HANDLEIDING VERSIE 1.6 AiconSoft UG (haftungsbeschränkt) Wilhelm-Stein-Weg 2 22339 Hamburg
Tel: +49 (0)40 / 325 366 88 E-Mail:
[email protected]
INHOUDSOPGAVE 1. Systeemvoorwaarden ................................................................... 1 2. Klantenbeheer............................................................................... 2 2.1 Filter ........................................................................................ 4 2.2 Klantendetails .......................................................................... 5 2.3 Links ........................................................................................ 6 2.4 Contactpersonen ..................................................................... 7 2.5 Taken ...................................................................................... 8 2.6 Contactgebeurtenissen .......................................................... 10 2.7 Offertes .................................................................................. 12 2.8 Bestellingen ........................................................................... 13 3. Takenbeheer ............................................................................... 14 3.1 Taken .................................................................................... 14 3.2 Kalender ................................................................................ 15 4. Dashboard .................................................................................. 17
4.1 Offertes...................................................................................17 4.2 Bestellingen ............................................................................18 4.3 Controlling ..............................................................................19 4.4 Verloop ...................................................................................20 4.5 Chat ........................................................................................21 5. Configuratie .................................................................................22 5.1 Producten ...............................................................................22 5.2 Tekstbouwstenen....................................................................23 5.3 Gebruikers ..............................................................................24 5.3.1 Rechten ............................................................................25 5.4 Instellingen .............................................................................26 5.4.1 Eigen Velden ....................................................................27 5.4.2 Taal ..................................................................................28
1. SYSTEEMVOORWAARDEN CLIENT-BESTURINGSSYSTEEM Windows 7 vanaf SP 3 (32- of 64-Bit) Windows 8.1 (32- of 64-Bit) Windows 10 (32- of 64-Bit) 2 GB Werkgeheugen .Net Framework 4.0
SERVER-BESTURINGSSYSTEEM Windows Server 2008, 2008 R2, 2012 3 GB harde schijf geheugen Verder zijn de systeemvoorwaarden van de geplaatste Microsoft SQL-server versie van toepassing
DATABANK MS SQL Server 2008, 2012 SQL Server Compact
DATABANK VOLUMEN Grootte van de databank is afhankelijk van de geplaatste SQL-server en aard
1
2. KLANTENBEHEER In het klantenbeheer krijgt u een overzicht van alle klanten die in uw systeem zijn. Aan de linkerkant kunt u de klanten zien (zie onder). Als u op een klant een keer klikt, kunt u op de rechterkant de klantenhistorie zien – zo heeft u snel een overzicht van de contactgebeurtenissen (zie hfdst 2.6). Met een dubbelklik kunt u de klant direct openen.
2
Om een nieuwe klant toe te voegen, moet u boven links op de button “nieuw” klikken. Daarnast vindt u de button om een klant te openen (maar een dubbelklik direct op de klant is ook mogelijk) en de button om een klant te verwijderen. Als u de informatie van een klant in een Word document wilt hebben, moet u op “exporteren” klikken. Als u de informatie wilt afdrukken, moet u op “print” gaan.
Verder kunt u de button “serie” zien: als u op serie klikt, wordt een venster geopend. U wordt naar de opties van de seriemail gevraagd. Nu moet u de gewenste optie kiezen (de adressen direct in het e-mail programma openen of de adressen als CSV exporteren). Daarna kunt u de seriemail versturen.
Als u gegevens uit Excel wilt im- of exporteren, moet u op de button “import” of “export” klikken. Als u op “import” klikt, moet u het gewenste Excel document openen. Als u op “export” klikt, moet u de gewenste opslagplek voor het document kiezen. Daarna wordt een Excel document met de gegevens geopend.
Als u op de button „nieuw“ bij contactgebeurtenis klikt, kunt u een nieuwe contactgebeurtenis voor de klant toevoegen; de button “verwijderen” wist een contactgebeurtenis (meer informatie in hfdst. 2.6). Met een klik op de “e-mail” button wordt uw e-mail programma met het adres van de klant geopend.
