MAGYAR RÁKELLENES LIGA Alapszervezetek gazdálkodási szabályzata 2015

MAGYAR RÁKELLENES LIGA Alapszervezetek gazdálkodási szabályzata 2015. Általános szabályok, fogalmak 1. Jelen szabályzat a Magyar Rákellenes Liga (a továbbiakban: Egyesület) nem önálló jogi személy alapszervezeteinek (a továbbiakban: Alapszervezet) gazdálkodását szabályozza. 2. Az Alapszervezet az Európai Rák Ligák Szövetsége alapelveinek, az Egyesület Alapszabályának és a vonatkozó jogszabályoknak a megtartásával az Alapszervezet közgyűlése és az Országos Elnökség által jóváhagyott éves költségvetés alapján gazdálkodik. 3. Az Alapszervezetnek törekednie kell a takarékos, eredményes gazdálkodásra. 4. Az Alapszervezet az Egyesület Alapszabályában meghatározott cél szerinti feladatok helyi megvalósítása érdekében tevékenykedik: ennek érdekében szerez bevételeket és számolhat el költségeket. 5. Az Alapszervezet gazdálkodása a következő, a költségvetésében megtervezett bevételeken alapszik: 5.1. az Alapszervezet által szervezett és nyilvántartott tagok tagdíja (a tagdíjat a tagnak azon év január 1-jei állapota szerint kell megállapítani, amelyik évre a tagdíjat fizeti: 18 éven felül önálló keresettel rendelkezők esetén egy naptári évre 2000 Ft, egyéb esetben – nyugdíjas, nappali tagozatos hallgató esetén – 1000 Ft, 18 éven alul évi 400 Ft); 5.2. az Alapszervezet által gyűjtött adományok; 5.3. egyéb helyi bevételek (pl. önkormányzati vagy pályázati támogatás); 5.4. alapellátmány; 5.5. normatív ellátmány; 5.6. ellátmány központilag elrendelt feladatra. Elkülöníthető bevételek a továbbiakban: az 5.1-5.3. bevételek. Ellátmány a továbbiakban: az 5.1-5.6. pontok szerinti bevételek átadása elszámolásra az Alapszervezetnek. 6. Az Alapszervezet bevételeit saját jóváhagyott költségvetési terve alapján, vezető testületének döntése alapján használja fel. A költségvetési és működési terv 7. Az alapszervezetek a naptári évre éves működési és költségvetési tervet (a továbbiakban: terv) készítenek, amit az Országos Elnökség elé terjesztenek tárgyév január 31-ig. 8. Az Alapszervezet költségvetése megbontva tartalmazza a gazdálkodási szabályzat 5. pontja szerinti bevételeket (tagdíj, helyben gyűjtött illetve az Alapszervezet részére befolyt adományok, önkormányzati támogatás stb.) valamint a működési tervnek megfelelő, várható kiadásokat. 9. A költségvetési terv elkészítésekor az Alapszervezet tervezési időszakra várhatóan befolyó bevételeit és felmerülő kiadásait reálisan kell megtervezni. 10. Reprezentációs költségként az Alapszervezet adott évi éves összes elkülöníthető bevételének 10%-át, de ha ez nem éri az ötvenezer forintot, akkor ötvenezer forintot használhat fel. 11. Az Alapszervezet az éves költségvetésének (kiadásainak) legfeljebb a 20%-át tervezheti kirándulásokra, és legfeljebb 10%-át tervezheti múzeum- és színházlátogatásra.

Magyar Rákellenes Liga

-2-

Alapszervezetek gazdálkodási szabályzata 2015.

