Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
*SISTEM INFORMASI PEMASARAN ALAT-ALAT MEDIS TERPADU
Nama
: Totok Suprawoto
NIM
: 04202055
Program
: Sistem Informasi
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bahwa sistem yang dibahas dalam skripsi ini adalah perusahaan pemasaran distribusi yang menyalurkan alat-alat medis seperti alat – alat kedokteran, laboratorium dan bahan–bahan kimia yang konsumennya terdiri dari rumah sakit, apotek, mahasiswa kedokteran, atau orang yang membutuhkan alat–alat laboratorium, namun masih bersifat manual dalam proses operasionalnya. Untuk mengatasi hal tersebut, maka dalam tugas akhir ini, sistem informasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman yang berbasis grafik atau window dengan bahasa pemrograman Borland Delphi 7 yang dimungkinkan dapat membantu operasional perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Pada bagian ini akan dijelaskan tampilan program yang disertai dengan penjelasan dari tampilan tersebut. masih menggunakan sistem manual dalam 1.1 Latar Belakang operasional perusahaan, diantaranya : 1. Bagaimana memberikan pelayanan yang Yang melatarbelakangi pembuatan lebih baik, sehingga mampu bersaing di sistem ini antara lain : dunia bisnis, karena konsumen sangat 1. perusahaan distribusi pemasaran alat-alat menentukan perkembangan perusahaan. medis seperti alat – alat kedokteran, 2. Kesulitan dalam proses operasional laboratorium dan bahan–bahan kimia yang perusahaan baik front office maupun back konsumennya terdiri dari rumah sakit, office yang masih sangat lambat dan apotek, mahasiswa kedokteran, atau orang membutuhkan waktu yang relatif lama. yang membutuhkan alat–alat laboratorium, 3. Kesulitan dalam proses pelayanan masih menggunakan sistem manual dalam terhadap customer yang melakukan operasional perusahaan, baik pada bagian pembayaran kredit dengan front office, back office, maupun bagian mengikutsertakan instansi lain seperti keuangan, sehingga menyulitkan pihak Bank, sedangkan proses operasional manajemen untuk menyampaikan perusahaan masih bersifat manual. informasi dalam aktivitas perusahaan 4. Kesulitan dalam menentukan laporan sehari-hari, terutama menentukan laporan keuangan perusahaan tiap periode, seperti keuangan yang akan menetukan laporan kas, kas bank, piutang, hutang, perkembangan perusahaan tiap periode. gaji karyawan, laba / rugi, persediaan 2. Permasalahan akan semakin kompleks jika barang, maupun laporan lainnya. transaksi pemasaran yang dilakukan meliputi penjualan eceran maupun partai, 1.3 Tujuan dimana sistem pembayaran yang ada adalah pembayaran tunai dan kredit Adapun tujuan dari perancangan dan menggunakan Cek, Giro, maupun Bilyet, pembuatan sistem ini adalah : sehingga berhubungan dengan instansi 1. Membangun Sistem Informasi Pemasaran lain ( Bank ). Alat – Alat Medis Terpadu yang masih menggunakan sistem manual dalam 1.2 Perumusan Masalah operasional perusahaannya untuk memberikan pelayanan efektif bagi Ada beberapa rumusan masalah customer yang sering dihadapi oleh manajemen 2. Menciptakan manajemen komputerisasi perusahaan pemasaran alat – alat medis yang perusahaan yang efisien dan hemat waktu demi perkembangan perusahaan.
1
1.6 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Alat-Alat Medi terpadu Sedangkan aliran proses data dalam sistem dapat dilihat pada gambar Diagram Berjenjang di bawah ini.
