeeld voor dat een inkomend gesprek op meerdere extensies overgaat. Ook de tijdsintervallen kunt u bij de doorschakelingen gebruiken om binnen een bepaald tijdsblok een doorschakeling te activeren. Zo kunt u buiten kantooruren de voicemail laten activeren, of tijdens uw lunchpauze het gesprek naar een andere extensie door laten schakelen. Onderstaand vindt u een beknopte omschrijving van hoe u een doorschakeling kunt aanmaken:

/ Log in op uw control panel via onze website: www.belcentrale.nl. / Kies voor ‘Mijn producten’. / Selecteer de extensie waar u de doorschakeling op wilt instellen. opmerking: als u de doorschakeling voor een bepaald telefoonnummer wilt instellen, dan is het verstandig om de extensie te selecteren waar dit telefoonnummer op binnenkomt. / Kies voor ‘Doorschakelingen’. / Kies voor ‘Aanmaken’. / Bij ‘Stap 1’ selecteert u de actie die u wilt laten uitvoeren door de doorschakeling: Bezet / Een signaal terugsturen dat het toestel bezet is en ophangen.

Congestie / Een signaal terugsturen dat het toestel te druk is en ophangen. Hang op / Zonder verdere melding het gesprek ophangen. Doorverbinden / Het gesprek intern of extern doorschakelen. Cascade / Het gesprek als een waterval door laten schakelen. / Bij ‘Stap 2’ kunt u selecteren bij welke bellers de doorschakeling moet worden geactiveerd. Meestal selecteert u hier dat het ‘Niet uit maakt’, dus alles. / Bij Stap 3 kunt u selecteren wanneer er doorgeschakeld moet worden. Hier selecteert u Altijd of Full month wanneer u te allen tijde deze doorschakeling wilt activeren, of u kunt een tijdsinterval selecteren die u voor de betreffende extensie heeft aangemaakt. Opmerking: eventueel tussenliggende stappen zijn afhankelijk van de gekozen actie bij stap 1. / Vervolgens kunt u bij ‘Afronden’ kiezen uit de volgende opties: Positie / Op welke positie deze doorschakeling moet komen te staan. Opmerking: de doorschakelingen worden van boven naar beneden afgehandeld door onze server. Zet de belangrijkste en eerste doorschakelingen dus bovenaan. Met toets / Met welke toets u de doorschakeling wilt kunnen (de)activeren. Opmerking: voor meer informatie, zie hoofdstuk ‘verkorte codes/ doorschakelingen’. Final / Hiermee bepaalt u of er na deze doorschakeling nog andere doorschakelingen moeten worden afgehandeld, of dat er na het in werking stellen van deze doorschakeling moet worden gestopt met doorschakelen.

De mogelijkheden met doorschakelingen zijn zeer breed en kunnen uw PBX centrale ten zeerste optimaliseren. Op onze website vindt u video’s, zogenaamde tutorials, die u demonstreren hoe u doorschakelingen kunt aanmaken.

20


Fax over IP Met de dienst Fax over Internet Protocol (FoIP) kunt u uw faxverkeer volledig digitaliseren. Zowel inkomend als uitgaand faxverkeer gaat voortaan niet meer via uw faxapparaat, maar via uw e-mailbox, ongeacht op welke locatie u zich bevindt. Met een FoIP-extensie kunt u nog steeds gebruik blijven maken van het traditionele faxplatform, alleen dan op een moderne manier.

Inkomende faxberichten Een inkomend faxbericht wordt als voorheen naar uw faxnummer verstuurd, ongeacht of de afzender ook gebruik maakt van FoIP of nog een traditioneel faxapparaat gebruikt. Het faxbericht wordt ontvangen door onze server en omgezet in een .pdf-bestand. Dit bestand wordt vervolgens als bijlage naar het e-mailadres verstuurd dat u in het control panel kunt aanpassen. Deze e-mail bevat naast de verzonden bijlage ook het telefoonnummer van de afzender en het tijdstip van ontvangen. Overigens worden inkomende faxberichten gefilterd door onze anti-spam beveiliging, zodat u geen ongewenste berichten ontvangt.

