Johan Op de Coul
Na eerdere rapporten in 1982, 1986 en 1993 is eind vorig jaar het vierde rapport over taken en functies
NIEUW RAPPORT NGI: EEN RAAMWERK VOOR IT-TAKEN EN -COMPETENTIES
Het rapport 2001 ‘Taken, Functies, Rollen en Competenties in de Informatica’ biedt naast het inzicht in functies en taken, ook een invulling van de voor de adequate uitoefening van de taken benodigde competenties. Bovendien worden hoofdstukken gewijd aan het toepassen van de basis-informatie voor HR-en ander management en opleiders. Ten tijde van het eerste rapporten ‘Taken en Functies in de Bestuurlijke Informatica’ (1982 en 1986) werden informaticafuncties vooral gekoppeld aan taken die nodig waren om geautomatiseerde informatiesystemen te ontwikkelen en te exploiteren (de traditionele rekencentrumfuncties). Pas in het rapport van 1993 werd onder-
56
van het NGI verschenen. Alle rapporten hebben tot doel om een ordening te presenteren in het woud aan informatica-functies. Zij bieden daarmee voor alle direct of indirect bij de informatica betrokkenen een helder inzicht in de informaticataken en benodigde competenties.
kend dat er ook niet-technische taken aan informatici worden toegekend, maar ook informaticataken aan niet-informaticafuncties. Bovendien werd onderkend dat ‘de standaard functie’ niet bestaat. Er zijn immers vele factoren die aan de basis van het definiëren van functies liggen: de bestuurlijke en organisatorische structuur van organisaties (midden en kleinbedrijf met vaak ‘gecombineerde’ functies versus grote internationale concerns met verbijzonderde lijnen staffuncties), functiespecialisatie (ontwikkeling, beheer en exploitatie). Vandaar dat de Werkgroep Functies van het NGI besloot om een set van taken (zogenoemde ‘taakclusters’) te definiëren van waaruit functies kunnen worden
MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/3
N I E U W
opgebouwd. Dit maakt het voor elke organisatie mogelijk om functies samen te stellen die specifiek aansluiten op de in de betreffende organisatie voorkomende of gewenste situatie.
Reeds in 1993 werd onderkend dat de ‘standaard’ informaticafunctie niet bestaat Belangrijke veranderingen in informaticafuncties van de laatste tien jaar komen voort uit technologische en bestuurlijke vernieuwingen. Onder andere zijn dit de volgende trends. – De informatica maakt een steeds belangrijker onderdeel uit van het ondernemen. Vroeger werd de informatietechnologie voornamelijk ingezet om efficiëncyvoordelen te behalen bij sterk repetitief werk (denk hierbij aan salarisssytemen en statistische berekeningen). Later gingen informatiesystemen de bedrijfsprocessen ondersteunen door – letterlijk – informatie beschikbaar te stellen. In de afgelopen jaren wordt de informatica ook toegepast als ‘enabler’ van bedrijfsprocessen en wordt zelfs beschikbaar gesteld aan de klant en markt (denk aan internetsites voor het boeken van reizen of het bestellen van artikelen). – Bestuurlijk bezien leveren informatiesystemen ondersteuning aan managementprocessen aangaande de efficiëncy, kwaliteit of financiële status van bedrijfsonderdelen, of aan marktverkenningen (datamining), of informatie over de klant en markt (CRM-systemen). – Naast het ontwikkelen van systemen is er een duidelijk accent gekomen op het beheer van de informatievoorziening. – Ook ‘gebruikers’ ofwel de medewerkers van de bedrijfsprocessen zijn beter opgeleid (tijdens hun basisopleiding) in het omgaan met geautomatiseerde systemen. Zij hebben ook geleerd om zelf systemen te ontwikkelen met geavanceerde – op de eindgebruiker afgestemde – pakketten. Deze ontwikkelingen hebben een zekere tweedeling aangebracht tussen informatici: de echte technisch werkzame informatici (denk
MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/3
R A P P O R T
N G I
aan netwerkbeheerders en systeembouwers) en meer op het gebruik van die systemen gerichte informatici. Bij deze laatste groep zijn het niet zo zeer de technische competenties, maar staat business/IT-alignment centraal en moeten deze informatici goed kunnen communiceren over bedrijfsprocessen en derhalve een grote mate van business-affiniteit hebben. Van die laatste groep worden dus een geheel andere rol en andere competenties verwacht (en geëist) dan van de technische informatici.
