RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA SINAR ELEKTRONIK Tatar Yoyok Hartantyo1)
1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email : goldenboys182 @yahoo.com
Abstract: Sinar Elektronik is a trading company located in the jl.Ahmad Yani No.121, Warujayeng, Nganjuk. This company is engaged in trading of electronic goods. To support its operating costs and customer service needed an information system or application required. One way that companies use to achieve this is to make a computerized information system, one of which is the sale and purchase of information systems. Currently, all commercial activity into the record companies still use notes and then recorded into a book report, it makes the Sinar Electronic vulnerable to data loss due to not yet have good data documentation. In addition, how the transaction by writing to the memorandum of the sale takes a long time, resulting in customer service is slower. Based on trial results that have been done, it can be concluded that the application made to help the Rays Electronics in documenting the data. With the implementation of sales using SMS, make service to the customer for the better and easier. . Keywords: Sales and Purchases Information System, SMS Gateway
Sistem
penjualan
pembelian
yang baik, kemungkinan akan kehilangan
merupakan bagian yang penting dalam
data menjadi lebih tinggi. Selain itu cara
pengoperasian
transaksi dengan menulis ke nota penjualan
suatu
dan
perusahaan,
baik
perusahaan manufaktur maupun perusahaan
membutuhkan
dagang. Pembuatan atau pengaturan sistem
mengakibatkan pelayanan kepada pelanggan
penjualan
menjadi lebih lambat.
penerimaan
berpengaruh pendapatan
pada
tingkat
waktu
lama,
yang
perusahaan,
Oleh karena itu, Sinar Elektronik
sedangkan sistem pembelian memberikan
membutuhkan suatu sistem penjualan dan
pengaruh pada informasi penerimaan barang
pembelian yang dapat membantu proses
yang diperoleh dari supplier. Oleh karena itu
dokumentasi
perusahaan harus benar-benar mengawasi
permasalahan
dan mengendalikan kegiatan penjualan serta
adanya
pembelian dengan menerapkan sistem yang
membuat proses penjualan dan pembelian
memadai, sehingga target penjualan dapat
menjadi lebih cepat sehingga pendapatan
dicapai.
yang diperoleh juga semakin banyak
Selama ini proses pencatatan data penjualan dan pembelian hanya dilakukan dengan mengumpulkan nota – nota dalam satu waktu serta mencatatnya ke dalam buku laporan. Oleh karena Sinar Elektronik belum memiliki sistem dengan dokumentasi data
data
dan
kehilangan
sistem
yang
mengatasi
data.
Dengan
terkomputerisasi,
Sistem Informasi Menurut Sutabri (2004:3) sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen terorganisasi,
atau
variabel-variabel
saling
berinteraksi,
yang saling 1
tergantung satu sama lain dan terpadu.
memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa
“Sistem
yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat
informasi
komponen
adalah
pembentuk
mempunyai
sekumpulan
sistem
keterkaitan
antara
yang satu
diterima tepat pada waktunya dengan mutu yang
sesuai
serta
harga
yang
komponen dengan komponen lainnya yang
menguntungkan. Pembelian terjadi untuk
bertujuan menghasilkan suatu informasi
memenuhi
dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem
kebutuhan tersebut ada dua macam, yaitu
informasi
alur
untuk dikonsumsi dan untuk dijual kembali.
disebabkan
Menurut sifatnya, pembelian Dibagi dalam
diperlukannya
informasi,
hal
keanekaragaman
klasifikasi
ini kebutuhan
akan
suatu
informasi oleh pengguna informasi. Kriteria
kebutuhan
dan
pemenuhan
tiga macam pembelian, yaitu: a.
dari sistem informasi antara lain, fleksibel,
Hand-To-Mouth Buying (Pembelian yang Teratur) Yaitu pembelian yang didasarkan atas besarnya
Penjualan
kebutuhan
sekarang.
Menurut Kotler (2006:457) Penjualan
Maksudnya adalah untuk mencegah
merupakan sebuah proses dimana kebutuhan
kerugian/keburukan yang diakibatkan
pembeli dan penjualan dipenuhi, melalui
oleh adanya persediaan bahan yang
pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi
berlebih di gudang dan penggunaan
konsep
modal dapat digunakan dengan sebaik-
penjualan
adalah
cara
untuk
mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan.
baiknya. b.
Pentingnya promosi penjualan karena
Speculative
Purchasing
(Pembelian
Spekulatif)
promosi penjualan adalah kegiatan-kegiatan
Yaitu pembelian yang tidak didasarkan
pemasaran selain personal selling, periklanan
karena
dan publisitas yang mendorong efektivitas
dipergunakan dalam proses produksi
pembelian konsumen dan pedagang dengan
sekarang, tetapi didasarkan karena
menggunakan
alat
peragaan,
suatu
demonstrasi,
dan
sebagainya.
pameran, Yang
motif
bahan
untuk
itu
mendapatkan
keuntungan akan naiknya harga bahan
ditunjukkan untuk meningkatkan penjualan barang tertentu.
perlunya
pada waktu yang akan datang. c.
