MODUL 5 DASAR-DASAR MANAJEMEN Standar Kompetensi Taruna mengetahui memahami tentang : Arti manajemen, Sejarah perkembangan manajemen, Aliran ilmu manajemen, Tingkatan manajemen, Beberpa tinjauan manajemen dan sumber-sumber manajemen. Kompetensi Dasar Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan, Arti manajemen: manajemen sebagai proses, manajemen sebagai kolektivitas, manajemen sebagai ilmu dan seni. Taruna mampu menjelasakan sejarah perkembangan ilmu manajemen: Aliran klasik, Aliran perilaku, Aliran ilmu manajemen, pendekatan sistem, pendekatan kontingensi. Taruna mampu menjelaskan tingkatan manajemen serta Taruna mampu melihat beberapa tinjauan tentang manajemen dan sumber-sumber manajemen. Tujuan Mata Kuliah Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan dapat
menerapkan serta membagi pengetahuan tentang arti manajemen, aliran ilmu
manajemen, tingkatan manajemen dan tinjauan manajemen serta sumber-sumber manajemen.
A.
Pengantar Ilmu manajemen bila dicermati sama usianya dengan kehidupan manusia. Manusia
sebagai makluk sosial ada kecenderungan untuk berorganisasi dan bekerja sama. Dalam kehidupan sehari-hari manusia adalah anggota suatu organisasi , misalnya organisasi agama, olah raga, seni, usaha dan orgnaisasi lainnya. Masing-masing orgnaisasi berbeda satu dengan lainnya, ada yang formal dan tidak formal. Namun organisasi-organisasi tersebut mempunyai unsur-unsur yang sama, yaitu ada kelompok orang, ada tujuan yang hendak dicapai, ada rencana cara pencapaian tujuan, ada pemimpin (manajer) yang bertanggung jawab atas keberhasil pencapaian tujuan. Dengan kata lain para manajer diberi tanggung jawab untuk menentukan kegiatan yang memungkinkan setiap individu dapat memberikan sumbangan yang terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
32
Materi kuliah ini membahas cara manajer memimpin organisasi untik mencapai tujuan yang sebaik-baiknya. Pembahasan lebih dipusatkan pada organisasi formal. B. Definisi Manajemen Manajemen berasal dari bahasa Inggris “management” dengan kata kerja to manage yang secara umum berarti mengurusi. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan memimpin, disebut “manajer”. Untuk mengartikan dan mendefisikan manajemen dari berbagai literartur dapat dilihat dari tiga pengertian, yaitu : 1.
Manajemen sebagai suatu proses
2.
Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
3.
Manajemen sebagai ilmu dan manajemen sebagai seni
B.1.
Manajemen Sebagai Suatu Proses Melihat bagaimana cara orang mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih
dahulu.
Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat menurut:
B.1.1. George R.Terry Manajemen adalah cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu melalui kegiatan orang lain. B.1.2. Haiman Manajemen adalah fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan. B.1.3. Stoner Stoner
mendefinisikan
manajemen
sebagai
suatu
proses
perencanaan,
pengorganisasian, memimpin dan mengawasi usaha-usaha dari anggota organisasi dan sumber-sumber organisasi lainnya untuk mancapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. B.1.4. Mary Parker Follet Mendefinisikan manajemen sebagai suatu seni untuk melakukan sesuatu melalui orang lain.
33
B.2.
Manajemen Sebagai Suatu Kolektivitas Yaitu merupakan suatu kumpulan orang-orang yang bekerja sama untuk untuk
mencapai tujuan bersama. Kumpulan orang-orang disini menunjukan adanya tingkatan kepemimpinan (pimpinan atas, menengah dan bawah). Pendapat ini dikemukakan oleh Henry Fayol. B.3.
Manajemen Sebagai Ilmu dan Seni Manajemen sebagai suatu ilmu karena telah dipelajari sejak lama dan menjelaskan
tentang gejala-gejala, gejala-gejala diteliti dengan menggunakan metode ilmiah, yaitu menggunakan bantuan disiplin ilmu lainnya seperti ilmu sosial, filsafat, matematik dan statistic dan lain sebagainya. Dalam praktek, istilah manajemen dipakai dalam organisasi yang lebih besar dan berdiri sendiri dan dapat dibedakan dengan jelas dari organisasi lain. C.Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen Di dalam ilmu manajemen dikenal tiga aliran yang masing-masing berusaha membantu para manajer untuk memahami dan memimpin perusahaannya serta mengatasi masalahmasalah di dalam perusahaan. Tiga aliran tersebut adalah : C.1.
Aliran Klasik (Classical school)
C.2.
Aliran Perilaku (Behaviaoral school)
C.3.
Aliran Ilmu Manajemen ( Management Science School) Selain tiga aliran tersebut, dalam perkembangan ilmu manajemen telah dikembangkan
pula dua bentuk pendekatan yang berusaha untuk menggabungkan ketiga aliran di atas, pendekatan itu adalah : C.4.
Pendekatan Sistem (Sistem Approach)
C.5.
Pendekatan Kontingensi (Contingency approach)
C.1.
Aliran Klasik (Classical School) Aliran ini dipelopori oleh Robert Owen ((1771-1858) dan Charles Babbage (1792-1871).
Robert Owen berpendapat bahwa dengan dipenuhinya kebutuhan dan peningkatan kondisi pekerja (perumahan, jam kerja, koperasi, dan sebagainya) dapat meningkatkan hasil produksi
34
dan laba perusahaan. Unsur pekerja merupakan salah satu unsur terpenting dalam proses produksi (vital machines=mesin utama) Charles Babbage berpendapat bahwa penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam proses kerja dapat meningkatkan produktivitas dan dapat menekan biaya menjadi lebih rendah, yaitu dengan dialtih suatu keterampilan tertentu dan harus bertanggung jawab terhadap bagian yang dikerjakannya dengan keterampilan tersebut. Tokoh-tokoh lain dalam aliran klasik,antara lain : C.1.1. Frederich W. Taylor (1856-1915) Frederich W. Taylor adalah tokoh peletak prinsip manajemen ilmiah, dengan percobaan gerak dan waktu. Dengan efisiensi gerak dapat meningkatkan produktivitas, sehingga dapat ditentukan standar minimal produksi atas dasar keahlian rata-rata pekerja. Dengan ditentukannya standar minimal produksi dapat diterapkan sistem upah dengan bonus bagi pekerja yang dapat melampaui standar minimal produksi, lebih jauh lagi dengan sistem upah ini dapat memperbaiki metode kerja karyawan. Empat prinsip dasar teori Frederich W. Taylor, yaitu : C.1.1.1. Dengan perkembangan manajemen ilmiah dapat ditentukannya metode terbaik dalam menjalankan tugas; C.1.1.2.Seleksi karyawan dengan cara ilmiah, sehingga setiap karyawan dapat diberi tanggung jawab atas tugas yang sesuai dengan keterampilannya; C.1.1.3.Pengembangan dan pendidikan karyawan dengan cara ilmiah; C.1.1.4.Hubungan/kerjasama yang erat antara manajemen dan karyawan. C.1.2. Henry L. Gantt (1861-1919) Henry L. Gantt memperkenalkan system bagar (chart system), yang memuat jadwal kegiatan produksi karyawan, disebut siatem Gantt Chart. C.1.3. Frank B dan Lilian M. Gilberth (1868-1924 / 1878-1972) Pasangan ini bekerja sama mempelajari aspek kelelahan dan gerak. Pengurangan gerak dapat menyebabkan pengurangan kelelahan).
35
C.1.4. Sumbangan-sumbangan dari Aliran Klasik C.1.4.1.Metode-metode yag dikembangkan dapat diterapkan pada berbagai kegiatan organisasi, selain di organisasi industri. C.1.4.2.Teknik-teknik efisiensi (seperti studi gerak dan waktu), bahwa gerak fisik dan alat dapat lebih diefisienkan. C.1.4.3. Penekanan pada seleksi dan pengembangan karyawan dengan cara ilmiah menunjukan pentingnya kemampuan dan faktor pelatihan dalam meningkatkan efektivitas kerja seorang pekerja. C.1.4.4.Manajemen ilmiah yang menekankan pentingnya rancangan kerja mendorong manajer mencari cara terbaik untuk pelaksanaan tugas. C.1.4.5. Manajemen
ilmiah
tidak
hanya
mengembangkan
pendekatan
rasional
dalam
memecahkan masalah, tetapi menunjukkan jalan ke arah profesionalisasi dari manajemen. C.1.5. Keterbatasan Aliran Klasik C.1.5.1. Sering peningkatan produksi tidak disertai dengan peningkatan pendapatan. C.1.5.2.Hubungan manajemen dan karyawan tetap jauh. C.1.5.3.Manusia dipandang sebagai sesuatu yang rasional bahwa manusia dapat dimotivasi dengan pemenuhan kebutuhan ekonomi dan fisik, namun mengabaikan frustasi dan ketegangan yang dialami karyawan apabila mereka tidak dapat memenuhi kebutuhan sosial mereka serta mengabaikan kepuasan karyawan atas hasil kerjanya. C.2.
