Manuál aplikace Verze 2 (poslední update )

Manuál aplikace Verze 2 (poslední update 7.1.2015)

© Euro Softworks s.r.o. www.vistoscrm.cz

Stručný manuál k aplikaci Vistos CRM – verze 2.0

2

-

Vážení uživatelé, předem si Vám dovoluji poděkovat za to, že jste se rozhodli věnovat čas této publikaci, která by Vám měla usnadnit práci se systémem Vistos CRM. Nejprve mi dovolte zmínit několik základních premis. Systém Vistos CRM je modrobílý. Je to proto, že tato kombinace barev je vhodným kompromisem mezi přehledností a vzhledovou příjemností a čistotou. Na občasné dotazy tedy odpovídáme rovnou, že naštěstí (nikoliv bohužel) je třeba používat náš systém v této barevné kombinaci. Není tedy možné mít náš systém třeba červenobílý nebo zelenočerný . Veříme, že ať jsou Vaše firemní barvy jakékoliv, Vám a Vašim kolegům se bude nejlépe s naším systémem pracovat právě v této definované barevné paletě. Dotazy, které budete mít, lze poslat našemu supportnímu týmu přímo prostřednictvím aplikace Vistos CRM. Odkaz najdete v zápatí každé stránky. Nejprve však doporučujeme kontaktovat administrátora Vašeho systému – tedy interního uživatele na Vaší straně, který má na starosti nastavení systému pro Vaši firmu – vysvětlení také viz níže. Podoba tiskových výstupů (reportů), stejně jako například obsah číselníků či použité kategorie, jsou nastavitelné veličiny. Tedy jejich podoba může být ve Vaší verzi aplikace jiná. Jiné mohou být nakonec i karty jednotlivých entit, či tabulky (jejich seznamy), neboť i tyto jsou nastavitelné uživatelem/zákazníkem, respektive jeho administrátorem. Může se tedy stát, že uvidíte systém Vistos CRM u jiného našeho zákazníka a bude vypadat zcela jinak, než ten Váš. To je jedna z velkých výhod našeho systému – lze velmi zásadně upravit pro každého jednotlivého zákazníka. Právě z důvodu veliké flexibility systému Vistos CRM jsme nuceni se v této publikaci soustředit na obecné informace a požádat laskavého čtenáře, aby u všech uživatelsky či jinak nastavitelných prvků prokonzultoval jejich nastavení s firemním administrátorem. S přáním příjemného a praktického počtení

Ing. Marek Volf a tým Euro Softworks, tvůrce systému Vistos CRM

© Euro Softworks s.r.o. Čerčanská 4, Ječná 510, 140 00 Prague 4, 500 03 Hradec Králové, Czech Republic Czech Republic +420 222 360 823 +420 491 114 080 www.eurosoftworks.cz [email protected]

Euro Softworks Corp. P.O. Box 27, Lake Dallas, TX 75065, U.S.A. Office: +1 (940) 220-4065 [email protected] www.eurosoftworks.com


3

-

Obsah 1. 2.

Než začnete pracovat .................................................................................................................. 5 Základní seznámení se systémem ............................................................................................... 6 2.1 Stručný přehled základních modulů systému Vistos CRM ...................................................... 6 2.2 Menu ....................................................................................................................................... 7 2.3 Popis dalších prvků na základní obrazovce ............................................................................. 8 2.4 Další navigační prvky na stránkách – zadávání informací, hledání, atd .................................. 8 2.5 Doporučení a zjednodušení ................................................................................................... 10 3. Přihlášení do systému................................................................................................................ 13 4. Nastavení aplikace ..................................................................................................................... 14 5. Dashboard a Upomínky ............................................................................................................. 19 6. Evidence .................................................................................................................................... 21 6.1. Evidence - Zadání kontaktu (firmy), editace kontaktu (firmy), hledání ................................ 21 6.2. Import a export dat ............................................................................................................... 27 6.3. Evidence – Kalendář, schůzky a události ............................................................................... 28 6.4. Evidence – Hovory, poznámky .............................................................................................. 31 6.5. Evidence – Emaily .................................................................................................................. 32 6.6. SMS ........................................................................................................................................ 35 6.7. Evidence – Dokumenty a FAQ ............................................................................................... 36 7. Produkty .................................................................................................................................... 37 8. Zakázkové listy ........................................................................................................................... 38 9. Zákaznická podpora - Případy ................................................................................................... 40 10. Obchodní procesy ...................................................................................................................... 41 Ad 0. Založení kampaně - příklad....................................................................................................... 41 Ad 1. Zanesení kontaktu do systému ................................................................................................. 43 Ad 2. Souhlas se zpracováním os. údajů ............................................................................................ 44 Ad 3. Obchodní příležitost ................................................................................................................. 44 Ad 4. Nabídka ..................................................................................................................................... 46 Ad 5. Objednávka a Vydaná objednávka ........................................................................................... 50 Ad 6. Smlouva .................................................................................................................................... 51 Ad 7. Faktura ...................................................................................................................................... 51 Ad 8. Projekt ...................................................................................................................................... 54 Ad 9. Poprodejní aktivity.................................................................................................................... 54 11. Projekty, úkoly, timesheet......................................................................................................... 54 11.1. Úkoly .................................................................................................................................. 54 11.2. Projekty.............................................................................................................................. 55 11.3. Timesheet – výkaz práce ................................................................................................... 57 12. Kategorie ................................................................................................................................... 58 13. Reporty ...................................................................................................................................... 62 14. Vlastní pole ................................................................................................................................ 63




4

15. Konfigurátor polí ....................................................................................................................... 67 Příloha 1 - Hromadná korespondence................................................................................................... 68 Příloha 2 - Hromadná korespondence – Nahrazovací klíče ................................................................... 72 Závěrem – děkujeme za připomínky ..................................................................................................... 75




1.-

5

NEŽ ZAČNETE PRACOVAT Co potřebujete mít a znát, abyste mohli systém používat?  Uživatelské jméno a heslo (zajistí Váš administrátor) – viz kapitola Nastavení  Základy práce s internetem a internetovým prohlížečem  Počítač s nainstalovaným certifikátem https Na co si dát pozor  Práce s hesly – své heslo si nechte jen pro sebe, doporučujeme si heslo měnit alespoň jednou za půl roku. o

Heslo by mělo mít minimálně 8 znaků a to v kombinaci malých a velkých písmen, čísel a speciálních znaků.

 Při ukončení práce s aplikací se odhlašte o

Pozor: funkce zapamatování hesla u nás nefunguje tak, že Vás systém automaticky přihlásí, pokud neuplynula určitá doba od poslední práce se systémem. Pokud zaškrtnete při zalogování tuto volbu, systém si Vás bude několik hodin pamatovat. Poté se ale musíte znovu zalogovat. Pokud se odhlásíte, je třeba se také znovu zalogovat.

 Nepřistupujte, pokud je to možné, do aplikace z veřejných míst – internetová kavárna, atd.  Pokud budete používat tlačítko Zpět v programu nebo v internetovém prohlížeči, informace, které jste vkládali, se nemusí uložit.  Pokud objevíte nějakou chybu nebo nestandardnost, dejte vědět výrobci software prostřednictvím odkazu v patičce na každé stránce aplikace.  Pozor na odesílání emailů – systém dokáže odeslat email na zvolenou adresu. Proto dávejte pozor při práci emaily, abyste neposlali něco, co nechcete odeslat.  Nastavování aplikace je práce pro výrobce/implementátora systému, nebo administrátora na straně klienta. Pokud nejste administrátorem a budete cokoliv nastavovat, může to způsobit změnu fungování některých dalších funkcí či entit. Odesílání připomínek 

Ve spodní části každé stránky aplikace je možnost Odeslat připomínku. Narazíte-li na některé stránce na problém, popřípadě, budete-li mít námět na vylepšení dané stránky, klikněte na tento odkaz.



Stručný manuál k aplikaci Vistos CRM – verze 2.0 -



 

6

Zde problém specifikujte. Jedná-li se o chybu, pokuste se co nejpodrobněji zapsat okolnosti, za kterých k chybě došlo (např. jakou operaci jste prováděli), u jakých dat k chybě došlo a popis chyby. V případě námětu na vylepšení se pokuste zmínit důvody, proč by daná funkcionalita byla v systému potřeba. Odešlete připomínku Ale POZOR – opět opakujeme, že nejprve kontaktujte administrátora systému na Vaší straně, který zná nastavení Vaší konkrétní instance.

Kde se lze zeptat?  Pokud budete mít jakékoliv dotazy, je možné se zeptat [email protected] nebo na telefonu +420 222 360 825.

2.

ZÁKLADNÍ SEZNÁMENÍ SE SYSTÉMEM

2.1

Stručný přehled základních modulů systému Vistos CRM

Zaměření / Moduly

na

emailu

Entity

Prodej

Příležitosti Nabídky Objednávky Dodavatelské objednávky Zakázky

Aktivity

Kalendář Schůzky Telefonáty Události Emaily SMS

Marketing

Kampaně Adresáti Hromadné emaily

Řízení projektů

Projekty Úkoly Pracovní výkazy

Zákaznická podpora

Případy



Stručný manuál k aplikaci Vistos CRM – verze 2.0 FAQ

-

2.2

7

Fakturace

Vydané faktury Přijaté faktury Platby

DMS

Dokumenty

Reporting

Dashboard Sestavy

Zákaznické moduly na míru

Různé typy modulů

Menu V aplikaci jsou 2 typy menu. Každý z nich má svou funkci.

Hlavní menu

Hlavní informace: - Nastavení systému, ale také třeba dashboard a reporty Kontakty: - Zejména evidence kontaktů, firem a týmů Aktivity: - Kalendář a jeho položky – aktivity Projekty: - Projektový management Prodej: - Příležitosti a agenda prodeje Pozn: menu se může lišit pro jednotlivé varianty zákaznického řešení. Proto počet a pořadí položek pod jednotlivými moduly je zde pouze orientační. Akční menu Na některých stránkách je zobrazeno v horní části aplikace tzv. akční menu, které má za cíl zpřístupnit některé často využívané operace, respektive zjednodušit následné kroky.




8

Např. v obrazovce Editace kontaktu se v horní modré liště ukáže nabídka viz výše. -

Toto menu je praktické zejména proto, že do dalšího kroku kopíruje informace z kroku předchozího. Tedy pokud udělám z kontaktu nějakou další akci pomocí tohoto menu, tak identifikace kontaktu a některé další infomace budou automaticky přeneseny. 2.3

Popis dalších prvků na základní obrazovce

Vyhledávání (fulltext) Fulltextové hledání v databázi aplikace. Po napsání textu dejte Enter. Zadaný řetězec se hledá v celém systému, struktura výstupu je předdefinována. Poznámka: podrobné vyhledávání v jednotlivých modulech (seznamech položek v dané entitě) je řešeno filtrem na stránce každého seznamu položek. Najdete ho vždy pod ikonou: Zkratky pro některé seznamy Upomínky: ikona odkazuje na seznam Upomínek a číslo definuje, kolik je v systému aktivních upomínek prošlých. Emaily: odkazuje na seznam emailů a číslo ukazuje počet nepřečtených emailů Diskuse: ikona odkazuje na seznam diskusí a číslo ukazuje počet nepřečtených diskusí pro přihlášeného uživatele Přihlášený uživatel Kontakt, editace uživatele a možnost odhlášení ze systému.

