SALINAN
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 42 TAHUN 2016 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, Menimbang
:
a.
bahwa dalam rangka tertib, efisiensi dan efektifitas administrasi
penyelenggaraan
pemerintahan
serta
perubahan nomenklatur kementerian, perlu dilakukan penyesuaian dan penyeragaman tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Dalam Negeri; b.
bahwa Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 55 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Peraturan Menteri Dalam
Negeri
Perubahan
Nomor
Atas
42
Peraturan
Tahun
2011
tentang
Menteri
Dalam
Negeri
Nomor 55 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri sudah tidak sesuai dengan perkembangan organisasi dan peraturan perundang-undangan; c.
bahwa
berdasarkan
dimaksud
dalam
pertimbangan
huruf
a
dan
sebagaimana
huruf
b,
perlu
menetapkan Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri;
-2Mengingat
:
1.
Undang-Undang Kementerian Indonesia
Nomor
Negara
Tahun
39
Tahun
(Lembaran
2008
Nomor
2008
Negara 166,
tentang Republik
Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916); 2.
Undang-Undang
Nomor
43
Tahun
2008
tentang
Wilayah Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 177, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4925); 3.
Undang-Undang Bendera,
Nomor
Bahasa,
24
Tahun
Lambang
2009
Negara
tentang
serta
Lagu
Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035); 4.
Undang-Undang
Nomor
12
Pembentukan
Peraturan
Tahun
2011
tentang
Perundang-undangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82); 5.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara;
6.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 11 Tahun
2015
tentang
Kementerian
Dalam
Negeri
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 12); 7.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2010 tentang Nomenklatur Kementerian Dalam Negeri;
8.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang
Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; 9.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 88 Tahun 2013 tentang Pembentukan Produk Hukum di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri;
10.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 43 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor
564)
sebagaimana
telah
diubah
dengan
-3Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 69 Tahun 2015 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 43 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1667); MEMUTUSKAN: Menetapkan
:
PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
DALAM
NEGERI. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan: 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Dalam Negeri. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang
meliputi
pengaturan
jenis,
format,
penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah
dinas
serta
media
yang
digunakan
dalam
komunikasi kedinasan. 3. Format
adalah
menggambarkan
susunan tata
dan
letak
bentuk dan
naskah
redaksional
yang serta
penggunaan lambang negara, logo, dan stempel dinas. 4. Kementerian Dalam Negeri adalah Kementerian yang mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang pemerintahan dalam negeri. 5. Sekretaris
Jenderal
adalah
Pejabat
yang
memimpin
Sekretariat Jenderal dengan tugas sebagai koordinator pelaksanaan
pembinaan
dan
pemberian
dukungan
administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri.
-46. Inspektur
Jenderal
adalah
Pejabat
yang
memimpin
Inspektorat Jenderal dengan tugas menyelenggarakan pengawasan intern di Kementerian Dalam Negeri dan pengawasan
terhadap
penyelenggaraan
pemerintah
daerah yang bertanggung jawab kepada Menteri. 7. Direktur
Jenderal
Direktorat
adalah
Jenderal
Pejabat
dengan
tugas
yang
memimpin
menyelenggarakan
unsur pelaksana pada Kementerian Dalam Negeri dan bertanggung jawab kepada Menteri. 8. Kepala Badan adalah Pejabat yang memimpin badan sebagai unsur pendukung pada Kementerian Dalam Negeri dan bertanggung jawab kepada Menteri. 9. Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN) adalah Kepala
Lembaga
Pemerintahan
Pendidikan
Dalam
Negeri
Tinggi
pada
dan bertanggung
Institut jawab
kepada Menteri. 10. Staf Ahli Menteri Dalam Negeri adalah unsur Pembantu Menteri yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Menteri. 11. Satuan kerja adalah satuan organisasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri yang dipimpin oleh Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Badan, Rektor IPDN, Kepala Pusat Pengembangan SDM Regional, Kepala Balai Besar Pemerintahan Desa, Kepala Balai Pemerintahan Desa dan Direktur IPDN Daerah. 12. Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disebut UPT adalah unsur pelaksana teknis operasional Direktorat Jenderal atau Badan untuk melaksanakan sebagian urusan Direktorat Jenderal atau Badan. 13. Jabatan Eselon Ia dan Ib setara dengan jabatan Pimpinan Tinggi Madya adalah jabatan struktural yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri.
-514. Jabatan Eselon II setara dengan Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama adalah jabatan struktural
yang memimpin
Sekretariat, Biro, Pusat, Inspektorat,
Direktorat, Dan
Balai Besar, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Jabatan Pimpinan Tinggi Madya. 15. Jabatan Eselon III setara dengan Jabatan Administrator adalah jabatan struktural yang memimpin Bagian, Sub Direktorat, Bidang, dan Balai berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama. 16. Jabatan Eselon IV setara dengan Jabatan Pengawas adalah jabatan struktural yang memimpin subbagian, seksi,
dan
subbidang
yang
berada
di
bawah
dan
bertanggung jawab kepada Pejabat Administrator 17. Jabatan Fungsional adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional
yang
berdasarkan
pada
keahlian
dan
keterampilan tertentu. BAB II TUJUAN Pasal 2 Tata Naskah Dinas dilingkungan Kementerian Dalam Negeri disusun dengan tujuan: a. sebagai panduan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Dalam Negeri; dan b. memperlancar tata komunikasi kedinasan dalam bentuk tulisan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri maupun antar Kementerian/Lembaga Pemerintah Non Kementerian.
-6-
BAB III RUANG LINGKUP Bagian Kesatu Jenis Pasal 3 Tata Naskah Dinas dilingkungan Kementerian Dalam Negeri terdiri atas: a. Naskah Dinas Arahan; b. Naskah Dinas Korespondensi; c. Naskah Dinas Khusus; d. Naskah Dinas Lainnya; e. Laporan; f. Telaahan Staf; dan g. Naskah Dinas Elektronik. Bagian Kedua Naskah Dinas Arahan Pasal 4 Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 huruf a, terdiri atas: a. Naskah Dinas Pengaturan; b. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan); dan c. Naskah Dinas Penugasan. Pasal 5 Naskah Dinas Pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a meliputi; a. Peraturan Menteri; b. Peraturan Bersama Menteri: c. Instruksi Menteri; dan d. Surat Edaran Menteri.
-7-
Pasal 6 Naskah Dinas Penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c meliputi; a. Surat Perintah; b. Surat Tugas; c. Surat Perjalanan Dinas; dan d. Lembar Disposisi. Bagian Ketiga Naskah Dinas Korespodensi Pasal 7 Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 huruf b, terdiri atas: a. Naskah Dinas Korespondensi intern; b. Naskah Dinas Korespondensi ekstern; dan c. Surat Undangan. Pasal 8 Naskah Dinas Korespondensi intern sebagaimana dimaksud pada Pasal 7 huruf a, terdiri atas: a. Nota Dinas; b. Nota pengajuan Konsep Naskah dinas; dan c. Memorandum. Bagian Keempat Naskah Dinas Khusus Pasal 9 Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 huruf c, terdiri atas: a. Surat Perjanjian; b. Surat Kuasa; c. Berita Acara; d. Surat Keterangan; e. Surat Pengantar; dan
-8f. Pengumuman. Bagian Kelima Naskah Dinas Lainnya Pasal 10 Naskah Dinas Lainnya sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 huruf d, terdiri atas: a. Notula; b. Daftar Hadir; c. Rekomendasi; d. Radiogram; e. Surat keterangan melaksanakan tugas; f. Kriptogram; g. Surat panggilan; h. STTPP; i. Sertifikat; dan j. Piagam penghargaan. Bagian Keenam Laporan Pasal 11 Naskah Dinas Laporan sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 huruf e, adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang
berisi
informasi
dan
pertanggungjawaban
tentang
pelaksanaan tugas kedinasan. Bagian Ketujuh Telaahan Staf Pasal 12 Naskah Dinas Telaahan Staf sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 huruf f, adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat, dan saran-saran secara sistematis.
-9-
Bagian Kedelapan Naskah Dinas Elektronik Pasal 13 Naskah Dinas Dinas Elektronik sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 huruf g, diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri. BAB IV KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 14 Ketentuan mengenai: a. Jenis dan Format Naskah Dinas; b. Penyusunan dan Penyelenggaraan Naskah Dinas; dan c. Perubahan,
Pencabutan,
Pembatalan
Naskah
Dinas
Kementerian Dalam Negeri. Sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. BAB V KETENTUAN PENUTUP Pasal 15 Dengan ditetapkannya Peraturan Menteri ini: a. Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 55 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri; dan b. Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 42 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 55 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri. dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
- 10 -
Pasal 16 Peraturan
Menteri
ini
mulai
berlaku
pada
tanggal
diundangkan. Agar
setiap
orang
mengetahui,
memerintahkan
pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 30 Juni 2016 MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd TJAHJO KUMOLO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 15 Juli 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2016 NOMOR 1035. Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO HUKUM, ttd W. SIGIT PUDJIANTO NIP. 19590203 198903 1 001.
LAMPIRAN PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 42 TAHUN 2016 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI I.
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS A. Jenis Naskah Dinas 1. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. a) Naskah Dinas Pengaturan Naskah Dinas Pengaturan terdiri dari: (1) Peraturan Menteri Peraturan Menteri Dalam Negeri adalah peraturan perundangundangan yang dibuat oleh Menteri Dalam Negeri. Naskah Dinas Pengaturan dalam bentuk Peraturan Menteri, sepanjang mengenai pengertian, tata cara, kewenangan (penerbitan dan penandatanganan), bentuk dan susunannya berpedoman pada Peraturan Menteri yang mengatur tentang pembentukan produk hukum di lingkungan Kementerian Dalam Negeri. (2) Peraturan Bersama Menteri (3) Peraturan Bersama Menteri adalah peraturan perundangundangan yang dibuat oleh Menteri Dalam Negeri bersama Menteri lainnya. Naskah Dinas Pengaturan dalam bentuk Peraturan Bersama Menteri, sepanjang mengenai pengertian, tata cara, kewenangan (penerbitan dan penandatanganan), bentuk dan susunannya berpedoman pada Peraturan Menteri yang mengatur tentang pembentukan produk hukum di lingkungan Kementerian Dalam Negeri. (4) Instruksi Menteri Instruksi Menteri merupakan naskah dinas yang memuat perintah/arahan
tentang
pelaksanaan
kebijakan
suatu
peraturan perundang-undangan. Wewenang penetapan dan
-2-
penandatanganan Instruksi Menteri adalah Menteri Dalam Negeri dengan susunan: (a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari: (i)
kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisan warna dan tulisan
Menteri
Dalam
Negeri
Republik
Indonesia, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (ii)
kata
INSTRUKSI
dan
MENTERI
DALAM
NEGERI, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (iii) nomor instruksi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (iv) kata TENTANG, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (v)
judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(vi) Menteri Dalam Negeri, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. (b)
Konsiderans Bagian konsiderans instruksi memuat latar belakang penetapan instruksi dan/atau dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi.
(c)
Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi.
(d)
Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari: (i)
tempat dan tanggal penetapan instruksi;
(ii)
Kata Menteri Dalam Negeri, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(iii)
tanda tangan Menteri Dalam Negeri; dan
(iv)
nama lengkap Menteri Dalam Negeri, yang ditulis
dengan
huruf
mencantumkan gelar.
kapital,
tanpa
-3-
(e)
Distribusi dan Tembusan. Instruksi
Menteri
yang
telah
ditetapkan
didistribusikan kepada yang berkepentingan. (f)
Hal Yang Perlu Diperhatikan: (i) Instruksi
Menteri
merupakan
pelaksanaan
kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan. (ii) Wewenang
penetapan
dan
penandatanganan
instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. (5) Surat Edaran Menteri Surat Edaran Menteri merupakan naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. Wewenang penetapan dan penandatanganan surat edaran oleh Menteri Dalam Negeri atau Sekretaris Jenderal atas nama Menteri dengan susunan: (a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari: (i) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk Menteri), gambar lambang Negara kuning emas
dengan
Kementerian
perisai
Dalam
berwarna
Negeri
dan
Republik
tulisan
Indonesia
(Sekretaris Jenderal atas nama Menteri), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (ii) tanggal penetapan; (iii) pihak yang dituju; (iv) tulisan SURAT EDARAN, yang dicantumkan di bawah
lambang
negara,
ditulis
dengan
huruf
kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris; (v) kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah frasa Nomor
ditulis
simetris;dan
dengan
huruf
kapital
secara
-4-
(vi) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf
kapital
secara
simetris
di
bawah
kata
TENTANG. (b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari: (i) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (ii) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar surat edaran;dan (iii) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. (c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari: (i) Menteri Dalam Negeri atau Sekretaris Jenderal atas nama
Menteri,
ditulis
dengan
huruf
kapital,
diakhiri dengan tanda koma; (ii) tanda tangan Menteri Dalam Negeri atau Sekretaris Jenderal atas nama Menteri; (iii) nama
lengkap
Menteri
Dalam
Negeri
atau
Sekretaris Jenderal atas nama Menteri, ditulis dengan huruf kapital;dan (iv) stempel dinas. b) Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) (1) Naskah Dinas Penetapan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan dalam bentuk Keputusan Menteri Dalam Negeri, digunakan untuk: (a) menetapkan/mengubah status; (b) kepegawaian/personal/keanggotaan/material/peristiwa; (c) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan / tim; atau (d) menetapkan pelimpahan wewenang. (2) Naskah Dinas Penetapan ditandatangani oleh: (a) Menteri, apabila: (i) substansi bersifat strategis; dan (ii) melibatkan
semua
Kementerian/Lembaga Kementerian;
unit
eselon
I
Pemerintah
dan/atau Non
-5-
(b) Pejabat Pimpinan Tinggi Madya/Eselon I atas nama (a.n.) Menteri, apabila: (i) substansi bersifat teknis; dan (ii) melibatkan
internal
seluruh/beberapa
unit
eselon
I,
atau
unit eselon I lain di lingkungan
Kementerian dalam Negeri. (3) Pejabat struktural yang juga berfungsi sebagai pejabat kuasa pengguna anggaran menandatangani naskah dinas berupa keputusan kuasa pengguna anggaran. (4) Naskah
Dinas
bentuk,
Pengaturan
susunan,
dan
berupa
Keputusan
kewenangan
Menteri
pendatanganan
berpedoman pada ketentuan yang berlaku. c) Naskah Dinas Penugasan Naskah Dinas Penugasan terdiri dari: (1) Surat Perintah (SP) Surat Perintah merupakan naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu diluar tugas dan fungsi. Wewenang penandatanganan Surat Perintah adalah Menteri Dalam Negeri, Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, Jabatan Pimpinan
Tinggi Pratama, Jabatan Administrator, dengan
susunan: (a) Kepala Bagian kepala SP terdiri dari: (i)
kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk Menteri), gambar lambang negara kuning emas
dengan
Kementerian (Jabatan
perisai
Dalam
Pimpinan
berwarna
dan
Negeri
Republik
Tinggi
Madya
tulisan Indonesia
atas
nama
Menteri), logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (ii)
kata SURAT PERINTAH, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
-6-
(iii)
nomor, yang berada di bawah tulisan SP.
(b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari: (i)
Identitas
pejabat
yang
memberi
perintah
(nama dan jabatannya); dan (ii)
Diktum
dimulai
dengan
frasa
MEMERINTAHKAN, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata Kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata Kepada ditulis kata Untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. (c) Kaki Bagian kaki SP terdiri dari: (i)
tempat dan tanggal SP;
(ii)
nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(iii)
tanda tangan menteri atau pejabat selain menteri yang menugaskan;
(iv)
penulisan
nama
Menteri
atau
Jabatan
Pimpinan Tinggi Madya pada naskah dinas dan
susunan
kebutuhan,
surat
disesuaikan
sedangkan
dengan
penulisan
nama
Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama dan Jabatan Administrator
menggunakan
pangkat
dan
Nomor Induk Pegawai (NIP); (v)
nama lengkap pejabat yang menandatangani Surat Perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; dan
(vi)
stempel dinas.
(d) Distribusi dan Tembusan: (i)
Surat Perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah; dan
-7-
(ii)
Tembusan Surat Perintah disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait.
(e) Hal Yang Perlu Diperhatikan: (i) Surat
Perintah
tidak
menggunakan
konsiderans; (ii) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari: kolom nomor urut, nama, pangkat, Nomor Induk Pegawai (NIP), jabatan, dan keterangan; dan (iii) Surat Perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. (2) Surat Tugas (ST) Surat Tugas merupakan naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Wewenang dan penandatangan Surat Tugas adalah Menteri Dalam Negeri, Pejabat Pimpian Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan Kepala UPT, dengan susunan: (a) Kepala Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari: (i) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk Menteri), gambar lambang kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas
nama
Menteri),
logo
dan
tulisan
Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (ii) kata SURAT TUGAS, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (iii) nomor, yang berada di bawah tulisan SURAT TUGAS.
-8-
(b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari: (i) Bagian konsideran ST memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan surat tugas; dan (ii) Diktum dimulai dengan frasa MEMERINTAHKAN, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata Kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata Kepada ditulis kata Untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. (c) Kaki Bagian kaki Surat Tugas terdiri dari: (i)
tempat dan tanggal Surat Tugas;
(ii)
nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(iii) tanda
tangan
menteri
atau
pejabat
selain
menteri yang menugaskan; (iv) penulisan nama menteri dan jabatan pimpinan tinggi madya pada naskah dinas dan susunan surat
disesuaikan
dengan
kebutuhan,
sedangkan penulisan nama jabatan pimpinan tinggi pratama diikuti dengan pangkat dan Nomor Induk Pegawai (NIP); dan (v)
nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;
(vi) stempel dinas. (d) Distribusi dan Tembusan (i) Surat
Tugas
disampaikan
kepada
yang
mendapat tugas; dan (ii) Tembusan Surat Tugas disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait.
-9-
(e) Hal Yang Perlu Diperhatikan: (i) Bagian
konsideran
memuat
pertimbangan
atau
dasar. (ii) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari: kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. (iii) Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. (3) Surat Perjalanan Dinas (SPD) Surat Perjalanan Dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan
perjalanan
dinas.
