MINŐSÉGFEJLESZTÉSI JELENTÉS A ÉVRŐL

MINŐSÉGFEJLESZTÉSI JELENTÉS A 2015. ÉVRŐL

ELTE Rektori Kabinet Minőségügyi Iroda 2016. január 13.

Tartalomjegyzék 1.

Bevezetés............................................................................................................................................. 3

2.

Minőségcélok megvalósulása ........................................................................................................... 4

2.1. Az ELTE Minőségfejlesztési programjának megújítása ............................................................. 4 2.2. Az OMHV folyamatának átfogó értékelése, beleértve az oktatás folyamatára, tartalmára gyakorolt hatásait is.................................................................................................................................. 6 2.3. Átfogó értékelés a NEPTUN működéséről – minőségfejlesztési nézőpontból – és javaslatok a problémák rendszerszerű kezelésére ................................................................................ 7 2.4. Az ELTE átfogó teljesítményének mérésére alkalmazható indikátorrendszer kialakítása (alapozva az akkreditáció során elindult munkára) ............................................................................. 9 2.5. Az oktatás minőségfejlesztése területén a kari jó gyakorlatok megosztását segítő koordináció megerősítése ....................................................................................................................... 9 2.6. A hallgatók bevonásának fokozása a kari/egyetemi minőségügyi tevékenységekbe .............. 9 3.

Javaslatok az ELTE 2016. évi minőségfejlesztési céljaira .......................................................... 11

Mellékletek ................................................................................................................................................ 13 1.

sz. melléklet: A 2015. évi minőségcélok a Szenátus 2015. március 23-i döntése alapján .... 13

2.

sz. melléklet: Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher

Education Area (ESG) .......................................................................................................................... 14 3.

sz. melléklet: A Minőségügyi Kézikönyv jelenlegi verziójában szereplő folyamatok ........... 15

4.

sz. melléklet: Problémafelvetés és helyzetkép az OMHV munkabizottsági tagok

észrevételei alapján................................................................................................................................. 16 5.

számú melléklet: Átfogó értékelés a Neptun működéséről minőségfejlesztési nézőpontból-

és javaslatok a problémák rendszerszerű kezelésére ......................................................................... 29 6.

számú melléklet: Az ELTE teljesítményének átfogó értékelésére vonatkozó

indikátorrendszer tervezett moduljai és almoduljai........................................................................... 47

2

1. Bevezetés Az Egyetem jelenleg hatályos Minőségfejlesztési Szabályzatának 4. §-a értelmében a Rektori Kabinet Minőségügyi Irodája tanévenként jelentést készít az Egyetem

minőségfejlesztési

rendszerének működéséről. A Minőségfejlesztési Jelentés (a továbbiakban: Jelentés) célja, hogy segítségével nyomon követhetővé váljon az adott évben végzett minőségfejlesztési munka alakulása, a minőségfejlesztés körébe sorolható tevékenységek köre. Az ELTE Szenátusa által első ízben 2015. március 23-án került elfogadásra az Egyetem minőségügyi tevékenységéről szóló jelentés, mely a 2013/14-es tanévre vonatkozóan adott tájékoztatást, átfogó képet a minőségfejlesztés körébe sorolható tevékenységek működéséről egyetemi szinten és az egyes karokon. Fókuszába az oktatás és képzés feltételrendszerének, valamint az Egyetem és karai minőségügyi rendszerének, szervezetének és tevékenységeinek vizsgálata került, elsősorban az ESG (European Standards and Guidelines) sztenderdeknek való megfelelőség szempontjából. A Jelentés legfontosabb előrelépéseként említhető, hogy annak elfogadásával egyidejűleg kerültek meghatározásra azon egyetemi szintű minőségcélok, melyek megvalósítását az egyetemi vezetés a 2015-ös naptári évre célul tűzte (1. sz. melléklet). A minőségügyi tevékenység irányát a jövőben a megfogalmazott minőségcélok hivatottak kijelölni, így az adott naptári évre szóló Jelentés azt a célt szolgálja, hogy azok teljesüléséről számot adjon, és az elért eredmények figyelembe vételével az elkövetkező naptári év minőségcéljaira javaslatot tegyen a Szenátus számára. Tekintettel arra, hogy a karok számára a 2013/2014. tanévre szóló Jelentésben – az egyetemi minőségfejlesztési munka alakulásának függvényében – csupán ajánlások fogalmazódtak meg minőségcéljaik kialakítására, így jelen dokumentum a kari minőségcélok megvalósulásának elemzésével nem foglalkozik. Mivel az egyetemi szintű minőségfejlesztésre irányuló szakértői munka 2015 végére nem valósult meg teljes mértékben, így a karokat is érintő fejlesztési koncepciók végleges kidolgozása és a minőségcélok meghatározása 2016. évre tolódott.

3

2. Minőségcélok megvalósulása 2.1. Az ELTE Minőségfejlesztési programjának megújítása Az Egyetem minőségfejlesztési tevékenysége 2014 szeptemberében új fázisba lépett: a rektori vezetés döntött egy – az ESG 2015-ös verzióján alapuló – átfogó, formalizált minőségfejlesztési rendszer kialakításáról. Ez szűkebb értelemben azoknak az alapvető dokumentumoknak, szabályzatoknak és folyamatoknak a kialakítását, szabályozását és értékelését jelentik, amelyek elősegítik, hogy az ELTE tartalmi értelemben is kielégítse az ESG (2. melléklet) követelményeit. A 2015. június 2. napján tartott minőségfejlesztési projektindító megbeszélés alkalmával a jelenlévő kari képviselők között megállapodás jött létre arról, hogy az átfogó szabályozás két alapvető minőségügyi dokumentum megalkotása révén történjen meg. A Minőségügyi Kézikönyv a már működő minőségbiztosítási folyamatok szabályozását, beleértve a szabályozás hiányosságainak korrigálását is, a megújított Minőségfejlesztési Program pedig a fejlesztési célokat és feladatokat tartalmazná. A jobb és fenntartható folyamatszabályozást tartalmazó, a megújult ESG-vel kompatibilis Minőségügyi Kézikönyv, valamint a projektesített új Minőségfejlesztési Program megalkotására az ELTE az Expanzió Tanácsadó Kft.-vel (továbbiakban: Vállalkozó) kötött szerződést. Vállalkozó 2014 őszén egy korábbi megállapodás keretében már átvilágította az Egyetem oktatási, kutatási és adminisztrációs rendszerében meglévő minőségfejlesztési elemeket az ESG-nek való megfelelés szempontjából, majd javaslatokat fogalmazott meg az Egyetem átfogó minőségfejlesztési rendszerének tartalmi elemeire (koncepcionális keret, főbb modulok). Az újabb megállapodás értelmében feladatuk az elkészített auditjelentés főbb megállapításai nyomán, az Egyetem minőségirányítási kulcsfolyamatainak és a főbb kari működési sajátosságok felvázolása, ennek alapján pedig az Egyetem Minőségügyi Kézikönyvének, valamint új Minőségfejlesztési

Programjának

elkészítése

volt.

Vállalkozó

a

szerződött

feladatot

koncepcionális egyetemi műhelymunka keretében, facilitálással, a megfogalmazott reflexiók beépítésével vállalta elvégezni. Ennek keretében az általa kidolgozott folyamatsablon segítségével kérte a karokat minőségügyi folyamataik leírására, amelyek pontosítását személyes interjúk során kívánta megvalósítani. Az interjúkra nem minden érintett esetében került sor, noha a folyamatleírások sok tekintetben nem voltak megfelelőek, valamint többszöri egyeztetési kísérlet ellenére tisztázatlan maradt néhány folyamat, illetve definíció jelentése, tartalma. A Vállalkozó által rendelkezésre bocsátott Minőségügyi Kézikönyv első verziójának teljesítésként történő elfogadását – tekintettel annak kezdetleges, kidolgozatlan és áttekinthetetlen voltára – az Egyetem megtagadta. A későbbiekben a dokumentum a Minőségügyi Iroda többszöri véleményezését, módosítási javaslatát követően vált alkalmassá kari véleményezésre bocsátásra, 4

valamint karközi vita megtartására. A 2015. november 16-án tartott vita során több olyan észrevétel, hiányosság került megfogalmazásra a karok részéről, amely a dokumentum további, koncepcionális átdolgozását igényelte volna, melyet azonban Vállalkozó a szerződés lejártáig (2015. december 15.) nem megfelelő minőségben teljesített. Hasonlóan a Minőségügyi Kézikönyvnél tapasztaltakhoz, a Minőségfejlesztési Program tartalma sem állt összhangban az Egyetem által megfogalmazott igényekkel és elvárásokkal, azonban ez esetben még a kari vitára bocsátásra alkalmas dokumentum sem készült el. Mindezek okán a Vállalkozóval történő együttműködést egy szerződésmódosítással zártuk le, ami lehetővé tette, hogy – közös megegyezéssel – az eredetileg megállapodott vállalkozói díjnak csupán a 64%-a került kifizetésre a Minőségügyi Kézikönyv ellenértékeként. A fent írtakból következően a Minőségügyi Kézikönyv véglegesítése, valamint az új Minőségfejlesztési Program elkészítése 2016-ra tolódott. A megvalósítás 2016. év első félévében fog megtörténni a Minőségügyi Iroda irányításával, az Egyetem szervezeti egységeinek, az Egyetem polgárainak – megtervezett konzultációs folyamat keretében történő – széleskörű bevonásával. A jelenleg rendelkezésre álló – továbbfejlesztendő dokumentum az ESG sztenderdeknek való megfelelést szolgáló 23 folyamat részleges, továbbfejlesztendő leírását tartalmazza. (A 3. melléklet tartalmazza a folyamatok listáját.)

5

2.2. Az OMHV folyamatának átfogó értékelése, beleértve az oktatás folyamatára, tartalmára gyakorolt hatásait is A megfogalmazott cél megvalósítására 2015 májusában munkabizottság jött létre a Minőségügyi Iroda vezetésével, azonban az Egyetemet érintő szervezeti és személyi változások okán a munkálatok 2015. szeptember hónap végén kezdődtek. A munkabizottság tagjai a karok dékánjai által delegált képviselők, továbbá az Oktatási Igazgatóság, az EHÖK képviselői, valamint a Rektori Kabinet munkatársai. A 2015. szeptember 30. napján tartott munkabizottsági ülés alkalmával a tagok által megfogalmazott problémákat, észrevételeket, javaslatokat a Minőségügyi Iroda az ősz folyamán feldolgozta, melyet egy a hazai felsőoktatási intézmények jó gyakorlataival, valamint a jelenlegi egyetemi

szabályozás

rendelkezéseivel

kiegészített

dokumentumban

összegzett.

A

munkabizottsági tagoknak az év végén lehetősége nyílt a dokumentumhoz további írásos vélemények és kiegészítések fűzésére. A feltárt problémákat, az arra vonatkozóan érkezett észrevételeket magában foglaló munkaanyagot a 4. számú melléklet tartalmazza. A bizottsági munka jelenleg a problémafeltárás szakaszában tart, melynek során láthatóan egymástól sok esetben jelentősen eltérő vélemények és igények fogalmazódtak meg, Ezek az alábbi négy fő problématerületet érinti: -

Az oktatói munka hallgatói véleményezésének célja

-

Az eredmények felhasználásának lehetséges módjai és következményei (előmenetelbe, minősítésbe történő beépítés, jutalmazás, ösztönzés)

-

A nyilvánosság kérdésköre, az oktatói riportok publikálásának mikéntje

-

A jelenlegi módszertan alkalmassága az elérni kívánt cél függvényében

A 2016. évi munkálatok célja az egyes nézetek közötti konszenzus megteremtése, ennek alapján pedig mind az OMHV módszertanának átdolgozása (beleértve nemcsak a kérdőív összetételét, de a lekérdezés módját és feltételeit is), valamint az eredmények felhasználására vonatkozó ajánlások kidolgozása az egyetemi vezetés számára.

6

2.3. Átfogó értékelés a NEPTUN működéséről – minőségfejlesztési nézőpontból – és javaslatok a problémák rendszerszerű kezelésére A kitűzött cél megvalósítására 2015 májusában 19 fős munkabizottság alakult a Minőségügyi Iroda munkatársának vezetésével. A bizottságba a tagok az Oktatási Igazgatóság munkatársai, a kari tanulmányi hivatalok vezetői, a kari referatúravezetők, valamint az Egyetemi Könyvtári Szolgálat munkatársai közül kerültek delegálásra. A Neptun tanulmányi rendszer 2012. novemberi bevezetése óta az Oktatási Igazgatóság folyamatosan gyűjtötte a karokról beérkező észrevételeket, kifogásokat és fejlesztési javaslatokat, amelyekből egy összegfoglaló dokumentumot készítettek „Kari problématérkép” címmel. Ezt egészítette ki a bizottság a karok 2013/14. tanévre szóló Minőségfejlesztési jelentéseiből, a Neptun tanulmányi rendszerre tett észrevételeivel. A munkabizottság a munka megkezdéséig (2015.05.27.) a fent említett dokumentumokban rendelkezésre álló információkat dolgozta fel, és ezekre vonatkozóan tette meg javaslatait. A feldolgozás során az észrevételeket öt csoportba sorolták és a megoldási javaslataikat is megtették. Az első csoportba azok az észrevételek kerültek, amelyek nem reális igényt fogalmaznak meg, túlságosan általános megfogalmazásuk miatt érdemben nem vizsgálhatók, vagy az eltelt időben már megoldódtak. A második és harmadik csoportba sorolták azon észrevételeket, amely hibákat vagy fejlesztési igényeket az ELTE munkatársai nem tudnak megoldani, a megoldáshoz az SDA részvétele szükséges. A negyedik csoportba azok az észrevételek kerültek, amelyeket a Neptun rendszer működési hibája, a rendszer ismeretének hiányosságai vagy a problémával érintett folyamat szabályozásának hiánya miatt tettek a felhasználók és ennek a problémának a javítását az ELTE munkatársai el tudják végezni. Az ötödik csoportba sorolták azokat az észrevételeket, amelyek a Neptun rendszer működése és használata során, mint fejlesztési igények merültek fel és a fejlesztéshez nem kell az SDA –t igénybe venni, azok ELTE hatáskörben megoldhatók a munkatársak innovatív tevékenységével. A bizottság munkájának összegzését az 5. számú melléklet „Átfogó értékelés a Neptun működéséről minőségfejlesztési nézőpontból-és javaslatok a problémák rendszerszerű kezelésére” című jelentése tartalmazza, amelynek része a csoportosított észrevételek/megoldási javaslatok táblázata is. A megoldás és megoldási javaslatok röviden összefoglalva: -

A Neptun rendszer használata és működése során felmerülő összes probléma és igény kezelésének szabályozott megoldására készült el a „Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő problémák, igények bejelentésének és kezelésének folyamata” című 7

folyamatleírás és folyamatábra, amelyek egyes részei a megfelelő szereplők számára elérhetőek. A kari ügymenet tekintetében egy optimálisnak vélt folyamat került ábrázolásra, amelynek betartásával a kari szereplők számára is világosan követhető és átlátható a folyamat. -

A Neptun rendszer működésének megismeréséhez és a változásainak folyamatos nyomon követéséhez nem elegendő, hogy az újonnan bekerülő kollégákat a már Neptun tapasztalattal bíró munkatársak tanítsák be. Ezért egy olyan rendszeres képzés lenne szükséges, amely a felhasználók „Neptun ismeretét” naprakészen tartja. A THÜRF munkatársainak leterheltsége személyes konzultációkat csak ritka esetben tesz lehetővé. Ezért kidolgozandó egy olyan rendszer, amely a fenti problémákra általános, fenntartható megoldást ad, pontosan felmérve az oktatási igényeket, azok gyakoriságát, tartalmi vonatkozásait, és az ehhez szükséges erőforrásokat.

