Nemzeti Együttműködési Alap
Képzési segédlet
2012.
A megújult civil támogatási rendszer a Nemzeti Együttműködési Alap bemutatása Képzési segédlet
Készült az ÁROP 2.2.10-10-2010-0001 program keretében
Budapest, 2012.
TARTALOMJEGYZÉK I.
Elvi keretek ......................................................................................... 6 A.
Civil jogi szabályozás változásai .......................................................... 6 1.
Bevezetés – az új szabályozás szükségessége, céljai .......................... 6
2.
Civil szervezetek jogformái, fogalmak ............................................... 7
3.
Nyilvántartás ................................................................................. 8
4.
Gazdálkodás, számvitel, beszámolás ................................................ 9
5.
Közhasznúság .............................................................................. 12
B.
A civil támogatási rendszer új szabályai ............................................. 14 1.
Civil szervezetek támogatásának általános szabályai ........................ 14
2.
A NEA rendeltetése, célja .............................................................. 15
3.
Az Alap bevételei.......................................................................... 15
4.
A NEA támogatási szerkezete......................................................... 16
5.
NEA támogatási formák és finanszírozási módok .............................. 20
6.
Kedvezményezettek ..................................................................... 21
7.
Támogatási eljárással kapcsolatos új szabályok................................ 22
C.
A Nemzeti Együttműködési Alap szervezete, működése ........................ 24 1.
A Nemzeti Együttműködési Alap Tanácsa ........................................ 24
2.
A Nemzeti Együttműködési Alap Tanácsa feladatai ........................... 28
3. A Nemzeti Együttműködési Alap Tanácsa testületi működésre vonatkozó szabályok .......................................................................................... 29 4.
A Nemzeti Együttműködési Alap Kollégiumai .................................... 29
5.
Kollégiumok testületi működésére vonatkozó szabályok .................... 32
6.
Kollégiumok feladatai ................................................................... 33
7.
Az egyes kollégiumok ................................................................... 34
8.
A Wekerle Sándor Alapkezelő......................................................... 43
9. D.
A társadalmi és civil kapcsolatok fejlesztéséért felelős Miniszter ......... 45 A civil jelöltállítási rendszer ........................................................... 47
1.
Bejelentkezés részletes szabályai ................................................... 48
2.
Elektori gyűlések részletes szabályai............................................... 50
II.
Az elektori bejelentkezés informatikai háttere ..................................... 54
III.
A pályázati folyamat ........................................................................ 63
A.
A pályázati folyamat áttekintése........................................................ 63
B.
Regisztráció .................................................................................... 68
C.
A pályázati kiírás ............................................................................. 70
D.
A pályázat benyújtása ................................................................... 72
E.
Pályázatok formai vizsgálata, érvényességi megállapítás ...................... 78
F.
A pályázatok elbírálásának rendje, a támogatási döntés ....................... 78
G.
Kifogás ....................................................................................... 81
H.
Kiértesítés a támogató döntéséről, a szerződéskötés feltételeiről ........ 82
I.
Szerződéskötés ............................................................................... 82
J.
Támogatás folyósítása ..................................................................... 86
K.
Változás-bejelentés ......................................................................... 86
L.
Érintettség ..................................................................................... 87
IV.
Az elszámolás tartalmának elemei és elszámolási folyamata ................. 88
A.
Bevezetés ...................................................................................... 88
B.
Alapfogalmak általános ismertetése ................................................... 88
C.
Az elszámolás tartalmi elemei (pénzügyi elszámolás / szakmai beszámoló) 91 1.
Szakmai beszámoló ...................................................................... 91
2.
Pénzügyi elszámolás ..................................................................... 92
3. A pénzügyi beszámoló részeként benyújtandó dokumentumok részletes bemutatása ....................................................................................... 92 4.
Az elszámolás elkészítésének és benyújtásának módja ....................103
V.
5.
NEA költségvetési sorok és ezen elszámolható költségek ..................106
6.
Az elszámolás elbírálásának a menete ...........................................114
7.
Lezárás, visszavonás és következményei, jogorvoslat ......................117
Helyszíni ellenőrzés ...........................................................................120 A.
A helyszíni ellenőrzés általános célja .................................................120
B.
A helyszíni ellenőr személye, jogai és kötelezettségei .........................120
C.
Az ellenőrzött szervezet(ek) jogai és kötelezettségei ..........................123
D.
Kockázatelemzés.........................................................................123
E.
Helyszíni ellenőrzések tervezése ......................................................128
F.
Helyszíni ellenőrzések előkészítése ...................................................129
G.
Helyszíni ellenőrzések módszerei ...................................................130
H.
Helyszíni ellenőrzés során tapasztalt hiányosságok, visszaélések .......139
I.
Jogkövetkezmények .......................................................................141
J.
A fejezethez kapcsolódó mellékletek .................................................144
VI.
EPER pályáztatási rendszer bemutatása ............................................145
A.
Bevezetés .....................................................................................145
B.
Regisztráció ...................................................................................147
C.
Belépés .........................................................................................153
D.
Rendszer kezelése .......................................................................155
VII.
Függelék: Szakkifejezések, fogalom-meghatározások, sablonok ...........203
VIII.
Mellékletek .................................................................................216
1.
melléklet: Gépi számla .................................................................217
2.
melléklet: Kézi kitöltésű számla ....................................................218
3.
melléklet: Külföldi számla fordítása ...............................................219
4.
melléklet: Váltási jegyzék.............................................................220
5.
melléklet: Kiküldetési rendelvény ..................................................221
6.
melléklet: Egyéni bérjegyzék ........................................................222
7.
melléklet: Kiadási pénztárbizonylat................................................223
8.
melléklet: Bankszámlakivonat .......................................................224
9.
melléklet: Az egyedi támogatási kérelem űrlapja .............................225
10.
melléklet: Elszámolható költségek (NEAr. 6. melléklet) .................234
11.
melléklet: Bevételek és kiadások szerkezete (NEAr. 7. melléklete) .238
12.
melléklet: Lemondó nyilatkozat ..................................................240
13.
melléklet: Területi koordinátorok ................................................241
14.
melléklet: Megbízólevél .............................................................244
15.
melléklet: Meghatalmazás .........................................................245
16.
melléklet: Helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv ................................246
17.
melléklet: Értesítés helyszíni ellenőrzés elrendeléséről ..................251
I.
ELVI KERETEK
A.
CIVIL JOGI SZABÁLYOZÁS VÁLTOZÁSAI 1.
BEVEZETÉS – AZ ÚJ SZABÁLYOZÁS SZÜKSÉGESSÉGE, CÉLJAI
A Kormány 2010. nyarán intézett felhívásával kezdte meg azt a tizennégy hónapos előkészítő munkát, amelynek végén, 2011. december 5-én az Országgyűlés elfogadta a civil szervezetek új jogi szabályozását. Az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (Civil tv.) megújította a magyarországi civil társadalom működésének alapjait, új eszközökkel és lehetőséggel, egyszer s mindenkorra tisztább, átláthatóbb környezetet biztosított a köz érdekében tevékenykedő civil szervezetek számára. A jogalkotó szándéka szerint megoldást kínál számos olyan problémára, amelyek egyrészt a társadalmi vita, másrészt az egyesülési szabadságjog 1989. évi megújulása óta eltelt évtizedek tapasztalatai alapján jelentkeztek. 1. A korábbi szabályozás a jogfejlődés során vált széttagolttá, struktúrájában pedig a különböző normák nem tudtak azonos szerkezetet követni. S bár egyenként jelentős, a maga idejében különleges vívmányt megfogalmazó jogszabályok, együttes értelmezésük nehézkessé vált: a. A polgári törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (alapítványra, egyesületre vonatkozó rendelkezések) b. Az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. törvény c. A közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvény d. A Nemzeti Civil Alapprogramról szóló 2003. évi L. törvény 2. A fenti, valamint az általánosságban szervezetekre vonatkozó (pl. számviteli, adózási) jogszabályok fogalomhasználata jelentős eltéréseket mutatott. A különböző megközelítések az egyes területek jogalkalmazói közötti értelmezési problémákhoz járultak hozzá, amelyek feloldása elodázhatatlanná vált. 3. A civil szervezeti lét az elmúlt évtizedek során külön szakmává vált, a kifinomult szabályozás ismerete mára elmélyült tudást igényel. Ezért a jogalkotónak is szükségképpen törekednie kellett az ügyfelet középpontba helyező kerettörvény jellegű szabályozás kialakítására. 4. A civil szektor egyes szabályaival kapcsolatos általános jelenség, hogy bár a társadalom részéről garanciális igények merülnek fel az átláthatóság és stabil működés kapcsán, a szabályok erőtlensége – a szankciók hiánya – nem volt képes biztosítani azt: ezért mára a szektor hitelességi válsággal is küzd. 5. Végül az egyesülési jog szabad gyakorlásának biztosítása érdekében szükségessé vált egy egyszerűsített, jóval kevesebb adminisztratív teherrel járó forma lehetősége. Az Országgyűlés döntése alapján a civil társaság szervezeti formája jött létre.
6
2.
CIVIL SZERVEZETEK JOGFORMÁI, FOGALMAK
A Civil tv. alapján civil szervezetnek minősül:
egyesület
alapítvány
civil társaság
Az egyes formák alapvető szervezeti követelményeit a Polgári törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (Ptk.) tartalmazza. A Civil tv. ehhez képest részletesen szabályozza a civil szervezetek működésének körülményeit. Tekintettel ugyanakkor arra, hogy az egyesület és a civil társaság az egyesülési jog alapján jönnek létre, a Civil tv. további szabályokat is megfogalmaz rájuk vonatkozóan. A Civil tv. alapján az egyesület különös formái a szövetség, a szakszervezet, a párt, valamint további – külön törvény szerinti – szervezetek (pl. biztosító egyesület, sportszövetség, stb.). Természetesen ez nem jelenti, hogy az egyesület minden formája civil szervezet is egyben, hiszen a pártot nem tekinthetjük e csoport részének, a szakszervezetre pedig csak részben vonatkoznak az egyesületekre vonatkozó szabályok. Ezzel párhuzamosan a „társadalmi szervezet” kategória kivezetésre került a jogrendszerből. Ki kell emelni, hogy a közalapítványok az alapítványok csoportjának nem részesei, külön jogformának tekintendők. Ugyanakkor az alapítványokra vonatkozó szabályok az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény és egyes kapcsolódó törvények módosításáról 2006. évi LXV. törvény 2. § (1) bekezdése alapján a Ptk. alapítványokra vonatkozó szabályait kell alkalmazni (a Ptk. kapcsolódó 74/A. – 74/F. §-ai a továbbhivatkozzák a Civil tv. egyes részeit). A szervezeti formák tekintetében legnagyobb újítása a Civil tv. záró rendelkezései között található civil társasági forma létrehozásának van. Ezen új formáció alapvetően a polgári jogi társaság szervezeti kereteit örökölte meg azzal a lényeges különbséggel, hogy a civil társaság létrehozásának fő motívuma nem gazdasági, hanem valamilyen közösségi cél elérése. Már két magánszemély is létrehozhatja, csak természetes személy tagjai lehetnek, bírósági regisztráció nem szükséges, a gazdasági életben csak bizonyos korlátokkal vehet részt, költségvetési támogatást pedig nem kaphat. Ez utóbbi kitétel miatt tananyagunk további részében a civil társasággal kapcsolatos kérdéseket nem tárgyaljuk. A szervezeti formák szintjén jelentős, hogy a Civil tv. a Bethlen Gábor Alapról szóló 2010. évi CLXXXII. törvénnyel (BGA tv.) azonos módon ismeri el a határon túli civil szervezeteket: 2. § 12. határon túli civil szervezet: határon túli magyarságnak a szülőföldjén való – egyéni és közösségi – boldogulása, anyagi és szellemi gyarapodása, nyelvének és kultúrájának megőrzése és továbbfejlesztése, az anyaországgal való és egymás közötti sokoldalú kapcsolatának fenntartása és erősítése érdekében tevékenykedő, más állam területén működő nonprofit egyesület és alapítvány
7
3.
NYILVÁNTARTÁS
Jóllehet a Civil tv. számos alapvető kérdésben irányt mutat a bíróságok eljárásaival kapcsolatban (pl. egyszerűsített nyilvántartásba vétel lehetősége 2012. június 30. napjától), ezen eljárásokat teljes körűen külön jogszabály, a civil szervezetek bírósági nyilvántartásáról és az ezzel összefüggő eljárási szabályokról szóló 2011. évi CLXXXI. törvény (Nyilvántartási tv.) szabályozza. Bár az eljárásokat részben szabályozó korábbi két IM rendelet (a társadalmi szervezetek nyilvántartásának ügyviteli szabályairól szóló 6/1989. (VI. 8.) IM rendelet; az alapítványok nyilvántartásának ügyviteli szabályairól szóló 12/1990. (VI. 13.) IM rendelet) 2012. első félévében még hatályos, az év közepétől jelentős változásként, egységes végrehajtási rendelet szabályozza a Nyilvántartási tv. szerinti összes szervezettípus bírósági eljárásait. Bár a civil szervezetek nyilvántartásáért továbbra is a törvényszékek (korábbi nevükön megyei (fővárosi) bíróságok) felelősek, a nyilvántartás rendszere 2012. június 30-ától számottevően átalakul: 1. Az Országos Bírósági Hivatal (részben a névjegyzéket korábban is vezető Országos Igazságszolgáltatási Tanács Hivatala jogutódjaként) központi szerepet kap a nyilvántartás informatikai üzemeltetőjeként. 2. Létrejön az országosan egységes, elektronikus, bárki számára ingyenesen hozzáférhető közhiteles nyilvántartás, amely összekapcsolódik az állami adóhatóság (NAV) és a Központi Statisztikai Hivatal (KSH) nyilvántartásaival is. Ezzel az ügyfél oldaláról lehetőség nyílik, hogy egy lépésben létrehozza új szervezetét. 3. A civil szervezetek számára adott lesz az elektronikus ügyintézés lehetősége. 4. A Civil tv. előírja a Civil Információs Portál működtetését, amely a civil szervezetekkel kapcsolatos legfontosabb – állami nyilvántartásban elérhető – adatokat mutatja be, valamint teret ad a Nemzeti Együttműködési Alap és a civil információs centrumok információi közlésének is. A Portál információkat közvetít az alábbi adatokról: a. a megszűnt egyesület vagyona felhasználásának módja [Civil tv. 6. §]; b. a civil szervezet országos névjegyzékben szereplő adatai, ideértve a számviteli beszámolót is [Nyilvántartási tv. 84. §]; c. a civil információs centrumok tevékenységének adatai [Civil tv. 52. § (1) bekezdés f) pontja]; d. az államháztartás központi alrendszeréből nyújtott támogatási programokra és támogatásokra vonatkozóan a pályázati kiírások, támogatási döntések és támogatások alapvető információi [Civil tv. 53. § (6) bekezdése]; e. a jelentős költségvetési támogatásban részesülő szervezet vezető tisztségviselőjének vagyonnyilatkozata [Civil tv. 53. § (8) bekezdése]; f. a Nemzeti Együttműködési Alap működésével kapcsolatos információk [Civil tv. 67. § (2) bekezdése, a 69. § (4) és (5) bekezdése, a 71. § (4) bekezdése]; g. SZJA 1 %-os felajánlás és felhasználásának adata [a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerinti 8
felhasználásáról szóló 1996. évi CXXVI. törvény 6/A. § (2) bekezdése és a 6/C. § (1) bekezdése]; h. közérdekű önkéntest fogadó szervezetek hatósági nyilvántartása [közérdekű önkéntes tevékenység nyilvántartásáért felelős szervezet a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló 2005. évi LXXXVIII. törvény 11. §]. A Nyilvántartási tv. már 2012. január 1. napjától lehetővé teszi a pályáztatók számára (lebonyolító), hogy kivonatot kérjenek ki, azonban 2012. június 30. napjától a közhiteles nyilvántartás, valamint a Civil Információs Portál által szolgáltatott információk képesek biztosítani a pályáztatáshoz szükséges legfontosabb információkat. Így a pályázatokhoz, támogatásokhoz szükséges egyes igazolások beszerzése feleslegessé válik, azok közhiteles nyilvántartásból elérhetők.
4.
GAZDÁLKODÁS , SZÁMVITEL, BESZÁMOLÁS
A civil szervezetek gazdálkodásának szabályait meghatározó két kormányrendelet (a társadalmi szervezetek gazdálkodó tevékenységéről szóló 114/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet és az alapítványok gazdálkodási rendjéről 115/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet) szabályainak többsége beépült a Civil tv-be. A Civil tv., valamint az azt kiegészítő végrehajtási rendelet (a civil szervezetek gazdálkodása, az adománygyűjtés és a közhasznúság egyes kérdéseiről szóló 350/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet) szabályai közül a gazdálkodást érintő alábbi szabályok a legfontosabbak:
civil szervezet elsődlegesen gazdasági-vállalkozási tevékenység végzésére nem alapítható, azt csak kiegészítő jelleggel végezhet – amennyiben gazdaságivállalkozási tevékenysége bevétele meghaladja az összes bevétel 60 %-át, az adóhatóság törvényességi ellenőrzési eljárást kezdeményez az ügyészségnél;
civil szervezet tartozásaiért saját vagyonával felel;
gazdasági-vállalkozási tevékenység csak kiegészítő jelleggel végezhető, amely nem veszélyeztetheti az alapcél szerinti (közhasznú) tevékenységet;
hitelfelvétel és kötelezettségvállalás (pl. visszatérítendő támogatás felhasználása) csak az alapcél szerinti (közhasznú) tevékenységet nem veszélyeztető mértékben tehető (saját tőkét nem haladhatja meg a mértéke).
A civil szervezetek bevételei és kiadásai lényegében változatlanok, struktúrájukat tekintve azonban a jogszabály belső koherenciájának építése érdekében, valamint a gyakorlati tapasztalatok alapján változtak:
9
Bevétel Kiadás (költség, ráfordítás) egyesület esetében tagdíj, alapcél szerinti (közhasznú) alapítvány esetében alapítótól kapott tevékenységhez közvetlenül befizetés, valamint az alapító által az kapcsolódó költségek; alapítvány rendelkezésére bocsátott gazdasági vállalkozási vagyon; tevékenységhez (szolgáltatás gazdasági-vállalkozási nyújtásához) közvetlenül kapcsolódó tevékenységből (szolgáltatás költségek; nyújtásából) származó bevétel; a civil szervezet szerveinek, a költségvetési támogatás: szervezetének működési költségei (ideértve az adminisztráció költségeit = a pályázat útján, valamint egyedi és az egyéb felmerült közvetett döntéssel kapott költségvetési költségeket), valamint a több támogatás; tevékenységhez használt immateriális = az Európai Unió strukturális javak és tárgyi eszközök alapjaiból, illetve a Kohéziós értékcsökkenési leírása; Alapból származó, a egyéb költség költségvetésből juttatott támogatás; = az Európai Unió költségvetéséből vagy más államtól, nemzetközi szervezettől származó támogatás; = a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerint kiutalt összege; az államháztartás alrendszereiből közszolgáltatási szerződés ellenértékeként szerzett bevétel; más szervezettől, illetve magánszemélytől kapott adomány; befektetési származó bevétel;
tevékenységből
egyéb bevétel Korábban a számviteli szakemberek a gazdálkodás nem minden szabályát tudták megfelelően alkalmazni tekintettel arra, hogy a vállalkozásoknál szokásos minták átültetése sokszor nehézséget okozott, valamint arra, hogy a civil szervezetekre vonatkozó speciális szabályok olykor hiányosak voltak. Ezért a jogalkotó számos olyan bizonytalanságot kívánt megszüntetni már a szabályozás szintjén, amely vitákra adhatna okot.
egyes bevételtípusok konkrét besorolást nyertek: =
a tagdíj -> alapcél szerinti bevétel
=
az alapítótól kapott befizetés, valamint az alapító által az alapítvány rendelkezésére bocsátott vagyon -> alapcél szerinti bevétel 10
=
a személyi jövedelemadó meghatározott részének az rendelkezése szerint kiutalt összege -> alapcél szerinti bevétel
=
a közszolgáltatási szerződés alapján végzett tevékenység ellenértéke -> alapcél szerinti bevétel
=
az adomány -> alapcél szerinti bevétel
=
a befektetési tevékenységből vállalkozási bevételének
származó
bevétel
->
adózó
gazdasági-
civil szervezet be nem sorolható költségeit, ráfordításait (kiadásait) alapcél szerinti (közhasznú) tevékenység és a gazdasági-vállalkozási tevékenység között az előzőekben felsorolt tevékenységek árbevételének (bevételének) arányában kell évente megosztani;
civil szervezetnek működésről évente legalább egyszer be kell számolni (pl. számviteli beszámoló, a módját a szervezet választhatja meg);
az éves költségvetési tervet a számviteli szabályok alapján készített beszámoló tartalmi elemeinek megfelelően kell elkészíteni;
a civil szervezetnek az ésszerű gazdálkodás elve (az éves költségvetését úgy kell megtervezni, hogy kiadásai és bevételei (adományok és felajánlások, költségvetési támogatások, gazdasági-vállalkozási tevékenységek bevétele, önkéntesek nem pénzbeli hozzájárulása, más bevételek) egyensúlyban legyenek).
Civil szervezetek gazdálkodásában az utóbbi bevételtípusok ugyan régóta elfogadott fogalmakat használnak, az adományozás szabályozása méltatlanul hiányos maradt, melyet a vhr. január 1. napjától kezdődően pótolt. Az adománygyűjtéssel kapcsolatban olyan alapvető szabályokat jelölt ki, mint hogy a civil szervezet javára adomány gyűjthető, az adománygyűjtés céljáról tájékoztatni kell az adományozót, valamint hogy a civil szervezet az általa használt tájékoztatási eszközökön keresztül tájékoztatást ad (pl. honlapján, hírlevélben) az adományok felhasználásáról. Emellett az adománygyűjtés folyamatának szereplőit (adományozó, adományozott, adománygyűjtő, -szervező és -osztó) és módjait (közterület, magáningatlan, gyűjtőláda, elektronikus formák) is meghatározza a vhr. A legnagyobb számviteli változás, hogy
minden civil szervezet mérleg-fordulónapja december 31. (üzleti év azonos a naptári évvel);
minden civil szervezet a számviteli beszámolót köteles az üzleti évet követő május 31. napjáig elkészíteni és letétbe helyezni az Országos Bírósági Hivatalnál.
A letétbe helyezés 2012. június 30-áig postai úton történik (1363 Budapest, Pf. 24.), azt követően pedig elektronikus formában lehetséges. A letétbe helyezéssel a szervezet eleget tesz a közzétételi követelményeknek is, hiszen a közhiteles nyilvántartás részeként e dokumentumok is nyilvánosak. Ugyanakkor a honlappal is rendelkező civil szervezetnek saját oldalán el kell helyeznie a dokumentumait. A könyvvitel és a számviteli beszámoló legfontosabb kérdéseit a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) mellett a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet (Eszkr.) szabályozza. A könyvvezetésre és a beszámolókészítésre a 2011. év vonatkozásában a korábbi szabályoknak kell megfelelni, ezért 2012. május 31. napjáig a korábbiaknak megfelelő 11
számviteli beszámolót és közhasznúsági jelentést kell elkészíteni (ez utóbbit csak a korábbi közhasznú és kiemelkedően közhasznú jogállású civil szervezeteknek). 2012. január 1. napját követően közhasznú civil szervezet kizárólag a kettős könyvvitel rendszerében vezetheti nyilvántartásait. A nem közhasznú civil szervezet számára az egyszeres könyvvezetés lehetősége a 2012. üzleti évre vonatkozóan adott, amennyiben összes bevétele nem éri el az 50 millió forintot. Regisztrált mérlegképes könyvelőnek kell elkészíteni a számviteli beszámolót, amennyiben a gazdasági-vállalkozási bevétel a 10 millió forintot meghaladja. Ha a gazdasági-vállalkozási tevékenység a 200 millió forintot is meghaladja, akkor a könyvvizsgálat is kötelező a civil szervezetek számára. A számviteli beszámoló részei (a választható, Szt. szerinti beszámolóforma nélkül): egyszeres könyvvitel
kettős könyvvitel
egyszerűsített beszámoló
egyszerűsített éves beszámoló
egyszerűsített mérleg eredménylevezetés
mérleg eredménykimutatás kiegészítő melléklet
A 2011. évre vonatkozóan még nem, de a 2012. január 1-jén kezdődő üzleti évtől a közhasznúsági jelentés megszűnik, amelyet a számviteli beszámoló mellé elkészítendő közhasznúsági melléklet vált fel. Az elnevezés apró változása azonban lényeges különbséget takar: a mellékletet a számviteli beszámolóval egyidejűleg (tehát nem június 30. napjáig, mint a közhasznúsági jelentést) és minden civil szervezet számára kötelező elkészíteni az e célra rendszeresített formanyomtatványon.
5.
KÖZHASZNÚSÁG
A Civil tv. talán legnagyobb újítását a közhasznúság rendszerének teljes átalakítása jelenti. A jogalkotó ezzel elismerte, hogy valóban léteznek a társadalom számára különösen hasznos munkát megvalósító tevékenységek és szervezetek, de nem kívánt azok között preferálni néhányat. Ezért a korábbi taxatív felsorolással szemben rugalmas tevékenységlistát eredményező definitív környezetet alkalmaz a jogszabály. 2. § 16. közcélú tevékenység: személyek csoportja által, valamely a csoportnál tágabb közösség érdekében – más, e közösségbe nem tartozó személyek érdekeinek sérelme nélkül – végzett tevékenység; 19. közfeladat: jogszabályban meghatározott állami vagy önkormányzati feladat, amit az arra kötelezett közérdekből, haszonszerzési cél nélkül, jogszabályban meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelve végez, ideértve a lakosság közszolgáltatásokkal való ellátását, valamint e feladatok ellátásához szükséges infrastruktúra biztosítását is; 20. közhasznú tevékenység: minden olyan tevékenység, amely a létesítő okiratban megjelölt közfeladat teljesítését közvetlenül vagy közvetve szolgálja, ezzel hozzájárulva a társadalom és az egyén közös szükségleteinek kielégítéséhez; Lényegében minden civil szervezet valamilyen közcélú feladatot lát el, amelynél a közhasznú tevékenység egy jóval szűkebb kategóriát takar. A közhasznú tevékenység a közcélú feladatoknak azon része, amely köthető (közvetlenül vagy közvetve) 12
valamely jogszabály (pl. törvény, kormányrendelet, önkormányzati rendelet, stb.) által meghatározott közfeladathoz. Tekintettel arra, hogy a korábbi közhasznú tevékenységlista (Ksztv. szerinti) megszűnt és 2012. január 1. napjától már az új meghatározás az irányadó, a létesítő okiratban nem megfelelő a Ksztv. szerinti hivatkozás alkalmazása, helyette a közfeladatot kijelölő jogszabályhelyre kell hivatkozni, meg kell jelölni hogy milyen közfeladatban és hogyan vállal szerepet az illető civil szervezet. A közhasznúság új rendszerének másik kiemelkedő eleme, hogy a közhasznú jogállást (a közhasznú tevékenységtől – melyet a szervezet létrehozásától végezhet – élesen elválasztva) tevékenységalapon, két év mutatóinak vizsgálatát követően ítéli meg, vagy vonja el a törvényszék. Két mutatócsoportból (megfelelő erőforrás és társadalmi támogatottság) legalább egy-egy mutatónak szükséges megfelelni a közhasznú státus elnyeréséhez, illetve megtartásához. 32. § (4) Megfelelő erőforrás áll az (1) bekezdés szerinti szervezet rendelkezésére, ha az előző két lezárt üzleti év vonatkozásában a következő feltételek közül legalább egy teljesül: a) az átlagos éves bevétele meghaladja az egymillió forintot, vagy b) a két év egybeszámított adózott eredménye (tárgyévi eredménye) nem negatív, vagy c) a személyi jellegű ráfordításai (kiadásai) – a vezető tisztségviselők juttatásainak figyelembevétele nélkül – eléri az összes ráfordítás (kiadás) egynegyedét. (5) Megfelelő társadalmi támogatottság mutatható ki az (1) bekezdés szerinti szervezetnél, ha az előző két lezárt üzleti éve vonatkozásában a következő feltételek közül legalább egy teljesül: a) a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerint a szervezetnek felajánlott összegből kiutalt összeg eléri az 54. § szerinti bevétel nélkül számított összes bevétel kettő százalékát, vagy b) a közhasznú tevékenység érdekében felmerült költségek, ráfordítások elérik az összes ráfordítás felét a két év átlagában, vagy c) közhasznú tevékenységének ellátását tartósan (két év átlagában) legalább tíz közérdekű önkéntes tevékenységet végző személy segíti a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló 2005. évi LXXXVIII. törvénynek megfelelően. A számviteli beszámoló és a közhasznúsági melléklet letétbe helyezésének minden alkalmával a törvényszék megvizsgálja a fenti mutatókat, amelyeket az e célra rendszeresített nyomtatvány automatikusan kiszámít. (Ilyen módon a civil szervezet már a letétbe helyezés alkalmával meggyőződhet róla, hogy mely indikátorok teljesítésének felelt meg.) 2012. január 1. napjától a kiemelkedően közhasznú jogállás megszűnt, amelynek fő indoka, hogy a közhasznúság két fokozata közötti határok elmosódtak a kedvezménybeli különbségek lecsökkentek. A jogalkotó a kiemelkedően közhasznú státust úgy vezette ki a jogrendszerből, hogy a kiemelkedően közhasznú jogálláshoz kötött korábbi kedvezményeket elérhetővé tette minden közhasznú jogállású szervezet számára. 13
A közhasznúsághoz kapcsolódóan a tevékenységek kétéves vizsgálata életbe lépése okán a 2012. január 1-jét követő két év áll rendelkezésére a civil szervezeteknek arra, hogy a feltételeknek megfeleljenek: a 2011. év végén közhasznú vagy kiemelkedően közhasznú jogállású szervezetek – a számviteli beszámoló letétbe helyezése esetén – megőrizhetik közhasznú jogállásukat. A kétéves időtartam elteltével – az e szempontból fontos információkat tartalmazó számviteli beszámoló és közhasznúsági melléklet letétbe helyezési határidejéhez igazodva – 2014. május 31. napjáig kezdeményeznie kell a jogállást megtartani kívánó szervezetnek az új feltételeknek való megfelelés megállapítását, ezzel a közhasznú jogállás megállapítását.
B.
A CIVIL TÁMOGATÁSI RENDSZER ÚJ SZABÁLYAI 1.
CIVIL SZERVEZETEK TÁMOGATÁSÁNAK ÁLTALÁNOS
SZABÁLYAI
A költségvetési támogatás az államháztartás alrendszerei terhére nyújtott pénzbeli vagy nem pénzbeli juttatás, amelyet a támogató nem elsősorban ellenszolgáltatás ellenében, de konkrét program megvalósítása vagy meghatározott időszakban a támogatott szervezet működése érdekében nyújt [Civil tv. 2. § 15.]. Költségvetési támogatás például:
a pályázat útján, valamint egyedi döntéssel kapott költségvetési támogatás;
az Európai Unió strukturális alapjaiból, illetve a Kohéziós Alapból származó, a költségvetésből juttatott támogatás;
az Európai Unió költségvetéséből vagy más államtól, nemzetközi szervezettől származó támogatás;
a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerint felajánlott összege.
Jelen tananyag keretében az elsőként említett pályázat útján, valamint egyedi döntéssel kapott költségvetési támogatás – civil szervezetekkel kapcsolatos – részletes szabályai kerülnek ismertetésre. A költségvetési támogatás a civil szervezet és a támogató között jogviszonyt eredményez, minthogy az államháztartás alrendszereitől támogatási szerződés vagy támogatói okirat alapján létesített jogviszony költségvetési támogatási jogviszony, amelyet az államháztartás működésére vonatkozó jogszabályok szabályoznak [Civil tv. 2. § 15.]. Az Áht. rendelkezései alapján a miniszter az államháztartás központi alrendszeréből nyújtott támogatási programok és támogatások szakmai összehangolása, valamint az azonos feladatok párhuzamos finanszírozásának kiszűrése érdekében szakmai monitoring rendszert működtet. A szakmai monitoring rendszer a pályázati kiírások, a támogatási döntések és a támogatások alapvető adatait tartalmazza, amelyek a Civil Információs Portálon is közzétételre kerülnek. Az átláthatóságot segíti az a szabály is, amely szerint működési költségek finanszírozására központi költségvetési forrás terhére (törvény eltérő rendelkezése hiányában) civil szervezet csak a Nemzeti Együttműködési Alapból kaphat támogatást. [Áht. 56. §; Civil tv. 53. § (2)-(4), (6).]. A jogszabályi rendelkezések megkülönböztetik a jelentős költségvetési támogatásban részesülő szervezetet: letétbe helyezett beszámolója adatai alapján a központi költségvetésből származó bevétele eléri vagy meghaladja az éves bevétel felét. Ebben az esetben a bevétel számításánál nem kell figyelembe venni az alábbi támogatásokat: 14
rendeltetése az állam vagy valamely közigazgatási szerv felelősségébe tartozó, jogszabályban meghatározott és részletesen szabályozott feladat, vagy a feladat egy részének ellátását célozza;
nyújtása normatív alapon, vagy a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerinti felhasználásáról szóló 1996. évi CXXVI. törvény szerint történt;
az az Európai Unió strukturális alapjaiból, illetve Kohéziós Alapból részben vagy egészben támogatott tevékenység fedezetét jelenti.
A fentiek alapján amennyiben a szervezet jelentős költségvetési támogatásban részesülőnek minősül, a vezető tisztségviselője a beszámoló vonatkozásában vagyonnyilatkozatot köteles tenni (a beszámoló letétbe helyezését követő kilencven napon belül), amely a Civil Információs Portálon közzétételre kerül [Civil tv. 53. § (7)(8)]. A beszámoló letétbe helyezéséhez kapcsolódik egy másik új szabály, miszerint 2012. január 1-ét követően csak az a civil szervezet részesülhet költségvetési támogatásban, amely letétbe helyezte számviteli beszámolóját. A letétbe helyezés tényét az ajánlott küldemény (Országos Bírósági Hivatal 1363 Budapest Pf.: 24.) postai feladóvevényével lehet igazolni [Civil tv. 78. § (1)].
2.
A NEA RENDELTETÉSE, CÉLJA
A Civil tv. hozta létre a Nemzeti Együttműködési Alapot, hogy a 2012-es költségvetési évtől kezdődően az Áht. szerinti központi költségvetési előirányzataként a Nemzeti Civil Alapprogram civil támogatási rendszerének helyébe lépve forrásokat biztosítson a civil szervezetek számára. A forrást civil szervezetek működéséhez támogatása valamint a civil szférával kapcsolatos szakmai tevékenységek támogatásához biztosítja. Az új civil támogatási rendszer célja, hogy az NCA-nál tisztább és átláthatóbb feltételeket nyújtson, ugyanakkor mindez kevesebb adminisztrációs terhet jelentsen a pályázó civil szervezeteknek éppúgy, mint a működtetésben résztvevő szerveknek, testületeknek.
3.
AZ ALAP BEVÉTELEI
Az Alap bevételi forrásai közül elsődleges a tárgyévre vonatkozó költségvetési törvényben az Alap támogatásaként meghatározott összeg: a 2012. évben 3.038 millió forint. További költségvetési forrást jelenthetnek az átvett központi költségvetési előirányzatok és költségvetési támogatások is. Új szabály a civil támogatási rendszerre vonatkozóan, hogy az Alap bevétele és év végi maradványa nem vonható el, és az év végi maradvány a tárgyévi bevételi terv teljesülése előtt igénybe vehető (az előző évek kötelezettségvállalásainak fedezeteként). Az Alapra vonatkozóan zárolási vagy maradványtartási kötelezettség sem írható elő. Ezek a szabályok garanciát nyújtanak arra, hogy amit a mindenkori Országgyűlés az aktuális költségvetési törvényben megszavaz a Nemzeti Együttműködési Alap számára, az egészen biztosan a civilek rendelkezésére álljon. A fentieken túl az Alapnak költségvetésen kívüli forrásai is lehetnek, amelyek ugyancsak növelhetik a civil szervezetekre fordítható támogatás nagyságát. Ezek az alábbiak:
a jogi személyek, jogi személyiség nélküli szervezetek és természetes személyek befizetései, ezek a befizetések a Ptk. szerinti közérdekű kötelezettségvállalásnak minősülnek; 15
a létesítő okirat eltérő rendelkezése hiányában a jogutód nélkül megszűnt civil szervezet vagyona;
a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerinti felhasználásáról szóló 1996. évi CXXVI. törvény (a továbbiakban: Szftv.) 4. § (1) bekezdés h) pontja szerint felajánlott összeg;
egyéb bevételek. [(Civil tv. 58. § (1)-(4)]
4.
A NEA TÁMOGATÁSI SZERKEZETE
Az Alapból a civil szervezetek kétféle úton kaphatnak működési és szakmai célú támogatást: egyrészt a kollégiumok pályázati kiírásaira nyújthatnak be pályázatot, másrészt egyedi támogatási kérelmükkel a miniszterhez fordulhatnak.
a)
Civil szervezetek működését célzó támogatás
A tárgyévi támogatási forrás hatvan százaléka fordítható pályázati úton a civil szervezetek működését célzó támogatásra, melynek célja kétféle lehetséges [(Civil tv. 56. § (1) a)-b), (2) a)]:
civil szervezetek működésének támogatása;
legfeljebb a tárgyévi támogatási forrás tíz százalékáig a civil szervezetek által gyűjtött és elektronikusan bevallott adományok után járó öt százalékos normatív kiegészítés, amelyet a civil szervezet működési költségeinek fedezésére fordít.
b) Szakmai támogatás egységes elvek alapján meghatározott támogatási döntések útján A tárgyévi támogatási forrás harminc százalékára biztosítható pályázati úton szakmai támogatás, a Nemzeti Civil Alapprogramhoz hasonlóan az alábbi célokra [(Civil tv. 56. § (1) c)-j), (2) b)]:
civil szervezeteket érintő rendezvények támogatása;
évfordulók,
16
fesztiválok,
hazai
és
határon
túli
nemzetközi civil kapcsolatokban a magyarországi civil szervezetek jelenlétének biztosítása, hazai és határon túli rendezvényeken, fesztiválokon történő részvétel támogatása, nemzetközi tagdíjakhoz támogatás biztosítása, európai integrációt elősegítő programok támogatása;
civil szférával kapcsolatos tudományos kutatások, monitoringtevékenység és nyilvántartási feladatok támogatása;
civil szférával kapcsolatos szolgáltató, tanácsadó, oktatási, fejlesztő, segítő, illetve esélyegyenlőséget és akadálymentességet elősegítő tevékenység és intézmények támogatása;
civil szférát támogatása;
bemutató
kiadványok,
elektronikus
és
írott
szakmai sajtó
civil szervezetek pályázati önrészeinek támogatása;
adományosztó szervezeteknek szóló juttatás a Tanács, illetve a kollégiumok egységes elvek mentén meghatározott, forrásautomatizmus biztosításáról szóló döntései alapján;
civil érdek-képviseleti tevékenység támogatása.
c)
Egyedi támogatási kérelmek
A tárgyévi támogatási forrás tíz százalékát nyújthatja a miniszter az egyedi támogatási kérelmek alapján a civil szervezeteknek. Az egyedi támogatási kérelmek az alábbi célokra irányulhatnak [(Civil tv. 56. § (1) b)-j), (2) c)]:
civil szervezetek működésének támogatása;
civil szervezeteket érintő évfordulók, fesztiválok, hazai és határon túli rendezvények támogatása;
nemzetközi civil kapcsolatokban a magyarországi civil szervezetek jelenlétének biztosítása, hazai és határon túli rendezvényeken, fesztiválokon történő részvétel támogatása, nemzetközi tagdíjakhoz támogatás biztosítása, európai integrációt elősegítő programok támogatása;
civil szférával kapcsolatos tudományos kutatások, monitoringtevékenység és nyilvántartási feladatok támogatása;
civil szférával kapcsolatos szolgáltató, tanácsadó, oktatási, fejlesztő, segítő, illetve esélyegyenlőséget és akadálymentességet elősegítő tevékenység és intézmények támogatása;
civil szférát támogatása;
bemutató
kiadványok,
elektronikus
és
írott
szakmai sajtó
civil szervezetek pályázati önrészeinek támogatása;
adományosztó szervezeteknek szóló juttatás a Tanács, illetve a kollégiumok egységes elvek mentén meghatározott, forrásautomatizmus biztosításáról szóló döntései alapján;
civil érdek-képviseleti tevékenység támogatása.
Az új civil támogatási rendszerben visszatérítendő támogatásra is pályázhatnak a civil szervezetek, ezáltal még több támogatási forráshoz juthatnak. A civil tv. rendelkezései értelmében a támogatási források legalább tíz százalékára 17
visszatérítendő, míg legalább hetven százalékára vissza nem térítendő támogatásra kell pályázatot kiírni [(Civil tv. 56. § (3)]. Ezen támogatási formák részletes szabályait tartalmazza a tananyag következő része.
18
19
5. a)
NEA TÁMOGATÁSI FORMÁK ÉS FINANSZÍROZÁSI MÓDOK
Támogatási formák
Vissza nem térítendő támogatás Az előző részben már ismertetésre került, hogy a Civil tv. rendelkezései alapján az Alap rendelkezésére álló tárgyévi támogatási források legalább hetven százalékára vissza nem térítendő támogatásra nyilvános pályázatot kell kiírni [(Civil tv. 56. § (3) b)]. A NEAr. 1. számú melléklete alapján ez a keret tárgyévi támogatási források nyolcvan százaléka. Amennyiben a civil szervezet vissza nem térítendő támogatásra szeretne pályázni, úgy a támogatási igényének ezt tartalmazni kell [NEAr. 3. § (1) d)]. A döntéshozónak, azaz a kollégiumnak támogatási döntésében kell rendelkeznie arról, hogy a civil szervezetet vissza nem térítendő vagy visszatérítendő támogatásban részesíti.[NEAr. 4. § (2) a)]. Visszatérítendő támogatás Az új törvényi szabályozás értelmében a kollégiumoknak az Alap rendelkezésére álló tárgyévi támogatási források legalább tíz százalékára visszatérítendő támogatásra nyilvános pályázatot kell kiírni [(Civil tv. 56. § (3) a)]. A NEAr. 1. melléklete alapján ez az arány a keret tárgyévi támogatási források pontosan tíz százaléka. A korábbi évek civil támogatási rendszere összességében már több tíz milliárd költségvetési támogatást biztosított a civil szervezeteknek, ezért az új szabályozás figyelembe veszi a civil szervezetek között kialakult különbségeket és egyúttal hozzájárul a további fejlődéshez is: azon közhasznú jogállású civil szervezeteknek, amelyeknek a pályázat megjelenését megelőző utolsó lezárt üzleti évben beszámolóval igazolható éves bevétele eléri vagy meghaladja az ötvenmillió forintot az Alap terhére működési támogatás csak visszatérítendő formában nyújtható [(Civil tv 57. § (1), NEAr. 14. § (1)]. A visszatérítési kötelezettség alá eső költségvetési támogatás az Adózás rendjéről szóló törvény szerinti adók módjára behajtandó köztartozásnak minősül [(Civil tv 57. § (2)]. A támogatás visszafizetésének módját – egy összegben vagy részletekben – és határidejét a támogatási szerződésben kell meghatározni. A tárgyévben visszatérített összeg további felhasználásáról az a döntéshozó jogosult dönteni, amely a visszatérített összeghez kapcsolódó támogatási szerződés alapjául szolgáló döntést meghozta [NEAr. 14. § (2)-(3)].
b)
Finanszírozási módok
Az államháztartásra vonatkozó jogszabályok értelmében költségvetési támogatás igénybevétele utólagos elszámolás melletti előfinanszírozás vagy beszámolást követő utófinanszírozás formájában történhet [(Áht. 52. § (1)]. A tananyagnak ebben a részében a két finanszírozási mód közötti különbség kerül bemutatásra.
20
Utófinanszírozás Utófinanszírozás keretében az egyösszegű kifizetésre a záró beszámoló elfogadását követően kerülhet sor [Ávr. 78. § (3)]. Ez azt jelenti, hogy a kedvezményezett civil szervezetnek előbb el kell számolnia a megítélt támogatással, a támogatás kiutalására csak a beszámoló elfogadása után kerülhet sor. A támogatást igénylő szervezet kérelmet nyújthat be előfinanszírozás igénybevételére vonatkozóan. Ilyen kérelem hiányában a finanszírozás módjára vonatkozó támogatási döntés minden esetben utófinanszírozás [NEAr. 4. § (6)]. Előfinanszírozás Előfinanszírozás esetén az egyösszegű kifizetésre a támogatott tevékenység megvalósítása során keletkező költségek felmerülése előtt kerül sor [Ávr. 78. § (2)]. Ebben az esetben kizárólag a támogatási összeg kiutalása után felmerült költségek számolhatóak el. Előfinanszírozásra csak a támogatást igénylő szervezet kifejezett kérelme esetén van lehetőség. A civil szervezet erre vonatkozó kérelmét a támogatási igényének kell tartalmazni [NEAr. 3. § (1) e)]. A kérelemről, azaz a finanszírozás módjáról a kollégium dönt támogatási döntésével egyidejűleg [NEAr. 4. § (2) a)]. A kollégiumnak a finanszírozás módjára vonatkozó döntése meghozatala során az alábbiakat kell figyelembe venni:
a költségvetési támogatás célja;
a támogatott tevékenység megvalósítási időszakának hossza;
a kedvezményezett saját forrásának mértéke [Ávr. 78. § (1)].
6.
KEDVEZMÉNYEZETTEK
Az Alap terhére nyújtott támogatás (pályázati úton és egyedi támogatási kérelem egyaránt) kedvezményezettje a Civil tv. szerinti egyesület (ide nem értve a szakszervezetet és pártot), illetve alapítvány lehet. Az Alap terhére kiírt pályázat kedvezményezetti köre:
szövetség vagy
alapítvány, illetve egyesület (ide nem értve a szövetséget) kiírni [(Civil tv. 59. § (1)-(2)].
Nem jogosult az Alapból támogatásra az a civil szervezet,
amelyet a támogatási igény benyújtásának évében vett nyilvántartásba a bíróság [(NEAr. 3. § (5) d)];
amelyik vagy amelyiknek jogelődje a támogatási igény benyújtását megelőző három év közül mindegyikben támogatásban részesült az Alap terhére [(NEAr. 3. § (2) i)];
21
amely a pályázat kiírásának évében a költségvetési törvényben nevesítve részesül működési célú támogatásban [(Civil tv. 59. § (3)].
További szabályok, amelyek a kedvezményezetti kört érintik:
határon túli civil szervezet csak Magyarországon nyilvántartásba vett civil szervezettel együttesen lehet támogatás kedvezményezettje [(Civil tv. 59. § (4)]. Erre vonatkozóan mindössze egy támogatási célt nevesít a Civil tv.: civil szervezeteket érintő évfordulók, fesztiválok, hazai és határon túli rendezvények támogatása magyarországi és határon túli civil szervezet számára együttesen is nyújtható [(Civil tv. 56. § (4)].
az Alap terhére működési támogatás csak visszatérítendő formában nyújtható azon közhasznú jogállású civil szervezeteknek, amelyeknek a pályázat megjelenését megelőző utolsó lezárt üzleti évben beszámolóval igazolható éves bevétele eléri vagy meghaladja az ötvenmillió forintot [(Civil tv 57. § (1), NEAr. 14. § (1)].
7.
TÁMOGATÁSI ELJÁRÁSSAL KAPCSOLATOS ÚJ SZABÁLYOK
A civil támogatási rendszerre vonatkozó szabályozás számos olyan új elemet tartalmaz, amelynek célja az adminisztrációs terhek csökkentése pályázói és működtetői oldalon egyaránt. Ilyen új szabályok, amelyekre feltétlenül érdemes odafigyelni a civil szervezeteknek a pályázati eljárás során:
a támogatási igény kizárólag az e célra rendszeresített számítógépes rendszeren keresztül, elektronikusan nyújtható be [(NEAr. 3. § (3)], kivételt képeznek ez alól az egyedi támogatási kérelmek, amelyeket postai úton kell benyújtani a miniszter felé [(NEAr. 13. § (1)];
az Alapkezelő közvetlenül a támogatást igénylő civil szervezet nyilvántartására illetékes törvényszéktől szerzi be a kivonatot a Nyilvántartási tv. 88. § (6) bekezdése alapján a támogatási igény beérkezését követő tizenöt napon belül [(NEAr. 3. § (2)], így a civil szervezeteknek már nem szükséges beküldeni a hatályos bírósági kivonatukat, arra azonban továbbra is ügyelniük kell, hogy a támogatási igényben közölt adatok megegyezzenek a hatályos kivonatban szereplő adatokkal;
a civil támogatási rendszerben is megjelennek az általános szerződési feltételek: Alapkezelő készíti el és a hivatalos honlapon nyilvánosságra hozza az Alap tárgyévi előirányzatát terhelő támogatásokra vonatkozóan az Ávr. 72. § (2) bekezdés szerinti nyilatkozataira és az Ávr. 73. § (1) bekezdés f)-k) pontjaira és a támogatási szerződés további, jogszabályban előírt és általánosan meghatározható kötelező elemére vonatkozóan elkészített általános szerződési feltételeket [(NEAr. 5. § (3)];
Már a NEA támogatási szerkezete című részben érintésre került a civil szervezetek által gyűjtött és elektronikusan bevallott adományok után járó öt százalékos normatív kiegészítés. Ennek biztosítását a működési célú pályázati kiírás tartalmazza. Ha a civil szervezet adományban részesült a támogatási igényhez mellékelt, a támogatási igény benyújtását megelőző évre vonatkozó számviteli beszámoló alapján akkor az 22
adományhoz kapcsolódóan működési támogatásra jogosult. Az adományhoz kapcsolódó támogatási igényt az érkezés sorrendjében bírálat nélkül kell kielégíteni. További egyszerűsítés, hogy az ezzel kapcsolatos intézkedéseket az Alapkezelő saját hatáskörben végrehajtja. Szintén újdonságot jelent, hogy a működési kiírást a kollégiumokra összevontan, egységes tartalommal és feltételekkel kell megjelentetni [(NEAr. 12. § (2)-(3)]. A pályázatok bírálatát érintően már jogszabályi rendelkezések is tartalmaznak korlátokat a támogatási összeg vonatkozásában, ezeket a pályázatok beadásánál kell mérlegelni a civil szervezeteknek. Így a civil szervezet működéséhez támogatás nem nyújtható, ha annak teljes összege nem éri el a kettőszáz-ötvenezer forintot [NEAr. 12. § (4)]. A szakmai támogatás nem lehet kisebb a civil szervezet által igényelt támogatási összeg háromnegyedénél. Ha a kollégium a támogatási igényt csak kisebb arányban tudná támogatni, a támogatási igényt részletes indokolás mellett el kell utasítani [NEAr. 11. § (5)]. A saját forrás arányának legkisebb mértéke a támogatási összeg tíz százaléka, azonban a kollégium a pályázati kiírásban ennél magasabb mértéket is meghatározhat. Saját forrásnak minősül minden a Nemzeti Együttműködési Alapból folyósított támogatáson kívüli forrás A szükséges saját forrás biztosítása történhet természetben (különösen közérdekű önkéntes munka) vagy készpénzben [NEAr. 11. § (4)]. Tekintettel arra, hogy az Alap terhére pályázati úton és egyedi támogatási kérelem alapján is biztosítható támogatás, az átláthatóság és a dupla finanszírozás elkerülése érdekében a támogatási igény bírálata során a kollégiumoknak figyelembe kell venni az egyedi támogatási kérelemből eredő támogatást, illetve ez fordítva is igaz az egyedi támogatási kérelmek bírálata során a pályázati úton nyert támogatásokat kell figyelembe venni a döntéshozónak [NEAr. 11. § (6), NEAr. 13. § (5)]. Végezetül a testületi tagokkal kapcsolatos új rendelkezéseket szükséges hangsúlyozni. A Tanács elnöke két jogkört is kapott. Az elnök egyetértése is szükséges a pályázati kiírások megjelenéséhez. Egyetértése vagy döntés hiányában a pályázat kiírásáról a Tanács köteles dönteni a kollégium javaslatának megérkezésétől, vagy a döntés hiányában a határidő eredmény elteltétől számított tizenöt napon belül. A Tanács elnökének másik jogköre, hogy amennyiben a kollégiumnak a pályázat elbírálására vonatkozó támogató döntésével nem ért egyet, akkor azt - a döntés végrehajtásának felfüggesztésével egyidejűleg, indokolással - végleges elbírálás végett a Tanács elé terjeszti, amelyről a Tanács tizenöt napon belül köteles ülésén dönteni [(Civil tv. 61. § (6)-(7)]. Talán a testületi tagokat érintő legfontosabb változás a civil támogatási rendszerre vonatkozó új szabályozás, mely szerint a NEA döntéshozatalában közreműködő testületi tagok és közeli hozzátartozóik érdekeltségi körébe tartozó, összeférhetetlennek jelzett civil szervezetek támogatását – azok egyértelmű, érdemi vizsgálat nélküli érvénytelenséget kimondva – teljességgel kizárja [(Civil tv. 62. § (2).
23
C.
A NEMZETI EGYÜTTMŰKÖDÉSI ALAP SZERVEZETE, MŰKÖDÉSE
1.
