MODERN INFORMATIKAI ESZKÖZÖKKEL A DEBRECENI EGYETEM AGRÁR- ÉS MŰSZAKI TUDOMÁNYOK CENTRUMÁBAN

41

42

1

MODERN INFORMATIKAI ESZKÖZÖKKEL A DEBRECENI EGYETEM AGRÁR- ÉS MŰSZAKI TUDOMÁNYOK CENTRUMÁBAN c. projekt 2009. évi eredményei

Debrecen, 2009

2

ISBN 978-963-9732-89-6 Fejlesztéseinkről demo bemutatót a portal.agr.unideb.hu weboldalon talál Felelős kiadó: Prof. Dr. Nagy János centrumelnök Szerkesztette: Dr. Vincze Szilvia általános és stratégiai igazgató-helyettes Grafika: Griffes Grafikai Stúdió Nyomdai munka: Center-Print Kft Köszönetünket fejezzük ki mindazoknak, akik a több mint két éves projektben részt vállaltak.

3

Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék

3

Centrumelnöki ajánlás

5

A DE Agrár- és Műszaki Tudományok Centrumának (AMTC) információs portálja A PORTÁL

7 7

Együttműködés más rendszerekkel

10

Centrum Portál

11

Személyes weblapok

12

Információtartalom széleskörű megjelenítése

13

Kompetenciakereső

14

Publikációkereső

15

A Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer (HNYR) bemutatása

17

A Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer gondolata

17

A gondolat megvalósulása: célszoftver fejlesztése

17

A Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer koncepciója

18

A rendszer adatai

18

A rendszer leírása

22

Vezetői eszközök

22

A HNYR riportjai

23

A HNYR statisztikái

25

Egyéb tudnivalók a HNYR rendszerről

26

A Szabadság Nyilvántartó Rendszer (SZNYR) bemutatása

27

A Szabadság Nyilvántartó Rendszer gondolata

27

Az alkalmazás

27

Az alkalmazás elérése

27

4

Tar talomjegyzék Szabadságok igénylése

29

Helyettesítő személyek megjelölése

30

Munkaidő-igazoló lap

30

Az alkalmazás szerepkörei

32

Felhasználó szerepkör

33

Vezető szerepkör

33

Adminisztrátor szerepkör

34

Alkalmazás adminisztrátor szerepkör

36

Összegzés

37

MAILHOSTING SZOLGÁLTATÁS

38

HELPDESK FUNKCIÓ

39

5


A gazdasági, társadalmi és környezeti változások

hatékonyan támogatja a Centrum oktatási,

által támasztott új kihívásokra minden felsőoktatási

kutatási, tudományos és szaktanácsadási tevé-

intézménynek reagálnia kell. A Debreceni Egyetem

kenységét és belső munkafolyamatait.

Agrár- és Műszaki Tudományok Centrumának vezetése közép- és hosszútávú stratégiájában − a Cent-

Mindezt olyan keretek között kívántuk megvalósí-

rum hatékony működése és versenyképességének

tani, amely megfelel az informatika legújabb kihí-

növelése érdekében − kiemelt figyelmet fordít az

vásainak, és figyelembe veszi a Centrum szervezeti

informatikai fejlesztésekre.

egységeinek igényeit, elvárásait. Az új fejlesztésekkel célunk az volt, hogy megszűnjenek a párhu-

A felsőoktatási intézmények számára küldetésük

zamos nyilvántartások, hatékonyabbá, olcsóbbá

teljesítése, céljaik, stratégiáik megvalósítása szem-

váljon a belső kommunikáció, lehetővé váljon a

pontjából az információs rendszerek alapvető

folyamatos kapcsolattartás, információ-megosztás

fontosságúvá váltak. Az információtechnológia

a Centrumon belül és a külső partnerekkel is.

fejlettségének mai szintjén az intézmények működése ugyanis egyre inkább ráépül az információs

Kiadványunkban az elmúlt két év legjelentősebb

és kommunikációs rendszerekre.

informatikai fejlesztéseit mutatjuk be. Ismertetjük a Centrum új portálcsaládjának azokat a funkcióit,

Ennek szükségességét felismerve a Centrum

amelyek a magyar felsőoktatás portálrendszerei-

vezetése 2007 őszén „Modern informatikai

ben jelenleg az egyediségét biztosítják. Bemutat-

eszközökkel az Agrár- és Műszaki Tudományok

juk Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszerünket,

Centrumában” címmel egy nagy ívű projekt

melynek létjogosultsága mára már megkérdő-

koncepcióját fogadta el, kijelölve a fejlesztés

jelezhetetlen. A projekt céljai között szerepelt az

irányait. Fő célkitűzésünk egy olyan korszerű

elektronikus ügyintézés teljes körű kiterjesztése.

információs rendszer kialakítása volt, amely

Ennek első lépéseként készült el az e-Szabadság

6

CENTRUMELNÖKI A JÁNL ÁS

Nyilvántartó Rendszerünk, valamint az elektronikus

A Centrum vezetése kiemelt figyelmet fordít

munkaidő-igazoló lap fejlesztésünk.

informatikai rendszerének biztonságos üzemeltetésére, a technikai feltételek biztosítására. A már

Fontosnak tartjuk, hogy végzett hallgatóinkkal

bevezetett HelpDesk információs rendszer bizto-

a végzést követően is fenntartsuk a kapcsolatot.

sítja a Centrum valamennyi dolgozója részére a

Ezért már a beiratkozáskor minden hallgató részére

felmerülő problémák gyors megoldását, az infor-

biztosítjuk azt a Microsoft Live@EDU csomagon

matikai eszközök karbantartását, javítását.

alapuló szolgáltatást, amely megbízható postafiókkal és egységes e-mail címmel látja el hallgatóinkat.

Kiadványunk célja, hogy minden érdeklődő számára

A hallgatók a végzést követően megtarthatják pos-

bemutassuk új rendszereink működését, felépítését,

tafiókjukat, így intézményünkkel aktív kapcsolatban

illetve kapcsolatát más rendszerekkel.

maradhatnak.

Remélem, hogy új informatikai fejlesztéseink felkeltették figyelmét.

Debrecen, 2009 szeptember

Prof. Dr. Nagy János centrumelnök


7

A DE Agrár- és Műszaki Tudományok Centrumának (AMTC) információs portálja A PORTÁL

ezt a területet. A modern kor kihívásaira adandó

A Debreceni Egyetem Agrár- és Műszaki Tudo-

válaszok között előkelő helyet foglal el az informa-

mányok Centruma az információtechnológia

tikai fejlesztések által kínált lehetőségek tárháza, a

rohamos fejlődése óta kiemelt prioritással kezeli

Centrum jelentős potenciált lát ebben.

