MEMBANGUN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI STUDI KASUS PADA PROFESSIONAL INTERNSHIP PROGRAMME FOR INTERNATIONAL LIBRARIANS

MEMBANGUN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI STUDI KASUS PADA PROFESSIONAL INTERNSHIP PROGRAMME FOR INTERNATIONAL LIBRARIANS (PIPIL) NANYANG TECHNOLOGICAL UNIVERSITY LIBRARIES, SINGAPORE Elnovani Lusiana1 dan Yulianti 2 Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran Jl. Raya Bandung Sumedang Km 21 [email protected] Abstrak Manajemen Layanan Perpustakaan merupakan sebuah topik yang strategis dalam menjawab tantangan dunia perpustakaan di Indonesia. Melalui makalah ini, penulis hendak membahas tentang upaya membangun profesionalisme pustakawan yang telah dilakukan oleh Nanyang Technological University (NTU) Libary atau Perpustakaan Universitas Teknologi Nanyang (PUTN).Permasalahan yang menjadi pokok bahasan pada tulisan ini adalah bagaimana program magang pustakawan internasional dapat meningkatkan kualitas manajemen perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia. Pada kesempatan ini penulis akan menguraikan sejumlah strategi dalam membangun sistem manajemen perpustakaan melalui studi kasus program magang pustakawan di perpustakaan berstandar internasional, NTU Library, Singapore. Dalam bagian pembahasan penulis akan menggunakan metode studi kasus. Besar harapan tulisan ini akan bermanfaat untuk pengembangan wawasan keilmuan di bidang perpustakaan dan informasi serta menambah semangat pustakawan di Indonesia untuk mengedepankan sistem manajemen modern umumnya dalam mengelola perpustakaan, khususnya dalam pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi. Kata Kunci: manajemen perpustakaan perguruan tinggi, program perpustakaan, program magang di perpustakaan Abstract Academic Library management is a strategic topic in answering the challenges of the world of libraries in Indonesia. Through this paper, the authors want to discuss about the efforts to build a leading academic library management which has done by Nanyang Technological University (NTU) Library. The problems that becomes interest of the article is how the application of international librarians internship program can develop the management system ofacademic library in Indonesia. On this occasion the author will describe a number of strategies to build a strong library management services, through an apprenticeship program design librarian in the library of international standard, NTU Library, Singapore. In this paper, the author will use the case study method. Hopefully this article will be useful for the development of scientific insights in the field of library and information science and librarians in Indonesia to promote managing the library, particularly in the academic library management. Keywords; management of academic library, library program, internship program. 1

Dosen Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan FIKOM UNPAD

2

Pustakawan Berprestasi Terbaik Nasional III 2013 (DIKTI)

VISI PUSTAKA Vol. 17 No. 1 April 2015

41

A. Pendahuluan Indonesia pada era masyarakat informasi telah menempatkan profesi pustakawan sebagai profesi yang memiliki peluang yang strategis. Profesi ini memiliki kemampuan mengelola ledakan informasi yang berdampak luas pada masyarakat. Keterbatasan perpustakaan dan kurangnya koleksi perpustakaan jelas berpengaruh terhadap tumbuh kembang perpustakaan. Berbagai kajian menunjukkan bahwa para pemustaka (pengguna perpustakaan) kurang tertarik berkunjung ke perpustakaan selain karena bahan pustaka yang diperlukan tidak tersedia di perpustakaan. Alasan lain adalah suasana perpustakaan dan layanan yang diberikan dinilai tidak sesuai dengan kebutuhannya. Faktor lainnya yang tidak kalah besar pengaruhnya adalah keterampilan dan keahlian dalam mengelola perpustakaan. Perpustakaan yang ideal adalah perpustakaan yang dikelola secara profesional, berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pengguna (user oriented), dan selalu berupaya melakukan perbaikan dan peningkatan terusmenerus. Professional Internship Programme for International Librarians (PIPIL) adalah sebuah program magang untuk pustakawan internasional yang diadakan di Perpustakaan Universitas Teknologi Nanyang (UTN), Singapura. Program ini dilaksanakan hampir setiap tahun dan menghadirkan enam orang pustakawan dari seluruh Asia. Pustakawan internasional ini berkumpul untuk saling belajar dan berbagi informasi dan pengetahuan melalui berbagai kegiatan yang disusun oleh UTN dalam waktu satu bulan. Participants attended briefings on all aspects of the work of the library, visited all library locations, sat in on relevant meetings, joined in library social events, visited relevant external library related sites and prepared and gave presentations on their own libraries and on what they had learned from the programme. (NTU Libraries Annual Report, 2010) 42

Secara umum, program ini akan memberikan peserta pustakawan dengan pemahaman yang baik tentang pengelolaan perpustakaan akademik melalui partisipasi dalam pertemuan, kerja operasional, kegiatan perencanaan, dan interaksi yang dekat antara staf dengan manajemen senior. Para peserta program yang mewakili beberapa negara di benua Asia juga akan diberikan kesempatan untuk mengunjungi perpustakaan lain dan untuk membangun jaringan profesional yang kuat dengan pustakawan dan perpustakaan di Singapura lainnya. Perpustakaan UTN akan memberikan program pelatihan gratis dalam kurun waktu satu bulan. Program PIPIL tahun 2014 ini, pelatihan dimulai usai pelaksanaan IFLA 2013 yang bertempat di Singapura sebagai tuan rumah. Para peserta PIPIL terlebih dahulu diberi kesempatan untuk hadir dan bergabung di forum internasional IFLA sebelum diterpa dengan rangkaian program PIPIL. Usai mengikuti sajian IFLA, peserta PIPIL yang berasal dari enam negara Asia, di antaranya Asia, Thailand, Philipina, Brunei Darussalam, China, Vietnam, dan Indonesia mulai memasuki masa orientasi program. Kemegahan IFLA dan rancangan apik PIPIL membuat peserta program benar-benar dimanjakan dengan pengasahan rasa profesionalisme pustakawan berstandar internasional. Hal ini ditunjang dengan terjaganya semangat para instruktur program yang tidak berjeda seusai mereka menjadi host IFLA yang dilanjutkan dengan melaksanakan PIPIL, sungguh sebuah fakta yang menantang naluri pustakawan untuk mengelevasi kemampuan mengedepankan profesionalisme dalam melaksanakan tanggung jawab pekerjaannya. Penulis sungguh merasa beruntung di tengah kegersangan upaya pustakawan Indonesia untuk menjawab tantangan demi tantangan di kancah internasional. Penulis berhasil juga mendapatkan kesempatan untuk mengikuti sebuah program yang bergengsi di Perpustakaan UTN, Singapura.


