Methodologies for Purchased Software Packages Management Information Systems Disusun Oleh: 1. Farida Ariyani
041414253007
2. Refivia Audie C.
041414253013
PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS AIRLANGGA 2015
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 THE MAKE-OR-BUY DECISION Pada kebanyakan perusahaan besar sekarang, software aplikasi selain dikembangkan sendiri oleh staf sistem informasi internal juga didapatkan dari sember luar. Jadi tidak mengherankan jika perusahaan dalam industri software telah berkembang pesat di seluruh dunia. Lebih lanjut, agar supaya dapat mengembangkan solusi IT untuk merespon kebutuhan pasar maka mereka sering berlomba-lomba untuk merekrut profesioanal information system. Lebih lanjut, persuahaan besar ternyata juga mengembangkan sitem informasinya sendiri. Hal ini disebabkan karena tidak ada vendor software yang bisa menyediakan software yang benarbenar sesuai dengan kebutuhan pembelinya. Selain itu, mingkin sebuah perusahaan perlu melindungi “formula” competitive advantage-nya sehingga mereka merasa perlu untuk mendesain sistem informasi sendiri dalam bidang-bidang tertentu. Pilihan untuk mengembangkan aplikasi and membeli (atau leasing) sebuah paket software harus dibuat dengan melibatkan manager bisnis yang memerlukan software tersebut dan professional sistem informasi yang mempunyai pengetahuan untuk menilai risiko dan keuntungan teknisnya. Hal ini dilakukan agar perusahaan mampu membuat keputusan yang berdaya guna tinggi guna mencapai tujuannya. Hal ini sejalan dengan pendapat Poon dan Yu (2010) menyatakan bahwa tidak semua perusahaan tahu bagaimana caranya mengadopsi solusi IT secara efektif. Adapun kelebihan dari membeli paket software dari pihak luar di antaranya: 1.
Cost Saving Dengan membeli software dari pihak luar maka pembeli tidak perlu menanggung beban development dan upgrade cost karena vendor memproduksinya untuk banyak perusahaan. Namun demikian, perusahaan tetap perlu untuk memikirkan tambahan cost untuk customization yang dilakukan oleh staf internal atau konsultannya.
2.
Faster Speed of Implementation Paket software yang dibeli dari pihak luar cepat dapat digunakan karena mereka telah tersedia, tanpa perlu waktu untuk membuatnya. Hal ini merupakan keuntungan bagi perusahaan untuk menghadapi perubahan lingkungan yang sangat cepat. Terlebih lagi jika perusahaan kurang mempunyai staf IT yang kurang berpengalaman dengan aplikasi.
3.
Internal Staff Available to Work on Other Applications that Were Not Purchased Sebagaimana kita ketahui bahwa selain membeli dari luar, perusahaan membutuhkan software aplikasi yang dikembangkannya sendiri. Ketika perusahaan membeli paket software dari luar maka staf internal dapat menggunakan waktunya untuk mengembangkan aplikasi yang memerlukan pengetahuan “lokal”. Namun demikian, pembelian software aplikasi memiliki beberapa kelemahan di antaranya:
1
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 1.
Paket software jarang sesuai secara tepat dengan kebutuhan organisasi.
2.
Pengguna mungkin akan diminta “menyerah” atas fitur yang terdapat dalam software lama yang tidak didukung oleh software baru.
3.
Customization dapat membuat upgrading paket menjadi lebih susah.
4.
Upgrading paket dibatasi oleh license software.
5.
Bagi perusahaan dengan proses yang tidak efisien atau bukan merupakan best practice maka bisa saja paket ini menyebabkan mereka harus merubah prosesnya. Poon dan Yu (2010) menyatakan bahwa karena software ini akan diintegrasikan dengan
sistem informasi perusahaan maka perusahaan harus memastikan bahwa sistem yang dijalankan harus sesuai dengan visi keseluruhan perusahaan dan kebutuhan spesifik tertentu dari perusahaan. Adapun batasan-batasan yang harus diperhatikan mencakup lima aspek di antaranya: 1.
Teknis (seperti kapabilitas dari infrastruktur IT yang telah ada),
2.
Organizational (seperti struktur manajemen),
3.
Financial (seperti batasan anggaran),
4.
Waktu (seperti deadline untuk mengimplementasikan aplikasi), dan
5.
Sumber daya manusia (seperti ketersediaan dari orang yang mampu untuk menyelesaikan adopsi sistem).
PURCHASING METHODOLOGY Step Procurement Or Acquitition Pada bab 8 kita telah dikenalkan dengan tiga fase siklus hidup suatu sistem yaitu definisi, konstruksi dan implementasi. Ketiga hal ini menurut Brown masih juga menjadi bagian ketika perusahaan melakukan pembelian suatu paket aplikasi. Brown coba menunjukkan “System Development Life Cycle (SDLC)” untuk pembelian paket software sebagai berikut :
2
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 Fase-fase ini dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Fase Definisi Fase ini dalam kasus pembelian paket software meliputi beberapa hal antara lain: 1) analisis kelayakan (feasibility analysis) 2)
definisi kebutuhan (requirement definition). Kedua hal ini secara garis besar sama dengan SDLC yang telah di bahas pada bab sebelumnya. Namun ada satu bagian yang menjadi menarik yaitu bahwa dalam pembelian sistem (software), definisi kebutuhan merupakan bagian yang cukup kriitis atau penting. Penelitian yang ada menunjukkan bahwa ketidakpastian akan kebutuhan perusahaan adalah tantangan yang paling signifikan dalam adopsi paket software.
3) Membuat list pendek tentang paket yang sesuai 4) Membangun kriteria untuk Seleksi 5) Membangun dan mendistribusikan RFP 6) Memilih paket 7) Negosiasi Kontrak b. Fase Konstruksi Pada SDLC, fase ini meliputi tiga hal yaitu desain sistem,pembangunan sistem, dan pengujian sistem. Terkait pembelian, dua step pertama diperluas lagi tergantung pada paket yang dibeli tersebut dimodifikasi atau tidak. Jika paket tersebut tidak dilakukan modifikasi, maka perusahaan dapat melangkah pada pengujian sistem. Namun bila paket tersebut akan dilakukan modifikasi, akan ada beberapa pilihan tergantung pada bagaiman kontrak dengan vendor ataupun pihak ketiga yang disepakati. c. Fase Implementasi Fase implementasi dalam SDLC meliputi instalasi, operasi dan perbaikan. Ada kunci penting dalam kesuksesan instalasi paket sistem yaitu kualitas dari vendor pendukung melakukan langkah ini. Ukuran dan kompleksitas paket dapat berpengaruh terhadap perencanaan instalasi. Ada pula suatu kunci sukses pada awal pengoperasian paket sistem yaitu komunikasi yang baik dengan vendor untuk sesegera mungkin mengatasi permasalahan. Sementara itu, untuk perbaikan dari vendor, hal ini kembali kepada kontrak pembelian software yang telah disepakati.