A NEMZETI EGYÜTTMŰKÖDÉSI ALAP TANÁCSA
A tanács tagja(i), testületi tagsági jogok és kötelezettségek A Nemzeti Együttműködési Alap Tanácsa (továbbiakban: Tanács) kilenc főből álló testület. A Tanács tagjainak megbízatása négy évre szól és a törvény szerint költségátalányra, valamint igazolt költségeik megtérítésére jogosultak. A költségátalány és költségtérítés egy hónapra járó összege a mindenkori kötelező legkisebb munkabér havi összegének felét nem haladhatja meg. A költségátalány és költségtérítés elszámolásának szabályait a miniszter az államháztartásért felelős miniszterrel egyetértésben, rendeletben határozza meg (a szabályokat tartalmazza a NEAr.). A NEAr. a Civil Tv.-nyel megállapított szabályozási keretrendszerhez igazodik. Szervesen kapcsolódik az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényhez, továbbá az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelethez, valamint a testületi tagok költségtérítésére, költségátalányára vonatkozó szabályozás tárgya alapján a kötelező legkisebb munkabér (minimálbér) és a garantált bérminimum megállapításáról szóló 298/2011. (XII. 22.) Kormányrendelethez. 24
A Civil tv. a testületi tagok költségtérítésére, költségátalányára vonatkozó szabályozási keretrendszere esetében a 298/2011. (XII. 22.) Kormányrendeletben a teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállaló részére személyi alapbér kötelező legkisebb összegét (minimálbér) a teljes munkaidő teljesítése, 2012. január 1-jétől havibér alkalmazása esetén 93.000,- forintban állapítja meg. A NEAr.-ben bevezetésre került szabályozás alapján a tagok költségtérítésének összege havonkénti nem haladhatja meg a 46.500,- forintot, költségátalány esetében pedig a 23.250,- forintot. A Civil tv. és a NEAr. rendelkezései rögzítik azokat a körülményeket, amelyek a megbízás ellátását általában vagy adott kérdésben kizárják. A Civil tv. a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló törvény szerinti döntés-előkészítésben közreműködő személy érdekeltségi körébe tartozó szervezet meghatározását veszi át, továbbá a testületi tag és közeli hozzátartozója pályázattal kapcsolatos személyes érintettségi viszonyát, mint tárgyi összeférhetetlenséget jeleníti meg. A döntés-előkészítésben közreműködő személy érdekeltségi körébe tartozó civil szervezetek nevét közzé kell tenni, a közzététel szabályait a miniszter rendeletben állapítja meg. A Civil tv. rendelkezései tartalmazzák a testületi tagok megbízatásának megszűnése eseteit is. A Tanács illetve a Kollégium tagjainak megbízatása a határozott időtartam leteltét követően, elhalálozásukkal, saját döntésük (lemondás) alapján, esetleg visszavonással szűnhet meg. A kollégiumok tagjainak megbízatása természetesen az adott Kollégium megszűnésével is automatikusan megszűnik. A működőképesség biztosítása érdekében a törvény rögzíti az egyes testületekben megüresedett helyek betöltésének rendjét, és az azokra vonatkozó határidőket is. A kizárási ok bejelentésére bárki jogosult, erre vonatkozóan nem tartalmaz korlátozást a törvény. A Tanács három tagját a civil jelöltállítási rendszeren keresztül bejelentkezett szervezetek képviseletére jogosult elektorok közvetlenül választják meg. [A bejelentkezési eljárással, elektori gyűlések lebonyolításával kapcsolatos részletszabályokat jelen tananyagon belül önálló rész tartalmazza.] A civil szervezetek képviseletét ellátó jelölteket a miniszter a civil jelöltállítási rendszer választása alapján bízza meg, e téren döntési jogkörrel nem rendelkezik, a megfelelő módon megválasztott személyek megbízását nem tagadhatja meg. A Tanács további három tagját az Országgyűlés az illetékes szakbizottsága jelenleg a 2010. évi országgyűlési választásokat követően 2010. május 14-én létrejött Emberi jogi, kisebbségi, civil- és vallásügyi bizottság - útján jelöli ki. A Tanács további három tagját a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint civil szervezetekkel megkötött stratégiai partnerségi megállapodás alapján, a szervezetek személyi javaslatára a miniszter saját hatáskörében kéri fel. Nem lehet a Tanács tagja a. politikai párt vezető testületének tagja, tisztségviselője,
25
b. állami vezető, országgyűlési képviselő, az Európai Parlament tagja, megyei (fővárosi), települési önkormányzat képviselő-testületének tagja, polgármester, alpolgármester, c. a Tanács tagjának vagy a kollégium tagjának közeli hozzátartozója, d. az, aki a jelölését megelőző 5 éven belül olyan civil szervezet vezető tisztségviselője volt, amely megszűnt, és a megszűnését megelőző kettő éven belül keletkezett állami adó- és vámhatóságnál nyilvántartott adóés vámtartozás megfizetésére a szervezetet vagy jogutódját jogerős hatósági vagy bírósági határozat kötelezte, és ennek nem tett eleget, kivéve, ha vezető tisztségviselői megbízatására kifejezetten a szervezet anyagi helyzetének rendezése érdekében került sor, e. az, akinek a megbízatása visszavonással szűnt meg, f. az, aki a megelőző mindkét ciklusban az Alap valamely testületének tagja volt. A Tanács tagja a megbízásakor nyilatkozik, hogy nem áll fenn vele szemben az Civil tv. 66. § (1) bekezdésben foglalt kizárási ok. Ha a kizárást megalapozó körülmény a megbízást követően keletkezik, a tag köteles az összeférhetetlenséget az azt megalapozó körülmény keletkezésétől számított harminc napon belül megszüntetni. A Tanács tagjával kapcsolatos kizárási okot a Civil tv. 66. § (2) bekezdés szerinti nyilatkozattételt, illetve határidő lejártát követően a miniszterhez bárki bejelentheti. A miniszter a bejelentés megalapozottsága esetén a bejelentéstől számított harminc napon belül dönt az érintett személy megbízásának visszavonásáról. A Tanács tagjának a kizárási, összeférhetetlenségi okokon felül megbízásakor nyilatkoznia kell a Civil tv. 67. § (1) bekezdése szerinti érdekeltségi körébe tartozó civil szervezetekről, mely nyilatkozatot a Civil tv. 67. § (2) bekezdése és a 69. § (5) bekezdés c) pontja alapján, az Alap honlapján (Civil Információs Portálon) kell közzé tenni. A NEAr. 25. § (2) bekezdésének szabályozása alapján a testületi tagnak a Civil tv. 65. § (1) bekezdése szerinti megbízása a megbízólevél átadásával történik. Nem adható ki megbízólevél ha: a. a tag nem adta át a NEAr. 3. és 4. melléklete szerinti nyilatkozatait; b. a tag nem nyilatkozott az igénybe venni kívánt költségátalányról, költségelszámolásról; c. a tag nem teljesítette egyéb jogszabályban, vagy belső szabályzatban a megbízáshoz kapcsolódóan rögzített kötelezettségét. A Tanács elnökének és tagjainak, valamint ezek közeli hozzátartozóinak érdekeltségi körébe tartozóként összeférhetetlennek jelzett szervezet pályázata a Nemzeti Együttműködési Alap támogatási rendszerében érvénytelen a Civil tv. 62. § (2) bekezdése alapján. A civil szervezet a Tanács tagjának az érdekeltségi körébe tartozik, ha a. a tag, illetve a döntésben közreműködő személy, vagy ezek közeli hozzátartozója
26
i. az alapítvány alapítója, az alapítvány kezelő szervének, szervezetének tagja, tisztségviselője, a civil szervezet ügyintéző vagy képviseleti szervének tagja, ii. a civil szervezettel munkavégzésre irányuló jogviszonyban áll, b. a tag tekintetében az a) pontban foglalt feltételek a vizsgált időpontot megelőző 3 éven belül bármikor fennálltak. A Tanács tagjait a kijelölésüket, illetve megválasztásukat követő harminc napon belül a miniszter bízza meg. A Tanács első ülését a miniszter hívja össze és a Tanács elnökét a Tanács tagjai közül nevezi ki. [Civil tv. 60. § (1)-(5) bekezdései, 65.§ (1) bekezdése] A Civil tv. 68. § (1) bekezdése alapján a Tanács tagjának megbízatása megszűnik a. a megbízatás időtartamának lejártával, illetve a civil jelöltállítási rendszerben újra nem választott tanácsi tag megbízatása megszűnik a testület új tagjainak a 65. § (1) bekezdése szerinti megbízása napján, b. a tag tisztségről történő lemondásával, melyet az őt megválasztó, kijelölő vagy felkérő személyhez vagy szervhez jelent be. c. a Tanács tagjának megbízatása megszűnik a tag halála esetén. d. a Tanács tagjának visszavonásával is.
megbízatása
megszűnhet
megbízásának
A Civil tv. 68. § (5) értelmében ez utóbbi esetben vissza kell vonni a Tanács tagjának megbízását, ha a. feladatát folyamatosan, 90 napot meghaladóan nem képes ellátni, b. összeférhetetlenségét határidőben nem szünteti meg, c. egy naptári év során az ülések több mint egyharmadán nem vesz részt, vagy d. tisztségére méltatlanná válik. A Civil tv. 68. § (8) értelmében a megbízatás megszűnése megüresedett hely betöltéséről a miniszter gondoskodik.
esetén
a
Miniszteri delegált esetében a miniszter az új miniszteri delegáltat a megbízatás megszűnésétől számított harminc napon belül bízza meg. A civil jelöltállítási rendszerben megválasztott tag megbízatásának megszűnésétől számított harminc napon belül kell a póttagot – a Civil tv. 68. § (7) bekezdésben foglaltak figyelembevételével –megbízni. Póttag hiányában a miniszter a tagság megszűnéséről való tudomásszerzéstől számított harminc napon belül megindítja a Civil tv. 71-72. §-a alapján az elektori gyűlés keretében történő tagválasztási eljárást. Az újonnan megbízott tag megbízatása a Civil tv. 65. § (1) bekezdés szerinti tag megbízásának időtartamából hátramaradt időtartamra szól. A Civil tv. 67. § (1) bekezdése alapján az érdekeltségi kör miatt fennálló összeférhetetlenségről legkésőbb a pályázat elbírálására összehívott ülést megelőző 5 nappal az érintettnek írásban az Alapkezelő részére nyilatkoznia kell. Az 27
összeférhetetlenség kérdésében felmerült vita esetén a Tanács 5 napon belül sorra kerülő ülésén zárt napirendi pont keretében dönt. Ha az érintett az összeférhetetlenség fennállásáról valótlanul nyilatkozik vagy valótlan adatot szolgáltat, a Tanács elnöke javaslatot tesz a tisztségviselő visszahívására. A Civil tv. 60 § (2) bekezdés a) pontja alapján megválasztott tag helyett új tag megválasztását a civil jelöltállítási rendszeren keresztül bejelentkezett szervezetek képviseletére jogosult elektorok útján, 60 § (2) bekezdés b) pontja alapján kijelölt tag helyett új tag kijelölését az Országgyűlés illetékes szakbizottsága útján kell kezdeményezni. A NEAr. 26.§ (1) bekezdése alapján a testület tagja első alkalommal megbízásakor, majd minden évre vonatkozóan tárgyév január 15. napjáig az NEAr. 5. melléklet szerinti adatlapon nyilatkozik arról, hogy költségtérítést vagy költségátalányt kíván igénybe venni, valamint nyilatkozik az igénybevétel módjáról.
2.
A NEMZETI EGYÜTTMŰKÖDÉSI ALAP TANÁCSA FELADATAI
A Tanács feladatát képezi a Nemzeti Együttműködési Alap céljainak megvalósítására vonatkozó elvi, irányító és koordináló döntések meghozatala [Civil tv. 60. § (1)]. A Tanács feladata támogatási célok meghatározása pályázati kiírás érdekében, melyek a kollégiumokra a Civil tv. 61. § (9) bekezdése alapján kötelezőek. A szabályozás rögzíti azt is, hogy a Tanács elnöke vagy tagja nem vehet részt a kollégium döntésében. A pályázat kiírásáról a Tanács elnökének egyetértése vagy kollégiumi döntés hiányában a Tanács a kollégium javaslatának megérkezésétől, vagy a döntés hiányában a határidő eredménytelen elteltétől számított tizenöt napon belül köteles dönteni. Amennyiben a Tanács elnöke a kollégiumnak a pályázat elbírálására vonatkozó támogató döntésével nem ért egyet, akkor azt - a döntés végrehajtásának felfüggesztésével egyidejűleg, indokolással - végleges elbírálás végett a Tanács elé terjeszti, amelyről a Tanács tizenöt napon belül köteles ülésén dönteni [Civil tv. 61. § (6)-(7)]; A Tanács az ügyrendje alapján, a kollégiumi struktúra figyelembevételével a tagok legalább kétharmadának egyetértésével hoz döntést a Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanácsban civil szervezetek képviseletét ellátó öt személy delegálásáról. [Civil tv. 63. §] A Tanács feladatát képezi az Országgyűlés illetékes szakbizottságának történő beszámolás. Az Alap testületeinek és az Alapkezelő előző évi tevékenységéről, valamint az Alap, illetve a támogatási rendszer működéséről szóló a NEAr. 33. §-ában meghatározott szempontok szerint elkészített és a tagok legalább kétharmadának egyetértésével elfogadott – beszámolójának megküldésére a Tanács első alkalommal a 2012 évi beszámolója tekintetében 2013. április 30-ig kötelezett a Civil tv. 75. § (12) bekezdése értelmében. Az OGY részére benyújtásra kerülő
28
beszámolót a Civil tv. 69. § (5) bekezdés f) pontja alapján, az Alap honlapján nyilvánosságra kell hozni. A Tanács működésének szabályozását a nyitottság és nyilvánosság követelményének érvényesítése jellemzi. A Civil törvény külön intézményesíti, hogy az Alap nyilvánossága érdekében internetes honlapot kell működtetni, amelyen az Alap működésével kapcsolatos valamennyi információ megjelenítésre kerül, összhangban a Knyt. és az államháztartás működési rendjére vonatkozó szabályokkal. Az Alap Bizottság előtti éves beszámolásának rendszeresítése az intézményesített parlamenti ellenőrzés garanciája. A miniszter tájékoztatását a Tanács és az Alapkezelő tájékoztatási kötelezettsége biztosítja, amely lehetővé teszi a társadalmi és civil kapcsolatokért felelős miniszter ellenőrzési jogosultságának érvényesülését. A Tanács a feladatkörét érintő kérdésben a miniszteri megkeresés kézhezvételét követő harminc napon belül ad tájékoztatást a miniszter részére. [Civil tv. 70. § (2)(3)];
3.
A NEMZETI EGYÜTTMŰKÖDÉSI ALAP TANÁCSA TESTÜLETI
MŰKÖDÉSRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK
A Tanács testületként csak abban az esetben döntésképes, ha a tagok több mint fele a szavazásban részt vesz, mely során minden tagjának egy szavazata van. A tanács döntéseit a jelen lévő tagok többségének egyetértésével hozza meg [Civil tv. 60. § (6)]. A Tanács a Civil tv. 60. § (4) bekezdése értelmében, a miniszter által jóváhagyott éves munkaterv alapján látja el a feladatát és működésének részletes szabályait a miniszter által jóváhagyott ügyrend határozza meg. A Tanács az ügyrendjét, illetve annak módosítását a tagok legalább kétharmadának az egyetértésével fogadja el [Civil tv. 60. § (7)]. A Tanács az Alap működésének elvi irányítása keretében, a vonatkozó külső jogi - és belső normákba foglalt szabályozásoknak megfelelően, a különböző döntési szintek és esetleges más szervezeti egységek együttműködésének szabályozását igénylő kérdéseiben belső normatív szabályokat alkot, meghatározza a konkrét évi támogatások rendező elveit (például a pályázati prioritásokat), a személyi javaslattétel gyakorlása során minősített szavazataránnyal.
4.
A NEMZETI EGYÜTTMŰKÖDÉSI ALAP KOLLÉGIUMAI
A Nemzeti Együttműködési Alap kollégiumait a miniszter a Civil tv. 73. § (2) bekezdés c) pontjában kapott felhatalmazásnak megfelelően - az 5/2012. (II.16.) számú KIM miniszteri rendeletben (NEAr.) 24. § (1) bekezdése alapján kerültek megalakításra. Nem lehet kollégium tagja a. politikai párt vezető testületének tagja, tisztségviselője, b. állami vezető, országgyűlési képviselő, az Európai Parlament tagja, megyei (fővárosi), települési önkormányzat képviselő–testületének tagja, polgármester, alpolgármester,
29
c. a Tanács tagjának vagy a kollégium tagjának közeli hozzátartozója, d. az, aki a jelölését megelőző 5 éven belül olyan civil szervezet vezető tisztségviselője volt, amely megszűnt, és a megszűnését megelőző kettő éven belül keletkezett állami adó- és vámhatóságnál nyilvántartott adóés vámtartozás megfizetésére a szervezetet vagy jogutódját jogerős hatósági vagy bírósági határozat kötelezte, és ennek nem tett eleget, kivéve, ha vezető tisztségviselői megbízatására kifejezetten a szervezet anyagi helyzetének rendezése érdekében került sor, e. az, akinek a megbízatása visszavonással szűnt meg, f. az, aki a megelőző mindkét ciklusban az Alap valamely testületének tagja volt. A kollégiumi tag a megbízásakor nyilatkozik, hogy nem áll fenn vele szemben az Civil tv. 66. § (1) bekezdésben foglalt kizárási ok. Ha a kizárást megalapozó körülmény a megbízást követően keletkezik, a tag köteles az összeférhetetlenséget az azt megalapozó körülmény keletkezésétől számított harminc napon belül megszüntetni. A kollégiumi taggal kapcsolatos kizárási okot a Civil tv. 66. § (2) bekezdés szerinti nyilatkozattételt, illetve határidő lejártát követően a miniszterhez bárki bejelentheti. A miniszter a bejelentés megalapozottsága esetén a bejelentéstől számított harminc napon belül dönt az érintett személy megbízásának visszavonásáról. A kollégium tagjának a kizárási, összeférhetetlenségi okokon felül megbízásakor nyilatkoznia kell a Civil tv. 67. § (1) bekezdése szerinti érdekeltségi körébe tartozó civil szervezetekről, mely nyilatkozatot a Civil tv. 67. § (2) bekezdése és a 69. § (5) bekezdés c) pontja alapján, az Alap honlapján (Civil Információs Portálon) kell közzé tenni. A NEAr. 25. § (2) bekezdésének szabályozása alapján a testületi tagnak a Civil tv. 65. § (1) bekezdése szerinti megbízása a megbízólevél átadásával történik. Nem adható ki megbízólevél ha: a. a tag nem adta át a NEAr. 3. és 4. melléklete szerinti nyilatkozatait; b. a tag nem nyilatkozott az igénybe venni kívánt költségátalányról, költségelszámolásról; c. a tag nem teljesítette egyéb jogszabályban, vagy belső szabályzatban a megbízáshoz kapcsolódóan rögzített kötelezettségét. A Tanács elnökének és tagjainak, valamint ezek közeli hozzátartozóinak érdekeltségi körébe tartozóként összeférhetetlennek jelzett szervezet pályázata a Nemzeti Együttműködési Alap támogatási rendszerében érvénytelen a Civil tv. 62. § (2) bekezdése alapján. A civil szervezet a kollégium tagjának az érdekeltségi körébe tartozik, ha a. a tag, illetve a döntésben közreműködő személy, vagy ezek közeli hozzátartozója i. az alapítvány alapítója, az alapítvány kezelő szervének, szervezetének tagja, tisztségviselője, a civil szervezet ügyintéző vagy képviseleti szervének tagja,
30
ii. a civil szervezettel munkavégzésre irányuló jogviszonyban áll, b. a tag tekintetében az a) pontban foglalt feltételek a vizsgált időpontot megelőző 3 éven belül bármikor fennálltak. A tagjokat a kijelölésüket, illetve megválasztásukat követő harminc napon belül a miniszter bízza meg. A Tanács első ülését a miniszter hívja össze és a Tanács elnökét a Tanács tagjai közül nevezi ki. [Civil tv. 60. § (1) - (5) bekezdései, 65.§ (1) bekezdése] A Civil tv. 68. § (2) bekezdése alapján a kollégium tagjának megbízatása megszűnik a. a megbízatás időtartamának lejártával, illetve a civil jelöltállítási rendszerben újra nem választott kollégiumi tag megbízatása megszűnik a testület új tagjainak a 65. § (1) bekezdése szerinti megbízása napján, b. a tag tisztségről történő lemondásával, melyet az őt megválasztó, kijelölő vagy felkérő személyhez vagy szervhez jelent be. c. a kollégium tagjának megbízatása megszűnik a tag halála esetén. d. a kollégium tagjának visszavonásával is.
megbízatása
megszűnhet
megbízásának
A Civil tv. 68. § (5) értelmében ez utóbbi esetben vissza kell vonni a kollégium tagjának megbízását, ha a. feladatát folyamatosan, 90 napot meghaladóan nem képes ellátni, b. összeférhetetlenségét határidőben nem szünteti meg, c. egy naptári év során az ülések több mint egyharmadán nem vesz részt, vagy d. tisztségére méltatlanná válik. A Civil tv. 68. § (8) értelmében a megbízatás megszűnése megüresedett hely betöltéséről a miniszter gondoskodik.
esetén
a
Miniszteri delegált esetében a miniszter az új miniszteri delegáltat a megbízatás megszűnésétől számított harminc napon belül bízza meg. A civil jelöltállítási rendszerben megválasztott tag megbízatásának megszűnésétől számított harminc napon belül kell a póttagot – a Civil tv. 68. § (7) bekezdésben foglaltak figyelembevételével –megbízni. Póttag hiányában a miniszter a tagság megszűnéséről való tudomásszerzéstől számított harminc napon belül megindítja a Civil tv. 71-72. §-a alapján az elektori gyűlés keretében történő tagválasztási eljárást. Az újonnan megbízott tag megbízatása a Civil tv. 65. § (1) bekezdés szerinti tag megbízásának időtartamából hátramaradt időtartamra szól. A Civil tv. 67. § (1) bekezdése alapján az érdekeltségi kör miatt fennálló összeférhetetlenségről legkésőbb a pályázat elbírálására összehívott ülést megelőző 5 nappal az érintettnek írásban az Alapkezelő részére nyilatkoznia kell. Az összeférhetetlenség kérdésében felmerült vita esetén a Tanács 5 napon belül sorra kerülő ülésén zárt napirendi pont keretében dönt.
31
Ha az érintett az összeférhetetlenség fennállásáról valótlanul nyilatkozik vagy valótlan adatot szolgáltat, a Tanács elnöke javaslatot tesz a tisztségviselő visszahívására. A Civil tv. 60 § (2) bekezdés a) pontja alapján megválasztott tag helyett új tag megválasztását a civil jelöltállítási rendszeren keresztül bejelentkezett szervezetek képviseletére jogosult elektorok útján, 60 § (2) bekezdés b) pontja alapján kijelölt tag helyett új tag kijelölését az Országgyűlés illetékes szakbizottsága útján kell kezdeményezni. A NEAr. 26.§ (1) bekezdése alapján a testület tagja első alkalommal megbízásakor, majd minden évre vonatkozóan tárgyév január 15. napjáig az NEAr. 5. melléklet szerinti adatlapon nyilatkozik arról, hogy költségtérítést vagy költségátalányt kíván igénybe venni, valamint nyilatkozik az igénybevétel módjáról.
5.
KOLLÉGIUMOK TESTÜLETI MŰKÖDÉSÉRE VONATKOZÓ
SZABÁLYOK
A Kollégiumok a konkrét, operatív döntések meghozatalának fórumai. A Kollégiumok belső, szervezeti működésének szabályaival kapcsolatosan megfelelő mozgástér marad a civil szakma, az ágazat jellegzetességeinek leginkább megfelelő kollégiumi működési szabályok ügyrendben történő meghatározására. Az ügyrend elfogadását a Civil tv. 2/3-os szavazati többséghez köti. A kollégium akkor döntésképes, ha a tagjainak több mint fele a szavazásban részt vesz. A kollégium minden tagjának egy szavazata van. A kollégium a döntéseit a tagok legalább felének egyetértésével, egyszerű többséggel hozza meg. Ez alól jelent kivételt a kollégium működési szabályainak – a jogszabályok és a Tanács vonatkozó döntéseinek keretein belül – ügyrenden történő meghatározása. A kollégium az ügyrendjét, illetve annak módosítását - garanciális szabályként - a tagok legalább kétharmadának egyetértésével fogadja el, és a miniszter hagyja jóvá. A Kollégiumokban történik a konkrét pályázatok tárgyainak meghatározása és kiírása, a rendelkezésre álló források felhasználásával kapcsolatos támogatási döntés elbírálása, továbbá a támogatott célok megvalósulásának szakmai ellenőrzése. A Kollégiumok civil szakmai szempontok szerint határozhatják meg a rendelkezésére álló forrás felhasználásának irányát, területeit és módszerét, valamint döntenek a konkrét támogatásokról. Az Alap forrásainak felhasználása, a pályázati felhívások, a beérkező pályázatok elbírálása, a támogatott célok megvalósulásának szakmai ellenőrzése érdekében létrehozott kollégiumnak a vonatkozó felhatalmazás alapján miniszteri rendeletben kellett meghatározni az elnevezését és azt, hogy a Civil tv. 56. (1) bekezdés a)–j) pontja szerinti mely tevékenységi körét támogatja. A NEAr. 1. melléklete a fentieknek megfelelően tartalmazza a. az egyes kollégiumok elnevezését; b. az egyes kollégiumok által támogatható civil szervezetek alapcél szerinti tevékenységi besorolását; c. a Civil tv. 61. § (2) bekezdés b) pontja szerint a kollégiumokba tagot kijelölő, ágazati szakpolitikai feladatot ellátó miniszterek megjelölését; 32
d. a NEA támogatási forrásainak kollégiumok és támogatási cél, valamint forma szerinti megosztását. A miniszter a Civil tv. 61.§ (1) bekezdése valamit a 73. § (2) bekezdés c) pontjában kapott rendeletalkotási felhatalmazás útján 2012. február 16-ai időponttól kezdődően 5 darab, egyenként 9 tagból álló kollégiumot hozott létre. A kollégiumok létrehozására vonatkozó közös szabályozásként állapította meg a miniszter számára a Civil tv. 61. (2) bekezdése azt, hogy a kollégium a. három tagja a 71. §. és 72. § szerinti civil jelöltállítási rendszeren keresztül kerül megválasztásra, b. három tagot a kormányzati ágazati szakpolitikai feladatot ellátó miniszter – a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint – az általa vezetett minisztériummal stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően delegál, c. három tagot pedig a miniszter a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint, a minisztériumával stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően saját hatáskörében jelöli ki. A miniszter további jogosítványa az, hogy hatáskörébe tartozik a kollégium tagjai közül a kollégium elnökének kinevezése, továbbá a kollégium ügyrendjének jóváhagyása.
6.
KOLLÉGIUMOK FELADATAI
[az Áht. VI. fejezete, az Ávr. 66. § - 92 §-ai, valamint a NEAr. III. fejezetének 11.§, 12. §, 14.§-ai alapján]
A Tanács döntései a kollégiumok számára kötelezőek. A kollégiumnak a Tanács által meghatározott támogatási célok alapján, a Tanács elnökének egyetértésével tárgyév február 15– éig döntenie kell a pályázatok kiírásáról. A Tanács elnökének egyetértése, vagy a döntés hiányában a pályázat kiírásáról a Tanács a kollégium javaslatának megérkezésétől, vagy a döntés hiányában a határidő eredmény elteltétől számított 15 napon belül köteles dönteni. A Civil tv. 61. § (5) bekezdés szerint a meghirdetett pályázat elbírálásáról az azt meghirdető kollégiumnak kell döntenie. Amennyiben a Tanács elnöke a kollégiumnak a pályázat elbírálására vonatkozó támogató döntésével nem ért egyet, akkor azt – a döntés végrehajtásának felfüggesztésével egyidejűleg, indokolással – végleges elbírálás végett a Tanács elé terjeszti, melyről a Tanács 15 napon belül köteles ülésén dönteni.
33
Valamennyi kollégium feladatát képezi
a pályázati kiírás alapján támogatásban részesített szervezet által megvalósított, kollégium által a támogatott célok megvalósulásának szakmai ellenőrzése [Civil tv. 61. § (1), (6), (7)];
minden év március 31-éig meg kell küldeniük a Tanácsnak az előző évi tevékenységükről, valamint az Alap működésével kapcsolatos tapasztalataikról a NEAr. 31. §-ában meghatározott szempontok szerint - elkészített beszámolójukat;
a feladatkörüket érintő kérdésben a miniszteri megkeresés kézhezvételét követő harminc napon belül a tájékoztatás megadása a miniszternek [Civil tv. 70. § (1), (3)];
az Alapkezelő által el nem fogadott elszámolásról történő döntéshozatal [NEAr. 7. § (2), (4), (6), (7)];
a pénzügyi és szakmai elszámolás alapján el nem fogadott és visszafizetni rendelt, jogosulatlan felhasználásnak minősülő támogatás esetén az Alapból történő kizárás feltételeinek fennállásának megállapítása [NEAr. 10. § (3)].
7.
a)
AZ EGYES KOLLÉGIUMOK
Nemzeti összetartozás kollégium
A Nemzeti összetartozás kollégium által támogatható civil szervezetek és a támogatási rendszer működésében lefedett tevékenységek, továbbá az elektorjelölés körei a Nonprofit Szervezetek Osztályozási Rendszere (NSZOR alapján) 34
az európai integráció és a kárpát-medencei együttműködés, mint a határon túli magyarsággal kapcsolatos nemzetközi tevékenység elősegítése;
a magyarországi nemzeti és etnikai kisebbségek;
az emberi és állampolgári jogok védelme területén működő civil szervezetek.
(1) A Nemzeti összetartozás kollégium pályázataiban megjeleníthető támogatási célok
civil szervezetek működésének támogatása;
civil szervezetek által gyűjtött és elektronikusan bevallott adományok után járó öt százalékos normatív kiegészítés;
civil szervezeteket érintő rendezvények támogatása;
nemzetközi civil kapcsolatokban a magyarországi civil szervezetek jelenlétének biztosítása, hazai és határon túli rendezvényeken, fesztiválokon történő részvétel támogatása, nemzetközi tagdíjakhoz támogatás biztosítása, európai integrációt elősegítő programok támogatása;
civil szférával kapcsolatos tudományos kutatások, monitoring tevékenység és nyilvántartási feladatok támogatása;
civil szférával kapcsolatos szolgáltató, tanácsadó, oktatási, fejlesztő, segítő, illetve esélyegyenlőséget és akadálymentességet elősegítő tevékenység és intézmények támogatása;
civil szférát támogatása;
civil szervezetek pályázati önrészeinek támogatása;
adományosztó szervezeteknek szóló juttatás a Tanács, illetve a kollégiumok egységes elvek mentén meghatározott, forrásautomatizmus biztosításáról szóló döntései alapján.
(2)
bemutató
évfordulók,
kiadványok,
fesztiválok,
elektronikus
hazai
és
írott
és
határon
szakmai
túli
sajtó
A Nemzeti összetartozás kollégium tagjai:
három tagja a civil jelöltállítási rendszeren keresztül kerül megválasztásra;
három tagot a kormányzati ágazati szakpolitikai feladatot ellátó belügyminiszter, külügyminiszter, nemzeti erőforrás miniszter - a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint - az általa vezetett minisztériummal stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően delegál,
három tagot pedig a miniszter a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint, a minisztériumával stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően saját hatáskörében jelöli ki.
35
b)
Új nemzedékek jövőért kollégium
Az Új nemzedékek jövőért kollégium által támogatható civil szervezetek és a támogatási rendszer működésében lefedett tevékenységek, továbbá az elektorjelölés körei a Nonprofit Szervezetek Osztályozási Rendszere (NSZOR alapján)
nevelés és oktatás;
képességfejlesztés;
gyermek- és ifjúsági érdekképviselet;
gyermek- és ifjúságvédelem;
egészségmegőrzés;
betegségmegelőzés;
gyógyító, egészségügyi rehabilitációs tevékenység;
kábítószer-megelőzés;
természet- és környezetvédelem területén működő civil szervezetek.
(1) 2.1. Az Új nemzedékek jövőért kollégium pályázataiban megjeleníthető támogatási célok
civil szervezetek működésének támogatása;
civil szervezetek által gyűjtött és elektronikusan bevallott adományok után járó öt százalékos normatív kiegészítés; 36
civil szervezeteket érintő rendezvények támogatása;
nemzetközi civil kapcsolatokban a magyarországi civil szervezetek jelenlétének biztosítása, hazai és határon túli rendezvényeken, fesztiválokon történő részvétel támogatása, nemzetközi tagdíjakhoz támogatás biztosítása, európai integrációt elősegítő programok támogatása;
civil szférával kapcsolatos tudományos kutatások, monitoring tevékenység és nyilvántartási feladatok támogatása;
civil szférával kapcsolatos szolgáltató, tanácsadó, oktatási, fejlesztő, segítő, illetve esélyegyenlőséget és akadálymentességet elősegítő tevékenység és intézmények támogatása;
civil szférát támogatása;
civil szervezetek pályázati önrészeinek támogatása;
adományosztó szervezeteknek szóló juttatás a Tanács, illetve a kollégiumok egységes elvek mentén meghatározott, forrásautomatizmus biztosításáról szóló döntései alapján.
(2)
bemutató
évfordulók,
kiadványok,
fesztiválok,
elektronikus
hazai
és
írott
és
határon
szakmai
túli
sajtó
Az Új nemzedékek jövőért kollégium tagjai:
három tagja a civil jelöltállítási rendszeren keresztül kerül megválasztásra;
három tagot a kormányzati ágazati szakpolitikai feladatot ellátó nemzeti erőforrás miniszter, nemzetgazdasági miniszter, vidékfejlesztési miniszter - a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint - az általa vezetett minisztériummal stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően delegál,
három tagot pedig a miniszter a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint, a minisztériumával stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően saját hatáskörében jelöli ki.
37
c)
Mobilitás és alkalmazkodás kollégium
A Mobilitás é alkalmazkodás kollégium által támogatható civil szervezetek és a támogatási rendszer működésében lefedett tevékenységek, továbbá az elektorjelölés körei a Nonprofit Szervezetek Osztályozási Rendszere (NSZOR alapján)
az élet és vagyonbiztonság;
a közbiztonság;
polgári védelem;
önkéntes tűzoltás;
mentés és katasztrófa-elhárítás;
közrend és közlekedésbiztonság védelme;
szabadidő;
hobbi és sport;
a nők és férfiak esélyegyenlőségének védelme.
(1) Mobilitás és alkalmazkodás kollégium pályázataiban megjeleníthető támogatási célok
civil szervezetek működésének támogatása;
civil szervezetek által gyűjtött és elektronikusan bevallott adományok után járó öt százalékos normatív kiegészítés;
38
civil szervezeteket érintő rendezvények támogatása;
nemzetközi civil kapcsolatokban a magyarországi civil szervezetek jelenlétének biztosítása, hazai és határon túli rendezvényeken, fesztiválokon történő részvétel támogatása, nemzetközi tagdíjakhoz támogatás biztosítása, európai integrációt elősegítő programok támogatása;
civil szférával kapcsolatos tudományos kutatások, monitoring tevékenység és nyilvántartási feladatok támogatása;
civil szférával kapcsolatos szolgáltató, tanácsadó, oktatási, fejlesztő, segítő, illetve esélyegyenlőséget és akadálymentességet elősegítő tevékenység és intézmények támogatása;
civil szférát támogatása;
civil szervezetek pályázati önrészeinek támogatása;
adományosztó szervezeteknek szóló juttatás a Tanács, illetve a kollégiumok egységes elvek mentén meghatározott, forrásautomatizmus biztosításáról szóló döntései alapján.
(2)
bemutató
évfordulók,
kiadványok,
fesztiválok,
elektronikus
hazai
és
írott
és
határon
szakmai
túli
sajtó
Mobilitás és alkalmazkodás kollégium tagjai
három tagja a civil jelöltállítási rendszeren keresztül kerül megválasztásra;
három tagot a kormányzati ágazati szakpolitikai feladatot ellátó belügyminiszter, nemzeti erőforrás miniszter, honvédelmi miniszterjogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint - az általa vezetett minisztériummal stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően delegál,
három tagot pedig a miniszter a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint, a minisztériumával stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően saját hatáskörében jelöli ki.
39
d)
Közösségi környezet kollégium
A Közösségi környezet kollégium által támogatható civil szervezetek és a támogatási rendszer működésében lefedett tevékenységek, továbbá az elektorjelölés körei a Nonprofit Szervezetek Osztályozási Rendszere (NSZOR alapján)
kulturális tevékenység;
közművelődés;
tudomány és kutatás;
hagyományápolás;
audio- és telekommunikáció;
informatika;
elektronikus hírközlés;
szak- és felnőttképzés;
ismeretterjesztés;
társadalmi párbeszéd;
fogyasztóvédelem;
a település és közösségfejlesztés területén működő civil szervezetek.
(1) Közösségi környezet kollégium pályázataiban megjeleníthető támogatási célok
40
civil szervezetek működésének támogatása;
civil szervezetek által gyűjtött és elektronikusan bevallott adományok után járó öt százalékos normatív kiegészítés;
civil szervezeteket érintő rendezvények támogatása;
nemzetközi civil kapcsolatokban a magyarországi civil szervezetek jelenlétének biztosítása, hazai és határon túli rendezvényeken, fesztiválokon történő részvétel támogatása, nemzetközi tagdíjakhoz támogatás biztosítása, európai integrációt elősegítő programok támogatása;
civil szférával kapcsolatos tudományos kutatások, monitoring tevékenység és nyilvántartási feladatok támogatása;
civil szférával kapcsolatos szolgáltató, tanácsadó, oktatási, fejlesztő, segítő, illetve esélyegyenlőséget és akadálymentességet elősegítő tevékenység és intézmények támogatása;
civil szférát támogatása;
civil szervezetek pályázati önrészeinek támogatása;
adományosztó szervezeteknek szóló juttatás a Tanács, illetve a kollégiumok egységes elvek mentén meghatározott, forrásautomatizmus biztosításáról szóló döntései alapján.
(2)
bemutató
évfordulók,
kiadványok,
fesztiválok,
elektronikus
hazai
és
írott
és
határon
szakmai
túli
sajtó
Közösségi környezet kollégium tagjai
három tagja a civil jelöltállítási rendszeren keresztül kerül megválasztásra;
három tagot a kormányzati ágazati szakpolitikai feladatot ellátó nemzeti erőforrás miniszter, nemzeti fejlesztési miniszter, nemzetgazdasági miniszterjogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint - az általa vezetett minisztériummal stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően delegál,
három tagot pedig a miniszter a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint, a minisztériumával stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően saját hatáskörében jelöli ki.
41
e)
Társadalmi felelősségvállalás kollégium
A Társadalmi felelősségvállalás kollégium által támogatható civil szervezetek és a támogatási rendszer működésében lefedett tevékenységek, továbbá az elektorjelölés körei a Nonprofit Szervezetek Osztályozási Rendszere (NSZOR alapján)
nonprofit szervezeteknek, ernyőszervezeteknek nyújtott szolgáltatások;
szakmai és érdekképviselet;
adományosztás;
szociális tevékenység;
családsegítés;
időskorúak gondozása;
rehabilitációs foglalkoztatás;
hátrányos helyzetű rétegek segítése;
egyéb nonprofit tevékenységek területén működő civil szervezetek.
(1) Társadalmi felelősségvállalás kollégium pályázataiban megjeleníthető támogatási célok
civil szervezetek működésének támogatása;
42
civil szervezetek által gyűjtött és elektronikusan bevallott adományok után járó öt százalékos normatív kiegészítés;
civil szervezeteket érintő rendezvények támogatása;
nemzetközi civil kapcsolatokban a magyarországi civil szervezetek jelenlétének biztosítása, hazai és határon túli rendezvényeken, fesztiválokon történő részvétel támogatása, nemzetközi tagdíjakhoz támogatás biztosítása, európai integrációt elősegítő programok támogatása;
civil szférával kapcsolatos tudományos kutatások, monitoring tevékenység és nyilvántartási feladatok támogatása;
civil szférával kapcsolatos szolgáltató, tanácsadó, oktatási, fejlesztő, segítő, illetve esélyegyenlőséget és akadálymentességet elősegítő tevékenység és intézmények támogatása;
civil szférát támogatása;
civil szervezetek pályázati önrészeinek támogatása;
adományosztó szervezeteknek szóló juttatás a Tanács, illetve a kollégiumok egységes elvek mentén meghatározott, forrásautomatizmus biztosításáról szóló döntései alapján.
(2)
bemutató
évfordulók,
kiadványok,
fesztiválok,
elektronikus
hazai
és
írott
és
határon
szakmai
túli
sajtó
Társadalmi felelősségvállalás kollégium tagjai
három tagja a civil jelöltállítási rendszeren keresztül kerül megválasztásra;
három tagot a kormányzati ágazati szakpolitikai feladatot ellátó belügyminiszter, nemzetgazdasági miniszter, nemzeti erőforrás miniszter jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint - az általa vezetett minisztériummal stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően delegál,
három tagot pedig a miniszter a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint, a minisztériumával stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően saját hatáskörében jelöli ki.
8.
A WEKERLE SÁNDOR ALAPKEZELŐ
A Wekerle Sándor Alapkezelő a Nemzeti Együttműködési Alap Alapkezelőjeként (továbbiakban: Alapkezelő) a rendeletben kijelölt, miniszter irányítása alá tartozó önálló központi költségvetési szervként, a kollégiumi döntései előkészítésének és végrehajtásának törvényességéért felel. (Civil tv. 64. §; NEAr. 27. § ); Az Alapkezelő feladatai [az Áht. VI. fejezete, az Ávr. 66. § - 92 §-ai, valamint a NEAr. 28. § 81) a)-o) pontjai alapján ]. 43
Az Alapkezelő felelős a NEA informatikai rendszerének üzemeltetéséért, fejlesztéséért, adatainak folyamatos karbantartásáért;
Az Alapkezelő feladata a támogatási igények fogadása, érkeztetése, kezelése;
a Tanács és a kollégiumok döntéseinek előkészítése és végrehajtása;
szerződéskötés a kedvezményezettekkel [az Áht. 50.§-a alapján]
az Alappal összefüggő pénzügyi és számviteli feladatok ellátása;
az Alap terhére kifizetések teljesítése;
a támogatások ellenőrzése;
az Alapkezelő közreműködik a támogatások szerződés szerinti felhasználásának nyomon követésében;
jogosulatlanul igénybevett támogatások visszakövetelése;
nyilvántartás vezetése az Alap támogatásaiból kizárt szervezetekről valamint a visszatérítendő támogatásokról;
az Alap ellenőrzését elősegítése;
a civil jelöltállítási rendszerbe történő bejelentkezéssel, valamint az elektori választást lebonyolító szerv feladatainak ellátása;
a Tanács és a kollégiumok működési feltételeinek biztosítása;
testületi tagok költségátalánya és költségtérítése adminisztrációja, kiutalása, valamint az ezzel összefüggő feladatok ellátása;
az Alap pályázati kiírásaival, testületek működésével kapcsolatos tájékoztatás, információszolgáltatás, valamint az Alap kezelésével összefüggő egyéb feladatok ellátása.
az Alapkezelő feladata folyamatosan biztosítani az Alappal kapcsolatos nyilvántartások és a hivatalos honlap adatainak koherenciáját. [NEAr. 28. § (1)(2)];
az Alapkezelő minden év március 31-éig megküldi a Tanácsnak az előző évi tevékenységéről, valamint az Alap működésével kapcsolatos tapasztalatairól - a NEAr. 32. §-ában meghatározott szempontok szerint - elkészített beszámolóját;
az Alapkezelő a feladatkörét érintő kérdésben a miniszteri megkeresés kézhezvételét követő harminc napon belül tájékoztatja a minisztert [Civil tv. 70. § (1), (3)];
a Knyt. 3. §-ában foglaltak szerint biztosítja a nyertes pályázattal és az elnyert támogatással kapcsolatos, kezelésében lévő adatok nyilvánosságát Civil tv. 69. § (3);
támogatási igény érvénytelenné nyilvánítása és elutasítása [NEAr. 3. § (5)-(6)];
elkészíti és nyilvánosságra hozza az általános szerződési feltételeket [NEAr. 5. §, (3)];
szabályszerű elszámolás esetén annak elfogadása, el nem fogadott elszámolás esetén előterjesztés készítése a döntéshozónak [NEAr. 7. § (1) ],
felhasználása
végző
jogszerűségének
szervezetek
44
és
ellenőrzési
szakszerűségének
tevékenységének
dokumentumalapú ellenőrzés és kockázatelemzés alapján helyszíni ellenőrzés lefolytatása [NEAr. 8. § -9. §];
döntést hoz az Alapból történő kizárásról a döntéshozó részletes indoklással ellátott javaslata alapján;
döntést hoz részletfizetés engedélyezéséről kizárt szervezet kérelmére [NEAr. 10. § (3)-(4)];
működési támogatásra vonatkozó pályázati felhívás előkészítése [NEAr. 12. § (1]);
tárgyévben felhasznált pénzeszközökről tételes elszámolást nyújt be a miniszternek tárgyévet követő év február 28. napjáig. A fel nem használt, kötelezettségvállalással nem terhelt maradványt és bevételt a civil szervezetek támogatására kell fordítani [NEAr. 29. § (7)].
9.
A TÁRSADALMI ÉS CIVIL KAPCSOLATOK FEJLESZTÉSÉÉRT FELELŐS MINISZTER A miniszter feladatai
az államháztartásról szóló törvény rendelkezései szerint az államháztartás központi alrendszeréből nyújtott támogatási programok és támogatások szakmai összehangolása, az azonos feladatok párhuzamos finanszírozásának kiszűrése érdekében szakmai monitoring rendszer működtetése [Civil tv. 53. § (3)];
az Alap feletti rendelkezési jogot – az ágazati stratégiai döntéseivel összhangban - gyakorolja, és felel annak felhasználásáért [Civil tv. 55. §];
felkéri a Tanács három tagját a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint civil szervezetekkel megkötött stratégiai partnerségi megállapodás alapján, a szervezetek személyi javaslatára;
kinevezi a Tanács elnökét a Tanács tagjai közül;
jóváhagyja a Tanács éves munkatervét;
összehívja a Tanács első ülését;
jóváhagyja a Tanács ügyrendjét [Civil tv. 60. § (2) c); (3)-(5), (7)];
rendelet úján kilenctagú kollégiumokat hoz létre;
kijelöli a kollégiumok három-három tagját a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény rendelkezései szerint, a minisztériumával stratégiai partnerségi megállapodást kötött civil szervezetekkel történt egyeztetést követően;
kinevezi a kollégium elnökét a kollégium tagjai közül;
jóváhagyja a Kollégium ügyrendjét [Civil tv. 61. §(1), (2) c), (3), (5)];
megbízza a Tanács és a kollégiumok tagjait, a kijelölésüket, megválasztásukat követő harminc napon belül [Civil tv. 65. §(1)];
45
illetve
a miniszter jogosult a saját hatáskörében kijelölt és megbízott tag megbízását indokolás nélkül bármikor visszavonni;
a megbízatás megszűnése esetén a miniszter gondoskodik a megüresedett hely betöltéséről [Civil tv. 68. §(6), (8)];
az Alap működésének nyilvánossága érdekében a Civil Információs Portál keretein belül internetes honlapot működtet [Civil tv. 69. § (5)];
meghatározza az egyes kollégiumok létszámát és az elektori gyűlések részletes szabályait;
felhívja a civil szervezeteket a jelöltállítási rendszerben való részvételre a NEA testületeinek megalakítása és a civil delegáltak megválasztása érdekében;
összehívja a civil szervezetek elektori gyűlését, amelyet hirdetmény útján kell közzétenni a Civil Információs Portálon [Civil tv. 71. §. (2)-(4)], a felhívás lényeges adatait két országos napilapban is meg kell jelentetni [NEAr. 20. § (1)];
A miniszter rendeletben szabályozza
az Alap kezelő szervének kijelölését, az Alap kezelésének, az Alap működésére fordítható forrás mértékének, a visszatérítendő támogatás és az Alap felhasználásának a részletes szabályait, az ellenőrzés és beszámolás rendjét, valamint a pályázati rendszerre vonatkozó további előírásokat az államháztartásért felelős miniszterrel egyetértésben,
a Tanács és a kollégium létesítésére, működésére, valamint az összeférhetetlenségre és a nyilvánosságra hozatalra vonatkozó részletes eljárási szabályokat,
az Alap testületeinek tevékenységével és az Alap működésével kapcsolatos beszámolók tartalmi elemeit, a beszámolás rendjét,
a Tanács tagjának és a kollégium tagjának járó költségátalány és a költségtérítése elszámolásának szabályait az államháztartásért felelős miniszterrel egyetértésben. [Civil tv. 73. § (2) a), c), d), e)];
egyedi támogatási kérelem esetén a támogatási igényt tartalmazó kérelmet a miniszter fogadja be és a támogatási igény elfogadásáról, a támogatás összegéről, ütemezéséről, a támogatás feltételeiről értesíti az Alapkezelőt, vagy a támogatási igény elutasításáról dönt, amelyet indoklással lát el [NEAr. 13. § (3)].
46
D.
A CIVIL JELÖLTÁLLÍTÁSI RENDSZER
A civil jelöltállítás és elektori gyűlések keretében történő Nemzeti Együttműködési Alap tagválasztási eljárásának lefolytatása a Tanács és a Kollégiumok megalakításának, elengedhetetlen feltétele, hiszen e testületek kizárólag akkor kezdhetik meg a működésüket, ha a törvényben meghatározott teljes létszámmal felálltak. A civil szervezetek képviseletét ellátó jelölteket a miniszter a civil jelöltállítási rendszerben történő megválasztásuk alapján bízza meg, e téren döntési, mérlegelési jogkörrel nem rendelkezik, a megválasztott személyek és a póttagok megbízását nem tagadhatja meg. A civil szervezetek elektori gyűlését a miniszter hívja össze. Az elektori gyűlés helyét, időpontját és a mandátumvizsgálat módját, az ügyrendet is tartalmazó hirdetményt a nyilvánosság biztosítása érdekében közzé kell tenni a Civil Információs Portálon. A Nemzeti Együttműködi Alap a Civil törvényben nevesített módon az egyes elektori gyűlések útján, az azokon történő közvetlen választás révén biztosítja a legalább területi és az országos civil szervezetek szerinti civil képviseletet. A Tanács tagjának és a kollégium tagjának választására azon civil szervezetek jogosultak, amelyek országos (legalább hét megyére kiterjedő tartós tevékenység) vagy legalább területi hatókörrel (helyi kiterjedést meghaladja, de nem éri el az országos szint követelményeit) működnek. Az elektorok egyéni listás szavazással választják meg a testületi tagokat, a tanács tagjai és kollégiumok tagjai azok a jelöltek lesznek, akik a megválasztandó tagok száma szerint a legtöbb szavazatot kapták. A civil jelöltállítási rendszeren keresztül az elektorok a Tanács három tagját és a kollégiumok három-három tagját valamint póttagokat jogosultak megválasztani. Egy civil szervezet egy elektort delegálhat, egy választási eljárásban minden személy csak egy civil szervezet képviseletében járhat el elektorként; Az elektori gyűlések elnevezése, az azokon elektor állítására jogosult civil szervezetek köre megegyezik a megfelelő kollégiumok elnevezésével és az általuk támogatható civil szervezetek körével.
47
1.
BEJELENTKEZÉS RÉSZLETES SZABÁLYAI
Azon legalább területi, illetve országos hatókörű civil szervezetek küldhetnek elektorokat, amelyek a miniszter ez irányú felhívására a jelöltállítási rendszerben való részvételi szándékukat a felhívásban meghatározott módon jelzik; A jelentkezési határidő nem lehet rövidebb harminc napnál, mely 2012. évi civil jelöltállításnál meghatározott módon 2012. március 17-ei időpont, mely határidőn túli bejelentkezések nem fogadhatók el; A jelentkezésben fel kell tüntetni, hogy a civil szervezet melyik elektori gyűlésen kíván elektort állítani [Civil tv. 71. § (1)-(3)]; Az elektori nyilvántartó szükséges feltételek:
rendszerben
az
érvényes
bejelentkezéshez
a civil szervezetnek rögzíteni kell a NEAr. 20. § (2) a)-g) pontjai szerinti adatokat, amely tartalmazza a civil szervezet által javasolt tanácsi, illetve kollégiumi tagjelölt életrajzát;
a civil szervezetnek rögzíteni kell a hatályos adatait tartalmazó, 30 napnál nem régebbi bírósági kivonatát;
a civil szervezetnek csatolni kell az elektori nyilvántartó rendszer által előállított, a NEAr. 20. § (2) a)-g) pontjai szerinti adatokat és a NEAr. 20. § (3) a)-d) pontjai szerinti nyilatkozatokat tartalmazó dokumentum – civil szervezet képviselője és az elektor, a testületi tagnak jelölt személyek, valamint a két tanú által megfelelően aláírt – oldalhű digitális másolatát (minta: NEAr. 2. melléklete);
a megfelelő módon bejelentkezett civil szervezetek bejelentkezésük elfogadásáról, ezt követően az elektori gyűlés helyéről és idejéről értesítést kapnak a bejelentkezés során megjelölt elektronikus levélcímekre;
bejelentkezett civil szervezetek adatai a hivatalos honlapon elektori gyűlések szerinti bontásban közzétételre kerülnek;
Amennyiben a civil szervezet bejelentkezésére vonatkozóan az elektori választást lebonyolító szervhiányosságot állapít meg, a hiányosság pontos megjelölésével öt napos határidő tűzése mellett annak pótlására szólítja fel a civil szervezetet a bejelentkezés során megjelölt elektronikus levélcímeken. A hiányosság pótlására a bejelentkezésre vonatkozó szabályokat megfelelően kell alkalmazni azzal, hogy a hiányosság pótlása nem történhet a bejelentkezésre rendelkezésre álló időszakon kívül; Ha az elektori választást lebonyolító szerv megállapítja, hogy a civil beküldött dokumentummal együtt továbbra is hiányosság áll fenn, hiánypótlás késedelmesen vagy nem érkezik meg, a civil szervezet elektronikus úton elutasításra kerül. A bejelentkezés elutasítása ellen nincs helye [NEAr. 21. § (1)-(5)].
48
szervezet által továbbá ha a bejelentkezése jogorvoslatnak
Az elektori bejelentkezés folyamata
49
2.
ELEKTORI GYŰLÉSEK RÉSZLETES SZABÁLYAI
A civil szervezetek elektori gyűlését a miniszter hívja össze, az elektori gyűlés helyét, időpontját és a mandátumvizsgálat módját, az ügyrendet is tartalmazó hirdetményt a Civil Információs Portálon kell közzé tenni a [Civil tv. 71. § (4)]. A Tanácsnak és a kollégiumnak a civil jelöltállítási rendszer keretében megválasztandó tagját az elektorok egyéni listás szavazással választják meg:
a szavazólapon minden olyan jelölt neve feltüntetésre kerül, aki a jelen lévő elektorok tíz százalékának támogatását az erre irányuló nyílt szavazás során elnyeri;
az egy testületbe jelölt, de meg nem választott személyek a kapott szavazatok sorrendje szerint póttagi listára kerülnek. Testületi taggá választott személy egy másik testület póttagi listáján nem szerepelhet. Ha a jelöltet több testületbe is jelölik, de egyikbe sem választják tagnak, a jelölt a választást követően nyilatkozik, hogy mely póttagi listán kíván szerepelni;
a szavazólapon minden elektor legfeljebb annyi jelöltre szavazhat, ahány tagot az adott eljárás során meg kell választani.
Az elektori gyűlés helyszínei a Kormányablakok. Bármely elektor bármely Kormányablakban leadhatja szavazatát. A Kormányablakok külön naptári napon állnak rendelkezésre a szavazólapon feltüntetésre kerülő személyek kijelölését célzó szavazás (szimpátiaszavazás), továbbá a civil delegált tagok megválasztása (választás) lebonyolítására. Az elektori gyűlés alatt a Tanács esetében valamennyi, az egyes kollégiumok esetében a megfelelő elektori gyűlésbe visszaigazoltan bejelentkezett, megjelent elektort kell érteni. Kormányablak munkatársa által történő megállapítását (mandátumigazolás) követően személyesen vehetnek részt, szavazásra jogosult elektor helyettesítésére nincsen lehetőség. A mandátumigazolás tényét a Kormányablak munkatársa az erre kijelölt zárt hálózatú számítógépen rögzíti. Az elektor a szavazatát saját kezűleg rögzíti az erre kijelölt számítógépen. A szimpátiaszavazás során a jelenlévő elektorok száma az érvényes mandátumigazolással rendelkező elektorok száma azon testületre és elektori gyűlésre vonatkozóan, amelyre az érvényes mandátumigazolással rendelkező elektor szavazatát leadta. A szimpátiaszavazás során minden elektor egyszer jogosult szavazni tetszőleges számú tanácsi és kollégiumi tagjelöltre. A szavazás nem szakítható meg, adattartalma a szavazat elektor általi véglegesítését követően nem módosítható. A szimpátiaszavazás eredményeit a zárt hálózatú számítógépes rendszer összesíti és elkészíti az elektronikus szavazólapokat a Tanácsra és a kollégiumokra vonatkozóan. Az eredmény megállapítását tartalmazó jegyzőkönyveket a hitelesítést követően kell a honlapon közzétenni. Az elektronikus szavazólapon az elektor a Tanács és az elektori gyűlésnek megfelelő kollégium esetében egyaránt legfeljebb három-három jelöltre adhatja le érvényesen a szavazatát. A választás során minden elektor egyszer jogosult szavazni, a szavazás nem szakítható meg, adattartalma a szavazat elektor általi véglegesítését követően nem módosítható. 50
A Tanács tagjai és a kollégiumok tagjai azok a jelöltek lesznek, akik a megválasztandó tagok száma szerint a legtöbb szavazatot kapták. Szavazategyenlőség esetén sorsolással kell megállapítani, hogy az egyenlő számú szavazatot elért jelöltek közül melyik jelölt szerez megbízatást. A választás eredményeit a zárt hálózatú számítógépes rendszer összesíti a Tanácsra és a kollégiumokra vonatkozóan, mely tartalmazza a megválasztott tagok és póttagok adatait. A választás eredményét elektori gyűlésenként külön hitelesített jegyzőkönyvben kell rögzíteni és a hivatalos honlapon keresztül nyilvánosságra hozni.
51
A szimpátiaszavazás
52
A választás folyamata
53
II. AZ ELEKTORI BEJELENTKEZÉS INFORMATIKAI HÁTTERE A Nemzeti Együttműködési Alap 9 tagú Tanácsába és a 9 tagú Kollégiumaiba a civil szervezetek választhatnak 3-3 tagot. Ezen tagok megválasztása elektori szavazással történik, a civil jelöltállítási rendszerben regisztrált jelöltekre. A civil jelöltállítási rendszerbe azok a civil szervezetek (a 2011. évi CLXXV. törvény szerinti egyesület, illetve alapítvány) jelentkezhetnek, amelyek országos (legalább 7 megyére kiterjedő) és területi működési hatókörrel rendelkeznek. Területi működési szintnek minősül, ha a működés kiterjedése a helyi kiterjedést meghaladja, de nem éri el az országos szint követelményeit (az EPER-ben nem „helyi” működési szinttel regisztráltak!). Az EPER-regisztrációnál területi hatókörnek minősül a „megyei” és a „regionális” működési szint. A jelöltállítási rendszerben a civil szervezetet képviselő személyt elektornak nevezzük. A területi és országos hatókörű civil szervezetek egy elektort delegálhatnak, illetve egy választási eljárásban minden személy csak egy civil szervezet képviseletében járhat el elektorként. A jelöltállítási rendszerbe azok a civil szervezetek küldhetnek elektort, amelyek a közigazgatási és igazságügyi miniszteri felhívás szerint a részvételi szándékukat az EPER-ben jelezték. A jelentkezési határidő a felhívás megjelenését követő 30. nap. A civil szervezet a bejelentkezés beérkezéséről elektronikus értesítést kap az EPER-ben és a jelentkezésben megadott e-mail címekre. A beérkezett jelentkezéseket az Alapkezelő formailag ellenőrzi (pl: jogosult-e a szervezet elektort állítani; a megadott adatok megegyeznek-e a nyilvántartási adatokkal a bírósági kivonat alapján; a csatolt dokumentumok megfelelőek-e). Amennyiben az Alapkezelő hiányosságot állapít meg, úgy egyszeri alkalommal, 5 napos határidővel hiánypótlásra szólítja fel a szervezetet elektronikus úton. A hiánypótlás teljesítésére kizárólag a jelentkezési határidőn belül van lehetőség! (Amennyiben a szervezet jelentkezésében megadott adatai nem egyeznek meg a bírósági kivonaton szereplő adatokkal, úgy az EPER/”Saját adatok” menüpontjában az „Adatmódosítás” funkcióval szükséges a regisztrált adatokat módosítani, majd új regisztrációs nyilatkozatot küldeni az Alapkezelő címére.) A jelentkezés benyújtása előtt kérjük, hogy ellenőrizzék a bírósági kivonaton szereplő és az EPER-ben regisztrált adataik egyezőségét! Ha a hiánypótlás a hiánypótlásra rendelkezésre álló határidőn túl érkezik be, illetve a hiánypótlás után a bejelentkezésben még mindig hiányosság áll fenn, úgy a szervezet jelentkezése elutasításra kerül!
