MegaMedia s.r.o. Zadání pro tvorbu informačního systému Michal Kec
1
Obsah 1 Popis předmětného sociálně ekonomického systému 1.1 Typ organizace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Předmět činnosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Organizační struktura a dislokace, počet a struktura zaměstnanců 1.4 Náplň práce hlavních útvarů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5 Ekonomické charakteristiky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 SWOT analýza 2.1 Interní faktory . . . . . . . . . . 2.1.1 Silné stránky společnosti . 2.1.2 Slabé stránky společnosti 2.2 Externí faktory . . . . . . . . . . 2.2.1 Příležitosti . . . . . . . . 2.2.2 Hrozby . . . . . . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . .
. . . . .
3 3 3 3 3 3
. . . . . .
4 4 4 5 5 5 5
3 Předmět návrhu informačního systému, současný stav a jeho problémy 4 Cíle 4.1 4.2 4.3
4.4
4.5 4.6
a nástin řešení Cíle řešení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kontextový diagram předmětné oblasti . . . . . Procesní pohled . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Hierarchie funkcí předmětné oblasti . . 4.3.2 DFD Předmětné oblasti . . . . . . . . . Datový pohled – ERD předmětné oblasti . . . . 4.4.1 Diagram entit a vztahů . . . . . . . . . 4.4.2 Entity, jejich atributy a primární klíče . Vazba datového a procesního modelu . . . . . . Organizační pohled – funkční místa, jejich nová
5 Použitá literatura
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . náplň
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . .
6 . . . . . . . . . .
7 7 7 7 7 8 8 8 8 11 11 13
2
1
Popis předmětného sociálně ekonomického systému
1.1
Typ organizace
MegaMedia s.r.o. je obchodní společnost s ručením omezeným, která byla založena pěti společníky v roce 1994 v Praze. Jedná se o malou firmu bez zahraniční kapitálové účasti se základním jměním 500 000 Kč.
1.2
Předmět činnosti
Společnost podniká v oblasti prodeje multimédií. Hlavním předmětem činnosti je tedy nákup zboží za účelem dalšího prodeje a poskytování služeb. Společnost se zabývá prodejem hudebních LP, CD1 a MC maloodběratelům. Jako doplňkový prodej jsou nabízeny i datové a multimediální CD-ROM.
1.3
Organizační struktura a dislokace, počet a struktura zaměstnanců
Společnost má hlavní sídlo v Praze, v místě bydliště jednoho ze společníků, kde se provádí řídící a objednavatelská činnost. Dále si firma pronajímá tři pobočky na různých místech v centru Prahy. Zde se skladují a prodávají vlastní produkty. V současné době ve firmě pracuje 44 lidí.
1.4
Náplň práce hlavních útvarů
1. Vrcholové vedení: (3 lidé) Tvořeno hlavními zakladateli. Jejich hlavní pracovní náplní je strategické plánování, definice cílů firmy a další klíčové úkoly managementu. 2. Sekretariát: (6 lidí) Je místem, kde je zajišťována administrativní činnost společnosti pro potřeby vedení. dále se zde provádí kontrolní činnost společnosti. 3. Oddělení nákupu: (5 lidí) Analyzuje nabídku jednotlivých distribučních společností a sjednává nákupy zboží. Spolupracuje s oddělením odbytu při analýze poptávky trhu. 4. Oddělení distribuce: (6 lidí) Zajišťuje rozvoz nakoupeného zboží do jednotlivých poboček firmy. Spolupracuje s oddělením nákupu a oddělením skladového hospodářství. 5. Oddělení odbytu: (18 lidí) Realizuje vlastní prodej zboží koncovým zákazníkům a provádí analýzu situace na trhu, poptávky a public relation. 6. Finanční oddělení: (3 lidé) Vede účetnictví, evidenci majetku společnosti. Dále má na starosti zajišťování finanční situace podniku a vypracovávání zpráv pro potřeby vedení. 7. Skladové hospodářství: (3 lidé) Provádí příjem, skladování a výdej zboží, vedení skladové evidence.
