MODULO 2 KOLLÉGIUMI JELENTKEZÉS ÜGYINTÉZŐI TÁJÉKOZTATÓ V.1.0.20140717
SZTE HSZI 2014. július 17.
KOLLÉGIUMI JELENTKEZÉS | ÜGYINTÉZŐI TÁJÉKOZTATÓ | V.1.0.20140717
Tartalomjegyzék
Bevezető
3
Működési módok
3
Űrlap-állapotok
5
Csoportos feldolgozás
5
2
KOLLÉGIUMI JELENTKEZÉS | ÜGYINTÉZŐI TÁJÉKOZTATÓ | V.1.0.20140717
Bevezető Modulo 1 rendszerétől eltérően a Modulo 2-ben egyetlen űrlap szolgál a kollégiumi jelentkezések lebonyolítására. Egyazon űrlapot tölthetik ki az elsős, valamint a felsőbb évfolyamos hallgatók a rendes jelentkezési időszakban, illetve tanév közben is. A rendes időszakon kívül jelentkező hallgatók automatikusan várólistára kerülnek, ahonnan férőhely-felszabadulás esetén lehetőségük van kollégiumi elhelyezkedésre. A jelentkezési űrlap a „Kollégiumi Jelentkezések Pontozásos Rendszeréről, Elbírálásának Eljárási és Szervezeti
Rendjéről”
című
szabályzatban
(http://www.u-szeged.hu/szabalyzatok/kollegiumi-
jelentkezesek?objectParentFolderId=3489, továbbiakban: Pontrendszer) foglaltak szerint működik. Az űrlap beadásához szükséges egy korábban helyesen kitöltött és beadott „Általános szociális helyzetfelmérési adatlap”.
Működési módok Ha a hallgató helyesen adta be a dokumentumot, akkor azt a Modulo 2 különböző módokon kezelheti: 1. Amennyiben a hallgató jelentkezése rendes jelentkezési időszakban történt, abban az esetben az űrlap a választott kollégiumhoz kerül, ahol véleményezik, majd később döntenek róla. Folyamatokat tekintve az űrlap először javaslattételre vár. A „Kiemelkedő teljesítmény, tevékenység után adható pontok” blokkban megadható a hallgató tevékenységéért járó pontja a Pontrendszer alapján. Ez viszont csak akkor lehetséges, ha az ügyintéző az „Elfogadott” állapotot választja ki. A Modulo 2 rendszere jelzi az ügyintéző számára a helytelenül megadott pontokat.
3
KOLLÉGIUMI JELENTKEZÉS | ÜGYINTÉZŐI TÁJÉKOZTATÓ | V.1.0.20140717
2. Az ügyintézőnek a pontok láthatósága miatt szükséges a „Pont frissítés” gombot használnia. Ezen gomb használata után a pont jóváíródik az „Összesítő” blokk „Közösségért végzett munka pontszáma” mezőjében. A „Pont frissítés” gomb használata során a szociális, valamint a tanulmányi pontok frissítésre kerülnek rendszer segítségével, valamint hozzáadódnak a kollégium által javasolt pontokhoz, és így kialakul az összpontszám, ami az „Összesítő” blokk „Összes pont” mezőjében látható. Javaslattétel után a „Rögzítés” gombot megnyomva az űrlap „Döntésre vár” állapotba kerül. A döntés állapota a „Döntés” blokkban tölthető ki. A döntés elfogadása esetén a hallgató felvételt nyer az adott kollégiumi intézménybe. Abban az esetben, ha a hallgató több kollégium várólistájára is jelentkezett, akkor a döntést meghozó kollégium úgy is dönthet, hogy a „Visszaküldés a közös várólistára” gombot használva visszahelyezi a dokumentumot a közös várólistára, ahonnan más kollégium is lekérheti. Ha a döntő szerv számára a hallgató jelentkezése nem megfelelő, akkor azt akár el is utasíthatja. Amennyiben a hallgató nem a rendes időszakban jelentkezik, akkor a várólistát kell neki jelölnie. Ha egy kollégiumot jelölt meg a hallgató, akkor a dokumentum automatikusan a választott kollégiumhoz kerül, és értékelés, valamint döntés után a hallgató megtudja, hogy bekerült az intézménybe vagy elutasították a jelentkezését. Az utóbbi – tehát az elutasítás – abban az esetben fordulhat elő, ha már érvénytelenné válik, vagy nem a leírtakhoz megfelelő a hallgató a jelentkezése. Az űrlapon ebben az esetben is használható a „Pont frissítés” gomb, méghozzá abban az esetben, ha a pályázatra nem érkezett javaslat. A gomb funkcióját tekintve a korábbiakkal megegyező, tehát ennek segítségével lehet kiszámolni a végső pontszámot, valamint rögzíteni azokat.
