Instrukce QI 63-01- 12
Magistrát města Plzně
Vydání č.: 1 Počet stran: 8 Počet příloh: 0 Účinnost od: 1. 9. 2008
J E N P R PROVOZNÍ DOKUMENTACE BUDOVY MMP O I JAGELLONSKÁ 8 N F O R M A C I Jméno, funkce Zpracovatel Garant Schvalovatel
Václav Krliš – správce budovy Roman Císař – vedoucí TO VNITŘ JUDr. Petr Triner - vedoucí VNITŘ
Datum
Podpis
Instrukce QI-63-01- 12
Provozní dokumentace budovy MMP Jagellonská 8
Vydání č. 1
Obsah: 1
ÚČEL ................................................................................................................................. 4
2
PŮSOBNOST .................................................................................................................... 4
3
ZKRATKY, POJMY ....................................................................................................... 4
4
PRAVOMOCI A ODPOVĚDNOSTI ............................................................................. 4
5
POPIS ČINNOSTÍ ........................................................................................................... 4
6
5.1 Klíčový režim ................................................................................................................ 4 5.2 Otevírání a uzavírání budovy ....................................................................................... 5 5.3 Kontrola budovy ........................................................................................................... 5 5.4 Povinnosti zaměstnanců ............................................................................................... 5 5.5 Provoz výtahu ............................................................................................................... 5 5.6 Provoz vnitrobloku objektu .......................................................................................... 6 5.7 BOZP a PO................................................................................................................... 6 5.8 Ostatní .......................................................................................................................... 6 5.9 Parkování vozidel ......................................................................................................... 6 5.10 Úklid a údržba ............................................................................................................ 6 5.11 Nakládání s odpadem ................................................................................................. 7 5.12 Elektronická zabezpečovací signalizace .................................................................... 7 5.13 Havarijní připravenost………………………………………………………………7 ZÁZNAMY ....................................................................................................................... 8
7
SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE ................................................................................. 8
8
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ ....................................................................................... 8
9
Přílohy ............................................................................................................................... 8
Magistrát města Plzně
Strana 2 (celkem 8)
J E N P R O I N F O R M A C I
Instrukce QI-63-01- 12
Vydání č. 1
Provozní dokumentace budovy MMP Jagellonská 8
Změnový/revizní list „Provozní dokumentace budovy MMP Jagellonská 8‘‘ Vydání č. Změna Strana /revize č. č. č.
1/1 1/2 1/2 1/2 1/2 1/2 1/3 1/3 1/4 1/4 1/4 1/4 1/4
1 1 2 3 4 5 1 2 1 2 3 4 5
4 2 4 5 7 8 5 8 4 5 6 7 8
Popis změny
Změny spojené se změnou organ. struktury MMP Doplnění obsahu – 5/13 Havarijní připravenost Bod 3. Zkratky a pojmy- doplnění Bod 5. popis činností 5/4 povinnosti zaměstnanců Bod 5. Popis činností – Havarijní připravenost Bod 7. Doplnění související dokumentace Bod 5. Popis činností 5/2 Otevírání a uzavírání budovy Bod 7. Doplnění související dokumentace Bod 3 Zkratky, pojmy – doplnění Bod 5.3 Kontrola budovy - doplnění Bod 5.10 Úklid a údržba – úprava Bod 5.13 Havarijní připravenost - doplnění Bod 7 Související dokumentace - doplnění
Datum účinnosti změny
Garant (Jméno, příjmení)
31. 3. 2009 15. 11. 2011 15. 11. 2011 15. 11. 2011 15. 11. 2011 15.11. 2011 25.9. 2015 25.9. 2015 15.1.2016 15.1.2016 15.1.2016 15.1.2016 15.1.2016
Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař Roman Císař
Datum, podpis garanta
P R O I N F O R M A C I
QF 42-02-01
Magistrát města Plzně
J E N
Strana 3 (celkem 8)
Instrukce QI-63-01-12
Provozní dokumentace budovy MMP Jagellonská 8
Vydání č. 1
1 ÚČEL Účelem této instrukce je stanovení pravidel provozu v budově Magistrátu města Plzně Jagellonská 8 v rámci ISŘ Instrukce obsahuje souhrn pokynů, které upravují organizaci provozu, dodržovaní pořádku a bezpečnosti v budově a přilehlých prostorách.
