MP, OP algemene diensten versie 1DEF Pagina 1 van 2

MANAGEMENT EN INITIEEL OPERATIONEEL PLAN VAN HERMAN DIRICKS , DIRECTEUR GENERAAL VAN DE ALGEMENE DIENSTEN VAN HET FEDERAAL AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN (F.A.V.V.)

27.11.2002 Een eerste voorstel van MP en OP werd aan Minister Tavernier voorgelegd. In de definitieve versie werd rekening gehouden met opmerkingen van het directiecomité van het F.A.V.V. en van de Minister en zijn Kabinet.

MP, OP Algemene diensten –versie 1DEF 27-11-2003

1

Managementplan.......................................................................................................................... 2 1.1 Situering. ............................................................................................................................... 2 1.2 Beschrijving van de missie en de beheersopdrachten van de Algemene diensten en haar directeur-generaal (management samenvatting)............................................................................. 2 1.2.1 Missie van het FAVV ..................................................................................................... 2 1.2.2 VISIE EN WAARDEN F.A.V.V. 2003 zoals vastgelegd in het conclaaf van Dworp ..... 2 1.2.3 Wettelijke bepalingen met betrekking tot de Algemene diensten.................................. 3 1.2.4 Bepalingen van het business-plan met betrekking tot de Algemene Diensten ............. 3 1.2.5 Vertaling naar de missie van de Algemene diensten .................................................... 5 1.2.6 Beheersopdrachten ....................................................................................................... 5 1.3 Analyse van de huidige toestand van de algemene diensten van het F.A.V.V. : ................ 6 1.3.1 Algemeen....................................................................................................................... 6 1.3.2 De organisatieplannen :................................................................................................. 6 1.3.3 Het organogram :......................................................................................................... 10 1.4 Strategische Doelstellingen ................................................................................................ 11 1.4.1 Algemene principes........................................................................................................ 11 1.4.2 Definitie strategische doelstellingen............................................................................... 12 1.4.3 SD/AD 1 De eigen diensten uitbouwen en dynamisch beheren.................................. 13 1.4.4 SD/AD 2 Een efficiënt HR beleid voeren ..................................................................... 14 1.4.5 SD/AD 3 De uitbouw van een modern organisatiemodel een permanent meetsysteem ondersteunen ............................................................................................................................. 15 1.4.6 SD/AD 4 Een gezond financieel beleid voeren............................................................ 15 1.4.7 Het agentschap op een adequate manier huisvesten en de nodige logistieke middelen tijdig ter beschikking stellen ....................................................................................................... 16 1.4.8 kwaliteitsvolle en eigentijdse informatica infrastructuur, systemen en toepassingen ontwikkelen, installeren en onderhouden................................................................................... 16 1.4.9 De gepaste juridische ondersteuning aan de diverse diensten leveren...................... 16 1.5 Risicobeheer ....................................................................................................................... 16 1.6 Financieel Plan.................................................................................................................... 17 2 Initieel operationeel Plan............................................................................................................ 17 2.1 Algemeen ............................................................................................................................ 17 2.2 Definitie operationele doelstellingen ................................................................................... 17 2.3 Actieplan ............................................................................................................................. 19 2.4 Te gebruiken indicatoren .................................................................................................... 22

MP, OP algemene diensten –versie 1DEF 27-11-2003

Pagina 1 van 2

1

Managementplan

1.1

Situering.

Het management en operationeel plan voor de Algemene diensten moeten samen gelezen worden met de management en operationele plannen van de gedelegeerd bestuurder en de managementfuncties - 1 en de andere managementfuncties (bestaande en nog in te vullen).

1.2

Beschrijving van de missie en de beheersopdrachten van de Algemene diensten en haar directeur-generaal (management samenvatting)

1.2.1 Missie van het FAVV De doelstellingen en de opdracht van het F.A.V.V. werden vastgelegd in artikel 4 § 1 t.e.m. § 5, van de wet van 4 februari 2000 houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen (F.A.V.V.), worden besproken in het management plan van de gedelegeerd bestuurder en daar als volgt samengevat.

Het agentschap heeft als doel de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van het voedsel teneinde de gezondheid van de consumenten, dieren en planten te beschermen.

1.2.2 VISIE EN WAARDEN F.A.V.V. 2003 zoals vastgelegd in het conclaaf van Dworp Tijdens het conclaaf van Dworp (augustus 2002) werden door het uitgebreid directiecomité, samen met vertegenwoordigers van het kabinet en ondersteund door de interim gedelegeerd-bestuurder een eerste proeve van de visie en waarden voor het Agentschap uitgetekend. Deze zijn hieronder opgenomen, waarbij deze van direct belang voor de Algemene diensten in het vet gemarkeerd werden -

-

De doelstellingen v/h Agentschap zijn gekend en worden gedragen door de ganse personeelsgroep. Onze organisatie is duidelijk en we werken samen in goed vertrouwen. We hebben goede mensen op de juiste plaats en iedereen kent zijn rol en verantwoordelijkheden. We voeren een actief imagobeleid en hebben een intern en extern communicatiebeleid gekenmerkt door : - participatie (personeel en stakeholders) - openheid, dynamiek en professionaliteit - een goede relatie met centrale diensten – provinciale controle-eenheden - gerichtheid op consument en producent De provinciale controle-eenheden van het F.A.V.V. zijn gedefinieerd, geïntegreerd en operationeel. De interne werking van het Agentschap is gebaseerd op geïntegreerde controleplannen en houdt rekening met de principes van autocontrole, kwaliteitssystemen, interne audit, en met respect voor een deontologische code. Het Agentschap beschikt over voldoende middelen om zijn ambities waar te maken. De financiering van het F.A.V.V. is uitgewerkt en elke sector levert daartoe een billijke


Pagina 2 van 3

-

bijdrage. Dit maakt het mogelijk om de opdrachten naar behoren te vervullen en daartoe performante instrumenten te ontwikkelen. Het Agentschap voert een preventief crisisbeleid en is in staat een eventuele crisis te beheersen. Het Wetenschappelijk Comité is operationeel. Zijn programma en doelstellingen zijn gekend. Het Comité onderhoudt goede relaties met de Hoge Gezondheidsraad en Europese instanties. Een efficiënt werkend raadgevend comité staat garant voor een open partnership met de sectoren. We werken participatief en in goed vertrouwen met andere overheidsinstanties (FOD Volksgezondheid, regionale overheden, internationale/Europese overheden en agentschappen)