Aliran Perilaku (Behaviaoral school) Aliran perilaku berkembang sebab aliran klasik dipandang tidak benar-benar pembantu
pencapaian efisiensi produksi dan keserasian tempat keja. Oleh karena itu dicari upaya untuk membantu manajer mengatasi masalah melalui sisi perilaku karyawan. Tokoh-tokoh aliran perilaku : C.2.1.
Hugo Munsterberg (1863-1919), sumbangan utamanya adalah penerapan psikologi
karyawan dalam membantu peningkatan produksi, melalui tuga cara, yaitu :1. mendapatkan orang yang cocok. 2. menciptakan kondisi kerja yang baik. 3. memotivasi karyawan. C.2.2.
Elton Mayo (1880-1949), terkenal dengan ekperimen perilaku manusia dalam situasi
kerja, disebut sebagai Ekperimen Hawthorne. Ekperimen ini menghasilkan kesimpulan bahwa
36
perhatian khusus pada karyawan dapat meningkatkan usaha kerjanya, disebut Hawthorne effect. Dari ekperimen ini diperoleh hasil yaitu dari konsep manusia yang rasional bahwa manusia yang hanya dapat dimotivasi dengan pemenuhan ekonomi, diganti dengan konsep pemenuhan sosial melalui hubungan kerja. C.3.
Aliran Ilmu Manajemen Aliran ini mengembangkan prosedur penelitian operasional (operasional research+OR)
dalam menghadapi masalah organisasi. Prosedur yang dignauakan dimulai dari analisis masalah sampai dengan usulan kegiatan untuk mengatasi masalah tersebut. C.3.1. Beberapa sumbangan aliran ini : C.3.1.1. Prinsip aliran ini diterapkan dalam pemecahan masalah pada organisasi besar. C.3.1.2. Teknik-teknik
manajemen
ilmiahdigunakan
pada
berbagai
kegiatan,
seperti
penyusunan anggaran, arus uang, jadwal produksi, pengembangan produk, perencanaan tenaga kerja dan lain-lain. C.3.1.3.Mencoba memecahkan masalah dengan cara meninjaunya dari
berbagai ilmu
(interdisipliner). C.3.1.4.Memecahkan masalah secara matematis. C.3.2. Keterbatasan Aliran ini : C.3.2.1. Sumbangan aliran ini pada manajemen hanya diterapkan pada kegiatan perencanaan dan
pengawasan
dan
tidak
pada
kegiatan lain seperti pengorganisasian dan
kepemimpinan. C.3.2.2. Walaupun teknik yang digunakan cukup luas dalam mengatasi masalah manajemen, tetapi tidak cukup efektif untuk masalah manusia dalam manajemen. C.4.
Pendekatan Sistem Pendekatan system memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari
bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain.Dalam pendekatan ini manajer diajak untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang merupakan bagian dari lingkungan ekternal yang lebih luas. Dalam sistem ini dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dari organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lainnya.
37
C.4.1. Beberapa istilah dan sumbangan yang digunakan dalam pendekatan sistem, yaitu : C.4.1.1.Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk kesluruan sistem. Setiap sistem menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar. C.4.1.2.Sinergi, yaitu bagian-bagian terpisah dalam sebuah orgnisasi yang saling bekerja sama dan berhubungan serta menghasilkan kerja yang lebih besar. C.4.1.3.Sistem terbuka, yaitu sistem yang berhubungan dengan lingkungan luar. Sistem tertutup, yaitu sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luar. C.4.1.4.Arus, yaitu perubahan seluruh masukan ( informasi, bahan dan enegi) yang berasal dari lingkungan melalui suatu proses untuk menghasilkan keluaran (barang dan jasa). C.4.1.5.Umpan balik, merupakan kunci pengawasan terhadap sistem, dengan adanya umpan balik, maka dapat dilakukan perbaikan apabila ada kesalahan dalam pelaksanaannya. C.5.
Pendekatan Kontingensi Pendekatan ini menggunakan metode-metode yang efektif untuk mengatasi masalah-
masalah dalam situasi tertentu yang tidak dapat diterapkan dalam situasi lain. Tugas manajer adalah mengidentifikasi
teknik mana yang digunakan dalam situasi dan waktu yang tepat
dalam membantu pencapaian tujuan. Suatu langkah yang paling tepat untuk mengatasi masalah dalam pendekatan kontingensi adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh manajemen, karena adalah suatu kenyataan bahwa situasi, aksi dan hasil adalah faktor yang saling mempengaruhi dan saling tergantung satu sama lainnya. D. Tingkatan Manajemen Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi tiga tingkatan, yaitu : D.1.
Manajemen Puncak (Top Management)
D.2.
Manajemen Tengah (Middle Management)
D.3.
Manajemen Bawah (Low Management)
D.4.
Beberapa Contoh :
D.4.1. Pada suatu departemen, maka tingkatan manajemennya adalah : Manajemen Puncak adalah
: Menteri
38
D.4.2.
Manajemen Tengah adalah
: para Direktur Jenderal
Manajemen Bawah adalah
:para kepala bagian/bidang, subbagian/sub bidang.
Pada suatu Kantor Balai Besar/Eselon II, maka tingkatan manajemennya adalah : Manajemen Puncak adalah
D.4.3.
: Kepala Balai Besar
Manajemen Tengah adalah
: para Kepala Bagian/Kepala Bidang
Manajemen Bawah adalah
:para Kepala Sub Bagian/Bidang.
Pada suatu UPT/Eselon III, maka tingkatan manajemennya adalah : Manajemen Puncak adalah
: Kepala UPT, Direktur
Manajemen Tengah adalah
: para Kepala Sub Bagian
Manajemen Bawah adalah
:para Kepala Urusan.
E. Beberapa Tinjauan Manajemen E.1.
Segi Sifat Kerja Dari sifat kerja manajemen dapat digolongkan menjadi tiga golongan, yaitu :
E.1.1. Manajemen Administratif (MA) Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang kerjanya menitik beratkan pada pemikiran kerja (suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai ke tingkat paling bawah serta para pekerjanya). Dipelopori oleh Henry Fayol. E.1.2. Manajemen Operatif (MO) Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang langsung memimpin kerja ke arah tercapainya kerja yang nyata. Maksudnya adalah suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai ke tingkat paling bawah yang titik beratnya pada efisiensi dan produktivitas. Dipelopori oleh F.W.Taylor. E.1.3. Manajemen Administratif dan Manajemen Operatif (MA/MO) Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang dapat bertindak sebagai manajemen administrative dan manajemen operatif (pejabat interpretor), yakni dapat menterjemahkan manajemen administrative ke manajemen operatif dan sebaliknya.
39
Peranan pejabat ini sangat penting, karena hasil karya manajemen administrasi yang bersifat garis-garis besar (umum) dan berbentuk kebijakan (policy=bahasa pikir). Untuk memudahkan dalam pelaksanaan oleh pejabat pelaksana dalam tugas interpretor diberikan dalam bentuk kerja praktis (operasional). Pembedaan MA dan MO dapat dilihat dalam bagan di bawah ini :
MTA
MA
MO MA = Manajemen Administratif
MTM
MA
MO MO=Manajemen Operatif
MTB
MA
MO
Keterangan : MTA
: Manajemen Tingkat Atas
MTM
: Manajemen Tingkat Menengah
MTB
: Manajamen Tingkat Bawah
Gambaran kemampuan administrasi, manajamen dan
teknik operasional pada
tingkatan manajamen. Tingkatan Manajemen
Kemampuan
Kemampauan Teknik
Administrasi/Manajemen
Operasional
Atas
(90-92)%
(8-10)%
Tingkat
(70-85)%
(15-30)%
Manajemen Tingkat Bawah
(40-55)%
Manajemen
Tingkat
(MTA) Manajemen Menengah (MTM) (45-60)%
(MTB) Workman (Pelaksana)
5%
40
95%
E.2.
Segi Luasnya Dilihat dari segi luasnya atau ruang lingkupnya, manajemen dapat di bagi menjadi :
E.2.1. Makro manajemen Makro manajemen adalah
manajemen dengan ruang lingkup yang besar, pada
umumnya terdapat dalam bidang kenegaraan dan perusahaan-perusahaan besar. E.2.2. Mikro manajemen Mikro manajemen adalah manajemen dengan ruang lingkup yang kecil/sempit/khusus (misalnya manajemen personalia, pergudangan, financial, dan lain sebagainya). F.Sumber-Sumber Manajemen (Management Resources) Tujuan pokok manajemen adalah untuk memperoleh dayaguna (efisiensi) dalam kerja. Untuk mendapatkan metode/teknik yang bagaimana yang sebaik-baiknya dilakukan harus menggunakan sumber-sumber (alat-alat/tool) yang ada dalam organisasi. Dr.R. Markharita, ekpert PBB yang diperbantukan pada Lembaga Administrasi Negara (LAN/ 1977-1980) memberikan rincian bahwa sumber-sumber manajemen terdiri atas : F.1.
Man
: tenaga kerja manusia
F.2.