Gambar 3.2 Diagram Jenjang Sistem Informasi Pemasaran Alat – Alat Medis
7.4p 7.2p 2.8p
Retur penjualan
2.6p
Membuat faktur penjualan
2.4p
Mengevaluasi piutang
2.2p
Mencatat back order
Laporan pembelian
Laporan hutang dagang
7.5p Laporan piutang pelanggan Laporan penjualan
7.3p 7.1p
Laporan persediaan
2.7p Menandai permintaan yang terpenuhi 2.5p
Mencetak surat jalan
2.3p
Membuat order penjualan
2.1p
Pembayaran hutang Pembayaran piutang Mencatat barang masuk Retur pembelian Mencatat transaksi pembelian
Karyawan Pemasok
Membuat order pembelian
3.6p 3.4p
3.2p 1.4p 1.2p
Edit permintaan penjualan
6.1p 5.3p 4.2p
Membuat catatan hutang
6.3p
6.4p Hutang yang terlunasi 6.2p Jatuh tempo hutang 5.4p Piutang yang terlunasi 5.2p Jatuh tempo piutang 5.1p Membuat catatan piutang Mencatat barang keluar
4.1p 3.5p
Menandai permintaan yang terpenuhi Mengevaluasi hutang
3.3p 3.1p
Memeriksa titik pemesanan kembali
1.3p
Barang
1.1p
Pelanggan
Gambar Diagram Konteks Sistem Informasi Alat-Alat Medis Terpadu
Dalam diagram konteks di atas, tampak ada lima entitas satuan luar yang masing – masing mempunyai input dan output dalam sistem. Entitas tersebut antara lain adalah Pelanggan, Pemasok, Gudang, Bagian Keuangan, dan Manajemen.
Level 1
Level 0 7
Laporan
6
Hutang
5
Piutang
4
Persediaan
3
Pembelian
2
Penjualan
1
Master
0
Sistem Informasi Pemasaran Alat-Alat Medis
1.4 Kegiatan Operasional Perusahaan Beberapa kegiatan operasional perusahaan yang ada dalam Sistem Informasi Pemesaran Alat – Alat Medis Terpadu ini antara lain : Menerima Pesanan Permintaan Barang a. Kegiatan Penjualan b. Kegiatan Retur Penjualan c. Kegiatan Order Pembelian d. Kegiatan Penerimaan Barang e. Kegiatan Retur Pembelian f. Kegiatan Administrasi Keuangan 1.5 Diagram Konteks Sistem Pendukung Keputusan Alat – Alat Medis Terpadu Gambaran Sistem secara global dalam Sistem Informasi Alat – Alat Medis Terpadu dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Top level
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Data Base 2 Struktur File Daftar struktur file Sistem Informasi Alat – Alat Medis Terpadu dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 1. File Barang Tabel 3.1. Tabel Barang
2. Fie Pelanggan Tabel 3.2. Tabel Pelanggan
3. File Pemasok Tabel 3.3. Tabel Pemasok
2
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
4. File Penjualan Tabel 3.4. Tabel Penjualan
5. File Pembelian Tabel 3.5. Tabel Pembelian
Tabel 3.12. Tabel Karyawan
13. File Biaya Tabel 3.13. Tabel Pengiriman Retur Pelanggan
6. File Piutang Tabel 3.6. Tabel Piutang
7. File Pembayaran Piutang Tabel 3.7.Tabel Pembayaran Piutang
8. File Hutang Tabel 3.8. Tabel Hutang
9. File Pembayaran Hutang Tabel 3.9. Tabel Pembayaran Hutang
10. File Retur Penjualan Tabel 3.10. Tabel Retur Penjualan
11. File Retur Pembelian Tabel 3.11. Tabel Retur Pembelian
12. File Karyawan