3
2.1 FILTER Met behulp van de filterfunctie is het mogelijk om naar bepaalde criteria te zoeken, zoals bijvoorbeeld bedrijfsnaam, plaats, telefoonnummer enz. Of u gebruikt de snelle filter en gebruikt het invulveld naast het woord „filter“ of u klikt op de expand-button (staat links van het woord „filter“). U kunt ook naar velden zoeken die u zelf hebt aangemaakt: klik hiervoor op de expand-button links van “eigen velden”. De filterfunctie is in elk bereik van Aicon CRM beschikbaar.
4
2.2 KLANTENDETAILS Hier kunt u informatie van de klant opnemen. U kunt tussen particuliere klanten en bedrijven kiezen. Verder kunt u hier ook eigen velden creëren (zie hfdst. 5.4.1) en gebruiken. Vervolgens klikt u op het diskette-symbol rechts onderaan om de informatie op te slaan. Als u wilt afbreken, moet u op het rode kruisje rechts onderaan klikken.
5
2.3 LINKS In het bereik links kunt u verschillende klanten met elkaar verbinden. Hiervoor moet u op het groene plusje klikken: nieuwe velden worden geopend. Nu moet u de klant, de omschrijving van de relatie en indien nodig een aanmerking aangeven. Vervolgens klikt u op het diskette-symbol rechts onderaan om de informatie op te slaan.
6
2.4 CONTACTPERSONEN Hier kunt u zoveel contactpersonen voor een bedrijf invoeren als u wilt. Hiervoor moet u op het groene plusje “nieuw” klikken. Daarna kunt u de verschillende velden invullen. U kunt ook eigen velden creëren (zie hfdst. 5.4.1) en gebruiken. Vervolgens klikt u op het diskette-symbol rechts onderaan om de informatie op te slaan. Als u een contactpersoon wilt verwijderen, moet u een vinkje zetten naast het foto en boven in de lijst op “verwijderen” met het rode kruisje klikken. Als u een e-mail aan een contactpersoon wilt schrijven, moet u op de e-mail icon naast het e-mail adres klikken: uw e-mail client wordt direct geopend met het adres van de contactpersoon. Bovendien kunt u ook de andere icones voor Facebook, Twitter, Xing en LinkedIn gebruiken om het profiel te bekijken. Als u een CTI interface geïnstalleerd hebt, kunt u de klant door het telefoon icon direct van uw computer bellen.
7
2.5 TAKEN In het bereik taken kunt u verschillenden taken voor een klant opstellen. Om een nieuwe taak voor een klant op te stellen, moet u op het groene plusje klikken. Er worden meerdere velden geopend, nu moet u de velden invullen. Met de functie “in kalender tonen” kunt u de taak in een bepaalde kalender opslaan. Hiervoor moet je de gewenste kalender naast “in kalender tonen” kiezen. Vervolgens klikt u op het diskette-symbol rechts onderaan om de informatie op te slaan.
8
Na het opslaan van de taak, verschijnt de taak bij de desbetreffende medewerker aan de rechterkant. De kleur is afhankelijk van de prioriteit (groen = laag; rood = zeer hoog). Als u met de muis over de gekleurde taak gaat, verschijnt een groen vinkje en een potlood icon. Als u met een taak klaar bent, kunt op de het groen vinkje klikken: nu is de taak als “voltooid” gemarkeerd en verdwijnt aan de rechterkant. Als u op het potlood icon gaat, kunt u de taak als “in verwerking” markeren. Opmerking: als u een taak als voltooid markeert en deze uit de lijst aan de rechterkant verdwijnt, betekent dat niet dat ze helemaal verwijdert is. De taak verdwijnt alleen uit uw “to-do lijst” en is bij de klant opgeslaan. Als u met een taak klaar bent en deze in de contactgebeurtenissen wilt opslaan, moet u in het bereik taken gaan. Nu moet u op de taak klikken en boven in de lijst vindt u de button „contactgebeurtenis“ met een groen plusje. Klik op de button. Nu staat de taak ook op de rechterkant bij de contactgebeurtenissen (meer informatie over de contactgebeurtenissen vindt u in hfdst. 2.6).
9
2.6 CONTACTGEBEURTENISSEN U vindt de contactgebeurtenissen op de rechterkant. Het is de historie van de klant: u krijgt een overzicht over de contact met de klant.
