No title

Voorbereid in de publiciteit

See reverse for English version

De RUG en publiciteit De Rijksuniversiteit Groningen en haar medewerkers en studenten komen vaak in het nieuws. Veel publiciteit komt voort uit wetenschappelijk onderzoek en alles wat daarmee samenhangt. Onderzoekers doen ontdekkingen, publiceren, promoveren, krijgen onderscheidingen, geven een deskundig oordeel. Maar ook bestuurders kunnen ervoor kiezen de publiciteit te zoeken. Of het nu gaat om een faculteit, een sportclub of een studentenvereniging. Daarnaast zijn er veel nieuwswaardige evenementen, zoals congressen, lezingen en oraties. In deze brochure leest u meer over het belang van publiciteit, wat u kunt doen als de media u benaderen, wat u zelf kunt doen om contact te zoeken met de media en wat de (media)voorlichters van de RUG voor u kunnen betekenen.


1

Het belang van publiciteit U kunt op twee manieren in de publiciteit komen. De media kunnen zelf contact zoeken, bijvoorbeeld om een RUG-wetenschapper in te schakelen als deskundige bij een actuele kwestie. Omgekeerd kan de RUG ook contact zoeken met de media. Dan is publiciteit het resultaat van een bewuste actie om aandacht van pers en publiek te krijgen voor bijvoorbeeld onderzoeksresultaten of een congres. Als u media-aandacht krijgt voor uw werk, kan dat interessant, leerzaam en leuk zijn. Bovendien is het belangrijk in bredere zin: › De RUG heeft veel kwaliteit in huis. Publiciteit maakt dat zichtbaar. Dat is van groot belang om te kunnen concurreren op een internationaal en steeds competitiever universitair speelveld. › Bekendheid kan de onderzoeker helpen bij het vervolg van de carrière en financiers op onderzoek attenderen. › De hele onderzoekschool of afdeling kan van publiciteit profiteren. › De samenleving heeft het recht kennis te nemen van (de resultaten van) wetenschappelijk onderzoek, waarin de maatschappij veel geld steekt. › De universiteit is een open instelling die midden in de maatschappij staat en brede sociale belangen behartigt; transparantie hoort daarbij.

Het belang van publiciteit

Als de media u benaderen

Tips bij interviews Een goede voorbereiding is het halve werk, ook bij interviews. Een interview voor een krant is daarbij iets totaal anders dan een interview voor radio of televisie. Een aantal dingen zijn echter altijd van belang.

De media kunnen u benaderen naar aanleiding van een persbericht, een artikel in een krant of tijdschrift, of een vermelding/artikel op een website. De aandacht komt dan niet onverwacht en is meestal gewenst. Maar publiciteit kan ook volstrekt onverwachts komen. Een wetenschapper kan plotseling benaderd worden door journalisten omdat hij of zij een deskundige is over een actueel onderwerp. Of een onderzoeker kan ineens de schijnwerpers op zich gericht zien omdat hij een prijs gewonnen heeft. Vaststelling woordvoerderschap

Journalisten bellen het liefst om aan informatie te komen. Als u gebeld wordt, ga dan eerst na of u de aangewezen persoon bent om op de vraag in te gaan. Als dat niet zo is, zeg dat dan en geef eventueel alternatieven. Als u wel iets over het onderwerp wilt zeggen, kunt u daar direct op ingaan, of een afspraak maken voor een later gesprek. Dat heeft als voordeel dat u zich kunt voorbereiden.

Een speciaal soort publiciteit betreft zaken die specifiek te

Voorbereiding › Vraag in welk kader het interview plaatsvindt. Zijn er meerdere geïnterviewden? Wat is uw rol? › Vraag wat de journalist van u wil weten en bedenk waarschijnlijke vragen. Beoordeel of er gevoelige kanten aan het onderwerp zitten en bereid u daar op voor. › Bedenk vooraf wat het publiek aanspreekt en wat u zeker aan de orde wilt stellen. Noteer dit voor uzelf en houd een lijstje met steekwoorden bij de hand. › Formuleer voor uzelf ‘uw boodschap’ (bijvoorbeeld de resultaten van uw onderzoek) alvast in eenvoudige taal. › Plan de afspraak niet krap in, zodat uitloop mogelijk is. › Voorkom dat u tijdens het interview gestoord wordt door collega’s of telefoons. › Informeer of er een fotograaf of cameraman meekomt, zodat u niet verrast wordt.

