Interná smernica
Riadenie ľudských zdrojov IS – 59
MESTO PRIEVIDZA
INTERNÁ SMERNICA č. 59 Riadenie ľudských zdrojov
Vydanie č.: 1 Výtlačok č.: Strana 1 z 7
Interná smernica
Riadenie ľudských zdrojov IS – 59
Vydanie č.: 1 Výtlačok č.: Strana 2 z 7
1. Účel Riadenie ľudských zdrojov ( ďalej len RĽZ ) vyplýva z politiky kvality systému manažérstva kvality (ďalej len SMK), ktorá je vypracovaná na najvyššej úrovni vedenia mesta. Základná stratégia RĽZ vychádza z platnej organizačnej štruktúry mestského úradu (ďalej len MsÚ ). Počet zamestnancov určuje platná organizačná štruktúra MsÚ. Proces RĽZ predstavuje strategický a systémový prístup k riadeniu ľudí, ktorí sa individuálne a kolektívne podieľajú na efektívnom plnení cieľov mesta ako samostatného celku. Základné úlohy RĽZ sú zabezpečenie potrebného počtu zamestnancov v požadovanej profesijnej a kvalifikačnej štruktúre a zosúladenie správania zamestnancov s cieľmi zamestnávateľa – efektívne využívanie schopností zamestnanca pomocou stimulačných nástrojov, vzdelávanie a rozvoj každého zamestnanca a dodržiavania bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci ( ďalej len BOZP ). 2. Postup 2.1. Stratégia riadenia ľudských zdrojov 2.1.1. Výber a prijímanie nových zamestnancov je uskutočňované v zmysle platnej organizačnej štruktúry MsÚ s prihliadnutím na funkčnosť jednotlivých pracovných miest, na požiadavky vedenia mesta a vedúcich odborov. Naliehavé požiadavky môžu byť stimulom pre zmenu organizačnej štruktúry. 2.1.2. Návrh organizačnej štruktúry a jej zmeny predkladá organizačné a personálne oddelenie na odsúhlasenie primátorovi mesta. Schválená organizačná štruktúra primátorom mesta je základným podkladom pre aktualizáciu Organizačného poriadku MsÚ. 2.1.3. RĽZ zabezpečuje odbor vnútornej správy na organizačnom a personálnom oddelení zamestnancami – vedúcim organizačného a personálneho oddelenia ( ďalej len vedúci OaPodd ), referentom pre organizačnú a personálnu agendu ( ďalej len referen OPA ) a personálnym referentom. Vymedzenie ich povinností a kompetencie určuje karta procesu ( ďalej len KP) Riadenie ľudských zdrojov a ich pracovné náplne. 2.2. Postup pri výbere a prijímaní nových zamestnancov 2.2.1. Oznámenie o voľnom pracovnom mieste je na základe rozhodnutia prednostu mestského úradu ( ďalej len PMsÚ ) zverejnené v miestnej tlači príp. miestnej televízii a na webovej stránke mesta. 2.2.2. Referent pre OPA eviduje a vybavuje žiadosti uchádzačov o prijatie do pracovného pomeru. Každému uchádzačovi zasiela odpoveď spolu s návratkou k žiadosti o prijatie do pracovného pomeru, na ktorej uchádzač dáva súhlas k spracovaniu svojich osobných údajov. 2.2.3. Ak sa rozhodne na úrovni vedenia mesta, že na uvoľnené príp. nové obsadzované pracovné miesto sa vykonajú vstupné pohovory, referent pre OPA zabezpečuje výber vhodných uchádzačov zo žiadostí o zamestnanie a ich profesijných životopisov a predloží ich k posúdeniu a na výber príslušnému vedúcemu zamestnancovi z organizačného útvaru, na ktorom sa pracovné miesto obsadzuje. 2.2.4. S vybranými vhodnými uchádzačmi prebiehajú osobné pohovory za účasti vedúcich zamestnancov, ktorých k tomu určuje organizačná príslušnosť. Výsledok pohovorov
Interná smernica
Riadenie ľudských zdrojov IS – 59
Vydanie č.: 1 Výtlačok č.: Strana 3 z 7
určuje poradie uchádzačov a najvhodnejšieho kandidáta, ktorý je odporučený primátorovi k prijatiu do pracovného pomeru. 2.2.5. V rámci prijímacieho procesu sú uplatňované tieto spôsoby obsadzovania funkčného miesta: ¾ výberové konanie vedúcich zamestnancov - podľa zákona č.552/2003 Z.z. o výkone práce vo verejnom záujme ¾ priamy výber – o jeho použití rozhoduje primátor mesta ¾ výberové konanie ostatných zamestnancov – na základe rozhodnutia primátora sa zriadi komisia, ktorej členmi sú : vedúci zamestnanec, do ktorého organizačného útvaru má byť výber uskutočnený, priamy nadriadený a príp. aj PMsÚ ¾ výberové konanie realizované personálnou agentúrou alebo inou poverenou organizáciou. 