Ketentuan
lebih
lanjut
mengenai proses Surat Perjalanan Dinas dan kewenangan penandatangaan Surat Perjalanan Dinas bagi Pejabat Pimpinan Tinggi Madya mengacu pada ketentuan peraturan perundangundangan. (4) Lembar disposisi (a) Lembar disposisi merupakan
naskah dinas dari pejabat
yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. (b) Wewenang penetapan dan penandatangan lembar disposisi adalah Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Pejabat Administrator dengan menggunakan kertas ukuran A5. (c) Susunan: (i) kop naskah dinas, berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk Menteri), logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris (selain Menteri), untuk Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama dan jabatan Administrator tanpa menggunakan logo; (ii) kata LEMBAR DISPOSISI, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (iii) Surat dari, nomor surat, tanggal surat (pada sisi sebelah kiri), tulisan diterima tanggal, pukul, nomor
- 10 -
agenda dan sifat (pada sisi sebelah kanan) surat yang berada di bawah tulisan lembar disposisi. (iv) Tulisan HAL, yang berisi Judul Surat Dinas; -Menteri: Daftar nama pejabat yang diberi disposisi (tulisan pada sisi sebelah kiri) dan arahan lanjut (tulisan pada sisi sebelah kanan); -Sekjen: Diteruskan Kepada Saudara (tulisan pada sisi sebelah kiri) dan Dengan hormat harap (tulisan pada sisi sebelah kanan); -Jabatan Pimpinan Tinggi Madya: Diteruskan Kepada Saudara (tulisan pada sisi sebelah kiri) dan disposisi (tulisan pada sisi sebelah kanan); -Jabatan
Pimpinan
Tinggi
Pratama:
Diteruskan
kepada yth. Sdr. (tulisan pada sisi sebelah kiri) dan Disposisi (tulisan pada sisi sebelah kanan); -Jabatan Administrator: Diteruskan kepada (tulisan pada sisi sebelah kiri); -Catatan Sekretaris Jenderal; -arahan Menteri; -tempat dan tanggal ditetapkan lembar disposisi; dan -nama Menteri Dalam Negeri, Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, atau Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama
dan
Jabatan
Administrator
yang
menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma. (v)
Distribusi dan Tembusan.
(vi) Lembar
disposisi
disampaikan
kepada
yang
mendapat tugas. (vii) Hal Yang Perlu Diperhatikan: -Disposisi ditulis pada lembar disposisi, terpisah dari naskah asli; -Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan; dan -Kop Disposisi untuk Rektor IPDN menggunakan Logo IPDN. 2. Naskah Dinas Korespondensi
- 11 -
a) Naskah Dinas Korespondensi Intern: (1) Nota Dinas Nota
dinas
merupakan
naskah
dinas
internal
berisi
komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan. Wewenang dan penandatanganan nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan
satuan
organisasi
sesuai
dengan
tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya, dengan susunan: (a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari: (i)
kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk Menteri), gambar lambang negara kuning emas
dengan
Kementerian
perisai
Dalam
berwarna
Negeri
dan
Republik
tulisan Indonesia
(Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri), logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (ii)
garis pemisah horizontal atas dengan panjang sama dengan lebar ruang penulisan nota dinas dengan ukuran tebal 1 ½ pt, kecuali nota dinas a.n. Menteri.
(iii) kata Nota Dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris tanpa garis bawah; (iv) kata Kepada: Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti tanda baca titik dua ( : ) setelah kata Kepada dan titik setelah kata Yth; (v)
kata Dari, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua;
(vi) kata Tembusan, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (vii) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (viii) kata Nomor, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua;
- 12 -
(ix) kata Sifat, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (x)
kata Lampiran, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua, apabila tidak ada lampiran kata Lampiran ini tidak digunakan;
(xi) kata Hal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; dan (xii) garis pemisah horizontal atas dengan panjang sama dengan lebar ruang penulisan nota dinas dengan ukuran tebal ¾ pt. (b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari: (i)
alinea pembuka;
(ii)
alinea isi; dan
(iii) alinea penutup. (c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari:: (i)
nama jabatan penandatangan nota dinas, ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(ii)
tanda tangan; dan
(iii) nama lengkap penandatangan surat, ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diberi tanda baca apapun, dan dibawahnya ditulis pangkat/golongan berikut tulisan NIP tanpa tanda baca titik. (d) Hal Yang Perlu Diperhatikan: (i)
Nota dinas tidak dibubuhi stempel dinas.
(ii)
Penomoran
nota
dinas
dilakukan
dengan
mencantumkan: kode klasifikasi arsip/nomor urut surat
dinas
(dalam
satu
tahun)/singkatan
atau
akronim satuan kerja/kode jabatan penanda tangan, contoh: 065/12/ORTALA/02. (2) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah naskah dinas sebagai pengantar untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan. Wewenang dan penandatanganan oleh Pejabat
- 13 -
pimpinan tinggi madya, Pejabat pimpinan tinggi pratama, Pejabat administrator, dan Pejabat pengawas dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya, dengan susunan: (a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari: (i)
kop naskah dinas, yang berisi, logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(ii)
tanggal, bulan, tahun, ditulis dengan huruf awal kapital, diketik sebelah kanan atas;
(iii) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; dan (iv) kata nomor (letak sisi sebelah kiri), ditulis dengan huruf awal kapital. (b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota pengajuan konsep terdiri atas: (i)
kata NOTA PENGAJUAN KONSEP, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(ii)
kalimat: Disampaikan dengan hormat konsep naskah dinas: …. (Diisi dengan
bentuk naskah dinas yang
akan disampaikan) Contoh : Disampaikan dengan hormat konsep naskah dinas:
Undangan/
Nota
Dinas/Surat/Draft
Permendagri (iii) kata
tentang,
catatan,
lampiran,
untuk
mohon,
disposisi, dan tindak lanjut staf/pelaksana, ditulis dengan huruf awal kapital secara berurutan rata kiri. (c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari: nama jabatan, tanda tangan dan nama pejabat, pangkat yang ditulis dengan huruf awal kapital dan NIP dengan huruf kapital. (d) Hal Yang Perlu Diperhatikan: Nota dinas pengajuan konsep tidak dibubuhi stempel dinas.
- 14 -
(3) Memorandum (Memo) Memorandum merupakan naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan peringatan,
suatu
saran,
penandatanganan
masalah,
dan
menyampaikan
pendapat
memorandum
kedinasan. oleh
arahan,
Wewenang
Menteri,
Pejabat
Pimpinan Tinggi Madya dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab, dengan susunan: (a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari: (i)
kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk
Menteri),
logo
dan
tulisan
Kementerian
Dalam Negeri Republik Indonesia serta satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (ii)
kata MEMORANDUM, ditulis di tengah dengan huruf kapital secara simetris.
(b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari: asal, tujuan dan isi memorandum. (c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari: tempat dan tanggal
memorandum, nama jabatan, tanda tangan
nama pejabat. (d) Hal Yang Perlu Diperhatikan: Memorandum tidak dibubuhi stempel dinas; b) Naskah Dinas Korespondensi Ekstern Naskah Dinas Korespondensi Eksternal/Surat Biasa merupakan naskah dinas yang berisi penyampaian informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak
lain
di
luar
instansi/organisasi
yang
bersangkutan.
Wewenang penandatanganan Surat Biasa oleh Menteri Dalam Negeri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, kecuali Inspektur Wilayah pada Inspektorat
- 15 -
Jenderal, Direktur pada Direktorat Jenderal, Kepala Pusat pada Badan dan Kepala Biro/Direktur pada IPDN, dengan susunan: (a)
Kepala Bagian kepala surat dinas terdiri dari: (i) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri
Dalam
Negeri
Republik
Indonesia
(untuk
Menteri), gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri), logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (ii)nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas; (iii) tanggal, bulan, tahun, ditulis dengan huruf awal kapital, diketik sebelah kanan atas; (iv) kata Yth., ditulis di bawah kata tempat dan tanggal surat,
diikuti
dengan
nama
jabatan/
nama
pejabat/orang yang dituju; dan contoh : Yth. Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan; Yth. Bapak Rudi Hermansyah (v) alamat surat, ditulis di bawah Yth. Contoh : Yth. Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan; Jalan Kramat Raya No 132 Jakarta Pusat (b)
Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari: alinea pembuka, isi, dan penutup.
(c)
Kaki Bagian kaki surat dinas terdiri dari: (i) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma; (ii)tanda tangan pejabat;
- 16 -
(iii) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital; (iv) stempel
dinas,
yang
digunakan
sesuai
dengan
ketentuan; (v) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada). (d)
Distribusi Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.
(e)
Hal Yang Perlu Diperhatikan: (i) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas; (ii)Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya; Contoh: Lampiran: satu berkas (iii) Kata Hal, berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. (iv) Nama lengkap Menteri Dalam Negeri, yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantumkan gelar (sesuai kebutuhan), sedangkan
selain Menteri dan
Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, mencantumkan nama, gelar, pangkat serta Nomor Induk Pegawai. c) Surat Undangan Surat
undangan
merupakan
naskah
dinas
yang
memuat
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan. Kewenangan penandatanganan surat undangan oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Sekretaris satuan kerja eselon I dan Kepala UPT sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, dengan susunan: (a)
Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari: (i) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri
Dalam
Negeri
Republik
Indonesia
(untuk
Menteri), gambar lambang negara kuning emas dengan
- 17 -
perisai berwarna dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri), logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (ii) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas; (iii) tanggal, bulan, tahun, ditulis dengan huruf awal kapital, diketik sebelah kanan atas; (iv) kata Yth., ditulis sejajar/sebaris dengan nomor, di bawah kata tempat dan tanggal
surat, diikuti dengan nama
jabatan/nama pejabat/orang yang dituju dengan alamat jika diperlukan. (b)
Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari:: (i) alinea pembuka; (ii) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, pukul, tempat, dan acara; (iii) alinea penutup.
(c)
Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari: nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital.
(d)
Hal Yang Perlu Diperhatikan: (i) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dituju pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; (ii) Surat
undangan
untuk
keperluan
tertentu
dapat
berbentuk kartu. 3. Naskah Dinas Khusus a)
Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum
yang
penandatanganan
disepakati Surat
bersama.
Perjanjian
yang
Wewenang dilakukan
dan oleh
Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan
- 18 -
Tinggi Pratama dan Pejabat Pembuat Komitmen, sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari: (a)
lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna diletakkan secara simetris, atau logo yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;
(2)
(b)
tulisan Kementerian Dalam Negeri;
(c)
judul perjanjian; dan
(d)
nomor.
Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat materi perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk PasalPasal.
(3)
Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari: nama penandatanganan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi jika dipandang perlu, dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
b)
Surat Kuasa Surat
kuasa
merupakan
naskah
dinas
dari
pejabat
yang
berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. Wewenang penandatanganan Surat Kuasa oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, dengan susunan (1)
Kepala Bagian kepala surat kuasa terdiri dari: (a)kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri
Dalam
Negeri
Republik
Indonesia
(untuk
Menteri), gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Kementerian Dalam Negeri
- 19 -
Republik Indonesia (Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri), logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta Satuan Kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b)
judul Surat Kuasa; dan
(c) nomor Surat Kuasa. (2)
Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.
(3)
Kaki Bagian
kaki
surat
kuasa
tanggal, bulan, dan tahun
memuat
keterangan
tempat,
serta nama dan tanda tangan
para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai. c)
Berita Acara Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani
oleh
para
pihak.
Wewenang
penandatanganan Berita Acara adalah pejabat yang hadir dalam rapat atau kegiatan lain sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, dengan susunan (1)
Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari: (a)
Kop berita acara, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai warna dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk Menteri), logo dan
tulisan
Kementerian
Dalam
Negeri
Republik
Indonesia serta Satuan Kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2)
(b)
judul berita acara; dan
(c)
nomor berita acara.
Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari: (a)
Tulisan hari, tanggal, bulan, dan tahun, tempat pelaksanaan, nama lengkap, dan jabatan para pihak yang membuat berita acara;
(b)
Substansi berita acara; dan
(c)
Kalimat penutup.
- 20 -
(3)
Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan. Nama jabatan/pejabat, tanda tangan dan NIP para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
d)
Surat Keterangan Surat Keterangan merupakan naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. Wewenang penandatanganan surat keterangan adalah pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya, dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari: (a)
kop surat keterangan, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk Menteri), gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri), logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta Satuan Kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2)
(b)
tulisan surat keterangan; dan
(c)
nomor surat keterangan.
Batang Tubuh Bagian batang tubuh
surat keterangan memuat pejabat
yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. (3)
Kaki Bagian kaki surat keterangan terdiri dari:: (a) tempat, tanggal, bulan, tahun penandatanganan; (b) nama
jabatan
pejabat
yang
menandatangani,
ditulis
dengan huruf awal kapital, dan diakhiri tanda baca koma; (c) tandatangan pejabat yang memberi keterangan; (d) nama lengkap pejabat yang menandatangani;dan
- 21 -
(e) stempel dinas. e)
Surat Pengantar Surat pengantar merupakan naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
Wewenang
penandatanganan surat pengantar adalah Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, selain Sekretaris Jenderal, Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama/Sekretaris Unit Eselon I dan Kepala UPT, Jabatan Administrator dan Jabatan Pengawas dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: (a)kop naskah dinas, gambar lambang negara kuning emas dengan perisai warna dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia atas nama Menteri, yang berisi logo Kementerian Dalam Negeri dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta Satuan Kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b)
tanggal, bulan, tahun, ditulis dengan huruf awal kapital, diketik sebelah kanan atas;
(c) tanggal surat, diketik disebelah kanan atas; (d)
nama jabatan/alamat yang dituju;
(e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris; dan (f) nomor surat pengantar. (2)
Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: (a)nomor urut; (b)
jenis yang dikirim;
(c) banyaknya naskah/barang; dan (d) (3)
keterangan.
Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari: (a)pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi (b)
nama jabatan pembuat pengantar;
(c) tanda tangan;
- 22 -
(d)
nama, pangkat dan NIP; dan
(e) stempel instansi. (4)
penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi (a) tanggal penerimaan; (b) nama jabatan penerima (c) tanda tangan; dan (d) nama, pangkat dan NIP.
(5)
Hal Yang Perlu Diperhatikan: Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
(6)
Penomoran Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas.
f)
Pengumuman Pengumuman
merupakan
naskah
dinas
dari
pejabat
yang
berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum. Wewenang penandatanganan Pengumuman adalah Kepala Pusat Penerangan atau Pejabat yang ditunjuk sesuai dengan tugas dan fungsi, dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari: (a) kop
naskah
dinas
yang
berisi
logo
dan
tulisan
Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta Satuan Kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) tulisan PENGUMUMAN dicantumkan di bawah logo Kementerian Dalam Negeri, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) tulisan NOMOR dicantumkan di bawah PENGUMUMAN ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (e) rumusan judul pengumuman, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang. (2)
Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat (a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
- 23 -
(b) peraturan yang menjadi dasar pengumuman: dan (c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. (3)
Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari: (a)
tempat dan tanggal penetapan;
(b)
nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(c)
tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(d)
nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(e) (4)
stempel dinas.
Hal Yang Perlu Diperhatikan: (a)
Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu; dan
(b)
Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
4. Naskah Dinas Lainnya a) Notula Notula merupakan naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat. Wewenang penandatanganan notula dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/satuan kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab, dengan susunan: (1)
Kepala (a) Bagian kepala notula yang berisi, logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (b) kata NOTULA, ditulis di tengah dengan huruf kapital.
(2)
Batang Tubuh Batang tubuh notula terdiri dari: nama kegiatan rapat, hari/tanggal, surat undangan, pukul rapat, acara, pimpinan sidang/rapat
(ketua,
sekretaris
sidang/rapat dan kegiatan sidang/rapat). (3)
Kaki
pencatat,
peserta
- 24 -
Bagian kaki notula terdiri dari: nama jabatan, tanda tangan dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. (4)
Hal Yang Perlu Diperhatikan: Notula tidak dibubuhi stempel dinas.
b) Daftar Hadir Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi
keterangan
atas
kehadiran
seseorang.
Wewenang
penandatanganan Daftar Hadir dibuat dan ditandatangani oleh pejabat berwenang sesuai dengan tugas dan fungsi, dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala daftar hadir terdiri dari: (a)kop daftar hadir yang memuat logo dan nama Kementerian Dalam Negeri, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b)
tulisan DAFTAR HADIR dicantumkan di bawah logo Kementerian Dalam Negeri, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(c) tulisan hari/tanggal dicantumkan di bawah tulisan daftar hadir ditulis dengan huruf awal kapital; (2)
Batang Tubuh Batang tubuh daftar hadir memuat (a)nomor; (b)
nama dan NIP;
(c) jabatan; (d)
tanda tangan; dan
(e) keterangan. (3)
Kaki Bagian kaki daftar hadir terdiri dari: (a)nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (b)
tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan
(c) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital. c) Rekomendasi
- 25 -
Rekomendasi
merupakan
naskah
dinas
dari
pejabat
yang
berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. Wewenang penandatanganan Rekomendasi adalah Menteri Dalam Negeri dan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, dengan susunan: (1) Kepala Bagian kepala rekomendasi terdiri dari: (a) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri
Dalam
Negeri
Republik
Indonesia
(untuk
Menteri), gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (Kepala Badan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia atas nama Menteri), logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta Satuan Kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) tulisan
rekomendasi
dicantumkan
di
bawah
logo
Kementerian Dalam Negeri, yang ditulis dengan huruf kapital secara; dan (c) tulisan nomor dicantumkan di bawah rekomendasi ditulis dengan huruf kapital secara simetris. (2) Batang Tubuh Batang tubuh rekomendasi memuat (a) Dasar hukum perlunya dibuat rekomendasi; (b) Pertimbangan rekomendasi: (c) Nama/objek; (d) Jabatan/Tempat/Identitas; dan (e) Peruntukan/isi rekomendasi. (3) Kaki Bagian kaki rekomendasi terdiri dari:: (a) tempat dan tanggal penetapan; (b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan
- 26 -
(d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital. d) Radiogram Radiogram adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik. Wewenang penandatanganan Radiogram adalah Menteri Dalam Negeri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Kepala Biro/Pusat lingkup Setjen atas nama Sekretaris Jenderal, Sekretaris Direktorat Jenderal atas nama Direktur Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal atas nama Inspektur Jenderal, Sekretaris Badan atas nama Kepala Badan, Rektor IPDN, dengan susunan: (1) Kepala Bagian kepala radiogram terdiri dari: (a)
tulisan FORMULIR BERITA, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(b)
tulisan registrasi nomor, dicantumkan di bawah tulisan formulir berita sebelah kanan;
(c)
tulisan panggilan, jenis, nomor, derajat
dicantumkan di
bawah registrasi nomor, ditulis dengan huruf kapital secara sejajar dan simetris; (d)
tulisan dari, dibawah tulisan panggilan, jenis, nomor, derajat ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(e)
tulisan untuk, dibawah dari ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(f)
tulisan tembusan, dibawah untuk
ditulis dengan huruf
kapital secara simetris. (2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh radiogram memuat segala hal yang menjadi
maksud
dan
tujuan
dibuatnya
radiogram,
menggunakan format huruf khusus radiogram. (3) Kaki Bagian kaki radiogram terdiri dari: (a)
tanggal pembuatan;
(b)
jabatan pengirim;
(c)
nama pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
- 27 -
(d)
tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(e)
nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(f)
nomor kode, waktu/pukul terima dan kirim, lalu lintas dan paraf operator.
e) Surat Keterangan Melaksanakan Tugas Surat Keterangan Melaksanakan Tugas merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas. Wewenang penandatanganan Surat Keterangan Melaksanakan Tugas adalah Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungan Sekretariat Jenderal, Sekretaris Unit Eselon I, Sekretaris Korpri, Kepala UPT dan Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama yang membidangi fungsi Administrasi Umum IPDN, dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala Surat Keterangan Melaksanakan Tugas terdiri dari: (a)kop surat keterangan melaksanakan tugas, yang berisi logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta Satuan Kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b)
tulisan surat keterangan melaksanakan tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(c) nomor surat keterangan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. (2)
Batang Tubuh Bagian tugas
batang memuat
tubuh
surat
keterangan melaksanakan
pejabat
yang menerangkan dan pegawai
yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan melaksanakan tugas. (3)
Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.
