BIJLAGE Bijlage nr. 1
BIJZONDER BESTEK nr. CULT/DGC/2007-03 Consultancy voor de opmaak van een bestek voor de aankoop van een geïntegreerde softwarepakket voor de 22 gemeenschapscentra en de dienst Gemeenschapscentra in het kader van de hervorming van de gemeenschapscentra
OPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN
1
DEEL 1. 1.
VOORWERP VAN DE OPDRACHT
Het bestuurlijk kader en de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie
Via de grondwetsherziening van 1988 en de bijzondere wet van 12 januari 1989 (de Brusselwet) werd aan Brussel een definitief statuut toegekend. In dat kader moet de oprichting van drie instellingen met rechtspersoonlijkheid voor de gemeenschapsaangelegenheden gesitueerd worden. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is hier één van. Zij heeft dezelfde bevoegdheden als de andere inrichtende machten met betrekking tot cultuur, onderwijs en persoonsgebonden aangelegenheden en heeft tot taak een programmering uit te werken en uit te voeren voor de infrastructuur met betrekking tot deze aangelegenheden, de nodige instellingen op te richten, ze te beheren en te subsidiëren, aan de betrokken overheden aanbevelingen en adviezen te richten en initiatieven inzake culturele en persoonsgebonden aangelegenheden te nemen en aan te moedigen. Het uitvoerend orgaan van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, het College, wordt gevormd door 3 Collegeleden. Deze Collegeleden zijn de Nederlandstalige ministers en staatssecretaris van de Regering van het Brussels Gewest. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is een overheidsinstelling en derhalve kan men de essentie van haar opdracht formuleren in termen van wettelijke bepalingen: 1.
2.
de Vlaamse Gemeenschapscommissie is bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies (welzijn en gezondheid) binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. de Vlaamse Gemeenschapscommissie kan optreden als inrichtende macht binnen alle gemeenschapsaangelegenheden.
Om haar beleid voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren beschikt de Vlaamse Gemeenschapscommissie over een administratie alsook over operationale diensten en lokale instellingen . De dienst Gemeenschapscentra De dienst Gemeenschapscentra behoort tot de Directie Cultuur en werd in 1999 opgericht met de opdracht in te staan voor de subsidiëring en professionele ondersteuning van de gemeenschapscentra. Op de Collegevergadering van 19 juli ll. werd een nota goedgekeurd waarin - waarin de dienst of ‘unit’ Gemeenschapscentra verantwoordelijk wordt gesteld voor: - het opstellen van een regionaal beleidsplan; - het opmaken en opvolgen van de convenanten met de gemeenschapscentra; - het afsluiten van regionale partnerships; - de coördinatie van regionale programma's; - het inhoudelijke personeelsbeleid en de personeelsbewegingen; - de coördinatie van het infrastructuurbeleid (opportuniteit en opvolging eigenaarsonderhoud). 2
De 22 gemeenschapscentra Deze Nederlandstalige gemeenschapscentra zijn lokale instellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, verspreid over het Brussels Gewest, die samen het Cultuurcentrum Brussel vormen. Hun missie bestaat erin de leefkwaliteit van de stad te bevorderen. Ze hebben de volgende opdrachten: -
Communicatie, informatie en dienstverlening
-
Culturele productie, spreiding en uitstraling
-
Educatie en permanente vorming
-
Gemeenschapsvorming
Kenmerkend voor deze centra is hun verschil in schaal (de personeelsploeg varieert van 5 personeelsleden in de kleinste centra tot meer dan 30 in grootste). In 2005 liepen er in de Brusselse gemeenschapscentra 2 onderzoeken: een audit én een publieksonderzoek in functie van een noodzakelijk geachte hervorming. Op de Collegevergadering van 19 juli ll. werd een nota goedgekeurd waarin - in opvolging van de conclusies van beide onderzoeken – de concrete einddoelen voor de hervorming van de gemeenschapscentra zijn opgenomen : -
de gemeenschapscentra moeten nog sterkere ankerpunten worden mét het accent op een verbetering van het onthaal- en informatiebeleid;
-
de programmatie moet gebaseerd zijn op de omgevingsanalyse én méér vraaggestuurd ipv aanbodgestuurd;
-
het beheer van de centra wordt geprofessionaliseerd en gecentraliseerd; de lokale beheersvzw’s worden programmavzw’s;
-
de samenwerking tussen de gemeenschapscentra onderling en tussen de gemeenschapscentra en regionale culturele, onderwijs-, en welzijnspartners moet versterkt worden en resulteren in een bovenlokale programmatie én meer zichtbaarheid;
-
de aanpak van de beroepskrachten moet méér gericht worden op netwerking en ondersteuning van het vrijwilligerswerk;
-
het huidige vrijwilligersplatform van de gemeenschapscentra, Stad en Cultuur, moet omgevormd worden tot een platform voor beheerders én gebruikers.
