DANA PENSIUN ABCD
PEDOMAN/ KEBIJAKAN SISTIM AKUNTANSI
BAGIAN TAK TERPISAHKAN DARI PEDOMAN/KEBIJAKAN PENERAPAN TATA KELOLA YANG BAIK (Good Pension Fund Governance)
DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN....................................................................................................... 1 II. PENGERTIAN ISTILAH....................................................................................... 3 III. KEBIJAKAN AKUNTANSI DAN GOOD PENSION FUND GOVERNANCE3 IV. PENETAPAN DAN KEDUDUKAN PEDOMAN/KEBIJAKAN SISTIM AKUNTANSI ................................................................................................................. 6 V. TUJUAN PENDIRIAN, VISI, MISI DAN NILAI-NILAI DASAR DANA PENSIUN........................................................................................................................ 8 VI. KEBIJAKAN UMUM DAN SISTIM AKUNTANSI ......................................... 12 1. 2. 3. 4.
Tujuan Penyelenggaraan Sistim Akuntansi............................................................ 12 Prinsip-prinsip Sistim Akuntansi ......................................................................... 13 Kebijakan Dasar Sistim Akuntansi....................................................................... 14 Acuan Dasar Sistim Akuntansi............................................................................. 15
VII. KEBIJAKAN KHUSUS AKUNTANSI DANA PENSIUN ............................. 18 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pernyataan pencatatan Akuntansi dalam Laporan Keuangan :............................. 18 Pos-Pos Khusus Laporan Neraca dan Hasil Usaha .............................................. 19 Dasar Penilaian pada Laporan Aktiva Bersih :..................................................... 21 Aktiva Operasionil ............................................................................................... 22 Penyusutan Aktiva Tetap...................................................................................... 23 Transaksi Valuta Asing ........................................................................................ 24
VIII. KERANGKA PELAKSANAAN SISTIM AKUNTANSI............................ 24 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Cakupan Kegiatan Tata Kelola dalam Sistim Akuntansi ..................................... 24 Inisiasi dan Prakarsa Pencatatan Transaksi .......................................................... 25 Dokumen Transaksi.............................................................................................. 26 Posting, Pemasukan pencatatan data transaksi..................................................... 27 Pemrosesan data transaksi .................................................................................... 28 Rekonsiliasi transaksi ........................................................................................... 28 Penutupan Proses Transaksi dan Pelaporan ......................................................... 29
IX. ORGANISASI SISTIM AKUNTANSI.............................................................. 30 1. 2. 3. 4. 5.
Integrasi Sistim Akuntansi .................................................................................. 30 Fungsi Support (Pelayanan) Sistim Teknoligi Informasi ..................................... 31 Fungsi User (Pemakai) Sistim Teknologi Informasi untuk Akuntansi................. 33 Fungsi Akuntansi dan Administrasi Keuangan ..................................................... 34 Prosedur dan Tata kerja Operasionil .................................................................... 35
X. KETEPATAN WAKTU DALAM PENERAPAN SISTIM AKUNTANSI ...... 36 XI. KODE REKENING DAN DEFINISI REKENING ......................................... 37 1. Prinsip-prinsip Kode Rekening ............................................................................. 38 2. Penggunaan Angka Kode Rekening..................................................................... 38
3. Daftar Kode Rekening.......................................................................................... 39 XII. DOKUMENTASI SISTIM AKUNTANSI........................................................ 44 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Dokumen yang menjadi dasar atau alasan dari timbulnya transaksi .................... 44 Dokumen otorisasi atau persetujuan transaksi ..................................................... 44 Dokumen instrumen bukti penerimaan atau pembayaran, hutang/piutang. ......... 44 Dokumen pelaksanaan transaksi........................................................................... 45 Dokumen tindak lanjut ......................................................................................... 45 Dokumen output pembukuan ............................................................................... 45
XIII. KEWENANGAN, KEWAJIBAN DAN TANGGUNGJAWAB..................... 46 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pengurus............................................................................................................... 46 Direktur Bidang ................................................................................................... 46 Direktur Bidang Akuntansi. ................................................................................ 47 Manajer Bagian Akuntansi.................................................................................. 47 Manajer Bagian Teknologi Informasi ................................................................. 48 Manajer Bagian Lainnya ..................................................................................... 48 Manajer Satuan Pengawasan Intern .................................................................... 49
XIV. PENUTUP ........................................................................................................... 50
DANA PENSIUN PT. ABCD PEDOMAN/KEBIJAKAN SISTIM AKUNTANSI
I. PENDAHULUAN Akuntansi pada dasarnya merupakan sistim pencatatan dan penatausahaan semua Kekayaan serta Kewajiban dan Pendapatan serta Beban (biaya) Dana Pensiun beserta semua perubahan dan perkembangannya, yang dari waktu kewaktu harus dilakukan dengan baik, cermat dan memperhatikan prinsip-prinsip keterbukaan serta transparansi. Selanjutnya Akuntansi juga merupakan sistim sebagai sarana penyusunan laporan yang utama tentang perkembangan yang dicapai oleh Dana Pensiun dalam pelaksanaan kegiatannya, yang sangat diperlukan oleh berbagai pihak :
Manajemen sangat memerlukan Laporan yang akurat dan dapat dipercaya serta tepat waktu untuk mengetahui keadaan dan perkembangan kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya, serta untuk dasar pertimbangan dalam mengambil Keputusan.
Pendiri menggunakan Laporan perkembangan Dana Pensiun guna mengetahui dengan tepat keadaan kecukupan Pendanaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Pendiri/Pemberi Kerja, Peserta dan Pensiunan serta para pemangku kepentingan Dana Pensiun yang lain memerlukan kebenaran dan keakuratan Laporan Dana Pensiun untuk mengetahui perkembangan pengelolaan Program Pensiun dan pengembangan dana yang menjadi kewajiban Pengurus
Regulator melakukan pengawasan dan pembinaan Dana Pensiun antara lain melalui Laporan yang harus selalu disajikan dengan tertib sesuai ketentuan.
Pengelolaan Program Pensiun melibatkan jumlah Peserta serta jumlah Dana yang tidak sedikit, dan bersifat sangat mobil, selalu mengalami perubahan dan pengembangan dari waktu kewaktu. Jangkauan waktu pengelolaan Program Pensiun juga dapat mencapai sangat panjangm bahkan tidak terbatas, sehingga memerlukan pencatatan yang berjalan konsisten dan baku. Disamping itu, perubahan dan perkembangan yang terus menerus terjadi juga mengharuskan Dana Pensiun untuk memiliki dan menerapkan sistim pencatatan data dan informasi yang baku. 1
Sehubungan dengan itu, penyelenggaraan pengelolaan Dana Pensiun tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya Sistim Akuntansi yang memadai, yang mampu mencatat dan menggambarkan dengan sebenar-benarnya keadaan serta perkembangan dari kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya Dana Pensiun. Dengan demikian, Sistim Akuntansi Dana Pensiun setiap saat harus dapat berjalan dan terselenggara dengan baik. Semua jajaran Dana Pensiun harus memiliki kesadaran yang tinggi atas keharusan untuk melakukan pencatatan semua data dan informasi tentang kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya secara jujur, konsisten, dan jelas. Untuk maksud tersebut, Sistim Akuntansi Dana Pensiun harus didasarkan kepada sebuah Pedoman yang baku, baik pada tingkat Kebijakan maupun pada tataran Operasionil Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi Dana Pensiun disusun dan ditetapkan dengan tujuan memberikan pedoman dasar dan pokok-pokok pegangan dalam pelaksanaan pencatatan dan akuntansi Kekayaan dan Kewajiban serta Pendapatan dan Biaya Dana Pensiun. Kebijakan Sistim Akuntansi disusun, ditetapkan dan diterapkan untuk keperluan intern Dana Pensiun dalam melaksanakan pencatatan dan pengungkapan nilai seluruh Kekayaan, Kewajiban dan Pendapatan serta Biaya secara baik, tertib, benar, tepat waktu dan dapat dipercaya, serta memenuhi standar serta ketentuan yang berlaku. Mengingat adanya perubahan dan perkembangan yang selalu terjadi, Sistim Akuntansi harus ditetapkan dengan fleksibel dan dapat dikembangkan serta direvisi sesuai keperluan. Pedoman Kebijakan Sistim Akuntansi ini dirumuskan dan disusun oleh Pengurus Dana Pensiun, dengan memperhatikan semua peraturan, ketentuan dan batasan yang ada, baik dari pihak regulator, maupun dari Pendiri, serta praktek-praktek dan kepantasan serta kepatutan yang berlaku umum. Dalam hal terdapat keragu-raguan dan ketidak pastian tentang pengertian serta penerapan Pedoman / Kebijakan Pelayanan Kepesertaan ini dalam melakukan tugas kegiatan dan pelaksanaan pekerjaannya, atau yang kepentingan pribadinya bertentangan atau tidak sesuai dengan Pedoman / Kebijakan Pelayanan Kepesertaan ini, harus mengemukakan masalahnya kepada Pengurus, melalui atasan langsung dan Direktur yang membidangi.
2
II. PENGERTIAN ISTILAH 1. Dana Pensiun adalah Dana Pensiun PT. ABCD. 2. Organ Dana Pensiun adalah Pendiri, Dewan Pengawas dan Pengurus Dana Pensiun ABCD 3. Peraturan Dana Pensiun adalah Peraturan Dana Pensiun dari Dana Pensiun ABCD 4. Peserta terdiri dari :
Pekerja Aktif yang telah tercatat sebagai peserta pada Dana Pensiun ABCD dan
Pensiunan PT. ABCD.
5. Pekerja Aktif adalah pekerja PT. ABCD yang masih bekerja. 6. Pendiri adalah PT. ABCD 7. Pengurus adalah Pengurus Dana Pensiun ABCD 8. Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas Dana Pensiun ABCD 9. Badan Audit adalah Badan Audit Dana Pensiun ABCD 10. Pemberi Kerja adalah PT. ABCD 11. Insan Dana Pensiun : terdiri dan Anggota Dewan Pengawas, Anggota Badan Audit,
Anggota Pengurus, Pekerja Tetap dan Pekerja Kontrak Dana Pensiun
ABCD. 12. Keluarga langsung adalah : Suami, Istri, Anak, Cucu, Menantu 13. Keluarga Tidak Langsung terdiri dari : Ayah dan lbu, Mertua, Adik, Kakak, Ipar, Kemenakan, dan Cucu kemenakan. 14. Stakeholders adalah pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan Dana Pensiun ABCD, baik langsung mapun tidak langsung, yaitu Pendiri, Peserta, Pensiunan, Dewan Pengawas, Pengurus dan Pekerja Dana Pensiun, serta Pemerintah RI, Regulator, Dana Pensiun Penerima Titipan, dan pihak yang berkepentingan lainnya, 15. Anak perusahaan adalah anak perusahaan Dana Pensiun ABCD. III. KEBIJAKAN AKUNTANSI DAN GOOD PENSION FUND GOVERNANCE Akuntansi merupakan aspek penting dan tidak terpisahkan dari kerangka penerapan Kebijakan Induk Tatakelola atau Good Pension Fund Governance.
3
Good Governance tidak mungkin akan dapat berjalan dan terlaksana dengan baik, tanpa penetapan dan penerapan kaidah pencatatan dan akunting serta pengungkapan nilai kekayaan dan kewajiban serta pendapatan dan biaya yang baik dan tertib. Lebih lanjut, peranan Akuntansi dalam penerapan Good Pension Fund Governance dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Good Pension Fund Governance adalah suatu proses dan struktur yang digunakan oleh Dana Pensiun untuk mendorong dan mendukung pengembangan usaha dan kegiatan Dana Pensiun, pengelolaan sumber daya dan pengendalian risiko secara lebih efisien dan efektif. 2. Good Pension Fund Governance juga berperan sebagai pelaksanaan pertanggung jawaban Dana Pensiun kepada Pendiri, Peserta, Pensiunan, serta para stakeholders yang lainnya, berlandaskan pada nilai-nilai etika, budaya kelembagaan, kebijakan, Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga, serta peraturan perundangan yang berlaku. 3. Dalam menerapkan Good Pension Fund Governance, Pengurus dan semua Pekerja Dana Pensiun dituntut untuk melaksanakan semua tugas dan pekerjaannya dengan benar, tidak mentolerir terjadinya penyimpangan dan ketidak patuhan terhadap ketentuan-ketentuan Perundang-undangan serta Peraturan yang lain. 4. Sehubungan dengan itu, keadaan serta perkembangan dan perubahan yang terjadi terhadap semua kekayaan dan kewajiban Dana Pensiun sebagai cerminan hasil dari penyelenggaraan pengelolaan serta perhitungan hasil usaha serta penggunaannya, harus selalu dapat dinyatakan dalam bilangan nilai yang benar, berdasarkan tatacara pencatatan yang tertib, terbuka dan konsisten 5. Dengan demikian, Prinsip-prinsip Good Pension Fund Governance hanya akan dapat terlaksana dengan baik, apabila semua kegiatan dan aktifitas dilaksanakan berlandaskan pada batasan-batasan dan ketentuan prosedur Akuntansi dan tata kelola pencatatan yang baik., dan oleh karena itu, sebuah Kebijakan Akuntansi yang berlaku dan dipatuhi dengan baik oleh seluruh jajaran Dana Pensiun merupakan bagian yang penting dan tak terpisahkan dari kerangka penerapan prinsip-prinsip Good Pension Fund Governance. Penyusunan, penetapan dan penerapan dari Kebijakan Akuntansi sendiri tidak dapat dilepaskan dari Prinsip-prinsip Good Pension Fund Governance, yang meliputi :
Transparansi (Tranparenency) 4
Disatu sisi, keterbukaan dan transparansi dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan keterbukaan dalam mengemukakan informasi materiil dan relevan mengenai lembaga dan kegiatan usaha hanya dapat diperoleh dengan adanya penetapan dan penerapan sistim Akuntansi dan pencatatan yang baik. Disisi yang lain, penerapan Sistim Akuntansi dan pencatatan yang baik tidak akan dapat terlaksana dengan baik tanpa adanya transparansi dan keterbukaan didalam pelaksanaan pengelolaan Dana Pensiun secara keseluruhan. Prinsip Transparansi sangat ditekankan didalam Kebijakan Akuntansi ini.