-

Az SDA évente háromszor ad ki új Neptun verziót, de akár napi rendszerességgel is megjelenhet ún. javítócsomag. A verzióváltások egyrészt a jogszabályi változásoknak való megfelelőséget biztosítják, másrészt új funkciókat adnak. Főleg a verziók kihelyezése után – de akár a javítócsomagok alkalmazása esetében is – előfordul, hogy bizonyos funkciók elérhetetlenné válnak, vagy hibásan működnek pl. a visszajelzések alapján az akadálymentes hozzáférés. A hibákat a fejlesztők újabb javítócsomagokkal orvosolják. A Neptun egy rendkívül komplex rendszer, melynek a fenntartása a bonyolultsággal exponenciálisan növekvő költséggel jár. Ebből eredően hibamentes működés a későbbiekben sem várható mindaddig, amíg a fejlesztő cég nem készít új ún. Neptun főverziót, amelyet az alapoktól újratervezett és a felsőoktatás diverzitását is szem előtt tartja.

-

Az SDA hatáskörben javítandó hibák kijavításának a határidejére vonatkozóan az alapszerződésben az SDA részéről nem volt kötelezettségvállalás, ezért javaslatként fogalmazódott meg, hogy szükséges lenne rögzíteni az egyes prioritási fokokhoz tartozó maximális javítási határidőt. 2015 őszén megállapodás született az SDA Informatikai Zrtvel a Neptunra vonatkozó, alapműködését érintő hibajavítási határidők rögzítéséről és a Szolgáltató hibás teljesítésének jogkövetkezményeiről. Ennek alapján, ha a Neptunban átadott egyedi fejlesztésekben rejtve maradtak hibák, vagy a Vállalkozó által végzett egyéb módosítás okán újonnan bekerültek programhibák, azt az ELTE kritikusnak minősítheti. Ilyen kritikusnak minősített hibát a Vállalkozó a bejelentést követő ötödik munkanap 18:00-ig kijavítani köteles. Ha a kritikusnak minősített hiba 50-nél több felhasználót érint, és ez időtartam alatt a Vállalkozó a hibát nem javítja ki, az Egyetem kötbért érvényesíthet, melynek mértéke naponta a fejlesztés díjának 1,5%-a. 8

2.4. Az ELTE átfogó teljesítményének mérésére alkalmazható indikátorrendszer kialakítása (alapozva az akkreditáció során elindult munkára) Kiindulópontként az ELTE intézményakkreditációs önértékelése céljára kialakított 4 modulból és 36 egyedi indikátorból álló indikátorrendszer szolgál. 2015-ben a munka a nemzetközi szakirodalomnak és számos vezető egyetem (pl. University of Edinburgh, University of Toronto, stb.) teljesítmény-indikátor rendszerének tanulmányozására koncentrált. Ennek alapján 2016 elején elkészül egy vitaanyag, amelynek széleskörű megvitatása után tesz majd javaslatot a Minőségügyi Iroda az ELTE teljesítményének mérését szolgáló indikátorrendszerre. (A 6. melléklet felsorolja az indikátorrendszer tervezett moduljait és almoduljait, amelyeken belül az egyedi indikátorok kialakítása jelenleg folyik.) 2.5. Az oktatás minőségfejlesztése területén a kari jó gyakorlatok megosztását segítő koordináció megerősítése A Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság 2009. évi intézményakkreditációs eljárása során tett ajánlásai ellenére a korábbi Minőségbiztosítási Osztály tevékenysége elsősorban az adminisztratív jellegű feladatok elvégezésére, az egyes felmérések lebonyolítására és adatok leíró elemzésére korlátozódott. 2014 közepén ugyanakkor a tevékenységéről alkotott felfogás koncepcionális változáson esett át, melynek lényegi eleme a minőségfejlesztési feladatok középpontba helyezése. Ebben meghatározó fontosságú a karok és más egyetemi szervezetek képviselőivel való szoros együttműködés kialakítása, bevonása a minőségügyi munkába. Ezt szem előtt tartva a 2015. évi minőségcélok megvalósítására munkabizottságok alakultak (OMHV, Neptun), amely fórumok lehetőséget biztosítanak a tapasztalatok cseréjére, a kari jó gyakorlatok megosztására. A Minőségügyi Iroda a 2016. évi minőségfejlesztési tevékenysége során folytatni kívánja a karközi munkacsoportokban történő együttműködést, így különösen a Minőségügyi Kézikönyv és a Minőségfejlesztési Program megalkotása tekintetében. 2.6. A hallgatók bevonásának fokozása a kari/egyetemi minőségügyi tevékenységekbe Az Egyetem különösen nagy hangsúlyt fektetetett eddig is a hallgatók bevonására mind a karokon, mind az Egyetemen folyó minőségügyi tevékenységekbe, de az elmúlt évben ezt tovább erősítette. Az Egyetem legfőbb minőségügyi szervezetébe, a Minőségfejlesztési Bizottságába az EDÖK és az EHÖK is delegál tagot, így a hallgatók képviselőinek lehetősége nyílik javaslatot tenni az egyetemi minőségügyi rendszerre vonatkozóan, észrevételeik révén a hallgatóság érdekei is 9

megjelenhetnek a Minőségügyi Kézikönyvben és a Minőségfejlesztési programban, részt vehetnek a minőségpolitika és a minőségcélok kidolgozásában, felügyelhetik a Minőségfejlesztési programban megfogalmazott feladatok megvalósítását. Emellett a minőségfejlesztési tevékenységek megvalósítása a hallgatói képviselet aktív közreműködésével történik, az EHÖK képviselője tagja mind a Neptun, mind az OMHV munkabizottságoknak. Az utóbbi vonatkozásában a hallgatói vélemények markáns megjelenése volt megfigyelhető 2015-ben. Az EHÖK jelentősnek mondható erőfeszítéseket tett és tesz folyamatosan nem csak az OMHV népszerűsítésében, de annak megújítása kapcsán is, valamint a Minőségügyi Irodával való együttműködése is szorosabbá vált. A 2016-os év OMHV-t érintő munkálatai során továbbra is a hallgatók aktív bevonását kívánja ösztönözni az Egyetem.

10

3. Javaslatok az ELTE 2016. évi minőségfejlesztési céljaira Egyetemi szinten megvalósítandó célok 1. Az Egyetem minőségpolitikáját is magában foglaló Minőségügyi Kézikönyv végleges verziójának kidolgozása. 2. Az Egyetem hosszú távú minőségfejlesztési koncepcióját tartalmazó új Minőségfejlesztési program megalkotása. 3. Az OMHV folyamatának a feltárt problémákra reflektáló megújítása, különös tekintettel az eredmények hasznosításának módjára. 4. Az ELTE átfogó teljesítményének mérésére alkalmazható indikátorrendszer kialakítása. 5. Az egyetemi hallgatók kompetenciáinak mérésre alkalmas módszertan kidolgozásának megkezdése. 6. A lemorzsolódás helyzetére és okainak feltárására irányuló elemzés elkészítése 7. A külföldi hallgatók tapasztalatainak felmérése az Oktatásfejlesztési és Tehetséggondozási Irodával együttműködésben. A fenti első négy cél a 2015-ben elkezdett munka befejezését szolgálja. Ezért az alábbiakban csak a többi célhoz fűzünk rövid indoklást: A felsőoktatásért felelős miniszter a 2015/2016. tanévre a hallgatói kompetenciamérés felsőoktatásbeli bevezetéséről döntött, melyet az ágazat vezetői a központi nyilvántartásokban rendelkezésre álló adatok felhasználásával kívántak megalapozni. A központi nyilvántartásokból kinyert elsősorban érettségi adatokból egy megkérdőjelezhető módszertan alapján előállított adatbázis ugyanakkor nem nyújt megfelelő inputot a hallgatók kompetenciájának és így a felzárkóztatási szükséglet tényleges mérésére. Az Egyetem ezért célként fogalmazza meg, hogy 2016. év során egy a témában jártas szakértőkből álló munkacsoport életre hívásával megkezdi saját módszertanának kidolgozását. Az Egyetem MAB intézményakkreditációhoz készült intézményi önértékelése már foglalkozott ugyan a lemorzsolódás jelenségével, valamint az Intézményfejlesztési Tervhez is születtek a lemorzsolódási arányokat bemutató elemzések, ugyanakkor ezek csupán a helyzet felületes értékelését szolgálták. Az Egyetem ezért célként fogalmazza meg, hogy 2016. évben a lemorzsolódás okait feltáró mélyebb helyzetelemzést készít, ennek alapján pedig számba veszi a lehetséges intézkedéseket. A munka megvalósítására a kari Minőségügyi Bizottságok bevonásával kerül sor. Az Egyetem által 2015. év során beszerzésre került egy olyan szoftver, amely alkalmas a külföldi hallgatók elégedettsége mellett, a hallgatói mobilitás során bekövetkező személyiségfejlődésük 11

mérése is. Az Egyetem célként fogalmazza meg, hogy 2016. év során a(z elsősorban hallgatói mobilitási program keretében érkező) külföldi hallgatók körében adatfelvételt és adatelemzést végez, melynek eredményeit az oktatás és a szolgáltatások minőségének fejlesztésére használja fel. Hangsúlyozzuk, hogy a fenti fejlesztési célok mellett a Rektori Kabinet Minőségügyi Iroda megvalósítja a következő – rendszeresen végzett – felméréseket és elkészíti, valamint tájékoztatásként a Szenátusnak eljuttatja az eredményeket összefoglaló jelentéseket: 1. Oktatói Munka Hallgatói Véleményezése (OMHV) 2. A Diplomás Pályakövetés keretében 2016 tavaszán online felmérés a hallgatók és az 1-3-5 éve végzett hallatók körében 3. A Diplomás Pályakövetés keretében 2016 őszén reprezentatív telefonos felmérés a projektfenntartási időszakban tett vállalásokra tekintettel az 1-3 éve végzettek körében 4. Gólyafelmérés a 2016/2017-es tanévre beiratkozó alap/osztatlan-, valamint mesterszakos

hallgatók körében. Kari szinten megvalósítandó célok 1. Valamennyi kar határozzon meg saját minőségcélokat, amelyek megvalósulásáról 2017. évben a kari Minőségfejlesztési jelentésben ad számot. (Azaz kari szinten is javasoljuk az éves minőségfejlesztési célok meghatározásának és az arról való beszámolás rendszerének a kialakítását). 2. A kari minőségügyi dokumentumok (szabályzat és minőségfejlesztési program) kialakításának / aktualizálásának elindítása. (Az egyetemi dokumentumok elkészülésének időpontja nyilvánvalóan befolyásolja a karok tevékenységének ütemezését.) 3. A karok minőségügyi dokumentumainak (kari minőségfejlesztési beszámolók, kari felmérések eredményeit összegző dokumentumok, bizottságok ülései jegyzőkönyvei, stb.) elektronikus formában való elérhetővé tétele az egyetemi polgárok számára (hasonlóam az egyetemi szinten már kialakult gyakorlathoz). A minőségcélok megvalósításának fő feltételei A kari vezetés elköteleződése a minőségügy fontossága mellett, egyben a kari Minőségügyi Bizottságok és minőségügyi szakemberek támogatása a minőségfejlesztési célú tevékenységekben való részvételben. A Minőségügyi Iroda és a kari Minőségügyi Bizottságok közötti kapcsolat megerősítése, a Minőségfejlesztési Bizottság, valamint az Egyetem szakértelemmel rendelkező oktató/kutató és nem oktató/kutató szakembereinek bevonása a minőség fejlesztésére irányuló munkába. 12

Mellékletek 1. sz. melléklet: A 2015. évi minőségcélok a Szenátus 2015. március 23-i döntése alapján Egyetemi szinten megvalósítandó célok: 1.

Az ELTE Minőségfejlesztési programjának megújítása (Ennek részeként döntés arról, hogy az átfogó szabályozás milyen formában történjen (egyetlen Minőségügyi Kézikönyv vagy több – az oktatást, kutatást, vezetési rendszert segítő – tematikus dokumentum készüljön.)

2.

3. 4. 5. 6.

Az ELTE Minőségfejlesztési programjának megújítása az Egyetem szervezeti egységeinek, az Egyetem polgárainak – megtervezett konzultációs folyamat keretében történő – széleskörű bevonásával történjen. A konzultációs folyamatra a MIB ajánlásokat készít az Egyetem vezetése és a Karok számára. Az OMHV folyamatának átfogó értékelése, beleértve az oktatás folyamatára, tartalmára gyakorolt hatásait is. Átfogó értékelés a NEPTUN működéséről – minőségfejlesztési nézőpontból – és javaslatok a problémák rendszerszerű kezelésére. Az ELTE átfogó teljesítményének mérésére alkalmazható indikátorrendszer kialakítása (alapozva az akkreditáció során elindult munkára). Az oktatás minőségfejlesztése területén a kari jó gyakorlatok megosztását segítő koordináció megerősítése.

Javaslat a karok 2015. évi minőségfejlesztési céljainak kialakításához: 1)

Részvétel az ELTE Minőségfejlesztési programjának megújításában. Az ELTE átfogó minőségfejlesztési rendszerére vonatkozó koncepció elfogadása után a kari átfogó minőségpolitika megalkotásának / továbbfejlesztésének elindítása. (Az egyetemi dokumentumok elkészülésének időpontja nyilvánvalóan befolyásolja a karok tevékenységének ütemezését.)

2)

A kari minőségügyi dokumentumok (szabályzat és minőségfejlesztési program) kialakításának / aktualizálásának elindítása. (Az egyetemi dokumentumok elkészülésének időpontja nyilvánvalóan befolyásolja a karok tevékenységének ütemezését.)

3)

A karok minőségügyi dokumentumainak (kari minőségfejlesztési beszámolók, kari felmérések eredményeit összegző dokumentumok, bizottságok ülései jegyzőkönyvei, stb.) elektronikus formában való elérhetővé tétele az egyetemi polgárok számára (hasonlóam az egyetemi szinten már kialakult gyakorlathoz).

Mindkét szinten megvalósítandó: A hallgatók bevonásának fokozása a kari/egyetemi minőségügyi tevékenységekbe.

