Nakladatelství FORUM, s. r. o

Nakladatelství FORUM, s. r. o.

e-Seminář Excel - Jak pracovat v Excelu efektivněji a rychleji 1. lekce: Pokročilé formátování Ing. Mgr. Jiří Svoboda

1. lekce: Pokročilé formátování e-Seminář

Autor: Ing. Mgr. Jiří Svoboda Redakční úprava: PhDr. Klára Holá, Ph.D. Jazyková úprava: Mgr. Jana Otevřelová Vedoucí projektu: PhDr. Klára Holá, Ph.D.

Nakladatelství FORUM, s. r. o. Na Březince 1513/14 Praha 5 – Smíchov 150 00

© Nakladatelství FORUM, s. r. o., Praha 2012 Zpracováno v květnu 2012

Nakladatelství FORUM, s. r. o., Na Březince 1513/14, 150 00 Praha 5 – Smíchov Telefon: 251 550 576; fax: 251 512 422; e-mail: [email protected]; Internet: www.forum-media.cz

2


Obsah 1. lekce Pokročilé formátování 1

Úvod

2

Formát 2.1

Písmo

2.2

Zarovnání

2.3

Ohraničení

2.4

Výplň

2.5

Zámek

2.6

Číslo

2.7

Styly

2.8

Formátovat jako tabulku

2.9

Automatický formát

2.10 3

4

Kopírování formátu

Automatické vyplňování – řady („roztažení“) 3.1

Vyplnění myší

3.2

Vyplnění řady dialogem

3.3

Vlastní seznamy

Označování, výběry 4.1

Značení výběru buněk

4.2

Operace s výběrem buněk

4.3

Výběr listů

5

Rozložení stránky

6

Kontrolní cvičení

Nakladatelství FORUM, s. r. o., Na Březince 1513/14, 150 00 Praha 5 – Smíchov Telefon: 251 550 576; fax: 251 512 422; e-mail: [email protected]; Internet: www.forum-media.cz

3

1. lekce: Pokročilé formátování

4

e-Seminář

1 Úvod Excel dokáţe být překvapivě efektivním pomocníkem nabízejícím velmi variabilní zpracování dat. Lze jej vyuţít jako zcela univerzální program. Mnoho lidí s ním denně pracuje, ale málokdo s ním umí zacházet na pokročilejší úrovni a významně si tak usnadňovat práci. V první kapitole se zaměříme na pokročilé moţnosti formátování. Formát neboli vzhled totiţ rozhoduje o tom, jak bude uţivatel zpracovaný materiál přijímat – zda se v něm vyzná a upoutá ho, či ho odloţí, aniţ by si ho přečetl. Vzhled je zkrátka základem úspěchu. Dbejme proto na přehlednost, krásu a poutavost, a zároveň mějme na paměti, ţe všeho moc škodí.


5

e-Seminář

2 Formát Formátovací funkce jsou shrnuty a zastřešeny ve Stylech. Obrázek 1: Formát buněk Přímé formátování volíme ikonami ze sekcí Písmo, Zarovnání a Číslo. Dialogové okno formátu se zobrazí tlačítky v dolním pravém rohu těchto sekcí.

2.1 Písmo Pokud je v nastavení formátu k dispozici pouze list Písmo, nalézáte se v editačním reţimu. V buňce s čistým textem lze kaţdý znak formátovat samostatně. Fonty, znakové sady Bezserífová písma (Calibri nebo Arial) jsou výborně čitelná. Je to nejvhodnější písmo pro číselné tabulky. Serífová písma (Times New Roman nebo Cambria) jsou nejvhodnější pro psaní běžného textu (dopisy aj.). Skriptová písma (Kunstler Script) mají vysokou estetickou hodnotu, jsou však hůře čitelná. Pro tabulky se nehodí. Řez písma 

Obyčejné – je vhodné k jakémukoliv pouţití.



Kurzíva



Tučné



Tučná kurzíva – v tabulkách se pouţívá pro nadpisy závěrečných souhrnů.



Podtrţení

– v tabulkách ji pouţívejte opatrně, pro čísla raději vůbec. – nadpisy tabulek, nadpisy sloupců. – Nikdy a nikde! (s výjimkou zvláštních situací, jako je například

hypertextový odkaz) Výrazně zhoršuje čitelnost, tabulky jsou nepřehledné.


6

e-Seminář

Velikost Velikost písma je udávána v typografických bodech. Tabulka 1: Doporučená velikost písma Velikost písma

Situace v Excelu Data v tabulce

10 pt

Malé nadpisy

12 pt

Velké nadpisy

16 pt

Poznámky pod čarou

8 pt

2.2 Zarovnání Vodorovné zarovnání Obecně – předvolené. Čísla se zarovnávají automaticky vpravo, text vlevo. Vlevo (na praporek) – přednostní způsob zarovnání pro textové buňky. Na střed – vhodné pro nadpisy sloupců tabulek. Vpravo (obrácený praporek) – buňky s číselným obsahem se takto zarovnávají automaticky. Řádové zarovnání je nutné nastavit formátem čísel. Na střed výběru – vhodné pro nadpisy přes více sloupců. Text se píše do první buňky. Vyplnit – vloţený text se opakuje aţ do zaplnění. Opakuje se celý text, nikoliv jen jeho část. Do bloku (oboustranně) Sloučit a zarovnat na střed

– nepouţívejte, zvláště ne v tabulkách – vhodné pro nadpisy přes více řádků nebo sloupců.