Forward
Buying
(Pembelian
Sebelumnya) Yaitu
Pembelian Menurut
Manulang
(1982:201)
pembelian didefinisikan sebagai usaha untuk
pembelian
tersedianya
bahan
untuk
memenuhi
mentah
secara
continue agar perusahaan tidak sampai 2
terganggu aktivitasnya karena tidak
Protocol Data Unit (PDU). PDU berisi
tersedianya bahan baku pada waktunya.
bilangan-bilangan
heksadesimal
yang
mencerminkan bahasa Input/Output (I/O). PDU terdiri atas beberapa header. Header
SMS Gateway SMS
untuk mengirim SMS ke SMSC berbeda
yang
dengan SMS yang diterima dari SMSC.
fungsinya sebagai sebuah penghubung atau
Maksud dari bilangan heksadesimal adalah
jembatan antara aplikasi atau sistem dengan
bilangan
mobile phone. Pesan-pesan SMS dikirim dari
0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B,C,D,E,F.
sebuah telepon genggam ke pusat pesan yaitu
contoh untuk angka desimal 1000, bilangan
Short Message Service Centre (SMSC),
heksadesimalnya
disini pesan disimpan dan dikirim selama
melakukan
beberapa kali. Setelah sebuah waktu yang
berikut :
telah ditentukan, biasanya satu atau dua hari,
1000 : 16
= 62
sisa 8 = 8
lalu pesan dihapus. Seorang pengguna bisa
62 : 16
=3
sisa 14 = E
mendapatkan konfirmasi dari pusat pesan ini.
3 : 16
=0
sisa 3 = 3
Menurut Gateway
Ardana
merupakan
(2004:35) suatu
alat
terdiri
adalah
konversinya
atas sebagai
E83. adalah
Cara sebagai
Context Diagram
Satellite
Diagram
ini
menggambarkan
rancangan global / keseluruhan dari proses
MessageDelivery
MessageDelivery
yang ada pada DFD. Berikut ini merupakan
HandPhone MessageDelivery
tampilan dari context diagram sistem yang
MessageDelivery
MessageDelivery
GSMModem HandPhone
yang
Provider
SMSGateway/Server
dirancang
Gambar 1 Skema Pengiriman SMS Setiap provider yang saat ini berdiri memiliki SMSC dan program SMS Gateway yang berbeda, tetapi tehnik pengiriman SMS semua provider sama. Pada gambar satu merupakan alur pengiriman SMS. Pada gambar satu merupakan
alur pengiriman
SMS. Pada pengiriman SMS data yang mengalir dari handphone ke provider atau dari provider ke handphone harus berbentuk
Gambar 2 Context Diagram 3
Pada Gambar 2 terdapat lima entitas luar (Admin, Pelanggan, Bagian Penjualan,
pre order (SMS), laporan SMS masuk, dan laporan SMS keluar.
Pemilik dan Supplier) dan satu proses (Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian).
DFD Level 0
Dapat dijelaskan bahwa input sistem dari
Pada DFD level 0 sistem informasi penjualan
admin adalah data barang, data order
dan pembelian ini terdapat 4 (empat) proses,
pembelian, data order pembelian kredit, data
yaitu proses transaksi pembelian, proses
supplier, data pelanggan, data barang rusak,
transaksi penjualan, proses maintenance data,
data pegawai, dan data pelunasan pembelian
dan
proses
pembuatan
laporan.
kredit. Kemudian admin menerima output dari sistem berupa data master supplier, data master pelanggan, data sms masuk, data sms keluar, data pre order sms, dan data master barang. Pelanggan memberikan input berupa data konfirmasi pembayaran, data barang yang akan dibeli (SMS), data order barang (SMS), dan data pencarian barang (SMS). Kemudian mendapatkan output berupa data barang
dicari
(SMS),
data
konfirmasi
penerimaan pembayaran (SMS), dan nota penjualan.
Gambar 3 DFD Level 0 Sistem Informasi
Bagian penjualan memberikan input
Penjualan Dan Pembelian
berupa data penjualan. Kemudian menerima output berupa order pelanggan. Supplier
Entity Relationship Diagram (ERD)
memberikan input berupa faktur pembelian.
1.
