Műszaki dokumentáció Integrált humánerőforrás-gazdálkodási rendszer

Közbeszerzések és Szerződéses Kapcsolatok Főosztálya 1055 Budapest, Szalay utca 16. t. 06 1 354 4148 f. 06 1 373 0079 e. [email protected] www.birosag.hu

Műszaki dokumentáció Integrált humánerőforrás-gazdálkodási rendszer

Budapest, 2017.01.23.

1

Bevezetés Az Országos Bírósági Hivatal (a továbbiakban: OBH) a bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló 2011. évi CLXI. törvény (a továbbiakban Bszi.) 86.§ (3) bekezdés c) pontja szerinti személyi nyilvántartás vezetési feladatát a bírák jogállásáról és javadalmazásáról szóló 2011. évi CLXII. törvény (a továbbiakban: Bjt.) 147.§-ában meghatározott keretek között, az igazságügyi alkalmazottak vonatkozásában fennálló személyi nyilvántartási feladatait az igazságügyi alkalmazottak szolgálati jogviszonyáról szóló 1997. évi LXVIII. törvény (a továbbiakban: Iasz.) 93.§ (4) bekezdése alapján teljesíti. A bíróságok a bírák tekintetében a Bjt. 147.§-a alapján, az igazságügyi alkalmazottak vonatkozásában az Iasz. 93.§-ának rendelkezései szerint látják el személyi nyilvántartási feladataikat. Az integrált humánerőforrás-gazdálkodási programrendszer célja – a Bszi. 76.§, 117.§ és 119.§-ban rögzített vezetői feladatok ellátása érdekében – az OBH és a bíróságok személyi állományára vonatkozó, a személyügyi intézkedéseket megalapozó naprakész, teljes körű adatállomány rendelkezésre állásának és használatának biztosítása, melynek eredményeként a humánerőforrás-gazdálkodás tendenciái megfigyelhetők, a humánerőforrás-gazdálkodás előre tervezhető, a jogszabályoknak megfelelő adatszolgáltatási kötelezettségek teljesíthetők. Az igazságszolgáltatás egyes területeire vonatkozó statisztikák a stratégiai jellegű döntések előkészítéséhez előállíthatók, elősegítve ezzel az igazságszolgáltatás professzionális szintű humánerőforrás-gazdálkodásának megvalósítását. Az igazságügyi személyzeti nyilvántartás számítógépes programrendszer a 2010. december 20. napján, a Nexon Kft-vel kötött szerződés alapján az Országos Bírósági Hivatalban (a továbbiakban: OBH) került központilag kialakításra, amelyet a bíróságok távoli asztali kapcsolaton keresztül érnek el.

Az integrált humánerőforrás-gazdálkodási rendszer (a továbbiakban: IHR) részei: 1. Kibővített elektronikus Igazságügyi személyzeti nyilvántartás, 2. A kibővített elektronikus igazságügyi személyzeti nyilvántartó program, a központi illetményszámfejtő program és a könyvelőprogram közötti adatintegráció biztosítása 3. Elektronikus aláírás nyilvántartás 4. Cafeteria nyilvántartás és web dolgozói önkiszolgáló rendszer

2

1. Kibővített elektronikus igazságügyi személyzeti nyilvántartás Az elektronikus igazságügyi személyzeti nyilvántartás a bírák és igazságügyi alkalmazottak, valamint a bírósági intézmények valamelyikével megbízási illetve egyéb jogviszonyban állók (a továbbiakban: dolgozók) adatainak nyilvántartására szolgál az alábbi leírás alapján.

1.1. Az elektronikus programban rögzítésre kerülő adatok:

1.1.1. Személyes adatok képernyő A személyes adatok képernyőn kerülnek rögzítésre:  Teljes név  Születési név  Születési idő  Születési hely  Neme  Állampolgársága  Anyja neve  Adóazonosító jel  TAJ szám  Egyedi azonosító jel:(nyilvántartási szám)  Lakcím adatok 3

  

Nyugdíj adatok Hatósági igazolások Jogosítvány adatok

A dolgozó fényképe is csatolásra kerül a személyes adatokhoz.

1.1.2. Eltartottak – További hozzátartozók képernyő A képernyő felső részén a dolgozó családi állapota, az alsó részén az Eltartottak és hozzátartozók adatai rögzíthetők:             

Előnév Családi név Utónév TAJ szám Adóazonosító jel Anyja neve Születési neve Születési helye Születési ideje Neme Állampolgárság Kapcsolat jellege (eleje és vége) Családi kedvezmény nyilatkozat adatok 4

 

Fogyatékosság kezdete/ vége Lakcím

1.1.3. Szolgálati helyek / előző munkahelyek képernyő A program e képernyőre rögzített adatok, időtartamok alapján számolja a dolgozók beszámított szolgálati idejének kezdő időpontját az illetményszámítás, a jubileumi jutalom számítás, a végkielégítés- , valamint az igazságügyi jogviszony kezdő időpontjának számításához. Ezek a számított adatok a Besorolási adatok képernyőn jelennek meg.       

Munkahely neve Jogviszony jellege Jogviszony kezdete és vége Fizetési fokozatba beszámít Jubileumi jutalom Saját munkahelynél eltöltött idő Igazságügyi szolgálati jogviszonyba beszámít

5

1.1.4. Képzés – szaktanfolyam képernyő A folyamatban lévő képzések és szaktanfolyamok kerülnek rögzítésre a képernyőn.

6

1.1.5. Végzettség – Nyelvtudás – egyéb bírósági adatok képernyő A képernyő felső részén rögzíthetők a Végzettség adatok:         

Végzettség neve Végzettség típusa: (Iskolai végzettség / Szakképesítés) Iskolai végzettség foka Szakképzettség foka Végzettség jelleg Oklevél/ Bizonyítvány száma Kiállítás dátuma Beszámítás Beszámítás jellege

7

A képernyő középső részén rögzíthetők a nyelvtudás adatai:  Nyelv megnevezése:  Nyelvvizsga foka:  Nyelvvizsga típusa:  Kiállító intézmény:  Bizonyítvány száma, kiállítás dátuma:  Nyelvpótlék jár: (jelölése esetén a program nyelvpótlékot számol)  Szakvizsga típusa:

A képernyő alsó részén egyéb bírósági adatok rögzíthetők: 8

  

a személyi iratok elnöki száma előírt végzettségekre vonatkozó adatok végkielégítés kifizetésére vonatkozó adatok

1.1.6. Baleseti kapcsolattartó képernyő Ezen a képernyőn történik azoknak a kapcsolattartóknak a nyilvántartása, akiket a munkavállaló esetleg előforduló üzemi vagy egyéb balesete esetén értesíteni lehet. Rögzíteni lehet a kapcsolattartó nevét és különböző elérhetőségeit, címét, telefonszámát.

1.1.7. Eszköz adatok képernyő Ezen a képernyőn kerülnek rögzítésre a dolgozó számára a munkakörével összefüggésben személyes használatra kiadott eszközök adatai.

9

1.1.8. Orvosi vizsgálat adatok képernyő Ezen a képernyőn kerülhetnek rögzítésre a munkakör betöltéséhez szükséges orvosi vizsgálatok időpontjai és típusai, mint például a munkaköri alkalmassági vizsgálatok (pld. foglalkozás egészségügyi vizsgálatok, képernyős munkakörben dolgozók szemészeti szakvizsgálata) és a pályaalkalmassági vizsgálatok (pld. titkárok, bírák, illetve gépjárművezetők esetében). A Vizsgálat időpontjába kerül rögzítésre a vizsgálat dátuma. A Vizsgálat gyakorisága mezőben rögzíthető a rendszeres orvosi vizsgálatok ismétlődési ideje. Az Orvosi vizsgálat típusában az elvégzett/végzendő típus kerül felvitelre, a szótárból kiválasztva.

10

1.1.9. Tudományos fokozat – Elektronikus aláírás képernyő Ezen a képernyőn történik a dolgozók tudományos fokozatainak rögzítése.

Ezen a képernyőn kell rögzíteni a dolgozók elektronikus aláírásával kapcsolatos információkat.

1.1.10. Vagyonnyilatkozat képernyő Ezen a képernyőn kerülhetnek rögzítésre vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett dolgozók vagyonnyilatkozat-tételével kapcsolatos adatok.

11

1.1.11. Jogviszony képernyő A képernyő felső részén kerül kiválasztásra a dolgozó jogviszony-adatainak rögzítésére.  Jogviszony  Jogviszony jellege  Jogviszony kezdete  Belépés típusa

A képernyő középső részén kerül sor a besorolási adatok rögzítésére.        

