Manuál systému netauto

Manuál systému netAuto

Typografické konvence V textu jsou zvýrazněny některé objekty pro snadnější orientaci. Tlačítka: tlačítko Odkazy: textový odkaz Ikony: Popisky: název políčka Varování: varovný Info:

text

Obsah 1. Přihlášení do systému 1.1. Uživatelské jméno 1.2. Heslo 1.3. Oprávnění 2. Úkoly 2.1. Přehled úkolů 2.2. Nesplněné úkoly 2.3. Splněné úkoly 2.4. Nový úkol 3. Seznamy vozidel 3.1. Aktivní vozy 3.2. Prodané vozy 3.3. Vrácené vozy 3.4. Fiktivní vozy 3.5. Poptávky 3.6. Výkupy 4. Ovládací prvky 4.1. Rychlá navigace 4.2. Filtrace 4.3. eStav, prodej vozidla 4.4. Datum výkupu 4.5. Výbava vozidel 4.6. Ocenění vozidla 4.7. Fotografie pro web 4.8. Detail vozidla 4.9. Editace vozidla 4.10. Tisk dokumentace 4.11. Vymazání vozidla 4.12. Datum prodeje 4.13. Přesun položek do archivu 4.14. Přehled stavu skladu 5. Vkládání údajů 5.1. Vkládání vozidel 5.2. Vkládání poptávek 5.3. Vkládání výkupů 6. Vyhledávání vozidel 6.1. Podle čísla smlouvy 6.2. Podle klíčů 6.3. Podle typu záznamu 6.4. Výsledky posledního vyhledávání 6.5. Export výsledku vyhledávání do souboru 7. Detail vozidla 7.1. Historie vozidla 7.1.1. Opravy vozidla 7.1.2. Investice 7.2. Rezervace vozidla 7.3. Párování vozidla 7.4. Předvedení vozidla 7.5. Úkol k vozidlu 7.6. Doplňující fotografie

8. Databáze klientů 8.1. Vyhledání klienta 8.2. Editace klienta 8.3. Vymazání klienta 8.4. Vytvoření nového klienta 8.5. Zaslání e-mailu všem klientům 9. Nastavení systému 9.1. Editace uživatelů 9.1.1. Základní údaje 9.1.2. Servisní e-maily 9.1.3. E-maily o změnách ve fakturách 9.1.4. Úroveň 9.1.5. Oprávnění 9.2. Editace poboček 9.3. Editace leasingových společností 9.4. Editace "Odkud se dozvěděl" 9.5. Editace číselníků 10. Vyhodnocení prodejce 10.1. Vyhledání údajů 11. Faktury 11.1. Vyhledání faktur 11.2. Přehled faktur 11.3. Tisk faktur 11.4. Storno faktury 12. Ukončení systému 12.1. Odhlášení ze systému

1. Přihlášení do systému 1.1. Uživatelské jméno Zadejte do kolonky uživatelské jméno své uživatelské jméno pro přístup do systému

1.2. Heslo Zadejte do kolonky heslo své heslo pro přístup do systému a klikněte na tlačítko přihlásit

1.3. Oprávnění Pokud bylo zadáno platné uživatelské jméno a heslo, dojde k přihlášení do systému. Zadáte-li neplatné jméno nebo heslo, budete na to upozorněni a vyzváni k opětovnému zadání správných údajů. Při přihlášení je nastavena úroveň oprávnění, která Vám byla přidělena. Podle této úrovně budete moci vykonávat různé činnosti v systému. Přihlášení je platné , dokud se neodhlásíte nebo nezavřete okno prohlížeče.

2. Úkoly 2.1. Přehled úkolů Po přihlášení je jako první zobrazen přehled úkolů pro příslušný den a pro příslušný měsíc. Kliknutím na položku v seznamu se zobrazí detail úkolu.

2.2. Nesplněné úkoly Kliknutím na položku v seznamu se zobrazí detail nesplněného úkolu, kde je zobrazena informace o vozidle nebo klientovi, ke kterému se tento úkol vztahuje. Po kliknutí na jméno klienta nebo název vozidla se zobrazí jeho karta. Po kliknutí na ikonu v horním menu se zobrazí seznam všech nesplněných úkolů. ● ● ●

Pokud v tomto seznamu klikněte na detail, zobrazí se detail úkolu. Pokud kliknete v seznamu na jako splněno, úkol se přesune do seznamu splněných úkolů. Pokud kliknete na vymazat, úkol bude definitivně vymazán z databáze.

2.3. Splněné úkoly Po kliknutí na ikonu ● ● ●

v horním menu se zobrazí seznam všech splněných úkolů.

Pokud v tomto seznamu kliknete na detail, zobrazí se detail úkolu. Pokud kliknete v seznamu na jako nesplněno, úkol se přesune do seznamu nesplněných úkolů. Pokud kliknete na vymazat, úkol bude definitivně vymazán z databáze.

2.4. Nový úkol Kliknutím na ikonu vytvoříte nový úkol. Pokud se úkol týká jiného uživatele než Vás, vyberte jeho jméno ze seznamu. Vyberte z databáze klienta, ke kterému se úkol váže. To uděláte kliknutím na odkaz vybrat z databáze. Vyhledejte klienta, klikněte v seznamu na odkaz zobrazit. V zobrazeném detailu klienta klikněte na tlačítko vybrat tohoto zákazníka. Okno s detailem se zavře a jméno klienta se automaticky doplní do pole zákazník. Pokud klient v databázi neexistuje , vytvořte jej pomocí odkazu založit nového. Nyní zadejte datum splnění úkolu a text úkolu. Pokud zaškrtnete políčko poslat upozornění e-mailem, bude Vám kopie úkolu doručena e-mailem. Pro uložení úkolu do databáze klikněte na tlačítko uložit.

