Registrace Podmínkou účasti na obchodování na elektronickém tržišti je dodržování všeobecných obchodních podmínek a licenčních podmínek, které jsou zveřejněny na domovské stránce etržiště. Registrace a účast v systému je BEZPLATNÁ. Obchodování na elektronickém tržišti je umožněno dodavateli, až po jeho registraci na etržiště a podepsání zprostředkovatelské smlouvy s provozovatelem e-tržiště. Registrace se provede na úvodní stránce - Registrace dodavatele. Dodavatel vyplní požadovaná data, která odešle pomocí tlačítka „Registrovat“ ke zpracování. Dodavateli se automaticky odešle e-mail, který potvrzuje zadání žádosti o registraci. Provozovatel e-tržiště odešle dodavateli na jeho uvedenou e-mailovou adresu, k podpisu smlouvu o zprostředkování. Na základě podepsané zprostředkovatelské smlouvy a prověření registračních údajů se organizaci aktivuje uživatelský účet tzn. uživateli se zašlou na e-mail přihlašovací údaje do systému. Po obdržení systémových hesel a následném přihlášení může uživatel v systému začít pracovat. Přes link "Zapomněli jste heslo?" lze vygenerovat nové přihlašovací údaje. Kontrola na správnost zavedených údajů. Údaje musí souhlasit s údaji, které jsou zavedeny v aplikaci.
Výběrové řízení Na úvodní stránce e-tržiště je zobrazen seznam "Aktuálních výběrových řízení" a seznam "Uzavřených výběrových řízení" (uzavřená výběrová řízení). Aktuální výběrová řízení - kliknutím na "Detail" se zobrazí přehled VŘ. Pokud je označené pole "Otevřené" mohou podat nabídku i neoslovení dodavatelé. Termín podání nabídek - datum odevzdání nabídek od dodavatele.
V případě, že se jedná o OTEVŘENÉ výběrové řízení, kliknutím na Detail se uživateli zobrazí možnost vytvořit nabídku a to pomocí tlačítka "Vytvořit nabídku". Uživatel se automaticky přenese do menu "Nabídky - rozpracováno" "rozpracováno". Poznámka: pokud oslovený dodavatel vytváří nabídku přes Aktuální VŘ, zaslaná pozvánka se automaticky přesune do menu Nabídky a aukce - Rozpracováno.
Uzavřená výběrová řízení Na úvodní stránce e-tržiště je zobrazen seznam "Aktuálních výběrových řízení" (aktuální výběrová řízení) a seznam "Uzavřených výběrových řízení". Kliknutím na link Zadání VŘ se zobrazí detail výběrového řízení. Kliknutím na link Dodavatelé se zobrazí detail objednávky (sloupec "Objednávky") případně i smlouvy (sloupec "Smlouvy") (viz. druhý obrázek). Nadále se zde zobrazuje seznam dodavatelů, kteří odeslali nabídku (sloupec "Nabídky") a seznam oslovených dodavatelů (sloupec "Pozvánky"). Ve všech sloupcích je vidět stav dokladů ve workflow.
Uživatel - Nastavení Po přihlášení do systému uživatel vidí své uživatelské jméno, organizaci (pod kterou je přihlášený), případně organizační jednotku (za kterou může vystupovat) a svou roli. V informačním boxu jsou vždy zobrazeny aktuální informace.
Home - kliknutím na záložku Home se objeví stránka, na které jsou vidět Aktuální vypsaná výběrová řízení a Uzavřená výběrová řízení. Stránka se zobrazuje i před přihlášením do etržiště (viz. Výběrové řízení) Přepnutí – je možné zvolit v případě, že je potřeba, aby došlo k zastoupení uživatele. Přihlášený uživatel se může přepnout na zastupovaného uživatele bez toho aniž by se musel odhlásit a znovu přihlásit do aplikace. Po logout (odhlásit) se zástupce opět dostane do svého předchozího přihlášení. Připomínky – zavedení připomínky, která se automaticky odešla do aplikace ke zpracování operátorům B2B Centrum. Kontakt - informační údaje na provozovatele e-tržiště Odhlásit - odhlášení z aplikace Nastavení – přes nastavení lze měnit údaje na jednotlivých záložkách: Aktuální roli, Zobrazovací téma, Heslo, Profil uživatele, Adresy, Regiony, Šablony a Číselné řady. Pokud jde o administrátora organizace (role Jednatel) pak dále: Uživatelé a Údaje o organizaci (Profil org).
