MANUAL MUTU JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen Revisi Tanggal
: : :
Diajukan oleh
:
Ketua UJM Administrasi Publik Ttd Prof.Dr.Abdul Hakim, M.Si
Disetujui oleh
:
Ketua Jurusan Administrasi Publik Ttd Dr.Mujibur Rahman Khairul Muluk,S.Sos,M.Si
DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu 1.2. Tujuan Manual Mutu II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU III. ISTILAH DAN DEFINISI IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.2. Organisasi Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.3. Proses Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.5. Program Kerja dan Sasaran Mutu 4.6. Sistem Dokumen dan Audit V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Kepuasan Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan Sistem Mutu 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.6. Tinjauan Manajemen VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia 6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja 6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan 7.2. Proses Terkait Mahasiswa 7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 7.4. Pembelian 7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran VIII. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Panduan Umum 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.3. Analisis Data 8.4. Perbaikan
I. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu Manual
mutu
ini
merupakan
panduan
implementasi
manajemen mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya yang sekaligus juga menjadi salah satu persyaratan yang dituntut keberadaannya dalam sistem manajemen mutu. Oleh karena itu setiap unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya yang terlibat dalam sistem
manajemen
mutu
harus
memenuhi
persyaratan
tersebut. Manual Mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya
disusun
untuk
mengendalikan
pengelolaan
pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen
Mutu
implementasinya
ISO
9001:2008
dalam
layanan
dengan
pendidikan
pedoman IWA2:2007,
peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BANPT. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara
internal
Jurusan
Administrasi
Publik
Universitas
Brawijaya. Jurusan Ilmu Administrasi Publik
Universitas
Brawijaya melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban mengembangkan
mutu
kepada
stakeholders
pendidikan
Jurusan
untuk secara
berkelanjutan. Dengan demikian, mutu penyelenggaraan pendidikan di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT)
atau
badan
akreditasi
internasional.
Dalam
penerapan SPMI, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan
misinya,
mampu
memenuhi
kebutuhan/
memuaskan stakeholders yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Untuk itu, Jurusan Ilmu Administrasi Publik
Universitas
Brawijaya
menyusun
dokumen
SPMI
sebagai berikut: a. Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi dan Misi Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya, Rencana Strategis Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya, Program Kerja, dan Pedoman Pendidikan. b. Dokumen
mutu
yaitu
Manual
Mutu
Jurusan
Ilmu
Administrasi Publik Universitas, Standar Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borangborang. c. Dokumen
Audit
yang
meliputi
Manual
Prosedur
Pelaksanaan Audit Internal (AI) Jurusan Ilmu Administrasi
Publik
Universitas
Unv./Fak./Prog,
Brawijaya,
MP
MP
Penilaian
Penilaian
Kinerja
Kinerja
Jur./PS,
IK
Pelaksanaan Audit untuk Auditor (0040010201), Borang Kinerja Jurusan Ilmu
Administrasi
Publik Universitas
Brawijaya.
1.2. Tujuan Manual Mutu Manual
mutu
ini
merupakan
panduan
implementasi
manajemen mutu Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya. Untuk itu Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjsama di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi kepuasan pelanggan. b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO 9001:2008.
d. Mencerminkan komitmen Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan,
penelitian,
pengabdian
masyarakat
dan
kerjsama. 1.3. Lingkup Proses Utama dan Pelanggan 1. Bisnis proses Bisnis proses yang utama di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya terdiri dari lima proses utama: 1.
Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi untuk program Sarjana (S1) di bidang Administrasi Publik;
2.
Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya,
3.
Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik
4.
Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder);
5.
Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja
Dengan tiga proses pendukung: 1. Kelancaran urusan tata usaha; 2. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)
3. Pengadaan barang dan jasa. Adapun hubungan antara proses dan output dan penetapan
customer di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dapat disajikan sebagai berikut: Proses Pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi
Proses Penelitian
Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder);
Proses manajerial, pemantauan dan
Output (Produk) Sarjana (S1) Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (skripsi, thesis, disertasi)
Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian) Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten) Layanan Ilmiah (Scientific Service) 1. Jasa pelatihan konsultasi magang, studi banding 2. Kemitraan Jasa penelitian, penerbitan jurnal Penyelenggaraan even ilmiah : Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres Peran serta dalam even ilmiah: Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres
Laporan Evaluasi Diri Tahunan terhadap
Customer Mahasiswa, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan, atasan langsung pimpinan unit kerja Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, atasan langsung pimpinan unit kerja
Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, atasan langsung pimpinan unit kerja Masyarakat, industri, PT lain, peneliti lain Instansi Pemerintah, Alumni, atasan langsung pimpinan unit kerja Atasan langsung pimpinan unit
evaluasi kinerja
pencapaian Renstra Laporan Kinerja Dosen (LKD) Daftar Penilian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil oleh atasan Laporan Kinerja oleh IRJEN dan BPPK Laporan Keuangan oleh Akuntan Public
kerja
2. Pelanggan Pelanggan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya terdiri dari Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, Masyarakat, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain, Alumni, dan atasan langsung pimpinan unit kerja. Kriteria pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu untuk
mahasasiswa
S1.
Pelanggan
mahasiswa
adalah
mahasiswa yang telah lolos seleksi masuk perguruan tinggi dan tercatat sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan registrasi administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung.
Persyaratan
Seleksi
Masuk
(SELMA)
UB
tercantum dalam web http://selma.ub.ac.id/ dimana ada dua katagori utama yaitu Jalur Nasional dan Jalur Mandiri. Jalur Nasonal dibagi empat yaitu: (1) SNMPTN Jalur Undangan, (2) PSB Non Akademik 2011, (3) SNMPTN 2011 Jalur Ujian Tulis dan (4) Beasiswa Bidik Misi. Untuk Jalur Mandiri dibagi empat sistem yaitu: (1) SPKIns, (2) SPKD, (3) SPMK, (4) Seleksi Alih
Program. Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif secara detail tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan Akademik dan Non–Akademik, serta Manual Prosedur yang terkait.
Sedangkan
persyaratan
masuk
mahasiswa
pascasarjana (S2 dan S3) ditetapkan dalam buku panduan Pascasarjana.
Persyaratan
pelanggan
mahasiswa
adalah
tercapainya kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi profil lulusan (tercantum dalam Buku pedoman pendidikan tahun akademik 2008/2009 s/d 2010/2011). Pelanggan masyarakat umum, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain dan alumni yang menggunakan layanan jasa
Jurusan
Administrasi
Publik
Universitas
Brawijaya
didasarkan tingkat kepentingan bersama antara parapihak dengan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya, dengan alternatif: 1) Datang langsung ke Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dan mengisi buku tamu, atau 2) Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya atau Fax 0341 558227 atau melalui e-mail ke
[email protected], atau 3) Memorandum of Understanding (MoU) atau, 4) Kontrak Kerja
II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 2.1. Kebijakan Mutu Sebagai salah satu universitas terkemuka di Indonesia, Universitas Brawijaya telah menetapkan kebijakan untuk menjadi
entrepreneurial
dengan
motto
World
university Class
bertaraf
University.
internasional Dalam
upaya
menyeleraskan visi UB dalam visi Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dan unit kerja di bawahnya, Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya telah mengambil keputusan untuk mengembangkan dan melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang sebagian besar mengadopsi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Sistem yang dipakai diselaraskan dengan sistem yang telah ditetapkan oleh Universitas. Penerapkan SPMI diarahkan guna memberikan layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat untuk memuaskan pelanggan utama (mahasiswa, masyarakat dan instansi lain sebagai pengguna) serta memelihara kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara berkelanjutan.
Secara
umum
sasaran
mutu
Jurusan
Administrasi Publik Universitas Brawijaya adalah: a. Mempertahankan dan meningkatkan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan, serta b. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik.
Selaras dengan sasaran di atas, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya UB bertekad: a. Mengembangkan SPMI yang terintegrasi dengan SMM ISO 9001:2008 di bidang akademik dengan dukungan dari seluruh personil organisasi. b. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem penyelenggaraan kegiatan akademik pendidikan tinggi dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk dan layanan melalui SMM. c. Manajemen, semua anggota dan staf administratif Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya sepakat untuk memenuhi standar mutu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing. d. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program pelatihan
bagi
manajemen,
semua
anggota,
staf
administratif dan personil pendukung keseluruhan proses. e. Mengkaji
efektivitas
dan
efisiensi
kinerja
organisasi
sehingga Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya dapat mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu UB. 2.2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu Rujukan
yang
digunakan
sebagai
landasan
kebijakan
Manajemen Mutu di Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya adalah:
a. Undang-undang
No.20
Tahun
2003
tentang
Sistem
Pendidikan Tinggi Nasional b. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. c. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003. d. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. e. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. f. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. g. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. h. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009. i. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. j. Dokumen Rencana Strategis Universitas Brawijaya. k. Dokumen Rencana Strategis Fakultas Ilmu Administrasi l. Dokumen Rencana Strategis Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya. m. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya.