54
A bejelentkezés elutasítása ellen jogorvoslatnak nincs helye! A jelentkezés elfogadásáról vagy elutasításáról a civil szervezet elektronikus értesítést kap az EPER-ben és a megadott e-mail címekre. Elektori bejelentkezés Az elektori jelentkezést az EPER-ben lehet beadni. A beadás részletes menetéről az EPER részben olvashat. Az alábbiakban röviden ismertetjük a folyamatot. A pályázói belépési ponton keresztül érhető el az elektori jelentkezéshez szükséges kitöltési felületet, az alábbi linken keresztül: http://www.eper.hu/webeper/paly/palybelep.aspx Amennyiben a szervezet az EPER-ben korábban regisztrált, úgy a felhasználónév és jelszó megadásával, belépést követően az „Elektori jelentkezés” menüpontban tudja beadni a jelentkezést. Amennyiben még nem regisztrált, úgy a „Regisztráció” fejezetben foglaltak szerint kérjük, hogy tegye meg. Amennyiben nyitott az elektori jelentkezés lehetősége, úgy a pályázói felületen a [Beadott pályázatok] menüpont alatt láthatóvá válik az [Elektori jelentkezés] menüpont. Ha az elektori jelentkezés már nem engedélyezett, úgy ez a menüpont nem jelenik meg a pályázói felületen! Az „Elektori jelentkezés” menügombra kattintva megjelenik a 3 füles kitöltési felület, ahol elérjük a Szervezet adatai, az Elektor adatai, illetve az Elektori gyűlés füleket. Az adatlap alján megjelennek a felületen használatos funkciógombok. A [Mégsem] funkciógomb, hatására visszajuthatunk a pályázói nyitó oldalra. A [Mentés bezárással] funkciógomb, hatására elmentődnek az adatlap aktuális adatai és visszajutunk a pályázói nyitó oldalra, igény szerint a mentett adatoktól folytathatjuk az adatlap kitöltését. A [Mentés bezárás nélkül] hatására elmentődnek az adatlap aktuális adatai és megtartja a felületet az elektori adatlapon a rendszer. A lap tetején látható „elektori adatlap státusza” mezőt a rendszer tölti (mindig az adatlap változásoknak megfelelően változik). Mentés után „megkezdett”, véglegesítés után „beérkezett” státusz látható. Az oldalak közötti váltáskor nem szükséges mentés, csak ha később szeretné folytatni a kitöltést. Az oldalon szereplő többi mező adattartalma is automatikusan változik, annak megfelelően, ahogyan az a saját adatok kitöltésekor megadásra került, illetve a beküldött regisztrációs nyilatkozat elfogadása is megtörtént. Tehát bármely itt szereplő adat módosítása csak úgy történhet meg, ha a pályázói nyitó oldal „Saját 55
adatok” menüpontjában az „Adatmódosítás” funkcióval módosítja a szervezet adatait, majd a „Reg.nyilatkozat” menüpontból új regisztrációs nyilatkozatot nyomtat ki, és postai úton beküldi a Wekerle Sándor Alapkezelő címére (1088 Budapest, Múzeum u. 17.). Az adatok csak abban az esetben frissülnek, ha a Regisztrációs nyilatkozat az Alapkezelő által elfogadásra kerül, azaz mind formailag, mind tartalmilag megfelelő. A szervezet adatai fülön kell megadni a civil szervezet képviselőjének nevét, a képviselő lakcímének irányítószámát (ez alapján generálja az EPER a képviselő lakcímének települését). Kötelező mező továbbá a képviselő lakcímének utca és házszám mezője, a képviselő telefonszáma, valamint a képviselő e-mail címe is:
Az elektori adatlap második fülén adhatóak meg az elektor adatai, többek között a neve, az elektor postai elérhetőségei, telefonszáma, anyja neve, az elektor születési helye, ideje és e-mail címe. A fenti mezőkön kitöltése után van lehetőség a tanácstagjelölt, és a kollégiumi tagjelölt nevének megadására. Amennyiben ezeket a mezőket is kitöltötte, úgy kötelezően meg kell adni a tanácstagjelölt születési helyét és idejét, a kollégiumi tagjelölt esetében pedig annak a születési helyét és idejét is.
56
A harmadik fülön, kérjük, hogy azt az elektori gyűlést jelöljék meg (a sor elején a jelölő cellába kattintva), amelyik a szervezet létesítő okirata szerinti tevékenységének megfelel. A létesítő okirat szerinti tevékenység figyelembe vételével az alábbi elektori gyűlések megjelölésére van lehetőség:
Nemzeti összetartozás
Az európai integráció és a Kárpát-medencei együttműködés, mint a határon túli magyarsággal kapcsolatos nemzetközi tevékenység elősegítése, továbbá a magyarországi nemzeti és etnikai kisebbségek, valamint az emberi és állampolgári jogok védelme területén működő civil szervezetek
Új nemzedékek jövőéért
A nevelés és oktatás, képességfejlesztés, gyermek- és ifjúsági érdekképviselet, gyermekés ifjúságvédelem, egészségmegőrzés, betegségmegelőzés, gyógyító, egészségügyi rehabilitációs tevékenység, kábítószer-megelőzés természet- és környezetvédelem területén működő civil szervezetek
Mobilitás és alkalmazkodás
Az élet és vagyonbiztonság, a közbiztonság, polgári védelem, önkéntes tűzoltás, mentés és katasztrófa elhárítás, közrend és közlekedésbiztonság védelme, szabadidő, hobbi és sport, a nők és férfiak esélyegyenlőségének védelme területén működő civil szervezetek
Közösségi környezet
A kulturális tevékenység, közművelődés, tudomány és kutatás, hagyományápolás, audio- és telekommunikáció, informatika, elektronikus hírközlés, szak- és felnőttképzés, ismeretterjesztés, társadalmi párbeszéd, fogyasztóvédelem, a település és közösségfejlesztés területén működő civil szervezetek
Társadalmi felelősségvállalás
Nonprofit szervezeteknek, ernyőszervezeteknek nyújtott szolgáltatások, szakmai és érdekképviselet, adományosztás, szociális tevékenység, családsegítés, időskorúak gondozása, rehabilitációs foglalkoztatás, hátrányos helyzetű rétegek segítése, egyéb nonprofit tevékenységek területén működő civil szervezetek
57
Csak egy gyűlés jelölhető, de egy gyűlés megadása kötelező! Az elektori gyűlések elnevezése, az elektor állítására jogosult civil szervezetek köre megegyezik a megfelelő kollégiumok elnevezésével és az általuk támogatható civil szervezetek körével. Ezen a felületen oldalhű digitális életrajzát is, az 1”, a kollégiumi
kell még csatolni a 30 napnál nem régebbi bírósági kivonat másolatát, illetve a tanácstag-jelölt és a kollégiumi tag-jelölt erre szolgáló mezőkben (a tanácstagjelölt életrajza: „Önéletrajz tagjelölt önéletrajza: „Önéletrajz 2”).
Az összes adat (mindhárom fül) kitöltését követően az oldal alján található [Véglegesítés] gombra kattintva érkezik be az EPER-be az elektori jelentkezés, melyet követően már nem módosíthatóak a jelentkezés adatai! Amennyiben csak a „Mentés bezárással” vagy a „Mentés bezárás nélkül” funkciót használja, úgy a jelentkezés „Megkezdett” státuszban marad. A határidő letelte után a „Megkezdett” státuszban lévő jelentkezéseket nem tudjuk figyelembe venni! Amennyiben nem megfelelő adatot adott meg, a véglegesítés során lefutó ellenőrzés hibaüzenetet írhat ki, mely alapján kérjük, javítsa az adatokat! Amennyiben véglegesíteni szeretné az adatlapot, de valamelyik kötelező mező kitöltése nem történt meg, úgy az EPER arról rendszerüzenetben értesítést generál. Amíg a hivatkozásban megjelenő adatmezők tartalma nincs kitöltve, úgy a véglegesítést nem fogja engedélyezni a rendszer. Az ellenőrzés után alábbi hibaüzenetek jelenhetnek meg: 58
Ha minden szükséges adatot megadott, akkor megtörténhet az adatlap véglegesítése. Véglegesítés után, ha nem talált hibát az EPER, akkor az alábbi felirat jelenik meg:
Az „Igen” gombra kattintva adható be az elektori jelentkezés, a „Nem” gombra kattintva visszajut az adatlapra, és még módosíthat a megadott adatokon. Véglegesítés után az oldal alján megjelenik az [Elektori jelentkezés nyomtatása] gomb, melyre kattintva megjelenik az „Elektori jelentkezés letöltése” pdf-fájl, ami tartalmazza az elektori adatlapon megadott adatokat:
Kérjük, hogy a letölthető adatlapot nyomtassa ki, írja alá a szervezet hivatalos képviselője, az elektor, a tanácstagjelölt, a kollégiumi tagjelölt, valamint két tanú. Aláírást követően szkennelje be, majd a „Sajátgép”-ről a dokumentumot töltse fel az EPER [Dokumentum beküldő] menüpont alatt (a „Dokumentum csatolása” mezőbe a zöld gémkapocs-jelre kattintva tudja csatolni a dokumentumot):
59
A beküldött dokumentum a „Partnerdokumentumok” menüpontban tekinthető meg. A dokumentum típusát a Kezelő adja meg beérkezést és elbírálást követően.
Felhívjuk figyelmüket, hogy az EPER-ben beküldött maximális mérete dokumentumonként 10 MB lehet, formátumok: doc, pdf, xls, jpg, tiff, bmp, WinZip.
dokumentumok csatolható fájl
Amennyiben az elbírálás során az elektori adatlapon megadott adatok nem megfelelőek (a szervezet adatai nem egyeznek meg a bírósági kivonaton szereplő adatokkal), vagy hiányos a jelentkezés, úgy ezen adatokat 5 napos, egyszeri hiánypótlás keretében lesz lehetőség javítani. A hiánypótlás teljesítésére kizárólag a jelentkezési határidőn belül van mód! Az elbírálás eredményéről minden esetben értesítést fog küldeni az Alapkezelő. Formai ellenőrzés A beérkezett jelentkezéseket az Alapkezelő munkatársai formai ellenőrzik, az ellenőrzés szempontjai többek között az alábbiak: státusza
megfelelő
A szervezet jogi hiánypótolható!
A szervezet működési hiánypótolható!
Csatolta az EPER/Dokumentum-beküldőben az adatlap megfelelően aláírt példányát;
Csatolta az EPER/Elektori jelentkezés megfelelő oldalán a bírósági kivonatot;
Az adatlapon a szervezet adatai megegyeznek a bírósági kivonat adataival;
Csatolta a tanácstagjelölt/kollégiumi tagjelölt önéletrajzát;
A csatolt dokumentumok megnyithatók és olvashatóak.
szintje
(Egyesület,
szempontból
megfelelő
Alapítvány)
(országos,
területi)
–
nem
–
nem
Az elektori gyűlés A civil szervezetek elektori gyűlését a miniszter hívja össze, a gyűlés helyét, kezdő és záró időpontját a hivatalos honlapon (http://civil.kormany.hu/) teszi közzé. Elektori gyűlés alatt a Tanács esetében valamennyi, az egyes kollégiumok esetében a megfelelő elektori gyűlésbe visszaigazoltan bejelentkezett, megjelent elektort kell érteni. 60
Az elektori gyűlés helyszínei a Kormányablakok; bármely elektor, bármely Kormányablakban leadhatja szavazatát. A gyűlés két fordulóból áll, először a szimpátiaszavazás, majd a választás, ezekre két külön nap teljes hivatali ideje áll rendelkezésre. A NEAr. 22. § (4) bekezdése alapján az elfogadott jelentkezéseket követően a szavazásra jogosult elektor helyettesítésére, valamint elektor-cserére nincs lehetőség! A Kormányablakok címeit és nyitvatartási idejüket az alábbi táblázat tartalmazza:
Kormányablak Település
Utca
Hivatali idő
5600 Békéscsaba
Szabadság tér 11-17.
H-P: 08:00 - 20:00
1081 Budapest
Fiumei út 19/a
H-P: 08:00 - 20:00
1112 Budapest
Bartók Béla út 120-122. H-P: 08:00 - 20:00
1139 Budapest
Teve utca 1/a-c.
H-P: 08:00 - 20:00
1133 Budapest
Visegrádi utca 110-112.
H-P: 08:00 - 20:00
2700 Cegléd
Kossuth tér 7.
H-P: 08:00 - 20:00
7605 Debrecen
Darabos u. 9-11. B épület
H-P: 08:00 - 20:00
2400 Dunaújváros
Vasmű út 39.
H-P: 08:00 - 20:00
3300 Eger
Klapka Gy. u. 9.
H-P: 08:00 - 20:00
2030 Érd
Budai út 24.
H-P: 08:00 - 20:00
9021 Győr
Árpád u 32.
H-P: 08:00 - 20:00
6800 Hódmezővásárhely
Kossuth tér 1.
H-P: 08:00 - 20:00
7400 Kaposvár
Csokonai u. 3.
H-P: 08:00 - 20:00
6000 Kecskemét
Izsáki út 8.
H-P: 08:00 - 20:00
3530 Miskolc
Csizmadia köz 1.
H-P: 08:00 - 20:00
8800 Nagykanizsa
Fő u. 24.
H-P: 08:00 - 20:00
4400 Nyíregyháza
Hősök tere 3.
H-P: 08:00 - 20:00
7623 Pécs
Nagy Lajos király útja 3. H-P: 08:00 - 20:00
3100 Salgótarján
Zemlinszky Rezső út 9.
61
H-P: 08:00 - 20:00
Kormányablak Település
Utca
Hivatali idő
9400 Sopron
Új utca 26.
H-P: 08:00 - 20:00
6741 Szeged
Rákóczi tér 1.
H-P: 08:00 - 20:00
8000 Székesfehérvár
Piac tér 10.
H-P: 08:00 - 20:00
7100 Szekszárd
Garay tér 4-6.
H-P: 08:00 - 20:00
5000 Szolnok
Kossuth tér 5/a
H-P: 08:00 - 20:00
9700 Szombathely
Hunyadi u. 45.
H-P: 08:00 - 20:00
2800 Tatabánya
Népház u. 12.
H-P: 08:00 - 20:00
2600 Vác
Dr. Csányi László krt. 16.
H-P: 08:00 - 20:00
8200 Veszprém
Óvári Ferenc út 7.
H-P: 08:00 - 20:00
8900 Zalaegerszeg
Kossuth u. 9-11.
H-P: 08:00 - 20:00
A szimpátiaszavazás során a mandátumigazolást (személyazonosság megállapítása) követően minden elektor tetszőleges számú tanácsi és kollégiumi tagjelöltre adhatja le a szavazatát az erre kijelölt számítógépen. A véglegesítést követően az adatok nem módosíthatóak! A szimpátiaszavazás eredményeit egy zárt hálózatú számítógépes rendszer összesíti és készíti el az elektronikus szavazólapokat a Tanácsra és a kollégiumokra vonatkozóan. A szavazólapon minden olyan jelölt neve feltüntetésre kerül, aki a szimpátiaszavazáson a gyűlésen jelen lévő, mandátumigazolt elektorok 10%-ának támogatását elnyeri. A választás során a fenti elektronikus szavazólapon az elektor a Tanács és az elektori gyűlésnek megfelelő kollégium esetében az elektor egyaránt legfeljebb 3-3 jelöltre adhatja le szavazatát. A véglegesítést követően az adatok itt sem módosíthatóak! A Tanács és a kollégiumok tagjai azok a jelöltek lesznek, akik a legtöbb szavazatot kapták, a kapott szavazatok sorrendje szerint a meg nem választott személyek póttagi listára kerülnek. A választás eredményeit a zárt hálózatú számítógépes rendszer összesíti. A hitelesítésre kerülő jegyzőkönyv a Tanácsra és a kollégiumokra vonatkozóan tartalmazza a megválasztott tagok és póttagok adatait.
62
III. A PÁLYÁZATI FOLYAMAT A finanszírozási formákat tekintve főszabály szerint a NEA támogatások utófinanszírozottak, de pályázói kérésre a kollégium előfinanszírozást hagyhat jóvá. A különböző finanszírozási módok szemléltetjük a pályázati folyamatot.
A.
szerint
az
alábbiakban
folyamatábrával
A PÁLYÁZATI FOLYAMAT ÁTTEKINTÉSE
Regisztráció Minthogy a NEA pályázatait csak elektronikusan lehet beadni, a pályázóknak előzetesen regisztrálniuk kell az elektronikus pályázati rendszerben (EPER). A NEAr. 29. § (3) bekezdése alapján 2012-től a regisztráció díja 3000 forint, melyet az Alapkezelő felé kell megfizetni. A regisztráció módjáról a következő fejezetben olvashatnak. A pályázati kiírás Minden kiírást a Kollégiumok alapos szakmai előkészítése előz meg. Ekkor dőlnek el az adott pályázati ciklus prioritásai és támogatási céljai. A kiírások megjelennek a Civil Információs Portálon (www.civil.kormany.hu oldalon), valamint az Alapkezelő oldalán a www.wekerle.gov.hu oldalon is. Pályázat benyújtása A kiírás honlapokon történő megjelenését követően legalább 30 nap áll a civil szervezetek rendelkezésére, hogy benyújtsák a pályázatot. A pályázatok beadásához kötelező mellékelteket írhatnak elő a Kollégiumok, melyeket a digitális formában kell az elektronikus pályázati űrlap megfelelő menüpontjához csatolni. Az elkészített pályázatot a beadási határidőig véglegesíteni kell, a véglegesítés a pályázat benyújtását jelenti. Ez után annak tartalmán már változtatni nem lehet! Pályázatok formai vizsgálata, érvényesség megállapítása Az Alapkezelőnek 15 nap alatt meg kell vizsgálnia a beérkezett pályaműveket. A NEA pályázatai esetében formai hiánypótlásra nincs lehetőség, ezért, ha a beadott pályázat formai hibát tartalmaz, akkor a kezelő a támogatási igényt érvénytelenné nyilvánítja és elutasítja.
63
Pályázatok szakmai bírálata, a tartalmi hiánypótlás és a döntés A pályázatok szakmai bírálatát a NEA kollégiumai végzik. Az Alapkezelő a támogatási igény benyújtási határidejének lejártát követő hatvan napon belül megküldi az illetékes kollégium részére döntéshozatal érdekében az érvényes támogatási igények adatait tartalmazó listát. A megküldött dokumentummal egyidejűleg az Alapkezelő a döntéshozót tájékoztatja az érvénytelen pályázatokról és azok formai hibájáról. Az NEA kollégiumai az érvényes pályázatok átvételét követő tizenöt napon belül döntenek: a. a támogatási igény elfogadásáról, a támogatás összegéről, a finanszírozás módjáról (előfinanszírozás, utófinanszírozás, visszatérítendő vagy nem visszatérítendő költségvetési támogatás), a támogatási feltételekről; b. a támogatási igény (rendelkezésre álló forrás korlátossága miatti) feltételes elfogadásáról, a várólistán betöltött sorrendről, a támogatás összegéről, ütemezéséről, a támogatási feltételekről; c. a támogatási igény hiánypótoltatásáról; vagy d. a támogatási igény elutasításáról, amelyet részletes indoklással látnak el. A döntéshozó a tartalmi hiánypótlási döntéssel érintett szervezetek listájáról a hiánypótlás elvárt tartalmának meghatározása mellett értesíti az Alapkezelőt. A hiánypótlási felhívást az Alapkezelő az internetes támogatáskezelő rendszeren keresztül juttatja el az igénylőnek. A hiány pótlását nyolc napon belül kell a civil szervezetnek megküldenie az internetes támogatáskezelő rendszer útján. Kifogás Amennyiben a pályázó úgy érzi, hogy a pályázati folyamat során a kezelőszervezet részéről joghátrány éri, úgy kifogással élhet. A kifogás jogintézményét az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. Korm. rendelet szabályozza. Erről e fejezet későbbi részében olvashatnak. Kiértesítés a támogató döntéséről, a szerződéskötés feltételeiről Az Alapkezelő a NEAr-nek megfelelően a támogatási döntés jóváhagyását követő tizenöt napon belül írásban tájékoztatja a pályázat benyújtóját a támogatási döntésről. Az értesítésben a támogatási szerződés megkötése érdekében az Alapkezelő a támogatási szerződés tervezetének megküldésével egy időben felhívja a támogatást igénylő civil szervezetet a szerződéskötéshez szükséges dokumentumok megküldésére. Szerződéskötés Az értesítő levélben szereplő feltételek teljesítése után kerül sor a szerződéskötésre. A támogatási szerződés az Alapkezelő aláírásával lép hatályba.
64
Utalás Utófinanszírozás esetén a támogatási összeget a program megvalósítása után, a szakmai, illetve pénzügyi beszámoló elfogadását követően kapja meg a nyertes szervezet. A pályázónak lehetősége van azonban előfinanszírozási kérelmet benyújtania a támogatási igény beadásával egy időben. Az NEA kollégiumai a támogatási döntés meghozatalakor döntenek az előfinanszírozás elfogadásáról. Ha a döntés értemében a program előfinanszírozott lesz, akkor a támogatási összeget szerződéskötés után megkapja a nyertes szervezet, felhasználásáról majd a projektidőszak letelte után kell beszámolnia. Változás bejelentés Korábban, az NCA pályázatok esetén, ha a pályázó kisebb támogatást kapott az igényeltnél, a szerződéskötés előtt módosítási kérelmet kellett benyújtania a költségvetésére vonatkozóan. A NEA rendszerében a szerződéskötés előtti módosítási kérelemre nincs lehetőség! A Kollégium csökkenti a költségvetési sorokat a megítélt támogatási összeggel arányosan. A Kedvezményezett az Ávr. 83. §-ban foglaltak szerint köteles változás bejelentést benyújtani a rendeltben meghatározott körülmények bekövetkezése esetén. Beszámolás Mivel az NEA rendszerében az állami költségvetésből származó támogatás nyerhető, ezért mindenképpen szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást kell küldenie a támogatási összeg felhasználásáról, melynek megfelelőségéről a Kollégiumok döntenek. A szakmai és pénzügyi beszámolót az EPER rendszeren keresztül kell benyújtani legkésőbb a projekt befejezését követő 30 nappal. Az elszámolás módjáról a 2. fejezetben olvashatnak. Helyszíni ellenőrzés A Kezelőszervezetnek és egyes szervezeteknek (pl. különösen a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, az Állami Számvevőszék és a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal) lehetőségük van arra, hogy a támogatási időszak alatt és az elszámolási határidőtől számított 5 évig ellenőrizze a támogatás felhasználását. Ennek érdekében a pályázattal kapcsolatos minden szerződést, számlát, bizonylatot és más okiratot az elszámolási határidőtől számított 10 évig a Kedvezményezett köteles megőrizni és lehetővé tenni, hogy az ellenőrzésre jogosult szervezet azokba betekintsen. A helyszíni ellenőrzésről részletesen a 3. fejezetben olvashatnak.
65
Pályázati folyamat UTÓFINANSZÍROZÁS esetén
PÁLYÁZÓ
KEZELŐ SZERVEZET
KOLLÉGIUM
A pályázati folyamatra vonatkozó elvi döntések meghozatala
Regisztráció EPER-ben
Pályázat elkészítése
Tartalmi hiánypótlás
TANÁCS
Pályázat kiírása
Döntés a pályázati kiírásról
Pályázat formai bírálata érvényesség megállapítása
Érvényes pályázat elbírálása, tartalmi hiánypótlás
Kiértesítés tartalmi hiánypótlásról
Szerződéskötési dokumentumok beküldése
Kiértesítés (nyertes/elutasított),
Döntés
szerződéskötés
Megvalósítás
Beszámoló elkészítése
Beszámoló elbírálása
Beszámoló elbírálása, hiánypótoltatás
Beszámoló hiánypótlása Kiértesítés beszámoló elfogadásáról/
Döntés a szerződés szerinti teljesítésről/ visszavonásról
visszavonásról
Utalás
Helyszíni ellenőrzés
66
Tanács elnökének egyetértő nyilatkozata
Pályázati folyamat ELŐFINANSZÍROZÁS esetén:
PÁLYÁZÓ
KEZELŐ SZERVEZET
KOLLÉGIUM
A pályázati folyamatra vonatkozó elvi döntések meghozatala
Regisztráció EPER-be Pályázat kiírása
Döntés a pályázati kiírásról
Pályázat elkészítése, pályázati díj befizetése
Tartalmi hiánypótlás
TANÁCS
Érvényes pályázat elbírálása, tartalmi hiánypótlás
Pályázat formai bírálata érvényesség megállapítása Kiértesítés tartalmi hiánypótlásról
Szerződéskötési dokumentumok beküldése
Kiértesítés (nyertes/elutasított),
Döntés
szerződéskötés
Megvalósítás
Beszámoló elkészítése
Utalás
Beszámoló elbírálása, hiánypótoltatás
Beszámoló elbírálása
Beszámoló hiánypótlása Kiértesítés lezárásról/vissza vonásról
Döntés a szerződés szerinti teljesítésről/ visszavonásról
Helyszíni ellenőrzés
67
Tanács elnökének egyetértő nyilatkozata
B.
REGISZTRÁCIÓ
Tekintettel arra, hogy az EPER 2007. márciusa óta üzemel, nagyon sok partner adata már szerepel benne. Két módon kerülhet egy partner (szervezet vagy személy) az adatbázisba: egyrészt ha 2007-óta regisztrált már, és rendelkezik a belépéshez szükséges felhasználónévvel és jelszóval, másrészt, ha korábban az ESZA Nonprofit Kft-hez hazai finanszírozású, papíralapú pályázatot nyújtott be, és az ESZA Nonprofit Kft. munkatársai a papíralapú dokumentumok alapján rögzítették a rendszerbe. A pályázó megkeresheti, hogy szervezete szerepel-e az adatbázisban, ha a „Regisztráció kereső” funkció segítségével rákeres a szervezete adószámára. Az alábbi táblázatban összefoglaljuk, mi a teendője a szervezeteknek a különböző esetekben! Leírás
A szervezet már regisztrált az EPER-be, rendelkezik felhasználónévvel és jelszóval.
A szervezet még nem regisztrált az EPER-be és 2007. január 1-je óta nem is nyújtott be pályázatot hazai kiírások egyikére sem.
A szervezet még nem regisztrált az EPER-be, de 2007. január 1-je óta benyújtott pályázatot hazai kiírások valamelyikére.
Teendő A pályázó a saját adatok menüpontban ellenőrizze az adatait, különös tekintettel a hatókör és a tevékenységi kör megadására. Ha a pályázó elfelejtette jelszavát, rendelkezésre áll az „Elfelejtett jelszó” gombot. A regisztráció után ki kell nyomtatni a regisztrációs nyilatkozatot, majd a cégszerűen aláírt eredeti példányt a pályázat beadási határidejéig postára kell adni. A szervezet még nem szerepel az EPER partnerei között, így http://www.eper.hu/webeper/PALY/PalyBelep.aspx oldalra lépve és a „Regisztráció” gombra kattintva fel kell tölteni a szervezet adatait a rendszerben! A regisztráció után ki kell nyomtatni a regisztrációs nyilatkozatot, majd a cégszerűen aláírt eredeti példányt a pályázat beadási határidejéig postára kell adni. Ebben az esetben a szervezet szerepel az EPER partnerei között, ezért ha a partner regisztrációt kezdeményez, akkor a rendszer azt a hibaüzenetet fogja kiírni, hogy ilyen adószámmal már történt érvényes regisztráció. Ekkor az EPER bejelentkező oldalán található „Egyszerűsített regisztráció” gombot szükséges választani. Itt néhány alapadat megadásával egyszerűbben elvégezhető a regisztráció, anélkül, hogy minden adatot fel kellene tölteni. A regisztráció után ki kell nyomtatni a regisztrációs nyilatkozatot, majd a cégszerűen aláírt eredeti példányt a pályázat beadási határidejéig postára kell adni
Regisztráció menete A regisztrációhoz egyetlen működő elektronikus e-mail címre van szükség. A http://www.eper.hu/webeper/PALY/PalyBelep.aspx oldalon, a Regisztráció nyomógombra kattintva indítható el a regisztrációs folyamat. NEA pályázatra kizárólag szervezetek adhatnak be pályázatot, ezért a „Szervezet regisztráció” gombot kell választani. 68
A regisztráció során az Általános, Alapadatok, Címadatok, Telephely adatok, Banki adatok, Információs adatok és Nyilatkozatok füleken végiglapozva (bal oldali menüsor) meg kell adnia a regisztrálni kívánt szervezet legfontosabb adatait, amely a pályázati eljáráshoz nélkülözhetetlen (név, székhely, adószám, bankszámlaszám stb.), illetve az információs adatokat. A kötelező adatmezők piros színűek. A regisztráció részletes módja az EPER fejezetben található meg. Mivel a NEA új kollégiumaiban a szervezet tevékenységi körének megfelelően lehet pályázatot benyújtani, ezért különösen fontos, hogy a szervezet az információs adatok fülön megadja a tevékenységi körét és a tevékenységének rövid leírását. Változás az új Civil törvényben a szervezet hatókörének besorolása. A törvény helyi, területi, országos és nemzetközi hatókört nevez meg. Az EPERben a területi hatókörnek a regionális és megyei működési terület egyaránt megfelel. A hatókör megjelölése fontos az elektori jelentkezéskor, mert ott helyi hatókörű szervezetek nem jelölhetnek. Regisztrációs nyilatkozat Minden évben, az első pályázat beadása előtt a pályázónak be kell küldenie a pályázatkezelőhöz a Regisztrációs Nyilatkozatát. A nyilatkozat a saját adatok alapján automatikusan kerül kitöltésre az EPER-ben a „Reg.nyilatkozat” menüpontot kiválasztva. A nyomtatás gombot választva egy PDF dokumentum generálódik, amelyet kinyomtatás után alá kell írni, és be kell küldeni a Wekerle Sándor Alapkezelőhöz. (1088 Budapest, Múzeum utca 17.) A beküldött regisztrációs nyilatkozatot a kezelőszervezet munkatársai ellenőrzik és iktatják a rendszerbe. Ameddig nem kap „érvényes” jelölést (illetve a szervezet nem kap erről az EPER-ben üzenetet) a nyilatkozat, addig minden belépéskor üzenetben figyelmezteti az EPER a pályázót, hogy nincs érvényes nyilatkozata. Sem a pályázat elkészítését vagy véglegesítését, sem más műveletet nem korlátozza ez a figyelmeztetés, de a pályázat formai bírálata során a pályázatkezelő ellenőrzi az érvényes regisztrációs nyilatkozat meglétét, és a regisztrációs díj megfizetését. Telephely(ek) megjelölése 2010-től lehetőség van megadni telephely adatokat is a szervezet saját adatainál (EPER-be belépve a Saját adatok menüpontban). Az így bejelentett telephely címre kiállított számlák elszámolhatók a pénzügyi elszámolás során. Fontos, hogy telephely megadása esetén a kinyomtatott Regisztrációs Nyilatkozathoz mindig csatolnia kell a telephelyről szóló APEH bejelentő másolatát is.
69
C.
A PÁLYÁZATI KIÍRÁS
A pályázati kiírás alapdokumentum, ebben található meg az összes, a pályázat lebonyolításával kapcsolatos információ, feltétel és rendelkezés. Szerepelnek benne a Támogató által megfogalmazott célok és pályázati feltételek, rendelkezik a pályázók köréről, az igényelhető támogatásról, a pályázat benyújtásának módjáról. A civil törvény szerint 1 a Nemzeti Együttműködési Alap a civil szervezetek működését, a nemzeti összetartozást, valamint a közjó kiteljesedését, illetve a civil szervezetek szakmai tevékenységét támogató - központi költségvetési előirányzat. Az NEA által kiírásra kerülő pályázatok két csoportra bonthatók:
A működési kiírás célja a civil szervezetek működéséhez való hozzájárulás, mind eszköz és infrastruktúra, mind humánerőforrás tekintetében, melyek elősegítik a szervezet fejlődését, működését.
A szakmai kiírás esetében a cél a civil szervezetek fejlődését segítő olyan tevékenységek támogatása, amelyeket a szervezet alaptevékenységének megfelelő kollégiumok határoznak meg.
Mindkét típusú kiírás tartalmazza a következő kötelező tartalmi elemeket2: =
a pályázatot kiíró kollégium megnevezését;
=
a pályázat címét és célját, a támogatható tevékenységeket;
=
a támogatási igény benyújtásának határidejét, helyét és módját;
=
részletes pályázati kiírás hozzáféréséhez szükséges információkat
=
a pályázat benyújtására jogosult, valamint a pályázatból kizárt civil szervezetek meghatározását;
=
a pályázat tartalmi és formai követelményeit,
=
a rendelkezésére álló forrás megnevezését és összegét;
=
a támogatásból elszámolható költségek körét;
=
szükség szerint az elnyerhető költségvetésből nyújtott támogatás mértékének alsó és felső határát;
=
a támogatás formáját és a finanszírozás módját (visszatérítendő vagy vissza nem térítendő előfinanszírozás, utófinanszírozás; visszatérítendő vagy nem visszatérítendő);
=
a megkívánt saját forrás mértékét;
=
a támogatási döntés elleni jogorvoslati lehetőséget, határidejét és benyújtásának módját;
1
2011. évi CLXXV. törvény 55. §-a
2
NEAr. 3. § (1) bekezdés
70
=
a pályázatok elbírálásának határidejét és főbb szempontjait, a pályázat eredményéről történő értesítés módját és határidejét, valamint a döntés közzétételének helyét;
=
a támogatás felhasználására és elszámolására vonatkozó feltételeket,
=
a támogató által szükségesnek tartott egyéb információkat.
Beadási határidő A pályázati kiírások tartalmazzák a beadási határidő napját. Ez a dátum mindig a pályázó tevékenységére vonatkozik, vagyis legkésőbb a megadott napon kell postán feladni a regisztrációs nyilatkozatot, megnyomni az EPER-ben a [Véglegesítés] gombot. Véglegesítés után a pályázat státusza „Megkezdett”-ről „Beérkezett”-re vált, illetve iktatószámot és pályázati azonosítót kap, valamint az EPER üzenetet és e-mailt küld a pályázónak a pályázat beérkezéséről. Az EPER a megadott határidőn túl nem engedi véglegesíteni a pályázatot. Határidőben benyújtottnak minősül az a pályázat, amely a határidő utolsó napján 24.00 óráig elektronikus úton az Alapkezelő internetes pályázatkezelő rendszerébe megérkezett. Finanszírozási feltételek Az NEA pályázatai esetében a saját forrás arányának legkisebb mértéke a támogatási összeg tíz százaléka. A kollégium a pályázati kiírásban ennél magasabb mértéket is meghatározhat. A szükséges saját forrás biztosítása történhet természetben vagy készpénzben. A NEAr. alkalmazásában saját forrásnak minősül minden a Nemzeti Együttműködési Alapból folyósított támogatáson kívüli forrás. Szakmai pályázatok esetében a támogatás nem lehet kisebb a civil szervezet által igényelt támogatási összeg 75%-nál. Ha a kollégium a támogatási igényt csak kisebb arányban tudná támogatni, a támogatási igényt a kollégium részletes indokolás mellett elutasítja. Működési támogatás esetén az igényelhető és megítélt legkisebb összeg nem lehet kevesebb 250 000 forintnál. Támogatható kiadások Az elszámolható költségek körét a NEAr. 6. számú melléklete részletezi, valamint az illetékes Kollégiumok döntése alapján a pályázati kiírások tartalmazzák majd. Nagyon fontos kitétel, hogy a NEAr. 6. számú mellékletében és a pályázati kiírásokban felsorolt költségtípusokra támogatás kizárólag akkor igényelhető, ha azok a szervezet működését, illetve létesítő okiratának megfelelő tevékenységet szolgálják. A szakmai pályázatok esetében mindig a pályázati kiírás határozza meg, hogy adott szakmai cél megvalósításához a Kollégium milyen kiadásokat ismer el a működési támogatásnál hivatkozott fősorok és alsorok közül. A pályázati költségvetést a kiírásnak megfelelő kitételek figyelembevételével kell megtervezni!
71
D.
A PÁLYÁZAT BENYÚJTÁSA
Az EPER-be belépve a pályázati kategóriák menüből választható ki a beadandó pályázat elektronikus űrlapja. Az űrlap fülein végighaladva, a mezőket megfelelően kitöltve áll össze a folyamat végén a pályázat. Tekintsük végig az NEA pályázatok űrlapjának részeit! Alapadatok A rendszer automatikusan tölti ki a Saját adatok menüpontban megadott adatokkal. Kötelezettségvállaló adatok NEA pályázatra csak jogi személyiséggel rendelkező szervezetek pályázhatnak, ezért a kötelezettségvállaló adatait automatikusan tölti a rendszer a pályázó adataival. Számlatulajdonos adatok Mivel minden NEA pályázónak rendelkeznie kell bankszámlaszámmal, ezért jelölje meg a „Számlatulajdonos a pályázóval azonos” adatmezőt „igen” értékkel. Ennek hatására a rendszer a regisztráció során megadott adatokat automatikusan beemeli a kitöltendő mezőkbe. Projektadatok Projektadatok alatt a támogatási időszakot értjük, itt kell megadni a kezdő és végdátumot. A projekt kezdetének és végének dátumát a pályázati kiírásnak megfelelően kell megadni. Pénzügyi adatok Az itt található adatmezőket az EPER a megadott adatok és beépített képletek segítségével automatikusan tölti. Projekt részletes költségvetése A NEAr. 7. számú melléklete tartalmazza a pályázat költségvetési tervének sablonját. Az űrlapminta a Függelékben található! Ebben a „bevétel” és „kiadás” oldalak kitöltésével kell meg adni a költségvetési adatokat. Saját forrás A Kollégiumok a pályázati kiírás „Egyéb feltételek” pontjában előírják a kötelező saját forrás mértékét, amelyet a BEVÉTELEK között, a Saját forrás sorában kell feltüntetni: A pályázó által biztosítandó önrész minimum a támogatási összeg 10%-a.
72
Az önrész lehet: saját forrásból származó készpénzes és nem készpénzes (személyes közreműködés (közérdekű önkéntes munka), tárgyi feltételek vagy szolgáltatás biztosítása). Az elvárt önrésszel a beszámolási kötelezettség keretében el kell számolni. A készpénzben rendelkezésre álló önrész rendelkezésre állásáról a pályázatban nyilatkozni kell és a rendelkezésre állását a támogatási szerződés megkötésekor igazolni kell A támogatás tételes indoklása A támogatás tételes indoklása a költségvetés elválaszthatatlan része. Ez a dokumentum tartalmazza a költségvetés soraiban összegszerűen feltüntetett költségek részletezését. A tételes indoklásban kell bemutatni, hogy az egyes költségek, milyen részösszegekből tevődnek össze, lehetőleg az egységár, darabszám megadásával. Amennyiben a költségvetés összegei módosulnak, a támogatás tételes indoklását is annak megfelelően kell javítani! A támogatás tételes indoklása pontban a szervezetnek táblázat formájába szerkesztett dokumentumot kell becsatolnia. Az ide becsatolandó dokumentum sablonjának letöltéshez menjen a "Pályázati kategóriák" nézetre, és a "Megtekintés és új pályázat beadása" gomb megnyomása után látható "Letölthető dokumentumok" fülre. Az itt található dokumentumot töltse le a saját gépére, töltse ki a táblázatot, majd csatolja a „A támogatás tételes indoklása” fájlcsatoló adatmezőbe. A pályázati kiírásnak megfelelő további kérdések A fentiek mellett itt fognak szerepelni a pályázat tartalmi kérdései, például a szervezet előző évi tevékenységének bemutatása vagy az igényelt működési támogatás indoklása adatmező. Az egyes kérdéseket az adatmező kitöltésével vagy az ún. fájlcsatoló mezők használatával kell megválaszolni. A pályázati űrlapon szereplő fájlcsatoló mezők mellett az EPER-ben külön menüpont szolgál a számviteli beszámoló beküldésére, ez a menüpont a „Dokumentum beküldő”.
73
A támogatási igényhez csatolandó dokumentumok Az előző évről szóló számviteli beszámoló A 2012-ben is a pályázatok kötelező mellékletét képezi a pályázó civil szervezetek előző évről szóló számviteli beszámolója. Elsőként tisztázzuk az előző év fogalmát. „Előző évnek azt az évet kell tekinteni, amelyre nézve a számviteli beszámoló jogszabály szerint rendelkezésre áll, illetve rendelkezésre kellene állnia.” Ez azt jelenti, hogy ha a pályázat benyújtásának időpontjában már rendelkezik a szervezet az elfogadott 2011. évi számviteli beszámolóval, akkor azt kell csatolnia. Ha ez még nincsen készen, akkor a 2010. évi számviteli beszámolót is be lehet nyújtani. A beszámoló lehet: I. egyszeres könyvvitel esetén: 1. egyszerűsített beszámoló 2. közhasznú egyszerűsített beszámoló II. kettős könyvvitel esetén: 1. egyszerűsített éves beszámoló 2. közhasznú egyszerűsített éves beszámoló III. a közhasznú szervezet választása alapján 1. törvény szerinti éves beszámoló, 2. törvény szerinti egyszerűsített éves beszámoló.
74
KÉSZÍTHETI I. EGYSZERES KÖNYVVITEL I/1. EGYSZERŰSÍTETT BESZÁMOLÓ
TARTALMA
a) az a szervezet, amely csak alaptevékenységet folytat b) az a szervezet, amelynek alaptevékenységéből és vállalkozási tevékenységéből származó (ár)bevételének együttes összege -2 egymást követő évben évenként- az 50 millió Ft-ot nem haladja meg
egyszerűsített mérleg + eredménylevezetés alaptevékenységre és vállalkozói tevékenységre bontva (1715/A nyomtatvánnyal megegyező adattartalom)
I/2. KÖZHASZNÚ EGYSZERŰSÍTETT BESZÁMOLÓ a) az a közhasznú szervezet, amely csak közhasznú tevékenységet folytat
egyszerűsített mérleg + közhasznú eredménylevezetés összes közhasznú tevékenységre és vállalkozói tevékenységre bontva és tájékoztató adatok) (1715/B nyomtatvánnyal megegyező adattartalom)
b) az a közhasznú szervezet, amelynek közhasznú tevékenységéből és vállalkozási tevékenységéből származó (ár)bevételének együttes összege -2 egymást követő évben évenként- az 50 millió Ft-ot nem haladja meg II. KETTŐS KÖNYVVITEL II/1. EGYSZERŰSÍTETT ÉVES BESZÁMOLÓ az a szervezet, amelynek alaptevékenységéből mérleg + eredménykimutatás és vállalkozási tevékenységéből származó alaptevékenységre és vállalkozási (ár)bevételének együttes összege -2 egymást tevékenységre bontva követő évben évenként- az 50 millió Ft-ot (1715/C nyomtatvánnyal meghaladja megegyező adattartalom) II/2. KÖZHASZNÚ EGYSZERŰSÍTETT ÉVES BESZÁMOLÓ a közhasznú szervezet, amelynek közhasznú mérleg + eredménykimutatás + tevékenységéből és vállalkozási tájékoztató adatok tevékenységéből származó (ár)bevételének (1715/D nyomtatvánnyal együttes összege -2 egymást követő évben megegyező adattartalom) évenként- az 50 millió Ft-ot meghaladja III. SZÁMVITELI TÖRVÉNY SZERINTI BESZÁMOLÓ* III/1. ÉVES BESZÁMOLÓ** mérleg + eredménykimutatás csak a kettős könyvvitelt vezető vállalkozások III/2. EGYSZERŰSÍTETT ÉVES BESZÁMOLÓ** kettős könyvvitelt vezető vállalkozások, ha a 3 mutató közül bármelyik 2 nem haladja meg az alábbi határértéket: a) a mérlegfőösszeg a 150 millió Ft-ot b) a nettó éves árbevétel a 300 millió Ft-ot c) a tárgyévben átlagosan foglalkoztatottak száma az 50 főt III/3. EGYSZERŰSÍTETT BESZÁMOLÓ
75
mérleg + eredménykimutatás
egyszerűsített mérleg + eredménylevezetés * Annak a közhasznú egyéb szervezetnek, amely a számviteli törvény szerinti beszámolót választotta, a törvényben előírt beszámoló készítésével egyidejűleg a kormányrendelet szerinti közhasznú eredménykimutatást (T1715/E nyomtatványnak megfelelő adattartalom) is kötelező elkészítenie. **Annak az egyéb szervezetnek, amely a számviteli törvény szerinti beszámolót választotta és vállalkozási tevékenységet is folytat, a tv-ben előírt beszámolókészítés során biztosítania kell az alap- és vállalkozói tevékenységéből származó bevételeinek, költségeinek, ráfordításainak, valamint a vállalkozási tevékenység adózás előtti eredményének elkülönített bemutatását is.(T1710, T1711 nyomtatványokkal megegyező adattartalommal). egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó
A számviteli beszámoló benyújtása: Pályázat esetén az eredeti példányt (a szervezet által elfogadott, aláírt példányt) be kell szkennelni (oldalhű digitális másolatot kell készíteni) és az EPER-ben a „Dokumentum beküldő” elnevezésű menüpontban el kell küldeni a Kezelőszervezet számára. Az így beküldött dokumentum, elfogadása esetén, érvényes lesz a 2012-ben benyújtott összes NEA pályázathoz. A számviteli beszámoló letétbehelyezését igazoló dokumentum A Civil törvény 75. §. (1) bekezdése alapján 2012. január 1-jét követően csak olyan civil szervezet kaphat költségvetési támogatást, amely az Országos Bírói Hivatalnál (OBH, 1363 Budapest Pf.: 24.) letétbe helyezte a számviteli beszámolóját (ha közhasznú, akkor a közhasznú mellékleteivel együtt). Az NEA pályázatokhoz mellékelni kell a számviteli beszámoló letétbe helyezését igazoló dokumentumot. Ez lehet az érkeztető bélyegzővel ellátott irat vagy az ajánlott küldemény feladóvevényének digitális másolata. A digitális másolatot az EPER-ben a „Dokumentum beküldő” menüpontba kell feltölteni és elküldeni a kezelőszervezetnek. Az így beküldött dokumentum, elfogadása esetén, érvényes lesz a 2012-ben benyújtott összes NEA pályázathoz. Kötelező mellékletek A többi, pályázathoz kapcsolódó kötelező mellékletet pedig a pályázati űrlap „Kötelező mellékletek” fülön található adatmezőkbe lehet felcsatolni. A pályázat mentése és véglegesítése A pályázat megírása beadási határidő lejártáig bármikor felfüggeszthető, megkezdett pályázatot elmenthető. A [Mentés bezárás nélkül] arra szolgál, hogy munka közben elmentse a már beírt adatokat, a [Mentés és bezárás] gomb hatására a rendszer elmenti a beírt adatokat és a pályázat átkerül a „Megkezdett pályázatok” menüpontba. Itt folytathatja a [Megkezdett pályázat módosítása] gombbal a munkát. A mentés funkciók hatására tartalmi ellenőrzést nem végez az EPER, amennyiben arra kíváncsi, hogy költségvetése, a kötelezően megjelölt adatmezők stb. megfelelnek-e a beállított feltételeknek, úgy az [Ellenőrzés] gombot kell használnia. Hatására hibaüzenetet kaphat, amely felhívja a figyelmét a hiányosságokra, helytelenségekre. Az Ellenőrzés gomb bármikor használható, egyetlen esetben kötelező használni: a 76
pályázat véglegesítése előtt. Javasoljuk, hogy a pályázat készítése során gyakran használja az ellenőrzés funkciót, hogy elegendő ideje maradjon a szükséges javításokra. A pályázat mindaddig „megkezdett” státuszban marad, ameddig a pályázó nem véglegesíti azt a [Véglegesítés] gomb segítségével. Megkezdett státuszú pályázat a beadási határidő lejártáig bármikor módosítható, változtatható. Véglegesítés után erre már nincsen lehetőség, a [Véglegesítés] gomb megnyomása után tekinti a kezelőszervezet a pályázatot elküldöttnek, befejezettnek. A véglegesítés hatására a pályázat státusza automatikusan „beérkezett” státuszra vált, átkerül a „Beadott pályázatok” nézetre, a rendszer pályázati azonosítót és iktatószámot ad, valamint egy értesítés is kerül a pályázó olvasatlan üzenetei közé, mely a fentiekről tájékoztatást nyújt. Az EPER használatához további segítséget nyújt a www.wekerle.gov.hu honlapon megtalálható Felhasználói kézikönyv is. Illetve ezen összefoglaló II. 4. fejezete.
77
E.
PÁLYÁZATOK FORMAI VIZSGÁLATA, ÉRVÉNYESSÉGI MEGÁLLAPÍTÁS
A Kezelőszervezetnek 15 nap alatt meg kell vizsgálnia a beérkezett pályaműveket. A NEA pályázatai esetén formai hiánypótlásra nincs lehetőség, ezért, ha a beadott pályázat formai hibát tartalmaz, akkor az Alapkezelő a támogatási igényt érvénytelenné nyilvánítja és elutasítja. Formai hibának minősül:
a nem megfelelő módon papíralapon vagy határidőn túl benyújtott támogatási igény;
a támogatási igény benyújtását megelőző üzleti évről szóló számviteli beszámoló oldalhű digitális másolata és a számviteli beszámoló a Civil Törvénynek megfelelő letétbehelyezését igazoló dokumentum (érkeztető bélyeggel ellátott irat vagy ajánlott küldeményként feladott levél feladóvevénye) oldalhű digitális másolata nem került az EPER-ben feltöltésre;
a támogatási igény NEAr.-ban, pályázati kiírásban előírt mellékletének hiánya;
a támogatási igény valamint a mellékletként benyújtott dokumentumok adatai közötti ellentmondás;
ha a támogatási képviseletére;
ha a támogatási igény benyújtója nem jogosult a NEA támogatására. A Civil törvény szerint az NEA tanács és kollégium elnökeinek és tagjainak valamint ezek közeli hozzátartozóinak érdekeltségi körébe tartozóként összeférhetetlennek jelzett szervezet pályázata érvénytelen,
ha a pályázónak nincs érvényes regisztrációs nyilatkozata,
ha a támogatási igényt benyújtó civil szervezetet a támogatási igény benyújtásának évében vette nyilvántartásba a bíróság,
ha a határidőre nem fizetett regisztrációs díjat (EPER költségtérítés), továbbá ha nem csatolta a befizetésről szóló igazolást.
igényt
benyújtó
személy
nem
jogosult
a
szervezet
A pályázat érvénytelenségéről az Alapkezelő az EPER rendszerben és emailen keresztül is értesítést küld a pályázónak, mely a NEA rendelet 30. § (6) bekezdése alapján hivatalos értesítésnek minősül.
F.
A PÁLYÁZATOK ELBÍRÁLÁSÁNAK RENDJE, A TÁMOGATÁSI DÖNTÉS
A NEA-ban rendelkezésre álló keretösszeg a 2012. évben 3, 38 milliárd Ft, melyből közel 3,17 milliárd Ft fordítható a civilek támogatására. A NEA-ban rendelkezésre álló forrásokat a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium biztosítja. A Kezelőszervezet a formai bírálat után az érvényes pályázatokat átadja a kollégiumoknak szakmai döntéshozatalra. A tartalmi bírálat szempontjait a 78
Kollégiumok határozzák meg. A Kollégiumok a formailag érvényesnek ítélt pályázatok kézhezvételétől számított tizenöt napon belül döntenek az alábbiakról: -
Támogatási igény elfogadása: Az Alapkezelő a támogatási döntésről tizenöt napon belül írásban tájékoztatja a pályázót.
Támogatási összeg: a Civil tv. 56. § (1) bekezdés c)-j) pontjai szerinti támogatás nem lehet kisebb a civil szervezet által igényelt támogatási összeg háromnegyedénél. Ha a kollégium a támogatási igényt csak kisebb arányban tudná támogatni, a támogatási igényt részletes indoklás mellett el kell utasítani. Működési pályázat esetében a minimálisan megítélhető támogatás kettőszázötvenezer Ft. A kollégiumok a támogatás odaítélésekor dönthetnek úgy, hogy az igényeltnél alacsonyabb mértékben támogatják a pályázót. Ebben az esetben a költségvetést költségsoronként arányosan csökkenti a kollégium. Fontos tehát, hogy a korábbi évek gyakorlatával ellentétben, minden egyes költségsorra betervezett összeg változik. A pályázat befogadása után a rögzített költségeken felül más, korábban be nem tervezett költség nem elszámolható! A kértél nagyobb támogatás odaítélésére nincs lehetőség.
Finanszírozás módja: elő- vagy utófinanszírozás – a pályázat alapvetően utófinanszírozott, kivéve, ha a pályázó ettől eltérően nyilatkozik -, visszatérítendő vagy nem visszatérítendő költségvetési támogatás.
Támogatási feltételek: a kollégiumok esetenként határozhatnak úgy, hogy döntési kikötés mellett részesítik támogatásban a pályázót.
Hiánypótlás: az NCA-hoz képest újdonság, hogy bár a formai hiányosságok pótlására nincs lehetőség, a hiányosan beadott pályázatot a Kezelőszervezet érvénytelenné nyilvánítja és elutasítja, azonban a tartalmi hiánypótlás megengedett. Az esetleges hiányosságokról a kollégiumok döntenek. A hiánypótlási felszólítást az Alapkezelő küldi meg a pályázónak az EPER-ben. A pályázónak nyolc napja van arra, hogy a tartalmi hiánypótlás anyagát a Kezelőszervezet részére megküldje. Figyelem! Csak egyszeri hiánypótlásra van lehetőség! Amennyiben a pályázó a hiánypótlást a megadott határidőre nem teljesíti, vagy csak hiányosan teljesíti, a pályázat elutasításra kerül!
Támogatási igény elutasítása: a szakmailag nem megfelelő pályázatot a kollégium részletes indoklással alátámasztva utasítja el.
A rendelkezésre álló forrás korlátozottsága esetén: =
támogatási igény feltételes elfogadása
=
várólistán betöltött sorrend
=
támogatás összege
=
támogatási feltételek
Felszabaduló támogatási összeg esetén (pl.: kedvezményezettek visszalépése a szerződéskötéstől, a szerződő felek egyoldalúan vagy közös megegyezéssel felbontják
79
a szerződést) a szakmailag megfelelő pályázatok rangsorában a következő helyen álló pályázók számára megítélhető támogatás. 3 A tartalmi bírálat szempontrendszerét a kollégiumok a kiírásokban hozzák nyilvánosságra. A pályázatok tartalmi bírálata során a pályázatok véletlen alapon kerülnek szétosztásra a kollégium tagjai között. A tartalmi értékelés során várhatóan a kollégiumok előző években meghatározott bírálati szempontrendszere fog érvényesülni, melyek közül néhány példát sorolunk fel az alábbiakban. Szakmai pályázatok esetén:
a kiírás céljának megfelel-e a pályázat
szakmai kidolgozottság
a program minősége, ötletessége, újszerűsége
a kért támogatás és a várható eredmények összhangban vannak-e
a tervezett költségek indokoltsága
lehet-e a programot mások számára is hasznosíthatóvá tenni
a tervezett tevékenységek realitása
a civil együttműködést hosszútávon is elősegíti-e a program
Működési pályázatok esetén:
a pályázat kidolgozottsága
a szervezet céljainak és tevékenységének összhangja
a szervezet tevékenységének társadalmi hasznosulása
a szervezet együttműködése más szervezetekkel
a költségvetés bemutatása
a kért támogatás összhangban van-e a pályázatban megfogalmazottakkal
kidolgozottsága,
indokoltsága
a
tervezett
felhasználás
A korábbi évek tapasztalatai alapján, a pályázók gyakran követték el a lent felsorolt hibákat:
3
nem elszámolható költségek feltüntetése
nem kellő részletességgel alátámasztott a költségvetés
a költségvetés és a támogatás szöveges indoklása nincs összhangban
a program nem felel meg a kiírás feltételeinek
a program megvalósítása tevékenységével
elégtelen szakmai koncepció
nem a célcsoport igényeit szolgálja
nincs
368/2011. Korm. rendelet (Ávr. 74. § (1))
80
összhangban
a
pályázó
szervezet
a program tartalmi ellentmondásokat tartalmaz
a program nem átlátható
a program nem támogatható elemeket tartalmaz
a pályázat szakmailag kifogásolható tartalmat foglal magában
a kitűzött célok nem reálisak
irreális indikátorok meghatározása
a projekt a szervezet méretéhez viszonyítva túlméretezett
nem garantálható, hogy a projekt az előírt határidőn belül megvalósítható
A NEA esetében különös hangsúlyt kap, hogy az adott szervezet csak a tevékenységi körének megfelelő kollégiumba pályázhat! A Kollégiumoknak a döntés során érvényesítenie kell a Tanács támogatási elvében foglalt szempontokat, melyek jelenleg még nem állnak rendelkezésünkre. A kollégium speciális bírálati szempontjait a kiírások rögzítik. Amennyiben a Tanács elnöke nem ért egyet a kollégium támogató döntésével, azt a Tanács elé terjeszti. A Tanács az elbírálásról tizenöt napon belül dönt. A pályázatokkal kapcsolatos döntések a hivatalos honlapon (http://civil.kormany.hu/nea), valamint a Wekerle Sándor Alapkezelő honlapján is közzétételre kerülnek. A támogatási döntés ellen jogorvoslat-érvényesítésre a hatályos jogszabályoknak megfelelően van lehetőség.