Záložky v Nastavení: Role – skupina práv k jednotlivým úlohám. Uživatel může mít práva k více rolím v různých organizacích a organizačních jednotkách. Možnost označení defaultní role tj. po přihlášení vždy naskočí na tu roli, kterou si defaultně navolil. Role je označená zelenou tečkou. Zobrazovací téma – možnost měnit barevné provedeni v celé aplikaci. Změna hesla - možnost změny hesla. Profil uživatele tato záložky je vázána na konkrétní roli tzn. ne všichni uživatelé mají možnost měnit všechny údaje.
zasílání novinek: - pokud nechcete uživatel zasílat informační e-mail (Zpravodaj ) odškrtne toto pole. email souhrn 1x za den: - v případě označení, bude uživateli chodit souhrnný email se všemi informačními údaji jen 1x za den. Potvrdit smlouvu s provozovatelem: - automaticky se vyplní při prvním přihlášení na e-tržiště po potvrzení smlouvy. pozvánky do VŘ - zasílání e-mailu, ve kterém je informace o pozvání do Výběrového řízení. přijaté objednávky a smlouvy - informační e-mail o zaslání objednávky či uzavření smlouvy na vypsané Výběrové řízení. upozornění na otevřené VŘ - zatím není funkční!
Uživatelé Tato záložka je vázána na roli "Jednatel" tzn. uživatelům s jinou roli se záložka nezobrazí. V záložce "Uživatelé" lze měnit informace u jednotlivých uživatelů (vyber/Detail) a zároveň přidávat uživatele nové a to pomocí tlačítka "Nový". Jednatel má možnost aktivovat a rušit uživatele. Pomocí záložky "Oprávnění" v detailu uživatele lze uživateli přiřadit příslušnou roli (dodavatel, jednatel). Záložky Preference, Produktové kategorie a Logy jsou pouze informační pro operátory B2B Centrum.
Profil organizace - na obrazovce je možnost výběru adres. Uživatel s rolí "Jednatel" má možnost změnit Název organizace, Bankovní spojení a www.stránku. Pole - Měna:, Umožnit volbu měny:,Objednávka přebírá číslo VŘ: jsou jen pro odběratele! Adresy – možnost vkládat, rušit a aktivovat adresy. Regiony – volba příslušného regionu pro organizaci. Šablony – možnost vložit svůj návrh na šablonu, podle které se bude vytvářet tisková sestava ve výstupech. Šablony lze nastavit i pro organizační jednotku (mohou být rozdílné). Typ šablony odpovídá způsobu použití a typu výsledného souboru: Výběrové řízení MS–Word atd.. Pokud u organizace není nadefinovaná žádná šablona použije se “defaultní” šablona, která je vytvořená provozovatelem tržiště. Číselné řady – možnost nadefinování číselné řady pro organizaci či organizační jednotku. Použití číselných řad pro jednotlivé použití se řídí nastavením “checkboxů” u číselné řady. Řadu lze tedy použít pro více typů dokladů. Pokud má být pro každý typ dokladu použita jiná řada, je nutno vytvořit příslušný počet číselných řad a přiřadit jednotlivě k typu dokladu. U číselné řady je vidět poslední pořadové číslo, které bylo z řady generováno. Sloupec "poslední" tedy znamená poslední použité číslo. Sloupec "NR" nul - znamená, že se na Nový Rok číselná řada vynuluje.
Pozvánky Po přihlášení na e-tržiště se automaticky uživatel přenese do menu "Pozvánky - stav "zaslané", kde se zobrazuje seznam odeslaných pozvánek od odběratelů i s termínem odeslání nabídky odběrateli. Dodavatel je vždy upozorňován e-mailem o zařazení do příslušného výběrového řízení. Kliknutím na link "vyber" (označeno šipkou) se zobrazí detail "Pozvánky - Výběrového řízení."
