MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI ÚTMUTATÓ

MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI ÚTMUTATÓ MÉK AJÁNLÁS AZ EGYES TERVEZŐIRODÁK MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERÉNEK KIDOLGOZÁSÁRA A Minőségbiztosítási Útmutató (a továbbiakban: Útmutató) célja lehetőséget biztosítani a Magyar Építész Kamara, a Területi Építész Kamarák tagjai számára, hogy a működő tervező irodáikban az Útmutató alapján az építész tervezői tevékenység sajátosságainak megfelelő, attól nem idegen, alkalmazkodó minőségirányítási rendszert valósítsanak meg. Az Útmutató egy referencia minőségbiztosítási kézikönyv, tartalma a hazai és nemzetközi (EU) gyakorlatban alkalmazott ACE (Európai Építészek Szövetsége) irányelveinek megfelelően került kidolgozásra. Az általános keretek a magyarországi építőipari gyakorlatban is érvényes és alkalmazott jogszabályi, szabványügyi és szakmai irányelveken alapulnak. Az Útmutató alapján az építész irodák könnyen saját arculatukra formálhatják a minőségbiztosítási követelményrendszert, úgy, hogy a meglévő irodai struktúrákat rendezik olyan formába és olyan folyamatokkal ellátva, hogy az a kamara által elvárt és javasolt minőséget biztosítsa. Napjainkban igénnyé vált az építőipari és a tervezési szolgáltatási területen is a minőségbiztosítási akkreditáció. Ezt különböző törvények adott helyzetekben kötelezően, más kapcsolatokban: pl. pályázatok, verseny-helyzetek bár nem kötelezően, de előnyként rendelik el. A Magyar Építész Kamara mindent elkövet annak érdekében, hogy az építészek és irodáik részére olyan hatékony és szakszerű, de ugyanakkor könnyen és nem kényszerként megvalósítható minőségbiztosítási rendszer-segédletet dolgozzon ki, amely ajánlás az alkalmassági feltételek megfeleltetésére a Kbt. 67.§. f. pontjában szereplő képesség igazolásához. Az Útmutató kidolgozott változata nem egyenértékű a minőség-, környezet-, munkabiztonsági tanúsítással. De alkalmas arra, hogy ISO 9001 szabvány szerinti tanúsításhoz Minőségbiztosítási Kézikönyvként szolgáljon. Amennyiben az adott tervező iroda hazai vagy nemzetközi tanúsító szervezettel akkreditáltatni akarja minőségbiztosítási rendszerét, a kiválasztott akkreditáló szervezet követelményeinek megfelelő kiegészítésekkel kérheti azt. Budapest, 2011. május 3. Készítették: Fáy Piros Oltvai Andrea Szebeni Zsuzsanna Viktória Lektorálta: Bartha Lórántné

Jóváhagyta: MÉK Elnökség Csontos Csaba Szakmagyakorlási Munkabizottság bizottságvezető Kiadta: Noll Tamás elnök, MÉK

Magyar Építész Kamra

Minőségbiztosítási kézikönyv Útmutató

2011 április 1. kiadás

TARTALOMJEGYZÉK I.

A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÉZIKÖNYV ............................................................................. 4

I.1. BEVEZETÉS .................................................................................................. 4 I.2. ALKALMAZÁSI TERÜLET ............................................................................. 4 I.3. A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA, KEZELÉSE................................................... 5 II. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÉZIKÖNYV FELÉPÍTÉSE....................................................... 5 II.1. II.2. II.2.1. II.2.2. II.2.3. II.2.4. II.2.5. II.3. II.3.1.

TERVEZŐIRODA BEMUTATÁSA .................................................................. 5 A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER RÉSZLETES LEÍRÁSA ................... 6 ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK ......................................................................... 6 FOLYAMATOK ...................................................................................................... 7 DOKUMENTÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK ................................................................ 9 DOKUMENTÁLT ELJÁRÁSOK ............................................................................ 10 MINŐSÉGPOLITIKA, STRATÉGIA, VEZETŐI ELKÖTELEZETTSÉG ................. 10 FELELŐSSÉGI KÖRÖK .............................................................................. 11 FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖRÖK, SZEMÉLYHEZ FŰZŐDŐ JOGOK .............. 11

II.3.2.

KOMMUNIKÁCIÓ – külső és belső kommunikáció .............................................. 13

II.3.3.

KÖRNYEZETMENEDZSMENT, KÖRNYEZETVÉDELEM ................................... 13

II.3.1.1 II.3.1.2 II.3.1.3

Vezetőség felelőssége, elkötelezettsége ............................................ 11 Vevőközpontúság................................................................................ 11 Hatáskörök .......................................................................................... 12

II.3.2.1 II.3.2.2

Belső kommunikáció ........................................................................... 13 Külső kommunikáció ........................................................................... 13

II.3.3.1 II.3.3.2

II.3.3.3 II.3.3.4

A környezetmenedzsment célja .......................................................... 13 A tervezőiroda működésének közvetlen környezeti tényezői és hatásai ........................................................................................................... 13 Javítási, optimalizálási lehetőségek feltárása a tervezőirodánál ......... 15 Bevezetés, működtetés, felülvizsgálat: folyamatos fejlesztés ............. 15

II.4.6.1 II.4.6.2

Nyilvántartás ....................................................................................... 17 Karbantartás és fejlesztés ................................................................... 17

II.5.6.1

Tervezés és fejlesztés, a tervezési folyamat rendje ............................ 22

II.4. II.4.1. II.4.2. II.4.3. II.4.4. II.4.5. II.4.6.

GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL ................................................. 15 HUMÁN ERŐFORRÁS ........................................................................................ 15 KÉPZÉS .............................................................................................................. 15 HUMÁNPOLITIKA ............................................................................................... 16 INFRASTRUKTÚRA ............................................................................................ 16 MUNKAKÖRNYEZET .......................................................................................... 16 ESZKÖZ NYILVÁNTARTÁS ................................................................................ 17

II.5. SZOLGÁLTATÁSI (VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS SZERINTI) FOLYAMATOK MEGVALÓSÍTÁSA ..................................................................................... 17 II.5.1. MARKETING ....................................................................................................... 17 II.5.2. MEGRENDELŐVEL VALÓ KAPCSOLAT ............................................................ 18 II.5.3. SZOLGÁLTATÁS ÉS MUNKAFOLYAMAT TERVEZÉS ...................................... 19 II.5.4. ADATKEZELÉS (INPUT-OUTPUT FOLYAMATSZABÁLYOZÁS) ........................ 20 II.5.5. MUNKATÁRSAKKAL VALÓ KAPCSOLAT .......................................................... 21 II.5.6. SZOLGÁLTATÁSTELJESÍTÉS ............................................................................ 21

2


II.5.6.2 II.5.6.3 II.5.6.4 II.5.6.5 II.5.6.6 II.5.6.7 II.5.6.8 II.5.6.9 II.5.6.10



A tervezés megtervezése .................................................................... 22 A tervezési folyamat bemenő adatai ................................................... 22 A tervezési folyamat kimenő adatai..................................................... 23 A tervezési folyamat átvizsgálása ....................................................... 23 A tervezési folyamat belső ellenőrzése ............................................... 23 A tervezési folyamat eredményének elfogadása ................................. 23 A tervezési folyamat módosítása ........................................................ 24 Felelősségek ....................................................................................... 24 A tervezés fázisai és folyamatábrája (6. ábra) .................................... 24

II.5.7. ALVÁLLALKOZÓKKAL, SZAKÁGI TERVEZŐKKEL, BESZÁLLÍTÓKKAL, EGYÉB KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓKKAL VALÓ KAPCSOLAT ......................................................... 29 II.5.8. KÖRNYEZETVÉDELEM ...................................................................................... 29

II.5.8.1 II.5.8.2 II.5.8.3 II.5.8.4

Közvetett környezeti tényezők és hatások .......................................... 30 A tervezőiroda termékének utóélete.................................................... 31 Környezettudatosság növelése ........................................................... 31 A digitális adatszolgáltatás és tervszállítás ......................................... 31

II.5.9.1 II.5.9.2 II.5.9.3 II.5.9.4

TÁRSASÁGI JOG ............................................................................... 32 VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉSEK ...................................................... 32 SZERZŐDÉSES TELJESÍTÉSEK....................................................... 32 SZERZŐI JOG NYILVÁNTARTÁS ...................................................... 32

II.5.9.

JOGI FOLYAMATOK ÉS ELLENŐRZÉSÜK ........................................................ 32

II.5.10. MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI FOLYAMATOK ÉS ELLENŐRZÉSÜK .......................... 33

II.5.10.1 ADATKEZELÉS .................................................................................. 33 II.5.10.2 KOMMUNIKÁCIÓ ................................................................................ 33 II.5.10.3 JOGSZABÁLYOK, SZABVÁNYOK NAPRAKÉSZ RENDELKEZÉSRE ÁLLÁSA .............................................................................................. 33 II.5.10.4 ÁTADÁS-ÁTVÉTEL, TELJESÍTÉS IGAZOLÁS ................................... 34

II.5.11. PÉNZÜGYI FOLYAMATOK ÉS ELLENŐRZÉSÜK ............................................. 34

II.5.11.1 II.5.11.2 II.5.11.3 II.5.11.4

KÖNYVELÉS, SZÁMLÁZÁS, BÉREK, JUTTATÁSOK, REZSIK STB. 34 BANKÜGYLETEK ............................................................................... 34 BIZTOSÍTÁSOK .................................................................................. 34 KÖTBÉR ............................................................................................. 34

II.6.5.1 II.6.5.2

Az elemzés céljai: .............................................................................. 38 Kidolgozandó akcióterv: ...................................................................... 38

II.6. II.6.1. II.6.2. II.6.3. II.6.4. II.6.5.

MÉRÉS, ELEMZÉS, FEJLESZTÉS.............................................................. 35 ÁLTALÁNOS ELŐÍRÁSOK .................................................................................. 35 VEVŐI ELÉGEDETTSÉG .................................................................................... 35 BELSŐ AUDIT ..................................................................................................... 35 FOLYAMATOK ELEMZÉSE, FEJLESZTÉSE ...................................................... 36 MUNKA MEGTÉRÜLÉS ELEMZÉSE (ajánlott negyedévente) ............................. 37

ÁBRÁK JEGYZÉKE .................................................................................................................. 39

MELLÉKLETEK ........................................................................................................................ 40

3


I.



