Manual Article-Plus V2.3.1

Manual Article-Plus V2.3.1 Februari 2014

Manual Article-Plus V2.3.1 Article-Plus - Algemeen

Excel instellingen: Article-Plus draait op Excel 2007/2010/2013, Nederlands, 32/64 bit Macro’s: Article-Plus werkt m.b.v. Excel macro’s. Deze zullen binnen Excel moeten worden toegestaan. Bij het starten van Article-Plus wordt al direct een macro uitgevoerd. Indien Article-Plus via email is ontvangen zal deze macro vanwege de verscherpte beveiliging doorgaans een foutmelding geven. Daarnaast worden namen van bijlages vaak voorzien van een toevoeging tussen haakjes zoals: bestandsnaam.xlsm(1). Ook hier kunnen Excel macro’s vaak niet goed mee omgaan. Het is daarom belangrijk Article-Plus eerst op te slaan en dan pas te openen. Foutmeldingen zullen hiermee achterwege blijven. Administrator code: Article-Plus is voorzien van een administrator code, welke NIET in deze manual wordt vermeld, maar wel door gebruikers is op te vragen. Hiermee worden diep verborgen tabbladen met query-settings zichtbaar gemaakt. Tabladen Artikelen: Prijslijst: Tabellen:

Het standaard blad waarin de artikelen worden onderhouden. Het blad waarin de extern geïmporteerde artikelen in worden geplaatst. Dit is een diep verborgen tabblad dat via de administrator code zichtbaar gemaakt kan worden. Standaard gegevens welke uit de Exact administratie worden overgehaald en worden gebruikt vast te kiezen waarden bij het artikelonderhoud Settings: Dit is een verborgen tabblad dat via het rechtermuis menu (menu ‘zichtbaar maken’) op het tabblad zichtbaar gemaakt kan worden. In het blad ‘Settings’ staan de wijzigbare instellingen van Article-Plus weergegeven. QuerySettings: Dit is een diep verborgen tabblad dat via de administrator code zichtbaar gemaakt kan worden. De SQL verwijzingen naar de Bladnaam, Tabelnaam, Connectiestring, SQL query en een parameter (koppeling tussen Excel en filters in de SQL Query in de WHERE clause) Settings page: Kopiëren kolommen Rij 3 t/m 8 bevat de instellingen die de koppeling tussen de kolommen van het blad Artikelen en het blad Prijslijst weergeven. Hoofdleveranciers: In B10 is te kiezen of artikelen van alleen hoofdleveranciers of van ALLE leveranciers worden opgehaald en weggeschreven. ‘Merken’ muteren: In cel B12 wordt aangegeven of met de kolom ‘Merken’ wordt gewerkt. Dit is een koppeling met Exact Assortiment 1. Pagina 1 van 14


‘Productlijnen’ muteren: In cel B14 wordt aangegeven of met de kolom ‘Productlijn’ wordt gewerkt. Dit is een koppeling met Exact Assortiment 2. ‘Querysettings: In cel B16 wordt gekozen of de gegevens vanuit een query of een view wordt opgehaald. Zie verder in deze manual onder ‘connection strings’ XML exportpad In cel B18 wordt XML exportpad en de bestandsnaam ingegeven. Het wordt aangeraden geen netwerkpad te kiezen, omdat theoretisch meerdere gebruikers elkaars bestand kunnen overschrijven. Live of Demo administratie. Via de buttons in rij 20 kan worden gekozen ‘Live-administratie’ of de ‘Demo-administratie’. De connectiestrings uit B22 en B23 worden hiervoor gebruikt. Indien Demo wordt gekozen verschijnt een markering in cel E1 van het artikelenblad. QuerySettings page: In het diep verborgen blad QuerySettings, worden de connectiestrings gekoppeld en hier staat ook de SQL code voor views of queries weergegeven. SQL Connectiestrings Connectiestrings worden vanuit de cellen B22 en B23 gekopieerd naar de QuerySettings in kolom C. Hier kan een vaste gebruiker met username en password worden ingegeven via de onderstaande string (blauwe tekst dient te worden aangepast op de lokale situatie) DRIVER=SQL Server;SERVER=Servername;UID=User;PWD=Password;DATABASE=001