3. Seznamy vozidel 3.1. Aktivní vozy Po kliknutí na odkaz ukaž aktivní v rychlé navigaci je zobrazen seznam všech vozidel, které jsou právě skladem na všech pobočkách. Seznam je řazen podle data výkupu sestupně od nejvyšší k nejnižší. To znamená, že nejnovější vozidla jsou na prvních místech seznamu. Na jedné stránce seznamu je zobrazeno vždy 15 vozidel, stránkování je k dispozici v dolní části obrazovky. V tomto přehledu vidíte základní informace o aktivních vozidlech: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

eStav číslo smlouvy datum výkupu (po kliknutí na číslo smlouvy) číslo klíčů značku, model a typ vozidla výbavu vozidla (po kliknutí na značku, model a typ) SPZ rok výroby ujeté kilometry barvu zemi původu počet majitelů kód stavu pobočku, kde je vozidlo umístěno prodejní cenu vozidla (pokud je možný odpočet DPH, je to cena bez DPH) ostatní informace (bouráno, servisní knížka, fotografie...) ovládací prvky

3.2. Prodané vozy Po kliknutí na odkaz ukaž prodané v rychlé navigaci je zobrazen seznam všech prodaných vozidel. Seznam je řazen podle data prodeje sestupně od nejvyšší k nejnižší. Na jedné stránce seznamu je zobrazeno vždy 15 vozidel, stránkování je k dispozici v dolní části obrazovky. V tomto přehledu vidíte základní informace o prodaných vozidlech: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

eStav datum prodeje (po kliknutí na ikonu ) číslo smlouvy datum výkupu (po kliknutí na číslo smlouvy) číslo klíčů značku, model a typ vozidla výbavu vozidla (po kliknutí na značku, model a typ) SPZ rok výroby ujeté kilometry barvu zemi původu počet majitelů kód stavu pobočku, kde je vozidlo umístěno prodejní cenu vozidla (pokud je možný odpočet DPH, je to cena bez DPH) ostatní informace (bouráno, servisní knížka, fotografie...) ovládací prvky

3.3. Vrácené vozy Po kliknutí na odkaz ukaž vrácené v rychlé navigaci je zobrazen seznam všech vozidel, které byly vráceny z komisního prodeje původnímu majiteli. Seznam je řazen podle data vrácení sestupně od nejvyšší k nejnižší. Na jedné stránce seznamu je zobrazeno vždy 15 vozidel, stránkování je k dispozici v dolní části obrazovky. V tomto přehledu vidíte základní informace o vrácených vozidlech: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

eStav číslo smlouvy datum výkupu (po kliknutí na číslo smlouvy) číslo klíčů značku, model a typ vozidla výbavu vozidla (po kliknutí na značku, model a typ) SPZ rok výroby ujeté kilometry barvu zemi původu počet majitelů kód stavu pobočku, kde je vozidlo umístěno prodejní cenu vozidla (pokud je možný odpočet DPH, je to cena bez DPH) ostatní informace (bouráno, servisní knížka, fotografie...) ovládací prvky

3.4. Fiktivní vozy Po kliknutí na odkaz ukaž fiktivní v rychlé navigaci je zobrazen seznam všech fiktivních vozidel. Fiktivní vozidla jsou kopie skutečných vozidel z databáze, které mají pozměněnu cenu. Účelem existence fiktivních vozů je rozšíření nabídky vozidel na www stránkách firmy. Tyto vozidla nejsou zahrnuty do skladu ani jiných statistik.

3.5. Poptávky Po kliknutí na odkaz ukaž poptávky v rychlé navigaci je zobrazen seznam poptávek. V tomto přehledu vidíte základní informace o poptávkách: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

eStav požadovanou značku, model a typ vozidla požadovanou výbavu vozidla (po kliknutí na značku, model a typ) maximální rok výroby maximální počet ujetých kilometrů požadovanou barvu maximální počet předchozích majitelů maximální cenu požadované palivo jméno zájemce (po kliknutí na jméno se zobrazí detail klienta) datum vložení poptávky zdroj poptávky ovládací prvky

Poptávky slouží pro pracovníka telemarketingu. Jsou zde zaznamenány požadavky klientů. které nebylo možné okamžitě uspokojit nabídkou konkrétního vozidla. Jsou zde zaznamenány všechny potřebné údaje o klientovi a jeho požadavku tak, aby bylo možné v budoucnu nabídnout klientovi vozidlo maximálně odpovídající jeho požadavku. Rovněž jsou zde zobrazeny poptávky, které zadají návštěvníci na www stránkách firmy. K poptávkám lze díky systému párování vyhledat odpovídající vozidla v databázi a klienty následně oslovit pomocí e-mailu.

3.6. Výkupy Po kliknutí na odkaz ukaž výkupy v rychlé navigaci je zobrazen seznam výkupů z externích zdrojů. V tomto přehledu vidíte základní informace o poptávkách: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

eStav značku, model a typ vozidla výbavu vozidla (po kliknutí na značku, model a typ) rok výroby počet ujetých kilometrů barvu zemi původu počet předchozích majitelů pobočku, která by vozidlo vykoupila cenu vozidla ostatní informace (servisní knížka, odpočet DPH...) zdroj poptávky ovládací prvky

Výkupy slouží pro pracovníka telemarketingu. Jsou zde zaznamenány vozidla z externích zdrojů, které by bylo vhodné od původního majitele vykoupit za účelem dalšího prodeje.