Om deze hervorming te kunnen realiseren zal de Vlaamse Gemeenschapscommissie extra middelen vrijmaken voor de aanwerving van extra personeelsleden zowel voor het lokale als centrale niveau, voor aankoop van registratiesoftware, alsook voor de begeleiding van de opmaak van de omgevingsanalyses alsook voor de externe begeleiding van dit gehele hervormingsproces. Het hervormingsproces wordt aangestuurd door een projectgroep en 4 werkgroepen (personeel, infrastructuur, financiën en inhoud), waarin vertegenwoordigers van de gemeenschapscentra en het beleid zijn opgenomen.
3
2.
Voorwerp van de opdracht
Inhoud van de opdracht De opdracht omvat 1. Het opstellen van de technische en functionele aspecten van het bestek (de VGC staat enkel in voor het administratief en juridisch luik) 2. De beoordeling van kandidaat-leveranciers door uw firma i.s.m. de VGC 3. Begeleiding en evaluatie bij de implementatie van het product 4. Een voorstel van planning en werkwijze voor het geheel Meer gedetailleerd verwachten wij: a) voor het opstellen van de technische en functionele aspecten van het bestek. Op basis van een voorbereidende haalbaarheidsstudie in 2006 door een externe consultant wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie overgaan tot de aankoop van een geïntegreerd softwarepakket dat het beheer van de centra optimaliseert, het beheer van de activiteiten ondersteunt en instaat voor de registratie en rapportering van publiek en activiteiten. De resultaten van deze haalbaarheidsstudie moeten geactualiseerd worden en gedragen worden door de gemeenschapscentra. Ze dienen aangevuld te worden met de registratiegegevens die de Vlaamse Gemeenschap vereist en met de managementinformatie waarover de dienst Gemeenschapscentra dient te beschikken in haar vernieuwde rol. Het geheel moet omgezet worden in een bestek. De indiener stelt dit bestek voor aan de projectgroep, de administratie en beleid en past het bestek nadien aan waar nodig. b) de beoordeling van kandidaat-leveranciers door uw firma i.s.m. de VGC (zie voor details bij juridisch kader voor de aankoop van het softwarepakket op pagina 5) - voor de technische bekwaamheid bij het onderdeel kwalitatieve selectie van de firma’s doet de indiener een voorstel - voor de controle op de overeenstemming van de offerte met de specificaties van het bestek doet de indiener een voorstel van aanpak - voor de keuze van de voordeligste, regelmatige offerte doet de indiener een voorstel van aanpak. De indiener verduidelijkt welke rol hij kan spelen bij de beoordeling van de kanidaat-leveranciers en welke methode hij hierbij wenst te gebruiken. c) Begeleiding en evaluatie bij de implementatie van het product De opdracht houdt ook een begeleiding van de VGC in bij de verdere onderhandelingen, de realisatie en testing van de software. d) Een voorstel van planning en werkwijze De indiener dient een voorstel van werkwijze in voor het geheel van de opdracht. De indiener doet een voorstel van planning voor de aankoop op basis van de technische en functionele aspecten van het bestek. De VGC staat in voor het administratieve en juridische luik van de planning. 4
Het softwarepakket Uitgangspunt De VGC wil in 2008 overgaan tot de aankoop van een gebruiksvriendelijke, uitbreidbare geïntegreerde softwaretoepassing met een centrale relationele gegevensbank - met een module voor evenementenbeheer - met een module die een geavanceerd adressenbeheer mogelijk maakt - en die registratie-instrumenten en managementinformatie levert voor de gemeenschapscentra en de dienst Gemeenschapscentra
Efficiëntie Bedoeling is het beheer van de activiteiten en van de organisatie efficiënter te laten verlopen. Geïntegreerd De VGC is op zoek naar een pakket dat producten, klanten en leveranciers, organisatie en infrastructuur procesmatig integreert en inventariseert en kwalitatieve en kwantitatieve rapportering mogelijk maak die inpast in de rapportage-vereisten van de Vlaamse Gemeenschap (kan opgevraagd worden). Gebruiksvriendelijk De gebruikers van het pakket zijn een 80-tal mensen die een opleiding (lager) middelbaar onderwijs hebben genoten, +/- 50 projectmedewerkers (niveau bachelor), en een 50-tal stafmedewerkers (niveau bachelor of master). Uitbreidbaar De mogelijkheid moet voorzien worden om op lange termijn andere (interne of externe) modules te ontwikkelen of te integreren (vb. ticketing).