A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÉZIKÖNYV

I.1. BEVEZETÉS A KÉZIKÖNYV CÉLJA: A tervezőirodák minőségbiztosítási rendszerük létrehozására alkotott, az irodák által kidolgozandó kézikönyvnek alapját képező – a Magyar Építész Kamara minőségbiztosítási ajánlását tartalmazó – kézikönyvet adunk közre. E kézikönyv tartalmazza a szakmai minőséggel kapcsolatos elveket és szabályokat, melyek a magyarországi építészeti tervezéssel foglalkozó vállalkozások számára iránymutatóak lehetnek (nem kötelező). A kézikönyv mellékletei a Kamara által kidolgozott és ajánlott jogi kereteknek felelnek meg, melyek segítséget nyújthatnak versenyhelyzetben a törvényes érdekérvényesítéshez. MÓDSZER: A kézikönyv a hazai és nemzetközi (EU) gyakorlatban alkalmazott hasonló útmutatók alapján került kidolgozásra. Az általános keretek a magyarországi építőipari gyakorlatban is érvényes és alkalmazott jogszabályi, szabványügyi és szakmai irányelveken alapulnak. A kézikönyv figyelembe veszi a magyarországi működési és strukturális sajátosságokat, de javaslatokat tartalmaz az európai gyakorlatnak megfelelő nagyvállalati és klaszter rendszerekhez történő igazodáshoz is. I.2. ALKALMAZÁSI TERÜLET A kézikönyv elsősorban a Magyarországon bejegyzett és működő építész- mérnöki tervezéssel foglalkozó mikro-, kisvállalkozások számára készült. A működési létszám (alkalmazottak száma) 1- 50 fő. A kijelölt vállalati kör tevékenysége elsősorban tervezés (szakági és generál tervezés egyaránt), mely esetenként kiegészülhet tanácsadói, tervellenőri, szakértői és építési kivitelezés ellenőrzési, műszaki ellenőri tevékenységi körökkel. A kézikönyv ajánlásai az alábbi rendeltetésszerű tevékenységi körökre terjednek ki: -

tervezés (építészeti és mérnöki tevékenység), tervezői művezetés, kivitelezés felügyelet építési kivitelezés ellenőrzés, műszaki ellenőrzés,

4




- építészeti és műszaki tanácsadás, - építészeti és műszaki szakértés, - tervellenőrzés. A kézikönyv ajánlásai továbbá az alábbi tevékenységekre is kiterjedhetnek a tervezőiroda tevékenységi köre és a személyek jogosultsága szerint: -

építés kivitelezés (vállalkozó kivitelező, alvállalkozó kivitelező), felelős műszaki vezetői tevékenység, építésszervezés és lebonyolítás, pénzügyi, pénzpiaci műveletek, vállalati vagyongazdálkodás, ingatlanüzemeltetés, facility management, építőanyag, épületszerkezet gyártás és kereskedelem, ingatlanfejlesztés, oktatási, szakmai továbbképzési tevékenység.

I.3. A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA, KEZELÉSE A Minőségbiztosítási kézikönyvet jelen útmutató-kézikönyv alapján a tervezőiroda a kamarai ajánlás segítségével saját arculatára specializálva hozza létre. A tervezőiroda a kézikönyvben foglaltak szerint folytatja tevékenységeit, így az biztosítja a tevékenységgel szemben támasztott követelmények teljesülését. A kézikönyv támpontot jelent a folyamatok sorrendiségének, kölcsönhatásainak átlátásában, a dokumentumok kezelésének rendjében. A Minőségbiztosítási kézikönyvet az összes – a minőségbiztosítási rendszerrel kapcsolatban álló – munkatárs számára elérhető helyen kell tárolni. A tervezőiroda a Minőségbiztosítási kézikönyvet évente minimum egy alkalommal felülvizsgálja, ellenőrzi a megfelelőségét, aktualitását. Amennyiben változtatást eszközölnek benne, azt az érvényes verzióban az arra kijelölt személy módosítja, hogy érvénytelen dokumentumok ne kerüljenek használatba. II. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÉZIKÖNYV FELÉPÍTÉSE II.1. TERVEZŐIRODA BEMUTATÁSA (az összegzés alapján a tervezőiroda vállalkozott szolgáltatásra vonatkozó képességét meg tudjuk ítélni) - Tervezőiroda neve, elérhetősége, bejegyzett fő-és mellék tevékenysége (TEÁOR szerint) - a tervezőiroda alapvető tevékenysége, kompetenciái, - a tervezőiroda tevékenységi sajátossága (szerzői jog, alkotó tevékenység, alkotás, stb.), 5




- jogi keretek (alapítás, vállalkozási forma, tulajdonviszonyok), - pénzügyi források és garanciák, kockázatkezelés (árbevétel, pénzügyi mutatók, tőkefedezet, tervezői és egyéb felelősség biztosítás), - alkalmazottak létszáma és kompetenciái (jogosultságai), - felszereltség,eszközpark, irodatechnika, alkalmazott szoftverek (tervezési és irodai), - szervezeti felépítés (tulajdonos, vezető, alkalmazott, szerződéses megbízás), - sajátos felelősségi körök (felelős tervező, tervezőtárs, munkatárs, stb.), - fontosabb referencia munkák, - együttműködés más tervezőirodákkal, szakági tervezőkkel, egyéb szolgáltatókkal (közös kompetenciák), - szervezés és munkamódszer (Minőségbiztosítási kézikönyv szerinti). II.2. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER RÉSZLETES LEÍRÁSA II.2.1. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK Általános cél: A megbízó, megrendelő, építtető (=vevő) megelégedettsége, az épített környezet minőségének emelése, megőrzése. A tervezőiroda létrehozza és xxxx.yy.zz dátumtól működteti jelen kézikönyv szerinti minőségbiztosítási rendszerét. Ehhez meghatározza és rögzíti a tervezőirodában működő folyamatokat. A tervezőiroda meghatározza a minőségbiztosítási rendszer felépítését (ld. 1-es ábra), a folyamatok sorrendjét és kölcsönhatásait (ld. 2-es ábra). Definiálja, milyen intézkedésekkel és ellenőrzéssel tudja a tervezésre és a kapcsolódó tevékenységekre vonatkozó követelményeknek való megfelelőséget garantálni és befolyásolni, hogyan gondoskodnak a folyamatok működtetéséhez szükséges erőforrásokról és információkról, adatokról.

Q Minőségbiztosítási kézikönyv és dokumentált eljárások

Üzleti terv, stratégiák Minőségpolitika, minőségcélok

Szabályzatok Dokumentumok

Egyéb belső és külső dokumentumok (munkaköri leirások., jogszabályok, szabványok stb.) Feljegyzések, adatok, információk (tervdokumentációk, jegyzőkönyvek, stb)

Feljegyzések

1. ÁBRA MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER

6




II.2.2. FOLYAMATOK A tervezőiroda vezetői a piaci igények figyelembevételével szervezik és tervezik az iroda tevékenységi körét. A fő tevékenység: építészeti/mérnöki tervezési feladatatok ellátása, generáltervezői vállalkozás alvállalkozó szakági tervezők igénybevételével, azaz tervezés és az általa készített tervek helyszíni művezetése, a kivitelezés ellenőrzése. A munkavégzés alapvető szabályait jogszabályok, szabványok tartalmazzák. Az iroda általános munkafolyamatát (ld. 3-as ábra), a tervezési szolgáltatási munkafolyamatot (ld. 4-es ábra), azaz egy konkrét megbízás teljesítésének folyamatát, illetve a szerződéses munka általános, minőség szempontú szabályainak dokumentálását a megrendelői/megbízói/építtetői igények, elvárások és a szükséges erőforrások és feltételrendszer határozzák meg.

MINŐSÉGPOLITIKAI NYILATKOZAT

megrendelő

tervezési folyamat stb

szolgáltató

szolgáltatási igények

SZOLGÁLTATÁSI ELŐÍRÁS SZOLGÁLTATÁSI TELJESÍTÉSI ELŐÍRÁS MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI ELŐÍRÁS megrendelő

marketing folyamat

szolgáltatás teljesítés folyamat

szolgáltatás teljesítőképesség elemzés és javítás (értékelés)

szolgáltató vizsgálata (értékelés)

szolgáltató

szolgáltatási eredmény

felhasználó vizsgálata (értékelés)

2. ÁBRA SZOLGÁLTATÁSI MINŐSÉGHUROK TERVEZŐIRODÁRA ADAPTÁLVA (FORRÁS: MSZ ISO 9004-2)

7




Folyamatok és kölcsönhatásaik

ÉPÍTTETŐ

* vezetői tervezés

megbízások fogadása, ajánlatadás, szerződéskötés

*dokumentumok kezelése

*feljegyzések kezelése

saját erőforrás

+

alvállalkozók megbízása, beszerzés

épületek építészeti tervezése és a helyszíni művezetése

*tárgyi erőforrás biztosítás

*humán erőforrás biztosítás

ellenőrzés

nemmegfelelőségek kezelése

kiszállítás (dokumentumok átadása)

MEGBÍZÓ - megrendelő -

panaszok kezelése

* vezetőségi átvizsgálás

* folyamat megfigyelés *belső auditok

* helyesbítő tevékenység * megelőző tevékenység

elégedettség mérés

Jelmagyarázat: * - a folyamat minden folyamattal kapcsolatban van - információáramlás 3. ÁBRA FOLYAMATOK ÉS KÖLCSÖNHATÁSAIK

8




A SZOLGÁLTATÁS TELJESÍTÉSI FOLYAMAT (PROJEKT MEGVALÓSÍTÁS) PROJEKT TELJESÍTÉS

P

PROJEKT TELJESÍTÉS

PROJEKT TELJESÍTÉS

SZERZŐDÉS ADAT TELJESÍTÉS

E MF SZ T

SZERZŐDÉS ADAT TELJESÍTÉS

SZERZŐDÉS / ADAT / TELJESÍTÉS MEGRENDELŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL

GENERÁL TERVEZŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL

SZAKÁGI TERVEZŐK MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL

GENERÁL KIVITELEZŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL

SZAKÁGI KIVITELEZŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERREL

RÖVIDÍTÉSEK P: PROJEKT (INGATLAN + KULCSRAKÉSZ ÉPÜLET) E: ELLENŐRZÉS SZ: SZEMÉLYI FELTÉTEL T: TÁRGYI FELTÉTEL MF: MUNKAFOLYAMAT

4. ÁBRA A SZOLGÁLTATÁS TELJESÍTÉSI FOLYAMAT (PROJEKT MEGVALÓSÍTÁS)

II.2.3. DOKUMENTÁLÁSI KÖVETELMÉNYEK A tervezőiroda rögzíti, hogy a tevékenységek közül melyeket és milyen módon dokumentálja. Kapcsolódó dokumentum: M01. melléklet: Érvényes dokumentumok nyilvántartása.

9




II.2.4. DOKUMENTÁLT ELJÁRÁSOK Az eljárás célja, hogy a tervezési tevékenység áttekinthető, nyomon követhető, így a tervezési folyamat átlátható, később is könnyedén visszakereshető legyen. Az eljárás érvényes valamennyi munkatársra, akik a minőségbiztosítási rendszer valamely munkafolyamatában tevékenységet végeznek. A tervezőirodában egy, a dokumentumok kezeléséért elsősorban felelős személy feladata a Minőségbiztosítási kézikönyv vonatkozásában a következőkre terjed ki: kidolgozás koordinálása; jóváhagyás előtti ellenőrzés, jóváhagyás; azonosító számmal ellátás (példánysorszám feltüntetése); folyamatos gondozás; a dokumentumok alkalmazásának felügyelete; felülvizsgálat megszervezése; beérkező módosítási javaslatok minőségbiztosítási szempontból történő bírálata; módosítás elvégzése; a számítógépes adatállomány folyamatos (a módosításoknak megfelelő) aktualizálása, a biztonsági mentések elvégzése, tárolása, - hatályon kívüli lapok bevonása, a törzspéldány irattárazása.

