Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal. Egyedi Iratkezelési Szabályzata

Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzata

Hatályos: 2014-02-08.-tól. TARTALOMJEGYZÉK I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az iratkezelési szabályzat hatálya Az iratkezelés szabályozása Az iratkezelés szervezete Az iratkezelés felügyelete A jogosultságok kezelésének szabályai

4 4 4 4 5 5

II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

8 8 8 9 11

-1-

A küldemények átvétele A küldemények felbontása A küldemények érkeztetése Az ügyintéző kijelölése (szignálás) Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) Expediálás és az iratok továbbítása

11 12 12 14 17 18

IV. FEJEZET IRATTÁROZÁS,SELEJTEZÉS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS Elhelyezés a központi irattárban Irattározás Selejtezés, megsemmisítés Levéltárba adás

19 19 19 21 22

V. FEJEZET INTÉZKEDÉSEK A HIVATAL SZERVEZETI EGYSÉGÉNEK MEGSZŰNÉSE,ÁTSZERVEZÉSE,FELADATKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

22

VI. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

23

1. melléklet 2. melléklet 3. melléklet 4. melléklet

24 56 57 62

IRATTÁRI TERV HOZZÁFÉRÉSI JOGOSULTSÁG KÉRŐ ADATLAP FOGALOMTÁR IRATMINTATÁR(IRATMINTÁK)

-2-

Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatalnak a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján készített, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29) Korm. rendeletben előírtaknak megfelelő EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.§ (1) bekezdés c) pontjában biztosított jogkörömben eljárva, az Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal egyedi iratkezelési szabályzatának 2014.február 11-ével történő bevezetésével egyetértek. Miskolc , 2014…. ……… …. ………………………….... Magyar Nemzeti Levéltár B.A.Z Megyei Levéltár igazgatója A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.§ (1) bekezdés c) pontjában biztosított jogkörömben eljárva, az Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal egyedi iratkezelési szabályzatának 2013.november 1-jével történő bevezetésével egyetértek. Miskolc , 2014…. ……… …. ……………………………….... B.A.Z Megyei Kormányhivatal főigazgatója

-3-

I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. §ának (1) bekezdése c) pontjának, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005.(XII. 29.) Korm. rendelet(a továbbiakban: Keir.) és a Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései alapján,a Magyar Nemzeti Levéltár B.A.Z. Megyei Levéltára igazgatójának és B.A.Z. Megyei Kormányhivatal főigazgatójának egyetértésével készült. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 1)

Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Hivatal és a Hejőszalontai valamint a Szakáldi Kirendeltségeken (továbbiakban: Kirendeltségek) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, a Hivatal valamennyi köztisztviselőjére, más jogviszonyban foglalkoztatott munkavállalóira.

2) Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére - a minősített adatok védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, - a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010.(III.26.) Korm. rendelet, - a minősített adat elektronikus biztonságának, valamint a rejtjeltevékenység engedélyezésének és hatósági felügyeletének részletes szabályairól szóló 161/2010.(V.6.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Az iratkezelés szabályozása 3) Az Iratkezelési Szabályzat s z a b á l y o z z a az irat pontosan követhető, ellenőrizhető útját a Hivatalban é s a K i r e n d e l t s é g e k e n , a b e é r k e z é s t ő l / k e l e t k e z é s t ő l a z i r a t t á r o z á s i g , a z i r a t o k biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyílvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását. 4)

Az egységes irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi. (1.számú melléklet) Az iratkezelés szervezete

5)

A jegyző a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

6) Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. 7) Az iratkezelésben részt vevő személyek: a) Jegyző b) A Hivatal és a Kirendeltségek iratkezelési ügyintézői, ügyintézői -4-

8) Az iratkezelési feladatokat ellátó szervezeti egységek:. a) Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal(3592 Nemesbikk Petőfi út 13. ) b) Nemesbikk Közös Önkormányzati Hivatal Hejőszalontai Kirendeltsége ( 3595 Hejőszalonta Rákóczi Ferenc út 6. ) c) Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal Szakáldi Kirendeltsége (3596 Szakáld Aradi út 4..) 9) A Hivatal az iratkezelést a 8.) pontban felsorolt szervezeti egységekkel osztottan szervezi meg. 10) Az iratkezelési feladatok ellátása elektronikus iratkezeléssel, tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftver alkalmazásával történik. (E iktat)

Az iratkezelés felügyelete 11) Az iratkezelés felügyeletét a Hivatal jegyzője látja el. A jegyzőt tartós távolléte esetén az igazgatási főelőadó helyettesíti. 12) A jegyző gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat elkészítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f) az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről; g) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.

A jogosultságok kezelésének szabályai 13) Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a jegyző feladata. A jogosultságok beállítása, illetve módosítása a jegyzői engedélyezést követően a rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását a szervezeti egység vezetőjének kell írásban kezdeményeznie a jegyzőnél. Ennek kezdeményezésére a névre szóló hozzáférési jogosultság dokumentáció szolgál (2. számú melléklet). A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét a dokumentumon igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt a jegyző őrzi. -5-

14) A jegyző felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének (az egyes iratkezelők jogosultságának) kialakításáért és működéséért, az elektronikus iktatási rendszer megfelelő dokumentáltságáért. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe funkcionális és a hozzáférési jogosultság: A) Funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel rendelkezhet. Funkciók: − érkeztető: a küldemény küldőjét, érkeztetőjét, belső címzettjét, az érkeztetés dátumát, az elektronikus úton érkezett küldemény sorszámát, a küldemény adathordozóját, fajtáját és érkezési módját rögzíti az iktatókönyvben, vagy külön érkeztető könyvben. Az érkeztetési adatok rögzítése, megtekintése, módosítása, lezárása, a küldemény bontása. − szignáló: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az ügyintézési határidő és a feladat meghatározása az érkeztetési vagy iktatási képernyőn személyesen vagy a szignáló írásbeli utasítása alapján. − iktatást végző: az irat nyílvántartásba vétele, iktatószámmal való ellátása azokban az iktatókönyvekben, melyek használatára a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, valamint a jogosultsági szintje feljogosítja. Az iratot továbbíthatja, határidőbe teheti (és visszaveheti), (számára látható) ügyiratot szerelhet, csatolhat, az ügyiratot módosíthatja, feljegyzést rögzíthet, ügyiratot lezárhat, irattárba tehet, az ügyiratot/iratot expediálhatja, továbbíthatja. − ügyintéző: a funkciók bármelyike ügyintézőre telepíthető. Ügykezelői utasítások megadása. − irattáros: lezárt ügyiratot átvehet irattárba, módosíthatja az irattárban lévő irat fizikai helyének adatait, irattárban lévő ügyiratot kezelhet, kölcsönözhet, kölcsönzésből visszavehet, irattári jegyzékeket, selejtezési jegyzéket, megsemmisítési jegyzéket, levéltári átadási jegyzéket készít, rögzítheti az ügyiratok selejtezését, megsemmisítésének tényét, levéltári átadását. − lekérdező: kizárólag keresési és megtekintési joga van a jogosultsági szintjének megfelelő iktatókönyvekbe. Sem a küldemények, sem az ügyiratok, sem az iratpéldányok csatolmányainak megtekintésére nincs joga. − rendszergazda: a számítógépes iktatórendszer működtetése, a szervezet informatikai egységének, vagy az önállóan működő rendszergazda feladata, ennek keretében: – – – – – – – –

biztosítja a technikai infrastruktúra folyamatos működőképességét, elhárítja a program hibá(ka)t, karbantartja és dokumentálja a jogosultsági adatokat, karbantartja a partneradatokat, kapcsolatokat, hivatkozásokat, felhasználókat, kezeli a helyettesítéseket, karbantartja a kódtárakat, karbantartja a rendszerparamétereket, az összes iratkezelési funkció (iktatókönyvek nyitása, lezárása, szervezeti egységhez rendelése, irattári tételszámok karbantartása, partnerállomány konszolidálása (azonos partnerek összevonása) stb.) karbantartási jogával rendelkezik, – elvégzi az időszaki mentéseket (napi és havi), archiválásokat (éves), – tárolja a mentések adathordozóit (napi: az iktatási napot megelőző 3 napig, havi: 3 hó-6-

napig, éves anyagok archiválása az iktatott dokumentumokon meghatározott selejtezés idejéig). Ha a mentés CD-ROM-ra történik, úgy célszerű arról másolatot is készíteni és évente minimum egy alkalommal - az adatbiztonság érdekében - ellenőrizni az olvashatóságot, – beállítja a belépési jelszavak meghatározott időközönkénti (két havonta) automatikus megújíttatását, megváltoztatását. B) Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. (A meghatározott funkciókat mely szervezeti egység/egységek tekintetében gyakorolhatja.) Jogosultsági szintek: − teljes szerv: a szerven belül minden iktatókönyv és ügyirat (a továbbiakban: elem) tekintetében használhatja az adott funkcionális jogot, függetlenül annak felelősétől. − saját és alárendelt szervezet: kezelheti az összes olyan elemet, melynek felelőse a saját szervezete, annak dolgozói, az alárendelt szervezeti egységek, és azok dolgozói. Nem kezelheti azokat az elemeket, melyek felelőse az ő szervezeti egységének fölérendeltje, vagy mellérendeltje. − saját szervezet: kezelheti az összes olyan elemet, melynek felelőse saját szervezeti egysége vagy annak dolgozója. − saját maga: kezelheti az összes olyan objektumot, melynek felelőse személyesen ő. 15) Az ügyintéző feladata: a) döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről, b) az ügyirat tisztázása, c) az irattári tételszám meghatározása, d) egyéb ügykezelői utasítások megadása. 16) Az iratkezelő feladata: a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, valamint ezek ellenőrzése, b) az irat kiadása és visszavétele, c) a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzők selejtezése (a címert és a bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzők kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője, d) a 3 hónapon túl ügyintézőnél lévő irat nyilvántartása, és erről a közvetlen vezető tájékoztatása.

-7-

II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 17) A Hivatal hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. 18) Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. 19) A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. 20) Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az elektronikus rendszer biztosítja.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 21) Az iratokat a 22.) pontban felsorolt adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani, iktatni. 22) Az iktatókönyv az alábbiakat tartalmazza: a) iktatószám, b) iktatás időpontja, c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, d) adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája, e) küldés időpontja, módja, f) küldő adatai (név, cím), g) címzett adatai (név, cím), h) hivatkozási szám (idegen szám), i) mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus), j) ügyintéző neve és a szervezeti egység megnevezése, k) irat tárgya, l) elő- és utóiratok iktatószáma, m) kezelési feljegyzések; n) intézés határideje, módja és elintézés időpontja, o) irattári tételszám; p) irattárba helyezés. 23) Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítást lehetővé tevő egyedi azonosító adatát. 24) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles -8-

dokumentumaként lehessen használni. 25) Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. 26) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 27) Az iktatásra kijelölt helyiség a Hivatal igazgatási irodája, a Kirendeltségeken az igazgatási csoport irodája. 28) A helyiségek külső behatolás ellen védettek, megerősített, több rétegű ablaküveggel, külső ablakrács felszerelésével és riasztóval. Vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról a jegyzőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról, – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. 29) Az önkormányzat irattári anyaga használható belső ügyviteli célból és külső szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése. 30) A Hivatal dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartást kell vezetni. 31) Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásáról a jegyző írásban rendelkezik. Ennek keretében – figyelemmel az irat védelmének követelményeire – kell meghatározni: a) a munkahelyről kivihető iratok körét, b) a kivitel engedélyezésének módját, c) az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának időtartamát, d) az irat visszahozatalának időpontját. 32) Az ügyintézők és ügykezelők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. 33) Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozzák meg. 34) A kölcsönzés – az adatvédelemre vonatkozó előírásokra figyelemmel – másolattal is teljesíthető. 35) A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen. 36) A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését utólagosan is ellenőrizhető módon, papíralapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell. -9-

37) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22.§ (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az önkormányzat őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. 38) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a)„Saját kezű felbontásra!”, b)„Más szervnek nem adható át!”, c)”Nem másolható!”, d)„Kivonat nem készíthető!”, e)„Elolvasás után visszaküldendő!”, f)„Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. 39) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről. 40) Biztosítani kell az elektronikus iktatórendszer védelmét a vírusokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen. 41) Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen. 42) Az iratkezelési szoftver elemeiről (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását.

43) Az elektronikus iktatórendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell. 44) Gondoskodni kell az iratkezelési rendszer valamennyi eseményének naplózásáról.

