LOGISTICKÝ PROJEKT ZAHRANIČNÍ ODBORNÉ EXKURZE Logistics project of external expert excursions Prof. Ing. Vladimír Strakoš, DrSc. Katedra logistiky a technických disciplín, Vysoká škola logistiky v Přerově
[email protected] Abstrakt Odborná zahraniční exkurze je složitý logistický problém který nelze nazvat zásobovacím řetězcem, jak je zvykem v logistice, ale je to přeprava skupiny lidí a v tom je složitost návrhu i organizace takové cesty. Odborné zaměření takové akce je předem určeno pro malou skupinu odborníků. Proto je organizace každé takové cesty prakticky originál. Při opakování se často mění destinace, mění se navštívené podniky, mění se odborné zaměření cesty. Proto je opakovatelnost takových akcí prakticky malá a v tom je její složitost. Již samotná koncepce takové cesty je náročný úkol. Návrh odborné exkurze v jiné zemi je založen na odborných znalostech organizátora a informace které mu ještě k potřebným znalostem chybí, musí pečlivě dostudovat. V článku je shrnuto několik zkušeností získaných při organizaci mnoha zahraničních odborných exkurzí. Abstract Professional external excursion is a complex logistical problem that cannot be called supply chain management, as is common in logistics, but it's transport groups of people and this is the complexity of the design and organization of such a journey. Professional orientation such actions are preordained for a small group of experts. Therefore, the organization of each such journey is almost always original. When repeating excursions, often change destinations, varies visited businesses, changing specialization path. Therefore, the repeatability of such actions is practically small and this is its complexity. Even the concept of such a journey is an arduous task. Design of expert excursions in another country is based on expert knowledge and information organizer that he still missing the necessary knowledge, must be careful to graduate. This article summarizes some of the experience gained in organizing many international field trips. Klíčová slova Logistika turistiky, odborná exkurze, organizace zahraniční cesty Keywords: Logistics of tourism, expert excursoins, organization of abroad trips 1. ÚVOD Cestování je velmi významná část poznávání světa kolem nás. Jeden z přínosu cestování je také rozšiřování odborných znalostí ve své profesi. Prostoje také do výchovy odborníků na Vysoké škole logistiky v Přerově zařazena problematika organizace odborných exkurzí. Je to náročná činnost, protože žádá určité odborné znalosti v oboru, na který bude exkurze zaměřena. Jedna z podstatných věcí, při organizaci odborné exkurze je alespoň slušná znalost stavu techniky, metod výroby a výsledných produktů ve vlastní zemi, aby účastníci zbytečně neobdivovali to co je u nás lepší a aby dovedli alespoň částečně poznat to co je jiné a jek je zjištěný rozdíl významný. Pokud si organizátor odborné exkurze toto uvědomí, tak je
- 52 -
téměř jisté, že jeho práce vložená do přípravy a organizace odborné exkurze bude velmi dobře hodnocena. 2. CESTOVÁNÍ A LOGISTIKA Logistika a zahraniční cesta, patří to k sobě? Patří cestovní ruch do oblasti logistiky? Je to zásobovací řetězec, tedy Supply Chain Management? Je to zásobování nebo výroba, nebo skladování? Je to přeprava výrobků podle pravidel ve správný čas, na správném místě, ve správné kvalitě, za přijatelnou cenu? Nějak to spolu nehraje anebo hraje? Vezměme to jinak. Logistika je řízení přepravy. To již je lepší definice. Cestování je přeprava v každém případě a z jakéhokoliv pohledu. Řízení to je také ve všech případech a vždy. Takže závěr je, že když něco, v tomto případě někoho, přepravujeme a bez řízení to nejde, tak taková činnost do logistiky patří. Takže skupina lidí se přepravuje z jednoho místa na druhé, nebo s jednoho místa na několik jiných míst a to zcela cíleně, plánovaně, s predikci všech činnost celého řídícího algoritmu. Vše musí probíhat v plánovaném čase, v plánované kvalitě, po správných a předem zvolených destinacích a za přijatelnou cenu. Má to přece zcela nepopiratelný charakter a nepopiratelné znaky logistického řetězce. Podívejme se na obr 1. Máme skupinu lidí, kterou potřebujeme přepravit postupně do všech destinací, ve stanovených časech a v každé destinaci musíme zajistit několik podobných přeprav ale v menších rozměrech a po celou dobu musíme trvale zajišťovat, mimo přepravu všechny potřebné životní podmínky jako stravu, odpočinek, zajištění zdravotních potřeb a jiných nezbytných služeb.