De hardware, de netwerkomgeving en de linken Principes: Internet We opteren voor een web-client toepassing: alle modules moeten door geautoriseerde gebruikers kunnen worden geraadpleegd en gewijzigd via het internet. Centrale hardware De gunning bepaalt of we opteren voor installatie van de centrale hardware bij de VGC of bij een externe leverancier.
5
Lokale hard- en software - De 22 centra zijn uitgerust met Proacc - De 22 centra hebben toegang tot het intranet van de VGC: in de toekomst zal het intranet werken met ‘Microsoft sharepoint portal’ - 20 van de 22 centra zijn uitgerust met: o Windows server 2003 o Windows XP Pro voor de werkstations o Microsoft Office professional 2003 o Microsoft Back-up o Norton Corporate Edition Antivirus o Mailsysteem: Microsoft Exchange - De meeste centra werken voor hun DTP-software met Adobe Creative Suite 2.0 - Een aantal centra maken voor hun website gebruik van de typesite die de VGC ontwikkelde met Adobe Dreamweaver: de dienst Communicatie zorgt voor de aanpassingen aan de vaste pagina’s, de gemeenschapscentra kunnen zelf een aantal gegevens wijzigen zoals hun activiteitenkalender Linken: Er moeten linken zijn met: - met het reeds aangekochte boekhoudpakket Proacc dat in elk centrum geïnstalleerd is - met het infrastructuurbeheerprogramma dat de VGC zal aankopen (het bestek voor de aankoop van dit programma kan opgevraagd worden) - met de personeelsdatabank van de VGC
Juridisch kader voor de aankoop van het softwarepakket De aankoop van een geïntegreerd softwarepakket zal gebeuren volgens de procedure van een algemene offerteaanvraag. Na een kwalitatieve selectie worden 3 firma’s weerhouden om een offerte in te dienen. De keuze van de leverancier zal in drie fasen gebeuren: 1. kwalitatieve selectie van de firma’s (wettelijke uitsluitinggronden en technische bekwaamheid): de drie beste aanbieders worden weerhouden. Ook hier staat de VGC in voor het beschrijven van de wettelijke uitsluitingsgronden. De indiener doet een voorstel voor de technische bekwaamheid op basis van de technische bekwaamheid vermeld in het bestek voor de aankoop van het infrastructuurbeheerprogramma 2. Controle van de overeenstemming van de offerte met de specificaties van het bestek De indiener doet een voorstel van aanpak 3. Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte. De indiener doet een voorstel van aanpak. De indiener kan ook een alternatieve aanpak voorstellen.
6
DEEL 2.
A.
ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING
Op de aanneming zijn de voorschriften van dit bestek van toepassing alsmede, voor zover er door voornoemde bestekken niet wordt van afgeweken, de bepalingen en voorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken. Zijn eveneens van toepassing: 1.
De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.
2.
Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken.
3.
Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.
B.
AANBESTEDENDE OVERHEID
Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC genoemd) Saintelettesquare 17 1000 BRUSSEL Contactadres: Directie Cultuur. dienst Gemeenschapscentra Rogierlaan 214 – 1030 Brussel, tel. 02/245 37 73 – fax 02/243 74 50 C.
AARD VAN DE OPDRACHT
Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een opdracht voor aanneming van diensten. D.
WIJZE VAN GUNNEN VAN DE OPDRACHT
De opdracht zal worden gegund volgens de procedure van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
7
E.