Kifizetőhely:- Adott bíróságra jellemző adat kiválasztása Régió: -(Körzet) - A Régió mező vezérli a beosztási pótlék helyes megállapítását. Foglalkozási viszony :- Jellemzően: Teljes vagy részmunkaidős Költségvetési kulcs:- Vezetői megbízás esetén mindig 1-el kell végződnie. Munkaszám:- értéktáblából kiválasztható Beosztás:– értéktáblából kiválasztható Bérfizetési csoport:- a besorolási fokozatnak megfelelő értéktáblából kiválasztható adat Osztály:- KIRA költséghely 12

           

Szakfeladat - Jelenleg MÁTI_ KIR adatszolgáltatáshoz használt mező Szervezet: – KIRA COFOG kód Besorolási kategória – kézzel tölthető, a kulcsszámnak megfelelő, besorolási kategória Egység:– a munkavállaló okirat szerinti szervezeti egysége Divízió:- Adott bíróságra jellemző adat kiválasztása FEOR: – Vezetői megbízás esetén mindig 1-el kell kezdődnie. Munkakör:– a 2015.10.15-től érvényes munkakörök válaszhatóak. Telephely: – KIRA intézményi azonosító szám Forrás:– könyvelési paraméter Adatbank – könyvelési paraméter Munkáltatói besorolási kategória: a dolgozók funkció csoportonkénti megbontása Rendfokozat: – Katonai rendfokozatok – Honvédelmi állományban lévőknek kötelező a kitöltése

A képernyő alsó részén rögzíthetők a számfejtéshez kapcsolódó adatok, egyéb időadatok, egyéb adatok, kompenzációkkal kapcsolatos adatok, szakterület adatok és KR adatok. Számfejtéshez kapcsolódó adatok:  Munkarend  Órakeret: A rendszer részmunkaidős foglalkoztatás esetén ezt a számot alkalmazza a rendszer a teljes munkaidőhöz képest /pl.: illetményarányosítás, cafetéria keret/  Általánostól eltérő napi munkaidő  Munkaköri pótlék – Titkárok, fogalmazók valamint vezetői munkakörben foglalkozatott bírósági ügyintézők munkaköri pótlékának megállapításhoz, százalék beírásával a besoroltatásnál a rendszer figyelembe veszi.

Egyéb adatok: 13

KR adatok:

KR II. adatok:

1.1.12. Állandó juttatások képernyő Ezen a képernyőn kell rögzíteni minden olyan illetményt és juttatást, amely kifizetésre kerül az adott dolgozó részére.

14

1.1.13. Távolléti díj – Szabadság képernyő Ezen a képernyőn rögzíthetők a dolgozók távollét adatai, ezen a képernyőn végezhető el a tárgyévre vonatkozó szabadságszámítás.

1.1.14. Nyugdíjpénztárak képernyő Ezen a képernyőn rögzíthetők a magánnyugdíjpénztárral, önkéntes nyugdíjpénztárral, egészségbiztosítási pénztárral, foglalkoztatói nyugdíjszolgáltatóval kapcsolatos adatok.

15

1.1.15. Kinevezési okirat adatai – Új belépő dokumentumai képernyő Ezen a képernyőn kerülnek rögzítésre a bírák és az igazságügyi alkalmazottak kinevezési okiratai adatainak rögzítésére.  Kinevezés száma: A kinevezési okirat iktató száma  Kinevezés típusa  Érvényesség kezdete  Érvényesség vége  Hat. idejű kinev. lejár A képernyő alsó részén kerülnek rögzítésre a dolgozók által leadott dokumentumok.

16

1.1.16. Kilépési adatlap képernyő Ezen a képernyőn rögzíthetők a kilépéssel kapcsolatos fő információk.

1.1.17. Fegyelmi intézkedések – Kitüntetések képernyő A képernyő felső részének belső részén rögzíthetők a bírák, illetve az igazságügyi alkalmazottak esetleges elmarasztalására, fegyelmi intézkedésére vonatkozó adatokat. A fegyelmi intézkedés rögzítése befolyásolja a program által végzett automatikus besorolást.

A képernyő alsó részérnek belső képernyőjén rögzíthetők a bírák, illetve az igazságügyi alkalmazottak kitüntetésekre vonatkozó adatai.

17

1.1.18. Vezetői kinevezés – Címadományozás képernyő A képernyő felső részének belső képernyőjén rögzíthetők:  Vezetői beosztás megnevezése  Vezetői megbízás kezdete  Vezetői megbízás vége  Vezetői pótlék százaléka: (Itt kell megadni az Bjt-ben, vagy az Iasz-ban meghatározott vezetői pótlék %-okat, annak érdekében, hogy a program kiszámolja a dolgozóknak járó vezetői pótlék összegét.)  Szervezeti egység

A képernyő alsó részének belső részén rögzíthetők:  Cím megnevezése  Cím kezdete és vége: (A címmel járó pótlékot a rendszer besoroláskor kiszámolja.)

18

1.1.19. Besorolási adatok – Kulcsszám és illetmény megállapítás képernyő Ezen a képernyőn történik a gépi besoroltatás elindítása és ezen a képernyőn, illetve a képernyő belső részén jelennek meg, amennyiben a számításhoz szükséges adatok a szolgálati idő és illetmény számításához az egyéb képernyőkön rögzítésre kerültek.

19

A képernyő Juttatások belső képernyőjén rögzített adatok az Állandó juttatások képernyőn automatikusan megjelennek. Az automatikus gépi besoroltatás után az egyes illetményelemek mind a Juttatás, mind az Illetmények belső képernyőn, mind pedig az Állandó juttatás képernyőn megjelennek.

1.1.20. Álláshely betöltése képernyő 20

Ezen a képernyőn rögzítésre nincs mód, az álláshely modul használata esetén automatikusan megjelennek az álláshellyel kapcsolatos adatok.

1.1.21. Értékelés – Iasz. 102. § (2) bek. – Érdemek elismerése A képernyő felső részének belső részén kerülnek rögzítésre a bírói és igazságügyi alkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos értékelések adatai.

A képernyő középső részének belső részén kerül rögzítésre az Iasz. 102. § (2) bekezdése alapján adott illetményeltérítés, amelyet a 100%-os alapilletmény %-os mértékében kell meghatározni. A %-os mérték 80-130%-ig rögzíthető. A program az automatikus gépi besoroltatásnál figyelembe veszi a képernyőn rögzített adatokat.

21

A képernyő alsó részének belső részén kerül rögzítésre az érdemek elismerésekén, az Iasz. 122. § (1) bekezdése alapján adott illetményeltérítés, amelyet a 100%-os alapilletmény %-os mértékében kell meghatározni. A %-os mérték 1-20%-ig rögzíthető. A program az automatikus gépi besoroltatásnál figyelembe veszi a képernyőn rögzített adatokat.

1.1.22. Áthelyezések – Kirendelések képernyő A képernyő felső részének belső részén rögzíthetők az áthelyezéssel kapcsolatos adatok.

A képernyő alsó részének belső részén rögzíthetők a kirendelésekkel kapcsolatos adatok.

22

1.1.23. Más kereső foglalkozás – Hozzátartozókkal engedélyezett kapcsolat képernyő A képernyő felső részének belső részén kerülnek rögzítésre a bírák és igazságügyi alkalmazottak adott jogviszonnyal egy időben más munkáltatónál végzett kereső foglalkozására vonatkozó adatok.

A képernyő alsó részének belső részén kerülnek rögzítésre a bírák és igazságügyi alkalmazottak hozzátartozókkal engedélyezett kapcsolataival kapcsolatos adatok.

23

1.1.24. Kezességvállalás – Támogatások képernyő Ezeken a képernyőkön kerülnek rögzítésre a bírák illetve az igazságügyi alkalmazottak részére adott munkáltatói kölcsönök illetve támogatások típusát, összegét, lejáratát és a visszafizetés dátumát.

24

1.1.25. Jubileumi jutalom – Kinevezések képernyő

A képernyő felső részének belső részén kerülnek rögzítésre a jubileumi jutalmak tényleges adatai.

A képernyő alsó részének belső részén kerülnek rögzítésre a bírák és az igazságügyi alkalmazottak esetében a kinevezésre vonatkozó adatok. Az automatikus gépi besoroltatáshoz használja a program a rögzített adatokat.

1.1.26. Számfejtések képernyők / Levonások – Kedvezmények 25

Ezen a képernyőn kerülnek rögzítésre a banki átutalások és postai utalások adatai.

1.1.27. Távollétek képernyő A távollétek rögzítésére ezen a képernyőn két lehetőséget biztosít a program az intervallum nézetet és a naptár nézetet.

26

1.2. Csoportos adatrögzítés lehetősége Nagy mennyiségű azonos adattípus rögzítése esetén lehetőség van a programban a csoportos adatrögzítésre az arra meghatározott menüpontban. A csoport meghatározását követően a rendszer minden kijelölt személy adatát egyenként ajánlja fel módosításra.