A DE Agrár- és Műszaki Tudományok Centrumának (AMTC) információs portálja

8

A POR TÁL

Az AMTC már a kezdetek óta rendelkezett inter-

nak. Már a portálrendszer tervezésekor megfogal-

netes megjelenéssel, és számos, a hallgatók és az

mazódott az az igény, hogy a korábbi rendszerek

itt dolgozók munkáját segítő webes alkalmazás

működése során felhalmozott tudást ötvözzük

köthető a Centrumhoz. A szervezeti egységek,

egy teljesen egységes rendszerbe, amely képes

karok, kutatóintézetek és tanszékek információs

együttműködni a már meglévő alkalmazásokkal,

weboldalai mind más-más struktúrát mutattak,

és ezt egészítsük ki a legmodernebb információs

más volt a megjelenésük, és más szolgáltatást

portálok szolgáltatásaival.

nyújtottak mind a hallgatóknak, mind a dolgozókA DE Agrár- és Műszaki Tudományok Centrumának (AMTC) információs portálja

A POR TÁL

9

Így az új portál kialakítása során fontos volt, hogy a Centrum szervezetei önálló megjelenéssel, önálló struktúrával rendelkezzenek, mindezek mellett azonban az is kiemelt igényként fogalmazódott meg, hogy önállóságuk mellett a portál egy egységes egészet alkosson. A 2009 júniusában elkészült portálrendszerben a Centrum minden egyes szervezeti egysége mind megjelenésben, mind felépítésében úgy illeszkedik a teljes szervezet konvencióihoz, hogy mégis rendelkezik saját arculattal. A DE Agrár- és Műszaki Tudományok Centrumának (AMTC) információs portálja

10

EGYÜT TMŰKÖDÉS MÁS RENDSZEREKKEL

A portálcsalád technikai szintű adminisztrációja,

Alapkérdés volt a rendszer felhasználóinak

jóváhagyási rendszere egy kézben − legalábbis

(a Centrum összes hallgatójának és dolgozójának)

bizonyos jogosultsággal rendelkező csoport vagy

adatbázis-kezelése. A hallgatók nyilvántartására

csoportok kezében − összpontosul. Így nem

megoldást a hallgatói nyilvántartó-rendszer jelen-

szükséges minden szervezetnek saját portált

tett. Az új portálrendszer számára elengedhe-

fenntartania, külön üzemeltetési és karbantartási

tetlen volt, hogy a portál különböző funkcióihoz

személyzettel. Ennek következménye, hogy ma

szükséges dolgozói adatokat valamilyen adatbá-

már a Centrum teljes szervezete egységesen és

zisból nyerje. Bár a dolgozók nyilvántartására is

naprakészen jelenik meg az online csatornákon.

van egységes egyetemi rendszer, ám a fejlesztési koncepcióban megfogalmazásra került rend-

A portálcsalád számos olyan funkcióval rendelkezik,

szerekhez szükséges adatok ebből a rendszerből

amelyek egyedivé teszik azt a magyar felsőoktatási

nem nyerhetőek ki teljes körűen.

intézmények portál-rendszerében. A hagyományos funkciók mellett az egyediségét azoknak az új fej-

Fontos cél volt, hogy olyan rendszert építsünk,

lesztéseknek köszönheti, amelyeket a rendszer integ-

ami megfelel a legújabb kor kihívásainak, könnyen

ráltságából fakadóan tudtunk elkészíteni.

kezelhető, áttekinthető, amelynek alrendszerei „kiszolgálják” egymást, és mozaikként összeállva megfelelnek a megfogalmazott igényeknek.

Együttműködés más rendszerekkel

A Centrumban a dolgozói adatok tárolásának egyik alternatív eszköze a Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer (HNYR), amely az informatikai

A 2007 őszén indult „Modern informatikai eszközök-

fejlesztéseink egyik első lépéseként készült el.

kel az Agrár- és Műszaki Tudományok Centrumában”

Ez a rendszer már úgy lett tervezve, hogy min-

projekt egy olyan többéves munkát jelentő kon-

den olyan adat tárolható legyen adatbázisában

cepció megalkotásával kezdődött, amelyben a

(és csak ebben), amely a centrum jelenlegi és

vezetés a Centrum működésének szinte teljes egé-

jövőbeni informatikai fejlesztéseihez szükséges

szére vonatkozóan fogalmazta meg az informatikai

adatokat is tartalmazza.

előrelépések tervezetét. Segítségével kerültek kialakításra a portál oldalain A koncepció megalkotásakor egyértelmű volt,

az oktatók és kutatók személyes weblapjai, a pub-

hogy az új portálnak együtt kell működnie a Cent-

likációkereső és a kompetenciakereső funkciók,

rum már meglévő rendszereivel és a későbbiek-

amelyek egyedivé teszik az újonnan kialakított

ben fejlesztendő rendszerekkel is.

portálcsaládot.


CENTRUM POR TÁL Több rendszer párhuzamos működése felveti az

11

Centrum Portál

egységes authentikáció kérdését. Nem nehéz saját magunk esetében egy leltárt készíteni, hogy

A külső portál a Centrum internetes arculata a kül-

mindennapi életünkben hányféle felhasználói

világ felé. Szerepe egyre fontosabb, hiszen a hall-

nevet, jelszót használunk. Ha ez mindig bővülne

gatókért folyó versenyben óhatatlanul is hátrány-

egy-egy informatikai fejlesztés során egy-egy

ba kerül az az intézmény, amely nem helyez elég

újabb megtanulandó jelszóval, akkor ezek egy idő

hangsúlyt az internetes megjelenésre. A portálnak

után kezelhetetlenné válnának. Kivéve, ha pl. az

tükröznie kell azt, hogy a hallgatók magas színvo-

informatikai rendszerek alkalmazásánál ugyanazt a

nalú képzésben részesülnek, kulturált, XXI. századi

jelszót használjuk.

igényeknek megfelelő körülmények között.

A megoldást az Egyetemi Hálózati Azonosító adta,

Ahhoz, hogy „el lehessen adni” a szolgáltatásokat,

mely mögött egy − többek között az Egyetem

biztosítani kell, hogy a hallgatók minden, a dön-

tanulmányi rendszerének authentikációját meg-

téshez szükséges információt megtaláljanak az

oldó − LDAP szerver áll. Így a felhasználók ugyanazt

erre szolgáló internetes felületen.

a jelszót használhatják a Portál, a Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer, a Szabadság Nyilvántartó

A portál naprakészsége, életszerűsége úgy biz-

Rendszer, a Neptun és még számos rendszer és

tosítható legjobban, ha az információk felvitele,

szolgáltatás eléréséhez, megkönnyítve ezzel a

karbantartása minél közelebb van azok keletkezési

jelszavak és felhasználói nevek megjegyzését és

helyéhez. A portál kialakításakor nagy hangsúlyt

karbantartását.

fektettünk az üzemeltetési kérdésekre is. A portálhierarchia legmagasabb szintjén lévő fedőportál tartalmazza mind a „hagyományos”, mind az egyedileg fejlesztett portálalkalmazásokat, és kapuként funkcionál a centrum összes szervezeti egységének oldalaira. Jelen kiadványunkban azokat az alkalmazásokat, megoldásokat mutatjuk be (oktatók/kutatók személyes weblapjai, kompetenciakereső és publikációkereső alkalmazás), amelyek egyedivé teszik a Centrum új portálját.