Kemudian menerima output berupa data
Conceptual Data Model (CDM) CDM merupakan relasi antar tabel,
order beli, data order beli kredit dan retur
adapun
pembelian. Pemilik mendapatkan output
Permintaan
berupa laporan pembelian, laporan penjualan,
Gambar 4.
CDM
dari
Barang
Sistem dapat
Peramalan
dilihat
pada
laporan stok barang, laporan data supplier, laporan data pelanggan, laporan transaksi (SMS), laporan pembayaran (SMS), laporan 4
Hasil dan Pembahasan Proses Pembelian
Gambar 6 Tampilan Pembelian Gambar 4 CDM Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian
Tampilan halaman pembelian pada Gambar 6 digunakan untuk menerima dan menyesuaikan
2.
data
permintaan
dengan
Physical Data Model (PDM)
barang yang sudah dikirim dari supplier
PDM merupakan penjelasan dari CDM,
sesuai dengan Purchase Order (PO) yang
adapun
PDM
dari
Sistem
Informasi
Penjualan Dan Pembelian dapat dilihat pada
sudah
dibuat
pada
waktu
melakukan
permintaan ke supplier.
Gambar 5. Pembayaran Kredit Pembelian Tampilan halaman pembayaran kredit pembelian pada Gambar 7 digunakan untuk melakukan pembayaran kredit pembelian yang
sudah
dilakukan
sebelumnya,
pembayaran bisa dilakukan saat jatuh tempo atau sebelum jatuh tempo.
Gambar 5 PDM Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian
Gambar 7 Tampilan Pembayaran Kredit Pembelian
5
Penjualan Tampilan penjualan pada Gambar 8 digunakan
untuk
melakukan
transaksi
penjualan. Pada tampilan penjualan juga ditampilkan data dari pelanggan dan juga terdapat grid untuk menampilkan daftar barang yang akan dibeli oleh pelanggan. Gambar 10 Tampilan Laporan Pembelian Tampilan Laporan Penjualan Tampilan menampilkan
Gambar laporan
11
penjualan
untuk barang
kepada customer. Gambar 8 Tampilan Halaman Penjualan Pre Order Via SMS Pada halaman pre order via SMS pada Gambar 9 digunakan untuk menampilkan semua order dari pelanggan Gambar 11 Tampilan Laporan Penjualan Kesimpulan Dari
analisa
sistem,
implementasi
hingga pengujian dan evaluasi, diperoleh beberapa kesimpulan yaitu 1.
Telah dapat dirancang bangun suatu
Gambar 9 Tampilan Halaman Pre Order Via SMS
sistem
Tampilan Laporan Pembelian
dapat mempermudah proses transaksi
Tampilan
laporan
Pembelian
pada
informasi
penjualan
dan
pembelian pada Sinar Elektronik yang penjualan kepada pelanggan dan proses
Gambar 10 digunakan untuk menampilkan
transaksi
laporan pembelian barang dari supplier.
supplier.Proses
pembelian jual-beli
dari yang
dilakukan menjadi lebih cepat 6
2.
Penerapan sms gateway pada transaksi penjualan membantu Sinar Elektronik meningkatkan
pelayanan
kepada
pelanggan Saran
Sutabri, Tata. 2004, Analisa Informasi. Andi, Yogyakarta.
Sistem
Soemarso, S.R. 2004, Revisi Akuntansi Suatu Pengantar Edisi 5. Salemba Empat, Jakarta
Adapun saran yang dapat disampaikan oleh penulis untuk pengembangan aplikasi penjualan dan pembelian ini adalah aplikasi ini
dapat
dikembangkan
secara
online
sehingga pemilik dapat mengontrol transaksi – transaksi yang terjadi tanpa batasan waktu dan jarak. DAFTAR PUSTAKA Ardana, I Made Sri. 2004. Rancang Bangun Sistem Penerimaan Siswa Baru Pada Dinas Pendidikan Kota Denpasar Berbasis Web & SMS. Tugas Akhir. Program Studi S1 STIKOM, Surabaya Kendall, Kenneth E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem. PT. Prenhalindo, Jakarta Khang, Bustam Ir. 2002. Trik Pemrograman Aplikasi Berbasis SMS. PT. Elek Media Komputindo, Jakarta Kotler, Philip and Kevin Lane Keller. 2006. Marketing Management, twelfth edition, Pearson Education Inc, New Jersey Manullang, Dasar-Dasar Manajemen. 1982. Ghalia Indonesia, Jakarta Rozidi, Romzi Imron. 2004. Membuat Sendiri SMS Gateway (ESME) Berbasis Protokol SMPP. Penerbit Andi, Yogyakarta
7
Lampiran 1 Context Diagram
8
Lampiran 2 DFD Level 0
9
Lampiran 3 Conceptual Data Model
10
Lampiran 4 Physical Data Model
11