2 PŮSOBNOST Instrukce je závazná pro všechny osoby, které se v prostorách objektu nacházejí.
J E N
3 ZKRATKY, POJMY MMP TO VNITŘ BOZP PO EZS RMP PCO ISŘ
- Magistrát města Plzně - Technické oddělení - Odboru vnitřní správy – Bezpečnost, ochrana a zdraví při práci – Požární ochrana - Elektronická zabezpečovací signalizace - Rada města Plzně - Pult centrální ochrany - Integrovaný systém řízení dle ČSN EN ISO 9001:2009 ČSN EN ISO 14001:2005 a ČSN OHSAS 18001:2008 ČSN EN ISO 50001:2012
P R O
4 PRAVOMOCI A ODPOVĚDNOSTI Plnění této dokumentace se ukládá všem zaměstnancům. Kontrolou dodržování jsou pověřeni vedoucí zaměstnanci na všech stupních řízení. Provozní dokumentace je vydána v návaznosti na vydané řídící a organizační normy MMP, zejména na provozní řád budov, pracovní řád a předpisy bezpečnosti práce a požární ochrany.
5 POPIS ČINNOSTÍ 5.1 Klíčový režim 1. Každý ze zaměstnanců má v osobním držení klíče od své kanceláře a hlavního vchodu do budovy. 2. Náhradní klíče od kanceláří, zasedaček a vstupu do suterénních prostor jsou umístěny v sekretariátu odboru. 3. Zaměstnanci firmy provádějící smluvně úklid budovy MMP Jagellonská 8, mají v držení klíče od hlavního vchodu a místností, kde provádějí pravidelný denní úklid. 4. Službu konající vrátný z budovy Škroupova 5 má k dispozici klíče od hlavního vchodu a hlavního panelu ovládání EZS, který je umístěn v průjezdu budovy. 5. Klíče od budovy a místností, kde jsou umístěny měřiče energií mají pracovníci údržby a správce budovy a jsou uloženy ve vrátnici budovy Škroupova 5. Magistrát města Plzně
Strana 4 (celkem 8)
I N F O R M A C I
Instrukce QI-63-01-12
Provozní dokumentace budovy MMP Jagellonská 8
Vydání č. 1
5.2 Otevírání a uzavírání budovy 1. Budovu odkóduje (převede do denního režimu) službu konající vrátný z budovy Škroupova 5, každý pracovní den v 600 hod a ponechá budovu uzamčenou. Budovu odemyká první příchozí zaměstnanec. Po oznámení ukončení úklidových prací, službu konající vrátný budovu Jagellonská 8 zkontroluje. S ohledem na zajišťování provozu servisního pracoviště HelpDesk vrátný budovu uzavře a zakóduje (převede do nočního režimu) nejdříve v 1930 hod. 2. Hlavní vchod do budovy je blokován za pomocí elektronického zámku. K odblokování dveří slouží telefonní přístroj každého zaměstnance, který po zjištění identity osob dožadujících se vstupu do budovy přes klávesnici telefonu umožní jejich vstup. 3. Po skončení úřední doby odboru uzamyká budovu každý odcházející zaměstnanec.
5.3 Kontrola budovy Službu konající vrátný je povinen: 1. Provést kontrolu budovy a vnitrobloku budovy MMP Jagellonská 8. 2. Provést denní kontrolu klíčů před započetím pracovní doby a po odevzdání všech klíčů od pracovníků dodavatelské firmy, provádějící v budově pravidelný denní úklid. Po kontrole budovy provede vrátný její zakódování (uvedení do režimu střežení). 3. Provést v době, kdy je budova MMP uzamčena občasné pochůzky se zaměřením na bezpečnostní zajištění budovy proti vloupání, poškození ohněm a vodou. Zjištěné závady neprodleně zapsat do knihy denních hlášení a zaslat e-mailem správci budovy. 4. Provést během večerního úklidu nebo po jeho ukončení kontrolu dodržování pravidel třídění odpadu dle bodu 5.11 této instrukce a na případné nedostatky neprodleně upozornit zaměstnance dodavatele. V případě, že nedostatky nebudou odstraněny, nahlásit správci budovy.
5.4 Povinnosti zaměstnanců 1. Zaměstnanci jsou povinni otvírat a uzavírat hlavní vchod do budovy dle bodu 5.2. 2. Zaměstnanci jsou povinni pečovat o majetek MMP tak, aby nedošlo k jeho poškození, ztrátě, zničení či zneužití, jsou povinni dodržovat směrnice QS 63-01 Provozní řád budov a QS 55-02 Pracovní řád MMP. 2. Každý zaměstnanec je na svém pracovišti a přilehlých prostorách povinen zajistit po ukončení pracovní doby: řádné uzavření oken, vypnutí osvětlení, uzamčení dveří. 3. Zaměstnanci jsou povinni každý den kontrolovat úklid na svém pracovišti, případné závady neodkladně nahlásit příslušnému správci budovy.