Penjelasan yang ada diatas merupakan bagian yang coba dirangkum dari yang Brown sampaikan. Sementara itu, Jadhav dan Sonar(2009) dalam penelitiannya yang berjudul “Evaluating and selecting
3
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 software packages: A review” mencoba merangkum sebuah metode umum dalam pemilihan paket software. Jadhav dan Sonar membaginya dalam tujuh tahap yaitu : 1. Menentukan kebutuhan untuk membeli sistem dan penyelidikan awal dari ketersediaan paket software yang mungkin menjadi kandidat yang cocok, termasuk penyelidikan tingkat tinggi fitur software dan kemampuan yang disediakan oleh vendor 2. Daftar pendek kandidat paket 3. Menghilangkan sebagian kandidat paket yang tidak memiliki fitur yang dibutuhkan atau tidak bekerja dengan hardware yang ada, sistem operasi dan perangkat lunak manajemen database atau jaringan 4. Menggunakan teknik evaluasi untuk mengevaluasi paket yang tersisa dan mendapatkan skor atau peringkat keseluruhan dari mereka 5. Melakukan pemeriksaan lebih lanjut dengan mendapatkan salinan percobaan dari paket perangkat lunak atas dan melakukan evaluasi empiris. Pilot pengujian alat dalam lingkungan yang sesuai 6. Negosiasi kontrak menentukan harga software, jumlah lisensi, jadwal pembayaran, spesifikasi fungsional, tanggung jawab perbaikan dan pemeliharaan, tabel waktu untuk pengiriman, dan opsi untuk mengakhiri setiap perjanjian 7. Pembelian dan menerapkan paket perangkat lunak yang paling tepat. Setelah tadi telah dikupas secara teoritis mengenai metode umum dalam pemilihan atau pembelian paket software, penyusun kemudian ingin menunjukkan bagaimana ketika proses ini sesungguhnya terjadi dalam kondisi yang riil. Pada bagian ini, kami coba mengangkat dari sisi atau fase prokuremen yaitu yang dikenal juga dengan fase pre-implementation. Fase ini biasanya dimulai setelah ide adopsi software dimulai dan dukungan keuntungan manajemen, dan berakhir ketika perusahaan menyelesaikan pengadaan sistem dari vendor yang dipilih. Jika dilihat dari metode yang disampaikan oleh Brown, fase pre-implementasi ini berada pada titik definisi. Sementara pada tahap yang disampaikan oleh Jadhav dan Sonar, fase ini ditunjukkan dalam tahap 1 hingga 6. Dari hal ini dapat disimpulkan bahwa fase ini mempunyai peranan kunci dalam keputusan pemilihan atau pembelian paket software.
4
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 Proses ini secara aktual coba ditunjukkan oleh Poon dan Yu (2010) dalam investigasinya mengenai praktik dalam pembelian paket sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dengan mengambil sampel perusahaan di Hongkong dan Australia. Poon dan Yu mengungkapkan bahwa dalam proses pembelian ini mereka membaginya dalam empat tahap yaitu :
Tahap I : formasi dari tim akuisisi. Sebuah formasi tim akuisisi merupakan salah satu dari critical success factor dari adopsi suatu project. Penempatan orang yang tepat dalam tim akuisisi merupakan poin yang penting. Orang yang memahami mengenai bisnis dan strategi perusahaan, bersama dengan orang yang kompeten dalam IT sebaiknya bergabung dalam tim ini. Secara umum, konsultan eksternal yang memenuhi kualifikasi dapat direkrut untuk menyelesaikan masalah diluar kemampuan dan keahlian dari tim internal. Hal ini dapat dilihat dari hasil penelitian Poon dan Yu yang mendapati bahwa suatu tim dengan kombinasi tersebut mampu mencapai keberhasilan dalam proses adopsi ERP. Hasilnya dapat dirangkum sebagai berikut: Tabel 1
5
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 Tabel2
Dari tabel dua yang disajikan nampak bahwa perusahaan Electronics di Hongkong dari sisi self evaluation dinyatakan berhasil dalam adopsi sistem ERP dan hal ini didukung dengan diperolehnya penghargaan dari pihak eksternal yaitu Rapid Achiever Award. Sekalipun jangka waktu yang dimiliki oleh Electronics dalam pembelian dan implementasi tidak cukup panjang dibanding yang lain, namun dia mampu memperoleh keberhasilan. Poon dan Yu mendapati bahwa hal ini ternyata didukung oleh anggota dari tim akuisisi yang terdiri dari Direktur IT, Direktur Keuangan, Direktur Marketing, Direktur Teknik, General Manager Pabrik. Dua anggota dari tim akuisisi ini yaitu direktur IT dan Factory GM rupanya memiliki pengalaman dengan program yang akan dikembangkan tersebut dari perusahaan mereka terdahulu. Ini merupakan salah satu kunci sukses dari proses adopsi. Selain itu, mereka punya komunikasi yang intens dengan dilakukan pertemuan yang reguler terkait dengan proyek.
Tahap II : Penilaian kebutuhan bisnis dan kendala Karena sistem ERP pada akhirnya akan diintegrasikan ke dalam suatu perusahaan, adalah penting untuk memastikan bahwa sistem tersebut diperoleh sesuai dengan visi bisnis secara keseluruhan dan kebutuhan bisnis yang spesifik dari perusahaan. Selain itu, kendala yang mempengaruhi yang ERP sistem untuk memilih juga harus dipertimbangkan. Biasanya, kendala ini jatuh ke dalam lima jenis utama: teknis (seperti kemampuan infrastruktur TI perusahaan yang ada), organisasi (seperti struktur manajemen), keuangan (seperti batas anggaran), waktu (seperti batas waktu untuk memiliki sistem ERP di tempat), dan sumber daya manusia (seperti ketersediaan orang yang memenuhi syarat untuk menyelesaikan proses adopsi ERP).