Melalui makalah ini penulis akan mengkaji pengalaman yang sangat berharga dalam mengikuti pelatihan dari sutut pandang keilmuan. Pembahasan dilakukan lebih mendalam dengan menggunakan metode studi kasus. Dengan metode itu ditemukan sebuah upaya pelaksanaan program yang serupa di Indonesia. Berdasarkan hal itu, terwujud pustakawan-pustakawan yang memiliki komitmen professional untuk mengelola manajemen perpustakaan perguruan tinggi sebagai motor penggerak pengembangan perpustakaan di Indonesia pada umumnya. B. Rumusan Permasalahan Berdasarkan uraian pendahuluan diatas, penulis tertarik untuk mengkaji upaya membangun Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi melalui Internship Program: Studi Kasus pada Professional Internship Programme for International Librarians (PIPIL) NTU Libraries. Bagaimana manajemen strategi jasa layanan perpustakaan perguruan tinggi di masa depan dan penerapannya dalam pengembangan perpustakaan di Indonesia lengkap dengan segala kendala dan upaya untuk mengatasinya . C. Pembahasan Tantangan di bidang perpustakaan dan informasi di era globalisasi semakin tidak terelakkan lagi seperti yang dikutip dari salah satu publikasi IFLA “...The complex processes involved in the international dissemination of information and knowledge, and the roles of libraries and related information agencies in facilitating access, offer fascinating scope for scholarly study and research. At the same time, the global nature of these processes requires practicing librarians and information workers to be aware of opportunities and challenges that arise internationally”.... (IFLA Publications, 2014)


Perpustakaan UTN merupakan mitra dalam proses pembelajaran dan penelitian. Nilai sebuah perpustakaan terletak pada sumber daya informasi, peralatan, layanan, dan fasilitas yang diberikan kepada semua civitas UTN. Perpustakaan itu memiliki berbagai jenis bahan pustaka yang melayani berbagai kebutuhan dan preferensi belajar. Koleksi cetak terdiri dari 800.000 buku dan terus bertambah sekitar 40.000 volume per tahun. Masing-masing mahasiswa dan staf akademik dapat meminjam sampai 20-40 buku pada satu waktu. Perpustakaan UTN juga memiliki koleksi audio visual yang berjumlah sekitar 39.000 item. Koleksi ini diklasifikasikan menurut sistem klasifikasi Library of Congress.Sumber daya elektronik terdiri dari sekitar 219 database dengan cakupan semua disiplin ilmu dan 54.000 judul e-journal yang unik. E-Resources dapat diakses dari mana saja seperti di asrama, rumah, dan bahkan ketika pengguna berada di negara lain. Yang dibutuhkan adalah akses internet, account jaringan UTN dan password. Perpustakaan UTN juga menyediakan teks lengkap dari tesis mahasiswa UTN di Repositori Digital. Bangunan dari koleksi perpustakaan dikelola di bawah Kebijakan Pengembangan Koleksi. Kebijakan ini memastikan bahwa sumber daya Perpustakaan UTN disesuaikan dengan strategi pengajaran dan penelitian universitas. Kebijakan dan khususnya profil subjek akan ditinjau secara berkala untuk mengikuti perubahan dalam program-program strategis NTU dan kegiatan penelitian. Untuk membantu pengguna mengeksplorasi penggunaan sumber daya ini, NTU Library menyediakan berbagai kemasan informasi dan hasil penelitian. Untuk mencari buku dan bahan audio visual, dapat menggunakan katalog perpustakaan. Hasil pencarian akan memberikan informasi dan juga katalog gambar sampul buku, halaman isi, ringkasan buku, dan ulasan informasi lain yang berguna. Untuk mencari artikel, pengguna dapat menggunakan mesin pencari khusus atau menelusuri e-jurnal online. Perpustakaan UTN juga menyediakan alat 43

untuk membantu pengguna untuk menyimpan, mengatur, memformat, dan menjelaskannya hasil pencarian. Perangkat lainnya terus ditambah untuk memberikan lebih banyak alternatif dalam penggunaan sumber daya perpustakaan. Layanan pustakawan yang ramah dan berdedikasi tinggi juga akan membantu pengguna dalam menggunakan sumber daya perpustakaan dan membimbing pengguna untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Pustakawan UTN juga mengajarkan cara untuk mencari tinjauan pustaka, menemukan dan menggunakan informasi secara efektif, dan memahami lingkungan komunikasi ilmiah. Semua pustakawan mengkhususkan diri dalam berbagai subjek ilmu tertentu (subject librarian) dan dapat membantu pengguna mengatasi masalah pencarian informasi di berbagai bidang keilmuan. Perpustakaan UTN juga menyelenggarakan acara pertemuan dengan para pengguna untuk memperoleh umpan balik dan membangun hubungan yang harmonis melalui tea party atau acara acara gathering lainnya yang kerap dilakukan secara rutin. Pustakawan UTN menerapkan langkah-langkah strategis dalam mengelola perpustakaannya, nilai-nilai transparansi, konsultatif, dan akuntabel menjadi prinsip yang dijunjung tinggi. Pengembangan aspek-aspek kebijakan serta program yang berorientasi kepada pengguna. Pustakawan dan staf Perpustakaan UTN dalam memberikan layanan selalu berupaya menjunjung tinggi efektivitas dan efisiensi. Dimanfaatkan perpustakaan dan inovasi teknologi informasi secara tepat. Infrastruktur ditingkatkan dan dipelihara secara efektif dan efisien untuk memberi pelayanan informasi kepada pengguna. Proses belajar mengajar didukung dan ditingkatkan dengan memberikan dan mempromosikan penggunaan sumber daya informasi secara efektif. Lingkungan yang kaya informasi diciptakan untuk mendukung dan mendorong keunggulan civitas akademika. Eksistensi dan reputasi universitas