13

2. sz. melléklet: Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area (ESG) A felsőoktatási intézmények belső minőségbiztosításának sztenderdjei és irányelvei 1.1. Minőségpolitika: A felsőoktatási intézmény rendelkezzen egy átfogó minőségpolitikával, amely nyilvános és az intézmény stratégiai menedzsmentjének szerves részét képezi. A minőségpolitikát a belső érintetteknek/érdekelteknek kell kidolgozniuk és megvalósítaniuk megfelelő szervezeti egységeken és folyamatokon keresztül, a külső érintettek/érdekeltek bevonásával, részvételével. 1.2. Képzési programok megtervezése és elfogadása: A felsőoktatási intézmény rendelkezzen megfelelő folyamatokkal a képzési programjai megtervezésére és elfogadására. A képzési programokat úgy tervezze meg, hogy azok teljesítsék a velük elérni kívánt célokat, beleértve a szándékolt tanulási eredményeket. A képzési program által nyújtott végzettséget egyértelműen meg kell határozni és világosan kommunikálni kell, valamint meg kell feleltetni a nemzeti képesítési keretrendszer felsőoktatásra vonatkozó releváns szintjének, következésképpen az Európai Felsőoktatási Térség Képesítési Keretrendszerének is. 1.3. Hallgató-központú tanulás, tanítás és értékelés: A felsőoktatási intézmény biztosítsa képzési programjainak oly módon történő megvalósítását, amely arra bátorítja a hallgatókat, hogy aktív szerepet vállaljanak a tanulási folyamatban. A hallgatók értékelése is tükrözze ezt a megközelítést. 1.4. Hallgatók felvétele, előrehaladása, az előzetes tudás beszámítása, elismerés, vizsga, képesítés/oklevél kiadása: A felsőoktatási intézmény következetesen alkalmazza az előzetesen meghatározott és közzétett, a hallgatói élet teljes életciklusát lefedő szabályokat. 1.5. Oktatói kar: A felsőoktatási intézmény rendelkezzen olyan belső mechanizmusokkal, amelyek az oktatók szükséges kompetenciáit biztosítják. Pártatlan és átlátható folyamatokat alkalmazzon a munkatársak toborzására és fejlesztésére. 1.6. Tanulástámogatás, erőforrások és hallgatói szolgáltatások: A felsőoktatási intézménynek biztosítania kell a megfelelő pénzügyi forrásokat a tanulási-tanítási tevékenységekhez és a megfelelő és könnyen hozzáférhető erőforrásokat a hallgatók tanulásának támogatására. 1.7. Információ-menedzsment: A felsőoktatási intézménynek gondoskodnia kell a képzési programjainak és egyéb tevékenységeinek hatékony működtetését biztosító releváns információk szisztematikus gyűjtéséről, elemzéséről és felhasználásáról. 1.8. Nyilvánosság: A felsőoktatási intézmény rendszeresen tegyen közzé világos, pontos, objektív, napra-kész és könnyen hozzáférhető adatokat és információkat a képzési programjairól és egyéb tevékenységeiről. 1.9. A képzési programok folyamatos nyomon követése és időszakos felülvizsgálat: A felsőoktatási intézmény kövesse figyelemmel és rendszeres időközönként vizsgálja felül képzési programjait, annak biztosítására, hogy, azok tejesítik az általuk elérni kívánt célokat, valamint kielégítik a hallgatók és a társdalom igényeit. A felülvizsgálatok célja, hogy a képzési programok folyamatos fejlesztését eredményezzék. A felülvizsgálat eredményeképpen tervezett vagy megvalósított bármely intézkedést, cselekvési akciót kommunikálni kell az érintettek felé. 1.10. Ciklikus külső minőségbiztosítás: A felsőoktatási intézmény rendszeres időközönként vesse alá magát az ESG szerinti külső minőségbiztosításnak/minőségértékelésnek.

14

3. sz. melléklet: A Minőségügyi Kézikönyv jelenlegi verziójában szereplő folyamatok ESG követelmény

Kapcsolódó folyamat

1.1 Minőségpolitika



Stratégiai menedzsment

1.2. Képzési programok megtervezése és jóváhagyása

 

Éves képzéstervezés Szaklétesítés és indítás

1.3. Hallgató-központú tanulás, tanítás és értékelés

    

Követelményállítás Konzultáció A hallgatói munka értékelése Hallgatók felvétele A hallgatók előrehaladásának követése és elemzése Előtanulmányok elfogadása, beszámítása

1.4. Hallgatók felvétele, előrehaladása, az előzetes tudás beszámítása, elismerése, vizsga, képesítés/oklevél kiadása



1.6. Tanulástámogatás, erőforrások és hallgatói szolgáltatások

     

Oktatók értékelése és fejlesztése Kutatók teljesítményértékelése Belső tudásmegosztás Tudásmenedzsment Hallgatói szolgáltatások Karrier tanácsadás

1.7. Információ-menedzsment



   

Az oktatói munka hallgatói véleményezése (OMHV) és az eredmények felhasználása ELTE Diplomás Pályakövetési Rendszer (DPR) és az eredmények felhasználása Gólyafelmérés Hallgatói igény- és elégedettségmérés Munkatársi igény- és elégedettségmérés Külső PR és kommunikáció

1.9. A képzési programok folyamatos követése (monitoring) és rendszeres felülvizsgálata / rendszeres belső értékelése és fejlesztése



Szakgondozás

1.10. Ciklikus (rendszeres külső minőségbiztosítás



Éves minőségfejlesztési jelentés készítése

1.5. Az oktatók és kutatók fejlesztése



1.8. Nyilvánosság

időszakonkénti)

15

4. sz. melléklet: Problémafelvetés és helyzetkép az OMHV munkabizottsági tagok észrevételei alapján 1. Bevezetés

Jelen munkaanyag célja, hogy összefoglaló képet adjon az OMHV munkabizottság tevékenységének eddigi, elsősorban a problémák azonosítására, a folyamat főbb elemeinek működési hiányosságainak, valamint az ezekre tett észrevételeknek az összegyűjtésére és tematizálására irányuló lépéseiről. A dokumentum az OMHV-ra vonatkozó jelenlegi egyetemi szabályozást, a munkabizottsági ülésen elhangzottakat, valamint az annak alapján készített összefoglaló dokumentumra tett kari észrevételeket foglalja magában. A munkabizottság 2016. évi tevékenysége a kari észrevételek mentén, az OMHV-t érintő egyes kérdéskörök külön-külön történő tárgyalását célozza, annak érdekében, hogy az itt felvázolt jelenlegi működési anomáliák (így különösen a módszertani hiányok) kiküszöbölésre kerüljenek és a hallgatói véleményezés integráns részévé váljon az oktatás minőségének fejlesztésére irányuló folyamtoknak. Összefoglaló megállapítások

A munkacsoport tagjaitól az egyes kérdéskörökre kapott – alábbiakban részletesen bemutatott válaszok azt jelzik, hogy az OMHV egésze, beleértve annak valamennyi elemét részben vagy teljes mértékben, de megújításra szorul. A legfontosabb feladat a karok közötti konszenzus megteremtése, tekintettel arra, hogy a folyamat egyes elemei kapcsán megfogalmazott vélemények sok tekintetben ellentétben állnak egymással (pl. nyilvánosság kérdése). Ugyanakkor több szempontból egybehangzó felvetések kerültek megfogalmazásra, így különösen az eredmények felhasználása tekintetében, amely az oktatás minőségének fejlesztése szempontjából az egyik legjelentősebb célja a véleményezésnek. Az ugyanakkor mindenképpen megállapítható, hogy az észrevételezés során sok esetben történt utalás a Neptun működési bizonytalanságaira. A Neptun működése bizonyos mértékig adottságnak tekintendő, ugyanakkor mindenképpen az OMHV hibák kiküszöbölésére kell törekedni, hiszen a kidolgozandó változtatási, megoldási javaslatok megvalósíthatósága nagymértékben függ a tanulmányi rendszernek a fejlesztésekhez való hozzáigazíthatóságától. Az elemzés arra is rámutatott, hogy a tényleges (értékelhető) kitöltési arány lényegesen alacsonyabb, mint ami az eddigi közlésekben megjelent. Továbbá, hogy ennek a jelenségnek az egyik magyarázata, hogy a kurzusfelvétel során elérhető pluszpontokat akkor is megkapja a hallgató, ha nem értékelhető módon tölti ki a kérdőívet. Ezért fontos, hogy a továbbiakban mind a két információ nyilvánosságot kapjon (azaz a teljes és az értékelhető kitöltések aránya).

16

2. Az oktatói munka hallgatói véleményezésének célja

Mi az OMHV célja, mit akarunk mérni? Jelenlegi szabályozás (az Egyetem hatályban lévő Minőségfejlesztési Szabályzata) 23. § (1) Az ELTE által folytatott oktatási tevékenység színvonalának folyamatos fejlesztése céljából, a hallgatóknak az oktatói munkáról kialakított véleményét rendszeresen mérni és értékelni kell. Problémafelvetés a munkabizottsági ülés alapján      

Nem a kurzus, hanem az oktatók véleményezése a cél. A véleményezés az adott oktatóra vonatkozik ugyan, de nem választható el a kurzustól. Az OMHV legfontosabb értékelési funkciója, hogy az oktató lássa, hol kellene javítani a munkáján. Azt kell értékelni, hogy egy adott anyagot a hallgató mennyire tudott elsajátítani az oktató segítségével. Nem elsősorban az oktató munkájára vonatkozó visszajelzés az érdekes, hanem a tanulási folyamat eredményességének értékelésére kell a hangsúlyt helyezni. A hallgatók megismerhessék hallgatótársaiknak az adott kurzusról kialakult véleményét.

Kari észrevételek, megoldási javaslatok BGGYK A kurzus anyaga és az oktató személye valójában nem választható szét teljesen. Azt akarjuk mérni, hogy egy oktató az adott kurzus tekintetében hogyan működött. Ezért is készül egy oktatóról több értékelés kurzusonként. A felmérésnek és az adatfeldolgozásnak meg kell felelnie a tudományosság kritériumainak. PPK Nem az oktatók, hanem a képzési programok, szakirányok, ezen belül a kurzusok véleménye a cél. A Learning Outcome (tanulási eredmény) szemlélet, a kompetenciák elsajátítása a cél (tudásmegértés, készség-képesség, attitűd-felelősségvállalás). Minden érintett láthassa, hogy hogyan tud az adott OMHV hozzájárulni a képességek fejlesztéséhez. A hallgatók kapjanak információt az átfogó eredményekről, és a munkát illetve az oktatókat érintő konzekvenciákról. TáTK A kérdéseknek főként az anyag átadásának módjára és általában az oktatói teljesítmény mérésére kellene vonatkoznia, a jelenlegi kérdéssor ugyanakkor sok tekintetben inkább az anyagra, sem mint az anyag átadásnak mikéntjére vonatkozik. TÓK Ha OMHV, akkor az oktató munkájának véleményezése a cél. Szükséges azonban visszajelzés kérése a kurzusról is (haszna, tartalma, illeszkedése a képzésbe, szervezeti keretei – létszám, infrastruktúra, kreditértéke stb.) Ha ez nem válik külön, akkor az oktató munkájának 17

véleményezését befolyásolják a kurzusra vonatkozó szempontok is. A jelenlegi kérdések nem tisztán csak az oktatói munka véleményezéséről szólnak! Mindenképpen szükséges lenne dönteni, hogy csak oktatói munka vagy a kurzus értékelése is történjen, mert eszerint kell a kérdéseket tisztázni. (A szabályozás is utal az egyetem oktatási tevékenységének színvonalára is, nem csak az oktatói munkára.) Ugyanakkor a további kérdésekben elsősorban az oktatói munka véleményezése eredményeinek felhasználásáról, következményeiről gondolkodunk. A kurzusokra vonatkozó véleményeket a képzés fejlesztésében lehet felhasználni, az másik folyamat. Az is fontos, hogy van az oktatók oktatói munkájának nem kurzusokhoz köthető eleme is, pl. szakdolgozati témavezetés, kurzusokon kívüli szakmai fejlődést segítő programok, tevékenységek. Az OMHV alkalmas arra, hogy visszajelzést adjon: oktatónak, hol kell fejlesztenie munkáját szervezeti egységeknek, vezetőknek (tanszék, szak, kar) az általánosabban megjelenő problémákról, a képzésről – képzésfejlesztés, tantárgyfejlesztés segítése hallgatóknak: ugyanarról a kurzusról mi volt az összegzett vélemény hallgatóknak segítheti a tanár- vagy kurzusválasztást, ha van rá mód. TTK Az értékelésnek mind az oktatóra, mind a kurzusra vonatkoznia kell, de olyan módon kérdezve, hogy szétváljon a két terület az értékelés szempontjából, pl. két külön is átlagolható kérdéscsoportra. A tudományos igényű felmérés a tárgyak heterogenitása miatt nem lehetséges, csak egy-egy típusra vonatkozó túlcizellált kérdés lenne tudományos igényű, de így meg nem lennének összehasonlíthatóak. A fő célok: 1) visszajelzés az oktatónak, hol változtasson az oktatási módszereiben illetve a kurzusnál 2) visszajelzés a következő évfolyamoknak, melyik oktatót válasszák (ehhez a szak összes hallgatójának hozzáférést kell biztosítani az OMHV adatokhoz, kötelezően minden kurzusról) 3) visszajelzés a feletteseknek (tsz. vezető, int. vezető, szakfelelős) hogy mely oktatók alkalmasak bizonyos feladatok ellátására, illetve tartósan negatív vélemény esetén az oktatónak segítség nyújtása a minőség javításának érdekében. 3. Az OMHV módszertana 3.1. A kérdéssor

Az OMHV jelenleg használt kérdéssora alkalmas-e a kitűzött cél elérésére? Jelenlegi szabályozás (az Egyetem hatályban lévő Minőségfejlesztési Szabályzata) 24. § (1) A hallgatói véleményezés alapjául szolgáló kérdőíveken kizárólag a válaszoló hallgatók által felvett kurzusok oktatásával kapcsolatos kérdések szerepelhetnek. (2)A kérdőívek összeállítása során figyelembe kell venni a foglalkozás oktatási formáját és típusát. Az oktatási formától és típustól függetlenül szerepelnie kell az alábbi kérdésköröknek: a) oktatással kapcsolatos kötelezettségek teljesítése, b) foglalkozásra való felkészültség, c) a kurzushoz kapcsolódó órán kívüli szakmai kapcsolattartás. 18

(3) A kérdőívek kötelezően tartalmaznak a foglalkozáson való részvételre vonatkozó ellenőrző kérdéseket. Problémafelvetés a munkabizottsági ülés alapján     

Az OMHV nem eléggé alkalmazkodik a kar és a kurzus sajátosságaihoz, a kérdéssorok nem testre szabhatók Ha sok a külön kérdés, akkor a kérdések nem hasonlíthatók össze A hallgatók nem mindig azt értik az OMHV kérdéseken, amit a kérdőív készítői Több oktatós kurzusok esetében nehéz szétválasztani a véleményeket. A szakmai gyakorlat értékelésének módszertana felülvizsgálatra szorul