III. ISTILAH DAN DEFINISI 1. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah gabungan struktur, proses, prosedur, standar, aturan, dokumen, SDM dan lainnya yang secara khusus dirancang, dikembangkan dan dilaksanakan untuk menjamin bahwa keluaran suatu aktivitas atau program tertentu memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. 2. Mutu
adalah
menunjukkan
keseluruhan
karakteristik
kemampuannya
produk
dalam
yang
memenuhi
permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat. Dalam pelaksanaannya upaya pencapaian mutu harus mengacu pada Rencana Strategis Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya. 3. Manual Mutu (MM) adalah adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya. 4. Pelanggan. Dalam konteks pendidikan, pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli
layanan
pendidikan,
penelitian,
pengabdian
masyarakat dan kerjsama. Pelanggan dibidang pendidikan di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya
dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan;
dan
pengguna
lulusan.
Untuk
penelitian,
pengabdian masyarakat dan kerjasama adalah masyarakat umum, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Peruguan Tingi lain dan alumni. 5. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) adalah
sebuah
badan
yang
dibentuk
oleh
Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 1994 melalui Kepmen. Dikbud No. 187/U/1994, tanggal 7 Agustus 1994. 6. Akreditasi adalah proses evaluasi dan penilaian mutu institusi atau program studi yang dilakukan oleh suatu tim pakar sejawat (tim asesor) berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan, atas pengarahan suatu badan atau lembaga akreditasi mandiri di luar institusi atau program studi yang bersangkutan. 7. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan. 8. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan. 9. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
10.Universitas
adalah
menyelenggarakan
Universitas pendidikan
Brawijaya akademik
yang dan/atau
pendidikan vokasi dalam sejumlah ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau seni dan jika memenuhi syarat dapat menyelenggarakan pendidikan profesi. 11.Rektor adalah Rektor Universitas Brawijaya. 12.Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas di Universitas Brawijaya. 13.Senat Universitas adalah Senat Universitas Brawijaya. 14.Statuta adalah Statuta Universitas Brawijaya. 15.Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya adalah himpunan sumber daya pendukung, yang dapat dikelompokkan
menurut
program
studi,
yang
menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik, vokasi, atau profesi dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan yang focus terhadap administrasi publik 16.Dekan adalah dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. 17.Senat Fakultas Ilmu Administrasi adalah Senat Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. 18.Jurusan program
adalah studi
himpunan dalam
sumber
satu
daya
rumpun
pendukung
disiplin
ilmu
pengetahuan yang focus kepada administrasi publik. 19.Organisasi dan Tata Kerja adalah Organisasi dan Tata Kerja Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya yang merupakan jabaran Statuta Universitas ke dalam rincian
hubungan tentang fungsi dan tugas organisasi di semua struktur organisasi Universitas yang ditetapkan oleh Senat Fakultas. 20.Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan Universitas Brawijaya
dengan
tugas
utama
mentransformasikan,
mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 21.Baku Mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan
yang
mencakup
masukan,
proses,
hasil,
keluaran serta manfaat pendidikan. 22.Program Studi adalah unsur pelaksana akademik yang menyelenggarakan
dan
mengelola
jenis
pendidikan
akademik, vokasi, atau profesi dalam sebagian atau satu bidang ilmu pengetahuan dan administrasi publik. 23.Standar Nasional
Pendidikan adalah
kriteria minimal
tentang sistem pendidikan di seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia. 24.Standar pelayanan minimal adalah kriteria minimal berupa nilai kumulatif pemenuhan Standar Nasional Pendidikan yang harus dipenuhi oleh setiap satuan pendidikan. 25.Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan pelajaran, serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan.
26.Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi. 27.Sivitas akademika adalah komunitas dosen dan mahasiswa pada perguruan tinggi. 28.Pembelajaran adalah proses interaksi peserta didik dengan pendidik dan/atau sumber belajar pada suatu lingkungan belajar. 29.Dokumen adalah informasi dengan media pendukungnya yang umumnya berupa kertas atau file komputer 30.Borang adalah dokumen isian yang khusus dirancang untuk menampung informasi tertentu, dalam hal ini informasi yang relevan dengan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakan di lingkungan Universitas Brawijaya. 31.Rekaman
adalah
media
elektronik
yang
berfungsi
menyimpan informasi suara atau multimedia lainnya. 32.Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan.
IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Jurusan Administrasi Publik Sejarah berdirinya Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya diawali dengan dibukanya Fakultas Administrasi Niaga (FAN) yang didirikan oleh Universitas Kotapraja Malang pada tanggal 15 September 1960. Universitas Kotapraja Malang adalah lembaga pendidikan tinggi, dan merupakan cikal bakal dari Universitas Brawijaya saat ini, yang didirikan oleh
Yayasan
Perguruan
Tinggi
Malang
dibawah
kepemimpinan Seoradji Djojopranoto dan Soetomo H.R. Pimpinan
FAN
pada
masa
itu
adalah
Drs.
Soejekti
Djajadiatma,MSPA selaku Dekan dan Drs. Suparni Pamuji selaku Sekretaris. Keduanya merupakan dosen Akademi Pemerintahan Dalam Negeri (APDN) Malang. Pada tanggal 30 September 1962, Fakultas Administrasi Niaga diubah namanya menjadi Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK). Perubahan nama ini membawa implikasi pada bertambahnya jurusan, yang semula hanya terdiri dari satu jurusan yakni jurusan administrasi niaga, kini menjadi dua jurusan yakni Administrasi Negara dan Administrasi Niaga. Tanggal ini pula yang dipakai sebagai dasar untuk menetapkan hari lahirnya FKK sekaligus hari lahirnya Jurusan Administrasi Negara. Perubahan
nama
ini
dilakukan
sebagai
upaya
untuk
menyesuaikan diri dengan Undang-Undang Perguruan Tinggi Nomor 22 Tahun 1961. Pada tanggal 5 Januari 1963, Universitas Brawijaya dengan seluruh Fakultasnya dinegerikan
dengan keputusan Menteri PTIP No 1 Tahun 1963, yang kemudian dikukuhkan dengan keputusan Presiden Republik Indonesia, No 196 Tahun 1963. Menindaklanjuti Surat Keputusan Menteri PTIP RI Nomor 97 tahun 1963 Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan di Kediri, terhitung sejak tanggal 15 Agustus 1963 dikukuhkan sebagai cabang Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan Universitas Brawijaya. Karena satu dan lain hal, dalam perkembangan selanjutnya, FKK Cabang Kediri akhirnya dilebur dan dipindahkan ke Malang. Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK) memiliki dua jurusan, yaitu Jurusan Administrasi Negara (public
administration) dan Jurusan Administrasi Niaga
(business administration). Dalam perkembangannya, sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 27 tahun 1982 tentang Penataan Fakultas pada Universitas/Institut Negeri dan Keputusan Presiden RI Nomor 59 tahun 1982 tentang susunan
Organisasi
Universitas
Brawijaya,
Fakultas
Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK) kemudian diubah menjadi Fakultas Ilmu Administrasi (FIA). Perubahan nama Fakultas tersebut merupakan tindak lanjut salah satu saran dari hasil Simposium Ilmu Administrasi yang diselenggarakan oleh Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan Universitas Brawijaya pada tahun 1974 dan saran hasil rapat Konsorsium Ilmu-ilmu Sosial pada bulan Pebruari 1982 di Jakarta, dalam rangka untuk lebih menggambarkan disiplin ilmu yang diemban dan untuk lebih memantapkan perkembangannya.
Selaras dengan perkembangan Fakultas Ilmu Administrasi, Jurusan Ilmu Administrasi Publik/ Negara telah mengalami beberapa kali periodisasi kepemimpinan. Periode I (1983-1986) Di bawah naungan Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK), pada Tahun 1975 Jurusan Administrasi Negara membuka spesialisasi Administrasi Pemerintahan Daerah, melengkapi spesialisasi Pemerintahan Umum yang sudah dikembangkan sejak berdirinya FKK. Walaupun sejak awal beridirinya FKK jurusan administrasi Negara sudah diakui sebagai jurusan yang memiliki identitas, namun belum memiliki ketua dan sekretaris jurusan. Tugas jurusan di kala itu dilaksanakan oleh Pembantu Dekan I dengan dibantu oleh Kepala Bagian pendidikan dan Pengajaran karena alasan keterbatasan tenaga . Baru pada tahun 1983,
Jurusan
Administrasi Negara memiliki stuktur organisasi dan tata kerja jurusan yang jelas. Pada saat itu posisi ketua jurusan dipercayakan kepada
Dra. Sjamsiar Sjamsuddin yang pada
awalnya belum memiliki sekretaris jurusan. Baru pada tahun 1984, sekembalinya Drs Soesilo Zauhar,MS dari studi S2, jurusan administrasi Negara memiliki sekretaris jurusan. Masa kepemimpinan Dra. Sjamsiar Sjamsuddin berlangsung selama 3 tahun yaitu mulai tahun 1983 sampai dengan tahun 1986. Pada periode ini terdapat dua spesialisasi, yaitu spesialisasi administrasi
pemerintahan
umum
dan
administrasi
pemerintahan daerah. Khusus untuk spesialisasi administrasi pemerintahan
daerah,
mahasiswa
yang
diambil
adalah
mahasiswa yang berasal dari lulusan APDN/pemerintah daerah seluruh Indonesia melalui departemen dalam negeri sebagai mahasiswa tugas belajar. Periode II (1986-1990) Walaupun keberadaan Jurusan Administrasi Negara sudah ada sejak berdirinya Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan pada 30 September 1962, namun pengakuan pemerintah terhadap ketua dan sekretaris jurusan sebagai pejabat struktural di lingkungan Universitas Brawijaya baru muncul pada tahun 1986. Pada tahun 1986 Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia mengeluarkan SK Nomor 10239/A2.I.2/C/1986
tertanggal
29
Januari
1986
yang
mengangkat 26 Ketua Jurusan dan 26 Sekretaris Jurusan di lingkungan Universitas Brawijaya sebagai pejabat struktural yang mendapat tunjangan struktural Rp 50.000,00 bagi ketua jurusan dan Rp 25.000,00 bagi sekretaris jurusan. Untuk Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan ditetapkanlah Drs.