PRIJSBEPALING
De aanneming betreft een opdracht voor een globale prijs die alle prestaties dekt, met inbegrip van alle kosten en zonder mogelijkheid van prijsherziening. De prijzen dienen opgegeven in EURO. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. De inschrijver voegt een gedetailleerde kostprijsberekening toe die aan de opdrachtgever toelaat zich een duidelijk beeld te vormen over de wijze van besteding van de middelen. De inschrijver vermeldt de voorgestelde wijze tot betaling van de geleverde prestaties. F.
INDIENING VAN DE OFFERTE
De inschrijving wordt in één origineel en 2 kopies opgemaakt. Het inschrijvingsbiljet en de prijsopgaven moeten worden opgemaakt op het model gevoegd bij het huidig bestek . De inschrijvingen wordt gericht aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie – dienst Gemeenschapcentra, Rogierlaan 214 te 1030 Brussel en uiterlijk op 4 december 2007 om 10.00. ingediend. De omslag draagt behalve het hoger vermeld adres eveneens CULT/DGC/2007-03 in de linkerbovenhoek. De inschrijving dient uitsluitend in het Nederlands opgesteld te worden. G.
GUNNINGSCRITERIA
Bij de toewijzing van de opdracht zal met de volgende gunningscriteria rekening gehouden worden: 1. De algemene methodologie en projectorganisatie voor de uitvoering van de opdracht. Meer bepaald wordt een overzicht en beschrijving gevraagd van de werkwijze, de planning en de vooropgestelde resultaten. (30 %) 2. Organisatiesensitief handelen d.w.z. dat de consultant de kennis en expertise van de organisatie benut en een draagvlak creëert voor de voorstellen en oplossingen in het kader van de opdracht. De consultant beschrijft op welke wijze hij dit wil realiseren. Hij toont aan dat hij ervaring heeft met dergelijke processen, bij voorkeur maar niet uitsluitend in overheid en non profitorganisaties, samen met de namen van de consultants die in het kader van deze mogelijke opdracht zullen ingezet worden bij de uitvoering van de opdracht, met inbegrip van de curricula vitae waaruit het profiel en de ervaring van de voorgestelde consultants blijkt. Indien de inschrijver een beroep wenst te doen op een consultant in onderaanneming zullen alle gegevens m.b.t. de onderaannemer eveneens meegedeeld worden. (40 %) 3. Het bedrag van de offerte. (30 %) 8
H.
UITVOERINGSTERMIJN
De gegevens voor het bestek worden verwacht uiterlijk op 15 maart 2008. Ook de aankoop zelf is gepland in 2008: de maand waarin ten vroegste gestart kan worden is de maand april 2008.
J.
STUKKEN TE VOEGEN BIJ DE INSCHRIJVING
De inschrijver is verplicht de volgende stukken bij zijn inschrijving te voegen: -
het inschrijvingsformulier; Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in het inschrijvingsformulier als de toegevoegde nota’s moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.
-
al de stukken die worden geëist in het bijzonder bestek (zie G: gunningscriteria).
-
een attest van de RSZ dat zijn toestand weergeeft en ten laatste daags voor de opening van de inschrijving is opgemaakt en waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de Sociale Zekerheid en de Bestaanszekerheid tot en met die welke slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de dag van de opening van de inschrijvingen.
BELANGRIJKE OPMERKING: De Vlaamse Gemeenschapscommissie behoudt zich het recht voor een onvolledige inschrijving zonder meer te weren bij gebrek aan beoordelingsgegevens die van essentieel belang zijn voor de conformiteit van de inschrijving. K.
GELDIGHEIDSDUUR DER INSCHRIJVINGEN
De bepalingen van artikel 116 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 zijn van toepassing. L.