-

A munkatársak feladata és felelőssége a tevékenységek során készült, és a tervezőirodánál maradó dokumentumok (tervek, számítások és egyéb dokumentumok) munkaszámmal való ellátása (javasolt) és a vonatkozó törvény előírása szerinti ideig tárolása, archiválása elektronikus és papír alapon. II.2.5. MINŐSÉGPOLITIKA, STRATÉGIA, VEZETŐI ELKÖTELEZETTSÉG A tervezőiroda célja a megbízók, megrendelők megelégedettségének elnyerése, újabb tervezési munkák megszerzése, a szolgáltatás bővítése. A tervezőiroda létrehozta és működteti jelen kézikönyv szerinti minőségbiztosítási rendszerét, és vállalja a rendszer folyamatos működtetését és fejlesztését. A tervezőiroda szem előtt tartja a minőségbiztosítási alapelveket, azaz a vevőközpontúságot, a vezetés meghatározó szerepét, a munkatársak bevonásának eredményességet növelő hatását, a folyamatszemléletű megközelítést, a rendszerszemléletet az irányításban, a folyamatos fejlesztés szükségességét, a tényeken alapuló megközelítést, illetve döntést, valamint a kölcsönösen előnyös kapcsolatok kialakítását a (be)szállítókkal, alvállalkozókkal (szakági tervezőkkel). A tervezőiroda célja, hogy a megrendelők, megbízók, építtetők számára magas színvonalú tervezési munkát végezzen, szem előtt tartva a megrendelők elvárásait,

10




az épített környezet minőségének emelését, a vonatkozó szabványokat, valamint az EU követelményeket. A tervezőiroda arculatát, imázsát meghatározza a minőség iránt érzett elkötelezettsége, felelőssége, céljai, és ezt a vezetőség által meghatározott formában megjeleníti belső és külső munkafolyamataiban. A tervezőiroda munkatársaitól elvárja, hogy felelősséget vállaljanak az általuk vagy közreműködésükkel végzett munka minőségéért, a megrendelők, megbízók, építtetők által támasztott igények teljesítéséért. A tervezőiroda odafigyel a megfelelően képzett, az adott témában jártas munkatársak alkalmazására, képzettségük, felkészültségük folyamatos fejlesztésére. Biztosítja a munkavégzéshez szükséges megfelelő tárgyi és környezeti feltételeket, valamint a minőségpolitika megvalósulásáért felelős vezetői szereplőket és azok iránymutatását. A vezetőség biztosítja, hogy bevezessék, és megtartsák.

a

minőségpolitikát

közzétegyék,

megértsék,

II.3. FELELŐSSÉGI KÖRÖK II.3.1. FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖRÖK, SZEMÉLYHEZ FŰZŐDŐ JOGOK II.3.1.1

Vezetőség felelőssége, elkötelezettsége

A tervezőiroda vezetői létrehozták a jelen kézikönyv szerint működő minőségbiztosítási rendszerüket, amely eszközül szolgál annak biztosítására, hogy a nyújtott szolgáltatások megfeleljenek a megrendelőknek, megbízóknak, építtetőnek. A minőségbiztosítási érdekében a vezetők

rendszer

folyamatos

működtetése

és

fejlesztése

- tudatosítják minden munkatársban a megrendelők, megbízók, építtetők elvárásai és a jogszabályi követelmények teljesítésének fontosságát, - meghatározzák a minőségpolitikát, - biztosítják a szükséges erőforrásokat a munkavégzéshez. - kinevezik és a tervezőiroda szervezeti ábráján (ld. 5. ábra) dokumentálják a minőségbiztosítási rendszer felelősét és/vagy az operatív végrehajtásért felelős személyt. II.3.1.2

Vevőközpontúság

A vezetők a megrendelők, megbízók, építtetők igényeinek, elvárásainak való megfelelés érdekében fokozott figyelmet fordítanak arra, hogy

11




- pontosan megismerjék a megrendelők, megbízók, építtetők igényeit, elvárásait, - a megrendelők, megbízók, építtetők igényeit, elvárásait követelményekké alakítsák át és - a munkatársak teljesítsék azokat a megrendelők, megbízók, építtetők megelégedésére. II.3.1.3

Hatáskörök

A vezetőség olyan irodai szervezetet és ügyviteli rendszert alakít ki, amely lehetővé teszi a feladatok megfelelő elvégzését a megrendelők, megbízók, építtetők elvárásainak kielégítése érdekében. A munkatársak feladatait, felelősségét és hatáskörét a munkaköri leírásokban határozza meg. E dokumentumok a munkatársak számára rendelkezésre állnak, számukra ismertek, munkájukat ezeknek megfelelően végzik. Az 5. ábra példa a tervezőiroda szervezeti felépítésére. Az egyes tevékenységek lehetnek akár kihelyezett - outsourcing - tevékenységek is. Tulajdonosi fórum (közgyűlés/ taggyűlés/egyéb) Szervezetvezető

Felügyelőbizottsági feladatokat ellátó tag

Minőségbiztosítási vezető

Min. bizt. Admin

Tanácsadók Könyvszakértő

TERVEZŐ(K) felelős Tervező

Pénzügy és könyvelés

Pénzügyi ellenőr

vezető tervezők tervezők (munkatársak)

Pénz-és munkaügyi adminisztrátor

szerkesztők (CAD) feldolgozók, rajzolók (CAD) 5. ÁBRA TERVEZŐIRODA SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE

12




II.3.2. KOMMUNIKÁCIÓ – külső és belső kommunikáció II.3.2.1

Belső kommunikáció

Belső kommunikáció alatt a munkatársak számára a belső kapcsolattartás szabályainak pontos leírása található, a minőségbiztosítási rendszer eredményes működése, illetve a gyors, hatékony munkavégzés, a megrendelők, megbízók, építtetők elégedettségének elérése érdekében. A kommunikáció formái: megbeszélések (értekezletek v. személyes), emlékeztetők, jegyzőkönyvek, telefon, e-mail, feljegyzés, tervvázlatok, rajzok stb. Célszerű dokumentálni azok gyakoriságát, időpontját, témáját, résztvevőit és bizonylatolását. II.3.2.2

Külső kommunikáció

Külső kommunikáció alatt részletezni kell, hogy mely munkatárs mire jogosult. Hatáskörök, külső kapcsolatok. II.3.3. KÖRNYEZETMENEDZSMENT, KÖRNYEZETVÉDELEM II.3.3.1

A környezetmenedzsment célja

A környezetmenedzsment célja a környezeti teljesítmény folyamatos javítása. A vezetőség hivatalosan megfogalmazza a tervezőiroda környezeti teljesítményére vonatkozó általános szándékait és irányvonalait, mint a tervezőiroda környezetpolitikáját, a környezeti tényezők (az iroda tevékenységének, termékeinek vagy szolgáltatásainak olyan elemei, amely kölcsönhatásba kerülhet a környezettel) és hatások (részben v. egészében az iroda környezeti tényezőiből eredő következmények) elemzése alapján. A tervezőiroda és környezet kapcsolatának pontos ismerete segítségével kijelöli a kritikus/potenciálisan kritikus pontokat, meghatározza az optimalizálási, beavatkozási lehetőségeket. II.3.3.2

A tervezőiroda működésének közvetlen környezeti tényezői és hatásai (A teljesség igénye nélkül)

A közvetlen környezeti tényezők és hatások a szolgáltatást végző iroda, mint munkahely működtetésével, üzemelésével kapcsolatosak. II.3.3.2.1 Hulladékok Hulladékkezelés, újrahasznosítás meghatározása. Az új eszközök minőségi követelményeinek megfogalmazása, élettartam, „életciklus” elemzéssel.

13




Az iroda legfontosabb közvetlen környezeti tényezője a keletkező hulladékok mennyisége és minősége. Egy tervezőiroda nagymennyiségű papírt használ fel és papírhulladékot termel, még ha az nem is közvetlenül nála jelentkezik, hanem időben és térben eltolva más helyeken. Itt kell megfogalmazni, hogy az iroda működése során milyen intézkedéseket tesz a papírhulladékok minimalizálására, újrahasznosításukra, eltérő méretük ismeretében (A/0 - A/4 papírméretek). Az irodában keletkező egyéb hulladékok felmérése szükséges, valamint a kis mennyiségű háztartási hulladékoké, melynek szelektív kezelési módját itt meghatározzák. Veszélyes hulladékok tekintetében egy átlagos tervezőirodában jellemzően kétféle keletkezik: nyomtatással, tervlapok másolásával kapcsolatos és számítás/irodatechnikai. Ezek karbantartását, hulladékkezelését és az avulás utáni újrahasznosításukat megvizsgálják és meghatározzák. Ezen túl felülvizsgálják, hogy az iroda a fentieken kívül milyen más veszélyes és nem veszélyes hulladékokat termel (pl. kiégett neoncsövek, kimerült elemek, tönkrement akkumulátorok), meg kell vizsgálni azok mennyiség-csökkentési és újrafelhasználási lehetőségeit és meghatározni kezelési módjukat. II.3.3.2.2 A természeti erőforrások és nyersanyagok felhasználása Elsősorban az irodai hűtés-fűtéssel, melegvíz-ellátással kapcsolatosan jelentkezik. Amennyiben lehetősége van rá, a tervezőiroda válasszon megújuló energiahordozókat és helyezzen súlyt az iroda energetikai javítására a fűtési és hűtési energiaigény csökkentése érdekében. (Az iroda energetikai auditáltatása). II.3.3.2.3 Egyéb közvetlen környezeti tényezők és hatások Levegőbe, vízbe történő kibocsátás, földhasználat és talajszennyezés vizsgálata az iroda működésével kapcsolatban. Az iroda milyen forgalmat generál, tömegközlekedéssel hogyan közelíthető meg. A bejárások, egyeztetések, művezetések által generált külső helyszíni forgalom. A generált forgalom és környezeti hatásainak csökkentési lehetőségei (tömegközlekedés, korszerűbb gépjárművek, kerékpár használata, közös utazás, távmunka, elektronikus egyeztetések, stb.) Veszélyes anyagokkal az iroda nem események, balesetek és potenciális

dolgozik/dolgozik, a véletlen vészhelyzetek következtében

14




felmerülő környezeti balesetek és hatások kockázata jelentős/elhanyagolható. A működésnek biológia sokféleségre van/nincs hatása. II.3.3.3

Javítási, optimalizálási lehetőségek feltárása a tervezőirodánál

A megvizsgált környezeti tényezők és hatások alapján a tervezőiroda feltárja a javítási és optimalizálási lehetőségeket. Az összes, saját döntési körébe tartozó témában törekszik a lehető legkörnyezettudatosabb működésre. A nem kizárólag saját döntési körébe tartozó területeknél törekszik rá, hogy megszerezze a döntésképesek hozzájárulását, együttműködését. E területekkel kapcsolatban a szervezet számára ajánlott, hogy kidolgozza álláspontját és eljárásait a következőkkel kapcsolatban is: a tervezőiroda a lehetőségekhez mérten törekedjen a tervezés közbeni digitális kommunikációra, és ahol a feltételek ezt lehetővé teszik, a digitális tervszállításra, dokumentálásra, távoli elérési lehetőség biztosítására is. II.3.3.4

Bevezetés, működtetés, felülvizsgálat: folyamatos fejlesztés

A megfogalmazott javítási és optimalizálási intézkedéseket a tervezőiroda bevezeti. Az intézkedések hatását, eredményeit meghatározott időközönként, rendszeresen ellenőrzi. Az ellenőrzések eredményekét elemzi, az ennek alapján szükséges változtatásokat a bevezetett intézkedéseken végrehajtja. II.4. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL A vállalt tervezési és egyéb szolgáltatások elvégzéséhez szükséges erőforrások pontos leírása, feltételrendszere. Mindezek alapul szolgának - a minőségbiztosítási rendszer folyamatainak alkalmazásához, fenntartásához és eredményességük folyamatos fejlesztéséhez, valamint - a megrendelők, megbízók, építtetők megelégedettségének elnyeréséhez. II.4.1. HUMÁN ERŐFORRÁS A minőségbiztosítási rendszerben feladatokat végző munkatársaktól elvárt felkészültség pontos meghatározása, figyelembe véve a jogszabályi előírásokat. Közvetve minden munkatárs kapcsolatban van a minőségbiztosítási rendszerrel, rendelkezik a munkakörének megfelelő iskolai végzettséggel, szakmai jártassággal, készséggel, jogosultsággal és tapasztalattal. Ebben a fejezetben a tervezőiroda részletesen leírja a munkakörökhöz tartozó végzettségeket, jogosultságokat, a nyelvtudást és egyéb követelményeket. II.4.2. KÉPZÉS 15




