MS. ACCESS A. PENDAHULUAN Beberapa Terminologi Kata ini sering digunakan dalam Acess jadi anda harus pelajari agar anda menjadi tidak asing dengan kata ini. • • •
•
•
• •
Database adalah kumpulan informasi yang saling berkaitan object adalah sesuatu yang ada dalam database seperti tabel, query, form atau macro Table pengelompokan dari hubungan data yang berhubungan dalam field dan arsip pada datasheet. Dengan menggunakan field umum dalam 2 tabel, data bisa dikombinasikan. Banyak tabel bisa disimpan dalam database tunggal. Field adalah kolom dalam dataseheet dan artinya data hasil ketikan yang disimpan dalam bentuk tabel. . Untuk tabel mailing list table juga termasuk fileld untuk nama awal, nama akhir, alamat, kota, negara, kode pos dan nomor telepon Record dalam baris dalam dan nilainya didefinisikan oleh field. dalam tabel mailing list, masing masing arsip akan berisi data untuk satu orang yang diatur oleh pembagian field. Design View tool yang disediakan untuk membuat fields dalam tabel. Datasheet View Mengijinkan anda untuk mengupdate, mengedit dan menghapus informasi dalam tabel..
Pendahuluan Setelah membuka Access, anda akan ditunjukkan dengan jendela seperti dibawah. Pilih salah satu pilihan dari dua pilihan, pilih new database untuk memilih database baru, atau pilihan yang ketiga jika anda ingin mengedit database yang ada. Semua pilihan akan dijelaskan dibawah.
Database Access Kosong 1. Tidak seperti Word documents, Excel worksheets, dan Power Point presentations, anda harus menyimpan Access database sebelum anda memulai bekerja. Setelah memilih "Blank Access database", akan muncul prompt dimana lokasi dan nama file untuk menyimpan database.
2. Cari folder dimana database harus berada dalam Save in menu panah kebawah. 3. Ketik nama database dalam baris File name dan klik tombol Create
Access database wizards, pages, dan projects Access' wizards dan layout berada dalam struktur database yang hanya merupakan data input. Pilih database type dan klik OK. Nama database pada monitor selanjutnya.
Membuka database yang telah ada. Jika database telah terbuka pada komputer anda, akan ada daftar dalam menu utama. Sorot nama database dan klik OK. Cara lainnya adalah dengan menyorot, "More Files..." pada daftar dan klik OK. Dari jendela berikutnya, klik "Look In:" menu panah kebawah untuk mencari folder dimana tempat database, sorot nama database pada daftar dan klik OK. Mengkonvert ke Access 2003 Sebelum membuka file yang telah dibuat dalam versi Access sebelumnya, file harus dikonvert dulu ke Access 2003 format. Cara mengkonvert ikuti langkah dibawah : 1. Buka Access dan pilih Tools|Database Utilities|Convert Database|To Current Access Database Version dari menu bar. 2. Pilih database yang akan dikonvert dan klik tombol Convert 3. Versi terbaru akan akan tampil terpisah dan versi lama akan tetap dengan nama lain.
B. SCREEN LAYOUT Jendela Database Jendela Database mengorganisir semua objek dalam database. Default daftar tabel disediakan link untuk membuat tabel :
Design View Design View field dalam database untuk memasukkan data
Datasheet View Datasheet mengijinkan anda untuk memasukkan data dalam database.
C. MEMBUAT TABLE Memperkenalkan Tabel Tabel adalah tempat menyimpan informasi dalam database sama seperti Excel kertas kerja menyimpan informasi dalam buku kerja. Access menyediakan tiga cara untuk membuat tabel yang mana ada icon dalam Database Window. Klik ganda pada icon untuk membuat tabel.
the Database Window •
• •
Create table in Design view akan mengijinkan anda untuk membuat field tabel. Ini adalah cara umum untuk membuat tabel dan penjelasannya ada dibawah. Create table using wizard langkah anda dalam membuat tabel. Create table by entering data akan memberi anda datasheet kosong tanpa kolom label yang kelihatan seperti. Excel worksheet. Masukkan data pada sel dan klik tombol Save. Anda akan dihadapkan dengan pilihan untuk memasukkan primary key field. Setelah tabel disimpan, sel kosong datasheet akan dihias. Field diberi nama umum seperti "Field1", "Field2", dll. Untuk menggantinya dengan julul lain, Pilih Format|Rename Column dari menu bar atau sorot kolom, klik kanan didalamnya, dan pilih Rename Column dari shortcut menu.
Membuat Tabel dalam Design View Design View akan mengijinkan anda untuk mengambarkan field dalam tabel
sebelum memasukkan data dalam datasheet. Jendela akan dibagi dalam dua bagian. Bagian atas untuk memasuki nama field, tipe data, dan deskripsi option dari field, dan bagian panel bawah untuk spesifikasi field properties.
•
•
Field Name - Ini nama dari field dan harus ada berisi field seperti "Name", "Address", "Final Grade", dll. Nama tidak boleh lebih dari 64 karakter panjangnya tapi boleh memasukkan space. Data Type tipe value yang akan dimasukkan ke fields o Text - Default teks, ketikan teks akan mengijinkan kombinasi antara huruf dengan angka dan maksimal 255 karakter per arsip field. o Memo - Ketikan teks menyimpan sampai 64,000 karakter. o Number - Berapa karakterpun bisa dimasukkan o Date/Time - Tanggal jam atau kombinasi keduanya. .