Timotius
Hartono,
MPA
sebagai
ketua
Jurusan
Administrasi Negara dan Drs.Soesilo Zauhar, MS sebagai sekretaris jurusan administrasi Negara untuk masa bakti 1986 – 1990. Walaupun secara deyure Drs Soesilo Zauhar, MS baru mengakhiri masa jabatannya pada tanggal 27 Februari 1990 bersamaan dengan keluarnya SK dari Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 3700/A2.I.2/C/1990 tentang
pemberhentiannya
sebagai
sekretaris
jurusan
administrasi negara, namun secara de facto Drs Soesilo Zauhar,
MS
sudah
mengakhiri
masa
jabatannya
pada
pertengahan Tahun 1989 dengan diangkatnya dia sebagai Ketua Pusat Pengembangan Ilmu-Ilmu Sosial Umiversitas Brawijaya. Selama periode ini, hampir semua kegiatan jurusan merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode kepemimpinan sebelumnya (Dra. Sjamsiar Sjamsuddin). Pada periode ini tidak ada perubahan kebijakan dalam hal pengembangan spesialisasi. Periode III(1991-1995) Periode kepemimpinan Drs.
Mardiyono,
MPA dan Drs.
Suwondo, MS berlangsung selama satu periode dengan dibantu Drs.Trilaksono Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS yang saat itu menjabat sebagai staf jurusan. Kebijakan yang dikeluarkan pada masa kepemimpinan Drs. Mardiyono MPA merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode kepemimpinan sebelumnya (Drs. Timotius Hartono, MPA). Periode IV (1995-1999) Periode kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, dibantu staf jurusan yang terdiri dari Drs.Trilaksono Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS.
Sebagai
upaya
penyesuaian
dengan
perkembangan kondisi yang ada, pada periode ini terjadi perubahan dari spesialisasi menjadi konsentrasi. Jurusan Administrasi Negara dibawah kepemimpinan Drs. Suwondo, MS dan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS, membuat kebijakan pengembangan jurusan dengan membuka tiga konsentrasi, yaitu, 1. Konsentrasi Administrasi Pembangunan, 2. Konsentrasi Adminstrasi Pemerintahan Daerah 3. Konsentrasi Kebijakan Publik Untuk
konsentrasi
Administrasi
Pemerintahan
Daerah,
diberlakukan kebijakan baru bahwa mahasiswa yang diambil bukan
hanya
mahasiswa
yang
berasal
dari
lulusan
APDN/pemerintah daerah seluruh Indonesia. Sehingga seluruh mahasiswa dapat memilih konsentrasi sesuai dengan minat. Pada periode ini sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0223/U/1995 tentang Kurikulum yang Berlaku Secara Nasional, Program Sarjana Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, maka kurikulum Fakultas Ilmu Administrasi Akademik
Universitas 1995/1996
Brawijaya adalah
yang
kurikulum
berlaku
tahun
yang
telah
diselaraskan dengan kurikulum nasional tersebut. Dalam kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, pada tahun akademik 1996/1997 dikeluarkan pula sebuah kebijakan mengenai pembukaan Program Sarjana S-1 Ekstensi guna memberi kesempatan
bagi
mereka
yang
telah
bekerja
untuk
menyelesaikan studi sarjana dengan kurikulum dan silabi yang
sama dengan Program S-1 Reguler. Selaku Ketua Program Studi adalah Drs. Bambang Supriyono, M.Si yang selanjutnya digantikan oleh Drs. Edy Yulianto, M.P., dan berdasarkan Kep. Mendiknas RI No. 28/DIKTI/Kep/2002 maka tahun 2003 tidak ada lagi status mahasiswa Ekstensi. Bersamaan dengan masa kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, pada tahun 1995 Administrasi,
dibuka
baik
Program Magister S-2
bidang
Administrasi
Negara
Ilmu dan
Administrasi Niaga dalam naungan Program Pendidikan Pascasarjana Universitas Brawijaya dengan Ketua Program Studi
Prof.Dr.Moch.Ichsan.
Fakultas
Ilmu
Pada
Administrasi
saat
membuka
yang
bersamaan
Magister
Ilmu
Administrasi (MIA) dibawah naungan Fakultas. Pada tahun 1996, beberapa bulan setelah Program Ilmu Administrasi Niaga dibawah naungan Fakultas resmi dibuka, keluarlah SK Dirjen Dikti Depdikbud tentang ijin penyelenggaraan Program Magister Ilmu Administrasi Negara. Sebagai Ketua Program diangkat Drs.Solichin Abdul Wahab,MA,Ph.D untuk periode 1997-2000. Prof.Drs.Ismani
Kemudian HP,
berturut-turut MA
dari
tahun
dijabat
oleh
2000-2005,
Prof.Dr.R.Riyadi Soeprapto,MS, dari tahun 2005-2006 dan Drs.Andy Fefta Wijaya,MDA,Ph.D dari tahun 2006 sampai sekarang.
Periode V (1999-2003) Periode kepemimpinan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS dan Drs. Choirul Saleh, M. Si berlangsung selama satu periode dan
merupakan
tindak
lanjut
atas
kebijakan
periode
kepemimpinan sebelumnya (Drs. Suwondo, MS). Pada periode ini terdapat pergantian
staf jurusan dari Drs.Trilaksono
Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS menjadi M.R Khairul Muluk S.Sos,M.Si
dan
Imam
Hanafi,S.Sos,M.Si
yang
dalam
perkembangannya posisi Imam hanafi,S.Sos, M.Si digantikan oleh Endah Setyowati S.Sos, M.Si. Dibawah kepemimpinan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS Jurusan Ilmu Administrasi Negara berhasil mendapatkan akreditasi A untuk pertama kalinya.
Selama
periode
kepemimpinan
ini
tidak
ada
perubahan kebijakan dalam hal pengembangan Konsentrasi. Namun
demikian
terdapat
sebuah
kebijakan
yang
memberlakukan magang sebagai alternatif pilihan Kuliah Kerja Nyata (KKN). Sebagai upaya meningkatkan kualitas serta menyebarluaskan kajian Administrasi Publik sekaligus sebagai wahana komunikasi diantara cendikiawan, praktisi, mahasiswa, dan pemerhati masalah dan praktika Administrasi Publik, pada tahun 2000 diterbitkan Jurnal Adminiatrasi Negara. Sejalan dengan perkembangan Jurusan Ilmu Administrasi Publik, pada tahun 2001 dibuka Program S-3 Ilmu Administrasi dengan bidang minat Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis.
Periode VI (2003-2007) Di masa kepemimpinan Drs. Irwan Noor, MA dan Drs. Soekanto, MS terjadi peralihan staf jurusan dari M.R Khairul Muluk S.Sos,M.Si kepada Dra. Lely Indah Mindarti, M.Si. Sehingga staf jurusan pada masa ini diduduki oleh Dra. Lely Indah Mindarti, M.Si
dan Endah Setyowati S.Sos M.Si.
Kepemimpinan Drs. Irwan Noor, MA mempelopori perubahan nama jurusan dari Administrasi Negara menjadi Administrasi Publik, serta perumusan visi misi Jurusan Administrasi Publik. Sejalan dengan upaya pengembangan jurusan, pada masa kepemimpinan
ini
Jurusan
Ilmu
Administrasi
Publik
mendapatkan akreditasi A untuk kali kedua.Sehubungan dengan pemberlakuan kurikulum baru 2004/2005, maka untuk menjamin kelancaran proses belajar dan mengajar dibuat aturan pemadanan/konversi antara kurikulum lama dengan kurikulum baru secara terpisah. Pada tahun 2003, Jurnal Administrasi Negara mengalami perubahan nama menjadi Jurnal Ilmiah Administrasi Publik seiring dengan perubahan nama jurusan dari Administrasi Negara menjadi Administrasi Publik. Pada tahun yang sama, Jurnal Ilmiah Administrasi publik terakreditasi melalui SK No: 49/DIKTI/KEP/2003. Di tahun
2005,
diluncurkan
website
Jurnal
Ilmiah
Ilmu
Administrasi Publik yang merupakan website Jurnal Publik pertama di Indonesia.