OPZET NGI-MODEL Reeds in 1993 werd onderkend dat de ‘standaard’ informaticafunctie niet bestaat, doch dat de mogelijkheid moet worden geboden voor een gediversifieerde invulling van die functies. Deze lijn is in het rapport 2001 doorgetrokken. Elke organisatie kan vanuit de – nu 143 – aangeboden taken (taakclusters genoemd) functies samenstellen. Een taakcluster is een verzameling eenduidig en logisch bij elkaar behorende activiteiten die in het algemeen door één medewerker, als een ondeelbaar pakketje werk, wordt uitgevoerd. De taakclusters zijn uitgebreid beschreven en toegelicht (in termen van activiteiten en resultaat) en vervolgens geordend gelet op de aard van de werkzaamheden, zoals: beleid en kaderstelling, ontwikkeling en beheer. Onderkend wordt dat een taak(cluster) in een bepaalde omgeving of context wordt uitgevoerd; hierbij zijn acht contextaspecten onderkend. In grote lijn wordt een technische context onderkend (middelen waarmee een taakcluster wordt uitgevoerd, zoals methoden, technieken en technologie) en een organisatorische context (de organisatorische afbakening van het werkveld, zoals de eigen businessunit of ten behoeve van een groot complex georganiseerd concern). Tevens is onderkend dat een taak(cluster) in een bepaalde rol wordt uitgevoerd: men voert de taakcluster – zelfstandig – uit, coördineert de uitvoering van taken of is verantwoordelijk voor het resultaat van de uitvoering; totaal zijn acht rollen onderkend.
57
Door deze opzet wordt het ook voor niet-informatici helder welke taken inhoudelijk door informatici kunnen worden uitgevoerd, in welke context en in welke rol. Vanuit een samenwerking met deskundigen (onder andere KUB, GITP, LTP, SHL, Converge, en de ervaring van de diverse IT- en IT-managementdeskundigen in de Werkgroep) zijn voorts twee competentiemodellen ontwikkeld: vaktechnische competenties en persoonlijke competenties. Competenties zijn hierbij gedefinieerd als: kennis, vaardigheden en gedrag om taken, in hun context en gelet op de rol, adequaat te kunnen uitvoeren. Door de toevoeging van de competenties wordt nu niet alleen inzicht gegeven in de inhoud en resultaten van informaticataken, maar ook in de daarvoor benodigde competenties. Hoewel de standaard functie wellicht niet meer bestaat, wordt in het rapport alsnog een overzicht gegeven van zo’n zeventig informaticafuncties zoals in de afgelopen twee jaren in personeelsadvertenties werden gevraagd. Uit het hiervoor uitgevoerde onderzoek blijkt dat er zo’n 70% consensus bestaat over de naamgeving en inhoud van functies. De gegeven ‘standaard’ functies kunnen aan de hand van de basisinformatie in het rapport vervolgens worden toegesneden op de betreffende organisatie.
TOEPASSINGEN BASISINFORMATIE De basisinformatie wordt geboden in de vorm van de taakclusters, contextaspecten en rollen die informatici kunnen uitvoeren. De toepassing van deze basisinformatie betreft het opstellen van functieprofielen, de meer traditionele HR-activiteiten als werving en selectie, functieclassificatie/waardering en loopbaanontwikkeling en -begeleiding. Een ondertussen bekend fenomeen is competentie management op basis waarvan de in een organisatie benodigde competenties worden afgestemd op de beschikbare of te werven competenties van medewerkers, alsmede op ba-
58
sis waarvan carrièrepaden kunnen worden vastgesteld (mede vanuit het perspectief van ‘ontwikkelbare’ en ‘niet-ontwikkelbare’ competenties). Vanuit de taken en competenties is competentie management nu toe te passen op informatici. Tot slot worden vier modellen voor opleidingen gepresenteerd, waarin taken en competenties een centrale rol vervullen.