Po sloučení je zachován pouze text v první buňce. Tuto formátovací operaci provádějte aţ jako poslední, protoţe sloučení buněk některým operacím brání. Svislé zarovnání Pouţívá se především v nadpisech tabulek a sloupců, kde je vhodné zarovnání na střed. Pro data se pouţívá zarovnání dolů (předvoleno).


Orientace textu

vodorovně. Lze psát znaky také pod sebou nebo

m o Ši k

Obsah buňky nemusí být orientován pouze

na

ho

ru

Obrázek 2: Orientace textu

zvolit směr v rozsahu ± 90°. Můžete tak minimalizovat šířky sloupců s krátkými obsahy a delšími nadpisy. Obrázek 3: Šikmé nadpisy v tabulce

Důležité! Pokud toto zarovnání pro nadpisy sloupců tabulky pouţijete, je vhodné aplikovat stejné formátování pro nadpisy všech sloupců, i kdyţ jsou nadpisy krátké. Zalomení textu Vypínač, umoţňující napsat do jedné buňky více řádků textu. Text nepřesahuje hranice sloupce. Chcete-li zalomit řádek v buňce na konkrétním místě, stiskněte Alt+Enter.

2.3 Ohraničení Ohraničení znamená dělicí čáry v tabulce. Doporučujeme je vţdy nastavit, aby tabulka byla přehledná. Obrázek 4: Formátování ohraničení Nejprve si vyberete, jakou čáru a barvu pouţijete (vhodné jsou odstíny šedé) a pak klikněte v názorném obrázku na potřebné místo nebo odpovídající ikonu. Zvláštní moţnosti jsou Vnější – čára kolem všech označených buněk, a dvě šikmé čáry přes buňky.

7


8

e-Seminář

2.4 Výplň Výplň je výraz, označující podklad pod textem v buňce. Důležité! Pozor na podklad při tisku. Vyšší hustota neţ 5 % aţ 10 % šedi způsobuje špatnou čitelnost jako následek slabého kontrastu. Máte-li barevnou tiskárnu, pouţijte světlé barevné odstíny. Rozlišujte výplň Bez barvy, která je průhledná, a bílou barvu, která je krycí (např. skryje formální mříţku). Zvláště významný je rozdíl u objektů s průhlednými částmi. Rastrové vzory nelze pouţívat pod text, jsou však vhodné pro nevyplnitelné buňky. Například v turnajové tabulce pro vyšrafování úhlopříčky.

2.5 Zámek Zamčení sešitu zakáţe změny v jeho struktuře. To znamená, ţe nelze přidávat a odebírat listy, měnit jejich názvy a viditelnost, případně rozloţení oken. Zámek listu zablokuje jen uzamčený obsah listu. Zamykat a odemykat listy lze jen po jednom, sešit se zamyká jako celek. Buňka Formát Zámek buňky umoţní ochranu před neţádoucími změnami obsahu a případné skrytí skutečného obsahu buňky z řádku vzorců (Skrýt vzorce). Chráníme tím například v šablonách nebo předávaných tabulkách popisy, vzorce aj. Zamčení je předvolený stav buňky – viz styl Normální. Obrázek 5: Uzamykání listu Příkazem Zamknout list (na pásu Revize) se zamčení buněk aktivuje. V zamykacím dialogu máme na výběr řadu povolení. Nejdůleţitější jsou první dvě:


9

e-Seminář



Vybrat uzamčené buňky – ze zamčeného listu lze kopírovat. To však není vţdy příliš vhodné.

Důležité! Pokud tuto moţnost zvolíte, uţivatel můţe obsah listu odemknout bez znalosti hesla pouhým překopírováním. V opačném případě je obsah listu chráněn lépe. 

Vybrat odemknuté buňky – toto nastavení zvolte, má-li uţivatel vyplnit předepsané odemčené buňky v tabulce.

Po odemčených buňkách se lze pohybovat klávesou Tab, případně Enter. Zamknutí lze chránit heslem.

2.6 Číslo Předvolené zobrazení obsahu buňky má formát Všeobecný. Formát buňky závisí na jejím obsahu a dále se v ní zapamatovává. Například napíšeme-li do buňky datum, jakékoliv další číslo napsané do této buňky se převede a zobrazí jako datum. Pro konečnou podobu tabulky je obvyklé nastavovat formáty čísel přímo. Obrázek 6: Průvodce formátováním čísel Formátování čísel napomáhá průvodce formáty, který nabízí řadu moţností a současně na označené buňce v poli Ukázka názorně předvádí, jak by vypadala ve zvoleném tvaru. Pokud byste si nevybrali, v kategorii Vlastní můţete nastavit téměř libovolnou sestavu pomocí zástupných formátovacích znaků.


