Memorie van antwoord Aan Van Datum Onderwerp Vraag van
: : : :
de leden van de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders en de griffier 26 januari 2015 memorie van antwoord bij Nota geheimhouding, convenant actieve informatieplicht en RvO college : GroenLinks/D’66
Convenant actieve informatieplicht Vraag 1: Er staat in dit convenant bij 6: Het college en de burgemeester informeren de raad in de geest van artikel 169 Gemeentewet op hoofdlijnen, maar wel volledig, juist en tijdig, en geven daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen, en-/of stellen deze digitaal beschikbaar. * Waarom in de geest? Waarom op hoofdlijnen? In artikel 169 staat gewoon dat alle inlichtingen moeten worden gegeven? Waarom is voor deze beschrijving gekozen? Antwoord: * Het uitgangspunt van de Wet dualisering gemeentebestuur is dat de raad op hoofdlijnen stuurt en daarvoor die informatie nodig heeft om de kaders vast te stellen en om naar behoren te kunnen controleren. Dit houdt niet automatisch in dat de raad per definitie àlle informatie ontvangt waarover het college beschikt. Uitgangspunt van het college is en blijft: naleving van artikel 169, tweede lid Gemeentewet en de raad alle inlichtingen te geven die hij nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. In dit convenant wordt dit nader uitgewerkt: het college informeert de raad op hoofdlijnen maar wel volledig, juist en tijdig aangezien dit in de lijn c.q. geest is van artikel 169 Gemeentewet. En wij geven daarbij aan welke achterliggende stukken er bestaan, waar deze ter inzage liggen, of wij stellen deze digitaal beschikbaar. Wij trachten hiermee het inlichtingenverkeer met de raad zo goed en zo werkbaar mogelijk in te richten. De raad kan daarna altijd aangeven welke inlichtingen hij verder nodig heeft en in welke vorm hij die wenst te ontvangen. Vraag 2a: In het convenant bij 8 staat: Het college en de burgemeester raadplegen de raad via een raadpleegbrief indien zij tevoor een standpunt van de raad wensen over een onderwerp. Opmerking: de raadpleegbrief is een fenomeen dat wordt gebruikt in Wassenaar, Voorschoten en Geertruidenberg. * Komt het college, na de raadpleging middels de brief, met een voorstel naar de raad? Dan komt het verhaal nogmaals ter discussie. Dat is dan twee keer. Vraag 2b: * Of is het verkregen advies een verkapt besluit? Of dient het advies als ondersteuning voor collegebesluiten?
Antwoord: * Met een raadpleegbrief wordt de raad doorgaans geraadpleegd over een zaak waarover wij uiteindelijk een beslissing moeten nemen. Het is geen verkapt besluit; op grond van feiten en omstandigheden is het mogelijk dat wij gemotiveerd afwijken van het richtinggevend advies van de raad. Wij informeren de raad op de gangbare wijze over onze beslissing. Maar er kunnen onderwerpen zijn, waarover de raad moet beslissen en waarbij wij in eerste instantie een richtinggevende uitspraak van de raad wensen. Dan kunnen wij verder met de voorbereidingen en wordt het onderwerp uiteindelijk ter definitieve besluitvorming aan de raad voorgelegd. Vraag 3: In convenant bij 9c staat: c. Daarnaast geldt dat: - er bij de informatieverstrekking geen onderscheid wordt gemaakt tussen raads- en collegebevoegdheden. Opmerking: informatie verstrekken aan bevoegdheden? * Wat wordt er bedoeld met 9c? Antwoord: * Met artikel 9c van dit convenant wordt bedoeld dat wij de raad informeren over collegebevoegdheden èn over zaken waartoe de raad uiteindelijk bevoegd is. Het mag met andere woorden nooit zo zijn dat de raad informatie over een bepaald onderwerp wordt onthouden omdat het gaat om een collegebevoegdheid. Reglement van Orde Vraag 4: Er staat in reglement van orde niets over collegiaal bestuur, zoals verwoord in de gemeentewet art 169 lid 1. In het raadsvoorstel meldt het college bij motie 27-11-2014 dat door het reglement van orde de motie is uitgevoerd. * Hoe is dat dan geregeld? Antwoord: * Collegiaal bestuur vindt zijn grondslag in de Grondwet en in de Gemeentewet. Vooral in artikel 169, eerste lid Gemeentewet komt dit tot uitdrukking. Het college werkt op basis van een gezamenlijk programma, en de collegeleden zijn gezamenlijk èn afzonderlijk verantwoordelijk voor het gevoerde beleid. Daarbij laat het college de portefeuillehouder het woord voeren namens het college, deze spreekt dan namens het voltallige college. Onderlinge stemverhoudingen of gebezigde argumenten aan de collegetafel zijn daarbij in principe geen onderwerp van gesprek tenzij daar door de raad, bijvoorbeeld in het kader van een raadsonderzoek, expliciet om wordt gevraagd. Nu collegiaal bestuur in de Gemeentewet is ingebed, hoeft dit niet noodzakelijk in het reglement van orde opgenomen te worden en wij hebben er destijds dan ook voor gekozen om dit niet op te nemen. Maar wij zijn bereid om ons reglement van orde op korte termijn hierop aan te passen en dat zult u dan ter kennisname ontvangen. Vraag 5: In de toelichting van het reglement van orde staat het volgende bij artikel 1: Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel
Onderwerp: memorie van antwoord bij Nota geheimhouding, convenant actieve informatieplicht en RvO college p. 2/6
gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). * Waarom staat hier ten overvloede? Antwoord: * Zoals hiervoor geschreven is dit in de Gemeentewet geregeld. Wij gaan er van uit dat algemeen bekend is dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken en werkzaamheden. In de toelichting hebben wij dit nogmaals benadrukt. Vraag 6: * In art. 1 staat niets over verantwoordelijkheid. Alleen over verdeling van taken en vervanging. In deze toelichting gaat het over verantwoordelijkheid voor het uitoefenen van de taken. Wat is hiervan de toegevoegde waarde? Antwoord: * Zie ons antwoord op vraag 5.