4. Ovládací prvky 4.1. Rychlá navigace Rychlá navigace slouží k přepínání mezi základními přehledy: aktivními vozy, prodanými vozy, fiktivními vozy, poptávkami a výkupy.

4.2. Filtrace Pomocí filtrace (vpravo vedle rychlé navigace) lze zobrazit buď vozidla konkrétní značky, nebo ty, které jsou skladem na určené pobočce. Oba filtry lze zkombinovat. Filtr vytvoříte tak, že vyberete ze seznamu značku vozidla nebo pobočku (případně obojí) a kliknete na tlačítko ok. Nastavení filtru je platné, dokud jej nezrušíte kliknutím na červený odkaz filtr: vpravo vedle tlačítka ok.

4.3. eStav, prodej vozidla eStav je položka, která symbolizuje různé stavy vozidla v databázi. Možné stavy: toto vozidlo je oceněno a připraveno k prodeji toto vozidlo je rezervováno, není možné jej prodat. Před prodejem je nutno rezervaci zrušit. toto vozidlo bylo prodáno archivní záznam (platí pro vrácená vozidla, archiv poptávek a výkupů) Vozidlo lze prodat kliknutím na ikonu . Tato ikona není k dispozici, pokud vozidlo není dosud oceněno, nebo je znepřístupněna (šedá), pokud je vozidlo rezervováno.

Prodej vozidla K tomuto modulu má přístup pouze uživatel s právem zápisu. Prodej probíhá v novém okně. Nejprve vyberte z databáze klientů zákazníka, který vozidlo kupuje pomocí odkazu vybrat z databáze. Vyhledejte klienta, klikněte v seznamu na odkaz zobrazit. V zobrazeném detailu klienta klikněte na tlačítko vybrat tohoto zákazníka. Okno s detailem se zavře a jméno klienta se automaticky doplní do pole zákazník. Pokud v databázi není, vytvořte jej pomocí odkazu založit nového. Pokud je na vozidlo poskytována sleva, vyplňte částku do políčka sleva. Dále vyberte způsob platby. Není-li částka hrazena vcelku, zadejte způsob druhé části platby a její částku. Pokud je to třeba, zadejte způsob doplatku. Je-li doplatek realizován pomocí leasingu, vyberte leasingovou společnost a dobu splácení. Nakonec zkontrolujte jméno prodejce. Pokud vytváříte záznam za jiného prodejce, vyberte jeho jméno ze seznamu prodejce, aby byl prodej zařazen do statistiky správného pracovníka.

Nyní důkladně zkontrolujte zadané údaje. Pokud je prodej proveden, je automaticky vytvořena faktura a není možné akci vrátit zpět z důvodu zachování konzistence dat mezi obchodní a fakturační částí! Prodej vozidla dokončíte kliknutím na tlačítko uložit. Po dokončení prodeje se zobrazí přehled prodaných vozidel. Nyní můžete vytisknout všechny potřebné dokumenty kliknutím na ikonu .

4.4. Datum výkupu Pokud v přehledu aktivních/prodaných vozidel kliknete na číslo smlouvy, zobrazí se datum, kdy bylo vozidlo vykoupeno/přijato do komisního prodeje.

4.5. Výbava vozidel Pokud v přehledu aktivních/prodaných vozidel kliknete na značku-model-typ vozidla, zobrazí se výbava tohoto vozidla.

4.6. Ocenění vozidla K tomuto modulu má přístup pouze uživatel s právem zápisu. Vykoupené vozidlo je nutné nejprve ocenit. Neoceněná vozidla mají prázdný eStav a v políčku cena je zobrazena ikona . Kliknutím na tuto ikonu se spustí modul pro ocenění vozidla. Do políčka prodejní cena zadejte cenu, za kterou se vozidlo bude prodávat.

Tuto cenu zadávejte vždy včetně DPH! Prodejní cena nemůže být menší než cena nákupní! Klikněte na tlačítko kontrola. Pokud je zadaná částka v pořádku, můžete ocenění dokončit kliknutím na tlačítko uložit.

4.7. Fotografie pro web K tomuto modulu má přístup pouze uživatel s právem zápisu. Ke každému vozidlu lze přidat čtyři doplňující fotografie pro zobrazení na www stránkách firmy. Tyto doplňující fotografie lze přidat pouze tehdy, je-li vložena fotografie základní. Základní fotografii lze vložit buď při vkládání vozidla, nebo při jeho editaci. Pro vložení doplňujících fotografií klikněte na modré písmenko F ve sloupci ost. v přehledu vozidel, nebo v detailu vozidla na odkaz Přidat doplňující fotografie pro web dole pod hlavní fotografií. Tento odkaz můžete nalézt rovněž v editaci vozidla vedle políčka foto. V novém okně vyberte postupně první až čtvrtou fotografii. Poté klikněte na tlačítko uložit.

Maximální možná šířka fotografie je 500px, maximální velikost fotografie je 150kB. Proto nezapomeňte každý obrázek zmenšit a uložit do formátu JPG! Pokud chcete doplňující fotografie vymazat, klikněte na tlačítko vymazat.

4.8. Detail vozidla Kliknutím na ikonu se zobrazí okno s detailními informacemi o vozidle. Jsou zde zobrazeny veškeré dostupné údaje o vozidle (včetně fotografie) a zákazníkovi. Pokud bylo vozidlo prodáno, je zde uvedeno, komu a za jakých podmínek bylo vozidlo prodáno. Více informací o funkcích v okně detailu najdete zde.