Kari észrevételek, megoldási javaslatok ÁJTK Sokkal több információ származik a szabadon kitölthető utolsó kérdésből, mint a standard kérdésekre adott válaszokból. Ezeket is publikálni kellene. Problémát jelent, ha több oktató jegyzi a kurzust, mert akkor minden oktatóról ki kell tölteni a véleményezést, adott esetben akkor is, ha a hallgató egy oktatóval nem is találkozott. Ez torzítja a véleményeket. BGGYK Jó az a gyakorlat, hogy az oktató maga is tehessen fel kérdést a kurzusával kapcsolatban (nem mintha eddig nem tehette volna meg az OMHV-tól függetlenül.) Nagyon fontosnak tartja a Kar a szöveges részt, gyakran ez hordozza ugyanis a legtöbb információt. PPK A közös kérdőív legyen lényegre törő, a saját kérdések alkossanak mindenki által használható további opciókat (pl. egy potenciális kérdéseket tartalmazó adatbázisban gyűjthetőek). A nyitott kérdések nehezen töltethetők ki, és kiértékelni is nehéz őket. Feltétlenül szükséges, hogy az OMHV a szakmai gyakorlatokra is kiterjedjen (mind a munkahelyi mentor esetében, mind az egyetem oldaláról). TáTK A kérdések egy része ténylegesen többféleképp érthető, a témánként történő blokkosítása segítheti a kérdőív átláthatóságát. Beépíthető egy olyan kérdés is, hogy a kurzus kötelező, kötelezően választható vagy szabadon választható, mert a téma hiába érdekes vagy érdektelen egy hallgatónak, ha azt muszáj elvégeznie. Szakmai gyakorlatokra lehetséges, hogy külön kérdőívet érdemes létrehozni (de nem biztos, hogy egyáltalán szükséges ezt mérni, mivel nem az oktató tanítását méri). Több oktató esetén fontos az oktatók minél egyértelműbb szétválasztása. Összességében a kérdőíveket teljesen felül kellene vizsgálni és átalakítani, akár egy szűkebb munkacsoport elkészíthetne egy tervezetet az ajánlások alapján, amit utána a teljes minőségbiztosítási csoport megvitat. 19

TÓK A minden karnál megjelenő kurzustípusokra legyenek egységes központi OMHV kérdések, de speciális kurzustípusoknál (karonként nagyon eltérőek lehetnek) lehessenek akár csak rugalmas kari kérdések vagy min. olyan válaszlehetőség, hogy ez a kérdés az adott kurzusra nem értelmezhető. Minden oktatóként, gyakorlatvezetőként szereplő személy munkájának értékelése, véleményezése fontos lenne. Ez néhány ponton problematikus, jó lenne, ha más módszertannal is, de alkalmazható lenne az OMHV a gyakorlatvezető pedagógusok munkájának értékelésére is. Ehhez a most meglévő kétféle (előadás, gyakorlat) kérdőíven túl differenciáltabb kérdéssorok szükségesek, valamint az, hogy a kurzusok Neptunbeli besorolása pontos legyen. Érdemes lenne a szakmai gyakorlatok esetében kari lehetőségeket adni a kérdéssor összeállításához. Fontos az egyszerűség, a sok értelmezhetetlen kérdés kedvét szegi a válaszadóknak. Megfontolandó további tartalmi elemek az OMHV kérdőívben: a. kurzus kreditértékének értékelése: tanulás eredmények a befektetett munkával és a ráfordított idővel összevetve; b. oktatott tananyag (érthetőség, elsajátíthatóság, időbeli arányosság, tárgy helye, más tárgyakkal való kapcsolódás stb.); c. oktatás tárgyi-technikai feltételei, szervezeti keretei: pl. létszám, terem, tananyag hozzáférhetősége stb.; d. oktató és hallgatók kapcsolata; e. tanulás támogatásának módjai; f. hallgatók önértékelése: a kurzus során nyújtott saját aktivitásuk. TTK A kérdéssor túlzott testre szabása felesleges lenne, mert nem lesz összehasonlítható. Egyszerűbb kérdőív legyen a gyorsabb kitöltéshez, jó, ha egyszerre látszik az összes kérdés. Részben váljon szét a kurzus és az oktató minősítése. A szöveges rész az oktató saját visszacsatolásánál fontos, de ha más nézi, a személyeskedő stílus miatt megtévesztő lehet. A kérdések legyenek nyilvánosak. Szakmai gyakorlatra TTK-nál nem szükséges hogy az OMHV kiterjedjen rá. 3.2.

A lebonyolításban érintett kurzusok

Jelenlegi szabályozás (az Egyetem hatályban lévő Minőségfejlesztési Szabályzata) 26. § (1) A véleményezésnek kurzusonként, félévente egyszer kell megvalósulnia. Nem kell lebonyolítani a véleményezést azon kurzusokra vonatkozóan, melyeket kevesebb, mint 5 hallgató vett fel. Problémafelvetés a munkabizottsági ülés alapján  

A kis létszámú kurzusok nem kapnak értékelést. A kis létszámú kurzusok esetében a véleményezés során az anonimitás sérülhet

20

Kari észrevételek, megoldási javaslatok BGGYK Kis létszámú kurzusok során is lehetne a szöveges válaszok lehetőségével élni. TÁTK Kis létszám esetén teljes mértékben sérülhet az anonimitás, így például szöveges értékelést semmiképpen nem javaslunk, de a zárt kérdéseknél is lehet probléma. Esetleg külön kérdőív készülhetne az ilyen kurzusokhoz. Az 5 fős szabály csökkentését semmiképp nem javasoljuk. TÓK Kislétszámú kurzusoknál (pl. 10-12 fős gyakorlat) készüljön riport kisebb kitöltési arány esetén is. Csökkenteni kell a minimum kitöltési arányt. Az adatok felhasználhatósága, idősoros elemzése, a több féléven át tartó követés érdekében jobb a teljeskörű felmérés: minden félévben minden kurzus értékelése. Kurzustípusok a TÓK-on: előadás – nagylétszámú csoportnak (100-200) elméleti óra frontálisan szervezve szeminárium – 20-40 fős létszámú, hallgatók aktív bevonására építő órák (A Neptunbeli besorolásnál sokszor itt is ’gyakorlat’ megnevezés szerepel) kombinált kurzus vagy többoktatós kurzus: egy kurzuskódhoz tartozó tantárgy előadást és szemináriumot is foglal magában, két oktatóval – fontos, hogy egyértelműen értékelhető legyen mindkét kurzuselem, mindkét oktató – ez részben megvalósul most is, bár az oktatóknak szókló riportokból nem derül ki, hogy ott tényleg az általuk tartott kurzuselemet értékelték a hallgatók gyakorlat alatt a pedagógusképzéshez kapcsolódó gyakorló vagy külső intézményekben zajló gyakorlatot értjük inkább. o egyéni gyakorlat: Ezek között vannak olyanok, amik egyéni szervezésűek, ahol az egyetem oktatóinak csak a feladatok kijelölésében, ehhez támogató szempontok, segédlet közzétételében, valamint a tapasztalatokról készült beszámoló, hospitálási napló értékelésében van szerepe. Ezt az oktatói munkát a klasszikus OMHV kérdésekkel nem lehet értékelni. o csoportos gyakorlat: 10-12 fős hallgatói csoport van ugyanannál a gyakorlatvezető pedagógusnál gyakorlaton a gyakorló intézményben. Itt a nehézséget az adja, hogy a Neptunban több szereplő is megjelenik „oktatóként”: gyakorlat szervezője: a könnyebb szervezés, hallgatók elérése végett szerepel a Neptunban – oktatói munkát nem végez gyakorlatot kísérő oktató/tutor – nincs ott hétről hétre a gyakorlati órákon, munkája, tevékenységének értékeléséhez a klasszikus OMHV kérdések nem alkalmasak gyakorlatvezető pedagógus (nem minden szaknál jelenik meg egyáltalán a Neptunban) – hétről hétre ott van, nagyon jó lenne visszajelzést kapni a munkájáról, de a klasszikus OMHV kérdések erre nem alkalmasak, illetve az alacsony létszám miatt, a kitöltési arány problémás vagy sérülhet az anonimitás szakdolgozati konzultáció – az oktatói munka fontos része, de OMHV jellegű kérdésekkel nem értékelhető 21

kontaktóra nélküli kurzusok – nem klasszikus heti kurzusok, hanem egy-egy nagyobb rendezvényen való munkával megszerezhető kreditek pl. pedagógiai projekt, tábor, szakmai rendezvényen való közreműködés – Nem szerepel ilyen kurzustípus külön a Neptunban! Nem feltétlenül kapcsolódik egy oktatóhoz, így az OMHV kérdések nem alkalmasak rá Továbbá megfontolandó, hogy bizonyos kurzusoknál ki lehessen vonni szereplőket az OMHV véleményezés alól, pl. a Neptunbeli szervezés miatt hozzárendelt szervezői szereplőket TTK Számítson a kurzus és a kitöltött létszám is. 5 fős kurzusról ne lehessen kitölteni, de hozzáférhető legyen az, ha kevés az értékelés, legfeljebb a tetejére írva, hogy statisztikailag nem jelent semmit se! 3.3.

A lebonyolítás ideje

Jelenlegi szabályozás (az Egyetem hatályban lévő Minőségfejlesztési Szabályzata) 26. § (3) A kérdőív a vizsgaidőszak első napjától a vizsgaidőszak utolsó előtti napján 23:59-ig érhető el. Problémafelvetés a munkabizottsági ülés alapján  

A hagyományos frontális órán résztvevő hallgató addig nem tud véleményezni, amíg nem vizsgázik, így a kérdőívet a vizsgáztatás után kellene kitölteni. Ajánlott a két részben történő véleményezés: vizsga előtti és vizsga utáni véleményezésre.

Kari észrevételek, megoldási javaslatok ÁJTK A két részben történő véleményezés valószínűleg a kitöltési hajlandóságot csökkentené. Inkább a vizsgáztatás után, de a tárgyfelvétel előtt (annak feltételeként szabott) kitöltés tűnik célszerűnek. BGGYK Javasolható, hogy a kérdéssort a hallgatók már a kurzus felvételekor megismerjék, mivel így fókuszálni tudnak az egyes szempontokra a kurzus tanulása során. PPK A kérdőív kitöltésének időpontjára három értékelési pont is javasolt ex ante (a tervezést értékeli), ex-post (az egészet, benne a vizsgáztatást) és folyamatközi (a tanítás-tanulást). TÁTK A kitöltés szempontjából nem mindegy, hogy a kurzuson a hallgatót már értékelték vagy még nem értékelték, hiszen ez is befolyásolhatja a kitöltést, most azonban van, aki értékelés előtt és van, aki utána tölti ki a kérdőívet. Ráadásul azt, aki az értékelés után tölti ki, a szerzett érdemjegye befolyásolhatja az oktató utólagos percepciójában. A kitöltés időpontjának meghatározása tényleg problémás. Jó ötlet a vizsga előtti és utáni kérdések lekérdezése, előbbi csak az oktatásra, utóbbi csak a vizsgáztatásra vonatkozóan. Megjegyzendő, hogy ez azonban még inkább csökkentheti a kitöltési arányt. 22

TÓK Az értékelés kettébontása megfontolandó, aggályos, hogy túlbonyolítja a feladatot. Inkább a kérdésekben jelenjen meg egyértelműen, külön az órák tartalmára és az értékelésre vonatkozó rész. TTK Csak vizsgáztatás után töltsék ki. 3.4.

Kitöltési arány és annak növelésének ösztönzése

Jelenlegi szabályozás: A kérdőívet kitöltő hallgatók a következő féléves rangsorolásos kurzusfelvétel során 8 pluszpontot kapnak abban az esetben, ha minden számukra elérhető véleményező kérdőívet kitöltöttek. Problémafelvetés a munkabizottsági ülés alapján 



A kérdőívet ténylegesen kitöltők aránya (~54%) jóval meghaladja az értékelhető kérdőívek arányát (~40%), a jelenlegi kérdőív ugyanis a hallgatót a mihamarabbi kitöltésre ösztönzi azzal, hogy a „az órák kevesebb, mint felén vettem részt” válasszal azonnal kitöltötté válik a kérdőív. A hallgatónak felajánlott 8 plusz pont nem hozta meg a várt eredményt, sokat jelentett, de elvesztette a vonzerejét. Torzítja a kitöltést, sem szakmailag, sem módszertanilag nem megalapozott.

Kari észrevételek, megoldási javaslatok PPK A kitöltési kedv olyan növelése, ami a kérdések elfogyasztásával érhető el, diszfunkcionális. A folyamat logikájának erősítésével, a hallgatók szélesebb tájékoztatásával is erősíthető a kitöltési kedv. TÁTK Az alacsony kitöltési arány tényleg nagy probléma, de az objektív értékelés nem aránytól függ, hanem attól, hogy ez 100%-e vagy sem. Mindenképpen új ösztönzőket kell keresni a valid kitöltési arány növelése érdekében, azonban itt is a pozitív ösztönzőket javasoljuk csak, a negatívakat nem. TÓK Plusz 8 pont elhagyható. TTK Ha a kérdőív egyszerű és a későbbi évfolyamoknak tényleg segít, akkor több lesz kitöltve.

23

3.5.

Az értékelésnél figyelembe vehető kérdőívek

Jelenlegi szabályozás (az Egyetem hatályban lévő Minőségfejlesztési Szabályzata) 27. § (1) A kiértékelésnél figyelembe kell venni, hogy a hallgató – saját bevallása szerint – a foglalkozások hány százalékán vett részt. Ha a hallgató saját bevallása szerint a foglalkozások kevesebb, mint felén vett részt, akkor nem számít bele válasza az értékelésbe. (2) Akkor értékelhető a véleményezés, ha a tárgyat felvett hallgatók legalább 25%-a – és nem kevesebb mint 5 hallgató – töltötte ki a kérdőíveket. Ellenkező esetben nem készül jegyzőkönyv. Problémafelvetés a munkabizottsági ülés alapján  

Az óralátogatást ellenőrző kérdés jelenlegi formájában nem valós válasz adására ösztönöz. Átgondolandó, hogy az órák kevesebb, mint felén résztvevők esetében húzzuk-e meg a határt a figyelembe veendő és figyelmen kívül hagyandó kitöltések között.