V detailu "Pozvánky" se uživatel může rozhodnout, zda vytvoří nabídku - tlačítko Vytvořit nabídku nebo zaslanou pozvánku zamítne - tlačítko Odmítnout pozvánku. Zvolením tlačítka "Vytvořit nabídku" se pozvánka přesune do stavu "vytvořená nabídka" a zároveň se přesune do menu Nabídky - stav "rozpracováno" (v obrázku výše označeno červeným
bodem), kde může uživatel vytvářet nabídku pro odběratele. Pokud uživatel zvolí tlačítko "Odmítnout pozvánku", pozvánka se přesune do stavu "odmítnuté". V případě, že vyprší Termín podávání nabídek, pozvánka se přesune do stavu "prošle".
Nabídky Zvolením tlačítka "Vytvořit nabídku" (Pozvánky/zaslané) se v menu Nabidky "rozpracováno" vytvoří nabídka, kterou je třeba vyplnit a následně odeslat dodavateli. Ve stavu "rozpracováno" se zobrazuje seznam rozpracovaných nabídek i se stavem výběrového řízení. Kliknutím na link vyber přejdeme do detailu Nabídky (viz. druhý obrázek).
Na obrazovce "NABÍDKA" se v jednotlivých záložkách (Hlavička, Obchodní podmínky, Položky, Přehled nabídky a Přílohy) doplní potřebné údaje do nabídky. V záložce "Přehled výběrového řízení" je celkový detail výběrového řízení.
Záložka v detailu Nabídky Hlavička Možnost doplnění poznámky do pole "Poznámky dodavatele". Tlačítkem "Další krok" se přejde na další záložku. Termín podání nabídek – datum odevzdání nabídek Plánované vyhodnocení - datum vyhodnocení vítězné nabídky Testovací doklad - odběratel vypsal jen zkušební VŘ. Jeden dodavatel – možný počet dodavatelů (tzn. v případě, že chce odběratel všechny požadované položky nakoupit od jediného dodavatele, označí si toto pole. Pokud není označeno, vybírá pro každou položku jiného dodavatele). Rámcová smlouva - výsledkem vyhodnocení VŘ bude rámcová smlouva (dohoda mezi odběratelem a dodavatelem na plnění za předem dohodnutých podmínek) a z ní budou následně vytvářeny objednávky. Provize % - procentuální sazba, z celkového objemu zakázky, určena provozovateli (pouze v aplikaci GeM).
Záložka v detailu Nabídky Obchodní podmínky Do sloupce "Nabídnutá hodnota" uživatel zapisuje své nabízené hodnoty. Vyplnění obchodních podmínek je povinné!
Záložka v detailu Nabídky Položky Tlačítko Upřesnit - možnost úpravy názvu položky a doplnění bližšího popisu k položce (text max. dlouhý 2000 znaků). Vždy nutno po změně uložit! Vyplnění údajů v Položkách je povinné! Vyjímkou je jen případ, kdy odběratel vybírá pro každou položku jiného dodavatele tzn. odběratel neoznačil pole jeden dodavatel.
Splňuje žádaný parametr - jasná specifikace zboží od odběratele
Záložka v detailu Nabídky Přehled nabídky V přehledu nabídky jsou vidět veškeré vyplněné údaje z jednotlivých záložek. Pomocí ikon (v obrázku označeno červeným bodem) lze vytvořit dokument v příslušném formátu (doc, xls a pdf). Po celkové kontrole je možnost „odeslat nabídku“ nebo “stornovat“. Odeslaná nabídka se přesune do stavu "odesláno". Ve stavu "odesláno" se zobrazuje seznam odeslaných nabídek i se stavem výběrového řízení. Vítězné nabídky jsou podbarvené, zelená = kompletní, žlutá = částečná viz. třetí obrázek - Seznam nabídek ve složce. Při stornování se Nabídka přesune do stavu "stornováno". V případě, že vyprší Termín podávání nabídek, nabídka se přesune do stavu "prošle".
V případe, že si odběratel bude vybírat pro každou položku jiného dodavatele (tzn. ve výběrovém řízení není označeno pole "Jeden dodavatel" (v obrázku níže označeno červenou šipkou), lze odeslat NEKOMPLETNÍ nabídku. Po kliknutí na tlačítko "Odeslat nabídku" se při nekompletní nabídce objeví navíc tlačítko "odeslat nekompletní nabídku" a zároveň upozornění na nevyplnění některých údajů s
informační hláškou „Nabídka nebyla vyplněna kompletně. Přejete si přesto odeslat nabídku?".
