MAKING BUSINESS BETTER

MAKING BUSINESS BETTER Peter De Hondt Business Process Consultant Canon BE EXCEPTIONAL

Massa’s papieren informatie, maar wat doen we ermee….

Digitaliseren is een (groot) deel van de oplossing, en daarna?

Wist u dat... ...ongeveer 80% van de informatie binnen een organisatie elektronisch beschikaar is, en dat slechts 20% daarvan in een digitaal archief wordt bewaard? Bron: Quocirca - Big data – big problems, or massive opportunities? Mei 2012

Evolutie informatie delen en verkrijgen

“Age of the internet” “Age of social media” “Age of the apps” ….

“Age of information”

2005

2013

IM realiteit : de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon enterprise content management, Business Process Management, Customer Experience management, Business Intelligence, document management, …

E - Documenten

E-Documents

Burger

Inkomend

Uitgaand

Uw Leveranciers

Papieren Documenten

Papieren Documenten

Information Management & Document Life Cycle Management Hardware Solutions

Software Solutions Canon Business Services

Services

Verschillende elementen van de totale oplossing Scan Beeld Creatie

Capteer Capteren van Documenten

Process Document Classificatie, Data Extractie

Deliver

Output

Document, Content,Process Management

een aparte oplossing voor elke onderdeel maakt het geheel

Document, Security, Accounting

Digitaliseren van documenten

Geïntegreerde oplossing Scan

Capture

Beeld Creatie

Document Capture

Process Document Classification, Data Extraction

Output

Deliver Document, Content,Process Management


Hardware maakt een “beeld” document

Mobile scanning

multifunctionals

High speed scanners

9

Begin van processautomatisatie

Geïntegreerde oplossing Scan Image Creation

Capture Capteren van Documenten

Process

Output

Deliver

Document Classification, Data Extraction



Software maakt beelden/documenten klaar om te verwerken eMail Papier

Digitaal doc

Web/Cloud

Mobiel/Tablet

automatiseer de “business critical” data


Capture

Process

Deliver

Document Classificatie, Data Extractie

Document Capture


Output Document, Security, Accounting

Document services (verrijk uw data) Herkenning Extractie

Indexering Conversie

Classificatie Compressie

11

Naar verdere Informatie verwerking/workflow

Geïntegreerde oplossing Scan

Capture

Image Creation

Document Capture

Process Document Classification, Data Extraction

Deliver Document, Content,Process Management


Document, inhoud, Proces Management •Aanleveren als input • voor verdere verwerking via workflow en/of “business system” (erp) •Bewaren als output in een “business system”

12

Optimaliseer uw MFP

Integrated solutions


Capture Document Capture

Process

Deliver

Document Classification, Data Extraction



Totaal output management Authenticatie

Veilig printen

Rapporten

• verrekenen • workflow • omleiden • scannen

13

De basis  Documenten bestaan in elk Gemeentebestuur  De gegevens die deze documenten bevatten zijn cruciaal voor verdere werkprocessen.  De werkprocessen om de gegevens te verwerken verschillen van organisatie tot organisatie

Canon Business Solutions Digitale Mailroom you can

Mailroom: het overzicht

Afzender

Kanalen

• Bestelling klant • Correspondentie • Factuur leverancier • Contract • Verzekeringspolis • HR-brief

Digital Mailroom Uitdagingen

Mailroom

• Sales Director • Finance Manager • HR afdeling • Customer Service • Aankoop • CEO

• Postdienst • E-mail • Fax • Koerier

Het proces perfectioneren Canon's oplossing

Onze hulp

Bedrijf

Return on Investment

Uitdagingen bij postverwerking

Meerdere indelingen

Ontvangen post

Home

Ontvanger identificeren

Fysieke verspreiding

Vastleggen & sorteren

Verspreiden

Lezen

Actie ontvanger

Classificatie veiligheidsniveau

Archiveren

Meerdere locaties

Inhoud begrijpen

Traceren

Beantwoorden

Documenten opslaan

Postvoorbereiding

Post sorteren

Toegang ontvanger

Uitwisselen & delegeren

Zoeken & toegang tot post



Onze hulp


Uitdagingen bij postverwerking - ontvangen post Ontvangen post


Verschillende documenten • Verschillende typen • Talloze lay-outs Meerdere locaties • Verschillende bronnen • Zoekgeraakte post Post sorteren • Tijdrovend • Vertrouwelijkheidskwesties

Verspreiden

Home

Actie ontvanger

Archiveren

"Slechts

20%

van de organisaties scant meer dan de helft van hun inkomende post" AIIM, 2012

Oplossing



Onze hulp


Uitdagingen bij postverwerking - vastleggen & sorteren Gegevens Ontvangen post vastleggen


Ontvanger identificeren • Ontvanger valideren • Geen lerend systeem Documenten classificeren • Meerdere documentstructuren • Documenttypen classificeren