44

dipromosikan melalui layanan perpustakaan yang berkualitas serta membina kerja sama dengan organisasi lain untuk meluaskan kontribusi kepada masyarakat. Pustakawan UTN memiliki rencana strategis. Empat bidang utama yang menjadi perhatian diadaptasi dari visi misi universitas. Keempat bidang dimaksud adalah (1) mempersiapkan mahasiswa untuk memperkaya ilmu pengetahuan, (2) menciptakan sebuah komunitas belajar yang penuh semangat di kampus, (3) mendukung proses komunikasi ilmiah, dan (4) fokus pada semua kegiatan pengguna. Perpustakaan difungsikan sebagai kendaraan belajar seumur hidup.Mahasiswa datang ke perpustakaan untuk belajar. Oleh karena itu, perpustakaan perlu mengorganisir penyediaan alat-alat dan jasa untuk memfasilitasi dan mendorong proses belajar mandiri. Tercatat sejumlah orang-orang sukses sepanjang sejarah telah memperoleh manfaat dari pendekatan ini. Saat ini, banyak informasi di dunia internet telah menciptakan kekawatiran baru dalam dunia pembelajaran dan pendidikan. Pada saat yang sama telah tercipta paradigma baru dalam komunikasi. Memiliki akses ke banyak informasi tidak selalu menyebabkan penggunaan informasi yang efektif dalam proses pembelajaran. Fokus dan peran perpustakaan sekarang adalah untuk membantu orang menjadi lebih cerdas dan menjadi pengguna informasi yang efektif . Perpustakaan UTN bertujuan untuk memperkuat peran ini dengan cara memberikan kebebasaan kepada mahasiswa untuk mengembangkan proses pembelajaran seumur hidup. Perpustakaan UTN melakukan ini dengan cara langsung dan tidak langsung. Secara langsung, pustakawan menawarkan kursus instruksional di bidang literasi informasi yang diperuntukan bagi mahasiswa tingkat awal dan lanjut. Kursus-kursus ini menunjukkan siswa agar menjadi pengguna


yang efektif dan bertanggung jawab.Setiap mahasiswa UTN menghadiri sekurang-kurangnya dua kelas instruksional sebelum mereka lulus. Secara tidak langsung, proses pembelajaran ini juga diberikan melalui paparan kualitas sumber daya informasi, jasa, dan kegiatan penyadaran agar mahasiswa mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam pada sifat dan penggunaan informasi.Dengan demikian, mahasiswa tumbuh menjadi seorang individu yang berkarakter sebagai pembelajar mandiri pada saat mereka lulus. Perpustakaan akan terus berperan penting di masa depan. Perpustakaan adalah ruang sosial yang menjadi tempat deposit buku dan bendabenda informasi lainnya. Dalam perpustakaan hibrida, banyak media berdampingan, ruang sangat penting untuk menengahi antar pengguna, pengumpulan koleksi, dan jasa pelayanan. Bahkan, ketika semuanya sepenuhnya elektronik, kita masih harus menciptakan ruang baru untuk memenuhi aspek-aspek lain pembelajaran. Belajar adalah kegiatan sosial dan multidimensi yang mengandalkan interaksi manusia, proses kerja sama beberapa indera, dan pertemuan kesempatan dan keberuntungan. Perpustakaan juga merupakan sebuah komunitas khusus dengan budaya belajar yang kuat, kebebasan intelektual, dan optimisme. Tidak ada tempat yang lebih tepat untuk proses penelitian dan pembelajaran selain perpustakaan. Peningkatan adopsi pendekatan kolaboratif dalam belajar menuntut pendekatan yang berbeda untuk merancang ruang perpustakaan. Peralatan meubel dan ketersediaan ruang dirancang untuk memfasilitasi diskusi dan kolaborasi. Hal ini akan menyebabkan suasana yang berbeda di perpustakaan. Pada saat yang sama, perpustakaan juga perlu memenuhi kebutuhan lingkungan yang kondusif untuk belajar dan berefleksi. Perpustakaan perguruan tinggi masa depan akan didesain dengan tujuan untuk menciptakan ruang yang fungsional, inovatif, dan atraktif bagi keberagaman spesifikasi pengguna. VISI PUSTAKA Vol. 17 No. 1 April 2015

