Metode Training Sentral-Sistem TIDAK MENJELASKAN APA ISI PERSYARATAN ISO 9001 TAPI MENJELASKAN KONSEP/MAKSUD DARI TIAP PERSYARATAN ISO 9001 DAN MEMBERIKAN CONTOH PENERAPAN YANG BAIK ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
1
Penjelasan Training Elemen ISO 9001:2008 ditulis dalam huruf italic (huruf miring) dan diberi garis bawah Penjelasan ditulis dalam huruf biasa (tidak miring dan tidak ada garis bawah) Contoh : Sistem Dokumentasi ditentukan berdasarkan : Ukuran dan tipe organisasi Kerumitan dan interaksi dari rangkaian proses
Persyaratan ISO 9001:2008
Kompetensi personil Dokumen dan record bisa dalam bentuk apapun, misalnya : Kertas, Data software komputer, foto, tape, dll ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
Penjelasan tambahan versi
Sentral Sistem 2
Pengendalian Dokumen & Rekaman KATEGORI DOKUMEN
Dokumen yang bersifat sebagai pedoman Pengendalian Dokumen dan Data (4.2.3)
• Ada pengesahan sebelum diterbitkan • Semua karyawan harus berpedoman pada dokumen yang terbaru • Distribusi dokumen dikontrol, sehingga bila terjadi revisi, dokumen lama dapat ditarik dan diganti dengan yang baru
ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
Record, yaitu bukti penerapan sistem (4.2.4)
• Disimpan dengan baik sehingga : ¾ Record mudah dicari ¾ Record tidak rusak • Disimpan sesuai standard lama penyimpanan
3
ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu (SMM) Perencanaan SMM harus : Memenuhi persyaratan yang diminta pada pasal 4.1 Dalam rangka mencapai sasaran mutu.
ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
5
Perencanaan SMM untuk mencapai sasaran mutu perusahaan (activity plan) KONSEP PERUBAHAN : Jika kita mengerjakan yang sehari-hari kita kerjakan maka kita Akan mendapatkan hasil yang sehari-hari kita peroleh atau Mendapatkan hasil yang lebih buruk dari hasil yang pernah kita capai, disebabkan adanya perubahan pada faktor internal (keausan dari mesin/ tooling, penggantian operator kontrak, dll) dan external (tuntutan customer yang semakin tinggi, penawaran kompetitor yang lebih baik, perubahan teknologi, dll) ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
6
Activity Plan Bukan Pekerjaan Sehari-hari !! MENGATASI MASALAH SEHARI-HARI (PROBLEM SOLVING/ CORRECTIVE ACTION)
PEKERJAAN SEHARI-HARI (DAILY JOB)
PEKERJAAN
MELAKSANAKAN PEKERJAAN LANGSUNG (DIRECT OPERATING JOB) • MENGOPERASIKAN MESIN • MEETING DENGAN CUSTOMER • MEMBUAT LAPORAN MELAKUKAN PEKERJAAN KOORDINASI/ MONITORING
ACTIVITY PLAN (PROGRAM IMPROVEMENT/ PERBAIKAN SISTEM)
Activity plan bukan Pekerjaan sehari-hari. Activity plan adalah Pekerjaan yang bersifat strategi, Melakukan perbaikan/ improvement system
ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
7
Perencanaan SMM untuk mencapai sasaran mutu perusahaan (activity plan) Contoh ACTIVITY PLAN Departemen : PPC
Sasaran
Pencapaian 2005
Target 2006
Analisa kelemahan tahun sebelumnya
IMPLEMENTASI (2006)
Rencana kerja untuk mencapai target 1
On time Delivery
90%
98%
2
3
Lead time order dari customer ada yang Menentukan standard/ formula level Plan hanya 2 hari, sedangkan lead time minumum stok dengan produksi ada yang 1 minggu mempertimbangkan faktor jumlah perpenarikan customer dan perbedaan lead time customer dengan lead time Aktual produksi
Membuat program dengan sistem conditional, jika stok kurang dari minimum maka akan berwarna merah
Merubah sistem perencanaan produksi dari berdasarkan order tarikan menjadi berdasarkan level minimum stok
5
6
7
8
9
KETERANGAN 10 11 12
Januari sudah dihitung jumlah per penarikan customer, ternyata sulit dirata-ratakan karena job order murni. Strategi selanjutnya memanfaatkan lead time customer dengan lead time produksi dimana masih bisa diperkirakan level stock optimum untuk selisih antara lead time tersebut
Plan
Aktual
4
◕
Maret: Program sudah dibuat dengan excel, tetapi pada saat diuji coba, masih ada kemungkinan terjadi keterlambatan, khususnya untuk part yang lead time produksinya lebih dari 1 minggu. Formula penetapan minimum stok akan dievaluas kembali, perbaikan butuh waktu 2 minggu
Plan
Aktual
Kendala dalam pelaksanaan activity plan : • Activity plan berisi pekerjaan rutin, bukan rencana perbaikan atau peningkatan sistem • Terlalu banyak activity plan, akhirnya menjadi tidak fokus • Tidak ada kontrol terhadap pelaksanaan activity plan
!
ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
8
7.4. Pembelian 1 Permintaan barang/ jasa 2 Approval kepala departemen
4 Dikembalikan ke pemohon
3 Tidak
Data lengkap? Ya 5 Mencari kandidat supplier
Seleksi suplier & update List
Menjamin data lengkap sebelum dikomunikasikan ke supplier (7.4.2)
6
7
Informasi pembelian harus jelas (7.4.1), termasuk • Persyaratan approval produk, proses dan peralatan (7.4.2) • Persyaratan kualifikasi personal (7.4.2) • Persyaratan SMM (7.4.3) • Bila perusahaan atau customer dari perusahaan, ingin melakukan pemeriksaan, perusahaan harus menjelaskan tujuan dan metode pemeriksaannya (7.4.3)
Kandidat sudah masuk List Supplier Terpilih ?
• Memilih supplier atas dasar kemampuannya 8 Minta penawaran
A
memenuhi persyaratan perusahaan, melakukan evaluasi & re-evaluasi (7.4.1) • Kriteria harus ditetapkan (7.4.1) • Record hasil evaluasi harus disimpan (4.2.4)
ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
9
ISO 9001 based Pasal 1 / Rev.03 / Copyright © Sentral Sistem / Jan 2009
10