o
Currency - Mata uang bisa diset, secara otomatis menggunakan dollar. ($)
AutoNumber - Ketika arsip baru dibuat, Access akan otomatis memberi suatu bilangan bulat unik ke arsip dalam field. Dari Pilihan utama, pilih kenaikan jika angka yang diberikan dalam urutan acak jika harus dipilih. Sejak semua arsip dalam datasheet harus dimasukkan sekurang kurangnya satu ciri dari semua, ini berguna mengetik data untuk digunakan jika data yang telah ada tidak akan diisi oleh values. o Yes/No - Gunakan ini untuk True/False, Yes/No, On/Off, atau values lain yang hanya satu pilihan dari dua . o OLE Object - OLE (Object Linking and Embedding) object adalah suara, gambar, atau objek lain seperti Word document atau Excel spreadsheet yang dibuat dalam program lain. Gunakan data ini untuk menempel pada objek OLE atau link ke objek dalam database. o Hyperlink - Suatu hyperlink akan menghubungkan ke lokasi internet atau intranet, atau lokasi lain dalam databse. Data terbagi dalam empat bagian masing masing dipisahkan dengan tanda (#): DisplayText#Address#SubAddress#ScreenTip. Alamat adalah bagian yang hanya dibutuhkan dalam string. Contoh : o
Internet hyperlink example:
Tutorial Page#http://www.harisfc.com#
Database link example:
#c:\My Documents\database.mdb#MyTable • •
Description (optional) - Masukkan uraian singkat dari isi field. Field Properties - Pilih properties untuk field dari panel bawah
Field Properties Properties untuk masing-masing field yang diset dari panel bawah dari Design View window. •
Field Size digunakan untuk mengeset jumlah karakter yang dibutuhkan dalam teks atau nomor field. Default field ukuran untuk teks adalah 50 karakter. Jika arsip dalam field hanya memiliki dua atau tiga karakter, anda bisa mengubah ukuran field untuk menghemat ruang disk atau or mencegah masukkan error dengan batas dari angka karakter yang diijinkan. Demikian juga, jika field membutuhkan lebih dari 50 karakter, masukkan angka lebih dari 255. Ukuran field diset dalam karakter angka untuk teks ketikan, tapi pilihan diberikan untuk jumlah : o Byte - Positive integers antara 1 dan 255
Integer - Positive dan negative integers antara -32,768 dan 32,768 o Long Integer (default) - Larger positive and negative integers between -2 billion and 2 billion. o Single - Single-precision floating-point number o Double - Double-precision floating-point number o Decimal - Allows for Precision and Scale property control Format menyesuaikan data dalam filed untuk format sama ketika dimasukkan ke dalam datasheet. Untuk teks dan memo fields, ini memiliki dua bagian yang dipisahkan dengan titik koma. Bagian pertama property digunakan untuk digunakan dalam field dan yang kedua untuk field kosong. o
•
Teks dan format memo . Text Format Format @@@-@@@@
Datasheet Entry 1234567
Display
Explanation
123-4567
@ indicates a required character or space
@@@-@@@&
123456
123-456
& indicates an optional character or space
<
HELLO
hello
< converts characters to lowercase
>
hello
HELLO
> converts characters to uppercase
@\!
Hello
Hello!
\ adds characters to the end
@;"No Data Entered" Hello
Hello
@;"No Data Entered" (blank)
No Data Entered
Number format. Pilih satu dari pilihan dari menu kebawah atau penggunaan simbol seperti dijelaskan dibawah. Number Format Format ###,##0.00
Datasheet Entry 123456.78
$###,##0.00 0
###.00%
.123
Display
Explanation
123,456.78 0 is a placeholder that displays a digit or 0 if there is none. # is a placeholder that displays $0.00 a digit or nothing if there is none. 12.3%
% multiplies the number by 100 and added a percent sign
Currency format. Format ini terbagi dalam empat bagian yang dipisahkan dengan titik koma. format untuk nilai positif; format untuk nilai negatif; format untuk nilai nol ; format untuk nilai kosong. Currency Format Format
Explanation
$##0.00;($##0.00)[Red];$0.00;"none" Positive values will be normal currency format, negative numbers will be red in parentheses, zero is entered for zero values, and "none" will be written for Null values.
Date format. Dalam tabel dibawah, nilai "1/1/01" dimasukkan dalam datasheet, dan angka yang mengikuti ditampilkan sebagai hasil dari perbedaan format Date Format Format
Display
Explanation
dddd","mmmm d","yyyy Monday, January 1, 2001 dddd, mmmm, and yyyy print the full day name, month name, and year ddd","mmm ". " d", '"yy Mon, Jan. 1, '01
"Today is " dddd
Today is Monday
h:n:s: AM/PM
12:00:00 AM
ddd, mmm, and yy print the first three day letters, first three month letters, and last two year digits "n" is used for minutes to avoid confusion with months
Yes/No fields ditampilkan dengan memberi ceklist pada kotak default dalam datasheet. Untuk mengubah format dari field, pertama klik Lookup tab dan ubah tampilan kontrol ke kotak teks. Kembali kepada aneka pilihan format yang umum untuk membuat memformat perubahan. Pengaturan ditunjuk tiga bagian yang dipisahkan oleh titik koma. Bagian yang pertama tidak berisi segalanya kecuali titik koma harus dimasukkan. Bagian yang kedua menetapkan pengaturan untuk Ya menilai dan yang ketiga untuk Tidak Yes/No Format Format
Explanation
;"Yes"[green];"No"[red] Prints "Yes" in green or "No" in red
•
Default Value - Mungkin ada kasus dimana nilai field akan sama untuk semua arsip. Dalam kasus ini, suatu nilai default bisa diubah untuk mencegah pengetikan sesuatu yang sama. Set Default Value property.