1.2.3 Wettelijke bepalingen met betrekking tot de Algemene diensten Het besluit van 16 mei 2001 – tot vaststelling van de vestigingsplaats, de organisatie en de werking van het FAVV voorziet de volgende taken voor het Bestuur Algemene diensten Art. 8. § 1. Het bestuur van de algemene diensten is belast met de taken betreffende : a) de personeelszaken, de opleiding, en de preventie en bescherming; b) het secretariaat en de vertaling; c) de documentatie en het archief; d) de financiën en de begroting; e) het economaat; f) de informatica- en communicatietechnologie; g) de juridische zaken. § 2. Binnen het bestuur van de algemene diensten worden drie bestuursdirecties ingericht, respectievelijk belast met de taken vermeld in § 1, a, b en c, §1,d, e en f, en § 1, g. § 3. Aan het bestuur van de algemene diensten wordt een sociale dienst van het Agentschap verbonden. Hierbij kan opgemerkt worden dat de omschrijving gebaseerd is op een zeer klassieke benadering met verouderde benamingen zoals economaat, financiën en begroting …. In het managementplan zullen een aantal wijzigingen voorgesteld worden die bij de herziening van het KB geïntegreerd zullen moeten worden.

1.2.4 Bepalingen van het business-plan met betrekking tot de Algemene Diensten In het businessplan werden volgende taken voorzien voor het bestuur Algemene Diensten 4.4. Algemene Diensten Het is van belang dat de algemene diensten, in bedrijfstermen "stafdiensten", in de grootst mogelijke mate een geheel vormen en dat deze diensten niet versnipperd zijn over de operationele diensten. Dit om er voor te zorgen dat op deze vlakken één politiek wordt gevoerd en ook om binnen deze diensten voldoende competentie te kunnen behouden. Bij de ondersteunende diensten moeten verder gezien worden: Personeelszaken In de ondersteunende diensten neemt de dienst personeelszaken (Human Ressources) een zeer belangrijke plaats in. Naast de traditionele activiteit van deze dienst zijn er een aantal aspecten die zeker sterk aan bod dienen te komen: Rekrutering: Hiermee wordt niet alleen bedoeld de aanwerving van personen maar evenzeer en zelfs in eerste instantie de interne rekrutering en mobiliteit. Het is van belang, gezien het gewicht van competentie, dat er een redelijke stabiliteit bestaat in de bezette functies. Het is echter van even groot belang dat de dienst personeelszaken een overzicht houdt over het profiel van de medewerkers om gemakkelijker interne bewegingen en promoties mogelijk te maken op basis van het principe "the right person on the right place".


Pagina 3 van 4

Evaluatie: Onder andere met het oog op de rekrutering binnen de organisatie dient er een evaluatiemethodiek te worden ontwikkeld. Aan elkeen die leiding geeft zal gevraagd worden minstens jaarlijks de personen die aan hem (haar) rapporteren te evalueren volgens deze methodiek zodat er een permanent overzicht is van het potentieel binnen de organisatie, conform aan de ontwikkelingen en hervormingen voor het overheidspersoneel (openbaar ambt). Het agentschap kan zelfs de ambitie uitspreken om gelet op het hoge verwachtingspatroon een voortrekkersrol te gaan spelen inzake personeelsbeleid en evaluatie. Opleiding: In overleg met de leidinggevende personen dient een opleidingsprogramma te worden ontwikkeld waarin voorzien wordt welke vorming en opleiding er binnen het agentschap moet worden georganiseerd en voor wie. Tevens dient er een inventarisatie te zijn van de opleidingen die door bepaalde personeelsleden van het agentschap buiten het agentschap dienen gevolgd te worden. Deontologie: Samen met de gedelegeerd bestuurder en met de andere leden van de directie zal een deontologische code worden geschreven. Deze code wordt uiteraard ook besproken met de syndicale afgevaardigden. Dit is een code die door alle personeelsleden moet worden gevolgd en op de navolging ervan zal onder meer door de dienst interne controle worden gewaakt. Het is ook de taak van elke leidinggevende om over de naleving van deze code bij zijn ondergeschikten te waken. Organisatie en quality:het opzetten en ontwikkelen van kwaliteitsborging, zowel voor het eigen functioneren als assisteren bij het opzetten van autocontroles, ontwikkelen van auditsystemen en auditexpertise. ICT (Informatica Communicatie Technology):ontwikkelen en uitbouwen van één informaticasysteem voor het geheel van het agentschap, zorgen voor de uitwisselbaarheid van de gegevens, niet alleen intern maar ook met andere administraties, technisch beheer van de databases en ontwikkelen van nieuwe informatica en telematica. Deze afdeling is ook verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een informaticaplan en de budgettering ervan. Economaat en secretariaat : naast de klassieke taken vallen ook hieronder het archiefbeheer en de vertaaldienst. Sociale dienst : de modaliteiten moeten worden onderzocht welke voor het agentschap de aangewezen formule is. Een overeenkomst met de vzw Sociale Dienst van het Ministerie van Volksgezondheid en Sociale zaken behoort tot de mogelijkheden. Preventie en Bescherming Financïen en begroting : vormen een tweede belangrijk deel van de algemene diensten. Deze dienst staat niet alleen in voor de bewaking van het budget van het agentschap maar voert tevens de analytische boekhouding en zorgt voor een economisch verantwoorde tariefiëring. Alhoewel in de bedrijfsfilosofie financiering ook meestal als een stafdienst wordt beschouwd wordt hij hier wel als "operationeel" gezien, om de rol die hij zal spelen om het zelfbedruipend karakter van het agentschap te vrijwaren. Juridische dienst. Deze heeft zowel een interne rol (voorbereiding van besluiten, toetsing met het wettelijk kader…) als een externe (assistentie bij repressieve maatregelen…), geschillen en betwistingen. Een aantal ondersteunende diensten kunnen praktisch-organisatorisch wel worden toevertrouwend aan de ondersteunende diensten maar inhoudelijk dienen ze wel rechtstreeks te rapporteren aan de gedelegeerd bestuurder. Het gaat om volgende diensten: Meldpunt voor de vragen en klachten van de consument: In dit meldpunt kunnen de eerste signalen komen die aanleiding moeten geven tot speciale acties. Het is ook trouwens via het meldpunt dat de informatie zal komen over de manier waarop het agentschap wordt ervaren door de consument en eventueel door de inrichtingen. Het is van het grootste belang dat de consument op zijn vragen snel een passend antwoord krijgt. Dit vergt van de verantwoordelijken van het meldpunt een directe toegang tot iedereen in de organisatie en uiteraard ook een grondige kennis van de competenties binnen de organisatie. Crisiscel: Hier moet gedacht worden aan een organisatorische structuur die beschikt over de nodige scenario's en die snel de contacten kan leggen doorheen de eigen organisatie en eventueel met andere departementen in geval zich een crisissituatie voordoet. Communicatie: dit is niet alleen de communicatie met de buitenwereld (de consumenten, de sectoren, de media) waar de gepaste en meest adequate vorm van communicatie moeten worden vastgelegd en verder uitgewerkt. Het agentschap moet bij de consument een eigen "gezicht" opbouwen onder meer door een verzorgd woordvoerderschap maar ook door het ontwikkelen van een eigen huisstijl en een eigen imago. De cel communicatie moet ook veel aandacht geven aan interne communicatie binnen de eigen structuur om tot één eigen cultuur van het agentschap te komen. Deze cultuur moet gekenmerkt zijn door professionalisme, absolute neutraliteit en sterke integriteit van elke medewerker. De interne audit: is voor het agentschap als "bedrijf" van zeer groot belang. Respect voor de financiële procedures en voor de werkingsvoorschriften dienen door de interne audit te worden nagegaan, maar ook dient deze audit geregeld de resultaten te meten aan de vooropgezette doelstellingen. Tevens kan vanuit de interne audit mee gewaakt worden over het respecteren van de deontologische code van het agentschap.