2.4

Další navigační prvky na stránkách – zadávání informací, hledání, atd

Gridy (seznamy položek)




9

Subgridy -

Karta záznamu

Tlačítka na spodní straně jednotlivých karet



 

 

Uložit a zpět: stránka se uloží a systém Vás vrátí v historii o stránku zpět. Pozn: tlačítko zpět v prohlížeči není shodné s touto funkcí – minimálně neuloží obsah! Obecně doporučujeme nepoužívat tlačítko zpět v prohlížeči, alternativu nabízíme přímo v systému Vistos CRM (viz Zpět) Uložit: stránka se uloží a uživatel zůstává na stejné stránce Zpět: vrátí Vás o stránku zpět, ale aktuální informace neuloží – viz výše Uložit a zpět. Opět upozorňujeme, že funkce tohoto tlačítka v aplikaci může být jiná, než funkce Zpět ve Vašem prohlížeči Seznam: vede na seznam položek, tj. například, pokud jsme v editaci kontaktu, přesune nás do seznamu kontaktů (informace nicméně neuloží) Smazat: smaže stránku, resp. záznam (tedy například zvolený právě editovaný Kontakt)




10

-

Pozn: pro rychlejší práci je možné místo tlačítek používat i klávesové zkratky. Všechna tlačítka na spodní straně stránky je mají, dají se zobrazit najetím myší nad příslušné tlačítko. Pozor: tyto zkratky nejsou stejné pro všechny prohlížeče. Pokud tedy používáte zkratky, používejte jeden vybraný prohlížeč, pro který se tyto zkratky naučíte. Další použité prostředky Kombo boxy, tj. rozklikávací boxy k výběru ze seznamu položek - fungují tak, že lze vybrat právě jednu možnost Výběr hodnoty ze seznamu entity - její přidání do formuláře se realizuje přes znak , pokud se úspěšně toto spojení provede, potvrdí systém tuto skutečnost takto:

.

Výběr data je zpravidla z kalendáře vepsat. Tento znak smazat.

, případně lze doupravit ručně nebo přímo ručně

vymaže záznam, obvykle se ale dříve zeptá, zdali chcete položku skutečně

Kategorie – těm se budeme věnovat na jiném místě podrobněji. Zatím vystačíme s konstatováním, že Kategorie jsou zcela zásadní nástroj pro rozřazování jakýchkoliv záznamů, nabízí se ve všech entitách a lze jich vybrat libovolný počet k danému záznamu.

2.5

Doporučení a zjednodušení

Zjednodušení Obecně doporučujeme si zapamatovat těchto pár bodů:  Používejte zejména hlavní horizontální menu a akční menu.  V seznamu kontaktů (firem) a příležitostí, případně přímo v detailu kontaktu (firmy) nebo příležitosti lze pracovat skoro se vším - tedy, kterýkoli krok v prakticky celém procesu od založení kontaktu až po např. fakturaci můžeme řešit přes seznam kontaktů (firem) nebo příležitostí, nebo v jejich detailu. Doporučujeme, abyste zejména seznam příležitostí považovali za základní – výchozí – stránku pro většinu Vašich aktivit. Práce se všemi položkami se děje přes tzv. Akční bar – viz obrázek. Zde se zobrazují všechny informace o aktuálně aktivní příležitosti (o tom, který je aktuálně prosvětlený).




11

-

 Pokud se ztratíte, zabloudíte někam, kam jste nechtěli, použijte hlavní menu a vyberte položku, která vás zajímá.  V seznamu položek v jakékoliv entitě lze zobrazit informace o položce, aniž jdete do detailu. Lze to udělat takto: o

Stačí na položku přenést kurzor a položku prosvětlit, tj. kliknout na ní. Tím se nám v akčním baru (viz výše) zobrazí všechny informace k danému kontaktu.

o

Stručný detail kontaktu si také stačí zobrazit tak, že najedete kurzorem jen nad ikonu pro zobrazení detailu – zobrazení vypadá takto:

 Zjednodušujícím prvkem systému pro vyšší přehlednost je také používání ikon. Jejich základní přehled uvádíme níže.

Doporučení




12

 Práce s gridy – horní část gridu -

Gridy jsou složité prvky a je potřeba dbát některých pravidel při jejich používání. V horní části najdeme filtry.

- vytvoření nového záznamu dané položky - seznam uložených filtrů. Každý filtr je možné uložit. - ikona filtru, která otevře nastavení filtru a možnost uložení nového filtru. - ikona exportů dat. - ikona označení jedné stránky resp. všech záznamů ve výpisu.

 Práce s gridy – spodní část gridu Ve spodní části každého gridu nalezneme několik skupin ikon a nastavení.

- refresh obsahu gridu, tedy grid znovu načte položky, které odpovídají zvolenému nastavení, tedu i filtru. - tato ikona „domeček“ slouží k resetu gridu do defaultního (základního) nastavení, tedy stavu předtím, než jste si upravili pohled na grid (sloupce, řazení, apod). Tato ikona se zobrazuje v gridu vždy, kdy je tento grid v jiném než defaultním nastavení, tedy například pokud si pohled na něj upravít změnou pořadí sloupců, novými sloupci, skrytím sloupců, apod. Pokud je grid v defaultním nastavení, ikona se nezobrazuje. Použití domečku: při významných změnách v systému dochází někdy tomu, že se upravují i gridy. V takovém případě se může stát, že Vám po updaru nebo updatu systému grid nebo více gridů přestane zobrazovat data. Použijte domeček k tomu, aby se Vám data opět začala zobrazovat. Doporučujeme vždy, když Vám nějaký grid neukáže žádná data zvýšit ostražitost, zdali není třeba grid domečkem resetovat. Následně je pak potřeba si grid znovu nastavit, protože jde o skutečný reset.




13

Pokud použijete domeček a přesto Vám systém nezobrazuje žádná data, ujistěte se, že je co zobrazovat, tedy že data na zobrazení existují a že není zvolen žádný filtr v záhlaví gridu. Pokud se i přesto data nezobrazují, kontaktujte, prosím, [email protected] a poskytněte nám screenshot této situace, kde je vidět na jaké stránce k problémy dochází a jak se Vám projevuje. - vytvoří nový záznam dané entity - umožní změnit nastavení sloupců, přidat nové, zkrýt původní - lze nastavit počet záznamů na stránku výpisu a je zde vidět, na jaké stránce výpisu právě jsme. Samozřejmostí je listování nebo skok na první či poslední stránku. - informace o počtu zobrazených záznamů. V této části ale mohou bý například i součty, pokud se jedná o položky, které se dají sčítat - třeba při výpisu faktur se sčítá jejich fakturační suma.

3.

PŘIHLÁŠENÍ DO SYSTÉMU

Do systému Vistos CRM se přihlašuje jménem a heslem na konkrétní definované webové stránce – Login stránka. Tato je neměnná a stejná pro všechny uživatele daného zákazníka. Lze si tedy tuto stránku uložit třeba na plochu svého desktopu pod odkaz svého prohlížeče a vždy se na ní pohodlně dostat jedním klikem. Druhá možnost je uložit si tuto stránku v prohlížeči jako záložku nebo oblíbenou položku. Takto uloženou stránku Vám bude prohlížeč přednostně nabízet, je tedy také celkem pohodlné a rychlé se na stránku dostat. I pokud nepoužijete ani jednu z výše popsaných variant, stačí si zapamatovat začátek definované URL a prohlížeč se Vám bude snažit nabídnout správnou kompletní adresu. Stačí tedy začít psát například: crm.vistos.... (nebo app.myvistos..) a prohlížeč Vám zbytek adresy už sám nabídne.




14

Vaši Login stránku Vám poskytne Váš Vistos konzultant při zakládání Vaší společnosti jako zákazníka. Poskytnout Vám ji může Váš interní firemní administrátor.

Pozn: Stránka, která se Vám nabídne po zalogování do systému se dá zvolit. Jakákoliv URL adresa ze systému Vistos CRM je přístupná po přihlášení, tedy pokud budete mít v záložkách v prohlížeči nebo třeba na ploše odkaz na seznam kontaktů a použijete ho, pak po zalogování budete rovnou přesměrováni na tento seznam kontaktů.

4.

NASTAVENÍ APLIKACE

Uživatel s právem administrátora může zakládat a rušit účty. Ostatní uživatelé si mohou měnit heslo a omezeně i nastavení svého účtu.

Seznam uživatelů – vytvoření nového uživatele V hlavním menu Nastavení/Seznam uživatelů zvolte možnost Vytvořit nového uživatele. Stávající uživatele můžete prohlížet, editovat nebo mazat.

Uživatelská práva




15

Aplikace umožňuje nastavení uživatelských práv pro každého uživatele. Toto nastavení provede administrátor ze svého účtu. Aplikace je rozdělena na jednotlivé podrobné submoduly, u kterých je možné nastavit pro daného uživatele možnosti přístupu, editace, atd. Postup nastavení: 1. Nastavení uživatelských skupin Jděte volbou Uživatelská práva do nastavení práv. Zde jděte na záložku skupiny. Založte si skupiny podle toho, jaká je struktura uživatelů systému ve Vaší společnosti. Typicky budou jednou skupinou Administrátor, další pak Obchodníci a poté třeba Zákaznická podpora, nebo jakákolik jiná činnost, která má mít specificky definovaná práva. Říkejme jim třeba „role“.

Do těchto rolí / skupin přidejme jednotlivé uživatele volbou Přidat uživatele. 2. Nastavení práv pro skupiny / role V záložce Moduly je třeba přidat ke každému modulu, kam má mít daná role přístup, přidat tuto roli a nastavit rozsah práv. Nesmíte zapomenout tuto změnu v každém jednotlivém modulu ihned Uložit. Výsledek může vypadat třeba takto:

Význam jednotlivých zkratek: R – read – přístup bez možnosti editovat W – write – oprávnění zakládat nové záznamy M – modify – přístup s možností editovat D – delete – oprávnění mazat




16

MA - manage – speciální práva nastavitelná superadministrátorem DE – deny – funkce zamezení přístupu E – execute – speciální práva nastavitelná superadministrátorem

Poznámka: místo skupiny / role lze do příslušného modulu nastavit práva i pro jednotlivého uživatele. Tuto možnost doporučujeme používat v omezené míře vzhledem k její neflexibilitě. Moje nastavení – základní nastavení Zde je možno nastavit obecné parametry uživatele.

Moje nastavení – heslo a emailová schránka V hlavním menu Nastavení/Moje nastavení lze nastavit / změnit heslo. Pravidla pro heslo jsou uvedená na jiném místě manuálu, ale neškodí je zopakovat: -

Pro heslo volte minimálně 8 znaků Volte kombinaci velkých a malých písmen, číslic a speciálních znaků (#, %, & apod)




-

17

Heslo měňte pravidelně, stačí dvakrát ročně Heslo se buď naučte nazpaměť, nebo si ho poznamenejte někam, kde nebude zřejmé, k čemu je heslo příslušné

Poznámka: pokud heslo ztratíte nebo zapomenete, můžeme vám heslo zresetovat. Proto ztráta hesla není žádný problém ve srovnání s možností zneužití hesla třetí osobou.

Nastavení emailové schránky probíhá podobně jako třeba v Outlooku. Potřebujete založený účet na některém serveru u poskytovatele emailových služeb. Ve Vistosu si potom nastavíte emailového klienta tak, abyste mohli pracovat s emaily i v prostředí Vistos CRM. Pár poznámek k nastavení emailu: -

Používejte protokol IMAP, který umožňuje synchronizaci s emailovým serverem a budete tak mít přečtené emaily ve Vistosu přečtené i na emailovém serveru a třeba i v Outlooku. Pokud byste použili protokol POP3 bude se pošta do Vistosu jen stahovat, ale tam si pak bude žít vlastní život bez ohledu na emailový server nebo další emailové klienty.

