LIDMAATSCHAPSBROCHURE INFOBROCHURE VZW ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING VOLWASSENENONDERWIJS O.N

LIDMAATSCHAPSBROCHURE INFOBROCHURE 2009-2010 VZW ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING VOLWASSENENONDERWIJS

O.N. 811.310.275

Lidmaatschapsbrochure 09-10

Pagina 1 van 14

I.

VZW ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING VOLWASSENENONDERWIJS

A. Doel van de organisatie Artikel 2 van de statuten verwoordt het doel van de vereniging als volgt: centra voor volwassenenonderwijs (CVO’s) zoals bepaald in het decreet betreffende het volwassenenonderwijs dd 15 juni 207in hun administratieve werking in samenwerking met de Vlaamse Overheid te ondersteunen. Concreet betekent dit op dit ogenblik, 1 september 2009, dat het cursistenadministratie pakket CVOSoft voor alle CVO’s die toetreden als lid van de vzw ter beschikking wordt gesteld. Tevens wordt hierbij een helpdesk opgericht om de leden die moeilijkheden ondervinden of vragen hebben rond het gebruik van het pakket te helpen naar oplossingen toe. Tot slot wordt ook de permanente actualisatie en de optimalisatie van het bestaande pakket door de vzw nagestreefd. Naar de toekomst toe kan een personeelsadministratie pakket ontwikkeld worden en eender welke software die de CVO’s kan helpen bij hun administratieve werking in samenwerking met de Vlaamse Overheid. De algemene vergadering van de VZW Administratieve Ondersteuning Volwassenenonderwijs heeft een overeenkomst met VZW Volwassenenonderwijs LBC-NVK afgesloten: op het ogenblik dat de prijs van het pakket door de VZW Administratieve Ondersteuning Volwassenenonderwijs volledig is terugbetaald aan VZW Volwassenenonderwijs LBC-NVK, wordt VZW Administratieve Ondersteuning Volwassenenonderwijs de volle eigenaar van het pakket. Zolang dit niet het geval is, blijft VZW Volwassenenonderwijs LBC-NVK de volle eigenaar van het pakket.

B. Samenstelling Algemene Vergadering De algemene vergadering is, conform artikel 3 van de statuten, samengesteld uit 6 leden, waarvan 5 stemgerechtigde (met elk een stemgewicht van 20%) en 1 waarnemend lid (de overheid). Concreet betekent dit op dit ogenblik, 1 september 2009, dat de Algemene Vergadering als volgt is samengesteld:

-

Bob Van Passen (vanuit VZW Volwassenenonderwijs LBC-NVK) Ferre Wyckmans (vanuit VZW Volwassenenonderwijs LBC-NVK) Bart De Naegel (vanuit VZW Volwassenenonderwijs LBC-NVK) Kris De Nys (vanuit CVO Lethas) Lucie Duhayon (vanuit SNT CVO Brugge) Piet De Smet (vanuit Administratie Volwassenenonderwijs)


Pagina 2 van 14

C. Samenstelling Raad van Bestuur Artikel 7 regelt de samenstelling van de Raad van Bestuur. Omdat VZW Volwassenenonderwijs LBC-NVK het volledige financiële risico op zich neemt is hierin bepaald dat de 3 leden die uit deze vereniging in de algemene vergadering zetelen de Raad van Bestuur vormen. Concreet betekent dit dat op dit ogenblik, 1 september 2009, de Raad van Bestuur als volgt is samengesteld: -

Bob Van Passen (penningmeester) Ferre Wyckmans (voorzitter) Bart De Naegel (secretaris)

De dagdagelijkse leiding en boekhouding wordt gelegd bij Ferre Wyckmans, Bart De Naegel en Dirk Trappers. Zij staan in voor de (bege-)leiding van de personeelsleden en de nodige financiële en fiscale verrichtingen. Er worden 3 personeelsleden aangeworven, en dit voor een fulltime equivalent van 2 personen. Anderhalve kracht wordt ingezet voor de programmering – Dirk Schelfaut fulltime en Tom Keersmaekers halftime, de andere halve kracht – Denise Bossyns – verzorgt de helpdesk. Deze personeelsleden worden aangeworven via een terug te betalen detachering. De standplaats van deze personeelsleden is Te Boelaarlei 40 in 2140 Borgerhout.

D. Technische Adviesgroep Er zal een technische adviesgroep opgericht worden waaraan alle toegetreden leden die dit wensen kunnen participeren. Deze adviesgroep zal de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering adviseren tav gewenste wijzigingen/aanpassingen/uitbreidingen/… van het bestaande pakket. Deze technische adviesgroep kan zich nooit rechtstreeks tot de personeelsleden van de vzw of de personen die de dagelijkse leiding op zich nemen, richten. Deze groep zal regelmatig samengeroepen worden door de leden van de dagelijkse leiding.