Dalam kurun waktu yang sama, program Magister yang telah ada juga mengalami perkembangan yang cukup signifikan. Program
Magister
mengembangkan Pemberdayaan
Ilmu
Tailor Masyarakat
Administrasi
Made, yang
Double
Negara/Publik
Degree
bekerjasama
dan
dengan
BAPPENAS, DEPKEU, DEPDAGRI dan DIKNAS. Khusus untuk program Double Degree, Program Magister Ilmu Administrasi Negara/Publik telah bekerjasama dengan Perguruan Tinggi di Jepang,
yaitu
Takushoku
University
(Tokyo),
Tohoku
University (Tokyo), Keio University (Tokyo), Ritsumeikan University (Kyoto), Ritsumeikan Asia Pasific University-APU (Kyoto) dan GRIPS University (Tokyo), sehingga mahasiswa yang melakukan study Double Degree akan memperoleh dua gelar sekaligus dari Fakultas Ilmu Administrasi dan Perguruan Tinggi di Jepang tersebut. Program Magister Ilmu Administrasi Negara/Publik diketuai oleh Drs. Andy Fefta Wijaya, MDA, Ph.D. sampai sekarang. Periode VII (2007-2009) Masa kepemimpinan Prof. Drs. Solichin Abdul Wahab, MA. PhD dibantu oleh Dr.Imam Hanafi, M.Si sebagai skretaris jurusan dan staf jurusan yang diisi oleh Firda Hidayati.,S.Sos., MPA dan Wima Yudo Prasetyo, S.Sos., MAP menggantikan staf jurusan sebelumnya. Pada masa kepemimpinan Prof. Drs. Solichin Abdul Wahab, MA. PhD diterapkan kurikulum baru yang berfokus pada Ilmu Administrasi Publik. Selaras dengan
perubahan kurikulum tersebut, Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengeluarkan kebijakan untuk menghilangkan seluruh konsentrasi dan menjadikan Jurusan Ilmu Administrasi Publik non konsentrasi. Kebijakan ini dibuat atas dasar pemikiran bahwa mahasiswa harus mendapatkan keilmuan secara umum sehingga alumni Jurusan Ilmu Administrasi Publik mampu menembus pasar kerja. Dalam rangka upaya peningkatan jaminan mutu melalui pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan menghadapi sertifikasi ISO 9001:2008 di Universitas Brawijaya, maka Jurusan Ilmu Administrasi publik membentuk Tim UJM yang diketuai oleh Drs.Moh. Rozikin, MS. Periode VIII (2009-2013) Selama kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si hingga saat ini,
Jurusan Ilmu Administrasi Publik telah
memiliki empat program studi dengan dibukanya tiga Program Studi Baru pada tahun 2010 yaitu Perencanaan Pembangunan, dan
Administrasi
Pemerintahan
serta
Administrasi
Perpustakaan pada tahun 2011. Penambahan Program Studi baru pada Jurusan Administrasi Publik diharapkan dapat mengakomodir kebutuhan masyarakat akan Ilmu Administrasi dan semakin memperkaya disiplin dan kajian ilmu tentang Ilmu Administrasi khususnya Jurusan Administrasi Publik. Khusus untuk Program Studi Ilmu Administrasi Publik, Ketua dan Sekretaris Prodi dijabat oleh Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si dan Mohammad Nuh, S. IP, M. Si, sehingga pada
periode ini Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan merangkap sebagai Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi. Di tengah perjalanan, tepatnya pada tahun 2011, Mohammad Nuh, S. IP, M.Si selaku Sekretaris Jurusan melanjutkan studi S3 di Thailand, untuk itu posisi Sekretaris Jurusan kemudian diganti oleh Drs.Minto
Hadi,M.Si
Untuk
Program
Studi
Administrasi
Pemerintahan, ketua program studi ditempati oleh Dr Luqman Hakim, M.Sc dengan dibantu Alfi Hariswanto, MAP,MMG sebagai sekretaris prodi. Pada Program Studi Perencanaan Pembangunan diketuai oleh Dr Hermawan, M.Si dengan Wima Yudo
Prasetyo,
S.Sos.,
MAP
sebagai
sekretaris
prodi.
Sedangkan kedudukan ketua Program Studi Administrasi Perpustakaan ditempati oleh Dr.Irwan Noor, MA dengan sekretaris pada program studi Administrasi Perpustakaan Farida Nuraini,S.Sos, M.Si. Disamping upaya pengembangan jurusan melalui pembukaan program studi baru, Jurusan Ilmu Administrasi Publik dibawah kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si mengembangkan tiga laboratorium yang pengelolaannya berada
dibawah
program
studi
meliputi
Laboratorium
Kebijakan dan Perencanaan Pembangunan, Laboratorium Politik
dan
Tata
Pengembangan
Pemerintahan,
Organisasi
dan
dan
Laboratorium
Manajemen
Publik.
Berdasarkan SK Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
No.
kepengurusan
01/J10.1.14/SK/2010,
Laboratorium
Kebijakan
maka dan
struktur
Perencanaan
Pembangunan
diketuai
oleh
Drs.Heru
Ribawanto,MS
menggantikan Dr.Hermawan,M.Si yang kini menjabat sebagai Ketua
Program
Studi
Perencanaan
Pembangunan.
Kepengurusan Drs.Heru Ribawanto, MS dibantu oleh Fadillah Putra,S.Sos,M.Si,M.P.Aff
yang
berkedudukan
sebagai
sekretaris laboratorium. Untuk Laboratorium Politik dan Tata Pemerintahan
diketuai
oleh
Dr.Tjahjanulin
Domai,
MS
menggantikan Dr.Luqman Hakim,M.Sc yang pada saat ini menjabat
sebagai
Ketua
Program
Studi
Administrasi
Pemerintahan dengan dibantu Farida Nuraini, S.Sos,M.Si sebagai
sekretaris
laboratorium.
Sedangkan
untuk
Laboratorium Pengembangan Organisasi dan Manajemen Publik diketuai oleh Dr.Imam Hardjanto, MPA dan Drs.Dwi Sulistyo,MPA yang bertindak sebagai sekretaris laboratorium. Sehubungan dengan upaya peningkatan jaminan mutu, pengelolaan UJM yang semula diketuai oleh Drs.Moh. Rozikin, MS kemudian diganti kepada Prof.Dr. Abdul Hakim, M.Si melalui Surat Keputusan Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya No.74A/J.10.1.14/SK/2009. Sedangkan dalam upaya pemantapan posisi Jurusan Ilmu Administrasi Publik, untuk kali ketiga Jurusan Ilmu Administrasi Publik mendapat Akreditasi
A dari
Badan Akreditasi Nasional
Perguruan Tinggi (BAN-PT). Pada tahun 2010, kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si ikut mempelopori pembentukan Indonesian Association of Public Administration (IAPA) serta Indonesian Qualification Framework (IQF) dalam
bidang Administrasi Publik. Pembentukan IAPA diharapkan mampu menjadi wadah bagi ilmuwan Administrasi Publik dalam pengembangan ilmu dan melakukan upaya transformasi administrasi publik di Indonesia. Sedangkan keberadaan
Indonesian Qualification Framework (IQF) dianggap perlu terkait kebutuhan atas kesepakatan nasional
mengenai
kompetensi lulusan jurusan Administrasi Negara/Publik untuk menghindari singgungan dengan keilmuan yang lain. Dalam kepengurusan Association of Public Administration (IAPA) periode 2010-2013 terdapat beberapa nama dosen Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. Diantaranya adalah Dr. MR. Khairul Muluk sebagai Dewan Pakar serta Prof.Dr.Soemoartono, Prof. Bambang Supriyono dan Mohammad Nuh, M.Si sebagai pengurus pusat. Masuknya beberapa dosen FIA-UB dalam kepengurusan IAPA diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan Ilmu Administrasi di Indonesia pada waktu-waktu mendatang. 4.2. Organisasi Jurusan Administrasi Publik Organisasi Jurusan Administrasi Publik
sesuai dengan
Organisasi Tata kerja Fakultas Ilmu Administrasi (OTK), serta Tupoksi Jurusan Administrasi Publik meliputi Unsur Pelaksana Akademik (Jurusan dan Prodi), Unsur Pelaksana Administrasi, Unsur Penunjang, Unsur Pemantau dan Evaluasi serta Unsur Kemahasiswaan. Secara lebih terperinci adalah sebagai berikut:
a. Unsur Pelaksana Akademik 1. Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Publik 2. Program Studi a) Program Studi Administrasi Publik b) Program Studi Perencanaan Pembangunan Daerah c) Program Studi Administrasi Pemerintahan d) Program Studi Ilmu Perpustakaan b. Unsur Pelaksana Administrasi c. Unsur Penunjang (Laboratorium) d. Unsur Pemantauan dan Evaluasi 1. Unit Jaminan Mutu e. Unsur Kemahasiswaan
Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi Jurusan Administrasi Publik
