Z-14-14091 / 01. Inkomend 22907 /
Deloitteo Deloltle Accountants B.V. Schenkkade 47 2595 AR Den Haag Postbus 90721 2509 LS Den Haag Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9815 www.deloittenl Aan de gemeenteraad van de gemeente Noordwijkerhout T.a.v. van de heer drs. E.A. Jellema Postbus 13 2210 AA NOORDWIJKERHOUT Datum 26 mei 2014 Behandeld door drs. R.D.H. Killeen RA MGA Ons kenmerk 003.040/19548 Onderwerp Verlenging overee|omst inzake accountantsdiensten Uw kenmerk Geachte leden van de gemeenteraad, Met ingang van 1 augustus 2011 is de overee|omst inzake acco|tancydiensten tussen gemeente Noordwijkerhout en Deloitte Accountants B.V. in werking getreden. De overee|omst heeft een looptijd van twee jaar, wij hebben op basis van deze overee|omst de jaarrekeningen 2011 en 2012 gecontroleerd. Vorig jaar is de overee|omst met een jaar verlengd, op grond waarvan wij ook de jaarrekening 2013 controleren. In de overee|omst is een optie tot verlenging opgenomen van tweemaal één jaar. Overeengekomen is dat Deloitte Accountants B.V. minimaal 3 maanden voor de expiratiedatum scïiftelijk contact opneemt met gemeente Noordwijkerhout over de mogelijke verlenging van één jaar. Via onze brief d.d. 30 april 2014 hebben wij u verzocht tot verlenging over te gaan tot 1 augustus 2015. Naar onze mening is een duurzame relatie in het belang van gemeente Noordwijkerhout en van Deloitte. Onze ervaringen bij de jaarrekeningcontroles 2011 en 2012 en de lopende werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2013 bevestigen ons beeld. De afgelopen drie jaar hebben wij in het kader van onze controle-opdracht ook aanvullende ondersteuning geboden aan de organisatie, om te komen tot een tijdige en kwalitatief voldoende afronding van het jaarrekeningtraject. De afgelopen drie jaar hebben zowel de gemeentelijke j'aarlverslaggeving als de accountantscontrole van gemeentelijke jaarrekeningen veel publiciteit gekregen. Met name de vaak noodzakelijk gebleken afwaardering van grondposities van gemeenten, maar ook een onderwerp als de maatschappelijlçe discussie over topi|omens in de publieke sector lçregen veel aandacht. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voo|aarden Diensïerlening Deloitte Nederland januari 2014' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853, Member of Deloitle Touche Tohmatsu Limited
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 5
Z-14-14091 / 01. Inkomend 22907 /
Deloitteo 2 26 mei 2014 003.040/19548 Mede als gevolg hiervan is ook de aandacht van de toezichthouder op de financiële sector en accountantskantoren, de Autoriteit Financiële Markten (AFM), specifiek op de controle van gemeenten gericht. In feite is geen sprake van verzwaring van regelgeving maar van de gevolgen van geïntensiveerd toezicht. De AFM houdt onder meer toezicht op de kwaliteit van de accountantscontrole door het uitvoeren van gerichte reviews op het kwaliteitssysteem van de individuele kantoren, waarbij tevens specifieke cliëntdossiers worden onderzocht. Daarnaast worden de dossiers van onze gemeentelijke cliënten regelmatig onderzocht door de Accountantsdienst Rijk in verband met de Sisa-bijlage en daarop uitgevoerde controle. Deloitte is van mening dat onze controlekwaliteit op het hoogste niveau geborgd dient te zijn. Dat is in belang van onze cliënten en van het maatschappelijk verkeer, dat uiteindelijk bij ke|isneming van door Deloitte gecontroleerde jaarstu|en erop moet kunnen vertrouwen, dat deze informatie een getrouw beeld geeft van de werkelij|eid. Dat houdt tevens in, dat de kwaliteit van onze dossiers, die aan deze controle ten grondslag ligt, de toets der kritiek van de AFM dient te kunnen doorstaan. De AFM toetst daarbij op de naleving van alle toepasselijke relevante Controlestandaarden (COS). Wij willen uiteraard als Deloitte volledig aan wet- en regelgeving, maar ook aan de verwachtingen van onze stAeholders, waaronder de toezichlouders voldoen. De afgelopen jaren hebben wij gemerkt, dat de verwachtingen ten aanzien van de uitvoering van onze controle en de documentatie van onze werkzaamheden steeds hogere eisen stellen aan de kwaliteit van onze dossiervorming. Wat voorheen als impliciet uitgevoerd werd verondersteld, dient expliciet en in voldoende mate van detail in de dossiers tot uitd|kking te worden gebracht. Elke uitgevoerde controle dient daarbij 100% Cos-compliant te zijn. Wij zijn ervan overtuigd dat dit qua uitvoering altijd het geval is geweest, echter de documentatie van deze uitvoering dient, zo is ons inmiddels gebleken, verder te worden verbeterd en uitgebreid. Deze ontwl'kkeling gaat ook niet aan uw gemeente voorbij. Het management van uw organisatie zal in toenemende mate zichtbaar dienen te maken hoe de risico's van de gemeente worden geïdentificeerd. En vervolgens hoe deze risico's worden afgedekt binnen het systeem van inteme beheersing: met interne controlemaatregelen en opzet en implementatie van adequate lcT-maatregelen. Ingenomen standpunten in de verslaggeving, bijvoorbeeld op het gebied van waardering van grondexploitaties en de omvang van voorzieningen zullen zlchtbaar geanalyseerd en gedocumenteerd dienen te worden. Het voorgaande vraagt ook een meer frequent en vaak intensief overleg met de organisatie. Als gevolg daarvan is voor ons sprake van substantiële extra tijdsbesteding. Ook binnen ons kantoor zijn procedures voor kwaliteitsbeheersing en onala|elijke kwaliteitsreview verder aangescherpt. Sinds het aanvangsmoment van onze samenwerking, drie jaar geleden, heeft dit jaarlijks tot toenemende kosten van onze dienstverlening geleid, die wij op he gebied van kwaliteitsbeheersing steeds volledig voor onze rekening hebben genomen.