- 28 -
f)
Kriptogram Kriptogram merupakan proses penyandian dari teks. Wewenang penandatanganan Kriptogram oleh Kepala Pusat Data dan Sistem Informasi, dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala radiogram terdiri dari: (a)tulisan Kementerian Dalam Negeri Pusat Data dan Sistem Informasi Bidang Jaringan dan Telekomunikasi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di sisi kiri atas; (b)
tulisan kawat sandi dicantumkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(c) tulisan tanggal dibawah kawat sandi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d)
tulisan kepada dibawah
ditulis dengan huruf kapital
secara simetris; (e) tulisan dari dibawah kepada ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (f) tulisan rahasia dibawah ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (g) tulisan perhatikan security ditulis dengan huruf kapital secara simetris. (2)
Batang Tubuh Batang tubuh kriptogram hendaknya memuat teks sandi rahasia dengan makna tertentu.
(3)
Kaki Bagian kaki radiogram terdiri dari: (a)tanggal penetapan; (b)
pengirim;
(c) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (d)
tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(e) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan (f) pangkat dan NIP pejabat yang menetapkan.
- 29 -
g) Surat Panggilan Surat Panggilan merupakan berwenang berisi
naskah dinas dari pejabat yang
panggilan kepada seorang pegawai untuk
menghadap. Wewenang penandatanganan Surat Panggilan adalah Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama dan Kepala UPT, dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala surat panggilan terdiri dari: (a)kop surat panggilan, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri
Dalam
Negeri
Republik
Indonesia
(untuk
Menteri), gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri), logo dan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia serta Satuan Kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b)
nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat;
(c) tanggal, bulan, tahun, ditulis dengan huruf awal kapital, diketik sebelah kanan atas; (d)
tanggal surat, diketik di sebelah kanan atas; dan
(e) kata Yth., ditulis di bawah tanggal
surat, yang diikuti
dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). (2)
Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat panggilan memuat (a)alenia pembuka; (b)
hari;
(c) tanggal; (d)
pukul;
(e) menghadap kepada; (f) alamat; (g) untuk; dan (h) alenia penutup.
- 30 -
(3)
Kaki (a)Bagian kaki surat panggilan memuat nama jabatan, tanda tangan,
dan
nama
pejabat
yang
membuat
surat
panggilan; dan (b)
Tembusan pada bagian kiri bawah (bila diperlukan).
h) Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) STTPP merupakan naskah dinas sebagai tanda bukti seseorang telah
lulus/mengikuti
Wewenang
pendidikan
penandatanganan
dan
STTPP
pelatihan
oleh
tertentu.
Kepala
Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia atas nama Menteri Dalam Negeri, dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala STTPP terdiri dari:: (a)kop
STTPP,
yang
berisi
lambang
negara
dan
logo
Kementerian Dalam Negeri; (b)
tulisan Kementerian Dalam Negeri ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(c) tulisan
SURAT
TANDA
TAMAT
PENDIDIKAN
DAN
PELATIHAN; dan (d) (2)
nomor.
Batang Tubuh: Bagian batang tubuh STTPP memuat: (a)Pas foto (4x6); (b)
Nama;
(c) NIP; (d)
Tempat/tanggal lahir
(e) Pangkat/Golongan Ruang; (f) Jabatan; (g) Instansi; (h) Tulisan Telah Mengikuti atau tulisan Lulus: (i) Tulisan Telah Mengikuti apabila diklat tidak diakhiri dengan ujian/penilaian atau yang bersangkutan tidak mengikuti mata diklat secara lengkap. (ii) Tulisan Lulus apabila diklat tidak diakhiri dengan ujian/penilaian. (i) Tulisan Kualifikasi
- 31 -
Tulisan kualifikasi dicantumkan apabila ada tulisan Lulus; dan (j) Keterangan alasan pemberian STTPP. (3)
Bagian Belakang STTPP Tulisan Mata Pendidikan dan Pelatihan dan Jumlah Jam Pendidikan dan Pelatihan.
(4)
Kaki: (a) Bagian Depan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun
ditetapkan,
nama
jabatan
Kepala
Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia, tanda tangan, dan nama pejabat; dan (b) Bagian belakang memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun ditetapkan, nama Kepala Pusat yang membidangi, tanda tangan, dan nama pejabat. (5)
Hal Yang Perlu Diperhatikan: (a) STTPP bagi diklat prajabatan, Diklat Kepemimpinan Tk. IV, Tk. III dan Tk. II serta diklat pembentukan jabatan fungsional tertentu/angka kredit, bentuk dan format sesuai dengan yang ditetapkan oleh Instansi Pembina; dan (b) STTPP bagi peserta diklat teknis umum dan teknis substansi pemerintahan dalam negeri menggunakan kertas ukuran A4 dengan bentuk dan format terlampir.
i)
Sertifikat Sertifikat merupakan naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti program /kegiatan tertentu, antara lain: penataran, kursus, orientasi, bimbingan teknis, workshop, seminar dan yang sejenis. Wewenang penandatanganan sertifikat oleh Menteri Dalam Negeri. Selain Menteri Dalam Negeri, sertifikat penataran, kursus, orientasi, workshop, bimbingan teknis dan seminar diselenggarakan oleh BPSDM. Sertifikat bimbingan teknis, workshop, dan seminar dapat diselenggarakan oleh Setjen, Itjen, BPP, Ditjen dan IPDN, menggunakan kertas ukuran A4 dengan susunan: (1) Bagian kepala Sertifikat terdiri dari: (a) kop Sertifikat, yang berisi lambang negara dan logo Kementerian Dalam Negeri;
- 32 -
(b) tulisan Kementerian Dalam Negeri ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) tulisan SERTIFIKAT; dan (d) nomor. (2) Batang Tubuh: Bagian batang tubuh Sertifikat memuat: (a) Pas foto (4x6); (apabila diperlukan) (b) Nama; (c)
NIP;
(d) Tempat/tanggal lahir (e)
Pangkat/Golongan Ruang;
(f)
Jabatan; dan
(g) Instansi. (3) Bagian Belakang Sertifikat (a) Tulisan Mata Pelatihan/Topik dan Jumlah Jam Pelatihan ; (apabila diperlukan) (b) Mata
pembelajaran
dicantumkan
untuk
kegiatan
penataran dan kursus; (c) Topik dicantumkan untuk kegiatan bimbingan teknis, workshop, dan seminar; dan (d) Bagian belakang memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun ditetapkan, nama Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, Kepala UPT dan Sekretaris KORPRI. j)
Piagam Piagam merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau
keteladanan
yang
instansi/lembaga.
telah
diwujudkan
Wewenang
oleh
perorangan
penandatanganan
atau
Piagam
oleh
Menteri Dalam Negeri dan Rektor IPDN. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya/eselon
I
program/kegiatan
atas
nama
internal
Menteri
Dalam
menggunakan
Negeri
kertas
terkait
ukuran
A4,
dengan susunan: (1)
Kepala Bagian kepala piagam terdiri dari: (a)kop piagam, berisi lambang negara dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
- 33 -
(b)
kop piagam untuk IPDN, memuat logo IPDN, tulisan Kementerian
Dalam
Negeri
serta
tulisan
Institut
Pemerintahan Dalam Negeri yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dengan alamat dan kode pos dengan huruf awal kapital; (c) judul piagam; dan (d) (2)
nomor piagam.
Batang Tubuh Bagian batang tubuh piagam memuat (a)Nama/Instansi/Lembaga; (b)
Identitas bagi penerima piagam perorangan;
(c) Alamat bagi penerima piagam instansi/lembaga; (d) (3)
Keterangan tentang penghargaan yang diberikan.
Kaki Bagian kaki piagam memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat piagam tersebut.
5. Laporan Laporan merupakan naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan. Wewenang
penandatangan Laporan ditandatangani oleh
pejabat yang diserahi tugas, dengan susunan: (1)
Kepala kop laporan, berisi lambang negara dan tulisan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk menteri) atau logo tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (untuk pejabat selain menteri), diikuti dengan satuan kerja, ditulis dengan huruf kapital secara simetris.
(2)
Batang Tubuh Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari:: (a)
Tulisan LAPORAN
(b)
Tulisan
Kepada: Yth., yang ditulis dengan huruf awal
kapital, diikuti tanda baca titik dua ( : ) setelah kata Kepada dan titik setelah kata Yth; (c)
Tulisan
Dari, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti
tanda baca titik dua;
- 34 -
(d)
Tulisan
Tembusan, ditulis dengan huruf awal kapital
diikuti tanda baca titik dua; (e)
Tulisan Tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua;
(f)
Tulisan
Nomor, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti
tanda baca titik dua; (g)
Tulisan
Sifat, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti
tanda baca titik dua; (h)
Tulisan Lampiran, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua, apabila tidak ada lampiran kata Lampiran ini tidak digunakan;
(i)
Tulisan Hal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua;
(j)
Pendahuluan, memuat penjelasan umum, landasan hukum, maksud dan tujuan;
(k)
Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil yang dicapai, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
(l)
Kesimpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; dan
(m) Penutup. (3)
Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari:: (a)
Nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital;
(b)
Tanda tangan; dan
(c)
Nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital.
6. Telaahan Staf Telaahan Staf merupakan naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat, dan saran-saran secara sistematis. Wewenang penandatanganan oleh pejabat/ staf yang mengajukan telahan kepada pimpinan, dengan susunan: (1)
Kepala Kop Telaahan Staf, berisi logo dengan tulisan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, diikuti dengan nomenklatur satuan kerja, ditulis dengan huruf kapital secara simetris.
(2)
Batang Tubuh.
- 35 -
Bagian batang-tubuh telaahan staf terdiri dari: (a)
Tulisan TELAAHAN STAF
(b)
Tulisan
Kepada: Yth., yang ditulis dengan huruf awal
kapital, diikuti tanda baca titik dua ( : ) setelah kata Kepada dan titik setelah kata Yth; (c)
Tulisan
Dari, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti
tanda baca titik dua; (d)
Tulisan Tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua;
(e)
Tulisan
Nomor, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti
tanda baca titik dua; (f)
Tulisan Lampiran, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua, apabila tidak ada lampiran kata Lampiran ini tidak digunakan;
(g)
Tulisan Hal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua;
(h)
Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan;
(i)
Praanggapan,
yang
memuat
dugaan
yang
beralasan,
berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; (j)
Fakta-fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang landasan analisis dan pemecahan persoalan;
(k)
Analisis
pengaruh
praanggapan
dan
fakta
terhadap
persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; (l)
Kesimpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan
(m) Saran, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. (3)
Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari:: (a)
nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(b)
tanda tangan; dan
- 36 -
(c)
nama lengkap.
7. Naskah Dinas Elektronik Ketentuan lebih lanjut mengenai proses
Naskah Dinas Elektronik
diatur dalam Peraturan Menteri dengan berpedoman pada ketentuan peraturan perundang- undangan.
- 37 -
B.
Format Naskah Dinas a. Naskah Dinas Arahan 1) Naskah Dinas Pengaturan a) Peraturan Menteri
(halaman pertama) Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR............. TAHUN ........... TENTANG …………………………………………………………. DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
Penomoran ditulis dengan angka bulat,
Judul Peraturan ditulis dengan huruf kapital
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, Menimbang
:
a. b. c.
bahwa ..............................................................; bahwa ..............................................................; bahwa ...................................... dan seterusnya
Mengingat
:
1. 2. 3.
Undang-undang ...............................................; Peraturan Pemerintah ......................................; Peraturan Presiden .................. dan seterusnya.
Menetapkan
:
MEMUTUSKAN: PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI TENTANG .................................................................................
Memuat alas an ditetapkannya, maksud dan tujuan
Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya peraturan ini
BAB I KETENTUAN UMUM PASAL 1 (1). ............................................................................ (2). ............................................................................ BAB II ........(dan seterusnya) .................................................................................
Memuat substansi peraturan
- 38 -
(halaman terakhir) Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal …………... MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd NAMA
Diundangkan di Jakarta pada tanggal DIREKTUR JENDERAL PERUNDANG UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK AZASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA ttd NAMA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN.......... NOMOR..........
Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO HUKUM NAMA Pangkat NIP
Ditulis tanggal penandatanga nan
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa menuliskan gelar, stempel.
Tanggal diundangkan, Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital, oleh Kementerian Hukum dan HAM, Tanggal serta Nomor Berita Negara
- 39 -
b) Peraturan Bersama Menteri (halaman pertama) Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA PERATURAN BERSAMA MENTERI
Penomoran ditulis dengan angka bulat,
MENTERI DALAM NEGERI DAN MENTERI....................... NOMOR............. TAHUN ........... NOMOR............. TAHUN ........... TENTANG …………………………………………………………. DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
Judul Peraturan ditulis dengan huruf kapital
MENTERI DALAM NEGERI DAN MENTERI..................., Menimbang
:
a. b. c.
bahwa ..............................................................; bahwa ..............................................................; bahwa ...................................... dan seterusnya
Mengingat
:
1. 2. 3.
Undang-undang ...............................................; Peraturan Pemerintah ......................................; Peraturan Presiden .................. dan seterusnya.
Menetapkan
:
MEMUTUSKAN: PERATURAN BERSAMA MENTERI DALAM NEGERI DAN MENTERI........................................................
Memuat alas an ditetapkannya, maksud dan tujuan
Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya peraturan ini
BAB I KETENTUAN UMUM PASAL 1 (1). ............................................................................ (2). ............................................................................ BAB II ........(dan seterusnya) .................................................................................
A.
Memuat substansi peraturan
- 40 -
(halaman terakhir) Peraturan Bersama Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Bersama Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di ……….................
pada tanggal ………….....…..... MENTERI ............................, ttd NAMA
MENTERI DALAM NEGERI,
NAMA Pangkat NIP
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa menuliskan gelar, stempel.
ttd NAMA
Diundangkan di Jakarta pada tanggal DIREKTUR JENDERAL PERUNDANG UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK AZASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA ttd NAMA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN.......... NOMOR.......... Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO HUKUM
Ditulis tanggal penandatanga nan
Tanggal diundangkan, Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital, oleh Kementerian Hukum dan HAM, Tanggal serta Nomor Berita Negara
- 41 -
c) Instruksi Menteri Dalam Negeri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA INSTRUKSI MENTERI DALAM NEGERI
Penomoran ditulis dengan angka bulat,
NOMOR............. TAHUN ........... TENTANG ………………………………………………………….
Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital
MENTERI DALAM NEGERI, Dalam rangka …...…………………................................................................................. ............................................................................................................. dengan ini menginstruksikan: Kepada
:
1. 2.
............................................................... ...............................................................
3. 4.
............................................................... ...............................................................
Untuk
:
KESATU
:
......................................................................................
KEDUA
:
......................................................................................
KETIGA
:
dan seterusnya.
Memuat latar belakang tentang perlu ditetapkan Instruksi
Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan
Instruksi Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal …………..........…..... MENTERI DALAM NEGERI, NAMA
Ditulis tanggal penandatangan an
Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital
- 42 -
d) Format Surat Edaran Menteri Dalam Negeri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA tanggal penetapan
Tanggal Bulan Tahun Yth.
................................................. .................................................
SURAT EDARAN NOMOR………………………............... TENTANG .......................................................
Pihak yang dituju Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun
Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital
............................................................................................ ..................................................................................................... ............................................................................................ ..................................................................................................... ............................................................................................
Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak
..................................................................................................... ........................................
MENTERI DALAM NEGERI,
NAMA
Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital
- 43 -
2) Format Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) a) Keputusan Menteri Dalam Negeri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN MENTERI DALAM NEGERI
Nomor urut kodefikasinomor uruttahun
NOMOR............. TAHUN ........... TENTANG ………………………………………………………….
Judul Peraturan yang ditulis dengan huruf kapital
MENTERI DALAM NEGERI, Menimbang
:
a. b. c.
bahwa ................................................................. bahwa ................................................................. bahwa ........................................ dan seterusnya.
Mengingat
:
1. 2. 3.
Undang-undang .................................................. Peraturan Pemerintah ......................................... Peraturan Presiden .................. dan seterusnya.
Memperhatikan
:
1. 2.
............................................................................; ............................................................................;
Memuat alasan tentang perlu ditetapkan keputusan Memuat ketentuan perundangundangan yang menjadi dasar ditetapkannya Peraturan
MEMUTUSKAN: Menetapkan
:
KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT
: : : :
................................................................................... ................................................................................... ................................................................................... ...................................................................................
Ditetapkan di ………….................. pada tanggal …………..........…..... MENTERI DALAM NEGERI,
NAMA Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO HUKUM, NAMA Pangkat NIP.
Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan
Kota sesuai dengan alamat instansi & tanggal penandatanga nan
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Nama jabatan, nama lengkap, pangkat ditulis dengan huruf awal kapital, serta NIP
- 44 -
- 44 -
b) Keputusan Menteri Dalam Negeri yang ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN MENTERI DALAM NEGERI
Nomor urut kodefikasinomor uruttahun
NOMOR............. TAHUN ........... TENTANG ………………………………………………………….
Judul Peraturan yang ditulis dengan huruf kapital
MENTERI DALAM NEGERI, Menimbang
:
a. b. c.
bahwa ................................................................. bahwa ................................................................. bahwa ........................................ dan seterusnya.
Mengingat
:
1. 2. 3.
Undang-undang .................................................. Peraturan Pemerintah ......................................... Peraturan Presiden .................. dan seterusnya.