1. Jurusan Ilmu Admininistrasi Publik Jurusan dipimpin oleh seorang Ketua Jurusan dan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris jurusan. Ketua dan sekretaris jurusan dipilih oleh seluruh dosen tetap jurusan, dari antara dosen yang memenuhi syarat untuk diusulkan ke Rektor melalui dekan. Ketua Jurusan berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada dekan. Jurusan mempunyai tugas melaksanakan pendidikan akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat. Untuk melaksanakan
tugas
sebagaimana
dimaksud,
Jurusan
mempunyai fungsi: 1. perencanaan kebutuhan, penyeleksian, pembinaan & pengembangan dosen; 2. pengevaluasian
kinerja
dan
pengusulan
kenaikan
pangkat/jabatan dosen; 3. perencanaan
daya
tampung
dan
kualifikasi
calon
mahasiswa; 4. perencanaan
kebutuhan
fasilitas
pendukung
proses
pembelajaran; 5. perencanaan kebutuhan anggaran pelaksanaan akademis; 6. perencanaan kebutuhan koleksi referensi/pustaka; 7. perumusan dan evaluasi kualifikasi dan kompetensi lulusan; 8. perumusan baku mutu pendidikan program sarjana dan evaluasi dan pengembangan kurikulum;
9. perencanaan, penyelenggaraan, serta pemantauan dan evaluasi proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat; 10.pengembangan program studi; 11.pengembangan kerjasama dan jaringan; dan 12.penyusunan dan penyampaian laporan kegiatan tahunan jurusan kepada dekan. 2. Program Studi Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengembangkan program studi menjadi 4, yaitu Program Studi Administrasi Publik, program Studi Perencanaan Pembangunan, Progam Studi Administrasi
Pemerintahan
dan
Program
Studi
Ilmu
Perpustakaan. Program Studi terdiri atas satu atau beberapa laboratorium. Program Studi dipimpin oleh seorang ketua dan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris. Ketua Program Studi berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada dekan.Ketua dan Sekretaris Program Studi dirangkap oleh ketua dan sekretaris Jurusan. Program studi mempunyai
tugas
merencanakan,
melaksanakan,
mengembangkan dan mengevaluasi kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi sesuai dengan program studinya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, program studi mempunyai fungsi:
1. pengkoordinasian kegiatan pendidikan pada program studinya; 2. perumusan baku mutu pendidikan pada program studinya; 3. evaluasi pelaksanaan kegiatan di program studinya; 4. pengkajian dan pengklasifikasian skripsi dan karya ilmiah
mahasisawa
yang
layak
sebagai
sumber
referensi ilmiah; dan 5. penyusunan
dan
penyampaian
laporan
kegiatan
tahunan program studi kepada dekan. 3. Laboratorium Secara keseluruhan, Jurusan Ilmu Administrasi Publik memiliki 3 laboratorium yang meliputi Laboratorium Organisasi dan Manajemen, Laboratorium Perencanaan dan Kebijakan, dan Laobratorium Politik dan Tata Pemerintahan. Laboratorium terdiri atas satu atau lebih kelompok dosen. Laboratorium dipimpin oleh seorang kepala laboratorium dan dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua Program Studi. Laboratorium mempunyai tugas melakukan kegiatan pengembangan ilmu sebagai penunjang pelaksanaan tugas Jurusan/Program Studi. Untuk
melaksanakan
tugas
Laboratorium mempunyai fungsi:
sebagaimana
dimaksud,
1. pengkajian dan pengembangan ilmu melalui penelitian dan praktek belajar; 2. perencanaan kegiatan kerja sama dengan pihak lain sesuai dengan bidang keahliannya. 4. Dosen Kelompok Dosen mempunyai tugas melakukan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi sebagai penunjang pelaksanaan tugas jurusan/program studi. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana,Kelompok Dosen mempunyai fungsi: a. pengkajian dan pengembangan RKPS dalam ruang lingkup laboratorium yang bersangkutan; b. penelitian dan pengembangan bidang ilmu yang menjadi tanggung jawabnya. Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Ilmu Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu. Struktur tersebut mencakup keterkaitan tingkat universitas, fakultas, fakultas dan jurusan/program studi (Gambar 2).
Gambar 2. Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan Mutu Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya. Struktur Organisasi UJM di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya adalah sebagai berikut:
Gambar
3.
Struktur Organisasi Administrasi Publik
UJM
Jurusan
Tugas Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah membantu Ketua Jurusan dalam upaya peningkatan mutu melalui :
1. Penyusunan dokumen (Spesifikasi Program Studi (SP), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur di tingkat fakultas); 2. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Jurusan; 3. Penyiapan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA); 4. Peningkatan mutu jurusan berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi. Berdasarkan struktur organisasi Unit Jaminan Mutu yang telah ada berdasarkan SK Dekan Fakultas Ilmu Administrasi No. 74A/J10.1.14/SK/2009, maka tugas pokok dan fungsinya adalah sebagai berikut (Gambar 3): 1. Pengarah a. Memberikan pengarahan dalam menyusun kebijakan dan sasaran mutu jurusan dan program studi b. Memberikan pertimbangan atas permintaan Ketua UJM terhadap proses penyusunan dan implementasi mutu akademik jurusan dan program studi 2. Ketua UJM a. Merumuskan
dan
melaksanakan
aktivitas
untuk
perbaikan mutu akademik manajemen dan sistem informasi b. Menyusun kebijakan dan sasaran mutu jurusan dan Prodi c. Melakukan
review
penjaminan mutu
kinerja
Jurusan/Prodi
dalam
d. Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Jurusan/Prodi secara rutin 3. Sekretaris UJM a. Menyusun rencana anggaran pelaksanaan penjaminan mutu b. Mengkoordinir pelaksanaan penjaminan mutu unit-unit c. Menyusun rencana anggaran pelaksanaan penjaminan mutu 4. Anggota a. Menyusun manual atau pedoman prosedur penjaminan mutu b. Melaporkan hasil kerja kepada Ketua UJM secara rutin
Gambar 4. Tugas dan Fungsi Unit Jaminan Mutu Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya 4.3. Proses Bisnis Jurusan Administrasi Publik Dalam proses bisnis di Jurusan Ilmu Administrasi Publik, ditinjau dari fungsi pengembangan ilmu, Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengembangkan program studi menjadi 4, yaitu Program Studi Administrasi Publik, program Studi Perencanaan
Pembangunan,
Progam
Studi
Administrasi
Pemerintahan dan Program Studi Ilmu Perpustakaan.
Gambar 5. Proses Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya
1. Deskripsi urutan proses bisnis Pelanggan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya terdiri dari Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, Masyarakat, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain, Alumni, dan atasan langsung pimpinan unit kerja. Kriteria pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu untuk mahasasiswa S1. Pelanggan mahasiswa adalah mahasiswa yang telah lolos seleksi masuk perguruan tinggi dan tercatat
sebagai
mahasiswa
aktif
dengan
melakukan
registrasi
administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung. Persyaratan Seleksi Masuk (SELMA) UB tercantum dalam web http://selma.ub.ac.id/ dimana ada dua katagori utama yaitu Jalur Nasional dan Jalur Mandiri. Jalur Nasonal dibagi empat yaitu: (1) SNMPTN Jalur Undangan, (2) PSB Non Akademik 2011, (3) SNMPTN 2011 Jalur Ujian Tulis dan (4) Beasiswa Bidik Misi. Untuk Jalur Mandiri dibagi empat sistem yaitu: (1) SPKIns, (2) SPKD, (3) SPMK, (4) Seleksi Alih Program. Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif secara detail tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan Akademik dan Non–Akademik,
serta
Manual
Prosedur
yang
terkait.