G.
KIFOGÁS
Amennyiben a pályázó szervezet képviselője úgy ítéli meg, hogy a pályázati eljárás során jogszabálysértés történt, jogorvoslatért a fejezetet irányító szerv vezetőjéhez fordulhat. Az erről szóló rendelkezés az Ávr4. 90. §-ban található, amely részletezi a benyújtás módját, a kifogás tartalmi követelményeit, az elbírálás menetét és határidejét. A NEA esetében a fejezetet irányító szerv vezetője a közigazgatási és igazságügyi miniszter. A civil szervezet hivatalos képviselője neki címezve nyújthat be írásbeli kifogást, ha úgy ítéli meg, hogy a pályázati eljárás, a támogatási döntés meghozatala, a támogatási szerződés megkötése, a támogatás folyósítása, a támogatás visszakövetelése során jogszabálysértés történt. A civil jelöltállítási rendszer folyamatával kapcsolatban kifogás nem lehetséges, mivel ott a döntéssel szemben jogorvoslatnak helye nincs. Fontos, hogy a NEA esetében a kifogást a Miniszternek kell címezni, de a Kezelőszerv levelezési címére feladva kell benyújtani, az Ávr. 90. § (3) bekezdése alapján! A beérkezett kifogásokat a Kezelőnek 5 napon belül kell továbbítania a Miniszterhez, kiegészítve az elbíráláshoz szükséges dokumentumokkal. A benyújtás
4
Ávr.: 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról
81
határideje a kifogásolt intézkedés vagy mulasztáshoz kapcsolódó határidő, amelyet a hatályos jogszabályok, és irányelvek alapján készült pályázati kiírás rögzít. A kifogásnak tartalmaznia kell (Ávr. 90. § (4)):
a kifogást tevő nevét, székhelyét vagy lakcímét, a nem természetes személy kifogást tevő képviselője nevét,
a kifogással érintett pályázat vagy támogatói okirat, támogatási szerződés azonosításához szükséges adatokat (pályázati azonosító),
a kifogásolt intézkedés vagy mulasztás meghatározását,
a kifogás alapjául szolgáló tényeket és a kifogásolt vagy elmaradt intézkedéssel megsértett jogszabályi rendelkezés pontos megjelölését, és
a kifogást tevő aláírását.
A kifogás elbírálásáról kézhezvételtől számított 30 napon belül dönt a Miniszter. Döntéséről mind a kifogást tevőt, mind a Kezelőszervet írásban tájékoztatja. A kifogás elutasításra kerül (Ávr. 90. § (6)):
ha határidőn túl kerül benyújtásra,
ha arra jogosulatlan személy nyújtja be,
ha korábbival azonos tartalmú,
ha elbírálásra alkalmatlan.
Mint korábban is írtuk, a civil jelöltállítási rendszerben történő eljárással kapcsolatban jogorvoslatnak helye nincs, tekintettel arra, hogy az nem pályázati eljárás.
H.
KIÉRTESÍTÉS A TÁMOGATÓ DÖNTÉSÉRŐL, A SZERZŐDÉSKÖTÉS
FELTÉTELEIRŐL Az Alapkezelő írásban értesíti a támogatási igény benyújtóját (a pályázót) a támogatási döntésről. A támogatási döntésről szóló értesítő levél tartalmazza a szerződéskötés feltételeit és az ahhoz szükséges dokumentumok beküldési határidejét, módját. Ezen tájékoztató levelet a szerződéstervezettel egy időben kapja meg a pályázó. Kérjük, hogy a támogatási szerződést és az értesítő levelet figyelmesen olvassa el!
I.
SZERZŐDÉSKÖTÉS
A támogatási szerződés az alábbiakat tartalmazza az Ávr. 73. § szerinti adatokon kívül: a. a támogatás konkrét célját; b. a támogatás összegét; c. a támogatás folyósításának feltételeit, továbbá ütemezését; d. a finanszírozás módját (előfinanszírozás, utófinanszírozás, visszatérítendő vagy nem visszatérítendő költségvetési támogatás); e. visszatérítendő támogatás esetén a visszafizetés határidejét; f. a támogatás felhasználásának és elszámolásának határidejét;
82
g. a támogatás felhasználásáról szóló pénzügyi elszámolás és szakmai beszámoló benyújtásának módját és annak formai követelményeit; h. a támogatást igénylő szervezet valamennyi számlaszámának a megnevezését, megjelölve azt a számlaszámot, amelyre a támogatás átutalását kéri;
pénzforgalmi pénzforgalmi
i. a támogatási igény benyújtójának nyilatkozatát az általános szerződési feltételek megismerésére és elfogadására vonatkozóan. A támogatás igénybevételére a támogatási szerződés keretei között van lehetőség. A szerződés megkötéséhez az alábbi dokumentumokat kell beküldenie a Kedvezményezettnek az értesítést kézhezvételétől számított 30 napon5 belül be kell küldenie:
A cégszerűen aláírt támogatási szerződés eredeti példányait.
A támogatás felhasználására vonatkozóan elkészített költségvetési tervet6. (A döntéshozó által csökkentett költségvetési terv.)
A civil szervezet képviselőjének közjegyző által hitelesített aláírási címpéldányát vagy ügyvéd által ellenjegyzett aláírási mintáját vagy a számlavezető pénzintézet által vezetett aláírási kartonja másolatának a számlavezető pénzforgalmi intézmény által hitelesített eredeti példányát.
A civil szervezet számviteli dokumentum másolatát.
A támogatás kedvezményezettjének valamennyi bankszámlájára vonatkozóan a számlavezető pénzintézet által ellenjegyzett banki felhatalmazó levél (inkasszó) pontosan kitöltött eredeti példányát vagy példányait.
A 18/2009. (VIII.6.) MNB rendelet alapján a felhatalmazó levélben a kötelezett számlatulajdonosnak a pénzforgalmi szolgáltatónál bejelentett módon be kell jelentenie a bankszámláját vezető pénzforgalmi szolgáltatónak azon számlatulajdonosok megnevezését és bankszámlájuk pénzforgalmi jelzőszámát, amelyek jogosultak a bankszámlája terhére beszedési megbízást benyújtani.
A formanyomtatványt (banki felhatalmazó levelet), a szervezet bankszámláját/bankszámláit vezető pénzforgalmi szolgáltató(k)nál kell záradékoltatni.
Fontos, hogy a formanyomtatvány szövegében semmilyen változatást ne tegyenek, illetve további kitételeket tartalmazó sorokat ne vezessenek rá. (Például összeghatár, időkorlát.)
beszámolójának
letétbe
helyezését
igazoló
5
368/2011 (XII. 31.) Ávr. 71. § (1) A támogató a támogatási döntés meghozatalát követő tizenöt napon belül írásban tájékoztatja a támogatási igény benyújtóját a támogatási döntésről. Az értesítésben közölni kell a támogatói okirat kiadásának tervezett időpontját, vagy a támogatási szerződés megkötésére megfelelő - jogszabály eltérő rendelkezése hiányában legfeljebb harminc napos - határidőt kell megállapítani. 6 NEAr.: A támogatásról történő döntés során a támogatást igénylő által benyújtott támogatási igénynél alacsonyabb összegű támogatás esetében az igényt e rendelet 7. melléklete szerint elkészített költségvetési tervben költségsoronként arányosan kell csökkenteni .
83
Formai szempontból egy beszedési megbízás akkor megfelelő, ha azt a pályázó teljes körűen kitöltötte (pályázati azonosító, szervezeti adatok, bankszámlaszám/ok stb.), az arra jogosult személy/személyek aláírták és a pénzintézet a záradék kitöltése után azt hitelesítette. A banki hitelesítésnek eredeti példányát kell megküldeni a kezelőszervhez. Fénymásolat csak abban az esetben elfogadható, ha a másolatot a banki ügyintéző(k) eredeti aláírással, banki pecséttel hitelesítenek. Ezért javasoljuk, hogy két eredeti példányt vigyen magával a pénzforgalmi szolgáltatóhoz, melyből egy ott marad, egyet pedig a szerződéséhez tud csatolni.
A támogatási cél megvalósításához szükséges jogerős hatósági engedélyek és hatósági nyilvántartásba bejegyző jogerős határozatok másolatát (ha van ilyen).
A támogatás feltételeként előírt további dokumentumokat. (A döntéshozó által kért egyéb dokumentumok.)
Amennyiben EPER regisztrációs adataiban a pályázat beadása óta változás történt (melyet a korábbiakban nem jelzett a kezelőszervezet felé), a cégszerűen aláírt Regisztrációs Nyilatkozat egy eredeti példányát is szükséges benyújtani.
Adatmódosítás, adategyeztetés A megküldött támogatási szerződés szövegében ellenőrizni szükséges az adatokat. Amennyiben a civil szervezet szerződésében rögzített adataiban (pl. a szervezet székhelye, képviselője, bankszámlaszáma) a pályázat benyújtása óta változás következett be vagy hibás, hiányos adatokat közölt a kezelőszerv, azt a támogatási szerződés összes példányán (kék tintával) ki kell javítani. Ezzel egyidejűleg javítani, ellenőrizni szükséges az EPER-ben is, hiszen a kezelőszervezet a pályázatkezelő szoftverből generálja az adatokat. Ezért lépjen be, válassza a „Saját adatok” menüpontot és az „Adatmódosítás” gomb segítségével javítsa adatait. A módosítást követően a „Mentés” gomb segítségével mentse el a módosított adatokat. A módosítás után – amennyiben mentés után a rendszer erre figyelmezteti – a „Reg. nyilatkozat” menüpontban nyomtassa ki az immár helyes adatokat tartalmazó nyilatkozatot, és az aláírt nyilatkozat egy eredeti példányát a megváltozott adat igazolását szolgáló dokumentummal együtt küldje el a Wekerle Sándor Alapkezelő részére. A fent leírtakat nem csak szerződéskötéskor, hanem bármilyen adatváltozás esetén szükséges megtenni, hogy a rendszerben a civil szervezet hatályos adatai szerepeljenek. Támogatási szerződés aláírása A támogatási szerződést először a Kedvezményezettnek kell aláírnia, mégpedig mindegyik példányát kék tollal az arra jogosult személy(ek)nek, az aláírásképet igazoló dokumentumon szereplő aláírásképpel megegyezően. Amennyiben a szervezet cégszerű aláírása pecséttel együtt érvényes, úgy az aláírás mellett le is kell pecsételni a szerződéseket. A szervezet hivatalos képviselőjének / képviselőinek kell a szerződést és minden dokumentumot aláírnia, aki(k) a bírósági kivonaton nevesítve van(nak). 84
Amennyiben a támogatási szerződés szervezeti adataiban (szervezet neve, székhelycíme, adószáma, stb.) hibát talál, kérjük, húzza át kék tollal hibás adatot, írja mellé a helyeset, és a javítást „szignálja”, aláírásával hitelesítse (természetesen, ha szervezet cégszerű aláírása pecséttel együtt érvényes, úgy pecsételni is szükséges). Ha a dokumentumokat megbízott aláíró írja alá, úgy a szerződés aláírására feljogosító meghatalmazás eredeti példányát is csatolni kell. Az aláírás mellé oda kell írni az aláíró(k) nevét nyomtatott betűkkel is, illetve a dátum is fel kell tüntetni. Amennyiben meghatalmazást csatol, akkor a szerződést a meghatalmazott személy írja alá és nem a képviselő vagy a banknál a számla fölött rendelkezni jogosult személyek, ebben az esetben a képviselő aláírása csak a meghatalmazáson szerepel. A meghatalmazáson mindenképp szerepelnie kell két tanúnak és adatainak (név, személyi ig. szám, lakcím), és aláírásukkal hitelesíteni kell azt. A támogatásban részesülő civil szervezettel a szerződéskötéshez szükséges valamennyi feltétel határidőben való teljesülése esetén a kezelőszervezet által előkészített támogatási szerződést a miniszter nevében a Kezelőszervezet köti meg. A szerződés aláírására a szerződés megkötéséhez szükséges valamennyi dokumentum hiánytalan beérkezését követő 10 napon belül kerül sor. Az aláíráskép azonosítására szolgáló dokumentumot nem kell mellékelni, ha korábbi pályázatához már benyújtotta, s annak adattartalmában nem történt változás. Ez értelemszerűen első alkalommal 2013-ban lesz releváns. Jellemző hibák a beküldött dokumentumokban:
A kedvezményezett a támogatási szerződés nem minden példányát írja alá.
A kedvezményezett nem a kedvezményezett számára megjelölt helyen írja alá.
A támogatási szerződés végére nem írja rá a kedvezményezett az aláírás dátumát.
Csak nyomtatott betűvel írja rá a nevét az aláíró a szerződésre.
A támogatási szerződés nem minden példányát küldi vissza.
Más aláíró esetén (nem a szervezet hivatalos képviselője), nincs csatolva megfelelő (eredeti, alakszerű) meghatalmazás, vagy nem eredeti példányban küldi be.
A szerződésben közölt szervezeti adatokat javítja, de nem csatolja a változást igazoló dokumentumokat.
A banki felhatalmazó levelet (inkasszót) a bank nem hitelesítette (ügyintéző aláírása, pecsét, dátum), vagy a Záradék részt nem töltötte ki, illetve egyéb kikötést (értékhatár, időkorlát) vezetett rá, a szervezet adatai (pl. képviselő neve, pályázati azonosító) hiányosan vannak kitöltve.
A Támogatási szerződés és mellékleteinek ellenőrzése: A kezelőszervezet a beérkezett szerződéscsomagokat iktatja és megvizsgálja. Szerződéskötési szakaszban nincs lehetőség hiánypótlásra. Így kérjük, fokozott 85
figyelemmel készítsék el illetve küldjék vissza a szükséges dokumentumokat az Alapkezelő részére. Amennyiben az előírt dokumentumok közül valamely irat nem áll rendelkezésére vagy hiányos, a kezelőszervezet eláll a szerződéskötéstől. A támogatási döntés automatikusan érvényét veszti, ha a támogatásról szóló értesítés kézbesítésétől számított 60 napon belül a pályázó hibájából nem jön létre a szerződés.
J.
TÁMOGATÁS FOLYÓSÍTÁSA
A támogatást a NEAr. 5. § (6) bekezdése szerint egy összegben utalja a kezelőszervezet a Kedvezményezett részére a szerződés mindkét fél részéről történő aláírását követő 15 napon belül. Fontos tudni, hogy amíg a pályázó szervezetnek előző évi azonos célú pályázatát jóváhagyott kollégiumi döntés le nem zárja (pénzügyi és szakmai beszámoló elfogadásra kerül), addig a következő évi támogatás nem utalható. Viszont ha a szervezet az elszámolását beadta és a kezelőszervezet annak beadásától számított 30 napon belül nem szólította fel hiánypótlásra a szervezetet, akkor az újabb támogatás kifizetését nem lehet visszatartani. Ez értelemszerűen első alkalommal 2013-ban lesz releváns. Felhívjuk figyelmüket, hogy utalásra csak akkor kerülhet sor, ha a szervezetnek nincs a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium felé korábbi támogatásból származó, lejárt határidejű elszámolási vagy visszafizetési kötelezettsége. Javasoljuk, hogy a támogatási összeg felhasználása után amint lehetséges, nyújtsa be előző évi pályázatához kapcsolódó pénzügyi és szakmai beszámolóját, hogy azt a Kollégium és a kezelőszervezet minél hamarabb elbírálhassa. Az előzőekben leírtak értelemszerűen első alkalommal 2013-ban lesznek relevánsak.
K.
VÁLTOZÁS-BEJELENTÉS
A projekt megvalósítása során a kedvezményezett szerződéskötés után változás bejelentést7 nyújt be, amennyiben a jogszabályban rögzített adatokban változás következik be. Ezen bejelentésnek elektronikusan tud eleget tenni a pályázó az EPERben a módosítási kérelem menüpont alatt.
7
368/2011 (XII. 31.) Ávr. 83. § (1) Ha a 82. § a), c), d), f) vagy h) pontjában meghatározott bármely körülmény bekövetkezik, a támogatott tevékenység összköltsége a tervezetthez képest csökken, a kedvezményezett adólevonási jogosultságában, más adataiban, vagy a költségvetési támogatás egyéb - a pályázati kiírásban meghatározott, a támogatási igényben ismertetett, vagy a jogszabályban, támogatói okiratban, támogatási szerződésben rögzített feltételeiben változás következik be, a kedvezményezett a tudomására jutástól számított nyolc napon belül köteles azt írásban bejelenteni a támogatónak. A bejelentést követően a támogató jogszabályban vagy a támogatói okiratban, támogatási szerződésben rögzített határidőn belül megteszi az általa nyilvántartott adatok megváltoztatására, a költségvetési támogatás feltételeinek módosítására, jogszabályban vagy a támogatói okiratban, támogatási szerződésben meghatározott esetekben annak visszavonására, az attól történő elállásra, annak módosítására, felmondására, továbbá a jogosulatlanul igénybe vett támogatás visszakövetelésére, vagy más eljárás lefolytatására irányuló intézkedéseket.
86
L.
ÉRINTETTSÉG
Felhívjuk a figyelmet, hogy nem pályázhatnak a Tanács, valamint a kollégium elnökének és tagjainak, illetve közeli hozzátartozóinak érdekeltségi körébe tartozó összeférhetetlen szervezetek. Pályázatukat a Kezelőszervezet érvénytelenné nyilvánítja.8 A civil szervezet a Tanács tagjának, a kollégium tagjának, és a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló törvény szerintit döntés-előkészítésben közreműködő személynek az érdekeltségi körébe tartozik ha a. a tag, illetve a döntésben közreműködő személy vagy ezek közeli hozzátartozója i. az alapítvány alapítója, az alapítvány kezelő szervének, szervezetének tagja, tisztségviselője, a civil szervezet ügyintéző vagy képviseleti szervének tagja, ii. a civil szervezettel munkavégzésre irányuló jogviszonyban áll, b. a tag tekintetében az a) pontban foglalt feltételek a vizsgált időpontot megelőző három éven belül bármikor fennálltak.9 A Tanács, valamint a kollégium tagja megbízásakor nyilatkozni köteles az érdekeltségi körébe tartozó civil szervezetekről, valamint az érdekeltségi kör megváltozását az ezt megalapozó körülmény bekövetkezésétől számított tizenöt napon belül szükséges bejelentenie a Tanács elnökének. A tag érdekeltségi körébe tartozó civil szervezetek nevének honlapon történő közzétételéről a Tanács elnöke gondoskodik, a bejelentést követő tizenöt napon belül.10
8
Civil. tv. 62. § (2)
9
Civil tv. 67. § (1)
10
Civil tv. 67. § (2)
87
IV. AZ ELSZÁMOLÁS TARTALMÁNAK ELEMEI ÉS ELSZÁMOLÁSI FOLYAMATA A.
BEVEZETÉS
Jelen fejezet célja, hogy bemutassa a Nemzeti Együttműködési Alap keretében nyújtott támogatások elszámolásával kapcsolatos tudnivalókat. Bemutatásra kerülnek az elszámolás összetevő részei, és azok tartalmi elemei. Az elszámolás hiánytalan összeállításához elengedhetetlen a benyújtandó bizonylatok és dokumentumok pontos ismerete, melyek ismertetését követően az utolsó részfejezet az elszámolások elbírálásának folyamatát szemlélteti. Az elszámolást az Áht. 53. § (1)-(2) bekezdései, az Ávr. 80. § 82. §-ai valamint a NEAr. 6. § -7. §-ai szabályozzák.
B.
ALAPFOGALMAK ÁLTALÁNOS ISMERTETÉSE
Elszámolás: A Kedvezményezettnek civil szervezetnek a támogatás felhasználásáról és a támogatási szerződés teljesítéséről szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást (továbbiakban együtt: elszámolás) köteles benyújtani (NEAr 6. §). Támogatási időszak: A támogatási cél megvalósításának kezdő és befejező időpontja, amelyet a támogatási igény és a támogatási szerződés is tartalmaz. A NEAr. 1. melléklete (utolsó oszlop) meghatározza a támogatási időszak legkésőbbi záródátumát (a támogatás forrása szerinti költségvetési évet követő évben), kollégiumonként eltérően: Nemzeti összetartozás kollégium:
04.20.
Új nemzedékek jövőéért kollégium:
04.30.
Mobilitás és alkalmazkodás kollégium:
05.10.
Közösségi környezet kollégium:
05.20.
Társadalmi felelősségvállalás kollégium:
05.30.
Teljesítés dátuma – teljesítési időszak Az a dátum, időszak, amikor ténylegesen megvalósult az adott szolgáltatás igénybe vétele, termék megvétele stb., azaz a gazdasági esemény, művelet megtörténtének időpontja, időszaka, amelyet a számviteli bizonylat tartalmaz. 88
Ez azért fontos fogalom, mert a számviteli bizonylat által lefedett gazdasági esemény, művelet teljesítési időpontja, időszaka igazolja azt, hogy a felmerült költség valóban a pályázat megvalósításához kapcsolódik. Elszámolási időszak: A támogatási szerződésben meghatározott időszak, amelyet úgy kell megállapítani, hogy az elszámolásra a támogatási időszak lezárását követő harminc napon belül, de legkésőbb a NEAr. 1. melléklet szerinti napot követő harmincadik napig sor kerüljön (NEAr. 6. §). Ezen időszak áll a Kedvezményezett rendelkezésére az elszámolás elkészítésére. A támogatási időszakban felmerült költségek pénzügyi teljesítésének az elszámolási időszak végéig meg kell történni. Számviteli bizonylat: A számviteli törvény előírja, hogy minden gazdasági műveletről, eseményről, mely az eszközök és források állományát és összetételét megváltoztatja, számviteli bizonylatot kell kiállítani. Számviteli bizonylat minden olyan külső és belső okmány, amelyet a gazdasági művelet, esemény számviteli nyilvántartása céljára készítenek (pl.: a számla, a számlát helyettesítő okmány, a szerződés, a megállapodás, a kimutatás, a hitelintézeti bizonylat, a bankkivonat, a jogszabályi rendelkezés, az egyéb ilyennek minősíthető irat). Ennek a fogalomnak a tisztázása azért nagyon fontos, mert a civil szervezeteknek a pénzügyi elszámolás részeként a pályázathoz kapcsolódó gazdasági műveletek, események költségeit tartalmazó számviteli bizonylatokat kell benyújtani, amelyek a pályázatban vállaltak teljesülését igazolják. A könyvviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított számviteli bizonylat alapján lehet adatokat bejegyezni. Ez egyben azt is jelenti, hogy a Kedvezményezett által a pénzügyi elszámolás részként benyújtott számviteli bizonylatoknak a könyvviteli nyilvántartásában szerepelnie kell. A támogatási szerződés alapján kötelezettsége a Kedvezményezettnek, hogy a támogatás terhére elszámolt számviteli bizonylatokat elkülönítetten könyvelje le, azaz bármikor a megállapítható legyen a könyveléséből, hogy a pályázat megvalósulását a könyvelésében szereplő mely számviteli bizonylatok igazolják. ÁFA nyilatkozat: A Kedvezményezett a szerződéskötéskor nyilatkozik arról, hogy ÁFA levonási joggal rendelkezik vagy sem, illetve a levonási jogával élni kíván, vagy sem. Ezen nyilatkozat határozza meg, hogy a szervezet a pénzügyi elszámolás során a beküldött számlák nettó vagy bruttó értékét számolhatja-e el. Ezen nyilatkozattal biztosított, hogy az esetlegesen visszaigényelt ÁFA tartalom nem kerülhet elszámolásra.
89
Banki felhatalmazás (inkasszó): Elő- és előlegfinanszírozású támogatás esetén a Kedvezményezettnek a szerződéskötéskor minden rendelkezésre álló bankszámlájáról beszedési megbízás benyújtására felhatalmazó levelet (inkasszó levél) kell beküldenie. Ennek a felhatalmazásnak az a célja, hogy garanciát biztosítson a Pályázatkezelőnek a már kiutalt, de jogosulatlanul igénybe vett támogatási (rész)összeg behajtására. A pénzügyi elszámolás ellenőrzésének szempontjából azért fontos ez a dokumentum, mert csak az az átutalással teljesült költség számolható el, amelyhez beküldték a banki felhatalmazó levelet. Költségvetés: A pályázó a NEAr. 7. számú melléklete szerinti költségvetési terv kitöltésével tervezheti meg pályázata költségvetését, amelyben a pályázati cél megvalósulásához kapcsolódóan felmerülő költségeket szerepelteti összegszerűen. A költségvetési tábla fősorokból és alsorokból áll, az elszámolható költségeket a NEAr. 6. számú melléklete rögzíti. Finanszírozás módja A Nemzeti Együttműködési Alap pályázatán elnyert támogatási összeg a kedvezményezettnek történő kiutalása történhet elő- és utófinanszírozás formájában, amelyről a Kedvezményezett nyilatkozhat, az Alapkezelőhöz benyújtott támogatási igénye részeként.11 A kívánt finanszírozási mód elfogadásáról a Kollégium a pályázat döntés keretében határoz.12 Amennyiben a támogatást igénylő szervezet nem nyújtja be nyilatkozatát a kívánt finanszírozás módjáról, úgy a nyertes pályázat minden esetben utófinanszírozott lesz. Előfinanszírozott támogatás esetében a teljes támogatási összeget a támogatási szerződés megkötése után a Kedvezményezett részére folyósításra kerül, melynek rendeltetésszerű felhasználását a projekt végét követően az elszámolás benyújtásával kell igazolnia. Utófinanszírozású projekt esetén az elszámolás ellenőrzése után kerül sor a támogatási összeget utalására, annak függvényében, hogy a benyújtott költségeket igazoló bizonylatok milyen arányban igazolták a támogatási szerződésben foglaltakat.
11
NEAr. 3§ (1) (d) pontja
12
NEAr. 4§ (2) (a) pontja
90
C.
AZ ELSZÁMOLÁS TARTALMI ELEMEI (PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS / SZAKMAI BESZÁMOLÓ) 1.
SZAKMAI BESZÁMOLÓ
A szakmai beszámoló célja, hogy a Kedvezményezett a pályázatban vállalt feladatok megvalósítását, azaz a szerződés teljesítését szövegesen, és ha a kiírás megköveteli, egyéb dokumentumokkal (pl.: jelenléti ív, fotódokumentáció) bemutassa, illetve igazolja, hogy a támogatási szerződésben vállaltak szerint járt el. A szakmai beszámolók szempontrendszerét NEA Kollégiumai határozzák meg. A szakmai beszámolót az EPER-ben kell elkészíteni a „Beadott pályázatok” menüpont kiválasztása után a [Szakmai beszámoló] nyomógomb használatával, amelynek alkalmazása kerül bemutatásra. A papír alapon beadott szakmai beszámolót nem áll módunkban elfogadni. A beküldött szakmai beszámoló ellenőrzése kiterjed annak vizsgálatára, hogy a támogatási szerződésben rögzített támogatási cél megvalósultnak tekinthető-e. A szakmai beszámolóban felsorolt megvalósított feladatoknak igazodniuk kell a pénzügyi elszámolás költségvetési soraihoz. A szakmai beszámolóban kell szövegesen bemutatni a támogatási cél megvalósulásának körülményeit: milyen tágabb célkitűzés részeként használta fel a pályázó a támogatást, milyen konkrét célokat kívánt elérni vele, milyen eredménnyel valósult meg a program. Amennyiben a vállalt feladatok megvalósítása során változások történtek a szerződésben részletezettekhez képest, az eltéréseket indokolni kell. A támogatási célt befolyásoló módosulás csak szerződésmódosítás engedélyezése esetén lehetséges, azt csak az elszámolást megelőzően lehet benyújtani. Nem szükséges a megvalósított szakmai feladatok részletes, esetenként évekre visszanyúló hátterét bemutatni (ez a pályázatban már megtörtént), elegendő a támogatásból megvalósított feladat céljának és eredményeinek, a támogatás hasznosulásának ismertetése, továbbá a produktumok (kiadványok, fényképek, meghívók stb.) beküldése a kollégiumi szempontrendszernek megfelelően. A szakmai beszámoló ellenőrzésének keretében megvizsgálásra kerül, hogy a Kedvezményezett a pályázat nyilvánosság előtt megjelenő eseményein, valamint a program eredményeképpen létrejövő nyomtatott vagy elektronikus kiadványokon, termékeken – a Nemzeti Együttműködési Alap megnevezésével és logójának feltüntetésével – a nyilvánosság tudomására hozta, hogy a program/kiadvány/termék a Nemzeti Együttműködési Alap támogatásával valósult meg.” A a szakmai beszámoló készítése során figyelemmel kell lenni arra, hogy az valamint a pénzügyi elszámolás, és a pályázat utolsó költségevetése (tételes indoklása) összhangban kell, hogy legyenek.
91
2.
PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS
A pénzügyi elszámolás célja, hogy a Kedvezményezett a támogatás szerződésszerű felhasználását bizonylatokkal alátámassza. A Kedvezményezett a támogatási szerződésben – többek között – kötelezettséget vállalt arra, hogy az általa igénybevett támogatás rendeltetésszerű, támogatási célnak megfelelő felhasználásának ellenőrzését az Alapkezelő, valamit a jogszabályok által feljogosított ellenőrző szervek részére biztosítja. A Kedvezményezettnek a pénzügyi elszámolását az aláírt támogatási szerződésben, vagy ha költségvetést érintő módosítás történt, az utoljára elfogadott módosítási kérelemben szereplő költségvetési soroknak és tételeknek megfelelően kell elkészítenie. A költségvetés módosítására a támogatás felhasználási ideje alatt van lehetőség. Az elszámolással együtt beküldött módosítási kérelmek automatikusan elutasításra kerülnek. A költségvetést érintő, azonban módosításra nem kötelezett eltéréseket a szakmai beszámolóban meg kell indokolni. A Kedvezményezettnek az adott pályázati kiírásnak és a megkötött támogatási szerződésnek megfelelően, a szerződés szerinti támogatás teljes összegével, valamint az elvárt önrésszel is el kell számolnia. Amennyiben a civil szervezet a pénzügyi elszámolás keretében nem tud a teljes támogatási összeggel elszámolni, akkor a hátrányos jogkövetkezmények megelőzése érdekében élhet az önkéntes lemondás lehetőségével. Ebben az esetben a lemondott és visszafizetett összeggel csökkentett támogatási összeg felhasználásáról kell számot adnia és azt megfelelő számviteli bizonylatokkal alátámasztania.
3.
A PÉNZÜGYI BESZÁMOLÓ RÉSZEKÉNT BENYÚJTANDÓ
DOKUMENTUMOK RÉSZLETES BEMUTATÁSA
Pénzügyi elszámolás részei A pénzügyi elszámolás tartalmi elemei:
a)
Számlaösszesítő
Költségek felmerülését igazoló számviteli bizonylatok
Kifizetést igazoló bizonylatok
Költséget igazoló bizonylatokhoz kapcsolódó egyéb dokumentumok
Számlaösszesítő
A számlaösszesítő a pénzügyi elszámolás részeként benyújtott olyan, a Kedvezményezett szervezet hivatalos képviselője által aláírt eredeti dokumentum, amely tartalmazza minden, a pénzügyi elszámolást alkotó számviteli bizonylat és az ahhoz kapcsolódó pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat adatait költségvetési alsorok szerinti bontásban. 92
A számviteli bizonylatok és az azokhoz kapcsolódó pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatok adatainak rögzítése és költségvetési alsorhoz rendelése után az EPER-ből készíthető el a számlaösszesítő. Az EPER-ből nyomtatott számlaösszesítő tartalmazza a beküldött bizonylatok sorszámát és bruttó értékét, valamint alsoronkénti bontásban az elszámolni kívánt összeget. A bizonylatok részletes adatai és a hozzájuk kapcsolódó kifizetést igazoló bizonylatok adatai az EPER-ben a Bizonylatok listáján tekinthető meg. A pénzügyi elszámoláshoz benyújtandó számviteli bizonylatmásolatokat sorszámozni kell a számlaösszesítő sorrendjével megegyezően, hogy a tételes ellenőrzés során a költségek, kifizetések egyértelműen azonosíthatóak legyenek. A számlaösszesítő szerinti azonos sorszámmal ellátott dokumentumok csoportosítva kerülnek benyújtásra (pl. a számlaösszesítőben az 1. sorszámmal rendelkező számla mögött megtalálható legyen ugyanezen számlához kapcsolódó kifizetést igazoló dokumentum, szerződés is).
b)
Költségek felmerülését igazoló számviteli bizonylatok
A támogatási összeg elszámolásakor számviteli bizonylatokkal kell igazolni, hogy a támogatási cél elérésének érdekében a támogatási összeg a támogatási szerződés költségvetésében meghatározott költségtípusokra és összegekre került felhasználásra. A pénzügyi elszámolások ellenőrzése bizonylattípusokkal találkozunk:
során
Számla
Számviteli bizonylat (mint bizonylat típus)
Kiküldetési rendelvény
Nyugta (csak bizonyos költségeknél)
Bérszámfejtési dokumentum
Megbízási díj számfejtési dokumentum
Díjbekérő (biztosítás költségénél)
Játékvezetői költségtérítés
Adásvételi szerződés
leggyakrabban
az
alábbi
Jelen fejezet ezen bizonylatokat mutatja be részletesen. Számla A számla olyan számviteli bizonylat, amelyet áru értékesítésekor vagy szolgáltatás teljesítésekor állítanak ki. Megjelenési formája lehet papír vagy elektronikus dokumentum.(Lásd 1. és 2. melléklet). .Az Ávr. 80. § (5) bekezdése értelmében a százezer forint értékhatárt meghaladó számlák másolatát, vagy egyéb, a támogató által a támogatói okiratban, támogatási szerződésben meghatározott, a gazdasági eseményt igazoló dokumentum másolatát kell csatolni a beszámolóhoz.
93
Egy megfelelően kitöltött számlán a következő adatoknak kell szerepelniük az ÁFA törvény értelmében13:
a számla kibocsátásának kelte és a számla sorszáma
a szállító (a számla kiállítója) neve, címe és adószáma
a vevő neve és címe
a teljesítés időpontja, ha az eltér a számla kibocsátásának időpontjától
az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére – a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján – a törvényben alkalmazott VTSZ, továbbá mennyisége, illetőleg a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére – a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján – a törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető
a számla összesen értéke forintban
Az adó alapja és mértéke (egyszerűsített adattartalommal kibocsátott számla esetén az ellenérték adót is tartalmazó összege, jogszabályban meghatározott adómértéknek megfelelő százalékérték). 2012. január 1-től az ÁFA mértéke az adó alapjának 27%-a.14
A kiállítás módjától függően a számla lehet kézi-, gépi- vagy elektronikus kiállítású. A kézzel kiállított számlák sorszáma 2008. január 1-től kötött 12 karakter (AA7NA123456 formátumú vagy AA8NA1234567 formátumú), az ettől eltérően sorszámozott számlatömb nyomtatványok nem felelnek meg a jogszabályi rendelkezéseknek, nem elfogadhatóak. Gépi számla esetében javítás csak stornírozással és helyesbítő számla kiállításával történhet. Amennyiben az elszámolás részeként az alábbi típusú számlák kerülnek benyújtásra, abban az esetben csoportosíthatók oly módon, hogy önmagukban elszámolhatóak-e, vagy további bizonylat csatolása szükséges. Önmagában elszámolható:
Az elszámoló számla leggyakrabban az átalánydíjas elszámolású közüzemi díjak évi egyszeri, a pontos fogyasztás, és a havi befizetések közötti különbség kiegyenlítésére szolgáló számla. Ennek előjele lehet pozitív (be kell fizetni) vagy negatív (pénz jár vissza). Elszámolások elbírálásakor költségként csak a pozitív előjelű elszámoló számla érvényesíthető költségként. Értéke a pályázati kiírásban meghatározottak szerint teljes egészében, vagy időarányosan elszámolható.
Önmagában nem elszámolható:
Proforma számla a tényleges számla kiállítását megelőzően keletkezhet. Ez, mint elszámolási bizonylat nem megfelelő. A Proforma számla egy díjbekérő,
13
2007. évi CXXVII. ÁFA törvény 169. §
14
2007. évi CXXVII. ÁFA törvény 82. § (1) bekezdés.
94
amely alapján a szolgáltató kiállítja az előlegszámlát. Ebben az esetben még nincs fizikai teljesítés.
Az előlegszámla önmagában szintén nem elszámolható bizonylattípus, mivel nem igazolja a szolgáltatás megtörténtét, vagy a termék tulajdonba kerülését – ennek igazolásához a végszámla benyújtása is szükséges. Az előlegszámla a végszámlával együtt igazolja a költség felmerülését.
A részszámla megnevezés, ha előlegszámlára (részletfizetés) utal, akkor az előlegszámlánál leírtak szerint nem elfogadható, de közüzemi díjaknál, ahol átalánydíjas számlázás miatt készül a részszámla, ott elfogadható.
Külföldi számlákkal szemben támasztott követelmények A támogatási cél megvalósulását szolgáló működési és szakmai költségek elszámolásakor az Európai Unió és az EFTA határain belül, a szervezet nevére és címére kiállított számlák, számviteli bizonylatok elfogadhatóak. Kollégiumi kikötés alapján az elszámoláshoz harmadik országból származó (Európai Unión és az EFTA határain túli) számla is elfogadható a támogatás terhére. Ebben az esetben a külföldi számlával kapcsolatban a következő rendelkezéséket kell betartani: a. Pénzügyi elszámolás részeként a külföldi számla Kedvezményezett által cégszerűen aláírt fordítást kell fordításnak tartalmaznia kell. (Lásd 3. melléklet)
mellé, csatolni,
a a
a számla sorszámát és kiállításának keltét,
a teljesítés időpontját,
a vásárolt termék mennyiségét,
egységárát,
a vásárolt termék vagy szolgáltatás értékét,
a vásárolt termék vagy szolgáltatás forintra történő átszámítását, az alkalmazott árfolyam feltüntetésével vagy az idegen nyelven kibocsátott, illetve befogadott idegen nyelvű számviteli bizonylaton kell az adatokat magyarul feltüntetni15, amely abban az esetben fogadható el a támogatás terhére, amennyiben a magyarul feltüntetett adatok legalább a fent leírt, fordítással szemben támasztott követelményeknek megfelelnek.
vagy
szolgáltatás
megnevezését,
amennyiben
van
b. A külföldi számlán feltüntetett termék vagy szolgáltatás – a kiállító ország pénznemében kifejezett – értékét a következő módokon lehet forintban elszámolni a támogatás terhére:
15
a számla értékét a számla kifizetésének napján, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos devizaárfolyamon,
Számviteli törvény 166..§ (4) bekezdés.
95
a Magyar Nemzeti Bank által nem jegyzett valutában szereplő kiadások, költségek forintra történő átszámítása esetén az országos napilapban a világ valutáinak árfolyamáról közzétett tájékoztató adatai alapján, a számla kifizetésének napján a Magyar Nemzeti Bank által jegyzett devizára átszámított értéket kell a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos devizaárfolyamán forintra átszámítani,
a forintban hivatalos valutaváltónál vásárolt valuta, deviza alapján kifizetett, külföldi pénznemben kiállított külföldi számla esetén a váltási jegyzéken megadott értéken kell a támogatás terhére elszámolni a kiadás értékét, mely esetben a váltási jegyzék hitelesített másolatát is csatolni kell az elszámoláshoz. (Lásd 4. melléklet)
a külföldi pénznemben kiállított külföldi számla forintban, átutalással teljesült kifizetése esetén, az átutalt összeg értékét kell elszámolni a támogatás terhére, amennyiben az átutalásról szóló bankszámlakivonatból egyértelműen beazonosítható az adott számla kifizetése, és az átutalást igazoló bankszámlakivonat másolatát is csatolni kell a pénzügyi elszámoláshoz.
Nyugta Amennyiben a bizonylat kiállítója nem kötelezett számlakibocsátásra, úgy a jogszabályi rendelkezések lehetőséget adnak arra, hogy a kedvezményezett nyugtával igazolja a költségek felmerülését. Ilyen esetben a szállító köteles a szolgáltatás igénybevevője részére nyugta kibocsátásáról gondoskodni. A nyugta az ellenérték átvételét igazolja, azonban a jogszabály nem tiltja, hogy a nyugta helyett számlát állítson ki az adóalany, azaz a jogszabályi keretek között lehetőség van arra, hogy az adóalany nyugtát állítson ki, de nem tiltja a jogszabály, hogy a nyugta helyett számlát adjon a termék beszerzőjének, a szolgáltatás igénybevevőjének. A nyugtán feltűntetett összeg az adóval növelt ellenértéket tartalmazza. A pénzügyi elszámolás részeként a Kedvezményezett (kötelezettségvállaló, számlatulajdonos) nevére és címére szóló számla kerülhet elfogadásra ezen kívül az ÁFA nyilatkozat alapján ellenőrizésre kerül az ÁFA tartalom. A nyugtát ezért a pénzügyi elszámolás részeként, mint költséget igazoló számviteli bizonylatot abban az esetben van lehetőség elfogadni, ha azt közhatalom gyakorlására jogosított személy, azaz hatóság állította ki, mivel akkor az nem gazdasági tevékenység és így nem eredményez adóalanyiságot (pl.: az illetékbélyeg vásárlásakor kiállított nyugta). A társasházaknak fizetett közös költség esetén általában a társasházi határozat áll rendelkezésre a közös költség összegének befizetésére, annak támogatás terhére történő elszámolására. Előfordulhat azonban olyan eset is, hogy a közös költségről nyugtát állítanak ki. Egyes esetekben (pl.: illetékbélyeg vásárlásakor) előfordulhat, hogy nem a „Nyugta” megnevezésével találkoztok a bizonylaton, hanem az szerepel rajta, hogy „Számviteli bizonylat”.
96
A nyugta kötelező tartalma:
a nyugta kibocsátásának kelte
a nyugta sorszáma, amely a nyugtát kétséget kizáróan azonosítja
a nyugta kibocsátójának adószáma, valamint neve és címe
a termék értékesítésének, szolgáltatás nyújtásának ellenértéke
Díjbekérő Díjbekérő elfogadására csak speciális lehetőség.
esetben, biztosítási díjak esetében van
A díjbekérőhöz kapcsolódó számla kiállítására csak a pénzügyi teljesítést követően kerül sor, amelyen a teljesítés idejeként a pénzügyi jóváírás napját tüntetik fel, és akkor keletkezik az ÁFA fizetési kötelezettség. Díjbekérő csak a hozzátartozó kifizetést igazoló bizonylat csatolásával együtt kerülhet elfogadásra. Kiküldetési rendelvény A pályázati cél megvalósításához elengedhetetlen utazások megtérítésének módja eltérő lehet az igénybe vett közlekedési fajtától. Amennyiben tömegközlekedési eszközzel, vagy magánszemély tulajdonában lévő gépjárművel történt az utazás, ezen költségek elszámolásához a szervezetnek kiküldetési rendelvényt kell kiállítani (lásd 5. melléklet). A kiküldetési rendelvényen elszámolni kívánt költségekhez tudni kell az adott hónapra vonatkozó Nemzeti Adó- és Vámhivatal által kiadott fogyasztási normát illetve üzemanyag árakat. A norma megszabja az adott elszámolható maximális fogyasztási értéket a gépjármű hengerűrtartalmától függően. A fogyasztási normák eltérnek az üzemanyag fajtájától függően is. A rendelvényen amortizációs értékcsökkenések kilométerenként 9 Ft-os költségtérítés számolható el.
kompenzációjára
megtett
A kiküldetési rendelvény minimális tartalmi követelményei:
a magánszemély neve, adóazonosító jel
a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezése
a gépjármű forgalmi rendszáma
a hivatali, üzleti utazás célja, időtartama, útvonala
a futásteljesítmény (megtett kilométer)
az utazás költségtérítésének összege,
élelmezési költségtérítés (eseti jellegű)
a költségtérítés kiszámításához szükséges adatok (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár, költségátalány egységára, -mértéke, stb.)
az utalványozó (kiküldő), és igazoló aláírása
kiküldetési rendelvény egyedi azonosítója 97
Kiküldetési rendelvény alapján költségtérítés nem csak a Kedvezményezett munkavállalóinak fizethető, hanem más által végrehajtott hivatali, üzleti utazás esetében is, amennyiben a magánszemély a Kedvezményezett szervezet érdekében utazott és amennyiben az összhangban áll a támogatási céllal, a támogatási szerződéssel, annak költségvetésével. Ez azt jelenti, hogy nem csak munkavállalói munkaviszony esetén lehet kiküldetési rendelvényt kiállítani, például egy külső előadó felkérése során keletkezett útiköltséget (azaz az előadó a saját autójával utazik előadást tartani) is a kiküldetési rendelvény szabályai szerint lehet teljesíteni. Játékvezetői költségek bizonylatai Az elnyert támogatást a pályázó szervezetek a támogatási szerződésük figyelembevételével fordíthatják játékvezetői, versenybírói költségek kiegyenlítésére, melynek többféle elszámolási lehetősége adódik. A legegyszerűbb módja ezen költség elszámolásának, ha az adott játékvezető, versenybíró maga állít ki egy számlát a kedvezményezett szervezet nevére, amely ezen bizonylat benyújtásával igazolja a költség felmerülését. Megvalósulhat olyan eset, amikor nem maga a játékvezető, hanem az eseményt, bajnokságot rendező szövetség összegyűjti az adott időszakban felmerülő játékvezetői költségeket, és ezt kiszámlázza a szervezet számára. Ebben az esetben a számla kiállítója a szövetség, a vevőnél a szervezet van feltüntetve. Jelen számla teljes mértékben megfelel a költség elszámolásához. Abban az esetben, ha a játékvezető nem tud számlát kiállítani, akkor kiállíthat költségelszámolást. Ilyenkor a Kedvezményezett bérként fizeti ki a felmerült összeget, illetve járulékot és adót fizet utána. Adásvételi szerződés Amennyiben a pályázati kiírás engedélyezi használt termékek vásárlását, és a kedvezményezett olyan eladótól szerzi be a terméket, aki nem számlaképes, akkor a számviteli bizonylatként az adásvételi szerződés elfogadásra kerül. Az adásvételi szerződés tartalmi elemei: Az adásvételi szerződés azonosítója
megnevezése és
sorszáma vagy egyéb más
egyedi
Az adásvételi szerződés alanyai, tehát hogy kik között jött létre az adásvételi szerződés Természetes személy esetén a személy =
Neve, születési helye és ideje
=
Anyja neve
=
Lakcíme
=
Személyi igazolvány száma
Jogi személy esetén (jogi személy csak a vevő lehet, és meg kell egyezzen a Kedvezményezettel, Kötelezettségvállalóval, vagy Számlatulajdonossal) 98
=
A szervezet elnevezése
=
Címe, telephelye
=
Adószáma Az adásvételi szerződés tárgya
Dolog (adásvétel tárgya) pontos leírása
A Vevő és az Eladó egyértelmű megjelölése,
Eladó kijelentése, hogy az ingó a tulajdonában áll, és azt eladja
Vevő kijelentése, hogy az eladó tulajdonában álló ingó tárgyat megvásárolja
Vevő kijelentése, hogy az adásvételi szerződés tárgyát képező tárgyat megtekintette, kipróbálta és annak állapotával teljes mértékben tisztában van
Vételár, és annak Vevőhöz való eljuttatásának körülményei
Esetleges garanciális feltételek egyértelmű rögzítése
Keltezés
Felek aláírása
Bérjegyzék Pályázat keretében elszámolni kívánt munkabér esetén havi egyéni bérjegyzéket kell benyújtani (lásd 6. melléklet). A bérjegyzéken szereplő adatok
c)
szervezet neve
munkavállaló neve
időszak
bruttó és nettó bér
levont járulékok
munkavállaló által fizetett járulékok
Kifizetést igazoló bizonylatok
A kedvezményezettnek rendelkeznie kell az Alapkezelő felé bejelentett folyószámlával (bankszámlával), illetve házipénztárral (abban az esetben, ha van legalább egy készpénzben teljesített költsége). Ezek alkalmazásáról a szervezetek pénzkezelési szabályzata rendelkezik (ki jogosult a pénztár kezelésére, ki utalványoz, ki jogosult átutalást kezdeményezni, ki miért felelős, stb.). A házipénztár pénzmozgásait minden esetben a költség felmerülésének napján kötelessége rögzíteni a szervezetnek. A pályázat terhére elszámolni kívánt költségeket kizárólag pozitív egyenlegű kifizetés esetén lehet elfogadni. A költségek készpénzes kiegyenlítését Kiadási pénztárbizonylat pénzeszközökről és azok forrásairól, valamint az azokban beállott változásokról vezetett könyvviteli
99
nyilvántartás (időszaki pénztárjelentés, naplófőkönyv) alapján tudja igazolni a szervezet. Átutalással teljesített kifizetést a kapcsolódó bankszámlakivonat vagy számlatörténettel van lehetősége igazolni a Kedvezményezettnek. Internes számlatörténet esetén, annak tartalmazni kell a záró- és nyitó egyenleget is. Kiadási pénztárbizonylat A kiadási pénztárbizonylat dokumentálja.
a
szervezet
pénztárából
történő
készpénzfelvételt
A kiadási pénztárbizonylatnak az alábbi adatokat kell tartalmaznia (lásd 7. melléklet). kifizetés kelte
a bizonylat sorszáma
az összeg átvevőjének neve
a kifizetendő összeg számmal és betűvel
a kifizetés jogcímének (miért történik a kifizetés) rövid megjelölése
a kiállító (pénztáros) aláírása
az utalványozó (aki arról dönt, hogy az összeg kifizethető) aláírása
a felvevő aláírása és személyi azonosító adata
a kifizető szervezet neve, adószáma
Időszaki pénztárjelentés Időszaki pénztárjelentésről az, ahol a nyitó készletet (mennyi készpénz volt a pénztárban), és a folyamatos pénzügyi változásokat vezetni kell. A tételeket oly módon kell az adott sorokba írni, hogy a sorvégeken minden esetben egyenleget kell feltűntetni. Az egyenlegnek mindig azonosnak kell lenni a pénztárban lévő tényleges összeggel. A pénztárjelentést a pénzkezelési szabályzat szerinti időközönként kell zárni. Az elszámolás során elegendő a kapcsolódó oldal beküldése, azonban ügyelni kell, arra, hogy a beküldött oldalon a szervezet adatai feltűntetésre kerüljenek (ez esetben elfogadható az eredeti példányon feltűntetett bélyegző is). Naplófőkönyv Az egyszeres könyvvezetést (pénzforgalmi szemléletű könyvelés) választó szervezetek teljes könyvelése a naplófőkönyvben történik. A gazdasági eseményeket (bevétel, kiadás) akkor kell a naplófőkönyvbe felvezetni (lekönyvelni), amikor a pénzmozgás megtörtént, ekkor be kell írni a naplófőkönyvbe az aznapi dátumot, könyvelendő bizonylat sorszámát, megnevezését, és az összeget felvezetni a megfelelő rubrikába. A változás történhet a folyószámlán (terhelés vagy jóváírás) vagy a házipénztárban (kiadás vagy bevétel). A naplófőkönyv minden sornál egyenleget kell számítani a
100
folyószámla és a házipénztár állományáról, valamint az összesített pénzkészlet állományáról is. Az elszámolás során elegendő a kapcsolódó oldal beküldése, azonban ügyelni kell, arra, hogy a beküldött oldalon a szervezet adatai feltűntetésre kerüljenek (ez esetben elfogadható az eredeti példányon feltűntetett bélyegző is). Bankszámlakivonat A szervezetek folyószámláját vezető pénzintézet a folyószámlán történő mozgásokat jegyzi, és meghatározott időközönként erről értesítést, úgynevezett bankszámlakivonatot küld. A civil szervezet az átutalással teljesített kifizetéseit tudja az érintett bankszámlakivonatok megküldésével igazolni. A Kedvezményezettnek kötelessége az elszámolni kívánt bizonylatokhoz kapcsolódó folyószámláit a Kezelőszerv felé bejelenteni, inkasszó alá vonni és az inkasszó levelet a Kezelőszerv részére megküldeni (lásd 8. melléklet).
Költséget igazoló bizonylatokhoz kapcsolódó egyéb dokumentumok Bizonyos költségek elszámolása csak a kapcsolódó szerződés hitelesített másolatának benyújtása esetén fogadhatóak el. Ennek leggyakrabban előforduló esetei:
az elszámolni kívánt számlán szerződésre, vagy megállapodásra hivatkoznak, szükséges a hivatkozott szerződés vagy megállapodás csatolása
Bérleti díjról szóló számlához a bérleti szerződés, amennyiben bérleti szerződést nem kötöttek, a megrendelő
Munkabér, megbízási díj esetében a munkaszerződés
Béren kívüli juttatás, munkába járás költsége esetében a munkaszerződés, és ha az nem rendelkezik róla, az ezekről rendelkező kiegészítő szerződés is
Továbbszámlázás esetén a megállapodás
A szervezet hivatalos képviselője vagy a hivatalos képviselő tulajdonában lévő vállalkozása által kiállított számlához a kapcsolódó szerződés
A szervezet hivatalos képviselőjének további munkavégzéséhez kapcsolódó költség esetén a szerződés mellé munkaszerződés
Ösztöndíjhoz az Ösztöndíjas szerződés
Önkéntes foglalkoztatás költségének elszámolásához a regisztráció és az önkéntessel kötött szerződés
amennyiben magánszemély tulajdonában van a mobiltelefon készülék, akkor a feltöltőkártya értéke csak abban az esetben számolható el a támogatás terhére, amennyiben a Kedvezményezett szervezet megállapodást kötött a magánszeméllyel, hogy a magánszemély a tulajdonában lévő készüléket a szervezet érdekében használja és annak a költségét a Kedvezményezett szervezet megtéríti
101
Nyilatkozatok A pénzügyi elszámolás részeként az alábbi esetekben nyilatkozat benyújtására van lehetőség: Lemondó nyilatkozat: a Kedvezményezett kezdeményezheti a támogatás egészéről vagy egy részéről való lemondást, amennyiben nem tud a támogatási összeg egy részével/egészével az elfogadott költségvetés szerint elszámolni Nem pénzbeli más forrás felhasználásáról szóló nyilatkozat: A térítésmentes hozzájárulás 3 formája lehet, azaz három féle nyilatkozat van:
dologi javak biztosítása
szolgáltatás biztosítása
közérdekű önkéntes munka
Meghatalmazás Formai követelményei:
Eredeti példányt kell benyújtani
Az alakszerű meghatalmazáson szerepelnie kell a meghatalmazó, a meghatalmazott és az aláírásokat hitelesítő két tanú nevének, lakcímének és aláírásának
Szignó nyilatkozat Formai követelményei:
Eredeti példányt kell benyújtani
A nyilatkozaton meg kell jeleníteni az aláíró teljes aláírás képét és a szignóját is (a nyilatkozatnak két tanú aláírását, címét, nevét is tartalmaznia kell)
Útnyilvántartás Elszámolás részeként útnyilvántartás, illetve menetlevél is benyújtásra kerülhet, abban az esetben, ha a pályázati cél megvalósításához létrejövő utazásokat a szervezet tulajdonában vagy bérleményében lévő gépjárművel hajtották végre. Ebben az esetben az adott jármű üzemanyagköltsége megtérítésre kerülhet. Az üzemanyag megtérítéséhez a költség felmerülését igazoló bizonylat a szervezet nevére kiállított üzemanyag számla, és a számlán megvásárolt üzemanyag felhasználását útnyilvántartással, vagy menetlevéllel kell igazolni. Az útnyilvántartásnak az alábbi adatokat feltétlenül tartalmaznia kell:
gépjármű típusa
forgalmi rendszáma
fogyasztási norma
az utazás időpontja
az utazás célja (honnan-hova történt az utazás)
a felkeresett partner(ek) megnevezése 102
a megtett kilométerek száma tartalmazhatja üzemanyag vásárlás időpontját és költségeit is
az
előzőekkel
kapcsolatos
Az útnyilvántartás a támogatás célszerű felhasználását igazolja, azaz, hogy a támogatási időszakhoz, projekt megvalósításához kapcsolódik a felmerült üzemanyagköltség, így megfelelő olyan dokumentum is az üzemanyagszámla mellett, amely az útnyilvántartás tartalmának megfelelően igazolja a vásárolt üzemanyag felhasználását. Jellemzően ilyen dokumentum a menetlevél.
4.