Money
:Uang, untuk biaya keseluruhan kegiatan
F.3.
Materials
: bahan-bahan yang diperlukan.
F.4.
Metode
: teknik/cara/sistem yang digunakan
F.5.
Machines : mesin-mesin yang digunakan
F.6.
Waktu
F.7.
Prasarana : lahan/tanah, gedung, alat angkut, listrik dan air, dan sebagainya
: penjadwalan kegiatan
41
MODUL 6 FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Standar Kompetensi Taruna
mengetahui
dan
memahami
tentang:
Fungsi-fungsi
manajemen,
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan; serta Staffing Kompetensi Dasar Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan perencanaan: cara
menentukan
perencanaan,
sifat-sifat
perencanaan;
mampu
menjelaskan
pengooganisasian: pengertian organisasi, bentuk organisasi, cirri-ciri organisasi;mampu menjelaskan arti dan peranan penggerakan, factor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan: segi organisasi, segi pimpinan, segi pegawai; mampu menjelaskan arti, maksud dan tujuan pengawasan , macam-macam pengawasan, metode pengawasan, prinsip-prinsip pengawasan Tujuan Mata Kuliah Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan dapat
menerapkan serta membagi pengetahuan tentang Fungsi-fungsi manajemen,
perencanaan, pengorganisasian, Penggerakan, dan pengawasan; serta Staffing
Fungsi manajemen adalah proses dari langkah-langkah mulai dari perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi. Banyak pandangan-pandangan yang berbeda
dari para ahli mengenai rumusan-
rumusan fungsi-fungsi manajemen, di sini penulis mengambil pandangan dari seorang ahli bernama George R. Terry. Dalam bukunya “ Principles of management” George R. Terry merumuskan fungsi-fungsi manajemen dengan singkatan POAC, yaitu : A.Perencanaan (Planning) B.Pengorganisasian (Organizing) C.Penggerakan (Actuating) D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)
42
Sebagai masukan dari penulis, penulis menambahkan satu fungsi manajemen yang cukup penting yaitu Staffing, sehingga pokok bahasan menjadi POAC + S (Staffing) A. Perencanaan (Planning) Perencanaan adalah sesuatu yang akan direncanakan tentang apa yang akan dicapai, yang kemudian memberkan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang akan dituju. Perencanaan merupakan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan suatu tujuan, berupa rumusan-rumusan tentang “apa” dan “bagaimana “ suatu pekerjaan dapat dilaksanakan. Persiapan-persiapan tesebut dapat berupa
tindakan-tindakan administrasi atas tindakan-
tindakan selanjutnya. Perencanaan tidak harus dalam bentuk tulisan tetapi mungking hanya dalam pemikiran (benak), terutama untuk hal yang bersifat pribadi dan rahasia (misalnya rencana operasi lokasi perjudian, pelacuran, sarang narkoba dan lain-lainnya). Dalam sistem pembangunan di Indonesia, tugas perencanaan dilaksanakan oleh Badan Perencanaan Nasional (Bapenas), yang merupakan himpunan dari perencanaan sektor pemerintah yang paling kecil. Setiap organisasi biasanya selalu membuat perencanaan untuk lancarnya perputaran roda organisasi. Demikan hal dengan individu, hendaknya membiasakan diri untuk membuat/menentukan rencana agar aktivitas jelas dan terarah.
A.1.
Membuat Perencanaan . Untuk membuat suatu perencanaan yang baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab,
yaitu “ Apa dan Bagaimana “ ( What and How). Pertanyaan “what” menunjukkan maksud dari pembuatan perencanaan, tegasnya menjawab tentang tujuan apa yang hendak dicapai. Kalau sudah terjawab maka dilanjutkan dengan menjawab pertanyaan “How”, yaitu bagaimana cara terbaik
yang digunakan demi tercapainya tujuan. Jawaban pertanayaan “how” dapat
merupakan cara, metode/sistem serta teknik-teknik yang digunakan. Persoalan perencanaan belum selesai, karena harus berhadapan dengan pertanyaan : Why, Where, When dan Who. Pertanyaan why menunjukkan
mengapa atau apa sebabnya perencanaan dibuat,
pertanyaan where menunjukkan dimana kegiatan ak an dilaksanakan, pertanyaan when kapan rencana tersebut akan dilaksanakan dan pertanyaan who yang menunjukkan siapa yang akan melaksanakan. Contoh :
43
Misalnya,
kantor AMG pada tahun akademik 2009, akan menyelenggarakan
penerimaan taruna/mahasiswa baru untuk empat jurusan, yaitu jurusan meteorologi, jurusan klimatologi, jurusan geofisika dan jurusan instrumentasi dengan total 120 taruna/mahasiswa baru. 1. Apa
tujuannya
?,
jawabnya
adalah
untuk
memenuhi
kebutuhan
tenaga
ahli
Meteorologi/klimatologi/geofisika/ instrumentasi. 2. Bagaimana caranya pelaksanaannya?, jawabnya adalah melalui tahapan-tahapan sistem penerimaan calon taruna ( Sipencatar). 3. Dimana pelaksanaannya? jawabnya adalah di kantor AMG 4. Kapan dimulai pelaksanaannya?, jawabnya misalnya mulai bulan April 2009. 5. Siapa yang melaksanakannya ?, jawabnya adalah panitia sipencatar Kemudian dari tahapan-tahapan seleksi dibuat lagi perencanaannya: a.
Apa tujuan seleksi administrasi, akademik, kesehatan dan wawancara ?
b.
Bagaimana pelaksanaan tahapan masing-masing ?
c.
Dimana pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut ?
d.
Kapan pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut ?
e.
Siapa yang melaksanakan tahapan-tahapan tersebut ?
A.2.
Sifat Perencanaan Suatu perencanaan yang baik harus bersifat :
A.2.1. Rasional Perencanaan bersifat rasional artinya perencanaan dibuat berdasarkan pemikiranpemikiran dan perhitungan yang matang, sehingga dapat dibahas secara logis. A.2.2. Perencanaan bersifat lentur Perencanaan bersifat lentur artinya perencanaan tersebut bersifat luwes, dapat dilaksanakan dimanapun, kapanpun dan oleh siapapun (tentunya disesuaikan dengan situasi dan kondisi) A.2.3. Perencanaan harus bersifat kontinyu Perencanaan bersifat kontinyu artinya perencanaan harus terus menerus dibuat dan perlu ditinjau kembali guna perbaikan-perbaikan pada pelaksanaan waktu berikutnya dan disesuaikan dengan perkembangan situasi dan kondisi masyarakat, pemerintah dan negara.
44
A.3.
Kegagalan Perencanaan : Kegagalan perencanaan dapat disebabkan oleh beberapa faktor,antara lain :
A.3.1. Perencanaan tidak matang Perencanaan tidak matang karena tidak mempunyai pandangan jauh ke depan, kurang pengalaman, tidak rasional. A.3.2. Wewenang yang tidak jelas/tegas Instruksi yang diberikan oleh pimpinan kepada para pelaksana tidak jelas atau tidak tegas sehinggah terjadi tumpang tindih disana sini. A.3.3. Anggaran kurang Hal ini adalah hal yang logis, karena banyak kemungkinan terjadinya kurang anggaran, misalnya pengaruh-pengaruh ekonomi global, perubahan kebijakan pimpinan/pemerintah, perubahan-perubahan dalam pelaksanaan karena keadaan tidak terduga.
A.3.4. Pelaksanaan kurang baik Perencanaan yang baik tidak menjamin hasilnya juga baik, karena sangat tergantung pada baik buruknya pada pelaksanaannya. A.3.5.
Tidak ada dukungan moral dari masyarakat Dukungan atau resfon masyarakat cukup mempengarahui berhasil tidaknya suatu
perencanaan. Tidak adanya partisipasi aktif dari masyarakat dapat membuat gagal suatu perencanaan. A.4.
Pandangan-pandangan Para Ahli Mengenai Fungsi Manajemen Sedangkan pandangan-pandangan dari para ahli lainnya mengenai fungsi manajemen,
antara lain : A.4.1.
Henry Fayol
A.4.1.1. Planning (Perencanaan)
45
A.4.1.2. Organizing (Pengorganisasian) A.4.1.3. Commanding ( Perintah) A.4.1.4. Coordinating ( Koordinasi) A.4.2.
Luther Gulick
A.4.2.1. Planning (Perencanaan) A.4.2.4. Organizing (Pengorganisasian) A.4.2.3. Staffing a.4.2.4. Directing A.4.2.5. Coordinating A.4.2.6. Reporting A.4.2.7. Budgeting
A.4.3.
Koontz O’Donnel
A.4.3.1. Planning (Perencanaan) A.4.3.2. Organizing (Pengorganisasian) A.4.3.3. Staffing A.4.3.4. Directing A.4.3.5. Controlling A.4.4
Dr.Sondang .P. Siagian
A.4.4.1. Planning (Perencanaan) A.4.4.2. Organizing (Pengorganisasian) A.4.4.3. Motivating A.4.4.4. Controlling
46
A.4.4.5. Evaluating B. Pengorganisasian (Organizing) Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitasaktivitas, pegelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang, pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Agar peran organisasi ada dan berarti bagi orang-orang, peran-peran itu harus mencakup : a.
