Z
Nieuwsbrief
Versie mei 2014
Er heeft een grote update plaatsgevonden waarmee er meer functionaliteit is toegevoegd voor u. Graag brengen wij deze uitbreidingen onder uw aandacht. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Catering kunnen vastleggen bij de reserveringen Voorzieningen kunnen vastleggen bij de reserveringen Uitbreiding bij de zalen met prijzen, opstellingen en zaalopdelingen. Display aansturing mogelijk Factureren van reserveringen is nu ook mogelijk. Offerte maken en versturen. Opzet van relatie en contactpersonen is aangepast. Bij reserveringen kan nu worden volstaan met vastleggen van een contactpersoon zonder een bedrijf of instelling. 9. Personeelsplanning is nu standaard beschikbaar en niet meer als een extra optie.
Rechten aanpassen
Om gebruik te maken van de nieuwe opties dient u bij de functies op het tabblad Rechten aan te geven dat deze opties toegankelijk zijn. U zult zien dat de menu opties Reserveringen-Voorzieningen agenda, Facturatie, Bedrijfsinrichting-Catering, Bedrijfsinrichting-Voorzieningen en Bedrijfsinrichting-Displays nog op rechten 1 staan. Wilt u hiervan gebruik maken dan dient deze op rechten 4 gezet te worden. Om de rechten actief te krijgen dient u wel uit te loggen en opnieuw in te loggen in Zaalagenda.
Catering kunnen vastleggen bij de reserveringen
Via de Bedrijfsinrichting kunt u catering vastleggen. Hier kunt u alle vormen van catering die u aanbiedt benoemen. Bij een reservering kunt u vervolgens catering toevoegen. Wanneer u gebruik maakt van de facturatie mogelijkheid kunt u de prijs van de catering ook vastleggen zodat deze op de factuur wordt meegenomen.
Zaalagenda.nl is van Pioen Partners bv uit Almelo
[email protected] +31 (0)546 – 456 223
Z
Voorzieningen kunnen vastleggen bij de reserveringen
Net als de catering kunt u nu ook voorzieningen vastleggen bij de Bedrijfsinrichting. Alle voorzieningen kunnen bij een reservering worden mee geboekt. Uiteraard wordt er gekeken of de voorziening beschikbaar is. Speciaal voor de voorzieningen is een aparte agenda toegevoegd om te zien wanneer de voorzieningen geboekt zijn. Ook voor de voorzieningen geldt dat er een prijs kan worden vastgelegd ten behoeve van de facturatie.
Uitbreiding bij de zalen met prijzen, opstellingen en zaalopdelingen
Bij de zalen zijn enkele uitbreidingen doorgevoerd. Zo kunnen er tarieven worden vastgelegd. Hier dient een eenheid bij te worden geselecteerd. De tarieven hoeven alleen ingevuld te worden wanneer u gebruik maakt van de facturatie. Wanneer u geen gebruik maakt van de facturatie hoeft er uiteraard geen prijs ingevoerd te worden.
Het is nu ook mogelijk verschillende opstellingen aan te geven bij een zaal. U kunt elke mogelijke opstelling bij een zaal vastleggen en hier zelfs een afbeelding bij plaatsen. Bij het maken van een reservering kan vervolgens bij de betreffende zaal een opstelling worden geselecteerd. Heeft u één of meerdere zalen die middels een flexibele wand gescheiden zijn van elkaar dan kunt u deze nu ook vastleggen in Zaalagenda. Middels een voorbeeld zal dit worden toegelicht. Heeft u een grote zaal met een flexibele wand dan zijn er feitelijk drie zalen. Alle drie de zalen dienen aangemaakt te worden. Bij de grote zaal dient bij het tabblad ‘Opdeling’ op gedrukt te worden. Vervolgens dienen de twee afzonderlijke zalen geselecteerd te worden. Bij het reserveren in de agenda wordt rekening gehouden met deze opdeling. Het zal bijvoorbeeld niet mogelijk zijn een deel van de zaal te reserveren gelijktijdig met de grote zaal.
Zaalagenda.nl is van Pioen Partners bv uit Almelo
[email protected] +31 (0)546 – 456 223
Z
Display aansturing mogelijk
Een geheel nieuwe mogelijkheid die is toegevoegd betreft de display. U kunt één of meerdere displays benoemen. De display geeft u de mogelijkheid de reserveringen op een scherm te tonen in combinatie met ‘reclame’ uitingen. Bij de display dient u gebruik te maken van een achtergrond. Deze dient u bij de Bedrijfsinrichting-Vaste instellingen tab Achtergrond display te uploaden. Dit dient een plaatje te zijn bij voorkeur een PNG-bestand. Bij de Displays kunt u een display aanmaken. Hierbij dient een sjabloon geselecteerd te worden. U kunt aangeven welke zalen met hun reserveringsinformatie getoond dient te worden. U kunt dus een display specifiek voor een zaal benoemen. Daarnaast kunt u uw logo ook tonen. Deze kunt u aangeven bij Bedrijfsinrichting-vaste instellingen tab Logo.
Om de display werkend te zien drukt u op . Er wordt een apart tabblad in uw browser geopend met de display. Deze url kunt u gebruiken bij de betreffende monitor die als display dienst doet. De informatie wordt automatisch ververst. Wilt u advertenties tonen dan is dat mogelijk. Hiervoor dient u op het tabblad Advertenties de afbeelding te selecteren. U kunt hier meerdere afbeeldingen (advertenties) toevoegen. Bij de display geeft u aan hoeveel advertenties getoond moeten worden alvorens de reserveringsinformatie wordt getoond.