10

e-Seminář

Normy pro psaní čísel V České republice platí ČSN 01 6910 Úprava písemností Členění čísel Čísla, která mají více neţ tři místa vlevo nebo vpravo od desetinné čárky, se člení do skupin po třech místech jednou mezerou. Při psaní peněţních částek se z bezpečnostních důvodů skupiny tří čísel neoddělují. Desetinná část se odděluje desetinnou čárkou. Před ní ani za ní se nedělá mezera. Například píšeme 1 254 396,25 km Zlomky Zlomky s šikmou zlomkovou čarou se píší bez mezer kolem lomítka. Ve smíšeném čísle se zlomek od celého čísla odděluje mezerou. Například píšeme 5 1/2 ha Kalendářní data Při sestupném uspořádání se údaje oddělují spojovníkem, při vzestupném uspořádání tečkou. Za tečkou je povinná mezera. Letopočty od roku 2000 se uvádějí vţdy čtyřmístně, letopočty 1900 – 1999 mohou být i dvojmístné. Například píšeme 2012-06-15 nebo 31. 8. 99 Časové údaje Časové údaje se píší sestupně (hodiny – minuty – sekundy), dvouciferně a oddělují se dvojtečkami. Například píšeme 09:08:12 Číselné kódy Kódy (například PSČ) se člení podle těchto pravidel (není-li stanoven pro daný případ nadřazený pokyn): 

Krátké (do 7 znaků) – mezera se vkládá od konce po dvou cifrách, v případě lichého počtu je první skupina třímístná – viz PSČ 123 45



Dlouhé (8 a více znaků) – mezera se vkládá po dvou cifrách od začátku, při lichém počtu cifer je poslední skupina jednomístná – 12 34 56 78 9.


11

e-Seminář

Důležité! Jedná se o kódy, čili texty. Jako první znak buňky s kódem pište apostrof (Alt+039), čímţ zaručíte správné chování buňky. Čísla s jednotkami Mezi číslo a jednotku se povinně vkládá mezera. Ve sloupcích tabulky má být jednotka v nadpisu sloupce a nikoliv u dat v tabulce. Například píšeme 100 m; 50 % Formáty čísel Formátování čísel je v tabulkách nezbytné. Nastavuje se jím způsob zobrazení (například pouze měsíc místo celého data) a také „zařezávání řádů―. Řada formátů, nabízených v průvodci, bohuţel neodpovídá českým normám, a je nutno je opravovat pomocí vlastního nastavení. Vlastní formátování Nejprve si zvolíme v průvodci formát čísla, který je nejbliţší našemu poţadavku. Poté přejdeme na druh Vlastní, kde se nám v řádku Typ ukáţe sekvence zástupných znaků zvoleného formátu. Vlastní formátování se provádí přímým zápisem do řádku Typ pomocí zástupných znaků. Vlastní formát má čtyři sekce, které se oddělují středníky: 1. Kladná čísla 2. Záporná čísla 3. Nula 4. Text Není-li sekce definována, přebírá se formát z kladné sekce. Texty se zobrazí, jak jsou psány. Důležité! Je-li zapsán středník ale definice chybí, sekce má prázdnou definici a výsledkem je nezobrazování v dané sekci.


12

e-Seminář

Tabulka 2: Zástupné formátovací znaky pro číslo a text Znak

Význam

Vzor

Ukázka -1234,1 -1 234 -1234,10 -1,234 -1234,1 -1234 1/10 -123410,0% -1234,10 Kč -12E+03

1,23 1234567,123 # cifra nebo nic # ### 1 1 234 567 0 cifra nebo nula 000,00 001,23 1234567,12 mezera za o 3 řády méně 0,001 1234,567 0,000⊔ ? cifra nebo mezera 0,?? 1,23 1234567,12 / zlomek #" "??/?? 1 20/87 1234567 8/65 % procento 0,0% 123,0% 123456712,3% Kč měna Kč 0,00 Kč 1,00 Kč 1234567,12 Kč E semilogaritmický 00E+00 01E+00 12E+06 vloţená textová "" 00―-"00 00-01 -12-34 12345-67 konstanta mezera šířky podtrţítko 0_W"m" 1Wm -1234Wm 1234567Wm následujícího znaku opakování * *x00 xxxxxxx01 xxxxx-1234 xxx123456 následného znaku @ text @ 1 -1234,1 1234567,12 +znaménko +0 +1 -+1234,1 +1234567 oddělovač sekcí: +0;-0; ; kladná; záporná; +1 -1234 +1234567 "-";@ nula;text barva slovně [Černá] [Zelená] [Bílá] [Modrá] [] [Modrá]0 1 -1234 1234567 [Purpurová] [Ţlutá] [Azurová] [Červená] barva číselně 1 aţ 56 [] [Barva00] [Barva3]0 1 -1234 1234567 čísla barev viz obrázek č. 7 dddd dd. ############ sobota 01. leden čtvrtek 15. únor 5280 datum a čas mmmm rrrr (čísla záporná a nad 1900 05:31:12 02:57:07 hh:mm:ss 2 958 465 nelze)


13

e-Seminář

Tabulka 3: Zástupné formátovací znaky pro datum Znak m mm mmm mmmm mmmmm d dd ddd dddd rr rrrr

Význam měsíc 1 cifra měsíc 2 cifry měsíc 1 cifra měsíc slovně měsíc 1. písmeno den 1 cifra den 2 cifry den zkratka den slovně rok 2 cifry rok 4 cifry

1. 2. 2003 2 02 2 únor ú 1 01 so sobota 03 2003

31. 12. 2013 12 12 12 prosinec p 31 31 út úterý 13 2013

Tabulka 4: Zástupné formátovací znaky pro čas Znak h hh m mm s ss [h] [m] [s] AM/PM dop./odp.