tC
C
te
E tE
tb
AV ta
tc
B tB
td D tD
Obr. 1 Princip přepravy skupiny lidí po předem plánované trase Je to, z hlediska řízení přepravy, tedy logistiky velmi náročný úkol, který je mnohem náročnější než klasický SCM kdy se zajišťuje pouze přeprava od výrobce k zákazníkovi. Při takových přepravách se téměř vždy střídají přepravní prostředky a to od letadel až po rikše a lanovky. V logistice cestovního ruchu máme k dispozici velký počet možnosti přeprav a to až po pěší chůzi. Nic z toho nemůžeme zanedbat. Navíc musíme uvažovat, že v mnoha přepravách „cestuje“ také řidič, který má stejné nároky jako každý účastník na odpočinek, na relaxaci, stravu, ubytování apod. Tomu také musíme přizpůsobit časový harmonogram přepravy a právě toto je významný prvek bezpečnosti účastníků.
- 53 -
Při takové logistice musíme mnohem více než jinde, využívat přepravní modely, mapy, metody operační analýzy, vícekriteriální optimalizaci a vlastnosti grafových struktur, metody cestování v grafech, redukce reálné situace na systém a to všechno s návaznosti na ekonomiku. Je vidět, že logistika cestování je na teoretické metody řízení velmi náročná. Současný stav IT vytváří velmi vhodné prostředky, ale je na znalosti velmi náročný. Právě proto byl tento studijní obor na VŠLG zaveden a je reálný předpoklad, že absolventi tohoto oboru se uplatní snadno i v jiných jednodušších oblastech logistiky. 3. CÍL ODBORNÝCH EXKURZÍ První a nejdůležitějším rokem při organizaci odborné exkurze, stejně jako při všech činnostech, které děláme je stanovení cíle této cesty. Je to nejen důležitý krok, ale také zajištění úspěchu takové cesty, zajištění dostatečného počtu zájemců a také možnost opakování takové akce. Protože mám dobré zkušeností s organizací zahraničních odborných exkurzí, tak budou poměrně často uváděny příklady z hornictví. Tak na příklad si stanovíme jako cíl odborných exkurzí zvýšení odborností manažerů důlních podniků. Měli by získat co nejvíce informací o organizaci podniku, o zajištění prodeje výrobků a o zvyšování efektivity výroby. Raději si více cílů nedávejme, protože bychom to třeba nemohli zajistit a účastníci by prámem byli nespokojeni. Z tohoto pohledu je nesmírně významná skutečnost na to je vysoká škola. Na vysoké škole jsou ti neinformovanější odborníci v daném oboru a navíc když jim předvedeme, co existuje v naší zemi a co umíme my, tak si jednak získáme vážnost a také partnery pro další spolupráci. Tam, na vysoké škole jsou ti, kteří vychovali řadu odborníků v daném oboru a znají osobně ty, kteří mají vysoké postavení a mohou pomoci při spolupráci mezi podniky v zahraničí. Toto je pro skutečné odborníky neocenitelná zkušenost. Např. v jednom odborném časopise jsem se dočetl o plně automatizované úpravně polymetalických rud obsahujících zlato, stříbro, měď zinek apod. na dole Santa Barbara ve východní části Cordilliery v Mexiku. Pro odborníky v České republice to je zcela ojedinělý projekt. Takže cíl je Mexiko a automatická úpravna polymetalických rud v ČR není. Podívat se na jeden důl do Mexika je poněkud nesmyslná myšlenka a proto je zapotřebí tento záměr vhodně odborně doplnit. Tak začneme studiem zajímavých geologických a hornických míst v Mexiku. Ihned na začátku využijeme výše uvedenou radu. Najdeme na internetu vysoké školy s hornickým oborem, tam katedru s odbornou náplní hornictví a úpravnictví a také geologii, která je nedílnou části hornictví. Tam najdeme podle publikací vhodnou osobu. Prostudujeme některé jeho práce, najdeme mezi potenciálními účastníky, kdo by mohl přednést odborný referát (zajímající obě strany) a pak píšeme.