1.3. Csoportos átsorolás és illetményszámítás A program lehetőséget ad a január 1. napjától esedékes kötelező előresorolások, valamint az év közbeni illetménylap emelés következtében szükséges illetményszámítások csoportos elvégzésére a dolgozói csoport kiválasztását és a szükséges paraméterek beállítását követően.

A csoportos illetményszámítást követően a program készít egy pdf formátumú besorolási jegyzőkönyvet, amelyet szükséges, hogy a jövőben olyan Excel formátumban készítsen el, amely minden illetményelemet külön-külön tartalmaz és lehetővé teszi a táblázatban további művelet elvégzését. Szükséges továbbá, hogy a következő évi illetményalapok ismeretében a program elvégezze úgy akár több évre előre is a csoportos illetményszámítást, hogy az ne okozzon gondot az adott évi illetmények kezelésében.

1.4. Általános lekérdező

27

Az OBH és a bíróságok egységes célja, hogy a humánerőforrás-gazdálkodás előre tervezhető, a jogszabályoknak megfelelő adatszolgáltatási kötelezettségek teljesíthetők, az igazságszolgáltatás egyes területeire vonatkozó statisztikák a stratégiai jellegű döntések előkészítéséhez előállíthatók, elősegítve ezzel az igazságszolgáltatás professzionális szintű humánerőforrás-gazdálkodásának megvalósítását. Mindehhez elengedhetetlen, hogy a teljes körű adatállomány minden egyes eleme naprakészen, összevontan és külön-külön is listázhatóak, lekérdezhetőek legyenek.

1.5. Általános importáló Nagy mennyiségű adatbevitel esetén az adatok rögzítése időtartamának csökkentése és pontossága érdekében szükséges az importáló program használata, amellyel CSV formában kerülnek egy külső, előre elkészített dokumentumból a programba az adatok. Az importálás során azonos azonosító adatra (pl.: adóazonosító, személyazonosító, TAJ- szám, stb.) történik a beolvasás, a dolgozó valamely jogviszonyához kapcsolódó adatokat tartalmaznak, előre meghatározva, hogy a dolgozó mely jogviszonyára olvasandók be.

1.6. Emlékeztető funkció A mindennapi személyügyi tevékenységek során a határidők figyelése nagyon fontos, ehhez szükséges a program emlékeztető funkciója, amelyben a felhasználó meghatározhatja, hogy milyen személyekkel kapcsolatban, milyen formában, kik, mikor kapjanak figyelmeztetést a képernyőn, vagy/és e-mailes üzenet formájában.

2. A kibővített elektronikus igazságügyi személyzeti nyilvántartó program a központi illetményszámfejtő program (a továbbiakban: KIRA) és a könyvelőprogram közötti adatintegráció A kibővített elektronikus igazságügyi személyzeti nyilvántartó programból a szükséges adatok interface kapcsolat útján kerülnek a KIRA programba, majd a számfejtett adatok szintén interface útján kerülnek vissza a kibővített elektronikus igazságügyi személyzeti nyilvántartó programba, amelyből az IHR-ben rögzített adatokkal bővítetten szintén elektronikus úton interfész útján kell, hogy a Forrás SQL főkönyvi könyvelő programba kerüljenek. Az előzetes kötelezettségvállalások feladása, engedélyezése, könyvelése esetén szintén interfész útján kell kommunikálnia a két rendszernek egymással (NexonIHR, Forrás SQL).

28

2.1. Ügyviteli és megvalósítási folyamat 2.1.1. Induló beállítások biztosítása A folyamathoz elengedhetetlen az egyes programok szótárainak hozzászinkronizálása a KIRA rendszer szótáraihoz. A főkönyvi feladások és az előzetes kötelezettségvállalásokhoz szükséges, hogy a NexonIHR könyveléshez használt szótárai a kapcsolódó Forrás szótárakból szinkronizálás útján kerüljenek feltöltésre, majd a napi munkamenet során folyamatos aktualizálásra szinkronizálás útján. 1.

Az adatkörök vizsgálata alapján történő elsődleges (egyszeri) adatátadás Az adatátadás első lépése a KIRA foglalkoztatási sorszámok beírása az IHR rendszerbe. Azok a jogviszonyok, melyek nem léteznek a KIRA rendszerben, paraméterben megadott Kilépési indok megadása mellett, a futtatás napja előtti nappal lezárásra kerülnek. Az átadás kialakítása során adatkörök kerültek meghatározásra, ezek átemelése lehetséges a KIRA rendszerből indulás előtt, megteremtve a szinkront ezzel a két rendszer között. Az átemelendő adatkörök az intézmények igénye szerint vannak meghatározva. A. Juttatás  Illetmények (adott nappal a korábbi értékek lezárásra kerülnek, a KIRAban lévő adatok kerülnek átadásra)  Kapcsolódó felosztás adatok bontás nélkül B. jogviszony adatok:  Szervezeti besorolási adatok (Költséghely – egység, főkönyvi szám, témaszám-, COFOG)  jogviszony típusa (KR jogviszony)

29



         

jogviszony kezdete (amennyiben a foglalkoztatási sorszám azonosításra került és a két rendszerben tárolt jogviszony kezdetek eltérnek, akkor a KIRA szerinti dátum a KIRA jogviszony kezdete mezőbe kerül beírásra) Belépés típusa Bértábla Munkaidő típusa Foglalkoztatás státusza Tényleges munkaidő, Tényleges munkaidő Kulcsszám FEOR utalás módja Kinevezési, munkáltatói, parancskiadó jogkör Határozott idejű foglalkoztatás (vége, jellege, feladatkör)

C. Gyakornok  Gyakornokság kezdete, vége  gyakornokság megnevezése  előíró jogszabály  gyakornok vizsga letétel határideje D. Számlaszám  Számlaszám  Összeg  Százalék  Hóközi (alapértelmezett) E. Nyugdíjas adatok F. Időadatok  Besorolás kezdete  Végkielégítés  jubileumi jutalom  szolgálati nyugdíj  szolgálati jel  következő besorolás dátuma G. munkarend  jelminta azonosítója  jelminta kezdete  kezdő napja H. személy  Adóazonosító jel 30

      

TAJ szám Név bontva Születési név bontva Anyja neve bontva Születési hely, idő Dolgozó neme Állampolgárság

I. igazolvány  Külföldi állampolgár, okmányszám, adózási ország,  Külföldi biztosítás helye, biztosítás kezdete, vége  Őstermelői igazolvány száma  Családi gazdaság nyilvántartási szám J. Cím adatok  Címadatok; állandó és tartózkodási hely, ország, település, irányítószám, közterület neve, -jellege, házszám, épület, lépcsőház, emelet, ajtó bontásban  az adatátadás a dolgozói, illetve hozzátartozóik címadatára egyaránt kiterjed K. Vezető megbízás adatok  Megbízás kezdete, vége  Vezetett szervezeti egység  Beosztás L. Hivatásos jogviszony adatok  Parancskiadó jogkör gyakorlójának azonosítója, neve  Nyilvántartási szám  Berendelés I/N  Beosztás  Rendfokozat  Következő rendfokozatba lépés dátuma  Ruhanorma M. Hozzátartozó  Eltartotthoz kötődő alapadatok  Az azonosítás módja: 1. Csak a Saját gyermek típusú kapcsolati jelleget vizsgáljuk, azon túli elemek az IHR-ben nem kerülnek módosításra 2. Gyerek azonosítása: elsődlegesen TAJ szám, másodlagosan születési dátum + Családi név és Utónév 31

3. Új kapcsolat jelleg került felvételre (KIRA szerinti gyerek), ahol a hozzátartozó típusa „Saját gyermek” 4. Adatvizsgálat: a) Ha az eltartott a KIRA-ban és IHR-ben is létezik – korábbi Kapcsolat jelleg megjelölés marad b) Ha az eltartott a KIRA-ban igen, de az IHR-ben nem létezik – Kapcsolat jellege „KIRA szerinti gyerek” c) Ha a KIRA-ban nem, de az IHR-ben létezik – a Kapcsolat jellege törlésre kerül N. Képzettség  Végzettség (iskolai végzettség / szakképzettség)  Tudományos fokozat O. Nyelvismeret 2.1.2. Mindennapos folyamatok Az alábbi menüpontokban felsorolásszerűen meghatározásra került, a napi munka során végrehajtandó feladatok teljes körű támogatása. 1.

Szótárak szinkronizálása KIRA rendszerből    

2.

Juttatás adatok felvitele az Állandó juttatások képernyőre     

3.