Význam hodina 1 cifra (ořez na 24 h) hodina 2 cifry (ořez na 24 h) minuta 1 cifra (ořez na 60 min) minuta 2 cifry (ořez na 60 min) sekunda 1 cifra (ořez na 60 s) sekunda 2 cifry (ořez na 60 s) čas v hodinách (bez ořezu) čas v minutách (bez ořezu) čas v sekundách (bez ořezu)

1h2m3s 1 01

157 h 45 m 29 s 13 13

2

45

02

45

3

29

03

29

1 62 3723

157 9465 567929

12hodinový čas

dop.

odp.

Důležité! Zvláštní postavení má vlastní formát ;;; (tři středníky) – zcela skryje jakýkoliv obsah buňky. Zkuste domyslet, co by se stalo, kdybyste ho nastavili pro styl Normální.


14

e-Seminář

Příklady vlastních formátů Protoţe některé formáty čísel, nabízené Excelem, neodpovídají české normě, je vhodné je upravit. Procenta Mezi hodnotou a jednotkou musí být mezera, čemuţ neodpovídají procenta. Vlastní formát musíme nastavit na 0,00" "% Pokud by mezera nebyla v uvozovkách, nezobrazila by se, ale číslo by se zobrazovalo 1 000× menší. Datum Za tečkou musí být mezera, proto ji vloţíme za tečky: d. m. rrrr Zde nemusí být mezery v uvozovkách, protoţe se jedná o datum. Nejdelší rozumný datumově-časový formát můţe vypadat takto: dddd dd. mmmm rrrr hh:mm:ss,0 coţ znamená: den slovně, dvouciferné číslo dne, měsíc slovně, rok na čtyři cifry, hodiny minuty sekundy na dvě cifry a jedno desetinné místo sekund, čili číslo 1234567,123 se změní na čtvrtek 15. únor 5280 02:57:07,2 Znaménka před číslem a proškrtnutí nuly Příklad Protoţe potřebujeme formátovat různě tři typy čísel, musíme nadefinovat tři sekce: 1. Kladná čísla: +# ##0,00 (kladné znaménko, řádový oddělovač mezera, dvě desetinná místa) 2. Záporná čísla: -# ##0,00 (záporné znaménko, řádový oddělovač mezera, dvě desetinná místa) 3. Nula: "-"_0_0 (pomlčka na místě desetinné čárky, podtrţítko+nula znamená mezeru o šířce nuly) Dohromady: +# ##0,00; -# ##0,00;"-"_0_0


15

e-Seminář

Změna textu v nadpisu sloupce Příklad V některých situacích (např. databázích) je vyţadován jiné jméno pole z hlediska struktury polí (bez češtiny, bez mezer a dalších znaků) a jiný text zobrazovaný. Do formátu napíšeme poţadovaný text, který se zobrazí nezávisle na obsahu buňky: ;;;"Cena Kč/kus" Obrázek 7: Čísla barev Zabarvení textu podle typu obsahu Příklad Potřebujeme-li mít kladná čísla tmavomodrá, záporná červená, nulu nezobrazovat, text šedivě, pouţijeme následující tvar: [Barva25]# ##0,00;[Barva3]# ##0,00;;[Barva48]@ Nedefinování třetí sekce způsobí, ţe se nula nebude zobrazovat.

2.7 Styly Styl je pojmenovaný souhrn všech formátovacích parametrů. Umoţňuje jednoduchou volbou ze seznamu stylů najednou jednoduše změnit vzhled a vlastnosti buňky a jejího obsahu. Každá buňka má vazbu s některým stylem, předvolen je styl Normální. Obrázek 8: Nabídka Rychlých stylů na pásu Domů Přímé formátování znamená formátovat kaţdou buňku samostatně. A v případě poţadavku na změnu formátu více buněk to znamená začít znovu a vyhledat všechny odpovídající buňky a změnit je. Používáme-li styly, práce se výrazně zjednoduší, zrychlí a sjednotí. Stačí totiţ pouze změnit definici stylu – a ve všech buňkách, kde byl styl aplikován, dojde k poţadované změně.