III. FEJEZET - 10 -

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele 45) Az Iratkezelési Szabályzat határozza meg a Hivatalhoz és a Kirendeltségekhez érkezett küldemények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket, a küldemény érkezésének módja szerint: a)a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló 335/2012(XII.4.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik; b) külön kézbesítés, futárszolgálat, útján érkező küldemények átvételére az iktatást végző köztisztviselő jogosult, aki az átvételt aláírásával dokumentálja; c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult; d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére nincs lehetőség. e) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókat kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni, f) az ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli. 46) A küldemény átvételére jogosult a címzett vagy az általa megbízott, a jegyző, a postai meghatalmazással rendelkező személy. 47) Az átvevő, papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen, vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással – igazolni kell. 48) Elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak - ha azt kéri és elektronikus válaszcímét megadja - haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást. 49) Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 50) Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. 51) Az átvétel során ellenőrizni kell: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, - 11 -

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosító jel megegyezőségét, c) az iratot tartalmazó boríték vagy zárt csomagolás sértetlenségét. 52) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. Sérült elektronikus küldemény esetében a Keir. 31. §-a szerint kell eljárni. 53.) A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni. 54) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a helyi önkormányzat számítástechnikai rendszerére. 55) A postaátvevő az illetékes vezető döntése szerint naponként többször, míg a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket „azonnal”, vagy „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja a postabontónak. 56) Téves címzés, sikertelen, vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges: a) papír alapú küldemény esetén vissza kell küldeni a feladónak, b) elektronikus küldemény esetén a Keir. 25. § (3) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt a Keir. 25. § (1) bekezdésben jelzett kivétellel, irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

57) A Hivatal és a Kirendeltségek az irat befogadásának elutasításáról: a) ha a küldő az azonosításához szükséges adatait megadta, az ügyintézési rendelkezésében megadott elektronikus elérhetőségén, az ott előírt módon, b) ennek hiányában, ha a küldő közölte a válaszadási elektronikus postafiók címét, úgy elektronikus levélben, c) egyéb esetben papíralapon értesíti.

A küldemények felbontása és érkeztetése 58) A Hivatalhoz érkezett küldemények felbontását a jegyző végzi, a Kirendeltségekhez érkező küldemények felbontását az igazgatási főelőadó végzi, akik szignálással kijelölik az ügyintézőt, és a szignált küldeményeket átadják a polgármesternek. 59) A Hivatal részére e-mailben érkezett leveleket az iktatást végző köteles figyelemmel kísérni, minden munkanapon reggel és 13 órakor kinyomtatni, s a jegyző részére átadni. Sürgős, vagy rövid határidejű leveleket a fenti rend szerint azonnal továbbítani kell. Ezt követően, ezen küldemények útja azonos a postán érkezett küldeményekével. 60) A jegyző, vagy az igazgatási főelőadó távolléte esetén a polgármester bontja fel a küldeményeket. - 12 -

A jegyző és a polgármester távolléte esetén az érkezett küldemények felbontására az iktatást végző köztisztviselő jogosult. 61) Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek "s. k." felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, c) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek d) amelyek a képviselő-testület, bizottságok, képviselők, nem képviselő bizottsági tagok,nemzetiségi önkormányzatok és tagjaik nevére szólnak. 62) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti kezeléséről. 63) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. 64) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. 65)Az elektronikusan érkezett küldemények érkeztetésére a Keir. 31.§ -a az irányadó. 66) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. 67) A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni. 68) Amennyiben megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, úgy azt fel kell ragasztani és értékteleníteni kell. 69)Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. 70) Papír alapú küldemény esetében, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni. 71)Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni. 72) Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában érkeztetni kell. Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányomása, az érkeztető szám adása, a nyilvántartás sorszámának rögzítése az iraton, az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele. - 13 -

73) Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – központi adatbázisban történik. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdődően folyamatos. Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat: a) a küldő neve, b) a beérkezés időpontja, c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám), d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám, továbbá e) a közfeladatot ellátó szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító. 74) A személyes postafiókokra érkező hivatalos küldeményeket azonnal a központi postafiókokba kell továbbítani. A személyes postafiókok érkeztetést nem végezhetnek. 75) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik. 76) Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szerv a beérkező küldeményt a beérkezés időpontjával egyidejűleg beiktatja. 77) Azon küldeményt amelyet a Hivatal illetve a Kirendeltségek elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a küldemény tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a közfeladatot ellátó szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul. 78) Az elektronikus irat abban az esetben tekinthető hitelesnek, ha megfelel az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben előírt dokumentumhitelességi követelményeknek. A megfelelést az iratkezelési szabályzatban meghatározott esetekben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. 79)Ha a 78) pont szerinti ellenőrzés megállapítja, hogy az elektronikus dokumentum nem tekinthető hitelesnek, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. 80)Az elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

Az ügyintéző kijelölése (szignálás) 81) A Hivatalhoz érkezett küldeményeket a jegyző, a Kirendeltségekhez érkezett küldeményeket az igazgatási főelőadó szignálja akik ezzel kijelölik az ügyintézést végző személyeket. 82) Az irat szignálására jogosult - 14 -

a) kijelöli az ügyintézőt (szervezeti egységet, vagy személyt), b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket a szignálás idejének megjelölésével rávezet az előadói ívre és aláírja.

Az iktatás 83) Iktatás céljára elektronikus iktatókönyvet kell használni. Külön a Hivatalban és különkülön a Kirendeltségeken 84) Az elektronikus iktatókönyv tartalmazza a 22. pontban felsorolt adatokat. 85) A Nemesbikken történő iktatás során N, a Hejőszalontán történő iktatás során H, a Szakáldon történő iktatás során Sz betűt kell / jellel elválasztva az iktatás évszáma után írni. 86)Az ügyiratok iktatását az igazgatás ezen feladattal megbízott ügyintézője végzi a Hivatalban és a Kirendeltségeken. 87) Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos vagy folyamatos vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. 88)Az iktatószám főszámra/alszámra bontható. A főszám-alszámos iktatás alkalmazása esetén az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy iktatószámon kell nyilvántartani. 89)A főszám-alszámos iktatás alkalmazása esetén az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. 90) Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv "tárgy" rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyílvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érintően lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. 91 )Az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell a név és tárgymutatózás lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét. 92) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. 93) Elektronikus iktatókönyv alkalmazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározottak szerint archivált változatát. - 15 -

94) Az ügykezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős" jelzésű iratokat. 95) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: a) könyveket, tananyagokat; b) reklámanyagokat, tájékoztatókat; c) meghívókat, üdvözlő lapokat; d) nem szigorú számadású bizonylatokat; e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; f) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; g) munkaügyi nyilvántartásokat; h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; i) közlönyöket, sajtótermékeket; j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. k) az elektronikus küldeményeket melyek tartalmukat tekintve az a)-i)pontban meghatározottaknak megfelelnek. 96) Elektronikus iktatókönyv használata esetén a változásokat (módosítás, az adatok fizikai törlése nélküli törlésre jelölése), tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. 97) Az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező felhasználó azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat. 98) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzményt következő alszámra kell iktatni. 99) Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell. 100)A papír alapú iratok iktatásához iktatóbélyegzőt kell használni, ennek lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. 101) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: a)a Hivatal, Kirendeltség nevét, iktatás helyét b) az iktatás évét, hónapját, napját, c) az iktatás sorszámát, alszámának helyét, d) mellékletek számát, e )az érkezett irat és mellékleteinek lapszámát. f )az ügyintéző nevét 102) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani az iktatás napján. - 16 -

103) Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, előadói munkanaplóban. 104) Elektronikus úton az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét. 105) Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, az átadás-átvételt az előadói munkanaplóban aláírással kell igazolni. Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) 106) A Hivatalban a kiadmányozás jogát a jegyző illetőleg a hatáskör címzettje gyakorolja. A kiadmányozási joggal a feladat és hatáskörét érintő ügyekben - mind a polgármester, mind a jegyző, köztisztviselőt egyéni döntésével – felruházhat 107) A kiadmányozás rendjét a Hivatal SZMSZ-nek mellékletét képező kiadmányozási szabályzat tartalmazza. 108 )Külső szervhez, vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. 109) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. 110 )Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha a) azt a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, vagy b) a kiadmányozási joggal rendelkező személy neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. 111) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a) a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy b) a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata 112) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt a) a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy elektronikus rendszer az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel látta el vagy b) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják vagy c) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el. - 17 -

113) A Hivatal és a Kirendeltségek által készített hiteles kiadmányról a külön jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni. 114) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője jogosult a külön jogszabályban meghatározottak szerint a) hiteles papír alapú, illetve b) hiteles elektronikus másolatot is kiadni. 115) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni, melyet külön szabályzat határoz meg. Expediálás és az iratok továbbítása 116) A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. 117) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, futárszolgálat útján, személyesen vagy elektronikus formában). 118) Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra történő előkészítéséről az ügyintéző gondoskodik. 119) A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az iratkezelőnek kell átadni. Az iratkezelő csak teljes ügyiratokat vehet át. 120) 121)

A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani. A kimenő iratnak minden esetben tartalmaznia kell: a )az önkormányzat nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax, e-mail), b) az ügyintéző nevét, c )a kiadmányozó nevét, beosztását, d) az irat tárgyát, e) az irat önkormányzati iktatószámát, f )a mellékletek számát, g )a címzett nevét, azonosító adatait, h) az ügyet indító beadvány hivatkozási számát.

122) Az irat elküldése előtt az iratkezelőnek – ha nem zárt borítékban kapta a küldeményeket, ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. 123) Az iratkezelőnek fel kell jegyeznie az iratra, vagy az elektronikus iktatókönyvbe az elküldés keltét. 124)

A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni: - 18 -

a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 335/2012 (XII.4.) Korm. rendeletben leírtaknak megfelelően, c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően, d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával, e) elektronikus ügyintézés esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet a az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést. 125) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. 126) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek. 127) A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni. 128) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

IV. FEJEZET IRATTÁROZÁS, SELEJTEZÉS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS Elhelyezés a központi irattárban 129) A Hivatal a székhelyén és a Kirendeltségeken külön-külön irattárat üzemeltet. 130) Az iratok a tárgyévben illetve az azt megelőző évben a kézi irattárban kerülnek elhelyezésre, ezt követően őrzésük a központi irattárban történik. Az iratok folyamatos irattározásáért az iktatást végző köztisztviselő felelős. Elintézett, véglegesen irattárba helyezett iratot az irattárból kiemelni csak az átvétel igazolását tartalmazó ügyiratpótló egyidejű elhelyezésével lehet.

Irattározás 131) Átmeneti irattárba helyezhetők az elintézett, de az ügyvitelben még gyakorta használatos ügyiratok, a határidőbe helyezett ügyiratok, a 2-5 éven belül selejtezhető irattári tétel- számmal ellátott ügyiratok. 132) Irattárba helyezés előtt az ügyintéző: a) megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, - 19 -

b) az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszámot, illetőleg a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja, vagy felülbírálja, és azt saját nyilvántartó könyvében (munkakönyv, átadókönyv stb.) rögzíti (papíralapú irat esetén rávezeti az iratra is), c)a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti. 133) Az irattárba helyezés alkalmával az iratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az iratkezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. 134) Az átmeneti irattárban az iratokat a használathoz leginkább megfelelő rendben lehet kezelni, úgy, hogy az iratok dokumentáltak és visszakereshetőek legyenek. 135) Az átmeneti irattárból az iratokat 2-5 évi őrzési idő után központi irattári kezelésbe kell átadni. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg: a) a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni, b) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően, c) az archivált, két éven túl selejtezhető, elektronikus iratokról a 2. év végén gépi adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni, d) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, e)a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig). 136) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését – papíralapú, más adathordozón tárolt és elektronikus iratok esetében egyaránt – dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. 137) A Hivatalnál és a Kirendeltségeken kijelölhető papíralapú iratokat őrző helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágít- ható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. 138) Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott vasból készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni. Az irattári berendezés kialakításakor a tűz- és balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

139) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló - 20 -

tároló eszközöket kell használni. Erre a célra az önkormányzat speciális irattároló dobozokat használ. 140) A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A Hivatalnál és a Kirendeltségeken a tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról. 141) Az irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jel szerinti azonosítását, valamint a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat. 142) Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. 143) Az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejáratáig biztosítani kell. 144) A Hivatal köztisztviselői az SZMSZ-ben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra iratkikérővel kérhetnek ki iratokat. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell elvégezni. Az iratkölcsönzések dokumentálására nyilvántartást kell vezetni (kölcsönzési napló). Az átvételt igazoló iratkikérőket az irattárban kell tárolni. 145) Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az ügyirat helyén kell tárolni. 146) Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. 147) Az irattárba helyezést a Hivatalban,és a kirendeltségeken a Jegyző, engedélyezi. Selejtezés, megsemmisítés 148) Az ügyiratok selejtezését a jegyző által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. 149)Az irat selejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. 150)A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. 151)A megsemmisítésről a szerv figyelembevételével gondoskodik.

vezetője

- 21 -

az

adatvédelmi

és

biztonsági

előírások

152) A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. 153) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok meta-adatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.