12. Nem tekinthető érvényes tervnek az a terv, amelyikben a kiadások meghaladják a bevételeket. 13. A tervet a gazdasági iroda által kiadott táblázat kitöltésével kell elkészíteni. 14. Az alapszervezeteknek a jóváhagyott költségvetésükben szereplő programot kell megvalósítani. Módosított költségvetést kell készíteni és az Elnökségnek benyújtani, ha az alapszervezet a) olyan programot szeretne megvalósítani, amely a tervében nem szerepel, b) bármely programjához a tervben szereplő összegnél több ellátmányt kérne, c) valamely program költsége több mint 20%-kal meghaladja a tervezettet, d) tervének megvalósítása során a szakmai programok aránya csökken. 15. A költségvetés kiadásai csak a befolyt bevételeknek megfelelően teljesülhetnek. Az alapszervezet által elszámolt adóköteles természetbeni juttatások összege és 10. és 11. pontokban szereplő arányok (reprezentáció, kirándulás és kultúra) túllépése esetén ezen arányokon felüli összeg után számított 55%-ot közterhekre kell elszámolni. 16. Az Alapszervezet – az Elnökség által jóváhagyott – éves programja alapján tárgyév július 15-ig beszámol első félévi programjai megvalósulásáról és a várható éves maradványról a gazdasági iroda által megadott formában. 17. Az Alapszervezet az éves működési és költségvetési beszámolóját a gazdasági iroda által megadott formában, a tárgyévet követő év január 31-éig küldi meg a Központi Irodának. A pénzforgalom 18. Az összes Alapszervezet pénzeszközeit egy elkülönített alszámlán kell kezelni. Az Alapszervezet minden pénzforgalmát ezen keresztül bonyolítja. Az Alapszervezet a befizetésekre kiadott készpénzátutalási megbízás jobb felső közlemény rovatában feltünteti a befizetés jogcímét és az Alapszervezet nevét. (A jogcím lehet tagdíj, adomány stb. Adomány esetén – ha a befizető adóigazolásra is igényt tart – az adószámot ill. az adóazonosító jelet is feltünteti.) Az átutalással érkező adományok, támogatások azonosíthatóságáról az Alapszervezetnek kell gondoskodnia. A jogcím megadása nélkül érkező befizetéseket adományként kell nyilvántartani. 19. Tagdíjként csak az a befizetés számolható el, amelyiknél meg van adva a befizetés jogcíme („tagdíj”), és a belépési nyilatkozaton szereplő adatokkal egyezően a tagdíjat fizető tag neve, lakcíme valamint az év, amelyre a tagdíjat befizeti. Ezek közül bármelyik adat hiányában a befizetett összeget kötelezettségként kell nyilvántartani. A megadott év(ek)re fizetendő tagdíjon felül befizetett összeget adományként kell elszámolni. 20. A tag a tagdíjat két egyenlő részletben is fizetheti az Alapszervezet vezetőségének tagonként hozott határozata alapján. 21. Bármely számlára beérkező, alapszervezet szerint azonosíthatatlan befizetés az Egyesület általános céljainak megvalósítását szolgálja. (Nem számolható el az adott Alapszervezet javára.) 22. Ha az Alapszervezetnél az ellátmányba kiadott összeg napi záró egyenlege több, mint a jóváhagyott éves költségvetési terv alapján az alábbiakban meghatározott összeg, akkor a többletet (készpénzátutalása megbízáson) a befizető és a jogcím („ellátmány


-3-


visszafizetése”) megnevezésével be kell fizetni a 31. pontban meghatározott alszámlára. 500.000 Ft-ot meg nem haladó éves költségvetési terv esetén a napi záró egyenleg nem lehet több, mint 100.000 Ft és a másnap kifizetendő összegek együtt; 500.000 Ft-ot meghaladó éves költségvetési terv esetén a napi záró egyenleg nem lehet több, mint 200.000 Ft és a másnap kifizetendő összegek együtt. Az alapellátmány 23. Az Egyesület az alapellátmányt azért biztosítja, hogy részben fedezze az Alapszervezet cél szerinti tevékenységének költségeit. 24. Az alapellátmány összegének összhangban kell lennie az alapszervezetek számával és az Egyesület éves költségvetési támogatásával. 25. Az alapellátmány éves keretösszegét az Elnökség előterjesztése alapján a Küldöttgyűlés hagyja jóvá az Egyesület éves költségvetési tervében. A normatív ellátmány 26. Az Egyesület az Alapszervezet cél szerinti feladatainak ellátására normatív ellátmányt is biztosít, ami összhangban van az Alapszervezet nagyságával. 27. Az Alapszervezet tárgyévre tervezhető normatív ellátmánya a tárgyévben várható tagdíjbevételének 25%-a. 28. Tárgyévi normatív ellátmányként az Alapszervezet részére a tárgyévben legfeljebb az ellátmány kiadását megelőző utolsó lezárt hónapig befolyt (pénztárjelentésen elszámolt, bankszámlán jóváírt) tagdíjak 25%-a adható ki. 29. Az Alapszervezet tárgyévi normatív ellátmánya terhére előleget kérhet jóváhagyott programjai megvalósításához. Az ellátmány folyósítása 30. Ellátmányt minden esetben csak az Alapszervezet vezetője által kiállított, a gazdasági irodának megküldött „Ellátmánykérő lap” alapján, az Alapszervezet költségvetési tervével összhangban, legfeljebb a kért összegben lehet folyósítani. Központi utazási költséget szintén Ellátmánykérő lapon kell igényelni. 31. Az Alapszervezet részére az Országos Elnökség által jóváhagyott ellátmányt az Egyesület az alapszervezetek részére megnyitott alszámlán keresztül biztosítja. Az alszámla megnevezése és száma: Magyar Rákellenes Liga Alapszervezetei elszámolási számla: 12001008-00102329-00200007 32. Az ellátmány kiadásának feltétele, hogy az Alapszervezet az előző időszakról készített pénztárjelentését a központi irodához határidőre eljuttassa. 33. Az ellátmány felvételére a gazdasági iroda az Alapszervezet által írásban bejelentett személy nevére állítja ki a készpénzfelvételi utalványt. 34. Nem folyósítható ellátmány: 34.1. Ha az Alapszervezet nem tartotta meg a tárgyévet megelőző évi éves közgyűlését.