12

SZEMÉLYES WEBL APOK

Személyes weblapok

A személyes weblapok az alapinformációkat (név, elérhetőség, e-mail cím, tudományos fokozat,

Az oktatói/kutatói információkat tartalmazó por-

beszélt nyelvek, kutatási terület, témavezetés stb.)

tálcsalád célja, hogy a Centrum oktatóit/kutatóit

a Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer segít-

bemutassa, a hallgatókkal való könnyebb kapcso-

ségével tudják megjeleníteni. Az oktatói/kutatói

lattartást segítse. Bár az oktatók/kutatók szemé-

oldalak szerkeszthetőek is, a felhasználók létrehoz-

lyes weblapjai mind megjelenés, mind felépítés

hatnak új menüpontokat és oldalakat, tölthetnek

szempontjából egységes szerkezetűek, a „Saját

fel saját anyagokat, amelyeket akár letölthetővé is

oldalak” menüpont segítségével mégis megjele-

tehetnek.

níthetők az egyedi tartalmak is.


INFORMÁCIÓTAR TALOM SZÉLESKÖRŰ MEGJELENÍTÉSE

13

Információtartalom széleskörű megjelenítése A portálrendszerben tárolt információk megtalálását, illetve azok megjelenítését több, különböző szemléletben elkészített kereső is segíti. Az általános szabadszavas kereső mellett, amely a portál teljes tartalmában tud keresni, elkészültek a már többször egyedi alkalmazásként emlegetett ún. kompetenciakereső és publikációkereső alkalmazások.


14

KOMPE TENCIAKERESŐ

Kompetenciakereső

közül a számukra − adott keresési feltételeknek megfelelő − kompetens személyt, de a Centrum

A kompetenciakereső alkalmazás célja a Centrum

egységeinek is megfelelő adatbázisul szolgálhat

intézményeiben fellelhető tudás, szakmai képes-

például pályázatokhoz szükséges információk

ségek láthatóvá tétele.

összeállításakor.

A kompetenciakereső alkalmazás segítségé-

A kompetenciakeresőben elindított keresést

vel akár a diákok, akár a külső üzleti partnerek

követően a találati lista egy névsort ad ki, melyre

könnyedén megtalálhatják a Centrum dolgozói

kattintva navigálhatunk az oktatói oldalra.


PUBLIK ÁCIÓKERESŐ

Publikációkereső

15

felhasználók dokumentálhassák saját publikációs tevékenységüket, és azt a vezetők megtekinthes-

A portál nemcsak a kompetenciakeresőben és

sék (zárt rendszer lévén a hallgatók és más érdek-

a személyes adatlapokon használ fel egy másik

lődők számára egyébként sem elérhető). Így ké-

rendszerben (HNYR) tárolt adatokat, hanem egy

zenfekvő volt egy ilyen funkció kialakítása, mellyel

bárki által elérhető keresőfelületet is biztosít a

bárki − a megfelelő keresési feltételek megadása

rendszerben felhalmozott publikációk meg-

után − kereshet a HNYR publikációs adattárában,

kereséséhez. A HNYR maga nem tartalmaz ilyen

az oktatók/kutatók pedig saját weblapjaikon ke-

funkciót, abban csak arra van lehetőség, hogy a

resztül közzé is tehetik publikációikat.


16

PUBLIK ÁCIÓKERESŐ A keresés eredményeképpen a feltételeknek megfelelő publikációs lista áll elő. Amennyiben a hozzá tartozó állomány is rendelkezésre áll, le is tölthető.


17

A Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer (HNYR) bemutatása A Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer gondolata

ható lehetőségeket kínáljon a fiatal, tehetséges munkavállalók részére. Különösen nagy kihívás ez a felsőoktatásban.

Az emberi erőforrással való gazdálkodás koncepciójának kidolgozása évek óta napirenden volt a Debreceni Egyetem Agrár- és Műszaki Tudományok Centrumának vezetése előtt. Felelős döntések meghozatala ugyanis nem lehetséges, ha a döntéshozók nem rendelkeznek az ehhez

A kidolgozásra került stratégia megvalósításának első lépéseként fogalmazódott meg az igény, hogy az AMTC minden munkatársára vonatkozóan humán-erőforrás felmérést kell készíteni, amelyet naprakészen kell tartani.

szükséges információkkal. A Centrum vezetése 2007 őszén célul tűzte ki, hogy a már több éve napirenden lévő humánerőforrás gazdálkodásra vonatkozóan kialakítsa humánpolitikai stratégiáját és megvalósítsa ezzel kapcsolatos elképzeléseit. Ennek a stratégiának a célja, hogy mind rövid-, mind hosszútávon megoldást keressen a felmerülő legfontosabb humánpolitikai kérdésekre.

A gondolat megvalósulása: célszoftver fejlesztése Az üzleti, gazdasági világban egyre több vállalat dönt úgy, hogy saját belső problémáit, felmerülő igényeit az informatika segítségével, célszoftverek fejlesztésével próbálja megoldani. Ha a problémára létezik valamilyen már elérhető piaci vagy szabad termék, kérdés, hogy az mennyire illeszke-

A stratégiának fontos elemét képezi a humán-erő-

dik a vállalat igényeihez, mennyire adaptálható, és

forrás fejlesztés területén egyre divatosabb foga-

ennek milyen költségei vannak. Ha a problémára

lom: a karriertervezés. A munkavállaló számára

nem létezik szoftver, akkor a probléma megoldása

fontos, hogy fejlődési és érvényesülési lehetősé-

mindenképp saját fejlesztést igényel. Ha már időt

get, megfelelő perspektívát lásson a munkahe-

és energiát fordít valaki valamilyen koncepció

lyén. A munkáltatónak pedig elemi érdeke, hogy a

kidolgozására, adódik a kérdés, hogy érdemes-e

karrierfejlesztési irányokat meghatározva elfogad-

piaci szoftvert készíteni.


18

A HUMÁN-ERŐFORR ÁS NYILVÁNTAR TÓ RENDSZER KONCEPCIÓJA

A Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer koncepciója

2008 elején elkészült az AMTC Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszerének koncepciója egy olyan rendszer víziójaként, amely interaktív, komplex

A felsőoktatási intézmény számára a gazdasági,

jogosultsági rendszerrel rendelkező sok-fel-

társadalmi és környezeti változások egyre inkább

használós webalkalmazás. A rendszer feladata,

jelentős fordulatokkal, egyre több és komplexebb

hogy a humánpolitikai stratégia kialakítása során

kihívásokkal jellemezhető jövő felé mutatnak.

kidolgozott humán-erőforrás felmérés kérdéseit

Már évekkel ezelőtt megkezdődött a harc a hall-

a centrum dolgozói egy böngészőben futtatható

gatókért, most pedig újabb jelentős kihívással

alkalmazás segítségével, űrlapok kitöltésével vá-

kell szembenézni: a gazdasági válság hatása és

laszolhassák meg, majd a feltöltött adatok igény

következményei új irányvonal kialakítására kény-

szerint riportolhatóak és statisztikák készítésére

szeríthetik az intézményeket.

alkalmasak legyenek.