10
Om een nieuw contactgebeurtenis aan te maken, moet u op het groen plusje klikken. Er worden sommigen velden geopend (zie boven). Hier kunt u de datum, de wijze en de contactpersoon invullen. Als u een document aan het contactgebeurtenis wilt koppelen, moet u hiervoor op het icon naast het invulveld van “link” klikken. Nu kunt u een document kiezen. Onder het invulveld van “link” vindt u een expand button. Als u hierop klikt, verschijnt nog een invulveld: hier kunt u notities invullen. Vervolgens klikt u op het diskette-symbol rechts onderaan om de informatie op te slaan. Als u wilt afbreken, moet u op het rode kruisje rechts onderaan klikken.
11
2.7 OFFERTES In het bereik offertes kunt u een offerte voor een klant aanmaken. Hiervoor moet u op het groen plusje klikken om een nieuwe offerte aan te maken. Er worden automatisch verschillende invulvelden geopend. Om een product toe te voegen (u moet de producten eerst onder configuratie aanmaken, zie hfdst. 5.1), moet u op het groen plusje klikken (u vindt het onder posities). Nu kunt u uw product kiezen. Om meer producten toe te voegen, moet u alweer op het groen plusje klikken. Vervolgens klikt u op het diskette-symbol rechts onderaan om de informatie op te slaan. Als u de offerte in een Word document wilt hebben, moet u boven in de lijst op de button “exporteren” met een blauwe Word icon klikken. Uw offerte wordt nu in een Word document geopend. U kunt nu manueel gegevens aanpassen als u wilt. Het document kunt u nu opslaan en versturen. Als u een standaarf layout voor de documenten wilt hebben (bijvoorbeeld met logo), kunt u dat onder configuratie -> instellingen -> bedrijfsgegevens aanpassen.
12
2.8 BESTELLINGEN Als de klant uw offerte heeft geaccepteerd, moet u op de offerte klikken (in het bereik offertes). Verander de status in „geaccepteerd“ und geef eronder de datum aan.Het veld „in bestelling omzetten“ (dat ervoor grijs was) is nu zichtbaar en u kunt erop klikken. Let op: U moet de verandering nu eerst opslaan. Daarna verdwijnt de offerte en verschijnt in het bereik „bestellingen“. Vul nu de noodzakelijke velden in. Vervolgens klikt u op het diskette-symbol rechts onderaan om de informatie op te slaan. Als u de bestelling in een Word document wilt hebben, moet u boven in de lijst op de button “exporteren” met een blauwe Word icon klikken. Uw bestelling wordt nu in een Word document geopend. U kunt nu manueel gegevens aanpassen als u wilt. Het document kunt u nu opslaan en versturen.
13
3. TAKENBEHEER 3.1 TAKEN Onder takenbeeheer -> taken krijgt u een overzicht van alle taken die u tot nu toe hebt aangemaakt. Met de filter kunt u naar bepaalde taken zoeken: of u gebruikt de snelle filter of u gebruikt de specifieke filter: klik op de expand button naast de filter. Als u op een taak klikt en naar de klant wilt gaan, moet u boven in de lijst op „klant“ (met de blauwe pijl) drukken. U kunt in deze lijst ook taken verwijderen (klik hiervoor op de button “verwijderen”). Als op de button “contactgebeurtenis“ klikt, kunt u de taak automatisch bij de klant als contactgebeurtenis opslaan.
14
3.2 KALENDER In het bereik „kalender“ kunt u zoveel kalenders aanmaken als u wilt – het kan openbaar voor alle gebruikers zijn of privé. Klik boven in lijst op “nieuw“ om een nieuwe kalender aa te maken. Door de button „openen“ of een dubbelklik op de kalender kunt u de kalender openen en bewerken.
15
U kunt de zicht veranderen: dag, week, maand of tijdlijst. Om een afspraak aan te maken, moet u op de button “nieuw” in de lijst boven klikken – of een dubbelklik op de gewenste dag in de kalender. Er verschijnt een groen veld met “nieuwe afspraak”. Klik erop en er worden op den rechterkant nieuwe velden geopend. Als u de gewenste informatie hebt ingevuld, klikt u op het diskette-symbol rechts onderaan om de informatie op te slaan.