-4-


34.2. Ha az Alapszervezet határidőben nem teljesíti adatszolgáltatási, együttműködési kötelezettségét, így különösen: nem adja át a központi tagnyilvántartáshoz szükséges adatokat, nem nyújtja be költségvetését illetve annak módosítását, költségvetési beszámolóját. 34.3. Ha az Alapszervezetnek elszámolási hátraléka van: nem, vagy hibásan nyújtotta be az előző időszaki elszámolását. 34.4. Ha az Alapszervezetnél ellátmányként levő összeg fedezetet nyújt arra a programra, melyre az Alapszervezet az ellátmányt igényelte. A fenti feltételek fennállása ellenére az Elnök írásban benyújtott kérelemre, indokolt esetben engedélyezheti az ellátmány folyósítását. Az ellátmány elszámolása 35. Az Alapszervezet bevételeit és kiadásait pénztárjelentésen számolja el a Ligával. A pénztárjelentést szükség szerint, de legritkábban minden naptári hónap utolsó napjával le kell zárni, és következő hónap 5-éig az eredeti bizonylatokkal, mellékletekkel együtt kell eljuttatni az Egyesület központi irodájába, abban az esetben is, ha semmiféle pénzforgalom nem volt a tárgyhónapban. Az év végi zárás időpontja: december 31. 36. Az Alapszervezetnél ellátmányként levő készpénz kezelése a pénztárjelentés vezetésével megbízott személy kizárólagos feladata. Az Alapszervezet vezetősége dönt arról, hogy kiket bíz meg: a.) a pénztárjelentés vezetésével, b.) a pénztárjelentés ellenőrzésével; illetve ki jogosult az alapszervezet részére készpénzt felvenni. A pénztárjelentés vezetésével és ellenőrzésével két külön személyt kell megbízni, ezek egyike sem lehet a 38. pont szerinti utalványozó. A vezetőség a döntéséről a jegyzőkönyv másolatával tájékoztatja a gazdasági irodát. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a pénztárjelentés vezetésével és a pénztárjelentés ellenőrzésével megbízott személyek alábbi adatait: név, lakcím, adóazonosító jel (vagy ennek hiányában az ún. személyes azonosítók: születési hely, idő, anyja leánykori neve, személyi igazolvány száma). A készpénzfelvételre jogosult személy esetében a készpénzfelvételhez szükséges adatokat (név, lakcím, személyi igazolvány száma) is meg kell adni, a meghatalmazott személyi okmányaiban (személyi és lakcímkártya) szerepelő módon. Mindegyik esetben csatolni kell a megbízott személy nyilatkozatát arról, hogy a jelen szabályzatot megismerte, az abban foglaltakat betartja, és a rá bízott készpénzért és bizonylatokért teljes felelősséget vállal. 37. Az Alapszervezet a tárgyévben éves terve alapján felhasználhatja a tárgyévet közvetlenül megelőző évben befolyt saját bevételei (5.1-5.3.) és a tárgyévet közvetlenül megelőző évre jóváhagyott alap- és a normatív ellátmánya (5.4-5.5) maradványát. Ugyancsak felhasználható a tárgyévben a tárgyévet közvetlenül megelőző évre – az Alapszervezet által benyújtott és elfogadott ellátmány kérelem alapján – járó központi utazási költség. 38. Az Alapszervezet vezetőjének vagy az általa írásban arra felhatalmazott személynek (aki nem lehet sem a pénz kezelésével megbízott személy, sem a pénztárjelentés ellenőre) az Alapszervezet kifizetéseit az egyes bizonylatokon aláírásával (utólag) záradékolnia kell a