A változásokra minden egyetemnek, főiskolának

Fontos elvárás volt, hogy a rendszer biztosítson

fel kell készülnie úgy, hogy közben eleget kell ten-

olyan eszközöket, melyek javítják a felhalmozott

ni a színvonalas oktatási, kutatási, szaktanácsadási

adatok áttekinthetőségét, segítik az adatok vi-

stb. feladatok elvégzésének is.

zualizációját, csoportosítását, valamint segítik a felhalmozott adattömegből az információk, az

Nemcsak a fentebb említett okok indokolják,

összefüggések és a tudás kinyerését, segítve ezzel

hanem az élesedő gazdasági verseny hatása is

egyfajta vezetői döntéstámogatást.

megköveteli, hogy minden intézmény olyan „vállalatirányítási rendszert” működtessen, ami kezelni tudja a gyors változásokat, hiszen a környezethez

A rendszer adatai

való alkalmazkodás és a siker érdekében folyamatosan újabb és újabb stratégiai megoldásokat kell

A Centrum minden dolgozójának feladata, hogy

alkalmazni. Ezek olyan informatikai hátteret igé-

a rendszer által kért adatokat megadja, és azokat

nyelnek, amely − a rendszer pontos adminisztratív

naprakészen tartsa. A feltöltendő adatok három

tevékenysége mellett − a döntéshozók munkáját

jól elhatárolható részből állnak.

segíti, mivel a tényszerű, pontos, gyors adat- és információ szolgáltatás alapvető elvárása az intéz-

A személyes adatokat a felhasználók csak egyszer

mény vezetőinek, a piaci szereplőknek. Ebben a

töltik ki, a karbantartásuk folyamatos és az adatok

humánerőforrás-menedzsmentnek kiemelt szere-

változásához kötött. Ezek az adatok a szigorú érte-

pe van, éppen úgy, mint egy vállalat esetében.

lemben vett személyes adatokon túl tartalmazzák


A RENDSZER ADATAI

19

a végzettségre vonatkozó információkat, a nyelv-

zott humán-erőforrás felmérés kérdéseinek rend-

ismeretre, az elérhetőségre, a díjakra, kitünteté-

szerbeli interpretációját tartalmazzák. A felmérés

sekre és a közéleti tevékenységekre vonatkozó

kérdéseinek összeállításakor fő cél volt az is,

adatokat.

hogy beépítésre kerüljenek mindazon kérdések, amelyekre adott válaszokból a vezetők a külön-

A rögzítendő adatok egy másik részét az egy-egy

böző statisztikai adatszolgáltatásoknak egyetlen

tanév megadott félévére vonatkozó oktatási, ku-

gombnyomással eleget tudnak tenni. A kérdések

tatási tevékenységhez kapcsolódó adatok képe-

a felhasználók oktatási, kutatási adataira, vezetői

zik, melyeket a felhasználóknak minden félévben

és pályázati tevékenységükre vonatkoznak, és

meg kell adniuk. Ezeken az oldalakon található

ezeken az oldalakon kerülnek rögzítésre a fel-

kérdések a koncepció megalkotásakor létreho-

használók jövőbeli tervei is.


20

A RENDSZER ADATAI

A feltöltendő adatok harmadik csoportját a pub-

a publikációs adattárral szemben támasztani.

likációs tevékenységre vonatkozó információk

Az egyik a Magyar Tudományos Akadémia Köztes-

jelentik. Ezeket az adatokat az első feltöltés után

tületi Publikációs Adattárával való együttműködés

mindig akkor célszerű kiegészíteni, amikor újabb

lehetősége. A köztestületi tagok számára ennek

publikáció születik, biztosítva ezzel az adatok nap-

használata kötelező, így saját rendszerünk meg-

rakészségét.

alkotásánál ez a rendszer szolgált referenciául. A mindkét rendszerben megtalálható export és

A publikációs adattár kidolgozásánál fontos szem-

import funkciók segítségével egyszerűen megold-

pont volt, hogy a felhasználókat megkíméljük

ható a rendszerek közötti adatcsere. A másik fon-

attól, hogy adataikat több helyen tárolják. Ebben

tos követelmény az import funkció kialakítása volt.

az esetben azonban nemcsak a saját rendszereink

Sokan tárolták publikációikat valamilyen táblázat-

közötti átjárhatóságot kellett biztosítani, hanem

kezelő szoftver segítségével, így elengedhetetlen

fel kellett mérni, hogy ki, milyen módon tárolja

volt egy olyan felület kialakítása, ahol könnyedén

publikációit és azokról milyen adatokat tart

importálhatóak ezen táblázatok.

nyilván. Két nagyon fontos követelményt kellett A Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer (HNYR) bemutatása

A RENDSZER ADATAI

21

Az adatok mindhárom csoportjához tartozik egy-egy nyomtatható adatlap, melyet a felhasználók megtekinthetnek és kinyomtathatnak.


22 A RENDSZER LEÍR ÁSA, VEZE TŐI ESZKÖZÖK

A rendszer leírása Az alkalmazást különböző szerepkörökön keresztül lehet elérni. Attól függően, hogy a felhasználó

a jogosultsággal a Centrum vezetői, a dékánok, a tanszékek, a Kutatási és Innovációs Központ, illetve a karközi egységek vezetői rendelkeznek.

milyen szerepkörbe tartozik, más és más szolgálta-

A szerepkörök közül a legtöbb joggal az admi-

tások érhetőek el számukra.

nisztrátor rendelkezik, aki szervezeti egységtől

A legkevesebb jogosultsággal az egyszerű felhasználók rendelkeznek, akiknek csak arra van lehetőségük, hogy kitöltsék, karbantartsák és szükség esetén nyomtassák saját adatlapjaikat, feltöltsék a publikációs adattárba saját publikációik adatait. Ebbe a szerepkörbe tartozik a Centrum összes dolgozója.

független. Az ő feladata a rendszer naprakészen tartása (új felhasználók felvétele, távozók törlése), a felhasználók segítése a rendszer használatában. Az adminisztrátor kiváltsága továbbá, hogy a rendszer naplóbejegyzéseit megtekintheti, ezek alapján pontosan nyomon követhető, hogy egy-egy felhasználó mikor lépett be a rendszerbe, és ott milyen tevékenységet végzett. Adminisztrátori jogosultság-