Záložka v detailu Nabídky Přílohy K nabídce lze přiřadit vlastní soubory (max.velikost 10MB). Pomocí tlačítka „Procházet“ vybereme námi zvolený soubor, který chceme připojit a uložíme! Kliknutím na název souboru se soubor otevře. Vloženou přílohu lze smazat!
Když stornujete svoji nabídku nebo ji už vyplněnou odešlete a poté zjistíte, že jste některý údaj vyplnili nesprávně, je možné vrátit tuto nabídku zpět do stavu Rozpracováno, pokud je takové VŘ ještě ve stavu podávání nabídek. Tuto operaci provádí operátor na Vaši telefonickou nebo emailovou žádost.
Objednávky Odběratel má možnost, při vyhodnocení, uzavřít výběrové řízení několika způsoby: vyhlášením vítěze, vypsáním dalšího kola a stornovat. O konečném výsledku vyhodnocení je dodavatel automaticky informován e-mailem. V případě, že odběratel vyhodnotí vítěznou nabídku, je dodavateli automaticky zaslán email s informací o vítězství ve Výběrovém řízení. Vyjednanou objednávku s celkovým přehledem, uživatel nalezne v menu Objednávky a smlouvy/Objednávky - "dodání" (v obrázku označeno žlutým bodem). Ve stavu "dodání" se zobrazuje seznam obdržených objednávek od odběratelů (viz. obrázek). Kliknutím na link vyber přejdeme do detailu Objednávky (viz. druhý obrázek).
Stav "dodání" "Potvrdit dodání" - objednávka se přesune do stavu "dodáno" (v obrázku výše označeno zeleným bodem).
Ve složce: "Objednáno" se zobrazují objednávky ze stavů: dodání, dodáno a odloženo. "Odloženo plnění" se zobrazují objednávky, u kterých bylo z nějakého důvodu odloženo plnění. Oprávnění má jen povozovatel e-tržiště a to jen na žádost odběratele. "Aktivní" se zobrazují objednávky ze všech stavů i ze stavu "čeká na podpis" tj. objednávky a smlouvy, které čekají u odběratele na schválení. "Všechny" se zobrazují objednávky ze všech stavů, kromě stavu "čeká na podpis".
Smlouvy Pokud je označeno u Výběrového řízení pole "Rámcová smlouva" (Hlavička) je potom výsledkem rámcová smlouva (dohoda mezi odběratelem a dodavatelem na plnění za předem dohodnutých podmínek), ze které jsou následně vytvářeny objednávky. V případě, že odběratel vyhodnotí výběrové řízení, je dodavateli automaticky zaslán email s informací o vítězství a uzavření smlouvy. Vyjednanou smlouvu s celkovým přehledem, uživatel nalezne v menu Objednávky a smlouvy/Smlouvy - "aktivní". Ve stavu "aktivní" se zobrazuje seznam obdržených smluv od odběratelů (viz. obrázek). Kliknutím na link "vyber" přejdeme do detailu Smlouvy (viz. druhý obrázek).
Detail smlouvy V záložce "Vytvořené objednávky" se zobrazuje seznam uzavřených objednávek ze smlouvy i se stavem ve workflow. Kliknutím na link "vyber" se zobrazi detail objednávky. Postup zpracování objednávky je popsán v kapitole Objednávky.
Ve složce: "Archív" - seznam smluv, které odběratel zaarchivoval. "Stornováno" - seznam zrušených smluv odběratelem.
Katalog - Dodavatelské kategorie Aplikace je tvořena jedním katalogem. Katalog je vytvořen stromem kategorií. Za vytvoření a údržbu kategorií je zodpovědný provozovatel. Jak zboží tak dodavatel může být zařazen do více kategorií současně. Administraci katalogu má možnost jen uživatel s rolí "Jednatel". Kliknutím na příslušnou kategorii v levém sloupci "Nezařazené kategorie" se na pravé straně objeví informace, zda chceme přidat do příslušné kategorie - "Přidej kategorii....." (v obrázku označeno modrým bodem). Přidaná kategorie se přenese do seznamu "Zařazené kategorie" odkud jí lze opět vyřadit a to kliknutím u příslušné kategorie na link "smazat".