-

Nastavení (jméno, heslo a identifikace odchozího a příchozího serveru) Vám poskytne Váš dodavatel emailových služeb, nebo si ho můžete zjistit v Outlooku nebo klientu, který používáte doposud.

-

Lze využívat více emailových klientů najednou, tedy lze používat třeba Outlook a Vistos současně – je třeba ale používat protokol IMAP – viz výše. Někteří uživatelé používají Outlook stále dál a Vistos jen na to, aby se emaily stahovaly a dalo se s nimi dále pracovat.

Proč mít emaily ve Vistosu? Pokud si budete stahovat emaily do Vistosu, lze s nimi dále pracovat a budou se vám přiřazovat k jednotlivým kontaktům a firmám. Tedy, z emailu mohu vytvořit úkol, případ, příležitost a podobně.




18

Dále, při každém příchozím emailu Vistos automaticky prověří, zdali je v něm evidována emailová adresa, nebo emailové adresy, uvedené v daném emailu a pokud ano, email ihned přiřadí. Objeví se vám pod daným kontaktem nebo firmou jako aktivita. Jak je to se sdílením emailů? Stadardně je Vistos nastaven tak, že všechny emaily jsou tzv. Soukromé. To znamená, že nejsou čitelné dalšími uživateli Vistosu. Ale, pokud kterýkoliv email nastavím jako veřejný, bude přístupný pro čtení ostatními uživateli. Stejná operace se stane, pokud z emailu něco vytvořím, tedy třeba případ. V takové situaci je email brán jako veřejný a automaticky se jeho stav takto nastaví.

Na této stránce si můžete také nastavit podpis, který se Vám bude nabízet při vytváření nového emailu. Pole pro vytváření podpisu umožňuje vkládat text v HTML nebo jako text.

Seznam číselníků a seznam DPH V této části nastavení lze definovat nastavení aplikace pro konkrétní požadované použití. Obsah číselníků bude aplikován v celé šíři aplikace. Toto nastavení řeší konzultant implementátora, případně ve spolupráci s administrátorem nebo managementem zákazníka.




19

-

Nastavení systému

Zde je možné nastavit uživatelskou společnost, jazyk a domicil, loga, apod. a možnost nechat se upozorňovat emailem např. na schůzky. Pozor: zasílání jakýchkoliv upozornění musíte mí v aplikaci povolené, standardně je totiž vypnuté. Zde jsou možná také další nastavení – viz obrázek.

5.

DASHBOARD A UPOMÍNKY

Dashboard Každý systém potřebuje nějakou formu rychlého přehledu přes více entit, jakousi základní reportovací obrazovku. Tuto roli hraje u nás Dashboard.




20

Dashboard představuje souhrn analytických podkladů pro rychlý přehled. V základním nastavení obsahuje mimo jiné: připomínky, narozeniny, svátky, naplánované hovory a schůzky, úkoly a analytický přehled obchodních příležitostí, apod. Pro každého zákazníka může dashboard vypadat jinak, do budoucna bude i možnost, aby pro každého uživatele mohl dashboard vypadat jinak. Jedna z klasických podob dashboardu je tato:

V aplikaci je dostupná dále třeba i podoba, která působí i jako rozcestník pro další reporty. Ve spolupráci s Vaším administrátorem Vám nastavíme takový dashboard, který bude vyhovovat Vašemu použití.

Upomínky Upomínky můžeme vytvářet z těchto entit: Úkoly Schůzky Události Hovory Emaily Příležitosti




21

-

6.

EVIDENCE

Zde si ukážeme, jak lze pracovat se systémem – zakládat v něm záznamy, upravovat je, propojovat s dalšími záznamy.

6.1.

Evidence - Zadání kontaktu (firmy), editace kontaktu (firmy), hledání

Situace: někdo zavolá a chce informace o našich produktech nebo chce nabídku. První, co uděláme, je založení kontaktu.

Zvolíme v menu Nový kontakt a ten vyplníme.

Nyní bychom také měli zadat Mateřskou firmu k tomuto kontaktu.




22

-

Tato firma buď existuje (pak vybereme ze seznamu v dialogu, který se po kliknutí na lupu otevře):

Nebo pokud firma ještě neexistuje, zvolíme v tomto dialogu „Vytvořit nový“:




23

-

Otevře se karta nové firmy a my můžeme založit firmu stejným způsobem jako kontakt, a volbou Uložit a zpět se spojí kontakt s právě vytvořenou firmou. Nezapomeňte, že kontakt stále nemáte uložený, proto je třeba uloži i kontakt.

Při zakládání nové firmy můžete použít hledání v obchodním rejstříku.




24

-

Přijde Vám to složité? Nebojte, i na to jsme mysleli. Jde to samozřejmě mnohem jednodušeji. Pokud chcete založit kontakt a firmu, nebo kontakt, firmu a obchodní příležitost najednou, tak lze použít tzv. rychlý kontakt, nebo rychlou příležitost. Tuto volbu najdete v menu.

Tím je možné vytvořit všechny tyto záznamy najednou, na jedné kartě.




25

-

I zde je možné použít vyhledávání v obchodním rejstříku. Pokud tedy potřebujete vytvořit kontakt rychle, použijte nejlépe tuto volbu, Počet polí je omezený na nejnutnější informace. Pokud potřebujete zápis rozšířit, přejděte na kartu příslušného kontaktu, firmy nebo příležitosti a záznam doplňte.

Rychlé formuláře Vám umíme udělat i na míru. Tedy pokud ve svých procesech potřebujete vytvářet záznamy do několika entit najednou, dejte nám vědět a my vymyslíme pro Vás příslušný rychlý formulář.

Editace kontaktu Pokud chceme nějaký existující kontakt editovat, doporučujeme jej hledat přes globální fulltextové vyhledávání.

Nebo samozřejmě existuje možnost hledat v seznamu kontaktů, pokud jsme si jistí, že se jedná o kontakt.




26

-

V takovém případě je třeba přejít na seznam kontaktů.

Zde pak použijeme filtr, který je pod touto ikonou:

Objeví se filtr, který obsahuje mimo jiné křestní jméno a příjmení.

Tím bychom tedy opět vyhledali kontakt, který hledáme. V případě, že hledáme firmu, má globální fulltextové hledání jednu velkou výhodu oproti hledání v entitě. Tím je fakt, že nám systém vypíše i další položky, které jsou s firmou spojené. Kontrola duplicit Tato kontrola funguje následovně:




27

- Pokud vytváříte novou firmu, automaticky se zaškrtne kontrola duplicity, která se po uložení provede.  Když si pak znovu firmu otevřete, tlačítko zaškrtlé není, protože duplicita již zkontrolována byla.  Pokud provedete editaci / změnu na firmě a chcete duplikaci znovu zkontrolovat, pak je potřeba tlačítko znovu zaškrtnout a uložit.

6.2.

Import a export dat

Je dobré připomenout, že s daty nemusíte pracovat pouze ve Vistosu a nemusí pouze tam vznikat. Systém Vistos má možnost importvat I exportovat data.  

Data z Vistos CRM si můžete jednoduše vyexportovat v různých formátech a dále je zpracovávat, dle Vašich potřeb. Užitečnou funkcí, kterou jistě nejednou využijete, je možnost importu firem a produktů. → Velice snadno si tak Drag & Drop naimportujete získanou databázi firem či změny v produktech.

1. Export  Export dat můžete provádět napříč celým systémem – vždy na seznamu entity  Standardně se exportují pouze vybraná pole. V případě, že pro Vás bude při importu důležité i některé z dalších polí, které standardně není v exportu, pak lze toto na požádání upravit.  Export je možný do 3 různých formátů – Excel, Word, PDF  Jak provést export: o Na seznamu entity si vybere a označíte záznamy, které chcete exportovat a o

zmáčknete tlačítko exportu Zvolíte formát z nabídky a následně se již provede export Vámi zvolených dat.

2. Import  Importovat do Vistos CRM můžete firmy a produkty. Další možnosti importu jsou také, nicméně je již musí provádět naši programátoři.  Import je možný provést ve formátu Excel - Drag & Drop.  Import kontaktů najdete v modulu Kontakty a import produktů v modulu Prodej.  O proběhlém importu budete informováni na Váš e-mail.




28

-

6.3.

Evidence – Kalendář, schůzky a události

Situace: potřebuji naplánovat schůzku nebo jinou akci s příchozím zákazníkem Doporučení: Jděte na Kalendář, zde klikněte pravým tlačítkem myši v některém místě kalendáře a vyberte požadovaný typ akce.

Na místě schůzky kliněte pravým tlačítkem myši.

Schůzku lze vytvořit i levým tlačítkem myši, které má v kalendáři právě tuto výsadní vlastnost. Pokud budete tedy zakládat hlavně schůzky, můžete používat jen levé tlačítko. (Zde jsme nicméně chtěli ukázat, co vše lze vytvořit pravým tlačítkem v kalendáři.)




29

Potom do detailu vyplňte potřebné informace. -

Z obrázku je vidět, že pole, která mají u sebe lupu, napovídají, co pravděpodobně chcete vložit. Takto jsme vložili příležitost a následně můžeme vložit i firmu. Přidejte si ke schůzce rovnou kontakt/y (ve spodní části obrazovky), nastavte si, jestli má být schůzka veřejná nebo soukromá (v budoucnu bude možné nasdílet veřejné položky Vašeho kalendáře Vašim kolegům) a schůzku uložte.

Schůzka se Vám v kalendáři objeví takto:

Existuje více možností, jak založit schůzku. Protože chceme pracovat s obchodními příležitostmi, pojďme se podívat na vytvoření schůzky právě z ní.




30

-

Z Firmy lze analogicky také schůzka vytvořit:

A nakonec lze vytvořit schůzku i ze seznamu firem:

Schůzka může být veřejná nebo soukromá. Rozdíl je v tom, co se zobrazuje ostatním uživatelům. V případě charakteru „soukromá“ se skryje předmět a obsah schůzky pro ostatní. (Tato funkce není zatím v aktuální verzi aktivní.) To, co jsme si teď ukázali pro schůzky platí kompletně i pro Události. Událost je entita, která má charakter schůzky, ale není schůzkou. Takže typické použití událostí je: © Euro Softworks s.r.o. Čerčanská 4, Ječná 510, 140 00 Prague 4, 500 03 Hradec Králové, Czech Republic Czech Republic +420 222 360 823 +420 491 114 080 www.eurosoftworks.cz [email protected]



-

6.4.

31

Veletrhy Firemní akce Interní meetingy – mohou být i jako schůzky „Poznámky“, které chci vidět v kalendáři Orientační To Do´s v kalendáři Osobní záležitosti (zvolte charakter „Soukromá“) Apod.

Evidence – Hovory, poznámky

Hovory Pro Hovory platí hodně věcí, které jsme si ukázali u Schůzky. Zobrazování v Kalendáři, vytváření, přiřazování ke Kontaktu a Firmě, apod. Potřebujete zavolat zákazníkovi?    

Naplánujte tel. hovor Přiřaďte ke Kontaktu a Firmě adresáta Nastavte si Upozornění Uložte

Můžete si zkontrolovat, zdali se Vám hovor ukáže u daného kontaktu v Seznamu kontaktů, když kliknete nad tímto kontaktem. Vytvořte zápis z telefonního hovoru – do popisu můžete zanést informaci o průběhu, můžete zadat konec hovoru.