Kari észrevételek, megoldási javaslatok TÁTK A torzítás lehetőségét veti fel az, hogy az, hogy hány alkalmon vett részt a hallgató csak az önbevallása alapján mérjük, ami nem feltétlenül felel meg a valóságnak. Ugyanakkor azok esetében, akik kevesebb, mint a felén vettek részt az óráknak, nem javasoljuk a kérdőív kitöltetését. Jó ötletnek tartjuk, hogy számukra külön kérdéseket tegyünk fel arra vonatkozóan, hogy miért nem vettek részt az órák nagy részén. TÓK Mindenképpen legyenek kérdések az órát nem látogatók számára külön! TTK Alacsonyabb legyen a határ pl. 33%-nál legyen a részvétel, de írja le, miért nem járt. 4. OMHV eredményeinek felhasználása

Miként, hogyan és mire lehetséges/érdemes felhasználni az OMHV eredményeket? Jelenlegi szabályozás (az Egyetem hatályban lévő Minőségfejlesztési Szabályzata) 23 § (3) A mérést és az értékelést úgy kell végezni, hogy a) a hallgatók – amennyiben az oktató ehhez írásban, kifejezetten hozzájárul – megismerhessék hallgatótársaiknak az adott kurzusról kialakult véleményét, b) az oktatók visszajelzést kapjanak kurzusuk megítélésről, c) az Egyetem és a Kar visszajelzést kapjon arról, hogy a hallgatói milyen véleményt alkottak az Egyetem által nyújtott képzésről, d) a képzés minőségének fejlesztésére irányuló munka támogatására legyen alkalmas. (4) A véleményezés eredményének figyelembe vételéről az ELTE SzMSz III. kötete (FKR) rendelkezik. (Megjegyzés: a véleményezés eredményeinek figyelembevételéről központi szabályozás nem készült.) 24

28. § (1) Az értékelés eredményét jegyzőkönyvbe kell foglalni. A jegyzőkönyv az adott kurzus értékelését tartalmazó elektronikus file. (2) A jegyzőkönyv tartalma kurzusonként egy táblázat, melyben kérdésenkénti lebontásban szerepel: a kari átlag, a mintaegység átlag, és a válaszok százalékos megoszlása. A táblázatban az átlagok mellett a kérdésre adott válaszok szórása is szerepel, és a válaszadó hallgatók százaléka. (3) A jegyzőkönyvhöz az érintett oktatónak valamint a kurzusért felelős oktatási szervezeti egység vezetőjének, valamint minden olyan szak megadott felelősének, amely szak tantervében az adott kurzus szerepel hozzáférést kell biztosítani. Problémafelvetés a munkabizottsági ülés alapján   

Az oktató minősítésénél az OMHV eredményeket is figyelembe kell venni más tényezők mellett. A hangsúlyt arra kell helyezni, hogy az oktatók vezetői lássák az eredményeket. A cél az OMHV pozitív hatásának támogatása, egyfajta indikátorként történő alkalmazása Nem kari szintű értékelésre lenne szükség, hanem tanszéki/intézeti vagy adott szakra lebontva. Egy szak tekintetében a kritikus tárgyak kapcsán több féléven keresztül kell vizsgálni a tendenciát, mert félévenként eltérő lehet a vélemény az oktatóról.

Kari észrevételek, megoldási javaslatok ÁJTK Mindenképpen szükséges lenne, valamennyi kari vezető lássa a véleményt, és ennek súlya legyen a karrierben. BGGYK Figyelembe lehet venni az oktatói minősítéseket – különösen az igen jó és igen gyenge eredményeket – az oktatói előmenetel esetében, ugyanakkor ehhez igen fontos, hogy ezek megfeleljenek a tudományosság kritériumainak. Motiváló az eredmények pozitív célú felhasználása, jutalmazás, kiváló oktató cím, stb. A negatív eredmények esetében az önfejlesztési, fejlesztési célok megjelölésére és az azok terén elért fejlődésre kellene helyezni a hangsúlyt. IK A kar az OMHV eredményeket javadalmazásra használná, ahol a karnak van rá lehetősége, a kari sajátosságoknak megfelelően. Az értékelés lehetősége jelenleg is benne van a rendszerben. PPK A felhasználás kötelező kell, legyen (e nélkül, nem lehet az egész mellett érvelni). Ha valakinél problémát jelez az OMHV, akkor ott kell, hogy legyen következmény (alaposabb utánajárás, változásra való törekvés). A program- (szak)felelősök szerepkörét is pontosítani kell e területen (talán szerencsésebb lenne az ő szerepüket erősíteni ezzel). Az értékelés gyakorisága attól kell, hogy függjön, hogy milyen gyakran van mit elemezni (min. félévente). Nem csak kari szintű értékelésre lenne szükség, hanem összegyetemi, tanszéki/intézeti vagy adott szakra-szakirányra és kurzusra lebontva is. Egy szak tekintetében a kritikus tárgyak kapcsán több féléven keresztül kell vizsgálni a tendenciát, mert félévenként eltérő lehet a vélemény az oktatóról. Ettől elválik a nyilvánosság kérdése, a „naming and shaming”. 25

TáTK A közvetlen felettesektől való visszajelzés nagyon hasznos lenne, egyetértve azzal, hogy ez nagyobb (legalább két félév) intervallum értékelései alapján működne. Ha van igény kari szintű beszámolókra is, azokat a tanszékvezetők a dékánnal a tanszékük tagjaira vonatkozóan összesítve beszélhetnék meg. A pozitív ösztönzők bevezetése jó ötlet, de ennek inkább informális hatása lenne javasolt. Például a TTK-n az, hogy ezt is figyelembe veszik az év oktatójánál. Fizetési jutalmak megállapításánál vagy egyéb formális ösztönzőknél azonban éppen nem támogatjuk, mivel teljesen torz képet adhat. A nyilvánosságra hozás támogatásánál is az informális ösztönzők működhetnek az IK-n például az a gyakorlat, hogy csak azok közül választhatnak a hallgatók az Év oktatója szavazáson, akik nyilvánosságra hozzák az értékelésüket. Bármilyen anyagi vagy formális ösztönzőt itt sem támogatunk. TÓK 1. Ahhoz szükséges lenne a Neptun kliens felületet intelligensebbé tételei, hogy a vezetők érdemben követni, elemezni tudják az oktatók értékeléseit. 2. Jó példák közvetítése az oktatóknak, karoknak: pl. több féléven át tanított kurzusoknál, hallgatói csoportoknál a visszajelzéssel kezdeni a félévet¸pl. kari pozitív diszkrimináció összesített értékelés alapján – de ehhez összesített értékelés kell! Kérdés:ki végzi? 3. Mindenképpen körültekintően kell eljárni, csak egy eleme lehet az OMHV a minősítésnek, még abban az esetben is, ha tisztán az oktatói munkára vonatkozó kérdések lesznek az OMHV kérdőívben. Hosszabb, min. 3 féléves tendenciákat érdemes figyelembe venni, 3 féléven át fennmaradó negatív értékelés esetén a helyzet megvizsgálása (érdemes mindezeket kisebb szervezeti egységek vezetőinek hatáskörében tartani: tanszékvezető, szakfelelős). Feltétele, hogy a vezetők elérjék, kezelni és értelmezni tudják a kari riportokat. 5. Féléves gyakoriság sűrű, elég évente.

Az oktató önértékelése legyen a kiindulópontja! X alatti átlagértékek elemzése (alapvetően önértékelés) – ebben segítene, ha egységes skálázási módot használnánk 6. Egyetértünk, hogy jó lenne a kurzus-oktató párosnál nagyobb egységekre is összegezni a kapott adatokat: pl. tanszékek, intézetek, szakok oktatói. 7. Neptun riportok tartalmának átgondolása is szükséges.

A riportokon jelenjen meg: a. kurzust felvett hallgatók száma és a kitöltők száma b. a kitöltők közül hányan válaszoltak az éppen bemutatott kérdésre c. kari átlag, esetleg szakos átlag Az adott félév kurzusonként eredményei mellett jó lenne, ha elérhető lennének összegzések, elemzések: d. adott kurzusra vonatkozó idősorban bemutatott értékek e. oktató összesített értékelése f. adott tantárgy több kurzusára vonatkozó értékelések összegzése 7. Érdemes lenne támogatni, hogy az oktatók és vezetők megismerjék az OMHV eredményeket pl. jelen pillanatban nem érhetők el a korábbi félévek riportjai, csak a 2014/2015. 2. 26

félévi. Intelligensebb neptun kliens felület kell: lehessen keresni, szűrni, csak a létező riportokat listázza, kapacitásilag tudja kezelni a sok riportot. Oktatóknak is menjen neptun üzenet az OMHV riportok elkészültéről, a nyilvánossá tétel fontosságáról. 4. Nyilvánosság

Jelenlegi szabályozás (az Egyetem hatályban lévő Minőségfejlesztési Szabályzata) Az oktatónak lehetősége van az oktatott tárgyáról készült riport publikálására, amit valamennyi tanulmányi rendszerhez azonosítóval rendelkező egyetemi polgár megtekinthet Problémafelvetés a munkabizottsági ülés alapján    

A hallgatói visszacsatolás szempontjából kedvezőtlen az a tendencia, hogy a riportok publikálása alacsony szinten mozog (<10%). A hallgatók igénylik, hogy minél több oktató publikálja a riportját, annak érdekében, hogy el tudják dönteni, melyik oktatót válasszák. Felvetődik a korlátozott nyilvánosság lehetősége (csak egy adott szakra korlátozódna a nyilvánosság). Ha az oktató és hallgató közötti párbeszéd a cél, akkor kell a nyilvánosság, azonban ha csak az, hogy az oktató képet kapjon a munkájáról, akkor nem kell.

Kari észrevételek, megoldási javaslatok ÁJK Az ÁJK-n pályázati feltétel minden új belépőnél, hogy vállalja az OMHV publikálását. BGGYK Javasolt az eredmények, különösen a pozitív eredmények nyilvánossá tételét. IK Az OMHV az oktató felé jelent visszajelzést, ezért a kötelező nyilvánosság nem támogatandó. TÁTK A TáTK egyáltalán nem támogatja azt, hogy a hallgatótársak kötelezően megismerhessék az értékelést, hiszen az nem az összes hallgató véleményét tükrözi, de még csak nem is a kurzusra járók egy reprezentatív mintájának véleményét mutatja. Sem a teljes, sem a korlátozott nyilvánosságra hozást nem javasoljuk. Az oktató számára való visszajelzéshez nem szükséges a nyilvánosság. Jó ötlet most is a pozitív ösztönző, ami úgy merült fel, hogy aki a kari átlag fölötti eredményt ér el, az kapjon levelet arról, hogy ha akarja, hozza nyilvánosságra az értékelését. TÓK Ne legyenek automatikusan nyilvánosak a riportok, mert a közzététel során van lehetősége az oktatónak megjegyzést hozzáfűzni a hallgatói értékeléshez. A közzétett riportok korlátozottabban legyenek elérhetőek: karon vagy szakon belül. 27

Megfontolandó egy olyan verzió, hogy az adott kurzus hallgatói számára automatikusan nyilvános legyen az adott kurzus riportja. Jó ötlet a kari átlag fölötti oktatóknak email küldés. A nyilvánossá tételt egyébként is segítené, ha a régi gyakorlathoz hasonlóan az oktatók kapnának értesítést az OMHV riportok elkészüléséről. AZ OMHV további népszerűsítéséhez kulcsfontosságú az oktatók megnyerése is, akik kicsit bizalomvesztettek a Neptunra áttérés során tapasztalható problémák, bizonytalanságok miatt. Ugyanakkor népszerűsíteni kell a publikálást. Karonként nagyon eltérő lehet, hogy hány kurzus esetében működik a tanárválasztás. (TÓK-on a nagymértékű gyakorlati képzés szervezhetősége miatt, a műveltségterületek miatt eléggé kötött az órarend, kevés a választási lehetőség) TTK Kötelező legyen a publikálás a szak hallgatóinak okulására, de ne lássák más kollégák és hallgatók (csak a vezetők).

28

5. számú melléklet: Átfogó értékelés a Neptun működéséről minőségfejlesztési nézőpontból-és javaslatok a problémák rendszerszerű kezelésére

Átfogó értékelés a Neptun működéséről – minőségfejlesztési nézőpontból – és javaslatok a problémák rendszerszerű kezelésére

Neptun munkabizottság 2015

29

Tartalom 1.

A Neptun bevezetése......................................................................................................................... 31

2.

Az értékelés célkitűzése ..................................................................................................................... 31

3.

Az értékeléstől várt eredmények (rövid és hosszú távon) ............................................................ 31

4.

Az értékelés módszere ....................................................................................................................... 31

5.

Fő következtetések és javaslatok – minőségfejlesztési nézőpontból .......................................... 33

6.

Problémacsoportok elemzése ........................................................................................................... 34

7.

6.1.

Sem ELTE, sem SDA hatáskörben nem oldható meg, vagy megoldottnak tekinthető 34

6.2.

SDA hatáskörben javítható hiba, eltérés ............................................................................ 34

6.3.

SDA által megvalósítható fejlesztés .................................................................................... 35

6.4.

ELTE hatáskörben javítható hiba, eltérés.......................................................................... 36

6.5.

ELTE valamely szervezeti egysége által megvalósítható fejlesztés ................................ 38

Az egyetemre vonatkozó megállapítások, megoldási javaslatok összefoglalása ........................ 38 1. számú melléklet: Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő eltérések (hibák) és fejlesztési igények bejelentésének és kezelésének folyamatleírása ..................................................................... 41 2. számú melléklet: Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő eltérések (hibák) és fejlesztési igények bejelentésének és kezelésének folyamatábrája ..................................................................... 44 3.

számú melléklet: Kari problémák és megoldási javaslatok összegzése .................................. 46

4.

számú melléklet: Neptun munkabizottsági tagok...................................................................... 46

30

1.