Tahap III : Formula untuk Kriteria Evaluasi Kebutuhan bisnis yang diidentifikasi dalam tahap sebelumnya dijabarkan ke dalam rincian persyaratan fungsional kritis dan non-kritis yang harus dipenuhi oleh sistem ERP, bersamasama dengan perubahan organisasi dan teknologi yang diperlukan untuk keberhasilan
6
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 pelaksanaan. Tim akuisisi harus menyadari kekuatan individu dan kelemahan solusi ERP yang berbeda sehubungan dengan kebutuhan bisnis yang spesifik dan industri. Misalnya, SAP populer dalam bahan kimia dan farmasi, Oracle dalam energi dan telekomunikasi, dan Baan di kedirgantaraan dan pertahanan. Selain pertimbangan di atas, tim akuisisi harus mengembangkan kriteria evaluasi lainnya. Banyak kriteria yang berkaitan dengan produk ERP di bawah evaluasi, sedangkan kriteria lain yang lebih terkait dengan vendor yang menyediakan produk-produk ERP. Beberapa contoh kriteria evaluasi umum tercantum pada Tabel 3. Ada kesamaan antara mengevaluasi dan memilih sistem ERP untuk digunakan oleh organisasi dan memilih komponen perangkat lunak untuk membangun sistem. Dalam hal ini, perumusan kriteria evaluasi dan metode penilaian yang sesuai dikembangkan untuk komersial off-theshelf (COTS) komponen dapat dipertimbangkan dan disesuaikan untuk digunakan pada tahap ini. Tabel 3
Tahap IV: Evaluasi dan pemilihan ''paling cocok" Pada kenyataannya, menemukan sebuah sistem ERP untuk menyesuaikan semua kriteria evaluasi yang ditetapkan biasanya tidak mudah. Biasanya, tim akuisisi perlu benar memprioritaskan dan mempertimbangkan kriteria di evaluasi. Evaluasi dapat berupa analisis keuangan, di mana manfaat dan biaya menggunakan produk ERP tertentu atau vendor ditimbang dalam istilah moneter. Analisis semacam ini dapat memberikan justifikasi meyakinkan untuk mendukung pilihan produk ERP tertentu atau vendor. Namun, adopsi ERP biasanya membawa manfaat tak berwujud yang tidak mudah dinilai dalam istilah moneter. Untuk kriteria yang terkait dengan manfaat tak berwujud, evaluasi harus lebih bergantung pada penilaian manusia dalam istilah non-keuangan.
7
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 Purchasing Advantages and Disadvantages
Keuntungan dan kerugian pembelian, (Purchasing Advantages and Disadvantages) Gambar di atas merangkum keuntungan dan kerugian dari pembelian sistem paket, serta beberapa keuntungan jangka panjang yang potensial dan kerugian untuk membeli solusi paket perangkat lunak . Keuntungan (Advantages) Proyek utama adalah dibandingkan dengan pengembangan aplikasi yang disesuaikan dengan pesanan, hanya memerlukan sedikit waktu untuk mengimplementasikan sistem. Namun demikian, untuk sistem menengah, seluruh proses akan masih memerlukan beberapa bulan, dan untuk skala besar implementasi perangkat lunak perusahaan (dengan paket seperti sistem ERP), proses dapat memakan waktu beberapa tahun untuk mengimplementasikan modul perangkat lunak untuk mencapai keuntungan bersih. Keuntungan utama kedua adalah implementasi software bisa dikemas dengan sangat menarik dari sudut pandang ekonomi. Keuntungan sementara ketiga adalah sumber daya IS dapat dibebaskan untuk mengembangkan aplikasi mission-critical yang dapat memberikan perusahaan keunggulan kompetitif jika paket perangkat lunak dapat diimplementasikan untuk proses yang relatif umum yang tidak memberikan keuntungan strategis tertentu. Dua keuntungan jangka panjang yang potensial adalah kualitas aplikasi dan memasukkan keahlian eksternal. Kualitas paket perangkat lunak mungkin jauh lebih baik daripada custom system, karena vendor mampu untuk menghabiskan lebih banyak waktu dan usaha mengembangkan sistem daripada perusahaan perorangan. Juga, paket mungkin termasuk praktek-praktek terbaik atau pilihan praktek terbaik untuk situasi yang berbeda. Dokumentasi dapat jauh lebih baik daripada the typical in-house documentation, dan merilis paket baru mungkin menggabungkan perbaikan yang direkomendasikan oleh perusahaan yang menggunakan sistem. Selanjutnya, setiap rilis biasanya diuji secara menyeluruh, termasuk tes beta dalam organisasi klien. Akhirnya, solusi dikemas adalah
8
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 cara cepat untuk menanamkan keahlian - keahlian baru baik TI dan keahlian bisnis ke dalam organisasi. Mengingat langkah cepat perubahan teknologi, kebanyakan organisasi saat ini sulit untuk melatih dan mempertahankan personil IS dengan keahlian baru, teknologi baru. Vendor perangkat lunak sering memiliki dana dan motivasi untuk mengembangkan sistem yang menggunakan teknologi yang lebih baru. Solusi dikemas untuk industri tertentu, atau sistem ERP yang besar, juga sering memiliki proses dan prosedur yang ada dalam perangkat lunak terbaik di kelasnya. Dengan membeli perangkat lunak, perusahaan juga dapat mengadopsi proses bisnis yang lebih baik.
Kerugian (Disadvantages) Dua risiko proyek utama juga terkait dengan pelaksanaan paket yang dibeli, antara lain: 1. Salah satu risiko adalah kurangnya pengetahuan paket. Pelaksanaan paket dapat membutuhkan pelatihan signifikan bagi IS serta personil bisnis, yang meningkatkan biaya implementasi. Karena ketidakbiasaan relatif organisasi dengan paket perangkat lunak, organisasi mungkin juga tidak secepat untuk meningkatkan kemampuan dari paket seperti itu akan meningkatkan kemampuan sistem yang anggota organisasi telah dirancang dan dikembangkan khusus. Beberapa organisasi juga membuat kesalahan awalnya memodifikasi paket, atau menambahkan fungsi lain, hanya untuk belajar kemudian paket bisa memberikan fungsi yang sama jika itu telah diimplementasikan secara berbeda. Risiko lain proyek terkait adalah karena menerapkan sistem dikemas sering membutuhkan perubahan proses bisnis yang signifikan, ada risiko proyek yang lebih besar. Manajer bisnis berpengetahuan dan terampil spesialis IS perlu terlibat secara signifikan dalam fase Definisi untuk memahami apa perubahan organisasi perlu dibuat. Selain itu, ada sering resistensi pengguna lebih karena tingkat perubahan yang diperlukan untuk menerapkan solusi dikemas. 2. Kerugian jangka panjang adalah bahwa organisasi menjadi tergantung pada penyedia TI eksternal tidak hanya untuk instalasi awal dan mungkin beberapa modifikasi paket, tetapi juga untuk pemeliharaan dari paket. Meskipun dalam banyak kasus hal ini dapat mengakibatkan aliansi strategis nilai untuk kedua penjual dan pembeli, pembeli tidak mungkin sepenuhnya mengantisipasi biaya koordinasi terkait dengan pengelolaan hubungan penjual . Selain itu , tentu saja , ada risiko bahwa vendor akan keluar dari bisnis atau menjadi tidak responsif terhadap kebutuhan perusahaan pembelian . Ada juga bisa menjadi bahaya jika harga vendor membuat sulit bagi pihak ketiga untuk bersaing untuk layanan dukungan .
9
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 Implementation SPECIAL CASE: ENTERPRISE SYSTEM PACKAGES Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem computer-based terintegrasi untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan, sumberdaya internal dan eksternal, termasuk tangible asset, keuangan, persediaan, produksi, human resources, marketing, supply chain, logistics, dll. Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis di dalam batas organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan pihak stakeholder diluar perusahaan. Dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum. Sistem informasi berbasis ERP dapat mengkonsolidasikan seluruh operasi bisnis menjadi seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas. Suatu sistem ERP akan berada pada pusat server dan akan didistribusikan ke seluruh unit perangkat keras dan perangkat lunak modular sehingga dapat melayani dan berkomunikasi melalui jaringan area lokal. Sistem tersebut memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk menempatkan beberapa copy dari sistem komputer yang kompleks dan mahal di lokasi-lokasi yang tidak memerlukan.