Poznámky Potřebujete si něco poznamenat?  Vytvořte poznámku  Zadejte informace k poznámce,  Nastavte charakter - soukromá nebo veřejná viz Schůzka.




32

 - Poznámku si uložte k některému Kontaktu / Firmě Můžete se podívat, zda se Vám u tohoto Kontaktu Poznámka promítne v Seznamu kontaktů. Pokud si znovu otevřete tuto Poznámku, můžete si k ní přiřadit podřízenou nebo nadřízenou Poznámku. K Poznámce lze dále také připojovat Dokumenty – můžete si zkusit přiložit libovolný soubor.

6.5.

Evidence – Emaily

Emaily jsou speciální typ aktivity. Generují se jednak v systému, když vytváříme emaily ve Vistosu a odesíláme je z něho a nebo se generují v externím okolí, v jiném emailovém klientu, resp. na emailovém serveru. Současně, přijaté emaily do systému přicházejí opět z externího okolí. Obsah příchozích emailů nelze měnit, ale současně musíme mít možnost s nimi pracovat, tedy měnit některé atributy (pro zpracování, interní procesní atributy), kategorie, apod. Agenda emailů má tudíž plno specifik. Aby bylo možné s emaily ve Vistosu pracovat, má Vistos vlastního emailového klienta. V něm je možné emaily číst a nové emaily vytvářet. Nastavení emailů Nastavit emailovou schránku je možné uživatelsky.     

Jděte na volbu Moje nastavení v hlavním menu Zde najdete grid Seznam emailových účtů Pomocí velkého „+“ můžete nastavit nový emailový účet, resp. připojit tento účet k systému Vistos Vyplňte všechna potřebná pole a uložte Nechte otestovat odchozí i příchozí emaily




33

-

Jak nastavit tyto informace? Podívejte se do aktuálního emailového klienta, kterého používáte. V Outlooku, nebo jiném klientu, je v nastavení uvedena stejná konfigurace, která musí být uvedena zde. K jednotlivým položkám (typická konfigurace): Název účtu: uveďte jméno účtu (často je to emailové adresa) Vaše jméno: jméno a příjmení Email: emailové adresa Defaultní účet: pokud zvolíte, že tento účet bude defaultní, pak bude mít specifické vlastnosti – zejména se Vám bude přednostně hlásit v seznamu emailů a bude se nabízet jako účet pro odesílání pošty Zvýrazňovat nepropojené emaily: pokud zaškrtete, bude se v seznamu emailů zobrazovat červeně takový email, který se nepřiřadí k žádnému kontaktu ani firmě Výjimky pro propojování emailů: zde lze nastavit některé výjimky pro propojování emailů s entitami. Pokud budete chtít nastavovat výjimky, kontaktujte, prosím, Vistos Support Příchozí server: 

Příchozí server: vložte identifikaci příchozího serveru (typicky imap.gmail.com, apod) o Poznámka k IMAP – tento protokol doporučujeme. Další protokol POP3 totiž umožňuje jen stahovat poštu, ale nedochází k synchronizaci. Proto, pokud dnes tento protokol nepoužíváte, velmi doporučujeme ho začít používat. Díky němu je pak možná i sychronizace mezi více emailovými klienty nepojenými na jeden server. Můžete tedy stále používat Outlook a přitom si přes IMAP napojit i Vistos a tyto dva emailové klienty budou komunikovat a vzájemně se synchronizovat.



Stručný manuál k aplikaci Vistos CRM – verze 2.0     

34

Typ účtu: vyberte IMAP – viz výše Typ autentifikace: AUTO Uživatelské jméno a heslo: uveďte Vaše přihlašovací údaje na emailové server Port příchozího serveru: zjistěte u svého poskytovatele emailového hostingu Zabezpečení příchozího serveru: zvolte SSL nebo opět zjistěte u svého poskytovatele Testovat připojení: v tuto chvíli nechte otestovat příjem emailů. Pokud test neproběhne OK, pak upravte nastavení a znovu otestujte

Odchozí server:       

Odchozí server: zpravidla je to smtp.xxx.xx, tedy typicky třeba smtp.gmail.com Autentifikace SMTP: ANO Typ autentifikace: AUTO Uživatelské jméno a heslo: bude stejné jako u příchozího serveru, pokud používáte pro přijatou i ochozí poštu stejný server SMTP Port: zjistěte u svého poskytovatele Zabezpečení odchozího serveru: obvykle TLS, nebo zjistěte u svého poskytovatele Nyní otestujte odchozí poštu. Pokud test neproběhne úspěšně, upravte nastavení a znovu otestujte.

Při synchronizaci pomocí IMAP dojde také k tomu, že Vistos si převezme nastavení složek a ty zobrazí ve svém klientu. Podpis Stejně jako v ostatních emailových klientech, i ve Vistosu je možné si nastavit podpis. Tento může být jako text nebo jako html kód a je vázaný na daný emailový účet. Tedy pokud máte více účtů, u každého můžete mít jiný podpis.

Seznam přijatých emailů

Seznam emailů vypadá takto – viz obrázek. Tučné písmo označuje nepřečtenou poštu, pokud je písmo červené, máte zapnuté upozorňování na nepropojenou poštu – viz výše.




35

Chcete napsat nový email? -

Do zprávy můžete dát klasický text nebo i HTML kód. Pro vložení html je třeba si rozbalit menu formátů ikonkou vpravo a použít volbu Zdroj:

Email se následně dá odeslat volbou Odeslat, nebo uložit volbou Uložit. Uložený email se neodešle, ale zůstane v rozepsaných emailech. Na kartě nového emailu lze také nastavit „Neodesílat před“, tedy odložené odeslání. Systém potom s odeslání počká do vypršení zadaného termínu. I zde je třeba použít volbu Odeslat, nestačí email jen uložit. Hromadné emaily jsou obsahem Přílohy č. 1.

6.6.

SMS

Krátké zprávy SMS si získali velkou oblibu a proto není překvapení, že i v systému Vistos CRM je možné s nimi pracovat. Fungování SMS je velmi podobné, jako fungování emailů. To je logické, protože je podobné i jejich použití. Dají se posílat buď jednotlivé SMS nebo hromadné SMS a dají se posílat manuálně i automaticky. Co je třeba splnit, abyste mohli posílat SMS? Je třeba aktivovat službu SMS – to pro Vás zařídí kolegové z podpory zákazníků na [email protected]. Dále je třeba počítat s tím, že u subjektů, kterým chci SMS posílat, je třeba mít evidovaný telefon (zpravidla mobilní, ale dnes i pevná linka umí „přečíst“ obsah SMS). © Euro Softworks s.r.o. Čerčanská 4, Ječná 510, 140 00 Prague 4, 500 03 Hradec Králové, Czech Republic Czech Republic +420 222 360 823 +420 491 114 080 www.eurosoftworks.cz [email protected]



36

Upozornění - agenda SMS bude dále rozpracována v další verzi manuálu. -

6.7.

Evidence – Dokumenty a FAQ

Potřebujete uložit dokument?       

Zadejte volbu Nový dokument v menu Pojmenujte nový dokument Vyplňte potřebné údaje Doplňte kategorie Doplňte textové informace Přiložte Drag´n´Drop dokument – stačí chytnout dokument ve Vašem file manageru a přenést ho do pole Drag´n´Drop Uložte dokument




37

-

Některé informace (např. Zařadit jako, nebo Číslo, případně Číselník šablon, Kategorie), které je možno vložit, nemají v tuto chvíli svůj obecný účel, protože bude v budoucnu podléhat pravidlům jednotlivých společností používajících toto řešení – ty si politiku nastaví podle svého. Zvolte, zdali je dokument šablonou, či nikoliv. Pokud ano, jakého typu (toto aktuálně zřejmě nebude nadefinované). Přiřaďte si vlastní soubor (dokument) k tomuto dokumentu.

FAQ V systému se dají zaznamenávat často kladené otázky na jednotlivé produkty (Frequently Asked Questions). Lze je potom případně v rámci individuálního řešení propojit s dalšími aplikacemi (webové stránky, intranet, ERP systém, apod). Zaznamenání dotazu vypadá takto (k dotazu zaznamenáme i produkt a kategorii):

7.

PRODUKTY

V systému Vistos CRM je možné evidovat produkty.




38

Z evidovaných produktů je možno následně sestavovat Nabídky, Objednávky, dále je k nim možno přiřazovat případy zákaznické podpory, apod. Problematika systému evidence produktů je různá v jednotlivých firmách, ale v základních rysech je samozřejmě podobná. Jde o evidenci zboží (nebo služeb), které má určité identifikační číslo a další identifikátory a třídící parametry. Dále má nákupní cenu a cenu prodejní. Kromě toho může mít na sobě samozřejmě nekonečně různých dalších informací. Produkty umožňují v systému Vistos CRM také stanovovat cenové hladiny pro jednotlivé zákazníky a libovolně třídit a kategorizovat. Pro některé typy použití se dá evidence produktů použít jako jednoduchý sklad. Nicméně pro klasické skladové řešení, které používá skladové metody a další skladové postupy doporučujeme některé z partnerských ERP řešení, například ekonomický systém Pohoda od firmy Stormware (http://www.pohoda.cz/).

8.

ZAKÁZKOVÉ LISTY

Zakázky, resp zakázkové listy, jsou entita, která má logické uplatnění – přijmu-li požadavek, který váže zdroje ve formě produktů a služeb ze seznamu Produktů, pak je Zakázkový list ideálním nástrojem pro realizaci tohoto požadavku. Zakázkový list se skládá z těchto komponent:  

 

Základní informace o Zde jsou obvyklá pole pro identifikaci zakázky Nakládková adresa o Slouží k identifikaci místa nakládky o Nemusí být součástí Zakázky Kategorie o Jako i v ostatních entitách, Zakázka lze libovolně kategorizovat Poznámky o Lze si uložit jakoukoliv poznámku k dané zakázce




39

- Diskuse o Vestavěná diskuse umožňuje zaznamenávat průběh zakázky  Grid pro jednotlivé položky o Ze seznamu Produktů lze naplnit tento grid o Výsledné ceny jednotlivých položek se sčítají  Subgrid o Obvyklý subgrid s informacemi o Účastnících, dekumentech, Přijatých fakturách, Zdrojích, apod.




9.-

40

ZÁKAZNICKÁ PODPORA - PŘÍPADY

V systému je možno evidovat zákaznickou podporu pro externí okolí - zákazníky.

Případy Potřebujete pro zákazníka vyřešit nějaký problém, např. v režimu hotline, použijte Případ. Případ chápeme jako obecnou kategorii pro situace, kdy potřebujeme řešit a vyřešit nějaký problém, např. právě zákaznické otázky, nebo i interní případy, otázky, apod.       



V hlavním menu pod projekty najdete volbu Nový případ Nazvěte Případ Vyplňte potřebné informace Přiřaďte si případ k Firmě zákazníka. Můžete si pak také zkontrolovat, zda se Vám objeví u dané Firmy při pohledu do Seznamu firem Nastavte Projekt či Úkol, ke kterému Případ patří Přiřaďte řešitele - standardně je případ přiřazen k řešení tomu Uživateli, který ho založil, ale můžete ho přiřadit k někomu jinému Nastavte dobu pro vyřešení

Nastavte si účastníky – to je takové cc, tedy pokud někoho přiřadíte do účastníků, bude mu chodit každá změna na tomto případu




41

-



Uložte

10. OBCHODNÍ PROCESY Pro obsloužení zákazníka zpravidla potřebujeme několik věcí: 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

(Založit kampaň a adresáta) Vytvořit zákazníka, pokud ještě není v systému (Zaznamenat si u něho souhlas se zpracováním osobních údajů) Vytvořit pro něho Obchodní příležitost Vytvořit pro něho Nabídku (Vytvořit Objednávku/ Vydanou objednávku) Vytvořit Smlouvu Vytvořit Fakturu Vytvořit Projekt nebo Zakázku Nastavit poprodejní aktivity

Ad 0. Založení kampaně - příklad Není povinné zakládat kampaň, v mnoha situacích to ani není potřeba. Ale pokud ano, tak právě založením kampaně celá obchodní proces začíná.   