Zprávy Nové - seznam nepřečtených zpráv, které se zasílají uživateli na e-mail. Kliknutím na "přečteno", se zpráva přesune do stavu Zprávy/přečtené. Přečtené - zprávy, které uživatel již přečetl.
Výběrové řízení s aukcí a Prodejní aukce Aukce začínají jako klasické výběrové řízení, kde zájemci o účast v aukci podávají svoji počáteční nabídku. Zadávání aukcí viz. kapitola Výběrové řízení Plán a pravidla Podávání nabídek a Plánované vyhodnocení je stejné jako u VŘ. Začátek aukce - začátek on-line aukce. Konec aukce - základní konec aukce
Sledování změn nejlepší nabídky pro prodloužení - doba před koncem aukce, kdy se sleduje zda někdo z účastníků aukce zvýšil celkovou nejlepší nabídku o nastavený limit, aby mohlo dojít k prodloužení aukce. Délka prodloužení – čas, o který se prodlouží aktuální konec aukce Minimální krok vylepšení nabídky – částka, o kterou musíte vylepšit celkovou cenu Vaší nabídky. Ukončení aukce v pevném čase – pokud je vyplněn tento údaj, tak se aukce ukončí v nastaveném čase a nelze ji dále prodlužovat
Online aukce Scénář nejlepší cena. Po vyhodnocení zadavatelem se výběrové řízení přesune do stavu On-line aukce
Po kliknutí na ,,vyber‘‘, na konci řádku, se zobrazí podrobnosti k dané aukci.
!!! V záložce Položky budete zadávat a odesílat Vaše nabídky do aukce. !!! Po vložení Vaší nabídky můžete použít tlačítko Uložit a přepočítat připravené hodnoty
!!! Toto tlačítko neodešle Vaší nabídku do aukce !!!
Pro komunikaci s operátorem aukce použijte záložku Odeslat zprávu operátorovi
!!! Průběh aukce budete sledovat pomocí Monitoru aukce. !!!
Pro prodloužení aukce se sleduje nastavený časový úsek na konci aukce ( Sledování změn nejlepší nabídky pro prodloužení = x minut před koncem aukce).
!!! Pokud je v tomto čase odeslaná nabídka, která vylepší celkovou nejlepší nabídku, aukce se prodlužuje. !!! !!! Aukce se bude prodlužovat i v případě, že je vylepšena současná nejlepší nabídka !!! Aukci tedy může dodavatel prodloužit i vylepšením své nabídky, která už je, v dané aukci, nejlepší !
V případě, že je vyplněn termín Ukončení aukce v pevném čase, aukce se prodlužuje až do toho termínu. Po tomto termínu je aukce ukončena.
!!! V čase menším než 30 sekund se zobrazí oznámení o poslední možnosti odeslat nabídku !!!
Po skončení aukce máte možnost uložení své poslední nabídky, v záložce Přehled nabídky. V této záložce lze vytvořit dokument v příslušném formátu ( ikonky word, excel, pdf ).
Výsledky aukce Vám následně budou potvrzeny zadavatelem aukce. V předchozích kapitolách byl popsán základní scénář aukce Nejlepší cena.
Další scénáře aukcí Princip zadávání a zobrazení zůstává stejný odlišnosti popsány níže.
Kombinace nejlepších nabídek V této aukci nehraje roli celkové pořadí ! U tohoto scénáře může být vybráno více vítězných dodavatelů. Položky, které po skončení aukce, zůstanou zeleně označené, bude dodavatel dodávat. Ostatní, neoznačené, dodává jiný dodavatel (viz. obrázek) !!! K prodloužení aukce je možné vylepšovat i položky, které má dodavatel označeny zeleně. Aukci tedy může dodavatel prodloužit i vylepšením své nabídky, která už je, v dané aukci, nejlepší !!! V případě, že je vyplněn termín Ukončení aukce v pevném čase, aukce se prodlužuje až do toho termínu. Po tomto termínu je aukce ukončena.