Gambar Konsep ERP
Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan prosesproses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang
10
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan. Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut: 1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web. 2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada. 3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan. 4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data. 5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time. Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus: 1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara. 2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan). 3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program. Arsitektur Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih.
Arsitektur
3-tier
secara
umum
digambarkan sebagai berikut:
Gambar Arsitektur ERP 3-tier
1. Presentation Layer Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data. 2. Application layer Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.
11
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 3. Database layer Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data. Implementasi Sistem Informasi berbasis ERP dapat dijelas dengan contoh sbb : Terdapat order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu untuk menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada perusahaan saat itu. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu perusahaan dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut. Dapat terlihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur ‘integrasi’ itu sangat penting dalam mengimplementasikan sistem informasi berbasis ERP.
Keuntungan dan Kerugian ERP Keuntungan dari implementasi ERP antara lain: –
Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
–
Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
–
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti: – Pengurangan lead-time - Peningkatan kontrol keuangan
12
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 - Penurunan inventori - Penurunan tenaga kerja secara total - Peningkatan service level - Peningkatan sales - Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen - Peningkatan market share perusahaan - Pengiriman tepat waktu - Kinerja pemasok yang lebih baik - Peningkatan fleksibilitas - Pengurangan biaya-biaya - Penggunaan sumber daya yang lebih baik - Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah: – Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya - Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran - Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru - Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik - Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP Kerugian diatas dapat terjadi ketika: –
Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.
–
Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.
–
Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.
–
Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.
–
Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.
13
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 –
Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).
–
Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.
–
Kurangnya komunikasi antar personel.
–
Cacatnya project design dan management.
–
Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.
–
Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
–
Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.
Implementasi ERP dalam dunia bisnis 1. Best Practice dan Business Process Reengineering Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP. Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan. Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan
14
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.
2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP a. Financial 1) FI – Financial Accounting Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya. 2) CO-Controlling Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti: a) Pengendalian capital investment b) Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran c) Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area d) Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan 3) IM – Investment Management Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan. 4) EC – Enterprise Controlling Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal berikut : a) Kondisi keuangan perusahaan b) Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan c) Investasi d) Maintenance dari aset perusahaan e) Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan f)
Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market
share, competitor performance g) Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba 5) TR – Treasury
15
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan. b. Distribution dan Manufacturing 1) LE – Logistics Execution Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery. 2) SD – Sales Distribution Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang. 3) MM – Materials Management Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis. 4) PP – Production Planning Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk. 5) PM – Plant Maintenance Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan. 6) QM – Quality Management Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series. 7) PS – Project System Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini: a) Perencanaan terhadap waktu dan nilai b)
Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan
menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan c) Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia d) Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan
16
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 e) Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan c. Human Resources Berfungsi untuk: 1) Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan 2) Melindungi data personalia dari pihak luar 3) Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir
3. Biaya Implementasi ERP Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut: 1. Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000 2. Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta 3. Skala besar lebih dari US$ 3 juta Gambar 15. Komposisi biaya pada implementasi ERP
EFFECTIVE ACQUISITION LESSON Seperti dijelaskan dalam bagian sebelumnya, ada 4 tahapan yang dilalui oleh perusahaan yang sedang dalam proses peralihan adopsi software. Sebenarnya Brown dalam bukunya sudah menjelaskan dengan detail point apa saja yang diperlukan sehingga sebuah proyek pembelian software bisa berhasil, yakni : No 1
Learning Point
Description
Top management is
Kenapa manajemen tingkat atas harus terlibat karena bagaimanapun
engaged in the
juga hanya management tingkat atas yang bisa melihat pengaruh
project, not just
sistem terhadap operasional perusahaan secara menyeluruh. Middle
involved
management ataupun low level terkadang diragukan untuk melihat dan mengambil keputusan secara bersinergi. Apalagi proses yang memakan waktu lama sehingga diperlukan komunikasi yang baik kepada para pemegang saham waupun kepada pihak luar yang memang menjadi tanggung jawab management tingkat atas untuk menjaga image yang baik.
17
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 2
3
Project leaders are
Karena proses ini termasuk kompleks sehingga dibutuhkan kebutuhan
veterans, and team
pemimpin yang menguasai beberapa skill dari banyak bidang
members are
dikarenakan anggota team yang juga mewakili bidangnya masing
decision makers.
masing.
Third parties fill
Kemampuan pihak ketiga sebagai sumber terpercaya management
gaps in expertise
tentu saja harus dibarengi dengan pengalaman yang cukup lama dan
and transfer their
bersedia membagi pengetahuan dengan team internal perusahaan.
knowledge. 4
Change
Pola pikir para pengguna bahwa setelah penggunaan sistem baru
management goes
tidak hanya akan membutuhkan adaptasi di awal penerapan tetapi
hand in hand with
juga membutuhkan training secara terus menerus, dan pola pikir baru
project
bagaimana menjalankan operasional dengan cara yang baru.
planning. 5
A satisficing mind- Setelah masa penerapan software, perusahaan biasanya menghadapi set prevails.
masa-masa “vanilla” atau menyerah dengan cepat untuk beberapa modul atau fungsional yang sudah dapat dijawab oleh sistem baru, dan berhenti untuk mengekplorasi untuk mendapakan sisi optimal dari system tersebut. Biasanya management akan berhenti di angka 80% kegunaan berfungsi.
Dalam penelitian Poon dan Yu berikut adalah beberapa learning point yang dapat dijadikan benchmark oleh Perusahaan lain yang akan melakukan peralihan adopsi software juga. Point penting tersebut dijelaskan dengan 10 tips sebagai berikut: No
Learning
Description
Point 1
form a cross-
Adanya team yang dibuat khusus untuk proses akuisisi software yang terdiri
functional
dari berbagai fungsi departemen serta secara rutin mengadakan pertemuan
acquisition
dapat dikatakan sebagai salah satu sumber suksesnya proses ini.
team and
Dalam keempat contoh perusahaan yang dibahas sebelumnya, Beverage
organize
walaupun memiliki team yang terdiri dari IT dan Analisa Bisnis tersebut tetapi
regular
tidak menjalankan meeting secara rutin sehingga waktu penentuannya ( 1
project
tahun ) dan penerapannya (3,3 tahun ) termasuk yang paling lama.
meetings
18
Methodologies for Purchased Software Packages 2015
2.
develop
a Melihat dari kasus yang ada, perusahaan-perusahaan yang berada di
formal
Hongkong memandang proses ini lebih tidak resmi sehingga proses
project plan
didalamnya lebih bernuansa tidak resmi juga, hal yang berbeda dirasakan untuk project yang dilaksanakan di Australia dimana (Stationary) yang dengan detail menggambarkan step by step untuk bisa melaksanakan project ini tepat pada waktu dan hasil yang direncanakan di awal. Hasil yang didapat dalam studi kasus adalah hasil memuaskan dan tepat waktu.