Obr. 2 Teď nás čeká 12 hodin v letadle
Nabídneme naše znalosti formou přednášek a požádáme o podobné informace o hornictví, úpravnictví a geologii v cílové zemi. Pří přípravě této koncepce jsme narazili na informaci o těžbě mědi s využitím bakterií vysoko v horách Peru což je pro horníky velice zajímavé a máme další námět na další cestu. Pro dostatečnou odbornou náplň cesty do Mexika potřebujeme ještě další odbornou náplň a tak hledáme dále a narazili jsme na hornickou konferenci, která se bude pořádat - 54 -
v turistickém středisku Puerto Valarta a to je zlatý hřeb exkurze. Konference se vždy pořádá v době, která je pro vybranou oblast ta nejvhodnější a tak máme i ten nejlepší termín pro pořádání odborné exkurze do Mexika. Když k tomu přidáme další nesmírně zajímavé historické stavby v Mexiku, tak máme program velmi zajímavé cesty naplněny. Z geologického hlediska je zajímavý druhý nejhlubší kaňon na světě kde žijí ještě dne původní indiáni. Když budeme v Mexiku, tak si nemůžeme nechat ujít pyramidy Aztéků a nádherné stavby Májů a odborná i kulturní náplň exkurze je naplněna a teď si můžeme sestavit celou koncepci projektu. 4. KONCEPCE PROJEKTU Cesta bude, podle naší představy, určena manažerům na vyšší řídící úrovni. Z toho vyplývá jeden důležitý fakt a to je, že maximální doba exkurze jsou 3 týdny, tedy lépe jenom 20 dnů a to od odjezdu do příjezdu. Je to proto, že špičkoví manažeři nechtějí ve firmě dlouho chybět. Podle doby jednání konference máme určeno období, kdy je možné cestu uskutečnit. Pokud presence účastníku konference začíná v pondělí, tak se bude nutné ubytovat nejpozději v pondělí večer. Protože přiletíme do hlavního města, tak tam navštívíme univerzitu, kde jsou dva největší meteority, které dopadly na zemi. Na to potřebujeme minimálně jeden pracovní den, tedy pátek. Přílet do Mexika musíme naplánovat na čtvrtek a tím získáme sobotu a neděli na prohlídku historických zajímavostí města a také na zajímavé stavby z období vlády Španělů ve městě. Navíc sobota a neděle jsou normálně dny pracovního volna a proto jsou vhodné pro prohlídky památek, které nemají přímou souvislost s odborným programem. Abychom šetřili čas, tak můžeme odjezd z místa konference naplánovat na středu odpoledne a máme první část cesty částečně naplánovanou a budeme pokračovat na mapě. Na mapě najdeme místa, do kterých budeme cestovat. Vidíme, že mezi vybranými oblastmi jsou velké vzdálenosti. To nás vede k tomu, že budeme muset použít vícekrát letadlo. Když ale cestujeme letadlem, tak Obr. 3 První předběžný návrh cesty po Mexiku zase nepoznáme tu zemi, ve které jsme. Nemáme přímý kontakt s přírodou té země a nepoznáme blíže přírodní podmínky. Nepoznáme, jak lidé bydlí na vesnicích apod. Proto je vhodné použít na některé cesty autobus. Cesta autobusem je zase pomalá a tak je vhodné ji občas přerušit prohlídkou nějaké přírodní nebo technické zvláštnostmi. Takže koncept cesty může být v prvním přiblížení následující: • Přílet do hlavního města Mexico City, návštěva Univerzity, pyramidy Aztéků • Přejezd autobusem do Puerto Valarta, konference, vyjížďka za velrybami • Přelet do Chihuahua, autobusem na hlubinný důl a automatizovanou úpravnu na dole Santa Barbara, přejezd do městečka Kryl a kaňon Barranca del Cobre - 55 -