A Centrum vezetői magasabb jogokkal rendelkez-

gal lehetőség van arra is, hogy a humán-erőforrás

nek. Saját adatlapjaik feltöltésén túl lehetőségük

felmérés egyes kérdéseire adható „válaszokat” prog-

van megtekinteni a szervezeti hierarchiában alattuk

ramozói beavatkozás nélkül módosítsa.

elhelyezkedő összes dolgozó adatlapját, publikációs listáját. Riportokat és statisztikai kimutatásokat kérhetnek pl. a szervezeti egységük összetételéről,

Vezetői eszközök

az oktatók óratartási adatairól, a kutatók kutatási

A Centrum, a karközi egységek, a Kutatási és

tevékenységéről, a megadott karriertervekről. Ezzel

Innovációs Központ, a karok és a tanszékek veze-


A HNYR RIPOR TJAI

23

tői, felelős döntéshozói rendelkeznek a vezetői

lehetőséget biztosítanak arra, hogy a vezetők

eszközök láthatóságának jogával. Ezen eszközök

más perspektívából szemléljék a rendszerben fel-

segítségével kereshető és megtekinthető egy-

halmozott adatokat, átfogóbb képet kapva ezzel a

egy szervezeti egység dolgozóinak adatlapja,

humán-erőforrás állományról.

a riportok és statisztikák segítségével átfogóan vizsgálható a szervezeti egység egésze, folyama-

A rendszerben a riportolás nem más, mint para-

tos képet adva ezzel az adott szervezeti egység

méterezhető lekérdezések strukturált rendszere.

humán-erőforrás állományáról, annak munkájáról,

A vezető néhány lépésben kiválaszthatja, hogy az

összetételéről, támogatva a dolgozói állományt

adatlapokon található adatok közül mely adatok-

érintő döntések meghozatalát.

ról szeretne riportot látni. Ha kiválasztotta a megfelelő riportot, paraméterezheti azt: feltételekkel

A HNYR riportjai

szűkítheti a lekérdezés eredményeit. A lekérdezés

A Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer

egyetlen gombnyomással PDF állományba is ex-

rendelkezik riportolási lehetőséggel. A riportok

portálhatja azokat.

eredményeit megtekintheti a böngészőben, de


24

A HNYR RI POR TJAI


A HNYR STATISZTIK ÁI

25

Az egyes szervezeti egységek vezetői minden

sekre vonatkozó adatokra szeretne riportot látni.

esetben csak a saját szervezeti egységükre ké-

Második lépésként a szerződések adataira vonatko-

szíthetnek riportokat, abban az esetben, ha egy

zó lekérdezések közül kiválasztja a „Lejáró szerző-

vezető magasabb jogosultággal rendelkezik és

dések” nevű riportot, majd végül megadja a riport

több szervezeti egység és alegység is látható

paramétereit (pl. milyen határidővel szeretnénk a

számára, akkor a paraméterek megadásánál kell

szerződések lejáratát vizsgálni). Ezek után egyetlen

kiválasztani, hogy mely szervezeti egység vagy

gombnyomással láthatóvá válik az eredmény.

egységek adatait szeretné felhasználni az adott lekérdezésben. Riportok készíthetők a személyes adatlapok adataira és a féléves adatlapokra. A lekérdezések segítségével vizsgálható például az egyes oktatási egységek óraterhelése, de könnyedén készíthetünk riportot arról is, hogy kik azok az alkalmazottak, akiknek egy adott határidőn belül lejár a Centrummal kötött szerződése.

A HNYR statisztikái A riportok mellett statisztikákat is készíthetnek a szervezeti egységek vezetői. A statisztikák a riportokhoz hasonlóan paraméterezhető lekérdezések strukturált rendszerét jelentik. A különbség az, hogy a statisztikák más jellegű vizsgálatokat segítenek, és minden esetben kiegészülnek va-

A riportolás kialakításánál fontos szempont volt, hogy a vezetők egyszerű és áttekinthető funkciót kapjanak, néhány másodperc alatt elkészíthető legyen és ne igényeljen semmilyen plusz ismeretet. A lejáró szerződéseket megjelenítő riportot mindössze három lépésben elkészítheti egy vezető. Első lépésként kiválasztja, hogy a személyes adatokon belül a szerződéA Humán-erőforrás Nyilvántartó Rendszer (HNYR) bemutatása

26

EGYÉB TUDNIVALÓK A HNYR RENDSZERRŐL

lamilyen vizualizációs eszközzel (pl. kör és oszlop

kész információkkal szolgáljon az emberi erőforrás

diagramokkal).

állományáról, tervezhetővé téve azt.

A statisztikákat leggyakrabban akkor használhat-

A felhasználók szempontjából fontos, hogy adata-

juk, ha a szervezeti egységet valamilyen összeté-

ikat biztonságban tudják, ezért a rendszer bizton-

tel, vagy teljesítmény szerint szeretnénk vizsgálni,

ságára a kezdetektől komoly hangsúlyt fektettünk.

vagy összehasonlítani más szervezeti egységekkel.

A szoftver saját biztonsági megoldásait tovább

Vizsgálhatjuk a szervezeti egységünket az alkal-

fokoztuk azzal, hogy a rendszer csak az egyetem

mazottak valamilyen személyes adata szerinti

területéről érhető el, megóva a külső támadások

összetétel alapján, de összehasonlíthatjuk egy kar

lehetőségétől.

tanszékeinek óraterhelését is.

Saját modellünket a felsőoktatási intézmények szintjéig absztraháltuk, így ha az egyetem más

A statisztikák készítése teljesen analóg módon

centrumának vagy akár más egyetemeknek is ha-

történik a riportokéval, a vezető néhány lépésben

sonló igényei lennének, akkor könnyedén adap-

kiválaszthatja, hogy miről szeretne statisztikát

tálható lenne mások számára is a rendszer.

készíteni, és a paraméterek megadása után megtekintheti azt.

A szoftver fejlesztésével párhuzamosan elkészült egy saját belső szabályzat, amely rendelkezik a HNYR használatáról, a felhasználói

Egyéb tudnivalók a HNYR rendszerről

jogokról, a különböző helyzetekben követendő eljárásokról. A szabályozás feladata, hogy működtetésében, használatában és fejlesztésében

A DE AMTC vezetése fontos szempontnak tartja,

olyan eljárásokat írjon elő, amelyek a lehető

hogy a HNYR felhasználói számára minél szélesebb

legjobban biztosítják a HNYR felhasználói kö-

körű lehetőséget biztosítson internetes információ-

zössége számára a rendeltetésszerű használha-

források eléréséhez, valamint folyamatosan bővülő

tóságot. Ezen belül meghatározza az üzemel-

szolgáltatásaival segítse az oktatási-kutatási tevé-

tetők és a felhasználók jogait és kötelességeit,

kenységet, és a Centrum vezetése számára napra-

kijelöli felelősségük határait.