Cofog kódok KIRA lekérdezése Cofog kódok importálása IHR szótárba KIRA költséghely kódok lekérése KIRA költséghely szótár(ak) meghatározása, és betöltése IHR rendszerbe

Besoroltatással illetmény adatok megállapítása Juttatásváltozással illetmény adatok rögzítése Megbízás juttatás adatok rögzítése Eseti, egyszeri juttatás adatok rögzítése Mozgó bér adatok rögzítése

Állandó juttatás KIR adatainak rögzítése  Az Állandó juttatás képernyőn be kell rögzíteni a KIR adatokat, a kifizetésnek megfelelően.

4.

Távollét adatok rögzítése  Távollét adatok rögzítése az IHR rendszerben az Időadatok képernyőre.

32

5.

Cafetéria modulból adatok átadása

6.

Előzetes és végleges Kötelezettség vállalás feladás (engedélyeztetéssel) a NexonIHR-ben rögzített juttatások alapján, interfész kapcsolat a ForrásSQL rendszerrel. 

7.

8.

A kötelezettségvállalás feladásakor szükséges megvalósítania az IHR rendszernek az adott év + 3 év-re vonatkozóan az IHR-ben rögzített juttatásokhoz kapcsolódó előzetes kötelezettségvállalások feladását, könyvelését és tényfeladások alapján történő korrigálását a ForrásSQL rendszerben évenkénti elkülönített bontásban, a Forrás rendszerben használt pénzforráskódok használatával, a juttatáshoz rögzített dimenziók, jellemzők szerint. Szükséges, hogy az évnyitások után az évek közötti kötelezettségvállalások átsorolását kezelje az IHR program összhangban a Forrás SQL programmal. Az előzetes kötelezettségvállalással kapcsolatosan szükséges a NexonIHR rendszerben analitikus listákat biztosítani a Forrás programban feladott előzetes kötelezettségvállalások analitikájaként, valamint a Forrás programban lévő NexonIHR-ből feladott és korrigált előzetes kötelezettségvállalások tételes (egyedi gyűjtő szintű tételes adott időszakra és adott időpontra vonatkozó analitikájának előállítása formájában.

KIRA import fájlok előállítása az IHR rendszerben és betöltése a KIRA rendszerbe AZ IHR rendszerben rögzített új személy és/vagy jogviszony adatok, adatváltozások bevitelét követően kerülnek átadásra a KIRA rendszerbe.  Munk.XML  Mozgóbér.XML  Egyéb juttatások.XML  Távollét.XML  A fenti adatkörök KIRA átadás után képződő OUT fájlok visszaolvasása az IHR rendszerbe, a hibalista nyomtatható verzióján jelenítse meg az adatátadás sorszámát és típusát. 

Engedélyezett juttatások feladása a KIRA-ba  A számfejtéshez szükséges engedélyezett juttatások feladása (hóközi és hó végi számfejtéshez is).

9.

KIRA bérjegyzék beolvasása  IHR önkiszolgáló rendszerbe a bérjegyzék beolvasása megtörténik. A dolgozók a Personline rendszerben nézhetik meg vagy kinyomtathatják ki a bérjegyzéküket.

33

10.

KIRA jegyzék fájl beolvasása  KIRA által küldött könyvelési XML fájlok beolvasása a IHR rendszerbe a Juttatások kifizetések képernyőre jogviszony azonosítással.  Beolvasáskor a program, a feladott kötelezettség vállalást hasonlítja a tény számfejtéshez, majd a nem engedélyezett számfejtett adatokat szükséges jelezni, ezzel párhuzamosan hibalistára tenni a hiba pontos okának megjelölésével. A nem azonosítható személyt és jogviszonyokat is szintén szükséges jelezni , ezzel párhuzamosan hibalistára tenni, a hiba pontos okának megjelölésével.

11.

A KIRA-ból érkező tényfeladás a ForrásSQL rendszerbe IHR-ből

2.2. Interface exportálás KIRA rendszer felé Interface-s átadáshoz szükséges XML sablonok a Kincstár által közzétett/alkalmazott struktúrájának aktualizálása az átadást követően 3 munkanapon belül. 2.2.1. A KIRA-ba történő beolvasás után az out fájl kezelése A KIRA fájl bedolgozás után lekérhető az adott fájl out formája, amit be kell olvasni a IHR rendszerbe, a KIRAdatBeolvaso.exe segítségével. A beolvasás után a mozgó –és egyéb bér juttatásoknál az Állandó juttatás képernyőn a KIRA adatok fülön a kiveszi a Kifizetve pipát, hogy a juttatás újból átadható legyen a KIRA felé. Az out fájl tartalmazza a feldolgozás utáni hibákat, melyeket javítani kell. 2.2.2. Beosztás adatok átadása KIRA rendszer felé Amennyiben a dolgozó beosztása eltér a MUNK fájlban meghatározott jelmintától (minden dolgozóra a tényleges munkaideje alapján meghatározott 5/2-es jelminta kerül átadásra), akkor a Beosztás XML átadásával van lehetősége a tényleges beosztásadatok beküldésére a KIRA felé. 2.2.3. Nem rendszeres Egyéb bér juttatások átadása KIRA rendszer felé A program az engedélyezett nem rendszeres juttatásokat választja ki a kijelölt jogviszonyokra és adja fel a KIRA rendszer felé számfejtésre. A program az IHR/Egyedi modulok/KIRA Adatátadó menüpontból indítható. (Általában a 4-gyel kezdődő jogcímek, de vannak kivételek). Az átadás feltétele az adott számfejtési időszakban a juttatás KIR adatokba beírt kifizetés dátum.

34

2.2.4. Nem rendszeres Mozgóbér juttatások átadása KIRA rendszer felé A program az engedélyezett kiválasztott nem rendszeres juttatásokat választja ki a kijelölt jogviszonyokra és adja fel a KIRA rendszer felé számfejtésre. A program az IHR/Egyedi modulok/KIRA Adatátadó menüpontból indítható. (Általában a 3-mal kezdődő jogcímek, de vannak kivételek). Az adatátadás felgyűjtésénél megadható, hogy mely dátumú kifizetéseket szeretnék átadni a KIRA felé számfejtésre, szűrhetünk az átadandó Juttatás kódokra ill. a KV során jóváhagyott juttatásokra. 2.2.5. Távollét adatok átadása KIRA rendszer felé A távollétek felvitele helye a Számfejtési időadatok képernyő. A betegség kivételével minden távollét adat átkerül a KIRA-ba. A távollétek kezelése napban történik.

2.3. KIRA-ból kapott könyvelési állományok átalakítása A hóvégi számfejtési időszak zárását követően a KIRA-ból kapott jegyzék fájlt az IHR rendszernek szükséges átalakítania az IHR rendszerbe betölthető formátumnak megfelelően. A KIRA-ból az adott havi számfejtés eredményeként a Magyar Államkincstártól az intézmény megkapja a könyvelési állomány fájlt, ami tartalmazza személyekre, jogcímekre, dimenziókra, stb. lebontva a Számfejtett Juttatásokat - munkáltatói terhekkel és főkönyvi dimenzió adatokkal.

2.4. A könyvelési állomány fájl beolvasása az IHR-be A könyvelési állomány fájl tételeit inputként szükséges beolvasni az IHR Juttatások, kifizetések képernyőjére, lekérdezhető módon.

2.5. Juttatások, kifizetések képernyőre importálás Az importálást megelőzően a KIRAdatBeolvaso.exe futtatásának eredményeként külön mappában készül el az import .csv fájl ill. az automatikus importáláshoz szükséges csomagfájl és a vizsgálat során talált hibákat, vizsgálati eredményeket tartalmazó KIRAdatBeolvasoHiba.txt fájl. A mappát abba a könyvtárába képzi meg a program ahonnan az analitika fájlt beolvasta.

2.6. Engedélyezés Az IHR rendszerbe rögzített juttatások módosításakor, vagy felvitelekor, illetve időadat vagy jogviszony dátum adat változásakor a program ellenőrzi, hogy van-e engedély köteles engedélyezetlen juttatás és ha kell a KV feladását készíti el. Engedélyezést követően az Állandó juttatás képernyőre Jóváhagyva adatmezőbe a megfelelő juttatáshoz a program beírja a napi dátumot.

35

2.7. Költségfelosztás A rögzített Állandó juttatásokhoz és a tényfeladáshoz kapcsolódóan az előfelosztást az IHR/Bér/Költségfelosztás moduljában a dolgozónkénti Előzetes felosztás fülön megadott felosztási arány és dimenzió határozza meg. A Felosztás típus szótárban a Felosztandó juttatások paraméterben lehet megadni a juttatásokat, amelyeket fel kívánunk osztani. A felvett sorok felosztás típusaiban felosztandó juttatás arányszámait a program összeadja, ezzel osztja el a felosztandó juttatás összegét, majd egyesével visszaszorozza a felosztandó sorok arányában a dimenziókra. Amennyiben az előzetes költségfelosztást külön-külön juttatásonként importáljuk be az IHR-be az Állandó Juttatások képernyőn rögzítettek alapján, ezt az ÁLM-ből (ÁLM= általános lekérdező modul; továbbiakban ÁLM) lekérhető listával lehet ellenőrizni.