5.5 Provoz výtahu 1. Provoz výtahu zajišťuje TO VNITŘ prostřednictvím smluvního vztahu s dodavatelskou firmou. 2. Výtah slouží k přepravě materiálu, zaměstnanců a návštěvníků. 3. Kabina výtahu je vybavena digitální informací cílové stanice. 4. Přístup k výtahu není bezbariérový. 5. V případě poruchy (výpadek el.energie atd.) je v kabině umístěno zařízení pouze s akustickou výstrahou. 6. Dozorcem výtahu jsou pověřeni zaměstnanci údržby a vrátní z budovy Škroupova 5.
Magistrát města Plzně
Strana 5 (celkem 8)
J E N P R O I N F O R M A C I
Instrukce QI-63-01-12
Provozní dokumentace budovy MMP Jagellonská 8
Vydání č. 1
5.6 Provoz vnitrobloku objektu 1. Vnitroblok budovy je propojen s vnitroblokem budovy MMP Škroupova 5 a Škroupova 7 a slouží k zlepšení obslužnosti budov. 2. Ve vnitrobloku je 10 garážových stání vyhrazených pro služební vozidla. 3. Pro zaměstnance je vymezeno 10 parkovacích stání. 4. Na základě smlouvy o pronájmu nebytových prostor je 1 parkovací místo zajištěno pro právnický subjekt k umožnění zásobování.
5.7 BOZP a PO 1. Zaměstnanci jsou povinni dodržovat interní předpisy BOZP a PO zejména směrnice QS 63-06 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, QS 63-08 Požární ochrana a instrukce QI 63-08- 01 Zabezpečení požární ochrany v objektech MMP, QI 63-06-01 Zabezpečení ochrany zaměstnanců a bezpečnosti práce na pracovištích MMP. 2. Budova není vybavena protipožárním zařízením EPS. 3. Správce budovy provádí jednou za měsíc kontrolu protipožárního zařízení, zápis o kontrole provede do požární knihy umístěné ve vrátnici budovy Škroupova 5.
5.8 Ostatní 1. V souladu se zákonem č. 379/2005 Sb. platí v celém objektu budovy zákaz kouření. 2. Vyhrazené místo pro kouření je ve dvoře vnitrobloku budovy a je označeno a osazeno stojanovým popelníkem. 3. Na základě smlouvy o pronájmu nebytových prostor je celé 1. NP a větší část suterénu v užívání právnického subjektu. 4. Rozhodnutím RMP ze dne 1.9.2005 je výměníková stanice ve správě firmy Plzeňské služby a.s.
5.9 Parkování vozidel 1. Před budovou nejsou vyhrazena žádná parkovací místa. Parkování pro návštěvníky, zaměstnance a služební vozidla je zajištěno před budovou MMP Škroupova 5 a ve vnitrobloku Škroupova 5, Jagellonská 8. Místa jsou osazena předepsanou svislou a vodorovnou dopravní značkou. Návštěvník na vyžádání obdrží parkovací kartu ve vrátnici budovy Škroupova 5, vrátný zapíše patřičné údaje do knihy výdej parkovacích karet. 2. Parkování služebních vozidel je zajištěno v garážích a parkovacích stání ve vnitrobloku budovy Škroupova 5 a Jagellonská 8. 3. Parkování vozidel zaměstnanců je vyhrazeno ve vnitrobloku budovy Škroupova 5. 4. Parkování pro návštěvníky, zaměstnance a služební vozidla se řídí dle instrukce QI 63-0701 Parkování vozidel.
5.10 Úklid a údržba 1. Úklid v budově a přilehlých prostorách zajišťuje VNITŘ na základě uzavřené smlouvy s úklidovou firmou. Kontrolu úklidu provádějí všichni zaměstnanci MMP a případné nedostatky neprodleně hlásí jednotlivým správcům budov elektronickou poštou nebo telefonicky.
Magistrát města Plzně
Strana 6 (celkem 8)
J E N P R O I N F O R M A C I
Instrukce QI-63-01-12
Provozní dokumentace budovy MMP Jagellonská 8
Vydání č. 1
2. Údržbu budov zajišťuje technické oddělení VNITŘ. Požadavky na opravy (nebo zjištěné nedostatky) se předávají telefonicky či e-mailem správci budovy nebo na vrátnici Škroupova 5. Správce budovy je odpovědný za včasné odstraňování nahlášených závad.