3
involve
Electronics adalah satu satunya keadaan dimana anggota didalamnya sudah
people
with memiliki pengalaman sebelumnya dalam penerapan software berbasis ERP.
prior
ERP Hal ini dibuktikan dengan periode penentuan terpendek yakni 3 bulan dan
knowledge 4
develop
implementasi yang hanya membutuhkan 8 bulan saja. a Tidak dapat dipungkiri bawah salah satu alasan kenapa perusahaan
business case
menerapkan ERP adalah karena kebutuhan perusahaan itu sendiri, tetapi tidak dapat dibohongi juga bahwa keberhasilan pesaing dalam menerapkan ERP juga menjadi motvasi lain yang dimiliki oleh perusahaan. Seperti dicontohkan salah satu kebutuhan dari analis :
5
-
system disintegration
-
operational inefficiency,
-
inability to fulfil customers’ demand
-
unavailability of information for management and forecast
avoid
Salah satu resiko dalam membeli sebuah sistem adalah adanya perubahan
business
operasional yang membuat management harus melakukan reengineering atau
process
rancang ulang. Sehingga dari awal harus dipahami oleh management bahwa
reengineering
nature perusahaan yang membutuhkan perubahan secara cepat kurang bisa
(BPR)
menggunakan metode akuisisi software ini. Tetapi akan menjadi nilai tersendiri jika perusahaan bisa secara simultan melakukan sebuah perubahan operasional bersamaan juga dengan mengganti
19
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 system mereka. Perubahan yang kompleks ini akan menjadi hal yang sangat sulit diduplikasi oleh para pesaing. 6
attend
to Perubahan
constraints
keadaan
memang
tidak
dapat
dihindari
dalam
proses
implementasi softaware, seperti juga yang dihadapi oleh studi case diatas, Beverage, Optic dan Stationary menyadari bahwa peralatan computer dan software sebelumnya yang mereka sudah gunakan tidak dapat mensupport ERP yang sedang diimplementasikan. Sehingga akhirnya keputusa diambil untuk menambahkan budget pembelian hardware dan software dan tentu saja memerlukan effort lebih bagi management untuk mngadaptasikan dengan operasional yang sedang berlangsung.
7
recruit
Dari kasus diatas, mereka tidak menghire konsultan dari luar karena banyak
external
alasan dan salah satunya adalah hemat biaya. Mereka juga percaya bahwa
consultants
pihak luar akan kurang mengerti mengenai keadaan internal perusahaan dan informasi yang dikumpulkan akan lebih efektif dan mendalam jika dilakukan oleh anggota perusahaan itu sendiri. Stationary tidak melibatkan pihak luar dengan alasan yang berbeda lagi yakni untuk alasan keaman. Tetapi sebenarnya ada beberapa fungsi dari adanya konsulan eksternal tentu saja dengan persyaratan kedua belah pihak 1. Pihak
independence
untuk
membandingkan
dengan
project
sebelumnya di klien lainnya 2. Kepercayaan diri untuk bisa tepat waktu biaya serta tujuan 3. Seluruh keputusan material masih di tangan manajemen
8
prepare
a Tiga perusahaan yang berlokasi di Hongkong tidak membuat perbandingkan
comprehensiv e
9
list
criteria secara komprehensif, mereka lebih memikirkan bagaimana kendala
of bahasa bisa terjawab karena operasional mereka lebih menggunakan bahasa
evaluation
mandarin. Hal yang berbeda dengan criteria yang dipilih oleh Stationary
criteria
dimana harga menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan vendor.
adopt
an Ada 3 pendekatan untuk pada akhirnya memilih software yang digunakan
appropriate package
20
yakni 1. Detailed requirements:
- identifikasikan kebutuhan perusahaan
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 selection approach
dengan apa yang diberikan oleh package 2. Key requirements: - langsung membandingkan berdasarkan vendor dan secara cepat menentukan diskriminasi atau kekurang yang pasti akan muncul 3. Proof-of-concept: - metode ini lebih mudah lagi karena langsung mengarah
pada
software
yang
umumnya
digunakan
lalu
mengelaborasikan kebutuhan yang terpenuh dan kekurangannya. 10
use
Menggunakan perhitungan manifest dimana diyakini bahwa pilihan yan
appropriate
terbaik adalah yang dapat memaksimalkan pencapaian tujuan perusahaan.
decision-
Kesesuaian dengan pengguna adalah yang utama, ada 2 cara yang biasanya
making
dilakukan untuk mengetes kesesuaian yakni
strategies
1. group-consultative style, dimana ketua team akan menshare masalah
and styles
yang ada kepada anggota team untuk akhirnya bisa bersepakat atas kesimpulan yang diambil 2. group agreement style, disini grup berwenang untuk mengembangkan alternative untuk pada akhirnya dilakukan consensus.
Sumarry Membeli paket perangkat lunak adalah sebuah alternatif untuk pengembangan perangkat lunak yang telah semakin dikejar oleh organisasi dari semua tingkatan sejak awal 1990-an. Fakta bahwa solusi yang dikemas dapat diimplementasikan lebih cepat duibandingkan solusi customdevelopment dengan fungsi yang sama atau serupa adalah keuntungan besar yang dengan cepat merubah lingkungan bisnis saat ini pada vendor yang bisa keluar dari bisnis. Proses untuk membeli aplikasi didasarkan pada fase life cycle yang sama sebagai pendekatan yang lazim digunakan yakni: Definisi, Konstruksi, dan Implementasi. Bahkan jika sebuah aplikasi harus dibeli, sebuah organisasi harus terlebih dahulu menetapkan kebutuhan dasarnya sebuah sistem sebelum mencoba untuk memilih yang terbaik dari solusi aplikasi yang tersedia. Fase definisi juga mencakup pengembangan sebuah RFP untuk dikirim ke vendor perangkat lunak dan evaluasi respon penjual. Jika berhasil, fase definisi berakhir dengan kontrak penjual, yang harus dinegosiasikan dengan bantuan spesialis kontrak. Sedangkan dalam kenyataannya dalam mengadopsi solusi ERP bukan semata-mata masalah teknis tetapi juga merupakan salah satu strategi penting, karena sistem ERP yang dipilih akan memiliki dampak bisnis besar pada perusahaan. Namun demikian, dalam lingkungan bisnis yang
21
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 berubah cepat saat ini, proses pengadaan ERP yang agak rumit harus direncanakan dan dikelola dengan sangat baik untuk memastikan sistem ERP yang tepat untuk dipilih.