Of er wordt gebruik gemaakt van de standaard SQL security via de Windows username (aan te raden): DRIVER=SQL Server;SERVER=Servername;Trustedconnection = yes;DATABASE=001

Maak daarvoor een Server group of SQL role aan met daarin de gebruikers of gebruikersgroep die recht hebben op de een ‘SELECT’ op de SQL tabel van de Exact administratie. Voeg die Group of Role toe in de security section van SQL Studio Manager en vink onder Security de betreffende administraties aan die worden gebruikt. Als op het tabblad Settings onder QuerySetting gekozen is voor Query, wordt de stand alone query uit kolom E toegepast. Indien is gekozen voor View, wordt de query uit kolom D toegepast. Queries op views zijn sneller en beter te beveiligen. Hiervoor dient vooraf het batch script ‘FO_AP_batch script install views.sql’ te worden gedraaid in de SQL Studio Manager, zodat de views worden aangemaakt. Zorg ervoor dat dit script in de juiste administratie wordt gedraaid. Deze dient te worden ingegeven in de eerste opdrachtregel van het batch script. Bijvoorbeeld voor administratie 001: USE [001].

Pagina 2 van 14


Parameters In kolom F t/m I worden parameter waarden vanuit de settingspage ingegeven in de SQL query. Keyboard shortcuts: Ctrl-Shft-H (Hide) Ctrl-E (Erase) Ctrl-Q Ctrl-Shft-U (Uit) Ctrl-Shft-B (Beveiligd) F4 (op cel G1)

Verborgen werkbladen verbergen Rij (of reeks rijen) verwijderen. De rijen van de cursormarkering worden verwijderd. Waarden plakken, ofwel een formule omzetten in vaste waarden. Bladbeveiligingen Uit Bladbeveiligingen Aan Op het artikelen blad in Cel G1 kan via F1 een leverancier worden gekozen.

Kleurmarkeringen: Op verschillende cellen is een automatische kleurmarkering geplaatst, welke waarden en/of afwijkingen weergeeft. Meer hierover in het hoofdstuk ‘Artikelen – kolommen’.

Pagina 3 van 14


Blad artikelen - Rij A – Buttons en cellen

A1 - Button ‘Ophalen artikelen’ Na het kiezen van de leverancier in G1, kunnen de artikelen via deze button worden opgehaald . A1 - Button ‘Ophalen tabellen ‘ Met deze button worden de standaard gegevens uit Exact opgehaald, waarmee de keuzen kunnen worden gemaakt bij het artikelonderhoud. A1 - Button ‘XML aanmaken’ Met deze button wordt het XML bestand aangemaakt voor de import in Exact. Voor import in Exact is de XML logistiek module nodig. Het bestand wordt weggeschreven met de naam die in het verborgen blad Settings is ingegeven in rij 18. Alleen de zichtbare rijen worden in het XML bestand weggeschreven en dus geëxporteerd.. ---- Belangrijke opmerking over het via XML importeren van artikelen in Exact ! ---Het via XML naar Exact kopiëren van artikelen is een handige en snelle manier van werken. Indien echter een fout wordt gemaakt kan deze bijvoorbeeld honderden artikelen in één keer betreffen. Indien in een grote batch wijzigingen een fout blijkt te zijn gemaakt, is deze gelukkig doorgaans ook snel weer te herstellen, mits het Excelblad dat voor het exporteren is gebruikt wordt bewaard. Het is dan ook zeer sterk aan te raden om Excel mutatiebladen enige tijd te bewaren, zodat bij eventuele calamiteiten eenvoudig kan worden teruggevonden wat het probleem heeft veroorzaakt. -------------------------------------------------------------------------------------------------------Zie verder het hoofdstuk ‘Procedure XML export naar Exact’. A1 - Button ‘Tabel legen ‘ Met deze button wordt het blad ‘Artikelen’ leeg gemaakt B1 – Licentie In cel B1 wordt de licentienaam en versie weergegeven D1 - Cel ‘Aantal artikelrijen’ In cel D1 wordt het aantal artikelrijen weergegeven E1 – Administratiekeuze Op het tabblad ‘Settings’ kan worden gewisseld tussen een ‘live’ administratie en een ‘demo’ administratie. De connectiestrings hiervoor worden ingesteld in cel B22 voor de Live administratie en B23 voor de Demo administratie. In geval van gebruik van de Demo administratie met bijbehorende connectiestring, kleurt cel E1 roze-rood. G1 - Cel ‘Leverancier code’ In cel G1 wordt met F4 op het keyboard de leverancier gekozen. H1 - Cel ‘Leverancier naam’