Pagina 4 van 5

1.2.5 Vertaling naar de missie van de Algemene diensten De missie van de algemene diensten kan dan ook als volgt ingevuld worden : De algemene diensten hebben als hoofdtaak aan de diensten van de gedelegeerd bestuurder en de operationele besturen de beschikbare menselijke, logistieke, financiële, ICT en juridische middelen op een zo efficiënt mogelijke wijze ter beschikking te stellen en de nodige ondersteuning te bieden bij het uitwerken en onderhouden van een moderne bedrijfsorganisatie.

1.2.6 Beheersopdrachten Resultaatgebieden Permanente resultaatgebieden: • • • • •

• • • •

Verzorgt de logistieke uitbouw van het agentschap,zowel op he vlak van de infrastructuur als op het vlak van secretariaat edm. Werkt samen met het directiecomité aan het uitvoeren van een strategisch en managementplan van het FAVV,waarbij men het belang van het eigen departement overstijgt. Stelt en volgt,binnen het eigen departement ,operationele plannen op met het oog op het realiseren van het strategisch en managementplan. Staat in voor de invoering van een personeelspolitiek,zoals voorzien in het Copernicusplan en zoals afgestemd in het directiecomité,en evalueert het beleid en stuur bij waar nodig Voert het financieel beleid en rapporteert daarover in het directiecomité en aan de bevoegde overheden. o Uitwerken van het budget. o Opvolgen van de budgetten. o Financiële voorbereiding van de onderhandeling met de sectoren voor een bijdragepolitiek voor de sectoren die tot een kostendekkend resultaat leidt. o Een kostprijsbepaling van de activiteiten van het agentschap. Staat in voor een doeltreffende en efficiënte beheersing van de nodige middelen,met de nadruk op een gezonde kosten-effectiviteit-verhouding. Organiseert een centrale multidisciplinaire juridische dienst. Sponsort de nodige veranderingsprojecten binnen het departement Stuurt, motiveert ,evalueert en ontwikkelt de directe medewerkers met het oog op het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen

Tijdelijke resultaatgebieden: • Maakt een managementplan en een operationeel plan binnen de 3 maanden na aanstelling • Heeft een reële inbreng in de logistieke aanpak van crisissituaties. • Helpt bij de implementatie van het Copernicusproject binnen het departement. • Stelt een structuur op voor de algemene diensten van het agentschap,zoals voorzien in het • businessplan van het FAVV. • Begeleidt de overdracht van personeelsleden van de algemene diensten van verschillende • departement en naar het agentschap. • Ontwerpt een plan voor een analytische boekhouding van het agentschap. • Helpt bij de ontwikkeling van crisisdraaiboeken.


Pagina 5 van 6

1.3

Analyse van de huidige toestand van de algemene diensten van het F.A.V.V. :

1.3.1 Algemeen De Algemene diensten van het FAVV zullen samengesteld worden uit delen van de algemene diensten van het Ministerie van Landbouw en Middenstand, het IVK, het Ministerie van Volksgezondheid en medewerkers uit de operationele diensten die eventueel een meer AD gerichte taak hadden of die zich vanuit persoonlijke interesses willen engageren in de horizontale dienstverlening binnen het FAVV. Er moet wel rekening gehouden worden met het vertrek van heel wat bekwaam personeel (uit de Algemene Diensten van Landbouw naar andere departementen en bevoegdheidsniveau’s), waardoor voor het FAVV een aantal essentiële competenties verloren gaan. Dit betekent bijvoorbeeld dat de personeelsdienst en de dienst budget en beheerscontrole praktisch zonder leidinggevend personeel vallen, de ICT afdeling ontwikkeling zwaar getroffen is. Het zal dan ook noodzakelijk zijn om het beschikbare personeel zo efficiënt mogelijk in te zetten en, waar mogelijk en noodzakelijk, te vervangen.

1.3.2 De organisatieplannen : Op 28/6/2002 werden “organisatieplannen” van het F.A.V.V. uitgetekend. Deze organisatieplannen waren het resultaat van negen ambtelijke werkgroepen die in de periode van april tot juni 2002 werden ingesteld, onder begeleiding van de Program Office F.A.V.V.-A.F.S.C.A. De 1 organisatieplannen werden aan Minister Aelvoet voorgesteld op 28 juni 2002 en door haar goedgekeurd als “werkdocument”. De Algemene diensten zijn nu nog verspreid over Landbouw en Middenstand, het IVK en het Departement Volksgezondheid. De situatie is evenwel voor een stuk uitgeklaard door de uitwerking van deze organisatieplannen. Hoewel ze sensu stricto een beeld geven van de mogelijke toekomst worden ze toch in de huidige toestand opgenomen omdat ze een “aquis” zijn die de basis vormt voor de uitwerking van de toekomstige structuur. De organisatieplannen kunnen als volgt samengevat worden 1.3.2.1

Werkgroep Personeel

Geformuleerde Doelstellingen • • • •

• • •

Opvolgen en integratie van de evoluties op het vlak van human resources (zowel intern als extern) Opmaak van het personeelsplan Aanwerving van gepast personeel Ondersteuning van de medewerkers in de uitbouw van hun carrière o Vorming o Evaluatie o Functioneringsgesprekken Geldelijk en administratief beheer Ter beschikkingsstelling van beheersinformatie met betrekking tot het personeel Voorstellen formuleren met betrekking tot het algemeen personeelsbeleid

Basisprincipes voor de werking 1

Het document kan geconsulteerd worden op de website van het F.A. V.V. (www.favv.be).