Vraag 7: Als dit stuk in de toelichting over collegiaal bestuur gaat, slaat u de plank volledig mis. Collegiaal bestuur staat geregeld in art 169 lid 1 van de gemeentewet. Collegiaal bestuur gaat over de verantwoordelijkheid voor collegebesluiten. Niet voor uitvoeren van taken! * Moet het collegiaal bestuur benoemd worden in het reglement van orde? Zo ja, dan moet er een extra bullit bij artikel 1. Het college en elk van zijn leden afzonderlijk zijn aan de raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur. Er moet dan iets (al dan niet ten overvloede) in een toelichting dan kan het volgende: De Gemeentewet gaat uit van collegiaal bestuur door het college. Het college is het bevoegde orgaan en besluiten zijn collegebesluiten. Wethouders kunnen niet zelfstandig besluiten nemen. De leden van het college zijn (mede) verantwoordelijk voor genomen besluiten. De collegialiteit van bestuur komt met name tot uitdrukking in de verantwoordelijkheidsplicht (artikel 169, eerste lid, Gemeentewet). De verantwoording betreft het door het college als zodanig gevoerde bestuur. De verantwoordingsplicht is een plicht van het college als geheel en van zijn afzonderlijke leden. Ook de burgemeester is als collegelid voor het door het college gevoerde bestuur verantwoording verschuldigd. De uitoefening van de verantwoordingsplicht over het collegebesluit geschiedt in de bestuurspraktijk door de individuele bestuurders. De raad bepaalt of de verantwoording (namens het college) toereikend is en dan geldt daarna het vertrouwensbeginsel. Antwoord: * De tekst van de extra bullit staat al letterlijk in artikel 169, eerste lid Gemeentewet en is van kracht. Naar onze mening hoefde deze hogere regelgeving dan niet expliciet in het reglement van orde van het college te worden opgenomen. Wij zijn bereid om ons reglement van orde hierop te bekijken, waarop er mogelijk nog een aanpassing volgt waarvan we de raad dan in kennis stellen. Vraag 8: * Als collegiaal bestuur NIET benoemd moet worden in het reglement van orde, dan is de motie 27-11-14 niet uitgevoerd? Antwoord: * U verwijst naar de motie die is aangenomen bij de behandeling van het agendapunt “Bespreken Rapport Raadsonderzoek BIZ-Dombosch Gemeente Geertruidenberg”: “Aangenomen motie ingediend door de fractie van GLD66 Onderwerp: memorie van antwoord bij Nota geheimhouding, convenant actieve informatieplicht en RvO college p. 3/6
De raad verzoekt het college zich te allen tijde te conformeren aan de GW en aan het in de gedragscode voor burgemeester en wethouders benoemde punt over collegialiteit waarin staat dat de bestuurders zich realiseren dat zij deel uitmaken van een collegiaal bestuursorgaan.” Wij zullen de wet en de gedragscode naleven, en daarmee zullen wij de motie van 27 november 2014 uitvoeren. Vraag 9: Artikel 5. Vertrouwelijkheid wordt enkel opgelegd op onderwerpen en stukken die een mate van vertrouwelijkheid hebben. …Schending van vertrouwelijkheid zal niet direct leiden tot een strafrechtelijke procedure, maar eventueel kunnen er uiteindelijk wel disciplinaire dan politieke maatregelen (zoals schorsing) op volgen. * Om het eenvoudig te houden is het wellicht handig om géén onderscheid te maken tussen vertrouwelijk en geheimhouding? Is dit overwogen? Antwoord: * Er is inderdaad nagedacht over hoe om te gaan met het grijze gebied van vertrouwelijkheid. Opleggen van geheimhouding is een zwaardere procedure. Als er enkel gewerkt wordt met openbaarheid en geheimhouding, betekent dit dat er op onderwerpen zoals bijvoorbeeld sociale zaken-aangelegenheden, onderscheidingen, aanbestedingen in de onderhandelingsfase etc. telkens geheimhouding moet worden opgelegd (en op een gegeven moment moet worden opgeheven). Dat strijdt met het uitgangspunt dat zeer terughoudend wordt omgegaan met geheimhouding. Het is onontkoombaar dat we bij bepaalde onderwerpen te maken hebben met vertrouwelijkheid, maar waarbij opleggen van geheimhouding een te zwaar middel is. Daarom zijn in het Convenant geheimhouding Geertruidenberg de afspraken neergelegd hoe om te gaan met geheimhouding en vertrouwelijkheid. Daarin is tevens aangegeven dat het college de raad altijd