Pagina 4 van 14


In cel H1 verschijnt de naam welke behoort bij de keuze in G1 K1 - Veld ‘BTW Code’ In cel K1 kies je via het pijltje de standaard BTW code van de artikelen K1 - Cel ‘BTW omschrijving’ In cel L1 verschijnt de BTW omschrijving welke behoort bij de keuze in K1 O1 - Button ‘Verkoopprijs berekenen’ Via deze button wordt de verkoopprijs van ALLE cellen in kolom ‘P’ berekend op basis van de inkoopprijs in Euro uit kolom ‘AF’. De vrij vertaalde formule hiervoor is: (Inkoopprijs in Euro in kolom ‘AF’) / (1-Marge in kolom ‘AG’) /(Inkoopeenheid in kolom ‘AB’) , afgerond op 2 decimalen. Handmatig ingevoerde waardes worden hiermee overschreven. P1 – Pijl-icoon berekende verkoopprijzen In cel P1 verschijnt een rode pijl als de verkoopprijsberekening heeft plaatsgevonden via button O1 AD1 – Pijl-icoon berekende verkoopprijzen In cel AC1 verschijnt een rode pijl als de inkoopprijsberekening heeft plaatsgevonden via button AF1 AE1 - Button ‘Valutakoers kopiëren’ Via deze button wordt de valutakoers uit cel ‘AF1’ overgenomen in kolom ‘AF’, tenzij de valuta in kolom ‘AE’ als waarde ‘EUR’ heeft. Bij ‘EUR’ als waarde is de koers altijd 1. AF1 – Cel ‘valutakoers’ In cel AF1 wordt de basis koers weergegeven welke wordt doorgerekend via button ‘AE1’ AG1 - Button ‘Inkoopprijs berekenen’ Via deze button wordt de verkoopprijs van ALLE cellen in kolom ‘AD’ berekend op basis van de verkoopprijs in Euro uit kolom ‘P’. De vrij vertaalde formule hiervoor is: (Verkoopprijs in kolom ‘P’ – (Verkoopprijs in kolom ‘P’ * Marge uit AH) * Inkoopeenheid in kolom AC Handmatig ingevoerde waardes in kolom AD worden hiermee overschreven. AH1 - Button ‘Ink prijs VV overnemen’ Via deze button wordt de inkoopprijs in Euro in kolom ‘AG’ overgenomen vanuit de inkoopprijs in vreemde valuta via de formule: (Inkoopprij in Vreemde valuta uit kolom ‘AD’) / (koers in kolom ‘AF’) AI1 – Cel ‘Marge’ Via deze cel wordt de standaard marge ingegeven welke wordt doorberekend in kolom ‘AH’ via de button in ‘AJ1’ AJ1 - Button ‘Marge kopiëren’ Via deze button wordt de marge van cel ‘AI1’ doorgezet in kolom ‘AH’

