I.
MEMBUAT JURNAL (Create Journal)
Setup jurnal ini diperlukan ketika jurnal belum ada di portal. Namun jika dalam portal online jurnal yang dimaksud sudah ada, langkah ini tidak diperlukan dan bisa lanjut ke langkah II, bagian Pengelolaan Jurnal. Membuat jurnal baru hanya dapat dilakukan oleh Super Administrator. 1. Buka aplikasi browser (Firefox, Google Chrome, Opera, Internet Explorer) dan buka laman http://trainingojs.ums.ac.id/
2. Selanjutnya pilih menu Login untuk masuk ke sistem administrator jurnal online tersebut, lalu masukkan Username dan Password dan tekan tombol Login.Centang tanda “Remember my username and password” jika ingin tetap login, dan biarkan kosong jika tidak ingin tetap login dalam sistem.
1
3. Jika berhasil masuk ke sistem, maka akan terlihat tampilan beberapa jurnal yang sudah pernah dibuat. Dan jika sebelumnya belum pernah membuat, maka tidak akan terlihat tampilan daftar jurnal
4. Untuk membuat jurnal baru, pilih menu Site Administrator Hosted JournalsCREATE JOURNAL.
2
5. Akan muncul halaman baru yang berisi form mengenai info dasar tentang jurnal yang akan kita buat nanti. Isi form tersebut dan tekan tombol save untuk melanjutkan.
Menentukan bahasa utama yang akan digunakan dalam jurnal
Nama Jurnal Ilmiah
Deskripsi mengenai jurnal yang akan dibuat
Berisi kata pendek atau singkatan dari jurnal yang akan dibuat
Beri tanda centang supaya jurnal ini bisa diakses publik
3
6. Ketika jurnal berhasil dibuat maka jurnal tersebut akan muncul di daftar jurnal paling atas. Untuk mengatur posisi jurnal bisa dilakukan pada menu ORDER.
4
II.
PENGATURAN JURNAL (Setup Journal) 1. Create Jurnal terlebih dahulu seperti langkah I,bagian Membuat Jurnal. Jika sudah, selanjutnya Login ke sistem administrasi jurnal online Universitas Muhammadiyah Surakarta http://trainingojs.ums.ac.id/dan pilih menu login. Atau langsung pilih jurnal yang telah dibuat lalu login ke sistem administrasi jurnal (jika belum Login/ masuk ke sistem Administrasi jurnal).
2. Untuk dapat mengelola jurnal secara keseluruhan perlu ada seseorang yang bertindak sebagai Journal Manager, dimana journal manager ini merupakan administrator tertinggi dalam sebuah jurnal. Peran sebagai Journal Manager dalam portal http://trainingojs.ums.ac.id/ ini ditentukan oleh Super Administrator.
5
3. Login sebagai Journal Manager untuk mengelola sebuah jurnal, dan pilih menu Setup
Pilih menu [Setup]
4. Akan muncul 5 tahap yang harus dilakukan untuk melengkapi data-data jurnal, yaitu Details(Informasi lengkap), Policies(Kebijakan), Submissions, Management, dan The Look.
5. Pilih menu Details untuk melengkapi data-data jurnal seperti: Informasi Umum, Kontak Utama, Kontak Dukungan Teknis, Email Identifikasi, dan beberapa informasi lain. Lengkapi form isian tersebut sesuai dengan petunjuk yang ada didalamnya, selanjutnya tekan tombol save and continue untuk melanjutkan proses berikutnya. a. Informasi Umum: Berisi informasi mengenai nama Jurnal, inisial jurnal, singkatan (abbreviation) jurnal, ISSN cetak, ISSN online dan alamat untuk keperluan surat menyurat.
6
b. Kontak Utama: dapat diisi informasi Redaktur utama, Redaktur pelaksana, atau Staf administratif. Informasi ini akan ditampilkan di beranda jurnal di bawah Kontak, bersama dengan Kontak Dukungan Teknis.
c. Kontak Dukungan Teknis: akan tercantum di halaman Kontak jurnal sebagai perantara Editor, Penulis, dan Reviewer ketika memerlukan dukungan teknis, misalnya Penulis dan Reviewer menemui kesulitan dengan instruksi atau format file maka orang inilah yang berperan membatu hal tersebut.
7
d. Identifikasi Email: Email yang disiapkan dan secara otomatis akan tampil di bagian header dan footer pada saat mengirimkan email.
Email yang tidak terkirim akan memberikan pesan error ke alamat ini
e. Penerbit: Nama Organisasi yang menerbitkan jurnal.
f.
Organisasi Sponsor: Nama organisasi (contoh: asosiasi ilmiah, universitas, koperasi, dll) yang memberikan sponsor ke jurnal.
g. Kontributor: Badan atau organisasi pembantu yang memberikan bantuan keuangan untuk jurnal.