• vítězní dodavatelé se vypočítají ze všech možných kombinací dodavatelů. Kritériem je cena jednotlivých nabídek. Pokud je stejná rozhoduje čas podání nabídky (vyhrává nabídka, která byla podaná dřív). Může se stát, že dodavatel s nejnižší celkovou cenou nebude zahrnut do vítězné nabídky, protože kombinace nabídek ostatních dodavatelů má nižší celkovou cenu. • aukce se prodlužuje v případě, že již nastal čas pro prodloužení ( "Aktuální konec aukce" mínus "aktuální čas" je menší než "Sledování změn nejlepší nabídky pro prodloužení") a platí alespoň jedna z následujících možností: • •
pro některou z položek se změní dodavatel. dodavatel vylepší cenu na položce, kterou již dodává (je ve vítězné kombinaci).
Může ovšem nastat situace, kdy někdo vylepší nejlepší nabídku a přesto se nedostane do vítězné kombinace, pak se aukce neprodlouží. pozn. Prodloužení nastane, pokud má více dodavatelů u položky X stejnou cenu a vybraný dodavatel (to je ten, který podal nabídku s cenou položky X jako první - tzn. má nabídku, která byla odeslaná jako první, řadí se podle času odeslání) změní nabídku (tzn. změní svůj čas odeslání nabídky - stane se poslední, kdo odeslal nabídku s položkou X) s tím, že položku X nechá nezměněnou. Tím se u položky X změní dodavatel (nastane prodloužení), protože u prvního dodavatele nastala změna v čase odeslání nabídky a už není ten, kdo ji podal nejdříve.
V monitoru aukce u dodavatele se zobrazují jen nejnižší ceny jednotlivých položek (nemusí být vítězné) a jeho nabídka (zde jsou zeleně podbarveny ty položky, které patří do vítězné kombinace).
Scénář skóre V tomto scénáři se sleduje celkové skóre. Vyhrává nabídka s nejlepší (nejnižší) hodnotou skóre. Vaše nabídka se přepočítává na skóre (body). Parametry skóre nastavuje zadavatel u jednotlivých obchodních podmínek a položek.
V tomto scénáři se může objevit dynamická obchodní podmínka! Pokud zadání takovou obchodní podmínku obsahuje, může dodavatel, kromě zlepšování ceny (v menu Položky), zlepšovat i parametry těchto dynamických obchodních podmínek. Každé vylepšení cen u položek nebo parametrů u obchodních podmínek, znamená vylepšení (snížení) skóre (bodů).
Skóre z dynamických obchodních podmínek a položek se sčítá do výsledného skóre, které určuje pořadí v aukci. !!! Nejlepší nabídka je nabídka s nejnižším skóre. !!! Nemusí to ale znamenat, že nejlepší nabídka bude mít nejlepší cenu!
Zadávání dynamických obchodních podmínek !!! Tato obchodní podmínka má smysl pouze ve scénáři se scóre funkcí !!!
Po zlepšení hodnot, tzn. snížení (např. dodací lhůta) nebo naopak zvýšení (např. splatnost, platnost nabídky), je nutné i v obchodních podmínkách odeslat tuto nabídku do aukce. !!! POZOR !!! Pokud v položkách snížíte částku a použijete tlačítko Uložit a přepočítat připravené hodnoty, částka se do aukce neodešle, ale zůstane uložená a připravená. Když se poté přepnete do obchodních podmínek, změníte hodnoty a použijete tlačítko Odeslat nabídku do aukce, odešle se automaticky i uložená hodnota v položkách. Toto platí i v obráceném případě. !!! Tlačítko Odeslat nabídku do aukce vždy odešle všechny připravené a vyplněné hodnoty, tzn. obchodní podmínky i položky !!!
Pokud máte v obchodních podmínkách správně vyplněné hodnoty a přesto nelze odeslat nabídku do aukce, je pravděpodobné, že v položkách máte uloženu špatnou hodnotu a naopak. V případě, že aukce neobsahuje dynamické obchodní podmínky, nelze v záložce obchodní podmínky změnit žádnou hodnotu (sloupec Připravovaná hodnota není citovatelný) a dodavatel tak bude zlepšovat pouze cenu u položek.