Levéltárba adás 154) A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni. 155) Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni. 156) Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.

V. FEJEZET INTÉZKEDÉSEK A HIVATAL SZERVEZETI EGYSÉGÉNEK MEGSZŰNÉSE, ÁTSZERVEZÉSE,FELADATKÖR ÁTADÁSA ESETÉN 157) Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, arról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni és gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. 158) A Hivatal szervezeti egységének megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egység(ek)nek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység). 159) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott - 22 -

folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével - be kell iktatni. 160) Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktató könyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell. 161) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az átmeneti irattári anyagot - a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint - a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani vagy a központi irattárban elhelyezni. A központi irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel, másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. 162) A megszűnő szervezeti egység papír alapú vagy elektronikus lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni, azzal, hogy az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell. 163) Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni. 164) A Hivatal szervezeti egységét érintő feladatkör átadása esetén a 158)-163) pontjait alkalmazni kell.

VI. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 165)

Jelen Iratkezelési Szabályzat 2014.február 10.-én lép hatályba.

Nemesbikk 2014.február 08. Nagy Géza jegyző

1.melléklet Egységes irattári terv Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó - 23 -

iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik. Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tételszám mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári tételszám és kód összetevői: 1. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben meghatározó négyjegyű kód; első karaktere az ágazati betűjel, amelyet a tétel ágazaton belüli háromjegyű sorszáma követ; 2. megőrzési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy "NS" jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket; 3. Lt.: a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az önkormányzati hivatal és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg (illetve "HN" jel, amely ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál). A "lejárat után" kiegészítéssel ellátott tételeknél a selejtezés, illetve a levéltári átadás ideje a tételbe tartozó ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik. ÁLTALÁNOS RÉSZ TÉTEL SZÁMKERETE U

ÁGAZAT MEGNEVEZÉSE ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK

U101-

U.1.

U201-

U.2.

Képviselő-testület iratai Nemzetiségi önkormányzat iratai

Az önkormányzatnak, a közös önkormányzati hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei U301-

U.3.

U401-

U.4.

U501-

U.5.

U601-

U.6.

Szervezet, működés Iratkezelés, ügyvitel Személyzeti, bér- és munkaügyek Pénz- és vagyonkezelés

KÜLÖNÖS RÉSZ TÉTEL SZÁMKERETE

A

ÁGAZAT MEGNEVEZÉSE

PÉNZÜGYEK

- 24 -

A101-

A.1.

A201-

A.2.

B101-

B

C101-

C E

SZOCIÁLIS IGAZGATÁS KÖRNYEZETVÉDELMI, ÉPÍTÉSI ÜGYEK, TELEPÜLÉSRENDEZÉS, TERÜLETRENDEZÉS KOMMUNÁLIS IGAZGATÁS E.1.

E201-

E.2.

E301-

E.3.

E401-

E.4. F

G101-

G H

H.2.

H301-

H.3.

H401-

H.4.

H501-

H.5.

H601-

H.6.

H701-

H.7.

H801-

H.8

J

K101-

K

L101-

L

Építési ügyek Kommunális ügyek

ÖNKORMÁNYZATI, IGAZSÁGÜGYI ÉS RENDÉSZETI IGAZGATÁS

H201-

J101-

Településrendezés, területrendezés

VÍZÜGYI IGAZGATÁS

H.1.

I

Környezet- és természetvédelem

KÖZLEKEDÉS ÉS HÍRKÖZLÉSI IGAZGATÁS

H101-

I101-

Egyéb pénzügyek

EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS

E101-

F101-

Adóigazgatási ügyek

Anyakönyvi és állampolgársági ügyek A polgárok személyi adatainak, lakcímének nyilvántartásával kapcsolatos ügyek Választásokkal kapcsolatos ügyek Rendőrségi ügyek A helyi tűzvédelemmel kapcsolatos ügyek Menedékjogi ügyek Igazságügyi igazgatás Egyéb igazgatási ügyek

LAKÁSÜGYEK GYERMEKVÉDELMI ÉS GYÁMÜGYI IGAZGATÁS IPARI IGAZGATÁS KERESKEDELMI IGAZGATÁS, TURISZTIKA

- 25 -

M101-

M

N101-

N

P101-

P

R101-

R X

FÖLDMŰVELÉSÜGY, ÁLLAT- ÉS NÖVÉNYEGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS MUNKAÜGYI IGAZGATÁS, MUNKAVÉDELEM KÖZNEVELÉSI ÉS KÖZMŰVELŐDÉSÜGYI IGAZGATÁS SPORTÜGYEK HONVÉDELMI, KATASZTRÓFAVÉDELMI IGAZGATÁS, FEGYVERES BIZTONSÁGI ŐRSÉG

X101-

X.1.

X201-

X.2.

X301-

X.3.

Honvédelmi igazgatás Katasztrófavédelmi igazgatás Fegyveres biztonsági őrség

ÁLTALÁNOS RÉSZ U) ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK U.1. Képviselő-testület iratai Irattári tételszám U101

U102

U103 U104

Tétel megnevezése Polgármesteri, alpolgármesteri tisztség átadás-átvételével, egyéb feladat- és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok Képviselő-testületi jegyzőkönyv és mellékletei (előterjesztések, sürgősségi indítványok, tájékoztatók, közmeghallgatás, interpellációk, egyéb döntés-előkészítő iratok stb.) Képviselő-testületi zárt ülések jegyzőkönyvei és mellékletei, zárt ülésekről készült hanganyagok Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok üléseinek, falugyűlések, járási tanácskozások, lakossági fórum jegyzőkönyvei és mellékletei

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

U105

Képviselő-testületi, képviselő-testületi bizottsági, részönkormányzati ülésekről készült hang- és képanyag

NS

15

U106

Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok zárt üléseiről készült jegyzőkönyvek, hang- és képanyagok

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

U107 U108 U109 U110 U111

Önkormányzati biztos kirendelése, iratai Tanácsnoki iratok Okmánytár (címer és zászlórajz, díszpolgári cím, helyi kitüntetés adományozása stb.) Önkormányzati érdek-képviseleti tagsági ügyek Önkormányzati rendeletek, határozatok, szabályzatok, együttműködési szerződések/megállapodások eredeti példánya

- 26 -

U.2. Nemzetiségi önkormányzat iratai Irattári tételszám U201

Tétel megnevezése Együttműködési megállapodások

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

15

U202

Feladatellátási, intézményhálózat-működtetési és fejlesztési terv nemzetiségi önkormányzati véleményezése

NS

15

U203

Nemzetiségi gazdálkodó szervezetek, intézmények alapítása, átszervezése, megszűnése

NS

15

2

-

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

U204

U205 U206

U207 U208

U209 U210 U211 U212 U213 U214

Nemzetiségi oktatást is folytató iskolákban az érettségi vizsga előkészítésének, megszervezésének, lebonyolításának figyelemmel kísérésével kapcsolatos iratok Nemzetiségi óvodai, iskolai döntések véleményezése, szakmai ellenőrzése Nemzetiségi önkormányzat, nemzetiségi önkormányzati bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei, mellékletei, előterjesztések, egyéb döntés-előkészítő iratok Nemzetiségi önkormányzat, nemzetiségi önkormányzati bizottságok üléseinek hang- és képanyaga Nemzetiségi önkormányzat, nemzetiségi önkormányzati bizottságok zárt ülések jegyzőkönyvei és mellékletei, zárt ülésekről készült hanganyagok Nemzetiségi önkormányzatok társulási megállapodásai Nemzetiségi önkormányzat költségvetési és vagyonkezelési ügyei Közoktatási megállapodás nemzetiségi oktatásról Nemzetiségi önkormányzat ellenőrzése Nemzetközi kapcsolattartás iratai Nemzetiségi önkormányzat szabályzatai

U215

Nemzetiségi önkormányzat törvényességi felügyeletével kapcsolatos iratok

NS

15

U216

Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti célú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak iratai

5

-

A polgármesteri hivatalnak, a közös önkormányzati hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei U.3. Szervezet, működés Irattári tételszám U301 U302

Tétel megnevezése Belső ellenőrzési jelentések Biztonsági és egészségvédelmi intézkedések

- 27 -

Megőrzési idő (év)

Lt.

10

-

2

-

U303

U304 U305 U306

U307

U308 U309 U310 U311 U312 U313 U314 U315

U316 U317

Érdekegyeztetés a szakszervezetekkel, érdekvédelmi és érdekképviseleti szervezetekkel, érdek-képviseleti fórumok alapítása, működtetése Érintésvédelmi vizsgálati jegyzőkönyvek Hírlap-, folyóirat- és könyvrendelés Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési szabályzat, fejlesztési tervek, ellenőrzési jegyzőkönyvek, minőségirányítási program Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos felügyeleti, ellenőrzési, operatív ügyek Kártérítések Kollektív szerződés Közalkalmazotti Tanács ügyei Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések Külföldi kapcsolatok bonyolítása Külföldi kapcsolatokra vonatkozó két- és többoldalú megállapodások, éves értékelések Külföldi kiküldetés, tapasztalatcsere, úti jelentések Külső szervek, Állami Számvevőszék, a fővárosi és megyei kormányhivatal ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói, szakfelügyeleti vizsgálatok, törvényességi felhívások, törvényességi felügyeleti bírsággal kapcsolatos iratok, ügyészi intézkedések, a helyi önkormányzat helyett a fővárosi és megyei kormányhivatal vezetője által megalkotott önkormányzati rendeletekkel kapcsolatos iratok, a fővárosi és megyei kormányhivatal által pótolt helyi önkormányzati határozatok, a helyi önkormányzat által pótolt feladat-ellátási kötelezettséggel kapcsolatos iratok Munkabalesetek és foglalkozási betegségek nyilvántartása Munkáltatói juttatások elvi ügyei

NS

15

15

-

2

-

NS

15

5

-

10

-

NS

15

NS

15

2

-

10

-

NS

15

10

-

NS

15

75

-

NS

15

U318

Munkavédelmi ügyek (munkahelyek kialakítása, rovarrágcsálóirtás, dohányzóhelyek kijelölése stb.)