Akuntabilitas (Accountability) Kebijakan Sistim Akuntansi atau pencatatan yang baik akan menunjang kejelasan fungsi, pelaksanaan dan pertanggungjawaban Organ Dana Pensiun, sehingga pengelolaan Dana Pensiun dapat terlaksana secara wajar dan efektif Ukuran dan penilaian tingkat kompetensi dan kemampuan dari semua pengelola Dana Pensiun (termasuk Manajemen) hanya dapat dilakukan dengan menggunakan ukuran-ukuran standar yang diterapkan dalam Sistim Akuntansi atau pencatatan yang baik secara konsisten.
Tanggungjawab (Responsibility) Kesesuaian dan kepatuhan pengelolaan Dana Pensiun terhadap ketentuann dalam peraturan perundang-undangan dan prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan yang sehat akan tercermin didalam Laporan Keuangan yang terpercaya, yang hanya akan diperoleh dari sebuah proses dari sistim Akuntansi yang baik. Sebaliknya, penerapan Sistim Akuntansi yang memenuhi kebutuhan hanya akan dapat dilakukan apabila seluruh jajaran Dana Pensiun memiliki tanggungjawab yang tidak diragukan untuk pelaksanaan kegiatan masing-masing.
Kemandirian (Independency) Sistim pencatatan dan akuntansi yang baik harus dapat menjamin berlakunya tata kelola yang professional, semua pengelola Dana Pensiun bekerja tanpa adanya benturan dan pertentangan kepentingan serta pengaruh/tekanan dari pihak manapun juga yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan yang sehat. Fungsi Akuntansi Dana Pensiun sendiri harus bersifat mandiri dan bebas dari tekanan siapapun untuk melakukan pencatatan dan Akuntansi Dana Pensiun dengan baik. 5
Kewajaran (Fairness) Sistim Akuntansi yang baku juga dapat menjamin kewajaran dari pencatatan yang harus dilakukan secara menyeluruh meliputi semua Fungsi dan Kegiatan, dengan standar yang sama dan tidak dibedakan satu dengan yang lain. Akuntansi yang konsisten juga menjadi syarat untuk terpenuhinya aspek keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak stakeholders yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, karena untuk maksud tersebut tidak dimungkinkan adanya pencatatan yang tidak obyektif. IV. PENETAPAN DAN KEDUDUKAN PEDOMAN/KEBIJAKAN SISTIM AKUNTANSI
Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi yang dibuat dan diterapkan oleh Dana Pensiun tidak dapat dilepaskan dari hal-hal yang menjadi dasar dari keberadaan Dana Pensiun, serta ciri, karakter, dan kebiasaan-kebiasaan serta tradisi positif yang selama ini telah ada dan menjadi sifat/identitas dari Dana Pensiun. Penetapan Pedoman/Kebijakan Akuntansi juga didasari oleh kebutuhan untuk memiliki sebuah pedoman dan acuan cara pencatatan yang baku tentang keadaan dan perkembangan kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya Dana Pensiun yang jelas, obyektif, dan berkesinambungan. Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi juga diperlukan sebagai kelengkapan dokumen yang ditetapkan sebagai pegangan dan acuan dasar dalam penyelenggaran kegiatan pencatatan di Dana Pensiun oleh seluruh jajaran Dana Pensiun, yang selanjutnya dijabarkan kedalam bentuk Pedoman Operasionil. Selanjutnya penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi juga didasarkan pada adanya keharusan untuk menjaga dan memelihara tingkat kesesuaian dan kepatuhan terhadap semua ketentuan dan peraturan perundang-undangan dan peraturan lainnya, yang berkaitan dengan Sistim Pelaporan Dana Pensiun, terutaman Laporan Keuangan. Dasar penetapan dan kedudukan dari Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi ini dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Dasar utama dari penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi Dana Pensiun adalah pengertian-pengertian dan pemahaman atas keinginan dan
6
sasaran yang harus dicapai, yang dengan tegas dinyatakan sebagai Maksud dan Tujuan dari pendirian Dana Pensiun. 2. Penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi ini juga tidak terlepas dan harus didasarkan pada Visi dan Misi Dana Pensiun, yang telah ditetapkan sebagai penjabaran dari kehendak pencapaian maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun, dan langkah yang akan ditempuh. 3. Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi ini juga didasarkan pada Nilai-nilai Dasar (Core Values) Dana Pensiun, yang pada dasarnya merupakan intisari dari akumulasi pengalaman, kebiasaan, prestasi dan keberhasilan maupun kekurangan dan kegagalan yang selama ini telah dijalani dan dialami oleh Dana Pensiun, yang selanjutnya akan terbentuk menjadi Budaya Kerja Dana Pensiun. 4. Selanjutnya, Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi ini akan merupakan dasar dari semangat dan landasan bersikap dan berperilaku, berpikir, serta bertindak dan bekerja dalam kegiatan pencatatan Dana Pensiun, serta merupakan acuan dalam penetapan dan penerapan dari semua Pedoman/Kebijakan, Sistem dan Prosedur, serta Pedoman Operasionil yang diberlakukan pada semua Bagian dan Bidang di Dana Pensiun. 5. Dalam hal terdapat butir-butir ketetapan dalam Pedoman/Kebijakan, Sistem dan Prosedur, dan Pedoman Operasionil Dana Pensiun yang berlaku tidak sejalan dan tidak sesuai maupun bertentangan dengan Pedoman/Kebijakan Sistim Akuntansi ini, maka butir-butir ketetapan tersebut harus direvisi. Dasar dari penetapan dan kedudukan dari Kebijakan Akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut TUJUAN PENDIRIAN DANA PENSIUN dijabarkan kedalam VISI, MISI Nilai-nilai Dasar/Core Values Dana Pensiun sebagai dasar penetapan PEDOMAN/KEBIJAKAN PENERAPAN TATA KELOLA YANG BAIK sebagai semangat dan dasar sikap penetapan dan penerapan
7
PEDOMAN/KEBIJAKAN SISTIM AKUNTANSI sebagai dasar penyusunan
BUKU PEDOMAN OPERASIONIL BIDANG AKUNTANSI
V. TUJUAN PENDIRIAN, VISI, MISI DAN NILAI-NILAI DASAR DANA PENSIUN Kegiatan Dana Pensiun pada hakekatnya merupakan amanah yang sangat mulia dan sepatutnya dijalankan serta dikelola dengan baik, dengan selalu menjunjung tinggi norma-norma
kepatutan
dan
etika,
serta
berpedoman
pada
prinsip-prinsip
pengungkapan dan tranparansi yang baku. Sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun, maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun adalah : Untuk menyelenggarakan Program Pensiun Manfaat Pasti dengan tujuan memelihara
kesinambungan
penghasilan
pada
hari
tua,
sehingga
akan
menimbulkan ketenteraman kerja dan meningkatkan motivasi kerja pegawai, yang merupakan iklim yang kondusif bagi peningkatan produktifitas. Maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut dengan jelas memberikan gambaran, bahwa kegiatan Dana Pensiun sangat berkaitan dengan kepentingan kehidupan pada hari tua dari para Peserta dan keluarganya, berkaitan dengan kesinambungan pengasilan mereka, setelah tidak bekerja lagi. Dampak yang diharapkan dari adanya kepastian penerimaan penghasilan hari tua yang berkesinambungan tersebut adalah terciptanya ketenangan dalam bekerja pada semua pekerja ABCD, dan dengan demikian diharapkan dapat dicapai tingkat produktifitas yang maksimal.
Dengan demikian, tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut berkaitan dengan hari depan para Peserta dan Pensiunan yang meliputi jumlah yang sangat besar, yang masing-masing kepentingannya harus diperhatikan dan diatatausahakan dengan baik.
Disamping itu, tujuan pendirian Dana Pensiun juga menyangkut jumlah dana kelolaan yang juga tidak sedikit jumlahnya, yang senantiasa harus diketahui berapa jumlahnya, dan dijaga keutuhan serta keamanannya.
8
Sebagai sebuah lembaga, keberadaan Dana Pensiun dimaksudkan akan berjalan selama kurun waktu yang lama, bahkan tidak terbatas, dan selama kurun waktu itu, perkembangan keberadaan Dana Pensiun harus dapat diikuti dan diukur dengan baik.
Sehubungan dengan itu, setiap saat Dana Pensiun harus dapat mengetahui dan menyatakan dengan benar dan tepat berapa nilai kekayaan dan kewajiban serta perolehan hasil usaha dan kegiatannya, sehingga Pendiri, Peserta dan pihak-pihak lainnya yang berkepentingan setiap saat dapat dengan mudah mengetahui dengan pasti keadaan dan perkembangannya, serta meyakini bahwa Dana Pensiun dikelola dengan baik. Untuk itu, sangat diperlukan adanya sebuah sistim pencatatan dan akuntansi yang baik, yang didasarkan pada sebuah Kebijakan Sistim Akuntansi yang baku. Visi dan Misi Dana Pensiun ditetapkan sebagai sasaran yang ingin dituju dan rincian pelaksanaannya, sebagai penjabaran dari maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun. Selanjutnya, sebagai sebuah lembaga yang telah lama berdiri dan melakukan kegiatan, Dana Pensiun memiliki pengalaman yang membentuk butir-butir kebiasaan serta tradisi positif, berupa Nilai-nilai Dasar atau Core Values Dana Pensiun Visi dan Misi sebagai acuan pencapaian maksud dan tujuan serta serta Nilai-nilai Dasar (Core Values) Dana Pensiun yang menjadi dasar pertimbangan penyusunan serta penetapan Akuntansi adalah sebagai berikut :
Visi Dana Pensiun : Menjadi Dana Pensiun yang sehat dan mampu menunjang kepentingan Pendiri dalam memberikan jaminan terpeliharanya kesinambungan penghasilan hari tua bagi para peserta.
Misi Dana Pensiun : o Menyelenggarakan Sistim Kepesertaan Program Pensiun secara rapi, tertib, dan akurat. o Menyelenggarakan Sistim Penerimaan dan Administrasi Iuran Pensiun secara tertib dan bertanggungjawab. o Menyelenggarakan pembayaran Manfaat Pensiun secara tertib dan tepat waktu.
9
o Mengelola kekayaan Dana Pensiun melalui kebijakan investasi sesuai dengan Arahan Investasi Pendiri dan ketentuan perundangan yang berlaku, aman, serta memberikan hasil investasi yang maksimal Guna memperoleh gambaran sampai sejauh mana Visi Dana Pensiun telah tercapai dan semua Misa Dana Pensiun dapat dilaksanakan dengan baik, diperlukan sebuah standar pengukuran yang baku dan konsisten. Untuk itu, kehadiran sebuah Sistim Pencatatan dan Akuntansi yang baik sangat diperlukan. Nilai-nilai Dasar atau Core Values dalam pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun, yang juga mendasari penusunan dan penetapan Akuntansi ini pada hakekatnya adalah nilai-nilai dalam Budaya Kerja Dana Pensiun, yang terbentuk dari berbagai hasil dan pengalaman serta catatan keberhasilan dan kegagalan, sepanjang sejarah Dana Pensiun yang panjang. Segenap Insan Dana Pensiun selalu berpikir dan bertindak sesuai prinsip-prinsip dalam Nilai-nilai dasar terebut dalam semua aktifitas mereka untuk kepentingan Dana Pensiun. Nilai-nilai Dasar atau Core Values tersebut terdiri dari :
Integritas Insan Dana Pensiun adalah pribadi yang mendapatkan kepercayaan, dan harus melaksanakan tugas pekerjaan yang bersifat amanah. Karena itu semua insan Dana Pensiun harus bertaqwa, penuh dedikasi, jujur, selalu mengutamakan kebenaran, serta menjaga kehormatan dan nama baik, serta taat pada Akuntansi Dana Pensiun dan semua peraturan yang berlaku. Integritas yang baik juga akan tercermin dari hasil kerja dan keberhasilan dari kegiatan yang dilaksanakan, dan semuanya hanya dapat diukur dan dinyatakan dengan penerapan Sistim Akuntansi yang baku dan menyeluruh.
Profesionalisme Semua Insan Dana Pensiun mengutamakan kehandalan dan keberhasilan dalam bekerja, dan karena itu selalu harus bertanggungjawab, bekerja dengan efektif, efisien, berdisiplin, peka terhadap perubahan dan perkembangan, serta berorientasi ke masa depan dalam mengantisipasi tantangan dan kesempatan, sadar akan risiko dan peluang yang selalu dihadapi.
10
Untuk itu diperlukan adanya sistim pelaporan dan pemantauan terhadap hasil yang telah dicapai, dengan penerapan Sistim Akuntansi yang handal dan dapat dipercaya.
Kepuasan Peserta dan Pensiunan Seluruh jajaran Dana Pensiun meyakini bahwa keberhasilan Dana Pensiun sangat tergantung dan sangat dipengaruhi oleh kepuasan para Peserta dan Pensiunan. Karena itu Dana Pensiun harus selalu berusaha untuk dapat memenuhi kebutuhan dan mengutamakan kepentingan Peserta dan Pensiunan dengan memberikan pelayanan yang terbaik, dan memelihara seluruh kekayaan yang diamanahkan kepadanya, melalui penerapan Sistim Akuntansi yang baik.
Keteladanan Semua Insan Dana Pensiun menyadari kedudukannya sebagai panutan yang dengan konsisten harus selalu bertindak adil, bersikap tegas dan berjiwa besar. Oleh karena itu Insan Dana Pensiun selalu menjaga untuk tidak melakukan tindakan-tindakan yang tidak mencerminkan keteladanan, dengan antara lain menerapkan disiplin Akuntansi dengan konsekuen. Penerapan Sistim Akuntansi yang baik sangat tergantung pada sikap dan cara kerja semua pengelola Dana Pensiun, yang diharapkan selelu berorientasi pada sikap jujur dan keteladanan.
Penghargaan kepada Sumber Daya Manusia Segenap jajaran Dana Pensiun menyadari dan meyakini, bahwa Sumber Daya Manusia adalah salah satu aset utama Dana Pensiun. Oleh karenanya, Dana Pensiun selalu mengupayakan adanya penerimaan, pelatihan, pengembangan, dan pembinaan terus menerus, yang mengarah kepada terbentuknya Sumber Daya Manusia yang berkualitas. Sumber Daya Manusia atau Pekerja harus selalu diperlakukan dan dipekerjakan berdasarkan kepercayaan, keterbukaan, keadilan dan sallng menghargai, dengan selalu mengembangkan sikap kerjasama dan kemitraan. Penilaian dan pengukuran serta penilaian terhadap prestasi dan hasil kerja Sumber Daya Manusia hanya dapat dilakukan melalui penerapan Sistim Akuntansi yang baik.