4.9. Editace vozidla K tomuto modulu má přístup pouze uživatel s právem změny údajů. Kliknutím na ikonu se zobrazí modul, ve kterém je možné editovat (měnit) zadané údaje o vozidle. Při spuštění tohoto modulu jsou všechna políčka zamčena proti úpravě. Pokud chcete některou hodnotu změnit, klikněte nejprve na přepínač vlevo, který vybraný řádek odemkne. Poté již můžete změnit vybraný údaj. Chcete-li změnit výbavu vozidla, která je zobrazena v multiselekčním poli, je třeba zmáčknout a držet na klávesnici klávesu CTRL a pomocí myši provádět požadované změny ve výbavě. Jakmile úpravy ukončíte, klikněte dole na tlačítko uložit změny. Pokud ještě změny nebyly uloženy a chctete vše vrátit do původního stavu a začít s editací znovu, klikněte na tlačítko vrátit do původního stavu. Tím se vše uvede do stavu před editací.

Pozor! Pokud změny jednou uložíte, nelze je již vrátit zpět! 4.10. Tisk dokumentace Kliknutím na ikonu lze vytisknout veškerou dokumentaci k vozidlu. Nejprve zkontrolujte položky seznamu dokumentů. Ve výchozím zobrazení jsou zaškrtnuty všechny položky. Pokud chcete vytisknout jen některé, zrušte zaškrtnutí u těch, které nechcete vytisknout. Poté klikněte na tlačítko tisk a dokumenty se připraví k vytištění.

4.11. Vymazání vozidla K tomuto modulu má přístup pouze uživatel s právem změny údajů. Kliknutím na ikonu lze vozidlo vymazat z databáze systému. Spolu s vozidlem budou vymazány veškeré spojené údaje (historie, předvedení a podobně). Pokud se jedná o vozidlo, které bylo do systému vloženo tentýž den, dojde i k vymazání faktur. Bylo-li však vozidlo vloženo dříve, bude faktura pouze stornována.

V takovém případě je bezpodmínečně nutné informovat účtárnu! 4.12. Datum prodeje Kliknutím na ikonu

u prodaného vozu se zobrazí datum prodeje.

4.13. Přesun položek do archivu Položky poptávek a výkupů nelze z marketingových důvodů vymazat. Lze ale vyřízené položky přesunout do archivu kliknutím na ikonu . Archivní položky lze kdykoliv zobrazit kliknutím na odkaz archiv poptávek (resp. archiv výkupů) v pravém horním rohu přehledu.

4.14. Přehled stavu skladu Kliknutím na odkaz skladem: X vozů v pravém horním rohu přehledu aktivních a prodaných vozidel lze zobrazit informace o počtu aktivních a prodaných vozidel jak celkem, tak pro jednotlivé pobočky.

5. Vkládání údajů Ke vkládání údajů má přístup pouze uživatel s právem zápisu.

5.1. Vkládání vozidel Nové vozidlo vložíte do databáze kliknutím na odkaz Vkládání vlevo v horním menu. V následujícím kroku vyberte nabídka - vozidlo k prodeji v seznamu druh záznamu. Dále vyberte značku vozidla v seznamu značka vozidla. Nyní se zobrazí formulář pro vyplnění všech údajů o vozidle. Položky označené červeně jsou povinné. Vyplňte maximum dostupných informací, v budoucnu vám umožní detailnější vyhledávání a práci s vozidly. Vedle každého rozbalovacího seznamu je políčko není v seznamu. To slouží k vyplnění položky, která ještě nebyla dříve vytvořena (například neexistující model nebo typ karoserie). Nejprve důkladně zkontrolujte, zda v seznamu neexistuje položka, kterou chcete zadat. Pokud ne, napište ji do pole není v seznamu. Tím se po uložení položka automaticky doplní a při příštím vkládání již bude v seznamu k dispozici.

Nikdy nepoužívejte obecných formulací jako "neznámý", "nerozhoduje", "nezadáno" nebo "bílá nebo červená" ! Pokud některý údaj neznáte, nebo není jednoznačně definován, nevyplňujte jej! Pro ostatní údaje slouží pole "poznámka".

Pokud v seznamu výbavy chybí položka, kterou potřebujete zadat, doplňte ji do pole není v seznamu. Pokud potřebujete uvést více dosud neexistujících položek, oddělte je znakem * Jako majitel se rozumí původní majitel, který je zapsán v technickém průkazu. Pokud vozidlo vykupujete od nového majitele nezapsaného v technickém průkazu, zadejte jej do pole druhá osoba a zaškrtněte pole NMNVTP (nový majitel nezapsán v technickém průkazu). Pokud vozidlo vykupujete od zplnomocněné osoby, která však není majitelem vozidla, zadejte jej do pole druhá osoba. Vyberte majitele kliknutím na odkaz vybrat z databáze. Vyhledejte klienta, klikněte v seznamu na odkaz zobrazit. V zobrazeném detailu klienta klikněte na tlačítko vybrat tohoto zákazníka. Okno s detailem se zavře a jméno klienta se automaticky doplní do pole majitel. Pokud klient v databázi neexistuje , vytvořte jej pomocí odkazu založit nového. Stejně postupujte při zadání položky druhá osoba. Pokud se jedná o příjem vozidla do komisního prodeje, je třeba vozidlo ocenit již nyní. Po kliknutí na přepínač komise se spustí kalkulátor ceny, pomocí kterého určíte správnou cenu komisního vozu. Do políčka Prodejní cena zadejte cenu, za kterou se bude vozidlo prodávat a do políčka procenta výši provize v procentech. Poté klikněte na tlačítko vypočítej. V políčcích Nákupní cena a Provize se objeví vypočítané hodnoty. Pokud je vypočítaná provize nižší, než je přípustné, napište do políčka Provize požadovanou výši provize a klikněte na tlačítko přepočítej. Jakmile je vše v pořádku, klikněte na tlačítko hotovo. Kalkulátor se zavře a nákupní cena se automaticky doplní do políčka cena nákupní. Pokud se jedná o výkup vozidla do vlastnictví firmy, zadejte výkupní cenu vozidla do políčka cena nákupní.