10

-

U319

Jogi ügyek (peres és nem peres ügyek, jogi képviseleti tevékenység)

15

-

U320

Sajtóügyek, településmarketing, reprezentációs, PR tevékenység

2

-

NS

15

U321

Statisztika (éves)

- 28 -

U322 U323 U324

U325 U326 U327 U328 U329 U330

Statisztika (időszaki) Társulási megállapodások, társulási tanács üléseinek előterjesztései, jegyzőkönyvei, határozatai Társulási tanács zárt üléseinek előterjesztései, jegyzőkönyvei, határozatai Kapcsolattartás civil, egyházi és ifjúsági szervezetekkel Népszámlálás, egyéb összeírások lebonyolításával kapcsolatos ügyek Önkormányzatok együttműködésére vonatkozó iratok Európai Uniós csatlakozás jogharmonizáció iratai Közigazgatási reform előkészítésére vonatkozó iratok Alapítványokkal, nonprofit szervezetekkel kapcsolatos ügyek

5

-

NS

15

NS

15

5

-

5

-

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

U331

Önkormányzati feladatokat érintő stratégia, koncepció, program, terv

NS

15

U332

Társulások területének, településeinek összehangolt fejlesztésével kapcsolatos ügyek

10

-

U333

Társulási közszolgáltatások biztosítása, fejlesztése és szervezése

10

-

10

-

U334

Társulások által fenntartott intézmények ügyei

U335

Társulások egyéb operatív ügyei, területfejlesztési önkormányzati társulás ügyei

10

-

U336

Önkormányzati (fejlesztési, működési célú) elnyert pályázatok

NS

15

NS

15

NS

15

U337 U338

Jegyzői hatáskörbe tartozó szabályzatok Képviselő-testületi, képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok rendeleteinek, határozatainak utólagos normakontrolljával kapcsolatos iratok

U339

Polgármesteri, jegyzői fogadónap jegyzőkönyvei, emlékeztetői

2

-

U340

Jogszabálytervezetek, szerződések, megállapodások előzetes jogi véleményezése

2

-

U341

Önkormányzati (fejlesztési, működési célú) sikertelen pályázatok

5

-

5

-

5

-

5

-

U342 U343 U344

Informatikai üzemeltetés és karbantartási operatív ügyek Állásfoglalások kérése A hivatal működtetésével, karbantartásával kapcsolatos ügyek

- 29 -

U345 U346

Adatvédelemmel kapcsolatos ügyek Területszervezés

10

-

NS

15

U347

Település átcsatolása másik megyéhez, területrész átadása, átvétele, cseréje

NS

15

U348

Településegyesítés, településegyesítés megszüntetése, új község alakítása

NS

15

U349

Várossá, megyei jogú várossá nyilvánítás, fővárost érintő területszervezési ügyek

NS

15

5

-

5

-

NS

15

5

-

5

-

NS

15

NS

15

10

-

10

-

2

-

NS

15

1

-

1

-

1

-

NS

15

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

HN

NS

15

U350 U351

Vállalkozási szerződések Munka-, szakmai értekezleti jegyzőkönyvek

U352

Beszámolók, jelentések, munkatervek (éves polgármesteri, jegyzői, szakigazgatási, intézményi)

U353

Beszámolók, jelentések, munkatervek (időszaki jegyzői, polgármesteri, intézményi)

U354 U355 U356 U357 U358 U359 U360

U361 U362 U363 U364

Munkarend, ügyrend és ügyfélfogadási rend Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, emlékeztetői Utasítások (jegyzői, polgármesteri) Lobbitevékenység Hivatal, munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek Körlevelek (intézkedést igénylő) Minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszer, teljesítménykövetelmény célmeghatározása, teljesítményértékelés általános iratai Intézkedést nem igénylő, de vezetői utasítás alapján iktatott körlevelek, meghívók, tájékoztatók Tájékoztatások, adatszolgáltatások Önkormányzati rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos ügyek Társulás törvényességi felügyeletével kapcsolatos iratok

U.4. Iratkezelés, ügyvitel Irattári tételszám U401 U402

Tétel megnevezése Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos ügyek Ügyvitelszervezés (saját fejlesztésű/megrendelésű elektronikus programleírások programrendszer védelem

- 30 -

szabályozás stb.) U403 U404

U405 U406 U407 U408 U409 U410 U411

U412 U413 U414

U415

Belső ügyviteli segédkönyvek (előadói munkakönyv, érkeztető könyv, iratátadó könyv, postakönyv stb.) Kiadmányozásra használt és más, joghatás kiváltására alkalmas bélyegzők nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek Elektronikus aláírások nyilvántartása Iktató- és mutatókönyv, főnyilvántartó könyv, irattári segédkönyvek Főnyilvántartó könyv, irattári segédkönyvek Iratselejtezési, iratmegsemmisítési jegyzőkönyvek Átmeneti irattárból a központi irattárba történő iratátadásátvétel jegyzőkönyvei Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső átadókönyv vagy más belső átadóokmány, külső kézbesítő könyv, futárjegyzék stb.) Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok Nemzeti minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány

Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat

5

-

NS

HN

NS

HN

NS

15

NS

HN

NS

HN

15

-

NS

HN

NS

HN

NS

HN

5

-

visszavonását követően haladéktalanul

-

15 (visszavonását követően)

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

10

-

NS

15

75

-

U.5. Személyzeti, bér- és munkaügyek Irattári tételszám U501 U502 U503 U504

Tétel megnevezése Bér- és munkaügyi kimutatások, nyilvántartások, jelentések Létszám- és bérgazdálkodási ügyek (éves) Bérnyilvántartás (bérkarton)

A foglalkoztatottak illetményügyei (bérjegyzék, 50 (a illetménykiegészítés, illetménypótlékok, személyi illetmény jogviszony megállapítása, illetményeltérítés, járulékelszámolás, jutalom, megszűmunkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás, nésétől) köztisztviselői, közalkalmazotti juttatások stb.)

- 31 -

-

U505

Fizetési előleg, helyettesítések, kereseti igazolás, személyzeti tárgyú pályázati kiírások és beadott pályázatok, üres álláshelyekről tájékoztatás, tartalékállománnyal, betöltetlen álláshelyekkel, pályázatokkal kapcsolatos iratok

2

-

U506

Jelenléti ívek, munkába járás költségeinek térítése, utazási utalványok ügyei, napidíjak, szabadságolási rend, szabadságügyek, egy hónapnál rövidebb fizetés nélküli szabadság

5

-

U507

Képviselők nyilvántartása, összeférhetetlensége, juttatásai, tiszteletdíjai

5

-

U508

U509

U510 U511 U512 U513 U514 U515 U516 U517 U518 U519 U520

U521

Kinevezés, megbízás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, 50 (a minősítés, egyéni teljesítményértékelés iratai, munkaköri jogviszony leírás, felmentés a képesítési előírás alól, esküokmányok, megszűhatósági bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, nésétől) közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési, tartalékállományba helyezés (erről tájékoztatás) és megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások, összeférhetetlenség, kirendelés, prémium évek programba helyezés Közigazgatási alap-, és szakvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos ügyek, ügykezelői alapvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos ügyek Eltartói nyilatkozat Fegyelmi és kártérítési ügyek Egy hónapot meghaladó fizetés nélküli szabadság ügyek Baleseti, rokkantsági ügyek Köztisztviselők, közalkalmazottak egyéb jogviszonyainak engedélyezése Vagyonnyilatkozat (lejárat után) Megbízási szerződések Köztisztviselői, közalkalmazotti nyilvántartások Közhasznú, közcélú alkalmazások, távmunka egyedi ügyei Kitüntetések, kitüntető címek, díjak adományozásának előkészítése, lebonyolítása A foglalkoztatottak szociális helyzetével, munkakörülményeinek alakulásával és az esélyegyenlőség érvényesülésével kapcsolatos értékelések, jelentések, tervek, programok Munkáltató által biztosított egyedi szociális támogatások ügyei

- 32 -

-

5

-

5

-

10

-

75

-

50

-

10

-

*

*

5

-

NS

HN

75

-

5

-

NS

15

5

-

U522

U523 U524 U525

U526

Magánnyugdíjpénztárral, önkéntes kiegészítő nyugdíjpénztárral, önkéntes egészségpénztárral kötött szerződés Közszolgálati jogviták Tanulmányi szerződés Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat, egyetemi, főiskolai hallgatók szakmai gyakorlata (konzulens kérése) Továbbképzési éves és középtávú terv

NS

HN

30

-

10

-

2

-

10

-

* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett által új vagyonnyilatkozat tételét követően 8 napon belül vissza kell adni a kötelezettnek.

U.6. Pénz- és vagyonkezelés Irattári tételszám U601

Tétel megnevezése Adóügyek (saját)

Megőrzési idő (év)

Lt.

5

-

U602

Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés)

8

-

U603

Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések

8

-

U604

Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, bankszámlanyitás

5

-

5

-

5

-

8

-

U605

U606

U607

Közbeszerzéssel járó beruházások, építési koncessziók szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, közbeszerzés lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok Közbeszerzéssel nem járó beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárbizonylatok, pénztárnaplók, számlák, számlatömbök tőpéldányai, készpénzellátmány bizonylatai)

U608

Fizetési felszólítás, számlareklamáció, számlarendezés, számlaegyeztetés, követelés érvényesítése, adósságelengedés

5

-

U609

Gépkocsik üzemeltetése (biztosítás a lejárat után, menetlevél, szerviz, üzemanyag stb.)

2

-

10

-

NS

HN

NS

15

U610 U611 U612

Illetményszámfejtés Ingatlan- és vagyonnyilvántartás; tulajdonjog-, szolgalmi jog, vezetékjog-rendezés, nyilvántartás Költségvetési beszámoló (éves)

- 33 -

U613 U614

U615 U616 U617 U618 U619

U620 U621 U622 U623 U624 U625 U626 U627 U628 U629 U630 U631 U632

Költségvetési beszámoló (időszaki) Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, céltartalékok felhasználása, pénzmaradvány elszámolása, pótelőirányzat, reorganizáció, számviteli rend, intézmények közüzemi számlájának rendezése) Céltámogatások igénylése és lebonyolítása, pályázatok pénzkezelése Hitelfelvétel és lebonyolítás, hitelnyilvántartás Költségvetés és beszámoló előkészítése, költségvetési koncepció Leltárfelvételi ívek Önkormányzati vagyon kezelésére, elidegenítésére, bérletére, cseréjére, jelzálogjaira, vásárlására, haszonbérletére, vagyonkezelői jog létesítésére vonatkozó alapiratok, szerződések, beruházási terv, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás, törzskönyvi nyilvántartás Munkáltatói segélyek, támogatások pénzügyi lebonyolítása Szállítólevél Térségi fejlesztési program, ipari park ügyek, térségi fejlesztési tanács ügyei Kisajátítás, kisajátítási kérelmek Vagyonbiztonsági rendszer működtetése Vagyonbiztosítás (lejárat után) Vagyonhasznosítás pénzügyi lebonyolítása (bérlet, elidegenítés stb.) Térségi fejlesztési menedzsment ügyek Közbeszerzési ügyek (árubeszerzés, szolgáltatások megrendelése) Önkormányzati ingatlanok fenntartása, karbantartása Gazdasági program Könyvvizsgálói jelentések Területi vagy regionális nyugdíjpénztár alakítása

10

-

15

-

15

-

15

-

15

-

8

-

NS

HN

5

-

2

-

NS

15

NS

15

10

-

2

-

10

-

10

-

5

-

5

-

NS

15

10

-

NS

15

KÜLÖNÖS RÉSZ (ÁGAZATI IRÁNYÍTÁS, SZAKIGAZGATÁS) A) PÉNZÜGYEK A.1. Adóigazgatási ügyek - 34 -

Irattári tételszám A101 A102 A103

A104 A105 A106 A107 A108

Tétel megnevezése Adó- és értékbizonyítványok Adóbevételi terv és teljesítés Adóellenőrzés, adategyeztetés, adókedvezményi-mentességi ügyek, adókivetés elleni jogorvoslatok, adóbevallás és adókivetés, adóhátralék, túlfizetés, téves befizetés Adóösszesítő, valamint a számítógépes éves feldolgozás adattartalmáról év végén készített lista Adózók egyéni törzsadatai (nyilvántartás) Adók módjára behajtandó köztartozások iratai Vagyoni igazolások, adóigazolások Adótartozások behajtása, végrehajtása

Megőrzési idő (év)

Lt.