Uitgaande faxberichten Om uitgaand te kunnen faxen, kunt u het bericht als bijlage e-mailen naar onze server, die het vervolgens zal omzetten in een traditioneel, analoog faxsignaal. Om te kunnen e-mailen naar onze server, moet uw e-mailadres wel worden geaccepteerd door onze server. De te accepteren emailadressen kunt u doorgeven aan onze support-afdeling via het telefoonnummer 088 333 444 6 (optie 2) of het e-mailadres [email protected]. De volgende gegevens kunt u invoeren bij het opstellen van een nieuwe e-mail aan onze server:

Aan / [email protected] Onderwerp / Het telefoonnummer van de ontvanger(s) waarnaar u het faxbericht wilt verzenden. Als u meerdere ontvangers wilt instellen, kunt u deze scheiden door middel van het puntkommateken (;). Bijvoorbeeld: 0883334446;0883334447. Bijlage / Het document dat u wilt verzenden naar de ontvanger(s). De volgende vereisten worden gesteld aan de bijlagen en de e-mail: Bestandsextensie /.tif, .jpg of .pdf

Maximale grootte / 10 MB (totaal) Maximaal aantal pagina’s / 10 pagina’s Maximaal aantal bijlagen / 5 bestanden Maximaal aantal ontvangers / 5 ontvangers

Nadat u een faxbericht heeft verzonden via e-mail naar onze server, moet u deze eerst nog bevestigen. Zodra onze server uw bericht heeft ontvangen en geaccepteerd, verzendt deze een email naar uw e-mailadres met daarin een bevestigingslink. Wanneer u daar op klikt, wordt het faxbericht bevestigd en zal het bericht zo spoedig mogelijk worden verzonden.

Gespreksopname Het opnemen van gesprekken kan uw telefonische dienstverlening in vele opzichten verbeteren. Zo kunt u bijvoorbeeld de kwaliteit van een gesprek achteraf beoordelen. Daarnaast heeft u altijd nog een naslagwerk wanneer er zich later vragen opdoen over een bepaald telefoongesprek.

21

Via het control panel op www.belcentrale.nl kunt u verschillende manieren instellen waarop de gespreksopname wordt geactiveerd. De volgende instellingen zijn mogelijk:

/ De gespreksopname nooit activeren / De gespreksopname activeren wanneer u een conferentiegesprek opent / De gespreksopname activeren wanneer u tijdens een gesprek op *1 drukt / De gespreksopname activeren wanneer u een nieuw gesprek start De opgenomen gesprekken kunt u via het control panel opslaan naar uw computer of afluisteren via uw browser.

Conferentiegesprek Een conferentiegesprek is een gesprek waarin meer dan twee deelnemers met elkaar kunnen communiceren. Tijdens zo’n gesprek kunt u bijvoorbeeld een telefonische vergadering houden. Meerdere deelnemers kunnen deelnemen in een dergelijk conferentiegesprek, ongeacht of zij zijn aangesloten op uw PBX centrale of niet. Ook mobiele, vaste en internationale gebruikers kunnen dus gewoon deelnemen. Het opzetten van een conferentiegesprek kan op diverse manieren. U kunt bijvoorbeeld een bepaald telefoonnummer aan de conferentiekamer toekennen, zodat mensen direct kunnen deelnemen. Ook kunt u een gesprek doorschakelen naar de conferentiekamer door ze eerst naar uw receptionist(e) te laten bellen.

Conferentiegesprek opstarten Alvorens u kunt gaan deelnemen in een conferentiegesprek, moet de conferentiekamer worden opgezet. Dit doet u vanaf de extensie waar de conferentiefunctie op ingesteld staat:

/ Bel vanaf uw extensie naar 8 gevolgd door het extensie nummer. Opmerking: het betreft hier het extensienummer waar de conferentiefunctie op is ingesteld. De cijfers achter het sterretje definiëren uw extensienummer. Bij de extensie 0123*1234 is uw extensienummer dus 1234. / Zeg uw naam en toets #. / De conferentiekamer wordt opgezet en het conferentienummer wordt uitgesproken. Schrijf deze op voor toekomstig gebruik. / Er wordt wachtmuziek gespeeld tot er een tweede deelnemer in de conferentiekamer komt.