11
Penghargaan dan pengakuan atas prestasi kerja diberikan berdasarkan hasil kerja individu dan kerjasama tim yang menciptakan sinergi positif untuk kepentingan Dana Pensiun. VI. KEBIJAKAN UMUM DAN SISTIM AKUNTANSI Undang-undang No. 11 Tahun 1992 tentang Dana Pensiun menegaskan, bahwa sebuah Program Pensiun hanya dapat diselenggarakan oleh sebuah Lembaga Keuangan Dana Pensiun. Dengan demikian, Dana Pensiun merupakan sebuah Badan Hukum atau Badan Usaha yang khusus didirikan untuk menyelenggarakan Program Pensiun, dan hanya memiliki kegiatan berupa penyelenggaraan sebuah Program Pensiun. Dengan demikian, kegiatan pencatatan keuangan dan Akuntansi yang dilaksanakan oleh Dana Pensiun juga terbatas pada pencatatan dan Akuntansi Program Pensiun, yang berupa kegiatan Penghimpunan dan Pengembangan Dana. Secara umum, Kebijakan Sistim Akuntansi Dana Pensiun meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Tujuan Penyelenggaraan Sistim Akuntansi
Memberikan kepastian tentang kepatuhan penerapan sistim akuntansi Dana Pensiun terhadap ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Untuk memelihara dan menjaga terselenggaranya kegiatan pencatatan dan akuntansi yang baik, teratur dan berkesinambungan. Dengan demikian akan diperoleh kepastian bahwa seluruh kekayaan dan kewajiban serta pendapatan dan biaya Dana Pensiun tercatat dengan baik
Memberikan dan menyediaan data dan informasi yang benar dan lengkap bagi penyusunan sistim pelaporan Dana Pensiun, baik untuk kepentingan internal (manajemen) maupun eksternal (regulator dan stakeholders)
Menghindari serta mencegah terjadinya kemungkinan kesalahan, kecurangan dan kekeliruan pelaksanaan transaksi, serta pencegahan terjadinya transaksi yang tidak seharusnya terjadi, yang akan mengakibatkan terjadinya kerugian.
Sistim Akuntansi juga merupakan sarana dan alat untuk mengelompokkan semua komponen kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya dengan baik, menurut jenis kegiatan Dana Pensiun yang dijalankan, dan menurut tahapan dari pelaksanaan Proses kegiatan masing-masing. 12
Untuk memastikan bahwa semua informasi operasional dan informasi keuangan yang digunakan dalam proses pembuatan keputusan manajemen disajikan tepat waktu (timely), benar/dapat dipercaya (reliable), memadai (adequate), mencukupi (sufficient) dan akurat (accurate).
Sebagai salah satu upaya, agar seluruh aktiva dan pasiva Dana Pensiun, serta seluruh sumber daya Dana Pensiun, terlindungi dengan baik dari kemungkinan timbulnya risiko, karena selalu tercatat dan terlaporkan perkembangannya dengan baik.
Sebagai salah satu alat deteksi dan guna memperoleh jaminan bahwa aktifitas dan kegiatan Dana Pensiun dilaksanakan dan dikelola secara baik sesuai Rencana Kerja dan Anggaran, dalam rangka pencapaian tujuan dan target-target yang telah ditentukan.
2. Prinsip-prinsip Sistim Akuntansi Untuk memperoleh hasil guna yang maksimal, Sistim Akuntansi Dana Pensiun diterapkan dengan prinsip-prinsip :
Kejelasan (Clarity) Semua kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya serta semua perubahan dan perkembangan yang terjadi terhadapnya harus dapat dinyatakan dengan jelas dan transparan, serta apa adanya.
Kebenaran (Correctness) Setiap komponen kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya, serta semua perkembangan, perubahan dan pergerakan yang terjadi karena sebab apapun harus dicatat dengan benar, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan dan peraturan lainnya.
Ketepatan (Accuracy) Pencatatan dan pernyataan atas semua kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya serta perubahannya menggunakan ukuran-ukuran yang baku dan berlaku umum, dan dilakukan tepat waktu, sehingga setiap saat dapat memberikan gambaran yang tepat.
Kesinambungan (Consistency) : Pencatatan setiap komponen kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya serta semua perkembangan, perubahan dan pergerakan yang terjadi dilakukan dengan
13
tertib dan menggunakan pokok kebijakan dan ukuran-ukuran yang baku secara konsisten dari waktu kewaktu. Setiap perubahan yang terjadi terhadap kebijakan dan penerapan pencatatan harus dikemukakan dengan jelas, dan setiap akibat yang menimbulkan adanya perubahan nilai pencatatan harus dinyatakan dengan jelas. Konsistensi Sistim Akuntansi juga diperlukan, agar setiap saat keadaan dan jumlah kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya dapat diperbandingkan baik secara sesaat (vertikal) untuk masing-masing komponen, maupun secara seri (horizontal), untuk beberapa periode waktu 3. Kebijakan Dasar Sistim Akuntansi
Pencatatan transaksi dilakukan dengan penerapan Accrual Basis, sehingga menggambarkan perubahan aktiva dan pasiva serta pendapatan dan pengeluaran berdasarkan saat timbulnya (terjadinya) perubahan, bukan pada saat pembayaran atau penerimaan/pengeluaran uang (kas)
Sistim Akuntansi diselenggarakan dengan berdasarkan Prinsip Kelangsungan usaha yang berkesinambungan.
Periode akuntansi dimulai tanggal 1 Januari dan berakhir tanggal 31 Desember setiap tahunnya
Sistim Akuntansi Dana Pensiun diselenggarakan dalam Bahasa Indonesia, dengan angka-angka Arab, dan satuan mata uang Rupiah.
Sistim Akuntansi Dana Pensiun diselenggarakan sesuai dan didasarkan pada Prinsip-prinsip Akuntansi Umum yang diakui dan diterima secara umum (the General Accepted Accounting Principles),.
Sistim akuntansi Dana Pensiun juga didasarkan pada ketentuan dan pengaturan yang terdapat dalam PSAK, terutama yang ditetapkan dan berlaku bagi Dana Pensiun (PSAK 18)
Sistim Akuntansi Dana Pensiun juga disusun sesuai dan berdasarkan ketentuanketentuan yang digariskan oleh Departemen Keuangan Republik Indonesia serta perubahan-perubahannya.
Sistim Akuntansi Dana Pensiun ditetapkan dan disusun dengan penyesuaian terhadap keperluan pelaporan sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku, baik pelaporan tentang keadaan dan perubahan keuangan (Laporan Keuangan), keadaan dan perubahan pendanaan (Laporan Valuasi Aktuaria), 14
maupun keadaan dan perkembangan kegiatan Investasi (Laporan Portofolio Investasi), dan Laporan Teknis. 4. Acuan Dasar Sistim Akuntansi Pelaksanaan Sistim Akuntansi Dana Pensiun harus didasarkan kepada beberapa acuan dasar sebagai berikut : 1) Etika dan Perilaku Acuan dasar yang paling utama dalam pengambilan Keputusan dan penetapan Pedoman/Kebijakan serta Pedoman Operasionil serta penerpan pelaksanaannya dalam Sistim Akuntansi Dana Pensiun adalah Etika dan Perilaku. Semua Keputusan dalam Sistim Akuntansi harus diambil berdasarkan niat yang baik, dilandasi dengan penerapan akhlak dan moral yang baik serta kepatutan, semata-mata didasarkan kepada niat baik untuk pemenuhan kepentingan Dana Pensiun. Pemenuhan standar Perilaku dan Etika dari para Pengurus, Pejabat, dan para pelaksana dalam penyelenggaraan Sistim Akuntansi mutlak harus diterapkan dan dijalankan, sesuai dengan Pedoman dan batasan-bayasan yang diatur dan ditetapkan dalam bentuk penetapan dan penerapan Pedoman / Kebijakan Kode Etik yang mengikat. 2) Pencapaian Tujuan Dana Pensiun Orientasi dari semua kegiatan Sistim Akuntansi adalah pencapaian tujuan dan maksud pendirian Dana Pensiun, yang dijabarkan kedalam Visi dan Misi Dana Pensiun sesuai dengan tahap tahap dan situasinya. Secara singkat tujuan dan maksud pendirian Dana Pensiun tersebut dalam arti luas adalah pemenuhan kepentingan para Peserta dan Pendiri (Pemberi Kerja), dengan tetap memperhatikan kepentingan pihak-pihak lainnya. Tujuan maksud pendirian Dana Pensiun tersebut dapat juga disebutkan sebagai tercapainya penyelenggaraan pengelolaan dan pengembangan dana atau kekayaan Dana Pensiun secara maksimal dan aman. Sehubungan dengan itu, aspek kehati-hatian dan kesadaran terhadap timbulnya Risiko mutlak harus mendapatkan perhatian utama. Dalam penerapan Sistim Akuntansi, semua pencatatan data dan informasi Keuangan
Dana Pensiun harus didasari dengan itikad untuk dapat
15
mengemukakan keadaan Kekayaan dan Kewajiban Dana Pensiun dengan tepat, jelas, relevan, dan dapat dipercaya. 3) Penerapan Prinsip-prinsip Tata Kelola Yang Baik Sebagai tindakan yang berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan keadaan Keuangan Dana Pensiun, penyelenggaraan Sistim Akuntansi harus dilakukan berdasarkan penerapan dan pencapaian Prinsip-prinsip Tata Kelola yang baik, yakni :
Transparansi (Tranparenency) Dana Pensiun harus menerapkan keterbukaan dan transparansi dalam semua kegiatan Sistim Akuntansi, baik dalam hal penetapan Pedoman/Kebijakan dan Pedoman Operasional, maupun dalam hal proses pelaksanaannya. Semua informasi dan pertimbangan yang digunakan dalam penetapan dan pelaksanaan Sistim Akuntansi harus jelas, diperoleh dan disampaikan secara transparan dan terbuka. Namun demikian, prinsip keterbukaan ini tidak mengurangi keharusan untuk memenuhi peraturan dan ketentuan tentang Kerahasiaan, yang berlaku bagi informasi atau keterangan yang karena sifatnya atau sesuai dengan ketentuan undang-undang, harus dirahasiakan.
Akuntabilitas (Accountability) Kejelasan fungsi, dan kewenangan jajaran Dana Pensiun dalam pelaksanaan Sistim Akuntansi, maupun bagi pihak-pihak lainnya yang terlibat. Setiap keputusan, usul, pertimbangan, pendapat dan tindakan yang dilakukan dalam pelaksanaan Sistim Akuntansi harus benar-benar dibuat dan disampaikan oleh pihak-pihak yang jelas, yang memiliki fungsi dan kewenangan.
Pertanggungjawaban (Responsibility) Pelaksanaan Sistim Akuntansi harus selalu didasarkan kepada pemenuhan dan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundangundangan yang berlaku dan Peraturan lainnya, serta berdasarkan prinsipprinsip pengelolaan kegiatan yang sehat yang berlaku umum.
Kemandirian (Independency) Semua pihak yang terlibat dalam proses penyelenggaraan Sistim Akuntansi harus dapat melakukan fungsi dan memberikan kontribusinya secara bebas,
16
mandiri, tidak dipengaruhi atau mendapatkan tekanan dan paksaan dari pihak lain.
Kesetaraan / Kewajaran (Fairness) Semua pihak yang berkepentingan dan terlibat dalam proses penyelenggaraan Sistim Akuntansi harus benar-benar menyadari, bahwa semua tindakan dilakukan untuk pemenuhan kepentingan stakeholder Dana Pensiun dan semua pihak yang berkaitan, tanpa dilandasi dengan maksud atau niat untuk menguntungkan pihak tertentu. Disamping itu, semua tahapan dalam proses pelaksanaan Sistim Akuntansi harus dijalankan dengan wajar dan menerapkan prinsip kesetaraan terhadap semua pihak yang terlibat.
4) Sistim Kerja Dana Pensiun sebagai acuan dasar Sistim Akuntansi Lebih lanjut, penyelenggaraan Sistim Akuntansi harus sejalan dan dilaksanakan sesuai dengan Sistim Kerja yang diterapkan di Dana Pensiun, yakni
Sistim Kepatuhan terhadap Regulasi dan Peraturan (Compliance) Penyelenggaraan Sistim Akuntansi harus didasarkan pada legitimasi dan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan yang diatur melalui peraturan perundang-undangan yang umum maupun ketentuan-ketentuan lainnya.
Sistim Perencanaan dan Anggaran Penyelenggaraan Sistim Akuntansi dilakukan dengan selalu memperhatikan Rencana Kerja dan Anggaran yang telah ditetapkan, termasuk perubahan dan revisi yang mungkin ada. Sistim Akuntansi itu sendiri harus dilaksanakan dengan perencanaan yang baik serta penetapan anggaran biaya yang mungkin diperlukan.
Sistim Kewenangan Dan Tanggung Jawab Segenap jajaran Dana Pensiun yang terlibat dalam proses Sistim Akuntansi memiliki kewenangan dan tanggungjawab tertentu, sesuai dengan fungsinya dan peranannya.
Sistim Kontrol Dan Pengawasan Proses penyelenggaraan Sistim Akuntansi harus berjalan dengan penerapan pengawasan dan kontrol. Monitoring terhadap perkembangan proses Sistim Akuntansi harus selalu dilakukan, agar dapat berlangsung dengan baik, sesuai dengan rencana dan batasan waktu yang ada. 17
Sistim Pencatatan dan Laporan Semua proses Sistim Akuntansi harus dicatat dan didokumentasikan. Demikian juga dengan data dan informasi yang didapat sebagai hasil penyelenggaraan Sistim Akuntansi, satu dan lain hal untuk menjaga kesinambungannya sebagai gambaran tentang Kekayaan dan Kewajiban Dana Pensiun, dan memudahkan penggunaannya. Salah satu tujuan dan sasaran dari penyelenggaraan Sistim Akuntansi adalah penyusunan dan pengiriman Laporan Keuangan Dana Pensiun bagi semua pihak yang berkepentingan, yang berhak untuk memperoleh informasi tentang itu. VII. KEBIJAKAN KHUSUS AKUNTANSI DANA PENSIUN
Sebagai sebuah Dana Pensiun yang menjalankan Program Pensiun Manfaat Pasti, penyelenggaraan Sistim Akuntansi Dana Pensiun menerapkan beberapa pokok prinsipprinsip Akuntansi Dana Pensiun sebagaimana ditetapkan didalam Keputusan Menteri Keuangan No. 76/KMK.017/1995 tentang Laporan Keuangan Dana Pensiun, yang telah diubah dengan Keputusan Menteri Keuangan No. 658/KMK.017/1997, dan kemudian disempurnakan dengan Keputusan Menteri Keuangan No. 509/KMK.06/2002 tanggal 4 Desember 2002 dan peraturan pelaksanaannya, antara lain Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. KEP. 2345/LK/2003 Sistim Akuntansi Dana Pensiun memiliki beberapa kekhususan, antara lain sebagai berikut : 1. Pernyataan pencatatan Akuntansi dalam Laporan Keuangan : Sistim Akuntansi Dana Pensiun diselenggarakan dengan bentuk pernyataan pencatatan kedaan keuangan Dana Pensiun yang disusun dalam bentuk Laporan Keuangan, yang terdiri dari :
Laporan Keuangan Semesteran yang ditandatangani Pengurus, dibuat untuk keadaan pada tanggal 31 Juli dan tanggal 31 Desember.