• Celodenní přejezd autobusem od západního pobřeží až na východ do oblasti dolů na černé uhlí Monterrey exkurze do hutí • Přelet na Yukatan, exkurze autobusem na těžbu soli a na plantáže palem na výrobu sisalových lan a na pyramidy Mayů • Přelet do hlavního města a odlet do Evropy Na základě tohoto konceptu můžeme hledat účastníky. 5. VÝBĚR ÚČASTNÍKŮ Máme již téměř jasnou představu o koncepci exkurze a tak můžeme uvažovat o výběru účastníků. Není to exkurze pro kohokoliv, ale jenom pro odborníky a případně jejich přátelé nebo partnerky. Upozorníme, že program není přizpůsoben pro partnerky, které nepracují v daném oboru (nepočítá se s návštěvou nákupních center a pobytem na plážích). Hledáme odborníky v daném oboru, kteří jsou ochotni obětovat své pohodlí poznávání nových věcí. Připravíme dopis, ve kterém popíšeme několika málo větami, kde se pojede a jaký je cíl exkurze. Dopis může být maximálně polovina strany, protože delší téměř nikdo nepřečte. V příloze dáme zatím pouze koncepci připravované exkurze s poznámkou, že později sdělíte podrobný plán cesty a všechny další podrobností a do kdy bude zapotřebí vypsat závaznou přihlášku. Cenu v tomto dopise neuvedeme, protože ještě může být ovlivněna počtem zájemců a také jednáním se zahraničními cestovními agenturami, se kterými sjednáme některé služby.
Obr. 4 Předběžný časový harmonogram cesty na Aljašku Mimo tento dopis ještě zavoláme, nebo navštívíme potenciální zájemce, pokud je známe. Můžeme navštívit i ty méně známe, ale pak si o nich zjistíme co nejvíce informací, abychom se mohli vyjádřit i k jejich významnému postavení, k jejich zásluhám apod. Pokud - 56 -
něco chceme po někom, koho známe málo a chceme jej navštívit, tak nikdy za ním nejdeme nepřipraveni. Při každém jednání zjistíme, jestli dotyčný nemá spolupracovníky nebo známé kteří by také mohli být potenciální zájemci o připravovanou exkurzi. Pokud již máme přiměřený počet zájemců, tak zbývá ještě jeden těžký úkol a to je zjistit alespoň trochu povahové vlastnosti účastníku, jestli některý není konfliktní typ. Takový člověk může svým jednáním úplně znehodnotit kvalitu celého zájezdu. Takovému zájemci se omluvíme, že plánovaný počet je již naplněn, ale že s ním počítáte při dalším tematicky podobném zájezdu. Poté začne práce s přípravou podrobného plánu cesty. 6. PŘÍPRAVA PROJEKTU Předběžný plán exkurze již máme připravený a tak můžeme začít s upřesněním důležitých detailů. Zvolme si nyní jako další příklad hornickou exkurzi na Aljašku. Začneme letadlem. Zjistíme, kdy bývají pravidelné odlety a v kolik hodin. Pak vybereme odlet, podle doby letu a případných přestupů tak, abychom do cílové destinace přiletěli v sobotu nebo neděli a měli čas na aklimatizaci. Pokud se podaří přiletět a ubytovat se před polednem, tak ještě připravíme odpoledne krátkou seznamovací exkurzi po cílovém městě. Dejte pečlivý pozor na to, aby každý účastník měl stále u sebe název hotelu, jeho adresu a telefon na recepci. Např. v Číně nepomůže mobil, protože i když od přátel zjistíte název hotelu, tak mu taxikář nebude rozumět i když se budete snažit to říct čínsky. Další den začíná exkurze. Bylo by dobré, kdyby zpáteční cesta vedla kolem nějaké zajímavosti specifické pouze pro tuto oblast nebo pro tuto zemi. Pokud bude nutné volit dvě náročné exkurze za sebou, tak musíme vložit jeden den odpočinkový program. Např. výlet lodí za velrybami, cestu autem v písečných dunách, procházku chodníčkem ve skutečném pralese apod. Významným prvkem exkurze bude