Vanaf nu is de conferentiekamer geopend en kunnen nieuwe deelnemers toetreden. U bent tevens aangemeld als beheerder van de conferentiekamer. Om hulp te krijgen tijdens het conferentiegesprek, toets #.

Deelnemen in een conferentiegesprek Nadat de conferentiekamer is opgezet kunnen andere extensies en externe partijen deelnemen aan de conferentie. Dit gebeurt als volgt:

22


/ Bel vanaf uw extensie naar 8 gevolgd door het extensie nummer of schakel een ander gesprek door naar 8 gevolgd door het extensie nummer. Opmerking: het betreft hier het extensienummer waar de conferentiekamer op is ingesteld. De cijfers achter het sterretje definiëren uw extensienummer. bij de extensie 0123*1234 is uw extensienummer dus 1234. / Zeg uw naam en toets #. / U wordt toegevoegd in de conferentiekamer en er wordt uitgesproken hoeveel andere deelnemers er in de kamer zijn.

Vanaf nu bent u deelnemer in de conferentiekamer. Om hulp te krijgen tijdens het conferentiegesprek, toets #.

Algemeen adresboek Een algemeen adresboek is een adresboek dat opgeslagen wordt op onze servers en vervolgens door ieder toestel ingezien kan worden. Dit adresboek maakt gebruik van het Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), een protocol dat door vele platforms wordt ondersteund. Het instellen van uw adresboek gaat via het control panel op www.belcentrale.nl: / Log in op uw control panel via onze website: www.belcentrale.nl. / Kies voor ‘Mijn producten’. / Kies voor ‘Directory’. Hier vindt u de reeds bestaande adresboeken en kunt u een nieuwe aanmaken. Wanneer u een adresboek selecteert, kunt u regels toevoegen of wijzigen. Wanneer u een wijziging maakt, wordt dit automatisch voor alle gebruikers ingesteld. Na een adresboek geopend te hebben, vindt u onderaan de pagina details over hoe u uw toestel kunt instellen.

Call API Met de Belcentrale Call-API kunt u vanaf afstand met uw pc uw telefonie bedienen en monitoren. Zo is het mogelijk om met deze interface gesprekken te starten, te beëindigen en te traceren. Op onze website vindt u een uitgebreide handleiding voor de Belcentrale Call-API, de Developer Guide. Surf hiervoor naar callapi.belcentrale.nl.

Authenticatie De Call-API ondersteunt de volgende twee authenticatie-methodes: / Basic authentication / Auth authentication

Opdrachten De volgende opdrachten kunnen worden uitgevoerd met de Call-API: MakeCall / Een gesprek starten

Hangup / Een gesprek beëindigen Status / De status van de huidige gesprekken ophalen Park / Een gesprek in de parkeerstand plaatsen UnPark / Een gesprek uit de parkeerstand halen OnHold / Een gesprek in de wachtstand plaatsen OffHold / Een gesprek uit de wachtstand halen

23

PickUp / Een inkomend gesprek opnemen StartRecording / De gespreksopname tijdens een gesprek starten StopRecording / De gespreksopname tijdens een gesprek stoppen Transfer / Een gesprek doorverbinden TransferToVoicemail / Een gesprek doorverbinden naar een voicemail InviteToConference / Een deelnemer uitnodigen voor een conferentiegesprek ListParkedCalls / Een lijst van de geparkeerde gesprekken opvragen Report / Een overzicht van de gevoerde gesprekken opvragen Presence / De status van een extensie bekijken

Events Voor iedere soort extensie kunnen de volgende Call-API Events worden aangeroepen: Dial-In / Bij inkomende gesprekken

Dial-Out / Bij uitgaande gesprekken Hangup / Wanneer een gesprek wordt beëindigd Een request kan op twee manieren worden verzonden naar één van uw scripts: / GET / POST Bij een dergelijke request naar één van uw scripts, worden de volgende parameters standaard meegezonden:

CallID / Een uniek kernmerk voor het betreffende gesprek CallerIDNum / Het telefoonnummer van de afzender CallerIDName / De naam van de afzender CalledDID / Het telefoonnummer dat gebeld wordt CallStatus / De status van het gesprek CallFlow / De richting van het gesprek CallerExtension / De extensie die benaderd wordt CalledNumber / Het telefoonnummer dat gebeld wordt CallAPIID / Een kenmerk voor de Call-API Dergelijke requests kunnen ook uitgevoerd worden door een keuzemenu, waarbij ook uw specifieke variabelen meegezonden kunnen worden. Bijvoorbeeld een klantnummer, dat u in het keuzemenu kunt laten invoeren.