Sedangkan persyaratan masuk mahasiswa pascasarjana (S2 dan S3) ditetapkan dalam buku panduan Pascasarjana. Persyaratan
pelanggan
mahasiswa
adalah
tercapainya
kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi profil lulusan (tercantum dalam Buku pedoman pendidikan tahun akademik 2008/2009 s/d 2010/2011). Pelanggan masyarakat umum, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain dan
alumni
yang
menggunakan
layanan
jasa Jurusan
Administrasi Publik Universitas Brawijaya didasarkan tingkat kepentingan bersama antara parapihak dengan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya, dengan alternatif:
1) Datang langsung ke Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dan mengisi buku tamu, atau 2) Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya atau Fax 0341 558227 atau melalui e-mail ke
[email protected], atau 3) Memorandum of Understanding (MoU) atau, 4) Kontrak Kerja
2. Kriteria Input dan Output setiap proses Bisnis proses yang utama di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya terdiri dari lima proses utama: 1)
Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi untuk program Sarjana (S1) di bidang Administrasi Publik;
2)
Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya,
3)
Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik
4)
Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder);
5)
Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja
Dengan tiga proses pendukung yaitu kelancaran urusan tata usaha, pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan pengadaan barang dan jasa. Adapun hubungan antara proses
dan output dan penetapan customer di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dapat disajikan sebagai berikut: 1) Dalam proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi kriteria output yang dihasilkan adalah Sarjana (S1) dan Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (skripsi, tesis dan disertasi) 2) Dalam proses penelitian kriteria output yang dihasilkan adalah Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian), Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten), Layanan Ilmiah (Scientific Service). 3) Dalam Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik kriteria output yang dihasilkan adalah Jasa (pelatihan, konsultasi, magang dan studi banding) serta kemitraan. 4) Dalam Proses Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder) kriteria output yang dihasilkan adalah Jasa penelitian, penerbitan jurnal, penyelenggaraan even ilmiah (Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres), peran serta dalam even ilmiah (Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres) 5) Dalam Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja kriteria output yang dihasilkan adalah Laporan Evaluasi Diri Tahunan terhadap pencapaian Renstra, Laporan Kinerja
Dosen (LKD), Daftar Penilian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil oleh atasan, Laporan Kinerja oleh IRJEN dan BPPK dan Laporan Keuangan oleh Akuntan Publik. 4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Administrasi Publik Sistem
manajemen
mutu
Jurusan
Administrasi
Publik
dimaksudkan untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Administrasi Publik. Dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Administrasi Publik (0030101000) merupakan kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh Ketua Senat Fakultas Ilmu Administrasi. Visi, Misi dan tujuan Jurusan Administrasi Publik adalah sebagai berikut: 1. Visi ”Menghasilkan sarjana ilmu Administrasi Publik (Negara), yang bermutu dan mampu bersaing dalam persaingan global”. 2. Misi Jurusan a. menjadikan pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi, baik pendidikan dan pengajaran, penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat, makin berkualitas guna merespon kebutuhan pasar nasional dan internasional b. menjadikan ilmu administrasi publik (negara) memiliki kualitas terbaik di dalam maupun di luar negeri
3. Tujuan Jurusan a. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara) yang profesional dan berdedikasi tinggi serta peka terhadap masalah-masalah administrasi publik (negara) b. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara) yang menguasai ilmu dan teknologi administrasi, baik dalam bidang administrasi pembangunan, pemerintahan daerah maupun kebijakan publik c. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara) yang
cakap
serta
mampu
membina
dan
mengembangkan administrasi publik (negara) 4.5. Program Kerja dan Sasaran Mutu Pogram kerja dan sasaran mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya dituangkan dalam Renstra Jurusan Ilmu Administrasi Publik 2009-2013 yang didalamnya terdiskripsi indikator kinerja sebagai sasaran mutu serta Program Kerja Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Publik 2009-2013. Terdapat 3 pilar utama program kerja dan sasaran mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik, yaitu: 1. Pilar I Pemerataan dan Perluasan Akses, mencakup, a. pengembangan program studi b. peningkatan promosi pendidikan
c. pengembangan seleksi masuk d. penataan daya tampung e. pengembangan kelas internasional f. peningkatan pertukaran dosen dan mahasiswa asing 2. Pilar II Peningkatan Mutu, Relevansi dan Daya saing, mencakup, a. pengembangan kurikulum dan teknologi pembelajaran b. peningkatan mutu akresitasi c. pengembangan mutu dosen d. pengembangan mutu PBM e. pengembangan
mutu
kegiatan
non
akademik
mahasiswa f. peningkatan mutu lulusan g. peningkatan mutu penelitian h. pengembangan laboratorium i. peningkatan mutu publikasi ilmiah j. peningkatan mutu layanan masyarakat k. peningkatan peran alumni 3. Pilar
III
Penguatan
tata
Kelola,
Akuntabilitas
Pencitraan Publik, mencakup, a. Penyehatan Organisasi dan persiapan otonomi b. pengembangan mutu tenaga administrasi c. peningkatan mutu perpustakaan
dan
d. jaminan mutu akademik e. pengembangan struktur pendanaan f. peningkatan sarana dan prasarana g. peningkatan disiplin, kesejahteraan, keamanan dan kenyamanan kerja
4.6. Sistem Dokumen dan Audit Sistem dokumentasi dalam Penjaminan Mutu mengacu pada dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik dan rujukan dokumen pada Landasan Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi dan Tujuan UB; Statuta; OTK-BLU; SPM BLU-UB; Renstra UB; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen Mutu (Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung). Prosedur pengendalian dokumen dan rekaman dilakukan melalui pengendalian surat masuk dan surat keluar yang dijabarkan dalam: 1)
Manual
Prosedur
Perancangan
dan
Pengembangan
Kurikulum (MP.UJM-JIAP-FIA-UB-001) 2)
Manual Prosedur Tracer Study (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-002)
3)
Pengembangan Staf Pengajar(MP-UJM-JIAP-FIA-UB-003)
4)
Evaluasi Dosen (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-004)
5)
Pemantapan Mutu Input Mahasiswa (MP-UJM-JIAP-FIAUB-005)
6)
Administrasi Perkuliahan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-006)
7)
Pelaksanaan Perkuliahan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-007)
8)
Ujian Tengah Semester/Ujian Akhir Semester (MP-UJMJIAP-FIA-UB-009)
9)
Evaluasi Proses Belajar Mengajar (MP-UJM-JIAP-FIA-UB010)
10) Pelaksanaan KKN/Magang (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-011) 11) Ujian KKN/Magang (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-012) 12) Pendaftaran Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-013) 13) Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIAUB-014) 14) Seminar Proposal (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-015) 15) Ujian Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-016) 16) Yudisium (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-017) 17) Penggunaan Laboratorium (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-018) 18) Peminjaman Fasilitas Jurusan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-019) 19) Perbaikan Sarana dan Prasarana (MP-UJM-JIAP-FIA-UB020) 20) Usulan Pengadaan Sarana dan Prasarana (MP-UJM-JIAPFIA-UB-021)
V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Komitmen Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya harus dihubungkan dengan komitmen
dan
tanggung
jawab
manajemen
terhadap
kepuasan dan harapan pelanggan. Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya telah mengidentifikasi
dan
menunjukkan
komitmennya
pada
perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan sistem manajemen mutu. Strategi yang seharusnya ada, meliputi: 1. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran masa depan Jurusan; 2. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices; 3. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengetahui visi, misi dan tugasnya. 4. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan materi, yang diperlukan untuk mencapai sasaran; dan 5. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran yang ditetapkan.
5.2. Kepuasan Pelanggan Jurusan Ilmu Administrasi Publik sebagai penyelenggara pendidikan
harus
mengidentifikasi
dan
mendokumentasi
kebutuhan dan harapan pelanggan yang ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indikator kinerja. Persyaratan pelanggan dinyatakan secara jelas. 5.3. Kebijakan Mutu 1. Jurusan menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan
mengarahkan
pengambilan
keputusan
untuk
peningkatan berkesinambungan dalam proses layanan. Proses
pendidikan
di
unit-unit
kerja
dan
mengacu
kebijakan mutu fakultas dan universitas. 2. Dokumen kebijakan mutu Jurusan menjadi dokumen pendukung,
didistribusikan
ke
unit-unit
kerja
untuk
dikomunikasikan dan dipahami oleh semua personel yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan pendidikan. 5.4. Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dinyatakan/tersirat dalam sasaran mutu. Sasaran mutu unit unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu Fakultas dan universitas. Keefektifan
perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu Jurusan dan menjadi tanggung jawab Ketua Jurusan. 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 1. Wakil Manajemen Jurusan menetapkan Wakil Manajemen atau MR (Management
Representative)
ditingkat
Jurusan
sebagai
perwakilan
manajemen untuk keperluan audit internal maupun ekternal. MR adalah Sekretaris Jurusan. MR mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu di tingkat Jurusan. MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat Jurusan masing-masing harus melapor kepada Ketua Jurusan serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu UB dan Audit baik internal maupun ekternal. MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan.
Selain
itu
juga
harus
bersedia
saran/konsultasi mengenai implementasi standar.
memberi
2. Komunikasi Internal Ketua Jurusan harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan
anggota
organisasi
dalam
pencapaiannya.
Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpanbalik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. 5.6. Tinjauan Manajemen Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan
persyaratan
sasaran
mutu
dan
kepuasan
pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, ketua jurusan harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SMM dan prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota jurusan ilmu Administrasi Publik.
VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Jurusan harus mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan. Disamping itu jurusan juga perlu untuk mengidentifikasikan merealisasikan
perencanaan
pelayanan.
anggaran
Jurusan
melalui
untuk
UJM
juga
memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan
kepuasan
pelanggan
melalui
pemenuhan
persyaratan pelanggan. Beberapa Hal yang dilakukan antara lain : 1. Menetapkan
masukan
untuk
mendeteksi
kebutuhan
sumber daya; 2. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; 3. Melakukan perencanaan anggaran untuk laboratorium guna
menunjang
aktivitas
laboratorium.
