2014, Brno Připravil: Ing. Vlastimil Vala, CSc., Ing. Jiří Leitner
Porady – cvičení Management
Vytvořeno s podporou projektu Průřezová inovace studijních programů Lesnické a dřevařské fakulty MENDELU v Brně (LDF) s ohledem na disciplíny společného základu reg. č. CZ.1.07/2.2.00/28.0021 za přispění finančních prostředků EU a státního rozpočtu České republiky
strana 2
Co to je porada podle slovníku spisovné češtiny? Porada je rozprava o řešení určitých otázek. (rozprava je diskuse, rozhovor, debata). . V managementu je to tedy řešení otázek managementu. http://www.az-dialog.cz/planovani-avedeni-porad
strana 3
Porady ?
http://www.az-dialog.cz/planovani-avedeni-porad
strana 4
Porada v managementu Porada je nástrojem managementu- její cíle jsou různé : jde řešení otázek, problémů, předávání informací, analyzování, rozhodování, kontrolování Porady jsou realizovány ve skupinách pracovníků, zpravidla na schůzce , kde se účastníci setkají, může to být dnes také prostřednictvím moderních komunikačních prostředků.
strana 5
Náplň cvičení • • • •
Proč porady Jak připravit poradu Jak vést poradu Jak zpracovat informace z porady
strana 6
Proč vést poradu • • • • •
Informovat Řešit problém Zpětná vazba, inovace Delegování úkolů Kontrola
strana 7
1. Část: Jak připravit poradu • Základním stavebním kamenem úspěšné porady je její pečlivá příprava. • První krok představuje rozhodnutí, je-li vůbec poradu třeba svolávat. • Pokud ano, je vhodné předem stanovit její cíle, vybrat účastníky a stanovit program
strana 8
Je vůbec schůzka nutná? • Dříve než vůbec svoláte své spolupracovníky a vyrušíte je při jejich práce, vždy nejdříve prozkoumejte důvody a nutnost svolání porady. • Muže se ukázat, že je porada zbytečná a že problémy se dají řešit rychleji a jiným způsobem.
strana 9
Čas jsou peníze • Hospodaření s časem hraj při přípravě porady rozhodující roli. • Váš čas a čas vašich spolupracovníků představují hodnoty, jimiž nebudete mrhat jen při cílevědomém a systematicky strukturovaném plánování
strana 10
Jak hospodařit s časem • Vyhněte se době kdy jste nejčastěji vyrušováni • Např. 10 – 12:00 hod • Případně 14 – 17:00 Hod
strana 11
Jak hospodařit s časem • Dodržujte 3 min. pravidlo • Zjistěte aby účastnící byly připraveni • Zahajujte porady ke konci pracovní doby • Respektujte pravidlo 60:20:20
strana 12
Jak hospodařit s časem • Pravidlo 60:20:20 – 60% - času věnujte naléhavým záležitostem – 20% času na variabilní program – 20% času rezervujte pro společné aktivity (přestávky, rozhovory, oběd)
strana 13
Jak hospodařit s časem • • • • • •
Stanovte přestávky (po 45 min.) Určete si čas k osobním rozhovorům Stanovte čas a délku porady Vše plánujte písemně Na termínech se předem dohodněte Zvolte správné místo
strana 14
Formulujte cíle • • • • •
Co chci sdělit Jakým způsobem to podám Čeho chci dosáhnout Pokud je cíl měřitelný, definujte jej. Podělte se o své vize a záměry
strana 15
Druhy porad • Formální – Předem připravené porady s programem
• Účelové – Porady svolané zpravidla s malým předstihem a bez pevného programu.
strana 16
Druhy porad • Řešitelské – Cílem těchto porad je vyřešení problému nebo produkce nových nápadů.