8
h. Indeks Mesin Pencari: akan membantu pengguna (peselancar) internet dalam menemukan jurnal pada search engine, yaitu dengan cara memasukkan deskripsi singkat “tentang kami” dan kata kunci yang relevan (dipisahkan oleh titik koma).
i.
Visi dan Tujuan Jurnal: akan ditampilkan di bagian website jurnal "Tentang Kami" dan dapat digunakan untuk mendeskripsikan perubahan pada judul, Dewan editorial, dan item lain yang relevan dengan penerbitan jurnal.
j.
6. Pilih menu Policies untuk mengatur fokus pembahasan jurnal, peer review, privasi dan keamanan jurnal. Lanjutkan prosesnya dengan menekan tombol save and continue jika aturan kebijakan jurnal telah selesai dibuat. a. Fokus dan Ruang Lingkup Jurnal: Informasi mengenai fokus dan ruang lingkup pembahasan jurnal secara umum.
9
b. Peer Review: garis besar kebijakan dan proses peer review jurnal untuk Pembaca dan Penulis, termasuk jumlah reviewer yang biasanya bertugas melakukan review dalam sebuah naskah, kriteria reviewer dalam menilai naskah, banyaknya waktu yang digunakan untuk melakukan review, dan aturan perekrutan reviewer. i. Kebijakan review: Kebijakan mengenai jumlah reviewer, lama waktu review, dan blind review.
ii. Petunjuk review:Memberi petunjuk bagi reviewer tentang kriteria untuk menilai kepantasan naskah yang akan diterbitkan jurnal, juga instruksi untuk menyiapkan review yang efektif dan berguna.
Form review dapat dibuat sendiri.
Form review dapat dibuat sendiri oleh masing-masing pengelola, sesuai dengan aturan yang ada. Langkah-langkah untuk membuat form review sebagai berikut:
10
Pilih menu REVIEW FORM seperti terlihat gambar diatas.
Membuat Form Review Baru
Selanjutnya pilih menu CREATE REVIEW FORM untuk membuat form baru. Lakukan save jika sudah melakukan pengisian form.
Untuk dapat digunakan, form yang baru saja dibuat harus diaktifkan terlebih dahulu dengan cara menekan menu ACTIVATE. Selanjutnya untuk mengisi item form pilih menu EDIT.
Berikutnya mengisi item form review, dengan cara memilih menu FORM ITEMS.
11
12
Pilih menu CREATE NEW ITEM untuk mengisi item penilaian artikel.
Contoh item penilaian artikel sebagai berikut. Jika ada item penilaian yang lain dapat dilakukan dengan memilih menu Add Selection.Lakukan penyimpanan dengan menekan tombol save jika item penilain sudah sesuai dengan yang diinginkan.
Untuk melihat form item penilaian yang baru saja dibuat dapat dilakukan dengan memilih menu REVIEW FORM.
iii. Proses review Memilih proses review berdasarkan sistem yang disediakan oleh OJS: Proses review standar: Editor mengirimkan undangan review melalui email. Reviewer harus login ke website jurnal untuk menyelesaikan review. Proses Review Email-Attachment: Editor mengirimkan permintaan kepada Reviewer untuk mereview naskah yang dilampirkan di email. Reviewer mengirimkan hasil review melalui email.
iv. Pilihan Review Mengaturjangka waktu review, pengingat, penilaian reviewer, akses reviewer, dan blind review. Jika dalam jangka waktu yang telah ditetapkan, Reviewer tidak melakukan review maka Editor harus mencari Reviewer yang lain.Reviewer Ratings diaktifkan () apabila Editor akan menilai Reviewer dengan skala kualitas.
13
c. Pernyataan Privasi: Untuk memberikan pernyataan yang bersifat privasi.
d. Keputusan Editor: Aktifkan Editor Decision jika Penulis/Author kedua (dan seterusnya) ingin memperoleh pemberitahuan/notifikasi. Penambahan Item yang akan muncul di halaman “About the Journal”:Tambahkan item dan isinya jika ingin menambahkan informasi tentang jurnal yang muncul di halaman About the Journal
14
e. Pengarsipan Jurnal : Keamanan dan perlindungan permanen jurnal yang dilakukan oleh sistem LOCKSS dari OJS.
f.
Database Calon Reviewer: tautan ke database literatur relevan yang dapat dicari oleh Reviewer dan terbuka untuk Editor tanpa harus berlangganan.
7. Pilih menu Submissions untuk mengatur petunjuk penyerahan naskah bagi penulis (Author), hak cipta, indeks mesin pencari,dan proses registrasi. Lakukan penyimpanan dengan menekan tombol save and continue untuk melanjutkan proses pengaturan ke tahap berikutnya. a. Petunjuk Penulis(Author) : Mengatur bibliografi dan format standar untuk penulis (Author) yang digunakan untuk penyerahan (submisi) naskah jurnal.