A humán erőforrással kapcsolatos felkészültségi előírások a következők: - a szolgáltatás minőségére ható tevékenységet végző munkatársak felkészültségére vonatkozó követelmények, tervezői jogosultság és lejárati idejének nyilvántartása - a szükségessé váló képzések (kötelező és szabadon választott), kredit pontok nyilvántartása - a megvalósított képzések és eredményességük értékelése, - a képzésekről, oktatásokról, képzettségekről, gyakorlatról feljegyzések készítése. Az alkalmazott munkatársakkal szemben támasztott képzettségi, szakmai felkészültségi követelményeket a szervezet a munkaszerződésben és a munkaköri leírásban konkrétan és részletesen rögzíti. Kapcsolódó dokumentum: M03. melléklet: Képzés nyilvántartás. II.4.3. HUMÁNPOLITIKA A személyzet létszámát és azokat a szakmai területeket, melyekre a szolgáltatás teljesítéséhez szükség van a vezetőség meghatározza. Az egyes projekteknél releváns személyzet az alábbi viszonyban áll a szolgáltatóval: - x fő fix foglalkoztatott (szakmai önéletrajzok, diplomamásolatok, kompetencia területek, tervezői jogosultság, gyakorlati idő). - x fő eseti foglalkoztatott (szakmai önéletrajzok, diplomamásolatok, kompetencia területek, tervezői jogosultság, gyakorlati idő). - Bevonhatók körének elemzése (pl. csökkent munkaképességűek bevonásnak lehetősége, kompetencia területek). II.4.4. INFRASTRUKTÚRA A munkavégzéshez szükséges feltételek meghatározása: - a munkahely és a hozzá tartozó feltételrendszer, - szükség esetén munka- és tűzvédelmi szabályzat, kockázatértékelés, - az irodatechnikai berendezések, számítógépek, szoftverek, plotter, fénymásoló, fényképezőgép, mérő és védőeszközök és - az ezek megfelelő állapotának (kalibráltságuknak) biztosításához szükséges, igény szerinti szolgáltatások. II.4.5. MUNKAKÖRNYEZET Munkakörnyezet leírása: a munkatársak számára a munkavégzéshez, valamint az ennek során keletkező dokumentumok tárolásához, megőrzéséhez, továbbá az ügyfelek fogadásához megfelelő környezet áll rendelkezésre.

16




II.4.6. ESZKÖZ NYILVÁNTARTÁS II.4.6.1

Nyilvántartás

Az eszközöket a vonatkozó jogszabályok szerint kell nyilvántartani, azoknak a könyvelési leltárral egyezni kell. Tervezőiroda jellemző eszköztípusai: -

irodatechnikai eszközök; informatikai eszközök; mérőeszközök; szállítóeszközök.

II.4.6.2

Karbantartás és fejlesztés

Munkafolyamat optimalizáló eszközkarbantartás, eszközök felülvizsgálata, javítása, vagy kalibrálása és szükséges cseréjük. A selejtezésre kerülő eszközök új szükségességének felülvizsgálata, kiváltására tett javaslatok, új igények megfogalmazása a használók bevonásával. II.5. SZOLGÁLTATÁSI (VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS SZERINTI) FOLYAMATOK MEGVALÓSÍTÁSA II.5.1. MARKETING -

akvizíció, honlap, névjegy, arculat (levélpapír, portfolió, dokumentációk arculata…stb), pályázat (és eredményesség), szakmai cikkek, publikáció, oktatási tevékenység, díjak.

A vezetőség a piaci tevékenységek tervezésére és megvalósítására eljárásokat alakít ki a szolgáltatás szükségét és igényét megvizsgálva, felmérésekkel alátámasztva. A marketing minőségbiztosítási elemei: - megrendelői/megbízói/építtetői igények és elvárások megállapítása a felajánlott szolgáltatásra vonatkozóan, melyeket direkt úton nem jutattak kifejezésre, - kiegészítő szolgáltatások, - versenytársak tevékenységei és teljesítőképességük, - törvények, jogszabályok (pl. egészség, biztonság, környezetvédelem) és a vonatkozó nemzeti, nemzetközi szabványok, irányelvek átvizsgálása,

17




- a megrendelői/megbízói/építtetői követelmények, a kigyűjtött szolgáltatási adatok és szerződési információk elemzése és átvizsgálása (a végeredményt közölni kell a szolgáltatást tervező és teljesítő munkatársakkal), - tervezőirodai szervezeten belüli konzultáció az összes részleggel (szolgáltatás minőségi követelményének megfelelősége-nemmegfelelősége), - az új eljárás és a verseny helyzet kihatásának megvizsgálására folyamatos kutatás szükséges a változó piaci igények felmérésére, - minőségbiztosítás alkalmazása. A tervezési és egyéb szolgáltatás teljesítése után fennálló kötelező és a szolgáltatást végző által felajánlott garanciák, jótállás, szavatosság nyilvánosságra hozatala előtt a tervezőiroda megvizsgálja, hogy megfelelnek-e a vonatkozó minőségbiztosítási dokumentációnak, a szolgáltató képességeinek, a vonatkozó szabályozási és jogi környezetnek. A fenti eredményeket minőségpolitikai nyilatkozatba gyűjtve, mint követelmények és utasítások gyűjteményét a szolgáltatástervezés alapjaként határozzák meg. A szolgáltatás tervezésére, szervezésére és megvalósításának bevezetésére, de akár visszavonására a szolgáltató tervezőiroda vezetése eljárásokat határoz meg, biztosítva a humán erőforrás kompetenciáját és a tárgyi feltételek teljesülését az új megrendelés/megbízás teljesítési folyamatában. A marketingrészleg ismerje fel a felelősségi kockázatokat és azokat a pénzügyi következményeket, amelyeket egy szolgáltatás túlzott vagy megalapozatlan igény felkínálása jelent. II.5.2. MEGRENDELŐVEL VALÓ KAPCSOLAT A tervezőiroda meghatározza az ajánlatok készítésével, a szerződéskötésekkel, illetve a megrendelések fogadásával kapcsolatos feladatokat, az ajánlatok, a megrendelések, szerződések átvizsgálásának rendjét. E tevékenységek során a következőket tartja szem előtt: - törzsszámot/munkaszámot kell adni az azonosíthatóság érdekében már az első építtetői megkereséskor, - az adott megbízással kapcsolatos igények, azaz a megbízó elvárásai, beleértve tervezési- és kivitelezési folyamat utáni teendőket, - azok az elvárások, melyeket a megbízó nem határozott ugyan meg, de amelyek a munka szakmai szempontból való megfelelő elvégzéséhez elengedhetetlenül szükségesek, - az adott megbízással kapcsolatos mindazon követelmények, melyeket jogszabály, szabvány ír elő,

18




- a tervek (tervdokumentációk) leszállítása, illetve a kivitelezési folyamat utáni tevékenységek során a megbízóval/építtetővel való együttműködés, valamint - a vezetők által meghatározott, bármely további követelmény. A megbízókkal, megrendelőkkel, építtetővel való kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás során az arra felhatalmazott munkatársaknak az adott munka elvégzéséhez teljes körűen tisztázni kell a megbízó, megrendelő, építtető elvárásait. A szükséges információkat be kell szerezni, és rögzíteni kell. Rögzíteni kell továbbá a megbízóktól érkező panaszokat, észrevételeket, és a megbízó, megrendelő számára megnyugtató módon kell rendezni. II.5.3. SZOLGÁLTATÁS ÉS MUNKAFOLYAMAT TERVEZÉS A tervezőiroda szolgáltatásaira vonatkozó munkafolyamat tervezése során bemeneti adatként kezeljük: - a tervezőiroda stratégiáit, - megfogalmazott céljait, - a szolgáltatást igénybe vevő megrendelők/megbízók/építtetők megfogalmazott igényeit és elvárásait, - jogszabályok és szabályzatok követelményeinek kiértékelését, - a tervezési és egyéb szolgáltatás teljesítés minőségével kapcsolatos adatok kiértékelését, - a tervezési és egyéb munkafolyamatok működésével kapcsolatos adatok kiértékelését, - korábbi tapasztalatokat, - fejlesztésre vonatkozó feltárt lehetőségeket, - kockázatelemzést és a kockázat csökkentésére vonatkozó adatokat. A minőségtervezés eredményei határozzák meg a tervező, mint szolgáltató részére a szolgáltatás teljesítéséhez és ennek támogatásához szükséges folyamatokat az alábbiak szerint: -

humán erőforrás kompetencia területei és fejlesztésük (továbbképzés), folyamattervezéssel megbízott személyek felelősségi köre és hatásköre, szükséges erőforrások (pénzügyi, infrastrukturális), a működési hatékonyság mért eredményeit, és ennek ismeretében javaslatokat a működés fejlesztésére (módszerek, eszközök, dokumentumok, feljegyzések).

Egy szolgáltatás tervezésének folyamatába beletartozik, hogy a minőségpolitikai nyilatkozatot mind a szolgáltatásra, mind a szolgáltatásteljesítésre és szabályozására vonatkozó előírásokká alakítják át, visszatükrözve a tervezőiroda választási lehetőségeit (célok, politika, költségek). Mindhárom előírás egymástól

19




függő viszonyban alakul ki, és kölcsönösen hatnak egymásra a tervezési folyamat során. Célszerű folyamatábrán elemezni a szolgáltatáshoz szükséges tevékenységek folyamatát és kölcsönhatásait (ld. 2. és 3. ábra). A szakmai munkafolyamatok tervezésekor (ld. 4-es ábra) az eljárás a vállalkozási szerződés szerinti, PDCA elv (tervezés – cselekvés – ellenőrzés – beavatkozás (javítás)), érvényesítésével, a megrendelő/megbízói/építtetői igények kiszolgálására az egyéb tényezők figyelembevételével (határozatok-, hozzájárulások- tartalma, szakmai kritériumok). II.5.4. ADATKEZELÉS (INPUT-OUTPUT FOLYAMATSZABÁLYOZÁS) A megrendelőtől/megbízótól/építtetőtől érkező adatok kezelésére kijelölt személy gondoskodik az adatok belső munkafolyamaton belüli hozzáféréséhez. A belső munkafolyamaton belüli egyértelmű, személyhez fűződő felelősséggel bíró, folyamatosan nyomon-követhető és visszaellenőrizhető adatkezelés a minőségi munkavégzés alappillére. Az alvállalkozó szakági tervezők/más a munkafolyamat végeredményéből releváns szolgáltatók (hatóságok, szakhatóságok, hivatalok, közműszolgáltatók) felől érkező és feléjük szolgáltatandó adatok kezelését a belső munkafolyamathoz hasonlóan kell folytatni. A megrendelő/megbízó/építtető irányában átadható adatszolgáltatás egy belső, ill. az alvállalkozó szakági tervezők/releváns szolgáltatók által adott adatok összességének feldolgozásából eredő munkafolyamat végeredménye. A teljesítést megelőző tevékenységek dokumentálását visszakereshető, ellenőrizhető módon kell tárolni. A végeredményt mind adatkezelési (szoftveres), mind dokumentálási céllal (CD, papír) jogszabályban előírt módon és ideig őrizni szükséges. A szolgáltatás teljesítéséhez készülő dokumentumokat (ajánlatok, szerződések, igazolások, tervvázlatok és tervek, jóváhagyó határozatok, referencialevél… stb.) a tervezőiroda szabálya szerint visszakereshető, ellenőrizhető módon, meghatározott személy felelősségi körébe vonva kell tárolni.