8

-

10

-

15

-

5

-

NS

HN

10

-

5

-

10

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

10

-

10

-

5

-

10

-

10

-

10

-

5

-

5

-

5

-

10

-

5

-

5

-

A.2. Egyéb pénzügyek Irattári tételszám A201 A202 A203 A204 A205 A206 A207 A208

A209 A210 A211 A212

Tétel megnevezése Általános és céltartalékok felhasználása Átmeneti gazdálkodással kapcsolatos iratok Betéti kamatügyek Decentralizált támogatások felhasználása Fejlesztési alapterv Feladatmutatókhoz kapcsolódó állami hozzájárulás előirányzata, visszaigénylés Feladatmutató-növekedés miatti pótigény Intézményi térítési díjak megállapítása, elengedése (egészségügyi, gyermekjóléti, művelődési, nevelési-oktatási, szociális) Kötvény-, részvénykibocsátás (lejárat után) Különféle célú pénzalapok, közműfejlesztési hozzájárulás visszatérítés Pénzügyi szabálysértések, bírságok Mezőőri járulék kivetése

- 35 -

B) EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Irattári tételszám B101 B102 B103 B104 B105

B106 B107 B108

Tétel megnevezése Egészségügyi alapellátás helyzetfelmérése és megszervezése Egészségügyi alapellátás fejlesztésének iratai Egészségügyi szűrővizsgálatok megszervezése Iskola-egészségügyi szolgálat szervezése Körzeti egészségügyi, háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti ellátás megszervezése Foglalkozás-egészségügyi ellátás megszervezése Egészségügyi ellátást támogató pályázatok Rehabilitációs Bizottság iratai

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

15

5

-

2

-

NS

15

NS

15

10

-

10

-

10

-

B109

Finanszírozási szerződés az egészségbiztosítási szervvel (lejárat után)

10

-

B110

Gyógyszertár felállításának kezdeményezése és véleményezése

5

-

B111

Egészségügyi szolgáltatások ÁNTSZ-től érkezett engedélyek (lejárat után)

2

-

2

-

5

-

2

-

5

-

10

-

10

-

5

-

10

-

75

-

B112 B113 B114 B115 B116 B117 B118 B119 B120

Betegek panaszügyei, betegjogi képviselő észrevételei Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti pályázatok, szerződések (lejárat után) Háziorvosoknál bejelentkezett biztosítottakról havi jelentés Ifjúsági orvos (iskolaorvos) kijelölése (középfokú oktatási intézményekben) Járványügyi intézkedések Köztisztasági és településtisztasági feladatok Betegellátási díj (külföldi állampolgárok, nem biztosított magyar állampolgárok ügyei) Nyilvántartás a bejelentett biztosítottakról Társadalombiztosítási járulékügyek

B121

Szenvedélybetegek (alkohol- és kábítószer-használók, egyéb függőségben szenvedők) kötelező gondozásba vétele

30

-

B122

Házi szakápolási szolgálat, járó- és fekvőbeteg-szakellátás, óraszám, ügyeletek

NS

15

- 36 -

B123 B124

B125 B126 B127

Bölcsődék működésével kapcsolatos iratok Gyógyhely, gyógyfürdőintézmény, kitermelt ásványvíz, gyógyvíz, gyógyiszap és gyógyforrástermék törzskönyvi adatai változásának bejelentése Gyógyiszap és gyógyforrástermék kitermelésének, kezelésének és forgalmazásának engedélyezése Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás Az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatások iratai

NS

15

5

-

NS

15

2

-

10

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

15

NS

HN

C) SZOCIÁLIS IGAZGATÁS Irattári tételszám C101 C102

Tétel megnevezése Személyes gondoskodás körébe tartozó alapszolgáltatások és szakosított ellátási formák megszervezése Személyes gondoskodás körébe tartozó alapszolgáltatást, szakosított ellátásokat biztosító intézmény vagy vállalkozás működésének engedélyezése, ellenőrzése, nyilvántartása

C103

Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatási ügyek

2

-

C104

Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátást igénybevevők ügyei

2

-

C105

Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális szolgáltatásokhoz jövedelemigazolás kiállítása

2

-

10

-

NS

15

5

-

5

-

C106 C107 C108 C109

Szociális ellátást támogató pályázatok Szerződés a szociális feladatok átvállalásáról Szociálpolitikai kerekasztal működésével kapcsolatos iratok Szociális szakértői bizottság működésével kapcsolatos iratok

C110

Helyi rendeletben szabályozott rendszeres segélyek (saját ellátások)

5

-

C111

Helyi rendeletben szabályozott átmeneti ellátások (saját ellátások)

2

-

2

-

5

-

2

-

2

-

10

-

C112 C113 C114 C115 C116

Önkormányzati segély Árvízkárosultak állami támogatása Közüzemi kompenzációs ügyek, lakbér-hozzájárulás Lakásfenntartási támogatás (önkormányzati segély) Aktív korúak ellátása

- 37 -

C117 C118 C119 C120 C121 C122 C123 C124 C125 C126 C127 C128

önkormányzati segély Krízishelyzetbe került személyek támogatása Szociális kölcsön egyedi ügyek (lejárat után) Adósságkezelési szolgáltatás (lakhatást segítő ellátás, adósságcsökkentési támogatás) Nyugdíjasházi elhelyezés Köztemetés (önkormányzati segély) Megváltozott munkaképességű dolgozók ügyei Segítséggel élők érdekvédelme, támogatása, közlekedési kedvezményei Személyi térítési díj megállapítása Gondozási szükséglet vizsgálata Behajtás, végrehajtás kezdeményezésével kapcsolatos ügyek (pl. gondozási díj) Helyi utazási támogatás megállapítása

2

-

5

-

5

-

2

-

5

-

25

-

10

-

10

-

10

-

15

-

30

-

5

-

C129

"Sikeres Magyarországért Panel Plusz" hitelprogramhoz kapcsolódó szociális támogatás

NS

HN

C130

Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány, igazolások)

2

-

5

-

5

-

NS

HN

C131 C132 C133

Közgyógyellátási ügyek (méltányosság) Ápolási díj ügyek (méltányosság) Szociális ellátásra jogosultak nyilvántartásai

E) KÖRNYEZETVÉDELMI, ÉPÍTÉSI ÜGYEK, TELEPÜLÉSRENDEZÉS, TERÜLETRENDEZÉS ÉS KOMMUNÁLIS IGAZGATÁS E.1. Környezet- és természetvédelem Irattári tételszám E101 E102 E103 E104

Tétel megnevezése Helyi természeti érték védetté nyilvánítása Környezet- és természetvédelmi hatósági feladatok Környezet- és természetvédelmi program Környezet- és természetvédelmi program végrehajtása, akcióprogramok

- 38 -

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

15

10

-

NS

15

5

-

E105 E106

Környezetvédelmi hatásvizsgálati eszközök telepítése Környezetvédelmi hatásvizsgálati tanulmány

2

-

NS

15

NS

15

E107

A helyi természeti területek védetté nyilvánításával kapcsolatos ügyek

E108

Védetté nyilvánított területek és védett természeti területek hasznosításának, kezelésének ügyei

5

-

E109

Zaj- és természetvédelmi, egyéb környezetvédelmi ellenőrzés és bírság

5

-

NS

15

NS

HN

NS

15

NS

15

10

-

E110 E111 E112 E113 E114

Légszennyezési vizsgálatok, mérések Légszennyező források nyilvántartása Levegőtisztaság-védelmi (rendkívüli) intézkedési terv (füstködriadóterv) Lakóhelyi környezet állapotfelmérése Szolgáltató tevékenységet ellátó üzemi építmény energiahordozó- és/vagy üzemmódváltásra kötelezése, tevékenységének korlátozása, felfüggesztése, illetőleg feloldása

E115

Környezetvédelmi alappal, célelőirányzattal kapcsolatos ügyek

10

-

E116

Zaj- és rezgésvédelmi szempontból fokozottan védett övezet kijelölése

30

-

30

-

5

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

E117 E118

Stratégiai zajtérkép, ezzel összefüggő intézkedési terv Szolgáltató tevékenységet ellátók zajkibocsátással kapcsolatos ügyintézése

E.2. Településrendezési és területrendezési ügyek Irattári tételszám

Tétel megnevezése

E201

Helyi építészeti örökség védetté nyilvánítása és megszüntetése

NS

15

E202

Helyi építészeti örökség védelmének biztosítása (fenntartás, fejlesztés, őrzés, védett épületek támogatása stb.)

10

-

75

-

10

-

NS

15

10

-

E203

E204 E205 E206

Kulturális örökség védelmével kapcsolatos önkormányzati feladatok (pl. régészeti lelőhelyek védetté nyilvánításával összefüggésben hirdetmény elhelyezés, mentő feltárás, elővásárlási jog gyakorlása stb.) Településfejlesztési menedzsment ügyek, pályázatok Városrehabilitációs program Városrehabilitációs pályázatok, megállapodások, ehhez kapcsolódó operatív ügyek

- 39 -

E207

E208 E209 E210

E211 E212 E213 E214 E215 E216 E217 E218 E219 E220 E221 E222

Építészeti-műszaki tervtanács iratai (a tanácsot működtető önkormányzatnál) főépítészi szakmai vélemények, állásfoglalások Átnézeti nyilvántartási térkép, földmérési alaptérkép Pincebeomlások, támfal, partfal által veszélyeztetett területek felmérése Területfejlesztési koncepció, területrendezési terv, településfejlesztési koncepció, településfejlesztési stratégia, településszerkezeti terv, helyi építési szabályzat Elővásárlási jog Útépítési és közművesítési hozzájárulás Területrendezési hatósági eljárások Vis maior ügyek Repülőterek zajgátló védőövezetének kialakítása Kiszolgáló és lakóút céljára történő lejegyzés Településrendezési kötelezések Településrendezési szerződés Településképi véleményezési eljárás Településképi bejelentési eljárás Közterület-alakítás Közműnyilvántartás ügyei

NS

15

NS

HN

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

15

-

5

-

10

-

NS

15

NS

15

NS

15

15

-

15

-

15

-

NS

15

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

15

E.3. Építési ügyek Irattári tételszám E301

Tétel megnevezése Bontási-, építési-, összevont-, használatbavételi-, fennmaradási engedélyezési eljárások, építésügyi vagy eljárási bírság kiszabása, bontási vagy átalakítási kötelezettség, végrehajtási eljárás, engedély hatályának meghosszabbítása iránti engedélyezési eljárás

E302

Felvonóval, illetve mozgólépcsővel kapcsolatos építésügyi hatósági engedélyezési eljárás

15

-

E303

Építésügyi hatósági tudomásulvételi eljárások (jogutódlás tudomásul vétele, használatbavétel tudomásul vétele)

10

-

E304

Az országos építési követelményektől való eltérés engedélyezési eljárása

10

-

- 40 -

E305 E306 E 307 E308 E309

Építésügyi hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás Egyéb építésügyi hatósági kötelezési ügyek Építésügyi hatósági ellenőrzés Bauxitcementtel vagy más építőanyag-hibával kapcsolatos hatósági eljárások Építésüggyel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek intézése, tájékoztatások, szolgáltatás körében kiadott szakmai nyilatkozat

10

-

10

-

10

-

NS

HN

5

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

15

NS

15

15

-

NS

15

NS

15

NS

HN

NS

HN

E.4. Kommunális ügyek Irattári tételszám E401

E402 E403 E404 E405 E406 E407

Tétel megnevezése Hulladéklerakó-helyek (szilárd, állati eredetű, folyékony) kijelölése, létesítése, hulladékkezelési szerződések, hulladékgazdálkodási program Közcélú ártalmatlanító telep létesítése Kéményseprő-ipari szolgáltatás ügyei Zöldterületek létesítése, fenntartása (parkok, játszóterek) Energiagazdálkodás, szélerőmű létesítése Köztemetők létesítése, lezárása, megszüntetése, nyilvántartásai, térképei, újbóli használatba vétele Sírboltkönyv, síremlékek és sírboltok terve

E408

Hozzájárulás temetkezési szolgáltatást végző gazdálkodó szervezet alapításához

5

-

E409

Hulladékká vált járművek ügyei, gépjármű elszállítási és értékesítési ügyek

5

-

E410

Közműfejlesztés, ingatlanok közműellátása, közműfejlesztési hozzájárulás visszafizetésének ügyei

NS

15

5

-

5

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

HN

E411 E412

Közterületi felújítás, karbantartás, hibaelhárítás Közterület tisztán tartása, felügyelete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladékártalmatlanítás, hulladékújrahasznosítás, hulladékgazdálkodási bírság ügyek

F) KÖZLEKEDÉS ÉS HÍRKÖZLÉSI IGAZGATÁS Irattári tételszám F101

Tétel megnevezése Közutak, helyi vasutak műszaki, minőségi, baleseti, forgalmi adatainak, valamint forgalmi rendjét meghatározó jelzéseinek nyilvántartása

- 41 -

F102 F103 F104

Közutak, helyi vasutak tisztán tartása, síkosság elleni védekezés Közterület-foglalási, -használati megállapodások és díjak Közterület-bontási hozzájárulás

2

-

5

-

5

-

F105

Külterületi közút, helyi vasút menti építmény elhelyezési és nyersanyag-kitermelési hozzájárulás

5

-

F106

Külterületi közút, helyi vasút menti fakivágási és ültetési hozzájárulás

5

-

5

-

2

-

10

-

1

-

5

-

5

-

NS

15

10

-

NS

15

10

-

NS

HN

NS

15

10

-

5

-

NS

15

10

-

5

-

10

-

10

-

F107 F108 F109

F110 F111 F112 F113 F114 F115 F116 F117 F118 F119 F120 F121 F122 F123 F124 F125

Belterületi közútkezelői hozzájárulások Közúton, helyi vasúton történő építési munkákhoz való hozzájárulás Vasúti átkelőhelyek, gépkocsibehajtók, gyalogutak, járdák, kerékpárutak, közutak fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása Egyéb közútkezelői hozzájárulás Utcabútorok, utcanévtáblák, házszámtáblák kihelyezése, karbantartása, javítása Repülőtér létesítésének és megszüntetésének véleményezése Kikötők, (közforgalmú) kompok és révek létesítése Közforgalmú kikötők, kompok, révek működtetése Hidak, aluljárók és felüljárók létesítése Hidak, aluljárók és felüljárók működtetése Hídtörzskönyv Közvilágítási berendezés létesítése Közvilágítási berendezés működtetése Forgalomszabályozás, forgalomtechnika Helyi tömegközlekedés fejlesztési koncepciója Helyi közforgalmú vasúti társasággal kapcsolatos ügyek Hatósági árak megállapítása (helyi tömegközlekedés, taxi, vasút), menetrend Helyi tömegközlekedési pályázat Postai, távközlő, elektromos, valamint más nagyfrekvenciás jelet vagy mellékhatást keltő berendezések létesítése