Pagina 6 van 7

• • • • • • •

Het is een dienstverlenende en ondersteunende dienst Centraal georganiseerde personeelsdienst met antennes in de buitendiensten Verantwoordelijke personeel moet deel uitmaken van het beslissingsproces Oprichting van de cel opvolging van de reglementering Toepassen van het Copernicusstatuut Uitbetalingen personeel verzorgen via de CDVU Het werk zodanig organiseren dat er een geïntegreerde verwerking van de dossiers mogelijk is Een beperkt aantal specialisten op het statutair en geldelijk vlak

•

Organisatie van de personeelsdienst De werkgroep Personeel heeft in haar voorstel de nadruk gelegd op het herzien van de organisatie van een klassieke personeelsdienst. Zij onderscheidt twee grote blokken HR en administratief en geldelijk statuut:

Management Staf

cel procedures kwaliteit

HR

Selectie

1.3.2.2

Evaluatie

Administratief en geldelijk statuut Vorming

statutairen

contractuelen

Budget en beheerscontrole

Doelstellingen •

Het voeren van een transparante boekhouding voor het FAVV met volgende onderdelen - Algemene boekhouding - Analytische boekhouding - Begrotingsboekhouding

•

De uitbouw van een adequate financiering van het Agentschap via dotaties en ontvangsten vanuit de bedrijfswereld

•

De nodige informatie ter beschikking te stellen van alle stakeholders (politieke verantwoordelijken, industrie, consumenten …)

Basisprincipes voor de werking • •

Centraal georganiseerde dienst met antennes in de buitendiensten Uitwerken van uniforme procedures en instructies


Pagina 7 van 8

• • • • • •

Gebruik maken van een performant informaticasysteem Het ter beschikking stellen van informatie van de beheerders van uitgaven en ontvangsten Centrale ontvangst en verzending van facturen Facturen moeten vooraf gegaan worden door een bestelbon Het vastleggen van de nodige middelen voor de opmaak van bestelbonnen Dagelijkse verwerking van de boekhoudkundige gegevens

Organisatie van de dienst beheersen budgetcontrole

Management Staf

Boekhouding

Leveranciers boekhouding

1.3.2.3

Clienten boekhouding

Cel procedures en kwaliteit Thesaurie

Rapportering en controle

Algemene boekhouding

Logistiek

Doelstellingen •

• • •

Levering van producten en diensten aan de operationele besturen op basis van de volgende principes o Zo economisch mogelijk (zo goed mogelijke kwaliteit/prijsverhouding) o Binnen bepaalde termijnen o Gebaseerd op het gelijkheidsbeginsel Vooruitziend Gebaseerd op expertise die ook ter beschikking van de interne cliënten kan gesteld worden gedocumenteerd

Basisprincipes • •

• •

Centraal georganiseerd met antennes in de buitendiensten Taken gecentreerd rond - Huisvesting - Bevoorrading - Algemene dienstverlening (transport, bezorgen post …) - Overname en beheer van de drukkerij van het Ministerie van Middenstand en Landbouw - Overname van Korenet - Logistiek beheer archieven De vertaaldienst zou geen plaats krijgen binnen de Logistiek Toepassen van welomschreven procedures


Pagina 8 van 9

Organisatie van de dienst Logistiek

Directie en secretariaat Begroting en uitgaven Patrimonium

Bevoorrading

Algemene dienstverlening

Korenet

Drukkerij

1.3.2.4

ICT

Doelstelling In het organisatieplan werd een eigen missie naar voor geschoven :

“De ICT afdeling van het FAVV wil kwaliteitsvolle en eigentijdse informatica infrastructuur, systemen en toepassingen ontwikkelen, installeren en onderhouden die de besturen moeten ondersteunen in hun core-business en het FAVV als geheel een geïntegreerd informaticasysteem bezorgen tegen een aanvaardbare prijs.” Basisprincipes • • •

• • • • • • • • • • • •

Continuïteit verzekeren Beschikken over voldoende middelen en mensen Gecontroleerde outsourcing: o De dienstverlening gebeurt zoveel mogelijk met intern personeel o Bij outsourcing van bepaalde taken moet de controle hierover behouden worden door intern personeel, alsook de know-how moet intern steeds aanwezig blijven Oriëntatie naar federale standaarden (FEDICT) Beheer ICT budget (eigen werkingsbudget + FAVV ICT budget) Tijdig investeren in nieuwe technologie (kennis & materiaal) Kwaliteitsmanagement Beschikken over een eigen administratieve cel Beschikken over een eigen opleidingsbudget Het budget voor ICT wordt centraal beheerd door de ICT afdeling. De besturen krijgen een zicht op de kosten voor de geleverde diensten De centrale coördinatie voor de informatica aankopen De ontwikkeling en het technisch beheer van de eigen databanken (Bestuur controlebeleid, controle, labo) vallen onder de ICT afdeling. Standaarden worden bepaald in overleg met de Besturen, en geïmplementeerd door ICT Hardware, software wordt geïnstalleerd onder de verantwoordelijkheid van de ICT afdeling.


Pagina 9 van 10

• •

De Besturen duiden lokale informatica verantwoordelijken aan Een overlegorgaan met vertegenwoordiging van alle besturen is noodzakelijk

Opmerking : Binnen een PUMP project worden de behoeften van de ICT afdeling verder onderzocht. De resultaten hiervan zullen meegenomen worden bij de definitieve uitwerking van de ICT afdeling Organisatie van de dienst ICT

ICT management Quality & proces manag.

administratie budget, contract

client rel & interface relations Applications

e business

1.3.2.5

Office

Infrastructure

database manag.

network

servers

Support center

desktop bureautica

Andere diensten

Een aantal diensten en/of activiteiten werden niet of slechts zijdelings opgenomen in de managementplannen maar moeten ook binnen de scope van het managementplan opgenomen worden. Het betreft hier : •

Organisatie en kwaliteit

•

Juridische dienst

•

Vertaling&secretariaat

•

Sociale dienst

Voor deze diensten zal een vergelijkbare oefening uitgewerkt moeten worden

1.3.3 Het organogram : Voor het uitwerken van de management en operationele plannen wordt uitgegaan van onderstaand organogram. Dit organogram is gebaseerd op het businessplan en de organisatieplannen. Voor sommige diensten of cellen werden reeds voorstellen m.b.t. een structuur geformuleerd. Deze voorstellen vindt men terug op de website van het F.A.V.V. (www.favv.be) en zullen verder bijgestuurd worden tijdens het uitwerken van het personeelsplan van het F.A.V.V. (zie strategische en operationele doelstellingen).