16

e-Seminář

Důležité! Pouţívání stylů převádí práci v tabulkovém procesoru Excel na kvalitativně vyšší úroveň. Významné postavení má styl Normální – obsahují ho všechny buňky, kterým jste sami styl nenastavili. Coţ obvykle znamená, ţe úplně všechny buňky. Definice stylu Po rozbalení seznamu stylů najdete na spodním okraji dialogového okna příkaz Nový styl buňky. V dialogu nejprve vyplňte název nového stylu, který má být především srozumitelný. Je vhodné jako první znak používat jeden konstantní nepísmenkový znak – něco jako vlastní značku. Podle poţadavků lze povolit jen některé moţnosti formátování pomocí zaškrtávacích políček. Obrázek 9: Nastavení Stylu Nastavení parametrů naleznete pod tlačítkem Formát…, které otevře známé dialogové formátovací okno buňky – viz výše. Změna definice stylu V přehledu stylů klikněte na název stylu pravým tlačítkem myši a vyberte moţnost Změnit…

2.8 Formátovat jako tabulku Charakter seznamu se změní v databázovou tabulku s nastaveným automatickým filtrem a dalšími vlastnostmi. Současně zjednodušuje nastavení rozumného vzhledu celé tabulky. Důležité! Vyberete-li si některou nabízenou formu, ušetříte si mnoho práce. Výrazným zlepšením práce je automatické rozšiřování řádkových vzorců, práce s názvy polí a odkazy.


17

e-Seminář

2.9 Automatický formát Příkaz – ikonu najdete v seznamu všech ikon, odkud si ji musíte na panel přidat sami. Tento příkaz je pouze z hlediska vzhledu podobný příkazu Formátovat jako tabulku. Nemění charakter seznamu, jen vzhled tabulky. Kromě písma, ohraničení a stínování dokáţe přizpůsobit i šířky sloupců.

2.10 Kopírování formátu Kopie formátu přenáší všechny formátovací parametry z označených buněk do paměti a spouští reţim kopírování formátu. Buňky následně označené přejímají vzhled vzorů. Klikneme-li na ikonu jednou, pouţije se kopie formátu také jen jednou. Klikneme-li dvakrát, je pouţití opakované, aţ do ukončení např. klávesou Esc (ikoně se obvykle přezdívá Smeták). Důležité! Přeneseme-li formát na větší plochu, neţ byl vzor, formáty se budou cyklicky opakovat.


18

e-Seminář

3 Automatické vyplňování – řady („roztažení“) Automatické vyplnění oblasti buněk posloupností (řadou) čísel nebo textů zjednodušuje práci při vyplňování tabulek. Podle obsahu inicializačních buněk, se řada dále rozvíjí.

3.1 Vyplnění myší Před rozvinutím označíme jako výběr vyplněné buňky, které budou inicializovat řadu. Do pravého dolního rohu výběru umístíme myší kurzor, který se změní na černý křížek. Zmáčkneme myš a táhneme v jednom poţadovaném směru – vlevo, vpravo, dolů nebo nahoru. Důležité! Při šikmém směru Excel rozhodne, který z vyjmenovaných směrů bude pouţit. Je-li označena jen jedna buňka, její hodnota se kopíruje. Výjimkou je datum a čas – zde se přičítá jeden den nebo jedna hodina. Při označení dvou buněk s čísly se rozvíjí řada lineární – první hodnota se odečte od druhé a rozdíl se následně opakovaně přičítá do dalších buněk. Důležité! Výjimkou jsou zvláštní situace u datumových údajů. Mají-li dva stejné číslo dne, rozvíjí se řada stejných dní v měsících. Jsou-li pouţity poslední dny v měsících, bude řada obsahovat i dále jen poslední dny v dalších měsících. Označíme-li více neţ dvě buňky s čísly, další rozvoj se provede jakoby proloţením vstupních hodnot. To znamená, ţe se z dat vypočte nová počáteční hodnota a přírůstek (lineární metodou nejmenších čtverců). Pak se řada označuje jako trend. Důležité! Máme-li jiţ tabulku v některém sloupci souvisle vyplněnou, je výhodnější místo taţením myší na černý kříţek dvakrát kliknout. Vyplní se celý sloupec, aţ po řádek, který je v tabulce poslední.


19

e-Seminář

V následujících tabulkách jsou ukázky rozvinutých řad. Inicializační buňky jsou zvýrazněny. Tabulka 5: Číselné řady Celá

Necelá

čísla

čísla

1

Datum

Zlomky

Měna

Datum

11,844

1/4

10 Kč

2. 1. 2013

31. 7. 2013

1

2

9,07

1/2

15 Kč

3. 1. 2013

31. 8. 2013

12

3

6,296

3/4

20 Kč

4. 1. 2013

30. 9. 2013

8

4

3,522

1

25 Kč

5. 1. 2013

31. 10. 2013

20

5

0,748

1 1/4

30 Kč

6. 1. 2013

30. 11. 2013

23,5

6

-2,026

1 1/2

35 Kč

7. 1. 2013

31. 12. 2013

28,8

7

-4,8

1 3/4

40 Kč

8. 1. 2013

31. 1. 2014

34,1

8

-7,574

2

45 Kč

9. 1. 2013

28. 2. 2014

39,4

9

-10,35

2 1/4

50 Kč

10. 1. 2013

31. 3. 2014

44,7

10

-13,12

2 1/2

55 Kč

11. 1. 2013

30. 4. 2014

50

a formát

Trend

Tabulka 6: Textové řady Obyčejný

Text s číslem

Text s číslem

Text se

text

vpředu

vzadu

střídavými čísly

text

1. kapitola

Hlava 22

Hlava 22

sobota

text

2. kapitola

Hlava 32

1. kapitola

neděle

text

3. kapitola

Hlava 42

Hlava 32

pondělí

text

4. kapitola

Hlava 52

Hlava 23

úterý

text

5. kapitola

Hlava 62

2. kapitola

středa

text

6. kapitola

Hlava 72

Hlava 33

čtvrtek

Seznam

Pokud se řada nerozvine podle vašich představ, můţeme kliknout na značku na konci vytvořeného seznamu a podle nabídky ji modifikovat. Důleţité jsou volby Kopírovat (místo rozvinout) a u datumové řady Vyplnit pracovní dny, coţ znamená jen dny, odpovídající pondělím aţ pátkům, soboty a neděle se vynechají.


