Cover
Sistem Informasi Penjualan Berbasis Gambas dengan Platform Linux pada PT. Sekar Pesona Mandiri Muntilan (Studi Kasus : PT. Sekar Pesona Mandiri Muntilan) Naskah Publikasi
disusun oleh Sekar Retno Naruki 08.12.3467
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
SALES INFORMATION SYSTEM GAMBAS BASED ON LINUX PLATFORM IN PT. SEKAR PESONA MANDIRI MUNTILAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS GAMBAS DENGAN PLATFORM LINUX PADA PT. SEKAR PESONA MANDIRI MUNTILAN Sekar Retno Naruki Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT Nowadays, society would require the role of travel agents. Travel agent is anintermediary when we will make a trip, either official or leisure travel. Along with the increasing travel agents are popping up today, every travel agent is required to enhance professionalism in order to compete with other travel agents, one of which is improving the quality of service to passengers and business partners. The case happened in PT. Sekar Pesona Mandiri is a sales information system is not computerized. During this time, the sale transaction which occurred in the company is still a good manual on customer transactions as well as on sub-agents. In addition, preparing reports on PT. Sekar Pesona Mandiri can not be done by one person only because of the many transactions that are piling up in a recap memorandum. So ittakes a very long time for making the report itself. Therefore, PT. Sekar Pesona Mandiri needs a computerized sales information system. So that all transactions are stored neatly and make a report with the appropriate nominal and in accordance with the transactions that occur at each end of the month. Keywords: Sales, Sales Data Processing, Information Systems
1.
Pendahuluan Dalam kehidupan sehari-hari, masyarakat tentu membutuhkan peran travel
agent. Travel agent merupakan suatu perantara ketika kita akan melakukan suatu perjalanan, baik dinas maupun wisata. Seiring dengan meningkatnya travel agent yang bermunculan dewasa ini, setiap travel agent dituntut untuk meningkatkan profesionalisme agar dapat bersaing dengan travel agent lainnya, salah satunya adalah peningkatan kualitas pelayanan pada penumpang dan mitra usaha. PT. Sekar Pesona Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang pariwisata, terletak di Kios Terminal Blok B.II No.14 Muntilan, Magelang. PT. Sekar Pesona mandiri melayani penjualan tiket pesawat, kapal, travel dan bus. Kasus yang terjadi pada PT. Sekar Pesona Mandiri adalah sistem informasi penjualan yang belum terkomputerisasi. Padahal di perusahaan tersebut tersedia beberapa komputer dan semuanya digunakan sebatas untuk ticketing saja. Hal ini tentu belum merupakan suatu pemanfaatan hardware secara optimal. Selama ini, transaksi penjualan yang terjadi pada perusahaan tersebut masih bersifat manual baik transaksi pada customer maupun pada sub-agen. Selain itu, pembuatan laporan pada PT. Sekar Pesona Mandiri tidak dapat dilakukan oleh satu orang saja karena banyaknya transaksi yang ada yang tertumpuk dalam rekap nota. Sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama untuk pembuatan laporan itu sendiri. Oleh karena itu, PT. Sekar Pesona Mandiri sangat membutuhkan suatu sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi. Sehingga segala transaksi tersimpan dengan rapi dan membuat laporan dengan nominal yang tepat dan sesuai dengan transaksi yang terjadi di setiap akhir bulannya . 2.
Landasan Teori
2.1.
Konsep Dasar
2.1.1.
Pengertian Sistem Sistem merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang
berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak. Menurut Mc. Leod (1995; Al Fatta, 2007, h.4) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.1
1Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. ANDI OFFSET. Yogyakarta. hal 4
1
2
2.2.
Konsep Dasar Informasi
2.2.1.
Pengertian informasi Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun masa yang akan datang untuk mencapai tujuan (Robert N. Anthony dan Dearden). 2.2.2.
Siklus Informasi Siklus informasi merupakan data yang diolah melalui suatu model menjadi
informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali, data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan akan membentuk siklus (John Burch). 2.2.3.
Kualitas Informasi 1. Akurat (Accurate) Informasi harus benar-benar bebas dari segala faktor kesalahan data yang
dihasilkan sehingga tidak menyesatkan bagi penerima. 2. Tepat Waktu (Time lines) Penyampaian informasi harus tepat waktu dengan menerapkan aplikasi informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan datangnya tidak terlambat. 3. Relevan (Relevances) Informasi yang disampaikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan sehingga informasi akan memiliki nilai manfaat bagi penerima informasi. 2.3.
Nilai Informasi Nilai informasi (value of information) ditentukan dua hal, yaitu dari segi manfaat
dan biaya. Suatu informasi bila mempunyai nilai manfaat yang lebih efektif dibandingkan dengan biayanya maka informasi tersebut mempunyai nilai yang baik. Informasi tidak ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau benefit. 2.4.