Pagina 10 van 11

GedelegeerdBestuurder Overeenkomstig het KB van 16-05-2001

secretariaat Communicatie &Meldpunt Preventie en bescherming op het werk

Raadgevend Comité Interne audit Crisispreventie &-beheer Wetenschappelijk Comité Kwaliteitszorg onafhankelijke cellen ad hoc Wetenschappelijk secretariaat DGControlebeleid Internationale Betrekkingen

DGControle

DGLaboratoria

Databanken

Planten Grondstoffen Bestrijdingsmiddelen

5 laboratoria

Personeel en organisatie Secretariaat &vertaling

Planten Grondstoffen Bestrijdingsmiddelen

Documentatie &archief

Inspectiediensten Coörd. Coörd. Nl

Fr

Financiënen Begroting

Dieren Dieren

Diergeneeskunde

Diergeneeskunde

Diergeneesmiddelen

Diergeneesmiddelen

DGAlgemene diensten

Economaat Nationale controlegroepen

ICT Juridische dienst

Voedingsmiddelen Fabricage &Handel

Voedingsmiddelen Fabricage &Handel 11 controle-eenheden

1.4 1.4.1

Strategische Doelstellingen Algemene principes

De algemene diensten hebben in de eerste plaats een horizontale ondersteunende opdracht. Het is van belang dat de algemene diensten, in bedrijfstermen "stafdiensten", in de grootst mogelijke mate een geheel vormen en dat deze diensten niet versnipperd zijn over de operationele diensten. De werking van de AD kan in drie generieke activiteiten onderverdeeld worden : raadgeving aan de operationele besturen (omkadering, consultancy), het leveren van producten (materiaal en diensten) en onafhankelijke evaluatie van de activiteiten de besturen (‘audit’), uiteraard enkel voor de onderwerpen die tot de bevoegdheid van de algemene diensten behoren. De raadgevende activiteit vloeit voort uit de nieuwe benadering van het beheer van de overheidsdiensten : de operationele besturen moeten immers zelf hun behoeften op het vlak van personeel en middelen inschatten binnen hun management plannen en de bovenliggende MP, OP algemene diensten –versie 1DEF 27-11-2003

Pagina 11 van 12

managementplannen. De algemene diensten zullen hiertoe ondersteuning en omkadering bieden (bijvoorbeeld bij het opmaken van functiebeschrijvingen, het onderbouwen van de argumentatie bij een personeelsplan, de bepaling van de nodige budgetten). Daarnaast zullen de algemene diensten de producten en diensten leveren zoals die klassiek gekend zijn : beheer van het personeel, leveren materiaal etc. De auditfunctie wordt uitgeoefend op het vlak van de management en operationele plannen (bv: werden bij opmaak van een personeelsplan alle vooropgestelde criteria gerespecteerd). Daarnaast is de auditfunctie ook van toepassing op de dagelijkse werking. Bij het geven van een zekere autonomie aan de buitendiensten moet ook nagegaan worden in welke mate de vastgelegde procedures gerespecteerd worden. Er werd in de organisatieplannen inderdaad voorgesteld om de PCE (provinciale controle-eenheid) een zekere autonomie te geven, bijvoorbeeld in het beheer van personeel of aankopen van materiaal etc. Nu is dit voor een aantal onderwerpen (stukje personeelsbeheer …) reeds het geval maar men wenste verder te gaan. Dit voorstel wordt in dit strategisch plan overgenomen, maar rekening houdend met de volgende voorwaarden : -

het schaalvoordeel bij aankopen van materiaal en diensten mag niet verloren gaan (werken met kadercontracten) de coherentie mag niet verloren gaan (bv respecteren huisstijl …) eenvormige regels moeten toegepast worden de autonomie moet gekoppeld zijn aan het gebruik van prestatie-indicatoren zodat een efficiënt gebruik van de middelen gewaarborgd wordt

1.4.2 Definitie strategische doelstellingen Als basis voor het vastleggen van de strategische doelstellingen werden de volgende elementen in aanmerkingen genomen : -

het management plan van de gedelegeerd bestuurder de missie van de algemene diensten het businessplan goedgekeurd door de regering de permanente resultaatgebieden gedefinieerd bij de aanwerving

Hieruit werden volgende strategische doelstellingen gedestilleerd die verder toegelicht worden en waarbij verwezen wordt naar de strategische doelstellingen geformuleerd door de Gedelegeerd Bestuurder: -

SD/AD 1 De eigen diensten uitbouwen en dynamisch beheren

-

SD/AD2 Een efficiënt HR beleid voeren (voldoende competent en gemotiveerd personeel ter beschikking stellen van de operationele besturen) SD1 :

Realisatie van het personeelsplan van het F.A.V.V.

SD2 :

Realisatie van het integratieproces in de buitendiensten.

SD3 :

Motivatie en omkadering van het personeel van het F.A.V.V.

SD4 :

De vorming en opleiding van het personeel.

SD5 :

Beschikken over een goedwerkend syndicaal overleg binnen het F.A.V.V.


Pagina 12 van 13

-

-

SD/AD3 De uitbouw van een modern organisatiemodel met een kwaliteitsborgingssysteem ondersteunen en een permanent meetsysteem uitbouwen SD10 :

Beschikken over een goede interne organisatie, vanuit een besturingsmodel dat voor het ganse F.A.V.V. van toepassing is.

SD11 :

Beschikken over één uniform ICT netwerk dat beantwoordt aan de behoeften van het F.A.V.V.

SD/AD4 Een gezond financieel beleid voeren SD12 :

Beschikken over een financieringssysteem (wet + koninklijke besluiten) voor het F.A.V.V., m.i.v. een analytische boekhouding.

-

SD/AD5 Het agentschap op een adequate manier huisvesten en de nodige logistieke middelen tijdig ter beschikking stellen

-

SD/AD6 kwaliteitsvolle en eigentijdse informatica infrastructuur, systemen en toepassingen ontwikkelen, installeren en onderhouden

-

SD/AD7 De gepaste juridische ondersteuning aan de diverse diensten leveren

1.4.3 SD/AD 1 De eigen diensten uitbouwen en dynamisch beheren Het uitbouwen van de eigen diensten is een eerste voorwaarde om te komen tot een doeltreffende dienstverlening. Zij moeten flexibel kunnen inspelen op veranderende behoeften. Binnen elke dienst moet, ten minste functioneel en indien nodig in een aparte organisatie-eenheid voorzien worden in de 3 generieke functies raadgeving, dienstverlening en audit. Er wordt voorgesteld om de Algemene diensten op de volgende wijze te structureren.