Laporan Keuangan yang telah diaudit oleh Akuntan Publik, menrut keadaan pada tanngal 31 Desember
Laporan Keuangan tersebut harus dibuat dalam bentuk laporan tertulis asli, disertai dengan laporan data elektronik yang sama, dan terdiri dari : 1) Laporan Aktiva Bersih 18
2) Laporan Perubahan Aktiva Bersih 3) Neraca 4) Perhitungan Hasil Usaha 5) Laporan Arus Kas 6) Catatan Atas Laporan Keuangan 2. Pos-Pos Khusus Laporan Neraca dan Hasil Usaha Sistim Akuntansi Dana Pensiun dengan Program Pensiun Manffat Pasti memiliki beberapa kekhususan dalam Pos-Pos Neraca dan Hasil Usaha, antara lain sebagai berikut : 1) Investasi : Investasi adalah bagian dari kekeyaan (aktiva) Dana Pensiun yang digunakan untuk meningkatkan kekayaan melalui distribusi hasil investasi. Peningkatan kekayaan melalui investasi dimaksudkan untuk dapat memenuhi keajiban Dana Pensiun dalam membayar Manfaat Pensiun. 2) Surat Berharga Pasar Uang (SPBU) SPBU hanya memenuhi syarat (sebagai Investasi Dana Pensiun), apabila pembayaran bunga dan pengembaliannya dijamin Bank Umum serta diterbitkan oleh Badan Hukum Indonesia yang bukan Pendiri, Mitra Pendiri, atau afilisasi Pendiri atau Mitra Pendiri dari Dana Pensiun yang bersangkutan 3) Surat Pengakuan Hutang : Surat Pengakuan Hutang hanya dapat digolongkan ke Investasi Dana Pensiun hanya apabila berjangka waktu lebih dari satu tahun dan diterbitkan oleh Badan Hukum Indonesia 4) Tanah dan Bangunan (Investasi) : Tanah dan Bangunan dimasukkan dalam golongan investasi Dana Pensiun, kecuali Tanah dan Bangunan untuk kantor. 5) Aktiva Operasional : Aktiva Operasional adalah Aktiva yang digunakan sebagai penunjang kegiatan usaha Dana Pensiun Aktiva Operasional dipisahkan dalam golongan Perangkat Komputer Peralatan Kantor Aktiva Operasional Lainnya termasuk gedung kantor, kendaraan 19
6) Selisih Penilaian Investasi : a. Selisih Penilaian Investasi adalah perkiraan untuk menampung adanya selisih akibat perbedaan dasar penilaian antara Harga Perolehan/Nilai Buku dengan Nilai Wajar. b. Perkiraan ini akan bertambah jika terdapat kenaikan Nilai Wajar Investasi pada tanggal Neraca c. Perkiraan ini akan berkurang apabila terdapat penurunan Nilai Wajar Investasi pada tanggal Neraca atau Investasi dijual/dilepas. 7) Selisih Kewajiban Aktuaria : a. Merupakan perkiraan untuk mencatat : adanya kewajiban atas Iuran Tambahan Selisih Penilaian Investasi Hasil usaha b. Nilai perkiraan ini akan bertambah, jika terdapat Iuran Tambahan baru, dari evaluasi Aktuaria yang baru terdapat penurunan Nilai Wajar Investasi pada tanggal Neraca Rugi Usaha c. Nilai perkiraan ini akan berkurang, jika terdapat pembayaran Iuran Tambahan terdapat kenaikan Nilai Wajar Investasi pada tanggal Neraca adanya pendapatan bersih atas Hasil Usaha 8) Kewajiban Aktuaria : a. Perkiraan ini merupakan Kewajiban Dana Pensiun untuk memenuhi Manfaat Pensiun kepada Peserta, yang jumlahnya didasarkan atas perhitungan Aktuaria pada tanggal yang sama dengan tanggal pelaporan di Neraca. b. Apabila tanggal Neraca berbeda dengan tanggal perhitungan Aktuaria, maka jumlah Kewajiban Aktuaria si Neraca harus ditambah dengan Iuran Normal dan dikurangi dengan Manfaat Pensiun yang sudah jatuh tempo (sejak tanggal perhitungan Aktuaria terakhir sampai dengan tanggal Neraca). 9) Kewajiban Jangka Pendek : a. Kewajiban Jangka Pendek adalah kewajiban Dana Pensiun yang harus dipenuhi dalam jangka waktu kurang dari satu tahun 20
b. Kewajiban Jangka Pendek harus dipisahkan dalam 4 golongan : Hutang Manfaat Pensiun yang jatuh tempo tetapi belum dibayar Pendapatan Usaha Dana Pensiun yang diterima dimuka, tetapi belum jatuh tempo Beban yang sudah jatuh tempo, tetapi belum dibayar Kewajiban Jangka Pendek lainnya yang tidak termasuk dalam kewajiban diatas. 10) Pendapatan Investasi : Pendapatan Investasi adalah peningkatan jumlah aktiva atau penurunan kewajiban Dana Pensiun yang timbul dari kegiatan Investasi atau kegiatan lain didalam periode tertentu Dipisahkan dalam : Pendapatan Bunga Pendapatan Deviden Pendapatan Sewa Laba/Rugi Pelepasan/Perolehan Investasi 11) Beban Investasi Beban Investasi adalah biaya yang terjadi sehubungan dengan kegiatan Investasi Dipisahkan dalam : Biaya transaksi Surat Berharga Biaya Manajer Investasi Biaya Penyusutan Bangunan Biaya Pemeliharaan Investasi Tanah dan Bangunan Biaya Investasi Lainnya 3. Dasar Penilaian pada Laporan Aktiva Bersih : Laporan Aktiva Bersih yang menggambarkan jumlah Kekayaan Pendanaan Dana Pensiun, menggunakan dasar penilaian sesuai dengan ketentuan dalam Keputusan Menteri Keuangan No. 511/KMK.06/2002 tanggal 4 Desember 2002 tentang Investasi Dana Pensiun, sebagai berikut : a. Aktiva Investasi : 1) Deposito Berjangka dan Deposit on Call : berdasarkan Nilai Nominal 2) Sertipikat Deposito : berdasarkan Nilai Tunai 21
3) Saham yang tercatat di Bursa Efek : berdasarkan Nilai Pasar 4) Obligasi yang tercatat di Bursa Efek : Yang dimiliki hingga jatuh tempo : berdasarkan Nilai Perolehan setelah amortisasi premi atau diskonto. Yang diperdagangkan : berdasarkan Nilai wajar 5) Penempatan Langsung pada Saham : berdasarkan Metoda Ekuitas atau Nilai yang ditetapkan Penilai Independen, yang dilakukan sekurangkurangnya setiap 3 (tiga) tahun, sesuai dengan pilihan yang disetujui oleh Pendiri. 6) Surat Pengakuan Utang : berdasarkan Nilai Tunai 7) Tanah, Bangunan, Tanah dan Bangunan : berdasarkan Nilai yang ditetapkan Penilai Independen, yang dilakukan sekurang-kurangnya setiap 3 (tiga) tahun 8) Unit Pernyertaan Reksadana : berdasarkan Nilai Aktiva Bersih 9) Sertipikat Bank Indonesia : berdasarkan Nilai Tunai 10) Surat Berharga Pemerintah Republik Indonesia : Yang dimiliki hingga jatuh tempo : berdasarkan Nilai Perolehan setelah amortisasi premi atau diskonto. Yang diperdagangkan : berdasarkan Nilai wajar Yang jatuh temponya kurang dari setahun : berdasarkan Nilai Tunai b. Kas, Rekening Giro dan Tabungan : berdasarkan Nilai Nominal c. Piutang Iuran dan bunga atas kelambatan pembayaran Iuran : berdasarkan Nilai Nominal d. Piutang Hasil Investasi : berdasarkan Nilai Nominal e. Aktiva diluar huruf a. Sampai huruf d. : berdasarkan Nilai yang ditetapkan dalam Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku di Indonesia 4. Aktiva Operasionil Pada prinsipnya Dana Pensiun membatasi pengadaan dan pembelian barang atau peralatan yang akan dibukukan atau diperlakukan sebagai Aktiva Operasionil. Aktiva Operasionil dibatasi pada barang dan peralatan yang benar-benar dibutuhkan dan diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan dikelompokkan dalam : 1) Tanah 2) Bangunan kantor 22
3) Kendaraan Bermotor 4) Peralatan Kantor / Komputer 5) Meubelair Kantor Penggolongan barang sebagai Aktiva Operasionil dilakukan berdasarkan beberapa pertimbangan yang semuanya harus dipenuhi, sebagai berikut
Karakteristik pisik dan penggunaan barang : Barang yang bersangkutan secara pisik memiliki sifat sebagai barang tetap (tanah, bangunan, tanah dan bangunan), termasuk kelengkapan yang secara pisik melekat dan tidak dapat dipisahkan. Barang yang bersangkutan mutlak diperlukan sebagai bagian atau pelengkap untuk aktiva operasional tertentu, agar dapat berfungsi dengan baik
Masa pakai wajar dari masing-masing jenis kesatuan barang Kesatuan barang yang memiliki masa pakai wajar lebih dari 5 (lima) tahun akan dibukukan dan dicatat sebagai Aktiva Operasionil.
Harga pembelian atau harga perolehan Barang atau peralatan yang memiliki harga pembelian atau harga perolehan kurang dari Rp. 500.000,- (Lima ratus Ribu Rupiah) dibukukan dan diperlakukan sebagai biaya, sedangkan barang atau peralatan dengan harga pembelian atau harga perolehan Rp. 500.000 (Lima ratus Ribu Rupiah) dibukukan dan diperlakukan sebagai Aktiva Operasionil.
Ketentuan tentang penggolongan barang sebagai Aktiva Operasionil tersebut juga berlaku bagi penggolongan barang sebagai Aktiva Tetap Invesatasi. 5. Penyusutan Aktiva Tetap Penyusutan nilai Aktiva Tetap dilakukan berdasarkan metoda “straight line” tahunan, dengan skema perhitungan sebagai berikut :
Bangunan
: 20 tahun ( 5 % setahun)
Kendaraan Bermotor
: 5 tahun (20 % setahun)
Peralatan Kantor/Komputer
: 5 tahun (20 % setahun)
Meubelair
: 5 tahun (20 % setahun)
Perhitungan penyusutan Aktiva Tetap dilakukan dan dibukukan pada setiap akhir tahun buku. Nilai Aktiva Tetap yang telah di susut penuh (100%) dibukukan dengan sisa nilai buku sebesar Rp. 1. (Satu Rupiah) 23
Aktiva Tetap yang telah dijual, hilang atau mengalami kerusakan total hatus dibukukan dengan perhitungan penyusutan penuh, dan dihapus bukukan dari Akuntansi Dana Pensiun, dengan memperhitungkan sisa nilai yang masih ada, sebagai Pendapatan Lain-lain. Pada akhir tahun buku, penyusutan Aktiva Tetap yang dibeli dalam tahun yang bersangkutan diperhitungkan dan dibuku sebesar nilai penuh penyusutan setahun, tanpa memperhatikan bulan pembelian. Jumlah besarnya nilai penyusutan Aktiva Tetap untuk kelompok dan jenis Aktiva Tetap masing-masing akan nampak pada Neraca Dana dan Laporan Keuangan Pensiun sebagai nilai negatif pada sisi Aktiva. 6. Transaksi Valuta Asing Dana Pensiun tidak melakukan kegiatan baik Investasi dan transaksi lainnya dalam mata uang (valuta) asing. VIII. KERANGKA PELAKSANAAN SISTIM AKUNTANSI Penerapan Sistim Akuntansi yang diselenggarakan mengikuti SistimTeknologi Informasi yang teritegrasi dan melibatkan semua jajaran Dana Pensiun, karena kebutuhan untuk pengelolaan informasi secara tertib dan timbulnya transaksi yang harus dicatat pada Sistim Akuntansi ada pada semua jajaran dan Bagian serta Unit Kerja Dana Pensiun. Penerapan Sistim Akuntansi Dana Pensiun secara keseluruhan diselenggarakan dengan Kerangka Penerapan sebagai berikut : 1. Cakupan Kegiatan Tata Kelola dalam Sistim Akuntansi Penerapan Sistim Akuntansi Dana Pensiun pada dasarnya meliputi tiga sistim tatakelola pengelolaan informasi, yakni :
Pencatatan (recording) data dan informasi. Sistim Akuntansi menampung semua data dan informasi yang bersumber dari semua kegiatan Dana Pensiun, yang berkaitan dengan keadaan dan perubahan kewajiban dan kekayaan, serta pendapatan dan pengeluaran/biaya.
Pengolahan (prosesing) data dan informasi Sistim Akuntansi juga melakukan proses pengolahan terhadap semua data dan informasi yang dicatat dimasukkan (input) kedalam Sistim, dan merubahnya menjadi informasi keuangan yang memiliki makna sebagai pencatatan transaksi
24
keuangan sesuai dengan kaidah-kaidah sistim Akuntansi dan Administrasi Keuangan yang baku.
Pengelompokan Informasi kedalam Pos-pos/Rekening Data yang telah diproses dikelompokkan kedalam Pos-pos tertentu sesuai dengan Kode Rekening yang digunakan, menurut kelompok Rekening Aktiva, Kewajiban. Pendapatan dan Biaya, sebagaimana yang terdapat dalam Sistim Akuntansi Dana Pensiun.