Adapun
laboratorium yang ada di jurusan Administrasi Publik antara lain Laboratorium Kebijakan dan Perencanaan Pembangunan, Laboratorium Politik dan Tata Pemerintahan, dan
Laboratorium
Pengembangan
Organisasi
dan
Manajemen Publik. 4. Menyusun perencanaan anggaran untuk fasilitas-fasilitas lain guna meningkatkan kepuasan pelanggan. 5. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan
6. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi. 6.2. Sumber Daya Manusia 1. Umum Jurusan harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya yang dibutuhkan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki masing-masing individu (pendidikan,keterampilan,maupun keahlian) untuk
ketentuan layanan dan memastikan
ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif. 2. Kompetensi Jurusan Administrasi Publik melakukan pemetaan SDM sesuai dengan kompetensinya masing-masing. Adapun pemetaan yang selanjutnya disebut dengan Homebase tersebut sebagai berikut :
HOMEBASE DOSEN PROGRAM STUDI DI JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK
S1 Administrasi Publik* NIP 195401271981031003 195902191986011001 195912271986011001
NAMA Drs.Minto Hadi Drs.M.Shobaruddin,M.A Drs.Sukanto,MS
NIDN 0027015402 0019025903 0027125906
Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh S1 Ilmu Administrasi Pemerintahan* NIP 195608011987011001 195302011980101001 195803201987011001
NAMA DR.Luqman Hakim,M.Sc Drs.Suwondo,MS Drs.ABB.Fuad,M.Si
NIDN 0001085604 0001025303 0020035803
Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh S1 Perencanaan Pembangunan* NIP 197204052003121001 1957091119850310003 195209111979031002
NAMA DR.Hermawan,S.IP,M.Si Drs.Abdullah Said,M.Si Drs.Heru Ribawanto,MS
Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh
NIDN 0005047203 0011095712 0011095201
S1 Ilmu Perpustakaan* NIP 196110241986011002 196004301986011001 196007171986011002
NAMA DR.Irwan Noor,MA Drs.Riyanto,M.Hum Drs.Siswidiyanto,MS
NIDN 0024106108 0030046006 0017076007
Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh Beberapa
Pemetaan
atau
homebase
tersebut
diatas
didasarkan atas sertifikasi dosen (serdos),selain itu pemetaan tersebut sesuai dengan mata kuliah yang diajarkan. Rencana pengembangan SDM dosen yang ada di Jurusan Administrasi Publik antara lain melalui studi lanjut baik di dalam maupun di luar negeri. Dimana dosen difasilitasi untuk mengikuti program bahasa yang akan melakukan studi lanjut di luar negeri ( diberi bantuan dana untuk kursus bahasa asing sesuai tujuan negaranya) disamping itu rencana pengembangan SDM dilakukan pula melalui evaluasi kinerja, yang dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan tiap periodenya melalui rapat jurusan Administrasi Publik. Adapun bentuk evaluasi yang dilakukan didasarkan pada mahasiswa serta didasarkan pada penilaian resmi yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Disamping itu juga dilakukan melalui evaluasi EKD ( evaluasi kinerja dosen). Selain itu juga dilakukan pelatihan dan pendidikan bagi dosen guna meningkatkan kemampuan dan kompetensi sesuai dengan bidangnya.adapun training plan yang dimaksud tersebut salah satu bentuknya melauli diskusi bulanan . Adapun maksud dan tujuan dari diskusi bulanan tersebut
adalah dalam rangka memperbarui dan mengembangkan teori serta akademik terbaru. Di samping itu Jurusan harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Fakultas
dan Jurusan serta
Pascasarjana harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk membandingkan kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan sesuai tuntutan/kebutuhan kurikulum dan persyaratan yang ditetapkan. Sumber daya lainnya yang dibutuhkan jurusan administrasi publik antara lain mengenai infrastruktur seperti laboratorium bahasa, ruang kuliah yang memadai, lab-SIM, dan prasarana lainnya seperti Aula ruang rapat, Musholla, serta peralatan lainnya untuk mendukung perkuliahan. 6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Jurusan harus mengidentifikasi sarana prasarana, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar
mengajar,
penelitian
dan
pengabdian
kepada
masyarakat. Jurusan harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang penerimaan,
untuk
kegiatan
penyimpanan,
pelaksanaan, perlindungan,
pembelian, instalasi,
penggunaan dan pemeliharaan. Jurusan harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan,
keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait, seperti misalnya fasilitas kesehatan, keamanan fisik, transportasi, toko buku, dan kafetaria, dan lain-lain. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. 6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi
persyaratan pelanggan.
Jurusan serta Pascasarjana harus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan berkesinambungan.
VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Realisasi Produk Jurusan Administrasi Publik harus merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi (PT)),termasuk rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan meliputi S1, Skripsi, KKN/magang, pelatihan, konsultasi dan studi banding. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain,
pengembangan metode pembelajaran,
pembukaan dan penutupan program studi. Perencanaan program layanan FIA-UB Jurusan Administrasi Publik secara rinci disampaikan dalam Program Kerja Ketua Jurusan yang mengacu pada Rencana Strategis FIA-UB (10300 02000). 1. Pendidikan/Pengajaran Jurusan/Program Studi harus merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan
layanan
pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang diinginkan. Jurusan/Program Studi harus mengintegrasikan kurikulum Program Studi S1 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan
learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Adapun prasyarat evaluasi keberhasilan studi pada akhir studi antara
harus memenuhi prasyarat seperti : IPK sekurang-kurangnya 2.00; nilai D tidak melebihi 10% dari beban kredit total, tidak ada nilai E, dan lulus ujian sarjana. Jurusan/Program Studi harus merencanakan sumberdaya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1). Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi
lulusan
yang
dijanjikan
pada
aktivitas
pendidikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol
meliputi
pengembangan
dan
asesmen
kebutuhan;
pengkomunikasian
desain,
prosedur
dan
instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. Evaluasi
kepuasan
mahasiswa
terhadap
proses
pembelajaran di evaluasi pada setiap akhir semester. Hasil
evaluasi
menjadi
dasar penetapan kebijakan
peningkatan mutu secara berkesinambungan.
2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Jurusan Administrasi Publik mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan untuk dapat bersaing di tingkat
nasional,
regional,
Jurusan/Program Studi
harus
dan
internasional.
merencanakan program
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi
inovasi
penelitian.
Selain
itu
juga
merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria mencapai
evaluasi, sasaran
dan prosedur peningkatan untuk yang
diinginkan.
Jurusan/Program Studi harus
Fakultas
merencanakan
dan
sumber
daya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1). Evaluasi kepuasan partner atau pelanggan terhadap kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait. Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,termasuk penerapan inovasi iptek, layanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan konsultasi, harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output
berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses penelitian dan pengabdian
kepada
masyarakat
harus
dikendalikan
meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan
bagian
tinjauan
manajemen
(5.6)
untuk
menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. Perubahan metode pengendalian prosesproses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus
dilakukan untuk
verifikasi
bahwa
metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.2. Proses
Terkait
Pelanggan
(Mahasiswa
dan
Stakeholder Lainnya) Fakultas melalui masing-masing Jurusan/Program Studi secara umum memberikan layanan yang intangible, not storable dan
comsumed kepada pelanggan
utama yaitu mahasiswa,
maupun stakeholder lainnya. Universitas harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan
penerapannya
untuk
mencapai
learning
outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar
kelas/laboratorium,didalam/luar
kampus
UB,
diharapkan
minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut : a.
Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertanggung jawab memeliharanya.
b.
Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan universitas yang responsive.
c.
Personel jurusan memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan
d.
Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau
tenaga
kependidikan
yang
sesuai
dengan
kualifikasinya. Mahasiswa,
menurut
Peraturan
Pemerintah
Republik
Indonesia Nomor 60 Tahun 1999 adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi tertentu, beserta dosen
sebagai
bagian
dari
masyarakat
ilmiah
sudah
selayaknya menggunakan metode discourse atau dialogis dalam proses belajar-mengajar. Agar proses tersebut berjalan lancar, khususnya bagi mahasiswa, perlu memperhatikan tradisi yang berkaitan dengan nilai, norma serta etika yang mengatur sikap dan perilakunya. Dilain pihak,
mahasiswa
memiliki hak dan kewajiban, ada larangan dan sanksi dan dibentuknya lembaga kemahasiswaan sebagaimana yang telah diatur dan disebutkan dalam Pedoman Pendidikan FIA-UB (00300 03001).
1. Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi (PT) Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan FIA-UB terutama Jurusan Administrasi Publik/Program
Studi
untuk
pemenuhan
harapan
masyarakat akademik, profesional dan umum. Persyaratan kualifikasi
mahasiswa
dijelaskan
dalam
Pedoman
Pendidikan FIA-UB (00300 03001) sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh universitas. Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan
yang
ditetapkan
memberikan
layanan
oleh
administrasi
fakultas
dalam
pendidikan
kepada
mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi fakultas/jurusan, NIM dan lain-lain. Layanan Tri Dharma PT harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata pendidikan. Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan
track record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran, kebutuhan pengembangan IPTEK sesuai Program Studi (PS), permasalahan di masyarakat, Rencana Strategis Nasional/Internasional pemberi dana (Dikti, Ristek, PT luar negeri dan standar mutu WCU. Persyaratan terkait
layanan
tersebut
ditetapkan oleh
juga
mencakup
fakultas
atau
persyaratan
pemberi
dana
yang dalam
administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Tinjauan Persyaratan Terkait Produk Fakultas harus meninjau persyaratan terkait layanan Tri Dharma PT untuk memastikan bahwa: a. Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah ditetapkan b. Persyaratan yang berbeda dari
sebelumnya
telah
diselesaikan c. Fakultas hingga Program Studi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan d. Apabila persyaratan pendidikan diubah, fakultas harus memastikan
bahwa
dokumen
yang
relevan
telah
diamandemen dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan. e. Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara.
3. Komunikasi dengan Pelanggan Fakultas terutama Jurusan administrasi Publik/Program Studi
harus
menentukan
dan
menerapkan
sistem
pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan : informasi
program
pendidikan,
rencana
pengajaran
termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM, Edom dan termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik juga harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna (stakeholders) kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan tri dharma PT, telepon,
UB
fax,
menggunakan email
dan
komunikasi
interaktif
website www.ub.ac.id,
www.fia.ub.ac.id/publik.
7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 1. Desain dan Pengembangan Dalam perencanaan program studi dan kurikulumnya, pimpinan
fakultas, jurusan dan program studi yakni
Dekan dan Ketua Jurusan/PS harus mempertimbangkan pengembangan PS pelayanan
pada
dan
kurikulum untuk
mahasiswa.
kepentingan
Pengendalian rancangan
harus sesuai dengan lama studi pendidikan. Prosedur yang
berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan learning
outcomes
mahasiswa.