Kunci Utama Setiap arsip dalam tabel harus memiliki kunci utama yang membedakan dengan arsip lain dalam tabel. Dalam beberapa kasus, hanya perlu untuk menjadikan field yang ada sebagai kunci utama jika dalam setiap arsip dalam tabel akan memiliki nilai yang berbeda untuk field tertentu. Kunci utama field dengan mengklik kanan pada arsip dan memilih Primary Key dari shorcut menu atau pilih Edit|Primary Key dari menu bar. Kunci utama
field akan ditulis dengan kunci gambar ke kiri. Untuk menghilangkan kunci utama, ulangi langkah ini sekali lagi. Indexes Dengan membuat indek akan mengijinkan Access untuk menyortir arsip dengan cepat. Untuk menset indek field, pilih field yang biasanya dicari dan berubah dengan Yes (Duplicates OK) jika berbagai masukkan data yang sama di ijinkan atau Yes (No Duplicates) untuk mencegah duplikasi. Aturan Pengesahan Field. Pengesahan aturan spesifik dibutuhkan (merubah kata ) untuk data yang dimasukkan ke dalam worksheet. Suatu pesan bisa ditampilkan ke user ketika data itu sesuai dengan aturan setting. Klik ekspresi tombol ("...") diakhir kotak Validation Rule untuk menulis pengesahan aturan. Contoh pengesahan aturan dimasukkan <> 0 tidak diikuti nilai nol dalam arsip, dan ??? hanya semua dat tiga karakter panjangnya. Menyembunyikan(Mask) Masukkan Menyembunyikan masukkan kontrol nilai dari arsip dan mengeset dalam spesifik format. Mereka adalah format yang serupa untuk Format property, tetapi sebagai gantinya tampilan format dalam datasheet sebelum data dimasukkan. Untuk contoh, nomor telephone field bisa diformat dengan memasukkan mask untuk sepuluh digit secara otomatis"(999) 888-7777". Field kosong akan seperti (___) ___-____. Memasukkan mask ke field ikuti langkah berikut 1. Pada design view, tempatkan kursor dalam field masukkan mask untuk mengaplikasikannya. Klik dalam ruang putih ikuti Input Mask dibawah General tab. 2. Klik tombol "..." untuk menggunakan wizard atau masukkan mask, (@@@) @@@-@@@@, pada field yang disediakan. Ikuti simbol yang isa digunakan untuk membuat masukan mask dari awal. Input Mask Symbols Symbol
Explanation
A
Letter or digit
0
A digit 0 through 9 without a + or - sign and with blanks displayed as zeros
9
Same as 0 with blanks displayed as spaces
#
Same as 9 with +/- signs
?
Letter
L
Letter A through Z
C or & Character or space <
Convert letters to lower case
> Convert letters to upper case Input Mask Symbols
D. DATASHEET RECORDS Memasukkan Records(Arsip) Untuk memasukkan arsip baru ke tabel dalam tampilan datasheet dengan mengetik dalam arsip disamping tanda asterisk (*) yang bertanda itu arsip baru. Anda bisa juga mengklik tombol arsip baru pada bawah datasheet untuk menskip ke akhir arsip kosong.
Mengedit Records Untuk mengedit arsip, mudah saja tempatkan kursor dalam arsip yang akan diedit dan buat perubahan yang penting. Gunakan panah untuk memindahkan arsip. Sebelumnya, selanjutnya, pertama, dan akhir tombol arsip pada bawah datasheet membantu dalam manuver datasheet.. Menghapus Records Menghapus arsip pada dataseheet dengan menempatkan kursor dalam baris dan pilih Edit|Delete Record dari menu bar atau klik tombol Delete Record pada datasheet toolbar. Memasukkan dan Menghapus Kolom Walaupun yang terbaik adalah membuat field baru (tampilan kolom dalam datasheet) pada design view karena banyak pilihan disediakan, mereka bisa juga dengan cepat memasukkannya dalam datasheet view. Sorot kolom yang merupakan kolom baru yang ditampilkan ke sebelah kiri dengan mengklik label di atas datasheet dan pilih Insert|Column dari menu bar. Memasukkan kolom bisa juga dengan menghapus dengan menempatkan kursor dalam kolom dan memilih Edit|Delete Column dari menu bar. Mengubah ukuran Baris dan Kolom Tinggi baris dalam datasheet bisa diubah dengan mendrag garis abu antara label baris diatas dan bawah dengan mouse. Dengan mengubah tinggi satu baris, tinggi semua baris dalam datasheet akan berubah menjadi value yang baru. Lebar kolom bisa diubah dalam beberapa cara dengan mendrag ukuran baris antara kolom. Klik ganda pada baris untuk mendapatkan kolom otomatis cocok untuk value yang panjang dari kolom. Tidak seperti baris, kolom pada datasheet bisa berbeda lebarnya. Ukuran nya bisa diubah dengan memilih Format|Row Height atau Format|Column Width dari menu bar. Freezing Columns Sama seperti dalam Excel, Kolom pada tabel Access table bisa dibekukan (Freezing). Ini membantu jika datasheet memiliki banyak kolom dan data relevan akan tidak tampak dilayar pada saat bersamaan. Freeze kolom dengan cara menempatkan kursor pada suatu arsip dalam kolom lalu pilih Format|Freeze Columns dari menu bar. Pilih option yang sama untuk menghilangkan freeze kolom atau pilih Format|Unfreeze All Columns.
Menyembunyikan Kolom Kolom bisa juga disembunyikan dari tampilan dalam datasheet walaupun mereka tidak akan dihapus dalam database. Untuk menyembunyikan kolom, tempatkan kursor pada sembarang arsip dalam kolom atau sorot beberapa kolom yang bersebelahan dengan mengklik dan mendrag mouse sepanjang kolom header, dan pilih Format|Hide Columns dari menu bar Untuk menampilkan kolom yang disembunyikan, pilih Format|Unhide Columns dari menu bar. Jendela akan menampilkan semua field dalam tabel daftar dengan daftar kotak disamping masing-masing nama field. Ceklist kotak disaming semua field yang ingin ditampilkan pada tabel data dan klik tombol Close.
Mencari Data dalam tabel Data dalam datasheet bisa dengan cepat ditemukan lokasinya dengan menggunakan perintah Find 1. Buka tabel dalam tampilan datasheet. 2. Tempatkan kursor dalam suatu arsip dalam field yang ingin dicari dan pilih Edit|Find... dari menu bar 3. Masukkan nilai kriteria value dalam kotak Find What: . 4. Dari Look In: menu panah kebawah, gambarkan area pencarian dengan memilih keseluruh tabel atau hanya field dalam tabel yang tempat anda meletakkan kursor dalam langkah ke 2. 5. Pilih kriteria yang sesuai dari Match: dan klik tombol >> untuk menambahkan parameter pencarian. 6. Ketika semua kriteria pencarian diset, klik tombol Find Next. Jika lebih dari satu arsip menemukan kriteria, terus klik Find Next sampai anda mencapai arsip yang benar.