20




II.5.5. MUNKATÁRSAKKAL VALÓ KAPCSOLAT Itt kell meghatározni a konkrét munkára vonatkozó ajánlatok, megrendelések, megbízások, szerződések átvizsgálásának rendjét. Ennek értelmében az e tevékenységre felhatalmazott kompetens munkatársaknak gondoskodni kell arról, hogy: - az adott munkával kapcsolatos konkrét megbízói, megrendelői, építtetői elvárások dokumentáltan meg legyenek határozva, - amennyiben az előzetes megállapodás módosítására van szükség, a módosítás dokumentált és a megbízó, megrendelő, építtető által is elfogadott (aláírt) legyen, - az szervezet csak olyan feladatot vállaljon el, amelyre munkatársai / szakági alvállalkozói jogosultsága révén alkalmas és teljesítésére képes. II.5.6. SZOLGÁLTATÁSTELJESÍTÉS A szolgáltatásteljesítési előírás tartalmazza a teljes és az egyes szolgáltatási szakaszoknak, típusoknak (pl. tervezési szolgáltatás) teljesítéséhez szükséges eljárásokat, amelyek részletezik azokat a megoldásokat, amelyeket alkalmazni kell a teljesítés során; a szolgáltatás teljesítő képességet befolyásoló tényezőket, minden teljesítés jellemző elfogadhatósági szintjét, eszköz és humán erőforrás követelményeket (létszám, kompetencia, végzettség), kompetens szakági alvállalkozókat, megbízható külső erőforrásokat. Egy tervezési vagy egyéb más szolgáltatás több elemből épül fel, és így minden szakaszban meg kell feleljen a megrendelő/megbízó/építtető, arra a szakaszra vonatkozó igényeinek. A tervezési vagy egyéb más szolgáltatás egyes szakaszainak teljesítéséhez (ajánlatok, szerződések, igazolások, tervdokumentációk, referencialevél… stb.) dokumentumok készülnek, meghatározott személy felelősségi körében. A szolgáltatás teljesítése után fel kell mérni a megrendelő/megbízó/építtető elégedettségét, majd ehhez mérten a megrendelő/megbízó/építtető által aláírt referencialevélben az elvégzett munkát további hasonló területen végezhető munkaszerzés érdekében rögzíteni érdemes. A felmérést a folyamatos fejlesztés részeként fel kell dolgozni.

21


II.5.6.1



Tervezés és fejlesztés, a tervezési folyamat rendje

A tervezőiroda nem kizárólagosan, de közvetlenül, saját munkatársak közreműködésével tervezési munkát folytat fővállalkozói tevékenysége során. Előfordulhat olyan eset is, mikor egyes feladatrészeket alvállalkozásba ad, erre az alább részletezett folyamatnak megfelelő eljárást alkalmazza. A tervezőiroda kompetenciáján kívül eső tevékenységekre, de a teljes körű tervezéshez szükséges adatok megszerzéséhez, illetve a komplett tervdokumentáció előállítására szakági terveket készíttet alvállalkozóként minősített tervezőirodákkal, tervezőkkel. A szakági és egyéb alvállalkozó tervezők jogosultságának meglétéért a generáltervező felel. A szolgáltatásnyújtásra vonatkozó információk magukba foglalhatják a megtervezett épület információin túl a kivitelezésére és későbbi üzemeltetésre, esetleges átépítésre, állag megóvására vonatkozó részleteket is. A kapott dokumentációk tartalmazhatják a kivitelezés utóéletére vonatkozó feltételeket (üzemeltetés, kezelés- karbantartás, hulladék kezelés, több ütemű építés, tervtárolás, stb). II.5.6.2

A tervezés megtervezése

A tervezést és terveztetést minden esetben minősített tervezővel végezzük/végeztetjük, ahol a minősítés feltétele a tervezési jogosultságok meglétének igazolása, mely igazolásokat a személyi iratanyagok között/a szakági tervező alvállalkozó iratanyagai között az irodavezető/felelős tervező őrzi. A terveztetés során az ügyvezető igazgató/felelős tervező feladata a megrendelővel/építtetővel a szükséges konzultációk, egyeztetések lefolytatása és ezek dokumentálása, mind a tervezői szerződés megkötése során, mind pedig a tervezés teljes időtartama alatt. A tervezői szerződés előkészítésére és megkötésére a szakági tervezőkre, mint alvállalkozókra, beszállítókra vonatkozó szabályozások vonatkoznak. Az előkészítés során a megrendelővel/építtetővel történt előzetes egyeztetés alapján minden esetben megtörténik a tervezési folyamat „megtervezése”, azaz az elkészítendő tervfajták (előkészítő-, engedélyeztetési-, tender-, kiviteli-, szakági-terv, alap és többlet szolgáltatások, stb.) és azok elkészítési határidejének, példány számának, valamint ezek felelőseinek meghatározása. II.5.6.3

A tervezési folyamat bemenő adatai

A megrendelői/építtetői igényeknek megfelelően, ha lehet a megrendelő közvetlen bevonásával, illetve az általa szolgáltatott előzmények (például:

22




funkcionális elképzelések, tervezési program, esetleg korábban kidolgozott tervek átadásával) pontos ismertetésével a bemenő, illetve kiindulási adatokat a tervező tudomására kell hozni és ezt a feladat jellegének megfelelő módon dokumentálni is kell. Ennek felelőse az ügyvezető igazgató/felelős tervező. A bemenő, illetve kiindulási adatoknál kötelesek figyelembe venni a jogszabályi és az önkéntesen vállalt szabvány előírásokat és helyszíni adottságokat, ezért bejárást kell tartani, az építési telek és környezete megismerésére, melyet szintén dokumentálni kell. II.5.6.4

A tervezési folyamat kimenő adatai

A terveket és az ezekhez tartozó teljes műszaki dokumentációt az ügyvezető igazgató,/ felelős tervező csak úgy veheti át és adhatja ki, ha azok mind formai, mind pedig tartalmi szempontból megfelelnek a megrendelő elvárásainak, valamint a jogszabályi és a szerződében meghatározott szabványügyi és egyéb követelményeknek is és valamennyi szakhatósági előírásokat és hatósági engedélyt, illetve megfelelő eredménnyel elvégzett ellenőrzés igazolását tartalmazzák. II.5.6.5

A tervezési folyamat átvizsgálása

A terveztetési folyamat során a szakági tervezőkkel a generál felelőstervező, / ügyvezető igazgató tartja a kapcsolatot és ők végzik a szükséges egyeztetéseket, lehetőség és szükség szerint bevonva a megrendelőt/építtetőt vagy annak képviselőjét is. II.5.6.6

A tervezési folyamat belső ellenőrzése

A különböző terveket és a hozzájuk tartozó műszaki dokumentációt a végső ellenőrzés előtt (amit a megrendelő vagy annak képviselője és a hatóság végezhet és a következő pont szabályoz) az ügyvezető igazgatónak/felelős tervezőnek el kell fogadnia, melyet minden esetben dokumentálni kell (vagy magán a tervdokumentáción, vagy jegyzőkönyvben). II.5.6.7

A tervezési folyamat eredményének elfogadása

A különböző tervek és a hozzájuk tartozó műszaki dokumentáció végső elfogadását, a teljesítés igazolását a megrendelő/építtető vagy annak képviselője végzi, de erre csak akkor kerülhet sor, ha az ügyvezető igazgató, felelős belső ellenőr, az előző pont szerinti belső ellenőrzést és igazolást már végrehajtotta. Az építtető/ megrendelő vagy annak képviselője által történő elfogadás tényét és időpontját dokumentálni kell. Kapcsolódó dokumentum:M16. melléklet: Teljesítésigazolás

23


II.5.6.8



A tervezési folyamat módosítása

Az elkészült és elfogadott terveken történő változtatásokat minden esetben csak a jogi és szerződéses szabályozásnak megfelelő személyeknek és a vonatkozó jogszabályokban meghatározott módon lehet végrehajtani és dokumentálni. A módosított tervek és műszaki dokumentáció kezelésére (nyilvántartás, ellenőrzött elosztás, hozzáférhetőség, stb.) ugyanazok a felelősségek vonatkoznak, mint az eredeti terv- és műszaki dokumentációra. II.5.6.9

Felelősségek

Munkaköri leírások szerint. II.5.6.10

A tervezés fázisai és folyamatábrája (6. ábra)

A. MEGBÍZÁS ELŐKÉSZÍTÉS, AJÁNLATI SZAKASZ 1. feladat felmérés (bemenő adat), feladat meghatározás (kimenő adat) 2. szükséges szakági tervező alvállalkozók meghatározása (belső munkafolyamat) 3. szükséges szakági tervező alvállalkozóktól ajánlatkérés (kimenő adat) 4. ajánlat és szerződéstervezet átadása (kimenő adat) B. MEGRENDELÉS 5. megrendelés (beérkező irat) 6. szerződés (dokumentum, melyben a tervezési munka pontos helyszínét, helyrajzi számát, becsült volumenét, generál tervezési és szakági feladatokat és munkarészeket, megbízási díját, jogdíját, teljesítési ütemeket és határidőket, példányszámokat, formátumokat, vonatkozó szabványokat, megrendelői adatszolgáltatás módját és tartalmát, a kapcsolattartókat, egyéb teljesítési feltételeket, garanciákat tisztázzák, fizetés módját és határidejét rögzítik). C. ELŐKÉSZÍTŐ TERVEZÉSI SZAKASZ 7. feladat meghatározás (tervezési program alapján, az építtető igényeit elemzi, feltárja a létesítmény megvalósításának kielégíthető követelményeit, a rendeltetés gazdaságos kialakíthatóságát, vonatkozó jogszabályi-, tervezési területre előírt helyi szabályozási és szabványügyi korlátok tisztázása mellett) 8. előkészítő tervezés és költségbecslés (vázlattervek, tanulmányok, mely bemutatja a létesítmény térbeli összefüggéseit, fontosabb műszaki megoldásait és a tervezett megoldáshoz rendelhető megvalósítás becsült költségét (hasonló létesítmények összehasonlítható adataira támaszkodva)) MEGRENDELŐI JÓVÁHAGYÁS 24




Különszolgáltatások: alapadatok, melyek alkalmassá teszik a tervezőket olyan engedélyezési dokumentum előállítására, amit később nem kell módosítani elégtelen feltárásból, alapadatból eredő hiány miatt. Megrendelő forrás pályázat benyújtásához műszaki tanácsadás, szakértés, adatszolgáltatás pályázatíróknak költségbecsléssel. előzetes tárgyalások véglegesítésében)

(közreműködés

a

tervezési

program

adatszolgáltatás (az építész átvállalja az építtető adatszolgáltatási kötelezettségeit) adatellenőrzés (építész ellenőrzi az építtető által szolgáltatott adatokat) közreműködés az megvizsgálásában