Pagina 5 van 14


Blad artikelen - kolommen: In de kolomkoppen van rij 2 wordt per cel een helptekst weergegeven. Kolom A - Artikelcode In deze kolom wordt het veld ‘artikelcode’ uit Exact opgehaald. Wordt de artikelcode aangepast, dan wordt bij het terugzetten van de artikelen via XML in Exact een nieuw artikel aangemaakt. Wordt de artikelcode niet aangepast, dan wordt deze cel gebruikt om als match te dienen bij het aanpassen van artikelgegevens vanuit externe prijslijsten (blad Prijslijsten). Als de artikelrij is overgenomen vanuit het blad ‘prijslijst’ kleurt de cel blauw . De cel kleurt fel rood als er ergens in kolom A twee gelijke artikelcodes voorkomen. De tweede artikelcode zou in dat geval de eerste overschrijven en dient gecorrigeerd te worden. De cel kleurt ook fel rood als de artikelcode eindigt met een spatie. Tenslotte kleurt de cel oranje indien een nieuw artikel reeds bij een andere leverancier in Exact blijkt te bestaan. Dubbele artikelcodes zijn niet mogelijk, zodat de inhoud van dit nieuwe artikel het bestaande artikel zou overschrijven. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. De kolom ‘Artikelcode’ heeft een verplichte invoer. Bij het exporteren naar XML wordt hier nog een controle op gedaan. Kolom B - Merk In deze kolom wordt het veld ‘merk’ uit Exact opgehaald. Exact is standaard niet voorzien van een veld ‘merk’. Het veld wordt gecreëerd vanuit één van de assortimentsvelden uit het Exact artikelonderhoud. Bij Article-Plus is het eerste assortimentsveld het veld gebruikt voor het veld ‘Merk’. Op het blad ‘Settings’ kan worden ingesteld of met merken gewerkt dient te worden. Indien de keuze hiervoor in cel B12 op het settingsblad op ‘nee’ staat, worden geen gegevens over merken opgehaald en worden deze ook niet teruggeschreven via XML Mocht er niet met merken worden gewerkt, dan kan dit veld worden genegeerd, of zelfs worden verborgen (rechter muis op de kolom -> ‘verbergen’. Indien wel met een veld ‘merk’ gewerkt gaat worden, houd dan in de gaten dat order-bestelling- en factuurlayouts ook moeten worden voorzien van datzelfde eerste assortimentsveld. Bij het wijzigen van een merk, of het ingeven van merken bij het invoeren van nieuwe artikelen kan worden gekozen uit de lijst van merken (pijltje direct naast de cel), welke zijn opgehaald uit Exact. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen.

Pagina 6 van 14


Kolom C - Productlijn In deze kolom wordt het veld ‘Productlijn’ uit Exact opgehaald. Exact is standaard niet voorzien van een veld ‘Productlijn’. Het veld wordt gehaald vanuit één van de assortimentsvelden uit het Exact artikelonderhoud. Bij Article-Plus is het tweede assortimentsveld het veld voor ‘Productlijn’. Mocht er niet met het veld ‘Productlijn’ worden gewerkt, dan kan dit veld worden genegeerd, of zelfs worden verborgen (rechter muis op de kolom -> ‘verbergen’. Bij het wijzigen van een Productlijn, of het ingeven van Productlijnen bij het invoeren van nieuwe artikelen kan worden gekozen uit de lijst van Productlijn (pijltje naast de cel), welke zijn opgehaald uit Exact. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Op het blad ‘Settings’ kan worden ingesteld of met Productlijnen gewerkt dient te worden. Indien de keuze hiervoor in cel B12 op het settingsblad op ‘nee’ staat, worden geen gegevens over Productlijnen opgehaald en worden deze ook niet teruggeschreven via XML Kolom D - Verkoop eenheid In deze kolom wordt het veld ‘Verkoop eenheid’ uit Exact opgehaald. Bij het wijzigen van een verkoopeenheid, of het ingeven van verkoopeenheid bij het invoeren van nieuwe artikelen kan worden gekozen uit de lijst van Productlijnen (pijltje direct naast de cel), welke zijn opgehaald uit Exact. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom E – Opgehaalde artikelomschrijving Dit is de uit Exact opgehaalde artikelomschrijving. Deze klom dient ter vergelijk en wordt niet teruggeschreven naar het artikelbestand. Kolom F - ArtikelOmschrijving Prijslijst Dit is de uit de externe prijslijst overgenomen artikelomschrijving. Is er geen match vanuit een externe prijslijst, dan wordt standaard de waarde van kolom E overgenomen. Als de inhoud van kolom F afwijkt van die van kolom E, kleurt de cel blauw. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. De kolom ‘Artikelomschrijving Prijslijst’ heeft een verplichte invoer. Bij het exporteren naar XML wordt hier nog een controle op gedaan. Kolom G - CrediteurNr In deze kolom wordt standaard de crediteurcode van cel ‘G1’ overgenomen. Deze kolom wordt gebruikt om het artikel bij de juiste leverancier weg te schrijven. De cellen kleuren fel rood als het crediteurnummer afwijkt van het nummer in ‘G1’