Mengganti Fungsi Replace mengijinkan anda untuk secara cepat mengganti data tunggal denan value baru atau mengganti semua kejadian dalam tabel 1. Pilih Edit|Replace... dari menu bar (atau klik Replace tab jika menemukan jendela telah terbuka.). 2. Ikuti langkah prosedur pencarian data untuk mengganti dan mengetik nilai baru dari data dalam kotak Replace With:. 3. Klik tombol Find Next dan tombol Replace untuk membuat pergantian tunggal. Klik Replace All untuk mengganti semua data dalam satu langkah.
Print a Datasheet Datasheets bisa dicetak dengan mengklik tombol Print pada toolbar atau pilih File|Print untuk mengeset pilihan mencetak.
E. TABLE RELATIONSHIPS Hubungan Tabel Untuk mencegah duplikasi informasi dalam database dengan pengulangan fields dalam satu tabel, hubungan dapat dibentuk untuk link field tabel secara bersama. Ikuti langkah dibawah untuk membuat hubungan database. 1. Klik tombol Relationships pada toolbar. 2. Dari jendela Show Table (klik tombol Show Table pada toolbar untuk membuat tampilan ), Klik ganda pada nama tabel yang akan dimasukkan
ke dalam hubungan. Ketika anda selesai memasukkan tabel, klik Close.
3. Untuk link field dalam dua tabel yang berbeda, klik dan drag field dari satu tabel ke field yang sesuai dalam tabel yang lain dan lepaskan tombol mouse. Edit Relationships window akan muncul. Dari window ini, pilih field yang berbeda jika perlu dan pilih option dari Enforce Referential Integrity jika perlu. Pilihan ini memberikan Access izin untuk secara otomatis membuat perubahan tabel petunjuk jika kunci arsip dalam satu tabel yang dihapus. Ceklist kotak Enforce Referential Integrity untuk memastikan hubungan bisa dilakukan dan data bukan secara kebetulan dihapus ketika data dimasukkan, diedit atau dihapus. Klik Create untuk membuat link.
4. Baris sekarang menghubungkan dua field dalam hubungan relationships window.
5. Datasheet suatu hubungan tabel akan menyediakan perluasan dan tanda penghapusan untuk melihat isi subdatasheets informasi yang sesuai dari tabel lain. Pada contoh dibawah, database alamat pelajar, dan database nilai pelajar yang berhubungan dan keduanya ditampilkan secara serempak dengan menggunakan fitur perluasan. Untuk memperluas atau menghilangkan semua subdatasheets sekaligus, pilih Format|Subdatasheet|Expand All atau Collapse All dari menu toolbar.
F. SORTING AND FILTERING Penyortiran dan penyaringan akan mengijinkan anda untuk melihat arsip dalam tabel dalam cara yang berbeda. Dan anda akan melihat arsip dalam tabel itu dengan berbagai jenis kriteria dan spesifikasi. .
Sorting Anda boleh melihat arsip dalam tabel dalam perintah berbeda dari yang mereka tampilkan seperti menyortir dalam tanggal atau memberi perintah secara alphabet, untuk contoh. Ikuti langkah untuk menyortir arsip dalam tabel dengan menggunakan angka pada satu field. 1. Pada tabel view, tempatkan kursor dalam kolom yang ingin di sortir. 2. Pilih Records|Sort|Sort Ascending atau Records|Sort|Sort Descending dari menu bar atau klik Sort Ascending atau tombol Sort Descending pada toolbar. Untuk menyortir lebih dari satu kolom (seperti menyortir dalam tanggal dan lalu menyortir arsip dengan tanggal yang sama dalam alphabet), sorot kolom dengan mengklik dan mendrag mouse melewati label field dan pilih satu dari metode diatas. Filter by Selection (Menyaring dengan Memilih) Fitur ini akan menyaring arsip yang berisi data identik bernilai pada field seperti menyaring semua arsip yang berhubungan dengan "Smith" dalam field. Untuk memfilter dengan memilih, tempatkan kursor dalam filed yang ingin disaring dalam arsip dan klik tombol Filter by Selection dalam toolbar atau pilih Records|Filter|Filter By Selection dari menu bar. Seperti dalam contoh dibawah, kursor ditempatkan dalam City field pada arsip kedua yang berbubungan dengan "Ft. Myers" lau penyaringan tabel akan menunjukkan hanya arsip dimana city dari Ft. Myers.
Filter by Form Jika tabel sangat luas, sangat sulit untuk mencari arsip yang berisi hubungan yang ingin disaring, dengan menggunakan Filter by Form akan sangat menguntungkan. Metode ini membuat versi kosong dari tabel dengan menu panah kebawah untuk masing-masing field berisi hubungan nilai yang ditemukan
dalam arsip pada field. Dibawah default Look for tab dalam jendela Filter by Form, klik dalam field untuk masuk ke kriteria filter. Untuk menetapkan suatu kriteria jika arsip berisi satu dari dua nilai spesifik, klik Or tab pada bawah jendela dan pilih kriteria lain dari menu panah bawah. Lebih Or tabs akan muncul setelah satu kriteria diset untuk mengijinkan anda untuk memasukkan lebih kriteria dengan filter. Setelah anda memilih semua kriteria yang diinginkan untuk disaring, klik tombol Apply Filter pada toolbar.
Metode berikut dapat digunakan untuk memilih arsip berdasar arsip yang dipilih dengan tidak memiliki nilai yang sama persis. Ketikan format ini ke dalam field dimana menu panah kebawah akan tampil sebagai pengganti pemilihan nilai absolut. Filter by Form Format
Penjelasan
Like "*Street" Pilih semua arsip yang diakhiri dengan "Street" <="G"
Pilih Semua arsip yang dimulai dengan huruf A sampai G
>1/1/00
Pilih Semua tanggal sejak 1/1/00
<> 0
Pilih semua arsip yang tidak sama dengan nol
Menyimpan Filter Isi dari dari saringan tabel bisa disimpan dengan memilih File|Save As Query dari menu bar. Masukkan nama dari query dan klik OK. Query sekarang disimpan dalam database
Menghapus Filter Untuk melihat semua arsip pada tabel lagi, klik Apply Filter pada toolbar
G. QUERIES Pengenalan Queries Query memilih arsip dari satu atau lebih tabel dalam database sehingga mereka dapat dilihat, dianalisis disortir pada datasheet umum. Hasil kumpulan arsip, disebut dynaset (short for dynamic subset), disimpan dalam objek database dan bisa bisa dipakai lagi dimasa datang. Query akan diperbaharui kapan saja ketika tabel aslinya diperbaharui. Membuat Query dalam Design View Ikuti langkah dibawah untuk membuat new query dalam Design View:
1. Dari halaman Query pada Database Window, klik tombol New.
2. Pilih Design View dan klik OK. 3. Pilih tabel dan queries yang ada dari Tables danQueries tabs and klik tombol Add tambahkan ke masing-masing query yang baru. 4. Klik Close ketika semua tabel dan quearies telah dipilih.