1.7 Implementasi sistem Tampilan atau interface pada Menu Utama Sistem informasi Alat = Alat Medis terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Menu System 2. Menu Master Menu Master terdiri dari beberapa sub menu, yaitu : a. Master Barang b. Master Pelanggan c. Master Karyawan d. Master Supplier e. Master Perusahaan 3. Menu Inventory 4. Menu Data 5. Menu Pengeluaran 6. Menu pembelian 7. Menu Penjualan 8. Menu Kasir 9. Menu Catatan a. Catatan Piutang b. Catatan Hutang 10. Menu Pembayaran a. Pembayaran Piutang b. Pembayaran hutang 11. Menu Laporan a. Laporan Persediaan Barang b. Laporan Penjualan c. Laporan Pembelian d. Laporan Piutang e. Laporan Hutang f. Laporan Laba / Rugi g. Laporan Kas h. Grafik 12. Menu Window 13. Mewnu Help 4.2 Tampilan Utama Sistem Informasi Alat – Alat Medis Terpadu Tampilan Menu Utama Sistem Informasi Alat –Alat Medis Terpadu merupakan
3
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
gambaran secara global dari sistem yang ada, dimana dalam Menu Utama ada beberapa daftar menu pilihan, diantaranya Menu System, Menu Master, Menu Inventory, Menu Data, Menu Pengeluaran, Menu Pembelian, Menu Penjualan, Menu Kasir, Menu Catatan, Menu Pembayaran, Menu Laporan, Menu Window, Menu Help. 4.2.1 Menu System Tampilan awal dari sistem informasi ini adalah form Menu System, yaitu form yang digunakan oleh user untuk mengaktifkan sistem ( login ), keluar sementara dari sistem ( logout ), atau keluar dari sistem, sehingga user yang bisa mengakses program ini adalah user yang mempunyai hak akses sistem, dimana setiap user akan memasukkan username dan password. Form Menu System tampak seperti pada Gambar 4.2.
4.
“Hapus”, menghapus data yang sudah tidak diperlukan lagi. 5. “Simpan”, digunakan untuk menyimpan data baru yang sudah diinputkan atau data yang sudah dirubah. 6. “Keluar “, digunakan untuk keluar dari Form Master. 4.2.2.1 Master Barang Master barang digunakan untuk menyimpan semua data barang. Dalam form ini, satu nama barang dapat dibeli dari beberapa supplier. Untuk menambahkan data supplier pada barang tersebut adalah dengan megisikannya atau pilih pada combo box. Jika ingin memasukkan nama supplier tekan tombol “Add” disebelahnya, dan untuk menghapus data supplier barang tersebut pilih tombol “Del”. Perhatikan gambar di bawah ini.
gambar 4.2 Form Login System 4.2.2 Menu Master Didalam menu master berisi beberapa daftar submenu master yang jarang sekali berubah dan merupakan suatu file yang sangat penting dalam basis data, karena file ini akan digunakan untuk menjalankan opersi sistem, beberapa submenu tersebut diantaranya adalah Menu Barang, Menu Pelanggan, Menu Supplier, dan Menu Karyawan, Menu Perusahaan, dimana masing – masing form mempunyai tombol yang umum digunakan dengan fungsi yang sama, diataranya : 1. “Tambah”, digunakan untuk penambahan data atau yang belum terdaftar didalam file. Setelah tombol Tambah diklik maka kursor aktif pada kode record untuk diiisikan, selanjutnya diisikan untuk data yang lain. 2. “Batal”, digunakan bila batal melakukan pemasukan data. 3. “Edit”, digunakan untuk mengubah data, jika sewaktu-waktu ternyata ada data yang salah pada saat penginputannya. Setelah tombol “Edit” diklik maka tombol “Simpan” dan “Batal” akan muncul.