AZ ELSZÁMOLÁS ELKÉSZÍTÉSÉNEK ÉS BENYÚJTÁSÁNAK
MÓDJA
Az elszámolás elkészítése során figyelemmel kell lenni arra, hogy a szakmai beszámoló, a pénzügyi elszámolás valamint a pályázat utolsó költségevetése (tételes indoklása) összhangban kell, hogy álljanak. Mind a szakmai beszámolót, mind a pénzügyi elszámolást az EPER-ben kell elkészíteni és véglegesíteni, azonban a pénzügyi elszámolás bizonyos részeit papír alapon kell benyújtani. A pénzügyi elszámolás esetén papír alapon be kell küldeni:
a szervezet hivatalos képviselője által aláírt számlaösszesítő eredeti példányát
a költségeket igazoló záradékolt számviteli bizonylatok hitelesített másolatait
a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatok hitelesített másolatát
amennyiben szükséges, akkor a költségekhez kapcsolódó egyéb dokumentumok hitelesített másolatait,
egyéb, a szervezet hivatalos képviselője által aláírt nyilatkozatok eredeti példányát
esetlegesen a szervezet hivatalos képviselője által aláírt lemondó nyilatkozat eredeti példányát
A pénzügyi elszámolást az alább részletezett formai kritériumoknak is eleget téve kell elkészíteni. Záradékolás Az elszámolni kívánt költségeket igazoló számviteli bizonylatokat záradékolni kell, azaz az eredeti bizonylaton szöveges formában fel kell tüntetni az elszámolni kívánt összeget és a Támogatási szerződés számát.16
16
NEAr. 8 § (2) (c) pontja
103
A záradékolás célja annak biztosítása, hogy a Kedvezményezett a záradékon szereplő összeget ne számolja el más támogatás terhére. A „mozgó” záradék szerződésszegést jelent, amely azt jelenti, hogy a benyújtott elszámolásban szereplő számviteli bizonylat hitelesített másolatán és a helyszíni ellenőrzéskor megtekintett eredeti számviteli bizonylaton nem ugyanott szerepel a záradék. Ez minden esetben azt igazolja, hogy nem az eredeti számviteli bizonylaton szerepelt a záradék, vagy az később került rá. Ha az elszámolni kívánt számviteli bizonylat/kifizetés teljes összege nem számolható el, vagy a Kedvezményezett nem kívánja elszámolni a teljes összeget, akkor a számviteli bizonylaton szereplő záradékolásnak csupán az elszámolásba beállított (számlaösszesítőben szereplő) összeget kell tartalmaznia. A kifizetést igazoló bizonylatokat abban az esetben kell záradékolni, amennyiben nem egyértelműen beazonosítható, hogy melyik számviteli bizonylat kifizetése szerepel rajta (pl: egy szállító felé történő több számla együttes kifizetésénél előforduló csoportos kifizetése esetén). Záradékolás bérkifizetések elszámolása esetén:
nettó vagy bruttó bérköltség/megbízási díj elszámolása esetén a kifizetési jegyzéket (bérjegyzéket) kell záradékolni az elszámolni kívánt összeg erejéig
a munkabérből/megbízási díjból levont járulékok, az adó és a munkáltatót terhelő járulékok elszámolása esetén a kifizetési jegyzék (bérjegyzék) záradékolása mellett a levont járulékok, az adó és a munkáltatót terhelő járulékok megfizetését igazoló bankszámlakivonato(ka)t is záradékolni kell az elszámolni kívánt összeg erejéig név szerinti megjelöléssel.
Nettó finanszírozású költségvetési szervek esetén a MÁK Regionális Igazgatósága által havonta megküldött Költségvetési szervek bérelszámolása és finanszírozása összesítője lap(oka)t is záradékolni kell.
A közterhek csoportos (több munkavállaló béréhez kapcsolódó adó, járulék együttes) átutalása esetén a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot (bankszámlakivonatot) záradékolni kell munkavállalónkénti (amely munkavállalók bérét elszámolják a támogatás terhére), név szerinti bontásban, úgy hogy a munkavállaló bérkivonatán szereplő adó és járulék összege egyértelműen beazonosítható legyen a megfizetést igazoló bizonylaton. Amennyiben a bankszámlakivonaton nincs elegendő hely, pontos hivatkozási adatokkal (pl. bankszámlakivonat sorszáma, a kivonaton a hivatkozott tétel sorszáma, a feltüntetett összeg és abból a támogatás terhére elszámolni tervezett rész) nyilatkozat benyújtása is lehetséges.
104
Hitelesítés fogalma A pénzügyi elszámolás részeként beküldött valamennyi számviteli bizonylatot, pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló és egyéb beküldött dokumentumokat hitelesíteni kell. A hitelesítés célja, hogy a Kedvezményezettet mentesítse az eredeti bizonylatok beküldése alól. A hitelesítéssel a szervezet büntetőjogi felelőségének tudatában nyilatkozik arról, hogy azok teljes mértékben azonosak az eredeti példányokkal. A hitelesítés azt jelenti, hogy a záradékolt eredeti számviteli bizonylat fénymásolatára pecséttel, vagy kék tollal szöveges formában rá kell vezetni, hogy a másolat és az eredeti példány megegyezik, pl. „A másolat az eredetivel mindenben megegyezik” és ezt a szervezet hivatalos képviselőjének/meghatalmazottjának dátummal és cégszerű aláírásával igazolnia kell. A cégszerű aláírás tartalmazza a szervezet hivatalos képviselőjének az aláírását, illetve a szervezet bélyegzőjének lenyomatát. Amennyiben a szervezet hivatalos képviselője helyett más személy írja alá, illetve hitelesíti a beküldött dokumentumokat, úgy az elszámoláshoz mellékelni kell a hivatalos képviselő által írt, a meghatalmazott nevére szóló meghatalmazást. Az alakszerű meghatalmazáson szerepelnie kell a meghatalmazó, a meghatalmazott és az aláírásokat hitelesítő két tanú nevének, lakcímének és aláírásának. A beküldött összes dokumentum, számviteli bizonylat, pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat valamennyi oldalát hitelesíteni kell, azaz pl. egy több oldalas szerződés esetén a szervezet képviselőjének a szerződés minden oldalát hitelesítenie kell. Amennyiben a pénzügyi elszámolásban beküldött hitelesített másolatokon aláírásként szignó szerepel, azt csak abban az esetben elfogadható, amennyiben a szignóra vonatkozó eredeti nyilatkozatot is csatolnak a pénzügyi elszámoláshoz, amely nyilatkozatnak tartalmaznia kell a szervezet hivatalos képviseletére jogosult személynek a teljes aláírását, a szignóját, továbbá a nyilatkozatot hitelesítő két tanú nevét, lakcímét, aláírását. A pénzügyi elszámolás részeként minden esetben az eredeti számviteli bizonylatról, pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatról, dokumentumról készített hitelesített másolatot kell benyújtani. Amennyiben az eredeti számviteli bizonylatot, pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot, dokumentumot küldi be a Kedvezményezett, úgy azok postafordultával visszaküldésre kerülnek. Önrész elszámolása A kötelezően előírt minimum 10%-os (a kollégium ennél magasabb mértéket is megállapíthat, de természetesen többel is elszámolhat a kedvezményezett) önrésszel is el kell számolni.
105
Saját forrásnak minősül minden az Alapból folyósított támogatáson kívüli forrás. A saját forrás biztosítása történhet természetben (különösen közérdekű önkéntes munka) vagy készpénzben. A nem pénzbeli saját erő (közérdekű önkéntes munka, dologi feltételek vagy szolgáltatás biztosítása) biztosításáról nyilatkozatot kell beküldeni, amelyhez sablonokat a kezelőszervezet ad ki.17
5.
NEA KÖLTSÉGVETÉSI SOROK ÉS EZEN ELSZÁMOLHATÓ
KÖLTSÉGEK
A következőkben részletesen bemutatjuk az egyes költségvetési alsorok kiadásainak, költségeinek körét és az elszámolásukat alátámasztó számviteli bizonylatokat, azaz hogy egyes költségeket milyen számviteli bizonylatok és dokumentumok hitelesített másolatának benyújtásával lehet a támogatás terhére elszámolni. Az elszámolható kiadások alsorainak megnevezését a NEAr. 6. melléklete alapján az alábbi táblázat tartalmazza: A A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 B B1 B2 B3 B4 B5 B6 C C1 C2
17
Dologi kiadások Ingatlan üzemeltetés költségei Jármű üzemeltetés költségei Egyéb eszközök üzemeltetésének költségei Adminisztráció költségei PR, marketing költségek Humán-erőforrás fejlesztésének költségei Kommunikációs költségek Utazás-, kiküldetés költségei Szállítás költségei Munka-, és védőruha, védőfelszerelés költségei Szervezetfejlesztés Egyéb beszerzések, szolgáltatások Foglalkoztatás és emberi erőforrás költségei Bérköltség Megbízási díj Ösztöndíj Egyszerűsített foglalkoztatás költségei Folyamatos vállalkozási szerződés alapján feladat ellátására felmerülő költségek Önkéntes foglalkoztatott költségei Tárgyi eszközök, immateriális javak beszerzése Tárgyi eszköz beszerzés Immateriális javak beszerzése
NEAr. 11. § (4) bekezdés
106
A. DOLOGI KIADÁSOK A.1 Ingatlan üzemeltetés költségei: Ezen az alsoron lehet elszámolni a szervezet tulajdonában lévő vagy általa bérelt ingatlanhoz kapcsolódó:
közüzemi díjakat (áram, víz, fűtés stb.)
közös költséget
eseti jelleggel vásárolt energiaforrások (szén, fűtőolaj, tűzifa)
biztosítási díjat (vagyonbiztosítás)
ingatlan karbantartási, javítási költségeit (javítás, karbantartás, festés)
ingatlan bérleti díjat (terembérlet, irodabérlet, raktárbérlet stb.)
ingatlan üzemeltetéséhez kapcsolódó egyéb beszerzéseket, igénybevett szolgáltatások értékét (tisztítószer, üzemeltetési anyagok, ingatlan őrzése stb
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés, bérleti szerződés vagy NAV bejelentő. Biztosítási díj esetén esetlegesen díjbekérő. A.2 Jármű üzemeltetés költségei: Ezen az alsoron lehet elszámolni a szervezet tulajdonában vagy bérleményében (üzemeltetésében) lévő gépjárművekhez kapcsolódó beszerzéseket, igénybevett szolgáltatásokat:
üzemanyagköltség (benzin, gázolaj, egyéb üzemanyag)
bérleti díj
javítás, karbantartás költségei (anyagköltségként pl. alkatrészek, kenőanyagok, szolgáltatásként pl. szervízdíj, műszaki vizsga, zöldkártya, autómosás)
parkolási, úthasználati díj (parkolási díj, tárolási díj, autópálya matrica)
biztosítási díj (kötelező balesetbiztosítása)
egyéb a szervezet tulajdonában vagy bérleményében lévő gépjárművekhez kapcsolódó költségek
amennyiben a pályázati kiírás megengedi a cégautóhoz kapcsolódó adót is ezen az alsoron lehet elszámolni
felelősségbiztosítás,
casco,
gépjármű-utas
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, gépjármű forgalmi engedély, bérleti (üzemeltetési) szerződés. 107
Biztosítási díj esetén esetlegesen díjbekérő. Amennyiben a hatóság nem állít ki számlát, akkor nyugta. A szervezet tulajdonában vagy bérleményében (üzemeltetésében) lévő gépjármű üzemanyagköltségéről szóló számla mellé az útnyilvántartást is be kell nyújtani, mely az üzemanyag-felhasználást támasztja alá. A.3 Egyéb eszközök üzemeltetésiének költségei: Ezen az alsoron lehet elszámolni a szervezet tulajdonában lévő vagy bérelt eszközök (pl.: projektor, asztal, aggregátor stb.) üzemeltetéséhez kapcsolódóan felmerült költségeket:
bérleti díj, kölcsönzési díj
fenntartási, javítási költségek (anyag+szolgáltatás)
számítástechnikai fogyóeszközök (egér, billentyűzet, pendrive stb.)
nem járművekbe beszerzett üzemanyagköltség (pl.: fűnyíró, aggregátor)
egyéb az eszközök üzemeltetési költségei
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés. Biztosítási díj esetén esetlegesen díjbekérő. A.4 Adminisztráció költségei: Ezen az alsoron lehet elszámolni a támogatás terhére elszámolható, a szervezet adminisztrációs költségeit:
nyomtatvány (kiadási pénztárbizonylat, számlatömb), irodaszer beszerzés (ügyviteli fogyóeszközök: lyukasztó, tűzőgép, nyomtató patron)
könyvelési díj, ügyviteli szolgáltatás, irodai szolgáltatás, ügyintézői szolgáltatás, bérszámfejtés, pályázati szolgáltatások, pénzügyi szolgáltatások, jelentések elkészítése (számlás)
jogszabályi megfelelést segítő szolgáltatások (ügyvédi munkadíj, munka/tűzvédelmi szolgáltatás, üzemorvosi szolgáltatás, könyvvizsgálói díj, ügyviteli tanácsadás, ügyvitelszervezés költségei),
egyéb a szervezet adminisztrációs költségei.
pénzügyi szolgáltatások díja: bankköltség,
bankjutalék, pénzforgalmi jutalék,
banknyomtatványok, adatszolgáltatások =
Hatósági díjak, illetékek: hatósági díjak,eljárási illetékek…
=
Kamat: pénzintézettől felvett, likviditási (rövid felhasználási időszakra jutó kamata feltételekkel:
108
lejáratú)
hitel,
o
elszámolni csak a megvalósítási időszakba eső hitel vagy kölcsön időarányos kamatát lehet
o
az elszámoláshoz csatolni kell a hitel vagy kölcsön felvételéről szóló szerződés másolatát
o
az elszámolt kamat a kölcsön felvételéről szóló szerződésben szereplő THM lehet, de legfeljebb 20%
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés. A.5 PR, marketing költségek: Ezen az alsoron lehet elszámolni a támogatás terhére elszámolható:
hirdetési, reklámköltségeket (médiahírdetések)
PR, marketing kiadványok költségeit (szervezet tevékenységét bemutató kiadványok, szóróanyagok, plakátok)
arculati elemek („cégtábla”, levélpapír, mappa, névjegykártya, zászló, molinó, tagsági kártya) költségeit
PR, marketingszolgáltatások (kiállítás költségei, arculat tervezés, piackutatás, szakértői szolgáltatások, tanácsadás költségei)
egyéb a PR-hoz vagy a marketinghez kapcsolódó beszerzések, szolgáltatások költségeit.
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés. A.6 Humánerőforrás fejlesztésének költségei: Ezen az alsoron lehet elszámolni a szervezet érdekében, a projekt megvalósításához kapcsolódó humánerőforrás fejlesztés költségeit:
oktatás, továbbképzés költsége (adózási változásokról szóló tanfolyam, civil konferencia, titkárságvezetői képzés, tréningek, vizsgadíj költsége)
konferenciák, szemináriumok, szakmai találkozók részvételi díja
szervezet munkatársainak/önkénteseinek szervezett saját képzés költségei (ellátás költségei: szállás, étkezés; oktató költségei: oktató, tréner, előadó)
szakkönyvek (ügyviteli, célszerinti tevékenységet segítő szakkönyvek, szótárak)
előfizetési díjak (szakmai folyóiratok, napilapok, adóújság, CD/DVD jogtár előfizetése)
egyéb az emberi erőforrás szolgáltatások költségeit.
fejlesztéséhez
kapcsolódó
beszerzések,
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés, nyilatkozat. 109
A.7 Kommunikációs költségek: Ezen az alsoron lehet elszámolni a szervezet kommunikációs költségeit:
honlap fenntartás, üzemeltetés költségei
postaköltség (levélfeladás, pénz feladás díja, csomagfeladás díja, postafiók bérleti díja)
telefonköltség (mobil, vezetékes, és internet telefon, forgalmi és előfizetési díja, mobil feltöltő kártya költsége)
internet költség (domain díj, tartalomszolgáltatás költsége)
belső kommunikációs kiadványok (belső újság, hírlevél szerkesztési, nyomdai, tartalomszolgáltatási költségei)
egyéb kommunikációs értékeit
a
kiadáshoz
folyamatos
kapcsolódó
feltöltés,
a
beszerzések,
tárhely
díj,
szolgáltatások
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés, továbbszámlázási megállapodás. A.8 Utazás-, kiküldetés költségei: Ezen az alsoron lehet elszámolni a szervezet támogatáshoz kapcsolódó utazási, kiküldetési költségeinek értékét:
kiküldetés szállásdíja (szállás, élelmiszer költsége, napidíj, kötelező reggeli, idegenforgalmi adó)
magánszemély tulajdonában lévő gépjármű szervezet érdekében történő használata (kiküldetési rendelvénnyel)
tömegközlekedési eszköz szervezet érdekében munkábajáráshoz (menetjegyek és számla, taxi)
egyéb utazási, kiküldetési költségeket =
történő
használata
nem
Személyszállítás: személyszállítás, különjárati Autóbusz.
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla vagy kiküldetési rendelvény és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés. A.9 Szállítás költségei: Ezen az alsoron lehet elszámolni a szervezet működéséhez, projekt megvalósításához kapcsolódó szállítás költségeit:
fuvarozás (teherfuvarozás, költöztetés)
raktározás (raktározás, anyagmozgatás, rakománykezelés)
logisztikai szolgáltatások (fuvarszervezés, szállítmánybiztosítás, utasbiztosítás)
egyéb a szállításhoz kapcsolódó beszerzések, szolgáltatások költségeit 110
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés. A.10 Munka-, és védőruha, védőfelszerelés költségei: Ezen az alsoron lehet elszámolni a szervezet működéséhez, projekt megvalósításához kapcsolódó:
védőruha, védőfelszerelés költségeit (balesetvédelmi okokból beszerzett védősisak, kötény, védőszemüveg, arcmaszk, láthatósági mellény stb.)
munkavégzéshez használt, szabályzatban vagy jogszabályban előírt munkaruha költségét
jelmez (hétköznapi utcai viseletre nem alkalmas sportmez, speciális cipő, jelmezszerű fellépő ruha, stb.) költségét
jogszabályban meghatározott formaruha költségét (nyakkendő, kendő),
védőruha, védőfelszerelés javítási költségeit (mosatás, a készítéshez alapanyag és/vagy készítésének szolgáltatása, javítása),
egyéb munka- és védőruha, védőfelszereléshez kapcsolódó beszerzések és szolgáltatások költségei
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés.
A.11 Szervezetfejlesztés: Az alábbi költségeket lehet ezen alsor keretében elszámolni:
komplex szervezetfejlesztés (szakértői díjak, szervezetfejlesztés díja)
stratégiai tervezés (szakértői, tanácsadói díjak)
adományszervezés (szakértői, tanácsadói díjak)
vezetés, irányítás fejlesztése (szakértői, tanácsadói díjak)
adományszervezés, forrásteremtés (szakértői, tanácsadói díjak)
belső-, külső kommunikáció fejlesztése (szakértői, tanácsadói díjak)
szállásdíj (szervezetfejlesztéshez idegenforgalmi adó)
étkezés (szervezetfejlesztés során nyújtott étkezés, élelmiszer alapanyag, éttermi szolgáltatás)
egyéb szervezetfejlesztéshez költségei.
kapcsolódó
kapcsolódó
szállásdíj,
beszerzések
kötelező
és
reggeli,
szolgáltatások
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés. 111
A.12 Egyéb beszerzések, szolgáltatások: Az alábbi költségeket lehet ezen alsor keretében elszámolni:
célszerinti tevékenység fogyóeszközei (pl. labda)
egyéb anyagok (dekoráció, evőeszköz, pohár, tálca, törölköző, konyharuha, egészségügyi láda)
tagdíjak (hazai tagsági díjak, nemzetközi tagdíjak, külföldi szövetségi tagdíjak)
nevezési díjak (területi, országos bajnokságok nevezési díja)
kiemelten közhasznú tevékenységben foglalkoztatott (mentő/kereső kutya élelmezése, felszerelése)
egyéb anyagjellegű szolgáltatások (hangosítás, TV előfizetés, pályázati díj)
reprezentáció („üzleti vendéglátás, vendégfogadás, testületi ülések vendéglátása, étel-ital fogyasztás, étkezés alapanyag beszerzése „üzleti” ajándék)
vállalkozói szerződés alakalmi feladatok ellátására (előadói díj, versenybírói díj)
egyéb beszerzések és szolgáltatások költségei
állatok
költségei
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés.
B. FOGLALKOZTATÁS ÉS EMBERI ERŐFORRÁS KÖLTSÉGEI B.1 Bérköltség: Ezen az alsoron lehet elszámolni a munkaviszony alapján foglalkoztatottak:
bérköltségét, az ahhoz kapcsolódó munkavállalót terhelő adót és járulékokat, valamint a munkáltatót terhelő járulékokat
a START kártyásak és egyéb megváltozott munkaképességűek foglalkoztatásához kapcsolódó bért és csökkentett közterheket
amennyiben a pályázati kiírásás megengedi a táppénz, betegszabadság költségeit is
munkavállaló munkába járásának költségei (bérlet, személygépkocsi használat)
béren kívüli juttatások (étkezési hozzájárulás, egészségpénztári hozzájárulás, üdülési csekk, és ezek adóterhei)
egyéb bérköltségek
Benyújtandó dokumentumok: Munkaszerződés/megbízási szerződés (szerződésmódosítás), a kifizetést megalapozó egyéni, havi bérjegyzék (kifizetési jegyzék), pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, és a munkavállalót terhelő adó és járulékok megfizetését valamint a munkáltatót terhelő járulékok megfizetését igazoló bankszámlakivonatok. 112
Nettó finanszírozású költségvetési szervek esetén az adó és járulékok megfizetésének igazolására a MÁK Regionális Igazgatósága által havonta megküldött Költségvetési szervek bérelszámolása és finanszírozási összesítője lap. B.2 Megbízási jogviszony díja (bérszámfejtett): Ezen az alsoron lehet elszámolni a megbízási jogviszony alapján foglalkoztatottak:
bérszámfejtett megbízási díját és az ahhoz kapcsolódó adót és járulékait, a foglalkoztatott által fizetett közterheket (TB járulék, százalékos EHO).
B.3 Ösztöndíj: Ezen az alsoron lehet elszámolni az alábbi költséget:
az ösztöndíjas foglalkoztatottak bérszámfejtett bérét és az ahhoz kapcsolódó foglalkoztatott járulékfizetési kötelezettségének értékét, amennyiben a pályázati felhívás megengedi
Benyújtandó dokumentumok: Ösztöndíjassal kötött szerződés (szerződésmódosítás), a kifizetést megalapozó bérjegyzék (kifizetési jegyzék), pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat és az adó és járulékok megfizetését igazoló bankszámlakivonatok. B.4 Egyszerűsített foglalkoztatás költségei (illetve az ezt felváltó foglalkoztatási forma költségei): Ezen az alsoron lehet elszámolni az egyszerűsített foglalkoztatás költségeit, azaz:
Egyszerűsített foglalkoztatás díját
Egyszerűsített foglalkoztatás járulékait
B.5 Folyamatos vállalkozási szerződés alapján feladat ellátására felmerülő költségek: Folyamatos vállalkozói szerződés alapján feladat ellátására felmerülő költségek:
Vállalkozói szerződés szakmai feladatok ellátására: táncoktató, oktató, szakmai vezető, karnagy, edző…
B.6 Önkéntes foglalkoztatás költségei: Ezen az alsoron lehet elszámolni az önkéntes foglalkoztatáshoz kapcsolódó költségeket, mind a bér tartalmat, mind az ahhoz kapcsolódó közterheket:
azaz a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló törvény alapján az önkéntes tevékenysége ellátása közben/érdekében felmerült költségeket
a nem a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló törvény alapján foglalkoztatott önkéntesnek adott juttatásokat, és azokhoz kapcsolódó közterheket.
113
Benyújtandó dokumentumok: Az önkéntessel kötött szerződés (szerződésmódosítás), számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat.
C. TÁRGYI ESZKÖZÖK, IMMATERIÁLIS JAVAK BESZERZÉSE C.1 Tárgyi eszköz beszerzés: Ezen az alsoron lehet elszámolni a tárgyi eszköz beszerzések költségeit:
igazgatási eszköz, berendezés (irodai gépek, berendezések, számítástechnikai eszközök, kommunikációs és prezentációs eszközök, biztonsági eszközök)
célszerinti tevékenység eszközei, berendezései (célszerinti, alaptevékenység végzéséhez szükséges gépek, berendezések)
egyéb eszközök
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, a bevételezési leltári bizonylat vagy eszköz-nyilvántartási bizonylat, eseti jelleggel szerződés. Amennyiben a pályázati felhívás megengedi, használt eszköz vásárlás esetén esetlegesen adás-vételi szerződés. C.2 Immateriális javak beszerzése: Ezen az alsoron lehet elszámolni az immateriális javak beszerzéseit:
szellemi termékek (honlap készítés, fejlesztés) költségei
vagyoni értékű jogok költségei (szoftverek, csatlakozási díjak).
Benyújtandó dokumentumok: A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés.
6.
AZ ELSZÁMOLÁS ELBÍRÁLÁSÁNAK A MENETE
A támogatott civil szervezet a támogatás felhasználásáról és a támogatási szerződés teljesítéséről szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást (továbbiakban együtt: elszámolás) köteles a szerződésben megjelölt határidőben és módon benyújtani. Az elszámolási határidőt úgy kell megállapítani, hogy az elszámolásra a támogatási időszak lezárását követő harminc napon belül, de legkésőbb a NEAr 1. melléklete szerinti napot követő harmincadik napig sor kerüljön. Az Alapkezelő az megvizsgálja.18
18
elszámolást
a
kézhezvételt
NEAr. 7. § (1) bekezdése
114
követő
negyvenöt
napon
belül
A pénzügyi elszámolás ellenőrzése során a beküldött dokumentumok, illetve az EPERbe rögzített adatok összevetésével megtörténik a dokumentumalapú ellenőrzés, mely a benyújtott iratok tartalmi és formai vizsgálatát is magában foglalja. A dokumentumalapú ellenőrzés során ellenőrzésre kerül a támogatási szerződésben foglaltak teljesítése, továbbá, hogy a támogatási összeg felhasználásának alátámasztására benyújtott számviteli bizonylatok valós gazdasági eseményen alapulnak, a jóváhagyott cél érdekében merültek fel, és összhangban vannak a támogatási szerződésben vállalt kötelezettségekkel. A szakmai célkitűzések, illetve a bizonylatok formai ellenőrzése is ezen részhez tartozik. A Kezelőszerv a pályázati elszámolás részeként beküldött támogatásból finanszírozott vagy finanszírozni kívánt költségekhez kapcsolódó eredeti bizonylatokra felvezetett záradékok meglétét is vizsgálja. Az Alapkezelő vizsgálatának eredménye kétféle lehet: –
szabályszerű elszámolás esetén a kézhezvételt követő hatvan napon belül értesíti az elszámolás benyújtóját az elszámolás elfogadásáról
–
az el nem fogadott elszámolással kapcsolatos előterjesztését az elszámolás kézhezvételét követő hatvan napon belül küldi meg a döntéshozó részére.
A döntéshozó az nem fogadott elszámolással kapcsolatos előterjesztés kézhezvételétől számított tizenöt napon belül dönt a szakmai beszámoló –
elfogadásáról
–
hiba vagy hiányosság megállapításáról
–
egészben vagy részben történő elutasításáról (kizárólag hiánypótlást követően hozható)
és döntéséről haladéktalanul értesíti az Alapkezelőt. Az Alapkezelő által egészben vagy részben el nem fogadott pénzügyi elszámolást a szakmai beszámolóról a döntéshozatal során figyelembe kell venni. Az Alapkezelő a döntés kézhezvételét követő tizenöt napon belül értesíti a támogatott civil szervezetet. Hibás vagy hiányos elszámolás esetén legfeljebb egy alkalommal tizenöt napos határidővel hiánypótlásra szólítja fel a támogatott civil szervezetet. A hiánypótlásra vonatkozó felszólítást EPER üzenetként és e-mailben küldi meg a Kezelőszervezet, mely felszólító levél tartalmazza a hiánypótlási határidőt is. A legalább tizenöt napja lejárt határidejű hiánypótlási felszólítással érintett elszámolások vonatkozásában az Alapkezelő minden hónap tizenötödik napján megküldi a döntéshozó részére ezen elszámolásokkal kapcsolatos előterjesztését. Ha a döntéshozó a szakmai beszámolót egészben vagy részben elutasítja és megállapítja a kizárás feltételeinek fennállását, döntését részletes szakmai indoklással köteles ellátni.
115
Elszámolás elbírálásának folyamata
Elszámolás beérkezése
Pénzügyi és szakmai elszámolás ellenőrzése
Hiánypótlás
Hiányos
Jóváhagyott
Előterjesztés
Döntéshozó döntés meghozatala
Visszavonás
Elsődleges ellenőrzés folyamata Hiánypótlás ellenőrzés folyamata
116
Elszámolás elfogadása
Értesítés
7.
LEZÁRÁS, VISSZAVONÁS ÉS KÖVETKEZMÉNYEI,
JOGORVOSLAT
Az elszámolás elfogadása esetén a Kezelőszervezet értesíti a szervezetet a pályázat lezárásáról. Lezárás: A folyamat utolsó lépése, amikor az elszámolást elfogadta az Alapkezelő/Kollégium, vagy a részösszeg visszakövetelés megtérült, vagy a Kedvezményezett a teljes támogatásról lemondott, és ha az előírt követelést a kedvezményezett visszafizette. Az elszámolás részleges elfogadása: a benyújtott elszámolás alapján csak részteljesítés állapítható meg. Ilyen esetben döntés születik arról, hogy a Kedvezményezett pénzügyi elszámolásának mely tételei/összegei, illetve szakmai beszámolójának mely elemei milyen összeggel kerülnek elfogadásra illetve elutasításra. Az elszámolás elutasítása: ha a Kedvezményezett a támogatással való elszámolási kötelezettségének nem tett eleget, vagy szerződésszegést követett el Az elutasítás tartalmaz):
lehetséges okai (részletes szabályozást a támogatási szerződés
a Kedvezményezett a támogatást a szerződéstől eltérően rendeltetésellenesen, nem a támogatási célnak vagy nem jogszerűen használta fel
a Kedvezményezett elmulasztotta
a szerződésben rögzített kötelezettségek teljesítése a Kedvezményezettnek felróható okból nem vagy nem a támogatási célnak megfelelő módon, illetve minőségben valósult meg
a Kedvezményezett a támogatás igénylésekor, a szerződéskötés, az elszámolás, illetve az ellenőrzés során lényeges körülményt elhallgatott, illetve lényeges körülményről, tényről valótlan vagy hamis adatot szolgáltatott, vagy a szükséges nyilatkozatok bármelyikét visszavonta
a Kedvezményezett a bejelentési, beszámolási és elszámolási kötelezettségének a támogatási szerződésben meghatározott határidőben nem tett eleget
–
neki
felróható
okból
–
a
kitűzött
határidőket
Visszavonások előkészítése, kezelése A támogatások jogszabálysértő vagy nem rendeltetésszerű felhasználása, illetve a támogatási szerződésben meghatározott kötelezettségek megszegése esetén a támogatás jogosulatlanul igénybe vett támogatásnak minősül, és a Kedvezményezettet a teljes támogatási összeg vagy a támogatási részösszeg kamatokkal növelt összegének visszafizetési kötelezettsége terheli.
117
A támogatás jogosulatlan igénybevételét követő eljárást nevezzük visszavonásnak, amely tehát lehet:
részösszegre vagy
teljes támogatási összegre vonatkozó.
Részösszeg visszavonása nem alapozza meg az elállást, ilyen esetben egy-egy pénzügyi bizonylat vagy rész (szakmai) teljesítés miatt kerül megállapításra a részösszegre vonatkozó visszavonás. Amennyiben a visszavonás a teljes támogatási összegre vonatkozik, úgy azt minden esetben a Támogató egyoldalú szerződéstől való elállása követi. A Kollégium döntése értelmében a Kedvezményezett szervezetnek a kiértesítéstől számított 15 napon belül kell visszafizetnie a jogosulatlanul igénybe vett támogatást és kamatait. Amennyiben a szervezet nem fizeti vissza a megnevezett összeget, a Kezelőszervezet megindítja a követeléskezelési eljárást. A szervezet a jogosulatlanul igénybe vett támogatás és kamatainak megfizetéséig kizárásra kerül az NEA rendszeréből. A Kollégiumnak az elszámolás teljes elutasítása esetén döntésében részletes indokolást kell megfogalmaznia, és rendelkeznie kell az NEA rendszeréből történő kizárás feltételeinek fennállásáról. A civil szervezet kizárásra kerül az Alapból abban az esetben, ha:
19
a benyújtott támogatási igényében, támogatási szerződésben, vagy a benyújtott elszámolásában a döntés tartalmát befolyásoló valótlan, hamis vagy megtévesztő adatot szolgáltatott, illetve nem valós tartalmú nyilatkozatot tett. Ebben az esetben a Kollégiumi döntés napjától 2 évre kerül kizárásra a szervezet az Alapból (illetőleg, ha a valótlan adatot az elszámolás tartalamazza, akkor a kizárás vége a támogatási összeg és kamatainak visszafizetésétől számított 2 év)
a szervezet a pályázaton elnyert összeget nem a Támogatási szerződésnek megfelelően használta fel. Ebben az esetben a kizárás kezdete a Kollégiumi döntés napja, a vége a támogatási összeg és kamatainak visszafizetésétől számított 2 év.
a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló 2007. évi CLXXXI. Törvény megsértése miatt pályázatát jogerősen kizárták. Ebben az esetben a Kollégiumi döntés napjától 2 évre kerül kizárásra a szervezet az Alapból
valamely egyéb külön jogszabály alapján a támogatás jogosulatlanul igénybe vett támogatásnak minősül. Ebben az esetben a kizárás kezdete a Kollégiumi döntés napja, a jogosulatlanul igénybe vett támogatás és kamatai visszafizetéséig.19
NEAr. 10§ (1) és (2)bekezdés
118
Ha a döntéshozó az Alapból történő kizárás feltételeinek fennállást megállapítja részletes indoklással ellátott javaslata alapján a kizárásról az Alapkezelő hoz döntést. E döntés ellen az Ávr. 90. § szerint kifogás nyújtható be.20 A kizárt szervezet kérelmet nyújthat be a követelés 12 hónapra, havi részletekben történő visszafizetésének engedélyezése iránt, amelyről az Alapkezelő dönt.
20
NEAr. 10§ (3) bekezdés
119
V. HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS A.
A HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS ÁLTALÁNOS CÉLJA
A helyszíni ellenőrzés általános célja A helyszíni ellenőrzési célja, hogy az egyes támogatások vonatkozásában vizsgálja és értékelje, hogy azok végrehajtása megfelel-e a hatályos jogszabályokban, támogatási szerződésekben, pályázati kiírásokban, és egyéb megállapodásokban foglaltaknak. Tehát:
megállapítja, hogy a támogatás jogszerűen és rendeltetésszerűen, valamint szerződészerűen került-e felhasználásra;
kiszűri a jogszabályok megsértését, a szerződésszegést, preventív módon csökkenti ezek bekövetkezésének kockázatát;
információt nyújt, amelyek alapján elemzéseket lehet készíteni a Wekerle Sándor Alapkezelő (továbbiakban: Alapkezelő) valamint a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (továbbiakban: KIM) vezetői számára a programok hasznosulásáról;
alátámasztja a projektek fizikai megvalósulását;
megállapítja, hogy a Kedvezményezett által másolatban megküldött dokumentumok eredeti példányai megfelelnek-e a másolatoknak, továbbá meggyőződik a Kedvezményezett által tett nyilatkozatok megalapozottságáról.
Fentiekkel összefüggésben a helyszíni ellenőrzések célja a Magyarország pénzügyi érdekeinek védelme.
B.
A HELYSZÍNI ELLENŐR SZEMÉLYE, JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI
Alapelvek 1. Összeférhetetlenség: Az ellenőrzést végző személy összeférhetetlennek minősül abban az esetben, amikor a. az ellenőrizendő vagy érdekelt szervezet vezetőjének alkalmazottjának közeli hozzátartozója vagy hozzátartozója;
vagy
b. az ellenőrzés megkezdését megelőző 3 éven belül az ellenőrizendő vagy érdekelt szervezet vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartozott, illetve az ellenőrizendő szervezettel munkavégzésre irányuló jogviszonyban áll(t); c. az ellenőrzés megkezdését megelőző 3 éven belül az ellenőrizendő, vagy érdekelt szervezet vezető tisztségviselője vagy felügyelő bizottságának tagja volt;
120
d. az ellenőrzés megkezdését megelőző 3 éven belül az ellenőrizendő vagy érdekelt szervezet tagja volt, avagy továbbra is az, illetve, ha abban közvetlen vagy közvetett tulajdoni részesedéssel rendelkezik, vagy rendelkezett; e. az ellenőrzés megkezdését megelőző 3 éven belül az ellenőrizendő vagy érdekelt szervezettel kapcsolatban program, projekt vagy feladat előkészítésében, végrehajtásában közreműködött; f. a b)-e) pont szerinti feltételeknek megfelelő személynek a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti közeli hozzátartozója és hozzátartozója; g. az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása a helyszíni ellenőr személyétől függően egyéb okból kifolyólag nem várható el. A helyszíni ellenőrnek az összeférhetetlenség tényéről azonnal értesítenie kell a felettesét írásos formában (akár e-mail útján is). 2. Függetlenség A helyszíni ellenőr: a. elkerül minden olyan kapcsolatot az ellenőrzött vagy érdekelt szervezet vezetésével és alkalmazottaival, valamint harmadik féllel, amely befolyásolhatja, vagy veszélyeztetheti függetlenségét; b. függetlenségét megőrzi és elkerüli az összeférhetetlenség minden lehetséges formáját azáltal is, hogy elutasít minden ajándékot vagy juttatást, amely befolyásolja, vagy befolyásolhatja függetlenségét és feddhetetlenségét; c. nem használhatja fel pozícióját magáncélra, és elkerüli az olyan kapcsolatokat, amelyek a korrupció veszélyét hordozzák magukban, vagy amelyek kétséget ébreszthetnek objektivitásával és függetlenségével kapcsolatban. 3. Tárgyilagosság A helyszíni ellenőr minden esetben objektíven, részrehajlás nélkül jár el bármely támogatás, vagy szervezet vizsgálatánál, az információ gyűjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint állásfoglalások kialakítása és közlése során. Az ellenőr megőrzi függetlenségét a vizsgált szervezettől, illetve az egyéb külső érdekcsoportoktól. Az ellenőr minden lényeges és jelentős körülményt mérlegelve értékel, véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke. 4. Pártatlanság A helyszíni ellenőr
tartózkodik minden olyan tevékenységtől vagy kapcsolattól, amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát,
politikai befolyástól mentesen végzi tevékenységét;
ellenőrzései eredményeképpen létrejött dokumentumban (jegyzőkönyv, jelentés, záradék) szerepeltet minden tudomására jutott lényeges és jelentős tényt;
121
mérlegel minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésére bocsátott információt és véleményt, azonban azok megalapozatlanul nem befolyásolhatják az ellenőr saját következtetéseit.
5. Titoktartás A helyszíni ellenőr
tevékenysége során tudomására jutott információkat körültekintően kezeli, azok megfelelő védelméről gondoskodik;
tudomására jutott adatokat, információkat személyes célokra, haszonszerzésre, a jogszabályi előírásokkal ellentétes módon, más intézmények, illetve személyek javára vagy kárára, az ellenőrzött projekt, szervezet, illetve a szervezet dolgozóinak érdekeit és a közérdeket sértő módon nem használhatja fel.
A helyszíni ellenőr jogai: A helyszíni ellenőr jogosult
az ellenőrzött szervezet azon helyiségeibe belépni, melyek az ellenőrzés lefolytatáshoz szükségesek, figyelemmel az ellenőrzött szervezet biztonsági előírásaira, munkarendjére;
az ellenőrzött szervezetnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó iratokba és más dokumentumokba, az elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekintetni a meghatározott adat- és titokvédelmi előírások betartásával, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett – átvételi elismervény ellenében – átvenni;
az ellenőrzött szervezetnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó eszközöket, ingatlanokat szemrevételezni, azokról fényképet, videofelvételt készíteni;
az ellenőrzött szervezet vezetőjétől, és a projekt megvalósításában részt vevő bármely alkalmazottjától írásban, vagy szóban információt kérni, a szóban adott információról hangfelvételt készíteni;
az ellenőrzött szervezetről, az ellenőrzés tárgyával összefüggő kérdésekben információt kérni más szervektől;
a vizsgálatba szakértő bevonását kezdeményezni.
A helyszíni ellenőr kötelességei: A helyszíni ellenőr köteles
az ellenőrzési eljárás során a belső eljárásrendben meghatározott szabályok szerint eljárni;
tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzött tájékoztatni, és megbízólevelét bemutatni;
objektív véleménye kialakításához körülményeket megvizsgálni;
megállapításait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni, és azokat elegendő és megfelelő bizonyítékkal alátámasztani;
122
elengedhetetlen
szervezet
képviselőjét
dokumentumokat
és
az ellenőrzés során tett megállapításokat az ellenőrzött szervezet képviselőjével egyeztetni, észrevételtételei jogosultságára az ellenőrzött szervezet részéről az ellenőrzésen közreműködők figyelmét felhívni;
ellenőrzési megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról haladéktalanul írásban - akár email útján - jelentést tenni közvetlen felettesének, melynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik;
az ellenőrzött szervezetnél a biztonsági szabályokat és a munkarendet figyelembe venni;
a tudomására jutott állami, szolgálati és üzleti titkot megőrizni.
az ellenőrzés során tudomására jutott adatokat és információkat kizárólag az ellenőrzési tevékenység céljához kötötten felhasználni.
C.
AZ ELLENŐRZÖTT SZERVEZET(EK) JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI 1. Az ellenőrzött szervezet képviselőjének, vezetőjének, alkalmazottainak joga van:
az ellenőrzést végző munkatárs személyazonosságának bizonyítására alkalmas okiratot, illetve megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az együttműködést megtagadni;
az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételt tenni.
2. Az ellenőrzött szervezet képviselője, vezetője, alkalmazottai kötelesek:
D.
a pályázati dokumentációban meghatározott helyszínen és az ellenőrzésre feljogosított szervek megkeresésére az ellenőrzéshez szükséges tájékoztatást megadni;
biztosítani annak feltételeit, hogy a Támogató vagy az általa megbízott személy a program ideje alatt és azt követően a támogatás felhasználását az elszámolási határidőtől számított 5 évig ellenőrizhesse. Ennek érdekében minden szerződést, számlát, bizonylatot és más okiratot az elszámolási határidőtől számított 5 évig a Kedvezményezett köteles megőrizni, és lehetővé tenni, hogy az ellenőrzésre jogosult szervezet azokba betekinthessen.
KOCKÁZATELEMZÉS
Az Alapkezelőnek kockázatelemzés alapján kell gondoskodnia az erre kiválasztott támogatott szervezetek által megvalósított projektek helyszíni ellenőrzéséről. A kockázatelemzés szempontjait a NEAr. 9. § (2) bekezdése értelmében úgy kell meghatározni, hogy: a. adott költségvetési évben a helyszínen ellenőrzött szervezetek száma ne haladja meg az összes támogatott szervezet öt százalékát; b. a kiválasztásnak biztosítania kell, hogy a Nemzeti Együttműködési Alap (továbbiakban: NEA) terhére tízmillió forint összegű támogatást meghaladó összegű támogatást igénybe vevő szervezetek mindegyike helyszíni ellenőrzési körbe essen;
123
c. a helyszíni ellenőrzések legalább húsz szervezetnél támogatási időszakba essen.
százaléka
az
ellenőrzött
Az új NEA rendszerben a kockázatelemzés eddigi folyamata is megújításra kerül, egyszerűbb, érthetőbb és átláthatóbb kritériumrendszer alapján történik majd a pályázatok megszűrése. Nyilvánvalóan az új kritériumrendszer a korábbi tapasztalatokra fog épülni, ezért hasznos ha röviden bemutatásra kerül a korábban alkalmazott kockázatelemezési metódus. A kockázatelemzést – a módszertannak megfelelően - az alábbi lépésekben kell előkészíteni: 1. lépés: Kategóriák felállítása a. lépés: Bekövetkezési valószínűség kategóriái b. lépés: Kár kategóriák 2. lépés: Kockázati szorzótábla meghatározása 3. lépés: Veszélyforrások listájának, kapcsolódó tényezőknek az összeállítása
1. Kategóriák felállítása a. Bekövetkezési valószínűség kategóriái Kategória
Kategória számértéke
Nagyon kicsi
1
Szinte kizárt, hogy a veszélyforrás pályázat megvalósítása során.
2
A pályázatok kisebb hányadánál előfordul veszélyforrás, de kicsi a valószínűsége, hogy a pályázat megvalósítása során ez bekövetkezik.
Nagy
3
A pályázatok többségénél előfordul a veszélyforrás, ezért nagy a valószínűsége, hogy az a pályázat megvalósítása során bekövetkezik.
Nagyon nagy
4
Szinte biztos, hogy megvalósul a veszélyforrás pályázat megvalósítása során.
Kicsi
Valószínűség/gyakoriság megvalósul
a
a
b. Kár kategóriák Kategória számértéke
Nagyságrend
Elhanyagolható
1
A célok teljesülését nem befolyásoló olyan részkötelezettségek elmaradása valószínűsíthető, melyekhez legfeljebb néhány ezer forint költségvonzat társul.
Kicsi
2
A célok teljesülését nem befolyásoló részkötelezettségek elmaradása valószínűsíthető.
Közepes
3
Egyes részcélok és kötelezettségek teljesítésének hiánya, és/vagy a célok részteljesítése
Kategória
124
Kategória számértéke
Kategória
Nagyságrend valószínűsíthető (kb. 80% alatt).
Nagy
4
A célok és kötelezettségek többségének elérésének hiánya támogatási formától függetlenül valószínűsíthető.
Nagyon nagy
5
A célok elérésének, kötelezettségek 30% alatti teljesítése a támogatási formától függetlenül valószínűsíthető.
6
A célok elérésének teljes hiánya a támogatási formától függetlenül /olyan kötelezettségek nem teljesítése, melyek a támogatás visszavonását eredményezik (pl. hiányukban a pályázat nem lett volna támogatható)
Kritikus
2. Kockázati szorzótábla meghatározása A kockázati szorzótábla – veszélyforrásokkal összefüggésben – az alábbiak szerint írható fel:
Kockázati szorzótábla értékhez kötött kategóriákkal Kár
1
2
3
4
5
6
1
1
2
3
4
5
6
2
2
4
6
8
10
12
3
3
6
9
12
15
18
4
4
8
12
16
20
24
Valószínűség
Ahol: Nagyon kicsi
1-4
Kicsi
5-10
Közepes
11-15
Nagy
16-19
Nagyon nagy
20-24
3. Veszélyforrások listájának összeállítása A veszélyforrások feltérképezésének első lépéseként áttekintésre kerül az ellenőrzésekről vezetett nyilvántartás, illetve az egyéb folyamatokról vezetett nyilvántartás.
125
A lefolytatott nagyszámú ellenőrzésekkel kapcsolatban összegyűjtött tapasztalatok alapján az alábbi kategóriákba sorolhatóak a megvalósítás során jellemzően előforduló hibák:
Dokumentációs problémák
Pénzügyi problémák
Szakmai problémák
Eljárásrendi problémák.
Többek között:
Dokumentum megőrzési kötelezettségének a megsértése
A megvalósítás, és a működés alátámasztásának nem megfelelő dokumentálása
Számviteli és szakmai nyilvántartások nem megfelelő vezetése
Fiktív tartalmú dokumentáció
Projekttevékenységek külső szállító általi, támogatási szerződéstől eltérő végrehajtása
Támogatás céltól eltérő felhasználása
Információszolgáltatási, ellenőrzéstűrési kötelezettség megsértése
A felgyülemlett tapasztalatok alapján a hibák felmerülésének veszélyforrások az alábbiak szerint térképezhetőek fel:
okai,
azaz
a
1. Pályázati rutin hiánya 2. Külső és belső kontrollok alacsony szintje 3. Külső szállító nem megfelelő kiválasztása 4. Pénzügyi nehézségek 5. Szervezési problémák 6. Megvalósíthatóságot hátráltató tényezők Nagyon fontos, hogy a kockázatelemzés megbízható adatokon alapuljon. A pályázati rendszerben a legmegbízhatóbb információk az EPER-ből nyerhetők ki. Így a kockázatelemzés során csak az EPER rendszerből kinyerhető adatokkal lehet dolgozni. Mindezt azért célszerű így végezni, mert a pályázók nagy része is ebbe a rendszerbe tölti fel a pályázatát, beszámolóját. Következő lépésként számbavételre kerülnek a NEA projektjei vonatkozásában az EPER-ben rendelkezésre álló információk. A kockázatelemzéshez azon információkat lehetséges felhasználni, melyek alapján következtetni lehet arra, hogy milyen mértékű a veszélyforráshoz kapcsolódó kockázat bekövetkezésének hatása, illetve bekövetkezés esetén a kár mértéke. Ez alapján felállítható egy ún. Kockázati sorrend, melynek ismeretében már kiválasztásra kerülhet azon Kedvezményezettek köre, akiknél a helyszíni ellenőrzés végrehajtandó. A kockázatelemzéshez a mintavételezés rétegzetten, kategóriánként és megyénként történt. 126
A pályázati rutin hiányának megállapítása a pályáztatás és a szerződéskötés szakaszában előforduló hiányosságok mennyiségétől függ (a hiánypótlások száma és a benyújtott, illetve nyertes pályázatok számának aránya befolyásolja), ezért ezen veszélyforrás két részre bontva jelenik meg. Ugyanez igaz a megvalósíthatóságot hátráltató tényezőkre is. Ott két részterület között oszlik meg a veszélyforrás. A pénzügyi nehézségek veszélyforrás ugyanakkor három rész-veszélyforrásból épül fel. Az alábbi táblázat a veszélyforrásokra vonatkozóan azon tényezőket mutatja be, melyek adott veszélyforrás esetén a kár bekövetkezésének valószínűségét befolyásolhatják a korábbi támogatási időszak tapasztalatai alapján: Veszélyforrás
Pályázati rutin hiánya1
Pályázati rutin hiánya2
Külső és belső kontrollok alacsony szintje
Pénzügyi nehézségek1
Pénzügyi nehézségek2
Tényező A pályázati rendszerben egy projekt dokumentációjának (pályázat, támogatási szerződés, szakmai beszámoló, pénzügyi elszámolás, stb.) összeállítása igen fontos. Általában ezek a projektmenedzser (kapcsolattartó) feladatait képezik, ezért minél több hiánypótlás fordul elő a pályáztatás és a szerződéskötés során úgy fellép a pályázati rutin hiánya, mint veszélyforrás, mely esetében a kár bekövetkezésének a valószínűsége arányosan növekszik. A pályázati rutin fokozatos megszerzését több adattal is lehet mérni. Ezen adatok azonban csak korlátozottan állnak rendelkezésre az EPER rendszerben. A benyújtott és nyertes pályázatok aránya azonban mind a tárgyév mind az előző év vonatkozásában kinyerhető a rendszerből. Ezáltal mérhető az egyes pályázó szervezetek „fejlődése” a nyertes pályázatok arányának növekedésével arányban. A magyar jogszabályi környezet bizonyos jogi státuszú és közhasznú szervezetek számára fokozottabb ellenőrzési terheket állapít meg (pl. ÁSZ, KEHI, belső ellenőrzés, stb.). Minél nagyobb a kötelező kontroll pontok száma egy szervezet esetében, annál kisebb a valószínűsége ezen veszélyforrás esetében a kár bekövetkezésének. Minél nagyobb része kerül jóváhagyásra az igényelt támogatásnak, annál kevésbé jelenthet problémát a projekt megvalósítása. Ebből következően amennyiben az igényelt támogatás összege lényegesen meghaladja a megítélt támogatás összegét, nagyon nagy a Pénzügyi nehézségek1 veszélyforrás esetében a kár bekövetkezésének valószínűsége, míg amennyiben az igényelt támogatás összege alig tér el/azonos az elnyert összeggel, nagyon alacsony a kár bekövetkezésének valószínűsége a veszélyforrás kapcsán. A pályázatban foglalt tevékenységek megvalósítása nem csak pályázaton elnyert összegek terhére lehetséges. A támogató azonban csak az általa megítélt összeg erejéig - a Kedvezményezett által támogatás terhére vállalt kötelezettség erejéig - bizonyosodhat meg a tervek megvalósításáról. Amennyiben a vállalt tevékenységek minél kisebb része kerül finanszírozásra a támogatás terhére, annál nagyobb a veszélye, hogy a szükséges önrésszel nem rendelkezik a Pályázó, ami a pályázatban vállaltak esetleges meghiúsulásához is vezethet. 127
Veszélyforrás
Tényező A szerződés mellékletét képező költségvetés tárgyi eszközök, szellemi termékek, immateriális javak és bérköltség fősorainak aránya a korábbi ellenőrzési tapasztalatok alapján Pénzügyi szintén befolyásolja a projekt sikeres megvalósítását. A nehézségek3 bérköltségek elszámolása a költségvetési tételek közül a legkritikusabb, míg az un. befektetett eszközöké a legkevésbé kritikus. A szerződés mellékletét képező költségvetésben tárgyi eszközök, szellemi termékek, immateriális javak és bérköltség fősoraira jóváhagyott összegek jelentik a támogatás azon részét, amiknek az ellenértéke (eszközök, Pénzügyi munka) ténylegesen a pályázó szervezetet „gyarapítja”. A nehézségek 4 jóváhagyott összeg minél nagyobb aránya marad ily módon a pályázó szervezet tulajdonában, annál nagyobb a valószínűsége, hogy a szervezet pénzügyi stabilitása nem romlik, növekedése nem lassul. A bírósági nyilvántartásba vétel óta eltelt idő a szervezet működésével kapcsolatban hordoz többletinformációt. Minél régebb óta működik egy szervezet, annál nagyobb a Szervezési valószínűsége, hogy a projekt megvalósítása során problémák elengedhetetlen szervezési feladatok pontosan, időben ellátásra kerülnek, így csökkentve ezen veszélyforrás esetén bekövetkezhető kár valószínűségét. A támogatói döntés és a támogatási szerződés megkötésének időpontja között eltelt idő nagysága szintén befolyásolja a pályázatban vállaltak határidőben való Megvalósíthatóságot teljesítését. Minél több idő telik el a döntés meghozatala és a hátráltató tényezők szerződés megkötése között, annál nagyobb a projekt Kedvezményezett által vállalt feltételek mellett való teljesíthetőségének kockázata. A hibák, a veszélyforrások és az információk közötti összefüggések elkészítésre került a Kockázatelemzési Kritérium Mátrix.
E.
alapján
HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSEK TERVEZÉSE
A kedvezményezett a támogatási szerződés aláírásával kötelezettséget vállalt arra nézve, hogy 1. a támogatási összeg szerződésszerű felhasználását igazoló dokumentumokról elkülönített és naprakész nyilvántartást vezet a tárolási nyilatkozatban meghatározott helyszínen és az ellenőrzésre feljogosított szervek megkeresésére az ellenőrzés lefolytatásához szükséges tájékoztatást megadja, 2. továbbá biztosítania kell annak a feltételeit, hogy a kezelő szerv, illetve a támogatás jogszerű felhasználásának ellenőrzésére jogszabály alapján felhatalmazott szervezetek a támogatási időszak alatt és azt követően a támogatás felhasználását az elszámolási határidőtől számított 5 évig ellenőrizhetik. 128
F.
HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSEK ELŐKÉSZÍTÉSE 1. Az Alapkezelő a helyszíni ellenőrzésre kijelölt Kedvezményezetteket a tervezett helyszíni ellenőrzés előtt legalább 5 nappal írásban, elektronikus úton (EPERben és e-mailben) értesíti az ellenőrzés időpontjáról, helyéről. A Kedvezményezett vagy írásban, vagy szóban visszajelez. A Kedvezményezett kérésére indokolt esetben az előzetesen meghatározott időponttól eltérő időpontban is lefolytatható a helyszíni ellenőrzés. Amennyiben a Kedvezményezett előzetes értesítése a helyszíni ellenőrzés eredményes lefolytatását várhatóan meghiúsítja, úgy el kell tekinteti a Kedvezményezett értesítésétől. Amennyiben az egyeztetés sikertelen, az ellenőrök határozzák meg a vizsgálat időpontját. Ennek oka, hogy az ellenőrzési tevékenységére is szigorú határidők vonatkoznak, melyek elmulasztása pénzügyi kockázatot jelent az Alapkezelőre nézve. Az egyeztetés során figyelemmel kell lenni arra, hogy milyen fajtájú (közbenső, vagy utólagos) az ellenőrzés. 2. Az egyeztetést követően – annak sikerességétől függetlenül – a helyszíni ellenőrök e-mailben és EPER-ben hivatalos értesítést küldenek az ellenőrzésről. Az értesítés tartalmazza a vizsgálat időpontját, helyszínét, emellett felhívja a figyelmet arra, hogy milyen dokumentumoknak, információknak kell a helyszínen rendelkezésre állniuk az ellenőrzés sikeressége érdekében. Ez gyakorlatilag a projektek megvalósítása során keletkező valamennyi dokumentumot jelenti (pályázat, támogatási szerződés, vállalkozói szerződések, munkaszerződések, számlák, kifizetést alátámasztó bankszámlakivonatok, pénztárbizonylatok, szakmai teljesítést alátámasztó dokumentumok, jelenléti ívek, bizonyítványok, elkülönített számviteli nyilvántartás, stb.). 3. A helyszíni ellenőrzés az ellenőrök megbízólevelének bemutatásával kezdődik. A megbízólevelet a Főigazgató adja ki, mely lehet állandó, vagy eseti megbízásra szóló. Amennyiben több munkatárs vesz részt az ellenőrzésben, abban az esetben az ellenőrzést a főosztályvezető által megjelölt vizsgálatvezető vezeti. Abban az esetben, ha az egyik munkatárs a helyszíni ellenőrzésen megbízólevél nélkül jelenik meg, a vizsgálatvezető kizárja őt az ellenőrzésből. A kizárás tényét a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni.