• Informační – Schůzky, jejichž účelem je informovat ostatní. Mohou to být třeba krátké ranní porady útvarů
strana 17
Kdo se má zúčastnit porady • Výběr účastníků porady vyžaduje pečlivé zkoumání, protože každý spolupracovník, který s tématem porady nemá nic společného, promarní cennou pracovní dobu a ještě může nakazit kolegy svým nezájmem.
strana 18
Je velikost skupin odpovídající • Produktivita porady a spokojenost účastníků jsou výrazně ovlivněny velikostí skupiny. • Zásadně platí: čím menší skupina tím lépe pro průběh porady.
strana 19
Program porady • Respektive plán porady představuje červenou nit každého zasedání • Umožňuje následně kontrolovat, jak porada dopadla.
strana 20
Program porady • Neplánujte příliš nabitý program porady. Vystavujete tak spolupracovníky časovému tlaku a přispíváte ke špatné náladě. • Důsledek může být neefektivní výsledek porady.
strana 21
Kontrola skutečností • Jsou všichni účastnici porady srozumění s: – Termínem, typem a naplní porady – podklady pro poradu potřebnými
strana 22
2. část: Jak vést poradu • Řízení průběhu porady klade na jejího moderátora různé nároky: – Musí umět řešit konflikty – Zvládat případné problematické účastníky – Aktivně zapojit do dění všechny přítomné spolupracovníky
strana 23
Jak vést poradu –úkoly moderátora • Bude-li porada efektivní, závisí rozhodujícím způsobem na komunikačních schopnostech a technikách moderátora porady. • Jeho práce je jako obtížné balancování na okraji propasti.
strana 24
Úkoly moderátora • Objasňuje účastníkům význam společného úkolu a zdůrazňuje své očekávání. • Krádce uvede body programu, vysvětluje stav věci a všechny účastníky informuje • Stará se o dodržování základní stanovené linie a dodržuje časový plán
strana 25
Úkoly moderátora – Oceňuje každý příspěvek do diskuze – Nikdy se nekompromituje – Zůstává nadstranický – Je stále věcný a uvolněný – Podporuje formulování stanovisek – Působí jako zprostředkovatel při konfliktech
strana 26
Konflikty jsou pozitivní • V každé situaci platí: v mezilidských vztazích jsou konflikty nevyhnutelné, protože každý má jiné hodnoty, osobní cíle, potřeby a vyjednávací možnosti. • Často jsme účastníků konfliktu svědky obranných reakcí, které směřují k tomu, aby se vyhnuli sporu. Vyhýbáním se však spor neodstraní.
strana 27
Konflikty jsou pozitivní • Pokud se problémy neřeší ofenzívně, dále narůstají pod povrchem, a jednoduše nezmizí. • Řešení problémů hned pročistí vzduch a umožní zdárné dokončení debaty • Z konfliktů a čelení jim se můžeme mnohému přiučit a získat si tím i úctu zbylých účastníků porady.
strana 28
Řešení konfliktů – úkol moderátora • Udržení debaty na věcné úrovni • Vyvarování se sklouznutí v debatě ke vztahové úrovni. • Vyhnutí se hodnocení, i když se jedná o žádost • Zachování si od problémů odstup
strana 29
Kdo se ptá, poradu řídí • Pomocí otázek můžete poradu cíleně řídit
strana 30
3. část: jak zpracovat poradu po jejím skončení • Po skončení porady je užitečné vyhotovit písemný zápis. • Správně připravený zápis by měl být stručný, přehledný a dobře strukturovaný.
strana 31
Zápis z porady • Záznam výsledků • Usnadnění zpětné kontroly • Poklad k přípravě příští porady
strana 32
Výběr zapisovatele • Při výběru zapisovatele je dobré dbát, aby nebyl náhodný, ale aby úkol dobrovolně přijal.
strana 33
Obsah zápisu • Téma porady • Projednané body a průběh porady • Všechny výsledky a plánovaná opatření • Body které zůstaly otevřené • Další postupy a termíny příštího sezení
strana 34
Které body nesmí v zápisu chybět • • • •
Rozdělení účastníků Místo, datum, čas a doba trvání Podnik, oddělení pracovní skupina Podpis zapisovatele a případně vedoucího porady
strana 35
Čemu je dobré se vyhnout • • • •
Heslům Hovorovým výrazům Dvojsmyslům Nepochopitelným výrazům
strana 36
Závěrem • Porady nemusí znamenat jen neplodně strávené dlouhé hodiny, spoustu vypité kávy, plné popelníky a úmorné nekonečné proslovy. • Mohou se naopak snadno stát ústředním bodem řešení pracovních problémů a místem kde mohou všichni projevit své názory.
strana 37
Praktické cvičení • Simulace porady • Příprava: 5min.
strana 38
Děkuji za pozornost
• Použitá literatura – Porady, Anita Bischof / Klaus Bischof, Grada, 2003, 112 s. ISBN 80-247-0407-2
