1
Flow Chart
MODUL 5 KAMUS DATA MATERI 1. Pendahuluan 2. Isi Kamus Data 3. Mendefinisikan Struktur Data 4. Sistem Kamus Data Komersial TUJUAN INSTRUKSI UMUM Memahami Konsep Kamus Data dan Dapat Menggunakan Kamus Data Secara Tepat dan Benar TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. Mahasiswa mengetahui konsep dasar Kamus Data dan Isi Kamus Data 2. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan masing-masing Kamus Data dan Struktur Data sesuai dengan sistem yang sedang mereka kembangkan
Pendahuluan Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporau-laporan dan database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di KD. Gambar berikut ini menunjukkan hubungam antara DFD dengan KD.
2
Flow Chart
Isi Kamus Data Apa yang perlu dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka KD harus memuat hal-hal berikut ini. 1. Nama arus data. Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD. 2. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk
3
Flow Chart
orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan.sebagai faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda. 3. Bentuk data. Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir : -
-
-
dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu dokumen atau formulir; hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer; hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya berbentuk suatu variabel; dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field (item data).
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: • • • • • • •
dokumen dasar atau formulir; dokumen hasil cetakan computer laporan terecetak; tampilan di layar monitor; variabel; parameter; field.
Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam
4
Flow Chart
bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database. 4. Arus data. Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD. 5. Penjelasan. Untuk lebih memperjelas lagi tentang Anakna dari arus data yang dicatat di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan ten-tang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang. 6. Periode. Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 7. Volume Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. 8. Struktur data. Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa raja. Contoh: KD untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN dapat dibuat dari DFD sebagai berikut:
J
5
Flow Chart
6
Flow Chart
Mendefinisikan Struktur Data Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Nama dari item data saja yang dicatat di KD tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data tersebut, seperti misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di KD dipergunakan notasinotasi sebagai berikut ini :
Contoh dari penggunaan notasi ini misalnya adalah arus data LANGGANAN yang mempunyai struktur data yang dapat ditulis sebagai berikut: LANGGANAN terdiri dari: KODE LANGGANAN NAMA LANGGANAN = NAMA KECIL + (NAMA KELUARGA) ALAMAT = JALAN + KOTA + KODE POS (TELP) PENGECER GROSIR BATAS KREDIT *jumlah kredit maksimum yang diijinkan JUMLAH PIUTANG
7
Flow Chart
Dari struktur data ini dapat diartikan bahwa arus data LANGGANAN mempunyai elemen-elemen data KODE LANGGANAN, NAMA LANGGANAN yang terdiri dari NAMA KECIL dan NAMA KELUARGA (optional, dapat ada dan dapat tidak ada), ALAMAT yang terdiri dari JALAN, KOTA dan KODE POS, TELP (optional), jenis langganan apakah salah satu dari PENGECER atau GROSIR, BATAS KREDIT yang menunjukkan jumlah kredit maksimum yang diijinkan dan JUMLAH PIUTANG. Walaupun notasi untuk menggambarkan suatu struktur data ini cukup popular dan banyak dibahas di buku-buku dan cukup mudah bagi analis sistcm, Tetapi kenyataannya notasi ini tidaklah begitu mudah bagi pemakai sistem untuk memahaminya. Kekurangan lainnya dari penggunaan notasi ini adalah tidak menjelaskan tipe dari item datanya (apakah numerik, alphanumerik, alphabetik, logical dan lain sebagainya), tidak menjelaskan lebar dari datanya (maksimum berapa digit atau berapa karakter) serta tidak menjelaskan jangkauan nilai data yang diijinkan. Keterangan-keterangan ini sangat perlu dalam tahap perancangan sistem, terutama dalam perancangan database. Untuk mengatasi kekurangankekurangan ini, maka Anda dapat menggunakan formulir berikut ini dalam membuat kamus data :
,,,tint_
8
Iota
Flow Chart
Penjelasan kolom-kolom untuk mencatat struktur data di formulir kamus data adalah sebagai berikut ini. 1. Kolom level. Kolom level ini dapat diisi dengan tingkat dari item data. Jika Anda menggunakan bahasa COBOL, maka kolom level dapat membantu untuk mendefinisikan data di DATA DIVISION sebagai berikut: DATA DIVISION. WORKINGSTORAGE SECTION. 01 LANGGANAN. 02 KODE-LANGGANAN Plc x(5). 02 NAMA-LANGGANAN. 03 NAMA-KECIL PIC X(20). 03 NAMA-KELUARGA PIC X(20). 02 ALAMAT. 03 JALAN PIC X(25). 03 KOTA PIC X(15). 03 KODE-POS PIC X(6). 02 TELP PIC X(10). 02 TIPE-LANGGANAN PIC X VALUE SPACE. 88 PENGECER VALUE 88 GROSIR VALUE 02 BATAS-KREDIT PIC 9(7)V99. 02 JUMLAH-PIUTANG PIC 9(7)V99. 2. Kolom nama item data. KD juga digunakan untuk perancangan file database, sehingga nama-nama item data di KD sebaiknya juga dipersiapkan untuk nama-nama item data di file database. Bila digunakan DBMS atau bahasa pemograman yang lain, maka nama item data ini juga sebaiknya disesuaikan dengan aturan dari DBMS atau bahasa yang akan dipergunakan. Nama item data (field) untuk beberapa DBMS mempunyai aturan penulisan tersendiri. Sebagai misalnya, DBMS yang digunakan adalah dBASE IV atau FoxBase+ di komputer mikro IBM PC, aturan dari nama item data ini adalah: -
panjangnya maksimum 10 karakter; karakter pertama harus berupa huruf; tidak boleh mengandung karakter khusus termasuk spasi, kecuali karakter khusus underscore (_). tidak sama dengan reserved word.