Kegiatan penelitian dalam kerangka komunikasi ilmiah didasarkan pada jurnal publikasi dan buku. Perpustakaan juga melayani banyak fungsi di civitas akademik, seperti menyediakan kontrol kualitas, melayani pinjaman, membangun prioritas, dan diseminasi hasil riset. Dalam beberapa tahun terakhir, sistem komunikasi ilmiah telah banyak dibahas.Krisis komunikasi ilmiah (biaya terus meningkat dalam berlangganan jurnal) membuka wacana serius tentang topik tersebut karena kemampuan finansial perpustakaan yang terbatas, perkembangan open access, dan inisiatif gerakan untuk memenuhi tantangan ini. Pada saat yang sama, teknologi juga telah mengubah sistem komunikasi ilmiah. Sebagian besar perubahan ini berpusat pada transformasi publikasi ilmiah dari cetak ke format berbasis digital. Teknologi komunikasi dan informasi juga memungkinkan kerja sama berlangsung lebih efektif. Akses cepat ke ruang kerja virtual, sumber daya, dan peralatan bahkan telah memberikan fasilitas untuk bekerja dengan mitra global yang ribuan mil jauhnya seolah-olah mereka berada di satu ruangan. 1. Information Literacy Activity Perpustakaan NTU bertujuan untuk mempromosikan penggunaan sumber informasi yang efektif melalui pelaksanaan program instruksional. Program itu termasuk orientasi perpustakaan NTU. Program-program dikembangkan oleh pustakawan instruksional dan subject librarian di bawah instruksi dari divisi jasa instruksional. Ada tiga jenis program yang diselenggarakan oleh perpustakaan, instruksi dasar, instruksi lanjutan, dan pelatihan. Program ini mirip dengan program orientasi dan ditawarkan kepada staf pengajar dan mahasiswa baru. Penekanan program ini adalah untuk menunjukkan bagaimana koleksi dan sumber informasi terorganisir dan dapat diakses melalui Perpustakaan UTN. Istilah information literacy (IL) pertama kali dikemukakan oleh Paul Zurkowski yang 45

mengatakan orang yang literal informasi adalah orang-orang yang terlatih dalam aplikasi sumber daya dalam pekerjaanna (Behrens,1994). Setelah itu, keluar definisi IL oleh ANZIL (Australian and New). Kesepakatan definisi IL baru tercapai tahun 2005 ketika IFLA, UNESCO, dan National Forum for Information Literacy (NFIL) menjalin pertemuan tingkat tinggi di Bibliotheca Alexandriana di Alexandria, Mesir. Dari hasil pertemuan itu muncullah definisi IL sebagai berikut: ...Information literacy encompasses knowledge of one’s information concerns and needs, and the ability to identify, locate, evaluate, organize, and effectively create, use and communicate information to address issues or problems at hand; it is a prerequisite for participating effectively in the Information Society,and is part of the basic human right of life – long learning.... Mahasiswa akan belajar tentang koleksi dan sumber daya informasi yang dikelola oleh subject librarian. Perpustakaan menggunakan nomor panggilan dan simbol lokasi untuk menemukan letak setiap koleksi. Perpustakaan memiliki online katalog akses publik atau OPAC. Staf perpustakaan profesional menyediakan jasa konsultasi untuk meminta bantuan mengakses informasi, mengetahui berbagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan pelayanan dan memfasilitasi penggunaan sumber daya perpustakaan. Ini adalah program yang komprehensif ditawarkan kepada mahasiswa untuk membekali mereka dengan keterampilan khusus yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas perkuliahan dan mempersiapkan mereka agar dapat memanfaatkan informasi secara efektif. Keberhasilan Program Instruksional Perpustakaan tergantung pada tiga faktor, yaitu (i) staf terlatih, (ii) program-program yang dikembangkan dan dilakukan oleh staf profesional resource departement di bawah instruksi dari divisi instruksional, dan (iii) penelitian pustakawan. Untuk menjadi instruktur yang 46

kredibel, staf dilatih keterampilan mengajar dan mengembangkan kurikulum. Perpustakaan juga melaksanakan program pendidikan berkelanjutan yang meliputi kursus pengembangan berbasis kompetensi akademis. Selain itu, pengetahuan dan keterampilan staf dalam mengajar juga terus dibina secara bertahap. Perpustakaan ini memiliki ruang instruksional untuk melakukan diskusi, demo, kuliah, tutorial, dan lokakarya. Ruang ini dapat menampung sekitar 40 peserta. Untuk mengakomodir kelompok yang lebih besar, perpustakaan menggunakan laboratorium komputer di ruang kuliah. Ketersediaan fasilitas ini telah memungkinkan perpustakaan untuk melakukan berbagai jenis kelas instruksional yang diperlukan. Program instruksional perpustakaan untuk staf dan siswa menerima dukungan positif dari komite perpustakaan yang terdiri dari para dekan. Semua fakultas telah terlibat aktif dalam program ini selama hampir tiga tahun terakhir. 2. New Media and Libraries Activity Selain menggunakan beragam tehnik promosi perpustakaan dan program literasi informasi, Perpustakaan UTN mengoptimalkan penggunaan media sosial secara lebih sistematis dan komprehensif untuk mengembangkan cara baru dalam berkomunikasi dengan pengguna dan menciptakan peluang untuk meningkatkan kualitas layanan perpustakaan. Sebuah komponen kunci dari strategi ini adalah untuk mengadopsi pendekatan di mana semua pustakawan memahami dan memanfaatkan semua potensi secara efektif dan mengubah setiap pustakawan menjadi pemasar sempurna layanan perpustakaan. Over the last few years at Warwick we have enhanced our marketing in the library. We have increasingly used segmentation, targeting and positioning to identify specific user groups, develop services to meet their needs and then produce messages to encourage take-up of those services. One such group with which we have been keen to develop such relationships are academic VISI PUSTAKA Vol. 17 No. 1 April 2015