 

Kampaň doporučujeme nazvat např. „Jarní prodejní akce – “ Jako typ kampaně zvolte např. web, tj. jedná se o kampaň bannerovou na internetu Nastavíte si datum zahájení a předpokládaného konce, rozpočet, očekávaný výnos a přiřadíte si tým, který má kampaň na starosti. Pokud si chcete tým vytvořit, jděte na Nový tým v hlavním menu (jedná se o interní tým) Aktuální a Očekávané náklady můžete prozatím nechat prázdné – sem příjdou skutečné náklady, až se bude kampaň realizovat Uložte




42

-

Založení Adresáta – příklad 

Ke kampani zpravidla zakládáme i adresáta, tedy seznam kontaktů, které chceme kampaní oslovit – jdeme tedy na Nový adresát v hlavním menu, nebo rovnou ze subgridu Kampaně

 

Adresáta nazveme a přiřadíme ke Kampani (nemusíme, pokud jsme ho vytvořili z Kampaně) Jdeme na Seznam kontaktů nebo firem a vybereme si filtrem ty kontakty / firmy, které chceme oslovit Jakmile máme jejich seznam vyfiltrovaný, dáme označit všechny řádky ve výběru a hromadnou volbou dáme přiřadit k adresátovi (vybereme námi vytvořeného adresáta)



Příklad: rozeslání hromadného personalizovaného emailu Řekněme, že chceme rozeslat hromadný personifikovaný email některým našim zákazníkům. Podmínkou rozeslání emailu je samozřejmě to, že máme nastavený nějaký emailový účet v systému Vistos CRM. Systém umí rozeslat jednak emaily přes defaultní SMTP, což nedoporučujeme, nebo přes Vaši vlastní SMTP adresu. Nastavení emailu je možné si načíst na jiném místě tohoto manuálu. Postup rozeslání emailu: a. Vytvoříme kampaň a vhodně ji nazveme. Pozor, jméno kampaně bude použito na předmět rozesílaného emailu. Současně, body kampaně (Cíl kampaně) bude rozesláno jako body hromadného emailu! Příklad názvu: 2014 - Jarní akce 30% sleva na oranžové ponožky Příklad body(Cíl kampaně) : zde je buď text nebo html kód. Pokud vkládáme HTML, je třeba si pole Cíl kampaně přepnout na Zdroj. Dá se to udělat ikonkou vpravo nahoře v rámu pole.




43

b. Pod kampaní založíme adresáta, opět ho vhodně nazveme. Příklad názvu: Adresát – 2014 – jarní akce c. Nyní přejdeme do seznamu firem a zde aplikujeme libovolný filtr, tedy například: firmy z oblasti Nákupu a prodeje, s obratem alespoň 10 milionů, s kategorií Zájemce. Vyfiltrované firmy hromadně označím a hromadnou volbou, která se tímto krokem aktivuje, zvolímPřiřadit adresáta. d. Předchozí bod mohu opakovat s jiným filtrem a opět přiřadit k danému adresátovi. e. Jakmile mám všechny potřebné kontakty v adresátovi, otevřu si tohoto adresáta. V něm budou všechny dříve vybrané firmy a všechny jejich kontakty. Kontakty zkontroluji, červeně se ukazují ty, které nemají emailový kontakt uvedený, není tedy u nich kam email poslat. Zaškrtnu ty kontakty, kterým se má email poslat, respektive nechám nezaškrtnuté ty, kterým se email posílat nemá. Adresáta ve finálním stavu uložím. f. Jdu zpět do příslušné kampaně a zvolím HOT volbu Personifikovaný e-mail (vpravo nahoře na stránce kampaně) g. Otevře se nový email, kde v předmětu bude název kampaně a v body bude Cíl kampaně z karty kampaně. Dále bude v CC seznam uvedených vybraných kontaktů a tyto kontakty budou uvedeny i dole v subgridu Kontakty. h. Email můžeme buď uložit pro další zpracování, nebo odeslat, případně odeslat s odloženou realizací (funkce Neodesílat před). i. Email překontrolujte, jakmile dáte volbu Odeslat, začnou se odeslat jednotlivé emaily. Bude odesláno přesně tolik emailů, kolik jste zvolili platných kontaktů. Další tipy: -

-

Lze odeslat email i tak, že bude oslovení odpovídat jménu kontaktu a to i v příslušném pádě. Pokud chcete rozesílat takto personalizované emaily, vyžádejte se seznam klíčů na [email protected] Pokud máte správně nastavený emailový účet, budete všechny tyto emaily registrovat v odeslané poště v CRM i svém emailovém klientovi Podrobnosti, jak sestavit HTML body lze získat u odborníka na HTML, případně se doptat u nás – [email protected]. Zjednodušeně řešeno, HTML body emailu umožňuje mít v emailu obrázky a grafické prvky, přičemž jsou možné obě varianty – tedy jako posílat obrázky s emailem společně (email má pak i několik MB, takže je poměrně veliký) nebo posílat email samotný bez obrázků a ty se budou stahovat ze serveru teprve při otevření emailu. Obě varianty mají smysl, záleží, jaké jsou Vaše preference ohledně konkrétního hromadného emailu.

Ad 1. Zanesení kontaktu do systému Toto jsme už řešili dříve – viz příslušná kapitola.




44

-

Ad 2. Souhlas se zpracováním os. údajů Ten lze vytisknout po uložení kontaktu z detailu kontaktu – tlačítka ve spodní části stránky. Uložit je pak lze ke Kontaktu (do Dokumentů).

Ad 3. Obchodní příležitost Obchodní příležitost je vlastně nejdůležitější částí každého CRM systému. V ní sledujeme, jak se vyvíjí konkrétní obchod, co se už udělalo a jaký to mělo efekt. Opět, v každé společnosti vypadá obchodní proces jinak, tedy i příležitost má jiné fáze, dokonce firmy nejsou ani jednotné v tom, co je dokončení obchodní příležitosti. Zpravidla je ukončením příležitosti získáním daného zákazníka, respektive jeho zakázky, tedy obchodu. Ale může to být i jinak, protože v některých případech je vlastně získáním obchodu až poslední fáze realizace. To jsou třeba realitní společnosti, které teprve na konci celého procesu zjistí, zdali k obchodu může dojít nebo ne a tím současně i celý projekt končí. Vytvoření obchodní příležitosti lze udělat takto: -

Volba Nová příležitost v hlavním menu Vyplnění všech potřebných informací Vytvoření Kontaktu a Firmy zákazníka, pokud zatím neexistují (lupa nás z daného pole posune na dialog výběru firmy a tam dáme Nová firma, vyplníme a Uložit a zpět) Zápis základní informace - o co v příležitosti jde, jak vznikla komunikace s potenciálním zákazníkem, co víme, apod. Uložení

-

V příležitosti je velmi praktické si poznamenat fázi a procentuální šanci na úspěch. Některé společnosti používají pouze fáze, nebo mají svázány fáze s procentuální pravděpodobností, takže




45

třeba fáze Příprava smlouvy má pravděpodobnost 90 procent, apod. Pak je dobré také vložit odhad velikosti daného obchodu ve finančním vyjádření. Zjednoduší to potom rozhodování o prioritách, kdy je možné se podívat na to, které příležitosti mohou přinést nejvíce peněz a s jakou pravděpodobností. Vytvoření kontaktu a firmy z příležitosti nebo jiné entity jsme si ukázali v sekci Evidence – Kontakty. Pak existuje druhá možnost, jak vytvořit příležitost, a to pomocí rychlého formuláře. Tuto možnost jsme si také ukázali v sekci Kontakty. Rozhodně doporučujeme používat tuto rychlou variantu, protože tak je možné vytvořit vše najednou a detaily si potom doplnit podle potřeby.

Doporučujeme vytvářet všechny aktivity právě z příležitosti pomocí akčního menu, abyste měli jistotu, že je budete mít k příležitosti přiřazeny. Tím si zajistíte perfektní přehled o tom, co se na daném obchodním případu udělalo, s kým a jak se komunikovalo a podobně. Jednotlivé standardní položky Příležitosti: Název: můžete si příležitosti nazývat, jak chcete. Důležité ale je, aby se v celé společnosti používal stejný algoritmus pojmenovávání příležitostí. Jedna z nejlepších variant je pojmenovávat příležitosti takto: Jméno firmy zákazníka – jméno toho, s kým komunikujeme - Jméno produktu. Tedy například: BDL – Vomáčka – Informační systém Fáze příležitosti: lze jich udělat libovolně, z praxe doporučujeme jich dělat maximálně deset. Každá fáze by měla odpovídat nějakému stupni v procesu získávání obchodní příležitosti. Například první fáze je poslání emailu, druhá fáze je hovor s dotazem, jestli email dorazil a zdali existuje zájem o další informace o možné spolupráci. Třetí fáze může být zaslání obecné nabídky. Čtvrtá fáze Schůzka. Pátá fáze Objednávka. Šestá fáze Smlouva. Sedmá fáze Uzavřeno – získáno. Vedle toho existuje fáze Uzavřeno – ztraceno, která se dá nastavit kdykoliv, pokud obchod nedopadne. Dále je dobré mít možnost nastavit fázi Odloženo, tedy k této příležitosti se chceme vrátit později (a nastavíme si kdy třeba formou Upozornění na příležitost). Další krok: informace o tom, co by mělo následovat Datum ukončení: předpokládané ukončení, které průběžně měníme podle toho, jak se daří původní předpoklad plnit Upozornění: viz výše, nastavení datumu, kdy chci upozornit na danou příležitost emailem a v Upomínkách. Toto je velmi praktické používat Očekávaný výnos: předpokládaný objem obchodu Očekávané náklady: předpokládané náklady na realizaci tohoto obchodu Očekávaná marže: automatický výpočet z výnosu a nákladů, pokud jsou zadány Pravděpodobnost: na kolik je pravděpodobné, že obchod dopadne – je to orientační údaj




46

Typ: je možné si příležitosti třídit podle typu – pokud máme třeba poptávku po zboží a službách a chtěli bychom to rozdělovat, je toto možnost, jak to udělat. Může samozřejmě existovat jakékoliv jiné třídění Původ: zde zjišťujeme, jak jsme k dané příležitosti přišli. Následně se můžeme podívat, z jakého zdroje k nám chodí nejvíce příležitostí Přiřazeno k: vlastník příležitosti, tedy ten, kdo má danou příležitost na starosti Kategorie: možnost libovolně kategorizovat příležitosti

Kromě těchto standardních položek je možné na formuláři mít plno dalších informací, vytvořit si libovolná vlastní pole. Zároveň mohu některé standardní pole z formuláře odstranit a dostanu výsledně přesně taková pole na formuláři příležitosti, která potřebuji.