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.4.1.
Sistem Informasi Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen dari informasi yang saling
terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Komponen yang dimaksud adalah komponen input, model, output, teknologi, basis data (data base), kontrol atau komponen pengendali.
3
2.4.2.
Sistem Informasi Penjualan Sistem
Informasi
mengorganisasikan
Penjualan
adalah
serangkaian prosedur
suatu sistem
informasi
yang
dan metode yang dirancang untuk
menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. 2.5.
Sistem Perangkat Lunak
2.5.1.
Ubuntu Ubuntu merupakan salah satu distribusi Linux yang berbasiskan Debian. Ubuntu
dirilis secara berkala (setiap enam bulan), fokus utama sistem operasi Ubuntu adalah para pengguna dan kemudahan penggunaan (sesuai dengan "Just Work" TM) dan pada setiap rilis Ubuntu akan memberikan perbaikan keamanan selama 18 bulan. Ubuntu menyertakan lingkungan desktop Gnome / KDE / XFCE terbaru di setiap rilis dan juga menyertakan beragam pilihan perangkat lunak untuk server dan desktop yang semuanya dikemas ke dalam satu CD. 2.5.2.
Gambas Gambas merupakan perangkat lunak bebas dan open source. Gambas adalah
singkatan berulang dari Gambas Almost Means Basic. Gambas ditujukan bagi para pengguna Visual Basic yang bermigrasi ke Linux. Gambas dirancang untuk membangun aplikasi dengan antarmuka pengguna berbasis grafis (GUI) menggunakan Qt toolkit. IDE Gambas ditulis dengan menggunakan Gambas sendiri. Gambas memiliki fasilitas GUI designer untuk membantu membuat antarmuka. 2.5.3.
MySQL MySQL adalah sebuah system manajemen database. Database adalah
sekumpulan data yang terstruktur. Data-data itu dapat suatu daftar belanja yang sangat sederhana sampai ke galeri lukisan atau banyaknya jumlah informasi pada jaringan perusahaan. Untuk menambah, mengakses dan memproses data yang tersimpan pada database komputer, kita membutuhkan manajemen database seperti MySQL. 3.
Perancangan
3.1.
Tinjauan Umum PT. Sekar Pesona Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam
bidang pariwisata. PT. Sekar Pesona Mandiri melayani jasa tranportasi darat, laut, dan udara dengan penjualan tiket bus, travel, kapal, pesawat, dan lain-lain. 3.2.
Definisi Analisis Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian –
4
bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian – bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. 2 3.3.
Analisis PIECES Skripsi ini menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy,
Control, Eficiency, Services) untuk mengidentifikasi masalah. 3.3.1. Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja sistem merupakan kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat. Sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data, mengakibatkan penundaan pemrosesan data transaksi secara keseluruhan. Lambatnya pembuatan laporan karena data yang menumpuk. 3.3.2. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan aspek yang terpenting dalam pengambilan keputusan, oleh karena itu informasi yang dihasilkan harus berkualitas (akurat, relevan dan tepat waktu).Penyajian informasi kurang akurat karena sering terjadi kesalahan pencatatan data dan pemrosesan data membutuhkan waktu yang lama karena perhitungan yang rumit. Sehingga laporan tidak tepat waktu. 3.3.3. Analisis Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi merupakan penilaian sistem atas pengembangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem ini. Pengolahan secara manual dengan waktu yang lama dapat meningkatkan biaya operasional. Manfaat yang dihasilkan kurang maksimal karena membutuhkan banyak SDM dan memakan waktu yang lama. 3.3.4. Analisis Pengendalian (Control) Analisa pengendalian diperlukan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data dan informasi. Data jelas tidak aman, karena sumber data ditumpuk begitu saja dan diletakkan sembarangan. Jadi siapa pun bisa saja mengambil data untuk hal-hal yang tidak diinginkan semisal manipulasi. 3.3.5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi pada
sebuah
sistem
informasi menyangkut
hal
bagaimana
menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukannya. Beban kerja yang ditimbulkan lebih banyak, seperti pemrosesan transaksi customer, transaksi sub-agen, laporan transaksi sub-agen, dan laporan transaksi keseluuhan. Jadi akan membutuhkan SDM yang banyak pula. 3.3.6. Analisis Pelayanan (Services) 2 Ibid. hal 4
5
Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita lihat dari segi pelayanannya. Pelayanan dari segi waktu baik terhadap customer maupun sub-agen terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah satu alasan diandakannya pengembangan sistem. 3.4.