De toevoeging van competenties aan taken, context en rollen biedt een solide basis om medewerkers te selecteren Juist de toevoeging van competenties aan taken, context en rollen biedt een solide basis om medewerkers te selecteren en hen een passend carrièreperspectief te bieden. Het is hierbij vooral van belang om te onderkennen welke competenties nodig zijn om bepaalde taken/functies en rollen uit te voeren. Denk in dit verband aan een beheerder van een server die naast vaktechnische competenties, de meer persoonlijke competenties moet hebben zoals: accuratesse en kwaliteitsbewustzijn. Initiatief is eveneens van belang, maar moet worden gepaard aan organisatiebewustzijn: een storing moet immers proactief worden aangepakt, echter zonder de belangen van de organisatie te vergeten waardoor een server wellicht technisch perfect wordt gerepareerd maar dit een te lange doorlooptijd neemt. Hoewel dit in de praktijk niet vaak voorkomt, bestaat – in het traditionele carrièrepad – voor elke programmeur de mogelijkheid om door te groeien tot projectleider of informatieanalist. Vanuit de te ontwikkelen vaktechnische competenties is dit geen onmogelijkheid terwijl vaak een persoonlijke competentie als methodisch werken goed is ontwikkeld. Een informatieanalist en projectleider dienen echter over additionele persoonlijke competenties te beschikken die minder makkelijk zijn te ontwikkelen. Denk maar aan competenties als empathie, interpersoonlijke en bedrijfsmatige competenties. Kijkend naar de persoonlijke aard van een programmeur, dan zal dit ook al snel worden
MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/3
N I E U W
onderkend: een programmeur is veel meer een technisch ingesteld persoon, terwijl een projectleider of informatieanalist veel meer op communicatie en advies moet zijn gefocusseerd. In de praktijk blijken – vanuit het perspectief van competenties – echter veel minder voor de hand liggende carrièrestappen te bestaan die echter wel als ‘standaard’ in een functiehuis en bijbehorende carrièreontwikkeling bestaan; bijvoorbeeld die van technisch ontwerper (echt technisch gericht) naar functioneel ontwerper (zou bedrijfsproces gericht moeten zijn). Traditioneel maken op deze functie uitgekeken technisch ontwerpers in het kader van hun carrière de overstap naar functioneel ontwerper, en lopen in deze functie vast of leveren niet de geëiste kwaliteit. Gelet op hun persoonlijke competenties zou de overstap van technisch ontwerper naar bijvoorbeeld applicatiebeheerder, logischer zijn.
Het rapport biedt praktische informatie voor niet-informatici, zoals businessmanagers, HRmanagers en opleiders In het kader van carrièreontwikkeling zijn – naast ervaring – opleidingen uiteraard een logische benadering. Bij informatici wordt daarbij vooral gefocusseerd op vaktechnische ontwikkeling, i.c. het opdoen van nieuwe vaktechnische competenties (het niveau: ‘kennis’). Vanuit het nadenken over het benodigde niveau van vaktechnische competenties, is ‘kennis’ echter slechts de basis; vaak is ‘conceptuele kennis’, i.c. het doorgronden van de concepten achter de gepresenteerde trucs, methoden, technieken, modellen, etc. veel belangrijker. Een programmeur moet in de basis niet worden opgeleid in een programmeertaal, maar in het vak van programmeren. ‘Programmeren’ is de basis vaktechnische competentie op het niveau van conceptuele kennis, terwijl Cobol, C++ of Oracle slechts de gereedschappen zijn (overigens elementen van de technische context). Een informatieanalist moet – naast het toepassen van een bepaald onderzoek – en modelleringtechniek – vooral het analyseren van bedrijfsprocessen (vaktechnische competentie) onder de knie krijgen en heeft persoonlijke com-
MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/3
R A P P O R T
N G I
petenties nodig als organisatiebewustzijn (moeilijk te ontwikkelen c.q. te leren) en adviesvaardigheden (deels te ontwikkelen). Dit besef van de benodigde competenties leidt tot een betere selectie van potentiële medewerkers en het optimaal organiseren van opleidingen.