2.2.6. Výberová komisia zhodnotí výsledok výberového konania a na základe výsledkov určí poradie uchádzačov. Poradie uchádzačov je záväzné pri obsadzovaní funkcie. Mesto, v zastúpení primátora mesta, uzavrie pracovný pomer s uchádzačom podľa poradia. 2.2.7. Pri priamom výbere mesto, v zastúpení primátora mesta, rozhodne o obsadení voľného pracovného miesta na základe posúdenia vhodnosti jednotlivých uchádzačov z hľadiska ich znalostí a schopností na výkon práce vo verejnom záujme. 2.2.8. Personálny referent od novo prijímaného zamestnanca požaduje tieto doklady: ¾ profesijný životopis, ¾ kópiu dokladov o najvyššom dosiahnutom vzdelaní (maturitné vysvedčenie, vysokoškolský diplom, osvedčenie o absolvovaní skúšky o odbornej spôsobilosti) a k nahliadnutiu originály, ¾ doklad o bezúhonnosti (preukázaný výpisom z registra trestov nie starším ako tri mesiace), ¾ Čestné vyhlásenie zamestnanca o priebehu ním vykonávanej praxe pre účel započítania praxe u zamestnávateľa. Tieto údaje slúžia na priznanie započítanej odbornej praxe a zaradenia do platového stupňa. Úplnosť a správnosť dotazníka pri jeho predložení skontroluje personálny referent a v prípade zistenia nedostatkov požiada žiadateľa o doplnenie všetkých nevyhnutných údajov, ¾ záznam o absolvovaní lekárskej prehliadky. 2.2.9. Po predložení všetkých dokladov uvedených v bodoch 2.2.8 vypracuje personálny referent novému zamestnancovi pracovnú zmluvu podľa platnej legislatívy a Poriadku odmeňovania a pripraví ju na podpis primátorovi k uzatvoreniu pracovnoprávneho vzťahu. 2.2.10. Po podpise pracovnej zmluvy žiada referent pre OPA podklady k vypracovaniu pracovnej náplne zamestnanca od vedúceho príslušného odboru príp. oddelenia miesta výkonu práce zamestnanca. Referent pre OPA zodpovedá za agendu pracovných náplní všetkých zamestnancov MsÚ a vypracované pracovné náplne predkladá na podpis príslušnému vedúcemu odboru a PMsÚ. 2.2.11. Za aktualizáciu a znenie pracovných náplní zamestnancov sú zodpovední vedúci príslušných organizačných útvarov – odborov a oddelení MsÚ.
Interná smernica
Riadenie ľudských zdrojov IS – 59
Vydanie č.: 1 Výtlačok č.: Strana 4 z 7
2.2.12. Personálny referent vypracuje novému zamestnancovi „ Vstupný list zamestnanca“ ( príloha č.3) a dosleduje za zodpovedné úseky požadované úkony a podpisy príslušných zamestnancov. Po vyplnení „ Vstupného listu zamestnanca“ ho personálny referent zakladá do osobného spisu zamestnanca. 2.2.13. Dohody o vykonaní práce, Dohody o pracovnej činnosti a Dohody o brigádnickej práci študentov vypracováva personálny referent a vedie aj evidenciu dohôd vykonávaných mimo pracovného pomeru. 2.3. Uvoľňovanie zamestnancov 2.3.1. Skončenie pracovného pomeru zamestnanca sa riadi Zákonníkom práce, internou smernicou mesta - Pracovným poriadkom zamestnancov mesta a Kolektívnou zmluvou. 2.3.2. Zamestnanec, ktorý končí pracovný pomer u zamestnávateľa, je povinný splniť povinnosti vyplývajúce pre neho z „Výstupného listu zamestnanca“ ( príloha č.4 ), ktorý mu vyhotovuje a včas odovzdáva personálny referent. Až po vyplnení „Výstupného listu zamestnanca“ príslušnými zodpovednými referentmi za jednotlivé úseky a jeho odovzdaní späť personálnemu referentovi, je možné vydať zamestnancovi výstupné dokumenty od zamestnávateľa. 2.3.3. Personálny referent vydá zamestnancovi po skončení pracovnému pomeru potvrdenie o zamestnaní, v ktorom uvádza dobu trvania pracovného pomeru, druh vykonávanej práce a spôsob skončenia pracovného pomeru a zápočet rokov zamestnania pre nového zamestnávateľa. Personálny referent odovzdá príslušné písomnosti ku skončeniu pracovného pomeru týkajúce sa mzdovej oblasti zamestnancovi finančného oddelenia - referentovi pre mzdy. 2.4. Vedenie osobných spisov zamestnancov 2.4.1. Obsahom osobného spisu zamestnanca sú všetky dokumenty, ktoré vzniknú v priebehu trvania jeho pracovného vzťahu. 