Vždy zadávejte cenu včetně DPH!!! Pokud je u vozidla možnost odpočtu DPH, zatrhněte políčko odpočet DPH. V takovém případě bude v přehledu vozidel uváděna cena bez DPH (bude vypsána červeně a ve sloupci ost. bude poznámka DPH) a v detailu vozidla, dokumentaci a faktuře bude cena rozpočítána na jednotlivé položky. Vložení vozidla dokončíte kliknutím na tlačítko uložit. Pokud nejsou vyplněny povinné položky, je tlačítko pro uložení zablokováno.

5.2. Vkládání poptávek Novou poptávku vložíte do databáze kliknutím na odkaz Vkládání vlevo v horním menu. V následujícím kroku vyberte poptávka - požadované vozidlo v seznamu druh záznamu. Dále vyberte značku vozidla v seznamu značka vozidla. Nyní se zobrazí formulář pro vyplnění všech údajů o poptávce. Dále pokračujte stejně jako při vkládání vozidla.

5.3. Vkládání výkupů Nový výkup vložíte do databáze kliknutím na odkaz Vkládání vlevo v horním menu. V následujícím kroku vyberte výkup - vozidlo z externího zdroje v seznamu druh záznamu. Dále vyberte značku vozidla v seznamu značka vozidla. Nyní se zobrazí formulář pro vyplnění všech údajů o výkupu. Dále pokračujte stejně jako při vkládání vozidla.

6. Vyhledávání vozidel Vyhledávání v databázi systému zahájíte kliknutím na odkaz Vyhledávání vlevo nahoře.

6.1. Podle čísla smlouvy Zadejte číslo smlouvy do políčka smlouva č. a klikněte na tlačítko vyhledat.

6.2. Podle klíčů Zadejte číslo klíčů do políčka klíče č. a klikněte na tlačítko vyhledat.

Pozor! Vyhledají se vozidla pro všechny pobočky, protože číslo klíčů není jedinečný údaj! 6.3. Podle typu záznamu Pokud chcete vyhledávání specifikovat podrobněji, zvolte si ve výběrovém poli, jaký typ záznamu chcete vyhledat: a) nabídka - vozidla k prodeji Pomocí této položky můžete prohledávat databázi aktivních, prodaných, fiktivních a vrácených vozidel. Můžete zde svůj dotaz specifikovat pomocí všech údajů, které jsou o vozidlech dostupné. U číselných údajů můžete navíc rozlišovat pomocí následujících operátorů: = > < >= <=

rovná se je větší než je menší než je větší nebo rovno než je menší nebo rovno než

Kromě běžného vyhledávání je zde možné definovat marketingový dotaz: ● ● ● ● ● ●

rozmezí od - do data, kdy byla vozidla vložena do databáze rozmezí od - do data prodeje dobu stání vozidla (pomocí operátoru) počet předvedení vozidla (pomocí operátoru) vypočítat průměrnou dobu stání výpočet celkové ceny (nákupní, prodejní a průměry těchto cen)

Vyhledání spustíte kliknutím na tlačítko vyhledat.

Pozor! Do výsledků marketingového dotazu se nezapočítávají vozidla s příznakem Nepatří do statistiky, ale v tabulce s výsledky vyhledávání budou zobrazeny!

b) poptávka - požadovaná vozidla Pomocí této položky můžete prohledávat databázi poptávek. Můžete zde svůj dotaz specifikovat pomocí všech údajů. které jsou o poptávkách dostupné. U číselných údajů můžete navíc rozlišovat pomocí následujících operátorů: = > < >= <=

rovná se je větší než je menší než je větší nebo rovno než je menší nebo rovno než

Rovněž je možné dofinovat rozmezí od - do data, kdy byla poptávka do databáze vložena. Vyhledání spustíte kliknutím na tlačítko vyhledat. výkup - vozidla z externích zdrojů Pomocí této položky můžete prohledávat databázi výkupů. Můžete zde svůj dotaz specifikovat pomocí všech údajů. které jsou o výkupech dostupné. U číselných údajů můžete navíc rozlišovat pomocí následujících operátorů: = > < >= <=

rovná se je větší než je menší než je větší nebo rovno než je menší nebo rovno než

Rovněž je možné dofinovat rozmezí od - do data, kdy byl výkup do databáze vložen. Vyhledání spustíte kliknutím na tlačítko vyhledat.

6.4. Výsledky posledního vyhledávání Po provedení vyhledávání se nad tabulkou výsledků zobrazí odkaz výsledky posledního vyhledávání. Po kliknutí na tento odkaz se provede vyhledávání podle stejných kritérií, jaké jste zadali při posledním vyhledávání. Tyto kritéria si systém pamatuje do dalšího vyhledávání nebo odhlášení.