colleagues, whom we want not only as clients of our services but as advocates, promoting us to their students, and as our partners, to develop new services that embed information provision and skills into the curriculum, One such ‘service’ that we want to market to them is our academic support as librarians. (SCONUL Focus 51, 2011:60) Sebuah media grup baru juga dibentuk untuk mengkoordinasikan dan mendorong inisiatif media sosial di perpustakaan. Fakta tersebut sejalan dengan apa yang dikemukakan oleh Oblinger (2006:2) bahwa internet menjadi rumah virtual yang mendominasi interaksi sosial. Kemudian, Sabah juga menguraikan fenomena menjamurnya peredaran smartphone, berbagai ponsel murah yang memiliki fitur browsing, laptop/notebook, modem, atau tablet disertai dengan tarif akses data internet yang kini makin murah meningkatkan jumlah netter yang mengakses internet mobile. Dengan demikian, aspek trend perilaku pemustaka yang berubah mengakibatkan suatu keharusan digunakannya mobile untuk mendukung layanan perpustakaan. Evolusi informasi juga nampak pada perubahan yang terjadi pada cara pemustaka mengonsumsi informasi yang ternyata lebih menekankan adanya interaksi, baik itu manusia dengan manusia, manusia dengan komputer maupun komputer dengan komputer. 3. Open Access Komunikasi ilmiah adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait yang melibatkan inisiasi, penciptaan, penerimaan, diseminasi, pengakuan, dan penggunaan catatan hasil penelitian dan karya ilmiah. Kelompok komunikasi ilmiah (scholar communication group / SCG) memfasilitasi proses pembuatan, pengarsipan, menyebarluaskan, dan mempromosikan karya ilmiah civitas akademika. Untuk tujuan ini, SCG juga bermitra dengan departemen dalam universitas untuk membangun dan menerapkan VISI PUSTAKA Vol. 17 No. 1 April 2015

program-program yang mendukung proses komunikasi ilmiah. Program dan layanan yang mendukung upaya komunikasi ilmiah staf dan mahasiswa disampaikan melalui (i) layanan instruksional, (ii) institutional repository dan unit ini mengkoordinasikan dan mengelola semua pekerjaan yang berkaitan dengan pengarsipan, sosialisasi, dan promosi output intelektual komunitas universitas dan secara khusus mengelola repositori institusi universitas, (Digital Repository) DR-NTU, dan (iii) komunikasi ilmiah yang berfungsi sangat strategis dan merencanakan dan meprogramkan promosi keterlibatan dan partisipasi staf akademik dan penelitian dalam komunikasi ilmiah. Penutup Sebagai penutup, berikut disampaikan beberapa hal terkait manajemen strategi jasa layanan perpustakaan perguruan tinggi di masa depan. 1. Sisi staf Ada beberapa hal yang menarik untuk dipelajari dalam membangun sebuah sistem jasa layanan perpustakaan yang strategis. Langkah pertama dan yang paling menentukan adalah proses rekruitmen sumber daya manusia yang kelak bertanggung jawab untuk pengelolaan manajemen perpustakaan dan pengembangan sistem jasa layanan perpustakaan masa depan. Perpustakaan UTN melakukan seleksi yang sangat ketat sejak awal proses rekruitmen bagi pustakawan serta staf perpustakaannya. Penetapan kualifikasi untuk professional librarian diharuskan memiliki latar belakang pendidikan master di bidang ilmu perpustakaan dan informasi. Latar belakang ilmu S1-nya dapat berasal dari multi disiplin dan diusahakan mendekati bidang-bidang ilmu yang ada di UTN. Hal tersebut sangat beralasan karena mereka akan ditugaskan sebagai subject librarian dari bidang-bidang keilmuan tertentu dan disesuaikan dengan kebutuhan. 47

Selain professional librarian, seluruh perpustakaan di UTN juga didukung sejumlah staf perpustakaan dan support staf dalam operasional perpustakaan sehari-hari. Sebagian mereka ada yang telah direkrut menjadi pegawai tetap, namun sebagian lainnya masih berstatus magang (mahasiswa UTN). Fungsi staf magang biasanya diperuntukan bagi beberapa mahasiswa dari school of art and design untuk mengatasi kebutuhan design di bagian divisi promosi. Selain itu, juga mahasiswa tersebut dilibatkan juga untuk membantu merancang design lay out ruangan perpustakaann agar selalu menyesuaikan dengan kebutuhan users akan kenyamanan di perpustakaan. Sementara itu, ada juga bagianbagian pekerjaan di Perpustakaan UTN yang diserahkan pengerjaannnya kepada jasa outsorcing, misalnya untuk bagian katalog.Selain itu, bagian shelving juga dilakukan oleh outsorcing. Bagian yang tidak kalah penting adalah scanner serta fotocopi di perpustakaan juga diserahkan kepada vendor melalui proses tender di universitas. Keberadaan staf, support staf, dan pekerja outsorcing di Perpustakaan UTN telah menjadi satu kesatuan sistem yang pada praktiknya memudahkan tugas professional librarian agar lebih fokus mengelola hubungan kedekatan dengan pemustaka. Users oriented nampak telah terwujud menjadi sebuah nafas dalam setiap aspek layanan di perpustakaan UTN. Pengelolaan sumber daya manusia di perpustakaan tidak hanya berhenti sampai di proses rekruitmen saja. Ada tahapan-tahapan lanjutan yang menyertai pengembangan profesionalisme di Perpustakaan UTN. Dalam pengelolaan perpustakaan, ada rapat-rapat yang rutin dan nonrutin yang sifatnya dilakukan setiap waktu. Head librarian meeting biasa dilakukan setiap bulan sekali. Manajement meeting juga rutin dilakukan sekali dalam sebulan. Setelah pelaksanaan rapat pada tahap top manajement, biasanya akan ditindaklanjuti dengan rapat-rapat pada level staf dipimpin oleh setiap subject librarian atau oleh kepala divisi masing-masing. Hal ini rutin dilakukan untuk 48