Pagina 3 van 14

E. Organigram Algemene Vergadering Bob Van Passen Ferre Wyckmans Bart De Naegel Kris De Nys Lucie Duhayon Piet De Smet Raad van Bestuur Bob Van Passen Ferre Wyckmans Bart De Naegel

Technische Adviesgroep

Dagelijkse leiding en boekhouding Ferre Wyckmans Bart De Naegel [email protected] O3/220.87.32 Dirk Trappers [email protected] 03/220/89.08 Personeelsleden

Programmeren Dirk Schelfaut Tom Keersmaekers 03/235.70.35 [email protected] [email protected]


Helpdesk Denise Bossyns 03/235.70.35 [email protected] [email protected]

Pagina 4 van 14

F. Toegetreden leden De in de wet op de vzw’s bepaalde rechten en plichten en verantwoordelijkheden voor gewone leden zijn op hen niet van toepassing. Hun bijdrage is louter beperkt tot het betalen van lidgeld, zij hebben geen enkele juridische of andere verantwoordelijkheid.


Pagina 5 van 14

II.

WAT BETEKENT DIT VOOR DE BESTAANDE GEBRUIKERS CVOSOFT

Bestaande gebruikers van cvosoft die, op het ogenblik dat hun overeenkomst met de bvba Softcomp afloopt als lid toetreden tot de vzw door het betalen van hun lidmaatchapSbijdrage, voor de periode waarvoor hun lidmaatschap loopt, hebben recht op volgende zaken: A. BESTAANDE SOFTWARE De toegetreden leden verwerven het gebruiksrecht op de op dat ogenblik bestaande versie van CVOSoft. B. UPDATES De toegetreden leden verwerven het gebruiksrecht van alle updates van CVOsoft die ontwikkeld worden tijdens de duur van hun lidmaatschap. C. PLAATSING VAN DE GEGEVENS De toegetreden leden delen bij de aanvang van hun toetreding schriftelijk mee of zij kiezen voor een centrale bewaring van al hun gegevens ofwel dat zij kiezen voor het bewaren van al hun gegevens op een eigen server. In geen van beide gevallen kunnen de vzw of de personeelsleden ervan verantwoordelijk worden gesteld voor het gebeurlijke verlies van gegevens. D. DE HELPDESK De toegetreden leden verwerven het onbeperkte en gratis gebruiksrecht op de helpdesk voor de periode van hun lidmaatschap. E. VORMING De toegetreden leden zullen jaarlijks minstens één keer uitgenodigd worden op een bijeenkomst rond de stand van zaken, de vernieuwingen en de toekomstplannen mbt. CVOSoft. Tevens wordt voorzien dat vormingsmomenten rond specifieke thema’s georganiseerd kunnen worden. F. BIJ UITTREDING Als toegetreden leden uittreden, kunnen zij vragen om geholpen te worden bij de exit-conversie. Dit zal wel gebeuren tegen een vergoeding. Om de hoogte van deze vergoeding te kunnen bepalen zal het uittredende lid alle nodige informatie aan de personeelsleden van de vzw bezorgen, zodat de vzw een realistische kostprijs kan berekenen. De vzw noch de personeelsleden kunnen uiteraard nooit aansprakelijk gesteld worden voor een mogelijke onvolledigheid van deze conversie. Rond deze conversie wordt een afzonderlijke overeenkomst opgesteld.


Pagina 6 van 14

III.