Analisis Biaya dan Manfaat
Table 1: Analisa Biaya Manfaat Thn 0
Thn 1
Thn 2
Biaya Pembelian Hardware
Rp. 2.583.000
0
0
Biaya Pembelian Software
Rp. 0
0
0
Total Biaya Pengadaan
Rp. 2.583.000
0
0
Biaya Analisis
Rp. 1.000.000
0
0
Biaya Programmer
Rp. 500.000
0
0
Biaya Konversi Data
Rp. 379.000
0
0
Biaya Pelatihan Personil
Rp. 118.500
0
0
Total Biaya Proyek
Rp. 1.997.500
0
0
A. Biaya Overhead(Listrik)
0
Rp. 885.500
Rp. 974.000
B. Biaya Perawatan Sistem
0
Rp. 600.000
Rp. 650.000
0
Rp. 1.485.500
Rp. 1.624.000
Rp. 4.580.500
Rp. 1.485.500
Rp. 1.624.000
0
Rp. 3.642.000
Rp. 4.842.000
0
Rp. 1.344.000
Rp. 1.344.000
0
Rp. 4.986.000
Rp. 6.186.000
I. Biaya-biaya 1. Biaya Pengadaan
3. Biaya Proyek
4. Biaya Operasi dan Perawatan
Total Biaya Operasi dan Perawatan Total Biaya - Biaya
II. Manfaat-manfaat 1. Keuntungan Berwujud a. Pengurangan Biaya Operasi b. Pengurangan Kesalahan Proses Total Keuntungan Berwujud
6
2. Keuntungan Tak Berwujud a. Peningkatan Pelayanan Konsumen Total Keuntungan Tak Berwujud Total Manfaat-manfaat
PROCEED (TM-TB)
0
Rp. 1.812.500
Rp. 1.812.500
0
Rp. 1.812.500
Rp. 1.812.500
0
Rp. 6.798.500
Rp. 7.998.500
Rp. 4.580.500
Rp. 5.493.000
Rp 6.374.500
Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah diidentifikasi, selanjutnya analisis biaya dan manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem ini layak atau tidak. Terdapat beberapa metode untuk menentukan analisis biaya dan manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut : a) Metode Periode Pengembalian (Payback Period) Total biaya pengadaaan sistem tahun -0 : Rp. 4.580.500 Proceed pada tahun -1
: Rp. 5.493.000 (-)
Sisa investasi tahun -1
: (Rp. 1.878.000)
= (1.878.000)
x 12 bulan
6.374.500 = 0,14 x 12 bulan = 1 tahun 7 bulan Payback periode sudah dapat dicapai pada tahun ke 2, secara detailnya adalah 1,7 tahun. Dari fakta tersebut, dapat disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu 1,7 tahun yang berarti bahwa pada tahun ke 2 perusahaan mulai dapat mengambl keuntungan dari sistem tersebut. b) Metode Pengembalian Investasi (Return of Invesment) Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem disbanding biaya yang dikeluarkan. ROI proyek sistem ini dapat dihitung seperti berikut : ROI = total manfaat – total biaya
x 100%
total biaya Dari tabel didapatkan total manfaat dari proyek ini adalah : Manfaat tahun ke- 1
= 6.798.500
7
Manfaat tahun ke- 2
= 7.998.500 (+)
Total Manfaat
= 14.797.000
Biaya tahun ke- 0
= 4.580.500
Biaya tahun ke- 1
= 1.485.500
Biaya tahun ke- 2
= 1.624.000 (+)
Total Biaya
= 7.690.000
ROI untuk pengembangan sistem informasi penjualan ini adalah : ROI
= 14.797.000 – 7.690.000
x 100%
7.690.000 = 7.107.000
x 100%
7.690.000 = 92,42% Sebuah proyek mempunyai ROI lebih besar dari nol adalah proyek dapat diterima. ROI pada proyek ini adalah 92,42 atau 92,42 %, berarti proyek ini dapat diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 92,42% dari biaya investasi dan operasi. c) Metode Nilai Bersih Sekarang (Net Percent Value) Metode nilai bersih sekarang merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai-uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. NPV
= -(Nilai Proyek) + Proceed 1 + Proceed 2 + Proceed n (1+i)1
(1+i)2
(1+i)n
Keterangan = NPV
: Net Percent Value
i
: Tingkat bunga diskonto yang diperhitungkan
n
: Umur proyek investasi
Bila NPV bernilai lebih besar dari nol ( NPV > 0 ), berarti investasi menguntungkan dan dapat diterima. Perhitungan NPV dengan tingkat bunga diskonto yang diperhitungkan sebesar 15 % adalah sebagai berikut: NPV
= -(4.580.500) +
5.493.000
+
6.374.500
8
(1+0.15)1 = -(4.580.500) +
5.493.000
+
(1,15) = -(4.580.500) +
4.776.521
= -(4.580.500) +
9.605.688
(1+0.15)2 6.374.500 (1,32)
+
4.829.167
= 5.025.188 Dari hasil diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini dinyatakan layak untuk diterapkan karena NPV > 0. Jika sistem baru sekarang diterapkan atau dipakai dengan ketentuan tingkat bunga diskonto 15 % maka keuntungan yang diterima adalah sebesar Rp. 5.025.188 Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut diatas tercantum dalam tabel berikut ini : Table 2: Hasil Kelayakan Metode Perhitungan NO
Metode Biaya dan Manfaat
Nilai
Syarat
Keputusan
1
Payback Period
1 tahun 7 bulan
Maksimal 2 Thn
Layak
2
Return On Investment
92,42 %
Lebih besar dari 0
Layak
3
Net Present Value
Rp. 5.025.188
Lebih besar dari 0
Layak
3.5.