A Neptun bevezetése

Az új tanulmányi rendszer, a Neptun bevezetésére 2012 áprilisában indultak meg az átállási munkálatok és 2012. november közepén került sor az átállásra. Az induláskor - egy kivételével az összes ma használt modul használatba vételre került. Az egyes modulok, funkciócsoportok teljes körű kihasználása azonban még évekig tartott, illetve még jelenleg is folyamatban van, mert az ügymenettel - és ennek megfelelően a támogató informatikai funkciókkal - folyamatosan követni kell a jogszabályi és egyéb változásokat. Az átállás utolsó nagy lépéseként 2014 májusától leállt a korábbi kollégiumi informatikai rendszer és a teljes kollégiumi funkcionalitást is a Neptun vette át. 2. Az értékelés célkitűzése A Szenátus által 2015. március 23-án elfogadott ELTE 2013/14-es tanév Minőségügyi jelentés egyik minőségfejlesztési célja az „Átfogó értékelés a Neptun működéséről – minőségfejlesztési nézőpontból – és javaslatok a problémák rendszerszerű kezelésére". A jelentés egyetemi és kari szinten olyan megoldási javaslatokat keres és kínál, amelyeknek célja a rendszer használatra való alkalmasságának és a felhasználók elégedettségének növelése. 3. Az értékeléstől várt eredmények (rövid és hosszú távon) Azt, hogy a Neptun rendszerrel elégedett legyen minden felhasználó (egyetemi polgár) a jelen állapotok ismeretében nem érhető el rövidtávon, hanem folyamatos, hosszabb időtartamú, rendszerszintű tevékenységet igényel, amelyhez a karok/szervezetek együttműködése, csapatmunkája, és erőforrások biztosítása (pénzügyi, humán és tárgyi) szükségesek. A rövidtávon a hibák és működési anomáliák számának csökkentése a cél, míg hosszú távon a Neptun rendszer megbízható felhasználóbarát működésének és a felhasználók elégedettségének elérése. 4. Az értékelés módszere Az értékelést 19 fős munkabizottság végezte el, a Minőségügyi Iroda munkatársának vezetésével. A bizottságba a tagok az Oktatási Igazgatóság munkatársai, a kari tanulmányi hivatalok vezetői, a kari referatúravezetők valamint az Egyetemi Könyvtári Szolgálat munkatársai közül kerültek delegálásra. Annak érdekében, hogy a jelentés átfogó legyen és az egyetem minden szervezetének Neptun rendszerre vonatkozó észrevételeit és javaslatait tartalmazza, olyan munkatársak részvételére volt szükség, akik a kari/szervezeti sajátosságokat és a Neptun tanulmányi rendszer folyamatait egyaránt jól ismerik, illetve azokban tevőlegesen nap mint nap részt vesznek. A rendszer 2012. novemberi bevezetése óta, az Oktatási Igazgatóság folyamatosan gyűjtötte a karokról beérkező észrevételeket, kifogásokat és fejlesztési javaslatokat, amelyekből egy összegfoglaló dokumentumot készítettek, Kari problématérkép címmel. Ezt egészítette ki a bizottság a karok 2013/14 tanévre szóló Minőségfejlesztési jelentéseiből, a Neptun tanulmányi rendszerre tett észrevételeivel. A munkabizottság a munka megkezdéséig (2015.05.27.) a fent említett dokumentumokban rendelkezésre álló információkat dolgozta fel, és ezekre vonatkozóan tette meg javaslatait. Ezek közül több megoldódott, de a működés során újabb problémák és fejlesztési igények merültek fel. 31

A feldolgozás során az észrevételeket öt csoportba sorolták. Az első csoportba azok az észrevételek kerültek, amelyek nem reális igényt fogalmaznak meg, vagy túlságosan általános megfogalmazásuk miatt érdemben nem vizsgálhatók, vagy az eltelt időben már megoldódtak. A második és harmadik csoportba sorolták azon észrevételeket, amelyeket (hiba vagy fejlesztési igény) ELTE-s munkatársak nem tudnak megoldani, hanem a megoldáshoz az SDA részvétele szükséges. A negyedik csoportba azok az észrevételek kerültek, amelyeket a Neptun rendszer működési hibája, a rendszer ismeretének hiányosságai vagy a problémában érintett folyamat szabályozásának hiánya miatt tettek a felhasználók és ennek a problémának a javítását az ELTE munkatársai el tudják végezni. Az ötödik csoportba sorolták azokat az észrevételeket, amelyek a Neptun rendszer működése és használata során, mint fejlesztési igények merültek fel és a fejlesztéshez nem kell az SDA –t igénybe venni, hanem azok ELTE hatáskörben megoldhatók a munkatársak innovatív tevékenységével. Ezt a csoportosítást abból a megfontolásból végezte el a bizottság, mert más módon kell kezelni azon észrevételeket, amelyeket (akár hiba akár fejlesztési igény) az SDA, és más módon azokat, amelyeket az ELTE tud megoldani. Az alábbi táblázatban a leírt 137 db észrevétel csoportosítása szerepel: I. Sem ELTE, sem SDA hatáskörben nem oldható meg, vagy megoldottnak tekinthető 44db 32%

II. SDA hatáskörben javítható hiba, eltérés

III. SDA által megvalósítható fejlesztés

IV. ELTE hatáskörben javítható hiba, eltérés

V. ELTE valamely szervezeti egysége által megvalósítható fejlesztés

25db 18%

31db 23%

25db 18%

12db 9%

32

5. Fő következtetések és javaslatok – minőségfejlesztési nézőpontból -

Nagyon sok kifogás irányult arra, hogy nem tisztázott a problémák jelzésének módja, „hivatali útja”, nem érhető el egy elfogadott és leírt eljárásrendje a problémák kezelésének. Ezért javasolt a hibák bejelentésének és javításának ügymenetét a karokra és a THÜRF-re vonatkozóan is írott dokumentáció formájában, minden egyetemi polgár számára hozzáférhető módon leírni lépésről-lépésre. (Lásd 1. számú melléklet: „Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő eltérések (hibák) és fejlesztési igények bejelentésének és kezelésének folyamata” (továbbiakban: Hibakezelési folyamatleírás). Ez az eljárásrend a véglegesítése után az ELTE valamely weboldalán lesz elérhető.

-

Az SDA hatáskörben javítandó hiba kijavításának a határidejére vonatkozóan nincs a szerződésben az SDA részéről kötelezettség vállalás, ezért a hibajavítását a THÜRF nem tudja más módon befolyásolni, mint a prioritás mértékének meghatározásával. Szükséges lenne a szerződés kiegészítése a prioritási fokokhoz rendelt maximális határidő meghatározásával.

-

Gyakori problémaként jelent meg az oktatás hiánya, hiányossága. Ezt tükrözi, hogy számos olyan észrevételt is tettek a felhasználók, amelyek első megközelítésben működési hibának tűntek, de valójában a Neptun rendszer ismeretének hiánya okozta a problémát. Ezért szükséges a karok oktatási adminisztrációiban dolgozók számára a Neptun oktatás és továbbképzés rendszerének a kialakítása, továbbá a THÜRF ehhez szükséges kapacitásainak a meghatározása.

-

Oktatással és képzéssel lehetne elősegíteni egyes felhasználók esetében tapasztalható attitűd megváltoztatását is, amely az ETR-t követő új tanulmányi rendszerrel, a Neptunnal szembeni ellenállás, elutasítottság csökkentését célozná meg.

33

6. Problémacsoportok elemzése 6.1. Sem ELTE, sem SDA hatáskörben nem oldható meg, vagy megoldottnak tekinthető Sok felhasználó (15) nagyon általánosan fogalmazza meg a kifogását, így az intézkedés csak akkor lehetséges, ha pontosítja az észrevételét. (Pl.: „A rendszer alkalmatlan egy ilyen bonyolult struktúrájú egyetem működtetésére….”, „…. feltöltött fájlokat nem minden hallgató látja, és nem tudja letölteni..”, „…körülményes és problematikus a tananyagok kezelése a Neptunban…”). Vannak olyan észrevételek (7), amelyek az eltelt időszakban megoldódtak, így további intézkedést nem igényelnek. (Pl.: „Kívánatos lenne, hogy a vizsgalapra az oktatók által megadott határidőn túl is fel lehessen venni hallgatókat.”, „Nem mindig értesülünk más karok közös érdeklődésre számot tartó észrevételeiről, kéréseiről”, „Oktatói WEB-en vizsgalapra történő jegy rögzítésekor nem látszik azonnal/azon a felületen az esetleg ugyanabban a félévben már korábban megszerzett vizsgajegye.”) Az észrevételek egy része (5) nem reális igényt fogalmaz meg, mert figyelmen kívül hagyja a gazdaságossági szempontokat, vagy az ágazatirányítás szándékait (Pl.: „Véleményünk szerint meg kellene fontolni, hogy az ELTE a saját igényeinek megfelelő saját rendszert fejlesszen ki”). Olyan kifogások is felmerültek, amelyek esetében nem jogos az észrevétel (Pl.: „A Neptun Meet Street e-learningje ma sem működik”, „A jelzett problémák esetében rendszerint nem kapnak visszajelzést, hogy a probléma orvoslása megtörtént-e, és ha igen, milyen módon”, „Rendkívül sajnálatos, hogy a Neptun nem akadálymentes a látássérült hallgatók számára, nekik a Neptun napi használata nem megoldott”, „Naplózási hibák”). Az eddig felsorolt észrevételek a „Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő eltérések (hibák) és fejlesztési igények bejelentésének és kezelésének folyamata” (továbbiakban: Hibakezelési folyamatleírás) című folyamatleírásban már a „Probléma elemzése THÜRF által” lépésben kiküszöbölhetők. Abban az esetben, ha a THÜRF munkatársai úgy ítélik meg, hogy általános, időközben megoldódott, nem reális igény vagy nem jogos észrevétel került bejelentésre, akkor arra a megfelelő választ küldik a bejelentőnek, hivatkozva az „ügy id”-ra és ezzel az adott észrevétel lezártnak tekinthető. Természetesen, ha a bejelentő pontosítja, és ismét bejelentést küld a THÜRF-nek, akkor az észrevétel ismételten elemzésre kerül, és a folyamat elölről kezdődik. Azon észrevételek esetében, amelyeket a THÜRF munkatársai úgy ítélnek meg a „Probléma elemzése THÜRF által” lépésben, hogy azok az SDA hatáskörébe tartoznak, ott további elemzést kell végezni. 6.2. SDA hatáskörben javítható hiba, eltérés Ha hibának minősítik a szakemberek az észrevételt, akkor azt továbbítani kell az SDA felé megfelelő prioritási fokkal ellátva. Azon hibák, amelyek javítása sürgős, magas prioritással kerülnek bejelentésre, míg a kevésbé fontos területet érintő hibák alacsonyabb prioritással kerülnek továbbításra. A határidőre vonatkozóan nincs a szerződésben az SDA részéről kötelezettség vállalás, ezért a hibajavítását a THÜRF nem tudja más módon befolyásolni, mint a prioritás mértékének meghatározásával. 34

A javítási tevékenység elvégzését az SDA jelzi, majd THÜRF a javítás ellenőrzése után az „ügy id” számra hivatkozva értesíti a bejelentőt, és az ügyet lezárja. Néhány példa az SDA által javítható hibára: - minden frissítésnél elvesznek a korábban működő funkciók, - az SDA rendszeres fejlesztései kiszámíthatatlanná teszik a működést és a hibajavítást, - jelenleg a Neptun angolsága nem elfogadható, nemzetközi porondon nem vállalható, - adott képzésre vonatkozó hallgatói tárgyfelvételek számának helyes számítása. 6.3. SDA által megvalósítható fejlesztés Ha jogos fejlesztési igény merül fel a Neptun rendszer működésével kapcsolatosan, akkor fontos tudni azt, hogy az SDA kötelezettségei a szerződés szerint csak azokra a fejlesztésekre korlátozódnak, amelyeket a jogszabályi változások tesznek szükségessé. Ha nem ezen szempont szerint merül fel a fejlesztési igény, akkor azokat közbeszerzési eljárás lefolytatásával lehet indítani. Az igény pontos leírását követően első lépésben az SDA-tól árajánlatot kér az egyetem. Az árajánlat ismeretében vezetői döntés szükséges a fejlesztés jóváhagyásáról, a hozzá szükséges források biztosítása valamint a közbeszerzés elindítása és lebonyolítása érdekében. Példák a felmerült, jogosnak minősíthető fejlesztési igényekre: -

-

-

a dokumentációk helyét célszerű lenne a könnyebb, gyorsabb elérhetőség érdekében a Neptunon belül önálló menüpont alatt feltüntetni a webes felület felső menüsorában, jelenleg a Neptun funkciói szerepkörökhöz, azon keresztül jogosultságokhoz kötődnek. A mindennapi munkát nehezíti, hogy bizonyos funkciók, melyek logikailag összetartoznak (mert egy-egy összetett folyamat részét képezik), 2 vagy több szerepkör között oszlanak meg, az ELTE és az SDA között 2014. február óta megkezdődtek azok a tárgyalások, amelyek a NEPTUN és az egész Egyetemen alkalmazott ALEPH integrált könyvtári rendszer összekötését célozzák. Kívánatos lenne, hogy ez a folyamat minél gyorsabban lezáruljon, a két rendszer összeköttetésbe kerüljön, és így a könyvtárak a hallgatókkal szemben a kintlévőségeiket hatékonyabban tudnák visszaszerezni, az OMHV nehézkesen működik, a vezetők részére nincs megoldva a szűrés az egyes oktatók követésében. a NEPTUN és az ELTE Digitális Intézményi Tudástár (EDIT repozitórium) összekapcsolásával oldódna meg, hogy a hallgatói szakdolgozatok automatikusan bekerüljenek a repozitóriumba. A szakdolgozatok archiválásának, a hozzájuk kapcsolódó adatok kezelésének, nyilvántartásának folyamata ELTE szinten egységesíthető, egyszerűsíthető lenne. A párhuzamos adatkezelés kiküszöbölhető (tanulmányi osztály, könyvtár).

Ha a „Probléma elemzése THÜRF által” lépésben a vizsgálat eredménye az, hogy az észrevétel ELTE-n belül kezelhető, akkor az a probléma jellegétől függően hibajavítási vagy fejlesztési tevékenység. (5.4. és 5.5. fejezetek)

35

6.4. ELTE hatáskörben javítható hiba, eltérés Ebbe a kategóriába sorolta és hibának (eltérésnek) minősítette a bizottság azokat az észrevételeket, amelyek abból adódhattak, hogy nem ismerték az SDA-val kötött szerződés tartalmát, a rendszer működését csak felszínesen ismerték meg, a problémával érintett folyamat nincs szabályozva, vagy nem elérhető a szabályozás, illetve a meglévő szabályozás nem kompatibilis a Neptun működésével, így annak módosítása szükséges. 6.4.1. Az SDA-val kötött szerződés ismeretének hiánya: Az SDA-val kötött szerződés tartalmáról fontos tudni azt, hogy az SDA kötelezettségei csak a jogszabályváltozás indukálta fejlesztésekre korlátozódnak, és az ezen túli fejlesztések csak közbeszerzési eljárás nyomán válnak lehetővé. Példa erre az a kifogás, amely szerint „Az SDA nem végzi el időben a fejlesztéseket, ma is hiányoznak olyan web-es szerepkörök, mint a szakfelelősi web-felület.” Az igényelt fejlesztésre a közbeszerzési eljárás folyamatban van, de az észrevételezés időpontjáig még nem zárult le. 6.4.2. A Neptun rendszer működésének felszínes ismerete: A rendszer indításakor kész modulok kerültek bevezetésre, amelyekben az egyes funkciók, az azt alkalmazó kar számára nem minden esetben az előző tanulmányi rendszerben (ETR) megszokott illetve elvárt módon működtek. Mivel az egyes feladatok elvégzése karonként más-más módon, eltérő koncepcióval történhet, és a Neptun erre csak egy alternatívát kínál, egy működő funkciót a kar működésképtelennek ítélhet meg. (Pl.: „Az óraterhelések elkészítése ma még igen bonyolult, körülményes, nagyon sok humán erőforrást leköt, mert az órarend funkció nem működik.”, „Hiányzik az órarend funkció.”, „Nincs átszínezve a vizsgalap, ahol még vannak hiányosságok a jegybeírásnál.”, „A kurzusmailhez kb. 10 lépésben lehet csak fájl-t csatolni.”). Más megközelítésben figyelembe kell venni azt is, hogy mivel a Neptunban a valóságos folyamat kerül modellezésre, a KKK-k, tantervek összeállítóinak az egyszerűségre és átláthatóságra kellene törekedni. Ebbe a problémakörbe tartoznak azok az észrevételek is, amelyek a képzés, oktatás hiányát teszik szóvá. (Pl.: „A Neptun készségszintű használatát a munkatársak autodidakta módon, illetve egymást segítve sajátították el.”, „ A rendszer bevezetése előtt kaptak oktatást, azóta a rendszer folyamatosan változik, erről értesítést nem kapnak: az új változatot autodidakta módon próbálják újra tanulni.”, „ A kliensben lévő menüpontok egy részét nem használják egységesen egyetemi szinten. Javasoljuk, hogy egy adott területet nézzünk meg közösen, hogy egyes karok mit használnak ezen a területen sikeresen (problémamentesen), egyeztetni, hogy esetleg milyen fejlesztésekkel tudná minden kar beépíteni a működésébe, pl. a záróvizsgával összefüggő menüpontok.” A Neptun bevezetésekor az adminisztrációban dolgozó kollégák többszintű oktatásban vettek részt, és új kollégák esetében a feladat átadásával együtt, annak Neptunban való végrehajtását is átadták. Az egyes funkcióterületek egységes használati módjáról a THÜRF gondoskodott konzultációk, illetve az aktuális 36