-5-


felhasználás célját – az alapszervezet költségvetési tervében szereplő programot – megjelölő következő szöveggel: „Felhasználva:……….programra. Dátum, Aláírás” 39. Az Alapszervezetek az időszaki pénztárjelentésen túl a tárgyévet követő január 31-ig elkészítik az éves elszámolásukat, és a központi irodán keresztül terjesztik az Országos Elnökség elé. A készpénzkezelés szabályai 40. A készpénz kezelését arra alkalmas, büntetlen előéletű személy, továbbá a helyettese végezheti. A készpénz kezelésével megbízott személy a rá bízott készpénzt önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli, melyet – megbízása elfogadásakor – írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. Két vagy több személy egy időszakon belül közösen ugyanazt a pénztárjelentést még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. 41. Amennyiben a készpénz kezelésével megbízott személyt bármely okból helyettesíteni kell vagy a megbízatása végleg megszűnik, a pénztárjelentést le kell zárni. A nála lévő pénzt, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat a helyettesnek, illetve utódnak át kell adni, akinek a pénz és az értékek teljességéről meg kell győződnie. Az átadásnál jelen kell lennie az átadónak, az átvevőnek és a pénztárjelentés ellenőrének. Az átadásról jegyzőkönyv készül, amelynek másolatát haladéktalanul meg kell küldeni a gazdasági irodának. 42. Az alapszervezet ellátmányát a pénz kezelésével megbízott személy a saját pénzétől és bármely más szervezet vagy magánszemély pénzétől elkülönülten, elzárt (mások által hozzá nem férhető helyen) köteles tartani, oly módon, hogy az szükség esetén bármikor rendelkezésre álljon. Tilos a pénzt vagy annak egy részét a 31. pontban megnevezett alszámlán kívül más bankszámlára befizetni vagy más idegen helyen tartani! 43. A bankszámláról felvett készpénzt a felvétel napján a bank kifizetési bizonylata alapján pénztárba be kell vételezni és a banki befizetés napján, a bank bevételi bizonylata alapján kiadásba kell helyezni azokat az összegeket, amelyeket a bankszámlára befizettek. 44. Az alapszervezet ellátmányából kifizetést csak a 38. pontban leírtak szerint jóváhagyott számla, kiküldetési rendelvény alapján, vagy elszámolásra kiadott előlegként lehet teljesíteni. 45. Az elszámolásra kiadott pénzösszegről olyan kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, ami tartalmazza az átvevő nevét, lakcímét, adószámát és aláírását. A kiadott összeggel 30 napon belül, de legkésőbb a pénztárjelentés lezárásakor el kell számolni: a fel nem használt összeget vissza kell fizetni, a felhasznált összegről megfelelő (igazolt) számlákat kell átadni. A pénztárjelentésben a teljes felvett összeget bevételi pénztárbizonylaton vissza kell venni, a felhasznált összegről a számlák alapján kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. 46. A pénztárjelentést – annak lezárásakor – ellenőrizni kell, melyet az e feladattal megbízott, büntetlen előéletű személy végez. A pénztárjelentés ellenőre aláírásával igazolja a pénztárjelentés helyességét és a kimutatott pénzkészlet meglétét. 47. Nem teljesíthető készpénzkifizetés bankszámlanyitásra kötelezett adózó részére kettőszázötvenezer forintot meghaladó értékben. Az egy ügylethez tartozó kifizetéseket össze kell számítani, folyamatos teljesítés esetén minimum egyhavi teljesítési időtartamra.


-6-


Egyéb gazdálkodási szabályok: 48. A források hatékonyabb felhasználása érdekében a nem kizárólagosan csak egy Alapszervezet cél szerinti tevékenységéhez szükséges eszközöket az Elnökkel egyeztetve, a központi irodán keresztül kell beszerezni. Ilyen eszközöknek minősülnek pl. a felvilágosító, tájékoztató anyagok. 49. Az Alapszervezet csak a gazdasági elnökhelyettes előzetes írásos jóváhagyásával teljesíthet számlára kifizetést önálló tevékenységet végző magánszemélynek. 50. Egyéni vállalkozónak történő kifizetés esetén a vállalkozónak a számlán neve (aláírása) mellett minden esetben fel kell tüntetni az „egyéni vállalkozó” megjelölést (vagy annak e.v. rövidítését) és a nyilvántartási számát. 51. A jelen szabályzatban nem szabályozott illetve vitás gazdálkodási kérdésekben a gazdasági elnökhelyettes javaslata alapján az Elnök dönt. 52. A jelen szabályzatot a Magyar Rákellenes Liga Elnöksége 2015. január 22-én 2015. január 1-jei hatállyal elfogadta.