Tujuan yang dapat direalisasikan.
b.
Konsep dan batas kewajiban yang jelas.
c.
Kebijakan-kebijakan yang dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan.
d.
Ketersediaan informasi yang diperlukan, alat-alat dan sumber-sumber yang penting.
B.1.
Pengertian Organisasi Pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
B.1.1. Organisasi sebagai alat manajemen Organisasi sebagai alat manajemen adalah organisasi sebagai
wadah/tempat
manajemen sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajemen dapat bergerak. Organisasi sebagai alat organisasi dalam arti statis (tetap/tidak bergerak). B.1.2. Organisasi sebagai fungsi manajemen Organisasi sebagai fungsi adalah organisasi dalam arti dinamis, yaitu organisasi yuang memberikan memungkingkan tempat manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu Selain itu organisasi masih mempunyai pengertian yaitu organisasi sebagai : B.1.3. “a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang membentuk kelompok tertentu yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha/kegiatan. B.1.4. “a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem wewenang yang memberikan kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
47
B.1.5. “a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing pejabat memegang tugas tertentu. B.2. Timbulnya Organisasi Organisasi timbul apabila ada dua orang atau lebih yang bersama-sama menjalankan pekerjaan untuk kepentingan bersama. B.3. Dasar Organisasi Yang menjadi dasar organisasi adalah penakanan pada tugas-tugas yang ada pada organisasi tersebut, kemudian baru menentukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan tugas-tugas yang ada dalam organisasi tersebut. B.4.
Unsur-Unsur Organisasi
B.4.1. Himpunan orang-orang B.4.2. Bekerja sama B.4.3. Pencapaian tujuan bersama B.5.
Hubungan Organisasi dan Manajemen Organisasi adalah wadah dari manajemen yang saling mempengaruhi. Kalau organisasi
baik tetapi manajemen tidak baik, maka organisasi tidak dapat bergerak, demikan sebaliknya. Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asasasas terdapat dalam organisasi, yaitu : B.5.1. Asas kesatuan komando (unity of commad) Dalam suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai satu pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar
tugas-tugas yang diberikan dapat
dilaksanakan dengan dan karena hanya berasal dari pimpinannya B.5.2. Span of control Dengan span of control dimaksudkan untuk memberi batas
kemampuan seorang
pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya. Kemampuan tiap-tiap pimpinan berbeda satu sama lain, ada yang mampu hanya 5 pegawai, ada yang 10 pegawai atau 15. Dari hasil penelitian di Amerika Serikat yang paling efektif seorang pimpinan sebanyakbanyaknya mengawasi 8 pegawai.
48
Perbedaan kemampuan tersebut berdasarkan beberapa faktor, antara lain, perbedaan pengalaman, perbedaan pendidikan, perbedaan kecakapan dan perbedaan usia. B.5.3. Pembagian kerja secara homogen Bermacam tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikain rupa dan ditugaskan pada orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan yang homogen dan tidak berjalan sendiri-sendiri. B.5.4. Delagasi wewenang yang diikuti dengan tanggung jawab. Untuk berhasilnya suatu organisasi tergantung pada sejauh mana seorang pimpinan mendelegasikan wewenang, yang tentunya disertai dengan delegasi tanggung jawab. Delegasi diberikan karena pimpinan sudah memberikan kepercayaan penuh kepada yang didelegasikan. B.6.
Tipe/Bentuk Organisasi Tipe/bentuk organisasi pada umumnya berbentuk:
B.6.1. Organisasi Lini (line)/Garis Organisasi
berbentuk
lini
/garis
adalah
suatu
bentuk
organisasi
di
mana
kepala/pemimpin (Chief Executive) dipandang sebagai satu-satunya sumber wewenang, di mana semua keputusan/kebijasanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan (maksudnya kepala/pimpinan puncak). B.6.1.1. Ciri-ciri organisasi lini/garis Ciri-ciri organisasi lini/garis adalah dimana pimpinan organisasi tunggal, garis komando ke bawah jelas dan kuat. B.6.1.2. Kebaikan : Kebaikan dari organisasi lini/garis adalah : B.6.1.2.1. Asas kesatuan komando tampak menonjol B.6.1.2.2.Dapat menjamin kedisiplinan B.6.1.2.3.Koordinasi relatif mudah dilaksanakan B.6.1.2.4.Pengawasan kepada bawahan mudah dilaksanakan B.6.1.3. Keburukan :
49
Keburukan dari organisasi lini.garis adalah : B.6.1.3.1. Perluasan organisasi berarti penambahan
beban dan tanggung jawab dan dapat
melampuai span of control B.6.1.3.2. Anggota organisasi (bawahan) tidak mempunyai kesempatan untuk berkembang. Gambar Organisasi Lini/Garis Pimpinan Garis Komando
B.6.2.
Organisasi Staf (Staff)/Bantuan Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan
dengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa pemikiran maupun hal-hal lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan. Skema Organisasi Staf
Pimpinan
Staf
Staf
Staf
50
B.6.3.
Organisasi Lini dan Staf Merupakan kombinasi bentuk lini dan bentuk staf. Skema Organisasi Lini dan Staf
Pimpinan
Staf Lini
Lini
B.6.3.1. Ciri-ciri organisasi lini dan staf Pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan komando. Staf mempunyai wewenang fungsional dan memberikan advis/petunjuk. Kepala mempunyai wewenang komando. B.6.3.2. Kebaikan B.6.3.2.1.Disiplin dapat dipegang teguh B.6.3.2.2.Keahlian/spesialisasi dalam tugas masing-masing staf dapat dipertahankan dan dikembangkan. B.6.3.3. Keburukan Dalam bentuk lini dan staf , sering terjadi pertengkaran antara pejabat lini dan staf sehingga sering menghambat jalannya organisasi. B.6.4.
Organisasi Fungsional
B.6.4.1. Ciri-ciri : Bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai suatu keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya. Pada bentuk ini pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada para ahli dalam bidang masing-masing.
51
Skema Organisasi Fungsional
Pimpinan
Peneliti
Pemimpin Proyek
B.6.4.2. Kebaikan Kebaikan dari organisasi fungsional adalah : B.6.4.2.1.Bidang pekerjaan khusus diduduki seseorang yang ahli yang memungkinkan bekerja atas dasar keahlian dan kecintaannya pada tugasnya. B.6.4.2.2.Tanggung jawab atas fungsinya terjamin. B.6.4.3. Keburukan : Keburukan dari organisasi fungsional adalah : B.6.4.3.1.Koordinasi sulit dilaksanakan B.6.4.3.2.Dapat menimbulkan dispersonalisasi B.6.4.3.3.Keahlian memimpin kurang dapat jaminan B.6.4.3.4.Asas kesatuan komando sulit dilaksanakan. B.7.
Pembedaan Bentuk Organisasi Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya “ Organisasi dan Administrasi Kantor
Modern”, menyebutkan bahwa bentuk-bentuk organisasi dapat beberapa hal sebagai berikut :
52
dibedakan menurut dalam
B.7.1.
Jumlah orang yang memimpin
B.7.1.1. Bentuk tunggal, dimana organisasi dipimpin oleh seorang tunggal. B.7.1.2. Bentuk Komisi, dimana organisasi dipimpin oleh lebih dari satu orang. B.7.2.
Dilihat dari lalu lintas wewenang dan tanggung jawab serta hubungan kerja pada
kesatuan dalam organisasi, dua bentuk di atas dapat dibedakan sebagai berikut : B.7.2.1. Bentuk lurus B.7.2.2. Bentuk fungsional B.7.2.3. Bantuk lurus dan fungsional. B.8.
Bagan Organisasi Hendry G. Hadges mengemukakan 4 bentuk bagan organisasi menurut wujudnya,
yaitu : B.8.1. Bentuk piramida B.8.2. Bentuk horizontal B.8.3. Bentuk vertik al B.8.4. Bentuk lingkaran B.8.5. Bentuk lukisan-lukisan Masing-masing bagan kecuali bagan lukisan, dapat dibedakan menurut isinya, yaitu bagan structural, bagan fungsional, bagan jabatan, bagan nama. B.9.
Organisasi formal dan non formal Seorang ahli bernama Barnard dan dari penemuan ekperimen Hawthorne, organisasi
dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan non formal. B.9.1. Organisasi formal Menurut Barnard adalah apabila aktivitas orag-orang lebih dikordinasi secara sadar menuju tujuan tertentu. Organisasi dikatakan formal apabila : B.9.1.1.Dapat berkordinasi satu sama lainnya B.9.1.2.Bersedia untuk bertindak
53
B.9.1.3.Bersama-sama mempunyai suatu tujan B.9.2.
Organisasi non formal Organisasi non formal adalah setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk
bergabung secara sadar, meskipun dapat memberikan hasil bagi gabungan tersebut. (misalnya para penumpang pesawat, aktivitas dipasar, penonton bioskop, dan sebagainya). B.10.