6.5. Export výsledku vyhledávání do souboru Po provedení vyhledávání se nad tabulkou výsledků zobrazí odkaz export posledního vyhledávání do tabulky. Po kliknutí na tento odkaz systém vytvoří soubor, který si můžete otevřít v tabulkovém procesoru (MS Excel, OpenOffice.org Calc atd...). Vedle něj je odkaz nápověda. Po kliknutí na něj se zobrazí krátká nápověda, jak tento vyexportovaný soubor otevřít v tabulkovém procesoru. Systém si výsledky vyhledávání pamatuje do dalšího vyhledávání nebo odhlášení. Pro uživatele MS Excel: Soubor neotvírejte přímo, ale nejprve jej uložte na disk (například na Plochu). Poté spusťte Excel a zvolte Soubor/Otevřít. Vyberte vyexportovaný soubor z místa, kam jste jej uložili. Pro uživatele OpenOffice.org Calc: Soubor můžete otevřít rovnou. V následujícim dialogu vyberte znakovou sadu Windows-1250 a jako oddělovací znak vyberte středník.

7. Detail vozidla Kliknutím na ikonu

se otevře okno s detailními informacemi o vozidle.

7.1. Historie vozidla Kliknutím na odkaz Historie se zobrazí stručná historie vozidla. Do historie se zaznamenávají nejdůležitější operace s vozidlem . Kdy a kdo vozidlo do databáze vložil, jaká je nákupní cena a jaký byl vývoj ceny prodejní, kdy bylo vozidlo prodáno. Rovněž jsou zaznamenávány pohyby vozidla mezi pobočkami.

7.1.1. Opravy vozidla Pokud je rozbalena historie vozidla, je zobrazena i část oprav vozidla. Zde jsou zobrazeny požadované a provedené opravy na vybraném vozidle. Chcete-li přidat požadavek na novou opravu, klikněte na odkaz zadat novou opravu. Dále zadejte popis požadované opravy a klikněte na tlačítko uložit. Tím se požadavek na opravu uloží do databáze a zároveň se odešle upozornění e-mailem uživatelům na příslušné pobočce, kteří mají příjem těchto upozornění nastaven. Požadavek na opravu se okamžitě zobrazí v tabulce oprav. Zadat novou opravu může pouze uživatel s oprávněním pro zápis Pokud je oprava provedena, klikněte na odkaz dokončit opravu v tabulce oprav. Vyplňte položky poznámka k opravě a cena a klikněte na tlačítko dokončit. Tím se informace o dokončení opravy uloží do databáze a zároveň se odešle upozornění e-mailem uživatelům na příslušné pobočce, kteří mají příjem těchto upozornění nastaven. Informace o dokončení opravy se okamžitě zobrazí v tabulce oprav. Cena opravy se automaticky započítá do investic k příslušnému vozidlu. Dokončit opravu může pouze uživatel s oprávněním pro zápis

7.1.2. Investice Pokud je rozbalena historie vozidla, je zobrazena i část investic. Chcete-li zadat novou investici, klikněte na odkaz zadat novou investici, vyplňte položky popis investice a částka a klikněte na tlačítko uložit. Tím se informace o investici uloží do databáze a je okamžitě zobrazena v tabulce investic. Pod tabulkou investic se zobrazuje celkový součet všech investic pro příslušné vozidlo. Zadat novou investici může pouze uživatel s oprávněním pro zápis

7.2. Rezervace vozidla Chcete-li některé vozidlo na určitou dobu rezervovat pro konkrétního zákazníka, klikněte na odkaz Rezervovat. Vyberte pomocí odkazu vybrat z databáze klienta, pro kterého chcete vozidlo zarezervovat. Pokud tento klient v databázi neexistuje, vytvořte jej pomocí odkazu založit nového. Dále zadejte datum, do kdy je rezervace platná a výši zálohy. Kliknutím na tlačítko uložit vozidlo zarezervujete. Okamžitě je vám nabídnuta možnost vytisknout potvrzení o převzetí zálohy. Pokud chcete rezervaci zrušit, klikněte v detailu vozidla na ikonu vozidlo bude možné prodat.

. Po potvrzení bude rezervace zrušena a

Rezervovat a rušit rezervaci může pouze uživatel s oprávněním pro zápis

7.3. Párování vozidla Pokud kliknete na odkaz Párovat, vyhledají se v databázi odpovídající poptávky na stejnou značku a model vozidla. V tabulce spárovaných poptávek si můžete zobrazit detail poptávky. Pokud kliknete na odkaz Odeslat upozornění zájemcům, automaticky bude odeslán e-mail všem klientům, kteří poptávají tento typ vozidla.

Aby bylo možné odeslat automatické upozornění, je třeba zadávat u klientů jejich e-mailovou adresu! 7.4. Předvedení vozidla Z důvodu získávání marketingových údajů o jednotlivých vozidlech a aktivitách prodejců je nutné do systému zadávat informace o předvedení vozidla. To provedete kliknutím na odkaz Předvedení v detailu vozidla. Zobrazí se informace o předchozích předvedeních tohoto vozidla (pokud existují). Podrobné informace si můžete přečíst po kliknutí na odkaz detail. Rovněž zde můžete informace upravit nebo vymazat (pokud k tomu máte oprávnění). Pro zadání informací o novém předvedení klikněte na odkaz Nový záznam. Vyberte prodejce, který vozidlo předváděl a datum, kdy bylo vozidlo předvedeno klientovi. Dále vyplňte položku průběh. Pokud bude zašktrnuto políčko zpráva pro telemarketing, bude odeslán e-mail s průběhem předvedení pracovníkovi telemarketingu. Pokud vyberete možnost přidat do úkolů, nastavte uživatele, kterému má být úkol přidán, datum platnosti úkolu a vyplňte položku text. Pokud zaškrtnete políčko poslat upozornění e-mailem, bude uživateli, pro něhož je úkol určen, zaslán informační e-mail o novém úkolu. Informaci uložíte do systému kliknutím na tlačítko uložit. Vkládat informace o předvedení může pouze uživatel s oprávněním pro zápis