Aanvragen Het activeren van de Call-API is gratis, maar niet standaard geactiveerd voor uw extensie. Voor de Call-API gebruikt u een unieke combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord, deze zijn niet gelijk aan uw extensiegegevens. Deze gegevens kunt u aanvragen bij onze support afdeling via het freeform formulier in het control panel op www.belcentrale.nl.

24


technische codes / Met de technische codes kunt u via uw VoIP-toestel bepaalde PBX-functies direct in- of uitschakelen, zonder dat u zich daarvoor op het control panel hoeft aan te melden. Het is mogelijk dat bepaalde codes niet functioneren omdat deze eerst op de server ingeschakeld dienen te worden door één van onze medewerkers. In dat geval zal dit vermeld zijn bij de betreffende code. Tevens zijn er codes die alleen gebruikt kunnen worden voor betaalde functies. Dit wordt eveneens vermeld bij de betreffende code. Wanneer er wordt gesproken over een extensienummer, bedoelen wij het extensienummer dat u kunt vinden in het control panel op www.belcentrale.nl. Daar gaat u naar Mijn producten om uw extensies te bekijken. De cijfers achter het sterretje definiëren uw extensienummer. Bij de extensie 1234*1001 is uw extensienummer dus 1001. De technische codes zijn codes die u voor of tijdens een gesprek kunt invoeren op uw toestel. Bent u nog niet in gesprek, dan voert u de code in en belt u hier vervolgens naar. Tijdens een gesprek kunt u ook de technische codes gebruiken, en hoeft u ze enkel in te voeren om ze te activeren.

Een gesprek doorverbinden #1 / direct doorverbinden naar een collega Wanneer u een beller wilt doorschakelen zonder tussenkomst van uw collega dan voert u eerst #1 in. U hoort nu een stem aangeven 'Transfer'. Voer nu het extensienummer in waarnaar u het gesprek wilt doorverbinden. Dit moet binnen een aantal seconden worden gedaan. De twee partijen zullen met elkaar verbonden worden.

*2 / doorverbinden naar een collega met overleg Wilt u een beller doorverbinden naar een collega, maar eerst met deze collega overleggen, toets dan *2 tijdens het gesprek. U hoort ‘Transfer’, waarna u het extensienummer van uw collega kunt invoeren. Na het overleg hangt u op om het gesprek naar uw collega door te verbinden.

#3[Extensienummer] / verbind een gesprek door naar de voicemail van een extensie Tijdens een gesprek kunt u de beller direct naar de voicemail doorverbinden door #3 te toetsen, gevolgd door het betreffende extensienummer. Opmerking: voor deze functionaliteit moet de voicemail geactiveerd zijn.

Gesprekken parkeren Het is mogelijk om een gesprek te parkeren wanneer deze niet meteen beantwoord kan worden door een collega. Parkeren is eigenlijk een gesprek ‘on hold’ zetten, u krijgt nu echter een nummer te horen. Dit nummer is de positie die het gesprek heeft gekregen in de parkeerplaats. Het gesprek blijft geparkeerd totdat iemand het gesprek oppakt. Wanneer een gesprek te lang is geparkeerd wordt deze weer automatisch teruggenomen door degene die hem/haar heeft geparkeerd.

#2 / gesprek parkeren Om een gesprek te parkeren moet #2 worden ingetoetst. Het systeem vertelt dan, wanneer er meerdere gesprekken geparkeerd staan, op welke positie het gesprek staat geparkeerd.

25

*221 / gesprek uit het parkeren halen Om het eerste geparkeerde gesprek op te pakken, belt u naar *221.

*225 / geselecteerde gesprek uit het parkeren halen Als er meerdere gesprekken geparkeerd zijn en u weet de positie niet, bel dan naar *225. Er wordt dan door het systeem aangegeven welke beller op welke positie staat. Met de * toets kan dan het gesprek worden opgepakt. Wanneer u van te voren weet op welke positie een gesprek staat, kunt u naar *225 gevolgd door de positie bellen, bijvoorbeeld *2258.