Neptun dokumentáció Neptun Meet Streetben (NMS) elérhető formájában. Ennek ellenére az észrevételekből az látszik, hogy a Neptun rendszerrel foglalkozó kollégák nem minden esetben ismerik annak működését, funkcióinak használatát. A THÜRF rendelkezésére álló humán erőforrás mennyisége e témában azonban csak az eddig megismert előrehaladási ütemet teszi lehetővé. A képzés és oktatás ütemének és a beérkező észrevételek kezelésének gyorsítása érdekében, mérlegelni kellene a THÜRF jelenleg rendelkezésére álló szakembergárdájának igényszerinti bővítését. 6.4.3. A problémával érintett folyamat szabályozásának hiánya: Nagyon sok kifogás irányult arra, hogy nem tisztázott a problémák jelzésének módja, „hivatali útja”(Pl.: Érdemes lenne kidolgozni a Neptunnal kapcsolatos problémák kezelésének tiszta és átlátható eljárásrendjét.). A THÜRF munkatársai a rendszer bevezetése óta a felmerült problémákat szabályozottan kezelték, dokumentálták, és ügy id-vel jelölték a követhetőség érdekében. A karokon azonban valóban nem lelhető fel egy elfogadott és leírt eljárásrendje a problémák kezelésének. Javasolt ezért a hibák bejelentésének és javításának ügymenetét a karokra és a THÜRF-re vonatkozóan is írott dokumentáció formájában, minden egyetemi polgár számára hozzáférhető módon leírni lépésről-lépésre. ( Lásd 1. számú melléklet: „Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő eltérések (hibák) és fejlesztési igények bejelentésének és kezelésének folyamata” (továbbiakban: Hibakezelési folyamatleírás)). Itt kell megemlíteni a hibalisták kezelésének a kérdését is. Ezen listák tartalmazzák azokat a hibákat, amelyeket a kar nem tud javítani. Abban az esetben azonban, ha a kar ahol a hiba megjelenik nem tudja javítani azt, mindenképpen további intézkedést igényel a hibalista kezeléséért felelős munkatárstól. A hiba elhárításának érdekében haladéktalanul jeleznie kell a hibát, az érintett szervezeti egységnek vagy személynek. (bejelenti a THÜRF-nek, értesíti a hallgatót, vagy más, a hibában érintett intézményt). Fontos tudni azt is, hogy a hibalisták egyes elemeit a FIR visszajelzései indukálják. A FIR-t működtető Oktatási Hivatalnak azonban az az álláspontja, hogy a normál működés szerint a hibák egy része mindig meg fog maradni, mert pl. ha a hiba egy az egyetemmel kapcsolatban már nem álló hallgatóra vonatkozik, akkor a hiányzó adat az érintett hallgatóról(tól) nem szerezhető be, így a hiba sem javítható. 6.4.4. A Neptun rendszer működésében adódnak olyan problémák, amelyek esetében a kért módosítás (fejlesztés) nem megoldható, és helyette kézi adminisztrációra van szükség. A kézi adminisztráció segíthető lekérdezésekkel, szűrésekkel, amelyek létrehozásában a kar kérésére segít a THÜRF. Példák lekérdezésekkel segíthető észrevételekre: - Speciális indexsornál – mivel a hallgató képzése felől lehet megközelíteni, csak a képzéshez tartozó tantervi elemek legyenek láthatóak. - Hallgatói regisztráció tiltása a következő esetekben: egy tárgy megengedettnél többszöri felvétele. 37

- Ne tudja felvenni a hallgató a korábban már háromszor felvett, de nem teljesített kötelező tárgyhoz tartozó kurzust. 6.5. ELTE valamely szervezeti egysége által megvalósítható fejlesztés A 3. számú melléklet „Kari problémák és megoldási javaslatok összegzése” tartalmazza az eddig felmerült fejlesztési igényeket is, amelyeket a THÜRF munkatársai el tudnak végezni, ezzel segítve és megkönnyítve a karok munkáját. A felmerült észrevételekre az alábbi fejlesztési javaslatokat tette a THÜRF, vállalva azok elvégzését: -

-

-

-

lekérdezés készítése, amely a TH-k számára segít kiszűrni az elbocsátandó hallgatókat, lekérdezés készítése a TH-k számára, ami mutatja a vizsgaszám-limit túllépéseket, emellett a vizsgajelentkezési feltételek közé (meta) bekerül a jelentkezések számára vonatkozó limitek figyelése, lekérdezés készítése, amelyet a TH-k a félév lezárások után futtathatnak, és szükség szerint elbocsát hallgatókat, a "12 félév"-re vonatkozó adatok a FIR-ből rendelkezésre állnak; készíthető egy technikai megoldás a Neptunban, amellyel a regisztrációs kérvény tartalmának előállításakor ez az adat figyelembe vehető és a hallgatónak kijelezhető, a képzési idő túllépésére való figyelmeztetésnek a Tanulmányi Adminisztrátor GyIK "Finanszírozott félévek rögzítése, számítása" fejezetében részletezett adatok helyes rögzítése szolgálhat alapul; a fenti technikai bővítés után, készül tanszéki adminisztrátoroknak szóló hibalista, melyben a 2-nél több jeggyel rendelkező kurzusfelvételek jelennek meg, gyakorlati jellegű kurzusok esetében, a THÜRF kapacitásától függően a HKR alapján több egységesen használt kérvény készítése lehetséges

7. Az egyetemre vonatkozó megállapítások, megoldási javaslatok összefoglalása 7.1. Az észrevételek feldolgozása során a bizottság megállapította, hogy igényként jelentkezett egy olyan dokumentált és minden felhasználó által megismerhető folyamatleírás (opcionálisan folyamatábrával), amely egyetemi szinten írja le a Neptun rendszer használata és működése során felmerülő összes probléma és igény kezelését, azok felmerülésétől a javításukig/megvalósításukig. E folyamat központi része a THÜRF kezelésében már a Neptun előtti időktől fogva jól működik. Nem széleskörűen ismert azonban az, hogy az egyes kari szereplők, illetve hallgatók milyen úton juttathatják el - karon belül - a Neptunnal kapcsolatos észrevételeiket az arra illetékesekhez. Feltehető, hogy bizonyos esetekben a kari szereplők, folyamatok nemcsak dokumentálva nincsenek, de a valóságban az ügymenet sincs kialakítva, és/vagy az ügymenetet végrehajtására nincsenek kijelölt munkatársak. A fenti kérdéskör központi részének megoldására készült el a „Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő problémák, igények bejelentésének és kezelésének folyamata” című folyamatleírás és folyamatábra, amely egyes része a megfelelő szereplők számára elérhetőek. A kari ügymenet tekintetében egy optimálisnak vélt folyamat került ábrázolásra. 38

7.2. Gyakori problémaként jelent meg az oktatás hiánya, hiányossága. Emellett számos olyan észrevételt is tettek a felhasználók, amelyek első megközelítésben működési hibának tűntek, de a rendszert ismerő szakemberek megállapították, hogy valójában, a Neptun rendszer ismeretének hiánya okozta a problémát. Más kifogások esetében valójában működött az adott funkció, csak esetleg nem a felhasználó által megszokott, illetve elvárt módon. A Neptun bevezetésekor az adminisztrációban dolgozó kollégák többszintű oktatásban vettek részt, és új kollégák esetében a feladat átadásával együtt, annak Neptunban való végrehajtását is átadták. Ezen kívül az aktuális, fejlesztők által készített Neptun dokumentáció felkerült és elérhető a Neptun Meet Streetben (NMS). Ennek ellenére az észrevételekből az látszik, hogy a Neptun rendszerrel foglalkozó kollégák nem minden esetben ismerik annak működését, funkcióinak használatát, még akkor sem, ha az adott témakörben még ELTE specifikus dokumentáció is rendelkezésre áll. A Neptun rendszer működésének megismeréséhez és a változásainak folyamatos nyomon követéséhez tehát nem elegendő, hogy az újonnan bekerülő kollégákat a már Neptun tapasztalattal bíró munkatársak tanítsák be. Bizonyos - kisebb - tanulmányi adminisztrációt végző szervezeti egységeknél a kollégák közötti kölcsönös betanítás folyamata teljesen hiányzik. Emellett a felsőoktatásra vonatkozó jogszabályok gyakori változása leképeződik a tanulmányi rendszerben is, így a nagy tapasztalattal bíró kollégák számára is hasznos lehet az újdonságok oktatásszerű ismertetése. Ezért egy olyan rendszeres képzés lenne szükséges, amely a felhasználók „Neptun ismeretét” naprakészen tartja. A NMS felületen „Gyakran ismételt kérdések”-re adott válaszok formájában találhatók Neptunra vonatkozó folyamatosan frissülő információk külön-külön a Tanulmányi Hivatalok és a tanszéki adminisztrátorok részére, és jelenleg készülőben van az oktatók részére is. A THÜRF munkatársainak leterheltsége frontális / személyes konzultációkat csak ritka esetben tesz lehetővé. Ezért kidolgozandó egy olyan rendszer, amely a fenti problémákra általános, fenntartható megoldást ad, pontosan felmérve az oktatási igényeket, azok gyakoriságát, tartalmi vonatkozásait, és az ehhez szükséges erőforrások nagyságát. 7.3. Az SDA évente háromszor ad ki új Neptun verziót, illetve akár napi rendszerességgel jelenik meg ún. javítócsomag. A verziók a jogszabályi követést biztosítják, illetve új funkciókat adnak. Főleg a verziók kihelyezése - de akár a javítócsomagok alkalmazása után előfordul, hogy bizonyos funkciók elérhetetlenné válnak, vagy hibásan működnek. A hibákat a fejlesztők újabb javítócsomagokkal orvosolják. A Neptun egy rendkívül komplex rendszer, melynek a fenntartása a bonyolultsággal nem lineárisan, hanem nagyobb mértékben növekvő "költséggel" jár. A komplexitás egyfelől a jogszabályi környezet változásából (adminisztrálni kell a korábbi ftv. hatálya alatt tanulmányokat megkezdett hallgatókat is), másfelől az eltérő intézményi, sőt kari igényekből adódik (ELTE-n belül is egy adott folyamat sokszínű lehet, pl. záróvizsgáztatás ügymenete). A komplexitásból adódik, hogy a rendszer felhasználói szemszögből akár különálló részei között is belső kapcsolatok, egymásra hatások vannak, ezért az egyes pontokon végzett 39

fejlesztések, módosítások, javítások a rendszer szinte bármely pontján újabb változást okozhatnak, amely változás hibaként is megjelenhet. Ésszerű határok között pedig nem kivitelezhető, hogy a fejlesztők minden egyes módosítás után az ezres nagyságrendű menüpont több ezer funkcióját teszteljék. A fentiekből eredően hibamentes működés a későbbiekben sem várható mindaddig, amíg a fejlesztő cég nem készít új ún. Neptun főverziót, amelyet az alapoktól újratervezett szem előtt tartva a felsőoktatás diverzitását is.

40

1. számú melléklet: Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő eltérések (hibák) és fejlesztési igények bejelentésének és kezelésének folyamatleírása

A kitöltő kar (szervezeti egység) neve: ELTE THÜRF 1. A folyamat megnevezése: Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő eltérések (hibák) és fejlesztési igények bejelentésének és kezelésének folyamata 2. A folyamat kódja: (nem kell kitölteni) 3. A folyamat típusa  vezetési folyamat

 alapfolyamat

 támogató folyamat

4. A folyamat célja A folyamat, a Neptun tanulmányi rendszer működése során észlelt hibák kezelésének lépéseit írja le a hiba észlelésétől, a felhasználó értesítéséig a hibajavításról, valamint leírja a rendszerrel kapcsolatos fejlesztési igények felmerülésétől, azok megvalósulásáig elvégzendő lépéseket. 5. Folyamatgazda: Zaka Ferenc THÜRF 6. Kölcsönhatások 6.1 A folyamat bemenete 6.2 A folyamat kimenete A Neptun működése során a hiba észlelése, Az észlelt és bejelentett hiba kijavítását vagy fejlesztési igény megfogalmazása. követően a hibabejelentő értesítése a hibajavításról. Fejlesztés elvégzését követően az új funkció átadása a felhasználónak. 7. A folyamatra vonatkozó jogszabályok, szabványok, szabályzatok 7.1 Általános 7.2 Helyi    

 OMHV, Unipoll dokumentáció (THÜRF)

Neptun dokumentáció (SDA) HKR Nftv. és vhr-ek ELTE SZMSZ

 …  …

8. Erőforrások, feltételek Személyi:Neptun tanulmányi rendszert ismerő és kezelő informatikus (THÜRF) Kari Tanulmányi hivatal/Tanulmányi hivatalvezetők, PK OTF Tárgyi: informatikai háttér Pénzügyi: Support díj

9. Kritikus pontok: 41

és

Neptun

1. 2. 3. 4. 5.

A hiba, probléma pontos leírása Probléma elemzése és besorolása THÜRF-nél Ha SDA-t érintő a probléma és sürgős, prioritás meghatározása Javítást követően az ellenőrzés (tesztelés) megtörtént? Ellenőrzést követően a hibabejelentő értesítése megtörtént?

10. A folyamat részletes leírása / folyamatábra (lásd 2. számú melléklet) 1. 2.

3.

4. 5. 6. 7. 8.