építési

telek

kiválasztásában,

alkalmasságának

Helyszíni felmérések (felmérési tevékenység és felmérési tervek készítése; hasznos alapterület-számítás; meglévő tervek felkutatása és átdolgozás; tulajdonrész-számítás; műszaki állapot-felvétel) talajvizsgálat, geotechnikai-, hidrogeológia- terv, környezeti állapot vizsgálata: szakági mérnök tervezők bevonásával tervezőiroda elvégzi. meglévő épületek felmérése (műemlék, védett terület, felújítás, bővítés, állagmegóvás, rendeltetésmód váltás) Állagvizsgálat, közműigények vizsgálata elvi építési engedélyezési terv speciális rajzok (grafikák, látványtervek, elektronikus modellek) makett készítés D. ÉPÍTÉSI ENGEDÉLYEZÉSI TERVKÉSZÍTÉSI SZAKASZ 9. szakhatósági és egyéb szolgáltatói egyeztetések (jegyzőkönyvek, melyek igazolják, hogy a kiválasztott, engedélyezési tervi kidolgozásra kerülő vázlat megfelel a szakhatósági és egyéb szolgáltatói (pl. közmű, kéményseprő) előírásoknak, résztvevők által aláírva) 10. építési engedélyezési tervdokumentáció (szakági munkarészekkel, valamint az előkészítő tervezés részét képező szakértésekkel, az előzetes egyeztetések jegyzőkönyveivel, új épület létesítése esetén költségbecsléssel…stb. kötelező tartalmát jogszabály írja elő) MEGRENDELŐI JÓVÁHAGYÁS 11. engedélyezési folyamat: építési engedélyezési dokumentáció benyújtása, esetleges hiánypótlás, jogerős és végrehajtható építési engedély határozata

25




12. Különszolgáltatások: egyéb tervek (bontási, használatba vételi, fennmaradási engedélyezési, bejelentési tervdokumentáció), vizsgálatok (előzetes környezeti hatástanulmány, részletes környezeti hatásvizsgálat, műemléki szakvélemény, falkutatás, régészeti feltárás, stb), hatósági eljárásokban való közreműködés. E. AJÁNLATI TERVKÉSZÍTÉSI-, VÁLLALKOZÁSBA ADÁSI SZAKASZ (KÜLÖNSZOLGÁLTATÁS) 13. kivitelezői ajánlatadásra alkalmas, műszaki paramétereket és követelményeket rögzítő műszaki tervek és leírások, darabjegyzék összessége, összevont tételes költségvetési kiírással) MEGRENDELŐI JÓVÁHAGYÁS 14. műszaki tanácsadás a kivitelező pályáztatása során (pályáztatás során felvetődő műszaki kérdésekre választ ad, a beérkező kivitelezői ajánlatokat műszaki szakértelmével differenciálja, a kivitelező kiválasztása során műszaki tanácsadója a beruházónak, vállalkozásba-adási szerződés előkészítése, közbeszerzési eljárásban való közreműködés) F. KIVITELEZÉSI TERVKÉSZÍTÉSI SZAKASZ 15. kivitelezési terv (Az építtető által jóváhagyott és az építésügyi hatóság által engedélyezett (engedélyezési záradékkal ellátott) tervdokumentáció alapján az építész a mérnökökkel, szakági tervezőkkel együttműködve elkészíti a létesítmény kivitelezési tervdokumentációját, konszignációkkal.) MEGRENDELŐI JÓVÁHAGYÁS 16. átadás-átvétel, szerződés teljesítés és ennek igazolása, számlázás, tervező kifizetése- generál tervezői nyilatkozat Különszolgáltatások: szakvélemények, speciális vizsgálatok, helyiségkönyv, költségvetési kiírás, megvalósulási terv, üzemelési költség számítás (élettartam-költségelemzés), szerzői felügyelet, független tervellenőrzés, digitális adatbank, (építész projektmenedzsment). Kapcsolódó szakági tervek készíttetése: belsőépítészet, kertépítészeti tervek, közműellátási tervek, közlekedési tervek, technológiai tervek, egyéb szakági tervek. G. KIVITELEZÉS-FELÜGYELETI SZAKASZ 17. vállalkozásba adási szakasz (közreműködés a kivitelezői vállalkozásba adásban), kivitelezői lista, ajánlatkérés, értékelés 18. Kivitelezés felügyeleti szakasz (felügyelet időtartama,(munkaterület átadás-átvételtől a műszaki átadás-átvételi eljárás befejezéséig))

26




19. (műszak felügyelet, jóváhagyás, nem megfelelő munka visszautasítása, kapcsolata kivitelezővel) 20. (pénzügyi felügyelet == számlaigazolás) 21. Műszaki átadás-átvételi eljárásban való közreműködés, minőségtanúsítványok, utófelülvizsgálati eljárásban való közreműködés 22. tervezői művezetés (helyszíni bejárások, megvalósulás és a terv egyezőségének nyomon követése, kivitelezés közben megoldandó tervezési feladatok és az építési naplóba való bejegyzések, szükséges esetben tervmódosítások, amennyiben engedélyt érintő módosítási megoldás merül fel, módosított engedélytervi dokumentációt kell előállítani, az engedélyezési eljárás újbóli lefolytatásával, minden más esetben módosított revízió kiadására kerül sor, egészen a megvalósulási terv előállításáig, melyet a tervlapokon feltüntetve dokumentálni javasolt) 23. épület műszaki átadás-átvétel (megvalósulási terv, tervezői nyilatkozat) Különszolgáltatások: műszaki ellenőrzés, tervezői művezetés, tervezői művezetés keretében végzett tervezői közreműködés, megvalósulási terv, közreműködés a használatba vételi terv beszerzésében. Beruházás lebonyolítás == tanácsadó mérnök. H. ÜZEMELTETÉS 24. garanciális bejárás (kivitelezőt terheli), további tervezési garanciák (jogszabály által meghatározott időintervallumon belül) 25. dokumentumok, tervek megőrzése és tárolása (eljárást kell kidolgozni arra, hogy hol, milyen adatrendszer szerint és kinek a feladata a tervezőirodán belül a dokumentumok és tervek tárolása) 26. tervezéssel összefüggő dokumentumok selejtezése (eljárást kell kidolgozni arra, hogy hol, milyen adatrendszer szerint és kinek a feladata a tervezőirodán belül a dokumentumok és tervek selejtezése) I. VISSZAMÉRÉS 27. referencialevél, megrendelő elégedettségének mérése 28. szakági alvállalkozó tervezők értékelése (kérdőív) J. FEJLESZTÉS 29. elégedettség kiértékelése, eszközök és személyek értékelése, megtérülés elemzés 30. új módszerek és fejlesztések. Az egyes tevékenységek bővebb kifejtését és ajánlott feltételeit lásd a kamarai mintaszerződésekben ill. a kamarai ajánlott díjszabásokban.

27


A



A* Szaggatott nyíl folyamatok: szerződésre kiható módosítási igény (szerződés módosítás)

B

C MJ

előkészítő tervre kiható módosítási igény (szerződés módosítás)

módosítási igény

engedélyezési tervre kiható módosítási igény (módosított engedélyezési eljárás)

D MJ


E MJ

módosítási igény kiviteli tervre kiható módosítási igény (megvalósítás közben)

F MJ


G


H

I

J


következő megrendelés

A. MEGBÍZÁS ELÕKÉSZÍTÉS, AJÁNLATI SZAKASZ B. MEGRENDELÉS C. ELÕKÉSZÍTÕ TERVEZÉSI SZAKASZ D. ÉPÍTÉSI ENGEDÉLYEZÉS TERVKÉSZÍTÉSI SZAKASZ E. AJÁNLATI TERVKÉSZÍTÉSI-, VÁLLALKOZÁSBA ADÁSI SZAKASZ F. KIVITELEZÉSI TERVKÉSZÍTÉSI SZAKASZ G. KIVITELEZÉS FELÜGYELETI SZAKASZ H. ÜZEMELTETÉS I. VISSZAMÉRÉS J. FEJLESZTÉS MJ: MEGRENDELÕI JÓVÁHAGYÁS 6. ÁBRA A TERVEZÉS FOLYAMATÁBRÁJA

28




II.5.7. ALVÁLLALKOZÓKKAL, SZAKÁGI TERVEZŐKKEL, BESZÁLLÍTÓKKAL, EGYÉB KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓKKAL VALÓ KAPCSOLAT A tervezőiroda csak olyan feladatot adjon alvállalkozásba, alvállalkozói tervezésbe, amelyre szerződésszerűen fel van hatalmazva, illetve amelynek teljesítésére nem képes vagy nem rendelkezik jogosultsággal. A szolgáltatás megfelelő teljesítéséhez a kompetens alvállalkozó szakági tervezőkkel szükséges kapcsolatokat a vezetőség e fejezetben határozza meg. Az e tevékenységre felhatalmazott alvállalkozóknak: - az adott megbízással, megrendeléssel (tervezéssel) kapcsolatos rájuk vonatkozó konkrét megbízói, megrendelői, építtetői elvárásokat szerződésszerűen, dokumentáltan határozzuk meg, - megbízhatóságukról, teljesítő és garancia képességéről, tervezői felelősség biztosításukról, tőkeképességéről elegendő információ álljon rendelkezésre (adott esetben ezt a megrendelő is kérheti, de minden esetben a generáltervező felelőssége igénybevételük a megfelelő kompetenciájuk figyelembevételével), - amennyiben az előzetes megállapodás módosítására van szükség, a módosítás dokumentált és a megbízó, megrendelő, építtető által is elfogadott (aláírt) legyen, - alvállalkozó szolgáltatók értékelése: szakági tervezők/ irodatechnikai- vagy irodaszer szállító, karbantartó/egyéb közreműködők. Az alvállalkozó tervezőktől beérkező rész-szolgáltatásokat (adatokat, tervdokumentációkat, szakvéleményeket) össze kell egyeztetni teljesítésük elfogadása előtt, és a szolgáltatásukat csak akkor lehet teljesítettnek tekinteni, ha az nincs ellentmondásban a komplett teljesítés tárgyával. Itt kell meghatározni, hogy a szervezet működéséhez szükséges munkafolyamatok mely részét vállalja önállóan a vezetés, és mely részét adja (tervezői) alvállalkozásba, vagy harmadik szolgáltatónak ki (pl. számítástechnikai-, irodatechnikai gépek karbantartása, fénymásolás, speciális laborok, talajmechanikus, geodéziai felmérés, stb. Kapcsolódó dokumentumok: - M05. melléklet: Alvállalkozók/beszállítók értékelése; - M06. melléklet: Alvállalkozók/beszállítók jegyzéke; - M12. melléklet: Alvállalkozói ajánlatkérő lap. II.5.8. KÖRNYEZETVÉDELEM A szolgáltatási folyamat során mind a szervezést, munkamódszert, eszközállományt, mind a projekt tartalmat (szakmai ismereteket, korszerű fejlesztéseket, kutatások ismereteit felhasználva), valamint a teljesítést tekintve törekedni kell a gazdaságos, környezetkímélő megoldásokra.