memberikan evaluasi secara berkala pada setiap tahapan pekerjaan yang telah dilakukan. Selain itu, rapat-rapat tersebut juga sangat berguna untuk menentukan langkah-langkah strategis untuk perpustakaan berdasarkan hasil evaluasi terhadap hasil pekerjaan yang terdahulunya. Selain rapat rutin dan nonrutin yang kerap dilakukan secara berkala, profesional development program atau pengembangan profesionalisme staf di Perpustakaan UTN juga sangat mengedepankan pembinaan keahlian melalui berbagai training dan program-program pengembangan karir lainnya, misalnya seminar, studi banding, librarian exchange, dan lain lain. Hal tersebut dianggap sangat penting untuk dilakukan guna menjaga kualitas sumber daya manusia pengelola perpustakaan. Dampak kebijakan pengembangan karir tersebut adalah apabila terjadi ketidaksesuaian kualifikasi pada proses rekruitmen penerimaan staf/pustakawan, SDM yang bersangkutan dapat dibina sesuai dengan kebutuhan personel di lapangan. Ke depannya semua lini jasa layanan di perpustakaan dikelola dengan baik oleh para profesional librarian serta staf perpustakaan yang mumpuni di bidang keahliannya masing-masing. Kebijakan baru tentang dual role management juga sangat berpengaruh terhadap efektivitas dan efisiensi layanan perpustakaan di UTN. Kehadiran subject librarian yang sekaligus juga bertugas pada divisi-divisi pekerjaan di perpustakaan membuat pengelolaan manajemen di Perpustakaan UTN menjadi sebuah sentralisasi yang harmoni. Subject librarian dituntut untuk mengedepankan bangunan kedekatan dengan pemustaka dan sekaligus merespon secara aktif segala ekspektasi pemustaka terhadap kesempurnaan layanan perpustakaan. 2. Sisi koleksi Untuk masalah pengadaan koleksi di perpustakaan saat ini Perpustakaan UTN VISI PUSTAKA Vol. 17 No. 1 April 2015

menganut sistem pengadaan koleksi berdasarkan perkembangan perubahan kurikulum.Selebihnya, pengadaan koleksi juga didasarkan pada permintaan pengguna (by request). Bagian acquisition sebenarnya masih berdiri sendiri untuk mengelola masalah pengadaan koleksi khususnya. Akan tetapi, pada perkembangannya sistem sedang pada masa transisi menuju penyatuan dua divisi (akusisi dan katalogisasi). Kedua sistem ini sedang diupayakan untuk dapat dikerjakan oleh hanya satu divisi.Untuk pelaksanaan sistem terbaru ini, perpustakaan UTN sedang mengupayakan studi banding ke beberapa perpustakaan lainnya yang sudah terlebih dahulu menerapkan sistem penyatuan kedua bagian tersebut. Salah satu universitas yang dituju untuk mempelajari sistem terbaru ini adalah Universitas Chulalungkorn, Thailand. Mereka sudah terlebih dahulu menjalankan sistem penyatuan dua jenis pekerjaan di perpustakaan tersebut dan terbukti dapat menuai hasil yang lebih efektif dan efisien di perpustakaannya. Proses pengelolaan bahan pustaka di Perpustakaan UTN telah mengalami sedikit kemajuan dengan menyewa jasa outsorcing. Mereka bertugas untuk melakukan pengkatalogan, kemudian menyimpan buku pada lokasi rak yang tepat dan mengembalikan penempatan buku-buku yang telah selesai dipakai atau dikembalikan oleh pemustaka. Penggunaan jasa outsorcing ini sangat berguna untuk menghemat waktu dan tenaga pustakawan dalam bekerja. Pustakawan yang profesional, tidak perlu lagi direpotkan dengan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat teknis. Dampak positif dari kehadiran outsorcing ini menyebabkan pustakawan dapat lebih mengelola pekerjaan ke arah pengembangan sistem manajemen dan melayani pemustaka dengan totalitas excellent services. Pengembangan koleksi terus dipertahankan meskipun pada kenyataannya akibat dari keterbatasan lahan perpustakaan. Kebijakan baru librarian university adalah mengarahkan untuk pengalihan koleksi menuju nonbook collection. Saat ini Perpustakaan UTN VISI PUSTAKA Vol. 17 No. 1 April 2015

sedang berada dalam situasi persimpangan antara memperbanyak langganan jumlah koleksi e-book, sumber-sumber informasi elektronik lainnya, dan tetap setiap tahunnya sibuk dengan pengelolaan tambahan sejumlah koleksi buku terbaru yang tidak sedikit jumlahnya. 3. Sisi fasilitas Lokasi Perpustakaan UTN sangat unik.Satu perpustakaan pusat UTN, Lee Wee Nam Library yang mengkoordinir delapan perpustakaan di setiap fakultas.Lokasi Lee Wee Nam sendiri berjauhan dengan enam perpustakaan lainnya. Hanya dua perpustakaan, yaitu school of engineering dan bussiness library yang bertempat di Lee Wee Nam. Massing-masing perpustakaan mengalami berbagai kemudahan sekaligus kendala dari masalah penempatan lokasi ini. Perpustakaan school of communication and information misalnya berada tepat di tengah-tengah komunitas penggunanya dan juga perpustakaan school of art and design. Hal tersebut memberikan kemudahan bagi keduanya untuk membina human relations melalui proses face to face communications dengan beragam level pemustakanya, misalnya dosen, mahasiswa, dan para pejabat. Namun, tantangannya adalah luas ruang perpustakaan yang kerap kali dikeluhkan atau kurang luas menurut para pemustakannya. Jangkauan lokasi yang memudahkan pemustaka untuk datang berkunjung dan menikmati beragam layanan perpustakaan meyebabkan jumlah pengunjung di kedua perpustakaan ini cukup membanggakan setiap harinya sehingga tidak pernah sepi pengunjung. Berbeda situasinya dengan yang dihadapi oleh school of business dan juga school of sains. Letak perpustakaan yang berjauhan (berbeda lokasi dengan fakultasnya) menyebabkan jumlah pegunjung perpustakaan relatif rendah. Kendala yang dihadapi itu kerap menimbulkan sulitnya membangun kedekatan dengan para pemustakanya. Jarangnya pertemuan face to 49