-7-


Melléklet az alapszervezetek gazdálkodási szabályzatához (a 2015. évi változásokkal)

Pénztárjelentés Az Alapszervezet bevételeit és kiadásait pénztárjelentésen számolja el a Ligával. Az erre rendszeresített időszaki pénztárjelentés nyomtatványszáma B.13-21/V r.sz. Igény esetén lehetőség van arra, hogy az Alapszervezet elkülönült szervezeti egységei (klubjai) külön pénztárjelentést vezessenek. Ezeknek a pénztárjelentéseknek a forgalmát be kell vezetni az Alapszervezet időszaki pénztárjelentésébe, és mellékelni kell az elkülönült szervezeti egységek pénztárjelentéseinek első példányát azokkal a bizonylatokkal együtt, amik az elkülönült szervezeti egységek pénztárjelentéseiben szerepelnek. Az időszaki pénztárjelentés, bevételi és kiadási pénztárbizonylat szigorú számadású nyomtatványokat a központi irodától kell megigényelni. Felhasználás után a tömböt meg kell őrizni, és vissza kell szolgáltatni a központi irodának. Minden pénzmozgást pénztárbizonylaton kell rögzíteni. Ha a pénzmozgásról előzetesen készült bizonylat (számla, kiküldetési rendelvény, átvételi elismervény stb.) akkor az a pénztárbizonylat melléklete lesz. A pénztárbizonylaton az alapbizonylat(ok)on szereplő összeg(ek)et (tételenként) az 5 Ft-ra való kerekítés szabályainak alkalmazásával, a tényleges pénzmozgásnak megfelelően kell rögzíteni. A szükséges rovatokat olvashatóan ki kell tölteni. A rontott pénztárbizonylatot vagy pénztárjelentést áthúzással és a „Rontott” felirattal kell érvényteleníteni. Új pénztárbizonylatot nem lehet a már kiállított bizonylato(ko)n feltüntetett dátumnál korábbi dátummal kiállítani. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat a kiállításuk időrendje, azon belül az előnyomott sorszám sorrendje szerint kell rendezni és folyamatosan sorszámozni, beleértve a rontott pénztárbizonylatokat is. A sorszámozást minden év elején 1-től kell kezdeni. Az így rendezett és sorszámozott pénztárbizonylatokat a növekvő sorszám szerint kell a pénztárjelentésben rögzítni. A pénztárjelentésben minden rovatot olvashatóan ki kell tölteni. Sorokat üresen hagyni (kihagyni) nem lehet, hanem áthúzással kell érvényteleníteni. A rontott tételt úgy kell áthúzni, hogy olvasható maradjon, és a helyes szöveget mellé (fölé, alá) kell írni, majd aláírással el kell látni. A nyomtatványok minden oldalát le kell pecsételni, és fel kell tüntetni rajta, hogy melyik szervezet állította ki. A megfelelő rovatban fel kell tüntetni azt az időszakot is, amelyre a jelentés vonatkozik. A feltüntetett időszakok záró és a következő kezdőnapja két egymást követő naptári napnak kell lennie. A kezdő pénzkészletet az adott időszaki pénztárjelentés második lapjára kell fölvezetni, az ugyanazon időszaki pénztárjelentés első lapján csak a tárgyidőszaki forgalmak lehetnek. A tárgyidőszaki záró pénzkészletnek meg kell egyeznie a következő időszak kezdő pénzkészletével. A pénztárjelentés záró pénzkészlete nem lehet negatív szám. A negatív záró pénzkészlet elkerülése érdekében az ellátmányokat időben meg kell igényelni. A pénztárellenőrzés résznél címletek szerinti bontásban meg kell adni az időszaki záró pénzkészlet tényleges állományát.


-8-


A pénztárbizonylatokat kilyukasztva, a legkisebb sorszámmal kezdve le kell fűzni egy fűzős iratrendezőben („fordított” sorrendben: kinyitáskor a legnagyobb sorszámú van elöl, a legkisebb sorszámú van hátul). Az időszakot a pénztárjelentés lefűzésével kell zárni. Le kell fűzni a rontott pénztárbizonylatokat és pénztárjelentéseket is. Bevételek Pénzeszköz bevételezése esetén bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani, és a befizetővel alá kell íratni. A bevételi pénztárbizonylat nyugta részét a befizető részére át kell adni. Tagdíjak, adományok bevételezése Abban az esetben, ha egy befizető egy napon egyszerre több tag tagdíját fizeti be, lehetőség van egy pénztárbizonylat kiállítására. Ebben az esetben azonban a pénztárbizonylathoz mellékelni kell egy összesítőt, amin mindazok az adatok fel vannak tüntetve, amiket a pénztárbizonylaton rögzíteni kellene. Több év tagdíjának és/vagy az ezzel egy időben befizetett adománynak külön soron kell szerepelnie a pénztárbizonylaton. Adomány bevételezése esetén, ha az adományozó igényt tart az adóigazolásra, a bevételi pénztárbizonylaton fel kell tüntetni a befizető nevét, lakcímét (székhelyét) és adószámát (adóazonosító jelét). Az ellátmány bevételezése A szervezet • a készpénzben kapott ellátmányt az átvételi elismervény másodpéldánya, • banki készpénzfelvétellel kapott ellátmányt a készpénzfelvételi utalvány másodpéldánya ill. tőszelvénye alapján, annak csatolásával, a készpénzfelvétel napjával vezeti be a pénztárjelentésbe. Központi rendezvényre történő utazás ellátmánya illetve közellátmány felvétele esetén az ellátmány fajtáját a bevételi pénztárbizonylaton és pénztárjelentésben rögzíteni kell. Egyes költségek elszámolása Minden költség csak az Egyesület feladatainak ellátása érdekében, a költségvetésben az Alapszervezet részére jóváhagyott mértékig számolható el. Anyagköltség, szolgáltatás: elszámolása csak eredeti számla első példánya alapján történhet. • Ha a kibocsátó egyéni vállalkozó, akkor a számlán neve (aláírása) mellett minden esetben fel kell tüntetni az „egyéni vállalkozó” megjelölést (vagy annak e.v. rövidítését) és a nyilvántartási számát. Ha a kibocsátó nem egyéni vállalkozó – ún. számlaképes magánszemély –, akkor a kifizetés csak a gazdasági elnökhelyettes előzetes írásbeli engedélyével történhet meg! • Minden számlán a következő vevőt kell feltüntetni: Magyar Rákellenes Liga (esetleg: xx szervezet) 1123 Budapest, Ráth György u. 6. f. 1.