2.8. Kötelezettség vállalás (a továbbiakban: KV) feladása a Forrás SQL rendszerben Rendszeres juttatások esetén a KV-t az érvényesség kezdetétől minden hónapra az érvényesség végéig kell feladnia a NexonIHR rendszernek naptári napra arányosítottan, mely összeget befolyásolnia kell:  a jogviszony érvényesség kezdete és vége;  a juttatás érvényesség kezdete és vége;  a juttatás hatálybalépése  juttatás változás;  ill. a tartós távollét időtartamának. Amennyiben a juttatás érvényesség vége nincs megadva, akkor a decemberi számfejtési időszakkal bezárólag kell juttatást feladni. Ha a Hatályba lépés dátuma későbbi, mint a juttatás Érvényesség kezdete, akkor az Érvényesség kezdetétől visszamenőlegesen állítja elő a program a Hatályba lépés hónapját megelőző hónapig bezárólag, amennyiben a Hatályba lépés dátuma egybeesik az Indítási időszakkal. Előzetes és végleges Kötelezettség vállalás feladás (engedélyeztetéssel) a NexonIHR-ben rögzített juttatások alapján, interfész kapcsolattal szükséges kommunikálni a ForrásSQL rendszerrel. A kötelezettségvállalás feladásakor szükséges megvalósítania az IHR rendszernek az adott év + 3 év-re vonatkozóan az IHR-ben rögzített juttatásokhoz kapcsolódó előzetes kötelezettségvállalások feladását, könyvelését és tényfeladások alapján történő korrigálását a Forrás SQL rendszerben évenkénti elkülönített bontásban a Forrás rendszerben használt pénzforráskódok használatával, a juttatáshoz rögzített dimenziók, jellemzők szerint. Szükséges, hogy az évnyitások után az évek közötti kötelezettségvállalások átsorolását kezelje az IHR program összhangban a Forrás SQL programmal. Az előzetes illetve végleges kötelezettségvállalással kapcsolatosan szükséges a NexonIHR rendszerben analitikus listákat, kimutatásokat biztosítani a Forrás programban feladott előzetes kötelezettségvállalások analitikájaként, valamint a Forrás programban lévő NexonIHR-ből feladott és korrigált előzetes kötelezettségvállalások tételes (egyedi gyűjtő szintű tételes adott időszakra és adott időpontra vonatkozó analitikájának előállítása formájában.

36

2.9. KIRA számfejtési állományának Főkönyvi feladása havonta a Forrás SQL rendszerben

A KIRA-ban történt havi számfejtést tételesen tartalmazó file-t szükséges a NexonIHR rendszerbe beolvasni és az adott tételhez tartozó főkönyvi feladás dimenziókkal feltölteni a Forrás rendszerbe történő főkönyvi feladást megelőzően. A NexonIHR-ből a Forrásba történő havi főkönyvi feladás a juttatások, járulékok, levonások teljes körű kezelése mellett kell, hogy megvalósuljon dimenziók szintén összevontan, nem tételesen. A főkönyvi feladás ellenőrzéséhez a NexonIHR rendszernek ellenőrző listákat szükséges biztosítani egyrészt a KIRA-ból érkező állomány egyeztetéséhez, másrészt a havonta a Forrásba feladott könyvelési állomány egyeztetéséhez, ellenőrzéséhez.

37

3. Elektronikus aláírás nyilvántartás Az IHR igazságügyi-személyzeti számítógépes programrendszer 2010. december 20. napján a NEXON Kft.-vel kötött szerződés alapján az Országos Bírósági Hivatalban (továbbiakban OBH) került központilag kialakításra, amit a bíróságok távoli asztali kapcsolaton keresztül érnek el. A IHR programrendszer elektronikus aláírás modulja (továbbiakban Munkáltatói rendszer) tartalmazza mindazon adatokat, melyek a dolgozók elektronikus aláírás tanúsítványainak nyilvántartásához szükségesek, továbbá a központi nyilvántartás online módon kapcsolatban áll a NETLOCK-kal, mint Szolgáltatóval, akinek az elektronikus aláírás tanúsítvány igényléshez szükséges adatokat átadja, illetve ahonnan átveszi. Az OBH és a bíróságok dolgozóinak az elektronikus aláíráshoz szükséges tanúsítványok használatát és naprakész nyilvántartását az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatás általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény indokolja.

3.1. Általános rendszerkövetelmények:   

  

  

Központi nyilvántartási rendszer létrehozása (továbbiakban Nyilvántartási rendszer), mely naprakészen tartalmazza valamennyi intézmény dolgozójának elektronikus aláírás tanúsítványhoz tartozó adatait. A Munkáltatói rendszernek az elektronikus aláírás tanúsítványokhoz tartozó adatok intézményi szintű nyilvántartásának biztosítása, figyelembe véve, hogy egy dolgozó több tanúsítvánnyal is rendelkezhet egyszerre. Az elektronikus aláírás tanúsítványra vonatkozóan az új kérelemhez, vagy a meglévő tanúsítvány felfüggesztéséhez, visszavonásához, törléséhez szükséges adatok online módon történő továbbítása a Munkáltatói rendszerből a Nyilvántartási rendszeren keresztül elektronikus aláírással - szükség esetén időbélyeg hozzáfűzésének lehetőségével - ellátva a Szolgáltató felé. A Szolgáltatói visszajelzések online fogadása a Nyilvántartási rendszerbe, és továbbítása a változást vagy új kérelmet indító intézmény Munkáltatói rendszerébe. Új tanúsítvány vagy meglévő tanúsítvány módosítási kérelem, mint esemény naplózása, időrendi nyilvántartása. A Munkáltatói és a Nyilvántartási rendszerben a változások adott időpontra, idő intervallumra, változás darabszámára, a tanúsítvány típusára vagy állapotára, szervezetre, dolgozói csoportra, meghatározott időn belül lejáró tanúsítványokra történő lekérdezhetőségének biztosítása külön képernyőre, illetve exportálható és nyomtatható listába .pdf, .doc, .txt, .csv, .xls, .html formátumokban. Jogosultságok kialakítása mind a Munkáltatói, mind a Nyilvántartási rendszerben, melyek meghatározzák a nyilvántartott adatokhoz való hozzáférhetőséget. A rendszer működésének feltétele, hogy az ügyviteli felhasználók elektronikus aláírás képesek legyenek távoli asztali kapcsolaton keresztül. (rendelkezzenek érvényes tanúsítvánnyal, hitelesítő chip kártyával, illetve chip kártyaolvasóval.) A Munkáltatói és Nyilvántartási rendszer a működése során a dolgozók személyi adatát nem jelenítheti meg külön képernyőn. Az ügyviteli felhasználó csak a tanúsítvány igényléséhez szükséges személyes adatokhoz férhet hozzá (név, lakcím, e-mail cím, adószám, intézményi személyzeti azonosító), továbbá adhat meg (személyi igazolvány szám).

3.2. A rendszer működésének informatikai feltételei

38

  

Az ügyviteli felhasználó kliens gépe a kártyaolvasóval együtt távoli asztali kapcsolaton keresztül elérje a Munkáltatói és a Nyilvántartási rendszert. A Munkáltatói és a Nyilvántartási rendszer és a Szolgáltató közötti közvetlen kapcsolat megléte bérelt vonalon keresztül. Az időbélyeg funkció működésének feltétele, hogy a tanúsítványt igénylő ügyviteli felhasználók a Munkáltatói és a Nyilvántartási rendszeren keresztül a HTTPS 443-as TCP protokollon elérjék a Szolgáltató rendszerét a Szolgáltató által meghatározott útvonalon.

3.3. A rendszerek közti kommunikációs kapcsolatok

3.3.1. A kommunikáció irányai 1. kapcsolat: Munkáltatói rendszer  Nyilvántartási rendszer 

Az intézményeknél felmerülő új tanúsítvány igény, meglévő tanúsítvány felfüggesztési, visszavonási, törlési kérelem elektronikus úton történő elküldése.

2. kapcsolat: Nyilvántartási rendszer  Munkáltatói rendszer  

Az elküldött kérelem megérkezésének nyugtázása a Nyilvántartási rendszerbe. A kérelem elutasítás esetén visszajelzés küldése a kérelmet benyújtó intézmény felé. 39

 

A kérelem központi jóváhagyása esetén a Szolgáltató felé történő továbbítás tényének visszajelzése a kérelmet benyújtó intézmény Munkáltatói rendszerébe. Szolgáltatótól a tanúsítvány állapotáról lekérdezett visszajelzések továbbítása a kérelmet benyújtó intézmény felé.