návštěva univerzity. Již předem se dohodneme s děkanem vhodné fakulty a pak s vedoucím vhodné katedry na programu. Hned v začátku nabídneme, co můžeme udělat my. Přednášku, instruktáž speciálního programu, který používáme, možnosti navázat vědeckotechnickou spolupráci, možnosti výměny studentů apod. Pokud nepracujeme ve škole, tak o zajištění této části požádáme zkušeného pedagoga, který může jet s námi. Pak navážeme našimi požadavky. Předem si zjistíme, co nám vybraná univerzita může nabídnout, jakou činnosti je jedinečná. Např. řeší úkol plnou automatizaci rudného dolu, navrhla zcela specifický kombajn na ražení chodeb, řeší samostatnou chůzi robota apod. Požádáme potenciální účastníky, jestli nemohou přispět k jednání na univerzitě. Např. sdělením informací o novém výrobku, který prodávají, rozdáním propagačních materiálů své firmy apod. Takto si zajistíme hodnotné informace o oborech, o které se zajímáme. Na univerzitu přijdeme jako odborníci, vědci, výzkumní pracovníci apod. a pro domácí presentujeme jinou zemi a hlavně i svou kulturu. Proto je vhodné, a podle mého názoru nutné, přijít ve společenském obleku. Nevhodným oblečením sdělujeme, že jejich fakulta, katedra, pracoviště nemá pro nás velký
Obr 5 Plánovaná cesta po Aljašce byla jednodušší - 57 -
význam, ale že jsme ochotni ztratit náš čas v jejich společnosti. Na každé pracoviště je vhodné přinést tři až čtyři dárkové předměty jako poděkování za jejich čas. Komu je dát je těžký problém a musíme vždy improvizovat. Někdy je vhodné dát dárky na počátku, někdy na závěr. Často se vyplatí nechat si rezervu pro toho posledního pracovníka, který se vám obětavě věnuje a přitom to má to od vedoucích nařízeno. Takto postupně sestavíme podrobný plán cesty. Příklad takového plánu je vybrán z odborné exkurze na Aljašku. 7. Jednání se zahraničním partnerem Takto promyšlen plán ale ještě není definitivní. Velmi často se musíme obrátit na nějakého, nebo nějaké zahraniční partnery aby nám při zajištění některých aktivit pomohli. Zajištění návštěvy školy není velký problém, protože napíšeme přímo na děkana fakulty a požádáme jej o přijetí na fakultě se sdělením našich představ a konkrétními přednáškami, které bychom mohli udělat my a požádáme o přednášky z témat, které nás zajímají. V dopise se zmíníme o jeho odborných aktivitách a o některém významném projektu který se řešil na jeho fakultě. Např. při návštěvě univerzity v Helsinkách to byl projekt plně automatizovaného dolu. Takto můžeme očekávat příznivou odpověď. O exkurze v jiných podnicích můžeme opět požádat podobným dopisem přímo my, ale druhá, docela dobrá možnost je, že se obrátíme na některou cestovní kancelář s žádosti o zajištění exkurze ve vybraném podniku, který bychom chtěli navštívit, co bychom chtěli vidět a jestli nám mohou zajistit i dopravu tam a zpět. Je pravděpodobné, že nám to všechno zajistí, ale bude to dražší. Je také možnost poslat na cestovní kanceláři celý náš pracovní itinerář a požádat o jeho zajištění. Je to sice dražší, ale máme menší riziko, že něco nevyjde. To ale v případě, že je cestovní společnost spolehlivá. Abychom se v takovém případě vyhnuli riziku, je dobré zjistit, kdo z účastníků má v cílové destinaci přítele, který potvrdí, že ta cestovné kancelář je dobrá a spolehlivá. Na našem příkladu exkurze na Aljašku jsme exkurze zajistili přes přítele, profesora na univerzitě ve Fairbanks.