maken hebben met (het beleid van) de universiteit, faculteit, eenheid, afdeling enzovoort. Het ligt niet altijd even duidelijk wie bevoegd is ‘namens’ de universiteit te spreken, wat vervelende gevolgen kan hebben. Denk er daarom goed over na wie bij uw afdeling de aangewezen woord-

Zorgvuldigheid › Er is een spanningsveld tussen wetenschappelijke nuancering en de behoefte bij media aan opzienbarend nieuws; doe alleen uitspraken die u kunt verantwoorden. › Houd er rekening mee dat alles wat u zegt gepubliceerd kan worden, ook als het interview nog niet begonnen of zelfs al afgelopen is. › Ga van tevoren na wat u wilt vertellen en wat niet. › Beperk u zoveel mogelijk tot het nieuws dat u wilt vertellen. Zorg ervoor dat in ieder geval uw ‘zaak’ voldoende aandacht krijgt. › Voel u niet verplicht elke stilte in het gesprek op te vullen. Sommige journalisten lassen met opzet pauzes in om u aan het spreken te krijgen. Laat u niet verleiden tot praten om maar iets te zeggen.

voerder is, vooral bij belangrijke en gevoelige onderwerpen. Bij punten die de RUG als geheel aangaan, is dat altijd de woordvoerder van het College van Bestuur.



3

Begrijpelijkheid › Stel vast voor welke doelgroep u spreekt en pas uw taalgebruik aan. › Vermijd jargon en gebruik zoveel mogelijk spreektaal. › Toon enthousiasme en betrokkenheid. Bij een dorre presentatie van de feiten loopt u het risico dat maar een deel van uw informatie wordt gebruikt. › Gebruik voorbeelden en vergelijkingen. Dat blijft beter hangen, zeker als het gaat om abstracte of technische onderwerpen. › Geef de journalist relevante achtergrondinformatie, als dat nuttig is voor het artikel. › Zijn er passende foto’s/illustraties? Redacties zitten vaak verlegen om beeldmateriaal. En beelden zeggen soms meer dan woorden. Afspraken › U kunt eventueel vragen of u het artikel tevoren mag inzien om het op feitelijke onjuistheden te controleren. N.B. Er zijn weinig journalisten die instemmen met zo’n verzoek. De journalist hoeft dit niet te honoreren. › Geef alleen een primeur als dat in uw belang is (zie p. 9). › Wijs de journalist op een eventueel embargo (zie p. 11). › Vergeet niet (desgewenst) een presentexemplaar aan te vragen.

U kunt ook zelf de media benaderen, met als doel de aandacht van het ‘grote’ publiek te trekken. Daarvoor kunt u diverse kanalen gebruiken. Aandacht van de media Communicatie met het publiek via de pers heeft veel voordelen: het is goedkoop, snel en gemakkelijk. De media laten zich echter niet sturen en succes is niet verzekerd. Belangrijk is dat u het nieuws aantrekkelijk (interessant en begrijpelijk) aanbiedt en er enthousiast over kunt vertellen.

Wat te doen bij ‘slecht’ nieuws Er zijn gevallen waarin aandacht niet wenselijk lijkt, omdat het nieuws negatief zal zijn of verkeerd kan wor-

Specifiek voor radio en tv Een interview voor de radio of televisie is een momentopname. U krijgt meestal maar één kans, en dat dan vaak ook nog in korte tijd. Zorg er daarom voor dat de randvoorwaarden optimaal zijn: › In een studio verhoogt de aanwezigheid van microfoons (en/of camera’s) de spanning soms extra. Doe het gesprek indien mogelijk daarom in een omgeving en op een tijdstip waarbij u zich prettig voelt, b.v. thuis of op uw werkkamer. › Informeer tevoren of het live uitgezonden wordt of niet. › Als het u geruster maakt, kunt u vooraf alvast informeren naar de eerste vraag. › Vermijd storende bij- en achtergrondgeluiden tijdens de opnamen. › Als er een camera aanwezig is, is het raadzaam oogcontact te houden met de interviewer; dan komt het gesprek natuurlijker over op kijkers. › Houd er met uw presentatie rekening mee dat de camera alles genadeloos registreert.

Als u zelf publiciteit zoekt

den geïnterpreteerd.

Als u zelf publiciteit zoekt, is het raadzaam anderen hiervan op de hoogte te brengen, zoals uw collega’s en leidinggevende. Informeer eventueel ook de voorlichters van uw faculteit en de afdeling Communicatie. Als u niet bereikbaar bent, zullen de media vaak met hen contact zoeken.