3. kapcsolat: Nyilvántartási rendszer  Szolgáltató 

Központi jóváhagyás után a kérelmek továbbítása a Szolgáltató felé bérelt vonalon keresztül.

4. kapcsolat: Szolgáltató  Nyilvántartási rendszer   

A Nyilvántartási rendszeren keresztül továbbított kérelem megérkezésének nyugtázása A tanúsítvány állapotának lekérdezése Kérelem elutasításának indoklása

3.3.2. A kommunikáció folyamata 1.

A Munkáltatói rendszerben az arra jogosult intézményi ügyviteli felhasználó rögzíti az adott intézménynél felmerülő új tanúsítvány kérvényeket, változási kérelmeket (felfüggesztés, törlés, visszavonás). A Nyilvántartási rendszer felé a kommunikációt az intézményi ügyviteli felhasználó kezdeményezi egy Küldés/fogadás művelettel. Ha van küldendő tétel, akkor egy megerősítő kérdés feltevése után történhet csak a küldés művelete. Az intézményi ügyviteli felhasználó a küldéskor a saját elektronikus aláírásával hitelesíti az intézményi kérelmeket.

2.

A Nyilvántartási rendszerben az arra jogosult központi feladatot ellátó ügyviteli felhasználó a Munkáltatói rendszerekből érkező kérelmeket felülvizsgálja, ezután jóváhagyja, vagy elutasítja. Jóváhagyás esetén A Nyilvántartási rendszerben a jóváhagyás után valamennyi tanúsítványt érintő változás, új kérelem elküldésre kerül a központi feladatot ellátó ügyviteli felhasználó elektronikus aláírásával ellátva a Szolgáltató felé. A jóváhagyás ténye a kérelmet benyújtó intézmény ügyviteli felhasználója által kezdeményezett lekérdezés után bekerül a Munkáltatói rendszerbe. Elutasítás esetén Visszajelzés történik a kérelmet benyújtó intézmény felé és az elutasítás ténye az intézmény ügyviteli felhasználója által kezdeményezett lekérdezés után bekerül a Munkáltatói rendszerbe.

3. A Szolgáltatótól érkező visszajelzések a Szolgáltató rendszerének egy online lekérdezését jelentik, melynek kezdeményezése a Nyilvántartási rendszer oldaláról történik a központi feladatot ellátó ügyviteli felhasználó által. A lekérdezések eredményeként a változások automatikusan bekerülnek a Nyilvántartási rendszerbe. 4. A Nyilvántartási rendszerből a változások továbbítódnak az érintett intézmények Munkáltatói rendszerébe oly módon, hogy a Munkáltatói rendszerben az intézmé40

nyi ügyviteli felhasználó egy lekérdezést indít, mely a Nyilvántartási rendszerből a változásokat lekéri, és azokat beírja a Munkáltatói rendszerbe. A Szolgáltatótól és a Nyilvántartási rendszerből történő lekérdezések alapján a kérelmek következő állapotairól érkezhet visszajelzés:                

Elutasítva a Nyilvántartási rendszerből Felfüggesztés a Felhasználó kérésére Felfüggesztés érvényesítve a Szolgáltatónál Felfüggesztés regisztrálva a Szolgáltatónál Igény elutasítva a Szolgáltatónál Jóváhagyva a Nyilvántartási rendszerben Munkáltatói rendszerben rögzített Nyilvántartási rendszerbe regisztrálva Szolgáltató felé elküldve Törlés a Munkáltatói rendszerben Új igény aktiválva a Szolgáltatónál Új igény regisztrálva a Szolgáltatónál Visszaküldve a Munkáltatói rendszerhez javításra Visszavonás a Felhasználó kérésére Visszavonás érvényesítve a Szolgáltatónál Visszavonás regisztrálva a Szolgáltatónál

Mind a Nyilvántartási, mind a Munkavállalói rendszerben a kérelemhez kapcsolódó változások állapotai időrendben nyilvántartásra kerülnek.

3.4. A program menüje 3.4.1. Dolgozók listájának szűrése A dolgozó kiválasztása a Munkáltatói rendszer névsorából történik, melyet a dolgozók kilépésének dátuma szerint szűrhető. A névsorban a kezdőbetűk begépelésével lehet a nevek között keresni, illetve különböző besorolási adatok alapján rendezhető (név, adószám, intézményi személyzeti azonosító, TAJ szám, törzsszám, szervezet). A kérelem indítása a kívánt személyen állva dupla egérkattintással történik.

41

3.4.2. Adattovábbítás A menüpont indításával indul a kétirányú kommunikáció a Munkáltatói-, illetve Nyilvántartási rendszer között. 3.4.3. Adatlapok, kimutatások A menüpont indításával a Munkáltatói-, illetve Nyilvántartási rendszerben nyilvántartott tanúsítványok és tanúsítvány állapotok kérdezhetők le meghatározott szűrési feltételek szerint. 3.4.4. Paraméterek A menüpont indításával a rendszer működéséhez és az adatkapcsolathoz szükséges paraméterek, azonosítók állíthatók be.

42

4. Cafetéria nyilvántartás és web dolgozói önkiszolgáló rendszer A program biztosítson lehetőséget a munkavállalók által választható cafetéria juttatások Cafetéria szabályzat szerinti kialakítására, cafetéria nyilatkozatok kitöltésére előre meghatározott juttatás csomag választással, vagy elemenkénti rögzítéssel, továbbá a juttatások elszámolásához kapcsolódó hóvégi műveletek elvégzésére, utalványrendelések előkészítésére, évközbeni nyilatkozatok módosítására. A dolgozók web felületen keresztül, maguk készíthessék el cafetéria nyilatkozatukat. A rendszer funkciói

4.1.

Cafetéria nyilatkozatok, egyéni vagy csoportos kitöltési lehetősége, mely történhet a dolgozó általi webes felületen, vagy a dolgozó papír alapú nyilatkozata alapján az adminisztrátori felületen.  

   



    

A web nyilatkozati felületen biztosítsa a Cafetéria szabályzat megjelenítési lehetőségét. A dolgozói adatok megnyitásakor biztosítson lehetőséget a bérszámfejtő programból a dolgozóra vonatkozó személyes adatok, az eltartottak-további hozzátartozók, a jogviszony adatok, a nyugdíj és egészségpénztárak, a távollétek valamint a Munkavégzésre irányuló szerződések adataira. Ugyanazok a nyilatkozatok jelenjenek meg a munkavállaló nyilatkozásakor, mint az adminisztrátori felületen A képernyőn automatikusan jelenjenek meg azok a kiválasztható juttatás típusok, amelyek az adott időszakban érvényesek. A program nettó érték megadásakor számolja ki a bruttó értéket és fordítva. Az elem választható gyakoriságát a beállítások alapján ajánlja fel a program, a nyilatkozat időszakához viszonyítottan. Amennyiben az elem választhatósági ideje kívül esik a dolgozó keretidőszakán, úgy arra figyelmeztessen a program. Amennyiben a választható minimum és maximum összeg felett választ a munkavállaló juttatást, úgy arra küldjön figyelmeztetést a helyes érték megjelölésével. A hozzátartozói jogon igényelhető juttatások igénylése esetén, figyelmeztessen a hozzátartozó adatainak kötelező megadására Számlás kifizetések esetén, az adminisztrátori felületen rögzíthető legyen a számla száma, és a helyi bérlet igazolványszáma. Nyilatkozás közben az egyes juttatások felvitele közben számolja és jelenítse meg a program a még felhasználható keret értékét. Tévesen felvett juttatás törölhetőségének, módosításának lehetősége biztosított legyen A nyilatkozat elkészültével a webes felületen is kinyomtatható legyen a nyilatkozat. 43

4.2. A juttatások adminisztrátori felülvizsgálatának, jóváhagyásának lehetősége. Kizárólag jóváhagyott nyilatkozat adatait adja át a bérszámfejtés részére. Adminisztrátori törlés, javítás biztosításának lehetősége  





A juttatások bruttó/nettó értékének számítása, a nyilatkozat kitöltés és keretöszszeg felhasználásának ellenőrzése. Jóváhagyáskor a megjelölt hónapokra automatikusan ossza szét a program oly módon, hogy amennyiben az egy havi összeg nem egész szám, akkor az utolsó hónap tervezett összegére tegye rá a maradvány összegét. Az adminisztrátori felületen a szétosztott összegek módosíthatóak legyenek, de az egyes időszakokra rögzített új terv érték nem haladhatja meg az eredetileg tervezett éves keret összegét. Tüntesse fel az adminisztrátori felületen összességében is, hogy az adott időszakban mennyi a felhasznált és a még kifizethető összeg.