3. Elemen data yang beriterasi dapat digunakan notasi N{ }M sebagai berikut:
9
Flow Chart
1
KODEBRG NAMABRG UNITJUAL HARGASAT TOTALHRG
10
Iterasi ini menunjukkan bahwa elemen-elemen data di dalam kurung brace dapat terjadi minimum 1 kali dan maksimum 10 kali. Untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN ini, iterasi ini menunjukkan banyaknya macam barang yang dijual untuk tiap order penjualan. 4. Kolom tipe. Tipe dari elemen data dapat berupa C,N,D,L dan lain sebagainya. C menunjukkan character, yaitu bertipe alphabetik atau alphanumerik. N menunjukkan numeric, yaitu bertipe numerik (nilainya angka). D menunjukkan tipe date (tanggal). L menunjukkan tipe logical, yaitu bernilai benar atau salah. 5. Kolom lebar. Lebar dari item data menunjukkan lebar maksimum dari nilainya. Untuk tipe karakter menunjukkan banyaknya karakter maksimum dari nilainya. Untuk nilai numerik menunjukkan banyaknya digit maksimum untuk digit utuh dan digit di belakang koma. Misalnya lebarnya adalah 10,2 menunjukkan jumlah digit utuh adalah 7 digit, satu digit untuk titik desimalnya dan 2 digit untuk nilai di belakang koma, sehingga lebar keseluruhan adalah 10 digit sebagai berikut:
6. Kolom jangkauan nilai. Jangkauan nilai menunjukkan range dari nilai di item data yang sah. Informasi ini berguna untuk pengecekan kebenaran nilai data yang akan dimasukkan ke sistem. Sebagai misalnya untuk item data UNITJUAL mempunyai jangkauan nilai 1-100 yang berarti untuk tiap-tiap macam barang yang dijual tidak akan melebihi dari 100 unit. Bila nilai yang dimasukkan ke sistem di luar jangkauan ini, berarti nilai data yang dimasukkan adalah tidak benar.
J.4. SISTEM KAMUS DATA KOMER 10
Flow Chart
7. Kolom keterangan. Kolom keterangan ini dapat digunakan untuk memberi penjelasan tentang nama dari item data, jangkauan nilainya atau penjelasan-penjelasan lainnya yang dianggap perlu, misalnya rumus-rumus yang digunakan dan sebagainya.
Sistem Kamus Data Komersial Terdapat beberapa sistcm KD yang telah dikembangkan oleh beberapa sistem house dan tersedia secara komersial. Beberapa diantaranya adalah: Control 2(XX) olch MR1 Systems Data Catalogue oleh Synergctics Data Dictionary olehCincom Datamanager oleh MSP Inc. DB/DC Dictionary olch IBM Dictionary 204 oleh Computer Corporation of America IDMS Dictionary oleh Arthur Anderson UCC TEN oleh University Computing Co. Disamping sistem KD yang dijual ini, beberapa paket DBMS juga menyediakan program untuk membuat KD. Paket DBMS FoxBase+ versi 2.10 untuk komputer mikro juga menyediakan suatu program untuk menghasilkan dokumentasi sistem yang lengkap termasuk KD. Kelemahan dari KD yang dihasilkan oleh paket ini adalah KD untuk dokumentasi sistem yang telah selesai dibuat, bukan pada tahap analisis. Berikut ini adalah contoh dari KD yang dihasilkan oleh program FOXDOC.EXE di paket FoxBase+ versi 2.10 tersebut:
Number of data records Last updated Fiel Field name d 1NAMA 2JURUSAN
: : at Type
2675 04/02/89 Wid
End
31
3ANGKATAN 4PEMBIMBING
Character Character
2 3
32 34
33 36
5JENIS
Character
6JALUR 7KEADAAN
Character Character Character
1 1
37 38
37 38
1
39 45
39 46
47 54
53 103
104 109
108 123
Character Character Character Character
3 0 1
Start 1
30 31
1GOL DARAH 0 1AGAMA 1 1JALAN 2 1N0_MHS 3 1KABUPATEN 4
Character Character
2:56 Dec
2 7 5 0 5 1 5
11
Flow Chart
1PROPINSI 5 1TL KAB 6 1TL PROP 7 1TGL_LHR 8 1WN 9 2IJASAH JNS 0 2IJASAH THN 1 2NAMA_SLA 2 2ALAMAT_SLA 3 2IJASAH KAB 4 2IJASAH_PRO 5 2OT NAMA 6 2OT_PEKERJA 7 2OT_ALAMAT 82OT_KAB 9 30T_PRO 0 3TGL_DAFTAR 1 3SEM_DAFTAR 2 3THN_DAFTAR 3 3PT SEBELUM 4 3LULUS 5 3KETERANGAN 6 3TGL LLS SM 7 3SEM_LLS_SM 8 3TA_LLS_SM 9
Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character
1 0 1 5 1 0 8 1
133
134
148 158
149 159 167 168 173
166 167 172 174
175 205 255
204 254 269
270 280 310 320 370
279 309 319 369 384
385 395
394 402
1
403
403
2 3 0 2 3 0 8 1 5
404 406 436 438 468 476 477
405 435 437 467 475 476 481
Character Character
5 2 3 0 5 0 1 5 1 0 3 0 1 05 0 1 5 1 0 8
Character Character Character Character Character Character Character Character
Character Character Character Character Character
124
EVALUASI 1. Jelaskan definisi dan kegunaan dari Kamus Data ! 2. Jelaskan hal-hal yang harus dimuat dalam Kamus Data ! 3. Buat ilustrasi penggunaan kamus data untuk menjelaskan arus data di DFD !
DAFTAR PUSTAKA 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979 Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988 I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991 Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979