- 42 -

üzemeltetése, rongálása, hírközlési szabálysértések F126 F127 F128 F129 F130 F131 F132

Távközlési és egyéb nyomvonaljellegű építmények létesítéséhez való hozzájárulás Útellenőri szolgálat megszervezése Útvonalengedélyek Parkolási, eseti behajtási, egyéb eseti közlekedési engedély Közlekedési kártérítések Kerékbilincs alkalmazásának ügyei Behajtási engedélyek

NS

15

5

-

1

-

2

-

5

-

2

-

2

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

5

-

NS

15

NS

15

5

-

G) VÍZÜGYI IGAZGATÁS Irattári tételszám G101 G102 G103 G104

Tétel megnevezése Árvíz és belvízzel, helyi vízkárelhárítással kapcsolatos operatív ügyek Árvíz- és belvíz-védekezési terv Védművek létesítése és fejlesztése Védművek működtetése

G105

Patakok, csatornák áradásai elleni védekezés, csapadékvízelvezetés

NS

15

G106

Vízi közüzemi tevékenység koncepciója, vízrendezési programok

NS

15

10

-

5

-

NS

HN

G107 G108 G109

Ivóvíz, szennyvízdíjak megállapítása Közműves vízszolgáltatási korlátozási terv, vízkorlátozás ügyei Vízjogi létesítési, fennmaradási és üzemeltetési engedély

G110

Ivóvíz-, szennyvíztisztító berendezés létesítésének engedélyezése

NS

15

G111

Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat létesítése, üzemeltetőjének kijelölése

NS

15

G112

Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat üzemeltetése

5

-

15

-

2

-

G113 G114

Vízmérőhely, tisztítóakna ügyei Közkifolyókkal, tűzcsapokkal kapcsolatos ügyek

- 43 -

G115 G116 G117 G118 G119 G120 G121 G122 G123 G124 G125

Kutak létesítési, fennmaradási és üzemeltetési engedélye Vízvezetési és szennyvízelvezetési szolgalmi ügyek Azonos telken több ívóvízbekötő vezeték létesítése Víziközmű-használattal kapcsolatos iratok Víziközmű-társulat, érdekeltségi hozzájárulással kapcsolatos iratok Vizek és vízi létesítmények nyilvántartása Közműfejlesztési támogatáshoz kapcsolódó iratok Talajterhelési ügyek Vízszennyezési, vízvédelmi és csatornabírság ügyek Folyékonyhulladék-bebocsátási pontok kijelölése Vízi állással kapcsolatos ügyek

NS

15

5

-

2

-

NS

15

15

-

NS

HN

15

-

5

-

5

-

15

-

2

-

H) ÖNKORMÁNYZATI, IGAZSÁGÜGYI ÉS RENDÉSZETI IGAZGATÁS H.1. Anyakönyvi és állampolgársági ügyek Irattári tételszám H101 H102

H103

H104

H105 H106

H107

Tétel megnevezése Állampolgársági eskü jegyzőkönyv Anyakönyv, anyakönyvi alapirat, betűrendes névmutató, családi jogállás rendezésével kapcsolatos irat, apa adatai nélkül anyakönyvezett születések nyilvántartása, házasságkötéssel, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésével kapcsolatos jegyzői engedély, felmentés Nyilvántartás a helyi anyakönyvvezetői megbízásokról és jogosultságokról, valamint a helyettesítéssel kapcsolatos iratok Anyakönyvi okirat kiállítása iránti kérelem, belföldi és külföldi jogsegély iránti kérelem, anyakönyvi kivonat átvételi elismervénye, anyakönyvi adatszolgáltatás iratai, anyakönyvbe történő betekintés iratai, anyakönyvi események egyeztetése Anyakönyvi Szolgáltató Rendszer működésével kapcsolatos egyéb ügyek Állampolgársági egyéb ügyek, hazai anyakönyvezési kérelem, névváltoztatási kérelem felterjesztésével, továbbá házassági névmódosítási kérelem áttételével kapcsolatos iratok, családi események polgári szertartása Külföldön történő házasságkötéshez, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítéséhez szükséges tanúsítvány kiállításával

- 44 -

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

HN

NS

HN

NS

HN

5

-

10

-

2

-

5

-

kapcsolatos iratok

H.2. A polgárok személyi adatainak, lakcímének nyilvántartásával kapcsolatos ügyek Irattári tételszám H201 H202 H203

Tétel megnevezése Adategyeztetés A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásával kapcsolatos ügyek A címnyilvántartással kapcsolatos ügyek

Megőrzési idő (év)

Lt.

5

-

5

-

15

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

H.3. Választásokkal kapcsolatos ügyek Irattári tételszám

Tétel megnevezése

H301

Választási jegyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek) első eredeti példánya

NS

H302

Választási jegyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek) második eredeti példánya

NS

5

H303

Szavazókörök, helyi önkormányzati választókerületek megállapítása

NS

15

H304

Választási szervek (választási irodák, választási bizottságok) létrehozása és tevékenysége

NS

15

H305

Választások lebonyolításával kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek

5

-

NS

15

5

-

H306 H307

Népszavazás, népi kezdeményezés iratai Választójogosultság nyilvántartásával kapcsolatos ügyek (kifogás, felvételi kérelem, igazolás stb)

#90 nap

# A jegyzőkönyvek első példányának illetékes levéltárba történő átadása érdekében a külön jogszabályi előírások alapján kell intézkedni.

H.4. Rendőrségi ügyek Irattári tételszám H401

Tétel megnevezése Rendőrfőkapitány, rendőrkapitány és rendőrőrs vezetője kinevezésének véleményezése, felmentésről szóló tájékoztatás

Megőrzési idő (év)

Lt.

10

-

H402

Rendőrkapitányság, rendőrőrs, körzeti megbízotti állomás létesítésének, megszüntetésének véleményezése

10

-

H403

Rendőrségi munkával kapcsolatos észrevételek, éves beszámoló elfogadása

2

-

NS

15

NS

15

H404

H405

Együttműködési szerződés a rendőri feladatok ellátásának segítésére, támogatására, bűnmegelőzési önkormányzati feladatok Polgárőrség megalakítása

- 45 -

H406

Bűnmegelőzési és közbiztonsági bizottság létrehozásával, működésével kapcsolatos iratok

5

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

10

-

NS

15

5

-

NS

15

10

-

H.5. A helyi tűzvédelemmel kapcsolatos ügyek Irattári tételszám H501 H502 H503 H504 H505

Tétel megnevezése Fenntartási, fejlesztési és működési ügyek Önkéntes tűzoltóság alapításával, működésével kapcsolatos iratok Tűz- és műszaki mentés jelzés, oltóvíz-nyerés ügyei Tűzvédelmi kötelezettség megállapítása Tűzoltók képzésével, továbbképzésével kapcsolatos iratok

H506

Önkéntes tűzoltó jövedelmének megtérítése, kár megtérítése, kártalanítás

5

-

H507

Készenléti szolgálatot, tűzoltás irányítását ellátó tagok részére élet- és balesetbiztosítás megkötése

5

-

H508

Tűzvédelmi kötelezettség megsértése miatti tevékenységtől eltiltás

2

-

5

-

H509 H510

Lakosság tűzvédelmi felvilágosítása Éves beszámoló elfogadása

2

-

H.6. Menedékjogi ügyek Irattári tételszám H601

Tétel megnevezése Együttműködés a menekültügyi szervekkel

Megőrzési idő (év)

Lt.

15

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

5

-

5

-

NS

15

5

-

NS

15

Megőrzési

Lt.

H.7. Igazságügyi igazgatás Irattári tételszám H701 H702 H703 H704 H705

Tétel megnevezése Bírósági ülnökök jelölése, megválasztása és visszahívása Birtokvédelmi ügyek Egyházi ingatlanok tulajdoni helyzetének rendezése Eltartási szerződési ügyek (lejárat után) Közalapítvány létrehozása

H.8. Egyéb igazgatási ügyek Irattári

Tétel megnevezése

- 46 -

tételszám H801

H802 H803 H804 H805 H806

H807 H808 H809 H810 H811 H812 H813

idő (év) Címerhasználat, névhasználat, turisztikai logó engedélyezése, zászló (lobogó) kitűzésével kapcsolatos iratok Hagyatéki ügyek Hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás Jelzálogügyek (lejárat után) Közigazgatási bírság Tűzszerészeti mentesítés, fel nem robbant lövedékek, rendkívüli események (bombariadó stb.) bejelentése, helyszíni mentesítése Talált tárgyak ügyei Utcanévváltozások, házszámrendezés Ingatlanforgalom (elidegenítési tilalom elrendelése, törlése) Tolmács és szakfordító igazolvány kiadása Tolmács és szakfordítói nyilvántartás Hirdetmények (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet is) kifüggesztéséről igazolás Külföldiek ingatlanszerzésével kapcsolatos nyilatkozatok

H814

Ingatlanközvetítői, ingatlanvagyon-értékelő és közvetítői névjegyzék vezetése

H815

Közüzemi fogyasztók szerződéséhez kapcsolódó ügyek (szerződéskötés, -szegés stb.)

H816 H817

Tűzijáték engedélyezése 2012. április 15. előtt elkövetett szabálysértések végrehajtással kapcsolatos iratai

5

-

NS

HN

5

-

5

-

5

-

5

-

1

-

NS

15

5

-

5

-

NS

HN

2

-

5

-

NS

HN

5

-

2

-

5

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

15

-

NS

HN

5

-

I) LAKÁSÜGYEK Irattári tételszám I101 I102 I103

Tétel megnevezése Önkormányzati bérlakásra várók ügyei, névjegyzéke Bérlakások nyilvántartása Jogcím nélküli lakáshasználat

- 47 -

I104 I105 I106

Lakásbérleti szerződés, lakáscsere, lakáshasznosítás (lejárat után), lakásbérleti szerződés megszűnése Lakás- és helyiségbérleti díjtartozás Társasházak alapítása, elidegenítés

5

-

5

-

NS

15

I107

Társasház-felújítási ügyek és társasház-felújítási pályázatok, társasházak operatív ügyei

10

-

I108

Helyiség-, garázsbérleti, -elidegenítési szerződés, helyiséggazdálkodási ügyek (lejárat után)

5

-

I109

Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás, egyéb lakáscélú támogatás egyedi ügyek (lejárat után)

15

-

15

-

NS

15

5

-

5

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

I110 I111

I112 I113

Lakásfelújítási, karbantartási támogatás Lakáscélú állami támogatásokkal kapcsolatos iratok (ingatlan- nyilvántartásba jelzálog, elidegenítési és terhelési tilalom bejegyeztetése, törlése, döntésekről és intézkedésekről adatszolgáltatás stb.) Jegyzői igazolás lakásépítési kedvezményhez, pénzintézeti hitelhez Nyilvántartásba nem vett, elutasított kérelmek

J) GYERMEKVÉDELMI ÉS GYÁMÜGYI IGAZGATÁS Irattári tételszám

Tétel megnevezése

J101

Szülő adatai nélkül anyakönyvezett gyermekek nyilvántartása

NS

HN

J102

Gyámhatósági és gyermekvédelmi munka szakmai, felügyeleti ellenőrzése (éves értékelés)

NS

15

2

-

NS

HN

2

-

2

-

5

-

5

-

NS

HN

J103 J104 J105 J106 J107 J108 J109

Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény Gyermekvédelmi kedvezmény nyilvántartása Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás Kiegészítő gyermekvédelmi támogatás Személyes gondoskodás körébe tartozó gyermekvédelmi szakellátások Óvodáztatási támogatás megállapítása Halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek nyilvántartása

J110

Halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek részére kiadott igazolások

5

-

J112

Gyermekvédelmi intézkedést valószínűsítő lakossági vagy jelzőrendszeri jelzések

2

-

- 48 -

J113 J114

Más hatóság megkeresésére készített környezettanulmányok, egyéb társhatósági megkeresések Helyettes szülői hálózat megszervezése

2

-

75

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

75

-

NS

15

NS

HN

NS

15

10

-

NS

15

5

-

Megőrzési idő (év)

Lt.