15
Saat melakukan penyerahan artikel, Penulis harus memeriksa kelengkapan item di Daftar Persiapan Naskahterlebih dahulu, sebelum melakukan proses submisi.Item checklist dapat ditentukan oleh pengelola jurnal.
16
b. Perijinan : Berisi tentang pemberitahuan hak cipta jurnal. c.
d. Minat Review:UntukJurnal biomedis biasanya membutuhkan Penulis dan Reviewer untuk menyatakan apakah mereka memiliki minat review dengan riset mereka. e.
17
f.
Bagi Penulis(Author) untuk melakukan indeks karya mereka: Berisi keterangan dan informasi mengenai disiplin ilmu, klasifikasi subjek, kata kunci, cakupan jurnal, dan metode yang digunakandalam memudahkan proses pencarian jurnal.
g. Metadata Harvesting : jika super Administrator http://journals.ums.ac.idsudah mendaftarkan, jurnal akan diindeks secara otomatis dan tidak perlu mendaftarkan lagi.
h. Pemberitahuan penyerahan naskah Penulis (Author): Saat menyelesaikan proses penyerahan naskah, Penulis akan secara otomatis mengirimkan email pemberitahuan ke email yang dirujuk.
Email yang dirujuk
18
i.
Bantuan perbaikan kutipan:Aktifkan checkbox (tanda centang) untuk memudahkan pengeditan referensi dan kutipan guna memudahkan penulis dalam memasukkan kutipanasli dengan naskah. Editor jugamemiliki akses ke bantuan perbaikan kutipan inisehingga dapat memeriksakutipanasli terhadap database eksternal.
19
8. Pilih menu Management untuk mengatur akses dan keamanan, penjadwalan, pengumuman, copy editing, layout dan proof reading jurnal. Lakukan save and continue untuk meneruskan ke tahap berikutnya setelah selesai melakukan pengaturan di bagian Management ini. a. Pengaturan Akses dan Keamanan: Akses ke konten Jurnal:Menentukan kebijakan akses apakah jurnal dapat diakses secara terbuka atautertutup.
Pembatasan akses artikel dan registrasi pengguna: berisi tentang cara registrasi pengguna.
Tidak perlu dicentang
20
b. Penjadwalan Penerbitan Jadwal Penerbitan: pemberitahuan tentang jumlah terbitandalam satu tahun dan waktu penerbitan.
Format: centang pilihan berikut ini untuk mengidentifikasi terbitan.
Frekuensi dan terbitan pertama: mengatur tahun dan nomor terbitan/volume awal untuk penerbitan pertama jurnal, serta frekuensi yang diinginkan.
c. Identifikasi konten jurnal:Identifikasi digital untuk setiap artikel yang dimuat.
d. Pengumuman: Pemberitahuan tentang berita-berita terbaru, dimana pengumuman ini akan muncul di halaman depan jurnal.
21
e. Copy Editor: Menentukan penanggung jawab copy edit. Ada dua pilihan yaitu dikerjakan oleh Editor/ Section Editor atau petugas khusus yang ditunjuk.
f.
22
Editor Layout: Menentukan penanggung jawab layout. Ada dua pilihan yaitu dikerjakan oleh Editor/ Section Editor atau petugas khusus yang ditunjuk.
Instruksi Layout: berisi tentang instruksi, template, dan tautan referensi.
g. Proofreader:Menentukan penanggung jawab proofreaderapakah dikerjakan oleh Editor/ Section Editor atau petugas khusus yang ditunjuk. Proofreader memeriksa galley naskah.
23
9. Pilih menu The Lookuntuk melakukan kustomisasilayout atau tampilan jurnal berupa header , footer, konten, navigasi menu baik pada halaman beranda maupun halaman isi tunggal. a. Header beranda: Terdapat dua tipe header jurnal, yaitu berupa teks dan gambar. Header teks berupa tampilan tulisan atau teks yang mewakili nama jurnal, sedangkan header gambar berupa tampilan gambar yang dapat berupa logo jurnal (dalam bentuk file *.gif, * .jpg, atau *.png). Sangat disarankan menggunakan file *.png untuk header berupa gambar transparan.
Judul Jurnal. Header (bagian kepala) jurnal harus dipilih salah satu antara header teks atau gambar, karena sistem hanya mengijinkan salah satu dari kedua tipe jenis header tersebut.
Klik untuk upload judul dan logo jurnal
Di bawah judul jurnal terdapat teks pengganti (alternate text), yang akan muncul jika browser tidak dapat memuat gambar logo karena akses internat yang lambat.