Pagina 7 van 14


Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom H - CrediteurOmschr In kolom H wordt de bij kolom G behorende crediteuromschrijving weergegeven. Deze klom dient ter weergave en wordt niet teruggeschreven naar het artikelbestand. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom I – ArtGrp In kolom I wordt de artikelgroep geplaatst. Deze waarde wordt ook terug geschreven naar het artikelbestand in Exact. Wijzigingen in dit veld dienen uiterst zorgvuldig te worden uitgevoerd. Er dient eerst in Exact te worden getest of het wijzigen van artikelgroepen is toegestaan. In sommige gevallen waarbij de balans en voorraadrekeningen van de artikelgroepen afwijken van de nieuwe groep kunnen financiële verschillen ontstaan. De cellen in kolom I zijn derhalve via de bladbeveiliging beveiligd tegen aanpassingen. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. De kolom ‘ArtGrp’ heeft een verplichte invoer. Bij het exporteren naar XML wordt hier nog een controle op gedaan. Kolom J - Omschrijving In kolom J wordt de bij kolom I behorende artikelgroepomschrijving weergegeven. Deze klom dient ter informatie en wordt niet teruggeschreven naar het artikelbestand. Kolom K - TekstOmschrijving Dit is de uit Exact opgehaalde Tekstomschrijving van het artikel. Deze klom dient ter vergelijk en wordt niet teruggeschreven naar het artikelbestand. Kolom L - TekstOmschrijving Prijslijst Dit is de uit de externe prijslijst overgenomen Tekstomschrijving van het artikel. Is er geen match vanuit een externe prijslijst, dan wordt standaard de waarde van kolom K overgenomen. Als de inhoud van kolom L afwijkt van die van kolom K, kleurt de cel blauw. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom M – TekstArt Een ‘JA’ in kolom M komt overeen met een vinkje in het veld ‘Tekst’ onder attributen van het eerste tabblad van het Exact artikelonderhoud. Een ‘NEE’ een equivalent aan het wissen van het vinkje. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen.

Pagina 8 van 14


De kolom ‘TekstArt’ heeft een verplichte invoer. Bij het exporteren naar XML wordt hier nog een controle op gedaan. Kolom N - VerkArt Een ‘JA’ in kolom N komt overeen met een vinkje in het veld ‘Verkoop’ onder attributen van het tweede tabblad van het Exact artikelonderhoud. Een ‘NEE’ een equivalent aan het wissen van het vinkje. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom O – Verkoopprijs In kolom O wordt de uit Exact opgehaalde verkoopprijs van het artikel weergegeven. Deze klom dient ter vergelijk en wordt niet teruggeschreven naar het artikelbestand. Kolom P - VerkoopprijsPrijslijst Dit is de uit de externe prijslijst overgenomen verkoopprijs van het artikel. Is er geen match vanuit een externe prijslijst, dan wordt standaard de waarde van kolom O overgenomen. Als de inhoud van kolom P afwijkt van die van kolom O, kleurt de cel blauw. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom Q – Prijslijst bijgewerkt In kolom Q wordt de datum van ophalen van de gegevens weergegeven (meestal de huidige datum). Deze waarde wordt weggeschreven in een vrij artikelveldveld in Exact (default is dat het eerste vrije datumveld in Exact het blad ‘Extra’ van het artikelbestand. De weergave van het veld kan in Exact Globe worden benoemd via Systeem / Algemeen / Vrije velden / Tabel: artikel / Items: Userdate_01. Dit veld wordt in Quotation-Plus weer toegepast om de laatste prijsupdate zichtbaar te maken bij het offreren van artikelen in Quotation-Plus. Standaard kan dit veld niet worden aangepast vanwege de bladbeveiliging. Kolom R - Voorraad In kolom R wordt de actuele voorraad van het artikel weergegeven. Deze klom dient ter signalering bij het laten vervallen van artikelen en wordt niet teruggeschreven naar het artikelbestand. De query die de voorraad ophaalt, maakt gebruik van de Exact tussentabel ‘Stockbalances’. Deze tabel is niet bij iedere Exact Globe installatie standaard aanwezig en dient in dat geval eenmalig te worden aangemaakt. Ga in Exact Globe naar Systeem/Algemeen/Tabellijst en kies onderin voor de button ‘Transactietotalen’. De tussentabel Stockbalances wordt nu aangemaakt. De cel kleurt rood indien in kolom S de status op verwijderen - ‘D’ (discontinued) wordt gezet en er voorraad van blijkt te zijn. Kolom S – Status In kolom S wordt de status van het artikel vanuit het artikelonderhoud-scherm in Exact Globe weergegeven. De keuzes daar zijn: Actief, Geblokkeerd, Vervallen, Non-actief en Toekomstig. Article-Plus laat bij het terugschrijven naar Exact alleen keuze uit Actief ‘A’ of Vervallen ‘D’(discontinued). Andere mogelijkheden kunnen niet binnen Article-Plus worden aangepast.