16
4. DASHBOARD 4.1 OFFERTES In het bereik offertes krijgt u een overzicht van alle offertes. Als u op een offerte klikt, kunt u op de rechterkant de informatie van de offerte zien. In de lijst boven kunt u nieuwe offertes aanmaken of verwijderen. Als u op de button “klant” (met de blauwe pijl) klikt, gaat u direct naar de klant. Als u de offerte in een Word document wilt hebben, moet u op de button “exporteren” met een blauwe Word icon klikken. Uw offerte wordt nu in een Word document geopend. U kunt nu manueel gegevens aanpassen als u wilt. Het document kunt u nu opslaan en versturen.
17
4.2 BESTELLINGEN In het bereik bestellingen kunt u alle bestellingen zien. Als u op een bestelling klikt, kunt u op de rechterkant de informatie van de bestelling zien. In de lijst boven kunt u bestellingen verwijderen. Als u op de button “klant” (met de blauwe pijl) klikt, gaat u direct naar de klant. Als u de rekening of in een Word document wilt hebben, moet u op de button “exporteren” met een blauwe Word icon klikken. Uw offerte wordt nu in een Word document geopend. U kunt nu manueel gegevens aanpassen als u wilt. Het document kunt u nu opslaan en versturen.
18
4.3 CONTROLLING
19
4.4 VERLOOP Hier krijgt u een overzicht van de verloop van de software met alle stappen en datagegevens.
20
4.5 CHAT In het bereik chat kunt u berichten aan andere gebruikers sturen. U kunt mededelingen in een groep chat versturen of privé an een bepaalde gebruiker. U moet hiervoor op de expand button klikken, de gesprekspartner kiezen en het bericht in het invuldveld intypen. Vervolgens klikt u op de icon onder het invulveld om uw bericht te verzenden.
21
5. CONFIGURATIE 5.1 PRODUCTEN Om een nieuw product aan te maken, moet u boven in de lijst op „nieuw“ klikken. Er verschijnt een nieuw invulveld; benoem de productgroep en sla het op. Nu bevindt zich uw nieuwe productgroep in de kolom eronder. Klik nu in de lijst boven op “nieuw” bij product en maak een nieuw product voor de productgroep aan. Vervolgens slaat u de gegevens op. Nu kunt u de producten in uw offertes gebruiken.
22
5.2 TEKSTBOUWSTENEN Hier kunt u tekstbouwstenen aanmaken die u bijvoorbeeld bij de contactgebeurtenissen kunt gebruiken.Klink boven links op “nieuw” om een nieuwe tekstbouwsteen aan te maken. Op de rechterkant kunt u nu de invulvelden zien. Vul de gegevens in en daarna slaat u de gegevens op.
23
5.3 GEBRUIKERS Hier kunt u de gebruikers beheren. Op de linkerkant kunt u de gebruikers zien en op de rechterkant de details. Boven in de lijst kunt u gebruikers toevoegen of verwijderen.
24
5.3.1 RECHTEN Als u op een gebruiker klikt, kunt u op de rechterkant de details zien. Op de rechterkant heb je in de lijst 3 bereiken: details, groepen en rechten. Klik op rechten: hier kunt u de toegangsrechten van de gebruiker instellen. U moet alleen een vinkje zetten wat de gebruiker mag doen en wat niet; sla de veranderingen op.
25
5.4 INSTELLINGEN Hier kunt u de instellingen in de verschillende bereiken (zoals bedrijfsgegevens. Klanten, contactpersonen, taken, e-mail, telefoon etc) beheren.
26
5.4.1 EIGEN VELDEN In het bereik producten kunt u uw eigen velden voor de producten aanmaken; in het bereik klanten kunt u uw eigen velden voor de klanten aanmaken. Klik op het groen plusje en vul de invulvelden in. Vervolgens slaat u de gegevens op.
27
5.4.2 TAAL In het bereik overige kunt u de taal veranderen. Op dit moment is Aicon CRM in het Nederlands, Duits en Engels beschikbaar. Kiez de gewenste taal en sla het op. Er zijn nu twee pijlen te zien – klik erop en het programma wordt automatisch opnieuw gestart. Nu kunt u het programma in de gewenste taal gebruiken.
28