27

A Szabadság Nyilvántartó Rendszer (SZNYR) bemutatása A Szabadság Nyilvántartó Rendszer gondolata

Az alkalmazás Az alkalmazás feladata, hogy lehetőséget biztosít-

A Centrum a „Modern informatikai eszközökkel

son az AMTC adott szervezetében dolgozó mun-

az Agrár- és Műszaki Tudományok Centrumában”

katársak szabadságának korszerű nyilvántartására

projekt keretén belül célul tűzte ki, hogy az

és nyomon követésére, segítve a szabadságolás

elektronikus ügyintézést minden olyan területre

tervezésének folyamatát, megkönnyítve az ezzel

kiterjeszti, ahol a folyamatok leképezhetőek oly

járó adminisztratív tevékenységet és minimálisra

módon, hogy az informatika segítségével a papír-

csökkentve a papír alapú ügyintézést.

alapú ügyintézés kiiktathatóvá válik. Nem titkolt szándékunk ezzel a környezettudatos működésre

Az alkalmazás elérése

való fokozatos átállás. Az elektronikus szabadság-nyilvántartás és elektronikus munkaidő-igazoló lap fejlesztés egy fon-

Az alkalmazás a portálon keresztül érhető el, a fel-

tos lépés az e-ügyintézés kiterjesztésében.

használók LDAP azonosítójukkal léphetnek be a rendszerbe.

Az alkalmazás bevezetésének fő célja a pontos és naprakész szabadság-nyilvántartás, amely segít-

A belépés után a képernyő egyben statisztikai

ségével egy szervezet vezetői a rendelkezésre álló

adatokkal is szolgál, megjelenítve az adott évre

emberi erőforrásokat és erőforrásigényeket egyben

kivett és maradék szabadságokat, azok típusát,

látva egyszerűen tervezhetik a szabadságolásokat.

státuszát. A rendszer a törvényi előírásoknak meg-

Az új fejlesztés segítségével csökken és rugalma-

felelően képes arra, hogy az előző évről áthozza

sabbá válik a papír alapú ügyintézés, amelyhez a

(ha van megmaradt szabadság) a rendes szabad-

rendszer által generált, elektronikusan rendelkezés-

ság egynegyed részét, majd elsőként a szabadság

re álló munkaidő-igazoló lap is hozzájárul.

kivételekor ezt kezdi leépíteni.


28

A Z ALK ALMA Z ÁS ELÉRÉSE


SZ ABADSÁGOK IGÉNYLÉSE

Szabadságok igénylése

29

fizetés nélküli, betegszabadság, tanulmányi szabadság) egy legördülő mezőből választható ki, a

Az alkalmazás ezen funkciója rendkívül egyszerű-

napok számát pedig az alkalmazás számolja ki, így

en kezelhető, felhasználóbarát jellegéből adódóan

azzal a felhasználónak nem szükséges foglalkozni.

használatához nem szükséges mély informatikai

A szabadság igénylésekor megadható egy üzenet,

ismeret. A szabadságigény rögzítéséhez meg kell

melyet a szabadságot elbíráló vezető a szabadság

adni a tervezett szabadság kezdetét és végét.

igényléssel együtt fog megkapni.

Könnyíti a folyamatot egy megjelenő naptár,

Eközben az alkalmazás a háttérben ellenőrzi az

ahonnan gyorsabban ki lehet választani a kívánt

időbeli ütközéseket. Nem lehet szabadságot igé-

napokat. A szabadság időtartama mellett meg kell

nyelni nem érvényes napokra, táppénz időszakára

adni a szabadság típusát. A szabadság típusa (pl.

vagy másik szabadság időtartamára.


30

HELYE T TESÍTŐ SZEMÉLYEK MEGJELÖLÉSE

A rendszer kezeli az ünnepnapokat, hétvégéket,

Munkaidő-igazoló lap

és azt is figyeli, hogy a rendelkezésre álló szabadságnapok számánál több napot ne lehessen

Az alkalmazás másik fő célja a papír alapú ügyin-

igényelni. Az igénylés véglegesítése után a veze-

tézés csökkentése, a munkaidő-igazoló lap elekt-

tő e-mail formájában értesül, hogy alkalmazottja

ronikus előállítása. Ez a lap összesíti a felhasználó

szabadságot igényelt. A vezető feladata az igény-

munkájával kapcsolatos tevékenységeket pl. a

lés elbírálása, engedélyezése vagy elutasítása.

ledolgozott munkanapokat, túlórákat, pótlékokat,

Maga a felhasználó is e-mail üzenetben értesül

távolléteket.

szabadsága elbírálásáról. Az adatokat előre kitölti az alkalmazás, tehát az

Helyettesítő személyek megjelölése

űrlapba bekerül a felhasználó neve, beosztása, aktuális dátum, valamint a jóváhagyott szabadságok is automatikusan megjelennek. A felhasználónak csupán a ledolgozott óráit kell rögzítenie oly

Bárkivel megeshet, hogy − baleset, vagy egyéb

módon, hogy ellenőrzi, javítja az érkezés, távozás

nem várt esemény miatt − nemcsak személyesen,

mezőket. A két időpontból az alkalmazás már ma-

hanem még elektronikusan sem tud szabadságot

gától kalkulálja a ledolgozott órákat és megjeleníti

igényelni. Emiatt lehetősége van minden fel-

az arra hivatott mezőben. A ledolgozott órákat

használónak megjelölni maximum két személyt

összesíti, így látható a ledolgozott órák száma napi

− akik szintén a rendszer felhasználói −, hogy ők

és havi bontásban. A felhasználók nyomtathatják,

is elvégezhessék az adminisztratív jelentéseket az

vagy PDF formátumban el is menthetik saját mun-

adott felhasználó helyett. Ez a funkció hasznos

kaidő-igazoló lapjukat.

lehet a vezetés számára, akik az ilyen adminisztratív feladatok elvégzésére más kollégák segítségét kérhetik, így a vezető átruházhatja a tennivalókat.


MUNK AIDŐ -IGA ZOLÓ L AP

31


32

A Z ALK ALMA Z ÁS SZEREPKÖREI

Az alkalmazás szerepkörei

Minden felhasználó a jogosultságának megfelelő menüpontokat látja, tehát a felület szerepkörön-

Az alkalmazást különböző szerepkörökön (jogo-

ként egy kissé eltér.

sultságon) keresztül lehet elérni. Egy felhasználó akár több szerepkörhöz is hozzárendelhető, és az

A rendszerbe beépítésre került egy naptár, mely-

induláskor kialakított szerepkörök a későbbiekben

nek funkciója, hogy a felhasználók vizuálisan

módosíthatók.

könnyen áttekinthessék a szabadságaikkal kapcsolatos bejegyzéseket.

Az alábbi jogosultságok kerültek definiálásra: Felhasználó, Vezető, Adminisztrátor, Alkalmazás adminisztrátor.