20

e-Seminář

3.2 Vyplnění řady dialogem Označíme sloupec nebo řádek, ve kterém se má řada rozvinout. V první buňce musí být počáteční hodnota. Podle této hodnoty a označení buněk Excel odhadne, jaký typ řady má nabídnout, coţ lze změnit. Obrázek 10: Řady – dialog Velikost kroku určuje přírůstek. Vyplníme-li Konečnou hodnotu, vyplňuje se označená oblast aţ do jejího dosaţení, nebo do konce označené oblasti. Navíc zde máme ještě geometrickou řadu, kde se násobí Velikostí kroku. Automatické vyplňování je totoţné s vyplněním myší.

3.3 Vlastní seznamy Vlastní seznam je pořadí textů podle naší definice. Slouţí k opakovanému vkládání řady pojmů nebo ke speciálnímu způsobu řazení podle významnosti pojmů. Obrázek 11: Vytvoření Vlastního seznamu Postup vytvoření Vlastního seznamu z tabulky 1. Napíšeme seznam slov pod sebou do jednoho sloupce. V buňce mohou být i několikaslovné pojmy, vţdy však texty, ne samotná čísla. Dále v buňce nesmí pouţít čárka nebo středník. 2. Označíme napsaný seznam. 3. Zavoláme záloţku Soubor (ve verzi 2007 tlačítko Office), poloţku Možnosti – Upřesnit – tlačítko Vlastní seznamy (úplně dole). 4. V dialogu Vlastní seznamy potvrdíme Importovat.


21

e-Seminář

Jednou nadefinovaný seznam je trvale uloţen do Excelu a lze ho pouţít v jakémkoliv jiném sešitu. Důležité! Délka seznamu má být maximálně 255 znaků, ale přímým importem z tabulky lze dosáhnout délky aţ skoro 2 000 znaků. V případě dodatečné editace se ale vţdy zkrátí pod 255. znaků.


22

e-Seminář

4 Označování, výběry 4.1 Značení výběru buněk Výběr v Excelu můţe být souvislý i nesouvislý. V kaţdém případě však v tabulkovém reţimu výběr vţdy existuje — minimálně jedna buňka, v dané chvíli aktivní, je vybraná. Důležité! Pokud uţ nepotřebujete mít výběr označen, zrušte jej některou z kurzorových kláves, například . Vybírat lze ručně nebo automaticky podle poţadovaných vlastností buněk Ruční volné značení 

Klávesnice Drţte klávesu Shift a pouţijte kurzorové klávesy a jejich kombinace s pomocnými klávesami jako při pohybu po dokumentu.



Myš Ukaţte myší na jeden roh budoucího výběru. Zmáčkněte a táhněte myší na druhý roh výběru.



Myš + Shift Označte buňku v jednom rohu budoucího výběru. Myší ukaţte na protější roh budoucího výběru. Zmáčkněte a podrţte Shift. Klikněte do myši. Označí se výběr mezi aktivní buňkou a myším kurzorem.



Nesouvislý výběr Označte první obdélník výběru. Stiskněte a drţte klávesu Ctrl. Myší označte další části výběru. Nesouvislé výběry nejsou plnohodnotné a některé operace nepodporují.

Výběr podle vlastností Při výběru podle vlastností jsou důleţité počáteční podmínky: umístění aktivní buňky do oblasti nebo označení úseku, ve kterém chcete hledat.


23

e-Seminář

Klávesové zkratky 

Tabulka – Ctrl+* (hvězdička na číselné klávesnici). Označí i skryté buňky v tabulce.



Oblast nebo celý list – Ctrl+A. Výsledek závisí na umístění aktivní buňky a způsobu vyplnění listu. Obrázek 12: Přejít na – Jinak

Přejít na – Jinak (Ctrl+G, F5) Umoţňuje se pravidelně vracet na přesně definovaná místa, například na konkrétní buňky nebo oblasti buněk. Zjednodušuje pohyb po dokumentu. Široké moţnosti nabízí tlačítko Jinak. V následném dialogu můţete vybírat buňky různých vlastností. Ač to tak na první pohled nevypadá, jedná se o velmi účinný způsob značení podle vlastností. Oceníte jej například, pokud pouţijete Excel jako databázový nástroj. 

Komentáře -Označení buněk s komentáři



Konstanty -Označení buněk, obsahujících konstanty typů podle výběru níţe – čísla, text, logické hodnoty, chyby.