Pembagian Pekerjaan Dalam Organisasi
B.10.1. Pembagian pekerjaan antara pekerjaan pimpinan dan pekerjaan bawahan. B.10.2. Pembagian pekerjaan antara pekerjaan staf dan lini. B.10.3. Pembagian pekerjaan menurut bagaimana organisasi itu disusun, digunakan 5 prinsip, yaitu : B.10.3.1.Pembagian pekerjaan menurut fungsi (berdasarkan tugas pokok). B.10.3.2.Pembagian pekerjaan menurut produksi (barang dan jasa) B.10.3.3.Pembagian pekerjaan menurut wilayah, dipergunakan bila suatu usaha melayani suatu wilayah geografis yang mempunyai cirri tertentu. B.10.3.4.Pembagian pekerjaan menurut proses B.10.3.5.Pembagian pekerjaan menurut rekanan (client), dipergunakan bila suatu usaha mempunyai golongan rekanan yang masing-masingmempunyai syarat-syarat tersendiri atau pelayanan yang khusus.
C. Actuating (Penggerakan) C.1.
Pengertian dan Peranan Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta
penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.
54
Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun. C.2.
Faktor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena
manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti : C.2.1. Segi Organisasi C.2.1.1. Terdapat peraturan-peraturan Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar. C.2.1.2. Terdapat fasilitas-fasilitas Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas. C.2.1.3.Terdapat sarana komunikasi yang memadai Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal dan sebagainya. C.2.1.4. Terdapat kader-kader pemimpin Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi. C.2.2. Segi Pemimpin C.2.2.1. Wewenang Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang yang diembannya (delegation of authority) dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : C.2.2.1.1.Antara tugas dan wewenang harus memperhatikan hukum keseimbangan ( equilibrium).
55
C.2.2.1.2.Tidak menyalahgunakan wewenang. C.2.2.1.3.Wewenang harus dipertanggungjawabkan pada jalur organisasi tertentu. C.2.2.1.4.Pembatasan waktu memegang jabatan memimpin, untuk menghindari teori absolutisme kekuasaan. C.2.2.2.Memiliki kelebihan-kelebihan Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat pada orang lain, kelebihan tersebut antara lain : C.2.2.2.1.Kelebihan dalam pikiran dan rasio C.2.2.2.2.Kelebihan dalam fisik dan rohaniah. C.2.2.3.Memiliki sifat-sifat kepemimpinan Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “ The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat yang harus dimiliki pemimpin adalah : C.2.2.3.1.Energi jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy) C.2.2.3.2.Semangat untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction) C.2.2.3.3.Ramah dan penuh perasaan ( frend lyness and effection) C.2.2.3.4.Integritas (integrity) C.2.2.3.5.Kecakapan teknis ( technical skill) C.2.2.3.6.Mudah mengambil keputusan (decisive ness) C.2.2.3.7.Cerdas (intelligence) C.2.2.3.8.Kecakapan mengajar (teaching skill) C.2.2.3.9.Keyakinan (faith). C.2.2.4.Memahami teknik-teknik kepemimpinan Teknik-teknik kepemimpinan dimaksudkan suatu cara atau metode yang dapat dilakukan untuk meningkatkan penggerakan sehinggah pekerja melakukan pekerjaan dengan sebaik baiknya. Teknik kepemimpinan dapat digolongkan dalam 2 golongan, yaitu : C.2.2.4.1.Teknik kepemimpinan pokok, yaitu teknik-teknik dasar pokok yang dapat digunakan untuk berbagai macam kepemimpinan, antara lain :
56
C.2.2.4.2.Teknik menyiapkan orang-orang supaya bersedia menjadi pengikut. C.2.2.4.3.Teknik human relation C.2.2.4.3.Teknik untuk menjadi teladan. C.2.2.4.4.Teknik kepemimpinan khusus adalah teknik kepemimpinan
untuk menggerakan
orang-orang agar supaya suka dan dapat bekerja, tediri atas : C.2.2.4.4.1.Teknik persuasif dalam memberikan perintah. C.2.2.4.4.2.Teknik menggunakan sistem komunikasi yang cocok. C.2.2.4.4.3.Teknik memberikan fasilitas-fasilitas. C.2.1.
Segi Pegawai Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan
memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah, kemampuan itu antara lain : C.2.1.1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai Pengetahuan dan keterampilan mutlak harus dipunyai oleh pegawai, terutama yang berkaitan dengan organisasi tempat bekerja. C.2.1.2. Memiliki pandangan bahwa pengabdian adalah untuk organisasi, masyarakat dan negara bukan kepada pimpinan. Ada kemungkinan bahwa pegawai baru mau bekerja bila diawasi oleh pimpinannya, bila pimpinan tidak ada maka pegawai akan malas-malasan. Ada juga pegawai yang baru bekerja bila ada perintah dari pimpinan, bila tidak ada perintah sama sekali tida ada inisiatif untuk bekerja. C.2.1.3. Mau dipimpim, maksudnya adalah pegawai mempunyai rasa kesadaran, rasional dan terarah pada pengabdian yang seluas-luasnya, dan bukan karena terpaksa. Hal ini juga penting bagi pemimpin, bahwa kepemimpinan bukan diarahkan untuk menguasai pegawai, tetapi pegawai tetap dibimbing sampai ke tingkat kesadaran tanggung jawab yang diinginkan. C.2.1.4. Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya fungsi penggerakan harus tetap terpeliharanya kekompakan tim kerja, tim kerja harus kokoh dan kuat baik kualitas maupun kuantitas ataupun baik fisik maupun batiniah. Kesamaan pandangan tentang organisasi akan tetap terpeliharanya tim kerja.
57
D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling) D.1.
Arti, Maksud dan Tujuan Pengawasan
D.1.1.
Arti Pengawasan Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan
ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan. Menurut Mc. Farland pengawasan harus berpedoman pada hal-hal sebagai berikut : D.1.1.1. Rencana yang telah ditentukan D.1.1.2. Perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan D.1.1.3. Tujuan D.1.1.4. Kebijakan-kebijakan. Gambar 5. Ilustrasi Alur pemikiran Proses Pengawasan
Perencanaan
D.2.
Pelaksanaan Pekerjaan
Pengawasa n
Maksud Pengawasan Pengawasan
dimkasudkan
untuk
mencegah
atau
memperbaiki
kesalahan,
penyimpangan, ketidak sesuaian dan lain-lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah ditentukan. Jadi pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap orangnya, tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan. D.3.
Tujuan Pengawasan Tujuan pengawasan adalah agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara
berhasil guna (efektif) dan berdaya guna (efisien) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. D.4.
Tugas/Fungsi Pengawasan
D.4.1. Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap yang diserahi tugas dan wewenang dan pelaksanaan pekerjaan.
58
D.4.2. Mendidik para pejabat/pimpinan agar dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. D.4.3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan untuk menghindari kerugian yang tidak diinginkan. D.4.4. Suatu usaha untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan. D.2.
Macam-Macam Pengawasan
D.2.1.
Pengawasan dari dalam orgnisasi (Pengawasan Internal) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk
dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengawasan ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen. D.2.2.
Pengawasan Luar Organisasi (Pengawasan Ekstenal) Adalah pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengawasan dari luar organisasi
terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan
pemeriksaan/pengawasan terhadap organisasinya.
Misalnya
Konsultan
Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya. D.2.3.
Pengawasan Preventif Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu
dilaksanakan.
Maksud
pengawasan
preventif
adalah
untuk
mencegah
terjadinya
kekeliruan/kesalahan. Adapun dalam pengawasan preventif yang dilakukan adalah : D.2.3.1. Menentukan peraturan-peraturan yang berlaku yang berhubungandengan sistem prosedur, hubungan dan tata kerjanya. D.2.3.2. Membuat pedoman/manual sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. D.2.3.3. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
59
D.2.3.4. Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian pekerjaan. D.2.3.5. Menentukan sistem koordinasi, pelaporan dan pemeriksaan. D.2.3.6. Memberikan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan, sesuai dengan peraturan yang berlaku. D.2.4.
Pengawasan Represif Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan
pekerjaan. Maksud dilakukannya pengawasan represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengawasan anggaran disebut post- audit). D.2.4.1. Sistem Pengawasan Represif, dibagi menjadi : D.2.4.1.1.
Sistem Komperatif, yaitu :
D.2.4.1.1.1. Mempelajari laporan kemajuan pekerjaan D.2.4.1.1.2. Membandingkan laporan hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana D.2.4.1.1.3. Mengadakan analisa terhadap perbedaan-perbedaan, temasuk pengaruh faktor lingkungan. D.2.4.1.1.4. Memberikan penilaian terhadap hasil pekerjaan termasuk para penanggung jawabnya. D.2.4.1.1.5. Membuat suatu keputusan untuk perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan pekerjaan. D.2.4.2. Sistem Verifikatif, yaitu : D.2.4.2.1. Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan. D.2.4.2.2. Membuat laporan secara periodic terhadap hasil pemeriksaan. D.2.4.2.3.Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil pelaksanaan. D.2.4.2.4.Mengadakan penilaian terhadap hasil pelaksanaan. D.2.4.2.5.Mengambil keputusan untuk tindakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaan.