Gambar 4.3 Form Master Barang 4.2.2.2 Master Pelanggan Master pelanggan digunakan unrtuk menyimpan semua data pelanggan. Bila dipilih sub menu ini, maka akan melihat tampilan seperti pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Form Master Pelanggan Pada Form Pelanggan juga ada tombol “Max Hutang”, tombol ini digunakan untuk menentukan besarnya hutang maksimal yang dapat dilakukan oleh pelanggan, artinya apabila hutang pelanggan melebihi batas maksimal, berarti pelanggan tidak diperbolehkan untuk melakukan transaksi kredit sebelum melunasi hutangnya. 4.2.2.3 Master Supplier
4
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Master supplier digunakan untuk menyimpan semua data supplier. Bila anda memilih sub menu ini maka akan melihat tampilan seperti pada Gambar 4.5
Gambar 4.5 Form Master Supplier Pada form ini disediakan fasilitas pencarian supplier berdasarkan nama yang diinginkan. 4.2.2.4 Master Perusahaan Master Perusahaan digunakan untuk menyimpan data perusahaan secara lengkap, dimana dalam form ini juga dilengkapi logo perusahaan yang digunakan dalam setiap laporan operasional perusahaan. Logo perusahaan ini dapat diupdate setiap saat sesuai dengan keinginan.
4.2.2.5 Master Karyawan Master karyawan digunakan untuk menyimpan data karyawan. Dalam menu master karyawan ini ada tiga submenu pilihan, yaitu Data Karyawan dan Gaji Karyawan, User Level. Setiap karyawan memperoleh gaji sesuai dengan masa bakti di perusahaan, demikian juga dengan user level untuk masing – masing karyawan berbeda tetapi tidak menutup kemungkinan memiliki user level yang sama untuk beberapa operasional perusahaan. Form Karyawan dapat dilihat pada Gambar 4.7.
Gambar 4.7 Form Karyawan Menu Inventory Pada menu inventory terdapat satu submenu yaitu submenu penyesuaian barang yang berfungsi untuk melihat dan mengedit 4.2.3
jumlah stok dan stok minimum persediaan barang di gudang, sehingga dalam form ini hanya ada tiga tombol yang digunakan, yaitu tombol “Edit”, ”Simpan”, dan ”Keluar”. Form Persediaan Barang tampak seperti pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8 Form Persediaan Barang Menu Data Pada Menu Data terdapat pilihan menu Kartu Stok, dimana menu ini mencatat data barang dari awal sampai akhir periode yang diinginkan. Data barang yang ditampilkan didasarkan atas status, tanggal dan jumlah barang yang masuk, jumlah akhir barang sebelum melakukan order barang selanjutnya. Perhatikan gambar di bawah ini. 4.2.4
Gambar 4.9 Form Kartu Stok Menu Pengeluaran Menu Pengeluaran digunakan untuk mencatat biaya pengeluaran perusahaan, baik pengeluaran rutin maupun pengeluaran yang tidak rutin. Laporan pengeluaran perusahaan sangat bermanfaat untuk menentukan laporan rugi / laba perusahaan tiap akhir periode. Perhatikan gambar berikut. 4.2.5
Gambar 4.10 Form Biaya Menu Pembelian Menu Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kepada pihak 4.2.6
5
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
supplier, dimana prosesnya dimulai dari order pembelian. Barang yang diorder akan diketahui statusnya, apakah barang itu sudah terpenuhi atau belum. Barang yang statusnya belum terpenuhi akan dimasukkan pada data back order. Transaksi Pembelian yang dilakukan dapat berupa transaksi tunai atau kredit. Untuk transaksi kredit, pihak supplier akan memeriksa berapakah maksimal hutang yang diijinkan untuk perusahaan. Jika barang yang kita terima tidak sesuai dengan order, maka barang tersebut dicatat sebagai retur pembelian. Setelah barang yang diretur dikirim oleh supplier, maka proses tersebut dicatat dalam penerimaan retur. Dari data penerimaan retur tersebut dapat diketahui dengan pasti berapa jumlah barang retur yang sudah dikirim atau yang belum dikirim oleh supplier. Perhatikan gambar di bawah ini..