5. Masukkan fields dari tabel ke query yang baru dengan mengklik ganda pada field dalam kotak tabel atau pilih field dari Field: danTable: menu
panah bawah pada form query.
6. Masukkan kriteria untuk query dalam Criteria: field. Diikuti tabel yang disediakan, contoh untuk beberapa wildcard symbols dan arithmetic juga bisa operators akan sangat berguna. Expression Builder diugnakan untuk membantu dalam menulis ungkapan itu.
Query Wildcards and Expression Operators Wildcard / Operator
Explanation
? Street
The question mark is a wildcard that takes the place of a single letter.
43th *
The asterisk is the wildcard that represents a number of characters.
<100
Value less than 100
>=1
Value greater than or equal to 1
<>"FL"
Not equal to (all states besides Florida)
Between 1 and 10
Numbers between 1 and 10
Is Null Is Not Null
Finds records with no value or all records that have a value
Like "a*"
All words beginning with "a"
>0 And <=10
All numbers greater than 0 and less than 10
"Bob" Or "Jane" Values are Bob or Jane Query Wildcards and Expression Operators 7. Setelah anda memilih semua field dan tabel, klik tombol Run pada toolbar. 8. Simpan query dengan mengklik tombol Save. Query Wizard Access' Query Wizard Akan memudahkan membantu anda untuk memulai membuat pilihan query. 1. Klik icon Create query by using wizard pada database window untuk mendapat Access untuk membuat query
2. Dari jendela utama, pilih field yang akan dimasukkan ke dalam query dengan pertama-tama memilih tabel dari menu tombol bawah menu Tables/Queries. Pilih field dengan mengklik tombol > untuk memindahkan field dari field yang tersedia pada daftar. Klik ganda tombol
panah >> untuk memindahkan semua field ke Selected Fields. Pilih tabel lain atau query untuk memilih dari field dan ulangi proses dengan memindahkannya ke pilihan kotak Fields. Klik Next > ketika semua field telah dipilih.
3. Pada jendela berikutnya, masukkan nama untuk query dan klik Finish. 4. Mengacu pada langkah 5-8 pada tutorial sebelumnya untuk memasukkan parameter lain pada query. Menemukan Salinan Query Query ini akan menyaring arsip keluar dalam tabel tungga yang berisi salinan values dalam field. 1. Klik tombol New pada database Query window, pilih Find Duplicates Query Wizard dari jendela New Query dan klik OK.
2. Pilih tabel atau query yang salinan yang ditemukan yang akan djalanan dari daftar yang disediakan dan klik Next >.
3. Pilih field yang berisi salinan values dengan menyorot namanya dalam daftar fields yang disediakan dan klik tombol > untuk memindahkan field ke Duplicate-value fields list atau >> untuk memindahkan semua ke fields. Klik Next > ketika semua fields telah dipilih
4. Pilih field yang muncul dalam new query bersama dengan field yang dipilih dalam layar sebelumnya dan klik Next >.
5. Beri nama pada new query dan klik Finish.
Menghapus Query Untuk menghapus tabel dari query, klik judul tabel dan tekan Delete pada keyboard.
H. FORMS Forms digunakan sebagai jalan alternatif untuk memasukan data ke tabel database. Membuat Form dengan Wizard Untuk membuat form dengan memakai bantuan wizard, ikuti langkah berikut : 1. Klik Create form by using wizard option pada jendela database. 2. Dari Tables/Queries menu panah bawah, pilih tabel atau query datasheet form yang akan dimodifikasi. Lalu, pilih field yang akan dimasukkan ke form sorot salah satunya pada jendela Available Fields dan klik panah kanan sekali untuk memindahkan field ke Selected Fields. Untuk memindahkan semua field ke Select fields, klik ganda tombol panah kanan dua kali. Jika anda membuat kesalahan dan dan akan menghapus field atau semua field dari jendela Selected Fields, klik panah kiri < atau dobel panah kiri <<. Setelah field yang sesuai dipilih, klik tombol Next > untuk memindahkannya ke layar berikutnya.
3. Pada layar berikutnya, Pilih layout dari form. o Columnar - Arsip tunggal ditampilkan sekali dengan label dan form daftar field berdampingan pada kolom o Justified - Arsip tunggal ditampilkan dengan label dan form field terdaftar melewati layar. o Tabular - Arsip ganda terdaftar pada halaman sekali dengan field pada kolom dan arsip pada baris.
o
Datasheet - Arsip ganda ditampilkan dalam Datasheet View
Klik Tombol Next > untuk memindahkan pada layar berikutnya.
4. Pilih visual style dari form dengan memilih option dan klik Next >.
5. Pada layar terakhir, nama form dalam space disediakan. Pilih "Open the form to view or enter information" untuk membuka form form dalam Form
View atau "Modify the form's design" untuk membuka dalam Design View. Klik Finish untuk membuat form
Membuat Form dalam Design View Untuk membuat form tanpa, ikuti langkah berikut: 1. Klik tombol New pada form jendela database 2. Pilih "Design View"dan pilh tabel atau query form akan menghubungkan dengan form dari menu panah kebawah. 3. Pilih View|Toolbox dari menu bar untuk melihat toolbar terapung
dengan tambahan option 4. Masukkan kontrol ke form dengan mengklik dan mendrag nama field dari Field List floating window. Access membuat kotak teks untuk nilai dan
label untuk nama field ketika tindakan ini selesai. Untuk mmeasukkan kontrol untuk semua field dalam daftar field, klik ganda judul Field List window's bar dan drag semua dari field yang disorot ke form.