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 2 van 5
Z-14-14091 / 01. Inkomend 22907 /
Deloitteo 3 26 mei 2014 003.040/19548 Het verschil tussen het aan u in rekening gebrachte bedrag en de met onze controle gemoeide kosten is de afgelopenjaren sterk gegroeid. In ons verzoek tot verlenging hebben wij u gevraagd met ons in gesprek te treden over de met deze extra werkzaa|eden gemoeide uren en kosten, om voor het boekjaar 2014 de samenwerking tussen uw gemeente en Deloitte zo optimaal mogelijk te laten plaatsvinden. Inmiddels hebben wij op 22 mei jl. met een vertegenwoordiging van de gemeenteraden en de gemeentesecretarissen van de gemeenten Teylingen, Noordwijkerhout en Lisse over dit onderwerp gesproken. Daarbij is afgesproken u uiterlijk 26 mei schriftelijk nadere uitleg te geven over de aard en omvang van de extra tijdsbesteding en daarmee gemoeide kosten. In de bijlage is per gemeente aangegeven wat de met onze extra inzet gemoeide kosten zijn. Wij hebben deze gespecificeerd naar de volgende onderdelen: Documentatie'. . Frauderisico-analyse. . Vastlegging en testen van controls, inclusief ICT. @ lnzet specialisten door het management. * Communicatie met accountants van verbonden partijen. Kwaliteitsreview (Ona|a|elijke kwaliteitsgerichte beoordeling) In onze offerte die aan de overee|omst met uw gemeente ten grondslag ligt hebben wij 70% van de bruto tarieven geoffreerd. In lijn met deze offerte zijn wij in de bijlage ook van 70% van de bruto meerkosten uitgegaan. De netto-meerkosten bedragen voor uw gemeente f 12.000 exclusief BTW. Wij hechten voorts aan een zo efficiënt mogelijke samenwerking met uw gemeente en zien hier ook voor Deloitte een belangrijke rol weggelegd. Wij zullen dat voor 2014 invullen door: 1. Vast aanspreekpunt voor uw gemeente voor de gehele controleperiode. 2. Evenals afgelopenj|en een pre-check op de opgeleverde jaarrekening en handboek. 3. Wij bieden uw organisatie een workshop op actualiteiten (onder meer BBV en Sisa) en interne controle in de zomermaanden om hiermee goed voorbereid te zijn op de controle 2014. Wij hebben gedurende de afgelopenjaren ruime ervaring opgedaan met uw administratie waardoor er (behoudens wijzigingen in de regelgeving of activiteiten van uw gemeente) geen wijzigingen in de controle-aanpak op de Jaarrekening 2014 zal behoeven plaats te vinden. Verder zijn eventuele problemen in het realiseren van de plalming als gevolg van inteme bedrijfsvoeringsvraagstu|en binnen Deloitte voor onze rekening en risico.
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 3 van 5
Z-14-14091 / 01. Inkomend 22907 /
Deloitteo 4 26 mei 2014 003.040/19548 Wij vertrouwen erop u met deze brief voldoende te hebben gd|ormeerd en zien uw reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. drs. R.D.H. Killeen RA MGA
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 4 van 5
Z-14-14091 / 01. Inkomend 22907 /
Deloitte. 5 26 mei 2014 003.040/19548 Bijlage 1. Specificatie extra kosten accountantscontrole 2014. Documentade (meerkostenl.' Frauderisico-analyse Vastlegging en testen van controls, incl. ICT Inzet specialisten management en Deloitte Communicatie met accountants van verbonden partijen Totaal f 500 2.000 1.000 1.500 f 5.000 Kwaliteitsreview (Onagankelqke kwaliteitsgerichte beoordeling) Voor elke wettelijke controle die Deloitte uitvoert geldt een verplichte ona|a|elijke tweede lezing. De tweede lezing dient een zodanige diepgang en omvang te hebben, dat de professional belast met de tweede lezing een goed beeld heeft van alle significante beoordelingen en keuzes die de eindverantwoordelijk professional heeft gemaakt. Dit houdt in dat de tweede lezing zich niet slechts uitstrekt tot de uitgebrachte rapportages en afgegeven controleverklaring, maar dat ook het dossier op alle belangrijlçe onderdelen wordt getoetst. De tweede lezing wordt in 3 fasen van de controle ingeschakeld, te weten de pla|ingsfase, de afronding van de interim-controle en bij de jaarrekeningcontrole. De meerkosten van de kwaliteitsreview bedragen in totaal minimaal circa f 7.000. In totaal bedragen de extra kosten die same|angen met verhoogde kwaliteitseisen circa f 12.000.
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 5 van 5