A megbízólevél az alábbiakat tartalmazza:
a „Megbízólevél” megnevezést;
az ellenőrzésbe bevont munkatárs nevét, beosztását,
esetlegesen a vizsgálatvezetővé való kijelölés tényét;
az ellenőrzésbe bevont munkatárs személyi igazolvány számát;
a helyszíni ellenőrzés időpontját;
az ellenőrzésbe bevont munkatárs ellenőrzésre vonatkozó felhatalmazás által kapott lényeges jogosultságait;
a megbízólevél érvényességét;
a kiállítás dátumát;
a kiállító aláírását
bélyegzőlenyomatot. 129
1. Az ellenőrzés lefolytatására kijelölt munkatársak a megbízható, valós és tárgyilagos megállapítások megtétele, valamint a helyszíni ellenőrzés hatékonysága érdekében kötelesek az ellenőrzést megelőzően felkészülni. A felkészülés során meg kell ismerni – amennyiben releváns – legalább a támogatási szerződést, a pályázati kiírást, a pályázatot és ezen dokumentumok mellékleteit, illetve a beadott beszámoló/jelentés tartalmát, a dokumentum alapú ellenőrzés eredményét, a projekt vonatkozásában felmerült esetleges kockázati tényezőket. 2. A helyszíni ellenőrzés előkészítése során a jóváhagyott számlákról, számviteli bizonylatokról számlaexportot kell készíteni. A számlák, számviteli bizonylatok ellenőrzésre való kijelölése kockázatelemzés szerint történik. 3. A helyszíni ellenőrzésnek vannak eszköz és erőforrás igényei, melyeket az ellenőrzés tervezésénél elengedhetetlenül szükséges felmérni. Minden helyszíni ellenőrzés során meg kell határozni a szükséges erőforrást, kijelölni a vizsgálat vezetőjét, ha több helyszíni ellenőr is részt vesz a vizsgálatban, illetve munkamegosztással (szakmai, pénzügyi, beszerzés/eszköz vizsgáló kijelölésével) elősegíteni a gyorsabb és hatékonyabb ellenőrzést.
G.
HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSEK MÓDSZEREI
A helyszíni ellenőrzés során ellenőrizni kell,hogy a) az elszámolást alátámasztó bizonylatok eredeti példánya a kedvezményezettnél rendelkezésre áll, b) az elszámolás a megalapozó nyilatkozatokkal és bizonylatokkal összhangban áll, c) a támogatás kerete terhére beszerzett eszközök rendelkezésre állnak, és felhasználásuk, használatuk a támogatási szerződésnek megfelelően történik/történt. Az ellenőrzést dokumentálni kell, rögzítve az elvégzett munkát és az ellenőrzés eredményét, továbbá az ellenőrzés alapján szükséges intézkedéseket. Szakmai és pénzügyi ellenőrzés Az Alapkezelőnek gondoskodnia kell a támogatás igénylője által az elszámolás keretében benyújtott dokumentumok formai és tartalmi ellenőrzésének lefolytatásáról (a továbbiakban: dokumentumalapú ellenőrzés). A helyszíni ellenőrzés jellemzően az alábbi módszerek alkalmazásával valósul meg: Dokumentumok vizsgálata (pl.: tartalmi és formai összehasonlítás) Szemle (pl. támogatás terhére vásárolt eszközök, eredeti és másolati példányok összevetése) Interjú (pl.: célcsoporttagokkal a nyilvánosságra vonatkozó követelmények ellenőrzése során) Dokumentumok vizsgálata A dokumentumalapú ellenőrzés keretében legalább ellenőrizni kell: a. a támogatási szerződésben foglaltak teljesítését; 130
b. azt, hogy a támogatási összeg felhasználásának alátámasztásául benyújtott számviteli bizonylatok valós gazdasági eseményen alapulnak, a jóváhagyott cél érdekében merültek fel, és összhangban vannak a támogatási szerződésben vállalt kötelezettségekkel, a szakmai célkitűzésekkel, illetve a bizonylatok formailag megfelelőek; c. a támogatásból finanszírozott költséghez kapcsolódó eredeti bizonylatra rávezetett záradék meglétét, amely tartalmazza az Ávr. 80. § (3) bekezdése alapján az elszámolt összeget és a támogatási szerződés számát. Jogszabályokban meghatározott kötelezettség, hogy az elszámolásra hitelesített másolatban benyújtott dokumentumok eredeti példányait ellenőrizze a támogató. Ez esetben nincs szükség a dokumentum tartalmi ellenőrzésére, hiszen az megtörténik a másolat alapján, kizárólag azt szükséges vizsgálni, hogy az eredeti példány megegyezik-e a hitelesített másolattal. Az eredeti és másolati példány összehasonlítását nem a dokumentum-alapú vizsgálati eszközök közé kell sorolni, az a szemle része, tekintve, hogy nem jelent tartalmi ellenőrzést. A tartalmi ellenőrzés ezzel szemben arra irányul, hogy a dokumentum, bizonylat alapján az ellenőrzést végző személy megállapítsa, hogy a bizonylat milyen tényeket igazol: pl. tevékenységek megvalósulása, szabályoknak való megfelelés, stb. Szemle Mint eszköz, a szemle leginkább a fizikai ellenőrzést jelenti, azaz a projekt eredményeinek vizsgálatát, mely során vizsgálandó:
a ténylegesen beszerzett eszközök megtekintése, összehasonlítása a projekttervben, a leltárban, egyéb számviteli nyilvántartásokban szereplő adatokkal,
a beruházások megtekintése és összehasonlítása a tervekben, pályázatban meghatározottakkal, stb.
a másolatban benyújtott dokumentumok eredeti példányainak összevetése a hitelesített másolatokkal.
Szemle alkalmával legalább az alábbi dokumentumok vizsgálatának elvégzése szükséges:
Hatósági, szakhatósági engedélyek (építési, használatbavételi, környezethasználati, üzemeltetése, stb.)
Tervek (engedélyes, kiviteli, megvalósítási, stb.)
Technológiai rajzok, leírások, gépelrendezési rajzok
Építési napló
Jelenléti ívek
Szerződések
Számlák
Kifizetést igazoló bizonylatok (kiadási pénztárbizonylat, bankszámlakivonat, stb.)
A jelentésekben dokumentumok
benyújtott
nyilatkozatok
131
környezetvédelmi,
megalapozottságát
alátámasztó
Interjú Az interjúk során elsősorban azon információk feltárására van lehetőség, melyek sem fizikai, sem dokumentum-alapú ellenőrzéssel nem tárhatóak fel. Emellett abban az esetben is szükséges alkalmazni, ha felmerül a gyanú, hogy a dokumentumok nem a valóságnak megfelelő adatokat, információkat tartalmaznak. Összehasonlítás Az összehasonlítást külön eszközként szokás említeni, ez azonban több más eszközzel mutat átfedést: mind az eredeti és másolati bizonylatok összevetése, mind a szemle során a fizikai megvalósulás és a dokumentumokban foglaltak összehasonlítása során alkalmazza az ellenőr. Alkalmazható emellett arra is, hogy az interjún elhangzott információkat összehasonlítsák a dokumentumok adattartalmával. A projektek ellenőrzésekor a leghangsúlyosabban a gazdasági események egyes szakaszai (beszerzési, szakmai megvalósítási, pénzügyi megvalósítási) közötti összhang vizsgálata során használható. Ezzel összefüggésben az összehasonlítás eszközével számos kérdésre kaphatunk választ:
a vállalkozói, kivitelezői, stb. szerződések összhangban vannak-e a nyertes ajánlatban foglaltakkal;
a vállalkozói, kivitelezői, stb. szerződésben foglaltak kerültek-e megvalósításra;
a számlán szereplő tételek összhangban vannak-e a vállalkozó által ténylegesen teljesített munkákkal;
a számlán szereplő tételek és a pénzügyi teljesítés (bankszámla kivonat) összhangban van-e, stb.
A fent leírt ellenőrzési módszerek, szempontok iránymutatásul, tájékoztatásul szolgálnak, nem minősülnek jogforrásnak. Az Alapkezelő a támogatási célnak és rendeltetésnek megfelelő felhasználást további szempontok alapján is ellenőrizheti. Szakmai ellenőrzés A szakmai teljesítés vizsgálata történhet utólagos helyszíni ellenőrzés keretében, illetve közbenső helyszíni ellenőrzés keretében. Az ellenőrzések fő szempontja, hogy az a tevékenység, melynek megvalósítására a Kedvezményezett szervezet a támogatást igénybe veszi, a szerződésekben, jogszabályokban meghatározott feltételeknek megfelelő keretek között teljesülnek-e, és az megfelel-e a támogatási szerződésben rögzítetteknek. A helyszíni ellenőr kétféle szempontot vizsgál, és bármelyik hiánya esetén jogkövetkezmény kerül alkalmazásra. Az elszámolás abban az esetben nem lesz elfogadható, ha a támogatási szerződésben rögzített támogatási célok nem valósulnak meg, és abban az esetben sem, ha az elszámolandó számlákat a Kedvezményezett szervezet nem látja el záradékkal. Ezeknek a feltételek a nem teljesülése súlyos jogkövetkezménnyel jár. Annak megítélése, hogy egy rendezvény, képzés, szakmai tanulmányút – tartalmilag – milyen minőségű, és annak társadalmi hasznossága megfelel-e a támogatónak, objektív módon a legtöbb esetben nem ítélhető meg. Ezzel szemben a támogató által
132
támasztott adminisztratív, pénzügyi, formai stb. feltételek, melyek valamely kockázat előzetes kezelésére irányulnak, általában objektív módon vizsgálhatók. A szerződések teljesítésének szakmai vizsgálata – figyelembe véve a támogatások sokszínűségét – számos dokumentumon keresztül történik meg. A szakmai ellenőrzés szempontjait és dokumentumait az egyes kollégiumok határozzák meg. Ezen dokumentumoknak egy része a beszámoló mellékleteként másolatban kerül megküldésre az Alapkezelő részére. Közbenső ellenőrzések Elsősorban abban különböznek az utólagos helyszíni ellenőrzésektől, hogy a megvalósítás során és nem azt követően zajlanak, így lehetőség van a támogatási szerződésben meghatározott tevékenységek ellenőr általi szemléjére. Az ellenőrzés ezek esetében is a szerződésben foglaltakat veti össze a helyszínen tapasztaltakkal. Az egyes tevékenységek szemléje mellett – úgy, mint az utólagos ellenőrzésnél– vizsgálják a rendelkezésre álló dokumentációt, mely a projekt előrehaladottságától függ, és általában nem teljes körű. Közbenső helyszíni ellenőrzések esetében, valamely projekttevékenység meglátogatása során az ellenőrnek lehetősége van arra, hogy előzetes értesítés nélkül látogassa meg az adott rendezvényt. A közbenső ellenőrzés dokumentumai lehetnek például:
Meghívók,
Az adott program, rendezvény programterve,
Tematika,
Jelenléti ívek
Programot megelőzően készített szakmai és kiadványok.
egyéb anyagok, termékek,
A közbenső ellenőrzésen tehát jellemzően valamely rendezvény látogatása történik. A helyszíni ellenőrzés vizsgálati szempontjai a következők:
az adott rendezvény a programterv szerint kerül-e megvalósításra,
a tematikában, programtervekben foglaltaknak megfelelnek-e a helyszínen látottak, tapasztaltak,
a résztvevők és előadók száma egyezik-e a pályázatban, programtervekben foglaltakkal,
a program lebonyolításához szükséges, helyszínen rendelkezésre állnak-e,
a szállás ellátás a tervnek megfelelő-e.
esetlegesen
bérelt
eszközök
a
A támogató előírhatja, hogy a támogatott rendezvények megtartását megelőzően a Kedvezményezett szervezet értesítse az Alapkezelőt a pontos helyszínről és időpontról, annak érdekében, hogy az ellenőrzést végre lehessen hajtani. A támogatási jogviszonyon belül előírt ilyen kötelezettség elmulasztása az ellenőrzéstűrési kötelezettség megsértését eredményezi azáltal, hogy a 133
Kedvezményezett szervezet nem teszi lehetővé a rendezvény Alapkezelő általi ellenőrzését. Úgyanúgy, mint az utólagos ellenőrzésnél, a dokumentumoknak hitelt érdemlően alá kell támasztania a támogatási szerződésben foglaltak megfelelő megvalósítását. Azon pályázatok esetében, melyeknél eszközbeszerzés valósul meg, a helyszíni ellenőr megnézi, hogy fellelhető-e a beszerzett eszköz a helyszínen, emellett megvizsgálja, hogy azt valóban a pályázatban, illetve a szervezetet alapító okiratban meghatározott céloknak megfelelően használják. Szintén vizsgálat tárgyát képezi, hogy nem került-e beszerzésre olyan használt eszköz, amelyet a pályázati kiírás kizárt, valamint, hogy a támogatásból beszerzett eszközöket, vagyont a kedvezményezett szervezet nem idegenítette-e el, azaz, hogy szerepel-e a leltárban, a tárgyi eszköz nyilvántartásban. Civil szervezetek működésének támogatása esetében a helyszíni ellenőr a kedvezményezett szervezet alapító okiratában meghatározott működési területeinek, tevékenységeinek megvalósulását vizsgálja. Az ezt alátámasztó dokumentációnak az ellenőrzés helyszínén rendelkezésre kell állnia. Pénzügyi ellenőrzés A szakmai teljesítés szakasza a teljesítési igazolások kiállításával zárul. Ez után bocsátja ki a szállító az elvégzett tevékenységről a számlát, majd ezt követően kerül számfejtésre a megbízási díj, munkabér, illetve történik meg az ellenérték átutalása, kifizetése és könyvelése. A gazdasági esemény ezen szakaszában jellemzően az alábbi dokumentumok születnek:
számla (vagy egyéb bizonylat, fizetési jegyzék, kiküldetési rendelvény, stb.),
kiadási pénztárbizonylat,
bankszámlakivonat,
számviteli nyilvántartás.
Ezeknek a vizsgálata a helyszíni ellenőrzésen is megtörténik – természetesen más szempontok alapján, mint a dokumentum-alapú ellenőrzés során. Pénzügyi helyszíni ellenőrzéskor nem elsősorban tartalmi vizsgálat, hanem adminisztratív ellenőrzés történik. Az Alapkezelő részére benyújtott másolatokat, beleértve a számlák másolatát is, a kedvezményezett szervezet képviselője hitelesíti, azaz arról nyilatkozik, hogy a másolat az eredetivel mindenben megegyezik. Amennyiben a helyszíni ellenőr a másolat és az eredeti közötti eltérés állapít meg – ami jellemzően a záradék-vizsgálat során fordul elő – szerződésszegést fog megállapítani. A másolat és az eredeti példány különbözősége esetén a hitelesítés a kedvezményezett valótlan tartalmú nyilatkozatát jelenti, ami akár a szerződéstől történő elállást, illetve a kedvezményezett szervezet támogatási rendszerből történő kizárását is eredményezheti. Nem összekeverendő tehát a záradékolás és a hitelesítés követelménye. A záradékolás a többszörös állami támogatásból történő finanszírozás elkerülésének eszköze, és a gyakorlatban azt jelenti, hogy a kedvezményezett szervezet a számlák, bizonylatok eredeti példányaira feljegyzi, hogy az melyik projekt (szerződés) vonatkozásában került elszámolásra. A hitelesítés egy arról szóló nyilatkozat, hogy a másolati példányok megegyeznek a dokumentum eredeti példányaival. Az Alapkezelő 134
részére tehát a záradékolt számla hitelesített másolatát kell benyújtani. Az ún. mozgó záradék, tehát az, amikor a másolaton és az eredeti példányon feltüntetett záradék eltérést mutat (eltérő helyen van), szintén a támogató megtévesztését jelenti, tekintettel arra, hogy a kedvezményezett azon nyilatkozata, hogy a másolat és az eredeti példány mindenben megegyezik, nem valós, így felmerülése jogkövetkezményeket von maga után. Utólagos helyszíni ellenőrzés menete Megbízólevél bemutatása
Képviselő, meghatalmazott ellenőrzése
Ellenőrzés céljainak módszereinek ismertetése
Ellenőrzési feladatok elvégzése
Jegyzőkönyvtervezet átolvasása (Kedvezményezett)
Jegyzőkönyvtervezet átolvasása (vizsgálatvezető)
Szükséges intézkedések felvezetése
Megállapítások
Hiánypótlás értékelés
Záradék elkészítése
Nyomtatás, aláírás
Záradék eljuttatása a Kedvezményezettnek
1. A helyszíni ellenőrzés megkezdésekor az ellenőrzésben részt vevő munkatárs megbízólevelének bemutatásával – kérésre személyazonosságának igazolásával – bizonyítja ellenőrzési és eljárási jogosultságát. 2. A helyszíni ellenőrzésen a kedvezményezett szervezet képviselőjének, illetve megbízottjának a jelenléte szükséges. A képviseleti és eljárási jogosultság igazolására különösen az alábbi okmányok vehetők figyelembe:
az adatlapon és a támogatási szerződésben a kedvezményezett képviseletére megjelölt személy eljárása esetén saját személyi igazolványa;
az adatlapon és a támogatási szerződésben a kedvezményezett képviseletére meg nem jelölt személy eljárása esetén, a számára kiállított meghatalmazás az adott ügyben folyó ellenőrzési tevékenységben képviseletre, eljárásra, és a saját személyi igazolványa. Amennyiben a képviselő vagy a megbízottja az ellenőrzésen nem tud részt venni, az ellenőrzés nem végrehajtható, az ellenőrnek a vizsgálat akadályoztatását a helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyvében rögzítenie kell. Szintén akadályoztatási jegyzőkönyvet kell felvenni, amennyiben a helyszínen nem áll rendelkezésre a vizsgálathoz szükséges dokumentumok eredeti vagy hitelesített példánya, illetve egyéb információ. Az ellenőrzés akadályoztatása akár a szerződés visszamenőleges megszüntetését (elállás) is eredményezheti, tekintve, hogy a kedvezményezettek ellenőrzés-tűrési, információ-szolgáltatási kötelezettségének megsértése ezt megalapozza.
3. A helyszíni ellenőrzés akadályoztatása esetén a végrehajtást gátló tényezőket a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben rögzíteni kell:
Nem áll rendelkezésre a szükséges dokumentáció; 135
Nincs jelen a szervezet képviselője;
Az egyeztetett helyszínre nem lehet bejutni, a kedvezményezett telefonon sem elérhető;
A kedvezményezett megtagadja az együttműködést. Az akadályoztatás tényét tartalmazó jegyzőkönyvet meg kell kísérelni aláíratni a Kedvezményezett képviselőjével.
4. A megbízólevél bemutatását és az eljárási jogosultságok igazolását követően kezdhető meg a helyszíni ellenőrzés tartalmi része. A helyszíni ellenőrzés alapja mindenkor a pályázati támogatás szakmai tartalma. 5. A helyszíni ellenőrzés során vizsgálni kell
a támogatási szerződés eredeti példányát,
a támogatási időszak alatt történt módosítást,
a projektet érintő szervezeti változás esetén a bejelentési kötelezettség teljesítését alátámasztó dokumentumokat,
a beszámoló formanyomtatvány és kötelező mellékleteinek (számlaösszesítő, szakmai beszámoló, számlák, kifizetést igazoló dokumentumok, szerződések) eredeti példányának meglétét
igazolást arra vonatkozóan, hogy a támogatási összeg fogadására és a pénzforgalom bonyolítására a támogatási szerződésben szereplő bankszámla szolgál
az elkülönített pénzügyi/számviteli nyilvántartás meglétét eredetiben,
a program társadalmi hasznosulását igazoló dokumentumokat,
a pályázati anyagban másolatban benyújtott bizonylatokon lévő záradékolást,
az eredeti számlák és számviteli bizonylatok meglétét,
a pénzügyi teljesítést (kifizetést) alátámasztó dokumentumok rendelkezésre állnak-e,
a támogatási összeg támogatási időszakban történő felhasználását,
a támogatással megvásárolt, létrehozott vagyon a támogatási célnak megfelelő működtetése megvalósult-e, vagyis, hogy a beszerzett vagyon, tárgyi eszköz fellelhető-e a Kedvezményezett székhelyén, telephelyén,
a támogatással megvásárolt, létrehozott vagyon elidegenítési tilalma érvényesült-e, a Kedvezményezett eleget tett-e ennek érdekében a leltározási követelményeknek, tárgyi eszköz nyilvántartási kötelezettségének,
a támogatást a kedvezményezett rendeltetésszerűen, támogatási cél érdekében használta fel,
a tájékoztatási kötelezettségének és a nyilvánosság biztosításának eleget tette,
a támogatási szerződésben, pályázatban rögzített kötelezettségeket teljesítettee a támogatási célnak megfelelő mértékben és minőségben.
136
jogszerűen
és
a
6. Amennyiben az ellenőrzés lefolytatására lehetőség van, a helyszíni ellenőrök megállapításaikat jegyzőkönyvbe foglalják, és a leírtakat a Kedvezményezett szervezet képviselőjével vagy megbízottjával egyeztetik. Abban az esetben, ha a Kedvezményezett szervezet, illetve képviselője, megbízottja nem ért egyet az ellenőrök megállapításaival, ennek tényét, valamint kifogásait a jegyzőkönyvben rögzítheti. A helyszíni ellenőrzés a jegyzőkönyv aláírásával zárul, melyből egy példány a kedvezményezett szervezetnél marad, és a projektdokumentáció részét kell, hogy képezze. A jegyzőkönyv tartalmazza
az ellenőrző szerv megnevezését,
az ellenőrzésben részt vevő munkatárs nevét,
az ellenőrzött szervezet(ek) nevét,
a projekt azonosító számát és nevét,
a projekt kezdő és befejező időpontját;
a szerződés szerinti támogatási összeget;
az ellenőrzött szervezet(ek) részéről jelen levő személyek nevét;
az ellenőrzési megállapításokat, különösen annak megállapítását, hogy a pályázati cél megvalósult-e vagy sem, illetve, hogy a projekt és a támogatás felhasználása megfelel-e a pályázatban és a támogatási szerződésben foglaltaknak;
a kedvezményezett képviselőjének észrevételeit;
a helyszíni ellenőrzés dátumát;
az ellenőrzést végzők aláírását;
a kedvezményezett képviselőjének aláírását, arról való nyilatkozatát, hogy a jegyzőkönyv egy példányát átvette.
7. Amennyiben a helyszíni ellenőrzés eredményes lefolytatására nincs lehetőség, a helyszíni ellenőr, illetőleg a vizsgálatvezető az ellenőrzést eredménytelennek minősíti. Eredménytelen helyszíni ellenőrzés esetén a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az ellenőrzést gátló tényezőket.” Az ellenőrzés eredménytelensége esetén is meg kell kísérelni a jegyzőkönyvet a kedvezményezettel aláíratni és átvetetni. Az ellenőrzést eredménytelennek minősítő jegyzőkönyv a kedvezményezett képviselőjének aláírása nélkül is érvényes és hiteles dokumentum. 8. Amennyiben a helyszíni ellenőrzés pótolható hiányosságokat állapít meg, és emiatt további dokumentumok bekérése válik szükségessé, a korrekcióban benyújtottak értékeléséről a helyszíni ellenőr jegyzőkönyvi záradékot készít. A hiányosságok pótlására a Kedvezményezettnek maximum15 napos határidőt kell biztosítani. A jegyzőkönyvi záradék tartalmazza
ez ellenőrző szerv megnevezését;
a helyszíni ellenőrzésben részt vevők nevét;
137
az ellenőrzés alá vont szervezet(ek) megnevezését;
az ellenőrzés alá vont projekt nevét és azonosító számát;
az ellenőrzés alá vont szervezet(ek) részéről jelen lévő személyek nevét;
az ellenőrzés során megállapított hiányosságokat;
a felmerült hiányok pótlására bekért dokumentumokat és azok értékelését;
a jegyzőkönyvi záradék készítésének helyszínét, időpontját;
az ellenőrzésbe bevont munkatársak aláírását.
További ellenőrzési szempontok lehetnek:
a szervezet tulajdonában lévő eredeti létesítő okiratban és annak módosításaiban szereplő, az olyan adatokban bekövetkezett változásokról értesítette-e az Alapkezelőt, melyek befolyásolják az adott pályázatban, szerződésben valamint elszámolásban közölt adatokat;
a szervezet valamennyi bankszámlaszáma bejelentésre került a Alapkezelő felé;
a beszámoló során beküldött valamennyi bizonylat- és dokumentummásolat eredeti példányai a helyszínen rendelkezésre állnak;
az eredeti bizonylatok, dokumentumok megegyeznek a beküldött hitelesített másolatok tartalmával;
amennyiben olyan költséget is elszámolt a szervezet, melyek nem a szervezet székhelyén merültek fel, hanem valamely működési helyén, akkor az adott működési helyen, a szervezet működéséhez kapcsolódó tevékenység folyt/folyik;
az üzemanyagköltség elszámolása esetén azon gép (pl.: személygépkocsi, fűnyíró), melynek üzemanyagköltségét elszámolták, a költség felmerülésekor a szervezet tulajdonában volt-e;
utazási költség útnyilvántartással történő elszámolása esetén a személygépkocsi, a költség felmerülésekor a szervezet tulajdonában volt-e (pl. forgalmi engedély alapján);
az üzemeltetési és fenntartási anyagok elszámolása esetén azon gép (pl.: nyomtató), melyhez az anyagot vásárolták, a költség felmerülésekor a szervezet tulajdonában volt-e;
a javítás, karbantartás költségeinek elszámolása esetén azon gép (pl. nyomtató), melyhez igénybe vették a szolgáltatást, a költségek felmerülésekor a szervezet tulajdonában volt-e;
szakkönyvek vásárlásának, előfizetői díjak előfizetésének elszámolásakor az adott szakkönyvek, szaklapok stb. a szervezetnél megtalálhatóak-e;
TV előfizetési díj elszámolása esetén a szervezet tulajdonában volt-e TV készülék, a költségek felmerülésekor;
a hitel kamatának elszámolásakor az eredeti hitelszerződés megtalálható-e, a kamat elszámoláskor már megkötött volt-e;
a biztosítási díjak elszámolásakor a biztosított dolog a biztosítási díj elszámolásakor a szervezet tulajdonában volt, illetve a biztosított személy a szervezet alkalmazottja, tagja stb. volt-e; 138
a hirdetési költségek elszámolása esetén pl.: az évkönyv egy példánya megtalálható-e a szervezetnél;
munkaruha, védőruha, védőfelszerelés vásárlása esetén azok meglétének ellenőrzése, számviteli nyilvántartásban, állománybavételi nyilvántartásban való szerepeltetése
H.
HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS SORÁN TAPASZTALT HIÁNYOSSÁGOK, VISSZAÉLÉSEK
Helyszíni ellenőrzés pozitív tapasztalatai A helyszíni ellenőrzések során a munkatársak számos pozitív, hasznos, építő kezdeményezéssel találkoztak. A civil szervezetek öntevékeny módon, valóban a köz javát szolgáló tevékenységeket végeznek. Jellemzőik:
konkrét célok, egyértelmű, beazonosítható tevékenység
jelentős a ráfordított önkéntes munka mennyisége
szakmai programok megvalósítása
kreativitás
valós hozzáadott érték megjelenése
Hangsúlyozandó, hogy ezen szervezetek megvalósítására összpontosítanak.
elsősorban
szakmai
programok
Hiányosságok, hibák, szabálytalanságok Az Állami Számvevőszék 2011 évi jelentésében 30 civil szervezetet ellenőrzése során az alábbi következtetésekre jutott: az eredeti bizonylatok, bemutatott dokumentumok és benyújtott pénzügyi elszámolások felülvizsgálata eredményeként összesen 13 592 ezer Ft összegű eltérést állapított meg, mely a támogatás felhasználásának és elszámolásának a részaránya a támogatások körében 16,6%-ot ért el. A helyszíni ellenőrzéssel feltárt, szabálytalannak minősült eltérés mintegy felénél a támogatási cél megvalósításának teljesítése nem volt dokumentált, egynegyede a céltól, illetve a szerződéses előírástól eltérő volt a felhasználás, a fennmaradó hányadot a kettős elszámolás és egyéb törvényi előírások megsértése tette ki. Az ellenőrzés során megállapított 13 592 ezer Ft összegből dokumentáltan 1 249 ezer Ft támogatást fizettek vissza a szervezetek. A visszafizetendő támogatási összeg a 2011es évben 9 253 ezer Ft. A támogatási szerződésekben rögzített rendeltetésszerű felhasználást - néhány szervezet kivételével -, munkaszerződések, megbízási és vállalkozói szerződések, számviteli bizonylatok és egyéb, teljesítést igazoló dokumentumok támasztották alá. A támogatók - eltérő - elszámolási követelményeinek a szervezetek eleget tettek, amelyek azonban több esetben alkalmatlanok voltak a programok, események megtörténtének és finanszírozásának utólagos rekonstruálására és a támogatás szabályszerű felhasználásának megállapítására:
Szakmai programok teljesítéséhez csatolt jelenléti ívek nem tartalmazták a rendezvény témáját, helyét, azt, hogy a résztvevők melyik szervezet képviseletében vesznek részt a programon. A támogatások felhasználásakor az
139
élelmiszer, éttermi és szállás költségek elszámolása során nem igazolták a támogatott események megvalósulását, a résztvevők körét. A helyszíni ellenőrzés általános hibákat is megállapított a támogatás felhasználása és elszámolása során:
A programok közötti költségmegosztást a szervezetek nagy többsége nem szabályozta, a költségeket nem arányosították. Az egyes programokhoz pl. egész havi telefonköltséget, a munkavállalók egész havi bérét elszámolták. A működési költségek megosztására az azonos székhelyen működő szervezetek nem kötöttek megállapodást.
A megbízási és vállalkozói szerződések a megbízás tárgyát, a vállalt feladatokat általános megfogalmazásban (tanácsadás, ismeretterjesztés), pontatlanul tartalmazták, a több hónapra szóló szerződések időbeli szakaszolás nélkül készültek, a pénzügyi teljesítés szabályait nem határozták meg. Előfordult, hogy ugyanazon munkavállalóval a munkaköri feladatába tartozó, illetve a feladatot alapvetően munkaidőben, a szervezet eszközeinek felhasználásával elvégezhető feladatra kötöttek vállalkozói szerződést, illetve ugyanazon feladatra két vállalkozó kapott külön-külön megbízást a munkamegosztás részletezése nélkül.
A számlák és a teljesítésigazolások nem tartalmazták a szolgáltatás mennyiségi és egységár adatait, ezzel megsértették a számlák kötelező adattartamára vonatkozó az Áfa tv. 169.§ előírásait.
A számviteli előírások betartására vonatkozóan szabályozással, könyvvezetéssel, nyilvántartás vezetéssel kapcsolatos szabálytalanságok kerültek feltárásra. A számviteli politika hiányossága, vagy elavultsága sem ritka eset. A könyvvezetés során akadnak, akik a beszerzett eszköz után értékcsökkenést nem számolnak el, vannak, akik a bizonylati elvet és a fegyelmet nem tartják be. Több szervezet nem érvényesítette a támogatás felhasználásának bizonylatolásánál az alaki és tartalmi követelményeket. A támogatás elszámolására benyújtott bizonylatok a kötelező adattartalmuk hiányossága miatt sok esetben nem megfelelőek. A szervezetek a beszerzett tárgyi eszközökről nyilvántartást nem, vagy nagyon kis részben vezetnek. A vállalkozói és megbízási szerződésekben az elvégzendő feladatokat részletesen nem határozzák meg, a pénzügyi teljesítés szabályait nem alakítják ki, különös tekintettel a teljesítésigazolás szabályszerű alátámasztására. Helyszíni ellenőrzés negatív tapasztalatai Visszaélések 2009. évi pályázatok tekintetében 328 darab ellenőrzés történt meg az Alapkezelőnél. Ezek közül 6 db eredetileg visszavont, 3 önkéntesen lemondott. Sajnos, a 319 pályázat ellenőrzése során a munkatársak számos negatív körülményekkel találkoztak, hasonlóan az Állami Számvevőszék jelentésében tapasztaltakkal. Sok esetben a kétes felhasználású pályázati pénzek visszavonására korlátozott jogkörrel rendelkeztek a helyszíni ellenőrök. Pénzügyi szempontból ezek a pályázatok többsége „jól levédett”, különösképpen a működési támogatások esetében. Azonban várhatóan a jövőben ezen a téren is javulás, változás várható. Az ellenőrök minden visszaélés gyanús helyzetet jelezni fognak a döntéshozók, valamint a törvényességi ellenőrzést végző ügyészség irányába.
140
I.
JOGKÖVETKEZMÉNYEK
A helyszíni ellenőrzések jegyzőkönyvei az alábbi megállapításokat tartalmazhatják: 1. a projekt végrehajtása a Támogatási szerződésnek megfelelő; 2. a kedvezményezett szerződésszegést követett el; 3. a Támogatási szerződésnek való megfelelés nem állapítható meg; 4. további dokumentumok bekérése szükséges. Szerződésszerű teljesítés megállapítása esetén az ellenőrzési folyamat lezárul. Amennyiben lehetőség van a hiányosságok kijavítására korrekciós intézkedések megtételére, a helyszíni ellenőr a helyszíni jegyzőkönyvben felszólítja a kedvezményezettet úgy, hogy az intézkedés nagyságrendjét, körülményeit figyelembe véve egy határidőt szab meg. Ez a határidő maximum15 nap. Ebben az esetben a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben foglalt határidőre a kedvezményezettnek igazolnia kell, hogy a korrekciós intézkedéseket megtette. Ha a helyszínen jelentős információk hiányoznak (pl. az eredeti számviteli bizonylatok), akkor a helyszíni ellenőr dönthet úgy is, hogy az ellenőrzés akadályoztatását rögzíti, illetve azt, hogy a projekt végrehajtása nem a Támogatási szerződésnek megfelelő, és nem kér hiánypótlást. Bizonyos esetekben a helyszíni ellenőr a szerződésszegés olyan eseteit állapítja meg, melyek nem javíthatóak korrekciós intézkedésekkel. Ekkor javaslatot tehet a támogatási összeg csökkentésére, illetve visszavonására. Tekintve, hogy a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv az Alapkezelőn belül az adott programot kezelő programcsoporthoz kerül, a javaslatot annak vezetője továbbítja a döntéshozó részére. A beszámoló és az elszámolás korábbi elfogadása nem zárja ki azt, hogy a helyszíni ellenőrzés megállapítsa a szerződésszegést, és a Támogató csökkentse a támogatást, vagy elálljon a szerződéstől. Nem szerződésszerű megállapítani.
teljesítést
jegyzőkönyvben,
jegyzőkönyvi
záradékban
kell
A tény megállapítása az ellenőr feladata, a kiértékelés és előterjesztés az Alapkezelőé.
Előfordulhatnak az ellenőr által nem annyira súlyosnak tekintendő esetek, hogy a visszavonás előterjesztésre kerüljön, ilyenkor a helyszíni ellenőr feljegyzéssel lezárja az ellenőrzést, a jegyzőkönyvbe a helyszínen felvezeti a hiányosságokat, illetve figyelmezteti a pályázót, hogy a későbbiekben körültekintőbben járjon el, és megadott határidőn belül pótolja a hiányosságokat.
Indokolt esetben előterjesztésre kerül sor.
Amennyiben a pályázó mulasztása miatt pénzügyi követelés keletkezik, Kedvezményezettől a támogatási összeget részben vagy teljes egészében vissza kell vonni.
Részösszeg visszavonás: a Pályázó a visszafizetésig nem részesülhet újabb támogatásban, de benyújthat új kiírásra pályázatot. Amint a Pályázó visszafizeti
141
a visszavont összeget, és az az Alapkezelő bankszámláján jóváírásra kerül, megszűnik az eljárás.
Teljes összeg visszavonás: súlyos szerződésszegés, a szerződéstől való teljes elállást eredményezi, melynek következménye, hogy a szervezet a visszatérítéstől számított második év végéig kizárt lesz a NEA rendszeréből, vagyis nem nyújthat be pályázatot és nem folyósítható neki támogatás. Azzal a pályázattal, amelyet már elnyert, elszámolhat, mivel nincs visszaható hatálya a kizárásnak. Ha új pályázatot nyújt be, az formai érvénytelenség indokával elutasításra kerül.
Ptk. 319-320. § 319. § (3) A szerződés felbontása esetében a szerződés megkötésének időpontjára visszamenő hatállyal szűnik meg, és a már teljesített szolgáltatások visszajárnak. 320. § (1) Aki szerződésnél vagy jogszabálynál fogva elállásra jogosult, e jogát a másik félhez intézett nyilatkozattal gyakorolja. Az elállás a szerződést felbontja. Következésképpen, a támogatási összeg visszafizetésre kerül. A Támogatási Szerződés, az Ámr. és Ptk. szerint kamatfizetési kötelezettség is keletkezik, melynek mértéke meghatározott: Ptk. 232. § (1) A szerződéses kapcsolatokban - ha jogszabály kivételt nem tesz kamat jár. Magánszemélyek egymás közti szerződési viszonyában kamat csak kikötés esetében jár. (2) Az államháztartás alrendszereiben harmadik személyekkel szemben vállalt vagy az alrendszereket egyébként harmadik személyekkel szemben terhelő fizetési kötelezettség esetén, ide értve a támogatási szerződésekből eredő fizetési kötelezettséget is, a kamatfizetés mellőzésére vagy a törvényesnél alacsonyabb mértékű kamat fizetésére irányuló szerződési kikötés - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - semmis. Ezt a rendelkezést kell alkalmazni az államháztartás alrendszereiből nyújtott támogatások felhasználására kötött szerződésekben, valamint a jogszabályban meghatározott közfeladat ellátásával megbízott és e körben olyan szervezetek által vállalt fizetési kötelezettség esetében is, amelyet államháztartási szervezet alapított, vagy amelyben ilyen szervezet többségi befolyással rendelkezik. (3) A kamat mértéke - ha jogszabály kivételt nem tesz - megegyezik a jegybanki alapkamattal. A fizetendő kamat számításakor az érintett naptári félévet megelőző utolsó napon érvényes jegybanki alapkamat irányadó az adott naptári félév teljes idejére. A szerződéstől való elállás, a fizetési felszólítás és a teljesítés figyelemmel kísérése az Alapkezelő feladata. Amennyiben önkéntes teljesítés nem történik, a Pályázónak viselnie kell a felmerülő következményeket, melyek:
inkasszó a Pályázó bankszámlájára,
adóhatóság értesítése és, 142
fizetési meghagyás kibocsátása.
Ha a Kedvezményezett a szándékát fejezi ki a teljesítés iránt, akkor egyösszegben megteheti, illetve élhet a részletfizetési kedvezmény igénybevételével, mely legfeljebb egy éves időtartamra biztosítható, de a visszafizetésre adott határidőn belül kell kezdeményezni. Amennyiben a kedvezmény a részére engedélyezésre került, a pontos ütemezésről és a további teendőiről tájékoztatást kap. Az NEA-ból eredő tartozás köztartozásnak minősül, mely az alábbi következményeket vonja maga után:
ha nem tesz eleget a visszafizetési kötelezettségnek és a banki inkasszó sem vezet eredményre, akkor adóhatósági végrehajtás foganatosítható,
adóhatósági végrehajtás esetén a NAV is nyilvántartásba veszi a szervezetet, így az 1 %-os SZJA juttatásra való jog elvész, amíg ez az állapot fennáll.
Az NEAr. 10. § (1) A civil szervezet nem jogosult az Alap támogatására, és az Alapból kizárásra kerül, ha a) az Alaphoz benyújtott támogatás iránti kérelmében, a támogatási szerződésben, a támogatási szerződés teljesítéséről szóló elszámolásban a döntés tartalmát befolyásoló valótlan, hamis vagy megtévesztő adatot szolgáltatott, vagy ilyen nyilatkozatot tett; b) a támogatás felhasználása a civil szervezetnek felróható okból nem a támogatási szerződésnek megfelelően történt, és emiatt a kötelezettségvállaló az Ávr. 82. § e) pontjára tekintettel állt el a szerződéstől; c) a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló 2007. évi CLXXXI. törvény megsértése miatt pályázatát jogerősen kizárták; d) az a)-c) pontban foglaltakon kívül valamely külön jogszabály alapján a támogatás jogosulatlanul igénybe vett támogatásnak minősül. (2) Az Alapból történő kizárás a) az (1) bekezdés a) pontjában foglalt esetben a valótlan adatszolgáltatást megállapító döntés keltétől, illetőleg – amennyiben a megtévesztő vagy valótlan adatot a támogatási szerződés teljesítéséről szóló szakmai beszámoló vagy pénzügyi elszámolás tartalmazza – a jogosulatlanul igénybe vett támogatás és kamatai visszafizetésétől számított kettő évre, b) az (1) bekezdés b) pontjában foglalt esetben a kizárási feltétel fennállását megállapító döntés napjával kezdődően, a jogosulatlanul igénybe vett támogatás és kamatai visszafizetésétől számított kettő évre, c) az (1) bekezdés c) pontjában foglalt esetben a támogatási igényt benyújtó szervezet kizárását megállapító jogerős döntéstől számított kettő évre, d) az (1) bekezdés d) pontjában foglalt esetben a kizárási feltétel fennállását megállapító döntés napjával kezdődően, a jogosulatlanul igénybe vett támogatás és kamatai visszafizetéséig áll fenn. (3) Ha a döntéshozó az Alapból történő kizárás feltételeinek fennállását megállapítja, részletes indokolással ellátott javaslata alapján a kizárásról az Alapkezelő hoz döntést. 143
E döntés ellen az Ávr. 90. § szerinti kifogás nyújtható be. A kifogás benyújtása annak elbírálása eredményéig, a nyilvános adatok hivatalos honlapon történő közzététele tekintetében halasztó hatályú. (4) Alapkezelő a kizárt szervezet kérelmére a követelés tizenkét hónapra, havi egyenlő részletekben történő visszafizetés engedélyezéséről dönt. Kizárás esetén a kizárásra teljesítésének napja.
J.
vonatkozó
két
év
kezdőnapja
A FEJEZETHEZ KAPCSOLÓDÓ MELLÉKLETEK
Területi koordinátorok megyénkénti megoszlása
Megbízólevél
Meghatalmazás
Jegyzőkönyv
Helyszíni ellenőrzésről értesítés
144
az
utolsó
részlet
VI. EPER PÁLYÁZTATÁSI RENDSZER BEMUTATÁSA A.
BEVEZETÉS
Jelen dokumentum célja az Elektronikus Pályázatkezelési és Együttműködési Rendszer (röviden EPER) felhasználói részére részletes ismeretanyag összeállítása. A felhasználói kézikönyv segítségével a felhasználók képesek lesznek hatékonyan használni a rendszert. Törekedtünk arra, hogy a rendszer funkcióit és a használat lépéseit részletesen és logikusan dokumentáljuk, valamint a megértést ábrákkal és képekkel segítsük. A felhasználói kézikönyvet folyamatosan frissítjük. A felhasználói kézikönyv letölthető honlapunk Hazai segédletek, dokumentumok aloldaláról is (http://www.eper.hu dokumentumok menüpontjában). Általános tudnivalók Az alábbi táblázatban bemutatjuk azokat a funkciókat, melyek minden felületen ugyanazok és ugyanazt a funkciót végzik. Tipp az adatmező kitöltéséhez. A kurzor mező fölé pozicionálásakor jön elő, és segítséget nyújt az adatmező helyes kitöltéséhez. Mozilla Firefox böngészővel csak egy sor látszik, azonban a jobb egér gomb „tulajdonságok” hatására elolvasható a teljes szöveg. [Vissza] gomb. Vissza az előző felületre.[Vissza] gomb használatánál mentés nem történik [Súgó] gomb. Előhozza a beépített súgót egy új ablakban. [Rendben] gomb. Az aktuális művelet végrehajtása, elfogadása. [Mégsem]gomb. Az aktuális művelet visszautasítása, 145
elvetése. A piros feliratokhoz tartozó mezők kitöltése kötelező. Képszám. A képen látható betűket kell a mezőbe beírni. Kis és nagybetű különbségre oda kell figyelni . Azonnali hibajelzés. A rendszer figyelmeztetése, hogy az adott mezőt kötelező kitölteni. Szűrés. A táblázatok tetején található szűrés funkció. A keresett szöveg, vagy szám és egy * beírásával kereshetünk. Frissítés gomb. Bármikor frissíthetjük az oldal, illetve a szűrés funkciót is így tudjuk működtetni. Dátum mező. Kettős funkciójú dátum mező, melybe bevihetjük a billentyűzetről is az adatokat, de a kis táblázatra kattintva a naptáron is beállíthatjuk a dátumot. A használandó dátumformátum például: 2007.01.01.
Dátum felület. A dátum mezőhöz tartozó felület. Be lehet rajta állítani a dátumot, majd a mezőből kikattintva a rendszer behelyezi azt.
Jelölő négyzet.
,
Lapozó. A következő és az előző lapra, illetve egy tetszőlegesen megadott számú lapra válthatunk a mehet gombra kattintással. A rendszer használatával kapcsolatos hasznos technikai információkat honlapunk Technikai ajánlás aloldalán lehet találni (http://www.eper.hu dokumentumok menüpontjában).
146
B.
REGISZTRÁCIÓ
Az alábbi fejezet a pályázók munkáját segíti elő, megkönnyítve a regisztrációval, pályázat beadással, nyertes pályázattal kapcsolatos teendőket. A http://www.eper.hu/webeper/paly/palybelep.aspx oldal szolgál a regisztrált felhasználók beléptetésére, valamint az új felhasználók regisztrációjának megkezdésére.
Amennyiben új regisztrációt szeretne kezdeményezni, a belépő felületen kattintson a gombra. A gombra kattintva elindul a regisztrációs folyamat. Első lépésben el kell dönteni, hogy személyként vagy szervezetként szeretne-e regisztrációt indítani a felhasználó és ez alapján nyilvántartásba kerülni a rendszerben. A két regisztráció értelemszerűen más-más elemeket tartalmaz, ezért fontos, hogy a megfelelő opciót válassza ki a felhasználó:
Az egyszerűsített regisztrációról egy másik felhasználói kézikönyvben találhat bővebb leírást: (http://www.eper.hu dokumentumok menüpontjában). Személy alatt a magánszemélyeket, valamint az egyéni vállalkozókat, szervezet alatt a társadalmi szervezeteket, alapítványokat, közalapítványokat, közhasznú társaságokat, gazdasági társaságokat, önkormányzatokat, egyházakat, személyek egyéb közösségeit, intézményeket stb. értjük. Fontos, hogy ha Ön egy szervezet nevében szeretne pályázatot beadni, akkor a választania.
147
funkciót kell
Szervezet regisztráció A szervezet és személy regisztrációja logikailag megegyezik. A http://www.eper.hu/webeper/PALY/PalyBelep.aspx oldal szolgál a regisztrált felhasználók beléptetésére, valamint az új felhasználók regisztrációjának megkezdésére. Amennyiben új regisztrációt szeretne kezdeményezni, a belépő felületen kattintson a gombra.
A gombra kattintva elindul a regisztrációs folyamat. Első lépésben el kell dönteni, hogy személyként, vagy szervezetként szeretnének nyilvántartásba kerülni a rendszerben. Személy alatt a magánszemélyeket valamint az egyéni vállalkozókat, szervezet alatt a társadalmi szervezeteket, alapítványokat, közalapítványokat, közhasznú társaságokat, gazdasági társaságokat, önkormányzatokat, egyházakat, személyek egyéb közösségeit, intézményeket stb. értjük. Fontos, hogy ha Ön egy szervezet nevében szeretne pályázatot beadni, akkor a szervezet regisztrációja funkciót kell választania. A pályázati adatlap „pályázó adatai” részét a regisztráció során megadott adatokkal töltjük föl, ezért fontos, hogy a későbbi pályázó szervezet adatait adja meg.
A belépő oldalon válassza a regisztráció gombot, majd az alábbi képernyőn a szervezet regisztrációra kattintson.
A
gombra kattintva az alábbi felületet láthatja.
148
Az adatlap kitöltésével regisztrálhatják magukat a rendszerbe. Lapozni a baloldalon található „könyvjelzőkkel” tud. Mielőtt azonban elkezdené kitölteni a képernyőn látható adatmezőket, kérjük, kattintson a lap alján található gombra és olvassa el a rendszerhez kapcsolódó általános szerződési feltételeket (ÁSZF). (Ez a dokumentum a (http://www.eper.hu dokumentumok menüpontjában) internet címen elérhető. Az ÁSZF-ben rögzített feltételek elfogadása a regisztráció feltétele. Az oldal elolvasása után a lap alján található [Vissza] gombbal juthat vissza újra a regisztrációs űrlapra. A regisztráció megkönnyítése érdekében az űrlapon a sorok elején piros betűkkel írtuk Önnek a kötelezően kitöltendő adatmezők nevét. A mezők kötelezőssége egyes adatok tekintetében változhat. (Pl. társadalmi szervezet esetében kötelező megadni a bírósági bejegyzésre vonatkozó adatokat). De ha az Ön szervezetére más adat is vonatkozik, kérjük, azokat is töltse ki, nehogy egy adat hiánya a beadott pályázata hiánypótlását, érvénytelenségét vonja maga után. Az első lapon meg kell adnia egy felhasználónevet, (minimum 5, maximum 15 karakter hosszú, az angol abc karaktereit valamint számokat tartalmazhat), egy jelszót (minimum 8 karakter, tartalmaznia kell legalább egy kisbetűt, egy nagybetűt és egy számot), valamint egy működő e-mail címet. Jelszavát és e-mail címét biztonsági okokból kétszer kell megadnia. Mindenképpen olyan e-mail címet adjon meg, melyhez könnyen hozzáfér, ugyanis a regisztráció érvényesítéséhez egy e-mailt küld a rendszer. A regisztráció érvényesítéséhez és véglegesítéséhez az aktivációs emailben leírt utasítások végrehajtása szükséges. Ezen az oldalon talál még egy képet, melyen egy öt karakterből álló karaktersort lehet kiolvasni. Az itt kiolvasott karaktersort, a kép alatt található mezőbe kell ugyanolyan formában begépelnie, figyelve a kis és nagybetűk közti eltérésre. Amennyiben elolvasta az ÁSZF-t és azt elfogadja, akkor kattintson a legalsó sor ( ) végén található jelölő négyzetbe. A kattintás hatására egy pipa jelenik meg , mellyel Ön elfogadja az ÁSZF-ben foglaltakat. A második oldalon (Alapadatok) az Ön által képviselt szervezetre vonatkozó főbb adatokat (név, jogi státusz, adószám stb.) kell kitöltenie, hivatalos iratai alapján.
149
A harmadik oldalon (Működési szint, hatókör) a legördülő listából válassza ki a szervezetének működési szintjét, valamint a jelölőnégyzetek segítségével válassza ki a működési hatókörét. Helyi működési szint választása esetén a működési hatókörnek is helyinek kell lennie, más működési szint választása esetén minimum egy megyét meg kell jelölnie. A negyedik oldalon (Címadatok), a szervezet hivatalos címét, valamint levelezési címét kell megadnia. Hivatalos címként szervezet esetében a székhely cím fogadható el. Cím megadásánál először az országot, majd az irányítószámot adja meg, ezután a rendszer (Magyarország esetén) automatikusan kitölti a település, a kistérség, megye, valamint a régió mezőket. Amennyiben a levelezési címe megegyezik a hivatalos címével, akkor kattintson az oldal közepén található kis négyzetbe ( automatikusan átmásolja a címadatokat.
).
Ezáltal
a
rendszer
Az ötödik oldalon a Telephely adatok fülön van lehetőségünk megadni az esetleges Telephely adatait. A szervezet székhelyét nem kell itt megadnia, csak a székhelytől eltérő, NAV-hoz bejelentett egyéb telephelyeket. Telephely megadása esetén a kinyomtatott Regisztrációs Nyilatkozathoz csatolnia kell a telephelyről szóló NAV bejelentő másolatát. Az hatodik oldalon a Banki adatok fülön a bankszámla adatait kell megadnia. A Swift kód mezőt csak nem magyarországi székhelyű bank esetében kötelező kitöltenie. A hetedik oldalon (Információs adatok) statisztikai, illetve információs adatmezők találhatók, amelyek kitöltése nem kötelező. Amennyiben úgy gondolja, hogy megadja információs adatait és hozzájárul főbb adatainak nyilvánossá tételéhez, úgy adatai megjelennek a http://www.eper.hu/eperportal/pages/template1.aspx?page=searchpartner internetes elérhetőségen, az ott megjelenő keresési feltételek alapján, ezáltal segítve más hasonló területen tevékenykedő szakemberek, szervezetek megtalálását, projektekben való együttműködésüket. Az utolsó oldalon Nyilatkozatokat talál, melyet szintén kötelező kitöltenie, hiszen a pályázat benyújtásához, illetve támogatás megítélése esetén a szerződéskötés feltétele. A rendszer a kitöltésnél ellenőrzéseket végez, és amikor a gombra kattint, tudatja Önnel, hogy milyen hiányosságok találhatóak az adatlapon. Ilyen hibaüzenetek a következők lehetnek:
150
A fenti hibaüzeneteket akkor kapjuk, ha nem megfelelő a megadott bankszámlaszám formátuma, illetve ha nem elegendő számot tartalmaz. Az alábbi füleken végighaladva töltse ki a regisztrációs adatlapot. Minden esetben az a fül a sötétebb színű, amelyik éppen aktív, tehát jelenleg azon végezheti az adatok kitöltését. Kattintásra tud egy másik fülre váltani.
Az általános szerződési feltételek tartalmazzák a tudnivalókat a rendszerrel való együttműködésről és a jogi háttérről. A következő gomb lenyomásával tudjuk elolvasni a feltételeket: Amennyiben minden mezőt megfelelően kitöltött és az ellenőrzés is megtörtént, akkor a gombra kattintva az alábbi üzenet jelenik meg.
151
Ez azt jelenti, hogy az adatokat az EPER elmentette, és ennek megfelelően a rendszer egy aktivációs e-mail-t küld a regisztrációban megadott e-mail címre. A regisztrációt aktiváló e-mailben egy linket talál, amelyre kattintva regisztrációját érvényesítheti.
A gomb sikeres használatától számított 72 óra múlva az aktiváló link inaktívvá válik és az Ön által korábban bevitt adatokat a rendszer automatikusan törli. Ez azt jelenti, hogy amennyiben a lejárati időn belül nem kattint a linkre, és nem érvényesíti a regisztrációját, úgy a regisztrációs folyamatot az elejéről kell kezdenie. Sikeres aktiválás esetén a képernyőn megjelenik egy üzenet, mely tájékoztatja Önt a sikeres regisztrációról. Ezután megadott felhasználóneve és jelszava használatával már beléphet a http://www.eper.hu/webeper/paly/palybelep.aspx oldalon az Elektronikus Pályázatkezelési és Együttműködési Rendszerbe.
Sikeres regisztrációt követően minden pályázónak ki kell nyomtatnia a Regisztrációs nyilatkozatot. Ezt a rendszerbe történő belépést követően a menüpont alatt a [Nyilatkozat nyomtatása] gombbal teheti meg. Az így kinyomtatott nyilatkozatot cégszerű / hivatalos aláírással kell ellátnia és azt meg kell küldenie a Pályázatkezelő postacímére egy eredeti
152
példányban. Ezen kívül az EPER használati díjat a pályázati felhívásban illetve pályázati útmutatóban meghatározottak szerint megfizetni. Kérjük, a befizetés, átutalás során mindenképp tüntesse fel felhasználónevét vagy adószámát a közlemény rovatban a könnyebb azonosíthatóság érdekében!
C.
BELÉPÉS
Regisztrált
felhasználó a megadott felhasználónév és jelszó használatával a gombra kattintva a saját pályázói oldalára léphet be, ahol többek között új pályázatot készíthet, beadott pályázataival dolgozhat, üzeneteit olvashatja.
A következő hibaüzenet kaphatjuk a belépési folyamat során.
A bevitt adatok közül vagy a felhasználónév, vagy a jelszó nem megfelelő. A kis négyzetre kattintva visszatérhet a bejelentkező felületre. Próbálja meg újra beírni felhasználónevét és jelszavát, ügyelve a kis és nagybetűk alkalmazására. Belépés folyamán a rendszer automatikusan tájékoztat az olvasatlan üzenetekről, illetve az esetlegesen elmaradt regisztrációs nyilatkozat és díj kötelezettségekről.