Route naar de media Hieronder staat een aantal manieren om uw nieuws bij journalisten onder de aandacht te brengen.

Toch is het meestal beter om zelf slecht nieuws naar buiten te brengen, dan te wachten tot journalisten er lucht van krijgen. U bepaalt dan zelf het moment en de vorm en vaak zal men u om

Persbericht Bericht aan de media over één enkel onderwerp. Persberichten worden altijd verzonden via de afdeling Communicatie van de RUG. Het persbericht staat daarnaast op de RUG-website; er wordt naar verwezen via een link vanaf de homepage. De afdeling Communicatie redigeert of schrijft persberichten en selecteert het aanbod op nieuwswaardigheid. Het versturen van een persbericht kan enige tijd kosten, neem daarom tijdig contact op met de afdeling Communicatie.

de openheid waarderen. Terwijl u anders wellicht de regie kwijtraakt en het nieuws onjuist of vertekend wordt gebracht, met alle gevolgen van dien. Overleg in geval van twijfel met de voorlich-

Nieuwsbrief Wekelijks digitale nieuwsbrief voor de media van de afdeling Communicatie, over diverse nieuwswaardige onderwerpen (onderzoeksresultaten, grote subsidies, aanstellingen, evenementen). Deze wordt naar ca. 500 media-adressen gemaild. De inhoud van de nieuwsbrief staat ook op de RUG-website. Aanmelding van onderwerpen: uiterlijk drie weken vooraf voor de agenda, en een week voor ander nieuws, bij de afdeling Communicatie.

ters van de RUG.



Overige informatiekanalen

Opinie Op de homepage van de RUG en in de Nieuwsbrief gaat een deskundige RUG-onderzoeker in de rubriek ‘Opinie’ in op een actueel maatschappelijk thema. Suggesties/bijdragen zijn welkom, bij de afdeling Communicatie.

Universiteitskrant De Universiteitskrant (UK) is bestemd voor alle 26.000 studenten en 5.500 personeelsleden van de RUG. De UK heeft een onafhankelijke redactie, die u kunt tippen over een interessant onderwerp. Verder heeft de UK speciale pagina’s en rubrieken die buiten de verantwoordelijkheid van de redactie vallen. Hiervoor kunt u zelf informatie aanleveren:

Wekelijks mediaoverleg Ontmoeting met Groningse journalisten aan het begin van elke dinsdagmiddag, na afloop van de vergadering van het College van Bestuur. Allerhande onderwerpen komen aan bod, die aldaar de primeur hebben. Suggesties: uiterlijk de vrijdag voorafgaande aan het overleg, bij de afdeling Communicatie. Persconferentie Alleen in extreem bijzondere gevallen. Overleg met de voorlichters. RUG-website In bijzondere gevallen (bijvoorbeeld als haast geboden is) kan een bericht ook op de homepage komen te staan zonder dat het als persbericht is verzonden. Neem contact op met de afdeling Communicatie. De facultaire websites bieden ook veel mogelijkheden voor nieuws en mededelingen. Neem daarvoor contact op met de webbeheerder van de faculteit.

Primeur

› RUG-mededelingen: ingezonden mededelingen en oproepen voor studenten en personeel. Indienen via de website van de UK, www.uk.rug.nl. › RUG-agenda: wekelijks overzicht van algemeen toegankelijke universitaire evenementen; aanmelding bij de afdeling Communicatie. › Extra: tweewekelijks katern in de UK, met informatie voor studenten en personeel. Onder redactie van de afdeling Communicatie.

Met een primeur biedt u een journalist of redactie het recht om als eerste over uw nieuws te publiceren.

Elektronische leeromgeving Nestor Op de elektronische leeromgeving Nestor kunt u diverse aankondigingen kwijt. Neem contact op met de facultaire Nestorbeheerder.