KENNISGEVING VAN DE KEUZE VAN DE INSCHRIJVER
De opdracht is gegund wanneer aan de betrokken inschrijver kennis is gegeven van de goedkeuring van zijn inschrijving. Deze kennisgeving geschiedt bij aangetekende zending. M
EIGENDOM VAN DE STUDIE EN VERTROUWELIJKHEID
9
De opdrachtgever heeft en behoudt het exclusief eigendomsrecht over de resultaten van de in het kader van onderhavige opdracht uitgevoerde studie. De opdrachtnemer kan op geen enkele wijze over de resultaten beschikken en mag ze onder geen enkele vorm geheel of gedeeltelijk publiceren zonder voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Uitvoeringsregels – het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 Artikel 2 – leiding
De leiding en het toezicht op de uitvoering zal geschieden door de dienst Gemeenschapscentra van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Artikel 5, §1. Bedrag van de borgtocht De borgtocht is vastgesteld op 5% van het bedrag van de overeenkomst, zoals bepaald in artikel 5, §1 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. Het bedrag wordt naar het hogere tiental afgerond. Artikel 5, §3. Borgtochtstelling en bewijs van borgtocht Binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de goedkeuring van zijn inschrijving werd betekend, dient de inschrijver aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel het bewijs te leveren van de borgtochtstelling, overeenkomstig artikel 5, §3 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. Artikel 9, §1. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt ineens vrijgegeven na de voorlopige oplevering. In elk geval stuur de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. Artikel 15 – Betaling De betaling voor de opdracht geschiedt 50 dagen na factuurdatum, in globo na de oplevering en tegen voorlegging van een gedagtekende en ondertekende factuur vergezeld van een gedetailleerde staat van prestaties, die zijn inziens, de gevraagde betaling rechtvaardigt. De factuur gestaafd door de gedetailleerde staat van prestaties dient uitsluitend verstuurd te worden naar volgend adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Lombardstraat 4 - 1000 Brussel 10
INSCHRIJVINGSFORMULIER BIJZONDER BESTEK NR. CULT/DGC/2007-03 Consultancy voor de opmaak van een bestek voor de aankoop van een geïntegreerd softwarepakket voor de 22 Brusselse Gemeenschapscentra e n de dienst Gemeenschapscentra in het kader van de hervorming van de Gemeenschapscentra
Ondergetekende(n) (Naam en voornamen, hoedanigheid, adres)
Handelend in persoonlijke naam of in naam van (handelsnaam of benaming en rechtsvorm) + adres
Tel :
Fax :
Handelsregister (plaats, nummer): RSZ-nummer : BTW-nummer : Verbind(t)en er zich toe op haar/zijn (hun) roerende en onroerende goederen, voormelde opdracht uit te voeren overeenkomstig het bijzonder bestek nr. CULT/DGC/2007-03 mits de som van in letterschrift …………………………………………………………………EUR, inclusief 21% BTW in cijfers……………………………………………………………………….EUR, inclusief 21% BTW voor het voorbereiden en opstellen van het bestek
Verbind(t)en er zich toe op haar/zijn (hun) roerende en onroerende goederen, voormelde opdracht uit te voeren overeenkomstig het bijzonder bestek nr. CULT/DGC/2007-03 mits de som van in letterschrift …………………………………………………………………EUR, inclusief 21% BTW in cijfers……………………………………………………………………….EUR, inclusief 21% BTW voor de beoordeling van de kandidaat-leveranciers
11
Verbind(t)en er zich toe op haar/zijn (hun) roerende en onroerende goederen, voormelde opdracht uit te voeren overeenkomstig het bijzonder bestek nr. CULT/DGC/2007-03 mits de som van in letterschrift …………………………………………………………………EUR, inclusief 21% BTW in cijfers……………………………………………………………………….EUR, inclusief 21% BTW kostprijs per dag, voor de begeleiding en evaluatie bij de implementatie van het product. A. Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer …………………………………………. op naam van …………………………………………………. B. Doorhalingen, toevoegingen of wijzigingen Alle doorhalingen, toevoegingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht (zoals de prijzen, de termijnen of methodiek) vormen, moeten ONDERTEKEND WORDEN DOOR DE INSCHRIJVER OF ZIJN GEVOLMACHTIGDE. Dit geldt eveneens indien gebruik gemaakt is van correctievloeistof of gelijkaardige correctiemiddelen. C. Bij inschrijving zijn eveneens gevoegd - de stukken gedateerd en ondertekend overeenkomstig het bijzonder bestek. D. Samenvattende meetstaat Gedaan te ………………………………………… op ………………………………………… De inschrijver(s)
Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit 07/391 van 22 november 2007 houdende de goedkeuring van het bestek en het uitschrijven van een overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor consultancy voor de opmaak van een bestek voor de aankoop van een geïntegreerd softwarepakket voor de 22 gemeenschapscentra en de dienst Gemeenschapscentra in het kader van de hervorming van de gemeenschapscentra. De Collegeleden,
Brigitte GROUWELS
Pascal SMET
Guy VANHENGEL
12