1.5
Ekonomické charakteristiky
Rozvaha a výsledovka za rok 1999
1
Compact Disc
3
Rozvaha (tis. Kč) 1 427 Pasiva celkem 1 110 Vlastní jmění 150 základní jmění 950 fondy tvořené ze zisku 10 hosp. výsledek minulých let 312 hosp. výsledek účetní období 270 Cizí zdroje 10 rezervy 32 dlouhodobé závazky 0 krátkodobé závazky 5 Ostatní pasiva
Aktiva celkem Stálá aktiva nehmotný inv. Majetek hmotný inv. Majetek finanční investice Oběžná aktiva Zásoby Dlouhodobé pohledávky krátkodobé pohledávky finanční majetek Ostatní aktiva
1 427 760 500 50 100 110 485 15 52 450 150
Tabulka 1:
Výkony a prodej zboží Náklady na prodané zboží. Osobní náklady Odpisy HIM a NHIM Jiné provozní výnosy Jiné provozní náklady Provozní hosp. výsledek
Výsledovka (tis. Kč) 3 410 Finanční výnosy 2 565 Finanční náklady 440 HV z finančních operací 300 HV z běžné činnosti 5 Mimořádné výnosy 4 Mimořádné náklady 106 Mimořádný hosp. výsledek Zisk za účetní období Tabulka 2:
2
SWOT analýza
2.1 2.1.1
Interní faktory Silné stránky společnosti
1. široký sortiment výrobků 2. spolehliví a dobře zavedení dodavatelé 3. kvalitní a kreativní řízení 4. inovační přístup vedení 5. rychlé uspokojování požadavků zákazníků 6. nízké mzdové náklady
4
2 1 1 107 5 2 3 110
2.1.2
Slabé stránky společnosti
1. chybí integrující informační systém → problémy v komunikaci mezi odděleními 2. zastaralé a nevyhovující technologie 3. velká vzdálenost skladovacích a prodejních míst 4. vysoká zadluženost 5. hlavní vedení tvořeno více lidmi → nebezpečí rozporů a nejednotnosti
2.2 2.2.1
Externí faktory Příležitosti
1. problémy největších konkurentů 2. rostoucí poptávka po multimédiích 3. snížení režijních nákladů 4. zavedení nové formy prodeje 5. rychlé zavedení novinek z oblasti multimédií do prodeje 2.2.2
Hrozby
1. zhoršení konkurenceschopnosti firmy vlivem zastarání 2. snížení kupní síly obyvatelstva a následný pokles poptávky 3. zhoršení vztahů s dodavateli 4. růst cen vstupů
5
3
Předmět návrhu informačního systému, současný stav a jeho problémy
V současné době představuje nejslabší článek firmy nevyhovující komunikace mezi jednotlivými odděleními. Ve firmě existuje centrální informační systém, do kterého však dislokované pobočky nemají přístup. Zvláště citlivý je tento problém při komunikaci nákupního, distribučního a prodejního útvaru se skladovým hospodářstvím. Přenos dat mezi jednotlivými útvary probíhá zatím pouze off-line s pomocí disket nebo ZIP jednotek. To vede k nebezpečí duplicity a neintegrity dat. Dalším nedostatkem tohoto způsobu je dlouhá prováděcí doba transakcí předávání, zpracování a vyhodnocování dat. Nezanedbatelné jsou také náklady, které vznikají jako důsledek takto neoperativní komunikace. Nákupní oddělení potřebuje při své činnosti kvalitní informace jak od skladového hospodářství (jaké jsou zásoby), tak od oddělení prodeje (jaká je poptávka) a navíc jeho rozhodnutí jsou pravidelně kontrolována vrcholovým vedením. Z uvedeného vyplývá, že při současné neexistenci komplexního informačního systému, je zajištění jeho optimálního fungování velmi obtížné. Proto bylo oddělení nákupu vybráno jako klíčové a první pro zavedení IS. Informační systém jinak pracuje dobře a zaměstnanci jsou s ním spokojeni. Hlavním nedostatkem je tedy špatná komunikace mimo hlavní sídlo společnosti. Účetnictví je vedeno centrálně, ale informace z dislokovaných poboček se posílají zpožděně. To je nevýhodné především pro pobočky, protože nemají přímý přístup k současnému stavu informací v účetnictví, např. stav zásob na skladu, objednané zboží, aj. Zmíněné problémy přinášejí společnosti mnohonásobně vyšší náklady, které by se zřízením nového informačního systému pravděpodobně zmenšily.
6
4
Cíle a nástin řešení
4.1
Cíle řešení
Hlavním cílem je vytvořit takový informační systém, který by řešil současné problémy s komunikací a navíc umožnil firmě zvýšit konkurenceschopnost na trhu multimédií. Nejdůležitější je vytvořit systém kvalitní komunikace s jednotlivými útvary a vedením. To znamená hlavně zavedení on-line systému komunikace pomocí intranetu. Transakce se budou řešit okamžitě. Zkrátí se tak jejich prováděcí doba na optimální délku. V rámci transakcí se budou posílat skladové, účetní, informativní a jiné důležité dokumenty v elektronické podobě. Dalším cílem je propojení s externími subjekty jako jsou dodavatelé, spediční firmy,
celní zpráva pomocí Internetu. Předpokládá se dosažení větší operativnosti při získávání a vyhodnocování aktuálních informací pomocí jednotného rozhraní výměny dat. Všechny relevantní dokumenty budou aktuálně ukládány v centrální databázi v místě ústředí firmy, do které budou mít pobočky zajištěn on-line přístup. Systém by měl být otevřený tak, aby ho šlo v budoucnu bez velkých problémů a vysokých nákladů modifikovat podle aktuálních potřeb společnosti a podle vývoje na trhu. Mělo by být mimo jiné počítáno s možným budoucím zřízením virtuálního obchodu, kde si budou moci zákazníci zboží vybírat a kupovat odkudkoliv prostřednictvím sítě Internet.