Memperhatikan
:
1. 2.
............................................................................; ............................................................................;
Memuat alasan tentang perlu ditetapkan keputusan Memuat ketentuan perundangundangan yang menjadi dasar ditetapkannya Peraturan
MEMUTUSKAN: Menetapkan
:
KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT
: : : :
................................................................................... ................................................................................... ................................................................................... ...................................................................................
Ditetapkan di ………….................. pada tanggal …………..........…..... a.n. MENTERI DALAM NEGERI SEKRETARIS JENDERAL,
Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat instansi & tanggal penandatanganan
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital
NAMA Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO HUKUM, Nama Pangkat NIP
Nama jabatan, nama lengkap, pangkat ditulis dengan huruf awal kapital, serta NIP
- 45 -
3) Naskah dinas Penugasan a) Surat Perintah a.1 Surat Perintah Menteri Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA SURAT PERINTAH NOMOR…..........…………. Nama (yang memberikan perintah)
: …........…………………………
Jabatan
: .…………………………………
Penomoran berurutan dalam satu tahun
Identitas pejabat yang memberikan perintah
MEMERINTAHKAN: Kepada
:
a. Nama
: ……………………………………
b. Jabatan
: ……………………………………
Untuk
: ………………………………………………………………………...
.................................................................................................. ……………………………………………………………..............
Identitas pejabat yang diberikan perintah
Memuat substansi arahan yang diperintahkan
................................................................................................
Ditetapkan di ………............... pada tanggal ………...............
Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanga nan
MENTERI DALAM NEGERI,
NAMA
Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital
- 46 -
a.2 Surat Perintah Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ............
SURAT PERINTAH NOMOR….............. Nama (yang memberikan perintah)
: …........…………………………….
Jabatan
: .……………………………………..
Logo, nama Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesian, nama satuan kerja , dan alamat
Penomoran berurutan dalam satu tahun Identitas pejabat yang memberika n perintah
MEMERINTAHKAN: Kepada
:
a. Nama
: ………………………………………
b. Jabatan
: ………………………………………
Untuk
: ………………………………………………………………………...
.................................................................................................. ……………………………………………………………..............
Identitas pejabat yang diberikan perintah
Memuat substansi arahan yang diperintahkan
................................................................................................
Ditetapkan di ………............... pada tanggal ………...............
Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandata nganan
Nama Jabatan,
Nama
Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital
- 47 -
a.3 Surat Perintah Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ............
SURAT PERINTAH NOMOR…..................…… Nama (yang memberikan perintah)
: …........…………………………
Jabatan
: …........…………………………
Logo, nama Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesian, nama satuan kerja , dan alamat
Penomoran berurutan dalam satu tahun
Identitas pejabat yang memberikan perintah
MEMERINTAHKAN: Kepada
:
a. Nama
: …........…………………………
b. Jabatan
: …........…………………………
Untuk
: ………………………………………………………………………...
.................................................................................................. ……………………………………………………………..............
Identitas pejabat yang diberikan perintah
Memuat substansi arahan yang diperintahkan
................................................................................................
Ditetapkan di ………........... pada tanggal ……...............
Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandata nganan
Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal Kapital
- 48 -
b) Surat Tugas b.1 Surat Tugas Menteri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Dasar
SURAT TUGAS NOMOR…................………….
Penomoran berurutan dalam satu tahun
: ........................................................................... ...........................................................................
Memuat dasar hukum ditetapkannya Surat Tugas
MEMERINTAHKAN : Kepada
: 1.
2.
Untuk
: 1. 2. 3.
:
...........................................
Pangkat/gol : NIP : Jabatan :
........................................... ........................................... ...........................................
Nama : Pangkat/gol :
........................................... ........................................... ...........................................
NIP Jabatan
........................................... ...........................................
Nama
: :
..................................................................... ..................................................................... .....................................................................
Ditetapkan di ………............. pada tanggal ……….............
Identitas pejabat yang diberikan perintah
Memuat substansi arahan yang diperintahkan
Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanga nan
MENTERI DALAM NEGERI,
NAMA
Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital
- 49 -
b.2 Surat Tugas Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ................
Logo, nama Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesian, nama satuan kerja dan alamat
SURAT TUGAS NOMOR…..................…………. Dasar
: ........................................................................... ...........................................................................
Memuat dasar hukum ditetapkannya Surat Tugas
MEMERINTAHKAN : Kepada
:
1.
2.
Untuk
:
Nama
:
...........................................
Pangkat/gol NIP Jabatan
: : :
........................................... ........................................... ...........................................
Nama
:
...........................................
Pangkat/gol NIP Jabatan
: : :
........................................... ........................................... ...........................................
1. 2.
.................................................................... ....................................................................
3.
....................................................................
Ditetapkan di ……………......... pada tanggal …………….........
Identitas pejabat yang diberikan perintah
Memuat substansi arahan yang diperintahkan
Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanga nan
Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal Kapital
- 50 -
c) Format Surat Perjalanan Dinas (halaman pertama)
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Lembar ke Kode No Nomor
:……………........................ : ….……............................. : …………...........................
SURAT PERJALANAN DINAS (SPD) 1.
Pejabat Pembuat Komitmen
2.
Nama/NIP Pegawai yang melaksanakan Perjalanan Dinas
3.
a. Pangkat dan Golongan b. Jabatan/Instansi c. Tingkat Biaya Perjalanan Dinas
4.
Maksud Perjalanan Dinas
5.
Alat angkut yang dipergunakan
6.
a. Tempat berangkat b. Tempat tujuan
a. b.
7.
a. Lamanya Perjalanan Dinas b. Tanggal berangkat c. Tanggal harus kembali
a. b. c.
8.
Pengikut:
Nama
Jabatan Pimpinan Tinggi Madya
a. b. c.
Tanggal Lahir
Keterangan
1. 2. 3. 4. 5. 9.
Pembebanan Anggaran a. Instansi b. Kode Mata Anggaran
Belanja Perjalanan Dinas a. b.
10. Keterangan lain-lain Dikeluarkan di : .......…..….…...... pada tanggal : .............……...... Pejabat Pembuat Komitmen, Nama NIP
- 51 (halaman terakhir) Berangkat dari (tempat kedudukan) Ke Pada tanggal Kepala selaku PPTK
: : :
(Nama) NIP II.
III.
IV.
V.
VI.
Tiba di
: ..................................
Berangkat dari
: ...............................
Pada tanggal
: ..................................
Ke
: ..............................
Kepala
: .................................
Pada tanggal
: ...............................
Tiba di
: ..................................
Berangkat dari
: ...............................
Pada tanggal
: ..................................
Ke
: ...............................
Kepala
: ..................................
Pada tanggal
: ...............................
Tiba di
: ..................................
Berangkat dari
: ...............................
Pada tanggal
: ..................................
Ke
: ...............................
Kepala
: ..................................
Pada tanggal
: ...............................
Tiba di
: ..................................
Berangkat dari
: ...............................
Pada tanggal
: ..................................
Ke
: ...............................
Kepala
: ..................................
Pada tanggal
: ...............................
Tiba di : (Tempat Kedudukan) Pada tanggal:
Pejabat Pembuat Komitmen (Nama) NIP VII.
Catatan Lain-Lain
VIII .
PERHATIAN :
Telah diperiksa, dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut diatas benar dilakukan atas perintahnya dan sematamata untuk kepentingan jabatan dalam pukul yang sesingkat-singkatnya. Pejabat Pembuat Komitmen (Nama) NIP
PPK yang menerbitkan SPD, pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para JABATAN yang mengesahkan tanggal berangkat/tiba, serta bendahara pengeluaran bertanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan Keuangan Negara apabila Negara menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian, dan kealpaannya.
- 52 -
d) Lembar Disposisi d.1 Lembar Disposisi Menteri Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
LEMBAR DISPOSISI Surat dari
:
No. Surat
:
Tgl. Surat
:
Hal
:
Diterima tgl. Pukul No. Agenda Sifat
: : : :
Sangat Segera
SEKRETARIS JENDERAL INSPEKTUR JENDERAL DIRJEN POLITIK DAN PEMERINTAHAN UMUM DIRJEN BINA ADMINISTRASI KEWILAYAHAN DIRJEN OTONOMI DAERAH DIRJEN BINA PEMBANGUNAN DAERAH DIRJEN BINA PEMERINTAHAN DESA DIRJEN KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL DIRJEN BINA KEUANGAN DAERAH KABAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN KABAN PENGEMBANGAN SDM SAHMEN ................................. GUBERNUR/REKTOR IPDN KASPRI SPRI
Segera
Rahasia
Memuat asal, nomor, tanggal surat, tanggal surat diterima, pukul, nomor agenda dan sifat surat
Arahan Lanjut : Buat tanggapan dan Saran Proses Lebih Lanjut Lapor / Menghadap Menteri ACC / Laksanakan Koordinasi / Konfirmasikan Koreksi / Sempurnakan Monitor / Cari Masukan UMP File / Simpan ............................................ ............................................
Memuat daftar nama pejabat yang diberi disposisi serta bagaimana disposisi ditindaklanjuti
Catatan Sekjen :
Arahan Menteri :
Memuat catatan dan atau arahan pemberi disposisi
- 53 -
d.2 Lembar Disposisi Ditandatangani Sekretaris Jenderal
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL
Logo, nama Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, nama sekretaris jenderal ditulis kapital
LEMBAR DISPOSISI Surat dari
:
No. Surat
:
Tgl. Surat
:
Hal
:
Diterima tgl. Pukul No. Agenda Sifat
: : : :
Sangat Segera
Segera
Rahasia
Memuat asal, nomor, tanggal surat, tanggal surat diterima, pukul, nomor agenda dan sifat surat
Dengan hormat harap : INSPEKTUR JENDERAL DIRJEN POLPUM DIRJEN BINA ADWIL DIRJEN OTDA DIRJEN BINA BANGDA DIRJEN BINA PEMDES DIRJEN DUKSTEMPELIL DIRJEN BINA KEUDA KEPALA BPP KAPALA BPSDM SAHMEN ................................. GUBERNUR/REKTOR IPDN
KARO PERENCANAAN KARO KEPEGAWAIAN KARO ORTALA KARO HUKUM KARO KEU. DAN ASET KARO ADPIM KARO UMUM KAPUS DASI KAPUS PENERANGAN KAPUS FAS.KERJASAMA SESPRI ............................
Tanggapan dan saran Proses lebih lanjut Koordinasikan/konfir masikan
Memuat daftar nama pejabat yang diberi disposisi serta perintah disposisi
Catatan :
Jakarta,……… Sekretaris Jenderal, Nama
Memuat catatan dan atau arahan pemberi disposisi
- 54 -
d.3 Lembar Disposisi Ditandatangani Selain Sekretaris Jenderal
Logo, nama Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, nama Nama Jabatan Pejabat Tinggi Madya ditulis huruf kapital
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
(IRJEN/DIRJEN/KABAN)
LEMBAR DISPOSISI Surat dari
:
No. Surat
:
Tgl. Surat
:
Hal
:
........................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... ..........................
Diterima tgl. Pukul No. Agenda Sifat
: : : :
Sangat Segera
Segera
Rahasia
Disposisi : Proses lebih lanjut Tanggapan dan saran Jadwalkan Wakili/Dampingi Siapkan Bahan/Pointers/Penjelasan/ Koordinasikan Monitor Kita bicarakan bersama File /Arsip
Catatan :
Jakarta,………
Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, Nama
Memuat asal, nomor, tanggal surat, tanggal surat diterima, pukul, nomor agenda dan sifat surat
Memuat daftar nama pejabat yang diberi disposisi serta bagaimana disposisi ditindaklanjuti
Memuat catatan dan atau arahan pemberi disposisi dan tanda tangan pemberi disposisi
Keterangan : Diteruskan kepada Yth. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama pada satuan kerja masing – masing komponen.
- 55 -
d.4 Lembar Disposisi Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA JABATAN PIMPINAN TINGGI MADYA UNIT KERJA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
Nama Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, Nama satuan kerja ditulis huruf kapital
LEMBAR DISPOSISI Surat dari
:
No. Surat
:
Tgl. Surat
:
Hal
:
Diteruskan kepada Yth sdr : ........................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... ..........................
Diterima tgl. Pukul No. Agenda Sifat
: : : :
Sangat Segera
Segera
Memuat asal, nomor, tanggal surat, tanggal surat diterima, pukul, nomor agenda dan sifat surat
Rahasia
Disposisi : Proses lebih lanjut Tanggapan dan saran Jadwalkan Wakili/Dampingi Siapkan Bahan/Pointers Koordinasikan Monitor Kita bicarakan bersama File /Arsip
Memuat daftar nama pejabat yang diberi disposisi serta bagaimana disposisi ditindaklanjuti
Catatan :
Memuat catatan dan atau arahan pemberi disposisi dan tanda tangan pemberi
Jakarta,……… Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, Nama
Keterangan : Diteruskan kepada Yth. Pejabat administrator pada satuan Biro/Pusat/Inspektorat/Direktorat.
kerja
masing
–
masing
- 56 -
d.5 Lembar Disposisi Ditandatangani Administrator KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA SATUAN KERJA JABATAN PIMPINAN TINGGI MADYA UNIT KERJA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA SATUAN KERJA JABATAN ADMINISTRATOR
Nama Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, Nama satuan kerja ditulis hurufkapital
LEMBAR DISPOSISI Surat dari
:
No. Surat
:
Tgl. Surat
:
Hal
:
Diterima tgl.
:
No. Agenda
:
Sifat
:
Memuat asal, nomor, tanggal surat, tanggal surat diterima, pukul, nomor agenda dan sifat surat
Memuat daftar nama pejabat yang diberi disposisi serta bagaimana disposisi ditindaklanjuti
Diteruskan kepada: ........................... .......................... ..........................
Disposisi:
Jakarta,………
Jabatan Administrator,
Nama
Keterangan : Diteruskan kepada Yth. Saudara Pejabat pengawas pada satuan kerja masing – masing Bagian/ Bidang/Subdirektorat/ Balai.
Memuat catatan dan atau arahan pemberi disposisi dan tanda tangan pemberi disposisi
- 57 -
b. Naskah Dinas Korespondensi 1) Naskah Dinas Korespondensi Intern a) Nota Dinas a.1 Nota Dinas Yang Ditandatangani Oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atas nama (a.n.) Menteri.
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
NOTA DINAS Kepada
: ………………………………………………………….
Dari
: ………………………………………………………….
Tembusan
: ………………………………………………………….
Tanggal
: ………………………………………………………….
Nomor
: .…………………………………………………………
Sifat
: ……..…………….…………………………………….
Lampiran
: ………………………………………………………….
Hal
: ………………………………………………………….
………………………..……………………….………………..... ……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... …………………………………………………………………..... ……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... …………………………….…………………………………….....
Memuat laporan, pemberitahua n, pernyataan, permintaan , atau penyampaian kepada pejabat lain. .
……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... a.n. Menteri Dalam Negeri Jabatan Pimpinan Tinggi Madya,
Nama
Atas nama mendagri, jabatan pimpinan tinggi madya serta nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi stempel
- 58 -
a.2 Nota Dinas Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo serta nama instansi/ satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. .................
NOTA DINAS Kepada
: …………………………………………………………….
Dari
: …………………………………………………………….
Tembusan
: …………………………………………………………….
Tanggal
: ……………………………………………………..…….
Nomor
: .……………………………………………………………
Sifat
: …………………………………………………………….
Lampiran
: ……………..…………………………………………….
Hal
: …………………………………………………………….
………………………..……………………….…………………..... ………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... …………………………………………………………………..... ……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... …………………………….…………………………………….....
Memuat laporan, pemberitahu an, pernyataan, permintaan , atau penyampaian kepada pejabat lain. .
……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………...
Jabatan Pimpinan Tinggi Madya,
Nama
Nama jabatan serta nama lengkap pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi stempel dinas
- 59 -
a.3 Nota Dinas Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagri , satuan kerja dan alamat.
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ...................
NOTA DINAS Kepada
: ……………………………………………..…………….
Dari
: ………………..………………………………………….
Tembusan
: …………………………………………………………….
Tanggal
: ……………………………………………………..…….
Nomor
: .……………………………………………………………
Sifat
: …………………………………………………………….
Lampiran
: …………………………………………………………….
Hal
: ……...…………………………………………………….
………………………..……………………….…………………..... ………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... …………………………………………………………………..... ……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... ……………………………………………….………………….....
Memuat laporan, pemberitah uan, pernyataan, permintaan , atau penyampai an kepada pejabat lain. .
……………………………………………………….……………………... ……………………………………………………………...
Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, Nama Pangkat NIP
Nama jabatan serta nama lengkap pejabat, pangkat dan NIP yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi stempel
- 60 -
b) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ................
Tanggal Bulan Tahun Yth, Nomor
: ............................
....................................... .......................................
NOTA PENGAJUAN KONSEP Disampaikan dengan hormat konsep naskah dinas : ............ Tentang
:
Catatan
:
Lampiran
:
Untuk Mohon
: Petunjuk dan arahan lebih lanjut
Disposisi
:
Tindak Lanjut Staf
:
Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
Logo, nama kemendagri, satuan kerja dan alamat.
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan
Nomor surat yang ditulis sejajar dengan alamat tujuan
Diisi dengan bentuk naskah dinas yang akan disampaikan
Nama jabatan dan nama lengkap , pangkat yang ditulis dengan huruf awal capital dan NIP huruf kapital
- 61 -
c) Format Memorandum c.1 Memorandum Yang Ditandatangani Menteri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA MEMORANDUM Dari
: .......................................................................
Kepada
: .......................................................................
ISI
: ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................
Memuat asal, tujuan serta materi berisi substansi
....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Menteri Dalam Negeri,
Nama
Tempat dan tanggal dikeluarka nnya surat, serta nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 62 -
c.2 Format Memorandum Untuk Pejabat Selain Menteri
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Logo, nama kemendagri, satuan kerja dan alamat
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ...................
MEMORANDUM Dari
: .........................................................................
Kepada
: .........................................................................
ISI
: ......................................................................... ......................................................................... ......................................................................... ......................................................................... .......................................................................... ..........................................................................
Memuat asal, tujuan serta materi berisi substansi
......................................................................... ......................................................................... ......................................................................... ......................................................................... ..........................................................................
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Jabatan Pimpinan Tinggi Madya,
Nama
Tempat dan tanggal dikeluarka nnya surat, serta nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 63 -
c.3 Format Memorandum Untuk Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagri, satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ...................
MEMORANDUM Dari
: .......................................................................
Kepada
: .......................................................................
ISI
: ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................