informeert over het opleggen van geheimhouding en in beginsel de raad informeert over vertrouwelijke aangelegenheden (uitzonderingen zijn personeelsaangelegenheden en sociale zaken). Vraag 10: Artikel 7 stemmingen Lid 3: Het stemmen staken gaat over personen. Bv 2 wethouders willen wel plaats nemen in de raad van toezicht/bestuur van … Dan moet worden gestemd. Maar de stemmen staken. In het artikel 7 lid 3 staat dan dat het lot beslist. * Klopt dat? En hoe beslist het lot? Dobbelen? Antwoord: * Deze situatie doet zich uiterst zelden voor. Maar als de stemmen staken dan wordt er inderdaad geloot. Vraag 11: In het Biz rapport wordt nadrukkelijk gesproken over de doorzettingsmacht van de burgemeester. * Dit komt niet terug in het reglement van orde. Wat is daarvan de reden? Antwoord: * In hoofdstuk III, het college van burgemeester en wethouders, artikel 59 Gemeentewet staat: 1. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. 2. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter. Onderwerp: memorie van antwoord bij Nota geheimhouding, convenant actieve informatieplicht en RvO college p. 4/6
Het is dus al wettelijk geregeld. In artikel 7, derde lid onder b en c van het reglement van orde van het college is geregeld hoe wordt gehandeld als de stemmen staken bij een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen. Vraag 12: Artikel 8 Verslag Lid 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt. * Hebben we het hier over het innemen van een minderheidsstandpunt? Antwoord: * Dat zal doorgaans inderdaad het geval zijn. Convenant opleggen geheimhouding Vraag 13: In artikel 7 staat: 7. Als een aangelegenheid naar de inschatting van het college te precair is, informeert het college of de burgemeester in eerste instantie het presidium. Het presidium adviseert in hoeverre en wanneer deze aangelegenheid met de raad moet worden gedeeld. Opmerking: Er is geen wettelijke grondslag voor het presidium te vinden in de Gemeentewet. In ons geval is het niets anders dan een agendacommissie. * Is de agendacommissie het juiste platform om over precaire zaken te adviseren? Antwoord: * In artikel 5 en 6 van het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad 2014” is geregeld dat de raad een presidium heeft en welke taken het presidium heeft. Naast de taak een voordracht te doen over de agenda’s van de vergaderingen van de raad heeft het presidium ook als taak om aanbevelingen te doen aan de raad over de organisatie van de werkzaamheden van de raad. Dat maakt het presidium een juist platform voor het adviseren hoe om te gaan met een precaire aangelegenheid en in hoeverre en wanneer dit met de raad wordt gedeeld. Vraag 14: Opmerking: We hebben toch één soort raads- en steunfractieleden? Adviseert er nu een kleine groep (eerste soort: het presidium) of er informatie met hen (de tweede soort) gedeeld gaat worden? Raadsleden horen altijd – al dan niet in tweede instantie – te worden geïnformeerd. * Toch? Antwoord: * Wij verwijzen mede naar de antwoorden onder vraag 1 en vraag 13. Precaire onderwerpen vragen soms om een andere benadering; wij hebben gezocht naar een werkbare oplossing om precaire onderwerpen zo snel mogelijk met (een gedeelte van) de raadsleden en eventueel fractieassistenten te kunnen bespreken. In het convenant geheimhouding geven wij daar in samenwerking met de raad nadere invulling aan. In de presidiumvergadering van december hebben de leden van het presidium aangegeven dat zij graag wensten te vergaderen met enkel de fractievoorzitters en geen andere afvaardigingen meer indien het besloten vergaderingen van het presidium betreft. Hiermee is in het convenant rekening gehouden, maar indien de raad daar van af wenst te wijken, kan dat natuurlijk. Het is de raad die aangeeft hoe hij wenst te werken. Het presidium doet daarvoor aanbevelingen. Onderwerp: memorie van antwoord bij Nota geheimhouding, convenant actieve informatieplicht en RvO college p. 5/6
Burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris, de burgemeester,
R.C.J. Nagtzaam
drs. W. van Hees
Onderwerp: memorie van antwoord bij Nota geheimhouding, convenant actieve informatieplicht en RvO college p. 6/6