22
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 JURNAL
Investigating ERP systems procurement practice: Hong Kong and Australian experiences By Pak-Lok Poon, Yuen Tak Yu Integrasi sistem informasi sekarang umum diakui menjadi senjata strategis yang kuat yang mempertajam daya saing suatu perusahaan dalam lingkungan bisnis yang sangat volatile hari ini. Integrasi tersebut dapat dicapai dengan mengganti aplikasi warisan terputus dan tidak kompatibel dengan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem. Seiring dengan pertumbuhan yang luar biasa dari pasar ERP, kita telah melihat sejumlah kasus kegagalan adopsi ERP. Kasus kegagalan tersebut menunjukkan bahwa tidak semua perusahaan tahu bagaimana untuk mengadopsi solusi ERP secara efektif. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah Untuk mengeksplorasi dan mengidentifikasi praktek-praktek penting dari pengalaman nyata di kawasan Asia-Pasifik yang dapat menjelaskan keberhasilan sebuah perusahaan dalam pengadaan ERP, dengan maksud yang jelas ke arah perumusan pelajaran berguna yang menginformasikan praktisi dan kontribusi untuk kemajuan dalam praktek pengembangan perangkat lunak dalam organisasi. Metode yang digunakan yaitu membuat sebuah desain multi-kasus yang melibatkan tiga perusahaan China yang berbasis di Hong Kong dan perusahaan lokal di Australia dipekerjakan. Kami mengumpulkan, memverifikasi, dan menganalisis informasi tentang praktek pengadaan ERP di setiap perusahaan subjek dengan cara wawancara semi-terstruktur, ulasan arsip, dan pemeriksaan anggota. Hasil Penelitian telah menggambarkan penelitian lintas-regionalnya terhadap tiga perusahaan China dan perusahaan Australia yang telah melakukan adopsi ERP. Kami telah melaporkan pengalaman bagaimana mereka melakukan latihan adopsi, dengan mengacu pada model proses pengadaan ERP {figure. 1} Berdasarkan temuan dan pengamatan dari penelitian ini, dapat disimpulkan dimana terdapat 10 pelajaran yang berkaitan dengan berbagai tahapan proses pengadaan ERP. Peneliti percaya bahwa tujuan penelitian utama ini telah dipenuhi, seperti pelajaran ini, dilihat dari pengalaman nyata, telah menjawab pertanyaan penelitian pertama peneliti (yaitu, RQ1 dalam Bagian 3.1) dengan menyediakan wawasan dan pedoman pragmatis dalam praktek untuk membantu perusahaan melakukan pelatihan pengadaan ERP dengan sukses. Berkenaan dengan tujuan penelitian sekunder pada jurnal ini, peneliti telah mengidentifikasi beberapa perbedaan penting dalam praktek pengadaan ERP pemerintah antara perusahaan Hong Kong dan perusahaan Australia. Observasi ini telah menjawab pertanyaan penelitian kedua dalam jurnal ini (yaitu, RQ-2 dalam
23
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 Bagian 3.1) dan memberikan bukti lebih lanjut untuk mendukung beberapa peneliti temuan lain bahwa perbedaan budaya yang dilakukan telah mempengaruhi proses adopsi ERP. Selanjutnya penelitian ini telah di follow-up secara general dalam bentuk pertanyaan penelitian untuk penelitian selanjutnya. Pertama, seperti yang dijelaskan dalam pasal 5, meskipun pandangan yang bertentangan dalam literatur mengenai apakah BPR harus dilakukan pada saat adopsi ERP, semua perusahaan yang menjadi subjek penelitian ini memang sengaja dihindari BPR dalam rangka untuk memastikan bahwa proyek adopsi ERP dapat diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Berkenaan dengan masalah ini, terdapat beberapa pertanyaan penelitian yang tetap terbuka. Beberapa perusahaan yang memiliki waktu dan anggaran kurang dibatasi dapat memilih untuk melakukan BPR bersamaan dengan adopsi ERP. Kemudian dua pertanyaan secara alami mengikuti. Satu pertanyaan adalah berapa banyak usaha ekstra yang memang benar-benar diperlukan untuk perforrn BPR bersamaan dengan adopsi ERP. Pertanyaan lain adalah bagaimana BPR bersamaan mempengaruhi pemeliharaan dimasa depan terhadap sistem ERP yang diadopsi. Karena BPR dilakukan dengan penerapan ERP bersama-sama dapat mencapai manfaat yang luar biasa mengingat konteks yang tepat, itu akan menjadi menarik dan berharga untuk melakukan studi kasus lebih lanjut dengan fokus utama pada pertanyaan penelitian tersebut. Kedua, kita tidak mencoba untuk mengukur keberhasilan implementasi ERP dalam jangka panjang, seperti mempertimbangkan peningkatan kinerja internal dan eksternal perusahaan setelah implementasi sistem untuk jangka waktu yang panjang, yang runag lingkup terluar dari pembelajaran yang sedang kita dalami saat ini. Sebuah studi longitudinal diperlukan untuk menyelidiki dengan cara apa praktek pengadaan ERP mempengaruhi keberhasilan jangka panjang dari proyek yang diadopsi Akhirnya, meskipun peneliti telah mengamati bukti dampak adanya perbedaan budaya pada beberapa praktek pengadaan ERP, penelitian ini telah dibatasi oleh jumlah perusahaan yang menjadi subjek yang dipelajari dan jumlah lokasi dari perusahaan. Akan menarik untuk memperluas penelitian ini untuk bisa membandingkan praktek perusahaan di tempat lain di kawasan Asia-Pasifik, tidak hanya kontras perbedaan budaya antara Timur dan Barat, tetapi juga di antara berbagai negara atau kota-kota seperti Singapura, India, dan Cina daratan. Bagaimanapun, studi kasus yang melibatkan lebih banyak perusahaan pasti akan memberikan informasi lebih banyak dan lebih memperkuat validitas dan generalisasi dari hasil penelitian dan pelajaran.