153
Elfelejtett jelszó Bárki elfelejtheti jelszavát. Hogy ez ne okozzon nagyobb fennakadást a munkában, a rendszer igény esetén új jelszót küld e-mailben. E lehetőség használatához regisztrált felhasználónak kell lenni és emlékezni kell a megadott felhasználónévre és e-mail címre.
Első lépésben kattintson az meg.
gombra, mely után az alábbi ablak jelenik
A felhasználónév és az e-mail címe beírása majd a jelszó újraküldése gomb lenyomásakor a rendszer megvizsgálja az adatok helyességét. Amennyiben a felhasználónévhez megfelelő e-mail cím tartozik, az alábbi üzenet jelenik meg.
A megadott adatok alapján, a rendszer egy új jelszót generál, melyet a regisztrációkor megadott e-mail címre küld el. Kérjük, rendszer által adott új jelszavát az első belépést követően változtassa meg egy Ön által könnyen megjegyezhető jelszóra.
154
D.
RENDSZER KEZELÉSE
Sikeres belépést követően Ön a rendszer nyitólapját láthatja. A nyitólap bal oldalán található a rendszer menüje, amelyen keresztül eljuthat pályázataihoz, aktuális pályázható kategóriákhoz, üzeneteihez stb. A nyitólapon további fontos tudnivalókat, aktuális információkat talál, amit kérünk, minden belépésnél olvasson el. A pályázatkezelő rendszer pályázói oldalát, kezelő felületét próbáltuk minél egyszerűbbé tenni. A menü az alábbi akciógombokat tartalmazza: Az egyes menüpontok magyarázatát a következő fejezetekben olvashatja.
a)
Nyitó oldal
A nyitó oldal szerepe, hogy itt találhatja meg a legfontosabb aktuális információkat, gombokat és innen tudja munkáját legegyszerűbben irányítani. Erre az oldalra egy gombnyomással mindig visszatérhet, ha a „Nyitó oldal” menüpontra kattint, mely gyakorlatilag egyenértékű egy gomb lenyomásával, azzal a különbséggel, hogy ennek használatakor az előző oldal helyett a nyitóoldalra jutunk. Ezen az oldalon találhatóak meg a pályázatokkal illetve a rendszerrel kapcsolatos fontos információk. Kérjük, ezeket minden belépésnél tanulmányozza át.
b)
Elektori jelentkezés
Amennyiben nyitott az elektori jelentkezés lehetősége, úgy a pályázói felületen a [Beadott pályázatok] menüpont alatt láthatóvá válik az [Elektori jelentkezés menügomb], ha az elektori jelentkezés nem engedélyezett, úgy ez a menüpont nem jelenik meg a pályázói felületen. A menügombra kattintva megjelenik a 3 oldalas kitöltési felület, ahol elérjük a Szervezet adatai, az Elektor adatai, illetve az Elektori gyűlés füleket. Az adatlap legalján megjelennek a felületen használatos funkciógombok. A [Mégsem] funkciógomb, hatására visszajuthatunk a pályázói nyitó oldalra. A [Mentés bezárással] funkciógomb, hatására elmentődnek az adatlap aktuális adatlap kitöltését. A [Mentés bezárás nélkül] hatására elmentődnek az adatlap aktuális adatai és megtartja a felületet az elektori adatlapon a
155
rendszer. A [Véglegesítés] hatására tudjuk beadni az elektori jelentkezésünket. adatai és visszajutunk a pályázói nyitó oldalra, igény szerint a mentett adatoktól folytathatjuk az A szervezet adatai oldalon tölteni szükséges a civil szervezet képviselőjének nevét, a képviselő lakcímének irányítószámát (ez alapján generálja az EPER a képviselő lakcímének települését). Kötelező mező továbbá a képviselő lakcímének utca és házszám mezője, a képviselő telefonszáma, valamint a képviselő e-mail címe is. A lap legtetején látható az elektori adatlap státusza, ami mindig az adatlap változásoknak megfelelően változik. Mentés után megkezdett lesz a státusza, véglegesítés után beérkezettre vált, illetve a későbbiekben az elbírálásnak megfelelő értékeket veszi fel ez a mező. Az oldalon szereplő többi mező adattartalma is automatikusan változik, annak megfelelően, ahogyan az a saját adatok kitöltésekor megadásra került, illetve a beküldött regisztrációs nyilatkozat elfogadása is megtörtént. Tehát bármely itt szereplő adat módosítása csak úgy történhet meg, ha a pályázói nyitó oldal „Saját adatok” menüpontjában változnak az adott mezők adattartalmai.
Az elektori adatlap második oldalán adhatóak meg az elektor adatai, többek között a neve, adóazonosító száma, az elektor postai elérhetőségei, telefonszáma, anyja neve, születési helye, ideje és e-mail címe.
156
Ezen mezők mindegyike kötelező mező. Fontos hogy ellenőrzés fut az elektor adóazonosító számára, illetve az elektor születési idejére, tehát ezekben a mezőkbe csak megfelelő adatok adhatóak meg. Amennyiben ez nem így történik, akkor arról az EPER hibaüzenetben fog tájékoztatni a véglegesítés alkalmával.
A fenti mezőkön túl van arra lehetőségünk, hogy megadjuk a tanácstag-jelölt nevét, és a kollégiumi tagjelölt nevét is, amennyiben ezeket a mezőket is kitöltöttük, úgy kötelezően meg kell adnunk a tanácstag-jelölt születési helyét és idejét, a kollégiumi tagjelölt esetében pedig annak a születési helyét és idejét is. A harmadik oldalon történhet az elektori gyűlés adatainak a megadása. Többek között a létesítő okirat szerinti tevékenység figyelembe vételével elektori gyűlés megjelölése, itt a listából csak egy eshetőséget enged a rendszer választani ezt a listaelemek elején megjelenő „rádió gombok” segítségével tudjuk megadni. Ezen a felületen tudjuk csatolni a bírósági kivonat oldalhű digitális másolatát, illetve van lehetőségünk csatolni két önéletrajzot is, az erre szolgáló mezőkbe.
157
Ha minden szükséges adatot megadtunk, akkor megtörténhet az adatlap véglegesítése. Amennyiben megpróbáljuk véglegesíteni az adatlapot, de valamelyik kötelező mező kitöltése nem történt meg, úgy az EPER arról rendszerüzenetben értesítést generál. Amíg a hivatkozásban megjelenő adatmezők tartalma nincs kitöltve, úgy a véglegesítést nem fogja engedélyezni a rendszer.
Véglegesítés után, ha miden kötelező adatmezőt kitöltöttünk és nem talált hibát az EPER, akkor az alábbi felirat jelenik meg: 158
Amennyiben biztosak vagyunk a döntésünkben, úgy az igen gombbal tudjuk beadni az elektori jelentkezésünket, ellenkező esetben a nem gombbal juthatunk vissza az adatlapra és módosíthatunk a megadott adatokon. Véglegesítés után már nem tudunk módosítani az adatlapon, a [Mentés bezárással], a [Mentés bezárás nélkül] és a [Véglegesítés] funkciógombok eltűnnek. Helyettük megjelenik az [Elektori jelentkezés nyomtatása] gomb, aminek a hatására legenerálódik egy pdf fájl, (Elektori jelentkezés letöltése), ami tartalmazza az elektori adatlapon megadott adatokat.
Ezt az adatlapot ki kell nyomtatni, hitelesíteni, beszkennelni, majd ezt a dokumentumot feltölteni az EPER pályázói nyitó felületén, a [Dokumentum beküldő] menüpont alatt. Az ún. fájlcsatoló mező segítségével beküldheti szkennelt formában a szervezetéhez kapcsolódó minden dokumentumát, többek között az elektori jelentkezés hitelesített és beszkennelt változatát is.
A beküldött dokumentumok a Partnerdokumentumok menüpontban, illetve elbírálás után az Iktatási tételek menüpontban tekinthetők meg. Felhívjuk figyelmüket, hogy az EPER-ben beküldött dokumentumok maximális mérete dokumentumonként 10 MB lehet, csatolható fájl formátumok: doc, pdf, xls, jpg, tiff, bmp, WinZip. Amennyiben a dokumentumokat oldalanként tudja csak szkennelni, kérjük, illessze azokat WORD dokumentumba (.doc) és egyetlen fájlként csatolja. A [Partnerdokumentumok] menüponton belül tekinthető meg az összes olyan dokumentumot, amelyet nyilvántartunk szervezetéről.
159
Amennyiben az elbírálás során azt állapítjuk meg, hogy az elektori adatlapokon megadott adatok nem megfelelőek, vagy hiányosak, úgy ezen adatokat hiánypótlás keretében lesz lehetőség módosítani, majd ismét megküldeni az Alapkezelő számára. Az elbírálás eredményéről minden esetben értesítést fog küldeni az Alapkezelő.
c)
Pályázati kategóriák
Ez az a felület, ahol az aktuális pályázati lehetőségeket megtekintheti és elkezdheti az új pályázata elkészítését.
A kategóriák listája a legfontosabb információkat tartalmazza (pl. beadási határidő), bővebb információkhoz egyenként kell az egyes pályázati kategóriákat megtekinteni, melyet megtehet a kategória kijelölését követően majd a gombra kattintva.
160
Pályázati kategória megtekintése A kategóriák listájáról a [Megtekintés és új pályázat beadása] gombbal nézheti meg a kiválasztott pályázati kategória legfontosabb adatait, a bal oldali lapozófülek segítségével. Mindig ide töltjük fel a pályázati kiírás dokumentumait is (felhívás, útmutató, pályázati adatlap stb.), ezért kattintson a Letölthető dokumentumok fülre is!
A kiválasztott pályázati kategória információinak elolvasása után két funkció közül választhat: vagy a [Bezár] gombbal visszatér az aktuális pályázati kategóriák listájához, vagy az [Új pályázat benyújtása] gombbal megkezdi a pályázat beadását az adott kategóriában.
161
d)
Új pályázat beadása
A Pályázati kategóriák menüpontban láthatja az összes aktuális pályázati kategóriát. Azon pályázati kategória kiválasztása után, melyre pályázatot szeretne benyújtani, meg kell nyomni a
gombot. A kategória főbb adatainak
megtekintése után (akár több lapozófül segítségével) választhatja az gombot, melynek hatására eljut a kategóriához tartozó pályázati adatlaphoz. A pályázat megírását beadási határidő lejártáig bármikor felfüggesztheti, megkezdett pályázati adatlapját elmentheti. A
szolgál arra, hogy munkája
közben elmentse a már beírt adatokat, a gomb hatására a rendszer elmenti a beírt adatokat. Ezen mentés funkciók hatására tartalmi ellenőrzést nem végez az EPER; amennyiben arra kíváncsi, hogy költségvetése, a kötelezően megjelölt adatmezők stb. megfelelnek-e a beállított feltételeknek, úgy az gombot kell használnia. Hatására hibaüzenetet kaphat, amely felhívja a figyelmét a hiányosságokra, helytelenségekre. Az [Ellenőrzés] gomb bármikor használható, de egyetlen esetben kötelező használni: a pályázat véglegesítése előtt. Javasoljuk, hogy a pályázat készítése során gyakran használja az ellenőrzés funkciót, hogy elegendő ideje maradjon a szükséges javításokra. A pályázat mindaddig „megkezdett” státuszban marad és a Megkezdett pályázatok menüpontból érhető el, ameddig a pályázó nem véglegesíti azt a gomb segítségével. Megkezdett státuszú pályázat a beadási határidő lejártáig bármikor módosítható, változtatható. Véglegesítés után erre már nincsen lehetőség, a [Véglegesítés] gomb megnyomása után tekinti a Pályázatkezelő a pályázatot elküldöttnek, befejezettnek. A véglegesítés hatására a pályázat státusza automatikusan „beérkezett” státuszra vált, a rendszer pályázati azonosítót és iktatószámot kap, valamint egy értesítés is kerül a pályázó olvasatlan üzenetei közé, mely a fentiekről tájékoztatást nyújt. A pályázati adatlapot a lapozófülek segítségével megtekintheti, illetve megkezdheti a pályázati adatlap kitöltését:
162
Érvényes pályázat kitöltése érdekében az adatlapon, az egyes adatmezőknél piros betűkkel írtuk Önnek a kötelezően kitöltendő adatmezők nevét. De amennyiben Ön szükségesnek találja, más adat megadását is, kérjük azokat is töltse ki.
Alapadatok A rendszer automatikusan tölti az összes itt található mezőt az adatlap elindításakor, illetve a pályázat véglegesítésének hatására (pl. iktatószámot és pályázati azonosítót csak véglegesített pályázatnak ad a rendszer).
Számlatulajdonos Azon szervezetek, amelyek nem rendelkeznek önálló bankszámlával, azzal rendelkező szervezetet kell megjelölniük, és ezt nevezzük számlatulajdonosnak. Az itt megjelölt szervezet és bankszámlaszám kerül a támogatási szerződésbe és a Pályázatkezelő erre a számlaszámra fogja utalni a támogatási összeget. A számlatulajdonosnak szerződéskötéskor nyilatkoznia kell majd arról, hogy a támogatási szerződésben meghatározott program megvalósítása céljából a Pályázó részére haladéktalanul átadja a támogatási összeget. Projektadatok Ebben az adatcsoportban szerepelnek a pályázati projekt fontos adatai. A projektnek rövid, egyedi címet kell adni a pályázónak, illetve meg kell adni a projekt kezdő és vég dátumát. Az itt megjelölt dátumot fogja a Pályázatkezelő a beszámoláskor figyelembe venni, ezért úgy határozzák meg a dátumokat a pályázati felhívásban rögzített információk alapján, hogy abba a projekt előkészítési és értékelési, lezárási feladatai is benne legyenek, hiszen ezen időszakra vonatkozó számlákat tud majd csak elfogadni a Pályázatkezelő. Pénzügyi adatok A projekt legfontosabb pénzügyi adatait láthatja ezen az oldalon. Amennyiben nem tud az adatmezőkbe beleírni, akkor egy Költségvetés nevű lapozófület fog találni,
163
melyben egy részletes költségvetés tábla szerepel. A részletes költségvetés táblázatba beírt adatok automatikusan töltődnek a Pénzügyi adatok adatmezőkbe. Információs adatok Statisztikai jellegű adatokat talál az Információs adatok oldalon, melyek kitöltése nem kötelező. Ha pályázati projektét nyilvánossá szeretné tenni, akkor javasoljuk kitöltését. Költségvetés A pályázati projekt bevétel és kiadás oldalát kell megterveznie a megadott táblázat segítségével. A beépített feltételek (pl. projekt összbevétele = projekt összköltsége) teljesülését az Ellenőrzés gomb segítségével ellenőrizheti. További lapozófülek A Pályázatkezelő további adatokat kér be a pályázati kategóriára vonatkozóan, melynek segítségével a pályázó megtervezheti a pályázati felhívásnak megfelelő és az elbírálást segítő pályázatot. Kérjük, ne felejtse el pályázatát véglegesíteni beadási határidőig, ugyanis csak a véglegesített, beérkezett státuszú pályázatokat tudja a Pályázatkezelő elküldöttnek tekinteni. Pályázati űrlap A pályázati űrlapot a pályázati felhívás, valamint a programűrlap kivonat szerint kell kitölteni. Az üresen hagyott, vagy helytelenül kitöltött kötelezően megadandó adatok esetében a rendszer hibaüzenettel figyelmeztet. A pályázati űrlapon vannak a rendszer által nem ellenőrzött adatmezők is, ezért kérjük, mindig ellenőrizze pályázatát véglegesítés előtt! Egyes mezők esetében azonban lehet, hogy nincs megjelölve kötelezően kitöltendőként, azonban az Ön pályázatára vonatkozik, ebben az esetben feltétlenül töltse ki, nehogy a pályázata hiánypótlását, érvénytelenségét vonja maga után. Az űrlap kitöltése után az [Ellenőrzés] gombbal vizsgálhatja meg, hogy van-e valamilyen hiányosság az ellenőrzött adatmezők között. Ha a rendszer az adatokat megfelelőnek találja, akkor az alábbi üzenettel hozza tudtára, hogy az ellenőrzés sikeres volt.
164
A pályázatból bármikor kiléphet, akár a [Mégse] gomb, akár egy másik gomb megnyomásával. A munkája csak akkor fog megmaradni, ha menti azt. A rendszer az alábbi üzenettel jelzi, hogy a mentés sikeres volt.
A pályázat elkészítése során nagyon fontos és elengedhetetlen művelet a pályázat véglegesítése. Csak a véglegesített pályázatokat tekintjük beérkezettnek, ezek kerülnek érvényességi ellenőrzésre. Amennyiben úgy gondolja, teljesen elkészült a pályázat megírásával, kérjük, ellenőrizze le és véglegesítse azt az [Ellenőrzés], majd [Véglegesítés] gombra kattintva. (A [Véglegesítés] gomb magába foglal egy mentés funkciót is, tehát nem kell külön a mentés gomba kattintani, ha végzett.) Ezt követően a rendszer egy azonosítót ad pályázatának és az alábbi üzenetet küldi el.
A véglegesítés után a pályázatát már nem tudja módosítani, így kérjük, figyelmesen tanulmányozza azt át, illetve ne hagyja e feladatot a beadási határidő napjára!
e)
Megkezdett pályázatok
A megkezdett pályázatok listanézeten azok a pályázatok jelennek meg, amelyeket (még) nem véglegesített. Itt tudja folytatni a munkát, ha korábban félbeszakította a pályázat kitöltését.
165
Megkezdett pályázat módosítása Pályázat véglegesítése előtt a gomb megnyomásával van lehetősége a pályázat írását folytatni a beadási határidő lejártáig. Pályázatát a gomb megnyomása után fogjuk beérkezettnek tekinteni (meg is változtatja a rendszer a pályázat státuszát megkezdettről beérkezettre), pályázati azonosítót és iktatószámot rendelünk hozzá és a pályázat innentől kezdve a [Beadott pályázatok] menüből érhető el. Megkezdett pályázat törlése Véglegesítés, azaz a pályázat tényleges benyújtása előtt lehetősége van törölni megkezdett státuszú pályázatát a gomb segítségével. Megkezdett pályázatokon belül már nem lehetséges a törlés véglegesítés után, azaz beérkezett státuszú pályázat esetén erre már nincsen lehetősége.
f)
Beadott pályázatok
Az alábbi felületen kísérheti végig a beadott pályázatainak útját. A státusz jelzi, hogy a pályázatkezelés folyamatában éppen hol tart az Ön pályázata. Beérkezett státusszal a már elküldött, Ön által véglegesnek tekintett pályázatokat látja. Iktatószámot és pályázati azonosítót akkor ad rendszerünk, ha Ön véglegesítette pályázatát. Véglegesítés után, azaz beérkezett státuszú pályázatot Ön már nem módosíthat.
166
Erről a felületről lehet később vezérelni a különböző hiánypótlásokat, módosítási kérelmek kezdeményezését, beszámolók elkészítését, ezen az oldalon lehet lemondást is kezdeményezni, stb. A pályázatkezelő rendszernek ez a leggyakrabban akciógombokkal az alábbi műveleteket tudja elérni:
(1)
használt
felülete.
Az
Pályázat megtekintése (aktuális)
A gomb segítségével a kiválasztott pályázati azonosítóhoz tartozó aktuális pályázatot tekintheti meg. A pályázat beszámolásánál mindig az aktuális pályázat alapján ellenőrizzük beszámolóját. A pályázat életútja folyamán előfordulhat, hogy a pályázati anyag az eredeti beadotthoz képest módosulni fog (módosítási kérelmek). Ennek követését az eredeti és az aktuális pályázat összehasonlításával tehetjük meg
(2)
Érvényes eredeti pályázat megtekintése
A rendszer a pályázat beadásakor (hiánypótlás után) rögzíti az eredeti Ön által elkészített pályázatot, így azt bármikor megnézheti és összehasonlíthatja a későbbi módosított pályázati adatokkal, a
(3)
gomb segítségével.
Pénzügyi esemény
A gomb megnyomásával a pályázatához kapcsolódó összes pénzügyi mozgást figyelemmel kísérheti. A kifizetéseket, valamint az esetleges visszafizetések beérkezését is.
A pénzügyi esemény részleteit a [Megtekint] gomb megnyomásával nézheti meg.
167
(4)
Helyszíni ellenőrzés
A mindenkori hatályos szabályzók és a Támogató elrendelése alapján a pályázatkezelő a nyertes pályázatok megvalósulását helyszíni ellenőrzés alá vonhatja. Ezen a felületen keresztül értesülhet a helyszíni ellenőrzés adatairól.
A helyszíni ellenőrzés részleteit – a helyszíni szemle kijelölése után - a [Megtekint] gomb megnyomásával nézheti meg.
168
Természetesen, ha a projektjüket helyszíni ellenőrzés alá vonjuk, akkor levélben (is) tájékoztatjuk a részletekről.
(5)
Szakmai beszámoló
A pályázati kiírásban a Támogató minden esetben meghatározza, hogy hogyan és mikor kell elszámolni a megnyert támogatási összeggel. A beszámolási kötelezettség része a legtöbb esetben egy szakmai beszámoló elkészítése, melyben a megpályázott projekt szakmai tartalmát kell bemutatni a megadott szempontok szerint. A szakmai beszámoló az EPER-ben csak internetes pályázathoz nyújtható be. A szakmai beszámoló elkészítéséhez kattintson a Beadott pályázatok listanézeten – a pályázat kijelölése után - a
gombra.
A megjelenő listanézeten, úgynevezett megvalósítási szakaszokat láthat. A megvalósítási szakaszok azt jelölik, hogy Önnek mennyi beszámolót kell teljesítenie. A legtöbb esetben (egy összegű finanszírozások) csak egy teljes, végbeszámolót kell elkészítenie.
169
A [Megtekint] gombbal megnézheti a már megkezdett, elkészített beszámolót. A [Módosít] gombbal folytathatja a megkezdett szakmai beszámolóját, illetve ezzel a gombbal készíthető el a hiánypótlás is. Az [Új szakmai beszámoló] gomb megnyomásával kezdhet neki a beszámoló elkészítésének. A [Vissza] gomb segítségével, a beadott pályázatok listanézetre juthat vissza.
Új szakmai beszámoló készítése Az [Új szakmai beszámoló] gomb megnyomásával kezdhet neki a beszámoló elkészítésének. A szakmai beszámoló a pályázathoz hasonlóan egy fix adatlapból valamint egy a pályázati kategóriára szabott űrlapból áll.
Az adatlapon a pályázat és a szakmai beszámoló főbb adatai jelennek meg, kitöltendő mezőt nem tartalmaz. Az űrlap viszont több kötelezően kitöltendő mezőt is tartalmazhat. Kérjük, a lapozó fülek segítségével haladjon végig a beszámolón, az összes a pályázatára vonatkozó mezőt töltse ki. A beszámoló kitöltése bármikor félbehagyható a [Mentés] gomb megnyomásával. Később a [Módosít] gomb megnyomásával térhet vissza a beszámolójához. Ha végzett a beszámoló kitöltésével, akkor a [Véglegesítés] gomb megnyomásával küldheti el azt a pályázatkezelő részére. 170
A gomb megnyomása után a rendszer bizonyos, alapvető ellenőrzéseket elvégez, hiba esetén pedig hibaüzenetben tájékoztatja.
Sikeres véglegesítés esetén a rendszer egyedi azonosítóval látja el beszámolóját:
Felhívjuk figyelmét, hogy a nem véglegesített beszámolót nem áll módunkban figyelembe venni. Véglegesítés után már nem módosíthat beszámolóján.
Szakmai beszámoló hiánypótlása A pályázatkezelő felszólítása alapján, bizonyos esetekben szükség lehet a megküldött beszámoló hiánypótlására. Interneten benyújtott beszámoló esetén, a hiánypótlást is ott kell elkészíteni. A hiánypótlás elkészítéséhez válassza a [Beadott pályázatok] menüpontot, jelölje ki a pályázatot majd, nyomja meg a [Szakmai beszámoló] gombot. A hiánypótlásra ítélt szakmai beszámolót kijelölve nyomja meg a [Módosít] gombot. A hiánypótlás elkészítése ugyanúgy történik, mint a beszámoló benyújtása történt. A rendszer ugyanazokat az ellenőrzéseket folytatja le. A hiánypótlását véglegesítenie kell a hiánypótlási határidő lejárta előtt! A határidő lejárta után hiánypótlásra nincsen lehetősége, illetve a véglegesítés után már nem tudja módosítani a beszámoló adatokat!
(6)
Pénzügyi elszámolás
171
Az EPER-be belépve kattintson a beadott pályázatok menüpontra, majd a megjelenő listanézeten válassza ki azt a pályázatot, amelyiknek a pénzügyi elszámolását szeretné elkészíteni, majd nyomja meg a [Pénzügyi elszámolás] gombot.
A pályázók pénzügyi elszámolásának elkészítésének gyakorlata háromféleképpen tudnak hozzákezdeni a pénzügyi elszámolás benyújtásához:
szerint
I. Amennyiben Ön az elszámolását úgy szokta elkészíteni, hogy a költségvetési soroknak megfelelően gyűjti össze a pályázat pénzügyi elszámolásához tartozó bizonylatokat, úgy kérjük, válassza az I. változatot. II. Amennyiben Ön összegyűjti az adott pályázathoz tartozó összes bizonylatot, és utána rendeli hozzá az adott pályázat költségvetési soraihoz a meghatározott bizonylatokat, úgy kérjük, válassza a II. változatot. III. A harmadik változatban a bizonylat rögzítése és költségvetési sorhoz rendelése egy lépésben történik. Gyorsasága miatt javasoljuk használatát.
172
(a)
Pénzügyi elszámolás elkészítése - I. változat
Költségvetési sorok kiválasztása A megjelenő listanézeten a pályázatához kapcsolódó megvalósítási szakaszokat látja. A megvalósítási szakaszok száma függ a pályázati kategória finanszírozási és elszámolási módjától, attól, hogy hány ütemben kell elszámolnia a pályázónak a támogatási összeggel. Egy megvalósítási szakaszt a szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás benyújtásával lehet lezárni.
A megjelenő listanézeten válassza ki azt a megvalósítási szakaszt, melyhez elszámolást kíván benyújtani, majd nyomja meg az [Új elszámolás] gombot. Amennyiben pályázatában több megvalósítási szakasz is van, úgy az elszámolásokat az elszámolási szakaszok sorrendjében nyújtsa be. A megjelenő képernyő 4 oldalból áll, melyek között a képernyő bal oldalán található fülekre való kattintással navigálhat. Az Információk fülön talál részletes segítséget a bizonylatok rögzítéséhez és költségvetési sorhoz rendeléséhez. Az oldalakon láthatja beszámolójának adatait. Az Ön számára a legfontosabb a Költségvetési adatok nevű oldal. Ezen az oldalon láthatja pályázata aktuális költségvetését, valamint azt is, hogy az egyes költségvetési soron milyen összeggel számolt el. Az elszámolás elkészítéséhez a bizonylatokat költségvetési sorokhoz kell rendelnie. Egy bizonylat több sorhoz is rendelhető.
173
Az összerendelésnél mindig azt (azokat) a sorokat válassza ki, amelyekhez az adott bizonylatot szeretné elszámolni. A fenti kép alapján például ha Önnek egy számlán szerepel közüzemi díj és nyomtatvány, irodaszer, akkor jelölje ki az A1-es és az A6-os sorokat majd nyomja meg a képernyő alján található [Hozzárendelés] gombot.
A [Hozzárendelés] gomb megnyomása után a megjelenő képernyőn nyomja meg a [Bizonylatlista] gombot majd a listáról válassza ki az erre a sorra elszámolni kívánt bizonylatot.
Amennyiben az elszámolni kívánt bizonylata még nincs rögzítve a rendszerben, úgy az alábbiak szerint rögzítse azt. Felhívjuk figyelmét, hogy egy bizonylat a rendszerben csak egyszer rögzíthető, ezért kérjük, minden esetben a bizonylat teljes összegével
174
rögzítse azt, ne csak az elszámolni kívánt összeg értékével. Új bizonylat rögzítése A bizonylatok listája alapesetben Önnek üresen jelenik meg, hiszen még nem rögzített bizonylatot a rendszerben.
A bizonylatok listáján van lehetősége új bizonylatot rögzíteni a rendszerbe, valamint itt tudja módosítani a korábban felvitt bizonylatait. Amennyiben még nem számolta el az adott bizonylatot egyik pályázatára sem és nem is kívánja elszámolni, úgy a bizonylatot törölni is tudja a rendszerből. Ha a bizonylatot már elszámolta valamelyik pályázatához, akkor a módosításra csak korlátozott lehetősége van. Új bizonylat rögzítéséhez válassza az [Új bizonylat] gombot. A megjelenő képernyőn először válassza ki, hogy milyen típusú bizonylatot kíván rögzíteni. Az alábbiak közül választhat:
Számla (beszerzés, szolgáltatás igénybevételének költségei)
Kiküldetési rendelvény [magánszemély tulajdonában lévő gépjárművel vagy (a Kedvezményezett nevére szóló számla nélkül) a tömegközlekedési eszközzel történő utazás költségei]
175
Személyi jellegű kifizetés (alapbizonylata az egyéni bérjegyzék, bérszámfejtett megbízási díj összege)
Bankköltség (a számlavezető bank által megküldött bankszámlakivonat)
Nyugta (hatósági, igazgatási költségek alátámasztásának egyik alapbizonylata)
Adásvételi szerződés [beruházás (pl.: ingatlanvásárlás) költségek elszámolására szolgáló bizonylat]
Játékvezetői költség (játékvezetői, versenybírói díjak elszámolása)
Térítésmentes hozzájárulás (a Pályázatkezelő által rendszeresített, kitöltött és aláírt nyilatkozatokkal kell elszámolni, támogatás terhére nem számolható el)
A bizonylattípusokról információkat, jó tanácsokat elérheti külön dokumentumban az EPER honlapján: www.eper.hu/dukumentumok menüpontban. Erre a honlapra juthatunk közvetlenül, ha rákattintunk a bizonylat típusa alatt található [További információk a bizonylattípusokról] funkciógombra. A bizonylat kiválasztása után megjelenik a rögzíteni kívánt bizonylattípusnak megfelelő képernyő azokkal a kitöltendő űrlapmezőkkel, melyeket meg kell adnia: Számla:
176
Kiküldetési rendelvény:
Személyi jellegű kifizetés:
177
Bankköltség:
Nyugta:
178
Adás-vételi szerződés:
Játékvezetői költség:
179
Térítésmentes hozzájárulás:
Felhívjuk figyelmét, hogy egyes mezőket a rendszer automatikusan előtölt, ezért azokat az előtöltött mezőket Önnek már nem kell átírnia. Ahhoz, hogy a bizonylat adatait a rendszer eltárolja, meg kell nyomnia a [Mentés] gombot. Amennyiben a kötelezően kért adatok rögzítése nem történt meg, úgy a rendszer figyelmeztető üzenetben értesíti Önt a mező mellett megjelenő piros felirattal:
A bizonylat sikeres rögzítése után a bizonylatok listanézetre jut vissza, ahol már megjelenik az újonnan felvitt bizonylat. A felvitt bizonylatot jelölje ki, majd nyomja meg a [Kiválaszt] gombot.
Kiválasztás után a megjelenő képernyő bal oldalán az Alapadatok és Pénzügyi adatok fület látja. A pénzügyi adatok fülön megjelenő költségvetési táblázatba be kell írnia azt az összeget, amennyit a bizonylatból el kíván számolni a támogatás, illetve az önerő terhére. Felhívjuk figyelmét, hogy amennyiben a támogatási szerződés alapján 180
Önnek önerővel nem kell elszámolnia, úgy az „Önerő terhére” oszlopot nem kell kitöltenie.
A bizonylat hozzárendelését a kiválasztott költségvetési sorhoz a [Mentés] gombbal mentheti el. Bizonylat hozzárendelés módosítása Ha egy már költségvetési sorhoz rendelt bizonylaton szeretne változtatni, akkor ezt a költségvetési adatok oldal alján található [Hozzárendelés módosítása] gomb segítségével teheti meg. Az így kapott képernyőn megjelenik az összes mentett összerendelés:
A [Módosít] gomb megnyomásával változtathatja az adott költségsorra elszámolt összeget, a [Tételáthelyezés] gombbal pedig az elszámolt összeget áthelyezheti a költségvetés más sorára. Amennyiben az adott összeget mégsem kívánja elszámolni, akkor az összerendelést a [Törlés] gomb megnyomásával teheti semmissé. Hiánypótlás során is törölheti az összerendeléseket, azonban ekkor már az összerendelés nem tűnik el a beszámolójából, csak „Törölt” státuszba kerül. Innentől kezdve természetesen annak az összerendelésnek az értéke nem adódik hozzá az elszámolt összeghez. Az elszámolás mentése, véglegesítése Elszámolását az oldal alján található [Mentés] gomb segítségével bármikor elmentheti és később a [Módosítás] gomb segítségével bármikor visszatérhet hozzá. Ha végzett az elszámolással, akkor ne felejtse el a [Véglegesítés] gombbal véglegesíteni azt! 181
Számlaösszesítő Az elszámolás véglegesítése után ki kell nyomtatnia a számlaösszesítőt, melyet aláírva, a bizonylatok záradékolt és hitelesített másolataival együtt, postai úton be kell küldeni a Pályázatkezelő részére. A nyomtatáshoz a Beadott pályázatok menüpont alatt válassza ki a pályázatot, majd nyomja meg a [Pénzügyi elszámolás] gombot. A megjelenő listán szerepelnek a pályázathoz kapcsolódó beszámolói. Jelölje ki azt a beszámolót, amelyikhez el szeretné készíteni a számlaösszesítőt, majd nyomja meg a [Számlaösszesítő] gombot.
A gomb megnyomása után a rendszer elkészíti a számlaösszesítőt, amit a gomb mellett megjelenő link segítségével nyomtathat ki. (Az elkészült fájl nyomtatásához Adobe Acrobat Reader szükséges.)
182
(b)
Pénzügyi elszámolás elkészítése - II. változat
Új bizonylat rögzítése A pályázathoz tartozó bizonylatait egyenként rögzítenie kell az EPER-be. Ehhez nyomja meg a [Bizonylatok listája] gombot és járjon el az I. változat Új bizonylat rögzítése fejezetben leírtak szerint. Költségvetési sorok kiválasztása A bizonylatok sikeres rögzítése után a bizonylatok listanézetre jut vissza, ahol megjelenik az összes rögzített bizonylat. Ahhoz, hogy folytatni tudja az elszámolását, kattintson a [Vissza] gombra. A megjelenő listanézeten a pályázatához kapcsolódó megvalósítási szakaszokat látja. A megvalósítási szakaszok száma függ a pályázati kategória finanszírozási és elszámolási módjától, attól, hogy hány ütemben kell elszámolnia a pályázónak a támogatási összeggel. Egy megvalósítási szakaszt a szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás benyújtásával lehet lezárni.
A megjelenő listanézeten válassza ki azt a megvalósítási szakaszt, melyhez elszámolást kíván benyújtani, majd nyomja meg az [Új elszámolás] gombot. Amennyiben pályázatában több megvalósítási szakasz is van, úgy az elszámolásokat az elszámolási szakaszok sorrendjében nyújtsa be. Ezután járjon el az I. változat Költségvetési sorok kiválasztása fejezetben leírtak szerint. Bizonylat hozzárendelés módosítása Ezt a műveletet az I. verzió Bizonylat hozzárendelés módosítása fejezetben leírtakkal azonos módon kell elvégezni. Az elszámolás mentése, véglegesítése A pénzügyi elszámolást feltétlenül véglegesíteni kell az I. verzió Az elszámolás mentése, véglegesítése fejezetben leírtak szerint.
183
Számlaösszesítő Az elszámolás véglegesítése után ne felejtse el kinyomtatni a számlaösszesítőt az I. verzió Számlaösszesítő fejezetben leírtak szerint, melyet aláírva a bizonylatok záradékolt és hitelesített másolataival együtt postai úton be kell küldeni a Pályázatkezelő részére. (c)
Pénzügyi elszámolás elkészítése - III. változat
Bizonylatok rögzítése és elszámolása egy lépésben A pénzügyi beszámoló rögzítésének egyszerűsítése érdekében a rendszerben egy új típusú rögzítési módot fejleszttettünk ki, melyben a bizonylat rögzítése és költségvetési sorhoz rendelése egy lépésben elvégezhető. Ez a módszer akkor is használható, ha a bizonylat már rögzítve van és akkor is, ha még nincs rögzítve. Első lépésként a [Beadott pályázatok] menüpontban válassza ki a pályázatot, melyre el szeretne számolni, majd nyomja meg a [Pénzügyi elszámolás] gombot. A megjelenő listanézeten a pályázatához kapcsolódó megvalósítási szakaszokat látja. A megvalósítási szakaszok száma függ a pályázati kategória finanszírozási módjától, előleg- és vegyes finanszírozású kategóriáknál a pályázónak több ütemben kell elszámolnia a támogatási összeggel. Egy megvalósítási szakaszt a szakmai- és pénzügyi elszámolás benyújtásával lehet lezárni.
A megjelenő listanézeten válassza ki azt a megvalósítási szakaszt, melyhez elszámolást kíván benyújtani, majd nyomja meg az [Új elszámolás] gombot. Amennyiben pályázatában több megvalósítási szakasz is van, úgy az elszámolásokat az elszámolási szakaszok sorrendjében nyújtsa be. A bizonylatok rögzítéséhez a pénzügyi beszámolóban nyomja meg a [Bizonylatrögzítés és hozzárendelés] gombot.
184
A gomb megnyomása után kapja meg azt a felületet, ahol választhat:
ha egy már korábban felrögzített bizonylatot szeretne elszámolni, akkor a [Bizonylatlista] funkciógombot nyomja meg és válasszon ki a bizonylatlistából; vagy
ha a rendszerbe még nem rögzített bizonylatot szeretne költségvetési sorhoz rendelni, úgy töltse ki a bizonylat adatai alapján a felületet. (A bizonylattípusokról és a kitöltendő adatokról az Új bizonylat rögzítése fejezetben olvashat bővebben.)
185
Ha kiválasztotta, vagy kitöltötte a bizonylat adatai mezőket, akkor ezután a legördülő mező segítségével ki kell választania azt a költségvetési sort, amelyre a bizonylatot el szeretné számolni.
Ezután pedig meg kell adnia, hogy abból a bizonylatból arra a költségvetési sorra mennyit kíván elszámolni a támogatási összeg, illetve az önerő terhére. Az itt leírtakról – két külön lépésként – az Új bizonylat rögzítése és a Költségvetési sorok kiválasztása fejezetekben olvashat bővebben. Az adatlapon az alábbi gombokat találja:
186
A bizonylat adatainak rögzítése után a [Mégse] gomb, mentés nélkül visszavisz a pénzügyi elszámoláshoz. A [Mentés] gomb - az ellenőrzések után - elmenti a bizonylatot és az összerendelést, majd visszavisz a pénzügyi elszámoláshoz. A [Mentés és új bizonylat] gomb - az ellenőrzések után - elmenti a bizonylatot és az összerendelést, majd újra visszakapja üresen ezt az oldalt, és egy újabb bizonylatot rögzíthet fel. A [Mentés és új összerendelés] gomb - az ellenőrzések után - elmenti a bizonylatot és az összerendelést, majd újra visszakapja a bizonylat adataival előtöltve ezt az oldalt, és egy újabb költségvetési sorhoz számolható el a bizonylatból megmaradt összeg. Ezt akkor használja, ha ugyanazt a bizonylatot több sorhoz szeretné elszámolni. Ha befejezte a bizonylatok rögzítését és az összerendeléseket, a [Mentés] vagy a [Mégse] gombbal jut vissza a pénzügyi elszámoláshoz. Ha végzett az elszámolás készítésével, akkor itt tudja azt véglegesíteni; vagy a [Vissza] gomb megnyomásával ki tud lépni. Az elszámolás mentése, véglegesítése A pénzügyi elszámolást feltétlenül véglegesíteni kell az I. verzió Az elszámolás mentése, véglegesítése fejezetben leírtak szerint. Számlaösszesítő Az elszámolás véglegesítése után ne felejtse el kinyomtatni a számlaösszesítőt az I. verzió Számlaösszesítő fejezetben leírtak szerint, melyet aláírva a bizonylatok záradékolt és hitelesített másolataival együtt postai úton be kell küldeni a Pályázatkezelő részére.
(7)
Bizonylatok excel alapú importálási lehetősége
A bizonylatok felvitelének másik módja az EPER-be, a bizonylatok excel alapú importálása.
A közül válasszuk ki azt a pályázatunkat, aminek szeretnénk elkészíteni a pénzügyi beszámolóját, majd nyomjuk meg a [Pénzügyi elszámolás] funkciógombot.
187
A megjelenő listában megjelennek a megvalósítási szakaszok, ezen a felületen érhetjük el a bizonylatok listáját, ehhez nyomjuk meg a [Bizonylatok listája] funkciógombot.
Megjelennek a korábban berögzített bizonylataink, illetve amennyiben még nem rögzítettünk bizonylatokat, úgy a lista üres. A bizonylatok importálásának megkezdéséhez kattintsunk a [Bizonylatok csoportos feltöltése] funkciógombra.
188
A megjelenő képernyőn a [Letöltés] gomb segítségével érhetjük el a kitöltendő excel felületet, ahol csoportosan felrögzíthetjük az importálni kívánt bizonylatokat. Töltsük le a dokumentumot a számítógépünkre.
A mentést követően nyissuk meg a dokumentumot a számítógépünkről, majd töltsük fel a bizonylataink adataival az xls-t.
189
A kitöltésre szánt excel úgy lett kialakítva, hogy az egyszerűen, gyorsan és követhetően szolgálja a pályázók munkáját. Az első lapfülön találhatóak a kitöltést segítő fontos információk, segédletek. A különböző bizonylat típusokat, különböző lapfülekről lehet elérni, ennek két módja van. Vagy a bizonylat típusa oszlopokban található hivatkozásokra kattintunk és így jutunk el a kitöltendő bizonylattípushoz, vagy az alsó lapfüleken megkeresve a kívánt típust, és arra rákattintva navigálhatunk a kitöltendő felületekre. Fontos, hogy adott bizonylattípus minden mezőjét töltsük ki, ugyanis ennek hiányában nem fogjuk tudni feltölteni a hiányosan feltöltött bizonylatokat. A dátum mezők kitöltésére ellenőrzés fut, így ezek a mezők csak a helyes dátumformátumot fogadják el, ellenkezőesetben hibaüzenetet dob az EPER egyes mezők kitöltését legördülő mezőből történő választással végezhetjük el. Ilyen például a lenti képernyőn látható „Fizetési mód” mező.
190
A feltöltést megszakíthatjuk bármikor, mindössze mentsünk rá a kitöltött dokumentumra, majd amikor ismét szeretnénk a kitöltést folytatni, nyissuk meg a dokumentumunkat. Amikor végeztünk a dokumentum kitöltésével mentsük el a munkánkat. A dokumentum feltöltését ugyan azon a felületen végezhetjük el, ahonnan letöltöttük a kitöltendő excel fájlt. A kitöltött sablon feltöltése mellett megjelenő fájl feltöltő ikonra kattintva kitallózhatjuk, majd felcsatolhatjuk a feltölteni kívánt, bizonylatokkal kitöltött excel táblázatot, ezután az „Importálás” gombra kattintva feltölthetjük az EPER-be egyszerre, az összes feltölteni kívánt bizonylatunkat. A feltöltésről az EPER minden esetben értesítést készít, így a nyomon követhetőek a feltöltött és az esetlegesen valamilyen hiányosság miatt nem feltöltött bizonylatok is.
191
A fenti, képernyőn látható példa alapján látható, hogy a számla típusú bizonylatok importálása nem történt meg, ugyanis nem adtunk meg minden adatot maradéktalanul. A kiküldetési rendelvény, nyugta, játékvezetői költség típusú bizonylatok esetében pedig olyan bizonylatot szerettünk volna feltölteni, ami már szerepel a rendszerben és így ennek feltöltését már nem engedi még egyszer az EPER. A problémás bizonylatokat könnyedén beazonosíthatjuk az üzenetben megadott sor száma alapján. Azon bizonylatok esetében, amik feltöltése nem ütközött problémába és így a feltöltés megtörtént, a sor megjelölésével és „sikeres import” felirattal jelzi a rendszer. A feltöltött bizonylatok a bizonylatok listája felületen jelennek meg, ahol azok megtekinthetőek, módosíthatóak, de akár törölhetőek is. A bizonylatfeltöltést akát több ütemben is elvégezhetjük. A rendszerben nincsen meghatározva, hányszor történt feltöltés. Fontos, hogy mindig csak a EPER-ből elérhető excel fájlt mentsük le, azt töltsük ki, és azt töltsük fel is, mivel más fájlt nem fogad el a rendszer.
(8)
Támogatások (rész)lemondása
Amennyiben a támogatási összeg egy részét vagy egészét nem tudják felhasználni, úgy a fel nem használt összeg erejéig lemondást kell benyújtania. A lemondás rögzítéséhez a Beadott pályázatok menüpontban a pályázatot kijelölve, nyomja meg a
gombot.
192
Nyomja meg az [Új] gombot.
A megjelenő adatlapon töltse ki a lemondás összegét, az indoklás, valamint a lemondás dátumát. Az adatok kitöltése után nyomja meg [Nyilatkozat nyomtatása] gombot, és nyomtassa ki a Lemondó nyilatkozatot. Ezt a lemondó nyilatkozatot cégszerűen aláírva kell megküldenie a pályázatkezelőhöz. Amennyiben a támogatási összeg egészét vagy egy részét vissza is kell utalnia, úgy kérjük, a lemondó nyilatkozattal együtt küldjék el az átutalásról szóló terhelési értesítő másolatát is. Lemondása csak abban az esetben érvényes, ha beérkezett a lemondó nyilatkozat, és ha a visszafizetendő összeget visszafizette. 193
Felhívjuk figyelmét, hogy a projekt időszakban beküldött lemondás esetén a pályázati program költségvetését is át kell terveznie. Ezt módosítási kérelem formájában kell benyújtania a pályázatkezelő részére.
(9)
Pályázat nyilvánossá tétele
Pályázatát nyilvánossá teheti. Ehhez a alábbi felületen meg kell erősíteni a műveletet.
gombra kell kattintani. Az
A nyilvánossá tétel egy pályázaton belül azt jelenti, hogy a pályázat egyes adatai (a pályázó adatai, a kapott támogatás stb.) a portálon publikálásra kerülnek. Ez elősegítheti ugyanazon területen működő szervezetek, szakemberek egymásra találását.
(10) Bizonylatok listája Itt a pénzügyi elszámoláshoz van lehetősége új bizonylatot rögzíteni a rendszerbe, valamint, itt tudja módosítani a korábban felvitt bizonylatait. Amennyiben még nem számolta el az adott bizonylatot, egyik pályázatára sem és nem is kívánja elszámolni, úgy a bizonylatot törölni is tudja a rendszerből. Ha a bizonylatot már elszámolta valamelyik pályázatához, akkor a módosításra csak korlátozott lehetősége van. Részletek a Pénzügyi elszámolás fejezetben.
g)
Iktatási tételek
A pályázatkezelőnek beküldött dokumentumok, illetve a pályázatkezelő által küldött levelek mind iktatásra kerülnek a rendszerben. Ezeket az iktatási tételeket tekintheti meg az menüpont alatt. Ezáltal lehetősége nyílik a levelezést is figyelemmel követni Ön és a pályázatkezelő szervezet között.
194
A gombra kattintva látható többek között a dokumentum iránya, küldési dátuma, feladója, címzettje és még számos információ a dokumentumról.
h)
Üzenetek
Az üzenetek funkció egy egyszerű levélküldő rendszernek felel meg, amely az egyszerűbb, lényegesebb funkciókat ismeri, mint a levelek fogadása, olvasása, továbbküldése és rendszerezése. A regisztráció alkalmával a felhasználó egy e-mail címet is megad a továbbítandó levelekhez, amivel a későbbiekben kommunikálhat a pályázatkezelővel, vagy pl. a regisztrációját is aktiválja. Az EPER hivatalos kommunikációs csatornájának a menüpont alatt található levelezést tekintjük, mivel nem lehetünk biztosak abban, hogy e-mail-küldő rendszeren keresztül üzenetünk eljut Önhöz.
195
Az üzenetkezelő felülete az olvasatlan, beérkezett és elküldött füllel három részre osztható. A különböző fülek alatt elhelyezkedő levelek listába rendeződnek. Ez alap esetben dátum szerinti rendezés, de a fenti szűrő funkcióval ezt átállíthatjuk.
Az alábbi felület szolgál a levelek küldéséhez. Ezt a funkciót az kattintással tudjuk elérni.
gombra
A levél írása egy hagyományos e-mail rendszer szerint történik. Új levél esetén levele a helpdesk-es munkatársunknak fog megérkezni, kivéve, ha egy korábbi üzenetre válaszol, mert akkor a levél feladója kapja meg közvetlenül az üzenetét. A szövegmező egy szövegszerkesztő felület, melyen minden egyszerű szövegszerkesztési funkció megtalálható.
196
Üzenet küldője (automatikus an tölti ki a rendszer) Üzenet
Az üzenet címzettjét automatikusan töli ki a rendszer
tárgya
Szerkesztő-formázó gombok
Üzenet tartalma Fájl csatolása
Küldés
Kérjük, rendszeresen jelentkezzen be a rendszerbe és nézze meg üzeneteit, ugyanis az e-mailes levelező rendszerek néhány esetben nem fogadják a rendszeren keresztül érkező e-maileket és a Pályázatkezelő a hivatalos kommunikációs csatornának tekinti ezeket az üzeneteket.
i)
Saját adatok
Adatmódosításra a Saját adatok menüpont alatt van lehetősége a rendszerbe való belépést követően. Aktuális adatait itt tekintheti meg, azok módosítását pedig az alul található adatmódosítás gombbal kezdeményezhet. A módosításnak két szintjét különböztetjük meg. Egyes adatok módosítását a rendszer egyből átvezeti, és azokat újként megjeleníti (pl. telefonszám). Más adatok (pl. székhely címe) módosítása esetén azonban szükséges újbóli regisztrációs nyilatkozat kinyomtatása és megküldése (emellett egyéb, változást igazoló iratokra is szükség lehet). Ezen adatok csak az új nyilatkozat beérkezése és rögzítése után válnak véglegessé, vagyis amennyiben az adatmódosítást tartalmazó Regisztrációs Nyilatkozatot a Pályázatkezelő elutasítja, úgy a felvitt módosítások nem lépnek érvényre.
197
j)
Dokumentum beküldő
Az ún. fájlcsatoló mező segítségével beküldheti szkennelt formában a szervezetéhez kapcsolódó dokumentumokat, melyeket a pályázati kiírások előírnak (pl. létesítő okirat, számviteli beszámoló, közhasznúsági jelentés). Ne csatoljon konkrét pályázathoz kötődő dokumentumot, iratot, e menüpontban csakis a szervezethez kötődő dokumentumokat várunk.
A beküldött dokumentumokat ún. partnerdokumentumként tartjuk nyilván és akár több pályázat érvényességénél is figyelembe vesszük. Adott pályázathoz kapcsolódó fájlok csatolására a pályázati űrlapon van mindig lehetősége. A beküldött dokumentumok a Partnerdokumentumok menüpontban, illetve elbírálás után az Iktatási tételek menüpontban tekinthetők meg. Megfelelőségükről a pályázat érvényességi (formai) ellenőrzésénél döntünk, és hiánypótlási értesítést küldünk, ha hiányosságot tapasztalunk. A beküldött dokumentumok az elbírálás után az Iktatási tételek menüpontban tekinthetők meg. Felhívjuk figyelmüket, hogy az EPER-ben beküldött dokumentumok maximális mérete dokumentumonként 10 MB lehet, csatolható fájl formátumok: doc, pdf, xls, jpg, tiff, bmp, WinZip. Amennyiben a dokumentumokat oldalanként tudja csak szkennelni, kérjük, illessze azokat WORD dokumentumba (.doc) és egyetlen fájlként csatolja.
k)
Partnerdokumentumok
Itt tekintheti meg az összes olyan dokumentumot, amelyet nyilvántartunk szervezetéről. Amennyiben adott dokumentum Pályázati azonosító oszlopában adatot talál, úgy azt a dokumentumot egy adott pályázathoz rendeltük, ha ez az adat üres, akkor összes pályázatánál fel tudjuk használni érvényességi idején belül, melyet szintén megtekinthet ebben a táblázatban.
198
l)
Jelszó-, felhasználónév-módosítás
A regisztrációkor megadott jelszavának és felhasználónevének módosítására bármikor lehetősége van.
(1)
Jelszómódosítás
A rendszer először bekéri a régi jelszót, majd az újat. A sikeres módosítás esetén a képernyőn egy üzenet jelenik meg és ezt követően már az új jelszó lesz az érvényes.
A jelszó védi a személyes adatainkat, ezért érdemes megfontoltan választani. A biztonságosabb jelszavak egyaránt tartalmaznak kis és nagybetűt, valamint számot is.
(2)
Felhasználónév módosítás
199
Felhasználónevének módosításához, a felhasználónév sorban csak írja át a korábbi felhasználónevét, majd kattintson a [Mentés] gombra. A sikeres módosítás esetén a képernyőn egy üzenet jelenik meg és ezt követően már az új felhasználónév lesz az érvényes.
200
m)
Regisztrációs nyilatkozat
Ezen menüpont alatt van lehetősége a regisztrációs nyilatkozat megtekintésére és nyomtatására. Sikeres regisztrációt követően minden pályázónak ki kell nyomtatnia egy regisztrációs nyilatkozatot. A regisztrációs nyilatkozat letöltéséhez és megnyitásához Adobe Acrobat Reader program szükséges. A program ingyenes letölthető a www.adobe.hu honlapról vagy honlapunk Technikai ajánlás aloldaláról: http://www.eper.hu/eperportal/pages/template2.aspx?bekot=4 Kérjük a nyilatkozat nyomtatása előtt ellenőrizze adatait! A regisztrációs nyilatkozat jobb felső sarkában egy azonosító szerepel (pl. REG-123451). Adatmódosítás esetén az utolsó számjegy eggyel nő, ez mutatja a végrehajtott adatmódosítások számát. Kérjük, figyeljen arra, hogy a pályázatkezelőhöz minden adatváltozást jelentsen be az aktuális regisztrációs nyilatkozat beküldésével.
Az Adobe Acrobat Reader program segítségével kinyomtatott nyilatkozatot cégszerű / hivatalos aláírással kell ellátnia és azt meg kell küldenie az Ön által megpályázni kívánt kategória pályázati felhívásában vagy a mindenkor érvényben lévő pályázati szabályozásban meghatározott címre. Ezen kívül az EPER használati díjat a pályázati felhívásban illetve pályázati útmutatóban meghatározottak szerint megfizetni. . Kérjük a befizetés, átutalás során mindenképp tüntesse fel felhasználónevét vagy adószámát a közlemény rovatban a könnyebb azonosíthatóság érdekében! A regisztrációs nyilatkozat beküldése és a regisztrációs díj befizetése előtt is lehetősége van az EPER-ben internetes pályázatot benyújtani.
201
n)
Kilépés
Amennyiben
a
rendszer
használatát
befejezte,
a
gombbal kiléphet a rendszerből. A kilépést minden esetben az alábbi módon meg kell erősíteni.
Adatvédelmi
szempontból
biztonságosabb,
ha
mindig
kilép
a
gombbal. A böngésző bezárása is kilépteti a felhasználót a rendszerből, de itt lehet átfutási idő, ami alatt a felhasználó hozzáférésével visszaélés követhető el. Az illetéktelen hozzáférés elkerülése érdekében kérjük, a munka végeztével lépjen ki a rendszerből. A kijelentkezés a rendszer és a számítógép szempontjából jobb hatásfokot eredményez, mintha az gombbal zárja be az ablakot. A rendszer ugyanis a kijelentkezés hatására felszabadítja az erőforrásokat.
202
VII. FÜGGELÉK: SZAKKIFEJEZÉSEK, FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK , SABLONOK 1.
Adatlap: Lásd Elszámolási adatlap, Pályázati adatlap, Elektori adatlap.
2.
Adomány: a civil szervezetnek – létesítő okiratban rögzített céljaira – ellenszolgáltatás nélkül juttatott vagyon, áru, illetve nyújtott szolgáltatás;
3.
Adományosztó szervezet: a civil szervezetek számára nyújtandó adományok szervezésére és juttatására létrejött civil szervezet, amelynek létesítő okiratában e cél alapcélként került megjelölésre;
4.
Aktuális megítélt összeg: A támogatói döntés által megítélt összeg, csökkentve a lemondások, visszavonások összegével.
5.
Alapkezelő: A Wekerle Sándor Alapkezelő a NEA kezelőszervi feladatait ellátó szervezet. Lásd még: Kezelőszerv.
6.
„Beérkezett”: Státusz, amely a pályázat beérkezését, formai ellenőrzés megtörténtét vagy folyamatát jelöli, ahol még nem született érvényességi megállapítás és hiánypótlásra sem volt még szükség.
7.
Beszámolás: Lásd Elszámolás.
8.