Als uw onderwerp erg nieuwswaardig is, is het beter geen primeur te geven, omdat andere media vaak minder geïn-

Alumnimagazine ‘Broerstraat 5’ ‘Broerstraat 5’ is een magazine dat vier keer per jaar verstuurd wordt naar alle alumni (oud-studenten en gepromoveerden) en andere relaties van de RUG. Het blad heeft een oplage van 65.000. Heeft u een tip? Neem contact op met de redactie, www.rug.nl/broerstraat5.

teresseerd zijn als het bericht al elders gepubliceerd is. Een kleiner onderwerp leent zich er soms juist wel voor om bijvoorbeeld eerst een lokale journalist in te

TV-programma ‘Adams Appel’ ‘Adams Appel’ is een programma van de RUG over wetenschap en wetenschappers, dat wekelijks wordt uitgezonden door TV Noord en TV Drenthe en te vinden is op de website van de RUG (www.rug.nl/adamsappel of www.rug.nl/video). Adams Appel kent wekelijks een thema dat vanuit diverse disciplines wordt belicht. Suggesties? Neem contact op met de afdeling Communicatie.

schakelen. Wordt het een leuk item, dan pikt de landelijke pers het misschien ook nog op.



Kennisdebat Kennisdebat is een website van de RUG waar wetenschappers terecht kunnen voor achtergrondinformatie en opinies over actuele nieuwsdossiers. Zie www.rug.nl/kennisdebat.

E-mail In uitzonderlijke gevallen kunt u studenten en/of medewerkers (of een selectie) een e-mail sturen. Overleg hierover met de beheerders van het netwerk waarop uw doelgroep is aangesloten. Voor het sturen van een e-mail naar alle studenten en/of medewerkers is toestemming nodig van de afdeling bestuurlijke en juridische zaken.

Outline Nieuwsbrief over innovatie en valorisatie bij de RUG. Deze gaat ieder kwartaal naar relaties op prominente posities in bedrijfsleven, politiek, overheid en universiteit.

Overige universitaire en facultaire bladen Er zijn allerlei facultaire en personeelsbladen, websites, nieuwsbrieven en andere media bij faculteiten en afdelingen. Informeer bij de facultaire voorlichters.

Studium Generale Groningen Studium Generale organiseert lezingen, symposia, discussiebijeenkomsten, films, enz. Heeft u een interessant verhaal over wetenschappelijk onderzoek of zoekt u samenwerking of adviezen bij de organisatie van een congres of lezing? Neem contact op met Studium Generale, www.rug.nl/studium. Publicatieborden U kunt posters over activiteiten laten verspreiden op 150 publicatieborden binnen de universiteit. Graag gevouwen op A4-formaat aanleveren bij de afdeling Communicatie.

Zelf communiceren met uw publiek Als u zelf de publiciteit wilt verzorgen, bijvoorbeeld voor een congres of tentoonstelling, zijn er ook veel middelen om rechtstreeks uw publiek te bereiken.

Embargo Soms wordt er informatie onder embargo verstrekt. Daarbij wordt een beroep op de pers gedaan niet eerder dan een zeker tijdstip te publiceren.

Communicatieplan Als u rechtstreeks met het publiek wilt communiceren, is het handig een (beknopt) communicatieplan te maken. Daarbij moet u de volgende vragen beantwoorden. Wat moet het publiek weten? Wat zijn de doelgroepen? Welke communicatiemiddelen zijn hiervoor nodig? Welk tijdschema houd ik aan? Wat zijn de regels voor het gebruik van de universitaire huisstijl bij het maken van drukwerk en/of website? Van welke andere partijen ben ik afhankelijk en hoeveel tijd hebben zij (bijvoorbeeld drukkers) nodig?

Dat gebeurt vooral als het moment bijzonder is en zijn waarde verliest als de informatie al ‘op straat ligt’. (Bijvoorbeeld bij de uitreiking van een

Communicatiemiddelen Er zijn veel middelen om zelf het publiek te bereiken. Naast websites, e-mail, en drukwerk (zoals posters, flyers, handouts, folders, brochures of gekochte advertentieruimte) kunt u ook denken aan de elektronische leeromgeving Nestor of zelfs de oude vertrouwde prikborden en spandoeken.

prijs of onderscheiding.) Alleen in dit soort speciale gevallen zal een embargo gerespecteerd worden. Neem voor advies contact op met de afdeling Communicatie. 10 Als u zelf publiciteit zoekt


11

Bemiddeling en ondersteuning De mediavoorlichters van de afdeling Communicatie kunnen u enerzijds adviseren over benadering van de media. Anderzijds attenderen ze journalisten en programmamakers op interessante ontwikkelingen en personen bij de RUG, of brengen hen in contact met deskundigen. De afdeling Communicatie heeft een groot bestand met adressen van kranten, websites, tijdschriften, omroepen en freelance journalisten en kan daarmee de Nederlandse media in korte tijd bereiken. Procedure Wat moet u doen als u gebruik wilt maken van de diensten van de mediavoorlichters van Communicatie? 1. Overleg U verwacht of wenst publiciteit omdat er iets bijzonders gaat gebeuren of omdat u een evenement organiseert. Overleg met Communicatie over de manier en het moment van verspreiding van het nieuws.