Obr.6 Poslední verze itineráře, ale i ten byl po příletu změněn - 58 -
V závěru těchto jednání již můžeme upřesnit celkovou cenu a požádat účastníky o závaznou přihlášku s tím, že jím brzy pošleme podrobný plán celé exkurze. Po takové přípravě a několika jednáních se zahraničními partnery můžeme sestavit podrobný itinerář naší exkurze, který je pro cestu na Aljašku na obr. 6. 8. SETKÁNÍ ÚČASTNÍKŮ Teď když je všechno vyjasněné, je velmi vhodné svolat všechny účastníky. Odbornou exkurzi nebudeme pořádat pro velký počet účastníků. Podniky, které chceme navštívit, by velký počet účastníků odradil. Na této schůzce seznámíme všechny účastníky mezi sebou, aby se co nejlépe poznali. Dále připravíme přednášku o celé cestě s promítáním fotografií ze zajímavých míst, které navštívíme. Nejdůležitější však je to, že od účastníků již na této schůzce uslyšíme, jaký je jejich názor na všechny aktivity po dobu celé cesty. Jejich poznámky velmi pozorně vyslechneme a probereme vše co je ještě k řešení. Pozor na to abychom neslíbili něco, co si nejsme jisti, že můžeme zajistit. Pokud bude ubytování ve dvoulůžkových pokojích, tak je velmi důležité, aby se oni dohodli kdo s kým bude mít společný pokoj. Pokud bude ubytování ve dvoulůžkových pokojích, tak je nutné požádat hotel, aby nepřiděloval pokoje s manželskými postelemi. Pokud někdo požaduje zásadně bydlet sám, tak se to musí, pokud možno zajistit, ale za zvýšenou cenu. Pokud bude na některém místě bytování v chatkách, tak již na této schůzce je vhodné dohodnout, kteří účastníci budou v chatce. Takto se vyhneme mnoha problémům. Pokud bude některý účastník požadovat v letadle první třídu, tak je nutné mu to zajistit. Např. je hodně vysoký nebo široký a do prostoru sedadel ekonomické třídy by se nevešel. Cena za letenku v první třídě je cca trojnásobná oproti ceně v ekonomické třídě. Nezapomeňte upozornit i napsat do dohody, kdy zájezd začíná a kdy končí. Je to exkurze pro odborníky, takže zájezd může začínat na letišti a končit na letišti. Nebo může začínat nástupem do letadla a končit příjezdem na letiště odletu. Pokud jsou některé podrobnosti ještě nejasné, tak je nutné probrat několik variant řešení a dohodnout se která varianta je nejlepší. Např. právě na Aljašce jsme byli ubytování na horské chatě, kde byl jenom majitel a my a tak se večeře připravila podle toho, co bylo v ledničce a co majitel uměl připravit. Druhá možnost byla bez večeře a využit vlastních zásob. Nebo velmi individuální nákup toho co měl vedoucí na chatě k dispozici bez vaření. Takto jsme téměř připraveni na zajímavou exkurzi a již v klidu řešíme drobnosti, které se vyskytnou. Je ještě nutné na schůzce upozornit na možnosti stornovat přihlášku na exkurzi a toto přesně napsat do závazné přihlášky, protože pokud je např. 10 účastníků a 4 se chtějí odhlásit, tak na krytí nákladů, by vložné od 6-ti účastníků nestačilo. Při takové exkurzi je velmi výhodné, i když ne nutné, aby každý účastník měl svou letenku. Je to výhodné proto, že se po letištích mohou účastníci pohybovat samostatně a sami si hlídají