Gambar 4.11 Form Transaksi Pembelian 4.2.7 Menu Penjualan Menu Penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kepada pihak pelanggan, dimana prosesnya dimulai dari order penjualan. Barang yang diorder akan diketahui statusnya, apakah barang itu sudah terpenuhi atau belum. Transaksi penjualan yang dilakukan dapat berupa transaksi tunai atau kredit. Untuk transaksi kredit, pihak perusahaan akan memeriksa berapakah maksimal hutang yang diijinkan untuk setiap pelanggan. Jika barang yang kita terima tidak sesuai dengan order, maka barang tersebut dicatat sebagai retur penjualan. Setelah barang yang diretur dikirim kepada pelanggan, maka proses tersebut dicatat dalam pengiriman retur pelanggan. Dari data pegiriman retur tersebut dapat diketahui dengan pasti berapa jumlah barang retur yang sudah dikirim atau yang belum dikirim kepada pihak pelanggan. Form Transaksi Penjualan tampak pada Gambar 4.12.
Gambar 4.12 Form Transaksi Penjualan 4.2.8 Menu Kasir Menu Kasir digunakan untuk mencatat transaksi tunai untuk penjualan eceran. Proses pencatatan penjualan dapat berupa kode barang atau nama barang yang dibeli oleh pelanggan.Setiap kasir atau user berkewajiban untuk memberikan laporan hasil penjualan yang dilakukan setiap skhir shift beserta rekap penjualan tunai. Perhatikan Form Menu Kasir di bawah ini.
Gambar 4.13 Gambar Form Kasir Menu Catatan Pada Menu Piutang ini ada dua submenu yaitu catatan piutang dan pembayaran piutang. 4.2.9.1 Catatan Piutang Form ini digunakan untuk melihat catatan piutang pelanggan pada saat melakukan transaksi kredit serta menentukan tanggal jatuh tempo pembayarannya. Form Catatan Piutang ini tampak seperti pada Gambar 4.14. Jika ingin melihat piutang, pilih nama pelanggan pada combo box maka akan ditampilkan detail dari faktur yang menjadi tanggungan pelanggan tersebut. Dengan memilih nomor faktur tersebut, tanggal jatuh tempo yang sudah dibuat pada saat transaksi penjualan dapat dilihat dan jika belum, buat jatuh temponya dengan klik tombol “Tambah tempo”, sehingga kursor aktif pada isian tanggal jatuh tempo. Setelah jatuh tempo diisi, simpan data tersebut dengan klik tombol “Simpan”. 4.2.9
6
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Untuk mengubah tanggal jatuh tempo atau pembayarannya klik tombol “Edit”. Setelah itu baru proses perubahan dapat dilakukan. Data dapat juga dihapus dengan klik tombol “Hapus”. Untuk membatalkan proses diatas dapat digunakan tombol “Batal” dan jika ingin keluar dari sub menu ini klik tombol “Keluar”. 4.2.9.2 Catatan Hutang Form Catatan Hutang digunakan untuk melihat hutang kepada supplier serta menentukan tanggal jatuh tempo pembayarannya, seperti halnya pada proses pencatatan piutang hanya saja yang diinputkan adalah data supplier, kemudian baru pilih faktur pembelian dan seterusnya. Tampilan form ini terlihat pada Gambar 4.15.
yang harus dibayar oleh pelanggan akan muncul. Jika pelanggan tidak membayar sesuai dengan ketentuan, maka inputkan jumlah pembayarannya yang diberikan oleh pelanggan dan bila perlu memberikan keterangan dapat ditulis pada text box. Pilih tombol “Simpan” untuk menyimpan pembayaran tersebut Tombol “Batal” digunakan untuk membatalkan pencatatan pembayaran, dan “Keluar“ untuk keluar dari form ini. Perhatikan gambar di bawah ini.