*229 / het laatst geparkeerde gesprek oppakken Om het laatst geparkeerde gesprek op te pakken, belt u naar *229.

Een gesprek van een andere extensie oppakken *21 / oppakken van het eerste gesprek dat nog overgaat Wanneer de telefoon van uw collega overgaat, kunt u dit gesprek oppakken door op uw toestel *21 te bellen.

*21[Extensienummer] / een gesprek oppakken Wanneer er meerdere telefoons overgaan en u wilt de telefoon van een bepaalde collega oppakken, kunt u bellen naar *21 gevolgd door het extensienummer van de collega, bijvoorbeeld *21004.

Call Waiting *70 / deactiveren van ‘Call Waiting’ Met het deactiveren van de optie ‘Call Waiting’ krijgt de persoon die u belt een ‘in gesprek’-toon wanneer u al in gesprek bent met iemand anders. Bel naar *70 en wacht tot het deactiveren is bevestigd.

*71 / activeren van ‘Call Waiting’ Om weer gebruik te maken van de voordelen van ‘Call Waiting’, belt u naar *71 op uw toestel en wacht u tot het activeren is bevestigd.

Anoniem uitbellen *85 / anoniem uitbellen Wilt u dat de andere partij uw telefoonnummer niet ziet wanneer u deze belt, bel dan naar *85.

*65 / uitbellen met callerID Door te bellen naar *65 zal uw telefoonnummer weer te zien zijn wanneer u uitbelt.

Voicemail Opmerking: voor deze functionaliteit dient de voicemail op uw extensie geactiveerd te zijn.

*95 / voicemail menu Bereik het menu van de voicemail door te bellen naar *95 op de extensie waarop deze actief is.

26


*95[Extensienummer] / direct de voicemail bellen Bel naar *95 gevolgd door een extensienummer om direct naar de voicemail van deze extensie te bellen. Bij het gebruik van deze code hoort u de melding van de server, niet de ingesproken melding. Door * te toetsten tijdens deze melding, kunt u het menu bereiken.

*950 / activeren en deactiveren van de voicemail Wanneer u snel de voicemail wilt activeren of deactiveren kunt u *950 intoetsen om de status van de voicemail te wijzigen.

#3[Extensienummer] / verbind een gesprek door naar de voicemail van een extensie Tijdens een gesprek kunt u de beller direct naar de voicemail doorverbinden door #3 te toetsen gevolgd door het betreffende extensienummer.

Doorschakelingen *72[Extensienummer] / activeren van standaard doorschakelen naar extensie Alle gesprekken worden automatisch doorgeschakeld naar de extensie. Dit kan door te bellen naar *72, gevolgd door het extensienummer waarnaar doorgeschakeld moet worden (bijvoorbeeld *72002).

*73[Extensienummer] / deactiveren van standaard doorschakelen naar extensie Voor het deactiveren van het ‘standaard doorschakelen’, moet naar *73 worden gebeld, gevolgd door de extensienummer waarnaar werd doorgeschakeld. Wacht tot het gesprek is afgelopen.

*74[Cijfercombinatie] / activeren en deactiveren van ingestelde doorschakeling In het control panel kunt u een doorschakeling aanmaken die geactiveerd en gedeactiveerd kan worden vanaf de betreffende extensie. Dit doet u door te bellen naar *74 gevolgd door de cijfercombinatie die u hiervoor bij het instellen heeft gekozen (bijvoorbeeld *7401).

*90[Extensienummer] / activeren van doorschakelen wanneer in gesprek Wanneer u in gesprek bent en een ander gesprek binnenkrijgt, kan dit gesprek worden doorgeschakeld naar een andere extensie. Dit doet u vooraf door te bellen naar *90, gevolgd door het extensienummer waarnaar doorgeschakeld moet worden.

*91[Extensienummer] / deactiveren van doorschakelen wanneer in gesprek Voor het deactiveren van het doorschakelen wanneer u in gesprek bent, belt u naar *91, gevolgd door het extensienummer waarnaar werd doorgeschakeld.