4.3. A nyilatkozatokhoz kapcsolódó különböző listák elkészítése (pl: Cafetéria folyószámla értesítő, Kilépő dolgozó elszámolási lapja, egyedi keretösszegek listázása).  Készíthető legyen ellenőrző lista, arról, hogy kinek van nyilatkozat adott időszakban, és azok milyen feldolgozottsági szinten állnak. Nyilatkozattal nem rendelkezőkről is készíthető legyen lista.  Készíthető a munkavállaló nyilatkozata szerinti juttatásokról, azok tervezettés számfejtett kifizetéseiről, havi bontásban és azok egyenlegéről, és a bérenkívüli juttatások felhasználási adatairól.  Kilépő dolgozók esetében a jogviszonya fennállására vonatkozó időszakra készítsen elszámoló listát, mely tartalmazza a felhasznált bruttó keretet és a még felhasználható, vagy keret túllépési összeget, valamint a béren kívüli juttatások éves keretösszegét számolja át és tüntesse fel a kerettúllépés öszszegét. 4.4. Havi számfejtéshez szükséges cafetéria juttatások átadása, hóközi és hóvégi számfejtés átadás lehetőségének biztosítása. A számfejtett juttatások visszavétele a számfejtő programból, a juttatások havi felhasználásának nyomon követése.  A cafetéria hóvégi átadás futtatásakor az aktuális számfejtési időszakhoz tartozó adatokat adja át a bérprogramnak vonatkozási idő dátumának beírásával. A vonatkozási idő megadásánál legyen figyelemmel a munkavállaló jogviszonyának időtartamára  Amennyiben egy hónapra vonatkozóan adott dolgozónál két nyilatkozat van érvényben (pl.: szerződéshosszabbítás hónap közben történik), úgy mindkét nyilatkozat adatait adja át és vegye vissza kifizetés után a program.  SZÉP kártyára történő utalás feltöltése után a terv adat megnyitásakor látszódjon az utalás dátuma, téves utalás esetén a dátumot vissza lehessen vonni egyedileg és csoportosan is.  A már átadott összegeket ne adja át újra a program. 44



A 30 napon túl távollévő (táppénz, CSED, GYED, GYES. Fizetés nélküli szabadság stb.) munkavállalók esetében ne adja át a havi terv adatot és küldjön figyelmeztető üzenetet ezekben az esetekben.  A terv adatokban lévő juttatás összegek visszamenőleg is átadhatóak legyenek. 4.5. Csoportos nyilatkozati műveletek végrehajtási lehetőségének biztosítása. 4.6. Utalvány rendelési állomány előkészítése.   

Készítsen a SZÉP kártya juttatási elemekre vonatkozóan adott időszakra pénzintézetenként elektronikus feltöltő fájlt Készítsen az Erzsébet utalványt forgalmazó cég felé elektronikus megrendelő rendelési fájlt Készítsen címletezési listát tetszőleges juttatásokra vonatkozóan, kijelölhető időszakra

4.7. Év közbeni nyilatkozat módosítás, újranyilatkoztatás lehetőségének biztosítása, szerződés hosszabbítás, munkaidő változás, más cafetéria elem választás esetén.

4.8. A program működéséhez szükséges alapbeállítások és választható cafetéria juttatás elemek (juttatás csomagok) kialakítása karbantartása a cafetéria szabályzat alapján.  Biztosítsa a cafetéria juttatások évenként változó cafetéria szabályzatnak megfelelő paraméterezését gondolván a választhatóság havi, vagy éves kiválaszthatóságának rendszerességére, jogszabályváltozások miatti közterhek (SZJA; SZOCHO; EHO stb. fizetési kötelezettség) fizetésére. Béren kívüli juttatások, adómentes és egyes meghatározott juttatások felvételére. Biztosítsa a bruttó- nettó érték számításához szorzószámok megadásának lehetőségét.  A nyilatkozati képernyőn számolja ki a jogviszony alapján, és jelenítse meg a jogszabály változást követően a béren kívüli juttatások keretszámításával kapcsolatos adatait, éves rekreációs keretet, és a még felhasználható keret összegét, figyelembe véve az esetleges elhalálozás tényét.  Önkéntes egészségpénztári és nyugdíjpénztári juttatási elemek választása esetén biztosítsa az egyes pénztárak munkavállalónkénti hozzárendelésének lehetőségét. Vizsgálja a program a pénztári tagság meglétét.  SZÉP kártya juttatási elem választásakor figyelje az aktuális jogszabály szerinti béren kívüli juttatás minimum és maximum összegeket, letiltási lehetőséggel az azt meghaladó választás esetén. Biztosítsa többféle SZÉP kártya kibocsájtó pénzintézet kijelölését, melyekre az elektronikus utalás történni fog.  Biztosítsa az egyes juttatások együttes igénybevételének felvételének tiltását.  Legyen kiköthető, hogy a juttatás jár e a próbaidőre.  Utalvány elemeknél biztosítsa a termék kategória megjelölését, címletek megadását, hogy a kiválasztáskor az összegeket annak megfelelően kerekítse, és ezek alapján az utalvány rendelési állományt elkészítse. 45





 



 

      







Az egyes juttatási elemekhez rendelhető legyen tájékoztató információ, mely jelenjen meg a webes felületen, ha a dolgozó nyilatkozata során kiválasztja azt. Biztosítsa, hogy az egyes juttatási elemekhez kötelezően kitöltendő nyomtatvány csatolható legyen, melyhez megadott sablon szerkeszthető legyen a munkavállaló adatainak automatikus feltüntetésével. Biztosítsa a cafetéria szabályzat alapján összeállított juttatási csomagok képzésének lehetőségét. Részmunkaidős foglalkoztatás esetén, a bérszámfejtő programban feltüntetett óraszám alapján számolja ki és arányosítsa a szabályzatban megállapított éves bruttó keret összegét (évközi változás esetén is). Határozott idejű szerződés esetén a foglalkozási jogviszony időtartama alapján állapítsa meg az arányosított cafetéria keret összegét a nyilatkozat megtételéhez. Béren kívüli juttatásokat az egyes nyilatkozatokon belül számítsa össze, és kezelje ennek alapján a mindenkori közterhek helyes megállapítását. Biztosítsa, a beállítási lehetőséget arra vonatkozóan, hogy mely összegek jelenjenek meg a webes felületen a munkavállaló nyilatkozása során, s milyen időszakra vonatkozik a nyilatkozat. Biztosítsa a beállítási lehetőséget a cafetéria keret számítása során, hogy jár e a tört hónapra Megadható legyen, hogy a webes felületen kihez fordulhat a munkavállaló segítséghez (ügyintéző neve, elérhetősége). Az éves cafetéria beállítások elvégzése alatt biztosítsa a webes felületen történő nyilatkozás letiltását. Megadható legyen évközi belépés esetén, hogy a keret számítást hónapokra, vagy naptári napokra számítsa ki a program. Beállítható legyen, hogy mely távollétek esetén nem jár a cafetéria juttatás és mennyi idő eltelte után (30 nap). Megadható legyen, hogy a keretösszeg megállapításánál mely dátumot vegyen figyelembe (Belépés; egyéb dátum) Megadható legyen a cafetéria időszak végénél milyen dátumot állapítson meg a program (Kilépés dátuma; előző hónap utolsó napja; Felmentési idő kezdete -1 nap; egyéb dátum) Adjon beállítási lehetőséget arra, hogy a webes nyilatkozat felületén és a dolgozó folyószámla értesítőjében a béren kívüli juttatások keretszámításával összefüggő mezők megjeleníthetők legyenek. Nyilatkozáskor, ha a munkavállaló olyan juttatási elemet választott melyhez kapcsolódik kötelező nyilatkozat, a program figyelmeztessen annak kitöltésére a készre jelöléskor Iskolakezdési támogatás esetén a program vizsgálja a gyermek életkorát figyelve, hogy jogosult lehet-e a juttatás igénybevételére. 46



A nyilatkozatok készre állításakor figyelmeztessen, vagy tiltsa le a nyilatkozat lezárását egy megadható összegnél több maradvány esetén.



Nyújtson lehetőséget a program szervezeti egységhez, vagy besorolási adathoz rendelt keret összeg meghatározhatóságához, vagy egyedi keretösszeg megadásához 4.9. Jogosultság kezelés  A Cafetéria program nyújtson lehetőséget a hozzáférhetőségek kezelhetőségére, a Cafetéria- Alapbeállítások és a Cafetéria-Átadás/Átvétel funkciókra vonatkozóan.  Adatmezők szintjén legyen szabályozható a Cafetéria nyilatkozathoz való hozzáférés az alábbi módon: Teljes hozzáférés vagy Csak olvasható vagy Hozzáférés letiltva módon.