Bírálat: Az értékelésen alapuló, a pályázat, technikai segítségnyújtási projektjavaslat vagy központi programtervezet támogatására vagy elutasítására vonatkozó döntési javaslat megfogalmazása.
9.
Bírálati lap (formai / tartalmi): A pályázat formai / tartalmi értékelését tartalmazó lap
10. Bírálati szempontrendszer: Előre definiált szempontokból álló bírálati / értékelési rendszer, amely szerint történnek pl. a benyújtott pályázatok értékelése, bírálata. 11. Bíráló: Bírálatotvégző személy(ek) vagy szervezet(ek).
203
12. Biztosíték: A pénzügyi érdekek védelmét, a meghiúsulás kockázatának csökkentését célzó, a támogatási szerződésben megfogalmazott, visszafizetési kötelezettségről rendelkező nyilatkozat. 13. (Cél)előirányzat: a Magyarország mindenkori költségvetéséről szóló törvényben tételesen meghatározott, valamely konkrét feladat vagy cél megvalósítására, elősegítésére rendelt, bevételekből, kiadásokból, illetve adott esetben állami támogatásból álló költségvetési tétel. 14. Civil Információs Centrum(ok): Nyilvános pályázat útján kiválasztott civil szervezetek, melyek segítséget nyújtanak az adminisztratív kötelezettségek teljesítésében (elektronikus úton is), szakmai tanácsadást végeznek közhasznúsági-, pénzügyi területen, pályázati kérdésekben. 15. Dokumentum-megőrzési kötelezettség: A pályázathoz kapcsolódó valamennyi dokumentum meghatározott határidőig történő rendelkezésre állásának előírása. 16. Döntés: Lásd Támogatói döntés (támogatások esetén) 17. Döntéshozó (pl. testület, szervezet, minisztérium): Támogatói döntés meghozatalára jogosult vagy annak érdemi befolyásolására (egyetértés, vétózás, hozzájárulás, jóváhagyás) képes szerv, szervezet, azok vezetője vagy tagja. 18. Elállás: Egyoldalú jognyilatkozattal történő szerződésbontás, amely során a joghatás, az esetleges visszaszolgáltatási kötelezettség a közlésével áll be. 19. Elektor: a civil jelöltállítási rendszerben a civil szervezetet képviselő tag. 20. Elektori jelentkezés: a civil jelöltállítási rendszerbe az EPER-ben beadott jelentkezés. 21. Elektori adatlap: az elektori jelentkezés során megadott adatok alapján az EPER által generált adatlap. 22. Elektori nyilvántartó rendszer: az elektori választást lebonyolító szerv által működtetett, a Civil tv. 71-72. §-a szerinti eljárás lebonyolítását támogató számítógépes rendszer. 204
23. Elektronikus értesítés: A támogatáskezelőnek az EPER-en keresztül a támogatott által megadott, az EPER-ben regisztrált e-mail címre elektronikus levél formájában történő üzenetküldése. Az e-mail célba érkezését nem tudja garantálni. 24. Elektronikus pályázat: Internetes pályázatkezelő rendszeren keresztül a pályázatkezelőhöz érkező pályázat, amely legalább a pályázati felhívásban a támogatás igénybe vételének feltételeként meghatározott adatokat, szakmai programot és annak költségvetését tartalmazza. 25. Elektronikus Pályázatkezelési és Együttműködési Rendszer (EPER): Lásd EPER, Internetes pályázatkezelő rendszer. 26. Ellenőrzés-tűrési kötelezettség: Valamely szervezet támogatást ellenőrző szervezetekkel való együttműködési kötelezettsége, amennyiben költségvetési vagy EU-s források terhére támogatásban részesült. 27. Elnyert (támogatási) összeg: A pályázónak megítélt, a támogatási szerződésben rögzített támogatási összeg. 28. Előfinanszírozás: Az egyösszegű kifizetésre a támogatott tevékenység megvalósítása során keletkező költségek felmerülése előtt kerül sor. 29. Elszámolás: Egy támogatás megvalósítására, a kifizetésekre vonatkozó igénylések alátámasztására készített jelentés megküldésével teljesített adatszolgáltatási kötelezettség. 30. Elszámolási adatlap: Elszámoláshoz, beszámoláshoz benyújtandó nyomtatvány a szakmai beszámolóval, a pénzügyi elszámolással. 31. Elszámolási időszak: A támogatási időszak vége és az elszámolási dokumentumok benyújtásának végső határideje közötti időtartam. 32. Elszámolási kötelezettség: Egyrészt számviteli elszámolásnak, azaz valamennyi, de kizárólag számviteli bizonylattal elszámolható költségvetési kiadás és bevétel elszámolásának kötelezettsége, másrészt támogatások elszámolásának kötelezettsége.
205
33. Elutasítás: A döntéshozó által az adott pályázatnak a bírálat, a kezelés további eljárásának folyamatából történő kirekesztése – a pályázó által elkövetett – valamely lényeges formai, tartalmi vagy eljárási hiba, hiányosság következtében. 34. EPER: Elektronikus Pályázatkezelési kifejezésből alkotott mozaikszó.
és
Együttműködési
Rendszer
35. EPER azonosító-iktatószám: A beküldött dokumentumokat a rendszer automatikusan egyedi azonosítóval látja el, ez az EPER azonosító. 36. Érkeztetés: A pályázatnak a szervezethez történő érkezést követő befogadása. 37. „Érvényes”: Státusz, amely a pályázat beérkezését, formai ellenőrzés megtörténtét jelöli, amely során érvényességi megállapítás született. Formai szempontból érvényes. 38. Érvényes eredeti pályázat: A benyújtott pályázatának eredeti példánya. Ezt a példányt a pályázat érvényességi ellenőrzése után tárolja el külön a rendszer. 39. Érvényességi ellenőrzés: Lásd Formai (érvényességi) ellenőrzés. 40. „Érvénytelen”: Státusz, amely a pályázat beérkezését, formai ellenőrzés megtörténtét jelöli, amely során érvényességi megállapítás még nem született. Formai szempontból érvénytelen. 41. Feltételes (támogatási) összeg: Elviekben egy pályázónak már megítélt összeg, amely valamely feltétel nem teljesítése, pl. fennálló tartozása rendezésének elmaradása miatt számára addig ki nem utalható, de tartozásának rendezése esetén átutalásra kerül. 42. Formai ellenőrzés: A pályázat meghatározott formai bírálati szempontok alapján történő érvényességi ellenőrzése. 43. Formai ellenőrző lap: A formai (érvényességi) ellenőrzés eredményének felvezetésére szolgáló nyomtatvány.
206
44. Határon túli civil szervezet: határon túli magyarságnak a szülőföldjén való – egyéni és közösségi – boldogulása, anyagi és szellemi gyarapodása, nyelvének és kultúrájának megőrzése és továbbfejlesztése, az anyaországgal való és egymás közötti sokoldalú kapcsolatának fenntartása és erősítése érdekében tevékenykedő, más állam területén működő nonprofit egyesület és alapítvány 45. Hatókör: civil szervezet működésének földrajzi kiterjedése, amely lehet: a) helyi: a működés területe a székhely (illetve telephelyek) településére vagy annak egy részére korlátozódik; b) területi: a működés kiterjedése a helyi kiterjedést meghaladja, de nem éri el az országos szint követelményeit; c) országos: a civil szervezet legalább hét megyében tartós tevékenységet végez; d) nemzetközi: a civil szervezet több országban fejti ki tevékenységét. 46. Helyszíni ellenőrzés: Egy projekt műszaki tartalmára, a vállalt teljesítmény megalapozottságára, a projekt pénzügyi hátterére és egyéb pályázatspecifikus feltételekre vonatkozó, a megvalósult / megvalósuló / megvalósítandó tevékenységek, összességében a szerződésszerű teljesítésnek vizsgálatát célzó dokumentum és szemrevételezési, szemle alapú ellenőrzés a támogatott székhelyén, telephelyén. Az ellenőrzés kiterjed a támogatott szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást alátámasztó bizonylatai eredeti példányának, a bizonylatai és nyilatkozatai összhangjának, valódiságának és a beszerzett eszközei rendelkezésre állásának vizsgálatára, Az ellenőrzési tervben való szereplés szempontjából lehet tervezett és rendkívüli, a „megvalósítás” időpontjának szempontjából lehet előzetes, közbenső és utólagos. 47. Hiánypótlás: felhívásra.
A
hiányosságok
pótlásának
teljesítése
a
hiánypótlási
48. Hiánypótlási felhívás: A hiányosságok pótlását kezdeményező eljárásban a hiányosságok pontos megjelölését tartalmazó, azok pótlására kiküldött levél. 49. Hiánypótoltatás: A formai szempontok megnemfelelősége hiányosságok pótlását kezdeményező eljárás.
esetén
a
50. Hitelesítés: A záradékolt eredeti számviteli bizonylat fénymásolatára kerülő, pecséttel vagy kék tollal szöveges formában rávezetett nyilatkozat 207
dátummal, aláírással és bélyegzővel ellátva, amely igazolja, hogy a másolat az eredetivel megegyezik. („A másolat az eredetivel mindenben megegyezik.”) 51. Információ-szolgáltatási kötelezettség: Számadási, beszámolási, bejelentési és tájékoztatási kötelezettség.
elszámolási,
52. Internetes pályázatkezelő rendszer: A pályázatkezelő által üzemeltetett internetalapú pályázatkezelő információs rendszer. Lásd még Elektronikus Pályázatkezelési és Együttműködési Rendszer, EPER. 53. Jegyzőkönyv: Ebben az értelemben a helyszíni ellenőrzésen az ellenőrzés során tett megállapítások feljegyzésére szolgáló nyomtatvány, amelynek szigorú formai és alaki feltételeknek kell megfelelnie. 54. Jegyzőkönyvi záradék: A helyszíni ellenőrzésen készült, annak során a felmerült hiányosságok pótlására bekért dokumentumok ellenőrzéséhez alkalmazott dokumentum. 55. Kedvezményezett: Az előirányzatból részesülő és a támogatási szerződésben megnevezett támogatott, kérelmező, pályázó vagy egyéb – a kötelezettségvállalás alapján – jogosult természetes és jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság. A projektet, illetve a központi programot végrehajtó, a támogatási szerződést kedvezményezettként aláíró vagy abban támogatottként, támogatásban részesülőként szereplő szervezet vagy magánszemély. 56. Kezelőszervezet: Jogszabály vagy a támogatóval kötött együttműködési megállapodás alapján a pályáztatás technikai lebonyolítását végző, illetve a pályázati programok tartalmi és pénzügyi megvalósítását ellenőrző szerv. A NEA esetében a Wekerle Sándor Alapkezelő. 57. Kizárás: A támogatottnak a támogatási rendszerből való eltiltása tételesen felsorolt megalapozott jogsértések esetén, mialatt vele támogatási szerződés nem köthető, új támogatói döntés nem hozható. 58. Kollégium: A Nemzeti Együttműködési Alap forrásainak felhasználására, a pályázati kiírások elkészítésére, a beérkező pályázatok elbírálására, valamint a támogatott célok megvalósulásának szakmai ellenőrzésére létrehozott testület.
208
59. Kormányablak: a kormányhivatalok integrált ügyfélszolgálati irodái megyei szinten. Az elektori gyűlés helyszínei (http://www.kormanyhivatal.hu/hu/elerhetosegek). 60. Közcélú tevékenység: személyek csoportja által, valamely a csoportnál tágabb közösség érdekében – más, e közösségbe nem tartozó személyek érdekeinek sérelme nélkül – végzett tevékenység. 61. Közfeladat: jogszabályban meghatározott állami vagy önkormányzati feladat, amit az arra kötelezett közérdekből, haszonszerzési cél nélkül, jogszabályban meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelve végez, ideértve a lakosság közszolgáltatásokkal való ellátását, valamint e feladatok ellátásához szükséges infrastruktúra biztosítását is. 62. Közhasznú tevékenység: minden olyan tevékenység, amely a létesítő okiratban megjelölt közfeladat teljesítését közvetlenül vagy közvetve szolgálja, ezzel hozzájárulva a társadalom és az egyén közös szükségleteinek kielégítéséhez. 63. Közszolgáltatási szerződés: valamely közfeladat – vagy annak egy része – ellátására a szerv nevében történő ellátására kötött írásbeli szerződés. 64. Közvetlen politikai tevékenység: párt érdekében végzett politikai tevékenység, az országgyűlési képviselői választáson történő jelöltállítás, a megyei, fővárosi önkormányzat képviselő-testületébe történő jelöltállítás, az Európai Parlament tagjának történő jelölés, a megyei jogú város képviselő–testületébe történő jelöltállítás, valamint a polgármester jelölése; nem minősül közvetlen politikai tevékenységnek a külön törvényben meghatározott nemzetiségi szervezet által a helyi, illetve nemzetiségi önkormányzati képviselői választáson történő jelöltállítás valamint a polgármester jelölése. 65. Közzétételi kérelem: Az érintettség közzétételére alkalmas nyomtatvány. 66. Lemondás: A támogatott részéről lemondó nyilatkozat benyújtásával a lemondott támogatási összeg önkéntes visszafizetése a szerződéskötéstől a pályázat lezárásáig terjedő időszakban. 67. Lezárás: A pályázati folyamatnak a pályázati cél szerződés szerinti megvalósulását követő és az elszámoló dokumentumok elfogadás alapján történő lezárása. 209
68. Létesítő okirat: az egyesület alapszabálya, az alapítvány alapító okirata 69. Maradványösszeg: A megítélt támogatási összeg felhasználása után fennmaradó, el nem költött és számolt részösszege. 70. Meghiúsulás: A szerződéskötés meg nem valósulása. 71. Módosítási kérelem: Szerződéskötés előtt vagy után – a szerződésben rögzített időpontig – a támogatási szerződésben és/vagy a benyújtott mellékleteiben történt (adat)módosítást bejelentő dokumentum, a változtatás elfogadását kezdeményező, annak kérelmezésére benyújtott irat, nyilatkozat. 72. Nem pénzbeli támogatás: vagyoni értékkel rendelkező forgalomképes dolog, szellemi alkotás, illetve vagyoni értékű jog részben vagy egészében, véglegesen vagy ideiglenesen, teljesen vagy részben ingyenesen történő átruházása vagy átengedése, illetve szolgáltatás biztosítása 73. Normatív támogatás: Központi költségvetésben meghatározott összeg, valamely mutatók, arányosítás alapján – felhasználására vonatkozó kötöttség nélkül – rendeleti úton szabályozott támogatás. 74. Pályázat: Minden, pályázó, kedvezményezett, támogatott által benyújtott, költségvetési forrás igénylésére irányuló dokumentáció. 75. Pályázati adatlap: Pályázatként benyújtott, ahhoz tartozó nyomtatvány. 76. Pályázati dokumentáció: Pályázatként benyújtott, ahhoz tartozó nyomtatvány(ok) és mellékletei összessége, valamennyi dokumentuma. 77. Pályázati felhívás: az a nyilvános vagy előre meghatározott körben közzétett felhívás, amely a pályázók összevetésére alkalmas feltételeket és a pályázattal elnyerhető cél szerinti juttatást, a pályázat értékelésének lényeges feltételeit (beleértve a benyújtási és értékelési határidőket, valamint a pályázat elbírálására hivatottak körét) megjelöli
210
78. Pályázati kiírás: A meghatározott pályázati konstrukciót, a pályázat gazdáját, kiíróját, a hivatalos indulási és zárási adatokat tartalmazó, valamint a legfontosabb pályázatra vonatkozó tudnivalókat röviden összefoglaló, minden esetben egy rövidebb, vázlatosabb, lényegre törőbb dokumentum. A pályázati dokumentum elsőként megjelenő dokumentuma tartalmazza továbbá a mindenkori pályázati ciklus prioritásait és a támogatás céljait, a véglegesített sablondokumentumokat. 79. Pályázati útmutató: A pályázat tartalmát, a pályázási feltételeket leíró, a kitöltendő űr- és adatlapokat, nyomtatványokat is tartalmazó dokumentumgyűjtemény. 80. Pályázatkezelés: A pályázati dokumentáció, adatlap, nyomtatvány, melléklet és valamennyi dokumentumának az Iratkezelési szabályzat és irattári terve szerinti iktatási, értékelési, bírálati, ellenőrzési, irattározási, összefoglalóan dokumentumkezelési tevékenysége. 81. Pályázat lezárása: Lásd Lezárás 82. Pályázó: A támogatást pályázati úton igénylő jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság, jogi személyiség nélküli egyéb jogalany, természetes személy, illetve személyek közössége. 83. Pénzügyi ellenőrzés: Forrás-, támogatás-felhasználás elszámolásának dokumentumalapú ellenőrzése.
pénzügyi
84. Pénzügyi elszámolás: Forrás-, támogatás szerződésszerű felhasználását, teljesítését alátámasztó pénzügyi / számviteli dokumentumok összessége, az elszámolási kötelezettség teljesítése. 85. Regisztráció: A pályázatkezelő rendszerben pályázó, felhasználóként történő bejelentkezés megigénylése.
kezelő
stb.
86. Regisztrációs nyilatkozat: Szervezeti adatokat tartalmazó dokumentum. 87. Rendkívüli helyszíni ellenőrzés: Nem tervszerűen ütemezett és megtartott helyszíni ellenőrzés. 88. Részvisszavonás: Lásd Visszavonás 211
89. Részleges visszavonás: Lásd Részvisszavonás 90. Saját forrás: A támogatott által biztosított pénzbeli és nem pénzbeli önrész. 91. Szakmai beszámoló: Forrás-, támogatás szerződésszerű felhasználását, teljesítését alátámasztó szakmai dokumentumok összessége, a beszámolási kötelezettség teljesítése. 92. Szakmai ellenőrzés: Forrás-, támogatás-felhasználás beszámolásának dokumentumalapú ellenőrzése.
szakmai
93. Számlatulajdonos: Az önálló bankszámlával nem rendelkező támogatott által megjelölt, bankszámlával rendelkező szervezet a pályázatban, aki/amely a támogatási összeg fogadására saját bankszámláját az önálló bankszámlával nem rendelkező támogatott részére biztosítja. 94. Számviteli bizonylat, számla: Gazdálkodó vagy vele üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy gazdálkodó által kiállított okmány, amely törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel rendelkezve valamely gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztja alá. 95. Számviteli elkülönítés: Az átláthatóságot, az ellenőrzés működését segítő rendelkezés, amely értelmében kizárólag az adott támogatáshoz kapcsolódó, de ugyanakkor valamennyi gazdasági eseményt elkülönített számviteli nyilvántartásban kell vezetni. 96. Számviteli elszámolás: Forrás-, támogatás számviteli törvénynek megfelelő felhasználását, teljesítését alátámasztó dokumentumok összessége, a jogszabályban meghatározott elszámolási kötelezettség teljesítése. 97. Szerződéskötés: Itt támogatási jogviszony létrehozása céljából kibocsátott, a támogatás felhasználásának részletes szabályait tartalmazó dokumentum aláírása.
212
98. Szerződéskötési dokumentum(ok): A szerződéskötéshez, a támogatási jogviszony létesítéséhez szükséges dokumentum(ok összessége), a szerződés és mellékletei. 99. Szerződésmódosítás: A szerződés megkötése után a szerződés feltételeiben és/vagy az aláíró feleknél bekövetkezett változások közlését követően a szerződéstartalom változásainak elvégzése. 100. Szerződésszegés: Támogatási összeg szerződésben foglaltaktól eltérő felhasználása, feltételek, követelmények teljesítése. 101. Szerződés szerinti felhasználás / teljesítés: A támogatási összegnek a szerződésben foglaltaknak megfelelő felhasználása, feltételeknek, követelményeknek a teljesítése. 102. Tartalmi ellenőrzés: A pályázati dokumentáció benyújtását tartalmi megfelelőségre irányuló ellenőrzési munkafázis.
követő,
103. Tartós adományozás: a civil szervezet és az adományozó által írásban kötött szerződés alapján nyújtott pénzbeli támogatás, ha a szerződésben az adományozó arra vállal kötelezettséget, hogy az adományt a szerződéskötés (szerződésmódosítás) évében és az azt követő legalább három évben, évente legalább egy alkalommal – azonos vagy növekvő összegben – ellenszolgáltatás nélkül adja, azzal, hogy nem számít ellenszolgáltatásnak, ha a közhasznú szervezet a közhasznú szolgáltatás nyújtása keretében utal az adományozó nevére, tevékenységére. 104. Támogatási időszak: A pályázati felhívásban és a pályázati útmutatóban megjelölt időpontok közötti intervallum, amely időszakban kell a támogatottnak a pályázati programot megvalósítania. A támogatás kizárólag a fentiek szerint meghatározott időszakban bekövetkezett gazdasági események költségeinek kiegyenlítésére használható fel. 105. Támogatási igény: az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.), továbbá az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.) szerinti támogatási kérelem, valamint pályázat, amely a Civil tv. 56. § (2) bekezdése szerinti kötelezettségvállalásra irányul.
213
106. Támogatási összeg: A támogatási szerződésben rögzített, az abban vállalt feltételek teljesítésére a támogatott részére kifizetett, folyósított, átutalt pénzösszeg. 107. Támogatási szerződés: Projektjavaslat elfogadása esetén a kedvezményezettel kötött szerződés, támogatási jogviszony létrehozása céljából kibocsátott, a támogatás felhasználásának részletes szabályait tartalmazó dokumentum. 108. Támogatáskezelő rendszer: Elektronikus pályázatkezelő rendszer, amelynek keretében a támogatási igények benyújtása és kezelése történik. A NEA esetében ez az EPER: 109. Támogató (pl. szervezet, minisztérium): Az előirányzat felett rendelkezésre jogosult, annak felhasználásáért felelős szerv, illetve szervezet, aki a támogatottakat támogatásban részesít. A NEA esetében a támogatás nyújtója a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium. 110. Támogatói döntés: A támogatás vonatkozó döntés meghozatala.
megítélésére
vagy
elutasítására
111. Tárolási nyilatkozat: A pályázattal kapcsolatos iratok tárolási helyét meghatározó nyilatkozat. 112. Teljességi nyilatkozat: A támogatatott nyilatkozata arról, hogy az adott azonosító számú pályázatra vonatkozóan a pályázat megvalósítását igazoló valamennyi dokumentum rendelkezésre bocsátásra került. 113. Teljes visszavonás: Lásd Visszavonás 114. Területi koordinátor: Összekötő, szakmai kapcsolattartó szerepet tölt be az adott felelősségi körébe tartozó régióban, megyében. Közvetítői szerepet lát el a civil szervezetek, és az Alapkezelő között. Feladata ezen kívül az adott megyében a kijelölt civil szervezet pályázatának teljes körű ellenőrzése, leggyakrabban helyszíni ellenőrzés keretében. 115. Törzsvagyon: az induló tőke, megnövelve alapítvány esetében a csatlakozók által kifejezetten az induló tőke növelése érdekében rendelkezésre bocsátott vagyonnal.
214
116. Utófinanszírozás: Az egyösszegű kifizetésre a záró beszámoló elfogadását követően kerülhet sor. 117. Ügyfélfogadás: Személyes konzultáció. 118. Ügyfélszolgálat: Személyes kapcsolattartási forma.
konzultáción
túli
minden
egyéb
119. Várólista: A pályázati úton nyújtott támogatás esetén az Ávr. 74. § (1) bekezdés c) pontja szerinti, szakmailag megfelelő pályázatokat tartalmazó, pontszám alapú rangsor. 120. Vezető tisztségviselő: az alapítvány kezelője, illetve kezelő szervének (szervezetének) és – amennyiben az alapítványnak van felügyelő szerve – felügyelő szervének elnöke és tagja, továbbá – ha az alapítvány kezelő szerve (szervezete) elkülönült jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet vagy állami szerv – a kezelő szerv (szervezet) egyszemélyi felelős vezetője vagy ilyen jogkörben eljáró testületének tagja; az egyesület ügyintéző és képviseleti szervének vagy – amennyiben az egyesületnek van felügyelő szerve – a felügyelő szerv elnöke és tagja. 121. Visszavonás: Támogatás meghatározott, teljes vagy részösszegének visszavonását kezdeményező eljárás (teljes vagy részvisszavonás). 122. Záradékolás: Az eredeti számviteli bizonylatokon a kettős finanszírozás elkerülésére vonatkozó előírások betartását alátámasztó hitelesítés, amely művelettel rávezetik az adott támogatási szerződés pályázati azonosítószámát és az annak terhére elszámolni kívánt összeget.
215
VIII.
MELLÉKLETEK
216
1.
MELLÉKLET :
GÉPI SZÁMLA
217
2.
MELLÉKLET :
KÉZI KITÖLTÉSŰ SZÁMLA
218
3.
MELLÉKLET :
KÜLFÖLDI SZÁMLA FORDÍTÁSA
219
4.
MELLÉKLET :
VÁLTÁSI JEGYZÉK
220
5.
MELLÉKLET :
KIKÜLDETÉSI RENDELVÉNY
221
6.
MELLÉKLET :
EGYÉNI BÉRJEGYZÉK
222
7.
MELLÉKLET :
KIADÁSI PÉNZTÁRBIZONYLAT
223
8.
MELLÉKLET :
BANKSZÁMLAKIVONAT
224
9.
MELLÉKLET :
AZ EGYEDI TÁMOGATÁSI KÉRELEM ŰRLAPJA
Kezelőszervezet tölti ki!
Kezelőszervezet tölti ki!
Iktatószám: …………………..………/201…
EPER azonosító: ………………………………./201…
2012. ÉVI NEMZETI EGYÜTTMŰKÖDÉSI ALAP EGYEDI TÁMOGATÁSI KÉRELEM ŰRLAP
Kérjük olvashatóan, kizárólag nyomtatott nagybetűkkel, írógéppel vagy számítógéppel kitölteni! Kérelmező szervezet neve:
Adószám:
Székhelye:
_ _ _ _ _ _ _ _ - _ - _ _
Szervezet hivatalos képviselőjének neve:
A kérelmező szervezet bankszámlaszáma(i) (elsőként támogatás nyújtása esetén a fogadó számlaszámot szíveskedjenek feltüntetni):
-- -- -- A számlavezető bank teljes neve:
225
Kapcsolattartó neve: Kapcsolattartó telefonszáma:
Kapcsolattartó e-mail címe:
Szervezet honlapjának címe: Bírósági nyilvántartási száma: Bírósági nyilvántartásba vétel időpontja: Tevékenységi besorolása:
226
1. AZ IGÉNYELT TÁMOGATÁSSAL KAPCSOLATOS ADATOK ADATOK Igényelt támogatás összege:
Ft
Az igényelt támogatás céljának pontos leírása: (max. 1500 karakter vagy fél oldal terjedelemben)
Finanszírozás módja: (A megfelelő rész aláhúzandó!)
ELŐFINANSZÍROZOTT UTÓFINANSZÍROZOTT
VISSZATÉRÍTENDŐ* TÉRÍTENDŐ
VISSZA NEM
* A Civil tv. 57. § (1) bekezdése alapján azon közhasznú civil szervezetnek, amelynek a pályázat megjelenését megelőző utolsó lezárt üzleti évben beszámolóval igazolható éves bevétele eléri vagy meghaladja az ötvenmillió forintot, működési támogatás csak visszatérítendő formában nyújtható.
227
Amennyiben előfinanszírozást kér, kérjük az alábbiakban indokolja kérelmét:
A támogatási időszak kezdő időpontja:
A támogatási időszak befejező időpontja:
201... ………… hónap …… nap
201.... ………… hónap …… nap
2. A TÁMOGATÁS FELHASZNÁLÁSÁRA KÖLTSÉGKALKULÁCIÓ
VONATKOZÓ
FORRÁS-
ÉS
Bevételek ADATOK
ÖSSZEG (Ft)
1. Támogatási összeg:
Ft
2. Saját forrás:
Ft
3. Más támogatótól kapott támogatás:
Ft
ÖSSZESEN (=1+2+3):
Ft
228
Kiadások 1. Támogatásból fedezett A költség/kiadásnem megnevezése kiadások (Ft-ban) A. DOLOGI KIADÁSOK A.1 Ingatlan üzemeltetés költségei A.2 Jármű üzemeltetés költségei A.3 Egyéb eszközök üzemeltetésének költségei A.4 Adminisztráció költségei A.5 PR, marketing költségek A.6 Humán-erőforrás fejlesztésének költségei A.7 Kommunikációs költségek A.8 Utazás-, kiküldetés költségei A.9 Szállítás költségei A.10 Munka-, és védőruha, védőfelszerelés költségei A.11 Szervezetfejlesztés (Kizárólag a támogatott szervezet fejlesztésének költségei.) A.12 Egyéb beszerzések, szolgáltatások B. FOGLALKOZTATÁS ÉS ERŐFORRÁS KÖLTSÉGEI
EMBERI
B.1 Bérköltség B.2 Megbízási díj B.3 Ösztöndíj
229
2. Más forrásból fedezett kiadások (Ft-ban)
3. Összesen (1+2) (Ft-ban)
1. Támogatásból fedezett A költség/kiadásnem megnevezése kiadások (Ft-ban) B.4 Egyszerűsített foglalkoztatás költsége) B.5 Foglalkoztatás vállalkozói szerződéssel B.6 Önkéntes foglalkoztatott költségei (2005.évi LXXXVIII. tv. alapján, önkéntes tevékenysége ellátása közben/érdekében felmerült költségek) C. TÁRGYI ESZKÖZÖK, IMMATERIÁLIS JAVAK BESZERZÉSE C.1 Tárgyi eszköz beszerzés C.2 Immateriális javak beszerzése T. TÉRÍTÉSMENTES HOZZÁJÁRULÁS (közérdekű önkéntes munka, dologi feltételek és szolgáltatás biztosítása) ÖSSZESEN (=A + B + C) (A Bevételek táblázat összesen összegének meg kell egyeznie az itt szereplő végösszeggel.) .
230
2. Más forrásból fedezett kiadások (Ft-ban)
3. Összesen (1+2) (Ft-ban)
3. AZ IGÉNYELT TÁMOGATÁS INDOKLÁSA A 2. pont „költség/kiadásnem megnevezése” oszlopban tervezett kiadásokat kell ebben a táblázatban indoklással feltüntetni! A sorok száma tetszőlegesen bővíthető!
IGÉNYELT ÖSSZEG
KÖLTSÉG MEGNEVEZÉSE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
231
INDOKLÁS
4. AZ ELŐZŐ KÉT ÉVBEN A NEMZETI EGYÜTTMŰKÖDÉSI BENYÚJTOTT TÁMOGATÁSI IGÉNYEK (először 2014-ben releváns): Sorszám
A támogatás igény azonosítószá ma
Összeg
Ideje
ALAPHOZ
Mire került felhasználásra
1. 2.
5. TÁROLÁSI NYILATKOZAT Kijelentem, hogy a támogatási igény dokumentációját és a támogatás szabályszerű felhasználását igazoló elkülönített nyilvántartást az alábbi helyen tárolom, azt az esetleges ellenőrzés során a megadott helyen az ellenőrzésre jogosult személynek átadom, valamint, amennyiben a tárolás helyében változás következik be, azt 8 napon belül bejelentem: Név (szervezet vagy személy): Település: Irányítószám:
Utca, házszám:
6. NYILATKOZAT Alulírott kérelmező a) kijelentem, hogy a kérelemben foglalt adatok, információk és dokumentumok teljeskörűek, hitelesek és megfelelnek a valóságnak; b) hozzájárulok ahhoz, hogy a Kezelőszervezet és a Támogató a támogatási kérelemben foglalt adatokat a hatályos jogszabályoknak megfelelően kezelje és a NEA internetes honlapján közzétegye; c) tudomásul veszem, hogy a szükséges jogerős hatósági engedélyek hiányában támogatási szerződés nem köthető; d) kijelentem, hogy a szervezet, illetve jogelődje a támogatási igény benyújtását megelőző három év közül legalább az egyikben nem részesült támogatásban a NEA terhére; e) tudomásul veszem, hogy az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII. 31.) Kormányrendelet 79. §-ának (1) bekezdése alapján az esedékes támogatásból a köztartozás összege a köztartozások megfizetése 232
érdekében visszatartásra kerülhet, egyben tudomásul veszem, hogy a visszatartás a támogatási szerződésben vállalt kötelezettségeimet nem érinti; f) hozzájárulok, hogy a Kincstár által működtetett monitoring rendszerben nyilvántartott adataihoz - azok konstrukciós forrásainak költségvetésbeli elhelyezkedésétől függetlenül - a jogszabályban meghatározott jogosultak, és a támogatások folyósítói, az Állami Számvevőszék, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, az Európai Támogatásokat Auditáló Főigazgatóság, a Nemzetgazdasági Minisztérium és a csekély összegű támogatások nyilvántartásában érintett szervek hozzáférjenek.
Kelt: …………………….., 201... …… hónap ..… nap
______________________________ a szervezet képviseletében eljáró személy aláírása
233
10. MELLÉKLET: ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK (NEAR. 6. MELLÉKLET ) Elszámolható költségek Kiadás megnevezése A. Dologi kiadások A.1 Ingatlan üzemeltetés költség Bérleti díj Közüzemi díjak, fűtőanyag Javítás, karbantartás költségei Üzemeltetés költsége Biztosítás Egyéb A.2 Jármű üzemeltetés költségei Bérleti díj Üzemanyag Javítás, karbantartás költségei Parkolási, úthasználati díj Biztosítás Egyéb A.3 Egyéb eszközök üzemeltetésének költségei Eszközök, berendezések bérleti díja Javítás, karbantartás költségei Számítástechnikai fogyóeszközök Üzemanyag Egyéb A.4 Adminisztráció költségei Nyomtatvány, irodaszer Adminisztrációs szolgáltatások Jogszabályi megfelelést segítő szolgáltatások Pénzügyi szolgáltatások díja Hatósági díjak, illetékek Kamat
234
Egyéb A.5 PR, marketink költségek Hirdetés, reklámköltségek PR, marketing kiadványok Arculati elemek PR, marketingszolgáltatások Egyéb A.6 Humánerőforrás fejlesztésének költségei Oktatás, továbbképzés költsége Konferenciák, szemináriumok, szakmai találkozók részvételi díja Szervezet munkatársainak/önkénteseinek szervezett saját képzés költségei Szakkönyvek Előfizetési díjak Egyéb A.7 Kommunikációs költségek Postaköltség Telefon költség Internet költsége Honlap fenntartás, üzemeltetés költsége Belsőkommunikációs kiadványok Egyéb A.8 Utazás-, kiküldetés költségei Szállásdíj Utazási költség Személygépkocsi költségtérítés Személyszállítás Egyéb A.9 Szállítás költségei Fuvarozás Raktározás Logisztikai szolgáltatások Egyéb A.10 Munka- és védőruha, védőfelszerelés költségei Védőruházat, védőfelszerelés Munkaruha Jelmez 235
Formaruha Javítás, karbantartás, készítés költségei Egyéb A.11 Szervezetfejlesztés Komplex szervezetfejlesztés Stratégiai tervezés Vezetés, irányítás fejlesztése Belső-, külső kommunikáció fejlesztése Minőségirányítási rendszer Egyéb A.12 Egyéb beszerzések, szolgáltatások Egyéb anyagok Tagdíjak Nevezési díjak Közhasznú tevékenységben foglalkoztatott állatok költségei Egyéb anyagjellegű szolgáltatások Biztosítási díjak Reprezentáció Vállalkozói szerződés alkalmi feladatok ellátására Egyéb B. Foglalkoztatás és emberi erőforrás költségei B.1 Bérköltség Munkavállaló bére Betegszabadság Járulékok Táppénz-hozzájárulás Munkavállaló munkába járásának költsége Béren kívüli juttatások Egyéb B.2 Megbízási díj Megbízási díj Járulékok Egyéb B.3 Ösztöndíj (2004. évi CXXIII. törvény III/A. fejezet szerint) Ösztöndíj Járulékok 236
Egyéb B.4 Egyszerűsített foglalkoztatás költségei Egyszerűsített foglalkoztatás díja Egyszerűsített foglalkoztatás járulékai Egyéb B.5 Folyamatos vállalkozói szerződés alapján feladat ellátására felmerülő költségek Vállalkozói szerződés szakmai feladatok ellátására Egyéb B.6 Önkéntes foglalkoztatott költségei Étkezés Egészségügyi szolgáltatás Használt saját eszközök költségének megtérítése Élet-, egészség- és balesetbiztosítás díja Napidíj Egyéb C. Tárgyi eszközök, immateriális javak beszerzése C.1 Tárgyi eszköz beszerzés Igazgatási eszköz, berendezés Célszerinti tevékenység eszközei, berendezései Egyéb C.2 Immateriális javak beszerzése Szellemi termék Vagyoni értékű jogok
237
11. MELLÉKLET: BEVÉTELEK ÉS KIADÁSOK SZERKEZETE (NEAR. 7. MELLÉKLETE) Bevételek ADATOK
ÖSSZEG (Ft)
1. Támogatási összeg:
Ft
2. Saját forrás:
Ft
3. Más támogatótól kapott támogatás:
Ft
ÖSSZESEN (=1+2+3):
Ft
Kiadások
A költség/kiadásnem megnevezése
1. Támogatásból fedezett kiadások (Ft-ban)
A. DOLOGI KIADÁSOK A.1 Ingatlan üzemeltetés költségei A.2 Jármű üzemeltetés költségei A.3 Egyéb eszközök üzemeltetésének költségei A.4 Adminisztráció költségei A.5 PR, marketing költségek A.6 Humán-erőforrás fejlesztésének költségei A.7 Kommunikációs költségek A.8 Utazás-, kiküldetés költségei A.9 Szállítás költségei A.10 Munka-, és védőruha, védőfelszerelés költségei A.11 Szervezetfejlesztés (Kizárólag a támogatott szervezet fejlesztésének költségei.) A.12 Egyéb beszerzések, szolgáltatások B. FOGLALKOZTATÁS ÉS EMBERI 238
2. Más forrásból fedezett kiadások (Ft-ban)
3. Összesen (1+2) (Ft-ban)
A költség/kiadásnem megnevezése
1. Támogatásból fedezett kiadások (Ft-ban)
ERŐFORRÁS KÖLTSÉGEI B.1 Bérköltség B.2 Megbízási díj B.3 Ösztöndíj B.4 Egyszerűsített foglalkoztatás költsége) B.5 Foglalkoztatás vállalkozói szerződéssel B.6 Önkéntes foglalkoztatott költségei (2005.évi LXXXVIII. tv. alapján, önkéntes tevékenysége ellátása közben/érdekében felmerült költségek) C. TÁRGYI ESZKÖZÖK, IMMATERIÁLIS JAVAK BESZERZÉSE C.1 Tárgyi eszköz beszerzés C.2 Immateriális javak beszerzése T. TÉRÍTÉSMENTES HOZZÁJÁRULÁS (közérdekű önkéntes munka, dologi feltételek és szolgáltatás biztosítása) ÖSSZESEN (=A + B + C) (A Bevételek táblázat összesen összegének meg kell egyeznie az itt szereplő végösszeggel.)
239
2. Más forrásból fedezett kiadások (Ft-ban)
3. Összesen (1+2) (Ft-ban)
12. MELLÉKLET: LEMONDÓ NYILATKOZAT
Lemondó nyilatkozat* (kitöltése csak lemondás, önkéntes visszafizetés esetén kötelező)
Alulírott ………………………………, mint a …………………………….……………………….. kedvezményezett hivatalos képviselője nyilatkozom, hogy az NEA-……………..……………… pályázati azonosítóval jelölt pályázatomhoz kapcsolódóan ……………………….. Ft, azaz …………………………………………………………….………………………….. forint (betűvel) támogatási összegről a mai napon lemondok. A lemondás indoklása: ......................................................................................................................... .........................................................................................................................
Egyúttal kijelentem, hogy a lemondással érintett támogatási (rész)összeget a pályázati azonosító feltüntetésével visszautaltam a Wekerle Sándor Alapkezelő 10032000-00285128-00000000 számú bankszámlaszámra. A visszautalásról szóló terhelési értesítő záradékolt másolatát az elszámoláshoz csatolom.
Kelt:
Kedvezményezett cégszerű aláírása
* Kérjük, amennyiben a támogatási összeg 100%-ával nem tud az elfogadott költségvetés szerint elszámolni, úgy a maradványösszeget utalja vissza a Wekerle Sándor Alapkezelő 1003200000285128-00000000 számú bankszámlaszámára. Az utaláskor kérjük, a közlemény rovatba írja be a pályázati azonosítót.
240
13.
Megyék
MELLÉKLET :
TERÜLETI KOORDINÁTOROK
Megyei munkatársak
Telefonszám
Hivatali elérhetőség
Wekerle Sándor dr. Hutás Péter +36304543968 Alapkezelő Budapest, Budapest és Pest Ákos, osztályvezető 1088, Reviczky u.6. R214 Budapest és Pest Bereczki Erzsébet
Wekerle Sándor Alapkezelő Budapest, +36304543971 1088, Reviczky u.6. R214
Budapest és Pest Ladó Balázs
Wekerle Sándor +36304544201 Alapkezelő Budapest, 1088, Reviczky u.6. R214
Budapest és Pest Szőke Levente
Wekerle Sándor Alapkezelő Budapest, +36305720495 1088, Reviczky u.6. H018-as terem
Budapest és Pest Elek Zsuzsanna
Wekerle Sándor Alapkezelő Budapest, +36305720337 1088, Reviczky u.6. H018-as terem
Bács-Kiskun
Vágó Ferenc
Bács-Kiskun Megyei Kormányhivatal Nemzeti Közlekedési Hatóság +36304603681 6000 Kecskemét, Szt. István krt. 19/c. 2. em. 21/b.
Herzsenyák Szabolcs
Baranya Megyei Kormányhivatal +36304602495 Igazságügyi Szolgálata 7622 Pécs, Rákóczi u. 60.
Csibor Géza
Békés Megyei Kormányhivatal Munkaügyi Központja +36305720677 Békési Kirendeltség 5630 Békés Múzeum köz 1
Jernei Péter
Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal +36304602346 3530 Miskolc, Csizmadia köz 1.
Baranya
Békés
Borsod-AbaújZemplén
241
Csongrád
Losonczi-Tóth József
Fejér
Jelenleg nincs munkatárs.
Csongrád Megyei Kormányhivatal 6720 +36304602327 Szeged, Deák Ferenc u. 17. 3. em.
Mecséri Szabolcs
Győr-Moson-Sopron Megyei Kormányhivatal +36305720690 9021 Győr, Árpád u. 2832. 6. em. 6/17.
Dr. Rácz Tiborné
Hajdú-Bihar Megyei Kormányhivatal 4024 +36304601087 Debrecen, Piac u. 54. Kormányhivatal fszt. 11.
Hegedűsné Majnár Márta
Heves Megyei Kormányhivatal Egészségbiztosítási +36304602409 Pénztár Szakigazgatási Hivatal 3300 Eger, Klapka u. 1. 2. em.
Lyocsa Anita
Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Kormányhivatal +36304602594 Munkaügyi Központ 5000 Szolnok Kossuth L. u. 6-8. I/116.
Smudla Katalin
Komárom-Esztergom Megyei Kormányhivatal +36305720687 2800 Tatabánya, Fő tér 4. (Megyeház épülete) 3. em. 345.
Tariné Tóth Eszter
Nógrád Megyei Kormányhivatal 3100 +36305720698 Salgótarján, Karancs u. 54. Közlekedési Felügyelősége
Puskás Ibolya
Somogy Megyei Kormányhivatal 7400 +36304544626 Kaposvár, Csokonai u. 3.
SzabolcsSzatmár-Bereg
Őry László
Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal +36304605138 4400 Nyíregyháza, Hősök tere 5. 2. em. Oktatási Osztály
Tolna
Gölcz Adél
Tolna Megyei +36305720240 Kormányhivatal Közlekedési
Győr-MosonSopron
Hajdú - Bihar
Heves
Jász- NagykunSzolnok
KomáromEsztergom
Nógrád
Somogy
242
Felügyelősége 7100 Szekszárd, Kiskorzó tér 3. az irodahelyiség a földszinten, a Közlekedési Felügyelőség ügyfélszolgálatával szemben található
Vas
Veszprém
Zala
Frikk József
Vas Megyei Kormányhivatal 9700 +36305720686 Szombathely, Berzsenyi Dániel tér 1. 466-os szoba
Némedi Eszter
Veszprém Megyei Kormányhivatal +36304601043 Igazságügyi Szolgálata 8200 Veszprém, Kossuth L. u. 10. 3. em.
Bene Gábor
Zala Megyei Kormányhivatal Növény és Talajvédelmi +36304600784 Igazgatóság 8900 Zalaegerszeg, Kinizsi Pál u. 81. fszt. 3.
243
14.
MELLÉKLET :
MEGBÍZÓLEVÉL
MEGBÍZÓLEVÉL Alulírott Dr. Hidas János a Wekerle Sándor Alapkezelő Főigazgatója megbízom ……………… (Szem. ig. szám: ……………………) területi ………………., hogy az Alapkezelő feladatkörébe tartozó pályázatok illetőleg támogatások kapcsán helyszíni ellenőrzéseket folytasson le. Fent nevezett személy a támogatással kapcsolatos valamennyi ügyiratba betekinthet, arról másolatot készíthet, azt szükség esetén átvételi elismervény ellenében a helyszínről elviheti. Az ellenőrzés tárgyához kapcsolódóan fényképet, illetve videofelvételt készíthet, az illetékes személyektől, illetve a célcsoport tagjaitól tájékoztatást kérhet. A személyes elbeszélgetést jegyzőkönyvben, illetve hangfelvételen rögzítheti. A megbízás tárgyát illetően az ellenőrzött szervezet(ek) hivatalos helyiségeibe beléphet. A helyszíni ellenőrzések során Megbízott a tisztességes eljárás követelményeinek betartására tekintettel a hatályos jogszabályok, valamint a Wekerle Sándor Alapkezelő belső szabályzatainak megfelelően köteles eljárni. Mindezen kötelezettségek megsértéséért, illetőleg elmulasztásáért Megbízott teljes körű felelősséggel tartozik. Jelen megbízás visszavonásig érvényes. Budapest, 2012. ………………………………… ………………………………… Dr. Hidas János A megbízást elfogadom Budapest, 2012. …………………………… ………………………………… Területi …………………
1088 Budapest Múzeum utca 17., Levélcím: H-1374 Budapest, Pf. 564 Telefon: (06 1) 301 3200 Fax: (06 1) 301 3220 www.wekerle.gov.hu,
244
15.
MELLÉKLET :
MEGHATALMAZÁS
Meghatalmazás (minta)
Alulírott ………….., (született: szül. hely, dátum, anyja neve) lakcím alatti lakos, mint a Pályázó Szervezet Elnöke meghatalmazom ………….. (született: szül. hely, dátum, anyja neve) lakcím alatti lakost, hogy nevemben a Pályázó Szervezet ügyében teljes jogkörrel eljárjon. Kelt: Város, Dátum
………………………………………..
……………………………………
meghatalmazó
meghatalmazott
tanú 1.
tanú 2.
245
16.
MELLÉKLET :
HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSI JEGYZŐKÖNYV
HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSI JEGYZŐKÖNYV 1. AZONOSÍTÓ ADATOK: Pályázat azonosító száma: A pályázat címe: Kedvezményezett neve: Megvalósítás kezdésének dátuma: Megvalósítás várható befejezésének / befejezési dátuma: Támogatási szerződésben rögzített támogatás összege: Az ellenőrzés időpontjáig kifizetett támogatás: 2. HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSSEL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK: A helyszíni ellenőrzés típusa:
Közbenső / utólagos / rendkívüli
Az ellenőrzés helyszíne: Az ellenőrzés dátuma: A helyszíni ellenőrzést végzők: Név, vizsgálatvezető
Wekerle Sándor Alapkezelő
Név
Wekerle Sándor Alapkezelő
Szakértő
246
A Kedvezményezett részéről az ellenőrzésnél közreműködő: Név, aláírásra jogosult képviselő / aláírásra jogosult képviselő meghatalmazottja
Szervezet neve
Név
Szervezet neve
Az ellenőrzés kezdete: ……….. óra ………perc Az ellenőrzés befejezése: ……….. óra ………perc Az ellenőrzés végrehajtását gátló tényezők leírása: 3. MEGÁLLAPÍTÁSOK: Az ellenőrzésbe bevont (megtekintett és hiányzó) dokumentumok felsorolása: Dokumentum megnevezése
Megjegyzés
Támogatási szerződés Módosítási űrlap Projektet érintő szervezeti változások esetén a bejelentési kötelezettség teljesítését alátámasztó dokumentumok Beszámoló formanyomtatvány és kötelező mellékletek (szakmai beszámoló, számlaösszesítő, számlák, kifizetést igazoló dokumentumok, szerződések, stb.) eredeti példánya * Bankszámlakivonatok, támogatás fogadása Elkülönített számviteli nyilvántartás Az elvégzett tevékenységet, 247
megvalósulást igazoló dokumentumok A program társadalmi hasznosulását igazoló dokumentumok *Az ellenőrzésbe bevont számviteli bizonylatok felsorolása: Számla sorszáma
Megjegyzések Költségvetési alsor megnevezése: Elszámolt támogatási összeg: Megjegyzés: Költségvetési alsor megnevezése: Elszámolt támogatási összeg: Megjegyzés:
Az ellenőrzés megállapításai: Előírás Elkülönített és naprakész számviteli nyilvántartás
Előírás teljesítése igen / nem / részben Megjegyzés:
Záradékolás megtörtént
igen / nem / részben Megjegyzés:
Eredeti számlák, számviteli bizonylatok rendelkezésre állnak A számlákhoz szükséges szerződések köre rendelkezésre áll
igen / nem / részben Megjegyzés: igen / nem / részben Megjegyzés:
248
A pénzügyi teljesítést (kifizetést) alátámasztó dokumentumok rendelkezésre állnak Támogatás felhasználása a támogatási időszakban, illetve az elszámolási időszakban történt Támogatással megvásárolt, létrehozott vagyon támogatási célnak megfelelő működtetése megvalósul Támogatással megvásárolt, létrehozott vagyon elidegenítési tilalma érvényesül A támogatást a Kedvezményezett rendeletetés szerűen, jogszerűen és a támogatási cél érdekében használta fel Tájékoztatási kötelezettség és nyilvánosság biztosításának teljesülése A Támogatási szerződésben, pályázatban rögzített kötelezettségek teljesülése a támogatási célnak megfelelő mértékben és minőségben valósult meg
igen / nem / részben Megjegyzés: igen / nem / részben Megjegyzés: igen / nem / részben Megjegyzés: igen / nem / részben Megjegyzés: igen / nem / részben Megjegyzés:
igen / nem / részben Megjegyzés: igen / nem / részben Megjegyzés:
4. A HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS EREDMÉNYE: Megállapítható-e a Támogatási szerződésnek való megfelelés További dokumentumok bekérése szükséges
igen / nem Megjegyzés: igen / nem Megjegyzés:
249
5. KEDVEZMÉNYEZETT ÉSZREVÉTELEI, MEGJEGYZÉSEI: A jegyzőkönyv tartalmát megismertem, az abban foglaltakkal egyetértek / az abban rögzítettekhez az alábbi észrevételt teszem: ………………………………………………………………………………………………………………………. A jegyzőkönyv egy példányát átvettem. Kelt: ………………… Csatolt mellékletek:
………….
Teljességi nyilatkozat Alulírott……………………………………………….(név, beosztás), büntetőjogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy a(z) …………….azonosító számú pályázat helyszíni ellenőrzése során a Wekerle Sándor Alapkezelő helyszíni ellenőrzést végző munkatársai számára a pályázat megvalósítását igazoló valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátottam. Kijelentem továbbá, hogy ezek a dokumentumok, adatok és információk megbízható, teljes körű információt tartalmaznak. Kelt: ……………………… ……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
Aláírások a Kezelőszervezet, szakértő részéről
Aláírások a Kedvezményezett részéről
250
17.
MELLÉKLET :
ÉRTESÍTÉS HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS
ELRENDELÉSÉRŐL
1088 Budapest, Múzeum utca 17. Tel: (1) 301-3200, Fax: (1) 301-3220 E-mail:
[email protected], Dátum:
Pályázó Szervezet Város utca, házszám irányítószám Pályázati azonosító:
Ügyintéző: Tárgy: értesítés helyszíni ellenőrzés elrendeléséről
Tisztelt Pályázó! Tájékoztatjuk, hogy a ………………………………………………………. Kollégium támogatási rendszeréhez benyújtott …………… azonosító számú pályázat szabályszerű és hatékony megvalósulásának vizsgálatához helyszíni ellenőrzés lefolytatására kerül sor. A helyszíni ellenőrzés időpontja: A helyszíni ellenőrzés helyszíne: Az ellenőrzés során munkatársaink a 5/2012. (II. 16.) KIM rendelet (a Nemzeti Együttműködési Alappal kapcsolatos egyes kérdésekről) előírásai szerint járnak el, az ellenőrzés kezdetén megbízólevéllel igazolják magukat. A helyszíni ellenőrzés során az alábbiak vizsgálatára kerül sor: A pályázati dokumentáció teljes anyaga rendelkezésre áll-e; A szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást alátámasztó bizonylatok eredeti példánya a kedvezményezettnél rendelkezésre áll-e; A szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás az azokat megalapozó nyilatkozatokkal és bizonylatokkal összhangban áll-e; A pályázatok keretében beszerzett eszközök rendelkezésre állnak-e, és felhasználásuk a támogatási szerződésnek megfelelően történik-e. Az ellenőrzés céljából kérem, az alábbi dokumentumokat szíveskedjen biztosítani a helyszínen:
Pályázat;
251
Támogatási szerződés;
Módosítás űrlap; részösszeg lemondó űrlap;
Szakmai beszámoló eredeti példánya;
Könyvelésileg naplófőkönyv);
A pénzügyi elszámolás részeként benyújtott számlaösszesítő;
Az elszámolásra benyújtott számviteli bizonylatok, valamint az összesítőkben feltüntetett számviteli bizonylat kifizetését igazoló dokumentumok (bankszámlakivonat, kiadási pénztárbizonylat, naplófőkönyv, időszaki pénztárjelentés) eredeti példánya;
Megrendelések, szerződések, megállapodások eredeti példánya;
Üzemanyag költség elszámolásakor az előzőekben felsoroltakon kívül szükséges a kiküldetési rendelvények záradékolt, menetlevelek, útnyilvántartás, tömegközlekedési jegy, számla eredeti példánya, forgalmi engedély hitelesített másolata;
Személyi jellegű költségek esetén az egyéni kifizetési jegyzékek (bérjegyzék, fizetési jegyzék) záradékolt, nettó bér, levont adók és járulékok, munkáltatót terhelő járulékok pénzügyi teljesítését (kifizetését) igazoló dokumentumok záradékolt, továbbá munkaszerződések, megbízási szerződések, esetlegesen a jelenléti ívek eredeti példányai;
A támogatott program eredményeit, különös tekintettel a program társadalmi hasznosulását alátámasztó dokumentumok (konkrét eredmények, termékek, illetve az ezeket igénybevevők száma és összetétele; a végrehajtásba bevont tagok és önkéntesek száma; a program hatása a programot végrehajtó és más civil szervezetek fejlődésére);
Az elvégzett tevékenységet, megvalósulást igazoló, alátámasztó dokumentumok (kiadványok és más termékek; fényképek; jelenléti ívek; beszámolók; média megjelenés stb.);
Projektet, szervezetet érintő változások esetén: bejelentési kötelezettség teljesítését alátámasztó dokumentumok;
Valamint minden olyan egyéb dokumentum, melyek a szakmai megvalósulást, illetve a költségek elszámolását alátámasztják;
Részösszeg visszavonása esetén visszafizetés igazolásával együtt;
Valamint a WSA és a Támogatott közötti esetleges hiánypótlási, méltányossági, illetve egyéb levelezés dokumentumai.
elkülönített
nyilvántartás
az
erre
(főkönyvi
vonatkozó
kivonat,
karton,
dokumentáció
a
Kérem, hogy szíveskedjék munkatársaink részére a vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot az ellenőrzés helyszínén rendelkezésre bocsátani, lehetővé tenni számukra a szervezet hivatalos képviselőjével (akadályoztatás esetén meghatalmazottjával, írásos meghatalmazás bemutatásával) a konzultációt, és az ellenőrzéshez áramforrás, nyomtatási lehetőség biztosítást, valamint a vizsgálat lefolytatásához szükséges helyiségekbe való szabad bejutást.
252
Tájékoztatom, hogy a Támogatási szerződés értelmében a Támogató döntése alapján Pályázatkezelő egyoldalú, írásban előterjesztett nyilatkozatával a szerződéstől eláll, ha a kedvezményezett nem biztosította a támogatási összeg felhasználása ellenőrzésének feltételeit vagy akadályozta az ellenőrzést. Kérem, hogy a levél kézhezvételétől számítottan haladéktalanul, de legkésőbb 2 napon belül küldjön visszaigazolást a(z) ……………………… e-mail címre, vagy a ………………………. számra az ellenőrzés tudomásul vételéről. Üdvözlettel, Területi koordinátor
253
Kiadó:
Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Wekerle Sándor Alapkezelő 1088 Budapest Múzeum utca 17.
Felelős szerkesztő:
Dr. Hidas János
Nyomda:
Eurotronik Zrt 1117 Budapest Budafoki út 111-113
Példányszám:
4700 példány
254
255