odlet. Např. když se na další letadlo čeká 18 hod., tak si někteří účastníci mohou vzít taxi a podívat se sami po okolí. Na závěr toho setkání upozorněme, že změna časového pásma má značný vliv na fyzický a psychický stav účastníka. Je to proto, že se chce spát v jinou dobu, že člověk má hlad v jinou dobu, nemůže se soustředit, když žil 20 dnů tam kde v poledne byla půlnoc. Proto je zapotřebí jeden až dva dny po příjezdu nevykonávat práce náročné na soustředění. 9. PRŮBĚH CESTY A ŘEŠENÍ MOŽNÝCH PROBLÉMŮ V průběhu cesty se může vyskytnout téměř cokoliv. Vždy je nutné všechny účastníky o nečekané situaci informovat, ale až tehdy, kdy již víme, že se nečekaná situace v krátké době nevyřeší. Např. při cestě na Aljašku nepřiletělo letadlo z Frankfurtu a tak „naše letadlo - 59 -
z Frankfurtu“ odletělo do USA bez nás. Letecká společnost se o nás postarala, ale na Aljašku jsme přiletěli o den později a jinou trasou. Dokonce hrozilo, že se budeme muset rozdělit a na dvě letadla a na Aljašku doletět po částech a v různých termínech. To nebylo nejhorší, ale nemohli jsme se spojit s cestovní kanceláří v Anchorage. Díky internetu a pečlivosti majitelky cestovky v Anchorage si sama zjistila ve které letadle je „Strakos and company“ a kdy a odkud přiletí do Anchorage. Po příletu jsme se dozvěděli, že nebudeme cestovat s větší skupinou, ale že máme zamluvený mikrobus a budeme cestovat sami mezi místy, které jsme si zvolili. Na všechno jsme ale dostali Vouchry a tak cesta vyla ještě zajímavější, než jsme si představovali. 10. UKONČENÍ Cesta zpět může být také někdy náročná. Všichni jsou již unavení a byli by rádi co nejdříve doma. Někteří účastníci jsou již na sebe alergičtí a vznikají hádky. Pokud má každý samostatnou letenku, tak poslední večer před odletem všechny svoláme, krátce zhodnotíme celý zájezd napíšeme si připomínky, hlavně ty kritické, také zopakujeme kdy a jak odjíždíme, kdy musíme uvolnit pokoje a na závěr, kdy se všichni sejdeme „doma“ a zpětně si promítneme videa se zajímavých částí cesty. Pak již vše ponecháme na účastnících ale pouze v případě, že není nutné řešit něco velmi naléhavého. Opět příklad. V Mexiku v Meridě na Yukatanu, jsme přijeli na letiště, odkud jsme pokračovali letadlem do hlavního města a pak do Evropy. Bohužel odlet letadla, které již přiletělo a stálo na letišti, odletělo neplánovaně se 3 hodinovým zpožděním. Nyní byla pouze malá naděje, že stihneme letadlo do Evropy. Letiště bylo malé a tak jsme neměli možnost si koupit něco k jídlu a pití. Nakonec se najíme v letadle a 3 hodiny se to dá vydržet. Letadlo však stálo pod palčivým sluncem a v kabině bylo jídlo, které nebylo v ledničce. Motory neběžely. Po nasednutí se všichni najedli, ale zřejmě salát již nebyl v pořádku a člověku se pomstil. Prakticky všichni byli fyzicky úplně vyřízení. Celou noc v letadle mnozí leželi na zemi, přerušovali to pouze spěcháním na záchod a nemohli se dočkat konce dlouhého letu. Ti, kteří tomu unikli si to odtrpěli na letišti v Evropě a jeden poslední, kterého to nepostihlo na cestě, si to odtrpěl až doma.