V příležitosti je implementována funkce diskuse. Tedy jakákoliv změna se zaznamená s časovým údajem a identifikací toho, kdo změnu provedl a budou o ní informováni všichni účastníci. Účastníci příležitosti: každý, kdo vstoupí do diskuse, stane se automaticky jejím účastníkem. Dále se účastníkem stane každý, kdo je v některé chvíli její vlastníkem (přiřazeno k). A nekonec se může účastníkem stát každý, kdo bude zařazen mezi účastníky manuálně. Účastníkem příležitosti může být i tým. A stejně, jako lze účastníka příležitosti přidat, lze ho i odebrat.

Ad 4. Nabídka Z obchodní příležitosti můžeme vytvořit nabídku, a to třeba rovnou pomocí akčního menu, které už známe. Vložené informace se tak prokopírují do nabídky. Nabídku následně dodefinujeme – vybereme produkty ze seznamu produktů, nebo vytvoříme jako položky nabídky nové produkty a služby a uložíme. Po uložení můžeme nabídku vytisknout.




47

-

Možnosti vytvoření položek nabídky:

Volbou Nová vytvoříme novou položku bez vazby na existující Produkt. Volbou Produkt přiřadíme existující Produkt ze seznamu Produktů.




48

-

Název položky je hlavní identifikace položky. Popis položky je dodatečná informace, která se může, ale nemusí, zobrazovat následně v tiskové sestavě Nabídky. Sleva umožňuje zadat slevu a to se znaménkem minus jako absolutní částku, nebo v procentech (musím obsahovat znak %). Vytvořit nový produkt je možnost, kdy nová položka se automaticky uloží mezi Produkty v Seznamu produktů pro další využití. Každou položku je samozřejmě potřeba Uložit. Nabídku lze po uložení vytisknout do různých formátů.




49

-

Navíc lze nabídku rovnou odeslat emailem. Je ale třeba mít zprovozněnou emailovou službu v systému Vistos CRM. Podoba vytištěné Nabídky může být zcela libovolná. Předpokládá se, že každá společnost má svoji podobu Nabídky stejně, jako třeba podobu faktury. Tyto dokumenty se tedy vytváření na míru pro Vaši verzi systému Vistos CRM. Příklad podoby Nabídky:

Kromě toho, podob nabídky nebo faktury můžete mít ve svém Vistosu více. Pro výběr mezi nimi slouží číselníková volba vedle výběru formátu tisku:




50

-

Ad 5. Objednávka a Vydaná objednávka Objednávky rozdělujeme na vydaní a přijaté. Obě varianty jsou v systému Vistos CRM obsažené. Standardní Objednávka se chápe jako objednávka přijatá, tedy objednávka, která potvrzuje naši nabídku ze strany zákazníka. Vydaná objednávka je pak objednávka z naší strany směrem k našim subdodavatelům. Objednávku (přijatou) doporučujeme připravit z Nabídky stejně, jako jsme z Obchodní příležitosti připravovali Nabídku, tj. přes akční menu. Opět, po uložení je možné ji vytisknout.

Samozřejmě, Objednávka lze vytvoři i zcela samostatně, třeba volbou Nová Objednávka z hlavního menu.

Formulář objednávky je v podstatě totožný s formulářem nabídky. Nebo může být jiný, to záleží na nastavení Vaší aplikace Vistos CRM. Stejně tak tiskový výstup Objednávky může být podobný nebo odlišný od Nabídky. Pro tisk Objednávky platí úplně stejná pravidla jako pro tisk Nabídky – formáty tisku, podoby tiskové sestavy, možnost více tiskových sestav, možnost odeslat Objednávku emailem, apod.

Vydaná objednávka je odlišná od Objednávky v tom, že dodavatel a odběratel jsou logicky obráceně a použité ceny jsou ceny dodavatelské, nikoliv prodejní. Jinak je agenda Vydaných objednávek a práce s nimi podobná Objednávkám.




51

Ad 6. Smlouva -

Smlouva je evidenční entita pro uzavřené smlouvy. Lze u ní evidovat všechny podstatné náležitosti. Libovolná pole lze opět vytvořit nebo odstranit podle potřeby.

Ke smlouvě lze vytvořit položky, které se pak mohou objevovat na pravidelné faktuře, pokud budeme takto fakturovat. Dále je samozřejmě možné přiřazovat přílohy, třeba právě naskenovanou smlouvu se zákazníkem.

I smlouva může mít svou diskusi a tím pádem i její účastníky. Pravidla přiřazování a odhlašování účastníků jsou stejná, jako v ostatním entitách s diskusí.

Ad 7. Faktura Opět analogicky jako Nabídku a Objednávku lze vytvořit i Fakturu. Tedy například pomocí akčního menu, nebo pomocí hlavního menu jako novou fakturu. Po uložení ji lze vytisknout. Tisková podoba může být libovolná a je možné mít více podob Faktury (například pro CZ, SK, EU, apod).




52

Pár slov k číslování faktur – číselných řad může být několik, typicky ro různé typy faktur (zálohová, daňový doklad, dobropis, apod). První faktura přijme zadaný algoritmus a další záznamy stejného typu čísluje systémem: ...... + 1. Je tedy třeba, aby zadaný algoritmus u první faktury končil číselnou kombinací, aby toto bylo možné. Číslování tímto způsobem je platné i pro Nabídky, Objednávky, Vydané objednávky, apod.

U faktur je zajímavá možnost hromadného rozesílání. V seznamu faktur lze označit ty, které chci hromadně rozeslat a pak použít volbu pro hromadné akce a tyto faktury jednorázově poslat zákazníkům. Jak na to? Jděte na seznam faktur.

Zde zaškrtněte ty faktury, které chcete odeslat zákazníkům. Po zaškrtnutí se Vám pod gridem objeví menu pro hromadné akce. Zde vyberte volbu Odeslat přes email.

Zobrazí se Vám dialog na Předmět emailu a text.




53

-

Zvolte, jaký typ tiskové sestavy se má použít, vyplňte předmět a napište text emailu. Nezapomeňte na podpis. Dejte Odeslat přes e-mail. A je to  Pozor: u všech zákazníků, kteří mají obdržet takto zaslanou fakturu, musí být uvedena emailová adresa pro zasílání faktur. Tedy, Firma zákazníka musí mít toto pole vyplněné.

Rada: do gridu seznamu faktur si doplňte sloupec Fakturační e-mail. Tedy použijte volbu Sloupce a ze seznamu vyberte „Fakturační e-mail“. Nastavení výstavce faktur: 1) Založit vlastní firmu (výstavce) – úplně stejně jako se zakládají firmy zákazníků… 2) V případě jednoho výstavce se nastavení provede: → v nastavení systému – firma = výstavce 3) V případě více výstavců nás prosím kontaktujte, rádi vám více výstavců v rámci supportu zákazníkům nastavíme. K nastavení je potřeba programátorské znalosti, proto není možné si více výstavců nastavit samostatně. Při nastavení více výstavců je třeba promyslet i číselnou řadu, která se bude dokumentům s daným výstavem přidělovat.

Platby




54

K fakturám je možno přiřazovat platby. To se děje buď automaticky, pokud se Váš Vistos propojen s Vaší bankou nebo Vaším účetním systémem, nebo poloautomaticky, případně manuálně.

Přijaté faktury Ve Vistosu je možno evidovat přijaté faktury a to dokonce v jednotlivých druzích zboží nebo služeb. Ad 8. Projekt Pro realizaci daného obchodu mohu v zásadě použít jednu z několika entit. Objednávka se hodí pro obchody typu Nákup/prodej. Projekt se hodí pro dodávku služeb nebo kombinaci produktů a služeb. O projektech je pojednáno v samostatné kapitole.

Ad 9. Poprodejní aktivity V tuto chvíli jsou poprodejní aktivity řešeny základním způsobem, kdy je možno při vystavování faktury zaznamenat a nastavit upozorňování v intervalech po prodeji. Standardní nastavení je zpravidla týden po prodeji, měsíc po prodeji a rok po prodeji. Lze si ale samozřejmě nastavit libovolné aktivity u daného zákazníka. Pokud máme standardní postup po prodeji, doporučujeme nechat si nastavit automatické funkce, které umožní, aby se vždy nastavil konkrétní set aktivit například po každé uzavřené faktuře. Pro nastavení automatických funkcí kontaktujte Vistos Support.

11. PROJEKTY, ÚKOLY, TIMESHEET 11.1.

Úkoly

Už dříve jsme zmínili, že pro hodně jednoduché úkoly lze použít Případ. Problém případu je v tom, že se nezobrazuje v kalendáři, nemůže mít třeba více řešitelů, resp. řešitelský tým, nelze ho škálovat (nadřízený/podřízený) apod. Zatímco se tedy případ hodí pro supportní práci, kde se pracuje stylem problém -> řešení, tak úkol je chápán jako dlouhodobější entita pro složitější akce.




55

-

Z obrázku je patrné, že u Úkolu můžeme evidovat předpokládaný a konečný počet hodin, očekávaný a skutečný termín dokončení, apod. Můžeme sledovat procentuelní stav dokončenosti Úkolu, jeho stav, prioritu, můžeme si nastavit, zda je fakturovatelný, což se nám následně promítne do timesheetu (výkazu práce). Úkol se standardně zobrazuje v Kalendáři, ale dá se nastavit, aby se takto nezobrazoval. To je praktické, pokud máte zejména dlouhodobé úkoly, které je zbytečné mít celou dobu v kalendáři. Na formuláři výše tak stačí vyškrtnout políčko Nezobrazovat v kalendáři. K úkolu se tedy přiřazují Pracovní výkazy, ale lze přiřadit i Dokumenty, případy, Přijaté faktury a opět máme v této entitě k dispozici Diskusi, která má své účastníky.

Úkoly samozřejmě mohou (ale nemusí) spadat pod Projekt. Takových úkolů může být pod projektem libovolně a mohou mít mezi sebou nějaké vazby. Typicky „Nadřízený úkol“ – viz obrázek výše – definuje, hierarchii úkolů. „Úkol závisí na“ je zase definice toho, že dokud neskončí předchozí úkol, nelze začít úkol další. 11.2.

Projekty

Projekt je velké téma a projektový management si zaslouží velkou pozornost. Zde se ale budeme věnovat jen základům, abychom si ukázali, jak lze evidovat projekt v systému Vistos CRM. Jak vytvořit projekt?




56

-

Projekt je základním prvkem projektového managementu. Teprve výstupy za projekt, případně projekty, dávají smysl porovnávat, neboť projekt je ucelený a komplexní stavební kámen. Na druhou stranu může být ale projekt sám poměrně stručný, protože informace se k němu postupně přiřazují tak, jak vznikají v jednotlivých úkolech, které k projektu patří. Projekt je třeba dobře nazvat, abychom jednoznačně věděli, o jaký projekt (o co) se jedná. Opět můžeme použít podobný přístup jako u minulých entit – tedy v názvu zohlednit jméno zákazníka, jméno jeho account managera a jméno projektu. Vyhneme se tím tomu, že bychom měli kvantum podobně znějících projektů v systému a nevěděli na první pohled, kam který patří. Příklad ze stavebnictví: často stavíme třeba stavět rodinné domy. Ale pokud nazveme projekt jen „Rodinný dům“, tak to nebude to pravé ořechové. Lepší je „Rodinný dům - Aleš Novák“. V případě projektů pro




57

firemní zákazníky je pak třeba „Tovární hala – Léčiva a.s. – Barták“ už poměrně popisné, aniž bychom museli filtrovat na firmu, ke které máme projekt přiřazený. Začátek projektu: to je datum začátku Očekávaný konec projektu: přepoklad konce projektu Konec projektu: skutečný konec projektu, kdy byl projekt dokončen, vyplňuje se až po dokončení projektu Firma: identifikace zákazníka Přiřazeno k: vlastník (manažer) projektu Rozpočet: předpokládaný finanční rozsah projektu Zákaznický manažer: pracovník zákazníka, co má projekt na starosti Kategorie: i projekty máme možnost třídit pomocí kategorií Diskuse / nová zpráva: v projektu je diskusní fórum, stejně jako třeba v Případu nebo Příležitosti. Zde je dobré zaznamenávat cokoliv se s projektem děje. Informace jsou jinak zaznamenávány v úkolech pod projektem (subgrid). Diskuse má opět své účastníky. Pracovní výkazy: počet hodin na projektu, zde se automaticky sčítají časy jednotlivých podřízených úkolů Časová osa: zde je k dispozici Ganttův diagram pro přehledné řízení projektu

11.3.