Pagina 9 van 14


De cel kleurt rood indien de status op verwijderen - ‘D’ wordt gezet en er voorraad van blijkt te zijn. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. De kolom ‘Status’ heeft een verplichte invoer. Bij het exporteren naar XML wordt hier nog een controle op gedaan. Kolom T - Kostprijs In kolom T wordt de uit Exact opgehaalde kostprijs van het artikel weergegeven. Deze klom dient ter vergelijk en wordt niet teruggeschreven naar het artikelbestand. Kolom U – Kostprijs Nieuw In kolom U wordt de kostprijs van het artikel weergegeven. Standaard wordt de waarde van kolom T overgenomen. Als de inhoud van kolom U afwijkt van die van kolom T, kleurt de cel blauw. Bij een vast ingegeven waarde wordt de cel wit. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt standaard de formule ‘inkoopprijs in vreemde valuta’ /’valutakoers’ ingevoerd. Let op bij kostprijzen. Afhankelijk van de gebruikte voorraadwaarderingsmethode (‘VVP’ of ‘GIP’) wordt er met de ingevoerde kostprijs gerekend bij kostprijswaardering c.q. herwaardering, of wordt deze bij herwaarderingen binnen Exact aangepast. Het is raadzaam doorgaans de kostprijs onaangetast te laten en bij nieuwe artikelen de ‘inkoopprijs in vreemde valuta’ /’valutakoers’ aan te houden. Kolom V - ArtCodeLev In kolom V wordt de artikelcode van de leverancier overgenomen. Als de inhoud van kolom V afwijkt van die van kolom A (artikelcode), kleurt de cel blauw. Indien er in kolom V dubbele waarden staan, kleurt de cel rood. Indien de celwaarde eindigt met een spatie, kleurt de cel rood. Als de artikelrij is overgenomen vanuit het blad ‘prijslijst’ kleurt de cel blauw. Kolom W - HoofdLev In kolom W wordt de weergegeven of een artikel van een hoofdleverancier afkomstig is of niet. Deze informatie wordt niet via XML teruggeschreven, omdat per artikel slechts één leverancier hoofdleverancier kan zijn en Globe dat bepaalt. Wel worden bij artikelen waarvan de leverancier NIET de hoofdleverancier is, de inkoopgegevens van de leverancier via XML bijgewerkt. Kolom X - Serienr In kolom X wordt uit Exact overgenomen of een artikel een serienummerartikel is of niet. De kolom ‘Serienr’ heeft een verplichte invoer. Bij het exporteren naar XML wordt hier nog een controle op gedaan. Kolom Y - Magazijn In kolom Y wordt het magazijn uit Exact opgehaald. Dit is het standaard magazijn en niet per definitie het magazijn waar de voorraad in is geboekt.