7.5. Úkol k vozidlu Pokud chcete přidat nový úkol vázaný ke konkrétnímu vozidlu, klikněte na odkaz Úkol v detailu vozidla. Vyberte prodejce, pro kterého je úkol určen, platnost úkolu a vyplňte položku popis. Pokud chcete prodejce na nový úkol upozornit, zaškrtněte políčko poslat upozornění e-mailem. Vytvoření úkolu dokončíte kliknutím na tlačítko uložit. Vkládat úkoly může pouze uživatel s oprávněním pro zápis

7.6. Doplňující fotografie Pokud je u vozidla přiložena hlavní fotografie, je možné přidat čtyři další doplňující fotografie. Tyto doplňující fotografie nejsou přístupné v systému, ale jsou dostupné pro návštěvníky webových stránek firmy. Pokud chcete doplňující fotografie přidat, klikněte na odkaz Přidat doplňující fotografie pro web dole pod hlavní fotografií. Více se dozvíte v kapitole 4.7. Fotografie pro web Vkládat fotografie může pouze uživatel s oprávněním pro zápis

8. Databáze klientů Kliknutím na odkaz Klienti v horním menu se otevře okno pro práci s databází klientů.

8.1. Vyhledání klienta Vyberte ze seznamu, podle čeho chcete klienta vyhledat (k dispozici jsou hodnoty: příjmení, rodné číslo, firma, IČO, e-mailová adresa). Do políčka napište hledaný řetězec a klikněte na tlačítko vyhledat. Pokud nezadáte do políčka žádný text, budou vyhledáni všichni klienti.

Pozor! Vyhledání všech klientů bude trvat delší dobu a výsledný seznam bude pravděpodobně velmi dlouhý! Kliknutím na odkaz zobrazit v pravé části seznamu se zobrazí detailní informace o klientovi.

8.2. Editace klienta K tomuto modulu mají přístup pouze uživatelé s právem pro editaci Kliknutím na odkaz upravit v pravé části seznamu můžete změnit údaje o klientovi. Proveďte příslušné změny a klikněte na tlačítko uložit. Tím budou změny uloženy do databáze.

8.3. Vymazání klienta K tomuto modulu mají přístup pouze uživatelé s oprávněním pro administraci Kliknutím na odkaz vymazat v pravé části seznamu můžete klienta z databáze vymazat.

Nelze vymazat klienta, ke kterému se váže záznam na některé vozidlo v databázi! 8.4. Vytvoření nového klienta K tomuto modulu mají přístup pouze uživatelé s oprávněním pro zápis Nejprve pomocí vyhledávání zjistěte, zda již klient v databázi neexistuje. Pokud není nalezen, můžete vytvořit nového klienta kliknutím na odkaz vytvořit nový záznam. Nejprve vyberte, zda se jedná o běžného občana, fyzickou osobu nebo právnickou osobu. Poté vyplňte maximum dostupných informací a klikněte na tlačítko zaregistrovat. Tím je nový klient vytvořen.

8.5. Zaslání e-mailu všem klientům K tomuto modulu mají přístup pouze uživatelé s oprávněním pro administraci Systém umožňuje zaslání hromadného e-mailu na všechny e-mailové adresy v databázi klientů. Klikněte na odkaz poslat e-mail všem v okně klientů. Dále vyplňte položky předmět a text. Pokud chcete obdržet kontrolní kopii na svou e-mailovou adresu, nastavte zaslání kopie v položce poslat kopii. Hromadný e-mail bude odeslán po kliknutí na tlačítko odeslat.

9. Nastavení systému Ke všem nastavením systému má přístup pouze administrátor Veškerá nastavení systému naleznete po kliknutí na odkaz Nastavení v horním menu.

9.1. Editace uživatelů Kliknutím na odkaz Editace uživatelů můžete zakládat nebo upravovat uživatele systému. Pro vytvoření nového uživatele systému klikněte na odkaz Vytvořit nového uživatele. Vyplňte všechny položky a vyberte pobočku, ke které má být nový uživatel přiřazen. Pokud má nový uživatel dostávat e-maily o požadavcích na servisní zásah, zašktrněte políčko posílat servisní e-maily. Pokud má nový uživatel dostávat e-maily o změnách ve fakturách, zaškrtněte políčko posílat e-maily o změnách ve fakturách. Dále nastavte úroveň uživatele a zaškrtněte políčka pro oprávnění. Více o oprávnění se dozvíte v kapitole 9.1.5 Oprávnění. Kliknutím na odkaz Upravit existujícího uživatele můžete změnit údaje u existujících uživatelů systému. Klikněte na odkaz upravit v pravé části seznamu a opravte údaje. Kliknutím na tlačítko uložit budou změny uloženy do databáze. Kliknutím na odkaz vymazat v pravé části seznamu uživatelů můžete vybraného uživatele definitivně vymazat z databáze.

Spolu s uživatelem budou vymazány i veškeré záznamy o jeho činnosti v systému a jeho úkoly. 9.1.1. Základní údaje ● ● ● ● ● ● ●

login - přihlašovací jméno uživatele systému * heslo - přihlašovací heslo uživatele systému heslo pro kontrolu - potvrzení správnosti zadaného hesla e-mail - e-mailová adresa uživatele systému * jméno - křestní jméno uživatele systému příjmení - příjmení uživatele systému pobočka - pobočka, ke které je uživatel přiřazen

* - jedinečný údaj, není možné vytvořit více uživatelů se stejným loginem nebo e-mailovou adresou. Pokud zadáte login nebo e-mailovou adresu, která již v databázi existuje, budete vyzváni k opravení tohoto údaje.