Zaalagenda.nl is van Pioen Partners bv uit Almelo
[email protected] +31 (0)546 – 456 223
Z
Facturatie
Facturatie is een extra functionaliteit die u kunt inschakelen. Via Beheer – Account gegevens kunt aangeven gebruik te willen maken van de facturatie. Voor de facturatie geldt dat een extra abonnement van € 15,= per maand exclusief B.T.W.. Wanneer u gebruik wilt maken van de facturatie dan kunt u bij een reservering aangeven dat deze factureerbaar is. Zodra u dit aangeeft en er is geen vink geplaatst bij ‘optie’ heeft u de mogelijkheid om de reservering te factureren. Alle zaken die u bij de reservering heeft staan worden meegenomen naar de factuur. Zodra u de factuur heeft aangemaakt kunt u er nog regels aan toevoegen. Wanneer dit gedaan is kan de factuur worden verstuurd. Bij de Relatie kunt u een relatienummer aangeven welke als een ‘debiteurnummer’ op de factuur wordt getoond.
Het versturen van de facturen gaat als volgt:
Geef bij de reservering aan dat deze factureerbaar is. Vul op het tabblad ‘Facturatie’ de eenheid en aantal in van de zaal. Geldt er een aparte prijsafspraak dan kunt u deze invullen.
Maak eerst de factuur aan via ‘Aanmaken factuur’. Wanneer de factuur is aangemaakt staat deze klaar bij ‘Uitdraaien facturen’. Selecteer de facturen en klik op toegevoegd.
. De facturen worden per e-mail verzonden. Hierbij wordt de factuur als PDF bijlage
Zaalagenda.nl is van Pioen Partners bv uit Almelo
[email protected] +31 (0)546 – 456 223
Z
Bij de optie Facturatie-Factuurinstellingen kunt u de tekst van de e-mail instellen, maar ook zaken als B.T.W.. Exporteren naar een boekhouding Tot slot is het mogelijk om de facturen te exporteren naar uw boekhouding. Hiervoor dient u bij FacturatieFactuurinstellingen tab Export boekhouding de betreffende grootboeknummers in te vullen. Via de optie Facturatie-Export boekhouding maakt u het betreffende exportbestand aan welke ingelezen kan worden in uw boekhoudsysteem.
Offerte maken en versturen
Maakt u gebruik van de facturatie dan is het ook mogelijk om een offerte te maken. Maak een optie aan en benoem hierbij alle afgesproken zaken zoals zaal, catering en voorzieningen. Klik op de ‘offerteknop’ en er wordt een offerte aangemaakt. Bij de Bedrijfsinrichting kunt u de gegevens voor de offerte instellen. U kunt de begeleidende brief voor de offerte hier opmaken. Bij het aanmaken van een offerte wordt de begeleidende brief voorzien van een bijlage alle zaken welke bij de ‘optie’ staan aangegeven.
Opzet van relatie en contactpersonen is aangepast
Voorheen diende u altijd een relatie aan te maken met daarbij een contactpersoon. Vooral bij privépersonen was dit een onlogische stap. In de nieuwe versie is het omgedraaid. U maakt altijd een contactpersoon aan en kunt deze koppelen aan een instantie. Instantie is de verzamelnaam voor bedrijf of instelling.
Geeft u aan dat de relatie een instantie is dan kunt u hier contactpersonen aan koppelen zoals u dat gewend was. Geeft u aan dat het relatietype ‘persoon’ is dan betreft het contactpersoon zonder een instantie. U ziet alle relaties in de lijst bij Relaties. Hier staan de Instanties en Personen bij elkaar. Alleen de contactpersonen van een instantie vindt u op het tabblad Contactpersonen bij de betreffende instantie.
Zaalagenda.nl is van Pioen Partners bv uit Almelo
[email protected] +31 (0)546 – 456 223
Z
Bij reserveringen kan nu worden volstaan met vastleggen van een contactpersoon zonder bedrijf of instellingen.
Bij de reservering dient er altijd een contactpersoon geselecteerd te worden. Door de aanpassing voor privépersonen is het weergeven aangepast. Indien de contactpersoon aan een instantie is gekoppeld dan wordt deze ook getoond.
Personeelsplanning is nu standaard beschikbaar en niet meer als optie.
De optie personeelsplanning was voorheen alleen beschikbaar wanneer dit aangegeven was bij Beheer Account gegevens. Nu is deze standaard beschikbaar. Met de personeelsplanning kunt u personeel en/of vrijwilligers inplannen. Uw personeelsleden en/of vrijwilligers kunnen zelf via website, tablet of mobiel hun beschikbaarheid opgeven. Via
.zaalagenda.nl/menu komt u bij de optie voor het personeel of vrijwilliger.
Ideeën en suggesties
Heeft u ideeën of suggesties dan horen wij dat graag van u. U kunt deze per e-mail doorgeven. Uiteraard kunt u ons telefonisch bereiken tijdens kantoortijden. Pioen Partners BV Twentepoort West 38 7609 RD Almelo Tel: +31 (0)546 – 456 223 E-mail: [email protected]
Zaalagenda.nl is van Pioen Partners bv uit Almelo [email protected] +31 (0)546 – 456 223