*92[Extensienummer] / activeren van doorschakelen bij geen antwoord Wanneer er niet binnen een bepaalde tijd wordt opgenomen, kan er automatisch worden doorgeschakeld naar een extensie. Het doorschakelen bij geen antwoord kan worden geactiveerd met *92, gevolgd door de extensie waarnaar doorgeschakeld moet worden. Het aantal seconden waarna wordt aangenomen dat er geen antwoord volgt, kunt u instellen via het control panel.

*93[Extensienummer] / deactiveren van doorschakelen bij geen antwoord Voor het deactiveren van het doorschakelen bij geen antwoord, belt u naar *93, gevolgd door het extensienummer waarnaar werd doorgeschakeld.

27

Do Not Disturb *78 / activeren van ‘Do Not Disturb’ Wanneer u niet onderbroken wilt worden, kunt u deze optie activeren. De telefoon gaat dan niet over en uw toestel geeft de melding terug dat u bezet bent.

*79 / deactiveren van ‘Do Not Disturb’ Als u de ‘Do Not Disturb’ optie wilt deactiveren, kunt u dat doen door naar *79 te bellen.

Wachtrij Opmerking: deze codes zullen alleen functioneren wanneer u deze betaalde functie afneemt.

*96 / inloggen op de wachtrij Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een wachtrij, kan een gebruiker die lid is van de wachtrij inloggen door te bellen naar *96. U hoort dan een bevestiging van de PBX-server. De gebruiker ontvangt nu gesprekken die op de wachtrij binnenkomen.

*98 / uitloggen van de wachtrij Om uit de wachtrij te gaan, moet de gebruiker uitloggen door *98 te bellen. Vanaf dat moment ontvangt de gebruiker geen gesprekken meer die op de wachtrij binnenkomen.

*26 / wachtrij pauze activeren Wanneer een lid van de wachtrij met pauze gaat, kan deze bellen naar *26, waardoor deze geen gesprekken meer uit de wachtrij krijgt.

*28 / wachtrij pauze deactiveren Er kan gebeld worden naar *28 wanneer het lid van de wachtrij terug is van pauze. Het toestel zal weer gesprekken ontvangen van de wachtrij.

*999[Wachtrijnummer] / meeluisteren met gesprekken uit wachtrij Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een wachtrij, kan er een wachtrij opzichter aangesteld worden. Deze kan meeluisteren met de gesprekken uit de wachtrij door *999 te bellen, gevolgd door het wachtrijnummer. Om het volgende gesprek te volgen moet de * toets worden ingetoetst.

Gespreksopname Opmerking: deze codes zullen alleen functioneren wanneer u deze betaalde functie afneemt.

*1 / gesprek opnemen Wanneer de functie voor het opnemen van gesprekken is geactiveerd, kunt u tijdens een gesprek kiezen om het gesprek op te nemen. Dit kan door *1 in te toetsen. Toets nogmaals *1 om het opnemen weer te stoppen.

*0 / conferentiegesprek opnemen Wanneer u een conferentiegesprek bent begonnen, kunt u het gesprek ook opnemen. U kunt een conferentiegesprek opnemen door *0 in te toetsen. Druk nogmaals op *0 om het opnemen weer te stoppen.

28


Conferentiegesprek Opmerking: deze codes zullen alleen functioneren wanneer u deze betaalde functie afneemt.

8[Extensienummer] / opstarten van een conferentie Wanneer u heeft gekozen voor de conferentiefunctie binnen uw PBX centrale, zal één extensie aangewezen worden als conferentiekamer (bijvoorbeeld toestel 002). Door te bellen naar 8, gevolgd door het nummer van deze extensie (in dit geval belt u naar 8002), opent u de conferentie. Er wordt gevraagd uw naam in te spreken. Collega’s kunnen zich nu toevoegen door met hun toestel te bellen naar dezelfde code.

Functies voor alle deelnemers Tijdens een conferentiegesprek zijn er verschillende functies die met een code kunnen worden uitgevoerd. De volgende codes zijn gedurende de conferentie te gebruiken door alle deelnemers. # / menu, deze code laat de opties horen die tijdens de conferentie te gebruiken zijn. Toets nogmaals # om uit het menu te gaan. 0 / herhaling menu opties

*1 / dempen,de extensie zal niet te horen zijn door andere deelnemers totdat de code opnieuw wordt getoetst. *2 / aankondiging nieuwe deelnemers uitschakelen, deze functie geldt voor de deelnemer die de code heeft gebruikt. Toets de code opnieuw om de functie weer in te schakelen. *3 / lijst deelnemers, u hoort de opgenomen namen van alle deelnemers.