Logo Jurnal dan thumbnail Jurnal: Logo jurnal merupakangambar logo yang akan ditampilkan pada halaman jurnal bagian atas. Sedangkan thumbnail jurnal merupakan tampilan preview atau tampilan kecil dari gambar jurnal.
b. Konten Beranda Jurnal: Merupakan tampilan konten yang secara default ketika laman jurnal pertama kali diakses. Konten beranda dapat berisi konten-konten sebagai berikut: Deskripsi jurnal: Deskripsi singkat jurnal (20-25 kata) dalam teks yang ditampilkan di bawah navigasi.Sistem jurnal online ini sudah mendukung proses editing seperti di office word. Hasil olahan dari office word dapat langsung di copy dan pasteke dalam sistem.
24
Gambar beranda: Berisigambar atau file image yang berada di tengah halaman, dimana muncul atau tidaknya tampilan gambar yang di upload ini tergantung theme yang digunakan apakah support atau tidak.
Current Issue: Mengatur tampilnya terbitan yang sedang dibahas saat ini. Apabila tanda checklist diaktifkan, maka current issue yang dibahas akan tampil di halaman beranda, namun jika tidak diaktifkan maka tidak akan muncul current issue di halaman depan/beranda jurnal.
Informasi Tambahan: Berisi tentang informasi tambahan (yang diperlukan) mengenai jurnal, dan akan muncul di bagian halaman beranda.
c. Header page jurnal: Perlu diketahui bahwa antara home (beranda) dengan pagemerupakan laman web yang sedikit berbeda.Laman home (beranda)merupakan laman yang tampil ketika link home (beranda) diakses. Sedangkan laman page misalnya lamanabout (tentang kami), dan laman-laman tunggal (single) yang lain yang navigasi menu berada di bagian atas (header) web jurnal.
Judul Jurnal. Seperti halnya laman beranda (home), laman page (laman tunggal) juga dapat diatur dengan menggunakan teks dan gambar. Dimana header teks merupakan tulisan yang berisi judul jurnal, sedangkan header gambar
25
merupakan header yang berbentuk gambar yang lebih fleksibel cara pengaturannya jika diolah menggunakan aplikasi editor gambar, misalnya GIMP, Adobe Photoshop, atau Corel Draw. Sama seperti pada header beranda (home), bagian kepala (header) jurnal page harus memilih salah satu dari dua jenis tipe header, yaitu teks dan gambar.
Di bawah judul jurnal terdapat teks pengganti (alternate text), yang akan muncul jika browser tidak dapat memuat gambar logo karena akses internat yang lambat.
26
Logo Jurnal: Logo jurnal berupa gambar yang akan muncul di sebelah kiri header jurnal bagian atas.
Favicon Jurnal.Merupakangambar kecil yang akan muncul dibagian atas pada browser ketika jurnal sedang dibuka/ dikunjungi dengan ukuran maksimum sebesar 96x96 pixel.
Header Alternatif. Merupakan pengganti judul dan logo yang menggunakan versi HTML dan dapat disisipkan ke dalam kotak teks di bawah ini. Akan tetapi jika tidak diperlukan, dapat dibiarkan.
d. Footer Halaman Jurnal: Bagian footer jurnal merupakan bagian konten jurnal yang terdapat pada bagian bawah. Untuk mengganti atau memperbaharui footer dapat dilakukan dengan menggunakan kode HTML pada kotak teks di bawah ini. Sebagai contoh dapat berisi navigasi lain, counter web, dll. Dimana, footer ini akan tampil di setiap halaman jurnal.
e. Navigation Bar: Merupakan navigasi menu yang biasanya terletak dibagian atas jurnal, dan bisa dilakukan penambahan link eksternal.
f.
Layout Jurnal: Digunakan untuk mengatur tampilan dan tata letak (layout ) jurnal.Theme / tema untuk jurnal dapat dipilih sesuai dengan yang sudah dipasang di sistem. Dimana themeini dapat diperoleh dari internet maupun membuatnya sendiri. Namun untuk membuat theme sesuai dengan keinginan, diperlukan keahlian tentang CSS (Cascading Style Sheet) dan HTML (Hyopertext Markup Language).
27
g. Informasi: Deskripsi singkat untuk pustakawan dan calon penulis maupun calon pembaca. Untuk Pembaca. Merupakan informasi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pembaca tentang hal-hal yang perlu diketahui.
28
Untuk Penulis. Merupakan informasi yang digunakan untuk memberitahukan kepada penulis tentang hal-hal yang perlu diketahui.
Untuk Pustakawan. Merupakan informasi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pustakawan tentang hal-hal yang perlu diketahui.
h. Daftar item. Menampilkan jumlah item maksimal yang akan ditampilkan pada tiap halaman, misalnya penyerahan (submissions), pengguna (users), atau penugasan untuk pengeditan (editing assignment).
29