Vzorce -Označení buněk obsahujících vzorce typů podle výběru níţe – čísla, text, logické hodnoty, chyby.



Prázdné buňky -Označení prázdných buněk v oblasti



Současná oblast -Označení obdélníkové oblasti, která zahrnuje více méně souvislý úsek neprázdných buněk kolem aktivní buňky. Odpovídá zkratce Ctrl+*



Současná matice -Označení oblasti aktuálního maticového vzorce



Objekty-Výběr všech grafických objektů, včetně tlačítek a textových oken



Rozdíly v řádcích -Označení buněk v předem označené oblasti, jejichţ obsahy jsou rozdílné od vzorových buněk v řádku, v němţ je aktivní buňka.


24

e-Seminář



Rozdíly ve sloupcích -Označení buněk v předem označené oblasti, jejichţ obsahy jsou rozdílné od vzorových buněk ve sloupci, v němţ je aktivní buňka.



Předchůdci -Označení buněk, na které se odkazují vzorce ve vybraných buňkách. Platí jen pro aktuální list. Podobné s příkazy na pásu Vzorce, sekce Závislosti



Následníci -Označení buněk, které se odkazují na vybranou buňku. Platí opět jen pro aktuální list. Podobné s příkazy na pásu Vzorce, sekce Závislosti 

Pouze přímí – označení buněk s přímými odkazy



Všechny úrovně – označení buněk, ve kterých jsou přímé i nepřímé odkazy na buňky ve výběru.



Poslední buňka -Vybere poslední buňku v průsečíku posledního vyplněného sloupce a řádku. Totoţné s Ctrl+End. Nefunguje korektně!



Jen viditelné buňky – Výběr viditelných buněk v tabulce, nikoliv skrytých řádků a sloupců.



Podmíněné formáty – Označení buněk, v kterých je pouţito podmíněné formátování.



Ověření dat – Označení buněk, v kterých jsou data ověřována. 

Vše – všechny buňky s ověřením dat na aktivním listu



Stejné – Jen buňky se stejným ověřením dat, jako má aktivní buňka

Příklady použití: V téměř vyplněné tabulce potřebujeme vyplnit chybějící údaje. Příkaz Přejít – Jinak s volbou Prázdné buňky označí všechny prázdné buňky v tabulce nebo označené oblasti. Můţeme se po nich pohybovat klávesou Tab nebo Enter. Při změně dat v tabulce nefungují výpočty správně. Příkaz Přejít – Jinak s volbou Vzorce označí všechny buňky se vzorci. Pravděpodobně zjistíme, ţe v některých buňkách jsou místo vzorců konstanty. Důležité! Pokud do některých buněk nelze napsat libovolný obsah, je zřejmě nastaveno omezení obsahu příkazem Ověření dat.


25

e-Seminář

4.2 Operace s výběrem buněk Označený výběr lze najednou formátovat, vymazat klávesou Delete nebo Backspace, přesouvat a kopírovat myší nebo schránkou. To jsou základní operace. Máme ale k dispozici i pokročilejší moţnosti. Hromadné vyplnění výběru Chceme-li buňky ve výběru vyplnit shodným obsahem, vyplníme jednu buňku a výsledek potvrdíme Ctrl+Enter. Všechny buňky ve výběru budou vyplněny shodným obsahem. Velmi důleţité pro rozšiřování vzorců. Postupné vyplnění výběru V kaţdém výběru je vţdy jedna buňka aktivní a ta přijímá znaky z klávesnice. Pokud zápis potvrzujeme pouze klávesami Tab, Enter, Shift+Tab nebo Shift+Enter, označení výběru zůstane zachováno a aktivní buňka se bude pohybovat pouze v rámci výběru. Uvedený postup zjednodušuje rutinní vyplňování předem označených úseků tabulek. Zápis opakovaného textu Při postupném vyplňování sloupce se mohou opakovat shodné texty. Napíšeme-li znak nebo několik znaků, které se jednoznačně shodují s jiţ dříve napsaným textem ve sloupci, obsah buňky se automaticky doplní a stačí ho potvrdit. Budeme-li psát v buňce dále, automaticky doplněný text se přepíše. Tip! K vyplnění buňky jiţ existujícím textem lze pouţít i pravé tlačítko myši. Klikněte jím do buňky, kterou chcete vyplnit, a nabídne se místní menu. Zvolte Vybrat z rozevíracího seznamu… Objeví se abecedně řazený seznam napsaných textů.


26

e-Seminář

4.3 Výběr listů Výběr listů v Excelu se pouţívá ke hromadným operacím s listy – tisk více listů, vloţení či odstraňování listů. Některé operace nejsou dovoleny – například zamykání listů. Další moţností je „práce přes kopírák― – co uděláte na jednom listu, se provede na všech označených listech. Například vyplnění a formátování buněk na více listech najednou, přesuny, odstraňování atd. Výběr listů můţe být souvislý i nesouvislý. Nesouvislý výběr listů provádíme s přidrţením klávesy Ctrl a kliknutím na záloţku patřičného listu. Souvislý výběr způsobem Shift+myš, stejně jako u buněk. Je-li označeno několik listů, je v nadpisovém pruhu okna přidána poznámka [skupina]. Důležité! Stav označení se ukládá do souboru, proto dejte pozor při následném otevření sešitu.