*7 / volume omhoog *9 / volume omlaag

Functies voor de voorzitter Een aantal codes zijn alleen beschikbaar voor de conferentievoorzitter. Dit is de eigenaar van de extensie waarop de conferentiekamer is ingesteld.

*8[Extensienummer] / extensie uitnodigen Toets *8 gevolgd door het extensienummer dat uitgenodigd moet worden. De uitgenodigde extensie wordt gebeld en wordt gevraagd de naam in te spreken om deel te nemen. *30 / alle deelnemers verwijderen *31 / laatst deelgenomen extensie verwijderen *21 / conferentie op slot, het is niet mogelijk voor nieuwe deelnemers zich toe te voegen aan de conferentie. *20 / conferentie van slot *11 / dempen activeren, alle deelnemers, behalve de conferentievoorzitter, zijn niet te horen in de conferentie. *10 / dempen deactiveren

Tijd opvragen *94 / luisteren naar de huidige tijd Door te bellen naar *94 kunt u de tijd opvragen. Dit is de tijd zoals deze op de pbx server staat ingesteld.

29

Algemeen adresboek Opmerking: voor deze functionaliteit dient het algemene adresboek op uw pbx centrale geactiveerd te zijn.

*22 / opvragen van een naam uit de telefoonlijst Wanneer u iemand binnen uw bedrijf wilt bellen, maar het nummer niet helemaal zeker weet, kunt u bellen naar *22. Er wordt gevraagd naar de eerste drie letters van de achternaam van de persoon naar wie u wilt bellen. Als deze naam in de lijst voorkomt, kunt u er voor kiezen om deze persoon te bellen.

Systeemtest *52 / echo test Om de connectie van uw toestel met de PBX server te testen, belt u naar *52. Er wordt dan een echo test uitgevoerd waarbij alles wat er wordt gezegd, herhaald wordt. Op deze manier kunt u de vertraging tussen uw toestel en onze server testen.

Wachtwoord beveiliging Opmerking: deze functionaliteit dient geactiveerd te zijn op uw pbx centrale.

*11 / activeren en deactiveren van wachtwoord beveiliging Wanneer u wachtwoord beveiliging heeft ingesteld, kunt u uw extensie beveiligen zodat alleen u kunt bellen en gebeld kunt worden. Bel naar *11 en toets uw wachtwoord.

30


terminologie / A Adresboek / Zie Algemeen adresboek. ADSL / Een type internetverbinding waarbij de downloadsnelheid hoger is dan de uploadsnelheid. Algemeen adresboek / Een adresboek dat u vanaf meerdere toestellen kunt benaderen en synchroniseren. Anoniem / Uitbellen zonder dat de ontvanger uw telefoonnummer kan zien.

B Bandbreedte / De bezetting van de capaciteit van uw internetverbinding. Bestandsextensie / De bestandstype van een bepaald bestand, de tekens die achter het puntteken staan. BLF / Zie Busy Lamp Field. Browser / Een programma waarmee u door het internet kunt bladeren. Busy Lamp Field / Een systeem waarmee u kunt zien of een toestel is aangemeld en of het in gesprek is.

C Call Waiting / Een gesprek in de wacht zetten en wachtmuziek laten horen.

Call-API / Een interface waarmee u uw telefoongesprekken kunt aansturen via een extern programma. CallerID / Het telefoonnummer dat ontvangers van uw telefoongesprekken zien. Callto / Een link op webpagina’s waarmee u het telefoonnummer direct kunt bellen met uw toestel. Cascade / Het doorschakelen van een gesprek als een waterval laten afhandelen. Conferentie / Zie Conferentiegesprek. Conferentiegesprek / Een telefoongesprek met meerdere interne en/of externe deelnemers.

Conferentiekamer / Een virtuele ruimte waarin een conferentiegesprek kan plaatsvinden. Congestie / Een status van uw toestel waarin het te veel telefoongesprekken voert en geen nieuwe aan kan nemen. Context / Een submenu binnen een keuzemenu. Control panel / Het systeem op www.belcentrale.nl waarmee u uw PBX centrale kunt beheren.