FELHASZNÁLÓ SZEREPKÖR, VEZE TŐ SZEREPKÖR

33

Felhasználó szerepkör

Vezető szerepkör

A felhasználói szerepkör magában foglalja az

Adott szervezeti egység vezetője (és annak tá-

AMTC összes dolgozóját. Az ebbe a szerepkörbe

vollétében helyettese), aki a saját adatai mellett a

tartozó alkalmazottak igényelhetnek elektroni-

szervezeti egység munkatársainak az adatait is lát-

kusan szabadságot. A felhasználók kezelhetik

ja (pl. szabadság, táppénz), vezetői lekérdezéseket

saját szabadságaikat, és minden hónapban −

indíthat, valamint elbírálja a szervezeti egységen

a papíralapú helyett − elektronikusan, akár egy

belül keletkezett kérelmeket.

gombnyomással készíthetik el a munkaidő-igazoló lapjukat.

A vezetői jogosultság egyik fő célja a szabadságok elbírálása. A vezető belépésekor megjelenik a vezetői menü is, ahol megtekintheti a beosztottjaitól érkező kérelmek listáját, és azokat jóváhagyhatja vagy elutasíthatja. Mindkét esetben a kérelmező


34

ADMINISZTR ÁTOR SZEREPKÖR

elektronikus levélben értesítést kap a döntésről.

Adminisztrátor szerepkör

Jóváhagyás esetén a jóváhagyott szabadság adatai bekerülnek a naptárba.

Adminisztrátori szerepkörrel egy adott szervezeti egység adminisztratív dolgozója rendelkezik, aki

A vezetők számára lehetőséget kell biztosítani

naprakészen tartja az adatokat, szükség esetén ki-

arra, hogy átfogó képet kapjanak a szervezeti egy-

javítja a hibás adatokat, illetve rögzíti a modulban

ség állapotáról. Egy vezetői lekérdezéssel mindig

a táppénz adatokat.

láthatja, hogy ki mikor dolgozik, ki van szabadságon vagy táppénzen. Ennek megvalósítása egy

Az adminisztratív jogosultságon keresztül az

speciális naptár, melyben a szervezeti egység

adminisztrátor látja a saját szervezeti egységéhez

összes alkalmazottja és a hozzájuk tartozó összes

tartozó kollégák adatait, és hibás adatfelvitelek

esemény látható.

esetén képes az adatokat javítani, illetve rendkívüli esetekben adatokat felvinni.

Az egyes eseményhez rendelt színek segítik a naptár olvashatóságát. Ez a legmegfelelőbb mód-

A jogosultsággal együtt járó fő feladat a

ja annak, hogy egy vezető átlássa a rendelkezésre

munkaidő lejelentések karbantartása. Az ad-

álló emberi erőforrásokat és tervezhesse azt.

minisztrátor kiválaszthat a szűrhető listából

A különböző színek és az elrendezés segítségével

egy munkatársat (természetesen csak olyan

a távollétek és azok aktuális státuszai könnyedén

munkatársat, aki ugyanabban a szervezeti egy-

áttekinthetővé válnak. Ezáltal egyrészről egy em-

ségben szerepel), és lekérdezheti a munkatárs

lékeztetőt is nyújt, hogy mely igényeket kell még

adott év, adott hónapjára kitöltött munkaidő-

elbírálni, másrészt az átláthatósága miatt segít a

nyilvántartó űrlapját. Az ebben szereplő adato-

szabadságtervezésben, hiszen hamar kitűnik, ha

kat megváltoztathatja, sőt ha valamilyen oknál

két kulcsfontosságú beosztott ugyanabban az

fogva egy korábbi hónapra vonatkozóan nem

időben kíván szabadságra menni.

készült munkaidő-lejelentés (hosszan tartó betegség miatt táppénzen volt az illető és nem volt helyettesítő személy, aki ezt megtehette volna helyette) az adminisztrátor kitöltheti az űrlapot. Az adminisztrátori jogosultsággal rendelkező személy feladata ellenőrizni, hogy − a szabályoknak megfelelően − az elektronikus munkaidő-igazoló


ADMINISZTR ÁTOR SZEREPKÖR

35


36

ALK ALMA Z ÁS ADMINISZTR ÁTOR SZEREPKÖR

lapok elkészültek-e a megadott határidőig. Egy-

kat, adatokat frissít a rendszerben. Ő koordinálja

szerű lekérdezéssel ellenőrizheti, hogy kik azok,

legfelsőbb szinten a szabadságigénylés rendsze-

akik nem véglegesítették az igazoló lapjukat, és

rét, tarja a kapcsolatot az összes szervezeti egység

figyelmeztethetik azokat a hiányosságok pótlásá-

adminisztrátori joggal rendelkező munkatársával.

ra. Az elkészített munkaidő-igazoló lapok minden hónapban elektronikus formában kerülnek meg-

A jogosultság fő célja a szabadságok − akár jóvá-

küldésre a Gazdasági Főigazgatóság Munka- és

hagyott is − utólagos módosítása. Ennek akkor

Bérügyi Főosztályára.

van jelentősége, ha a munkatárs által tervezett, és a vezető által jóváhagyott szabadság meghiúsul. Az alkalmazás adminisztrátor képes „belenyúlni” a

Alkalmazás adminisztrátor szerepkör

rendszerbe, és visszahozni a már szabadságra kiírt

Az alkalmazás adminisztrátori szerepkörrel rendel-

Szerepkörének másik meghatározó eleme a

kező személy végzi a szabadságengedélyezés

naptár karbantartása. Habár maga az alkalmazás

karbantartását, adminisztrálja a napok paraméte-

ellenőriz és figyeli a hétvégéket, ennek megfele-

reinek változását (pl.: fizetett ünnep), információ-

lően nem enged ezekre a pihenőnapokra sza-

napokat.


ÖSSZEGZÉS

37

badság igényt rögzíteni, azonban a rendkívüli

figyelembe véve a nyomtatási, szállítási és tárolási

munkanapokkal / munkaszüneti napokkal nem

költségeket is − hosszú távon komoly megta-

képes számolni. Így az alkalmazás adminisztrátor

karítást jelenthet a Centrum számára, másrészt

manuálisan frissíti a naptárat, és jelöli meg az

középpontba helyezi a környezettudatos gondol-

ünnepnapokat, rendkívüli munkanapokat. Ezáltal

kodásmód kialakítását.

elkerülhető, hogy egy felhasználó pl. Pünkösd hétfőre igényeljen szabadságot.

A rendszer segítségével hatékonyabbá és kényelmesebbé válik a szabadságigénylés folyamata, illetve a munkaidő-igazoló lapok kitöltése, hiszen

Összegzés

néhány kattintással az egész folyamat elvégezhető.

Az elektronikus Szabadság-nyilvántartó Rendszer

A szoftver fejlesztésével párhuzamosan elkészült

fejlesztése az első fontos lépés az e-ügyintézés

egy saját belső szabályzat, amely rendelkezik az

kiterjesztésében.

SZNYR használatáról, a felhasználói jogokról, a különböző helyzetekben követendő eljárásokról.