24
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 KASUS ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM ERP (Enterprise Resource Planning) (Studi Pada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya) Oleh Fachriza Amri, Endang Siti Astuti, dan Riyadi
Bersamaan dengan perkembangan industri perusahaan penerbitan di Indonesia, serta untuk mengatasi persaingan antar perusahaanperusahaan penerbit, diperlukan sebuah strategi yang kreatif dan inovatif dalam rangka agar perusahaan dapat tetap bertahan dan bersaing pada kompetisi di dunia usaha.Strategi tersebut harus disusun secara terintregasi dengan baik dan dapat secara efektif menjalankan operasional perusahaan.Salah satu strategi yang sering digunakan sebuah perusahaan untuk meningkatkan efektifitas operasional perusahaan adalah memisahkan beberapa tugas-tugas perusahaan menjadi beberapa divisi. Divisi-divisi pada sebuah perusahan umumnya memiliki nama yang sesuai dengan tugasnya masing-masing. Divisi Pemasaran adalah divisi yang bertugas untuk memasarkan semua produk yang dihasilkan oleh perusahaan, Divisi Keuangan adalah divisi yang bertugas mencatat serta mengatur masalah keuangan, Divisi HRD (Human Resources Development) adalah divisi yang bertugas recruitment, pengembangan kinerja karyawan dan pemutusan hubungan kerja, Divisi Produksi adalah divisi yang bertugas menyediakan produk yang akan dipasarkan, Divisi Sistem Informasi adalah divisi yang bertugas untuk menjalankan sistem operasional perusahan dalam rangka mempermudah alur birokrasi perusahaan. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem berbasiskan komputer yang didesain untuk memproses transaksi-transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan yang terintegerasi dan real time, produksi, dan respon konsumen (O’Leary, 2000).Menurut Hau dan Kuzic (2010) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah multi-modul, solusi aplikasi pengemasan bisnis yang memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan proses bisnis dan kinerja perusahaan, pendistribusian data umum, pengelolaan sumberdaya serta menyediakan akses informasi secara aktual. Sistem ERP(Enterprise
Resource
Planning)
ini
telah menunjukkan
penawaran berupa perbaikan yang signifikan dalam efisiensi, produktivitas, profitabilitas, kualitas layanan, kepuasan pelangganan, keputusan meminimalisir biaya serta pembuat keputusan yang efektif. Menurut Hau dan Kuzic (2010) keuntungan utama penerapan ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem ini mengintegrasi divisi fungsional dan arus informasi kedalamsistem tunggal baik divisi pemasaran, keuangan, HRD dan produksi. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)juga memungkinkan hubungan semua proses bisnis dalam perusahaan mulai dari awal
25
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 proses perencanaan hingga tahap akhir setelah penjualan layanan kepada pelanggan. Keefektifan menggunakan ERP mengintegrasikan informasi yang digunakan dalam berbagai bidang seperti akutansi, manufaktur, distribusi , dan HRD menjadi sebuah sistem komputasi yang berkualitas. Sehingga dipastikan bahwa data yang sama dapat disimpan dan diunduh oleh karyawan dan manajer dalam setiap tahap proses bisnis yang ada. Selain itu, ERP memfasilitasi proses otomatisasi yang dapat berkontribusi dalam eningkatkan efisiensi usaha, peningkatan mutu dan pengurangan biaya administrasi. Sistem ERP ini digunakan oleh PT. JePe Press Media Utama Surabaya, yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penerbitan buku dan alat peraga sekolah. Penggunaan sistem ERP ini pada PT. JePe Press Media Utama Surabaya lebih ditekankan pada integrasi atau hubungan-hubungan antar divisi perusahaan, yang nantinya dapat memudahkan proses administrasi, order barang, pembayaran tagihan barang, dan perncanaan stok barang di gudang dan prosesproses transaksi antara pelanggan dan perusahaan. Akan tetapi, implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) pada PT. JePe Press Media Utama Surabaya terdapat beberapa kendala yang menyebabkan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini tidak bekerja sebagaimana mestinya. Pokok permasalahan tersebut terletak pada usersyang menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang dirasa kurang disiplin dalam memasukkan datadata laporan perusahaan. Salah satu penyebab kurang disiplinya users adalah kerena sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dirasa kurang fleksibel apabila diaplikasikan pada users yang memiliki jam kerja lebih dan sedang berada di lapangan atau diluar kantor. Akibatnya, terjadi keterlambatan update data yang dibutuhkan oleh beberapa divisidivisi perusahaan. Keterlambatan update data tersebut dapat mempengaruhi menejemen puncak dalam pengambilan keputusan dan menentukan strategistrategi perusahaan selanjutnya. Selain itu, oleh karena sistem ini mengintergrasi oleh divisi-divisi yang lain di lingkungan perusahaan, maka datadata pada divisi-divisi tersebut juga ikut berpengaruh. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, menganalisis, mendeskripsikan implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) pada PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya.
Analisis Kelemahan Sistem Sistem informasi tidak selalu berfungsi dengan baik, setiap sistem pasti mempunyai kelemahan dari keunggulan yang dimiliki.Kelemahan suatu sistem bisa terjadi karena faktor teknis, baik dari segi komponen yang membentuk atau yang mendukung sistem (user, hardware, software, data dan jaringan) atau bisa karena faktor alam (bencana alam).
26
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 Sistem informasi yang baik tidak selalu menghasilkan informasi yang baik.Tingkat kebaikan sistem informasi tidak bisa dinilai dari mahal tidaknya dan lama pembuatan sistem tersebut. Namun sistem yang baik adalah sistem yang mampu mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output yang mempunyai kualitas dari segi keakuratan dan teruji kebenarannya, kesempurnaan, tepat waktu, relevan, serta mudah dan murah. Untuk mencapai output dengan kualitas yang baik, harus berasal dari input yang baik pula. Jika input buruk (tidak lengkap dan akurat) maka output yang dihasilkan akan buruk pula. Seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang mengintegrasikan, mengatur, mengolah, dan mengelola data perusahaan pasti menginginkan informasi yang berkualitas bagi manajemen.Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini mengintegrasikan sistem internal dan eksternal manajemen informasi seluruh organisasi, mencakup keuangan/akuntansi, manufaktur, penjualan dan pelayanan, manajemen hubungan pelanggan.Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) mengotomatisasi kegiatan ini dengan aplikasi perangkat lunak terpadu menggunakan Oracle yang dibuat oleh perusahaan yang
bergerak
dalam
bidang
IT
yaitu
Oracle
Corporation.Untuk membuat sistem ini PT.JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya menggunakan jasa dari PT. ROA untuk membuat sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Hal yang menjadi masalah paling vital adalah saat sistem tersebut mengalami error data.Error data disini yang dimaksud adalah sistem tidak bisa diakses atapun untuk menginput data. Masalah seperti ini timbul karena tempat penyimpanan data mengalami gangguan ataupun bisa overload data. Untuk mengatasi masalah tersebut pihak admin harus menghapus data-data yang sudah tidak terpakai atau membackup data ke media penyimpanan lain. Terkait masalah ini seharusnya perusahaan tidak hanya memakai satu server sebagai media penyimpanan data, dan harus membuat server baru sebagai cadangan apabila server yang satu mengalami overload data. Jaringan internet sangat penting dalam sistem ini untuk melakukan input data, karena sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini penginputan data dilakukan secara online. Dalam hal ini, perusahaan memiliki masalah pada jaringan internet apabila karyawan sedang ditugaskan di luar kantor dan mengharuskan untuk dapat meninput data saat itu juga. Karena sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini terdiri dari peramalan, perencanaan dan penjadwalan, jadi data harus dapat di input secara cepat dan akurat. Untuk mengatasi masalah tersebut pihak perusahaan seharusnya membekali setiap karyawan dengan media penghubung internet seperti modem ataupun sejenisnya. Untuk itu karyawan dapat menginput data kapan saja dan di mana saja, sehingga tidak terjadi keterlambatan untuk input data dan meminimalkan terjadi kesalahan dalam pengolahan data.