Memuat asal, tujuan serta materi berisi substansi
....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama,
Nama Pangkat NIP
Tempat dan tanggal dikeluarkann ya surat, serta nama jabatan dan nama lengkap , pangkat dan NIP yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 64 -
2) Format Naskah Dinas Korespondensi Ekstern/surat biasa 1) Format Naskah Dinas Korespondensi Ekstern/surat biasa Yang Ditandatangani Menteri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Tanggal Bulan Tahun Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : :
/
/
Yth.
......................................... ......................................... .........................................
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan
.................................................................. ....................................................................................... .................................................................... ....................................................................................... ....................................................................
Berisi: alenia Pembuka, isi yang memuat substansi, dan alenia penutup
...........................................................
Menteri Dalam Negeri,
Nama
Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 65 -
2) Format Naskah Dinas Korespondensi Ekstern/surat biasa Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagri, satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail.........
Tanggal Bulan Tahun Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : :
/
/
Yth.
......................................... ......................................... .........................................
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan
.................................................................. ....................................................................................... .................................................................... ....................................................................................... ....................................................................
Berisi: alenia Pembuka, isi yang memuat substansi, dan alenia penutup
..................................................................
Nama Jabatan,
Nama
nama jabatan dan nama lengkap , pangkat yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 66 -
3) Format Naskah Dinas Korespondensi Ekstern/surat biasa Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama Atas Nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya Selain Staf Ahli
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Logo, nama kemendagri, satuan kerja dan alamat
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail.........
Tanggal Bulan Tahun Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : :
/
/
Yth.
......................................... ......................................... .........................................
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan
.................................................................. ....................................................................................... .................................................................... ....................................................................................... ....................................................................
Berisi: alenia Pembuka, isi yang memuat substansi, dan alenia penutup
..................................................................
a.n. Jabatan Pimpinan Tinggi Madya Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP Tembusan: Jabatan Pimpinan Tinggi Madya
nama jabatan dan nama lengkap , pangkat dan NIP yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 67 -
3) Format Surat Undangan 1) Surat Undangan Yang Ditandatangani Menteri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA Tanggal Bulan Tahun Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : :
/
/
Undangan
Yth.
......................................... ......................................... .........................................
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan Nomor surat yang ditulis sejajar dengan alamat tujuan
..................................................................... .................................................................... hari
: ...........................................
tanggal
: ...........................................
pukul
: ...........................................
tempat
: ...........................................
acara
: ........................................... .....................................................................
....................................................................
Menteri Dalam Negeri,
Nama
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 68 -
2) Surat Undangan Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. .................
Tanggal Bulan Tahun Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : :
/
/
Yth.
Undangan
......................................... ......................................... .........................................
Logo, nama kemendagri, satuan kerja dan alamat
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan Nomor surat yang ditulis sejajar dengan alamat tujuan
..................................................................... .................................................................... hari
: ...........................................
tanggal
: .........................................
pukul
: ..........................................
tempat
: ..........................................
acara
: .......................................... .....................................................................
....................................................................
Nama Jabatan,
Nama
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 69 -
3) Surat Undangan Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagri, satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. .................
Tanggal Bulan Tahun Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : :
/
/
Yth.
Undangan
......................................... ......................................... .........................................
Nomor surat yang ditulis sejajar dengan alamat tujuan
..................................................................... .................................................................... : ...........................................
hari tanggal
: ..........................................
pukul
: ..........................................
tempat
: ..........................................
acara
: .......................................... .....................................................................
....................................................................
Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
Nama jabatan dan nama lengkap dan pangkat yang ditulis dengan huruf awal capital, serta NIP
- 70 -
c. Format Naskah Dinas Khusus 1) Surat Perjanjian 1) Surat Perjanjian Yang Ditandatangani Menteri Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA PERJANJIAN ................... NOMOR ………./………./……… TENTANG ................................................................................................... ................................................................................................... Pada hari ………………... Tanggal ………….…….… Bulan ….…..……..… Tahun ………......……..., bertempat di ………………….…, kami yang bertanda tangan dibawah ini: 1.
……..………….……………………………………………………….…………… ……………………………...
Judul perjanjian serta penomoran yang berurutan dalam satu tahun
Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatang ani perjanjian
…………………………………….……………… PIHAK KE I 2.
…….………….……………………………………………………….……………… …………………………... …………………………………….……………… PIHAK KE II Pasal ….. ……………………..………………………………………………………… …………………………..
…………………………………….…………………………………….………………… ……………………….......... ………………………………………………….. (isi perjanjian)
Memuat materi perjanjian yang ditulis dalam bentuk pasal-pasal
Pasal ….. ……………………….……………………………………………………… ………………………….. …………………………………….…………………………………….………………… ……………………….......... ………………………………………………….. Penutup Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari dan tanggal tersebut. Pihak Ke II
Pihak Ke I Menteri Dalam Negeri, METERAI
Nama Saksi-saksi: 1. ........................... (tandatangan) 2. ........................... (tandatangan) 3. dst
Nama
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 71 -
2) Surat Perjanjian Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Logo, nama kemendagri, satuan kerja dan alamat
SATUAN KERJA Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. .................
PERJANJIAN ................... NOMOR ………./………./………
Judul perjanjian serta penomoran yang berurutan dalam satu tahun
TENTANG ................................................................................................... ...................................................................................................
Pada hari ………………... Tanggal ………….…….… Bulan ….…..……..… Tahun Memuat identitas ………......……...,
pihak yang mengadakan dan ……..………….……………………………………………………….………………………………… menandatang ………... ani perjanjian
bertempat di ………………….…, kami yang bertanda tangan dibawah ini: 1 .
…………………………………….……………… PIHAK KE I 2 .
…….………….……………………………………………………….………………………………… ………... …………………………………….……………… PIHAK KE II Pasal ….. Memuat ……………………..…………………………………………………………………………… materi ……….. perjanjian
yang ditulis …………………………………….…………………………………….……………………………………… dalam …..........
………………………………………………….. (isi perjanjian)
bentuk pasal-pasal
Pasal ….. ……………………….………………………………………………………………………… ……….. …………………………………….…………………………………….…………………………………… …….......... ………………………………………………….. Penutup Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari dan tanggal tersebut. Pihak Ke II
Pihak Ke I Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, METERAI
Nama Saksi-saksi: 1. ........................... (tandatangan) 2. ........................... (tandatangan) 3. dst.
2) Format Surat Kuasa
Nama
Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 72 -
1) Surat Kuasa Yang Ditandatangani Menteri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA SURAT KUASA NOMOR …………………….. Yang bertandatangan dibawah ini: Nama
:
.........................................................................
Jabatan
:
Menteri Dalam Negeri
Berkedudukan
:
.........................................................................
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun
Memuat identitas yang memberikan kuasa
Selanjutnya disebut PEMBERI KUASA Dengan ini memberikan kuasa subsitusi kepada: Nama
:
.........................................................................
Jabatan
:
.........................................................................
Berkedudukan
:
.........................................................................
Memuat identitas yang diberikan kuasa
Dst Selanjutnya disebut PENERIMA KUASA. KHUSUS Bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa selaku................................ dalam............................................................................. Untuk itu penerima kuasa baik bersama-sama atau sendirisendiri berhak dan melakukan tindakan-tindakan yang di pandang perlu untuk .................................... Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya. Tempat, Tanggal Bulan Tahun Penerima kuasa, Nama
Pemberi kuasa Menteri Dalam Negeri, METERAI
Dst
Nama
Memuat pernyataan tentang pemberian wewenang kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu
Tempat dan tanggal dikeluarkan nya surat, serta nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 73 -
2) Surat Kuasa Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya Selain Staf Ahli
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagrI satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ....... Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ................
SURAT KUASA NOMOR ……………………..
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun
Yang bertandatangan dibawah ini: Nama
:
.........................................................................
Jabatan
:
Menteri Dalam Negeri
Berkedudukan
:
.........................................................................
Memuat identitas yang memberikan kuasa
Selanjutnya disebut PEMBERI KUASA Dengan ini memberikan kuasa subsitusi kepada: Nama
:
.........................................................................
Jabatan
:
.........................................................................
Berkedudukan
:
.........................................................................
Memuat identitas yang diberikan kuasa
Dst Selanjutnya disebut PENERIMA KUASA. KHUSUS Bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa selaku................................ dalam........................................................................... Untuk itu penerima kuasa baik bersama-sama atau sendirisendiri berhak dan melakukan tindakan-tindakan yang di pandang perlu untuk .................................................................................. Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya. Tempat, Tanggal Bulan Tahun Penerima kuasa, Nama
Pemberi kuasa Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, METERAI
Dst
Nama
Memuat pernyataan tentang pemberian wewenang kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu
Tempat dan tanggal dikeluarkan nya surat, serta nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 74 -
3) Surat Kuasa Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagrI satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. .................
SURAT KUASA NOMOR ……………………..
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun
Yang bertandatangan dibawah ini: Nama
:
.........................................................................
Jabatan
:
Menteri Dalam Negeri
Berkedudukan
:
.........................................................................
Memuat identitas yang memberikan kuasa
Selanjutnya disebut PEMBERI KUASA Dengan ini memberikan kuasa subsitusi kepada: Nama
:
.........................................................................
Jabatan
:
.........................................................................
Berkedudukan
:
.........................................................................
Memuat identitas yang diberikan kuasa
Selanjutnya disebut PENERIMA KUASA. KHUSUS Bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa selaku................................ dalam............................................................................. Untuk itu penerima kuasa baik bersama-sama atau sendirisendiri berhak dan melakukan tindakan-tindakan yang di pandang perlu untuk ....................................................... Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya. Tempat, Tanggal Bulan Tahun Penerima kuasa, Nama
Pemberi kuasa Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, METERAI
Dst
NAMA Pangkat NIP
Memuat pernyataan tentang pemberian wewenang kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu
Tempat dan tanggal dikeluarkan nya surat, serta nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital
- 75 -
3) Format Berita Acara 1) Berita Acara Yang Ditandatangani Menteri Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA Penomoran yang berurutan dalam pukul satu tahun
BERITA ACARA NOMOR : ……… Pada hari ini tanggal.....,bulan..............,tahun.........kami masingmasing: 1. a. Nama
: b. Jabatan : c. Kedudukan:
Memuat identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan
Yang selanjutnya disebut pihak Pertama 2.
a. Nama : b. Jabatan : c. Kedudukan : Yang selanjutnya disebut pihak Kedua ....................................................................................................
..........................................................................................................
Memuat kegiatan yang dilaksanakan
Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Kota sesuai alamat
Dibuat di .................. Pihak Kedua
Pihak Pertama Menteri Dalam Negeri,
Nama
Nama Mengetahui/ Mengesahkan ttd Nama
Tanda tangan para pihak dan para saksi
- 76 -
2) Berita Acara Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya Selain Staf Ahli
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagrI satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ................... Penomoran yang berurutan dalam pukul satu tahun
BERITA ACARA NOMOR : ……… Pada hari ini tanggal.....,bulan..............,tahun.........kami masingmasing: 1. a. Nama
: b. Jabatan : c. Kedudukan: Disebut pihak Pertama.
2.
Memuat identitas para pihak yang melaksana kan kegiatan
a. Nama : b. Jabatan : c. Kedudukan: Disebut pihak Kedua. ....................................................................................................
.............................................................................
Memuat kegiatan yang dilaksanakan
Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di .................. Pihak Kedua
Pihak Pertama Jabatan Pimpinan Tinggi Madya,
Nama Nama Mengetahui/ Mengesahkan ttd Nama
Kota sesuai alamat
Tanda tangan para pihak dan para saksi
- 77 -
3) Berita Acara Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagrI satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ................... Penomoran yang berurutan dalam pukul satu tahun
BERITA ACARA NOMOR : ……… Pada hari ini tanggal.....,bulan..............,tahun.........kami masingmasing: 1. a. Nama
: b. Jabatan : c. Kedudukan: Disebut pihak Pertama.
2.
a. Nama : b. Jabatan : c. Kedudukan: Disebut pihak Kedua. ....................................................................................................
.............................................................................
Memuat kegiatan yang dilaksanakan
Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Kota sesuai alamat
Dibuat di .................. Pihak Kedua
Pihak Pertama Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama,
Nama Nama Pangkat NIP Mengetahui/ Mengesahkan ttd Nama
Tanda tangan para pihak dan para saksi
- 78 -
4) Format Surat Keterangan 1) Surat Keterangan Yang Ditandatangani Menteri Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA SURAT KETERANGAN NOMOR ……………………..
Yang bertandatangan dibawah ini: a.
Nama
: ..................................................................
b.
Jabatan : ...................................................................
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun
Memuat identitas yang memberikan keterangan
dengan ini menerangkan bahwa: a.
Nama
: .................................................................................
b.
Jabatan : .................................................................................
Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan........................... dengan harapan pihak yang berwenang dapat memberikan bantuan, apabila diperlukan dapat dipergunakan seperlunya.
Tanggal Bulan Tahun Menteri Dalam Negeri,
Nama
Memuat identitas yang diberikan keterangan Memuat informasi mengenai maksud dan tujuan surat keterangan diterbitkan tanggal dikeluarkan nya surat, serta nama jabatan dan nama lengkap yang diawali huruf awal kapital
- 79 -
2) Surat Keterangan Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagrI satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. .................
SURAT KETERANGAN NOMOR ……………………..
Yang bertandatangan dibawah ini: a. Nama
: ..................................................................................
b. Jabatan : ..................................................................................
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun
Memuat identitas yang memberika n keterangan
dengan ini menerangkan bahwa: a. Nama
: ..................................................................................
b. Jabatan : .................................................................................
Memuat identitas yang diberikan keterangan
Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan........................... dengan harapan pihak yang berwenang dapat memberikan bantuan, apabila diperlukan dapat dipergunakan seperlunya.
Tanggal Bulan Tahun Jabatan Pimpinan Tinggi Madya,
Nama
tanggal dikeluarkan nya surat, serta nama jabatan dan nama lengkap yang diawali huruf kapital
- 80 -
3) Surat Keterangan Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator dan Pengawas.
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagrI satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. .......................
SURAT KETERANGAN NOMOR ……………………..
Yang bertandatangan dibawah ini: a. Nama
:
b. Jabatan
:
.................................................................................
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun Memuat identitas yang memberikan keterangan
................................................................................
dengan ini menerangkan bahwa: a. Nama/NIP
:
b. Pangkat/Gol
:
c. Jabatan
:
.................................................................................. ..................................................................................
Memuat identitas yang diberikan keterangan
..................................................................................
Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan........................... dengan harapan pihak yang berwenang dapat memberikan bantuan, apabila diperlukan dapat dipergunakan seperlunya.
Tanggal Bulan Tahun Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
tanggal dikeluarkan nya surat, serta nama jabatan dan nama lengkap yang diawali huruf kapital
- 81 -
5) Format Surat Pengantar 1) Surat Pengantar Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya Atas Nama Menteri Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA Tanggal Bulan Tahun Yth.
........................................ ........................................ ........................................
SURAT PENGANTAR
Tempat dan tanggal dikeluarka nnya surat serta alamat tujuan
NOMOR : …………… No.
Jenis yang dikirim
Banyaknya
Keterangan
Diterima tanggal ………… Penerima Jabatan
Nama Pangkat NIP
Pengirim a.n. Menteri Dalam Negeri Sekretaris Jenderal,
Nama
Nama Jabatan dan nama lengkap yang diawali dengan huruf kapital
- 82 -
2) Surat Pengantar Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Logo, nama kemendagrI, satuan kerja dan alamat
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ...................
Tanggal Bulan Tahun
Yth.
......................................... .........................................
Tempat dan tanggal dikeluarka nnya surat serta alamat tujuan
SURAT PENGANTAR NOMOR : …………… No.
Jenis yang dikirim
Banyaknya
Keterangan
Diterima tanggal ……………. Penerima Jabatan
Nama Pangkat NIP
Pengirim Jabatan Pimpinan Tinggi Madya,
Nama
Nama Jabatan dan nama lengkap yang diawali dengan huruf kapital
- 83 -
3) Surat Pengantar Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Logo, nama kemendagrI, satuan kerja dan alamat
Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ..................
Tanggal Bulan Tahun
Yth.
............................................ ............................................
Tempat dan tanggal dikeluarka nnya surat serta alamat tujuan
SURAT PENGANTAR NOMOR : …………… No.
Jenis yang dikirim
Banyaknya
Keterangan
Diterima tanggal ……………. Penerima Jabatan
Nama Pangkat NIP
Pengirim Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
Nama Jabatan dan nama lengkap, pangkat yang diawali dengan huruf capital dan NIP
- 84 -
6) Format Pengumuman Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7 Jakarta 10110, Telepon (021) 3450038 Faksmile. ............... www.kemendagri.go.id, Email. ......
Logo, nama kemendagrI, satuan kerja dan alamat
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun
PENGUMUMAN NOMOR : …………… TENTANG .......................................................................... ..........................................................................
Judul pengumum an yang ditulis dnegan huruf kapital
............................................................................................. .................................................................................................. ............................................................. ............................................................................................... ................................................................................................... .............................................................
Memuat alasan peraturan yang menjadi dasar, dan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak
............................................................................................ .................................................................................................. .............................................................
Ditetapkan di pada tanggal Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
…………………... ……………………
Tempat dan tanggal ditetapkan, nama jabatan, tanda tangan dan nama, pangkat dan NIP
- 85 -
d. Format Naskah Dinas Lainnya 1) Notula Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Logo, nama kemendagri , satuan kerja dan alamat
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail.........
NOTULA
Sidang/Rapat
:
...............................................................
Hari/Tanggal
:
...............................................................
Surat undangan
:
...............................................................
Pukul sidang/rapat
:
...............................................................
Acara
:
1. ..........................................................
Memuat nama rapat, hari/tangg al, surat undangan pukul rapat serta acara rapat.
2. .......................................................... 3. .......................................................... Pimpinan Sidang/Rapat Ketua
:
..............................................................
Sekretaris
:
..............................................................
Pencatat
:
..............................................................
Peserta sidang/rapat
:
1.
.......................................................
2.
......................................................
Kegiatan Sidang/Rapat
:
(Disesuaikan dengan kondisi acara sidang/rapat) ..............................................................
Nama Jabatan,
Nama
Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi stempel dinas
- 86 -
2) Format Daftar Hadir 1) Daftar Hadir
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Logo, nama kemendagrI, satuan kerja dan alamat
SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7 Jakarta 10110, Telepon (021) 3450038 Faksmile. ........... www.kemendagri.go.id, Email.............
DAFTAR HADIR
Hari/Tanggal
: ....................................
Acara
: ....................................
NO.
NAMA DAN NIP
JABATAN
Memuat hari, tanggal, Judul acara pertemuan
TANDA TANGAN
KET
1. 2. 3. dst.
Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
nama jabatan dan nama lengkap, Pangkat serta NIP
- 87 -
2) Format Daftar Hadir Pertemuan
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Logo, nama kemendagrI, satuan kerja dan alamat
SATUAN KERJA
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7 Jakarta 10110, Telepon (021) 3450038 Faksmile. ............... www.kemendagri.go.id, Email.............
DAFTAR HADIR PERTEMUAN RAPAT
Hari/Tanggal
: .........................................................................
Pukul
: .........................................................................
Tempat
: .........................................................................
Acara
: .........................................................................
NO.
NAMA, NIP
JABATAN
SATKER
TANDA TANGAN
Memuat hari, tanggal, pukul, tempat pelaksana an acara/kegi atan
KET
1. 2. 3. dst.
Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
nama jabatan dan nama lengkap, Pangkat serta NIP
- 88 -
3) Format Rekomendasi 1) Rekomendasi Yang Ditandatangani Menteri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
REKOMENDASI ............................... NOMOR …………… a. Dasar
: .................................................................
b. Menimbang
: .................................................................
MENTERI DALAM NEGERI, memberikan rekomendasi kepada : a. Nama/Obyek b. Jabatan/Tempat/ Identitas
: ................................................................. : .................................................................
Untuk : ............................................................... .......................... ............................................................... .......................... ................................................
Penomoran yang berurutan dalam pukul satu tahun
Memuat peraturan/ dasar ditetapkan nya surat rekomend asi Memuat identitas yang diberikan rekomend asi
Memuat alas an tentang perlunya dibuat rekomenda si
Demikian rekomendasi ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Menteri Dalam Negeri,
Nama
Tempat dan tanggal dikeluarkannya rekomendasi, serta nama jabatan dan nama lengkap
- 89 -
2) Rekomendasi Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7 Jakarta 10110, Telepon (021) 3450038 Faksmile. ............... www.kemendagri.go.id, Email. ......
REKOMENDASI ............................... NOMOR …………… a. Dasar
: ................................................................................
b. Menimbang : ................................................................................
MENTERI DALAM NEGERI, memberikan rekomendasi kepada : a. Nama/Obyek
: ......................................................................
b. Jabatan/Tempat/ : ................................................................. ... Identitas Untuk
: ............................................................................ ..............................................................................
Logo serta nama instansi/ satuan organisasi dan alamat
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun
Memuat peraturan/ dasar ditetapkanny a surat rekomendasi
Memuat identitas yang diberikan rekomendasi
Memuat alas an tentang perlunya dibuat rekomendasi
.............................................................................. Demikian rekomendasi ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Jabatan Pimpinan Tinggi Madya,
Nama
.
Tempat dan tanggal dikeluarkan nya rekomendasi, serta nama jabatan dan nama lengkap
- 90 -
4) Format Radiogram 1) Radiogram Yang Ditandatangani Menteri Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
FORMULIR BERITA Register No : ..............
PANGGILAN
JENIS
NOMOR
DERAJAT
DARI
: ........................................................
UNTUK
: ........................................................
TEMBUSAN
: ........................................................
KLASIFIKASI Nomor
: SEGERA : ……………………… ..................................................... KMA ....................
......................................................................................................... ......................TTK DUA AAA TTK
.......................................... .................................... ............................ TTK KMA
BBB TTK
.......................................... .................................... ............................ TTK KMA
CCC TTK
DUM TTK HBS
Tanggal pembuatan ……
Pengirim
: Menteri Dalam Negeri
Nama
:
Tanda Tangan
:
No. Kode
Waktu/pukul Terima
Kirim
Lalu Lintas
Paraf Operator
- 91 -
2) Radiogram Yang Ditandatangani Selain Menteri KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Logo Kementerrian Dalam Negeri
FORMULIR BERITA Register No : ..............
PANGGILAN
JENIS
NOMOR
DERAJAT
DARI
: ........................................................
UNTUK
: ........................................................
TEMBUSAN
: ........................................................
KLASIFIKASI Nomor
: SEGERA : ……………………… ..................................................... KMA ....................
......................................................................................................... ......................TTK DUA AAA TTK
.......................................... .................................... ............................ TTK KMA
BBB TTK
.............................................................................. ............................ TTK KMA
CCC TTK
DUM TTK HBS
Tanggal pembuatan ……
Pengirim
: Nama Jabatan
Nama
:
Tanda Tangan
:
No. Kode
Waktu/pukul Terima
Kirim
Lalu Lintas
Paraf Operator
- 92 -
3) Format Radiogram Rektor IPDN
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI FORMULIR BERITA Register No : ..............
PANGGILAN
JENIS
NOMOR
DERAJAT
DARI
: ........................................................
UNTUK
: ........................................................
TEMBUSAN
: ........................................................
KLASIFIKASI
: SEGERA
Nomor
: ……………………… ..................................................... KMA ....................
......................................................................................................... ......................TTK DUA AAA TTK
.......................................... ..................................... ............................ TTK KMA
BBB TTK
.......................................... ..................................... ............................ TTK KMA
CCC TTK
DUM TTK HBS
Tanggal pembuatan ……
Pengirim
: Rektor IPDN
Nama
:
Tanda Tangan
:
No. Kode
Waktu/pukul Terima
Kirim
Lalu Lintas
Paraf Operator
Logo IPDN, tulisan Kementerian Dalam NEgeridan nama IPDN
- 93 -
5) Format Surat Keterangan Melaksanakan Tugas
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7 Jakarta 10110, Telepon (021) 3450038 Faksmile........ www.kemendagri.go.id, Email.............
SURAT KETERANGAN MELAKSANAKAN TUGAS NOMOR …………………………
Logo serta nama instansi/s atuan organisasi ditulis secara simetris di tengah Penomoran yang berurutan dalam pukul satu tahun
Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama NIP Pangkat/Golongan Jabatan
: : : :
.............................................................. .............................................................. .............................................................. ..............................................................
Memuat identitas yang memberik an tugas
Dengan ini menerangkan dengan sesungguhnya bahwa : Nama NIP Pangkat/Golongan Jabatan
: : : :
.............................................................. .............................................................. .............................................................. ..............................................................
Yang diangkat berdasarkan Peraturan ......................................... Nomor.............................terhitung............................................... telah nyata menjalankan tugas sebagai......................................... di –............................................................................................... Demikian surat keterangan melaksanakan tugas ini saya buat dengan sesungguhnya dengan mengingat sumpah jabatan/pegawai negeri sipil dan apabila dikemudian hari isi surat keterangan ini ternyata tidak benar yang berakibat kerugian bagi negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut.
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama,
Nama Pangkat NIP
Memuat identitas yang diberikan tugas
Maksud dan tujuan diterbitkann ya surat keterangan melaksana kan tugas
Tempat dan tanggal dikeluarkan nya surat serta nama jabatan, nama lengkap, pangkat serta NIP
- 94 -
6) Format Kriptogram
- 95 -
7) Format Surat Panggilan 1) Surat Panggilan Yang Ditandatangani Menteri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA Tanggal Bulan Tahun Nomor : Sifat : Lampiran: Hal :
........................... ........................... ........................... Panggilan
Yth.
......................................... ..........................................
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan
Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor............................................................, pada: hari
: ............................................................
tanggal
: ...........................................................
pukul
: ...........................................................
tempat
: ...........................................................
menghadap kepada
: ............................................................
alamat
: ............................................................
untuk
: ............................................................
.................................................................. Demikian untuk dilaksanakan dan menjadi perhatian Sepenuhnya.
Menteri Dalam Negeri,
Nama
Nama Jabatan dan nama lengkap yang diawali dengan huruf awal kapital
- 96 -
2) Surat Panggilan Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA Tanggal Bulan Tahun Nomor : Sifat : Lampiran: Hal :
........................... ........................... ........................... Panggilan
Yth.
......................................... ..........................................
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan
Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor............................................................, pada: hari
: ............................................................
tanggal
: ...........................................................
pukul
: ...........................................................
tempat
: ...........................................................
menghadap kepada
: ............................................................
alamat
: ............................................................
untuk
: ............................................................
.................................................................. Demikian untuk dilaksanakan dan menjadi perhatian Sepenuhnya. Tempat, Tanggal Bulan Tahun a.n. Menteri Dalam Negeri Jabatan Pimpinan Tinggi Madya,
Nama
Nama Jabatan dan nama lengkap yang diawali dengan huruf awal kapital
- 97 -
3) Surat Panggilan Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7 Jakarta 10110, Telepon (021) 3450038 Faksmile. ............. www.kemendagri.go.id, Email. ............
Tanggal Bulan Tahun Nomor : Sifat : Lampiran: Hal :
........................... ........................... ........................... Panggilan
Yth.
Logo serta nama instansi/satuan kerja organisasi dan alamat
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan
......................................... ..........................................
Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor............................................................, pada: hari
: ...........................................................
tanggal
: ............................................................
pukul
: ............................................................
tempat
: .............................................................
menghadap kepada
: ............................................................
alamat
: ............................................................
untuk
: ............................................................
.................................................................. Demikian untuk dilaksanakan dan menjadi perhatian Sepenuhnya.
Nama Jabatan,
Nama
Nama Jabatan dan nama lengkap yang diawali dengan huruf awal capital dan NIP
- 98 -
4) Surat Panggilan Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7 Jakarta 10110, Telepon (021) 3450038 Faksmile. ............. www.kemendagri.go.id, Email. ............
Tanggal Bulan Tahun Nomor : Sifat : Lampiran: Hal :
........................... ........................... ........................... Panggilan
Yth.
......................................... ..........................................
Logo serta nama instansi/ satuan organisasi dan alamat
tanggal pembuatan surat serta alamat tujuan
Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor............................................................, pada: Hari
: ............................................................
tanggal
: ............................................................
pukul
: ..............................................................
tempat
: ..............................................................
menghadap kepada
: .............................................................
alamat
: .............................................................
untuk
: ............................................................
.................................................................. Demikian untuk dilaksanakan dan menjadi perhatian Sepenuhnya.
Nama Jabatan,
Nama Pangkat NIP
Nama Jabatan dan nama lengkap, pangkat yang diawali dengan huruf awal kapital, dan NIP
99
8) Format STTPP
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Nomor: ............................................. Menteri Dalam Negeri berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000, Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 dan ketentuan pelaksanaannya, menyatakan bahwa:
Pas Foto 4x6
Nama NIP Tempat/Tanggal lahir Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Instansi
: : : : :
............................................................... ............................................................... .............................../.............................. ............................../............................... ...............................................................
Memuat identitas yang diberikan STTPP
: ........................................................................
TELAH MENGIKUTI/LULUS *) Kualifikasi : ........................................................................ Pada Pendidikan dan Pelatihan ………. yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri/Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Regional*)........ dari tanggal ......... sampai dengan ........yang meliputi........ jam
pembelajaran Tempat, Tanggal Bulan Tahun a.n.Menteri Dalam Negeri Kepala Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia,
Nama *) Pilih salah satu
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
Memuat alas an diberikan STTPP
Tempat dan tanggal dikeluarkan STTPP, serta nama jabatan dan nama lengkap
100
Bagian Belakang STTPP DAFTAR MATA DIKLAT
NOMOR 1. 2. 3. 4. 5.
MATA DIKLAT
.............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ..............................................Dst Jumlah
JAM PEMBELAJARAN
.............................................. .............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ..............................................
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Kepala Pusat ..........,
Nama Pangkat NIP
Materi sesuai dengan kegiatan yang diselenggarakan
101
9) Format Sertifikat
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA SERTIFIKAT
Nomor : ............................................. Menteri Dalam Negeri berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000, Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005, dan ketentuan pelaksanaannya, menyatakan bahwa:
PAS FOTO 4X6
Nama NIP Tempat/Tanggal lahir Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Instansi
: .................................................................................................. : ................................................................................................. : .............................../................................................................ : ............................../................................................................. : .................................................................................................. : ..................................................................................................
Memuat identitas yang diberikan sertifikat
TELAH MENGIKUTI Penataran/ kursus/ bimbingan teknis/ orientasi/ seminar/ workshop*)……..… yang diselenggarakan oleh …………Kementerian Dalam Negeri dari tanggal .............sampai dengan ............... . Tempat, Tanggal Bulan Tahun Menteri Dalam Negeri,
Nama
*) sesuaikan dengan kegiatan
Memuat alasan diberikan sertifikat
Tempat dan tanggal dikeluarkany a sertifikat, serta nama jabatan dan nama lengkap
102
Bagian Belakang SERTIFIKAT DAFTAR MATA PELATIHAN/TOPIK*)
NOMOR 1. 2. 3. 4. 5.
MATA PELATIHAN/TOPIK*)
JAM MATA PELATIHAN/TOPIK*)
.............................................. .............................................. .............................................. ..............................................
.............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ..............................................
..............................................Dst
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Sekjen/Irjen/Dirjen/Kaban,
Nama
*) sesuaikan dengan kegiatan
Materi Menyesuaikan dengan kegiatan yang diselenggarakan
103 9.1 Format Sertifikat yang ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri selain Staf Ahli
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA SERTIFIKAT
Nomor : ............................................. Menteri Dalam Negeri berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000, Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005, dan ketentuan pelaksanaannya menyatakan bahwa:
PAS FOTO 4X6
Nama NIP Tempat/Tanggal lahir Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Instansi
: .................................................................................................. : ................................................................................................. : .............................../................................................................ : ............................../................................................................. : .................................................................................................. : .................................................................................................. TELAH MENGIKUTI
Penataran/ kursus/ bimbingan teknis/ orientasi/ seminar/ workshop yang diselenggarakan oleh ………………………. Kementerian Dalam Negeri dari tanggal ....................... sampai dengan ............... Tempat, Tanggal Bulan Tahun a.n Menteri Dalam Negeri Sekjen/Irjen/Dirjen/Kaban,
Nama
Memuat identitas yang diberikan sertifikat
Memuat alas an diberikan sertifikat
Tempat dan tanggal dikeluarkan sertifikat, serta nama jabatan dan nama lengkap
104
Bagian Belakang SERTIFIKAT DAFTAR MATA PELATIHAN/TOPIK*)
NOMOR 1. 2. 3. 4. 5.
MATA PELATIHAN/TOPIK*)
.............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ..............................................Dst
JAM MATA PELATIHAN/TOPIK*)
.............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ..............................................
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama/ Kepala Satuan Kerja**),
Nama Pangkat NIP *) sesuaikan dengan kegiatan **)Disesuaikan dengan penanggung jawab kegiatan
Materi Menyesuaikan dengan kegiatan yang diselenggarakan
105 9.2 Format Sertifikat yang ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama atas nama Jabatan Pimpinan Tinggi Madya
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA SERTIFIKAT
Nomor : ............................................. Menteri Dalam Negeri berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000, Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005, dan ketentuan pelaksanaannya menyatakan bahwa: PAS FOTO 4X6
Nama NIP Tempat/Tanggal lahir Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Instansi
: .................................................................................................. : ................................................................................................. : .............................../................................................................ : ............................../................................................................. : .................................................................................................. : .................................................................................................. TELAH MENGIKUTI
Penataran/ kursus/ bimbingan teknis/ orientasi/ seminar/ workshop yang diselenggarakan oleh ………………………. Kementerian Dalam Negeri dari tanggal ....................... sampai dengan ............... Tempat, Tanggal Bulan Tahun a.n Jabatan Pimpinan Tinggi Madya Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama/ Kepala Satuan Kerja*),
Nama Pangkat NIP *) Disesuaikan dengan penanggung jawab kegiatan
Memuat identitas yang diberikan sertifikat
Memuat alas an diberikan sertifikat
Tempat dan tanggal dikeluarkan sertifikat, serta nama jabatan dan nama lengkap
106
Bagian Belakang SERTIFIKAT DAFTAR MATA PELATIHAN/TOPIK*)
NOMOR 1. 2. 3. 4. 5.
MATA PELATIHAN/TOPIK*)
.............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ..............................................Dst
JAM MATA PELATIHAN/TOPIK*)
.............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ..............................................
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Jabatan Administrator,
Nama Pangkat NIP *) sesuaikan dengan kegiatan
Materi Menyesuaikan dengan kegiatan yang diselenggarakan
107
10) Format Piagam Untuk Perseorangan
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
PIAGAM PENGHARGAAN Nomor MENTERI DALAM NEGERI dengan ini memberikan penghargaan kepada: Nama
:
………………………………………………………………….
Tempat/Tanggal lahir
:
………………………………………………………………….
NIP
:
………………………………………………………………….
Jabatan
:
………………………………………………………………….
Instansi
:
………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….………………………………… ……………………………………………………………………….……………………………… …………………………………………………………………….
Tempat, Tanggal Bulan Tahun MENTERI DALAM NEGERI,
NAMA
10.1 Piagam Untuk Instansi/Lembaga
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
108
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
PIAGAM PENGHARGAAN Nomor MENTERI DALAM NEGERI dengan ini memberikan penghargaan kepada: Instansi/Lembaga
:
………………………………………………………………….
Alamat
:
………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….………………………………… …………………………………………………………………….………………………………… ……………………………………………………………………….……………………………… ……………………………………………………………………….……………………………… …………………………………………………………………….
Tempat, Tanggal Bulan Tahun MENTERI DALAM NEGERI,
NAMA
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
109
10.2 Piagam Yang Ditandatangani Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri selain Staf Ahli
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
PIAGAM PENGHARGAAN Nomor Sekjen/Dirjen/Irjen/Kaban*) dengan ini memberikan penghargaan kepada: Instansi/Lembaga
:
………………………………………………………………….
Alamat
:
………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….………………………………… …………………………………………………………………….………………………………… ……………………………………………………………………….……………………………… ……………………………………………………………………….……………………………… …………………………………………………………………….
Tempat, Tanggal Bulan Tahun a.n. MENTERI DALAM NEGERI SEKJEN/DIRJEN/IRJEN/KABAN,
NAMA
*) Pilih salah satu sesuai pemberi penghargaan
10.3 Piagam Untuk Perseorangan Tandatangan Rektor
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
110
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI
1. Jl. Raya Jatinangor Km. 20 Telp. (022) 7798252-7798253 Fax. (022) 7798256 Jatinanggor – Sumedang 45363
2. Jl. Ampera Raya Cilandak Timur Telp. (021) 7805088, 7806944, 7806602 Fax. (022) 7824157 Jakarta Selatan 12506
PIAGAM PENGHARGAAN Nomor Rektor IPDN dengan ini memberikan penghargaan kepada: Nama
: ………………………………………………………………….
Tempat/Tanggal lahir
: ………………………………………………………………….
NPP
: ………………………………………………………………….
Jabatan
: ………………………………………………………………….
Instansi
: ………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….……………………………… ……………………………………………………………………….…………………………… …………………………………………………………………….