2.4.2. Personálny referent je zodpovedný za evidenciu a aktualizáciu osobných spisov zamestnancov. Personálny referent je povinný udržiavať a ochraňovať osobný spis zamestnanca v súlade s platnou legislatívou, nevystavovať ho riziku zneužitia informácií, ktoré sú jeho obsahom. 2.4.3. Osobný spis zamestnanca musí obsahovať: ¾ životopis, ¾ fotokópie dokladov o vzdelaní, ¾ fotokópia výpisu registra trestov, ¾ prihlásenie do zdravotnej poisťovne, ¾ prihlásenie do Sociálnej poisťovne, ¾ potvrdenie zdravotnej spôsobilosti na príslušnom tlačive, ¾ čestné vyhlásenie zamestnanca o priebehu vykonávanej praxe, ¾ vstupný list zamestnanca, ¾ priebeh vstupných školení. 2.4.4. Osobný spis obsahuje ďalej osobný dotazník a môže obsahovať aj ďalšie doklady o vzdelaní, o odbornej spôsobilosti, certifikáty, absolvované kurzy, doklady o zmenách v rodinných pomeroch, osobných údajoch a pod.
Interná smernica
Riadenie ľudských zdrojov IS – 59
Vydanie č.: 1 Výtlačok č.: Strana 5 z 7
2.4.5. Osobnú kartu hmotného majetku zamestnanca eviduje a zodpovedá za ňu referent evidencie z majetkového oddelenia. Na osobnej karte na zverené predmety sú vedené všetky pracovné pomôcky, ktoré zamestnanec obdržal od MsÚ na vykonávanie svojich pracovných povinností. 2.5. Definovanie kvalifikačných požiadaviek 2.5.1. Základné kvalifikačné požiadavky na jednotlivé funkcie stanovuje Nariadenie vlády SR č. 341/2004 Z.z., ktorým sa ustanovujú katalógy pracovných činností pri výkone práce vo verejnom záujme v zmysle zákona č.553/2003 Z.z. Zamestnanec musí spĺňať všetky kvalifikačné požiadavky pracovného miesta, na ktoré je prijatý podľa katalógu pracovných činností, od ktorého sa definuje „Profil minimálnych požiadaviek“ (príloha č.1). Rovnako to platí aj pri menovaní do funkcie. 2.5.2. Zamestnanci musia spĺňať kvalifikačné požiadavky počas celej doby výkonu funkcie a trvania pracovného pomeru. Kvalifikačné požiadavky na všetky funkcie a pracovné miesta vyplývajú zo schválenej organizačnej štruktúry MsU a za MsÚ je spracovaný ucelený zoznam kvalifikačných predpokladov pracovných miest a funkcií všetkých zamestnancov a ich zaradenia do platových tried. Pri jeho tvorbe sa vychádza z „Profilov minimálnych požiadaviek“ jednotlivých pracovných miest a vypracováva ho vedúci OaPodd. 2.5.3. Na jednotlivé pracovné miesta sú požiadavky stanovené v týchto bodoch : požiadavky na vzdelanie, nevyhnutné kurzy, skúšky, certifikáty, požiadavky na prax, charakterové vlastnosti, znalosť systému manažérstva kvality, vodičské oprávnenie, požiadavky na znalosť cudzích jazykov, požiadavky na prácu s výpočtovou technikou. 2.5.4. Kvalifikačné požiadavky na jednotlivé pracovné miesta slúžia : ¾ pre vyhľadávanie a výber zamestnancov, ¾ pre vypracovanie programov vzdelávania a zaraďovanie zamestnancov do nich. 2.5.5. Za vypracovanie a agendu „Profilov minimálnych požiadaviek“ zodpovedá personálny referent. Aktualizáciu tejto agendy vykonáva v prípade zmeny - rozšírení organizačnej štruktúry o nové funkčné pracovné miesta a v prípade nových legislatívnych predpisov. 2.5.6. Započítanie odbornej praxe, zaraďovanie zamestnancov do platových tried podľa katalógu pracovných činností, návrhy na zmenu organizačnej štruktúry a jej aktualizáciu za MsÚ vykonáva vedúci OaPodd. 2.6. Vykonanie vstupného školenia 2.6.1. Príslušný vedúci odboru a vedúci oddelenia oboznámia novoprijatého zamestnanca s „Priebehom vstupných školení“ (príloha č.2), ktoré absolvuje priebežne po nástupe na určené pracovisko a oboznámi ho s právami a povinnosťami, ktoré pre neho vyplývajú z pracovného pomeru, s pracovnými a mzdovými podmienkami, za ktorých má prácu vykonávať. 2.6.2. Novoprijatý zamestnanec je tiež oboznámený so SMK, Politikou kvality, Organizačným poriadkom, Pracovným poriadkom, Organizačnou štruktúrou MsÚ a absolvuje školenie o BOZP a OPP, o bezpečnostných smerniciach.