60
D.2.4.3. Sistem Inspeksi Inspeksi dimaksudkan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan . selain itu inspeksi bertujuan untuk memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan, dilakukan dengan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan morak yang tinggi. D.2.4.4. Sistem Investigasi Sistem ini lebih menitik beratkan pada penyelidikan/penelitian yang lebih mendalam terhadap masalah-masalah yang bersifat negatif. Hal ini karena dari hasil laporan masih bersifat hipotesa (anggapan), laporan tersebut mungkin benar dan mungkin salah, oleh karena itu pelu diteliti lebih dalam untuk dapat mengungkap hipotesis tersebut. Tahapan-tahapan yang dilakukan adalah pengumpulan data, menganalisa/mengolah data dan penelitian terhadap data tersebut (validitas data ). Kemudian dari hasil penelitian tersebut segera diambil keputusan. D.3.
Metode Pengawasan
D.3.1.
Pengawasan Langsung, adalah pengawasan yang dilakukan secara langsung pada
lokasi pelaksanaan pekerjaan (sistem inspektif, verifikatif dan investigasi). D.3.2. Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan yang dilakukan terhadap hasil-hasil laporan yang berupa uraian kalimat, angka-angka atau statistic yang berupa gambar-gambar.
D.3.3. Pengawasan formal, adalah pengawasan yang dilakukan secara formal oleh aparat/unit pengawasan dilingkungan organisasi itu sendiri. Dalam pengawasan ini telah ditentukan prosedur, hubungan dan tata kerjanya. D.3.4.
Pengawasan informal, adalah pengawasan yang dilakukan pejabat/pimpinan dengan
melalui kunjungan yang tidak resmi (secara pribadi = secara incognito). Hal ini untuk menghindari kekakuan antara atasan dan bawahan dan diharapkan terciptanya suatu keterbukaan dalam memperoleh informasi dan pimpinanpun dapat langsung memberikan jalan keluar bila ditemui maslah dalam pelakanaan pekerjaan. D.3.5.
Pengawasan administratif, meliputi pengawasan bidang keuangan, kepegawaian dan
materiil. D.4.
Prinsip-Prinsip Pengawasan
D.4.1.
Berorientasi pada tujuan organisasi
D.4.2.
Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada
kepentingan pribadi
61
D.4.3.
Pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan yang berlaku dan
kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan dan berorientasi pada tujuan (manfaat) dalam pelaksanaan pekerjaan. D.4.4.
Pengawasan harus menjamin hasil guna dan daya guna.
D.4.5.
Pengawasan harus berdasarkan standar yang objektif, teliti dan tepat.
D.4.6.
Pengawasan harus terus menerus.
D.4.7.
Hasil peengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back) terhadap perbaikan dan penyempurnaan dalam perencanaan dan kebijaksanaan di masa yang akan datang.
E.
Staffing Fungsi staffing dalam manajemen diartikan sebagai suatu proses prosedur langkah demi
langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar organisasi selalu memperoleh orangorang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Lanhkag-langkah tersebut antara lain : (1).Perencanaan sumber daya manusia (SDM), (2).Pengadaan
pegawai baru
(rekrutmen melalui seleksi), (3).Pemilihan dan penempatan, (4).Induksi dan Orientasi (a.pemindahan, b.latihan dan pengembangan,c.penilaian prestasi) E.1.
Perencanaan Sumber Daya Manusia Langkah-langkah perencanaan sumber daya manusia, yaitu :
E.1.1. Perencanaan untuk kebutuhan masa depan E.1.2. Perencanaan untuk keseimbangan masa depan E.1.3. Perencanaan untuk pengadaan dan seleksi atau pemberhentian E.1.4. Perencanaan untuk pengembangan. Untuk menyelesaikan langkah-langkah ini ada 2 faktor yang pertimbangan, yaitu : E.1.4.1.Rencana strategi, tujuan dan sasaran serta taktik untuk membuat organisasi menjadi realistik yang akan menentukan kebutuhan personil dan organisasi. E.1.4.2.Perubahan-perubahan potensi pada lingkungan luar, hal ini dapat berarti perubahan ketersediaan dana atau tenaga kerja.
62
E.2.
Pengadaan pegawai baru (rekrutmen) Dimaksudkan untuk menampung calon yang cukup banyak untuk diadakan seleksi
untuk mendapatkan calon pegawai yang memenuhi syarat-sayarat administrasi secara umum. Seleksi dapat dilakukan dalam 2 macam, yaitu seleksi umum (untuk kebutuhan tenaga yang bersifat umum) dan seleksi khusus (untuk kebutuhan tenaga-tenaga spesialis/ahli dibidang tertentu). Bagian terpenting dari pengadaan adalah suatu pernyataan tentang kedudukan dari setiap pekerjaan (job description/posision description), yang menguraikan mengenai nama, tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan tersebut. E.3.
Pemilihan dan Penempatan Jika telah ditentukan kualifikasi untuk masing kedudukan pekerjaan maka selanjutnya
adalah diadakan pemilihan (seleksi) melalui tahapan-tahapan seleksi mulai test tertulis, kesehatan, test psikologi, wawancara dan surat-surat pernyataan mengenai kesanggupan kerja dan lokasi penempatan kerja. E.4.
Induksi dan Orientasi Induksi dan orientasi mamberi kepada pegawai baru tentang :
E.4.1.Informasi umum tentang pekerjaan sehari-hari E.4.2.Tinjauan
tentang
sejarah,
lingkungan
kantor,
visi
dan
misi
organisasi
serta
pengembangan kemasa depan. E.4.3.Informasi mengenai kebijakan-kebijakan organisasi, aturan kerja dan hal-hal mengenai gaji dan tunjangan. E.5.
Pemindahan Pemindahan terdiri dari promosi, mutasi dan demosi
E.5.1. Promosi, adalah memberikan tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar kepada pegawai, dengan kata lain promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan yang lebih tinggi, merupakan salah satu usaha untuk memajukan/mengembangkan pegawai. Dengan promosi dapat memberikan pegawai hal-hal sebagai berikut : E.5.1.1. Mendorong motivasi pegawai E.5.1.2.Menaikan semangat/gairah kerja pegawai
63
E.5.1.3. Menaikan moral dan efisiensi pegawai E.5.1.4. Wewujudkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat. E.5.2.
Mutasi, adalah memindahkan pegawai dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain
dalam satu tingkatan secara horizontal. Tujan mutasi adalah : E.5.2.1. Untuk mewujudkan penempatan pegawai pada posisi yang tepat E.5.2.2. Untuk menghilangkan kejenuhan dan kebosanan pada jabatan semula E.5.2.3. Untuk menjamin kepercayaan bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kurang cakap pada jabatan semula E.5.2.4. Menciptakan lingkungan baru yang mungking akan meningkatkan prestasi kerjanya E.5.3. Demosi, adalah suatu tindakan memberikan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih kecil, dengan kata lain penurunan pangkat/jabatan karena dinilai kurang cakap dan kurang berprestasi pada jabatan tersebut. E.6.
Latihan dan Pengembangan Latihan dan pengembangan adalah suatu pendekatan sistematik untuk memberikan
kesempatan kepada pegawai untuk mengembangkan diri memanfaatkan
kekuatan dan
kemampuan untuk keperluan organisasi. Beberapa pendekatan yang digunakan, yaitu : E.6.1.
Pendekatan metode palatihan di tempat kerja (on the job training), meliputi :
E.6.1.1. Rotasi, dimana pegawai dalam jangka waktu tertentu bekerja pada serangkaian pekerjaan dengan berbagai keterampilan. E.6.1.2. Tugas belajar, mengikuti pelatihan kerja dan pengajaran dalam kelas E.6.1.3. Magang, dimana pegawai dilatih dibawah bimbingan rekankerja yang lebih terampil. E.6.2.
Pendekatan metode palatihan di luar tempat kerja (off the job training). Metode pengembangan diluar tempat kerja membebaskan mereka yang terus menerus
berada ditempat kerja dan memungkinkan untuk memusatkan pada tempat belajar, selain itu untuk mendapatkan kesempatan bertemu dengan orang lain dan akan mendapatkan gagasan dan pengalaman baru yang bermanfaat.
64
E.7.
Penilaian prestasi Penilaian prestasi adalah salah satu hal yang penting dalan pengorganisasian ,namun
dalam pelaksanaannya sangat sulit untuk melihat hasil yang memadai. Penilaian prestasi dapat dibedakan dalam 2 macam, yaitu formal dan informal. E.7.1. Penilaian formal dilakukan setiap satu tahun sekali, dengan maksud : E.7.1.1.Pegawai mengetahui secara formal nilai prestasi yang diperoleh E.7.1.2.Mengetahui bawahan yang memerlukan latihan tambahan E.7.1.3.Merupakan bahan untuk identifikasi untuk promosi pegawai E.7.2. Penilaian informal dilakukan dari hari kehari dengan mengatakan kepada pegawai tentang baik/buruknya pekerjaan yang dilakukan. Cara ini cepat mendorong prestasi pegawai yang diinginkan dan untuk melakukan perbaikan-perbaikan atas kesalahan sebelumnya.