-9-


Más vevőre kiállított számlát nem számolhatunk el! Mobiltelefon feltöltő kártya: Csak önkéntes szerződéssel foglalkoztatott részére, az Egyesület nevére szóló számla ellenében számolható el. Az önkéntes átvételi elismervénnyel vagy a számlán igazolja a feltöltőkártya átvételét. A feltöltőkártyáról szóló számla másolatát vásárlás után haladéktalanul el kell juttatni a gazdasági irodába, hogy az utána fizetendő közterheket a központi iroda időben bevallhassa és befizethesse. Útiköltség: nem személygépkocsival történő utazás esetén is minden esetben kiküldetési rendelvény alapján számolható el, melyhez mellékelni kell a) közösségi közlekedés esetén az utazási jegyet (jegyeket) és számlát (számlákat), b) más esetben a számlát, és – több utas esetén – az utazók névsorát. A kiküldetési rendelvényt a központi irodától kell megigényelni, és szigorú számadású nyomtatványként kell kezeli. (Felhasználás után a tömböt meg kell őrizni, és vissza kell szolgáltatni a központi irodának.) A rendelvényen napidíj nem számolható el! A kiküldetési rendelvényen az utazást elrendelő vezető vagy elnök igazolja a kiküldetés szükségességét. Az Alapszervezet vezetőjének útiköltségét az Egyesület Elnöke engedélyezi és hagyja jóvá. Kiegészítések az útiköltség-elszámolásokhoz: Helyközi és helyi tömegközlekedés (Volán, MÁV, BKV, stb.) igénybevétele esetén: • Meg kell venni a jegyeket - egyénileg vagy együttesen -, áfás számlával! (A számlán szereplő vevő: Magyar Rákellenes Liga 1123 Budapest, Ráth György u. 6. legyen!) • A jegyek ellenértékét ki kell fizetni az Alapszervezet pénztárából! • A kifizetett összegekről készüljön egy összesítő. Ez tartalmazza az utazás célját, a résztvevők névsorát, a nevek mellett a megvett jegyek összegét és a végösszeget. Az Alapszervezet vezetője az összesítőn igazolja a felhasználás szükségességét és megtörténtét. • Az összesítőn szereplő végösszeggel egyezően ki kell állítani egy „belföldi kiküldetési rendelvény” bizonylatot. Ha például 20-an utaztak, akkor a kiküldött adatainál egy konkrét személy „+19 fő” szerepeljen! • A kiküldetési rendelvényt a kiküldött és a kiküldetést elrendelő személy - az adott Szervezet vezetője - is aláírja. • A kiküldetési rendelvény első példánya, az összesítő, a jegyek és a számla a készpénzkiadásról kiállított kiadási pénztárbizonylat mellékletei lesznek, tehát azzal együtt kell lefűzni (és a pénztárjelentés elkészítését követően a szokásos módon eljuttatni a központi irodába). • Ha valaki kedvezményes jeggyel utazik, és ezért nem adnak számlát (vagy nem a teljes összegről), akkor a kiküldetési rendelvény mellékleteként az összesítő és a jegy is elég. Központi rendezvényre történő utazás esetén: • A központi költségvetés az Alapszervezet részére a központilag elrendelt feladat költségeinek fedezetére pl. „központi rendezvény utazási keret” megnevezéssel ellátmányt biztosít a beküldött ellátmánykérő lap és az ezt alátámasztó várható vagy ténylegesen


• •

- 10 -


felmerült költségek felsorolása alapján. A kérelmet a gazdasági irodának kell megküldeni, legkésőbb az utazást követő 30 napon belül. Elszámoláskor a számlára rá kell írni, hogy „központi rendezvény utazási keretének felhasználása” és ennek a kiadási pénztárbizonylaton és a pénztárjelentésben is meg kell jelennie: például a szöveg mezőbe „kp-i rend. utazási ker. felh.” kerüljön. A központi rendezvények utazási keretéről az Alapszervezet külön nyilvántartást vezet.