VERVOLG ONTWIKKELINGEN Het nieuwe rapport ‘Taken, Functies, Rollen en Competenties in de Informatica’ is na anderhalf jaar studie door specialisten afkomstig van zo’n dertig bedrijven opgesteld. De deelnemers waren voor een deel juist afkomstig uit de doelgroep waarvoor het rapport is geschreven. Het nieuwe rapport biedt hierdoor veel praktisch toepasbare informatie voor niet-informatici, zoals businessmanagers, HR-managers en opleiders. Ook projectleiders vinden in het rapport informatie om hun team specialisten optimaal te bemensen. Ter ondersteuning van reorganisaties kunnen organisatieadviseurs informatie vinden om IT- en gebruikersorganisaties te ontwerpen en functies te definiëren. Uiteraard vinden informatici zelf ook veel relevante informatie voor een zelf-assessment en carrièremogelijkheden. Dat deze rapporten in een behoefte voorzien, blijkt wel uit de oplage: van de rapporten 1986 en 1993 zijn er ruim 6000 verkocht. De Werkgroep Functies is van mening dat met het nieuwe en met competenties uitgebreide rapport een stevig en geactualiseerd fundament wordt aangeboden. Echter wordt ook geconstateerd dat de ontwikkelingen niet stil staan en dat sommige onderwerpen een verdere verdieping moeten krijgen. Bijvoorbeeld in het kader van competentiemanagement wordt momenteel een verdere uitwerking gemaakt voor carrièreontwikkeling van informatici. Voor functieclassificatie/waardering wordt het in het rapport aangereikte kader eveneens verder uitgewerkt. Ook nu zijn deskundigen en praktisch gebruikers van deze kaders ingeschakeld om een goed en praktisch handboek te verkrijgen.
59
Een interessante ontwikkeling is voorts dat – op instigatie van het EXIN – momenteel wordt gewerkt aan een competentieraamwerk dat een kader biedt voor het definiëren en aanbieden van opleidingen in termen van competenties (het zogenoemde opleidingenmodel). Dit competentieraamwerk wordt mede op basis van het nieuwe rapport ‘Taken, Functies, Rollen en Competenties in de Informatica’ opgesteld (naast het functieprofielenmodel van Careerspace).
Het rapport biedt een standaard voor informaticafuncties en taken
functies en -taken te hebben neergezet en daarmee de verdere professionalisering van het beroep van informaticus te bevorderen. Het rapport biedt daardoor dan ook de invulling van de uit de Taskforce ‘Werken in ICT’ (op instigatie van de ministers Jorritsma en Hermans, en onder leiding van Ton Risseeuw) gegeven aanbeveling met betrekking tot het profileren van het beroep van informaticus. Wellicht de belangrijkste bijdrage van het nieuwe rapport betreft het inzichtelijk maken van de – veranderende – rol van informatici, waarbij standaard functies minder en competenties juist meer in de picture staan. Over de auteur Ir. Johan C. Op de Coul is interim manager bij Fourtune
Daarnaast gebruiken diverse bedrijven momenteel het nieuwe rapport om functies op te stellen en te classificeren naar aanleiding van reorganisaties, taakverbijzondering in het kader van outsourcing en het toekennen van IT-taken aan niet-informatici.
Consultants te Apeldoorn. Hij is voorzitter van de Werkgroep Functies van het NGI (Nederlands Genootschap voor Informatica). Deze werkgroep bracht in november 2001 het NGI-rapport ‘Taken, Functies, Rollen en Competenties in de Informatica’ uit. Het rapport ‘Taken, Functies, Rollen en Competenties in de Informatica’ is in november 2001 uitgegeven door tenHagen&Stam
Het NGI hoopt met het nieuwe rapport wederom een defacto standaard voor informatica-
60
Uitgevers in Den Haag, ISBN 90-440-0343-7.
MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/3