27
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 Perawatan suatu sistem informasi memang tidak mudah dan murah. Apalagi jika sistem tersebut
merupakan
maintenance.Pihak
buatan
perusahaan
perusahaan
lain, sehingga
menghubungi admin
dari
mengeluarkan PT.
ROA
biaya
untuk
untuk
melakukan
maintenance, hal ini perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk perawatan tersebut. Hal ini karena perusahaan tidak mempunyai karyawan yang
ahli
dalam
menangani
sistem
ERP
(Enterprise Resource Planning). Selain dari segi perawatan sistem, sisi karyawan juga menjadi sorotan.Hal ini terkait masalah kualitas yang dihasilkan dari sistem tersebut.Kurangnya komunikasi yang terjalin antara sesama
karyawan
sering
mengakibatkan terjadinya
keterlambatan
dalam
menginput
data.Misalnya, saat divisi keuangan membutuhkan data dari divisi marketing terkait data keuangan pelanggan, tetapi divisi marketing terlambat memberikan data karena tidak terjalin komunikasi yang baik antara sesama divisi. Untuk
mengatasi masalah ini
perusahaan
seharusnya memberikan pengenalan, pelatihan dan pengarahan kepada setiap karyawan akan pentingnya komunikasi antara sesama karyawan demi meminimalisir keterlambatan data, kesalahan
penginputan
data dan
mengesampingkan
kepentingan
pribadi masing-masing
karyawan.
Analisis Keunggulan Sistem Disamping
suatu
sistem
mempunyai kelemahan,
terdapat
keunggulan
yang
menjadikannya mempunyai keuntungan dalam menggunakannya. Keunggulan ini yang akan menghasilkan suatu informasi yang berkualitas bagi manajemen. Keunggulan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah mengintegrasikan proses segudang dimana bisnis beroperasi, menghemat waktu dan biaya, keputusan dibuat lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan, data menjadi terlihat di seluruh perusahaan.Keunggulan lain dari ERP (Enterprise Resource Planning) memudahkan karyawan dalam menentukan jumlah persediaan barang, memasukkan data transaksi, mengatur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan,
memudahkan karyawan
dalam
proses
order
yang
dilakukan konsumen,
mencocokkan pembelian, persediaan barang, dan penetapan biaya Berdasarkan wawancara, observasi, dan dokumentasi yang telah dilakukan oleh peneliti terdapat beberapa kelemahan yang terjadi pada sistem yang selama ini diterapkan oleh PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain: a.
Sering terjadi error yang disebabkan adanya gangguan pada tempat penyimpanan data ataupun bias dataoverload.
b.
Minimnya jaringan internet jika karyawan ditugaskan di luar kantor.
28
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 c.
Masih menggunakan jasa admin dari luar perusahaan selaku pembuat sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
d.
Kurangnya komunikasi yang terjalin antara sesama karyawanyang menyebabkan sering terjadi keterlambatan data untuk di input. Untuk itu peneliti memberikan usulan pemecahan masalah dari beberapa kelemahan dari
sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang sedang berjalan saat ini, dengan cara sebagai berikut : a.
Data yang tidak terpakai dihapus atau dilakukan backup ke media penyimpanan lain.
b.
Memberikan fasilitas kepada karyawan berupa modem atau sejenisnya untuk memudahkan karyawan mengakses sistem jika tidak ada jaringan internet di luar kantor.
c.
Memberikan pelatihan kepada admin IT perusahaan untuk dapat melakukan perawatan dan perbaikan jika terjadi kerusakan pada sistem untuk menghemat biaya dan peningkatan kualitas tenaga ahli perusahaan.
d.
Pemberian,
pengenalan,
pelatihan
dan pengarahan
kepada
setiap
karyawan
akan
pentingnya komunikasi antara sesama karyawan demi meminimalisir keterlambatan data, kesalahan penginputan data dan mengesampingkan ego masing-masing karyawan.
Kesimpulan yang dapat ditarik dari Hasil pengamatan terhadap sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan wawancara dengan manajemen tingkat atas/direktur, kepala divisi dan admin IT, dan kepala-kepala divisi yang ada di PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA Surabaya, yaitu sebagai berikut: a)
Secara
keseluruhan
sistem
ERP
(Enterprise Resource
Planning)
sudah
dapat
mengintegrasikan dan memudahkan proses bisnis yang berjalan. b)
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem yang baik dan cepat dalam pengelolaan dan pengolahan data serta mudah dalam penggunaannya.
c)
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) sudah terhubung dengan jaringan internet yang kuat, yang memudahkan user dalam mengakses sistem.
d)
Kecepatan dan ketepatan input data di dalam sistem sudah baik, sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas.
e) Walaupun sudah cukup baik, namun masih sering kurang terjalinnya komunikasi yang baik antara user sehingga sering mengalami keterlambatan input data. Setelah dilakukan pengamatan langsung pada sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan wawancara dengan manajemen tingkat atas/direktur, kepala divisi dan admin IT dan
29
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 kepala-kepala divisi lainnya, telah ditemukan beberapa kelemahan pada sistem, yaitu sebagai berikut: a)
Terkait penginputan data sering terjadi overload data.
b)
Terkait pemeliharaan (maintenance) sistem ERP (Enterprise Resource Planning) jika terjadi error atau missing data, admin harus menghubungi vendor pembuat sistem untuk melakukan perbaikan.
c)
Keterlambatan input data yang terjadi karena kurangnya komunikasi antar karyawan (user).
d)
Minimnya ketersediaan jaringan internet pada karyawan apabila ditugaskan diluar kantor.
e)
Kurangnya pelatihan kepada admin perusahaan terkait pemahaman tentang sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
30
Methodologies for Purchased Software Packages 2015 DAFTAR PUSTAKA
Amri, Fachriza. 2013. Analisis Implementasi Sistem ERP (Enterprise Resources Planning) (Studi Pada PT. JEPE PRESS MEDIA UTAMA SURABAYA). Jurnal Administrasi Bisnis Vol.2 no. 2. http://administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id/index.php/jab/article/view/102
Poon, Pak-Lok; dan Yuen Tak Yu. 2010. Investigating ERP systems procurement practice: Hong
Kong and Australian experiences. Elsevier Journal Information and Software Technology Volume
52,
Issue
10,
Page
1011-1022.
http://www.sciencedirect.com/science/journal/09505849/52/10 Yasin, Verdi. 2013. Pentingnya Sistem Enterprise Resource Planning (Erp) Dalam Rangka Untuk Membangun Sumber Daya Pada Suatu Perusahaan. Jurnal : Manajemen Informatika. Edisi: No.4 Tahun VI/ Januari 2013. ISSN : 2086– 1052 Brown, Carol V; Daniel W. Dehayes; Jeffrey A. Hoffer; E. Wainright Martin; and William C. Perkins. 2010. Managing Information Technology Seventh Edition. Prentice Hall is an imprint of Pearson. ISBN 10: 0-13-214632-0. ISBN 13: 978-0-13-214632-6
31