Memasukkan Arsip menggunakan Form Masukkan data ke tabel dengan mengisi field form. Tekan Tab untuk memindahkan dari field to field dan membuat arsip baru dengan mengklik Tab setelah field arsip terakhir. Arsip baru bisa juga dibuat kapan saja dengan mengklik tombol New Record pada bawah form window. Arsip otomatis disimpan ketika memasukinya, jadi tidak perlu menyimpan secara manual.
I. FORM CONTROLS Halaman ini menerangkan penggunaan beberapa tipe form kontrol termasuk daftar, combo boxes, checkboxes, option groups, dan tombol perintah List dan Combo Boxes Jika membutuhkan ruang yang kecil, berupa angka gunakan Combo Box, menggunakan combo atau list boxes akan mempermudah dan mempercepat pemasukan data. Ada dua tipe kontrol berbeda dalam nilai angka yang mereka tampilkan. Daftar angka semua dtampilkan pada list box, jika menggunakan Combo Box perlu menggunakan panah ke bawah. seperti contoh dibawah. Combo Box List Box Academic 3 Ben Hill Griffin III Hall Reed Hall
Dengan menggunakan combo atau list box, nama gedung sekolah tidak perlu diketik untuk semua arsip. Sebagai gantinya, dapat dilakukan dengan memilih dari list. Ikuti langkah berikut untuk memasukkan list atau combo box ke form: 1. Buka form dalam Design View. 2. Pilih View|Toolbox untuk melihat toolbox dan yakinkan tombol"Control Wizards"ditekan 3. Klik list atau atau tombol combo box tool dan gambar garis batas pada form. Combo box wizard kotak dialog akan tampil.
4. Pilih sumber untuk list atau combo box dan klik Next >.
5. Tergantung dari pilihan anda dalam kotak dialog pertama, pilihan berikutnya akan bervariasi. Jika anda memilih untuk look up values dari tabel atau query, Ikuti kotak akan muncul. Pilih table atau query dari nilai kotak combo. Klik Next > dan pilih fields dari tabel atau query yang dipilih. Klik Next >untuk memproses
6. Pada kotak dialog selanjutnya, set lebar combo box dengan mengklik dan mendrag ke tepi kolom. Klik Next >.
7. Kotak dialog berikutnya mengijinkan menerangkan access apa yang dilakukan dengan nilai yang dipilih. Pilih"Remember the value for later use" untuk menggunakan nilai dalam macro atau pilih field dimana nilai disimpan. Klik Next > untuk memproses ke layar terakhir.
8. Ketik nama yang akan muncul dalam kotak label dan klik Finish. Check Boxes dan Tombol Option Gunakan check boxes dan tombol option button untuk menampilkan nilai yes/no,
true/false, or on/off. Hanya satu nilai dari group tombol pilihan yang bisa dipilih ketika beberapa atau semua nilai dari check box group telah dipilih. Artinya ada lima atau kurang pilihan yang ada yang bisa dipilih. Combo boxes atau lists harus digunakan untuk daftar yang pilihan yang panjang. Untuk memasukkan checkbox atau option group: 1. Klik Option Group tool pada toolbox dan tarik daerah dimanan group akan ditempatkan pada form dengan mouse.. The option group wizard kotak dialog akan muncul. 2. Pada jendela pertama, masukkan label untuk pilihan dan klik tombol tab ntuk masuk ke label. Klik Next > ketika label selesai diketik.
3. Pada jendela selanjutnya, pilih nilai default jika ada dan klik Next >.
4. Pilih nilai untuk options dan klik Next >.
5. Pilih apa yang harus dilakukan dengan value dan klik Next >.
6. Pilih type dan style dari option group dan klik Next >.
7. Ketik untuk penggolongan dan option group dan klik Finish. Tombol Perintah Pada contoh ini, tombol perintah disamping arsip digunakan untuk membuka form yang lain. 1. Buka form dalam Design View dan pastikan tombol Control Wizard button pada toolbox ditekan. 2. Klik tombol perintah icon pada toolbox dan tarik tombol ke form. Command Button Wizard akan muncul. 3. Pada jendela dialog pertama, kategori aksi akan muncul dalam daftar sebelah kiri sedangkan yang kanan masing-masing kategori aksi. Pilih action untuk tombol perintah dan klik Next >.
4. Pada beberapa halaman berikutnya pilihan akan bervariasi berdasarkan pada action yang telah dipilih. Lanjutkan dengan memilih option untuk tombol perintah. 5. Pilih tampilan gambar tombol dengan masuk ke caption text atau selecting a picture. Ceklist kotak Show All Pictures untuk melihat semua daftar gambar yang tersedia. Klik Next >.
6. Masukkan nama untuk tombol perintah dan klik Finish untuk membuat tombol.
J. SUBFORMS Apakah Subform ? Subform adalah form yang ditempatkan di form parent, disebut juga form utama. Subform terutama berguna untuk menampilkan data dari tabel dan queries yang mempunyai hubungan satu ke banyak. Untuk contoh, pada contoh dibawah, data pada form utama digambarkan dari item informasi tabel ketika isi subform semua dari pesanan untuk item. Arsip item adalah "Satu" bagian dari satu kebanyak hubungan ketika order "banyak" hubungan sejak banyak pesanan bisa ditempatkan untuk satu item.
Sisa dari halaman ini menjelaskan tiga metode untuk membuat subform dan mereka berasumsi data tabel dan/atau queries telah dibuat. Membuat Form dan Subform Sekaligus Gunakan metode ini jika form telah dibuat. Form utama dan subform bisa dibuat secara otomatis dengan menggunakan wizard Jika table relationships diset dengan baik atau jika query yang disertakan berbagai tabel dipilih Contohnya, hubungan bisa diset antara isi tabel informasi pelanggan dan daftar salah satu order konsumen jadi order untuk masing-masing pelanggan ditampilkan bersama-sama dengan menggunakan form utama dan subform. Ikuti langkah berikut untuk membuat subform dalam form : 1. Klik ganda Create form by using wizard pada database window. 2. Dari Tables/Queries menu panah kebawah, pilih tabel pertama atau query dari form utama yang akan ditampilkan data. Pilih field yang muncul dalam form dengna menyorot nama field pada daftar Available Fields pada sebelah kiri dan klik tombol panah tunggal atau klik panah ganda
>> untuk memilih semua field. .