face antara pemustaka dengan pustakawannya kemudian disiasati dengan optimalisasi penggunaan social media tools (FB, tweeter, email, dan lain-lain). Namun, hal ini pun masih terus diperjuangkan intensitas serta frekuensi penggunaannya karena pada perkembangannya kejaran feedback dari pemustaka menjadi target yang akan merepresentasikan jumlah actual users yang menggunakan jasa layanan perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan yang jauh letaknya dengan penggunanya terus berusaha meningkatkan kualitas layanannya melalui usahausaha yang pantang menyerah. Misalnya, secara rutin dan berkala menghadirkan eksibisi atau pameran sejumlah buku-buku terbaru atau bukubuku favorit pemustakanya di fakultasnya masingmasing. Dengan mengambil venue yang strategis, buku-buku lengkap dengan satuan pustakawan serta stafnya bertugas mengangkut koleksi-koleksi yang hendak dipamerkan di fakultasnya.Hal ini dinilai cukup ampuh untuk mengeliminir jarak yang memisahkan antara perpustakaan dengan pemustakanya. Para pengguna perpustakaan tetap berkesempatan untuk mengenal pustakawan yang bertugas melayani segala kebutuhannya sekaligus merasakan kehadiran perpustakaan meskipun jauh letaknya namun selalu siap bersedia memuaskan segala kebutuhan pemustakanya. Perpustakaan lainnya yang cukup unik lokasinya adalah perpustakaan Wang Gungwu. Meskipun tidak melayani secara khusus salah satu fakultas di UTN, namun lokasinya yang cukup strategis dan mudah dijangkau dari berbagai arah sehingga perpustakaan ini cukup banyak meraup pengunjung setiap harinya. Wang Gungwu menjadi salah satu perpustakaan favorit yang dikunjungi oleh mahasiswa-mahasiswa dari berbagai jurusan. Lokasi yang strategis sangat mendukung untuk pencapaian actual users. Pengunjung yang datang tidak hanya mereka yang berminat untuk menikmati koleksi warisan budaya China. Akan tetapi, juga banyak pengunjung yang datang untuk sekedar mencari tempat belajar, mengerjakan

50

tugas, atau sekedar kerja kelompok. Dari segi bangunan, Lee Wee Nam Library sebagai central library memiliki luas lahan bangunan yang paling besar. Berbagai fasilitas ruang duduk dan ruang belajar yang luas cukup masih mendapatkan keluhan kekurangan tempat duduk dari para pemustakanya. Ruang-ruang yang tersedia selalu dilengkapi dengan fasilitas wifi, air conditioner, tempat duduk yang nyaman, serta lay out ruangan yang modern sehingga menimbulkan kenyamanan bagi pemustakanya untuk menghabiskan sebagian besar waktu mereka di perpustakaan. Lay out yang menawan ditampilkan oleh dua perpustakaan. School of art and design nampak unggul design gedungnya dengan tampilan identitasnya sebagai komunitas seni modern. Design gedung yang futuristik dan ditambah dengan luas lahan yang memadai sehingga hal itulah menjadi alasan yang tepat untuk menyediakan sebuah layanan yang cozy. Sofa-sofa yang anggun dengan detail karya seni terpajang di setiap sudutnya. Sentuhan-sentuhan artistik yang kaya makna nampak mendominasi setiap sudut layanan di perpustakaan ini. Gedung perpustakaan school of communication and information tidak kalah menarik karena menempati luas lahan yang terbatas sehingga efektivitas dan efisiensi untuk mengatur lay out ruangan dan pemilihan meubel yang tepat menyebabkan perpustakaan ini tampil sebagai perpustakaan yang memesona. Sejumlah ruang baca, diskusi, dan belajar diatur sedemikian rupa dengan pemilihan furnitur yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pemilihan design rak yang simple dan sejumlah kebutuhan meubel lainnya juga mengedepankan prinsip simplicity dan knock down. Hal tersebut dimaksudkan untuk memfasilitasi berbagai event atau kegiatan yang rutin (non-rutin) dilaksanakan di perpustakaan sehingga pada praktiknya gedung perpustakaan yang tidak terlalu luas tersebut mampu dirancang sesuai dengan kebutuhan setiap saat tanpa direpotkan dengan masalah setting ruang.


Jasa para designer dan arsitek yang dibayar untuk merancang gedung perpustakaan di UTN sangat berperan.Mereka bukan hanya bertugas untuk menciptakan kenyamanan bagi pemustakanya, tetapi para profesional tersebut ditantang untuk menyiasati luas lahan yang minimal dan harus mampu menciptakan design ruang perpustakaan yang dapat menampung berbagai program/aktivitas perpustakaan yang sangat padat jadwalnya. Akan tetapi, pada pengerjaan design ruang perpustakaan tersebut, para pustakawan di setiap fakultasnya terlibat aktif memberikan kontribusi kepada para perancang tersebut sehingga hasilnya adalah tampilan perpustakaan yang ramah lingkungan. Disukai penggunanya, dinikmati secara optimal segala fasilitasnya, dan kerap dikunjungi sebagai tempat ternyaman di universitasnya. 4. Sisi pengguna Pengguna Perpustakaan UTN adalah sekelompok civitas akademika yang sangat beruntung. Para pustakawan sangat memuja dan mengutamakan segala daya pemikiran dan perhatian mereka untuk meraih kepuasan penggunanya. Belum banyak perpustakaan yang mampu menciptakan atmosfir kerinduan di benak penggunanya. Perpustakaan UTN hadir sebagai salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang unggul di Benua Asia. Setiap waktunya, pustakawan UTN memfokuskan diri pada upayaupaya pembenahan sistem layanan. Feedback para penggunanya merupakan sesuatu yang berharga yang disikapi secara responsif oleh pustakawan UTN. Tahapan evaluasi senantiasa menjadi bagian kehidupan perpustakaan seharihari. Proses komunikasi dengan pengguna secara tatap muka langsung melalui social media tools yang dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk mendapatkan temuan keinginan atau kebutuhan teranyar dari pengunanya. Atmosfer tersebut menimbulkan jumlah pengunjung Perpustakaan UTN sangat menggembirakan. Komplain tentang jumlah tempat duduk yang selalu dinilai kurang VISI PUSTAKA Vol. 17 No. 1 April 2015