Penggunaan dan pemanfaatan data dan informasi Pencatatan dan pengelompokan transaksi Keuangan menurut Kode Rekening masing-masing, secara otomatis akan terakumulasi dan merubah sisa akumulasi Rekening yang bersangkutan yang secara terus menerus telah tersimpan didalam database Sistim Akuntasi. Dengan demikian, database Sistim Akuntansi yang menyimpan dan mencatat sisa terakhir dari semua Rekening yang mewakili Kekayaan, Kewajiban, Pendapatan dan Biaya Dana Pensiun, akan selalu ter update dan berubah setiap transaksi Keuangan yang baru dimasukkan dan diproses oleh Sistim Akuntansi. Sisa Rekening-rekening
tersebut akan tersusun kedalam bentuk Laporan
Keuangan Dana Pensiun, yang menggambarkan keadaan kekayaan, kewajiban, pendapatan, dan pengeluaran/biaya pada keadaan terakhir. Keseluruhan penyelenggaraan Sistim Akuntansi Dana Pensiun berjalan dengan proses bertahap sebagai berikut : 2. Inisiasi dan Prakarsa Pencatatan Transaksi Transaksi adalah semua tindakan yang berakibat pada adanya perubahan kekayaan, kewajiban, pendapatan, dan pengeluaran/biaya Dana Pensiun. Transaksi dapat mengakibatkan timbulnya aliran atau perpindahan sejumlah dana atau uang, yang diterima oleh Dana Pensiun, atau yang dibayarkan oleh Dana Pensiun (Transaksi Tunai), atau yang tidak mengakibatkan timbulnya aliran dana atau uang (Transaksi Pemindahbukuan). Bagaimanapun juga, semua transaksi akan melibatkan dan harus dicatat sebagai perubahan pada 2 (dua) golongan rekening, yang mewakili Pos-pos komponen kekayaan, kewajiban, pendapatan, dan pengeluaran (biaya) Dana Pensiun. Dalam setiap transaksi, masing-masing golongan rekening, yang dapat terdiri dari hanya satu rekening atau lebih, akan bertambah (kredit) dan akan berkurang (debet). 25
Dalam hal Transaksi Tunai, salah satu golongan rekening yang akan bertambah atau berkurang adalah Rekening Kas. Semua transaksi timbul dari pelaksanaan setiap kegiatan Tata Kelola yang dilaksanakan oleh semua Bagian dan Unit Kerja Dana Penisun. Dengan demikian, inisiasi dan prakarsa dari timbulnya transaksi keuangan dilakukan dan menjadi tanggungjawab dari masing-masing Bagian. Masing-masing Bagian harus dapat menentukan dan memastikan, bahwa transaksi benar-benar berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun, dan melibatkan Rekening yang mewakili kekayaan,keajiban, pendapatan dan pengeluaran/biaya Dana Pensiun, yang semuanya tercatat didalam Daftar Rekening atau Chart of Account. Disamping itu, masing-masing Bagian juga harus dapat meyakini, bahwa semua transaksi yang timbul dicatat, dan diinput serta diproses kedalam Sistim Akuntansi, dan tidak terjadi transaksi ganda untuk satu dokumen transaksi yang sama. 3. Dokumen Transaksi Setiap transaksi keuangan yang terjadi, harus selalu didukung dan didasarkan kepada dokumen transaksi yang lengkap. Manajer Bagian bertanggungjawab memastikan, bahwa semua dokumen transaksi yang diperlukan terdapat secara lengkap dan benar, memenuhi persyaratan legal sebagai dokumen pendukung atau underline dari transaksi yang bersangkutan. Semua dokumen transaksi tersebut harus telah mendapatkan persetujuan atau otorisasi dari pihak/pejabat yang berwenang, untuk dilaksanakan atau direalisir sebagai transaksi yang sah, untuk dicatat dan diproses dalam Sistim Akuntansi, sebagai pencatatan atas perubahan pada kekayaan,kewajiban, pendapatan atau pengeluaran/biaya. Dokumen yang melatarbelakangi transaksi tersebut dapat berupa antara lain :
Kontrak Jual Beli, Perjanjian Sewa
Order, Surat Pesanan
Surat Perintah Kerja
Nota Dinas, Perintah Pembukuan
Nota Perhitungan.
Dsb.
26
Dalam hal terjadi pembayaran atau penerimaan uang, dokumen pendukung transaksi juga dapat berupa kertas berharga atau instrumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran/penerimaan uang, berupa cek, kwitansi, dan sebagainya. 4. Posting, Pemasukan pencatatan data transaksi Berdasarkan dokumen transaksi yang lengkap dan benar dan telah mendapatkan persetujuan atau otorisasi, semua Bagian dan Unit Kerja Dana Pensiun yang berkaitan melakukan posting atau pencatatan (input) transaksi kedalam Sistim Akuntansi, melalui Terminal PC yang ada pada masing-masing Bagian dan Unit Kerja. Posting transaksi kedalam Sistim Akuntansi yang dilaksanakan melalui pemasukan input kedalam Sistim Komputer ini merupakan tindakan pertama dalam proses penyelenggaraan Sistim Akuntansi yang menggunakan Sistim Teknologi Informasi (Komputer) yang terintegrasi. Dengan demikian, kelangsungan dan kebenaran dari proses selanjutnya oleh Sistim Akuntansi yang menggunakan Sistim Komputer, akan sangat tergantung kepada kebenaran dari pelaksanaan posting atau input data transaksi tersebut. Kebenaran dari semua perubahan atas kekayaan, kewajiban, pendapatan dan pengeluaran/biaya Dana Pensiun, yang akan tercermin pada Laporan Keuangan dan Laporan lainnya sebagai hasil pemrosesan Sistim Akuntansi dan output Sistim Komputer, sangat tergantung kepada kebenaran dari Posting data transaksi yang dilakukan, atau input Sistim Komputer. Sehubungan dengan itu, Manajer Bagian atau Unit Kerja yang bersangkutan bertanggungjawab untuk memastikan kebenaran pemasukan (input) data keuangan dari Bagiannya masing-masing. Kebenaran pemasukan data dilakukan dengan mematuhi penerapan prosedur Maker – Checker – Signer, dan semuanya dilakukan oleh pejabat dan petugas yang telah ditetapkan berdasarkan penetapan User ID dan Password secara individual. Dengan penerapan prisip MCS, setiap transaksi yang akan diposting kedalam Sistim Akuntansi atau di input kedalam Sistim Komputer akan diyakini kebenarannya, yang meliputi :
Kebenaran/kelengkapan dokumen pendukung
Kebenaran tanggal (saat) posting
Kebenaran jumlah (nominal) transaksi 27
Kebenaran penggunaan Kode Rekening yang harus di kredit dan di debet
Kebenaran rincian/keterangan transaksi.
Pemasukan atau input data transaksi harus ditunjang dengan dokumen yang lengkap, dan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam masing-masing Modul. 5. Pemrosesan data transaksi Setiap input data transaksi yang dilakukan oleh masing-masing Bagian akan diolah dan diproses oleh Sistim Akuntansi, menggunakan Sistim Komputer. Secara teknis, semua input data transaksi melalui Terminal PC pada masing-masing Bagian dan Unit Kerja, melalui jaringan integrasi Sistim Komputer akan diterima dan masuk kedalam perngkat Server Sistim Komputer, untuk diproses menggunakan perangkat lunak (software) Aplikasi Induk DP LINK. Proses atau pengolahan data tersebut akan melakukan semua langkah dan prosedur Sistim Akuntansi, yang berupa : Pencatatan semua input masukan data transaksi Penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian jumlah nominal transaksi Inti dari proses dan pengolaha data transaksi adalah : Pencatatan semua transaksi dan pengelompokan/penghimpunan semua data transaksi kedalam masing-masing golongan Rekening sesuai Kode Rekening pada masing-masing Golongan dan Kelompok Rekening yang mewakili komponen kekayaan, kewajiban, pendapatan, dan pengeluaran/biaya Dana Pensiun, sesuai dengan kelompok Rekening Sub Buku Besar, Rekening Buku Besar. Selanjutnya, hasil pencatatan, pengelompokan dan penghimpunan data transaksi tersebut akan diproses dan dinyatakan kedalam bentuk Laporan Keuangan Dana Pensiun, yang terdiri dari Laporan Aktiva Bersih Laporan Perubahan Aktiva Bersih Laporan Neraca Laporan Hasil Usaha (Rugi Laba). Laporan Arus Kas. 6. Rekonsiliasi transaksi Sebagai sebuah kegiatan pencatatan yang harus memenuhi persyaratan Kejelasan, Ketepatan dan Kesinambungan, pelaksanaan kegiatan Akuntansi Dana Pensiun 28
harus selalu dilakukan dengan penerapan Verifikasi dan Rekonsiliasi secara konsekuen dan konsisten. Selama berlangsungnya Proses Sistim Akuntansi, secara berkala harus selalu dilakukan rekonsiliasi, guna meyakini kebenaran dan kecocokan hasil pemrosesan transaksi oleh Sistim Akuntansi dengan sumber inisiasi transaksi pada masingmasing Bagian atau Unit Kerja. Rekap dari seluruh data yang di input kedalam Sistim harus dibuat oleh masingmasing Bagian atau Unit Kerja, dan dicocokan dengan hasil pengolahan atau pemrosesan data yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan/atau Bagian Teknologi Informasi. Dengan demikian, pada akhir hari, penutupan keseluruhan peoses kegiatan Sistim Akuntansi akan diperoleh keyakinan, bahwa : Semua transaksi yang timbul pada semua kegiatan Dana Pensiun telah di posting dengan benar kedalam Sistim Akuntansi Semua transaksi yang di posting kedalam Sistim Akuntansi telah diproses dan tercatat sebagai perubahan kekayaan, kewajiban, pendapatan, dan pengeluaran/biaya Dana Pensiun secara benar, sesuai dengan kelompok dan golongan Rekening yang telah ditetapkan. 7. Penutupan Proses Transaksi dan Pelaporan Tahap akhir dari penerapan Sistim Akuntansi adalah Penutupan Proses Transaksi, yang mengakhiri semua proses Akuntansi atas semua transaksi yang timbul dan di input kedalam Sistim Akuntansi pada hari/tanggal yang bersangkutan. Penutupan proses transaksi dilakukan oleh Bagian Akuntansi, dengan melakukan pencocokan terhadap perubahan atas semua Rekening Sub Buku Besar, Buku Besar, dan Rekening Neraca/Rugi Laba, yang harus seimbang antara jumlah mutasi (perubahan) Debet dan jumlah mutasi (perubahan) Kredit. Dengan selesainya seluruh penerapan Sistim Akuntansi dan kecocokan dan keseimbangan antara mutasi Debet dan mutasi Kredit, Sistim Akuntansi telah mencatat semua perubahan yang terjadi pada kekayaan, kewajiban, pendapatan, dan pengeluaran/biaya Dana Pensiun, dan dengan demikian dapat mengemukakan dan menyatakan
keadaan
terakhir
dari
kekayaan,
kewajiban,
pendapatan,
pengeluaran/biaya tersebut dalam bentuk Laporan Keuangan Dana Pensiun sesuai jenis dan bentuk susunan Laporan yang ditetapkan. 29
IX. ORGANISASI SISTIM AKUNTANSI Kegiatan Akuntansi Dana Pensiun menjadi wewenang dan tanggungjawab Manajer Akuntansi, dibawah supervisi Direktur Bidang Akuntansi. Walaupun demikian, dengan diterapkannya sistim komputerisasi yang terintegrasi, pelaksanaan proses Akuntansi dan kelancaran serta keberhasilannya adalah menjadi tanggungjawab dan sangat tergantung pada kelancaran serta ketepatan pelaksanaan kegiatan pada masing-masing Bagian yang lain. Inti dari penerapan integrasi Sistim Teknologi Informasi adalah penggunaan Sistim Teknologi atau Komputer, yang secara khusus harus dikelola dan diselenggarakan oleh Bagian Teknologi Informasi. Dengan demikian, dalam penerapan Sistim Akuntansi, Bagian Teknologi Informasi menjalankan fungsi dan bertanggungjawab sebagai penyedia sarana Teknologi atau Komputer, yang memberikan pelayanan atau support perangkat media Akuntansi. Sedangkan Bagian yang lain menjalankan fungsi atau bertanggungjawab sebagai pengguna atau User perangkat media Akuntansi. Secara keseluruhan, Sistim Akuntansi pada Dana Pensiun ABCD dijalankan dengan pengaturan organisasi sebagai berikut : 1. Integrasi Sistim Akuntansi Sistim Akuntansi Dana Pensiun yang terintegrasi pada dasarnya meliputi tahaptahap perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan pada semua kegiatan Dana Pensiun. Dalam pelaksanaannya, bagian dan Unit Kerja Dana Pensiun yang secara langsung terlibat dalam penerapan Sistim Akuntansi adalah
Bagian Teknologi Informasi Menjalankan fingsi support atau penyedia fasilitas Sistim Komputer sebagai media Akuntansi, yang bertanggungjawab terhadap kelangsungan penerapan penggunaan Sistim Teknologi (komputer) dan penyedia sarana teknologi untuk keperluan pencatatan (Akuntansi)
Bagian Akuntansi Sebagai user atau pengguna sarana Sistim Komputer dan bertanggungjawab terhadap pemasukan (input) data dan pencatatan pada bidang Administrasi Keuangan atau Akuntansi Dana Pensiun, untuk diolah dan diproses oleh Sistim.
30
Disamping itu, Bagian Akuntansi bertanggungjawab terhadap pengelolaan Sistim Akuntansi Dana Pensiun secara keseluruhan, yang mencakup kegiatan pemasukan data, pemrosesan data menjadi Informasi, dan penggunaan data yang telah diolak menjadi Informasi Akuntansi atau Informasi Keuangan Dana Pensiun.
Bagian Kepesertaan Sebagai user atau pengguna sarana teknologi dan bertanggungjawab terhadap penyiapan dan pemasukan (input) data dan informasi transaksi keuangan pada Bidang Kepesertaan, untuk diolah dan diproses oleh Bagian Akuntansi, dengan menggunakan media Teknologi (Komputer).
Bagian Investasi Sebagai user atau pengguna sarana teknologi dan bertanggungjawab terhadap penyiapan dan pemasukan (input) data dan informasi transaksi keuangan pada Bagian Investasi, untuk diolah dan diproses oleh Bagian Akuntansi, dengan menggunakan media Teknologi (Komputer).
Bagian Umum Sebagai user atau pengguna sarana teknologi dan bertanggungjawab terhadap penyiapan dan pemasukan (input) data dan informasi transaksi keuangan pada Bagian Umum, untuk diolah dan diproses oleh Bagian Akuntansi, dengan menggunakan media Teknologi (Komputer).