Az egyetemi polgár észleli a Neptun problémát A problémát továbbítás előtt pontosan leírja, megfogalmazza az bejelentő. A bejelentésben szerepelnie kell minden olyan információnak, amely alapján a probléma reprodukálható: - a Neptun felület pontos megjelölése, ahol a probléma előállt, - a felhasználó és a szerepkör megadása, amellyel a probléma előállt, - szöveges, lépésenkénti (menüpontok megjelölésével) leírás arról, hogy a probléma jelentkezéséhez milyen műveletsorozatra van szükség, beleértve az esetleg a felületen kiválasztott/használt adatokat is, - pontos hibaüzenet, ha van, - hibaüzenet hiányában annak pontos szöveges megfogalmazása, hogy mi az adott felület elvárt működése, és ehelyett hogyan működik a probléma bejelentésekor, - képernyőkép, - előállt-e az adott probléma a teszt Neptun rendszeren is, vagy sem. Ha a problémát megfogalmazó szervezeti egység/személy: 3.1. Nem kari szervezeti egység: 4. pont. 3.2. Kari szervezeti egység: ha meg tudja oldani: 12. pont, ha nem 3.3. pont. Ha 3.3. meg tudja oldani 12. pont, ha nem 4. pont 3.3. Kari oktatási informatikus/tanulmányi vezető: ha meg tudja oldani 12. pont, ha nem 4. pont. 3.4.Tanszéki adminisztráció: ha meg tudja oldani 12. pont, ha nem 3.3. pont. Ha 3.3 meg tudja oldani 12. pont, ha nem 4. pont 3.5. Oktató küldi 3.4. pontnak. Ha 3.4 meg tudja oldani 12. pont, ha nem 3.3. pont 3.6. Tanulmányi adminisztráció, ha meg tudja oldani 12. pont, ha nem 3.3. pont 3.7. Hallgató: probléma megfogalmazása - ha tanügyi probléma 3.6. pont, ha nem küldés Quaesturának. Ha Quaestura meg tudja oldani 12. pont ha nem 4. pont. Küldés THÜRF-nek THÜRF elemzi a problémát Ha értelmezhető, hiánytalan jelzés, reprodukálható a jelenség akkor 8. pont, ha nem, akkor visszaküldés a bejelentőnek kiegészítésre. Ha érkezik válasz 5. pont, ha nem 12. pont THÜRF az értelmezhető problémát azonosító számmal látja el, majd a Neptun hibanyilvántartásba veszi és besorolja. - Ha viszonylag rövid időn belül THÜRF választ tud adni, akkor nem jelez vissza a bejelentőnek a probléma fogadásáról, hanem a megoldással együtt maximum 5 napon belül választ küld az azonosítóra hivatkozva. - Ha SDA-nak kell továbbítani az észrevételt, illetve a THÜRF sem tudja maximum 5 napon belül megoldani a problémát, akkor az azonosító számra hivatkozva jelzi a bejelentőnek, hogy továbbította az SDA felé, vagy folyamatban van a probléma megoldása és megoldás esetén értesítést küld a bejelentőnek. Besorolási kategóriák: 42

9. 10. 11. 12.

8.1. Neptun szoftver hiba, hiányosság: 9. pont 8.2. felhasználói hiba: 12. pont 8.3. THÜRF teendő: ha a hiba megoldásához be kell vonni külső szervezetet (OH,/EMMI, FIR/ Okt.Ig., SDA) akkor a szervezet bevonása, feladat végrehajtása és 12. pont Jelzés SDA-nak a problémáról, szükség esetén prioritási fok megjelölésével SDA megoldásának elemzése, ellenőrzése Ha a megoldás megfelelő 12. pont, ha nem 9. pont Értesíti a hibabejelentőt a javításról/megoldásról (visszacsatolás), hibanyilvántartásban jelzi a javítást, lezárja a bejelentést.

12. Dokumentálás 12.1 Használandó dokumentumok a) hibabejelentő email

12.2 Keletkező dokumentumok a) Neptun hibalista (feladatkezelő)

b) …

b) Hibabejelentőnek javításról szóló értesítés

13. Folyamat indikátorok 1. Célértékek: 2. Mennyiségi mutatók: 3. Vevői elégedettségmérés mutatók: 4. Stb.: 14. Mérés, értékelés Adatgyűjtés köre: ELTE Adatgyűjtés módja: Hibabejelentések nyilvántartása Értékelés módja: A hibák számának, súlyosságának elemzése Mérési időszak: naptári év 15. Hatálybaléptetés dátuma ..................................................................................... 16. Vezető jóváhagyása ..................................................................................... 17. Módosítások Sorszáma

Dátuma

Leírása, jellege

43

Engedélyező

2. számú melléklet: Neptun tanulmányi rendszerben felmerülő eltérések (hibák) és fejlesztési igények bejelentésének és kezelésének folyamatábrája START

Probléma, hiba észlelése; észrevételek, kérdések

Kinek a részéről?

Nem kari ELTE szervezeti egység

Tanszéki adminisztráció

Kari szervezeti egység

Oktató

Tanulmányi adminisztráció

Hallgató

Igen Tanügyi probléma? Kari oktatási informatikus/ tanulmányi vezető

Nem Quaestura (Q-tér, ügyfélfogadás)

Nem

Meg tudja oldani? Meg tudja oldani? Meg tudja oldani? Igen Megoldás, visszacsatolás

Igen Megoldás, visszacsatolás

Nem

Igen Nem

END

END

Megoldás, visszacsatolás

END THÜRF

THÜRF

Probléma elemzése

Igen

Jelzés visszaküldése kiegészítésre

Jön válasz?

Nem

Értelmezhető, hiánytalan a jelzés; reprodukálható a jelenség? Igen

Nem Jelzés besorolása END

Neptun szoftver hiba, hiányosság

Nem

Felhasználói hiba

THÜRF teendő

Jelzés SDA-nak, megoldásra várás

Külső szervezetek bevonása szükséges?

Megoldás elemzése, ellenőrzése

Igen

OH/EMMI

FIR

Okt.Ig.

Megoldás megfelelő? Igen Visszacsatolás

Feladat végrehajtása, visszacsatolás

Visszacsatolás

END

45

Nem

SDA

3. számú melléklet: Kari problémák és megoldási javaslatok összegzése

A hivatkozott melléklet teljes terjedelmében megtalálható az „Átfogó értékelés a Neptun működéséről – minőségfejlesztési nézőpontból – és javaslatok a problémák rendszerszerű kezelésére” című dokumentumban, amely részletesen, táblázatos formában tartalmazza: -

Az Oktatási Igazgatóság által összegyűjtött észrevételeket, kifogásokat (Kari problématérkép), A 2013/14 tanévre szóló kari Minőségfejlesztési jelentésekből a Neptun tanulmányi rendszerre vonatkozóan a karok további észrevételeit, Minden észrevételre megoldási javaslatokat

4. számú melléklet: Neptun munkabizottsági tagok

Kar

Név

Beosztás

ÁJTK

Dr. Kóczián Lilla

központvezető

BTK

Dr. Tóth Ilona

hivatalvezető

BTK

Stipich Béla

hivatalvezető

BTK

Dr. Sárdi Rudolf

irodavezető

BTK

Dr. Starcevic Attila

titkár

EHÖK

Borbély Krisztián

EK

Varga Klára

EK

Czinki Vietorisz Gabriella

tanulmányi alelnök fejlesztési és projektirányító szakreferens könyvtáros

EK

Virág Gabriella

EDIT adminisztrátor

IK

Molnár Zoltánné

osztályvezető

IK

Csillag András

oktatási informatikus

Kancellária Oktatási Igazgatóság

Dr. Cseszregi Tamás

igazgató

PK OTF

Dr. Papp Lajos

főosztályvezető

PK OTF Oktatásigazgatási Osztály

Lengyel Ágnes

osztályvezető

PK OTF Tanulmányi Osztály

Kövesné Gulyás Edit

osztályvezető

PK OTF Tanulmányi Osztály TÓK referatúra

Bicsák Csilla

referens

TáTK

Vékony Edit

hivatalvezető

THÜRF

Zaka Ferenc

főosztályvezető

TTK

Török Gabriella

osztályvezető

Rektori Kabinet Minőségügyi Iroda

Schalbert Edit (bizottságvezető) ügyvivő szakértő

6. számú melléklet: Az ELTE teljesítményének átfogó értékelésére vonatkozó indikátorrendszer tervezett moduljai és almoduljai Ennek a mellékletnek a célja, hogy beszámoljon arról, hol tartanak az ELTE teljesítményindikátor rendszere kialakítására vonatkozó munkálatok. Az alábbiakban felsorolt modulok és almodulok még nem tekinthetők végleges javaslatnak. Az ELTE teljesítmény-indikátor rendszere kialakításának indokoltsága és célja Számos vezető külföldi egyetemen évtizedes gyakorlat az egyetem által kifejlesztett indikátorrendszer alkalmazása annak értékelésére, hogyan teljesíti az egyetem a saját maga által kitűzött hosszú távú céljait. A saját indikátorrendszert alkalmazó egyetemek módszertanilag folyamatosan fejlesztik, finomítják rendszereiket. Elsősorban hasonló céllal dolgozunk az ELTE indikátorrendszerének a kialakításán is. A másik ösztöntő az indikátorrendszer kialakítására, hogy részben ellensúlyozni törekszik a rangsorok egyoldalúságát. A nyilvánosság számára is kezelhető számú “alapvető indikátor” lista jobban be tudja mutatni az egyetem tényleges teljesítményét, mint egyetlen szám a különböző rangsorokban (azaz egy “composite indicator”, ami mögötti összetevők nem láthatók a nyilvánosság és számára, illetve olyan utánajárást igényelnek, ami a széles nyilvánosságtól és a politikai döntéshozóktól nyilvánvalóan nem várható el. Előzmények Az ELTE a 2012-15-re szóló Intézményfejlesztési Terve – a vonatkozó kormányzati elvárást követve – tartalmaz indikátorokat, de azoknak a rendszeres (évenkénti) számszerűsítése és elemzése nem történt meg. A 2014-15-ös MAB intézményakkreditáció céljára készült egyetemi és kari önértékelések tartalmaznak egy szűk körű indikátorrendszert, ami kiindulópontot jelent a jelenlegi munkához. Ezt a MAB Látogató Bizottság a látogatása során és jelentésében is pozitívan értékelte. A jelenleg kidolgozás alatt lévő 2016-2020-ra szóló Intézményfejlesztési Tervre vonatkozóan kormányzati elvárás az egyes területeken a célok teljesülését mérő indikátorok megfogalmazása. Ugyanakkor az intézményfejlesztési tervekben szereplő indikátorok részben bővebbek, részben szűkebbek, mint egy hosszú távra szóló – az egyetem teljesítményét időben összehasonlítható módon értékelni képes – indikátorrendszer. Egy ilyen indikátor rendszer szerepe alapvető fontosságú az egyetem vezetői döntéseinek az előkészítésében, megalapozásában, továbbá a transzparencia növelésében az egyetem külső partnerei (a piaci és közszektornak az egyetemmel együttműködő intézményei, a kormányzat és a szélesebb nyilvánosság) számára.

47

Néhány nemzetközi példa A részletesebb elemzés nélkül felsorolunk néhány linket, amelyeken keresztül a nemzetközi példák iránt érdeklődők néhány jó gyakorlatról részletesebb információt szerezhetnek. University of Glasgow: http://www.gla.ac.uk/services/planning/oldwparcaug13/staff/campus/strategicplanning/planni ngandbudgeting/1011/keyperformanceindicators/ Manchester Metropolitan University http://www2.mmu.ac.uk/about/corporate-strategy/summary-kpi/ University of Toronto http://www.utoronto.ca/performance-indicators-2014-comprehensive-inventory University of Sydney http://sydney.edu.au/staff/planning/sibi/pdf/FS_7_About%20KPIs.pdf AZ ELTE TELJESÍTMÉNY-INDIKÁTORAI

A javasolt indikátorrendszer 3 szintű: – Modulok – Almodulok – Egyedi indikátorok A javasolt indikátorrendszer teljes köre (indikátorok teljes listája) és a hozzájuk kapcsolódó elemzések elsősorban az egyetem, a karok és az oktatási egységek vezetőinek számára kívánnak információt nyújtani. A szélesebb nyilvánosság számára kialakítunk egy szűkített változatot (alapvető indikátorok), amely könnyen áttekinthető számú indikátort fog tartalmazni. Az egyedi indikátorok két típusba sorolhatók: leíró és teljesítmény-indikátorok. Leíró indikátor pl. a tudományos fokozattal rendelkező oktatók száma, ehhez kapcsolódó teljesítmény-indikátor egy intézet /kar/ egyetem esetében a tudományos fokozattal rendelkező oktatók aránya az összes oktatókhoz viszonyítva. A leíró indikátorok többségét a „Háttéradatok” modul fogja tartalmazni – hasonló szerkezetben, mint az (A)-(F) modulok. (Ugyanakkor az indikátorrendszer első változata – módszertanilag megfelelő teljesítményindikátor hiányában – több esetben leíró jellegű indikátorokat, illetve azok időbeli változását mutató indikátorokat is fog tartalmazni az (A)-(F) modulok esetében.) Az egyedi indikátorok leírásának alapvető nemzetközi módszertani szabályai vannak (pl. koncepcionális indokoltság, interpretálási korlátok, pontos számítási módszer, adatok forrása, időbeli és térbeli összehasonlíthatóság, stb.)

Az alábbiakban csak egy a modulokra és almodulokra vonatkozó javaslatot mutatunk be, ami még a viták során jelentősen változhat. 48

Az ELTE teljesítmény-indikátorainak moduljai és almoduljai MODULOK (A) AZ EGYETEM NEMZETKÖZI ÉS HAZAI RANGSOROKBAN ELFOGLALT POZÍCIÓJA (B) KÉPZÉSI TEVÉKENYSÉG (C) KUTATÁS-FEJLESZTÉS-INNOVÁCIÓ (D) NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK (E) SZEMÉLYI FELTÉTELEK (F) TÁRGYI ÉS PÉNZÜGYI FELTÉTELEK Háttéradatok MODULOK és ALMODULOK (A) EGYETEM NEMZETKÖZI ÉS HAZAI RANGSOROKBAN ELFOGLALT POZÍCIÓJA A-1 Az ELTE nemzetközi rangsorokban elfoglalt helye A-2 Az ELTE hazai rangsorokban elfoglalt helye (B) KÉPZÉSI TEVÉKENYSÉG Jelentkezés és felvétel Alapképzés (beleértve a hallgatói teljesítményekre, végzettek elhelyezkedésére vonatkozó indikátorokat is) Mesterképzés (beleértve a hallgatói teljesítményekre, végzettek elhelyezkedésére vonatkozó indikátorokat is) Osztatlan képzés(beleértve a hallgatói teljesítményekre, végzettek elhelyezkedésére vonatkozó indikátorokat is) Doktori képzés Kiválósági / tehetséggondozási programok és eredmények Idegen nyelven folytatott képzés A hallgatók/kurzusok és oktatók aránya A hallgatók nemzetközi tapasztalata Oktatói önértékelés Oktatói esélyegyenlőség Oktatói kitüntetések, díjak Az oktatók nemzetközi tapasztalata Oktatást /hallgatókat támogató szolgáltatások A hallgatók pénzügyi támogatása Hallgatói elégedettség Hallgatói esélyegyenlőség Hallgatói kitüntetések, díjak A külföldi hallgatók elégedettsége

49

(C) KUTATÁS-FEJLESZTÉS-INNOVÁCIÓ Kutatócsoportok Innováció Pályázatok Nemzetközi kutatási együttműködések Tudományos publikációk Tudományos rendezvények (D) NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK Egyetemi hálózatokban való részvétel Kétoldalú együttműködések Hallgatói mobilitás Oktatói mobilitás Nem-oktató személyzet mobilitása Az egyetem által szervezett nemzetközi rendezvények (E) SZEMÉLYI FELTÉTELEK Összes foglalkoztatott összetétele és jövedelme Oktatói óraterhelés Oktatók-kutatók tudományos fokozatai A nem oktató-kutató alkalmazottak elégedettsége Az oktató-kutató státuszban dolgozók elégedettsége (F) TÁRGYI ÉS PÉNZÜGYI FELTÉTELEK Kutatási infrastruktúra Oktatási infrastruktúra Bevételek és Kiadások

50