Gambar 4.16 Form Pembayaran Piutang 4.2.10.2 Pembayaran Hutang Form ini digunakan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan kepada supplier. Tampilan dari form ini seperti pada Gambar 4.17. Prosedur yang digunakan untuk pencatatan ini sama dengan yang digunakan pada pembayaran piutang hanya saja yang dimasukkan adalah faktur pembelian. Gambar 4.14. Form Catatan Piutang
Gambar 4.15 Form Catatan Hutang 4.2.10 Menu Pembayaran Menu Pembayaran digunakan untuk mencatat pembayaran hutang perusahaan dan piutang pelanggan. Dalam menu ini ada dua submenu, yaitu Menu Pembayaran Piutang dan Pembayaran Hutang. 4.2.10.1 Pembayaran Piutang Form ini digunakan untuk mencatat pembayaran piutang dari pelanggan. Pada saat form ini aktif, pilih atau inputkan nomor faktur penjualan, sehingga jumlah pembayaran
Gambar 4.17 Form Pembayaran Hutang 4.2.11 Menu Laporan Dalam menu ini ada delapan submenu, yaitu laporan persediaan barang, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan piutang pelanggan, laporan hutang dagang, laporan laba/rugi, laporan kas, dan grafik hasil operasional perusahaan. 4.2.11.1 Laporan Persediaan Barang Laporan persediaan barang digunakan untuk melihat persediaan barang berdasarkan kode atau stok minimal barang. Untuk melakukannya pilih stok minimal pada tab sheet stok minimal, jika ingin melihat persediaan barang berdasarkan kode barang pilih tab kode barang. Didalam sheet tersebut ada pilihan untuk menampilkan kode barang awal dan akhir, sehingga memungkinkan untuk
7
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
membuat persediaan barang tertentu saja. Jika ingin keluar atau batal pilih tombol “Keluar”. Laporan Persediaan Barang dapat dilihat pada Gambar 4.18. 4.2.11.2 Laporan Penjualan Laporan penjualan ini dapat dilihat berdasarkan sistem pembayarannya, yang juga dapat dibatasi dengan nomor fakturnya , tanggal transaksinya, serta penjualan berdasarkan kode barangnya. 4.2.11.3 Laporan Pembelian Laporan pembelian ini juga dapat dilihat berdasarkan sistem pembayarannya, yang juga dapat dibatasi dengan nomor fakturnya, tanggal transaksinya dan kode barangnya. Laporan Pembelian dapat dilihat pada Gambar 4.20.
Gambar 4.20 Print Preview Laporan Pembelian
4.2.11.8 Grafik Menu Grafik digunakan untuk mengetahui volume pemesanan barang yang dilakukan dalam operasional perusahaan, baik dalam transaksi penjualan maupun transaksi pembelian. Sehingga dari grafik ini dapat diketahui barang apa yang paling laku dijual kepada pelanggan dan layak dibeli kepada supplier. Perhatikan gambar di bawah ini.
Gambar 4.25 Grafik Volume Pemesanan Barang 4.2.12 Menu Window Menu Window digunakan untuk menentukan posisi dari setiap tampilan form yang dibuka secara bersamaan. Posisi yang dapat dipilih antara lain adalah bertumpuk, sejajar, maximize, dan minimize. 4.2.13 Menu Help Menu Help akan menampilkan Form About, yaitu form yang menyatakan identitas dari programmer atau pembuat sistem.
4.2.11.4 Laporan Piutang Laporan piutang ini dapat dilihat atau dibuat berdasarkan pelanggannya, dan berdasarkan tanggal piutangnya. 4.2.11.5 Laporan Hutang Laporan hutang ini dapat juga dilihat atau dibuat berdasarkan suppliernya atau tanggal hutangnya. 4.2.11.6 Laporang Laba/Rugi Laporan laba / rugi sangat penting bagi perusahaan karena laporan ini menjadi acuan bagi perkembangan perusahaan. Laporan laba / rugi dapat dilihat sesuai dengan periode yang diinginkan. 4.2.11.7 Laporan Kas Laporan kas digunakan untuk menentukan besarnya aset perusahaan, baik yang berada dalam perusahaan maupun yang berada di bank. Laporan kas yang berada di dalam perusahaan dapat dilihat setiap hari sebagai hasil pendapatan harian maupun setiap akhir periode.
8