2. Fungsi Support (Pelayanan) Sistim Teknoligi Informasi Bagian Teknologi Informasi
bertanggungjawab terhadap tersedianya fasilitas
Sistim Teknologi Informasi dan kelancaran/kelangsungan penggunaannya oleh semua jajaran Dana Pensiun, khususnya dalam penyelenggaraan Sistim Akuntansi. Dalam kedudukan seperti itu, Bagian Teknologi Informasi harus dapat memberikan jaminan, bahwa semua perangkat keras dan perangkat lunak yang penggunaannya telah mendapatkan ijin dan persetujuan Pengurus, dapat berjalan dan digunakan dengan baik oleh User untuk kepentingan pencatatan atau Akuntansi. Berkaitan dengan penggunaan perangkat Sistim Aplikasi Induk Dana Pensiun (DP LINK) , Bagian Teknologi Informasi memberikan fasilitas untuk pemasukan (input) data oleh semua User, melalui Terminal PC atau workstation yang ada pada masingmasing User.
31
Bagian Teknologi Informasi menjalankan dan menggunakan Server PC untuk menampung semua masukan (input) data oleh User, dan selanjutnya melakukan pengolahan dan pemrosesan data masukan tersebut, sesuai dengan kebutuhan masing-masing User, berdasarkan aplikasi yang telah deprogram dan ditetapkan didalam masing-masing Modul. Pada akhir hari atau pada saat dibutuhkan, Bagian Teknologi Informasi membuat printout atau pencetakan hasil pengolahan dan pemrosesan data, baik untuk keperluan rekonsiliasi dan pencocokan kebenarannya, maupun untuk keperluan pelaporan dan dokumentasi. Bagian Teknologi Informasi terdiri dari Seksi Tata kelola Sistim (System Administrator), yang
bertanggungjawab
terhadap pengelolaan dan kelancaran penggunaan perangkat Sistim Teknologi Informasi secara keseluruhan, dan Seksi Pelayanan User, yang bertanggungjawab terhadap pengaturan hubungan dan pemberian pelayanan penggunaan Sistim Teknologi Informasi bagi semua User atau pengguna. Secara umum, sebagai Unit Organisasi dalam Sistim Akuntansi, Fungsi support Bagian Teknologi Informasi menjalankan kegiatan :
Menghidupkan dan mematikan sistim komputer
Menjaga dan memelihara kelangsungan operasional Sistim Komputer
Mengorganisir jalannya proses Sistim Akuntansi pada Sistim Komputer
Memproduksi, menyiapkan informasi dan laporan yang dihasilkan oleh proses Sistim Komputer
Memelihara dan menyimpan file-file Komputer, membuat back up files, baik dalam bentuk disket, CD, flashdisk, maupun dalam storage system Komputer lainnya.
Memberikan bantuan dan kerjasama pada pengguna sistim Komputer
Memonitor dan mencatat serta menindaklanjuti gangguan/breakdown pada penggunaan Sistim Aplikasi Induk DP LINK
Memelihara dan mengembangkan modul-modul
Sistim Aplikasi Induk DP
LINK.
Meproduksi, memelihara dikumentasi dan penyimpanan file printout komputer
32
Menyimpan/memelihara semua dokumen transaksi yang berkaitan dengan kepentingan Bagian/Unit Kerjanya.
3. Fungsi User (Pemakai) Sistim Teknologi Informasi untuk Akuntansi Semua Bagian dan Unit Kerja Dana Pensiun yang bertindak dan berfungsi sebagai User Sistim Teknologi Informasi (media Komputer) untuk Sistim Akuntansi, bertanggungjawab atas penyiapan dan kebenaran serta kelangsungan pemasukan (input) data transaksi keuangan dari Bagiannya masing-masing, menggunakan Terminal PC yang ada pada masing-masing Bagian dan Unit Kerja. Kebenaran pemasukan data dilakukan dengan mematuhi penerapan prosedur Maker – Checker – Signer, dan semuanya dilakukan oleh pejabat dan petugas yang ditetapkan berdasarkan penetapan User ID dan Password secara individuil. Pemasukan atau input data transaksi harus ditunjang dengan dokumen transaksi yang lengkap, dan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam masingmasing Modul. Rekap dari seluruh data yang di input kedalam Sistim harus dibuat, dan dicocokan dengan hasil pengolahan atau pemrosesan data yang dibuat oleh Bagian Teknologi Informasi. Kegiatan yang dilakukan oleh Bagian dan Unit Kerja sebagai User pada Sistim Komputer dalam penerapan Sistim Akuntansi adalah
Menyiapkan dan melengkapi semua dokumen pendukung transaksi.
Memberikan persetujuan dan otorisasi pada dokumen pendukung transaksi.
Memerika dan meyakini kelengkapan dan kebenaran semua data transaksi yang akan di posting kedalam Sistim Akuntansi melalui penerapan MCS.
Melakukan posting transaksi dengan input data transaksi pada sistim Komputer
Membuat Rekap dari semua transaksi yang di posting.
Melakukan rekonsiliasi dan pemeriksaan serta pencocokan atas Rekap Transaksi dengan hasil proses Komputer
Menindaklanjuti semua transaksi yang telah di posting, baik yang berkaitan dengan pihak lain, maupun secara internal untuk kepentingan Bagian atau Unit Kerjanya.
Menyimpan/memelihara semua dokumen transaksi yang berkaitan dengan kepentingan Bagian/Unit Kerjanya.
33
4. Fungsi Akuntansi dan Administrasi Keuangan Disamping bertindak dan bertanggungjawab sebagai User dalam hal penyiapan dan pemasukan data transaksi keuangan pada Bagian Akuntansi seperti halnya Bagian yang lain, Bagian Akuntansi juga bertindak dan bertanggungjawab sebagai pengelola dan penyelenggara Sistim Akuntansi secara keseluruhan. Dalam kedudukannya sebagai pelaksana dan penanggunjawab Sistim Akuntansi dan Administrasi Keuangan Dana Pensiun, Bagian Akuntansi menggunakan fasilitas media Teknologi (Komputer) untuk menyelenggarakan pemrosesan data masukan transaksi dari masing-masing Bagian, untuk diolah dan dikelola sebagai informasi keuangan Dana Pensiun, dan menyiapkan informasi keuangan tersebut dalam bentuk Laporan Keuangan Dana Pensiun sesuai dengan kaidah-kaidah Akuntansi Dana Pensiun yang ditetapkan. Sebagai salah satu User Sistim Komputer dalam penerapan Sistim Akuntansi, Bagian Akuntansi menjalankan kegiatan yang sama dengan Bagian atau Unit Kerja lainnya, yakni :
Menyiapkan dan melengkapi semua dokumen pendukung transaksi.
Memberikan persetujuan dan otorisasi pada dokumen pendukung transaksi.
Memerika dan meyakini kelengkapan dan kebenaran semua data transaksi yang akan di posting kedalam Sistim Akuntansi melalui penerapan MCS.
Melakukan posting transaksi dengan input data transaksi pada sistim Komputer
Membuat Rekap dari semua transaksi yang di posting.
Melakukan rekonsiliasi dan pemeriksaan serta pencocokan atas Rekap Transaksi dengan hasil proses Komputer
Menindaklanjuti semua transaksi yang telah di posting, baik yang berkaitan dengan pihak lain, maupun secara internal untuk kepentingan Bagian atau Unit Kerjanya.
Menyimpan/memelihara semua dokumen transaksi yang berkaitan dengan kepentingan Bagian/Unit Kerjanya.
Lebih lanjut, sebagai penaanggungjawab pelaksanaan operasionil Sistim Akuntansi, rincian fungsi dan kegiatan Bagian Akuntansi adalah :
Memelihara serta mengembangkan Pedoman Operasionil Sistim Akuntansi
Memelihara integritas dan kesinambungan Sistim Akuntasi.
Memelihara serta mengembangkan Chart of Accounts 34
Melakukan rekonsiliasi dan pemeriksaan serta pencocokan atas semua posting transaksi dengan hasil proses Komputer dan memberitahukan/menindaklanjuti hasil rekonsiliasi dan pencocokan transaksi dengan Bagian yang bersangkutan.
Memelihara dokumen hubungan rekening Bank.
Mendapatkan angka sisa saldo rekening pada Bank
Melakukan rekonsilisasi rekening Bank
Memberitahukan sisa saldo pada Bank kepada Bidang/Bagian Investasi
Menyiapkan dan membuat serta mengirimkan Laporan Keuangan sesuai dengan jenis dan jadwal yang ditetapkan dalam ketentuan yang berlaku.
Menyiapkan dan membuat Laporan Informasi Manajemen bagi Pengurus sesuai jenis dan jadwal yang ditentukan oleh Pengurus.
4. Fungsi Rekonsiliasi dan Pengawasan Untuk menjamin kebenaran dari semua proses pengolahan data dan informasi, setiap saat, sesuai dengan keperluannya, harus dilakukan pencocokan dan rekonsiliasi antara rekap dan kompilasi masukan data dan hasil pemrosesannya. Dalam beberapa hal, rekonsilisasi tersebut secara otomatis akan dilakukan oleh Sistim, khususnya yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Namun demikian, rekonsiliasi dan pencocokan secara manual tetap harus dilakukan, dan menjadi tanggungjawab dari Bagian Akuntansi. Disamping itu, penerapan Fungsi Pengawasan Intern oleh Manajemen Dana Pensiun mutlak harus dilaksanakan secara terus menerus terhadap penyelenggaraan Sistim Akuntansi Dana Pensiun. Setiap saat Fungsi Pengwasan Intern harus dapat melakukan pencegahan, deteksi, dan memberikan rekomendasi perbaikan terhadap penyimpangan dan kesalahan yang terjadi. Penyelenggaraan Fungsi Pengawasan Intern dijalankan oleh Satuan Pengawasan Intern atas nama Manajemen/Pengurus. 5. Prosedur dan Tata kerja Operasionil Mengingat luas dan banyaknya jenis dan variasi data dan informasi yang diproses dalam penyelenggaraan Sistim Akuntansi, prosedur dan tata kerja operasionil penerapan Sistim Akuntansi pada masing-masing Modul dirinci dan ditetapkan didalam Pedoman Operasionil untuk masing-masing Bagian dan Unit Kerja User,
35
serta Pedoman Operasionil Bagian Akuntansi dan Pedoman Operasionil Bagian Teknologi Informasi. Semua Pedoman Operasionil di semua Bagian tersebut disusun dan ditetapkan berdasarkan Pedoman/Kebijakan Tata Kelola yang ditetapkan sebagai Bagian tak terpisahkan dari Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik. Semua jajaran Dana Pensiun pada semua Bagian dan Unit Kerja harus benar-benar mematuhi ketentuan dalam Pedoman Operasionil tersebut dengan sebaik-baiknya. X. KETEPATAN WAKTU DALAM PENERAPAN SISTIM AKUNTANSI Ketepatan waktu dalam Penerapan dan pelaksanaan kegiatan Sistim Akuntansi sangat besar artinya bagi tata kelola Dana Pensiun. Disatu sisi, semua perubahan atas kekayaan, kewajiban, pendapatan dan pengeluaran Dana Pensiun harus dapat dicatat dan dinyatakan seketika pada saat terjadinya, sehingga keadaan dan posisi dari jumlah kekayaan, kewajiban, pendapatan dan pengeluaran/biaya dapat mencerminkan keadaan terakhir secara benar. Dengan pelaksanaan kegiatan Sistim Akuntansi yang selalu tepat waktu, prinsip akurasi dan transparansi dalam penyusunan dan pernyataan Laporan Keuangan Dana Pensiun akan dapat terpelihara. Secara khusus, penyelesaian Laporan Keuangan (termasuk Laporan Aktiva Bersih) Dana Pensiun sangat berkaitan dengan perhitungan dan penetapan Rasio Kecukupan Dana, yang mencerminkan perbandingan antara Kewajiban Aktuaria dan Kekayaan Dana Pensiun. Disisi yang lain, ketepatan waktu pencatatan semua perubahan tersebut juga mutlak diperlukan guna menghindari timbulnya berbagai risiko dan kerugian yang tidak diharapkan. Kegiatan atau perikatan yang menjadi dasar dari timbulnya transaksi seringkali didasarkan kepada batasan dan perhitungan jangka waktu tertentu, yang berkaitan dengan nilai dari nominal transaksi, perhitungan bunga, sewa, dan sebagainya. Dengan demikian, kelambatan atau ketidaktepatan waktu pencatatan dan pemrosesan transaksi dapat menimbulkan kesalahan atau perubahan perhitungan finansial, karena terjadinya perubahan selama penundaan atau keterlambatan pencatatan.
36
Disamping itu, ketidak tertiban waktu pencatatan dan pemrosesan transaksi juga dapat memberikan peluang untuk terjadinya penyalahgunaan atau penyimpangan yang tidak diharapkan. Berbagai niat dan tindakan manipulasi atau penyimpangan lainnya akan dengan mudah dapat dilakukan, apabila Dana Pensiun tidak melakukan pencatatan dan pemrosesan transaksi tepat pada waktunya. Lebih lanjut, ketidaktepatan pencatatan dan pemrosesan transaksi dalam Sistim Akuntansi Dana Pensiun juga sangat berpengaruh kepada nama baik, goodwill, dan hubungan baik Dana Pensiun dengan berbagai pihak. Sehubungan dengan itu, setiap aspek yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Sistim Akuntansi Dana Pensiun harus dipelihara dan dilaksanakan dengan benar-benar memperhatikan faktor waktu, agar supaya benar-benar dapat memenuhi kebutuhan Dana Pensiun secara baik. Ketepatan waktu tersebut berkaitan erat dengan
Komitmen, kesiapan dan kompetensi dari semua jajaran Dana Pensiun
Kesiapan dan kelengkapan sarana dan media yang digunakan dalam Sistim Akuntansi
Kesiapan dan kelengkapan Sistim, Metoda, dan pedoman pelaksanaan Sistim Akuntansi
Hubngan baik, kerjasama, dan kordinasi antara berbagai pihak, baik internal maupun eksternal. XI. KODE REKENING DAN DEFINISI REKENING
Guna memenuhi standar Kejelasan, Kebenara, Ketepatan, dan Kesinambungan, Sistim Akuntansi Dana Pensiun diselenggarakan dengan penggunaan dan penerapan Daftar Kode Rekening (Chart of Account) yang baku dengan Definisi Rekening (Account Definition) yang jelas. Daftar Kode Rekening juga disesuaikan dengan keperluan penyusunan Laporan Keuangan Dana Pensiun yang ditetapkan dengan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan Departemen Keuangan RI. No. KEP. 2959/LK/1995 tanggal 23 Mei 1995, beserta perubahannya. Lebih lanjut, penyusunan Daftar Kode Rekening dan Definisi Rekening didasarkan kepada beberapa kebijakan dan pertimbangan, sebagai berikut : 37
1. Prinsip-prinsip Kode Rekening
Cakupan Penggunaan Daftar Kode Rekening Kode Rekening harus dapat mencakup dan mewakili semua Rekening Buku Besar yang ada dan diperlukan dalam pencatatan seluruh Kewajiban, Kekayaan, Pendapatan dan Biaya Dana Pensiun
Kesederhanaan Kode Rekening pada prinsipnya disusun dan ditetapkan dengan sederhana, dengan jumlah Rekening yang memadai, sesuai dengan kebutuhan yang ada. Kode Rekening ditetapkan dalam bentuk angka (nomor) yang berurutan, sehingga memudahkan penggunaannya.