Perancangan Sistem
3.5.1.
Perancangan Flowchart
Gambar 1: Flowchart Sistem yang Diusulkan
9
3.5.2. Perancangan Database
Gambar 2: Entity Diagram Relationship 4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1.
Implementasi Tahap implementasi sistem merupakan tahap peletakkan sistem agar siap
digunakan. 4.2.
Pengujian Program Pengujian perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahankelemahan yang mungkin masih terjadi. Kesalahan-kesalahan yang mungkin
terjadi dalam program adalah : 1) Kesalahan Bahasa (Syntax Error) Kesalahan bahasa adalah kesalahan dalam penulisan kode program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah diperbaiki. Contoh dalam program adalah :
10
Gambar 3: Contoh Kesalahan Bahasa (Syntax Error) Kesalahan tersebut terjadi pada daerah yang dilingkari, kekurangan syntax (END) pada program menyebabkan program tidak dapat berjalan. 2) Kesalahan Saat Program Berjalan (Run-time Error) Kesalahan saat program berjalan adalah kesalahan yang terjadi pada saat program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan program terhenti sebelum selesai pada saatnya. Kesalahan ini terjadi karena compile menemukan kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Contoh kesalahan pengetikan source code program adalah sebagai berikut :
Gambar 4: Kesalahan Sewaktu - waktu (Runtime Error)
11
Kode program yang salah adalah sebagai berikut :
Gambar 5: Contoh source code penyebab Runtime Error Konversi Sistem
4.3.
Konversi Sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap mulai untuk digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem, salah satunya adalah pendekatan konversi paralel yaitu pendekatan yang dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu periode tertentu. Kebaikan pendekatan ini menyediakan proteksi tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. 4.4.
Manual Program Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan
program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual program dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam computer dan tampilan form yang digunakan secara langkah-langkah dalam menggunakan form tersebut. 4.4.1.
Form Login
Gambar 6: Form Login
12
4.4.2.
Form Data Penjualan
Gambar 7: Form Data Penjualan 4.4.3.
Form Data Refund
Gambar 8: Form Data Refund
13
4.4.4.
Nota Penjualan
Gambar 9: Nota Penjualan 5.
Kesimpulan dan Saran
5.1.
Kesimpulan Berdasarkan pada proses pembuatan sistem informasi penjualan berbasis Linux
pada PT. Sekar Pesona Mandiri, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Transaksi penjualan dapat lebih objektif dan akurat karena tidak hanya bersumber pada rekap nota saja, dan apabila nota hilang dapat dilakukan cetak ulang. 2. Perhitungan transaksi menjadi lebih jelas, sehingga kesalahan perhitungan dapat diminimalisir. Transaksi antara customer dengan sub-agen dapat dibedakan. 3. Data menjadi lebih aman, karena adanya hak akses dalam pemrosesan data. 5.2.
Saran Pengembangan sistem pada penelitian ini, dari sistem manual berdasarkan ilmu
pengetahuan ke sistem komputerisasi yang dibangun atas pertimbangan permasalahanpermasalahan yang ditimbulkan dari sistem yang lama dan penelitian yang dilakukan masih terdapat kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki, oleh karena itu masih perlu dilakukan penelitian-penelitian yang lebih lanjut maka penulis memberikan saran seperti pembuatan program yang selanjutnya bisa ditambah dengan fitur-fitur yang bisa
14
membantu, sehingga program lebih menarik. 6.
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Fatansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika Nugroho, Bunafit. 2005. Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta: ANDI Ridho, Mahdi. 2006. Panduan Aplikatif Pemrograman Gambas ala Visual Basic di Linux. Yogyakarta: ANDI. Rusmanto dan Yulianto. 2005. Menguasai Gambas Pemrograman Visual Basic di Linux. Jakarta: Dian Rakyat.