65
MODUL 7
MACAM-MACAM MANAJEMEN Standar Kompetensi Standar Kompetensi Taruna mengetahui dan memahami tentang macam-macam manajemen: manajemen ilmiah, manajemen sistematika, manajemen terbuka, manajemen demokratis, manajemen tradisional dan manajemen bapak. Kompetensi Dasar Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan
: pengertian
manajemen ilmiah, manajemen sistematika, manajemen terbuka, manajemen demokratis, manajemen tradisional dan manajemen bapak. Tujuan Mata Kuliah Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang manajemen ilmiah, manajemen sistematika, manajemen terbuka, manajemen demokratis, manajemen tradisional dan manajemen bapak
A. Manajemen Ilmiah (Scientific management) Manajemen Ilmiah adalah manajemen yang berdasar ilmu, artinya yang dapat dikaji secara ilmiah, dianalisis dengan menggunakan metode ilmiah dan dapat diperoleh suatu sintesis. Dikatakan manajemen ilmiah karena dapat manajemen dapat dipelajari secara ilmiah di tempat-tempat pendidikan (sekolah, penidikan tinggi atau tempat-tempat kursus). Pelopor Manajemen Ilmiah adalah F.W. Taylor ( USA) dan H.Fayol (Perancis). Mereka mencoba mengkaji/mempelajari gerak perusahaan serta mencoba mengubah cara kerja dan cara berpikir di kalangan perusahan. Kalau semula secara tradisional perusahaan digerakkan dan dikendalikan oleh pemilik perusahaan itu sendiri, maka F.W. Taylor mengatakan tidak harus digerakkan dan dikendalikan oleh pemilik perusahaan (pemegang saham), tetapi hendaknya dipimpin oleh orang-orang yang betul-betul mempunyai kecakapan dan kemampuan serta pengalaman yang cukup. Maka F.W. Taylor mengubah cara kerja dengan sistem gerak dan waktu (time and motion study). Ia membuat daftar catatan yang harus dipergunakan oleh para pekerja, daftar catatan itu berisi tugas-tugas yang harus dikerjakan.
66
Setiap gerak dalam proses produksi dicatat secara cermat gerak dan waktunya untuk menyelesaikan pekerjaan. B. Manajemen Sistematis Manajemen Sitematis menunjukkan bahwa segala sesuatu diatur secara sistematis, yaitu secara tertib, rapi dan teratur dengan tujuan untuk menghindarkan hal-hal yang tidak dikehendaki. Dengan perkataan lain, sebelum usaha/kegiatan berjalan segala sesuatu harus diperinci dengan sematang-matangnya. Sehingga saat kegiatan pelaksanaan dimulai sampai dengan tujuan yang diinginkan berjalan lancer dan menjadi kenyataan. Penerapan manajemen ini dapat dilihat pada operasi penerbangan, pelayaran dan sektor perhubungan lainnya. Segala Sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan telah dipersiapkan dengan sangat terinci dan cermat untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan selama perjalanan. C. Manajemen Terbuka (Open Management) Manajemen Terbuka sering menimbulkan salah pengertian, yang dimaksud dengan “ terbuka “ di sini adalah di mana pimpinan sebelum mengambil suatu keputusan terlebih dahulu memberi kesempatan kepada staf dan bawahannya untuk memberikan saran-saran, ide-ide atau pendapat-pendapat, namun keputusan tetap ditentukan oleh pimpinan. Kesempatan untuk memberikan masukan-masukan kepada pimpinan dengan tujuan agar para staf atau bawahan ikut serta memikirkan kesulitan-kesulitan yang dihadapi organisasi dan ikut serta pula memecahkannya temasuk mengembangkan organisasi. Ditinjau dari pengertian positip dimana segala sesuatu yang dilakukan oleh pimpinan harus dikontrol oleh staf atau bawahannya, hal ini karena biasanya dalam setiap jabatan pasti ada yang bersifat rahasia dan tidak boleh terbuka. Dengan sifat keterbukaan ini yaitu dengan diberikan kesempatan untuk mengemukakan gagasan-gagasan, pendapat-pendapat atau saran-saran dapat menimbulkan kegairahan, apalagi kalau gagasan-gagasan, pendapatpendapat atau saran-saran dapat diterima dan digunakan, maka yang mempunyai ide tersebut akan merasa senang. Selain itu akan tibul suatu kompetisi yang sehat berlomba untuk mengembangkan inisiatif dan daya kreasi. D. Manajemen Demokratis Yang dimaksud dengan demokratis di sini adalah mengarah ke demokrasi Pancasila, yang termaktub dalam Preambule Undang-Undang Dasar 1945 dimana dalam Demokrasi Pancasila
disebutkan
“Kerakyatan
yang
dipimpin
oleh
hikmat
kebijaksanaan
dalam
permusyawaratan/perwakilan” serta dengan mewujudkan keadilan sosial bagi rakyat Indonesia. Jadi para staf dan bawahan bukan sekedar menyumbangkan pemikiran , prakarsa serta
67
petimbangan semata, tetapi ikut serta menentukan keputusan atas dasar musyawarah untuk mupakat. E. Manajemen tradisional. Manajemen Tradisional adalah manajemen yang digunakan dengan sistem kerja dan cara berpikir mengikuti cara-cara zaman dahulu dan bahkan sampai masa sekarang ini masih ada yang menggunakannya. Manajemen tradisional biasanya digunakan turun temurun, tidak ada kreasi, monoton dan tidak dinamis. F. Manajemen Bapak Dikatakan “manajemen bapak “, karena dalam setiap usaha/kegiatan dari organisasi selalu mengikuti jejak bapak (pimpinan), apa yang dikatakan bapak itulah yang benar. Untuk manajemen semacam ini terdapat aspek baik buruknya. Kebaikannya adalah kalau pemimipin tetap pada proporsi yang sebenarnya dan berlaku objektif, pekerjaan dapat dilaksanakan dengan cepat sesuai tujuan organisasinya. Keburukannya adalah kalau bapaknya berlaku tidak baik,
maka
bawahannyapun
akan
berlaku
seperti
bapaknya,
maka
lambat
laun
perusahaan/organisasinya akan hancur. Keburukan lainnya adalah kalau kalau bapaknya sudah mampu memimpin dan diganti dengan bapak yang baru (tidak mengikuti cara lama) , maka akan mengalami hambatan dalam memimpin bawahannya.
68
MODUL 8
KEPEMIMPINAN Standar Kompetensi Taruna mengetahui dan memahami tentang: Kepemimpinan, arti kepemimpinan, pentingnya kepemimpinan, gaya kepemimpinan, faktor-faktor yang mempengaruhi gaya kepemimpinan dan arti motivasi Kompetensi Dasar Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan arti kepemimpinan dan pentingnya kepemimpinan, menjelaskan gaya-gaya kepemimpinan dan factor-faktor yang mempengaruhi gaya kepemimpinan serta menjelaskan arti motivasi Tujuan Mata Kuliah Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang kepemimpinan dan pentingnya kepemimpinan, gya-gaya kepemimpinan dan faktor-faktor yang mempengaruhi gaya kepemimpinan serta motivasi
A. Arti dan Pentingnya Kepemimpinan A.1.
Arti Kepemimpinan Kerberhasilan dari suatu organisasi tergantung pada banyak faktor. Faktor yang penting
adalah dampak dari kepemimpinan dalam organisasi, karena seorang pemimpin harus berperan sebagai organisator kelompoknya untuk
mencapai tujuan yangtelahdigariskan
organisasi. Kepemimpinan
didefinisikan
sebagai seni atau proses untuk mempengaruhi dan
mengarahkan serta menggerakkan orang lain agar mereka mau berusaha/bekerja untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai. Dari berbagai studi tentang ciri-ciri kepemimpinan yang pernah dilakukan ditunjukkan bahwa seorang pemimpin memiliki cirri fisik, intelegensi dan kepribadian yang lebih menonjol dibandingkan dengan seorang yang bukan pemimpin. Pada umumnya fisik seorang pemimpin lebih kuat, lebih tinggi besar, lebih percaya diri, terbuka, mudah menyesuaikan diri, antusias,
69
mempunyai dorongan untuk berprestasi, mempunyai inisiatif, mampu bekerja sama dan berhubungan dengan orang lain. A.2.
Pentingnya Kepemimpinan
Dari pengertian kepemimpinan tampak bahwa seorang pemimpin bertugas mendorong bawahannya untuk bekerja guna mencapai tujuan. Jadi tugas kepemimpinan itu melibatkan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang. A.3.
Fungsi-fungsi Utama Pemimpin Ada dua fungsi utama dari seorang pemimpin, yaitu : (1).Fungsi pemecahan masalah
dan (2). Fungsi Sosial A.3.1. Fungsi pemecahan masalah Fungsi ini berhubungan dengan tugas seorang pemimpin dengan pekerjaan yang mencakup memberikan jalan keluar dari suatu masalah, memberikan pendapat dan inforamasi.