Verspreiden

Actie ontvanger

Nr. 1

Post sorteren • Handmatig gegevens coderen • Handmatig proces

Home

Archiveren

“Verbeterde zoeken uitwisselfuncties van professionele documenten is de grootste stimulans om te investeren in scannen en vastleggen van gegevens" AIIM, 2012

Oplossing



Onze hulp


Uitdagingen bij postverwerking - verspreiden Gegevens Ontvangen post vastleggen


Verspreiden

Home

Actie ontvanger

Fysieke verspreiding • Langere levertijden • Zoekgeraakte post

Archiveren

€ 37k

Traceren • Routeringsfasen • Geen zichtbaarheid of controle Documenten openen • Onjuiste ontvangers • Geen mobiele toegang *per € 7,5 milj. inkomsten

“wordt jaarlijks uitgegeven aan het verzenden van documenten via koerier en fax*” All Associates Group, 2010 Oplossing



Onze hulp


Uitdagingen bij postverwerking - actie ontvanger Gegevens Ontvangen post vastleggen


Verspreiden

Home

Actie ontvanger

Archiveren

50%

Lezen • Postontvangst bevestigen • Prioriteren Beantwoorden • Vertraagd antwoord • Problemen bij bewerken van documenten

“van de bedrijven is van mening dat ze productiever zijn met tools die workflow, zoeken, rapportering en geautomatiseerd aanmaken van documenten verbeteren” AIIM, 2012

Uitwisselen & delegeren • Geen meldingen of kennisgevingen • Handmatige autorisatieroutering

Oplossing



Onze hulp


Uitdagingen bij postverwerking - archiveren Gegevens Ontvangen post vastleggen


Home

Verspreiden

Classificatie veiligheidsniveau • Bedrijfsrichtlijnen archiveren • Vertrouwelijkheid van post

Actie ontvanger

Archiveren

28%

Documenten opslaan • Opslagruimte voor papier • Kosten IT-infrastructuur

"van de respondenten vindt de toegankelijkheid van bestanden voor medewerkers in hun bedrijf slecht of zeer slecht" AIIM, 2012

Zoeken & toegang tot post • Slechte toegankelijkheid • Handmatig zoeken

Oplossing



Onze hulp


Het proces perfectioneren – Canon Solutions Ontvangen post


Home

Verspreiden

Actie ontvanger

Archiveren

Gecentraliseerde verwerking

Postgegevens automatisch geëxtraheerd

Automatische routering post

Kennisgeving met 1 klik

Selectieve e-Archivering

Verschillende locaties & kanalen

Validering ontvanger

Melding aan ontvanger

Gefilterd & geprioriteerd

Digitaal beveiligde opslag

Alle documenttypen

Snelle & nauwkeurige classificatie

Statuszichtbaarheid

Gemakkelijk uitwisselen & bewerken

Snel zoeken & ophalen

Uitdagingen Digital Mailroom


Onze hulp


Digital Mailroom Solutions – ontvangen post Vastleggen & sorteren

Ontvangen post

Home

Verspreiden

Actie ontvanger

Gecentraliseerde verwerking Verschillende locaties & kanalen Alle documenttypen



MAILROOM

Onze hulp


Archiveren

Digital Mailroom Solutions – vastleggen & sorteren Gegevens Ontvangen post vastleggen


Postgegevens automatisch geëxtraheerd

Verspreiden

Home

Actie ontvanger

Archiveren

Ondertekend klantencontract

Human resources

Brief medewerker

Finance

Factuur

Aankoopmanager

Validering ontvanger Snelle & nauwkeurige classificatie



Onze hulp


Digital Mailroom Solutions – verspreiden Gegevens Ontvangen post vastleggen


Home

Verspreiden

Automatische routering post Personeelszaken

Melding aan ontvanger Inzicht in status

Financiele afdeling

Inkoopmanager Uitdagingen Digital Mailroom


Onze hulp


Actie ontvanger

Archiveren

Digital Mailroom Solutions – actie ontvanger Gegevens Ontvangen post vastleggen


Home

Verspreiden

Actie ontvanger

Kennisgeving met 1 klik Ondertekend Ondertekend klantencontract klantencontract

Gefilterd & geprioriteerd

Digital Digital Mailroom Mailroom Sales Director

Gemakkelijk uitwisselen & bewerken Klantenservice Uitdagingen Digital Mailroom


Onze hulp


Archiveren

Digital Mailroom Solutions – archiveren Gegevens Ontvangen post vastleggen


Home

Verspreiden

Actie ontvanger

Selectieve e-Archivering Digitaal beveiligde opslag Snel zoeken & ophalen DIGITALE POST VERWERKING Uitdagingen Digital Mailroom


Onze hulp


Archiveren

Casestudie ... Canon's hulp

Home

Klein Europees kantoor in accounting en belastingadvies verwerkt groot volume inkomende post van klanten Uitdaging