DG & staf Personeel & HR Organisatie Logistiek ICT Vertaling & secretariaat Documentatiecentrum Budget en Beheerscontrole Juridische Dienst Sociale Dienst De hierboven uitgetekende structuur stapt af van de 3 directieniveau’s die in het KB voorzien waren


Pagina 13 van 14

De uittekening van een definitieve structuur maakt het onderwerp uit van een operationele doelstelling (zie verder). De voorstellen van organogrammen in de program office dienen grondig geëvalueerd te worden en waar nodig vereenvoudigd. Er moet immers vermeden worden dat teveel ‘hiërarchische niveau’s gecreëerd worden en teveel in ‘hokjes’ geredeneerd wordt. In principe wordt binnen de hierboven vermelde diensten nog één organisatieniveau toegelaten. In het algemeen zal getracht worden binnen de diensten met “algemeen gevormd” personeel te werken. Enkel in de “raadgevende” functies zal beroep gedaan worden op “experten”. De term “expert” wordt hier enkel in functionele zin gebruikt en niet in de zin van “expert” binnen de loopbaan van het niveau A.

1.4.4 SD/AD 2 Een efficiënt HR beleid voeren 1.4.4.1

Algemeen

HR is één van de sleutelelementen in het succes van een organisatie. Het HR beleid van het agentschap zal volledig op Copernicus afgestemd worden. Het doel van een human resources planning is te bepalen welke human resources nodig zijn om de strategische doelstellingen van een organisatie te halen, het is “het proces dat toelaat de personeelsbehoeftes van een organisatie te herkennen en de plannen te realiseren met het oog op deze behoeftes”. De planning op lange en korte termijn is belangrijk om te kunnen voorspellen in welke mate de behoeftes afgestemd zijn op de resources. Binnen de HR moet een antwoord kunnen gegeven worden op de volgende vragen : “hoeveel mensen zijn er beschikbaar en over hoeveel zou ze in de toekomst moeten beschikken “over welke soort mensen (competenties) beschikt de organisatie en welke “soorten (competenties) ” heeft men in de toekomst nodig. Het personeelbeleid kan op 3 manieren benaderd worden: Het vooruitgepland jobbeheer op basis van kwantitatieve en kwalitatieve verschillen tussen behoeften en resources het beleid bepalen op basis van aanwerving, promoties en mobiliteit, opleiding en reconversie en ontslag/vertrek Het collectieve jobbeheer : de analyse en de evolutie van de beschikbare middelen en de analyse van de voorspelbare behoeften Het individuele jobbeheer heeft betrekking op de professionele evolutie van de medewerkers en de middelen die nodig zijn om deze evolutie te bewerkstellingen. Om de vooropgestelde doelstellingen te bereiken moet ook beleidsinformatie gegenereerd worden onder de vorm van boordtabellen (evolutie, overzichten in functie van opleidingsniveau etc.) Een aantal factoren zullen een belangrijke invloed hebben op het HR beleid. In eerste instantie de verbetering van de tools (voornamelijk informaticamiddelen) die administratieve en routinetaken kunnen beperken en nieuwe perspectieven bieden op het vlak van beheersinformatie. Daarnaast zal ook de herziening van de werkprocessen een belangrijke invloed hebben op de HR (het toepassen van proces-hertekening technieken, het invoeren van de auditcultuur …etc) 1.4.4.2

Raadgeving (consultancy)

De HR dienst zal de nodige omkadering moeten leveren voor de operationele besturen om hun personeelsplannen op een methodologische manier op te maken en te onderhouden. Hiertoe zullen de besturen beroep kunnen doen op expertise binnen de HR 1.4.4.3

Het personeelsplan

De opmaak van het personeelsplan is geen eenmalige inspanning (zoals vroeger : een kader vastleggen) maar wel een dynamisch gegeven : personeelsplannen en begroting worden jaarlijks MP, OP algemene diensten –versie 1DEF 27-11-2003

Pagina 14 van 15

opgemaakt en/of bijgesteld. Het algemeen beheer van de personeelsplannen zal binnen de HR dienst gebeuren (consolidatie voorstellen, bijsturing op basis van de toegekende personeelsenveloppes) 1.4.4.4

Aanwerving en selectie

Eenmaal een personeelsplan opgemaakt moet dit in de praktijk omgezet worden. Dit betekent dat mensen aangeworven, geheroriënteerd, gepensioneerd, in mobiliteit geplaatst of vervangen zullen moeten worden. Deze processen worden beheerd door de algemene diensten maar de betrokken besturen zullen een belangrijke bijdrage kunnen leveren, bijvoorbeeld bij de selectie van nieuw personeel en de daaropvolgende evaluaties. Een efficiënt beleid op dit vlak betekent dan ook dat snel op basis van een objectieve procedure de juiste persoon aangeworven wordt, in samenwerking met SELOR. 1.4.4.5

Individueel jobbeheer

De evaluatie van het functioneren van de medewerkers zal gestuurd worden door de HR dienst maar uitgevoerd worden binnen de operationele besturen. De nodige vorming zal aangeboden worden, op voorstel van en in samenwerking met de operationele besturen. 1.4.4.6

Beheer Administratief en Geldelijk statuut

De dienst HR zal het klassiek beheer van het administratief en geldelijk statuut uitvoeren voor rekening van de operationele diensten.

1.4.5 SD/AD 3 De uitbouw van een modern organisatiemodel een permanent meetsysteem ondersteunen Om de doelstellingen van het FAVV te realiseren moet een duidelijke organisatiestructuur opgezet worden. Dit is uiteraard de verantwoordelijkheid van de gedelegeerd bestuurder en de betrokken dienst zal dan ook rechtstreeks aan hem rapporteren. Het onderhouden van het meetsysteem moet toelaten de indicatoren permanent up to date te houden en waar nodig de signalen geven om bij te sturen. De dienst zal ook de nodige ondersteuning leveren voor de uitvoering van de BPR’s die noodzakelijk zijn om de werking van het agentschap te optimaliseren. Ze zal mee instaan voor de uitbouw van een kwaliteitsborgingssysteem. Hierbij wordt op termijn gedacht aan de invoering van een ISO 9 000 certificatie of een vergelijkbaar systeem.