Kiegészítés bérelt busszal történő utazás esetére: • Számla kell a Magyar Rákellenes Liga 1123 Budapest, Ráth György u. 6. névre és címre! • Ki kell állítani egy kiküldetési rendelvényt (amin egy résztvevő adatai „+… fő” szerepeljen) az utazás céljának megjelölésével (a szervezet vezetője ezt is igazolja!) és mellékelni kell a számlát valamint az utazók névsorát. Ha nem készpénzzel, hanem átutalással történik a fizetés, akkor: • Ha a szervezet kapja kézhez a számlát, akkor azt haladéktalanul továbbítsa a központi postafiók címre (a névsorral és a kiküldetési rendelvénnyel együtt)! • Ha nem a szervezet kapja kézhez a számlát, akkor a szervezet vezetőjének kell gondoskodnia arról, hogy fizetési határidőn belül a névsort és a kiküldetési rendelvényt a központ (a gazdasági iroda) megkapja. Személygépkocsival történő utazás esetén: Útiköltség: személygépkocsi költségtérítésként, kiküldetési rendelvényen naptári hónaponként számolható el. Az utazások külön útnyilvántartáson részletezhetők, ha a kiküldetési rendelvényen nincs elegendő hely. Útnyilvántartást csak munkaviszonyban levő alkalmazott, vagy önkéntes szerződéssel foglalkoztatott részére tudunk elszámolni abban az esetben, ha saját tulajdonú személygépkocsijával történik az utazás. A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell a kiküldött nevét, a gépkocsi adatait, az indulás és az érkezés napját és pontos címét (helység, utca, házszám), a megtett távolságot (km-ben, ami nem lehet több, mint a közúton számított legrövidebb út), valamint az együtt utazók névsorát. A kiküldetési rendelvényt az Alapszervezet vezetője igazolja, majd mindkét példányt (külön útnyilvántartás esetén annak egy igazolt példányával együtt) a tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig be kell küldeni a gazdasági irodába, ahol számfejtik. Első alkalommal a gépjármű forgalmi engedélyének a másolatát is csatolni kell. Számfejtés után a bizonylatot a gazdasági iroda visszaküldi az Alapszervezethez, ahol az összeget kifizetik. A kiküldött kérheti az összeg bankszámlaszámra történő utalását is. Nem számolható el költségtérítés számla alapján. (Sem benzin, sem autópályabérlet!) Az útiköltség kifizetésének indokoltságát alá kell támasztani. Erre megfelelő pl. a meglátogatott rendezvény meghívója és az útibeszámoló. Központi rendezvényre történő utazás esetén a bizonylatokra (számla, kiküldetési rendelvény, útnyilvántartás, kiadási pénztárbizonylat, pénztárjelentés) rá kell vezetni a „központi rendezvény utazási keretének felhasználása” szöveget. Személygépkocsi esetén a kitöltött és megfelelően igazolt útnyilvántartást külön lapon (nem a szokásos havi útnyilvántartással együtt) kell beküldeni.


- 11 -


Reprezentáció Reprezentációs költségként kell a költségvetés tervezésekor figyelembe venni, illetve elszámolni az Szja. tv. 3. § 26. pontja alapján: az egyesület tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram, stb.) Így pl. a szakmai rendezvényeken felmerülő étkezés (elfogyasztott étel, ital). A reprezentációs költségek számláján fel kell tüntetni, hogy mikor, milyen célra, kiknek a számára (névsorral) lett felhasználva. Nem számítanak ide azok a kiadások, amiket az Szja tv. a magánszemély adómentes bevételeként határoz meg, pl. a tárgyjutalom! (Ld. később.) Nem számolható el • •

Nem szakmai rendezvény keretében (hanem pl. kirándulással kapcsolatban) felmerülő étkezés. Semmiféle személyi jellegű kifizetés - jutalom, előadói tiszteletdíj - a gazdasági elnökhelyettes előzetes írásos engedélye nélkül. (Az adólevonási, bejelentési, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesíthetősége miatt.) Adómentes bevételek (1995. évi CXVII. Tv. 1. sz. mell.) 3. A közcélú juttatások körében adómentes:

3.3. a közérdekű kötelezettségvállalásból, a közhasznú egyesületből, alapítványból, közalapítványból annak létesítő okiratában rögzített közhasznú céljával összhangban a közhasznú cél szerint címzett magánszemélynek… …nem pénzben adott juttatás értéke, pénzben történő juttatás esetén legfeljebb a minimálbér 50 százalékát meg nem haladó összegben havonta adott támogatás; 8. A természetbeni juttatások közül adómentes: 8.18. Az egyesülettől, az egyháztól évente egy alkalommal kapott tárgyjutalom értékéből az 5000 forintot meg nem haladó összeg, e rendelkezés alkalmazásában nem minősül tárgyjutalomnak az értékpapír; Az 5.000 Ft értékű tárgyjutalom csak évente egyszer adható ezen a jogcímen. Tárgyjutalomnak minősül a vásárlási utalvány is (PM. Jaf. 3206/1/1997., Apeh. Anf. 9270199005/1997. , Adó- és Ellenőrzési Értesítő 1997/10. Szám. 220.) (Az étkezési utalvány és a készpénz azonban nem!) A tárgyjutalom bizonylatolása: átvételi elismervénnyel vagy a Szervezet elnöksége által hitelesített jegyzőkönyvvel a beszerzést igazoló számla mellett. A rögzítendő adatok: Név, lakcím, adóazonosító jel (vagy ennek hiányában az ún. személyes azonosítók: születési hely, idő, anyja leánykori neve, személyi igazolvány száma). „Messzebbről jött” jutalmazott esetén előzetesen egyeztetni kell a központi irodával: nem kapott-e már az illető az adóévben a Ligától tárgyjutalmat? 8.35. Az egyesület… által a lakosság, közösség széles körét érintő (nem zártkörű), azonos részvételi feltételekkel szervezett, kulturális, hagyományőrző, sport, szabadidős és más


- 12 -


hasonló rendezvényen helyben nyújtott szolgáltatás, helyi fogyasztásra szánt étel és ital, valamint – legfeljebb a rendezvény összes költségének 10 százalékáig terjedő együttes értékben – résztvevőnként azonos értékű ajándék. Önkéntesek részére nyújtható adómentes juttatások Jogalap: a személyi jövedelemadóról szóló törvény 7. § (1) y) ill. az önkéntes tevékenységről szóló törvény 2. § (3) b) a közérdekű önkéntes tevékenység ellátása érdekében szükséges utazásnak, szállásnak, étkezésnek az önkéntes részére történő biztosítása, illetve ezek bizonylattal igazolt költségének az önkéntes részére történő megtérítése, valamint - a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja. tv.) kiküldetési rendelvényre vonatkozó szabályai megfelelő alkalmazásával - az önkéntes részére kiküldetési rendelvény alapján a saját személygépkocsi fogadó szervezet érdekében történő használatára tekintettel kifizetett azon összeg, amely nem haladja meg a saját személygépkocsi munkáltató érdekében történő használatára tekintettel bizonylat nélkül elszámolható költségtérítésként kifizethető összegének [Szja. tv. 3. számú melléklet II. Igazolás nélkül elszámolható költségek fejezete 6. pont] nagyságát, d) az önkéntes részére biztosított - a közérdekű önkéntes tevékenység ellátásához szükséges - iskolarendszeren kívüli képzés költségei, f) az önkéntes tulajdonában vagy használatában álló eszköz - közérdekű önkéntes tevékenység ellátása érdekében történő - működtetéséhez szükséges feltételeknek az önkéntes részére történő biztosítása, illetve ezek bizonylattal igazolt költségének megtérítése, i) az önkéntesnek a közérdekű önkéntes tevékenységéért nyújtott jutalom, feltéve, hogy annak éves összege nem haladja meg a kötelező legkisebb munkabér mindenkori havi összegének húsz százalékát. (2015-ben 21.000 Ft) Az Alapszervezet cél szerinti tevékenységének költségei Irodaszer, nyomtatvány Egyéb anyagköltség Eseti bérleti díj Karbantartási költségek Hirdetés, reklám Oktatás, továbbképzés Kirándulás Kultúra Utazási költség, nem szgk. Egyéb szolgáltatás Postaköltség Telefonköltség (feltöltő vagy hívókártya) Telefonadó és járulék (összesen kb. 20%) Internet Tárgyi eszközök (fax, bútor stb.) Tárgyjutalom (ajándék utalványként vagy természetben) Fogyasztás, szolgáltatás, ajándék nyílt rendezvényen Önkénteseknek nyújtott jutalom Reprezentációs költségek Adóköteles természetbeni juttatások Közterhek (55%) Személygépkocsi költségtérítés Természetben kapott eszköz, szolgáltatás továbbadása

MAGYAR RÁKELLENES LIGA Alapszervezetek gazdálkodási szabályzata 2015

Recommend Documents