12 Bemiddeling en ondersteuning

Bij georganiseerde evenementen, zoals een congres, licht u de voorlichters bij voorkeur minimaal drie weken tevoren in. Bij onvoorziene gebeurtenissen (toekenning van een onderscheiding bijvoorbeeld) schakelt u de voorlichters zo snel mogelijk in. Bij academische evenementen als promoties en oraties ligt de datum lang van tevoren vast en benaderen de voorlichters u. 2. Persbericht Een persbericht wordt altijd verzonden door de afdeling Communicatie. De tekst kan op twee manieren tot stand komen. › U schrijft zelf het concept-persbericht. Beantwoord in de tekst in elk geval de zes essentiële vragen over nieuws (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe). Vermeld ook de eventuele financiers. De voorlichters van Communicatie voeren de eindredactie. Eventueel besluiten zij het bericht op te nemen in de nieuwsbrief en het niet als apart persbericht te verzenden. › Een voorlichter of een freelancer van Communicatie schrijft het bericht, op grond van de informatie die u aandraagt; de uiteindelijke versie wordt u voorgelegd ter goedkeuring. 3. Afwachten? ‘Platgebeld’ worden of ‘radiostilte’? Of u ook echt veel publiciteit krijgt, hangt niet alleen af van de nieuwswaarde en de presentatie, maar ook van de ‘concurrentie’ van ander nieuws. Het is daarom lastig om van tevoren in te schatten hoeveel reacties een persbericht gaat opleveren. Zorg er voor dat u (of iemand anders met kennis van zaken bij bijvoorbeeld een evenement) goed bereikbaar bent voor de media op de dag dat het persbericht uitgaat.

Bemiddeling en ondersteuning

13

Informatie en adressen Mediatraining Wilt u meer weten over omgang met pers en publiciteit? De voorlichters van de afdeling Communicatie kunnen u adviseren over bijvoorbeeld mediatrainingen op maat. Op de hoogte blijven Bent u geïnteresseerd in de berichtgeving van de RUG? U kunt zich kosteloos abonneren op: › RUG-persberichten en nieuwsbrief › RSS-feeds Contact Afdeling Communicatie tel. (050) 363 54 45 fax (050) 363 63 00 [email protected] www.rug.nl/bureau/communicatie Postbus 72, 9700 AB Groningen Oude Boteringestraat 44 Groningen Deze brochure staat ook op www.rug.nl/bureau/communicatie Telefoonnummers contactpersonen communicatie op faculteiten UMCG Letteren Wijsbegeerte Godgeleerdheid en Godsdienstwetenschap Gedrags- en Maatschappijwetenschappen Wiskunde en Natuurwetenschappen Ruimtelijke Wetenschappen Rechten Economie en Bedrijfskunde

(050) 361 22 00 (050) 363 59 09 (050) 363 79 60 (050) 363 55 97 (050) 363 64 19 (050) 363 83 04 (050) 363 88 91 (050) 363 79 38 (050) 363 37 88

Colofon afdeling Communicatie Rijksuniversiteit Groningen februari 2010 Vormgeving In Ontwerp, Assen Druk Zalsman, Groningen Fotografie Elmer Spaargaren

14 Bemiddeling en ondersteuning

15

English summary and full version In principle, every student or staff member of the University of Groningen can get into the news. This brochure has a number of useful tips for dealing with the media. Academic research and everything related to it generates a lot of publicity – academics make discoveries, they publish books and articles, they are awarded PhDs and prizes, and they are asked for their expert opinion. In addition, there are many newsworthy events such as conferences, lectures and inaugural lectures.


The media can seek contact, for example to consult a University academic as an expert for a current issue. However, the University can also seek the contact itself. Then the publicity is the result of a conscious action to attract the attention of the press and the general public, for example for research results or for a conference. The University of Groningen Communication Office press officers have a number of means at their disposal to approach the media in a timely and correct way. This brochure has a number of useful tips for dealing with publicity, whether or not with the help of the Communication Office. Full English version The full English version of the brochure is available on www.rug.nl/bureau/communicatie. Questions? If you have any questions about communication or contact with the media, please contact the University of Groningen Communication Office, tel. (050) 363 54 45.

17

No title

Recommend Documents