Interná smernica
Riadenie ľudských zdrojov IS – 59
Vydanie č.: 1 Výtlačok č.: Strana 6 z 7
2.6.3. Stanovenie zodpovedností za vstupné školenia: ¾ základná vnútorná a organizačná dokumentácia - Organizačný poriadok, Pracovný poriadok, Organizačná štruktúra MsÚ a príslušná legislatíva odboru - vykonáva ju príslušný vedúci odboru a vedúci oddelenia, ¾ Informačný systém samosprávy modul Písomnosti a Registratúrny poriadok MsÚ – vykonáva ju zamestnanec podateľne a správca registratúry MsÚ, ¾ Bezpečnostné smernice a ochrana osobných údajov – vykonáva vedúci OaPodd, ¾ oboznámenie o SMK a politikou kvality - vykonáva splnomocnenec pre etiku a protokol, ¾ vstupné školenia o BOZP a OPP - vykonáva referent autoprevádzky MsÚ, BOZP, PO a krízového manažmentu 2.6.4. Zodpovední zamestnanci za vstupné školenia sú povinní ich vykonať v termíne najneskôr do 5 pracovných dní od nástupu nového zamestnanca. 2.6.5. Po absolvovaní celého rozsahu vstupných školení s uvedením záznamu o ich vykonaní odovzdá nový zamestnanec prílohu č.2 personálnemu referentovi, ktorý ho založí do osobného spisu zamestnanca. 2.7. Vzťahy personálnej práce k iným inštitúciám 2.7.1. Personálny referent plní úlohy oznamovacej činnosti súvisiace so začatím alebo ukončením pracovného pomeru zamestnancov vo vzťahu k iným inštitúciám. 2.7.2. Personálny referent zabezpečí prihlásenie nového zamestnanca do sociálnej a zdravotnej poisťovne. 2.7.3. Oznámenie o plate nového zamestnanca - jeho vypracovanie a podpis primátora mesta zabezpečuje referent pre mzdy na základe podkladov personálneho referenta a vedúceho OaPodd. 3. Pojmy a skratky 3.1. Pojmy Neobsahuje 3.2. Skratky PMsÚ prednosta mestského úradu SDSK správca dokumentácie systému kvality ZP zástupca primátora MsÚ mestský úrad RĽZ riadenie ľudských zdrojov SMK systém manažérstva kvality VO vedúci odboru VoVS vedúci odboru vnútornej správy OaPodd organizačné a personálne oddelenie referent pre OPA – referent pre organizačnú a personálnu agendu KP karta procesu IS interná smernica BOZP bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci OPP ochrana pred požiarmi ISO medzinárodná organizácia pre normalizáciu
Interná smernica
Riadenie ľudských zdrojov IS – 59 SR
-
Vydanie č.: 1 Výtlačok č.: Strana 7 z 7
Slovenská republika
4. Odkazy a poznámky 4.1. Súvisiace normy a predpisy ISO 9001:2000 Zákon č.552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme Zákon č.556/2003 Z.z. o štátnej správe v školstve a školskej samospráve Nariadenie vlády SR č. 341/2004 Z.z., ktorým sa ustanovujú katalógy pracovných činností pri výkone práce vo verejnom záujme a ich zmenách a dopĺňaní Zákon č.274/1994Z.z. o sociálnej poisťovni Zákon č.273/1994 Z.z. o zdravotnom poistení Zákon č.369/1990 Z.z. o obecnom zriadení Zákon č.428/2002 Z.z. o ochrane osobných údajov 4.2. Interné dokumenty Príručka kvality KP Analýzy a vyhodnocovanie IS Pracovný poriadok IS Organizačný poriadok Zákonník práce v platnom znení Kolektívna zmluva 5. Rozdeľovník Vedúci odborov MsÚ, Hlavný kontrolór 6. Prílohy - Príloha č.1: Profil minimálnych požiadaviek - Príloha č.2: Priebeh vstupných školení - Príloha č.3: Vstupný list zamestnanca - Príloha č.4: Výstupný list zamestnanca
Vypracoval Meno a priezvisko Ing. Lenka Pánisová Funkcia Dátum Podpis
Vedúca organizačného a personálneho oddelenia 7.3.2011
Posúdil
Schválil JUDr. Katarína Macháčková Primátorka mesta