29




A környezeti károkat megelőző védelem, okozott károk megszüntetésére tett erőfeszítések meghatározása, környezetminőség javítása érdekében tett intézkedések, és a természeti erőforrásokkal való ésszerű gazdálkodás (fenntartható fejlődés) legyen része a szolgáltatási folyamat összes szakaszának. Törekedni kell arra, hogy a tervezési folyamat végeredményeként a megvalósult épület építése és üzemelése, energia felhasználása során, a keletkező károsanyag kibocsátás előre tervezetten lehetőleg minimális legyen. II.5.8.1

Közvetett környezeti tényezők és hatások

A tervezőiroda terméke az elkészült terv. Az építészeti-mérnöki tervek eredményeképpen megszülető épületek, építmények erős és összetett hatással vannak a környezetre; minden környezeti tényezőt érinthetnek, a tervezett épület típusától függően. A tervek megfelelő elkészítése esetén kedvező irányba befolyásolható az épület – a benne folyó technológiától és termeléstől független – természeti erőforrás és nyersanyaghasználata, levegőbe és vízbe történő kibocsátása, talajra gyakorolt hatása, zaj- és rezgéskibocsátása. Az egyéb olyan tényezőket, mint a hulladékok keletkezése, forgalomemelkedés, technológiától függő kibocsátások, legfeljebb – az end of pipe technológiák egyfajta párhuzamaként – optimalizálni lehet, mivel keletkezésük független az épület terveitől. A tervezés kezdetekor el kell készíteni/készíttetni az összes jogszabály által előírt vagy a helyi sajátosságok alapján szükséges előzetes vizsgálatot, környezeti hatástanulmányt, stb, mely a tervezett épület várható környezetre gyakorolt hatásainak felmérésében segítséget adhat. A szolgáltató tervezőiroda és alvállalkozó-szaktervezői a tervek készítése során igyekezzen a környezettudatos megoldások felé fordulni az életciklus megnövelését célzó javaslatokkal: energiatudatos tervezési elvekkel, építőanyagokat és épületszerkezeteket alkalmazó alacsony energiaigényű kialakítással és a hagyományostól eltérő, megújuló energiák felhasználásával kialakított építészeti és épületgépészeti megoldásokkal. A környezettudatos megoldások a lehetőségekhez képest igyekeznek maximálisan csökkenteni a tervezett épület energiaigényét. A tervezés során kiküszöbölendő környezeti hatások teljes körűek, az épület szempontjából közvetlen környezeti hatásnak számítanak. A tervezés során a vonatkozó jogszabályok, szabványok pontos betartásával (illetve azokban megfogalmazottaknál jóval magasabb igény szolgáltatásánál) határértéken belül lehet tartani a különböző kibocsátásokat és amennyiben ez sikerül, szigorúan jogszabályi szempontból az elkészült tervek kifogástalanok. A környezettudatos

30



tervezőiroda a puszta számszaki megfelelésnél kialakításra törekszik és erre az építtetőt is ösztönzi. II.5.8.2


környezettudatosabb

A tervezőiroda termékének utóélete

A tervezőiroda termelési folyamata tervszállítással (vagy a kivitelezés befejezésével) ér véget, azonban a tervezett épület élete még csak ekkor kezdődik, az életciklus költség ettől az időponttól válik fontossá. A kiadott dokumentáció alapján a kivitelezők elkészítik saját árajánlatukat, melyben meghatározzák a beépítendő anyagok, szerkezetek általuk javasolt típusát. Az egyenértékűség megfogalmazásakor így nagy felelősség hárul a tervezőre, hogy a környezeti tényezők minőségi elvárásainak tervezett egyenértékűségét is megkövetelje. A kivitelezés folyamata általában nagyon jelentős terhelést jelent a környezetre: a felhasznált anyagok és szerkezetek szállítása, csomagolóanyagai, az építési és bontási hulladékok, a megnövekedett építési forgalom, az építési zajok és rezgések, a szálló por, az esetleges talajszennyezések mind-mind jelentős hatással bírnak. Az épületet a kivitelezés befejezése után használatba veszik: a terv mint termék – az ennek alapján épült épületen keresztül – továbbra is komoly hatást gyakorol a környezetre. A tervezőiroda felelőssége, hogy az építtető/ beruházó által megadott/jóváhagyott paramétereken belül a lehető legkörnyezettudatosabb épületet tervezze és a kivitelezőtől ennek megvalósulását a minőségi előírásokon keresztül követelje meg. II.5.8.3

Környezettudatosság növelése

A tervezőiroda terméke, a terveik alapján épülő épületek hatása a környezetre nagyon magas. Az épített környezet, amiben élünk, legnagyobb egykori és mai építészeti elképzelések, tervek alapján valósult meg. A tervezőiroda tevékenysége során a társadalom környezettudatosságának növelésében játsszon aktívabb szerepet, ami így hatásaiban lehetővé teszi, hogy tervei alapján megvalósult alkotásaiban is mind nagyobb részben használjon energiatudatos és fenntarthatóbb megoldásokat. II.5.8.4

A digitális adatszolgáltatás és tervszállítás

A papír használatának korlátozása az erdőket egyfelől biztosan védi; a kevesebb faszükségleten keresztül a biodiverzitástól kezdve az üvegházhatáson át nagyon sok tényezőre van kedvező hatással. Az egyetlen kérdés, hogy a digitális adatcseréhez szükséges elektronikus berendezések hulladékai milyen

31




mértékben szennyezik a környezetet. Ha ezek megfelelően újrafelhasználásra kerülnek, akkor a digitálissá forduló tervszolgáltatás mindenképpen jelentősen kedvező hatást gyakorolna környezetünkre. II.5.9. JOGI FOLYAMATOK ÉS ELLENŐRZÉSÜK Jellemzően más (jogi területre specializálódott) szolgáltató is végezheti. Ez esetben csak az igényeket kell megfogalmazni. Amennyiben a tervezőiroda rendelkezik kellően felkészült munkatárssal a feladat elvégzésére, részére kell megfogalmazni az igényeket. II.5.9.1

TÁRSASÁGI JOG

Cégalapítás, szindikátusi szerződések (együttműködési megállapodások), alakuló társaság belső szabályzat készítése (minőségbiztosítással összhangban), cégadat változások jogi dokumentáció kezelése, intézése, cégátvilágítások, cég megszűnés, átalakulás jogi ügyintézése. II.5.9.2

VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉSEK

Egyedi szolgáltatásra szóló, generál és alvállalkozói szerződések (szerződés írás, fordítás), szerződéstípusokra mintaszerződések. II.5.9.3

SZERZŐDÉSES TELJESÍTÉSEK

Igazolások az egyes szerződéstípusokra. Kapcsolódó dokumentum: M16. melléklet: Teljesítésigazolás. II.5.9.4

SZERZŐI JOG NYILVÁNTARTÁS

Könyvelői nyilvántartásban is szerepelő, helyrajzi szám szerinti nyilvántartás referencialevéllel igazolt teljesítéssel, a személyhez fűződő jog és a vagyoni értékű jog megnevezésével, szerződésben rögzítve.

32


II.5.10.



MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI FOLYAMATOK ÉS ELLENŐRZÉSÜK

A külső auditot a tervezőirodától független szolgáltató végzi. E szolgáltatást érdemes olyan szolgáltatótól igénybe venni, mely rendelkezik a tervezőiroda fő tevékenységének (tervezés) irányában referenciával. A belső minőségbiztosítási folyamatok és az azokért felelős személyek megnevezése, a folyamatirányítás, és folyamatos fejlesztés módjának-, a minőségpolitika-, és a vevőközpontú szemlélet- meghatározása a vezetőség feladata. II.5.10.1

ADATKEZELÉS

Archivált és folyó megrendelések: tervek egyértelmű, visszakereshető, (szervezeten belül) nyitott nyilvántartási rendszere, az egyes jellemzően ismétlődő archiválási elemek egyértelmű jelrendszere, és ennek nyilvánossága. A hozzáférések szintjeinek meghatározása (tervezési szolgáltatáshoz kapcsolódó tevékenységek nyitottak minden munkatárs számára, de pl. könyvelés, szerződések, munkaügy csak a felső-vezetés és érintett részlegei számára). II.5.10.2

KOMMUNIKÁCIÓ

Adatcsere, terv és adategyeztetés, adatütköztetés, javítás végigkövetése a szolgáltatásban résztvevő tervezőirodák és azon belüli munkatársak között (megrendelő/megbízó – fő szolgáltató – alvállalkozó tervezői – egyéb hatóságok, előírások (külső tényezők)). A kommunikáció végeredménye egy ellentmondásmentes, megrendelői/építtetői oldalról is konfliktusmentes dokumentáció legyen, mely a korábban rögzített, felmerült igényeit szolgálja. II.5.10.3

JOGSZABÁLYOK, SZABVÁNYOK NAPRAKÉSZ RENDELKEZÉSRE ÁLLÁSA

A szolgáltatással kapcsolatos jogszabályok és szabványok, előírások, tervezési segédletek (melyekkel a naprakész szolgáltatás teljesítés biztosítható) jegyzékét és fellelési helyét, érvénybelépésének időpontját nyilvántartásban kell vezetni, minden munkatárs számára nyitott és elérhető helyen. A változások nyomon követésére legyen a tervezőirodának erre felelős, kijelölt személye, aki nemcsak a frissítést, de a hatályon kívül helyezést is dokumentáltan elvégzi.

33


II.5.10.4



ÁTADÁS-ÁTVÉTEL, TELJESÍTÉS IGAZOLÁS

A tervek elkészültekor tervező átadja a megrendelőnek/építtetőnek, illetve a megrendelő képviselőjének a tervdokumentációt a szerződésben meghatározott példányszámban, és egyéb adathordozón. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv aláírásával a megrendelő az átvételt igazolja. A fizikai teljesítés nem több, mint tényadatok rögzítése papíron. Kapcsolódó dokumentum: M15. melléklet: Átadás-átvétel. A leszállított dokumentációt a megrendelő/építtető átvizsgálja. Amennyiben a terv a megrendelő/építtető igényeinek és a szerződésben rögzítetteknek megfelelő minőségben és mennyiségben készült el, a megrendelő/építtető elfogadja annak tartalmát és teljesítettnek minősíti. Ekkor állítja ki a Teljesítés igazolást, amellyel igazolja, hogy a tervek a szerződésben foglaltak szerint kerültek átadásra. Tervező a Teljesítés igazolás birtokában jogosult a szerződés szerinti számla kiállítására. Kapcsolódó dokumentum: M16. melléklet: Teljesítésigazolás. II.5.11.

PÉNZÜGYI FOLYAMATOK ÉS ELLENŐRZÉSÜK

Jellemzően más (pénzügyi területre specializálódott) szolgáltató is végezheti. Ez esetben csak az igényeket kell megfogalmazni. Amennyiben a tervezőiroda rendelkezik kellően felkészült munkatárssal a feladat elvégzésére, részére kell megfogalmazni az igényeket. II.5.11.1

KÖNYVELÉS, SZÁMLÁZÁS, BÉREK, JUTTATÁSOK, REZSIK STB.

Folyamatos nyilvántartás vezetés, megtérülés-elemzés (lásd M18 melléklet) az egyes szerződésekre vetítve. II.5.11.2

BANKÜGYLETEK

Folyószámla és hitelügyek. II.5.11.3

BIZTOSÍTÁSOK

Kockázatelemzés, szolgáltatói felelősség biztosítás (éves kár általános vagy projektenkénti), egyéb biztosítás (munkavégzéssel kapcsolatos) gépjármű, ingó és ingatlan. II.5.11.4

KÖTBÉR

Vállalási kötelezettség hibás és/vagy késedelmes teljesítés esetén.