4.2
Kontextový diagram předmětné oblasti
4.3
Procesní pohled
4.3.1
Hierarchie funkcí předmětné oblasti
1. Nákupní oddělení (a) analýza nabídky dodavatelů (b) tvorba seznamu zboží k nakoupení (c) zasílání objednávek dodavatelům 2. Skladové hospodářství (a) příjem zboží (b) inventarizace (c) výdej zboží pobočkám 3. Oddělení odbytu (a) analýza trhu (b) prodej zboží
7
Obrázek 1: 4.3.2
4.4
DFD Předmětné oblasti
Datový pohled – ERD předmětné oblasti
4.4.1
Diagram entit a vztahů
4.4.2
Entity, jejich atributy a primární klíče
8
Obrázek 2: 1. CD, MC, LP
(d) rok vydání (e) vydavatel
(a) Identifikační kód
(f) cena
(b) Název
3. objednávka
(c) interpret (d) vydavatel
(a) pořadové číslo
(e) rok vydání
(b) datum
(f) cena
(c) seznam objednaného zboží (d) id jednotlivého zboží
2. CD-ROM
(e) počet kusů
(a) Identifikační kód
4. dodavatel
(b) název (c) obsah (zaměření software)
(a) IČO 9
Obrázek 3: (b) DIČ (c) obchodní jméno (d) adresa (e) telefon/fax 5. zboží na skladě (a) Identifikační kód (b) počet kusů 6. výdejka (a) číslo výdejky (b) datum (c) seznam vydávaného zboží (d) počet kusů (e) celkové ocenění 7. cestovní příkaz (a) číslo (b) datum (c) jméno řidiče (d) místo určení 10
4.5
Vazba datového a procesního modelu
data \funkce požadavky zákazníků objednávky seznam zboží na skladě dodavatelé
1. analýza trhu
2. tvorba seznamu zboží k nakoupení
X
X
3. zasílání objednávek
X
5. kontrola změny stavu zásob
X
X
X
X X
4. příjem zboží
X
X
Tabulka 3:
4.6
Organizační pohled – funkční místa, jejich nová náplň
Po uvedení informačního systému do provozu dojde k několika změnám v náplni práce jednotlivých útvarů a k některým změnám postupů v jejich činnosti. Vrcholové vedení a sekretariát – činnost těchto organizačních složek se v podstatě nemění. Pouze kontrolní činnost bude snazší a přesnější, vzhledem k větší aktuálnosti používaných dat. Vedení bude mít také mnohem přesnější přehled o dění ve firmě, což mu usnadní plánování. V důsledku zefektivnění práce je možné snížit počet pracovníků na sekretariátu. Oddělení nákupu – po zavedení nového informačního systému bude získávat operativní informace s minimální časovou prodlevou pro optimální rozhodování o nákupu zboží. Bude nezbytné zaškolit pracovníky ve využívání nových informačních technologií. IS umožní automatizaci objednávek prodávaných titulů. Zavedení nového IS omezí možnost vzniku chyb při předávání informací a dokumentů mezi útvary. Oddělení odbytu – nový IS mu umožní přijímat a dále předávat objednávky v elektronické podobě. To podstatně zkrátí dobu mezi přijetím objednávky a dodáním zboží. Nové technologie navíc umožní rozšíření služeb o prodej pomocí virtuálního obchodu. Oddělení distribuce – I tomuto útvaru přinese zavedení IS především zrychlení komunikace se zbytkem společnosti a tedy zrychlení a zefektivnění jeho práce. Finanční oddělení – protože bude dostávat většinu dokumentů v elektronické podobě, nebudou tyto vyžadovat dodatečnou úpravu. Tato skutečnost výrazně omezí možnost vzniku chyb. Navíc řadu účetních operací bude možné provádět zcela automaticky. Díky propojení do Internetu se výrazně zrychlí komunikace s partnery společnosti (dodavatelé, odběratelé, spediční firmy). Skladové hospodářství – bude odstraněno nebezpečí duplicity a nekonzistence dat. Skladová evidence v elektronické podobě umožní předávat rychle a snadno informace ostatním útvarům, což zvýší informovanost o stavu zásob a sníží náklady vzniklé nadbytečnými zásobami. Jednotné rozhraní pro výměnu dat s dodavateli také zaručí, že na skladě bude vždy dostatečná zásoba zboží.
11
Rejstřík CD, 3 CD-ROM, 3 DIČ, 12 IČO, 12 LP, 3 MC, 3 NHIM, 4
12
5
Použitá literatura 1. Strategické řízení informačního sytému a systémové integrace [Jiří Voříšek] 2. Materiály ke strukturované analýze [Dušan Chlapek, Václav Řepa] 3. Projektování interaktivních systémů [Jiří Voříšek, Milan Štěrba, Ivo Šmejkal] 4. Informační systémy a technologie
13