47

5. Üzemeltetési - gazdálkodási tevékenység támogatása, jogszabály változások átvezetése, a működés során feltárt programhibák javítása (rendszerkövetés) KIRA interfész, forrás interfész változás miatti módosítások kezelése 5.1. Gazdálkodási tevékenység támogatás A gazdálkodási folyamatok támogatására alkalmas NexonIHR működésével és alkalmazásával kapcsolatos teljes körű támogatási tevékenység, a felhasználók szakmai támogatásának biztosítása. A feltárt programhibák javítása, segítségnyújtás, oktatások tartása a kulcsfelhasználók számára. 5.2. Jogszabály- , és rendszerkövetés a havi átalánydíj tartalmaként. Jogszabálykövetés a NexonIHR rendszer, valamint a kapcsolódó interfészek esetében (KIRA, Forrás) : 

folyamatos jogszabálykövetéssel, a jogszabályi változások következtében fellépő programmódosítások átvezetése

Rendszerkövetés keretében szükséges a KIRA interfész, valamint a Forrás rendszer változásainak haladéktalan lekövetése a NexonIHR rendszerben:  a KIRA interfészben bekövetkező követelmény illetve működési változások beépítése a NexonIHR programban legkésőbb a változások írásbeli bejelentését követő 3 munkanapon belül,  a Forrás interfészben, törzsekben bekövetkező változások beépítése a NexonIHR programba legkésőbb a változások írásbeli bejelentését követő 3 munkanapon belül,  aktualizált központi kontírozó törzsek,  következő évi szoftverkörnyezet kialakítása, kapcsolódás a Forrás különböző évi adatbázisaihoz szótár törzs, illetve főkönyvi feladás útvonalak esetében.

5.3. Elvárt szolgáltatási szint meghatározása A rendszer működésével és a felvetett hiba prioritásával kapcsolatban az alábbi hibakategóriákat különböztetjük meg: 5.3.1. Súlyos hiba 

egy vagy több modul teljes működésképtelensége,



egy vagy több modul olyan (rész) funkciójának működésképtelensége, hibás működése, amelynek következtében a NexonIHR és a központi illetményszámfejtő program közötti adatintegráció biztosítása nem, vagy hibásan működik, az üzemszerű működést súlyosan akadályozó hiba, amely valamely rendszer funkció teljes elvesztését jelenti, illetve ésszerű és elfogadható alternatívával rövid idő alatt a rendszer keretein belül át nem hidalható részfunkció vesztést jelent, a felvetett hiba akadályozza a jogszabályok teljesítését.





5.3.2. Közepes hiba

48



olyan hiba, amely a rendszer folyamatos, üzemszerű használatát nem akadályozza, azonban a rendszer egyes funkcionális területeinek megfelelő működéséhez a hiba kijavítása mindenképpen szükséges.

5.3.3. Enyhe hiba  minden egyéb a súlyos, illetve közepes hiba körébe nem tartozó hiba.

5.4. A reagálási és elhárítási idők Minden modul esetében 8.00-16.30 óra közötti időszakra vonatkozik. Az egyes hiba kategóriákhoz tartozó rendelkezésre állási (Reagálási) és Elhárítási határidők: Hiba kategória Súlyos Közepes Enyhe

Reagálási idő 60 perc 60 perc 60 perc

Elhárítási idő 1 munkanap 2 munkanap 5 munkanap

Amennyiben a hiba elhárítása Helpdesk rendszeren keresztül nem lehetséges, és az elhárítás érdekében szükséges a Vállalkozó Megrendelő székhelyén való személyes közreműködés és az adatbázisba való közvetlen hozzáférés, javítás, úgy az egyes hibakategóriákra megállapított elhárítási időtartamok 1 munkanappal hosszabbodnak. Reagálási idő: a hibabejelentés Szolgáltatóhoz történő beérkezésétől a Szolgáltató első érdemi válaszának megküldéséig eltelt idő. A Szolgáltató első érdemi válaszának kell tekinteni a bejelentés pontosítása érdekében feltett kérdést, további információ kérését is. Nem tekintendő érdemi válasznak a Szolgáltató részéről a hibabejelentésre válaszul érkező automatikus – a hiba bejelentését fogadó – válasz/értesítés. Elhárítási idő: a reagálás időpontjától a hiba elhárításáig, a felvetett probléma megoldásáig, a teljes működőképesség helyreállításáig (hiba kijavítása, vagy elkerülő megoldás biztosítása), és ezek intézmények által történő elfogadásának a Helpdesk rendszerben való rögzítéséig terjedő időtartamot jelenti. A bejelentés pontosítását szolgáló kérdés-felelet az elhárítási időbe számít bele.

Bejelentés: a hibának nem minősülő, a szoftverrel kapcsolatos egyéb bejegyzések, kérdések, felvetések, javaslatok. A bejelentések esetében a Reagálási idő 60 perc, és a Vállalkozónak a Reagálási időtől kezdődően 20 munkanap alatt kell a kulcsfelhasználókkal és szükség esetén a Megrendelővel egyeztetve az egyéb bejelentéseket megoldania. A Helpdesk bejegyzések menetéről, a felmerült problémák ügyintézéséről Vállalkozó havi statisztikát készít a Megrendelővel egyeztetett formában legkésőbb a tárgyhót követő 5. napig, amely alapján ellenőrizhető a vállalt hibajelentések Reagálási és Elhárítási időtartama.

5.5. Igénybe vehető szolgáltatások köre, módja és időtartama 49

Tevékenység Megrendelő helyszíni szakmai támogatása Évzárás, évnyitás, helyszíni támogatás továbbképzés formájában a kulcsfelhasználók részére Helyszíni támogatás mindösszesen:

szakértői nap/12 hó időtartam alatt 40 nap 10 nap 50 nap

Szakértői nap: a bírósági intézmények munkarendjéhez igazodó napi 8 munkaóra

5.6. Kulcsfelhasználó támogatás – Helpdesk üzemeltetés 

A NexonHR személyi nyilvántartó rendszerrel kapcsolatos, az ügyviteli felhasználók által bejelentett hibákat egységes kezelése egy erre a célra kialakított webes Helpdesk felületen keresztül.



A hibák bejelentésekor a Szolgáltató és az egyes bíróságok közötti adatforgalom kizárólag titkosított csatornán keresztül történhet.



A bíróságok által bejelentett hibajegyekhez a Szolgáltató Helpdesk rendszert használó más ügyfelei nem férhetnek hozzá.



A Szolgáltató köteles a Helpdesk rendszerhez a felhasználói hozzáféréseket kezelni, amihez az intézmények igény szerint tetszőleges számú ügyviteli felhasználót rendelhetnek.



A Helpdesk rendszernek biztosítania kell, hogy különböző szerepköröket létre lehessen hozni (kulcsfelhasználó, intézményi felhasználó), amihez a megfelelő szintű jogosultság társítható.



A Helpdesk rendszernek képesnek kell lennie a bejelentett hibákat kategorizálni előre meghatározott témakörök szerint.



A rendszer biztosítsa a nyitott és lezárt hibajegyek lekérdezhetőségét egy tételes listába statisztikák készítése céljából, amiben a reagálási idők, hiba súlyossága, hibabejelentő adatai szerepelnek.



A rendszer automatikusan küldjön egy e-mail értesítést a hibajegy státuszának megváltozásakor a bejelentőnek és egy központi e-mail címre.



A hiba súlyosságának kitöltése kötelező mező legyen a bejelentő felületen.



A rendszer biztosítsa egy hibajegyhez mellékletek feltöltését, amely a hiba behatárolásához és megoldásához szükséges képernyőképeket tartalmazhatja.

5.7. Az alkalmazott rendszer továbbfejlesztése A rendszerkövetési tevékenység és a teljes körű szakmai támogatási tevékenységhez nem sorolható fejlesztések végrehajtására 50 fejlesztő nap/12 hónap szükséges. 50

A fejlesztői nap a bírósági intézmények munkarendjéhez igazodó napi 8 óra. A fejlesztési igény bejelentése a Helpdesk rendszeren keresztül történik, melyről a fejlesztő a felhasználható fejlesztői napok, adott esetben a fejlesztői órák számáról tájékoztatást ad, ezek felhasználásáról az OBH dönt. A program módosítás az OBH által elfogadott rendszerterv alapján kerül kidolgozásra. A kész programverzió a fejlesztői tesztet és a fejlesztői beállítások megtörténtét követően, az OBH általi tesztelése és jóváhagyása után kerül frissítésre a hozzá kapcsolódó beállításokkal együtt az éles adatbázisokra.

51