Tempat, Tanggal Bulan Tahun
REKTOR IPDN,
NAMA
e. Format Laporan
111
1) Laporan Yang Ditandatangani Menteri
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Garuda kuning emas dengan perisai berwarna yang telah dicetak
Kepada Nomor Sifat Lampiran Hal
I.
: / / : : : Laporan
Yth.
.........................................
Pendahuluan. A. Umum/latar belakang B. Landasan Hukum C. Maksud dan Tujuan
II.
Kegiatan yang dilaksanakan, Memuat Laporan tentang pelaksa naan tugas kedinas an
III. Hasil yang distempel,
IV. Kesimpulan dan Saran,
V.
Penutup.
Dibuat di : pada tanggal : MENTERI DALAM NEGERI, NAMA
2) Laporan Yang Ditandatangani Selain Menteri
112
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7 Jakarta 10110, Telepon (021) 3450038 Faksmile........ www.kemendagri.go.id, Email.............
Logo serta nama instansi/s atuan kerja dan alamat
LAPORAN Kepada : …………………………………………………………………………..…. Dari : …………………………………………………………………………..…. Tembusan: …………………………………………………………………………..…. Tanggal : …………………………………………………………………………..…. Nomor : …………………………………………………………………………..…. Sifat : …………………………………………………………………………..…. Lampiran : …………………………………………………………………………..…. Hal : …………………………………………………………………………..…. I.
Pendahuluan. A. Umum/latar belakang B. Landasan Hukum C. Maksud dan Tujuan
II.
Kegiatan yang dilaksanakan,
III. Hasil yang distempel,
IV. Kesimpulan dan Saran,
V.
Penutup.
Nama Jabatan, Nama
f. Format Telaahan Staf
nama jabatan dan nama lengkap
113
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7 Jakarta 10110, Telepon (021) 3450038 Faksmile........ www.kemendagri.go.id, Email.............
TELAAHAN STAF Kepada Dari Tanggal Nomor Lampiran Hal
I.
: : : : : :
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
Persoalan
II. Praanggapan
III. Fakta-Fakta yang mempengaruhi
IV. Analisis
V. Kesimpulan
VI. Saran
Jabatan Eselon I,
NAMA II. PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS A. PENYUSUNAN NASKAH DINAS
Logo serta nama instansi/ satuan kerja dan alamat
114
1. Penggunaan Lambang Negara Dan Logo Kementerian Dalam Negeri a) Penggunaan Lambang Negara Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah Dinas adalah sebagai berikut: (1) Lambang Negara berbentuk garuda digunakan dalam Tata Naskah Dinas Kementerian Dalam Negeri sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi; (2) Lambang Negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri Dalam Negeri atau Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri Dalam Negeri; (3) Lambang Negara diletakkan di margin tengah atas kepala surat. b) Penggunaan Logo Ketentuan penggunaan logo untuk Tata Naskah Dinas adalah sebagai berikut: (1) Logo Kementerian adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas Kementerian Dalam Negeri agar publik lebih mudah mengenal; (2) tata
naskah
dinas
persuratan
menggunakan
logo
Kementerian Dalam Negeri berwarna hitam, selain tata naskah dinas persuratan menggunakan logo Kementerian berwarna sesuai pada Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Logo/Lambang Kementerian Dalam Negeri; (3) Logo diletakkan di margin kiri atas kepala surat dan kepala sampul surat. c) Penggunaan Logo IPDN Ketentuan penggunaan logo untuk Tata Naskah Dinas di lingkungan IPDN sebagai berikut: (1) Setiap unit kerja di lingkungan IPDN menggunakan Logo IPDN berwarna hitam pada naskah kedinasan korespondensi; (2) Logo diletakkan di margin kiri atas kepala surat dan kepala sampul surat. 2. Kop Naskah Dinas a) Kop Naskah Dinas
115
Kop Naskah Dinas merupakan nama instansi dan nama jabatan yang dipergunakan untuk mengidentifikasi nama lembaga dan/atau alamat serta pejabat yang mempunyai wewenang menetapkan suatu produk naskah dinas. Kop Naskah Dinas terdiri dari: (1) Kop Naskah Dinas dengan Nama Jabatan Menteri terdiri atas lambang negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna dicetak serta pada bagian bawah bertuliskan “MENTERI DALAM
NEGERI” pada
baris pertama dan
“REPUBLIK INDONESIA” pada baris kedua diletakan pada bagian tengah secara simetris, menggunakan huruf Arial berukuran 12. Digunakan untuk semua naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri. Contoh:
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
(2) Kop Naskah Dinas dengan Nama Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri, terdiri atas lambang negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna dicetak serta
pada
bagian
bawah
bertuliskan
“KEMENTERIAN
DALAM NEGERI” pada baris pertama dan “REPUBLIK INDONESIA” pada baris kedua diletakan pada bagian tengah secara simetris, menggunakan huruf Arial berukuran 12. Digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri. Contoh:
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
(3) Kop Naskah Dinas Satuan Kerja Kementerian Dalam Negeri
116
Kop Naskah Dinas Satuan Kerja Kementerian Dalam Negeri terdiri atas Logo Kementerian Dalam Negeri berwarna hitam diletakkan di kiri atas, dan tulisan “KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA” menggunakan huruf Arial ukuran 16, diikuti dengan nama Satuan kerja Eselon I menggunakan huruf Arial ukuran 18 serta alamat, kode pos, nomor telepon, faksmile, website, dan e-mail menggunakan huruf Arial ukuran 10, diletakan pada bagian tengah secara simetris. Digunakan untuk kop naskah dinas selain Menteri. Contoh:
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA Jalan…….….., Telepon, (……….) Fax, (……..… ) Website ………….… E mail, ………………..
(4) Kop Naskah Dinas Institut Pemerintahan Dalam Negeri Kop Naskah Dinas IPDN terdiri atas Logo IPDN berwarna hitam
diletakkan
di
kiri
atas,
dan
bertuliskan
“KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA” pada baris pertama menggunakan huruf Arial ukuran 16, diikuti “INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI” pada baris kedua menggunakan huruf Arial ukuran 18 serta alamat, kode pos, nomor telepon, faksmile, website, dan email menggunakan huruf Arial ukuran 10, diletakan pada bagian tengah secara simetris. Digunakan untuk kop naskah dinas yang ditandatangani oleh Rektor IPDN. Dalam penulisan alamat pada kop naskah dinas Kampus IPDN regional dapat menyesuikan. Contoh:
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI Jalan…….….., Telepon, (……….) Fax, (……..… ) Website ………….… E mail, ………………..
3. Batang Tubuh Naskah Dinas
117
a) Tanggal Surat Tanggal surat ditulis dengan tata urutan sebagai berikut: (1) tanggal ditulis dengan angka Arab; (2) bulan ditulis lengkap; (3) tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab. Contoh: 31 Oktober 2012 b) Hal Surat Hal
surat
adalah
materi
pokok
yang
dinyatakan
dengan
kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut: (1) Menyampaikan
penjelasan
singkat
tentang
materi
yang
dikomunikasikan serta menjadi rujukan dalam komunikasi; (2) Memudahkan identifikasi; (3) Memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat. c) Alamat Surat (1) Alamat pada sampul surat dicantumkan nama jabatan, satuan kerja, dan alamat lengkap. Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan dan nama kota ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, nama kota tidak diberi kata depan “di” dan tidak diberi garis bawah. Yth. Menteri Keuangan Republik Indonesia Jalan Lapangan Banteng Timur Nomor 2-4 Jakarta 10110 (2) Alamat pada surat dicantumkan nama jabatan, satuan kerja, dan nama kota tanpa alamat lengkap. Yth. Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri Jatinangor (3) Sebutan Ibu, Bapak, atau Saudara hanya digunakan apabila diikuti dengan nama orang. d) Penomoran Naskah Dinas (1) Penomoran Surat (a) Nomor pada naskah dinas merupakan hal penting dalam kearsipan. (b) Susunan nomor naskah dinas harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.
118
(c) Penomoran naskah dinas mengacu pada Peraturan Menteri Dalam
Negeri
tentang
tata
kearsipan
di
lingkungan
Kementerian Dalam Negeri. Contoh: 005/15/Sj Klasifikasi penomoran Nomor urut Komponen Satuan Kerja (d) Penomoran
naskah
dinas
yang
ditandatangani
oleh
Menteri dan Sekretaris Jenderal dilakukan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal; (e) Penomoran
naskah
dinas
yang
ditandatangani
oleh
Direktorat Jenderal dan Sekretaris Direktorat Jenderal atas kewenangannya dilakukan oleh Bagian Umum pada masing-masing satuan kerja; (f) Penomoran naskah dinas unit kerja dilakukan oleh Subbagian Tata Usaha. (2) Penomoran Halaman Naskah Dinas (a) Nomor
halaman
naskah
dinas
ditulis
dengan
menggunakan angka Arab (1, 2, 3, dst... ); (b) Nomor halaman dicantumkan pada bagian tengah atas secara simetris dengan dibubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali pada halaman pertama, contoh: (-1-); (c) Naskah dinas yang menggunakan Kop pada halaman pertama, tidak perlu dicantumkan nomor halaman. e) Penggunaan Huruf Naskah Dinas (1) Naskah dinas korespondesi menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 12; (2) Naskah
dinas
pengaturan
menggunakan
jenis
huruf
Bookman Old Style dengan ukuran 12. f) Paragraf dan Spasi Surat (1) Paragraf merupakan rangkaian kalimat-kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain dan menjadi satu kesatuan.
119
(2) Fungsi paragraf memberikan pemahaman kepada penerima, memisahkan,
atau
menghubungkan
pemikiran
dalam
komunikasi tertulis. (3) Surat diketik dan diberi jarak 1,0 s.d. 1,5 spasi (sesuai dengan kebutuhan). (4) Surat yang hanya terdiri dari satu paragraf, diberi jarak 2 spasi. (5) Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu ± 6 ketukan. g) Warna Tinta Penggunaan warna tinta untuk naskah dinas sebagai berikut: (1) Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam; (2) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf surat berwarna biru tua; (3) Tinta yang digunakan untuk stempel berwarna ungu; (4) Tinta yang digunakan untuk keperluan keamanan naskah dinas berwarna merah. h) Tembusan/Salinan Tembusan/salinan naskah dinas korespondensi hanya diberikan kepada
yang
berhak
dan
memerlukan.
Tembusan/salinan
naskah dinas korespondensi dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut: (1) Tembusan/salinan naskah dinas disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait; (2) Naskah
dinas
yang
ditandatangani
oleh
pejabat
yang
mengatasnamakan atasannya harus menyampaikan tembusan naskah dinas tersebut kepada pejabat yang diatasnamakan; (3) Naskah dinas yang ditandatangani oleh Jabatan Pimpinan Tinggi
Madya
atas
nama
Menteri
Dalam
Negeri,
harus
menyampaikan tembusan naskah dinas tersebut kepada Menteri Dalam Negeri dan Sekretaris Jenderal; dan (4) Naskah dinas yang ditandatangani oleh Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri Dalam Negeri dalam bentuk dan susunan surat berupa STTPP, sertifikat dan piagam tidak memerlukan tembusan. (5) Tembusan ditulis lengkap dimargin kiri bawah diikuti tanda baca titik dua (:) dan tidak diberi garis bawah, tidak perlu mencantumkan Kepada Yth., Disampaikan Kepada Yth., dan
120
tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah sejenis. Contoh: Tembusan: 1. Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia; 2. Menteri Keuangan Republik Indonesia. 3. dst. i) Penempatan Ruang Tanda Tangan Naskah Dinas (1) Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan, nama pejabat dan tanda tangan. (2) Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir. (3) Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat arahan, ditulis dengan huruf kapital, sedangkan nama
pejabat
yang
menandatangani
naskah
dinas
korespondensi dan khusus ditulis dengan huruf awal kapital. (4) Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang. j) Pembatasan Ruang Tepi Naskah Dinas Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu: A
Ruang tepi
B
Ruang tepi bawah
C
Ruang tepi kiri
D Ruang tepi kanan
1) kop naskah dinas, 2 spasi dibawah kop; 2) tanpa kop naskah dinas, sekurangkurangnya 2 cm dari tepi atas kertas. sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas; sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas. sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
121
B. Penggunaan Media/Sarana Naskah Dinas Media/sarana
naskah
dinas
merupakan
alat
untuk
merekam
informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas). 1. Kertas Surat a) Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman tertentu, naskah dinas dengan jangka waktu simpan sepuluh (10) tahun atau lebih atau bernilai guna permanen, serendah-rendahnya, harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7. b) Naskah dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik white bond. c) Salinan surat dinas menggunakan kertas yang berkualitas biasa. d) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas surat menyurat adalah A4 yang berukuran 297 x 210 mm. e) Untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran berikut: (1) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm); (2) A5 setengah kuarto (215 x 165 mm); (3) Folio/F4 (215 x 330 mm); (4) Folio ganda (420 x 330 mm). 2. Sampul Sampul merupakan sarana kelengkapan penyampaian naskah dinas, terutama untuk naskah dinas yang ditujukan untuk instansi luar (ekstern). a) Warna dan kualitas Sampul menggunakan kertas tahan lama, berbentuk empat segi panjang berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas baik, sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah yang dikirimkan. b) Sampul terdiri dari: (1) Sampul naskah dinas jabatan Menteri Sampul naskah dinas jabatan Menteri, berwarna putih dengan mencantumkan lambang Negara berwarna kuning
122
emas
dengan
perisai
berwarna
bertuliskan
“MENTERI
DALAM NEGERI” pada bagian pertama dan “REPUBLIK INDONESIA” pada bagian kedua, diletakan dibagian pojok kiri atas sampul. Contoh:
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA Kepada Yth. Menteri PAN dan RB Jalan Jenderal Sudirman Kav 69 Jakarta 12190
Nomor : 061/985/SJ
Stempel
(2) Sampul Naskah Dinas Jabatan Sekretaris Jenderal (a)
Sampul berwarna putih
(b)
Tulisan “KEMENTERIAN DALAM NEGERI” pada bagian pertama, “REPUBLIK INDONESIA” pada bagian kedua, menggunakan huruf Arial dengan ukuran 12, tulisan nama “SEKRETARIS JENDERAL” menggunakan huruf Arial dengan ukuran 14, alamat, kode pos, nomor telepon, faksmile, website, dan e-mail menggunakan huruf Arial dengan ukuran 10, diletakkan pada bagian tengah atas sampul secara simetris.
(c)
Nomor surat dan stempel diletakkan pada sebelah kiri.
(d)
Tujuan dan alamat surat ditulis pada bagian sampul kanan bawah.
Contoh : KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ................... Nomor : 061/985/SJ
123
(3) Sampul naskah dinas jabatan eselon I/setara Jabatan Pimpinan Tinggi Madya selain Sekretaris Jenderal dan eselon II/setara Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama terdiri dari: (a)
Sampul berwarna coklat.
(b)
Logo Kementerian Dalam Negeri terletak pada sebelah kiri atas.
(c)
Tulisan “KEMENTERIAN DALAM NEGERI” pada bagian pertama, “REPUBLIK INDONESIA” pada bagian kedua, menggunakan huruf Arial dengan ukuran 12, tulisan nama “SATUAN KERJA/UNIT KERJA” menggunakan huruf Arial dengan ukuran 14, alamat, kode pos, nomor
telepon,
menggunakan
faksmile,
huruf
Arial
website, dengan
dan
e-mail
ukuran
10,
diletakkan pada bagian tengah atas sampul secara simetris. (d)
Nomor surat dan stempel diletakkan pada sebelah kiri.
(e)
Tujuan dan alamat surat ditulis pada bagian sampul kanan bawah. KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
SATUAN KERJA/UNIT KERJA Jalan. .................... Nomor ......., Telepon (.....) ...........
Faksimile. .......... www.kemendagri.go.id, E-mail. ................... Nomor : 061/985/SJ
Stempel
3. Stempel Dinas
Kepada Yth. Deputi ……………………………..…….. Menteri PAN dan RB Jalan Jenderal Sudirman Kav 69 Jakarta 12190
124
Pembubuhan stempel dilakukan pada bagian kiri tanda tangan pejabat yang menandatangani naskah dinas. Kode pengamanan stempel untuk naskah dinas diatur sesuai dengan Peraturan perundang-undangan. Jenis stempel
untuk naskah dinas di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri terdiri atas: a) Stempel Jabatan (1) Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan adalah Pejabat Negara dalam hal ini adalah Menteri Dalam Negeri. (2) Bentuk dan spesifikasi stempel jabatan berbentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan ukuran garis tengah lingkaran luar stempel 4 cm, ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel 3,8 cm, ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel 2,7 cm, dan jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam 1 cm.
(3) berisi tulisan Menteri Dalam Negeri Repulik Indonesia dengan pembatas tanda bintang dan lambang Negara didalamnya. Contoh :
b) Stempel Kementerian
125
(1)
Pejabat yang berwenang menggunakan stempel kementerian adalah pejabat yang mendapat pelimpahan/penyerahan wewenang
dari
pejabat
Negara
untuk
menetapkan/
menandatangai naskah dinas. (2)
Bentuk dan spesifikasi stempel Kementerian berbentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan ukuran garis tengah lingkaran luar stempel 4 cm, ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel 3,8 cm, ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel 2,7 cm, dan jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam 1 cm.
(3)
Lingkaran adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama ”Kementerian Dalam
Negeri
Republik
Indonesia”,
terdapat
logo
Kementerian Dalam Negeri. Contoh :
c) Stempel UPT (1) Stempel
UPT berisi
tulisan
Kementerian
Dalam
Negeri
Republik Indonesia dengan pembatas tanda bintang dan logo UPT didalamnya (2) Bentuk dan spesifikasi stempel UPT berbentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan ukuran garis tengah lingkaran luar stempel 4 cm, ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel 3,8 cm, ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel 2,7 cm, dan jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam 1 cm. Contoh:
d) Stempel Pengaman
126
Stempel Pengaman berbentuk empat persegi panjang. Ukuran stempel Pengaman panjang stempel 5, ukuran lebar 1 cm. Berisi tulisan “Sangat Rahasia” dan “Rahasia”. Stempel Pengamanan digunakan sesuai dengan kebutuhan. Contoh:
4. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul a) Naskah dinas/surat dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus dan tidak kusut. b) Naskah dinas/surat dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. c) Naskah dinas/surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.