oleh pengunjung perpustakaan merupakan sebuah indikator keberhasilan bagi Perpustakaan UTN untuk lebih meningkatkan lagi kualitas layanannya dari waktu ke waktu. Tidak hanya cukup dengan merasa bangga terhadap keberhasilan yang telah mereka raih, pengguna Perpustakaan UTN juga terus-menerus disibukkan dengan terpaan berbagai program pengembangan keahlian dalam bidang informasi yang telah dirancang sedemikian rupa oleh pustakawannya. Pengguna perpustakaan sejak awal masuk kuliah sebagai mahasiswa baru telah mendapatkan kegiatan orientasi melalui program literasi informasi. Selanjutnya, program tersebut juga menawarkan kelas-kelas lanjutan untuk membekali mahasiswa tingkat lanjut dan mahasiswa tingkat akhir dengan keahlian-keahlian yang lebih spesifik di bidang literasi informasi. Selain aktif hadir dalam berbagai kegiatan yang sifatnya formal, para pemustaka UTN juga selalu mendapatkan upaya-upaya komunikasi yang efektif melalui proses komunikasi tatap muka dan social media tools. Kegiatan-kegiatan nonformal lainnya juga kerap diselenggarakan untuk menjaga keharmonisan hubungan perpustakaan dengan para penggunanya, tea party, lomba video, lomba foto, gelaran acara-acara musik, dan sejumlah kegiatan lainnya sangat ramai memeriahkan popularitas Perpustakaan UTN. Pengguna perpustakaan dimanjakan dengan kebijakan menghadirkan makanan, minuman, film, dan musik di perpustakaan dengan sangat leluasa. Makanan, minuman, musik, dan film yang sangat akrab dengan kehidupan mahasiswa UTN menjadi ujung tombak perpustakaan untuk meraih simpati penggunanya. a. Prioritas, users oriented b. Program (akademik dan non akademik) c. Pendekatan (social media) 5. Sisi administrasi layanan dan sistem sentralisasi

51

Untuk strategi jasa layanan lainnya yang menjadi andalan Perpustakaan UTN adalah administrasi layanan yang memanjakan penggunanya. Evaluasi berkala yang dilakukan ditujukan untuk mengidentifikasi sejumlah kendala dalam bidang administrasi layanan perpustakaan. Kedatangan banyak vendor yang sibuk menawarkan berbagai teknologi canggih untuk menghiasi layanan di perpustakaan menjadi sebuah ajang belanja pustakawan untuk mendandani perpustakaannya agar selalu dapat memberikan kemudahan dalam proses administrasi layanan di perpustakaannya. Para vendor secara serius mengikuti seleksi tender dengan paparan persentasi produk yang sudah dapat dipastikan handal. Namun, hal tersebut disikapi dengan sangat selektif oleh bagian manajemen untuk selalu memprioritaskan pemilihan produk teknologi yang ramah lingkungan. Artinya, pengguna perpustakaan merasa nyaman dengan kehadiran teknologi yang update sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Pada proses layanan administrasi, fungsi pengawasan sangat dikedepankan, berhubung dengan kehadiran pihak ketiga (vendor) dalam melayani pengguna. Apabila ditemui masalah dalam pekerjaan-pekerjaan administrasi perpustakaan yang melibatkan vendor tersebut, pihak perpustakaan tidak segan untuk segera berkoordinasi untuk melakukan evaluasi dengan pihak-pihak terkait. Oleh karena itu, meskipun melibatkan pihak-pihak dari luar institusi, Perpustakaan UTN tetap mampu menjaga kualitas layanannya kepada pengguna. Administrasi pelayanan yang berorientasi pada rancangan sistem yang memudahkan pengguna dalam menikmati jasa layanan perpustakaan selalu dapat dipastikan akan berdampak pada kepuasan penggunanya.

52

Daftar Pustaka J. Bwalya, Kelvin, and Stephen M. Mutula, eds. E-Government: Implementation, Adoption and Synthesis in Developing Countries. Vol. I. Berlin: De Gruyter Saur, 2014. University of Washington. 2014. “Subject Librarian”. [ http://guides. lib.washington.edu/subject-librarians], diakses Desember 2014. S.N.L.A. Sabah, Kartika. “Layanan Perpustakaan Perpustakaan Perguruan Tinggi untuk Net Generation: Peluang dan Tantangan.” [Https:// www.Academia. Edu/9659389/ Layanan_Perpustakaan_ Perpustakaan_Perguruan_Tinggi_Untuk_ Net_Generation_Peluang_Dan_ Tantangan], Diakses 2014. Brewerton, Antony, “...And Any Other Duties Deemed Necessary: An Analysis Of Subject Librarian Job Descriptions,” SCONUL Focus 51(2011): 60— 67”. [http://www.sconul.ac.uk/ sites/default/files/documents/18_2.pdf], diakses Desember 2014. Nanyang Technological University Libraries.2010. Nanyang Technological University Libraries Annual Report 2010. Singapura: Nanyang Technological Universit. ............ 2012. “DR-NTU. Singapura: NTU (Nanyang Technological University) Libraries”. [http://www. ntu.edu. sg/Library/scholarlycomm/repository/ Pages/default.aspx], diakses Desember 2014.


MEMBANGUN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI STUDI KASUS PADA PROFESSIONAL INTERNSHIP PROGRAMME FOR INTERNATIONAL LIBRARIANS

Recommend Documents