Fleksibilitas Kode Rekening disusun dan ditetapkan secara fleksibel, dalam arti setiap saat dapat disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga dimungkinkan untuk dilakukan perubahan dan penambahan atau penyisipan serta pengurangan Rekening, tanpa harus mengganti Daftar Kode Rekening secara keseluruhan.
Efektifitas dan efisiensi Penggunaan jumlah angka (digit) untuk masing-masing Rekening akan berdampak pada kecepatan pemrosesannya, baik secara manual maupun dengan penggunaan Teknologi Informasi. Disamping itu, penggunaan jumlah angka (digit) kode Rekening yang terlalu banyak juga akan menyulitkan dilakukannya pengawasan dan rekonsiliasi. Pada prinsipnya penggunaan jumlah angka (digit) yang mewakili masingmasing Rekening harus secara efektif dapat mewakili semua Rekening yang ada beserta rinciannya, namun dengan pembatasan jumlah nomor (digit) yang sedikit mungkin, untuk efisiensi.
2. Penggunaan Angka Kode Rekening Sebagai sebuah lembaga keuangan atau Badan Usaha dengan kegiatan tunggal Penyelenggaraan Program Pensiun, jenis kegiatan yang dilaksanakan tidak terlalu luas, dan untuk itu, penggunaan rekening yang mewakili unsur-unsur kewajiban, kekayaan, dan pendapatan serta pengeluaran/biaya, juga relatif terbatas. Hal tersebut juga nampak pada jumlah Pos-pos Buku Besar yang ada dan ditetapkan didalam ketentuan tentang pembuatan Laporan Keuangan, sesuai
Keputusan
38
Direktur Jenderal Lembaga Keuangan Departemen Keuangan RI. No. KEP. 2959/LK/1995 tanggal 23 Mei 1995 Sistim Nomer Kode Rekening Dana Pensiun menggunakan 9 (sembilan) angka (digit), dengan penggunaan sebagai berikut : o 1 (satu) angka (digit) pertama : 1 sampai dengan 9 : Untuk Pos-pos Neraca dan Rugi Laba o 1 (satu) angka (digit) kedua
: 1 sampai dengan 9 :
Untuk Rekening Buku Besar o 2 (dua) angka (digit ketiga
: 01 sampai dengan 99
Untuk Rekening Sub Buku Besar o 5 (lima) angka (digit) keempat : 00001 sampai dengan 99999 Untuk Nomer Folio Rekening Sub Buku Besar. Penggunaan 5 (lima) angka (digit) terakhir untuk Nomer Folio Rekening Sub Buku Besar ditentukan bagi masing-masing bidang kegiatan, sesuai keperluannya. Sebagai contoh, kegiatan Investasi mungkin memerlukan 1 (satu) atau 2 (dua) angka (digit) pertama dari Nomer Folio Sub Rekening Buku Besar untuk menyatakan golongan Bank (Bank Pemerintah, Bank Swasta, Bank Asing, dsb), dan sisanya untuk menyatakan nama Bank tertentu, dan seterusnya. Pengaturan dan penggunaan 5 (lima) angka (digit) terakhir tersebut selanjutnya ditetapkan didalam Pedoman Operasionil (SOP) untuk masing-masing Bagian atau kegiatan. 3. Daftar Kode Rekening Daftar Kode Rekening Sistim Akuntansi Dana Pensiun samapi dengan Sub Rekening Buku Besar adalah sebagai dibawah ini. Daftar Kode Rekening selengkapnya, yang disertai dengan Definisi Rekening (Account Definition) dilampirkan pada Pedoman Operasionil (SOP) kegiatan Bagian Akuntansi dan kegiatan Bagian-bagian lainnya.
NOMOR REKENING Neraca 1.0.00
REKENING BUKU BESAR
B. Besar Sub. B. B 1.1.00 1.1.01
AKTIVA INVESTASI Deposito On Call 39
1.1.02 1.1.03 1.1.04 1.1.05 1.1.06 1.1.07 1.1.08 1.1.09 1.1.10 1.1.11 1.1.12 1.1.13 1.1.14 1.1.15 1.1.99 1.2.00 1.2.01 1.2.02 1.2.03 1.2.04 1.2.05 1.2.06 1.2.07 1.2.08 1.2.09 1.2.10 1.2.11 1.2.12 1.2.13 1.2.14 1.2.99 1.3.00 1.3.01 1.3.02 1.3.03 1.3.04 1.3.05 1.3.06 1.3.07 1.3.09 1.4.00 1.4.01 1.4.02
Deposito Berjangka Sertifikat Deposito Sertifikat Bank Indonesia (SBI) Saham Obligasi Unit Penyertaan Reksadana Surat Berharga Pemerintah Unit Penyertaan Investasi Kolektif Penempatan Langsung Surat Pengakuan Utang Tanah Bangunan Tanah dan Bangunan Akumulasi Penyusutan Bangunan Investasi Lainnya SELISIH PENILAIAN INVESTASI SPI Deposito On Call SPI Deposito Berjangka SPI Sertifikat Deposito SPI Sertifikat Bank Indonesia SPI Saham SPI Obligasi SPI Unit Penyertaan Reksadana SPI Surat Berharga Pemerintah SPI Unit Penyertaan Investasi Kolektif SPI Penempatan Langsung SPI Surat Pengakuan Utang SPI Tanah SPI Bangunan SPI Tanah dan Bangunan SPI Investasi Lainnya AKTIVA LANCAR DILUAR INVESTASI Kas Bank Piutang Iuran Normal Piutang Iuran Tambahan Piutang Bunga Keterlambatan Iuran Beban Dibayar Dimuka Piutang Investasi Piutang Hasil Investasi Piutang Lainnya AKTIVA OPERASIONAL Tanah dan Bangunan Kendaraan 40
1.4.03 1.4.04 1.4.05 1.4.06 1.5.00 1.5.01 2.0.00
2.1.00 2.1.01 2.1.02 2.1.03 2.1.04 2.2.00 2.2.01 2.2.01 2.2.09 2.3.00 2.3.01 2.3.02 2.3.03 2.3.04 2.3.09
3.0.00
3.1.00 3.1.01 3.1.02 3.1.03 3.1.04 3.1.05 3.1.06 3.1.07 3.1.99 3.2.00 3.2.01 3.2.02 3.2.03 3.2.04 3.2.99 3.3.00 3.3.01 3.3.02 3.3.03
Perangkat Komputer Peralatan Kantor Aktiva Operasional Lain Akumulasi Penyusutan Aktiva Operasionil AKTIVA LAIN-LAIN Aktiva Lain-Lain KEWAJIBAN KEWAJIBAN AKTUARIA Valuasi Aktuaria Penyesuaian Valuasi Aktuaria Kewajiban Aktuaria – Iuran Normal Kewajiban Aktuaria – Pembayaran Manfaat Pensiun SELISIH KEWAJIBAN AKTUARIA SKA - Awal Tahun SKA - Kenaikan (Penurunan) Aktiva Bersih SKA – Penyesuaian Valuasi Aktuaria KEWAJIBAN DILUAR KEW. AKTUARIA Utang Manfaat Pensiun Jatuh Tempo Utang Investasi Pendapatan Diterima Dimuka Beban Yang Masih Harus Dibayar Kewajiban Diluar Kewajiban Aktuaria Lainnya PENDAPATAN INVESTASI BUNGA Bunga Deposito On Call Bunga Deposito Berjangka Bunga Sertifikat Deposito Bunga Sertifikat Bank Indonesia Bunga Obligasi Bunga Surat Berharga Pemerintah Bunga Surat Pengakuan Utang Bunga Investasi Lainnya DEVIDEN Deviden Saham Bursa Deviden Unit Penyertaan Reksadana Deviden Unit Penyertaan Investasi Kolektif Deviden Penempatan Langsung Deviden Investasi Lainnya PENDAPATAN SEWA Pendapatan Sewa Tanah Pendapatan Sewa Tanah BOT Pendapatan Sewa Bangunan 41
3.3.04 3.3.09 3.4.00 3.4.01 3.4.02 3.4.03 3.4.04 3.4.05 3.4.06 3.4.07 3.4.08 3.4.09 3.4.10 3.4.11 3.4.12 3.4.13 3.4.99 3.5.00 3.5.01 4.0.00
4.1.00 4.1.01 4.1.09 4.2.00 4.2.01 4.2.02 4.2.03 4.2.04 4.2.05 4.2.06 4.2.07 4.2.09 4.3.00 4.3.01 4.3.02 4.4.00 4.4.01 4.4.09 4.5.00 4.5.01 4.5.02 4.5.03
Pendapatan Sewa Tanah & Bangunan Pendapatan Sewa Lainnya LABA (RUGI) PELEPASAN INVESTASI Laba (Rugi) Pelepasan Deposito On Call Laba (Rugi) Pelepasan Deposito Berjangka Laba (Rugi) Pelepasan Sertifikat Deposito Laba (Rugi) Pelepasan Surat Berharga Indonesia Laba (Rugi) Pelepasan Saham Laba (Rugi) Pelepasan Obligasi Laba (Rugi) Pelepasan Unit Penyertaan Reksadana Laba (Rugi) Pelepasan Surat Berharga Pemerintah Laba (Rugi) Pelepasan Unit Penyertaan Inv. Kolektif Laba (Rugi) Pelepasan Penempatan Langsung Laba (Rugi) Pelepasan Tanah Laba (Rugi) Pelepasan Bangunan Laba (Rugi) Pelepasan Tanah dan Bangunan Laba (Rugi) Pelepasan Investasi Lainnya PENDAPATAN INVESTASI LAIN Pendapatan Investasi Lainnya BEBAN INVESTASI BEBAN TRANSAKSI Beban Penyimpanan Surat Berharga Beban Transaksi Lainnya BEBAN PEMELIHARAAN TANAH & BANG. Beban Pemeliharaa dan Perbaikan Beban Listrik, Air dan Telepon Beban Pajak Bumi Bangunan Beban Sewa Tanah Beban Asuransi Bangunan Beban IMB / HGB Beban Pembuatan Sertifikat Beban Pemeliharaan Tanah & Bangunan Lainnya BEBAN PENYUSUTAN TANAH & BANGUNAN Beban Penyusutan Investasi Bangunan Beban Penyusutan Investasi Tanah dan Bangunan BEBAN MANAJER INVESTASI Beban Management Fee Beban Manajer Investasi Lainnya BEBAN INVESTASI LAIN Beban Appraisal Investasi Beban Pajak Penghasilan Final Beban Pajak Bunga Deposito 42
4.5.09 5.0.00
5.1.00 5.1.01 5.1.02 5.1.03 5.1.04 5.1.05 5.1.09 5.2.00 5.2.01 5.2.02 5.2.09 5.3.00 5.3.01 5.3.02 5.3.03 5.3.09 5.4.00 5.4.01 5.4.02 5.4.03 5.4.09 5.5.00 5.5.01 5.5.09 5.6.00 5.6.01
6.0.00
6.1.00 6.1.01 6.2.00 6.2.01 6.2.02 6.2.03 6.2.04 6.2.05 6.3.00 6.3.01 6.3.02 6.4.00 6.4.01
Beban Investasi Lain Lainnya BEBAN OPERASIONAL GAJI PEGAWAI, DIREKSI & D. PENGAWAS Gaji Direksi Gaji Dewan Pengawas Gaji Pegawai Tetap Gaji Badan Audit Gaji Pegawai Kontrak/Honorer Beban Gaji Lainnya BEBAN KANTOR Beban Umum Beban Administrasi Beban Kantor Lainnya BEBAN PEMELIHARAAN Beban Pemeliharaan Kendaraan Kantor Beban Pemeliharaan Peralatan Komputer Beban Pemeliharaan Peralatan Kantor Beban Pemeliharaan Aktiva Operasional Lainnya BEBAN PENYUSUTAN Beban Penyusutan Kendaraan Kantor Beban Penyusutan Peralatan Komputer Beban Penyusutan Peralatan Kantor Beban Penyusutan Aktiva Operasional Lain BEBAN JASA PIHAK KETIGA Beban Jasa Profesional Beban Jasa Lainnya BEBAN OPERASIONAL LAIN Beban Operasional Lainnya PENDAPATAN DAN BEBAN LAIN BUNGA KETERLAMBATAN IURAN Bunga Keterlambatan Iuran LABA (RUGI) PENJUALAN AKTIVA OPS. Laba (Rugi ) Penjualan Tanah dan Bangunan Laba (Rugi) Penjualan Kendaraan Kantor Laba (Rugi) Penjualan Peralatan Komputer Laba (Rugi) Penjualan Peralatan Kantor Laba (Rugi) Penjualan Aktiva Operasional Lain LABA (RUGI) PENJUALAN AKTIVA LAIN Laba Penjualan Aktiva Lain-Lain (Rugi) Penjualan Aktiva Lain-Lain PENDAPATAN LAIN DILUAR INVESTASI Pendapatan Jasa Giro 43
6.4.99 6.5.00 6.5.01 7.0.00
7.1.00 7.1.01
Pendapatan Lainnya BEBAN LAIN DILUAR INVESTASI Beban Lain Diluar Investasi PAJAK PAJAK PENGHASILAN Pajak Penghasilan
XII. DOKUMENTASI SISTIM AKUNTANSI Sebagai sebuah kegiatan yang bersifat terus menerus dan melibatkan jangka waktu yang panjang, dokumentasi Sistim Akuntansi merupakan aspek yang sangat penting. Disamping itu, dikumentasi yang lengkap dan terpelihara dengan baik juga sangat diperlukan, karena setiap saat pernyataan tentang keadaan serta perubahan dan perkembangan kakayaan, kewajiban, pendaparan dan biaya Dana Pensiun harus ditunjang dengan adanya bukti-bukti dan dokumen yang lengkap dan benar. Sehubungan dengan itu, setiap transaksi yang terjadi harus dilengkapi dengan dokumen penunjang yang cukup dan benar. Menurut fungsi dan sumber serta tujuan dari penggunaannya, sesuai dengan urutan penyelesaian dan proses penangannnya, dokumen akuntansi berupa : 1. Dokumen yang menjadi dasar atau alasan dari timbulnya transaksi Dokumen ini berupa bukti-bukti tertulis tentang latar belakang tumbulnya transaksi yang harus dicatat dan dibukukan dalam akuntansi Dapat berupa :
Kontrak Jual Beli, Perjanjian Sewa
Order, Surat Pesanan
Surat Perintah Kerja
Nota Dinas, Perintah Pembukuan
Nota Perhitungan.