Pagina 10 van 14


Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom Z – Standaard Locatie In kolom Z wordt de magazijnlocatie van het magazijn uit kolom Y opgehaald. Dit is de standaard magazijnlocatie en niet per definitie de magazijnlocatie waar de voorraad in is geboekt. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom AA – BTW Inkp In dit veld wordt de BTW-code-inkoop weergegeven. De waarde kan worden gewijzigd via een keuzelijst. De te kiezen waarden zijn opgehaald uit Exact. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom AB – Ink vrpk In dit veld wordt de Inkoopverpakking weergegeven. De waarde kan worden gewijzigd via een keuzelijst. De te kiezen waarden zijn opgehaald uit Exact. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom AC - InkEenhd In dit veld wordt de Inkoopeenheid weergegeven. Deze is relevant voor de inkoop- en verkoopprijsberekening De standaard waarde van deze cel is 1 Kolom AD – Inkoopprijs in VV Dit is de uit de externe prijslijst overgenomen Inkoopprijs van de leverancier van het artikel. Als de inhoud van deze kolom AD geen vaste waarde heeft, maar bijvoorbeeld wordt berekend vanuit de verkoopprijs in kolom ‘P’, kleurt de cel paarsblauw. Bij nieuwe artikelen welke worden toegevoegd vanuit het blad ‘Prijslijst’ wordt van de lege cellen de waarde van het artikel erboven overgenomen. Kolom AE – Valutacode In kolom AE wordt de valutacode overgenomen welke behoort bij de inkoopprijs van de leverancier van het artikel. De waarde kan worden gewijzigd via een keuzelijst. De te kiezen waarden zijn opgehaald uit Exact. Kolom AF – Valutakoers In kolom AF wordt de valutakoers overgenomen welke behoort bij de inkoopprijs van de leverancier van het artikel. Bij een valutacode van ‘EUR’ in kolom AE is de koers altijd 1. De koers kan via de button in AE1 worden overgenomen voor alle geselecteerde rijen. Niet zichtbare rijen worden niet aangepast. Kolom AG – Inkoopprijs Euro In kolom AG wordt de inkoopprijs in euro uit Exact overgenomen. Via de button in AH1 kan de ‘inkoopprijs in vreemde valuta’ uit kolom AD in deze kolom worden gekopieerd.

Pagina 11 van 14


Als de inhoud van deze kolom AG geen vaste waarde heeft (witte cel), maar bijvoorbeeld is overgenomen uit de ‘inkoopprijs in vreemde valuta’, kleurt de cel paarsblauw. Kolom AH – Marge invoeren In kolom AH kan een marge worden ingegeven aan de hand waarvan de inkoop- of verkoopprijs wordt bereken. Deze marge kan voor de volledige kolom worden ingevoerd via de button in cel AJ1. Als dit het geval is en in de cel een formule staat, kleurt de cel paarsblauw. Kolom AI – Marge berekend In kolom AI wordt de berekende marge weergegeven volgends de (vereenvoudigde-)formule: = 1-(‘Inkoopprijs in VV’ / ‘Valuta-koers’ / ‘InkoopEenheid’/ ‘Verkoopprijs’) Kolom AJ – Herkend uit prijslijst Als in deze kolom ‘Ja’ staat is er een match met eenzelfde artikelcode of artikelcode leverancier uit het blad ‘prijslijst’. Kolom AK - Inkoopprijs indien NIET geïmporteerd In deze kolom verschijnt de inkoopprijs uit de match vanuit het blad ‘Prijslijst’, waar deze NIET is geïmporteerd, omdat het vinkje ‘Inkoopprijs importeren’ daar niet was aangevinkt.