1.4.6 SD/AD 4 Een gezond financieel beleid voeren De eerste voorwaarde is het afstemmen van de uitgaven op de inkomsten, rekening houdend met het feit dat een zekere reserve moet opgebouwd worden. Deze reserve moet toelaten, in periode van crisis, de eigen werking te ondersteunen, bijvoorbeeld door de inhuring of inbreng van derden. Het invoeren van een transparante, analytische boekhouding is naar de bevoegde overheden toe noodzakelijk om de uitgaven te verantwoorden. Daarnaast zal het de basis vormen voor de berekening van de kosten die in het kader van de controleactiviteiten doorgerekend moeten worden naar alle sectoren van de voedselketen. Om de inkomsten te genereren moet het agentschap beschikken over een solide wettelijke basis. De bijdragen moeten objectief verdeeld worden over de operatoren rekening houdend met de volgende criteria • •

Niet discriminerend Proportioneel met het risico


Pagina 15 van 16

• •

In verhouding met de geleverde prestaties door het Agentschap (billijk) Rekening houdend met de implementatie van erkende autocontrolesystemen

1.4.7 Het agentschap op een adequate manier huisvesten en de nodige logistieke middelen tijdig ter beschikking stellen De medewerkers van het agentschap moeten op een degelijke en goed bereikbare locatie gehuisvest worden. De middelen moeten tijdig ter beschikking gesteld worden. Er zal maximaal gestreefd worden naar het gebruik van “kadercontracten” waarbinnen bestellingen op een soepele wijze geplaatst kunnen worden

1.4.8 Kwaliteitsvolle en eigentijdse informatica infrastructuur, systemen en toepassingen ontwikkelen, installeren en onderhouden De ICT zal een zeer belangrijke rol spelen in het optimaliseren van de werking van het FAVV als leverancier van de soft- en hardware. De planning van de werkzaamheden zal vastgelegd worden in een informatica stuurplan. Voor de ontwikkeling van software, het beheer van het netwerk en het geven van ondersteuning zal waar nodig beroep gedaan worden op derden. In dit verband zal een goed evenwicht gevonden moeten worden tussen interne en externe resources. Er zal maximaal gebruik worden gemaakt van “proven technology” en rekening gehouden worden met de standaarden van de markt en deze die door FEDICT naar voor geschoven worden.

1.4.9 De gepaste juridische ondersteuning aan de diverse diensten leveren De juridische ondersteuning van de operationele besturen zal georganiseerd worden vanuit een gecentraliseerde juridische dienst die toelaat maximaal gebruik te maken van het schaalvoordeel.

1.5

Risicobeheer

Financiering en begroting

De goede werking van het F.A.V.V. wordt mede bepaald door de beschikbaarheid van voldoende middelen. Hierbij kunnen twee risicofactoren worden aangehaald : bij de opmaak van de begroting werd een éénmalige specifieke enveloppe gevraagd voor de financiering van het veranderingsproces. Het ontbreken van een dergelijke enveloppe kan het veranderingsproces ernstig in het gedrang brengen; Er dient, in overleg met de productiesectoren, een volledig nieuw financieringssysteem voor het F.A.V.V. te worden uitgewerkt. Het resultaat van dit overleg veronderstelt een echte bereidheid van alle stakeholders om op een constructieve wijze mee te werken.

Huisvesting

De gezamenlijke huisvesting van de verschillende diensten is een essentiële voorwaarde voor het welslagen van het integratieproces. Hierbij is het F.A.V.V. afhankelijk van de mogelijkheden en de prioriteiten van de Regie van de Gebouwen.

Personeelsstatuut, harmonisering van

De harmonisering van een aantal vergoedingsregelingen (die stammen vanuit de vroegere diensten) zal mee het succes van de integratie bepalen.


Pagina 16 van 17

vergoedingsstelsels. De mogelijkheden daartoe zijn mede bepaald door de beschikbare budgettaire enveloppes. Om hierover tot conclusies te komen is constructief overleg met de vakbonden belangrijk.

1.6

Financieel Plan

Voor de algemene diensten wordt geen apart financieel plan uitgewerkt aangezien voor 2003 nog met een budget op het macroniveau van het agentschap gewerkt wordt. Er wordt dan ook verwezen naar het Financieel plan van de gedelegeerd bestuurder. In de aanloop van de opmaak begroting 2004 zal dit MP/OP herzien worden met de toevoeging van een financieel luik.

2 Initieel operationeel Plan 2.1

Algemeen

In onderstaande tabel worden de strategische doelstellingen voor de Algemene diensten vertaald in operationele doelstellingen. Het eerste operationeel plan wordt vooral beïnvloed door de integratie van de verschillende diensten binnen het FAVV, die op korte termijn gerealiseerd moet worden. Eenmaal deze integratie een realiteit is geworden zal het operationeel plan bijgestuurd worden zodat de scope voor alle operationele doelstellingen uitgebreid kan worden naar 3 jaar.

2.2

Definitie operationele doelstellingen

Strategische doelstelling

Operationele doelstelling

Streefdatum

SD/AD1 Eigen diensten

OD/AD1.1 uitwerken definitieve structuur diensten van de AD

01/02/2003 01/05/2003

SD/AD2 Efficient HR beleid

OD/AD1.2. Opmaken 1e personeelsplan AD OD/AD2.1 Dagelijkse werking van dienst HR garanderen

permanent

01/05/2003 OD/AD2.2 Ondersteuning bieden aan de realisatie van het integratie-proces in de buitendiensten.

SD/AD3 organisatiemodel

OD/AD2.3. Ondersteuning bij de invulling personeelsplan

01/05/2003

OD/AD2.4. Beschikken over een vormingplan voor het personeel en dit plan uitvoeren

permanent

OD/AD3.1 Dagelijkse werking van dienst organisatie garanderen

permanent

OD/AD3.2 Meewerken aan het 31/12/2004 uitwerken van beslissingsmodel en de meetmethodiek (bv balanced scoreboard) MP, OP algemene diensten –versie 1DEF 27-11-2003

Pagina 17 van 18

SD/AD4 gezond financieel beleid

OD/AD3.2 Meewerken aan de BPR voor het FAVV OD/AD4.1 Dagelijkse werking van dienst begroting en budgetcontrole garanderen

31/12/2003 permanent

OD/AD4.2 Beschikken over een begrotingsopmaak 2004 begroting in evenwicht OD/AD4.3 Beschikken over een 31/12/2003 financieringssysteem (wet + koninklijke besluiten) voor het F.A.V.V. OD/AD4.4 Beschikken over een begrotingsopmaak 2003 analytische boekhouding SD/AD5 Huisvesting en middelen

OD/AD5.1 Dagelijkse werking van dienst logistiek garanderen

permanent

OD/AD5.2 Fysieke integratie van de buitendiensten afwerken 01/04/2004 OD/AD5.3 Beschikken over kadercontracten voor de aankoop van materiaal SD/AD 6 ICT

SD/AD 7 Juridische ondersteuning

31/12/2003

OD/AD6.1 Dagelijkse werking van dienst ICT garanderen

permanent

OD/AD6.2 Beschikken over één uniform ICT netwerk dat beantwoordt aan de behoeften van het F.A.V.V.