A.3.2. Fungsi Sosial Fungsi
social
berhubungan
dengan
kehidupan
kelompoknya
yang
mencakup
mendorong anggota kelompok untuk mencapai tujuan dan menjaga suasana kelompok. B.Gaya-gaya Kepemimpinan Menurut Stoner ada dua gaya kepemimpinan yang biasa digunakan oleh seorang pemimpin dalam mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, yaitu : B.1.
Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas Dalam gaya kepemimpinan ini seorang pemimpin akan mengarahkan dan mengawasi
bawahannya agar bekerja sesuai dengan yang diharapkan pemimpinnya. Kepemimpinan gaya ini lebih mengutamakan keberhasilan dari pekerjaan
yang hendak dicapai dari pada
perkembangan kemampuan bawahannya. B.2.
Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada pekerja. Gaya kepemimpinan ini berusaha mendorong an memotivasi pekerjanya untuk bekerja
dengan baik. Para pekerja diikutsertakan dalam mengambil keputusan yang menyangkut tugas.
70
Dengan demikian hubungan pekerja dan atasannya dapat terjaga dengan baik, saling percaya dan saling mempercayai. Menurut Koontz, O’Donnell dan Weihrich, gaya kepemimpinan dapat digolongkan berdasarkan cara pemimpin dengan menggunakan kekuasaannya, antara lain : B.3.
Otokratik, pemimpin dipandang sebagai orang yang memberi perintah dan yang dapat
menuntut, keputusan ada ditangan pemimpin. B.4.
Demokratik atau Partispatif, pemimpin dipandang sebagai orang yang tidak akan
melakukan suatu kegiatan tanpa mengkonsultasikan terlebih dahulu dengan bawahannya. Jadi pemimpin mengikutsertakan pendapat bawahannya sebelum mengusulkan suatu kegiatan atau keputusan. B.5.
Free Rein, mengemukakan bahwa pemimpin sebaiknya hanya menggunakan sedikit
kekuasan saja dan memberi banyak kebebasan pada bawahannya untuk menentukan tujuan perusahaan dan cara untuk mencapainya. Pemimpin hanya berfungsi sebagai fasilitator melalui pemberian informasi dan sebagai orang yang berhubungan dengan kelompok lain. Seorang pemimpin yang efektif tidak ditentukan oleh gaya atau tipe kepemimpinan yang digunakan dalam memimpin kelompok, tetapi tergantung pada cara menerapkan tipe/gaya kepemimpinan tersebut pada situasi yang sesuai. Ada kemungkinan pemimpin akan menjadi sangat otokratik pada situasi darurat. Dilain pihak seorang pemimpin lembaga penelitian akan memberi kebebasan kepada peneliti-peneliti untuk melakukan eksperimen, tetapi mungkin agak otokratik bila para peniltinya menggunakan bahan kimia secara sembarangan. B.6.
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Gaya Kepemimpinan Robert Tannenbaun dan Warren H.Schmidt berpendapat bahwa
faktor-faktor
yang
mempengaruhi gaya kepemimpinan , antara lain : B.6.1. Ciri Pemimipin, dapat dilihat dari latar belakang pendidikan, pengalaman masa lalunya, nilai-nilai yang dipegangnya. Misalnya sorang pemimpin yakin bahwa kebutuhan-kebutuhan organisasi adalah yang utama daripada kebutuhan-kebutuhan individu, akan sangat mengarahkan kegiatan bawahannya. B.6.2. Ciri Bawahan, Seorang pemimpin akan memberikan kebebasan atau mengikut sertakan bawahannya
dalam
mengambil keputusan apabila bawahannya menpunyai
pengetahuan dan pengalaman cukup untuk mengatasi masalah secara efektif. Apabila bawahan memahami seluruh tujuan organisasi, mempunyai pengetahuan dan pengalaman untuk memecahkan masalah , maka pemimpin akan cenderung bersikap demokratik dan akan
71
mengikutsertakan bawahannya dalam memimpin. Tetapi apabila bawahan tidak mempunyai kemampuan tersebut, maka pemimpin akan bergaya otoriter. B.6.3. Ciri Organisasi, seorang pemimpin akan menentukan gaya kepemimpinannya berdasarkan iklim organisasi, sikap pekerja organisasi. Dari hasil studi Robert Tannenbaun dan Warren H.Schmidt, banyak peneliti yang berusaha mencari fak tor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kepemimpinan, antara lain : B.6.3.1. Diri Pemimpin, yaitu : Kepribadian, pengalaman masa lalu, latar belakang dan harapan pemimpin sangat mempengaruhi efektivitas kepemimpinan di sampingmempengaruhi gaya kepemimpinan yang dipilihnya. B.6.3.2. Ciri
Atasan
Pemimipin,
Gaya
kepemimpinan
dari
atasan
pemimpin
sangat
mempengaruhi orientasi pemimpin B.6.3.3 Ciri Bawahan, respon yang diberikan bawahan akan menenetukan efektivitas kepemimpinan.ar belkang pendidikan bawahan sangat menetukan pula cara
pemimpin
menentukan gaya kepeimipinannya. B.6.3.4. Persyaratan tugas, Tuntutan tanggung jawab pekerjaan bawahan akan mempengaruhi gaya kepemimpinan. B.6.3.5. Iklim Organisasi dan Kebijakan, akan mempengaruhi harapan dan perilaku anggota kelompok dan gaya kepemimpinan yang dipilih. B.6.3.6. Perilaku dan Harapan Rekan Sekerja Pemimpin, Rekan sekerja yang setingkat pemimpin merupakan acuan yang penting, segala pendapat yang diberikan oleh rekan-rekan sangat menpengaruhi efektivitas hasil kerja pemimpin. B.7.
Kesimpulan dari urian di atas
bahwa ada 3 unsur dalam situasi kerja yang
mempengaruhi gaya kepemimpinan, yaitu : B.7.1. Hubungan antara pemimpin dan bawahan; B.7.2. Struktur tugas; B.7.3. Kedudukan kekuasan pemimpin.
72
C. M o t i v a s i C.1.
Arti Motivasi Istilah motivasi mencakup dua pengertian :
C.1.1. Suatu aktivitas yang dilaksanakan para pimpinan Memotivasi (to motivate) berarti tindakan dari seseorang yang ingin mempengaruhi orang lain untuk berprilaku secara tertentu. Motivasi adalah aktivitas manajemen untuk mempengaruhi bawahannya untuk bertindak secara organisatoris dengan cara tertentu untuk menghasilkan hasil-hasil yang efektif C.1.2. Dorongan psikis seseorang Suatu dorongan psikis dari dalam diri seseorang yang menyebabkan ia berprilaku secara tertentu, terutama di dalam suatu lingkungan pekerjaan. Namun motivasi bukan satusatunya
yang berhubungan dengan prestasi, ada dua faktor yang menyebabkan yaitu
kemampuan dan persepsi tentang perannya. C.2.
Model-model Motivasi
C.2.1. Model Trasdisional Model motivasi tradisonal, dipelopori okeh F. Taylor, mengemukakan bahwa aspek yang penting dari tugas pimpinan adalah memastikan bahwa para pekerja menjalankan tugas mereka dengan berulang-ulang dan membosankan dengan cara yang paling efisien. Dengan menggunakansistem insetif , pimpinan dapat memotivasi bawahannya. Makin banyak yang diproduksi makin besar penghasilannya. Dalam banyak situasi pendekatan ini efektif. Dengan tercapainya efisiensi lebih seikit pekerja yang dibutuhkan untuk tugas tertentu, sesudah beberapa lama berlangsung pimpinan mengurangi besarnya insentif, pemecatan menjadi biasa dan para pekerja lebih mencari kemanan kerja dari pada sekedar peningkatan gaji yang sedikit bersifat sementara. C.2.1. Model Hubungan Manusia Elton Mayo dan peniliti hubungan manusia lainnya menemukan bahwa kontak-kontak sosial antara karyawan selama waktu kerja penting. Tugas yang membosankan dan berulangulang dengan sendirinya mengurangi motivasi. Elton Mayo percaya bahwa pimpinan dapat memotivasi bawahannya dengan memberikan kesempatan akan kebutuhan sosialnya itu, karyawan mendapat kebebasan untuk mengambil keputusan dalam pekerjaan.
73
C.2.2. Model Sumber Daya Manusia Perintis model sumber daya manusia adalah Mc Gregor dn Maslow, menurut kedua ilmuwan tersebut banyak faktor untuk memotivasi karyawan, bukan hanya dengan uang, keinginan atau kepuasan, tetapi juga kebutuhan akan pencapaian dan pekerjaan yang berarti, dengan prestasi kerja yang baik karyawan telah memperolah kepuasan. Karyawan lama diberikan tanggung jawab yang lebih besar untuk membuat keputusan dalam menjalankan tugas mereka, pimpinan harus membagi tanggung jawab untuk mencapai sasaran organisasi, masing-masing individu diberikan kontribusi atas dasar minat dan kemampuannya.
74
75