3. A hallgatónak az űrlap kitöltése során lehetősége van több kollégiumi intézményt is megjelölni, ebben az esetben viszont a dokumentuma a „Közös kollégiumi várólista” irodába kerül. Innen a várólistán megjelölt kollégiumok bármelyike lekérheti a hallgató dokumentumát a saját várólistájukra, ahonnan kiválaszthatják, hogy melyik hallgatót képesek felvenni az intézménybe. Azon hallgatókat, akiknek jelentkezését nem tudták elfogadni, azokat visszahelyezhetik a „Közös kollégiumi várólistára”, hogy más kollégium is megtekinthesse a pályázatukat. A „Közös kollégiumi várólista” irodából a „Saját várólistára kérés” gombbal tudja az adott kollégium lekérni a dokumentumot. Amennyiben a hallgatót mégsem szeretné a kollégium felvenni az intézménybe, akkor a dokumentumot visszahelyezheti a „Közös kollégiumi várólistára” a „Visszaküldés a közös várólistára” gomb használatával.
4
KOLLÉGIUMI JELENTKEZÉS | ÜGYINTÉZŐI TÁJÉKOZTATÓ | V.1.0.20140717
Űrlap-állapotok A kollégiumi férőhelyre pályázó hallgatók beadott űrlapjainak lehetséges állapotai: ¾
Beadva: olyan dokumentum, amit már beadtak, de még nem nyitotta meg kollégiumi ügyintéző
¾
Javaslattételre vár: rendes időszakban történő jelentkezés keretein belül beadott dokumentum, amely a kollégiumi pluszpontok bejegyzésére vár
¾
Döntésre vár: rendes időszakban történő jelentkezés keretein belül beadott dokumentum, amely a döntést várja a javaslattétel után
¾
Közös várólistán várakozik: a "Közös kollégiumi várólista" irodában van az űrlap
¾
Várólistán várakozik: valamely kollégium saját várólistáján lévő dokumentum, amely innen visszakerülhet a közös kollégiumi várólistára, vagy el is fogadhatják
¾
Felvéve: a hallgatót a rendes időszakban történő jelentkezés keretein belül felvették a kollégiumba
¾
Várólistáról felvéve: a hallgatót a kollégium várólistájáról vették fel
¾
Elutasítva: a jelentkezést véglegesen elutasították
Csoportos feldolgozás A Modulo 1-től eltérően a Modulo 2 rendszerében a bejelentkezés után az ügyintézői oldalon a „Csoportos feldolgozás” választásával lehet egyszerre több űrlapon műveleteket végrehajtani.
5
KOLLÉGIUMI JELENTKEZÉS | ÜGYINTÉZŐI TÁJÉKOZTATÓ | V.1.0.20140717
Az ügyintézőnek kötelező megadnia a kereséshez az „Iroda”, az „Ügy”, valamint az „Űrlap” paramétereket. Ezek után a „Keresés” gombra kattintva a kiválasztott paramétereknek megfelelő űrlapok, valamint a dokumentumokkal végezhető műveletek („Frissítés”, „Pont frissítés”, „Felvéve”, Saját várólistára kérés”, „Visszaküldés a közös várólistára”) jelennek meg a listán.
A lista fejlécében található négyzet ikonnal a listán látható összes elem kijelölhető. A lista támogatja a lapozást, azaz lehetőség van arra, hogy különböző oldalak elemeivel egyszerre végezzük el a kívánt műveletet. A „Kollégiumi jelentkezési űrlapon” a következő műveleteket lehet csoportosan végrehajtani: ¾
Frissítés: a tanulmányi, a szociális és a pluszpontok frissítésére és kiszámolására használható
¾
Pont frissítés: funkciójában nem különbözik a „Frissítés” gombtól
¾
Felvéve: kizárólag a „Döntésre vár” állapotú űrlapokon hajtható végre, amelyeket „Felvéve” állapotra állít át
¾
Saját várólistára kérés: csak a közös várólistán szereplő űrlapokon használható. Az ilyen állapotú űrlapok mindegyikén végrehajtható attól függetlenül, hogy a hallgató az ügyintéző kollégiumát jelölte-e be. Az űrlap csak akkor fog átkerülni az ügyintéző kollégiumába, ha a hallgató bejelölte azt, máskülönben a dokumentumban nem történik módosítás
¾
Visszaküldés a közös várólistára: a kollégium várólistájáról helyezi vissza a dokumentumokat a közös várólistára, ha a kollégium ezeket a jelentkezéseket nem tudta elfogadni
6