NS

15

K) IPARI IGAZGATÁS Irattári tételszám K101 K102 K103 K104 K105

Tétel megnevezése Atomerőmű, veszélyes ipari üzemek biztonsági, veszélyességi övezetének megállapítása Energiaellátási tanulmány Földalatti tárolótérségek nyilvántartása Gazdasági érdek-képviseleti jogok gyakorlása Telepengedélyezési eljárások, bejelentésköteles tevékenységek folytatásának bejelentése; telepengedélyhez, illetve bejelentéshez kötött tevékenységek folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

K106

Telepengedélyek, bejelentésköteles tevékenységek, nyilvántartása

K107

Törzsvezetékek létesítése és vezetékjogi engedélyezési eljárása

L) KERESKEDELMI IGAZGATÁS, TURISZTIKA Irattári tételszám L101

Tétel megnevezése Turisztikai értékek fejlesztési koncepciója

L102

Turisztikai értékek feltárása, bemutatása, fejlesztések, tanulmányok

10

-

L103

Turisztikai hivatal működtetése, turisztikai tervek, kapcsolódó operatív ügyek

10

-

2

-

10

-

L104 L105

Turisztikai marketing, turisztikai rendezvények szervezése Turisztikai témájú pályázatok

L106

Turistatájékoztató berendezések, információs eszközök telepítése, fejlesztése, karbantartása

2

-

L107

Szálláshely-üzemeltetési engedély kiadása, a tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

10

-

NS

HN

L108 L109

L110

Szálláshelyek, szálláshely-szolgáltatók nyilvántartása Nem üzleti célú közösségi, szabadidős szálláshely szolgáltatás végzésének bejelentése, a tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

10

Nem üzleti célú közösségi, szabadidős szálláshelyek nyilvántartása

NS

- 49 -

-

HN

L111

Vásár, piac rendezésének engedélyezése, bevásárlóközpont üzemeltetésének bejelentése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

10

L112

Vásár, piac és bevásárlóközpontok nyilvántartása

NS

L113

Működési engedély köteles kereskedelmi tevékenység folytatásának engedélyezése, bejelentésköteles kereskedelmi tevékenység folytatásának bejelentése, zenés, táncos rendezvények rendezvénytartási engedélyezése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

10

L114

Bejelentéshez kötött kereskedelmi tevékenységek nyilvántartása, működési engedéllyel rendelkező üzletek nyilvántartása

NS

L115

Szerencsejáték-szervező tevékenység végzéséhez szükséges okiratok kiállítása, játékterem működéséhez való hozzájárulás megadása; szerencsejáték-szervező tevékenység gyakorlásának átengedése tárgyában önkormányzat egyetértése koncessziós pályázat kiírásához

10

L116

Vásárlói panasz

2

L117

Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos ügyek

5

-

HN -

HN

-

-

M) FÖLDMŰVELÉSÜGY, ÁLLAT- ÉS NÖVÉNYEGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Irattári tételszám

Tétel megnevezése

Megőrzési idő (év)

M101

Állategészségügyi ellátással kapcsolatos ügyek

5

M102

Állati hulladékgyűjtő hellyel, gyűjtő-átrakó teleppel (gyepmesteri teleppel), kedvtelésből tartott állatok kegyeleti temetőjével kapcsolatos iratok

10

M103

Állatorvosi körzetek alakítása

10

M104

Állatszállítás és marhalevél kezelés

2

M105

Állattartási, állatvédelmi ügyek

5

M106

Állattartók és állatállomány nyilvántartása

NS

M107

Marhalevél nyilvántartás

NS

M108

Veszélyes állatok tartási engedélye

10

M109

Árutermelő ültetvény helyszíni szemléje, határszemle

5

M110

Belterületi növényvédelem és ellenőrzése

10

M111

Parlagfű elleni védekezés

5

- 50 -

Lt. -

HN HN -

M112

Borászati hatósági ügyek

5

M113

Járványügyi intézkedések, élelmiszerlánccal, élelmiszerbiztonsággal összefüggő intézkedések, veszélyes kártevők elleni védekezés

15

M114

Méhészekkel kapcsolatos egyedi ügyek

5

M115

Méhészek és méhvándorlás nyilvántartása

NS

M116

Mezei őrszolgálattal kapcsolatos ügyek megszervezése

15

M117

Nyilvántartás az árutermelő szőlő és gyümölcs telepítéséről, kivágásáról

NS

M118

Fás szárú és cserje kivágási bejelentések, engedélyek, közterületi fa- és cserjepótlás

5

M119

Tarló, avar, kerti hulladék-égetési ügyek

2

M120

Halászati jogok gyakorlása (holtágak, bányatavak)

15

M121

Vadászterületi résztulajdonosok közös képviseleti ügyei

10

M122

Vadkárral, halászati károkkal kapcsolatos iratok

5

M123

Állami tulajdonú földingatlan tulajdonjogának megszerzése

NS

M124

Belterületi és külterületi határvonalak megállapítása

NS

M125

Földkiadó bizottság, birtokhasznosítási bizottság iratai

NS

M126

Hivatalos földrajzi nevek megállapításával, megváltoztatásával kapcsolatos iratok (véleménykérés, javaslat, véleményezés)

NS

M127

Művelési ágváltozások

10

M128

Térképészeti határkiigazítás

NS

M129

Termőföld elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos iratok

M130

Újrahasznosításra alkalmassá tett terület önkormányzati tulajdonba vétele

5 NS

-

HN HN 15 15 15 15

15 15

N) MUNKAÜGYI IGAZGATÁS, MUNKAVÉDELEM Irattári tételszám

Tétel megnevezése

Megőrzési idő (év)

N101

Foglalkoztatási érdekegyeztetés, tervek

NS

N102

Közfoglalkoztatási terv, közhasznú, közcélú foglalkoztatás szervezése, álláshelyek, közérdekű munkával kapcsolatos operatív ügyek

P) KÖZNEVELÉSI ÉS KÖZMŰVELŐDÉSÜGYI IGAZGATÁS - 51 -

3

Lt. 15 -

Irattári tételszám

Tétel megnevezése

Megőrzési idő (év)

P101

Közoktatási fejlesztési és intézkedési terv, esélyegyenlőségi intézkedési terv

NS

P102

Közoktatási intézmények jegyzéke

NS

P103

Nevelési és pedagógia program, minőségirányítási program

NS

P104

Iskolaszék alakítása, tagok delegálása, egyéb iskolaszéki ügyek

NS

P105

Óvodákkal és egységes óvoda-bölcsődékkel kapcsolatos iratok

15

P106

Általános iskolákkal és alapfokú művészetoktatási intézményekkel kapcsolatos iratok

15

P107

Szakiskolákkal kapcsolatos iratok

15

P108

Középiskolákkal (gimnáziumokkal és szakközépiskolákkal) kapcsolatos iratok

15

P109

Gyógypedagógiai, konduktív pedagógiai nevelési-oktatási intézménnyel kapcsolatos iratok

15

P110

Diákotthonokkal és kollégiumokkal kapcsolatos iratok

15

P111

Szakszolgáltatással, szakmai szolgáltatással kapcsolatos iratok

15

P112

Állandó pedagógus helyettesítési rendszer megszervezése

5

P113

Bizonyítványmásodlatok kiállítása

2

P114

Érettségi szervezési, érettségi vizsgabizottsági ügyek

5

P115

Gyermekek szakértői vizsgálata, iskolaérettséget tanúsító vizsgálat, szakvélemény

5

P116

Intézményi felvételi és fegyelmi ügyekben törvényességi kérelem

2

P117

Iskolai, óvodai felvételi eljárás szervezése

2

P118

Kötelező felvételt biztosító iskola kijelölése

10

P119

Tanuló- és gyermekbaleseti ügyek

5

P120

Tanköteles és fejlesztő iskolai oktatásra köteles tanulók nyilvántartása

P121

Pedagógus igazolvány ügyek

P122

Közoktatási, kulturális megállapodások

NS

P123

Integrált oktatás során keletkező iratok

5

NS 2

- 52 -

Lt. 15 15 15 15 HN 15 -

P124

Tanulói jogviszony igazolása

2

P125

Közoktatási Információs Rendszer ügyei

5

P126

Felnőttoktatással kapcsolatos ügyek

15

P127

Közművelődési Tanács ügyei

NS

P128

Levéltári és muzeális értékek közgyűjteményi megőrzése, rendelkezési jog gyakorlása

NS

P129

Művészeti alkotások elhelyezésének véleményezése

P130

Nem helyi önkormányzat által alapított nevelési, oktatási, kulturális, művészeti intézmények működésének engedélyezése, működéssel kapcsolatos egyéb ügyek

NS

P131

Művészeti ügyek

NS

P132

Intézményi vezetők munkakör átadás-átvétele

5

P133

Intézmények beruházásával, felújításával kapcsolatos iratok

10

P134

Helyi önkormányzat által működtetett kulturális intézmények (közművelődési, közgyűjteményi intézmények, múzeumok, könyvtárak, levéltárak) létesítésének és közösségi színterek biztosításának iratai

NS

P135

A közművelődéssel kapcsolatos operatív ügyek iratai

P136

Nyilvános könyvtári ellátás biztosításával kapcsolatos iratok

NS

P137

Régészeti jelentőségű földterület védetté nyilvánítása

NS

P138

Műemléki és építészeti értékek felkutatása

P139

Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák állítása, újraállítása, kialakítása

NS

P140

Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák, helyi építészeti értékek védelme, fenntartása

10

P141

Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak

10

P142

Ünnepségek, ünnepélyek, rendezvények szervezése

5

5

5

5

15 15 15

15 15

15 15 15 -

R) SPORTÜGYEK Irattári tételszám

Tétel megnevezése

Megőrzési idő (év)

R101

Sportegyesületek, sportlétesítmények, sportolók támogatása, pályázatok, szponzori szerződések

10

R102

Sportlétesítményekre, versenyengedélyekre vonatkozó adatszolgáltatásokkal összefüggő iratok

10

- 53 -

Lt. -

R103

Testnevelési és sportfeladatok koncepciója

NS

R104

Sportfeladatokkal kapcsolatos operatív ügyek

5

R105

Sportrendezvények ügyei

5

15 -

X) HONVÉDELMI, KATASZTRÓFAVÉDELMI IGAZGATÁS, FEGYVERES BIZTONSÁGI ŐRSÉG X.1. Honvédelmi igazgatás Irattári tételszám

Tétel megnevezése

Megőrzési idő (év)

X101

Hadkötelesek tájékoztatási és bejelentési kötelezettségéhez tartozó ügyek

2

X102

Hadkötelesek sorozásával kapcsolatos ügyek

2

X103

Potenciális hadkötelesek, hadkötelesek nyilvántartásához kapcsolódó adatszolgáltatás

5

X104

Meghagyással kapcsolatos ügyek

3

X105

Gazdasági és anyagi szolgáltatások előkészítésével, elrendelésével, kártalanítással kapcsolatos ügyek

5

X106

A NATO Válságreagálási Rendszerrel, az Európai Unió válságkezelési mechanizmusaival összhangban álló nemzeti intézkedési rendszerrel kapcsolatos ügyek

30

X107

Rendkívüli intézkedésekkel kapcsolatos ügyek

NS

X108

Honvédelmi célú terület-előkészítési ügyek

5

X109

Nemzetgazdaság honvédelmi célú felkészítésének ügyei

30

X110

Befogadó Nemzeti Támogatással kapcsolatos ügyek

30

X111

Honvédelemi szempontból létfontosságú (kritikus) infrastruktúra védelmével kapcsolatos ügyek

30

X112

Polgári veszélyhelyzeti tervezés honvédelmi feladataival kapcsolatos ügyek

30

X113

Védelmi bizottságok üléseivel kapcsolatos iratok

5

X114

Felkészítések, gyakorlatok

5

X115

Intézkedési tervek, munkajegyek

5

X116

Lakosság tájékoztatása

5

X117

Gazdaságfelkészítés és mozgósítási feladatok ellátásával kapcsolatos iratok

30

X118

Munkacsoportokkal, ügyeleti szolgálatokkal kapcsolatos iratok

5

- 54 -

Lt. -

HN -

X.2. Katasztrófavédelmi igazgatás Irattári tételszám

Tétel megnevezése

Megőrzési idő (év)