5. Map Map naskah dinas merupakan salah satu jenis alat tulis kantor yang dicetak
dengan
identitas
dan
logo
instansi
sebagai
tempat
penyimpanan file, dokumen ataupun sebagai sarana penyimpanan arsip. a) Jenis Map:
127
(1) Map naskah dinas jabatan. (2) Map naskah dinas Jabatan Eselon I/Jabatan Pimpinan Tinggi Madya (3) Map naskah dinas Jabatan Eselon II/ Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama. b) Warna dan ukuran (1) Map Naskah Dinas menggunakan kertas BC dan koonstrok. (2) Bentuk map empat persegi panjang, berwarna putih dan salem (untuk map naskah dinas jabatan), berwarna merah muda (untuk map naskah dinas Eselon I/Jabatan Pimpinan Tinggi Madya), dan berwarna kuning gading (untuk map naskah dinas Eselon II/Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama). (3) Map naskah dinas menggunakan jenis kertas BC, koonstrok dan buffalo. (4) Ukuran map, panjang 37 cm dan lebar 12 cm, menggunakan huruf Arial Narrow. (5) Cara Penulisan Map Naskah Dinas (a) Map naskah dinas jabatan menteri berisi: (i) Lambang
Negara
kuning
emas
dengan
perisai
berwarna bertuliskan “MENTERI DALAM NEGERI” pada bagian pertama, “REPUBLIK INDONESIA” pada bagian kedua, menggunakan huruf Arial dengan ukuran 16, ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris. Contoh:
128
(ii) Lambang
Negara
kuning
emas
dengan
perisai
berwarna bertuliskan “MENTERI DALAM NEGERI” pada bagian pertama, “REPUBLIK INDONESIA” pada bagian kedua, menggunakan huruf Arial dengan ukuran 16, ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris. tulisan “MOHON TANDA TANGAN” menggunakan
huruf
Arial
dengan
ukuran
42,
diletakan pada bagian tengah map secara simetris. Contoh:
(b) Map Naskah Dinas Satuan Kerja Eselon I/setara Jabatan Pimpinan Tinggi Madya terdiri dari: Logo dan bertuliskan “KEMENTERIAN DALAM NEGERI” pada bagian pertama, “REPUBLIK INDONESIA” pada bagian kedua menggunakan huruf Arial dengan ukuran 16, nama “SATUAN KERJA”, ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris. Contoh :
129
(c) Map Naskah Dinas Unit Kerja Eselon II/Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama terdiri dari: (i) Logo
Kementerian
“KEMENTERIAN
Dalam
DALAM
Negeri,
NEGERI”
bertuliskan pada
bagian
pertama, “REPUBLIK INDONESIA” pada bagian kedua, nama “SATUAN KERJA ESELON I” pada bagian ketiga, menggunakan
huruf
Arial
dengan
ukuran
16,
ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris. (ii) Tulisan nama “UNIT KERJA ESELON II” menggunakan huruf Arial dengan ukuran 42 dan alamat unit kerja ditulis menggunakan huruf Arial dengan ukuran 14, diletakan pada bagian tengah map secara simetris.
130
6. Papan Nama a) Jenis papan nama meliputi: (1) Papan nama kementerian; (2) Papan nama satuan kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya; dan (3) Papan nama unit kerja pusat diklat regional atau balai besar. b) Bentuk dan ukuran (1) Bentuk papan nama berbentuk empat persegi panjang dengan huruf arial. (2) Ukuran papan nama panjang 8 m dan lebar 2,2 m. (3) Jenis bahan dasar, warna, besar huruf papan nama diatur sesuai dengan kebutuhan. (4) Papan nama ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk bangunan. (5) Cara Penulisan Map Naskah Dinas (a) Papan nama Kementerian berisi: Huruf pada nama Kementerian dan alamat untuk papan nama kementerian dengan ukuran tinngi 42 cm lebar 22 cm
dan
tinggi
10
cm
lebar
6
cm,
berisi
tulisan
“Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia”, Jalan Medan Merdeka Utara No. 7 Jakarta Pusat, 10110.
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Jalan Medan Merdeka Utara No.7 Jakarta Pusat 10110.
(b) Papan nama satuan kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya: Huruf pada nama Kementerian, nama satuan kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya dan alamat untuk papan nama satuan kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya dengan ukuran tinngi 30 cm lebar 15 cm dan tinggi 42 cm lebar 22 cm
dan
tinggi
10
cm
lebar
6
cm,
berisi
tulisan
131
“Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia”, “Nama Satuan Kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya”, alamat, kode pos dan Nomor telepon.
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN Jalan. Kramat Raya No. 132 Jakarta Pusat Telp: (021) 3101953, 3101955, 3901071, 3901072
(c) Papan nama unit kerja pusat diklat regional atau balai besar. Huruf pada nama Kementerian, nama satuan kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, satuan kerja dan alamat untuk unit kerja pusat diklat regional atau balai besar dengan ukuran tinggi 30 cm lebar 15 cm, tinggi 25 cm lebar 10 cm, tinggi 42 cm lebar lebar 22 cm dan tinggi 10 cm lebar 6 cm, berisi tulisan “Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia”, “Nama Unit Kerja Pusat Diklat Atau Balai Besar dan IPDN Kampus Daerah”, alamat, kode pos dan Nomor telepon.
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA REGIONAL
Jalan .............................................................. Kode Pos Telepon (…) ……….. Faks. (…..)…………
132
C. Pengelolaan Naskah Dinas 1. Pengelolaan surat a) Pengelolaan Surat masuk dilakukan melalui tahapan: (1) Penerima surat masuk menindaklanjuti surat yang diterima dengan cara: pengagendaan, pengklasifikasian sesuai sifat dan pendistribusian ke unit pengelola. (2) Unit pengelola menindaklanjuti sesuai klasifikasi surat dan arahan pimpinan. (3) Surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha. b) Pengelolaan surat keluar dilakukan melalui tahapan: (1) Konsep
surat
terkoordinir
keluar
sesuai
diparaf
tugas
secara
dan
berjenjang
dan
kewenangannya
dan
diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha untuk memudahkan pengendalian. (2) Surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan dibubuhi stempel oleh unit tata usaha sekretariat pada masing-masing satuan kerja untuk kemudian didistribusikan. (3) Surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha. 2. Tingkat Keamanan a) Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan Negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan
yang
tidak
berhak,
surat
ini
akan
membahayakan
keamanan dan keselamatan Negara. b) Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan merugikan Negara. c) Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun, itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. d) Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam
133
rangka
keamanan
dan
keselamatan
Negara.
Tanda
tingkat
keamanan ditulis dengan stempel (tidak diketik) berwarna merah. Jika Surat dinas tersebut disalin, stempel tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna stempel pada surat asli. 3. Kecepatan Penyampaian a) Amat Segera/Kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima dapat diberi tanda XXX pada pojok kanan atas surat atau pojok kanan atas disposisi. b) Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima dapat diberi tanda XX pada pojok kanan atas surat atau pojok kanan atas disposisi. c)
Penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima;
d) Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 (lima) hari kerja setelah surat diterima. 4. Paraf Konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinir sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masingmasing unit tata usaha dalam rangka pengendalian. a) Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf. b) Paraf
merupakan
tanda
tangan
singkat
sebagai
bentuk
pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi, dan pengetikan naskah dinas. c) Paraf meliputi: (1) Paraf hirarki merupakan paraf pejabat sesuai jenjang jabatan yang dibubuhkan searah jarum jam atau berbentuk matriks. Contoh: (2) SEKRETARIS JENDERAL, (3)
Keterangan: (1) : Kasubbag
(1) NUGROHO
(2) : Kabag (3) : Kepala Biro
(2) paraf koordinasi merupakan paraf pejabat sesuai substansi tugasnya pada masing-masing unit kerja yang berbentuk matriks.
134
Contoh: Paraf hirarkis dalam bentuk matrik PARAF HIRARKI JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA ADMINISTRATOR PENGAWAS
Paraf Koordinasi dalam bentuk matrik PARAF KOORDINASI JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA Dst
d) Draft naskah dinas arahan berupa peraturan, keputusan, perjanjian, harus dibubuhi paraf pada tiap halaman dibagian kanan bawah. e) Paraf naskah dinas terkait administrasi keuangan diatur lebih lanjut dalam Peraturan Menteri Keuangan. 5. Penulisan Nama Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada halaman pertama naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau nama Kementerian Dalam Negeri. Kepala nama jabatan digunakan untuk mengindentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh pejabat negara, sedangkan kepala nama Kementerian Dalam Negeri digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh pejabat selain Menteri. Pencantuman Kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut: a) Nama Jabatan Kertas
dengan
kepala
nama
jabatan
dan
lambang
negara
digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh Menteri Dalam Negeri. Kepala Nama Jabatan berturut-turut terdiri
135
dari gambar Lambang Negara dan Nama Jabatan yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital secara simetris. Perbandingan ukuran Lambang negara dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas. b) Nama Instansi/Unit Organisasi Kertas kepala nama instansi dan logo Kementerian Dalam Negeri serta alamat digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama instansi ditulis dengan huruf kapital. 6. Penandatanganan a) Penggunaan Garis Kewenangan Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan. Menteri Dalam Negeri bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam Kementerian Dalam Negeri. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang. b) Penandatanganan Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggung
jawab
menandatangani
yang
ada
naskah
pada
dinas
seorang
sesuai
pejabat
dengan
untuk
tugas
dan
kewenangan pada jabatannya. 7. Kewenangan Penandatanganan a) Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas
antar/keluar
kebijakan/keputusan/
instansi arahan
pemerintah berada
yang
pada
Menteri
bersifat Dalam
Negeri. b) Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang
tidak
diserahkan/
bersifat
kebijakan/keputusan/arahan
dilimpahkan
kepada
Sekretaris
Jenderal
dapat dan
Jabatan Pimpinan Tinggi Madya di setiap satuan kerja atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya. c) Penyerahan/pelimpahan
wewenang
dan
penandatanganan
korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:
136
(1) Sekretaris
Jenderal
dapat
memperoleh
pelimpahan
kewenangan dan penandatanganan surat dinas tentang arahan mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh satuan kerja di instansi masing masing. (2) Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama pada Satuan Kerja dapat memperoleh penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan surat dinas
yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing. 8. Kata Penyambung Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya, ditulis pada bagian kanan bawah. Kata penyambung ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks disudut kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan tiga buah titik. Kata penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya itu menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian bagian. Contoh: Penulisan kata penyambung Penulisan kata penyambung pada halaman 1 baris paling bawah adalah “Reformasi Birokrasi” -1-
Reformasi Birokrasi…………… Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri adalah Reformasi Birokrasi …. dan seterusnya -2Reformasi Birokrasi……………
137
9. Matriks Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Dalam Negeri No
Jenis Naskah Dinas
Menteri
Staf
Sekjen
Ahli
Dirjen/
Kaban BPSDM
Irjen/
Rektor
Karo/Kapus
Direktur/
Kabag/
Kasubbag/
IPDN
Sesditjen/
Inspektur
Kabid/
Kasubbid/
Kasubdit
Kasi
Seskorpri/
Kaban BPP
JFU
Ka Balai Besar/ Kapus BPSDM Reg 1.
Peraturan
√
2.
Instruksi
√
3.
Surat Edaran
√
1)
4.
Keputusan
√
√ 1)
√ 1)
√ 1)
5.
Surat Perintah
√
√ 1)
√ 1)
√ 1)
√
√ 2)
√2)
6.
Surat Tugas
√
√ 1)
√ 1)
√ 1)
√
√ 2)
√2)
7.
Surat Perjalanan Dinas Lembar
8.
√ √
√ 3)
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√ 1)
√ 1)
√
√
√ 2)
√ 2)
√ 3)
√ 4)
√
√
√
√
√ 2)
√ 2)
√
√ 4)
√
√
Disposisi 9.
Nota Dinas
10.
Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
10
Memorandum
√
√
√
√
11.
Surat Undangan
√
√ 1)
√ 1)
√ 1)
√
√ 2)
12
Surat Perjanjian
√
√ 1)
√ 1)
√ 1)
√
√
√
13.
Surat Kuasa
√
√
√
√
√
√
√
14
Berita Acara
√
√
√
√ 1)
√
√ 2)
√
15
Surat
√
√ 1)
√ 1)
√ 1)
√
√ 2)
√ 2)
√
√ 2)
√ 2)
√ 3)
√
3)
√
Keterangan 16
Surat Pengantar
1)
√ 1)
√ 1)
√
17
Pengumuman
√
√ 1)
√ 1)
√ 1)
√
18
Rekomendasi
√
√
√
√ 1)
√
19
Radiogram
√
√ 1)
√ 1)
√ 1)
√
21.
22.
Surat Keterangan Melaksanakan Tugas Surat Panggilan
√
√ 1)
23
Piagam
√
1)
24
Sertifikat
√
√ 1)
25.
STTPP
26.
Laporan
27.
Telaahan Staf
2) √
√ 1) 1) √ 1)
√ 1)
√
1)
√
√ 2)
√ 2)
√ 1)
√ 2)
√
√ 1)
√
√ 2)
√
√ 3)
√ 4)
√
√
√
√
√
√
√ 4)
√
√ 1)
3)
√ 1) √
√
√ 1)
√ 1)
√
√
√
Keterangan: √ 1) 2) 3) 4) √1) √ 2) √3) √4)
4)
: Penandatangan atas jabatannya : Penandatangan atas nama menteri : Penandatangan atas nama Jabatan Pimpinan Tinggi Madya : Penandatangan atas nama Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama : Penandatangan atas nama Jabatan Administrator : Penandatanganan atas jabatannya dan atas nama menteri : Penandatanganan atas jabatannya dan atas nama Pimpinan Tinggi Madya : Penandatanganan atas jabatannya dan atas nama Pimpinan Tinggi Pratama : Penandatanganan atas jabatannya dan atas nama Jabatan Administrator
10. Autentifikasi dan Legalisasi
138
a) Autentifikasi adalah proses kegiatan dalam rangka pengesahan naskah
dinas
dalam
bentuk
dan
susunan
produk
hukum.
Autentifikasi dan terhadap Peraturan Menteri yang ditandatangani oleh Menteri dilakukan oleh Kepala Biro Hukum, dan Keputusan Menteri yang ditandatangani oleh Menteri dilakukan oleh Kepala Biro Umum. b) Legalisasi adalah pengesahan tanda tangan pejabat atau otoritas yang berwenang yang tertera pada suatu dokumen. Legalisasi Naskah dinas dilakukan oleh bagian yang membidangi tata usaha/kearsipan di unit kerja yang mengeluarkan naskah dinas atau dokumen yang akan dilegalisir. 11. Penggunaan Atas Nama, Untuk Beliau, Untuk Perhatian, Ad interim, Pelaksana Tugas Dan Pelaksana Harian a) Penggunaan Atas Nama (a.n.) Atas nama, yang disingkat a.n., dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kepada pejabat dibawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi sebagai berikut: (1) Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis, khusus untuk naskah dinas yang berupa kebijakan kecuali naskah yang sifatnya administrasi; (2) Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggungjawab pejabat yang melimpahkan; (3) Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan naskah dinas berada pada pejabat yang diatasnamakan. Contoh: a.n. Menteri Dalam Negeri Sekertaris Jenderal, Tanda Tangan Sutrisno b) Penggunaan untuk beliau (u.b.) Untuk beliau, yang disingkat u.b., digunakan jika yang diberi kuasa member kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat dibawahnya. Untuk beliau (u.b.) digunakan setelah ada atas nama (a.n.). Pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas dengan bentuk untuk beliau (u.b.) hanya sampai pada pejabat dua tingkat eselon
139
dibawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi antara lain sebagai berikut: (1) Pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural dibawahnya; (2) Materi yang ditandatangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya; (3) Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti; dan (4) Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa. Contoh: a.n. Menteri Dalam Negeri Sekretaris Jenderal u.b. Kepala Biro Organisasi, (tanda tangan) Drs. Eduard Sigalingging,M.Si Pangkat NIP c) Penggunaan untuk perhatian (u.p.) penggunakan
singkatan
u.p.
(untuk
perhatian),
untuk
mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat dan mempercepat penyelesaian maksud surat karena tidak menunggu kebijakan langsung pimpinan. Contoh: Yth.Menteri Dalam Negeri Jalan Medan Merdeka Utara No 7 Jakarta 101110 u.p. Sekertaris Jenderal
d) Penggunaan Ad Interim (a.i.) Penggunaan singkatan Ad interim yang disingkat a.i. merupakan jabatan sementara Menteri Dalam Negeri Contoh: MENTERI DALAM NEGERI a.i, (tanda tangan) Nama
140
e) Pelaksana Tugas (Plt.) (1) Pelaksana tugas yang disingkat Plt. merupakan pejabat sementara
pada
jabatan
tertentu
yang
mendapat
pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena tidak ada pejabat definitif. (2) Plt. ditetapkan dengan: (a) keputusan
menteri
untuk
jabatan
Pimpinan
Tinggi
Madya; (b) keputusan menteri yang ditandatangani oleh sekretaris jenderal atas nama menteri untuk Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama; dan (c) surat perintah tugas kepala biro, kepala pusat dan sekretaris satuan kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Jabatan Pimpinan Tinggi Madya untuk jabatan Administrator dan jabatan Pengawas. (3) Keputusan dan surat perintah tugas berlaku paling lama 1 tahun sejak ditetapkan. (4) Plt.
bertanggung
jawab
atas
naskah
dinas
yang
dilakukannya. Contoh: Plt. Kepala Biro Organisasi dan Tatalaksana, Tanda Tangan Nama Lengkap Pangkat/Gol NIP f) Pelaksana Harian (Plh.) (1) Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh. merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara. (2) Plh. ditetapkan dengan: (a) keputusan menteri untuk Jabatan Pimpinan Tinggi Madya;
141
(b) keputusan menteri yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atas nama menteri untuk Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama; dan (c) surat perintah tugas Kepala Biro/Kepala Pusat atau sekretaris satuan kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama Jabatan Pimpinan Tinggi Madya untuk jabatan administrator dan jabatan pengawas. (3) Keputusan dan surat perintah tugas plh berlaku paling lama 3 bulan. (4) Plh.
mempertanggungjawabkan
naskah
dinas
yang
dilakukan kepada atasannya. Contoh: Plh. Kepala Biro Organisasi dan Tatalaksana, Tanda Tangan Nama Lengkap Pangkat NIP
III.
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN NASKAH DINAS Perubahan, pencabutan, pembatalan naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan tersebut. A. Pengertian 1. Perubahan Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah. Perubahan
naskah
dinas
dilakukan
oleh
pejabat
yang
menandatangani atau dilakukan oleh Menteri 2. Pencabutan Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru oleh pejabat setingkat. 3. Pembatalan Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah
142
dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru oleh pejabat di atasnya. B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan 1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya. Keputusan Menteri harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Menteri juga. 2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd TJAHJO KUMOLO Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BIRO HUKUM, ttd W. SIGIT PUDJIANTO NIP. 19590203 198903 1 001.