Blad Prijslijst In dit werkblad wordt een externe prijslijst van een leverancier ingelezen, zodat deze kan worden gematcht met het artikelenblad. Hierbij kan worden gekozen om alle artikelen aan te passen en nieuwe artikelen toe te voegen, of alleen bestaande artikelen aan te passen. Via de button in A1 wordt een tabel geleegd. Procedure te importeren prijslijst Via de button in A2 wordt een nieuwe prijslijst van een leverancier geïmporteerd. Deze prijslijst dient vooraf via ‘openen bestand’ binnen de huidige Excel te zijn geopend. Sleep de cursor over de cellen van de in te lezen prijslijst en markeer zo alle cellen die geïmporteerd dienen te worden. Kolomkoppen en lege regels kunnen ook worden gemarkeerd. Deze worden later uitgefilterd. Indien er meerdere prijslijsten zijn geopend, kan via het bovenste keuzeveld naar een ander Excel werkboek worden gebladerd. Klik OK Klik vervolgens op een willekeurige cel in de kolom waar de artikelcodes zijn weergegeven Klik OK Klik vervolgens op een willekeurige cel in de kolom waar de artikelomschrijvingen zijn weergegeven Klik OK Klik vervolgens op een willekeurige cel in de kolom waar de lange artikelomschrijvingen zijn weergegeven Klik OK Klik vervolgens op een willekeurige cel in de kolom waar de verkoopprijzen zijn weergegeven Klik OK Klik vervolgens op een willekeurige cel in de kolom waar de inkoopprijzen zijn weergegeven Klik OK Pagina 12 van 14


De gegevens zijn nu overgenomen in de cellen van het blad ‘Prijslijst’. Controleer vervolgens of er niet toch kolomkoppen en/of onbedoelde rijen mee zijn genomen in de import. Controleer of de lengte van de artikelomschrijving niet boven de 60 tekens uitkomt. Kolom B is hiervoor in een niet proportioneel lettertype weergegeven. De maximale tekstlengte mag uiterlijk tot aan het einde van de cel komen. Pas bij een te lange tekst de artikelomschrijving aan. Bepaal of de prijslijst inclusief inkoopprijzen wordt geïmporteerd, of dat de inkoopprijzen binnen het blad ‘artikelen’ wordt berekend. Maak de keuze via een vinkje in cel C1. Kies in cel E1 of bij het importeren het vergelijk plaatsvindt vanuit de artikelcode uit Exact (kolom ‘A’ in ‘artikelen’), of de artikelcode van de leverancier uit Exact (kolom ‘V’ in ‘artikelen’). Kies vervolgens via de button in A3 op ‘Artikelen bijwerken (nieuwe toevoegen) ‘ of ‘Artikelen bijwerken (alleen bestaande)’. Bij ‘nieuwe toevoegen’ worden ook bestaande artikelen bijgewerkt.

Procedure XML export naar Exact Alle zichtbare rijen in het blad ‘artikelen worden meegenomen in de XML export naar Exact. Onzichtbare rijen (die dus zijn uitgefilterd) worden niet meegenomen in de export. Alleen de blauwe kolomkoppen in rij 2 worden terug in Exact geïmporteerd. De paarse en oranje kolomkoppen dienen alleen voor het vergelijken van gegevens en worden niet terug in Exact geschreven. Voorafgaand aan het exporteren worden de volgende controles gedaan: Kolom ‘A’ - Check op artikelregels zonder artikelcode Kolom ‘F’ - Check op artikelregels zonder artikelomschrijving Kolom ‘I’ - Check op artikelregels zonder artikelgroepcode Kolom ‘M’ - Check op artikelregels zonder verkoopprijs Kolom ‘S’ - Check op artikelregels zonder artikelstatus Kolom ‘X’ - Check op artikelregels zonder serienummerstatus Het XML export-pad wordt ingesteld in rij B18 van het verborgen blad ‘Settings’. Het wordt aangeraden geen netwerk pad te kiezen, omdat theoretisch meerdere gebruikers elkaars bestand kunnen overschrijven. Binnen Exact Globe, kies voor ‘XML / Logistieke import / Artikelen‘. Blader bij ‘bestand’ naar het XML bestand dat zojuist is aangemaakt.

Pagina 13 van 14


Klik op ‘Klaar’ en controleer of het importeren is gelukt via het icoontje naast ‘berichten’:

Het importeren is daarmee afgerond.

Pagina 14 van 14

Manual Article-Plus V2.3.1

Recommend Documents