9.1.2. Servisní e-maily Uživatel, který má nastaveno zasílání servisních e-mailů, obdrží od systému e-mail ve chvíli, kdy je zadán požadavek na servisní zásah u vozidla, které patří ke stejné pobočce jako tento uživatel. Servisní e-maily může dostávat libovolný počet uživatelů.

9.1.3. E-maily o změnách ve fakturách Uživatel, který má nastaveno zasílání e-mailů o změnách ve fakturách, obdrží od systému e-mail ve chvíli, kdy je u vozidla změněna položka, která se týká fakturačních údajů. E-maily o změnách ve fakturách může dostávat libovolný počet uživatelů.

E-maily o změnách ve fakturách nejsou rozlišeny podle pobočky!

9.1.4. Úroveň Úroveň uživatele určuje jeho postavení v systému (prodejce, servisní technik, pracovník telemarketingu, administrátor). K úrovni uživatele se vztahují některé akce, jako například ohodnocení prodejců nebo informace o poptávkách pro pracovníka telemarketingu. Administrátor má přístup ke všem modulům systému včetně nastavení.

9.1.5. Oprávnění Pomocí oprávnění lze definovat, k jaké činnosti má uživatel systému přístup. ● ● ● ●

vyhledávání - uživatel může vyhledávat a zobrazovat údaje z databáze vkládání - uživatel může do databáze vkládat nové záznamy editace - uživatel může upravovat záznamy, které již v databázi existují administrace - uživatel může mazat záznamy z databáze

9.2. Editace poboček Pro vytvoření nové pobočky klikněte na odkaz vytvořit nový záznam, zadejte název pobočky a klikněte na tlačítko uložit. Pro změnu pobočky vyberte pobočku ze seznamu, klikněte na tlačítko upravit, proveďte změnu a klikněte na tlačítko uložit. Pro vymazání pobočky klikněte na tlačítko vymazat.

Před vymazáním zkontrolujte, zda se k této hodnotě nevztahuje některý záznam v databázi! 9.3. Editace leasingových společností Pro vytvoření nové společnosti klikněte na odkaz vytvořit nový záznam, zadejte název společnosti a klikněte na tlačítko uložit. Pro změnu společnosti vyberte společnost ze seznamu, klikněte na tlačítko upravit, proveďte změnu a klikněte na tlačítko uložit. Pro vymazání společnosti klikněte na tlačítko vymazat.

Před vymazáním zkontrolujte, zda se k této hodnotě nevztahuje některý záznam v databázi! 9.4. Editace "Odkud se dozvěděl" Pro vytvoření nové položky klikněte na odkaz vytvořit nový záznam, zadejte název položky a klikněte na tlačítko uložit. Pro změnu položky vyberte položku ze seznamu, klikněte na tlačítko upravit, proveďte změnu a klikněte na tlačítko uložit. Pro vymazání položky klikněte na tlačítko vymazat.

Před vymazáním zkontrolujte, zda se k této hodnotě nevztahuje některý záznam v databázi!

9.5. Editace číselníků Pro vytvoření nové hodnoty klikněte na odkaz Vytvořit nový záznam, zadejte název hodnoty a klikněte na tlačítko uložit. Pro změnu hodnoty vyberte hodnotu ze seznamu, klikněte na tlačítko upravit, proveďte změnu a klikněte na tlačítko uložit. Pro vymazání hodnoty klikněte na tlačítko vymazat.

Před vymazáním zkontrolujte, zda se k této hodnotě nevztahuje některý záznam v databázi! 10. Vyhodnocení prodejce Tento modul slouží k vyhodnocení úspěšnosti prodejce. Výsledek se vypočítává z poměru předvedení a prodaných vozidel.

10.1. Vyhledání údajů Klikněte na odkaz Vyhodnocení v horním menu. Vyberte ze seznamu prodejce a zadejte data od - do. poté klikněte na tlačítko zobrazit.

11. Faktury Kliknutím na odkaz Faktury v horním menu se otevře okno modulu faktur.

11.1. Vyhledání faktur Zadejte datum dne, pro který chcete zobrazit přehled faktur. Poté klikněte na tlačítko vyhledat.

11.2. Přehled faktur V přehledu faktur jsou zobrazeny nejdůležitější údaje jednotlivých faktur. V pravé části přehledu se zobrazují odkazy pro práci s fakturami. U faktur pro aktuální den je zobrazen odkaz vymazat. Po kliknutí na něj bude faktura vymazána. K funkci vymazání má přístup pouze uživatel s oprávněním pro administraci.

11.3. Tisk faktur Po kliknutí na odkaz tisk v pravé části přehledu se otevře okno pro vytištění faktury.

11.4. Storno faktury K této funkci má přístup pouze uživatel s oprávněním pro zápis. U faktur z předchozích dnů je v pravé částu přehledu zobrazen odkaz stornovat - po kliknutí na něj se faktura označí jako stornovaná.

12. Ukončení systému 12.1. Odhlášení ze systému Ze systému se odhlásíte kliknutím na odkaz odhlásit vlevo dole. K odhlášení rovněž dojde ve chvíli, kdy zavřete okno prohlížeče.

Autor: Tomáš Klos Verze: 1.0 Aktuální verzi manuálu najdete zde: http://www.tkl.cz/netauto/manual/