Timesheet – výkaz práce

Systém Vistos CRM umožňuje evidovat náklady ve formě realizované práce – timesheets. Tento proces vychází z projektů a úkolů, které se postupně do systému zaznamenávají v době svého vzniku. K nim pak uživatelé (pracovníci) zaznamenávají svůj čas, který na realizaci úkolu strávili. Nad touto evidencí lze pomocí reportů realizovat velmi podrobné výkaznictví a realizovaný čas fakturovat, pokud je relevantní.




58

-

Na obrázku uvádíme příklad vyplnění Pracovního výkazu. Ten lze otevřít přes hlavní menu, obvykle bývá pod položkou Kalendář. V seznamu pracovních výkazů je přehledně vidět, kdo na jakém úkolu jak dlouho pracoval, kolik jsme strávili prací pro kterého zákazníka za dané období, apod.

12. KATEGORIE    

Napříč všemi entitami se můžete setkat s funkcionalitou Kategorie. K čemu tato funkce slouží a jak ji nejlépe využívat si vysvětlíme v následující kapitole. Kategorie se používá jako pokročilý nástroj třídění záznamů, lze jej využít na různé entity. V našem případě si pro zjednodušení vše vysvětlíme na kontaktech. Přidělením kategorie ke kontaktu dostává daný kontakt jednoznačně identifikovatelné označení, na jehož základě ho lze jednoduše vyhledat a dále s ním pracovat. Přidělení kategorie kontaktu (či jiné entity) můžeme také chápat jako zařazení do určité skupiny, vykazující společné znaky, pro účely další práce či oddělení od ostatních kontaktů (nebo jakékoliv jiné entity)

Př.1.: Vytvořím si kategorii „Vánoční přání 2014“ – během celého roku si budu zařazovat kontakty do této kategorie, kterou si pak na konci roku snadno vyfiltruji a vytvořím adresáta pro rozeslání hromadného e-mailu. Př.2.: Vytvořím si kategorii „Podzimní akce 2014“ – podle určitých znaků si vyfiltruji kontakty a následně si všechny označím a hromadnou funkcí přidělím příslušnou kategorii. Tím jsem si kontakty označila a můžu si tak snadno vytvořit adresáta nebo se lehce orientovat v kontaktech, které jsem do této kategorie zařadila a dále s nimi pracovat. Kategorie a nastavení práv 

Samostatnou kapitolou je pokročilé nastavení práv, které dosáhneme právě za pomoci kategorií.




59

- Přidělením kategorie na některou z entit lze upravovat zcela konkrétní omezení či přístup na záznamy různých uživatelů.  Zde se velice dobře uplatní možnost automatického přidělování kategorie, které lze také nastavit. Př.: Budu chtít nastavit omezení k přístupu k záznamům. Vedoucí obchodu bude mít plná práva (číst, zapisovat, editovat, mazat) ke všem záznamům, ale jednotlivý obchodníci budou smět pouze nahlížet na záznamy druhých obchodníků, ale nebudou je smět editovat a mazat. → Řešení je následující: Vytvořím si uživatelské kategorie (ve speciálním tvaru – k tomu později): 1. - „Uživatelská kategorie Jiří Mikl“ – obchodník 2. - „Uživatelská kategorie Jana Peřinová“ – obchodník 3. - „Uživatelská kategorie Petr Kraft – vedoucí obchodu → Automaticky se mi budou kategorie přiřazovat na záznamy, které vytvoří daný uživatel. V Editaci práv kategorií si nastavím práva následujícím způsobem: → Práva dle tohoto zadání pak nastavím, jak je vidět na obrázku. Tedy do kategorie „Uživatelská kategorie – jmikl“ zařadím uživatele Jiřího Mikla, který má ke své kategorii plná práva. Dále sem zařadím paní Petra Krafta, který je vedoucí, tudíž má plná práva ke všem kategoriím. A v neposlední řadě nastavím práva paní Peřinové, která je na úrovni obchodník a má nárok pouze na nahlížení na záznamy druhých. Tímto způsobem bychom pokračovali i u nastavování dalších uživatelů.




60

-

Co je vždy důležité, je promyslet si k čemu mi má kategorie sloužit a následně čeho s ní chci dosáhnout.

Při využití pro nastavení práv je dobré si nejdříve ujasnit strukturu, kdo má na co právo a až následně se pustit do vytváření kategorií a práv. Tak jako u obecného nastavení práv, je i zde doporučeno, aby toto nastavování měl v rukou pouze vybraný uživatel – administrátor. Neuváženým nastavením práv lze poměrně významně zkomplikovat používání Vistos CRM, proto nejste-li si jisti, kontaktujte prosím náš zákaznický support, který Vám pomůže se v této problematice vyznat, případně dle Vašeho zadání Vám práva nastaví. Jak vytvořit kategorii 

Zadávat novou kategorii, editovat či mazat již existující můžete zde: → Hlavní informace → Seznam kategorií

 



Novou přidáte kliknutím na ikonu přidání záznamu Vyplníte údaje: o Popis – název kategorie bez diakritiky o Popis (CZ) – název kategorie s diakritikou (zbývající pole pouze pokud používáte Vaši instanci i v jiných jazykových mutacích) o Typ kategorie – výběr entity, na kterou bude možnost kategorii aplikovat (možno zvolit vše nebo pouze vybrané) Uložte a již můžete kategorii používat

Uživatelská kategorie  

Pro speciální účely – automatické přidělování kategorie na záznamy konkrétních uživatelů je potřeba zadat do pole Popis záznam přesně v tomto tvaru: Pouze v tomto tvaru je pak možné pracovat s kategorií pro omezování práv uživatelům

Přidělení a odebrání kategorie  

Máte-li nastavené automatické přidělování, pak se nemusíte o více starat a kategorie se Vám automaticky přidělí při vytvoření nového záznamu. Pokud se jedná o běžnou kategorii, pak ji lze přidělit dvěma způsoby 1. Přímo na kartě záznamu  Při vytváření nebo editaci záznamu, pak v poli kategorie po vepsání počátečního písmene, se mi vyfiltruje daná kategorie, kterou po kliknutí přidělím záznamu. Kategorií můžete přidat i více na jeden záznam.




61

-

2. Hromadné přiřazení  Na seznamu dané entity (v našem případě kontakty) si vyfiltrujeme a označíme všechny záznamy, kterým chceme přidělit danou kategorii  Označíme – výběrem nebo vše  Ve spodní části v Hromadných úpravách si zvolíme tlačítko „Přidat kategorii“ a následně vybereme z nabízených kategorií o Můžeme zvolit jednu nebo i více kategorií najednou o Označení kategorie provedeme kliknutím na danou kategorii, která se nám tím označí. Dvojitým kliknutím na kategorii se kategorie označí a zároveň přiřadí a vrátíte se zpět na kartu záznamu. Nebo lze k této činnosti využít tlačítka, která se Vám nabízí. o Na této stránce můžete přejít přímo i na vytvoření nové kategorie → po kliknutí na „Vytvořit nový“ → vytvoříte novou kategorii, kterou po kliknutí na „Uložit a zpět“ přidělíte zvoleným záznamům.  Stejným způsobem můžete kategorie i odstraňovat, a to tlačítkem „Odebrat kategorii“ Nahlížení na záznamy s kategoriemi -

Pro náhled, kde všude jsou přidělené jednotlivé kategorie, slouží záložka „Kategorie“. Zde si můžete zvolit jednotlivé kategorie a následně si zobrazit jednotlivé entity na kterých je kategorie přiřazena




62

-

13. REPORTY Zde lze nalézt potřebné výkaznictví, podle toho, jak jsme systém předtím nastavili. Kdykoliv je možné přidělat další reporty nebo současné reporty změnit. Pokud nastane tato potřeba, pošlete požadavek na Vistos Support. Volba Reporty – seznam dalších reportů, zejména vycházejících z funkcí CRM. V primárním nastavení systém nabídne přinejmenším tyto reporty: • Aktivita uživatelů • Aktualizace • Nabídky • Příležitosti • Prodeje • Svátky • Narozeniny • Úkoly

Další reporty jsou k dispozici buď v jednotlivých verzích, nebo se vytvoří podle specifické potřeby zákazníka.

Práce s reporty Reporty jsou zpravidla automaticky generované podle svého nastavení. Musíme tedy dát pozor, jak je jednotlivý report nastaven. V horní části obrazovky při zobrazení reportu uvidíte zpravidla pole pro donastavení – zejména se jedná o definici časového období pro daný report a pak třeba i nastavení modelu, pokud je to relevantní, apod. Ujistěte se vždy, zdali skutečně máte nastaveno období, které chcete analyzovat. Výsledný report pak vypadá třeba takto (vzorová data):




63

-

Na obrázku je vidět nastavení reportu. Vždy, pokud ho měníme, použijme opět tlačítko View Report, aby došlo ke znovunačtení dat. Pak máme jistotu, že je Report přesný. Plusem nebo minusem u jména dealera můžeme potom zobrazit podrobnosti – v tomto případě přehled prodejů modelů.

14. VLASTNÍ POLE V systému Vistos CRM je možné vytvořet na formulářích vlastní pole. Stejně tak je možné skrývat existující defaultní pole. Výsledkem je, že jakýkoliv formulář může vypadat u jednotlivých zákazníků zcela odlišně a celý systém tedy také. Tato vlastnost je jednou z velkých výhod našeho systému – zjednodušuje se tím rozvoj používání systému ze strany zákazníka v čase, kdy umožňuje si plno věcí nakonfigurovat ze strany administrátora zákazníka. Jak to celé funguje? Řekněme, že potřebujete na formuláři Příležitosti přidat nové pole s názvem Preference barvy, který má za úkol zaznamenávat, jakou barvu našeho výrobku by zákazník preferoval. Logicky bude forma tohoto pole číselník (nabídka možností) s hodnotami například: bílá, zelená, červená, modrá a černá. Postup realizace: Úvodní poznámka: protože se bude jednat o číselník, je třeba si uvědomit, jestli daný číselník v našem systému existuje. Pokud ne, je třeba ho nejprve vytvořit. Vytvoření číselníku: Otevřeme si seznam číselníků z menu




64

-

Otevře se tato tabulka, kde zvolíme Nový záznam.

V dialogu, který se otevře, vyplňme vhodný název číselníku a uložíme.

Uložený číselník se nám zobrazí v seznamu číselníků.




65

Když dvakrát klikneme na název Barvy v některém sloupci, dostaneme se do nastavení číselníku. Zde vybereme hodnoty.

Po uložení vložíme i další barvy a jejich pořadí. Uložením poslední barvy máme číselník hotový.

A už můžeme přikročit k vytvoření nové vlastní položky. Vyberme v menu volbu Vlastní položky.

Touto volbou se dostaneme do přehledu entit, kde vybereme volbu Příležitost.