3. Dari jendela yang sama, pilih tabel lain atau query dari menu kebawah Tables/Queries dan piih field yang ditampilkan dalam form Next untuk melanjutkan setelah semua field telah dipilih. 4. Pilih suatu pengaturan untuk forms dengan memilih form with subform(s) jika form ditampilkan pada halaman yang sama atau Linked forms jika ada banyak kontrol pada form utama dan subform akan tidak
cocok Klik Next untuk memproses ke halaman berikutnya dari options.
5. Pilih suatu bentuk tabel atau datasheet layout untuk form dan klik Next.
6. Pilih style untuk form dan klik Next.
7. Masukkan nama untuk form utama dan subform. Klik Finish untuk membuat forms.
8. Arsip baru bisa dimasukkan ke du tabel atau queris sekaligus dengan menggunakan kombinasi form baru.
Subform Wizard Jika form utama atau kedua form telah ada, Subform Wizard bisa digunakan untuk mengkombinasikan forms. Ikuti langkah berikut untuk menggunakan Subform Wizard: 1. Buka form utama dalam Design View dan buat tombol Control Wizard pada toolbox tertekan. 2. Klik Subform/Subreport icon pada toolbox dan tarik garis subform pada form utama. Subform Wizard kotak dialog akn muncul ketika tombol mouse dilepas. 3. Jika belum dibuat, pilih "Use existing Tables and Queries". Cara lainnya, pilih form yang ada yang akan menjadi. Klik Next untuk melanjutkan
4. Window dialog berikutnya akan muncul hubungan tabel yang diasumsikan Access. Pilih satu dari hubungan atau sesuai dengan keinginan anda dan
klik Next.
5. Pada kotak dialog terakhir, masukkan nama dari subform dan klik Finish. Metode Drag-dan-Drop Gunakan metode ini untuk membuat subform dari dua form yang telah ada. Yakinkan bahwa tabel hubungan telah ada dan diset sebelum mengikuti proses berikut : 1. Buka form utama dalam Design View dan pilih Window|Tile Vertically ke tampilan keduanya database window dan form sisi ke sisi.
2. Drag form icon disamping nama subform ke dalam bagian detail dari form utama design.
K. MORE FORMS Berbagai Format Halaman dengan Menggunakan Tabs Tab kontrol mengijinkan anda untuk mempermudah membuat berbagai format halaman. Membuat tabs kontrol dengan mengikuti langkah berikut : 1. Klik icon Tab Control pada toolbox dan tarik kontrol pada form 2. Masukkan kontrol baru pada masing-masing halaman tab, dengan cara yang sama dengan kontrol masukkan halaman form biasa dan klik tabs untuk mengubah halaman. Form yang telah ada tidak bisa dimasukkan ke halaman tab dengan mendrag dan mendrop. Sebagai ganti, klik kanan pada kontrol dan pilih Cut dari shortcut menu. Lalu klik kanan pada tab kontrol dan pilih Paste. Kontrol bisa diposisikan kembali pada tab kontrol.
o
Add new tabs or delete tabs dengan mengklik kanan dalam tab
area dan pilih Insert Page atau Delete Page dari shortcut menu. o Reorder the tabs dengan klik kanan pada tab kontrol dan memilih Page Order. o Rename tabs dengan klik ganda pada tab dan mengubah Name property dibawah Other tab. Format Bersyarat. Format khusus tergantung pada kontrol value yang bisa dimasukkan ke kotak teks, daftar, dan kotak combo. Default value bisa ditata sepanjang memenuhi tiga syarat format. Untuk memasukkan syarat format untuk mengontrol element, ikuti langkah berikut : 1. Pilih kontrol format dan harus diberlakukan dan pilih Format|Conditional Formatting dari menu bar.
2. Dibawah Condition 1, pilih salah satu satu tipe syarat : o Field Value Is menerapkan pengaturan berdasarkan pada value of control. Memilih suatu perbandingan type dari menu panah bawah kedua dan masukkan pada akhir kotak teks. o Expression Is menerapkan pengaturan jika ungkapan benar. Masukan nilai dalam kotak teks dalam value dan format akan dimasukkan jika value sesuai dengan ungkapan. o Field Has Focus akan menerapkan format secepat field dalam fokus. 3. Masukkan syarat dengan mengklik tombol Add >> dan menghapus syarat dengan menklik Delete... dan menceklist syarat untuk dihapus.
Password Text Fields Untuk memodifikasi kotak teks maka masing-masing karakter nampak sebagai suatu tanda bintang ketika user mengetik informasi, pilih kotak field dalam Design View dan klik Properties. Dibawah Data tab, klik dalam Input Mask field dan lalu klik tombol [...] akan muncul. Pilih "Password" dari daftar masukkan tersebunyi dan klik Finish.Walaupun pemakai akan hanya lihat tanda bintang untuk masing-masing karakter yang diketik, karakter sebenarnya akan disimpan dalam database. Mengubah Tipe Kontrol Jika anda memutuskan mengubah tipe kontrol, ini bisa dilakukan tanpa menghapus kontrol yang ada dan membuat yang baru walaupun tidak semua tipe kontrol bisa dikonversi dan memiliki keterbatasan tipe yang bisa dikonversi. Untuk mengubah kontrol tipe, pilih kontrol pada form dalam Design View dan pilih Format|Change To dari menu bar. Pilih satu dari tipe kontrol
Berbagai Kunci Utama Untuk memilih dua field untuk gabungan kunci utama, pindahkan mouse diatas kolom ke nama field dan perhatikan perubahan menjadi panah. Klik mouse, tahan dan drag mouse keatas semua fields yang harusnya menjadi kunci utama dan lepaskan tombol mouse. dengan berbagai field tersorot, klik tombol primary key.