X201

Életvédelmi létesítmények (óvóhely) kijelölése

NS

X202

Életvédelmi létesítmények fenntartása

10

X203

Életvédelmi létesítmények hasznosítása

10

X204

Rendkívüli intézkedések

NS

X205

Polgári védelmi terv

NS

X206

Polgári védelmi szervezet létrehozása (területi, települési, munkahelyi is)

NS

X207

Polgári védelmi felkészítési követelmények

10

X208

Polgári védelmi készletgazdálkodási ügyek

10

X209

Polgári védelmi személyi állomány nyilvántartása

30

X210

Polgári védelmi kötelezettség teljesítése alóli mentesség igazolása

10

X211

Polgári védelmi ügyeleti és jelentési feladatok

10

X212

Önkéntesek nyilvántartása

30

X213

Katasztrófavédelmi terv

NS

X214

Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása

NS

X215

Katasztrófavédelmi gyakorlatok

10

X216

Veszélyelhárítási terv

NS

X217

Gazdasági-anyagi szolgáltatásokkal kapcsolatos vagyonelemek kijelölése, szolgáltatás elrendelése, átadásátvételi jegyzőkönyv, kártalanítás

NS

X218

Termelési, ellátási és szolgáltatási kötelezettségre vonatkozó szerződés

NS

X219

Védelmi bizottságok iratai

NS

X220

Visszamaradó készletek

10

X221

Helyreállítási és újjáépítési ügyek

NS

X222

Veszélyes ipari üzemek külső védelmi tervének készítésével és gyakoroltatásával, valamint a lakossági tájékoztató kiadványok készítésével kapcsolatos iratok

NS

- 55 -

Lt. HN HN HN HN HN HN HN HN

HN 15 15 HN

X223

Települések veszélyeztetettségének felmérése

10

X224

Logisztikai feladatok ellátása

10

X225

Egyéni védőeszközökkel történő ellátási feladatok

10

X226

Létfontosságú anyagi javak védelme, kritikus infrastruktúra védelme

30

X227

A kulturális javak védelmével kapcsolatos feladatok

30

X228

Kitelepítéssel, kimenekítéssel, kiürítéssel, befogadással kapcsolatos iratok

NS

X229

Menekültek elhelyezésével és ellátásával kapcsolatos feladatok

30

X230

Halálos áldozatokkal kapcsolatos halaszthatatlan intézkedések

30

X231

Nemzetközi kapcsolatok és katasztrófa segítségnyújtás

10

X232

Lakosság tájékoztatása

10

HN -

X.3. Fegyveres biztonsági őrség Irattári tételszám

Tétel megnevezése

Megőrzési idő (év)

X301

Fegyveres biztonsági őrség létrehozása, működtetése, megszüntetése

15

X302

Rendészeti ügyek

2

- 56 -

Lt. -

2.melléklet HOZZÁFÉRÉSI JOGOSULTSÁG KÉRŐ/MÓDOSÍTÓ/VISSZAVONÓ ADATLAP Igénylést kitöltő személy neve:

Tel.sz.:

Foglalkoztatott: Neve: Beosztása: Jogviszony típusa: (köztisztviselő, közalkalmazott, szerződéses, stb.) Hivatal neve: Szervezeti egysége: Szervezeti egység vezetője: Közvetlen vezető: Jogviszony kezdete/vége: Munkavégzés helye (cím, emelet, ajtó) : Alkalmazás igénylés Irodai programcsomag (MS Office, intranet): Postafiók: Internet: Webes levelezőrendszer: Egyéb alkalmazás:

Tel.sz.:

alapjog

Iratkezelő rendszer jogosultsága: (X-el jelölje a megfelelőt) Érkeztető teljes szervnek: Iktató, iratkezelő saját magának: Saját szervnek iktató, iratkezelő szignáló

- 57 -

módosított jog

Saját és alárendelt szervezetnek: iktató, iratkezelő szignáló Teljes szervnek: iktató, iratkezelő szignáló Irattáros Ügyintéző Lekérdező Helyettesítő Dátum: Kit (kinek a szerepköre):

20… év … hó … naptól

-

20… év … hó … napig

Visszavonási záradék: Visszavonást kérő vezető: Helységnév és dátum: Készült: Kapja:

Engedélyező (jegyző):

2 pld.-ban 1. pld.: jegyző 2. pld.: rendszergazda

3.melléklet FOGALOMTÁR átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; biztonságos kézbesítési szolgáltatás: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti szabályozott biztonságos kézbesítési szolgáltatás; csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; elektronikus archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése elektronikus adathordozón; elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

- 58 -

elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatás-együttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja; elektronikus irattár: a közfeladatot ellátó szerv által használt iratkezelési szoftver - ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is - azon része, vagy olyan adatbázis, amelyben az elektronikusan tárolt irattári anyag meghatározott időtartamú elektronikus őrzése történik; elektronikus tájékoztatás: az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szerint előírt elektronikus közzétételi kötelezettség; elektronikus ügyintézés: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti elektronikus ügyintézés; elektronikus ügyintézési felügyelet: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti hatóság; elektronikus űrlapok: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti elektronikus adatbeviteli felület; elektronikus visszaigazolás: olyan - kiadmánynak nem minősülő - elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról is értesíti annak küldőjét; előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása; érkeztetés: a beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele; iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést, keletkezést követően; iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

- 59 -

irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége; irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely; iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; iratkezelési szoftver: az iratkezelési alapfolyamatot támogató olyan informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve az e rendeletben foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, függetlenül attól, hogy ezek mellett egyéb funkciókat is ellát; iratkölcsönzés: a papír alapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az átmeneti vagy a központi irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása; irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat átmeneti vagy központi irattárban történő dokumentált elhelyezése - elektronikus irattár esetén archiválása -, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre; irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító; kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata; kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; kézbesítési szolgáltatás: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti kézbesítési szolgáltatás;

- 60 -

kijelölt tanúsító szervezet: olyan a 43/2013(II.19)Korm.rend.3. § (2) bekezdése szerinti szervezet, amely értékelési eljárásban tanúsító tevékenység végzésére jogosult a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek tekintetében; közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott; közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár; közlevéltár illetékessége (illetékességi köre): a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni; központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is; küldemény: papír alapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el; küldemény bontása: az érkezett küldemény felnyitása, olvashatóvá tétele; küldő: a küldemény tartalmából, vagy a küldeményhez kapcsolódó azonosító adatokból a küldemény benyújtójaként azonosítható személy vagy szervezet; levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat; levéltári gyűjtőkör: a maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény közlevéltárba adási, illetve a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem ír elő, továbbá a természetes személyek maradandó értékű iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad vagy megvásárol). levéltári kutatás: a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében; levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény; levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

- 61 -

maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat; magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat; másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható; mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható; melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; nyilvános magánlevéltár: a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel az 1995.évi LXVI. Tv.30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek; papír alapú érkeztető könyv: hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben a küldemények közfeladatot ellátó szervhez történő beérkezésének a nyilvántartásba vétele megtörténik; papíralapú iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz; selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy e rendelet alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti szolgáltatás; szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek;

- 62 -

szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása; tanúsítás: olyan eljárás, amely alapján egy független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező, e rendelet alapján kijelölt szervezet tanúsítványban igazolja, hogy egy iratkezelési szoftver rendelkezik a külön jogszabályban előírt alkalmazási feltételekkel. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is; ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti nyilvántartás; ügyintézési rendelkezés: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti ügyintézési rendelkezés; ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy; ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.

- 63 -

4.melléklet IRATMINTATÁR(iratminták)

1. GYŰJTŐÍV 2. ELŐADÓI MUNKANAPLÓ 3. IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV 4. IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV 5. TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK 6. RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK 7. DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK 8. IRATPÓTLÓ LAP (ŐRJEGY) 9. IRATKÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ

- 64 -

1. számú iratminta

GYŰJTŐÍV

Iktatószám

Érkezett

Beküldő neve

- 65 -

Címe

Beküldő ikt.száma:

2. számú iratminta

ELŐADÓI MUNKANAPLÓ 20…. évre Előadó neve:…………………………………………….. beosztása:…………………………………………

Sorszám

Kelt

Ügyirat/iktató szám

Átvevő ügyintéző aláírása

- 66 -

Kelt

Elintézés kódja

Határidő

Átvevő iratkezelő aláírása

3. számú iratminta

………………………………………… szerv megnevezése Ikt. szám:

IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV Készült: ....................................................................................................................................... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)

A selejtezési bizottság tagjai: ...................................................................................(név, beosztás) ....................................................................................(név, beosztás) ................................................................................... (név, beosztás) A selejtezést ellenőrizte:............................................................................................(név, beosztás) A munka megkezdésének időpontja: ................................................................................. (dátum) A munka befejezésének időpontja: ................................................................................... (dátum) Az alapul vett jogszabályok1: ...................................................................................................... ....................................................................................................... Selejtezés alá vont iratok: ............................................................................................................ (szervezeti egység megnevezése, az irat évköre)

Eredeti terjedelem: .............................................................................................................. (ifm) A kiselejtezett iratok mennyisége: ...................................................................................... (ifm) A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt … lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratok kiselejtezését javasolják. A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül. k.m.f. …………………………………….. …………………………………….. ellenőrző vezető aláírása 1

…………………………………….. P.H.

……………………………………..

az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolása

- 67 -

4.számú iratminta

IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV Készült: ........................................................................................................................................ (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)

Átadó: .......................................................................................................................................... (átadó szerv megnevezése)

........................................................................................................................................ (átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése)

Átvevő: ........................................................................................................................................ (átvevő szerv megnevezése)

........................................................................................................................................ (átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése)

Átvétel tárgyát képező iratanyag: ................................................................................................ (iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése)

Az átadás-átvétel indoklása: ........................................................................................................ ....................................................................................................... ....................................................................................................... k.m.f. …………………………………….. átadó

…………………………………….. átvevő

P.H.

P.H.

Melléklet: ………… lap IRATJEGYZÉK Készült 3 példányban 1 pld. Átvevő 1 pld. Átadó 1 pld. Irattár

- 68 -

5. számú iratminta

TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK IRATTÁRI JEL ügykör ágazat kódjel

IRATTÁRI TÉTEL MEGNEVEZÉSE

- 69 -

SELEJTEZETT ÉVEK TÓL-IG

6. számú iratminta

RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK Az iratlétrehozó/tulajdonos/őrző megnevezése………………………………………………… Az irat-együttes címe: évköre: mennyisége (raktári egységben és folyóméterben):

Raktári egység sorszám megnevezés

Irattári jel

Tétel megnevezése

- 70 -

Keletkezés Egyéb azonosíévszáma tó

7. számú iratminta

DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK Az iratlétrehozó neve:…………………………………………………… Az

irat-együttes megnevezése:…………………………………………… … évköre:………………………………………………… ….

mennyisége

……………………………………………… (összesen oldal, lap, stb és iratfolyóméter)

Sorszám

Irattári jel

Iktatószám/ évszám

Tárgy

- 71 -

Mennyiség (oldal,lap,leütés, karakter stb.)

8. számú iratminta IRATPÓTLÓ LAP (Őrjegy) A KIEMELT IRAT irattári helye (irattár neve, polc sorszáma, doboz/csomó stb. sorszáma) ….............................. azonosító száma (iktató/vagy tételszám, /év) ………………………………………………… tárgya/megnevezése ………………………………….............................................................. kiemelés ideje (év, hó, nap) …………………………………………………………………… kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés) ……………………………… kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma …………………………………………… kiemelést kérő neve …………………………………………… kiemelést végző neve, aláírása …………………………………………… kölcsönzési határidő (év, hó, nap) ) …………………………………………… visszahelyezés ideje (év, hó, nap) …………………………………………… visszahelyezést végző neve, aláírása ……………………………………………

- 72 -

9. számú iratminta

KÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ

a kölcsönzött irat

iktatószáma és/vagy tételszáma

tárgya

a kölcsönző irattári helye irattár neve/állv./polc/d oboz/csomó stb. sorszáma

neve

kölcsönzési határidő

a kölcsönzés célja betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés*

- 73 -

visszavétel ideje

aláírása

év, hó, nap

év, hó, nap

visszavevő aláírása

megjegyzés