Obr. 7 Místo zničené lávky je tu lávka nová
Vraťme se ke konci letu z Meridy do Mexico City. Když jsme vystupovali z letadla, tak letadlo do Evropy již bylo plné cestujících a čekalo na nás, ale u jiného terminálů. Tam se ukázala výhoda samostatných letenek. Každý si pomáhal, jak uměl, aby se dostal k odbavení. Někteří si museli zaplatit nosiče, který utíkal před nimi, někteří sháněli někde vozík, protože jsme nebyli v místech, kde jsou volné vozíky a někteří zdatnější utíkali sami s kufrem chodbami k odbavení. Kde musíme běžet, jsme již zjistili v letadle a také zprávu, že přiletíme na poslední chvíli, již personál odeslal z našeho letadla předem. Nakonec všichni nastoupili a letadlo se začalo rozjíždět. Pocit, že jsme letadlo skutečně stihli, byl v této chvíli odměnou za několik posledních minut. Je to ukázka toho co se může zcela nečekaně stát. 11. ZHODNOCENÍ CESTY S ÚČASTNÍKY Po úspěšné exkurzi je vhodné, ale ne nutné, uzavřít krásné zážitky společným posezením při malém občerstvení. Po několika dnech nebo týdnech odezní u všech různé emoce, které se případně vyskytly a účastníci si zpravidla rádi povykládají o získaných - 60 -
zkušenostech a prožitých zážitcích. Navíc taková skupina se společným pobytem sblížila a vzájemně zjistili, co kdo dělá, zjistili, kteří účastníci by jim mohli být prospěšní, nebo se kterými by mohli plánovat nové výrobní nebo obchodní aktivity. A naposled se již teď domluvíme na další akci v příštím roce a tak již máme skupinku vážných zájemců, kteří již sami budou získávat další zájemce. Jejich zájem bude opravdový, ale my to musíme brát s rezervou, protože za rok mohou mít různé povinnosti, které jim zabrání na exkurzi jet. Naplánujeme tedy setkání všech účastníků. Bylo by výborné, kdyby to mohlo být ve firmě některého z účastníků. Toto je reálné, protože je pravděpodobné, že některý podnikatel chce ukázat ostatním své možnosti, co umí udělat, jak vypadají jeho výrobky apod. Na tuto schůzku se pečlivě připravíme. Vyrobíme presentaci z obrázků nebo videí z navštívených míst. Požádáme ostatní o podobné presentace. Dbáme na to, aby na naši presentaci se objevili všichni účastníci. Zajistíme malé pohoštění a pak již necháme mluvit hlavně účastníky a poznamenáváme si jak kritické poznámky, tak poznámky kladné abychom na ně při organizaci další cesty nezapomněli. Rozloučením na této schůzce je exkurze zcela uzavřena příslibem, že se brzy ohlásíme s plánem další exkurze, akci končíme. SEZNAM LITERATURY Článek je původní dílo sestavené z vlastních zkušeností. RESUMÉ Organization specialized foreign excursion is a very interesting project, which certainly related to the issue of logistics activities, because it is really purposeful passenger according to the principle to be in place at the right time, at the expected quality and at an affordable price. In this case, the creation and comprehensive provision of specialized trips to foreign destinations to recruit a group of people interested enough new knowledge that may eventually use in their business plans. Based on our own experience in this field the author has created, to a certain extent detailed algorithm dedicated professionally oriented excursions for a small number of experts. The success of such events is dependent on several factors. It is very necessary to establish a good professional content; so that participants see what is available at their surroundings cannot see. The second and quite difficult task is to choose a location where participants are likely to expand their business activities. The basis of success is that there is a need to find participants who are able to adapt to the team and will not require the performance of their personal needs at the expense of others. The program select paths so that not only informative but also attractive so awakened interest to participate in such excursions. Coordinate the interests of professionals in various professions is a very challenging task. It is also necessary if it is possible to prepare in advance to deal with unexpected situations that can be expected. Any such excursions should end a detailed evaluation of all experiences and a newly identified facts and this together with all the participants. This creates the possibility that the participants knew quite well, use common knowledge for further work in order to promote interest in the potential next excursion. Several such excursions with the same team will contribute to the creation of a group of experts, usually leading workers in the field. Recenzoval: Ing. Bedřich Michálek, PhD. UD Dolní Rožínka - 61 -