L. REPORTS Pengenalan Reports Reports akan mengorganisir dan menggolongkan informasi dalam tabel atau query dan menyediakan jalan untuk mencetak data dalam database. Menggunakan Wizard Membuat report menggunakan Access' wizard dengan mengikuti langkah berikut : 1. Klik ganda "Create report by using wizard" option pada Reports Database Window. 2. Pilih sumber informasi untuk report dengan memilih tabel atau query dari Tables/Queries menu tombol kebawah. Lalu, pilih field yang akan ditampilkan dalam report dengan memindahkannya dari menu Available Fields ke jendela Selected Fields gunakan tombol panah kanan > untuk memindahkan satu field sekali atau tombol panah ganda >> untuk memindahkan semua field sekali. Klik tombol Next > untuk pindah ke
layar berikutnya.
3. Pilih fields dari daftar arsip yang harus digolongkan dengan mengklik tombol panah kanan. > untuk memasukkan fieldt ke diagram. Gunakan tombol Priority untuk mengubah perintah dari penggolongan field jika lebih dari satu field dipilih. Klik Next > untuk melanjutkan.
4. Jika arsip harus disortir, mengidentifkasi sortiran harus disini. Pilih field pertama arsip harus disortir dan klik tombol sortir A-Z untuk memilih dari
menaik atau menurun. Klik Next > untuk melanjutkan
5. Pilih layout dan orientasi halaman untuk report dan klik Next >.
6. Pilih warna dan graphic style untuk report dan klik Next >.
7. Pada layar terakhir, beri nama report dan pilih untuk membukanya pada Print Preview atau Design View mode. Klik Finish untuk membuat report
Membuat dalam Design View Untuk membuat report dari awal, pilih Design View dari Reports Database Window.
1. Klik tombol New pada jendela Database Window. Sorot "Design View" dan pilih data report dari menu panah kebawah dan klik OK.
2. Anda akan diberi grid kosong dengan kotak field dan element form toolbar untuk Design View untuk forms. Design report sangat banyak jalan untuk membuat form. Untuk contoh, klik ganda judul kotak field untuk mamasukkan semua field ke report sekaligus. Lalu, gunakan kursor tanda tangan pada element untuk mengubah ukurannya, pindahkan mereka ke lokasi yang berbeda, dan modifikasi penampilan report dengan menggunakan option pada formatting toolbar. Klik tombol Print View
diatas, sudut kiri pada layar untuk melihat report.
Mencetak Reports Pilih File|Page Setup untuk memodifikasi garis tepi halaman, ukuran, orientasi, dan setting kolom. Setelah semua berubah, cetak report dengan memilih File|Print dari menu bar atau klik tombol Print pada toolbar.
M. IMPORTING, EXPORTING, LINKING Pengimporan Mengimpor objek dari database lain akan membuat duplikat tabel, query, atau database objek lain yang anda inginkan. Impor database objek dengan mengikuti langkah berikut : 1. 2. 3. 4.
Membuka tujuan database. Pilih File|Get External|Import dari menu bar. Pilih database objek yang ada didalamnya klik tombol Import. Dari jendela Import Objects, klik pada objek tabs untuk mencari objek yang ingin untuk diimpor ke database. Klik tombol Options >> ke menu option. Dibawah Import Tables, Pilih "Definition and Data" jika isi tabel haru di duplikat atau "Definition Only" jika tabel struktur akan di duplikasi
tapi bukan datanya. Dibawah Import Queries, pilih "As Tables" jika queries ditampilkan dalam tabel biasa pada tujuan database. Sorot nama objek, dan klik OK.
5. Objek baru akan muncul dengan objek yang ada dalam database. Exporting Efek pengimporan bisa juga dilakukan dengan menggunakan metode kebalikan exporting. 1. Membuka database yang berisi objek yang akan di copy (exported) ke database lain. 2. Cari Objek dalam Jendela Database Window dan sorot. Lalu, pilih File|Export... dari menu bar. 3. Pilih tujuan database dari jendela dan klik Save. 4. Anda akan diberikan pilihan untuk nama dari objek baru dan juga diberikan pilihan lain, seperti apakah akan mengkopi struktur atau data tabel. Klik OK untuk menyelesaikan prosedur eksport. Linking Tidak seperti mengimport, link objek dari database lain akan dibuat link ke objek dalam database. Membuat link dengan mengikuti langkah berikut : 1. Buka tujuan database. 2. Pilih File|Get External|Link Tables... dari menu bar. 3. Pilih lokasi database tabel dan klik tombol Link.
4. Daftar tabel jendela dalam database akan muncul kemudian Sorot tabel atau table yang link dank klik OK. link ke tabel akan muncul dalam jendela Database dengan icon kecil disebelah kanan panah kecil
N. KEYBOARD SHORTCUTS Keyboard shortcuts bisa menghemat waktu, inilah tombol shorcut pada access 2000 yang perlu diingat, untuk mempercepat pekerjaan : Action Keystroke Document actions Open existing database CTRL+0 Open a new database CTRL+N Save CTRL+S Print CTRL+P Undo data changes ESC made in current field Display database window F11 Find and Replace CTRL+F Copy CTRL+C Cut CTRL+X Paste CTRL+V Undo CTRL+Z Editing Toggle between editing and navigation mode Open window for editing large content fields Switch from current field to current record Move to next field in record Other Insert line break in a memo field Insert current date
F2 function key SHIFT+F2 ESC
Action Keystroke Formatting NOT ACCESS Select all CTRL+A Copy CTRL+C Cut CTRL+X Paste CTRL+V Undo CTRL+Z Redo CTRL+Y Bold CTRL+B Italics CTRL+I Left justified CTRL+L Center justified CTRL+E Right justified CTRL+R Decrease indent CTRL+SHIFT+M Increase indent CTRL+M Editing NOT ACCESS Find CTRL+F Replace CTRL+H Insert hyperlink CTRL+K Spell checker F7 Macros ALT+F8
TAB Moving through a datasheet Next field TAB Previous field SHIFT+TAB CTRL+ENTER First field of record HOME Last field of record END CTRL+;
Insert current time Copy data from previous record Add a record Delete a record
CTRL+: CTRL+' CTRL++ CTRL+-
Next record Previous record First field of first record Last field of last record
DOWN ARROW UP ARROW CTRL+HOME CTRL+END