34




II.6. MÉRÉS, ELEMZÉS, FEJLESZTÉS II.6.1. ÁLTALÁNOS ELŐÍRÁSOK A tervezőiroda elkötelezett a minőségbiztosítási rendszer fenntartásáért és folyamatos fejlesztéséért. Ennek érdekében figyelemmel kíséri a tervezési tevékenységet, a követelményeknek való megfelelőséget, kiértékeli a munkavégzés eredményességét. Javasolt módszerek: legalább fél , inkább negyedévente kiértékelés: mérleg, eredmény, beszámoló; megtérülés-elemzés. Szempontok: árbevétel, alvállalkozói költségek, kötbérek, minőségi levonás, tartozások, saját rezsi és egyéb költségek, garanciális visszatartások, stb. II.6.2. VEVŐI ELÉGEDETTSÉG A tervezőiroda évenként felmérést végez a megbízók, megrendelők, építtetők megelégedettségének mérésére. A megbízóktól/építtetőktől kapott visszajelzéseket, információkat feljegyzi, és évenként értékeli. Az elégedettség mérésének módszere választható: kérdőív, interjú-készítés, adatelemzés, meghiúsult üzletek elemzése, árbevétel-arányos visszatérő vevő bevétel-elemzés, SWOT analízis, stb. Kapcsolódó dokumentum: M07. melléklet: Kérdőív (megrendelői megelégedettség méréshez) II.6.3. BELSŐ AUDIT A belső auditorok éves auditterv alapján a minőségbiztosítási rendszer minden területére kiterjedő rendszeres, dokumentált belső auditotokat végeznek, melyeknek során megvizsgálják, hogy - a Minőségbiztosítási kézikönyv követelményei teljesülnek-e, - a dokumentumokban előírt szabályokat a munkatársak betartják-e. A belső auditor megbízási szerződés alapján is dolgozhat, auditjelentésben számol be a vezetőségnek. A feltárt hiányosságok megszüntetésének elrendelése a vezetőség hatásköre. A felülvizsgált területek dolgozói felelősek a belső audit végrehajtásához szükséges feltételek biztosításáért, a feltárt hiányosságok határidőn belüli megszüntetéséért. A belső audit végrehajtása során a belső auditor - az érintett területek dolgozóival ismerteti az audit célját, tárgyát; - ellenőrzi az előző audit során feltárt hiányosságok kiküszöbölését; - ellenőrzi és értékeli a vizsgálat időpontjában meglévő állapotot: - a munkahelyek és a környezet rendjét, az elvégzésre került feladatok megfelelőségét,

35




a tevékenységeket szabályozó dokumentumokat, a személyi-, tárgyi- és anyagi erőforrások biztosítottságát, az adott terület dolgozóinak képzettségét, az elvégzett munkák, szolgáltatások megfelelőségét a rájuk vonatkozó szabványok és/vagy más előírások szempontjából, - az előírások szerinti dokumentációs kötelezettség teljesítését, azaz az adatlapok, jelentések, jegyzőkönyvek meglétét, megfelelőségét és ezek kezelésének, megőrzésének módját, megfelelőségét,

-

- feljegyzi a megállapításokat, kiemelt figyelmet fordítva a nemmegfelelősségekre, - az auditált terület vezetőjével vagy munkatársával közösen feljegyzi a nemmegfelelőségek megszüntetésére vonatkozó intézkedéseket, felelősöket, határidőket, - az auditról készült auditjelentést átadja a vezetőnek, A vezetőség a belső auditokról készített dokumentumok alapján figyelemmel kíséri a nemmegfelelősségek megszűntetésére tett helyesbítő tevékenységeket, és igazolja minden szükséges helyesbítő tevékenység elvégzését. Kapcsolódó dokumentum: M08. : Audit-terv. II.6.4. FOLYAMATOK ELEMZÉSE, FEJLESZTÉSE (rendszeres tevékenység) Vezetőségi átvizsgálás Kapcsolódó dokumentum: M02. melléklet: Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv. A szolgáltatási folyamatok működésének vizsgálatához a vezetőség hozzon lére és tartson fenn információs rendszert, hogy az adatokat minden vonatkozó forrásból összegyűjtsék és szétküldjék a minőségjavításra vonatkozó felelősök megnevezésével. A szolgáltatói minősítés (minőségbiztosítással együtt), megrendelői/megbízói/építtetői minősítés (visszajelzések, panaszok, megkívánt információ visszacsatolások), minőség felülvizsgálatok adatainak elemzése méri a szolgáltatás követelményének elérését, jelzi a szolgáltatás minőségjavítási lehetőségeit, a teljesített szolgáltatás hatékonyságát és hatásosságát. Az adatgyűjtés és elemzés legyen határozott, célratörő. Az adatelemzés alapvető célja a rendszeres hibák azonosítása, kielemzése és a továbbiakban megelőzése. Igen gyakran a személyzetnek vagy a megrendelőnek/építtetőnek tulajdonított tévedések a szolgáltatási műveletnek az összes művelethez viszonyított hiányosságaiból erednek, vagy a nem megfelelő eljárásrendnek, - környezetnek,- képzésnek, - munkafeltételnek, - utasításnak, eszköztárnak köszönhetők. Az adatok kielemzését a modern statisztikai módszerek segítségével érdemes megtenni.

36




A szolgáltatás minőségjavítására kidolgozandó program keretében a vezetőség meghatározza azokat a jellemzőket, melyek javítása garantálja a szolgáltató hatékonyságnövelését és a megrendelő elégedettségét, minden változó piaci igényt, mely a teljesítendő szolgáltatás fokozatát befolyásolja, minden eltérést az előírt szolgáltatási minőségtől, mely a hatékony vagy elegendő minőségszabályozás hiánya miatt lépett fel, lehetőségeket a költségcsökkentésre a szolgáltatás színvonalának megtartásával, vagy növelésével (ld. II.6.5 fejezet). Meg kell határozni; hogy a minőségjavítást célzó program milyen rendszeresen begyűjtendő adatokat kíván, adatelemzést, mely során prioritást élveznek azon tevékenységek, melyeknek a legkedvezőtlenebb hatása van a szolgáltatás minőségére, az elemzés eredményeinek visszacsatolását az operatív vezetőséghez, az azonnali szolgáltatásjavításra vonatkozó ajánlással, valamint időszakonkénti meghozatalához.

jelentést

a

vezetőségnek

hosszútávú

döntések

A tervezőiroda teljes személyzetállománya legyen képes a minőségjavításra és költséghatékonyságra fordítható ötletekkel segíteni az iroda működését, melyet a vezetőség támogasson, és ismerje el munkatársainak a minőségjavítási programban való hatékony részvételét. II.6.5. MUNKA MEGTÉRÜLÉS ELEMZÉSE (ajánlott negyedévente) A tervezőiroda tevékenységének megtérülés elemzéséhez a vezetőség hozzon létre és tartson fenn bevétel- és ráfordítás követő rendszert, az iroda méretétől függően önálló felelőssel vagy felelősökkel, akik a beérkező költségszámlákat és a kibocsátott szolgáltatási számlákat, a szolgáltatás nyújtása során felmerült bér- és egyéb ráfordításokat az adott szolgáltatáshoz rendelve, valamint a máshová nem rendelhető általános ráfordításokat megfelelően és folyamatosan rögzítik. A rögzített adatok alapján a kijelölt személyek feladata, hogy – javasoltan negyedévente ill. egy-egy szolgáltatási ciklus, projekt lezárásakor – az így kapott adatokat elemezzék. Kapcsolódó dokumentum: M18. melléklet: Megtérülés elemzés táblázat (MS. Excel)

37


II.6.5.1



Az elemzés céljai:

- számszaki elemzés: projektek bevétel- és költségoldalának szembeállítása; a szolgáltatási projektek, projektfázisok megtérülésének elemzése; a szolgáltatás fajlagos, egy főre és időegységre vetített eredménye; a projektek megtérülési és fajlagos megtérülési sorrendjének felállítása. - Járulékos ráfordítások számbavétele: kifizetési csúszások miatt keletkezett kamatterhek (szembeállítva a kapott késedelmi kamatokkal) – utólagos, visszamenőleges eredményesség-változást is okozhat. - Az eltérő vagy elégtelen megtérülések okainak elemzése, külső és belső okok feltárása, eseti és rendszeres hibák azonosítása, üzleti terv kidolgozása. II.6.5.2

Kidolgozandó akcióterv:

A projektek megtérülési számai és az a mögött feltárt/feltételezett okok alapján ki kell dolgozni a szükséges változtatásokat, vagyis a megtérülés javítását szolgáló akcióprogramot (munkaerő mennyiségi v, minőségi változtatását, munkaszervezési változtatásokat, ajánlatadási korrekciót (árváltozások)…stb.). A vezetőség dönt az elé tárt akcióterv felől. A bevezetett akciótervek hatását folyamatosan nyomon kell követni és a következő időszakos megtérülési felülvizsgálatnál értékelni kell eredményességüket. Természetesen korábbi időpontot is meg lehet határozni a felülvizsgálatra a változások bevezetésekor, annak természete és kifutási ideje szerint.

38




ÁBRÁK JEGYZÉKE 1. ábra Minőségbiztosítási dokumentációs rendszer ....................................................... 6 2. ábra Szolgáltatási minőséghurok tervezőirodára adaptálva (forrás: MSZ ISO 9004-2)7 3. ábra Folyamatok és kölcsönhatásaik .......................................................................... 8 4. ábra A szolgáltatás teljesítési folyamat (projekt megvalósítás) ................................... 9 5. ábra Tervezőiroda szervezeti felépítése .................................................................... 12 6. ábra A tervezés folyamatábrája ................................................................................. 28

RENDELKEZŐ HIVATKOZÁSOK MSZ EN ISO 9000 (ISO 9000)

Minőségirányítási rendszerek. Alapok és szótár

MSZ EN ISO 9001

Minőségirányítási rendszerek. Követelmények

MSZ ISO 9004-2

Minőségirányítás és minőségügyi rendszerelemek (A szolgáltatás irányelvei)

MSZ EN ISO 14001

Környezetközpontú irányítási rendszerek. Követelmények és alkalmazási irányelvek.

39




MELLÉKLETEK M01. Érvényes dokumentumok nyilvántartása M02. Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv M03. Képzés nyilvántartás M04. Munkalap (műszaki tervezés) M05. Alvállalkozók/beszállítók értékelése M06. Alvállalkozók/beszállítók jegyzéke M07. Kérdőív (megrendelői megelégedettség méréshez) M08. Audit-terv M09. Jegyzőkönyv (hibalap, intézkedési terv: audit, megrendelők észrevételei,reklamációk / helyesbítő, megelőző tevékenységről) M10. Jegyzet (megrendelőlap) M11. Feljegyzés (megrendelés/dokumentum változtatási igényről) M12. Alvállalkozói ajánlatkérő lap M13.

Ajánlat (szolgáltatásról)

M14. Jegyzőkönyv (emlékeztető) M15. Átadás-átvétel M16. Teljesítésigazolás M17. Fogalommeghatározások M18. Megtérülés elemzés táblázat (MS. Excel) M19. Dokumentációk nyilvántartása (MS. Excel) MÉK által kidolgozott, nem csatolt, de a Minőségbiztosítási Kézikönyvhöz is tartozó mellékletek: MÉK MINTASZERZŐDÉSEK MÉK TERVDOKUMNETÁCIÓK TARTALMA ÉS LÉPTÉKE MÉK DÍJSZÁMÍTÁSI TÁBLÁZAT

40

MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI ÚTMUTATÓ

Recommend Documents