27

e-Seminář

5 Rozložení stránky Ještě si řekneme pár slov o nastavení tiskové podoby listů. Pro kaţdý list ji lze nastavit individuálně. Stránka Volba orientace papíru na výšku nebo na šířku, velikosti papíru a kvality tisku. Důleţitou moţností je úprava velikosti, která má přímý vliv na tiskovou podobu. Lze nastavit zmenšení či zvětšení velikosti v procentech (10 % aţ 400 %) nebo nechat Excel automaticky přizpůsobit zmenšení (nikoliv zvětšení) tiskové podoby na poţadovaný počet stránek. Důležité! Dbejte na to, aby nastavená velikost nebyla menší neţ 80 %. Orientace má být přednostně na výšku. Pouze v případě, ţe tabulka se vejde přesně na šířku jednoho listu, nebo je tabulka krátká a široká, volíme nastavení na šířku. Okraje Pro volný list A4 jsou předepsány všechny čtyři okraje 1 palec (1" = 2,54 cm). V případě vazby se přidává u hřbetu ještě půl palce (1,27 cm). Vycentrování tabulky je vhodné ve směru, ve kterém je pouze jeden tiskový list. Záhlaví a zápatí Texty, opakující se při tisku na všech stránkách listu na horním a dolním okraji. Můţete si vybrat z několika předvolených variant a příkazem Vlastní... si je ještě přizpůsobit. Záhlaví/zápatí má tři sekce: Levá zarovnaná vlevo, pravá doprava, prostřední vystředěna. Tyto sekce se vzájemně nekoordinují a mohou se náhodně překrývat navzájem i s tabulkou. Do záhlaví/zápatí se vkládají pole, nejčastěji čísla stránek, název listu a grafika (logo).


28

e-Seminář

Tip! Novinkou je moţnost nastavit zvlášť záhlaví/zápatí pro první stránku, liché a sudé stránky, podobně jako ve Wordu. List 

Oblast tisku umoţňuje vybrat k tisku jen část plochy tabulky. Pokud ji neurčíte, Excel sám vybere celou vyplněnou plochu. Pruţnější je před tiskem označit poţadovaný úsek a zvolit Vytisknout výběr.



Nahoře opakovat řádky, Vlevo opakovat sloupce způsobí opakování vybraných řádků a sloupců na kaţdé tiskové stránce. To je nutné pro snazší přehled v rozsáhlé tabulce. To je podobné Ukotvení příček, které ale fungují jen na obrazovce.



Mřížka je tisk formálního rastru tabulky. Vhodné pro tisk konceptu, nikoliv pro konečnou tabulku.



Černobíle netiskne barvy a stupně šedi, jen černobílý text. Grafika se tiskne ve stupních šedi. Je to vhodné, pokud nechcete tisknout barevného zvýraznění buněk.



Koncept netiskne obrázky, grafy a další mimotabulkové objekty.


29

e-Seminář

6 Kontrolní cvičení Nyní si můţete ověřit, zda jste předchozímu textu zcela porozuměli. Správné řešení zpracované expertem vám zašleme současně s další lekcí. Příklad vypracujte v přiloţeném excelovském souboru Cviceni k 1. lekci a postupujte podle následujícího zadání: 1) Na listu Nábytek a) Zformátujte tabulku automatickým formátem Seznam 3 b) Anglické nadpisy sloupců pomocí Vlastního formátu (nikoliv obsahu buněk!) změňte na české zobrazení (tato změna odpovídá v databázích pojmu Titulek): Evidenční číslo, Položka, Počet, Cena Kč c) V prvním sloupci vyplňte řadu lichých čísel a zformátujte čísla do tvaru E. č. 000-0-00 d) Ukotvěte příčky tak, aby první řádek tabulky zůstával vţdy na obrazovce. 2) Na listu Obrat 2011 a) Zformátujte tabulku příkazem Formátovat jako tabulku na Styl tabulky 9 světlá b) V prvním sloupci zformátujte čísla na čtyři cifry (vzor 0012) c) V ostatních sloupcích zformátujte číselné údaje na dvě desetinná místa s řádovým oddělovačem. d) Všechny prázdné nevyplněné buňky v tabulce vyplňte textem ÚDAJ NEZNÁMÝ. e) Upravte list tak, aby uţivatel mohl nadále měnit pouze tyto buňky. Heslo nastavte na CVIČENÍ. f) Ukotvěte příčky tak, aby první řádek a první sloupec tabulky zůstávaly vţdy na obrazovce. g) Připravte tabulku pro tisk tak, aby se první řádek a první sloupec tabulky opakovaly na všech listech, v záhlaví uprostřed byl automaticky název listu a vpravo automatické datum a čas tisku, v zápatí bylo vlevo číslo stránky lomeno počtem stránek, to vše mimo první stránku tisku, na které bude pouze uprostřed záhlaví automatický název listu. Všechny okraje pro tisk nastavte na 2,5 cm.

Nakladatelství FORUM, s. r. o

Recommend Documents