31/12/2002

OD/AD6.3 Dagelijkse werking van dienst ICT garanderen Beschikken over een stuurplan

31/03/2003

OD/AD6.4 Dagelijkse werking van dienst ICT garanderen Een geïntegreerd controle en beheerssysteem uitwerken (VA-GBCS) OD/AD5.1 Dagelijkse werking van de juridische dienst ICT garanderen

31/12/2004

permanent

(*) = actieplan Actie maakt deel uit van het actieplan “integratie” – deadline en doelstellingen worden beschreven in het actieplan.


Pagina 18 van 19

2.3

Actieplan

Strategische doelstelling SD/AD1 Eigen diensten

SD/AD2 Efficient HR beleid

Operationele doelstelling

Acties en initiatieven

Streefdatum NI J/N

Project fiche

OD/AD1.1 uitwerken definitieve structuur diensten van de AD

PUMP project ICT (*) werkgroepen per dienst om resultaten PO te finaliseren

(*) 1/02/2003

J J

actieplan S1.1.1

J

actieplan

OD/AD1.2. Opmaken 1e personeelsplan AD

Sizing (*)

OD/AD2.1 Dagelijkse werking van dienst HR garanderen

Planning en organisatie syndicaal overleg (*)

(*)

actieplan

OD/AD2.2 Ondersteuning bieden aan de realisatie van het integratie-proces in de buitendiensten.

Juridische onderbouwing verzorgen(*)

(*)

actieplan

OD/AD2.3. Ondersteuning bij de invulling personeelsplan

Sizing(*) Functiebeschrijvingen opmaken(*) Bevraging personeel(*) Oproep kandidaten (na invulling personeelsplan)(*)

(*) (*) (*) (*)

actieplan actieplan actieplan actieplan

(*) (*)

actieplan actieplan

(*)

actieplan

Vorming rond integratie (*) OD/AD2.4. Beschikken over een vormingplan voor het personeel en dit plan Vormingsplan op lange termijn uitwerken (*) uitvoeren

SD/AD3 OD/AD3.1 Dagelijkse werking van dienst organisatiemodel organisatie uitbouwen OD/AD3.2 Meewerken aan het uitwerken MP, OP Algemene diensten –versie 1DEF 27-11-2003

Uitwerken beslissingsmodel

bepaald

Indicator

van beslissingsmodel en de meetmethodiek (bv balanced scoreboard)

SD/AD4 gezond financieel beleid

J

S3.2.1

BPR Algemene diensten voorbereiden

31/3/2003

S3.2.2

Vastleggen werkwijze 2003 (voor invoering boekhoudkundig systeem)

31/12/2002

S.4.1.1

Opvolging van de bestaande financiering en van de begroting van het F.A.V.V.

31/12/2002

begrotingscontrole 2003 opmaak begroting 2004

januari 2003 april 2004

OD/AD4.3 Beschikken over een financieringssysteem (wet + koninklijke besluiten) voor het F.A.V.V.,

subwerkgroep raadgevend comité

permanent

OD/AD4.4 Beschikken over een analytische boekhouding.

nieuw boekhoudsysteem invoeren(*)

(*)

OD/AD3.2 Meewerken aan de BPR voor het FAVV OD/AD4.1 Dagelijkse werking van dienst begroting en budgetcontrole garanderen OD/AD4.2 Beschikken over een begroting in evenwicht

SD/AD5 Huisvesting en middelen

door GB bepaald door GB Meten van de voorgestelde indicatoren 31/12/2003 en het vastleggen per dienst van relevante indicatoren Uitwerken prestatie-indicatoren

actieplan

OD/AD5.1 Dagelijkse werking van dienst logistiek garanderen OD/AD5.2 Fysieke integratie van de buitendiensten afwerken

Groeperen van diensten in gebouwen 01/04/2004 die een maximale integratie stimuleren

OD/AD5.3 Beschikken over kadercontracten voor de aankoop van materiaal

Opstellen inventaris, uitschrijven openbare aanbestedingen


Pagina 20 van 21

31/12/2003

actieplan S5.3.1

SD/AD 6 ICT

OD/AD6.1 Dagelijkse werking van dienst ICT garanderen OD/AD6.2 Beschikken over één uniform ICT netwerk dat beantwoordt aan de behoeften van het F.A.V.V.

Herziening netwerk (*)

(*)

actieplan

OD/AD6.3 Beschikken over een stuurplan

ICT reflexiedag organiseren (*) Stuurplan uitwerken(*)

(*) (*)

actieplan actieplan

OD/AD6.4 Een geïntegreerd controle en beheerssysteem uitwerken (VA-GBCS)

Begroting opmaken (*) Unieke ID voor operatoren uitwerken (*) Intranet ontwikkelen en onderhouden(*) Personeelsprogramma installeren(*)

(*) (*)

actieplan actieplan

(*)

actieplan

(*)

actieplan boordtabel juridische dienst

OD/AD5.1 Dagelijkse werking van de SD/AD 7 juridische dienst ICT garanderen Juridische ondersteuning (*) zie actieplan integratie van de gedelegeerd bestuurder


Pagina 21 van 22

2.4

Te gebruiken indicatoren

opmerking : In de tabel worden enkel een aantal indicatoren opgegeven die op termijn nuttig kunnen zijn om de werking van de diensten te evalueren. In eerste instantie moet gemeten worden welke de huidige waarden zijn voor de indicatoren. Naar het einde van 2003 zal hierover uitsluitsel gegeven kunnen worden Pas dan kan een realistische gewenste streefwaarde opgegeven worden met een realistische streefdatum. De kolommen streefwaarde en streefdatum werden nog niet ingevuld. Indicatornummer AD2.1 AD2.2. AD2.3 AD2.4 AD2.5 AD4.1 AD4.2 AD4.3 AD5.1 AD6.1 AD6.2 AD7.1 AD7.2

Indicatornaam duur aanwervingen % niet ingevulde vacatures aantal mandagen opleidingen/personeelslid appreciatie opleidingen (meten nut) tevredenheidsindex personeel gemiddelde duur opmaak factuur gemiddelde duur betaling factuur % niet inbare vorderingen % aantal raamcontracten in voege %realisatie GBCS/gepland gemiddelde tijd van een interventie gemiddelde duur juridisch advies gemiddelde duur realisatie wetgeving

MP, OP Algemene diensten –versie 1DEF 27-11-2003

Streefwaarde

Streefdatum

MP, OP algemene diensten versie 1DEF Pagina 1 van 2

Recommend Documents