Hal
ini
digunakan
menentukan agar PBM dapat membantu
untuk
mahasiswa
menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan target kurikulum. Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk proses
rancangan
kurikulum,
menggambarkan
hasil
analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk rancangan kurikulum. Proses pengembangan kurikulum PS harus didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara kegiatan akademik dengan menggunakan media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan urutan tahap proses pengembangan, personel yang terlibat, mekanisme evaluasi dan kriteria digunakan. 2. Masukan Desain dan Pengembangan Unit kerja penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi dan
mendokumentasikan
masukan
untuk
rancangan
kurikulum
PS,
penelitian
dan
pengabdian
kepada
masyarakat.
3. Luaran Desain dan Pengembangan Output rancangan dan pengembangan harus mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi kinerja organisasi. 4. Tinjauan Desain dan Pengembangan Tim
evaluator
pada
mengidentifikasi
hasil
kurikulum yang
sesuai
setiap
tahap
rancangan
dengan
dan
persyaratan
evaluasi
harus
pengembangan atau
standar
diacu (misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu
profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis FIAUB (10300 02000) 5. Verifikasi Desain dan Pengembangan
Verifikasi rancangan harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan secara independen. Tahap keluaran rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi
masukan
rancangan
dan
pengembangan.
Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara. 6. Validasi desain dan Pengembangan Validasi
ini
pimpinan
dilaksanakan unit
pendidikan
kerja
yang
dengan agar
direncanakan
pengesahan
karakteristik dalam
oleh
layanan rancangan
kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat umum,
dapat
validasi
dipastikan penerapannya. Secara
dilakukan
pada
tahap
akhir
suatu
perencanaan. Sebagai contoh validasi yang ada di jurusan administrasi publik meliputi validasi soal ujian yang dilakukan oleh tim pengajar . Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran validasi harus dipelihara.
7. Pengendalian
Perubahan
Desain
dan
Pengembangan Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan iptek
dan
kebutuhan
masyarakat menjadi arahan
tinjauan rancangan dan pengembangan tri dharma PT secara
periodik
Perubahan
tersebut
dan
menghasilkan
diidentifikasi,
perubahan.
didokumentasikan,
disahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan terkait dan rekaman harus dipelihara. 7.4. Pembelian/Pengadaan Sumberdaya Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang sesuai
Manual
Prosedur Pengadaan Barang/Jasa,
FIA-UB yang
mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang harus disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus memenuhi persyaratan peraturan FIAUB dan perundang-undangan yang berlaku. 1. Proses Pembelian/Pengadaan Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat,
termasuk
persyaratan
meningkatkan
kualifikasi
kompetensi,
yang
SDM
untuk
dilakukan
dengan
pelatihan dan atau studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut harus mempertimbangkan
kebutuhan
dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa harus memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di FIAUB. Proses dan tahapan pengadaan dilakukan
dengan
penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang sesuai Pedoman
Pelaksanaan
Pengadaan
Barang
dan
Jasa
Pemerintah Kepres No. 80 tahun 2003 dan atau aturan pemanfaatan dana hibah yang diterima UB misalnya dana IMHERE
dari
World
Bank
atau
TPSDP
dari
Asian
Development Bank. Hal ini menyangkut alokasi anggaran dan
klasifikasi
pengadaan
barang/jasa
barang
yang
dikembangkan
dibutuhkan. dalam
Proses
sistem
e-
procurement FIA-UB. Dokumen pengadaan barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan.
2. Informasi pembelian Informasi
pengadaan
harus
memenuhi
kebutuhan
barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan.
Harus
dijamin
bahwa
informasi
tersebut
memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, sistem e-procurement dan kualifikasi SDM. Untuk membangun komunikasi dengan pemasok dengan efektif, maka UB menerapkan e-procurement seperti dijelaskan di website FIA-UB. 3. Verifikasi Produk yang Dibeli Tim penerima barang/jasa FIA-UB melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh Satuan Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan Dekan. Hasil verifikasi disampaikan kepada Dekan dalam bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat ketidaksesuaian maka Dekan meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau pencegahan.
7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 1. Pengendalian Penyediaan Layanan Fakultas dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan layanan pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tri dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa layanan lainnya. Selain itu, fakultas juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat (melalui
evaluasi
kepuasan
stakeholder).
Universitas
memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev Renstra FIA-UB sesuai prosedur yang berlaku. 2. Validasi Proses Penyediaan Layanan Fakultaas melakukan validasi atau pengesahan penyediaan layanan tri dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan layanan
oleh
unit
terkait.
Pengaturan
penyediaan
layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman Pendidikan FIA-UB (00300 02000),
dan
jurusan.
Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh BPP fakultas. Dengan pedoman
tersebut, universitas melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan dan
dalam
pengabdian
acara
wisuda,
kepada
kegiatan
masyarakat
penelitian
sesuai
yang
direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda. 3. Identifikasi dan Mampu Telusur Fakultas dan unit kerja terkait harus mengendalikan, merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri dharma PT (sesuai ketentuan 4.2.4). Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan Fakultas melalui Audit Internal Mutu (AIM) FIA-UB berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada
atasan
langsung.
Hal
ini
untuk
menjamin
kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke Dekan. 4. Properti Pelanggan Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau stakeholder lainnya) yang diberikan FIA-UB pendaftaran
masuk,
pendaftaran
ulang
pada saat dan
selama
pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus tersimpan, terekam, dan atau mudah terpaksa
hilang,
harus
dan rekaman dipelihara.
diakses.
dilaporkan kepada
Jika
pelanggan
5. Preservasi Produk Fakultas atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi, terpelihara
pengelolaan,
baik
hingga
pengemasan, perlindungan,
memenuhi
persyaratan
saat
penyerahan. Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan simpan
dan layanan pendidikan dengan umur
terbatas,
untuk
pengajaran
atau penelitian
dan pekerjaan pengembangan. 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Fakultas
atau unit kerja harus
penilaian
(assessment)
yang
menetapkan instrumen valid
untuk
mengukur
keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan pengukuran
harus
dilakukan
dalam
rangka
menjamin
kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana Strategis
dan
target
yang
dicapai.
Pemantauan
dan
pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.
Fakultas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, fakultas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan.
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1 Panduan Umum Outcome dari pemantauan dan pengukuran dapat digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 1. Kepuasan Pelanggan Jurusan menetapkan persepsi mahasisiswa tentang tingkat dimana layanan yang diberikan memenuhi harapannya. Data tren kepuasan pelanggan sebaiknya didukung oleh bukti obyektif. Jurusan mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasannya. Mekanisme dan analisis kepuasan pelanggan dicantumkan dalam Manual Prosedur terkait (MP Tracer Study MP.UJM-JIAP-FIA-UB-002) 2. Audit Internal a. Jurusan
melaksanakan
audit
internal
berdasarkan
program audit internal untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM. b. Jurusan mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan
balik
dari
hasil
audit
digunakan
untuk
mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan. c. Rekaman audit internal dipelihara. d. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Manual Prosedur (MP) Audit Internal Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya (MP-UJM-AP-FIA-UB10-04) 3. Pemantauan dan Pengukuran Proses a. Jurusan
mengukur
dan
memantau
kinerja
dan
keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses. b. Jurusan mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses. 4. Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan a. Jurusan sebagai penyelenggara layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk
memverifikasi
bahwa
mereka
memenuhi
persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan
peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku. b. Untuk
berbagai
ragam
pendidikan/pelatihan,
alat
evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan sebaiknya
digunakan
untuk
mengukur
kemajuan
pemenuhan persyaratan kurikulum. c. Penilaian
kinerja
Jurusan
sebagai
penyelenggara
layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan. d. Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan. 8.3 Analisis Data 1. Jurusan Administrasi Publik sebaiknya menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan, dan digunakan sebagai data
dasar
di
dalam
proses
pengambilan
setiap
pengambilan. 2. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan
(continues
improvement)
melalui
tindakan perbaikan, dan juga tindakan korektif dan pencegahan. 3. Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis
kecenderungan
dapat
membantu
dalam
memjamin
efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu. 4. Pengukuran
dan
evaluasi
sebaiknya
menerus
dan
dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan. Lihat 8.4 Perbaikan 1. Perbaikan Berkesinambungan a. Jurusan
Administrasi
Publik
di
FIA-UB
harus
meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong staf personel untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup kerjanya/layanan. b. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan potensi peningkatan kualitas layanan yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. c. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil
dalam
penyelesaian
keluhan,
saran
komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).
dan
2. Tindakan Perbaikan a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis
penyebab
ketidaksesuaian
dan
peluang
peningkatan. b. Tindakan
korektif
sebaiknya
diambil
untuk
mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. c. Tindakan korektif sebaiknya direkam. 3. Tindakan Pencegahan a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang dihasilkan dari analisis
ketidaksesuaian
potensial
dan
peluang
perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). b. Tindakan
pencegahan
sebaiknya
direkam
dan
dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan pencegahan sebaiknya dikomunikasikan keseluruhan organisasi.