66

-

Zde už můžeme založit nové pole, a to volbou „+“ nebo volbou Nový záznam.

Zobrazí se konfigurace nové položky. Zde je pro nás podstatné zadat Typ = číselník, Název = Preference barvy, CZ verze názvu a další verze (pokud budete používat CRM jen v jednom jazyce, stačí dát vše stejné, a nechat zaškrtnuté volby Zobrazit v gridu a Zobrazit ve filtru. A pokud chceme, aby byla tato položka viditelná, je třeba rovněž mít zaškrtnutou volbu Viditelný, která je ale na našem obrázku schovaná pod rozbaleným číselníkem s volbami pro typ pole.

Při volbě Ćíselník se nám nabídne možnost vybrat, jaký číselník se má k položce přiřadit. Vybereme samozřejmě právě vytvořený číselník Barvy (bude na konci seznamu).

Takto novou položku uložíme. Když bychom si teď otevřeli formulář Příležitosti (nová příležitost nebo existující příležitost), uvidíme v sekci Další informace nové pole Preference barvy s požadovaným číselníkem.




67

-

Standardně se nové položky objeví vždy v bloku Další informace. Ale tak to nemusí zůstat. Přečtěte si kapitolu Konfigurátor polí.

15. KONFIGURÁTOR POLÍ Je logické, že nová pole by se měly umět ukazovat shodně, jako pole standardní. Uživatel by nepoznal rozdíl, co je nové a co standardní pole. I toto je v systému Vistos CRM možné. Slouží k tomu konfigurátor polí. V menu si vybereme volbu Open Page Designer, resp. Otevřít konfiguraci stránek.

Zde je následně možné pole schovávat, přeskupovat mezi bloky, apod. Upozornění: konfigurátor je zpravidla uzavřen pro uživatele a přístup do něj má administrátor systému nebo support tým Vistos CRM – [email protected]. Pokud do této sekce nemáte přístup, kontaktujte nás, požadované změny pro Vás provedeme.

-----




68

-

PŘÍLOHA 1 - HROMADNÁ KORESPONDENCE Hromadný personifikovaný e-mail Rozesílání hromadných personifikovaných e-mailů (za účelem kampaně, nabídkové akce, rozesílání vánočních přání…) funguje následovně: 1) Pole „Oslovení 5. pád“ 

Jako úplně první věc, kterou je třeba udělat, pokud se rozhodnete rozesílat hromadné personifikové e-maily je vytvořit pole „Oslovení 5. pád“ na kartě „Kontakt“.

→ Kontaktujte prosím support Vistos CRM, rádi Vám s vytvořením pole pomůžeme. 

Následně je potřeba u všech kontaktů, které zahrnete do rozesílky hromadným e-mailem toto pole vyplnit. Vyplňujete přesným oslovením, jakým chcete člověka oslovit (př. Vážený pane Nováku, Vážená paní inženýrko Nová,… → včetně čárky za jménem)

→ Toto oslovení se následně bude vyplňovat do personifikovaného e-mailu na určené místo (viz. popis níže). → Na začátku je potřeba všechny kontakty vyplnit a následně dbát na vyplňování vždy při zakládání nového kontaktu, ušetříte si tak práci při rozesílání hromadného personifikovaného e-mailu.

2) Vytvoření kampaně    

V modulu „Prodej“ dáte vytvořit novou kampaň, kde si vyplníte potřebná pole Označíte typ kampaně „e-mail“ Do okna „Cíl kampaně“ vložíte e-mail v přesném znění, tak jak ho chcete odeslat, včetně podpisu. Na místo, kde má být oslovení dáte závorky v přesně tomto tvaru: [CF:Contact:Osloveni 5. pad] → Uložíte

3) Vytvoření adresáta  Na kartě „kampaně“ dáte ve spodní části „vytvořit nového adresáta“  Případně lze adresáta vytvořit přímo z modulu „Prodej“ a následně do kampaně přidat tlačítkem „Přidat adresáta“




69

-



Vyplníte potřebné údaje a pak přidáte osoby, které si vyfiltrujete podle přiřazené kategorie (viz. kapitola Kategorie) či jiných znaků.  V tomto případu si zvolíte Typ: „Emailový seznam“  V dolní části stránky následně uvidíte seznam všech kontaktů, které jste si vybrali do tohoto adresáta, ti kteří nemají vyplněnou e-mailovou adresu, budou zvýrazněni červeně. → Můžete kontakty ještě editovat – doplnit e-mail, případně zkontrolovat oslovení v 5. Pádu. → Uložte

Kontakty u kterých máte zaškrtlé pole „Nekontaktovat e-mailem“, budou automaticky vyřazené, resp. jim žádný e-mail neodejde, i když budou v seznamu kontaktů v adresátovi.

Pole „Již nepracuje ve firmě“ nemá žádný vliv na odeslání/neodeslání e-mailu, má pouze informativní charakter. Pokud tento kontakt bude zařazen do seznamu v adresátovi, bude mu mail také odeslat. Obdobně je to s výchozím jazykem osoby, má také pouze informativní charakter. Není tedy na toto pole navázána žádná logika, která by selektovala adresáty dle jazyků.




70

-

Standardně bere Vistos CRM e-mailové adresy kontaktů z pole „E-mail“. Další e-mailové adresy nejsou zahrnuty. 4) Odeslání   

Jakmile přidáte adresáta jedním z výše uvedených způsobů, můžete pokračovat v práci na kampani. Kliknete na tlačítko „Personifikovaný e-mail“. Nyní upravíte poslední náležitosti e-mailu (nezapomeňte na podpis – nebude automaticky vložen ten, který máte nastaven u svého e-mailového účtu) a můžete odeslat, případně uložit a dodělat později

5) Další možnosti/nastavení e-mailu  E-mailový účet → můžete si zvolit účet ze kterého bude e-mail odeslán.  Předmět → přenese se z pole „Název kampaně“.  Přiřazen k → automaticky se přiřadí k osobě, která ho vytvořila, lze změnit.  Typ → vyplní se automaticky podle stavu ve kterém e-mail je.  Status →  Veřejný → zaškrtnete-li toto pole, bude celý text viditelný i pro ostatní uživatele.  Priorita → možnost volby priority.  Upozornění → lze nastavit upozornění na e-mail, dle Vašich požadavků.  Neodesílat před → lze nastavit dobu odeslání, můžete si tedy naplánovat a předem připravit kampaň, která se následně spustí sama ve Vámi zvolený čas.  Jazyk →  Způsob doručení → možno zvolit mezi personifikovaných e-mailem a obyčejným emailem.




71

-

Doporučujeme před odesláním e-mailu vytvořit zkušebního adresáta a zaslat hromadný email na testovací e-mailovou adresu, tím se ujistit, že mail vypadá přesně podle Vašich představ a vše je v pořádku.

E-maily budou vygenerovány postupně, záleží na počtu kontaktů v adresátovi. Mezi jednotlivými e-maily bude určitý časový rozestup, neodejdou tedy všechny ve stejnou chvíli.




72

-

PŘÍLOHA 2 - HROMADNÁ KORESPONDENCE – NAHRAZOVACÍ KLÍČE Pro hromadnou korespondenci je potřeba zvolit v e-mailu „Způsob doručení“ jako „Personifikovaný e-mail“. Vlastní e-mail bude odeslaný pouze těm kontaktům/firmám, které mají zadaný validní e-mail. V e-mailu dojde k nahrazení klíčových slov, které jsou popsány dále jejich hodnotou, která je načtena z adresáta (kontaktu nebo firmy) případně z informací o kampani. Pro každého adresáta je odeslán samostatný e-mail s nahrazenými klíči. Samotné odeslání jde odložit zvolením data v položce „Neodesílat před“. Je možné také zvolit jazyk v jakém je e-mail odesílaný – hodnoty položek pak budou nahrazeny touto jazykovou variantou. Dále je možné vytvořit personifikovaný e-mail přímo z kampaně. K tomu slouží kontextové menu „Personifikovaný e-mail“. Výhodou kampaně je mimo jiné i to, že lze vybrat více adresátů, kde pro každého adresáta je možné vybrat jednotlivé kontakty ze seznamu kontaktů a firem s využitím hledání pomocí filtrů. Přidat vyfiltrované kontakty/firmy v seznamu do adresáta je možné pomocí hromadných akcí a tlačítka „Přidat do adresáta“. Následující proměnné je třeba dát do hranatých závorek [ ] Pro kontakt Contact_FirstName – jméno Contact_LastName Contact_MiddleName Contact_Title Contact_Suffix Contact_JobTitle Contact_WebPage Contact_Skype Contact_MSN Contact_OtherIM Contact_Description Contact_Sensitivity Contact_Department Contact_Office Contact_Profession Contact_Birthday Contact_Ana1 Contact_EmailInvoicing Contact_Email1 Contact_Email2 Contact_Email3 Contact_AccountName Contact_Salutation




73

Contact_Gender Contact_AssignedTo Contact_BillingAddress_City Contact_BillingAddress_Street Contact_BillingAddress_ZIP Contact_BillingAddress_State Contact_BillingAddress_Country Contact_ShippingAddress_City Contact_ShippingAddress_Street Contact_ShippingAddress_ZIP Contact_ShippingAddress_State Contact_ShippingAddress_Country Contact_WorkPhone Contact_WorkMobile Contact_PersonalPhone Contact_PersonalMobile Contact_Fax

Pro kampaně Pro využití těchto klíčů je potřeba založit e-mail z kampaně. Campaign_Name Campaign_StartDate Campaign_EndDate Campaign_Budget Campaign_ExpectedCost Campaign_ActualCost Campaign_ExpectedRevenue Campaign_Frequency Campaign_Objective Campaign_Content Campaign_Type Campaign_Status Pro firmy Klíče jsou dostupné pouze tehdy, když v e-mailu jsou v seznamu firem nějaké vybrané Account_Name Account_Description Account_Rating Account_Email1 Account_Email2 Account_Website Account_Ownership Account_Employees Account_Type




74

Account_Industry Account_AnnualRevenue Account_SicCode Account_RegNumber Account_VATNumber Account_BankAccount Account_Ana1 Account_Email_Invoicing Account_BillingAddress_Street Account_BillingAddress_City Account_BillingAddress_State Account_BillingAddress_Country Account_BillingAddress_ZIP Account_ShippingAddress_Street Account_ShippingAddress_City Account_ShippingAddress_State Account_ShippingAddress_Country Account_ShippingAddress_ZIP Custom fields: Tak, jak nyní přidáváme do textu e-mailu zástupné řetězce pro personifikované údaje (např. [Contact_FirstName]), tak na podobném principu funguje i přidávání zástupných řetězců pro custom fieldy. Formát zástupného řetězce pro Custom Field: [CF:EntityName:FieldName] • CF – Označuje, že se jedná o custom field. • EntityName – Název entity. Podporované jsou pouze entity „Contact“ a „Account“. • FieldName – Název (systémový) custom fieldu. Všechny tři části musí být mezi sebou odděleny dvojtečkou. Příklad: [CF:Contact:Osloveni 5 pad] Jelikož se jednalo pouze o úpravu Windows service, tak tuto novou funkcionalitu je možné začít používat na všech instancích CRM.




75

-

ZÁVĚREM – DĚKUJEME ZA PŘIPOMÍNKY Máte nějaké dotazy k manuálu? Řešíte problém, na který jste nenalezli odpověď? Máte nápady na vylepšení manuálu? Dejte nám vědět: 222 360 825, [email protected] Děkujeme!



Manuál aplikace Verze 2 (poslední update )

Recommend Documents