Dsb.
2. Dokumen otorisasi atau persetujuan transaksi Dokumen ini memuat tandatangan, persetujuan serta valisasi atas transaksi tertentu, sesuai dengan ketentuan kewenangan yang ada. 3. Dokumen instrumen bukti penerimaan atau pembayaran, hutang/piutang. Dokumen ini berupa instrumen legal yang digunakan sebagai bukti penerimaan atau pembayaran, dan sering disebut dengan bukti kas, terdiri dari antara lain : 44
Kwitansi
Tanda setoran
Cek, Bilyet Giro
Aksep, Promes
Nota debet/nota kredit
4. Dokumen pelaksanaan transaksi Berupa dokumen yang digunakan untuk pelaksanaan pencatatan data transaksi (vouchers pembukuan) 5. Dokumen tindak lanjut Dokumen yang merupakan bukti, bahwa transaksi yang bersangkutan telah dicatat dan dibukukan, dan pemberitahukan pencatatan transaksi tersebut kepada pihakpihak yang terkait. Berupa : laporan, nota debet/kredit nota, dsb. 6. Dokumen output pembukuan Dokumen ini pada hakekatnya berupa kompilasi dari pelaksanaan pencatatan transaksi selama jangka waktu tertentu, baik yang secara otomatis dihasilkan oleh sistim komputer maupun yang dibuat secara manual
Printout komputer
Jurnal Harian,
Buku Besar,
Daftar Mutasi Kas,
Neraca, Daftar rugi/laba, dan bentuk-bentuk Laporan Keuangan Lainnya
Dsb.)
Keseluruhan dokumen tersebut diatas satu sama lain harus menunjukkan konsistensi dan kesinambungan hubungan yang jelas, dan menggambarkan alur hubungan yang setiap saat dapat dibuktikan dengan baik. Untuk maksud tersebut, setiap dokumen harus memuat tanggal dan nomer serta catatan lainnya yang saling berhubungan, baik dengan dokumen tahap sebelumnya maupun dokumen tahap sesudahnya. Dengan demikian, keseluruhan dokumen akan dapat menggambarkan adanya sebuah proses penyelesaian pencatatan yang teratur dan tertib. Seluruh dokumentasi Akuntansi harus selalu dapat diyakini kelengkapannya, dan ditatakerjakan serta dikirimkan/digunakan serta disimpan dengan sebaik-baiknya oleh semua pihak dan jajaran Dana Pensiun yang bersangkutan. 45
XIII. KEWENANGAN, KEWAJIBAN DAN TANGGUNGJAWAB 1. Pengurus : Mengingat pentingnya Akuntasi bagi kelangsungan dan kelancaran serta keamanan pengelolaan Dana Pensiun, dan peranannya sebagai sarana penerapan pencatatan dari semua kekayaan,kewajiban, pendapatan dan biaya Dana Pensiun, Pengurus merupakan Organ Dana Pensiun yang bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap penetapan dan penerapan Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi. Pengurus setiap saat harus selalu menjamin terlaksananya pencatatan dan akuntansi yang baik, terbuka, berkesinambungan, yang secara tepat, jelas dan terbuka menggambarkan keadaan kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya Dana Pensiun beserta setiap perubahan dan perkembangannya. Keamanan Dana yang terhimpun serta pengembangannya, serta kelancaran dan keakuratan pembayaran dan penerimaan dana merupakan dua hal yang sebenarnya menjadi inti dari keberhasilan kegiatan pengelolaan Dana Pensiun. Kedua hal tersebut dapat dan harus dilaksanakan dengan penerapan pencatatan melalui Sistim Akuntansi yang baik dan baku. Sehubungan dengan itu, penetapan fungsi dan kegiatan dalam Struktur Organisasi Dana Pensiun, pemberian tugas dan tanggungjawab serta wewenang kepada masingmasing fungsi dan individu Pekerja Dana Pensiun dalam hal pencatatan dan Akuntansi harus selalu didasarkan kepada dua hal tersebut. 2. Direktur Bidang Lebih lanjut, tanggung jawab pelaksanaan penerapan Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi Dana Pensiun pada hakekatnya berada pada semua tingkat pada masingmasing bidang kegiatan, dengan kordinasi dan pembinaan oleh Direktur Bidang masing-masing. Dalam kedudukannya sebagai penanggungjawab pelaksanaan penerapan Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi, masing-masing Direktur Bidang wajib :
Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan Pedoman / Kebijakan dan Prosedur serta Pedoman Operasionil pada masing-masing Bidang, yang pada dasarnya harus selalu menempatkan faktor keamanan dana dan pengembangannya secara maksimal. Untuk itu harus diyakini, bahwa semua aktifitas yang berkaitan dengan perubahan kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya dapat dan telah dinyatakan dengan tepat, jelas dan terbuka dalam Sistim Akuntansi. 46
Memberikan persetujuan (otorisasi) dan validasi atas transaksi di Bidangnya, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
Melakukan review dan evaluasi serta melakukan revisi dan penyesuaian serta penyempurnaan butir-butir Pedoman / Kebijakan, Prosedur dan Pedoman Operasional pada masing-masing Bidang untuk selalu disesuaikan dan diselaraskan dengan Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi yang berkaitan.
Memberikan masukan kepada Pengurus dan/atau Direktur Bidang yang lain guna bahan penyempurnaan Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi serta Prosedur dan Pedoman Operasional Sistim Akuntansi.
3. Direktur Bidang Akuntansi. Secara khusus, Direktur Bidang Akuntansi bertanggungjawab untuk selalu mengawasi, memonitor dan melakukan evaluasi atas seluruh pelaksanaan kegiatan pencatatan dan Akuntansi, dan melakukan perbaikan serta penyesuaian Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi berkaitan dengan perubahan dan perkembangan yang selalu terjadi. Direktur Bidang Akuntansi secara khusus bertanggungjawab terhadap :
Konsistensi penerapan Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasionil Sistim Akuntansi
Mengkordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pencatatan dan Akuntansi secara menyeluruh.
Mengawasi penerapan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan dalam Perundangundangan, Peraturan Dana Pensiun, dan ketentuan peraturan lainnya, khususnya yang berkaitan dengan kegiatan pencatatan dan Akuntansi.
Memberikan persetujuan (otorisasi) dan validasi atas transaksi di Bidangnya, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
Mengawasi kelancaran pembuatan dan kebenaran semua laporan yang berkaitan dengan Sistim Akuntansi, baik untuk Manajemen Dana Pensiun, Pendiri, Regulator, Peserta, maupun pihak-pihak lainnya
Membina hubungan dan kerjasama dengan Pendiri (Pemberi Kerja) beserta semua Unit Kerjanya berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Akuntansi.
4. Manajer Bagian Akuntansi Bertanggungjawab terhadap semua pelaksanaan Operasional berkaitan dengan penerapan Sistim Akuntansi, sesuai dengan Prosedur dan Pedoman Operasional 47
Akuntansi yang telah ditetapkan. Mengkordinir
pelaksanaan
semua
kegiatan
operasional
pencatatan
dan
pemrosesan dalam Sistim Akuntansi, dan memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dan dibukukan dengan benar dan lengkap, sesuai dengan proses dan prosedur yang ditetapkan.
Memberikan persetujuan (otorisasi) dan validasi atas transaksi di Bidangnya, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
Meneliti dan memastikan kebenaran serta kelengkapan pencatatan atau posting transaksi (input) kedalam Sistim Akuntansi yang dilakukan oleh Bidangnya.
Bertanggungjawab terhadap kebenaran, keamanan dan ketertiban pengelolaan semua dokumen Sistim Akuntansi. Membina dan melakukan hubungan baik serta kordinasi dengan Unit Kerja Pendiri berkaitan dengan penerapan Sistim Akuntansi. Melakukan kordinasi dan membina hubungan baik dengan Regulator dan pihakpihak terkait lainnya sehubungan dengan masalah Akuntansi. Berkordinasi dengan para Manajer Bidang yang lain dan Pempinan Unit Kerja Dana Pensiun lainnya berkaitan dengan penerapan Sistim Akuntansi Menerbitkan, menyusun, menyiapkan, dan menyediakan semua Laporan Laporan Keuangan dan Laporan lainnya, yang dihasilkan oleh penerapan Sistim Akuntansi 5. Manajer Bagian Teknologi Informasi Bertanggungjawab terhadap semua pelaksanaan Operasional berkaitan dengan penerapan Sistim Teknologi Informasi untuk penerapan Sistim Akuntansi, sesuai dengan
Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasional Sistim Teknologi
Informasi dan Pedoman Kebijakan dan Pedoman Oprasionil Sistim Akuntansi yang telah ditetapkan. Mengkordinir pelaksanaan semua kegiatan operasional Sistim Komputer dalam penerapan Sistim
Akuntansi yang teritegrasi, dan memastikan bahwa semua
transaksi telah dicatat dan diproses oleh Sistim Komputer dengan benar dan lengkap, sesuai dengan proses dan prosedur yang ditetapkan.
Memberikan persetujuan (otorisasi) dan validasi atas transaksi di Bidangnya, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
Meneliti dan memastikan kebenaran serta kelengkapan pencatatan atau posting transaksi (input) kedalam Sistim Akuntansi yang dilakukan oleh Bidangnya. 48
Bertanggungjawab terhadap kebenaran, keamanan dan ketertiban pengelolaan semua dokumen Sitim Teknologi Informasi, yang berkaitan dengan penerapan Sistim Akuntansi. Membina dan melakukan hubungan baik serta kordinasi dengan Unit Kerja Pendiri berkaitan dengan masalah penerapan Sistim Teknologi Informasi dalam kegiatan penerapan Sistim Akuntansi. Melakukan kordinasi dan membina hubungan baik dengan Regulator dan pihakpihak terkait lainnya sehubungan dengan masalah Teknologi Informasi. Berkordinasi dengan para Manajer Bidang yang lain dan Pimpinan Unit Kerja Dana Pensiun lainnya, terutama Manajer Bagian Akuntansi 6. Manajer Bagian Lainnya
Bertanggungjawab terhadap kebenaran dan kelengkapan semua dikumen yang mendasari timbulnya transaksi atas kekayaan, kewajiban, pendapatan dan biaya.
Meneliti dan memastikan kebenaran serta kelengkapan pencatatan atau posting transaksi (input) kedalam Sistim Akuntansi yang dilakukan oleh Bidangnya.
Memberikan persetujuan (otorisasi) dan validasi atas transaksi di Bidangnya, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
Berkordinasi dengan Manajer Bidang Akuntansi dan Manajer Bidang yang lain berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan penerapan Sistim Akuntansi.
Memberikan masukan baik kepada Direktur Bidang yang bersangkutan, maupun kepada Manajer Akuntansi dan Manajer Satuan Pengawasan Intern tentang halhal yang berdampak pada pelaksanaan kegiatan pencatatan dan Akuntansi.
7. Manajer Satuan Pengawasan Intern Manajer Bidang Satuan Pengawasan Intern bertanggungjawab melakukan audit internal dengan selalu melakukan review dan evaluasi terhadap ketentuanketentuan penerapan prinsip-prinsip Sistim Akuntansi sebagai bagian dari review secara menyeluruh terhadap tingkat kecukupan serta kelengkapan Pedoman / Kebijakan dan Prosedur serta dokumen Buku Pedoman Operasionil Dana Pensiun. Mengawasi kepatuhan penerapan Pedoman / Kebijakan dan Prosedur serta Pedoman Bidang Akuntansi. Pengurus dan seluruh jajaran manajemen Dana Pensiun bertanggung jawab didalam memberikan dukungan kepada jajaran Satuan Pengawasan Intern untuk menindak-lanjuti hasil pelaksanaan pengawasan, yang berkaitan dengan kegiatan 49
Akuntansi. Apabila terjadi ketidak-laziman eksternal atau internal yang dinilai/dianggap dapat berdampak terhadap penetapan Pedoman / Kebijakan, Prosedur dan Pedoman Operasional Bidang Akuntansi, Manajer Satuan Pengawasan Intern bertanggung jawab untuk menyajikan hal-hal tersebut untuk mendapat perhatian Pengurus, melalui Direktur Utama. XIV. PENUTUP 1. Ketentuan tentang Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi yang diatur dan ditetapkan berlakunya oleh Pengurus ini menjadi dasar dan atau pedoman bagi seluruh Insan Dana Pensiun dan Pekerja dalam Unit Kerja Dana Pensiun dalam bersikap, berpikir dan bertindak melaksanakan tugas dan pekerjaannya. 2. Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi ini merupakan bagian tak terpisahkan dari Pedoman / Kebijakan Penerapan Tatakelola Yang Baik atau Good Pension Fund Governanve yang berlakunya ditetapkan oleh Pendiri. 3. Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi ini memuat Prinsip-Prinsip Pedoman / Kebijakan pelaksanaan kegiatan Akuntansi yang diterapkan di Dana Pensiun. Perincian pelaksanaan Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi ini lebih lanjut dituangkan dalam bentuk pedoman dan prosedur operasional yang ditetapkan dalam Buku Pedoman Operasional (BPO) Bidang Akuntansi. 4. Sejak berlakunya Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi ini maka seluruh Pedoman / Kebijakan, peraturan atau ketentuan yang bertentangan dengan prinsip-prinsip Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi ini akan diadakan penyesuaian. 5. Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi ini berlaku sejak berlakunya Pedoman / Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik oleh Pendiri. 6. Penerapan Pedoman / Kebijakan Sistim Akuntansi ini terlebih dulu diberitahukan dan disosialisasikan kepada semua Organ Dana Pensiun dan jajaran Dana Pensiun. Ditetapkan di Jakarta, ......................... DANA PENSIUN ABCD
50
PENGURUS
(Direktur Utama)
(Direktur)
(Direktur)
51