D Dialplan / De wijze waarop een inkomend of uitgaand telefoongesprek wordt afgehandeld. Directory / Zie Algemeen adresboek. Display name / De naam die interne ontvangers van uw telefoongesprekken zien wanneer u hun belt. Do Not Disturb / De status van uw toestel waarbij u niet gestoord wilt worden en u geen inkomende oproepen kunt ontvangen. Doorschakelingen / Een telefoongesprek op meerdere toestellen over laten gaan.

E Extensie / Zie Gebruikersnaam. Extensienummer / De cijfers achter sterretje van uw gebruikersnaam.

het

F Fax over Internet Protocol / Faxberichten zenden en ontvangen via uw e-mailbox. Firewall / Een systeem in uw modem/router dat ongewenst verkeer op uw internetverbinding blokkeert. Firmware / De software die een stuk hardware aanstuurt. FoIP / Zie Fax over Internet Protocol.

G Gebruikersnaam / De gebruikersnaam waarmee uw toestellen zich kunnen aanmelden bij onze server. Gespreksopname / Het opnemen van inkomende en uitgaande oproepen door onze server.

31

H

I Interface / Een stuk software waarmee u visueel een systeem mee aan kunt sturen. Interval / Zie Tijdsintervallen. IP-adres / Het adres waarmee u een ander apparaat binnen uw computernetwerk kunt benaderen.

Q

R Ringall / Meerdere toestellen tegelijk over laten gaan.

J

K Keuzemenu / Een menu dat een inkomend gesprek te horen krijgt waarmee u kunt regelen bij wie het gesprek uiteindelijk terecht komt.

L LDAP / Zie Algemeen adresboek. Lightweight Directory Access Protocol / Zie Algemeen adresboek.

M Message Waiting Indicator / Een melding op uw toestel waarmee u op de hoogte wordt gebracht van nieuwe berichten in uw voicemail.

N Netwerk / Een verzameling van apparaten dat door middel van een internetverbinding met elkaar verbonden is. Network Time Protocol / Een systeem waarmee uw apparaten de correcte tijd van onze servers kan verkrijgen. NTP / Zie Network Time Protocol.

O OnHold / Zie Call Waiting.

P Parkeren / Een gesprek pauzeren om later weer te hervatten, aan de hand van een identificatienummer. PBX centrale / Uw account op onze servers.

32

Porteren / Het overzetten van een telefoonnummer van uw oude telecomprovider naar Belcentrale. Proxyserver / Het adres van de server waar uw PBX centrale op staat.


S SDSL / Een type internetverbinding waarbij de downloadsnelheid gelijk is aan de uploadsnelheid. Session Initiation Protocol / Het systeem waarmee uw toestellen communiceren met onze servers. SIP / Zie Session Initiation Protocol. Softphone / Een softwarematige telefoon die u vanaf uw toestel kunt gebruiken. Spam / Ongewenste berichten zoals reclame.

T Ticket / De communicatie over een bepaald onderwerp tussen u en onze medewerkers dat wordt bijgehouden door ons systeem. Tijdsintervallen / Per tijdseenheid bepalen wat er met een inkomend telefoongesprek moet gebeuren. Transfer / Het doorschakelen van een telefoongesprek naar een ander toestel of telefoonnummer. Tutorial / Een visuele training over een bepaald onderwerp op onze website www.belcentrale.nl.

U

V VDSL / Een type internetverbinding waarbij de downloadsnelheid aanzienlijk hoger is dan de uploadsnelheid. Voice over Internet Protocol / Telefoneren via uw internetverbinding. Voicemail / Een systeem met een welkomstboodschap waar bellers een

boodschap kunnen inspreken die u later kunt afluisteren. VoIP / Zie Voice over Internet Protocol.

W Wachtmuziek / De muziek die te horen is wanneer een gesprek in de wachtstand is gezet. Wachtrij / Een functionaliteit waarin inkomende telefoongesprekken volgens een wachtrij worden afgehandeld. Webinterface / Zie Interface.

X

Y

Z

33

34


ruimte voor notities /

35

36


No title

Recommend Documents