Oplossing

Voordelen

• 500 inkomende stukken

Gescande post of vastgelegde e-mails

• Ruim 150 klanten

End-to-end-proces geautomatiseerd met rapportage

• Handmatig post sorteren • Ophalen gearchiveerde post is lastig

Document preview door gecertificeerde integratie met DMS

½ jaar

€

Digitale facturen beveiligd opgeslagen



Onze hulp


ROI - in 6 maanden ten opzichte van handmatig verwerken en archiveren Totale besparingen van € 120.000 per jaar

“Met het digitaliseren van ons inkomende postkamerproces hebben we gigantisch veel tijd bespaard, waarvan niet alleen wij profiteren, maar ook onze klanten” Managing Director

Waarom veranderen? – voordelen voor uw gemeentebestuur

Home

Verlaagde kosten

Verhoogde productiviteit & efficiency

Betere controle

Verbeterde conformiteit

• Kortere postsorteertijden

• Snellere postlevertijden

• Helder proces inzicht

• Minder papieren exemplaren vereist

• Gemakkelijker documenten uitwisselen & bewerken

• Alleen relevante post naar gebruikers

• Post is veiliger met digitale opslag

• Geminimaliseerde archiefruimte

Operationele & verwerkingskosten verminderen


• Sneller post ophalen met mobiele toegang Bedrijfsprocessen & reactievermogen klant verbeteren


Onze hulp

• Zoekraken van post gigantisch verminderd

Controle over elke processtap verbeteren


• Volledig traceerbare workflow • Geregelde toegang tot vertrouwelijke post Verbeterde beveiliging van documenten voor striktere vertrouwelijkheid

Canon Business Solutions Van Aankoop tot bestelling you can

P2P : aanpassen aan een situatie rond gemeentebesturen Triggers : voorbeelden Mogelijke problemen : • Hoe ga je vandaag om met je goedkeurings process en het verlies van documenten? • Hoe link je vandaag jouw contract informatie met uw bestelbon gegevens en facturen? • Hoe voorkom je dat jouw accountants een lokale hotline zijn?

• Voordelen van de oplossing: • Duidelijke weergave van status budget of goedkeuringsworkflow • Beter en correcter inzicht van budgetten en cash flow • Wees compliant voor audits en certificaties

E - Documenten

E-Documents

Burger

Inkomend

Uitgaand

Uw Leveranciers

Papieren Documenten

Papieren Documenten

Information Management & Document Life Cycle Management Hardware Solutions

Software Solutions Canon Business Services

Services

Purchase-To-Pay : van contract tot goedkeuring betaling

Leverancier

Bestelling

Ontvang en producten

Opslaan factuur

Vergelijking factuur

Goedkeuring betaling

Bepaal uw leverancier en bepaal de conditiies

behandel een bestelling bij u leverancier

Leveringsdocument na de levering van de goederen

Papier of digitaal factuur en registratie in ERP

vergelijk het factuur met de PO of een andere code

vragen oplossen en betaling goedkeuren

contract portal

buyer portal

invoice portal

supplier portal

dashboard portal

contract portal  Betere controle op leverancierscontracten  Makkelijke toegang tot de verwaarden van contracten  Automatische behandeling van wederkerende facturen  Automatische facturatie van lease contracten  Automatische controle en supervisie van voorwaarden  Monitoring van correcte prijs/voorwaarden toepassing leveranciers  Verwittiging aflopende of te vernieuwen contracten  Configureerbare gebruikers hierarchie  Uitbreidingen op deze module

invoice portal

 Status facturen door visuele hulpmiddelen (kleurencodes)  Inbox helpt bij sorteren van facturen

invoice portal

 Workflow overzicht betrokken personen  Simpele en sneller afhandelingd door digitale handtekening

mobile client  Ontworpen voor de mobiele gebruikers  Makkelijk te gebruiken inbox  Eén of meerdere facturen behandelen  Details van het factuur bekijken  Mogelijkheid tot bekijken digitale versie factuur  Workflow management en overzicht betrokkenen  Goedkeuren of escaleren van het factuur

supplier portal

 Simpele manier voor leveranciers om de status van het factuur te consulteren (kleurcodes)

supplier portal

 Leveraniers zit een gelijkaardige interface, maar uiteraard met minder mogelijkheden

dashboard portal  Hoe goed zijn we in het houden van onze beloften?  Betalen we op tijd?  Wat is uw behandelings termijn per factuur  Doen we het beter of slechter?  Wie is onze betere leverancier?

BACKUP SLIDES

Scientia potentia est (Francis Bacon 1597) 1597 : Information = knowledge = power 2014: digital information age, age of the internet, age of social media, age of the apps, …

info is available and we have knowledge, but it only becomes power if we take action with it!

Sharing data/info has always been key Nothing new, we still share info and write/type/take a picture. Question is : how do we handle all this data? How can we make sure everybody can see and use all data, the same data and use it to improve productivity & processes

MAKING BUSINESS BETTER

Recommend Documents