Az új fejlesztés segítségével lényeges mértékben

A szabályozás feladata, hogy működtetésében,

csökken a papír alapú ügyintézés. Az alkalmazás-

használatában olyan eljárásmódot adjon meg,

sal éves szinten az AMTC közel 700 dolgozójának

amely a lehető legjobban biztosítja az SZNYR fel-

tízezres nagyságrendű nyomtatott papír alapú

használói közössége számára a rendeltetésszerű

dokumentációja szűnik meg, amely egyrészt −

használhatóságot.


38

MAILHOSTING SZOLGÁLTATÁS

MailHosting szolgáltatás Az AMTC MailHosting szolgáltatást alakított ki a

A rendszer számos többletszolgáltatást is tartalmaz.

hallgatói részére. A Microsoft Live@EDU csomagján alapuló szolgáltatás megbízható postafiókkal

A Windows Live SkyDrive 25 GB jelszóval védett,

és egységes e-mail címmel látja el a hallgatókat,

bárhonnan hozzáférhető hálózati tárhelyet bizto-

biztosítva velük és számukra a gyors elektronikus

sít, amelyben megosztott mappák létrehozására

kommunikációt. A végzett hallgatók is megtart-

is lehetőség van, illetve az itt tárolt fájlok más Live

hatják a postafiókjukat, megkönnyítve a kapcso-

szolgáltatásokba is közvetlenül beilleszthetők.

latban maradásukat az intézménnyel.

Számos eszköz támogatja a manapság egyre fon-

A modern, nagy megbízhatóságú és rendelkezésre

tosabbá váló csoportmunkát. Az Office Live Works-

állású webes levelezőrendszer rendelkezik min-

pace a Microsoft Office „meghosszabbításaként”

den ma már megszokott és elvárható funkcióval,

biztosítja a dokumentumok hálózatra mentését,

amely mellett bőséges tárterületet (5 GB postafiók,

megosztását másokkal, sőt akár a programcsomag

10 MB-os levélméret) is biztosít. Az ismert Outlook

nélküli, böngészőből való hozzáférést is lehetővé

levelezőprogramhoz hasonlatos felhasználó él-

teszi. Az MS SharedView segítségével akár egyazon

ményt nyújtó felülete gyorsan elsajátítható és szín-

dokumentumban is dolgozhatnak egyszerre a

világa testre is szabható. Automatikus víruskeresés

résztvevők. A közismert LiveMessenger az on-line

növeli a levelezés biztonságát. A postafiók POP3

csevegésen túl és közben szintén alkalmas képek

protokollal és mobil eszközökkel is elérhető.

és dokumentumok küldésére és megosztására.

Az egymás közti kommunikációt segíti egy közös,

A LiveSpaces interaktív elemeinek szintén nagy

kereshető címjegyzék, amelyben az összes felhasz-

hasznát veheti a vállalkozó szellemű felhasználó.

nálón túl az oktatók címei és a központilag definiált

Az önkifejezést és az on-line megjelenést támo-

egyéb fontos címek is megtalálhatóak. A szolgál-

gatja a Win LiveSpaces, amellyel interaktív tarta-

tatásban kiemelt fontosságú a fejlett, megosztott

lom (blogok, fórumok) is könnyen létrehozható,

naptár funkció, amelyben azonnal látható, hogy

illetve a manapság oly népszerű fényképmegosz-

egy választott időpont egy adott célcsoportnak

tó szolgáltatás is.

megfelel-e, illetve automatikusan kezeli meghívók

A kapott azonosító egyéb Microsoft Live szolgál-

kiküldését és az erre érkezett visszaigazolásokat is.

tatásokhoz is használható, illetve már létező LiveID-k is hozzákapcsolhatók.

MailHosting szolgáltatás

39

HelpDesk funkció A Debreceni Egyetem Agrár- és Műszaki Tudomá-

A rendszer segítségével nemcsak pontosan tudjuk

nyok Centruma a modern informatikai fejlesztések

rögzíteni egy adott eszköz adatait vagy azt, hogy

sikeres megvalósulásának egyik zálogát abban

kihez tartozik, avagy ki használja, hanem nyomon

látja, hogy mennyire sikerül a technikai feltétele-

tudjuk követni azt is, hogy a javítás éppen melyik

ket biztosítania. A Centrumban bevezetésre ker-

fázisában, melyik üzemeltetési kollégánknál tart.

ülő HelpDesk információs rendszer segítségével

Nemcsak időpontokat tudunk vele rögzíteni,

minden AMTC dolgozó által telefonon bejelentett

hanem meg tudjuk határozni, hogy a szerződés-

hiba nyomon követhető, valamint lekérdezhető

ben foglalt határidőket hogyan sikerül betartani.

módon rögzített.

Ez megnyugtató az ügyfél számára, így mindig

HelpDesk funkció

40

HELPDESK FUNKCIÓ

biztos lehet afelől, hogy készülékének javítása

•

A bejelentő adatai, elérhetősége.

nem merül a feledés homályába.

•

A szerződés adatai − ezt automatikusan hozza a rendszer az ügyfél kiválasztásakor.

2008-ban elkészült a Centrum teljes informatikai

•

eszközparkjának felmérése. Minden eszköz egy

A szerződött eszköz adatai − a szerződésben foglaltak szerint.

rendszámot kap, aminek segítségével lehet rögzí-

•

A hibabejelentés időpontja.

teni, hogy az adott eszköz kinek a tulajdonát ké-

•

A várható megjelenési idő − ez a szerződés-

pezi, ki annak felhasználója, milyen alaptulajdon-

ben foglaltak szerint.

ságokkal rendelkezik stb. Ez a végletekig leegysze-

•

Garanciális eszközről van-e szó, vagy sem.

rűsíti mind az ügyfél által történő hibabejelentést,

•

A szerződéshez rögzített technikusok közül

mind pedig az információ lekérdezést, hiszen csak

kiválasztható az adott feladathoz a megfelelő

az adott rendszámot kell beírni az alkalmazásba,

tudású szakember, aki elvégzi a javítást.

és a fejlesztett HelpDesk funkció már minden előre felvitt adatot kitölt előre.

A fejlesztett szoftver segítségével tudja biztosítani a Centrum minden munkatársa részére, hogy a

A hibabejelentést követően − ami egy külön erre

használt informatikai eszközök meghibásodás

a feladatra rendszeresített telefonszámra történő

esetén mihamarabb javításra kerüljenek, hogy az

bejelentés − az üzemeltető kollégák által rögzítésre

a munkavégzést csak a lehető legrövidebb ideig

kerülnek a következők (a teljesség igénye nélkül):

akadályozza.

HelpDesk funkció

43

44

MODERN INFORMATIKAI ESZKÖZÖKKEL A DEBRECENI EGYETEM AGRÁR- ÉS MŰSZAKI TUDOMÁNYOK CENTRUMÁBAN

Recommend Documents