5.11 Nakládání s odpadem 1. Svoz komunálního a separovaného odpadu zajišťuje TO VNITŘ prostřednictvím smluvního vztahu s dodavatelskou firmou. Komunální odpad ukládají zaměstnanci úklidové firmy do kontejneru, který je umístěn v průjezdu budovy MMP Jagellonská 8. 2. Separovaný odpad ukládají zaměstnanci do patřičných barevně rozlišených kontejnerů umístěných v 1. a 3. NP budovy. 3. Zaměstnanci a pracovníci provádějící úklid jsou povinni se řídit instrukcí QI 63-01-02 Nakládání s odpadem produkovaným MMP.
5.12 Elektronická zabezpečovací signalizace 1. Budova je vybavena EZS s přenosem na PCO. 2. Obslužný pult elektronické zabezpečovací signalizace je umístěn v průjezdu budovy MMP Jagellonská 8. Jeho obsluhou je pověřen službu konající vrátný z budovy Škroupova 5. 3. Odkódování budovy (převedení do denního režimu) provede službu konající vrátný každý den v 600 hod. 4. Zakódování budovy (převedení do nočního provozu) provede službu konající vrátný po odevzdání klíčů pracovníků provádějících smluvně v budově úklid a po následném provedení kontroly celé budovy. 5.13 Havarijní připravenost 1. Při mimořádných událostech – např. při požárním poplachu, výpadku energií, provozní ekologické nehodě, zamoření chemickými látkami, úniku topného plynu apod. – je nutno postupovat podle QS 68-02 Havarijní připravenost. 2. Dlouhodobé přerušení dodávky vody V případě dlouhodobého přerušení dodávek vody zajistí správce budovy ve spolupráci se společností VODÁRNA PLZEŇ a.s. náhradní zdroj pitné vody a její následnou distribuci v rámci budovy. Náhradním zdrojem se rozumí cisterna s pitnou vodou, která bude na nezbytně dlouhou dobu přistavena před budovu Jagellonská 8. 3. Dlouhodobé přerušení dodávek tepla V případě dlouhodobého přerušení dodávek tepla společností Plzeňská teplárenská, a.s., (horkovod) do budovy Jagellonská 8, zajistí správce budovy vytápění vybraných prostor budovy pomocí náhradních mobilních zdrojů – elektrických přímotopů. 4. Přerušení dodávek elektrické energie Budova Jagellonská 8 není osazena přípojným místem pro zajištění napájení z náhradního zdroje. V případě dlouhodobého výpadku by byla pracoviště nezbytná pro zachování chodu úřadu přesunuta po dohodě s vedoucími zaměstnanci do náhradních prostor v jiných budovách MMP. Magistrát města Plzně
Strana 7 (celkem 8)
J E N P R O I N F O R M A C I
Instrukce QI-63-01-12
Provozní dokumentace budovy MMP Jagellonská 8
Vydání č. 1
6 ZÁZNAMY Identifikace kniha kniha kniha
Název kniha předání služby vrátných kniha zapůjčených klíčů požární kniha
Uložení místo doba vrátný Škr.5 vrátnice 5 let vrátný Škr.5 vrátnice 5 let správce vrátnice 5 let Zpracovává
7 SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE QS 63-01 Provozní řád budov QS 55-02 Pracovní řád MMP QS 63-08 Požární ochrana QI 63-06-01 Zabezpečení ochrany zaměstnanců a be zpečnosti práce na pracovištích MMP QI 63-08-01 Zabezpečení požární ochrany v objektech MMP QI 63-07-01 Parkování vozidel QI 63-01-02 Nakládání s odpadem produkovaným MMP. QS 42-04 Spisový a skartační řád QS 83-02 Havarijní připravenost ČSN EN ISO 9001:2009 ČSN EN ISO 14001:2005 ČSN OHSAS 18001:2008 ČSN EN ISO 50001:2012 Zákon č. 379/2005 Sb.o opatřeních k ochraně před škodami způsobenými tabákovými výrobky, alkoholem a jinými návykovými látkami, ve znění pozdějších předpisů.
8 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Tato provozní instrukce nabývá účinnosti dne 1. 9. 2008
9 Přílohy Nejsou.
Magistrát města Plzně
Strana 8 (celkem 8)
J E N P R O I N F O R M A C I