WAT BETEKENT DIT NIEUWE GEBRUIKERS CVOSOFT

CVO’s die CVOSoft niet gebruiken kunnen als lid toetreden tot de vzw door het betalen van hun lidmaatchapsbijdrage. Zij hebben, voor de periode waarvoor hun lidmaatschap loopt, recht op volgende zaken: A. BESTAANDE SOFTWARE Deze toegetreden leden verwerven het gebruiksrecht op de op dat ogenblik bestaande versie van CVOSoft. B. INSTALLATIE Deze toegetreden leden verwerven het recht op bijstand door de personeelsleden van de vzw mbt. de installatie van het softwarepakket op een door het toegetreden lid vastgelegde locatie. C. INTRODUCTIE Deze toegetreden leden verwerven het recht op een algemene introductie in het pakket voor de eigen personeelsleden op een door het toegetreden lid gekozen locatie. Deze introductie kan maximaal 8 uren duren, en kan maximaal over twee tijdstippen gespreid worden. D. CONVERSIE EIGEN GEGEVENS Deze toegetreden leden kunnen vragen om een conversie van de eigen oude gegevens naar het nieuwe pakket toe te verzorgen. Dit zal wel gebeuren tegen een vergoeding. Om de hoogte van deze vergoeding te kunnen bepalen zal het toegetreden lid alle nodige informatie aan de personeelsleden van de vzw bezorgen, zodat de vzw een realistische kostprijs kan berekenen. De vzw noch de personeelsleden kunnen uiteraard nooit aansprakelijk gesteld worden voor een mogelijke onvolledigheid van deze conversie. Rond deze conversie wordt een afzonderlijke overeenkomst opgesteld. E. UPDATES Deze toegetreden leden verwerven het gebruiksrecht van alle updates van CVOSoft die ontwikkeld worden tijdens de duur van hun lidmaatschap. F. PLAATSING VAN DE GEGEVENS De toegetreden leden delen bij de aanvang van hun toetreding schriftelijk mee of zij kiezen voor een centrale bewaring van al hun gegevens ofwel dat zij kiezen voor het bewaren van al hun gegevens op een eigen server. In geen van beide gevallen kunnen de vzw of de personeelsleden ervan verantwoordelijk worden gesteld voor het gebeurlijke verlies van gegevens. G. DE HELPDESK Deze toegetreden leden verwerven het onbeperkte en gratis gebruiksrecht op de helpdesk voor de periode van hun lidmaatschap.


Pagina 7 van 14

H. VORMING Deze toegetreden leden zullen jaarlijks minstens één keer uitgenodigd worden op een bijeenkomst rond de stand van zaken, de vernieuwingen en de toekomstplannen mbt CVOSoft. Tevens wordt voorzien dat vormingsmomenten rond specifieke thema’s georganiseerd kunnen worden.


Pagina 8 van 14

IV.

PLAATSING VAN DE GEGEVENS

Elk kandidaat lid meldt schriftelijk op het ogenblik van de toetreding welke keuze het maakt: alle gegevens centraal bewaren of alle gegevens op een eigen server bewaren. Centrale bewaring houdt in dat alle software actueel gehouden wordt door de personeelsleden van de vzw. Toegetreden leden die deze keuze maken worden op de hoogte gehouden van alle wijzigingen, maar moeten zelf geen enkel initiatief nemen. Dit betekent dat er geen extra belasting voor het personeel van het CVO is, en tevens dat er geen extra kosten zijn bij wijzigingen. Hiervoo wordt een virtual server gehuurd ij Combell Group NV met volgende kenmerken: - Diskspace: 75 GB - Geheugen: 2 GB - Dataverkeer Cvosoft: 100 GB Bij lokale bewaring wordt de software niet actueel gehouden door de personeelsleden van de vzw. Toegetreden leden die deze keuze maken, worden op de hoogte gehouden van alle wijzigingen, maar zij moeten zelf initiatief nemen om deze te implementeren. Zij kunnen hiervoor beroep doen op de personeelsleden van de vzw, maar hiervoor zal dan een rekening gemaakt worden (10 euro/werkuur, verplaatsingen à rato van 0,31 euro/km). De personeelsleden van de vzw kunnen hiervoor ook maar ingezet worden voor zover dit hun normale werkzaamheden niet belemmert.


Pagina 9 van 14

V.

HELPDESK

De helpdesk wordt zowel telefonisch als via een website georganiseerd. De website wordt opgezet via drie kanalen. Het eerste kanaal is een publiek toegankelijk kanaal dat een introductie in het pakket geeft (algemene handleiding). Het tweede kanaal (enkel voor toegetreden leden) bevat informatie over telefonische bereikbaarheid, geplande infosessies, update-overzicht, … Via dit kanaal zal er een rechtstreekse maillink zijn met de medewerkers. Dit wordt opgezet om snel accurate antwoorden te bezorgen aan de toegetreden leden op hun vragen bij de concrete toepassing van het bestaande pakket in hun werking. Dit betekent dat er concrete informatie verstrekt zal worden rond de toe te passen manipulaties om in het cvo zelf optimaal verder te kunnen werken met het bestaande pakket. Dit betekent expliciet niet dat men zich hiertoe kan wenden om het pakket in deze of gene zin te laten aanpassen. Vragen in deze richting zullen door de medewerkers aan de technische adviesgroep voorgelegd worden. Het derde kanaal tenslotte (ook publiek toegankelijk na registratie) is een forum, waarin men vragen kan stellen en waar anderen (ook de medewerkers) antwoorden op deze vragen kunnen plaatsen. De website vindt u op volgend adres: www.Admovol.be

VI.

WAT BIJ KLACHTEN?

Klachten rond de technische aspecten moeten door het toegetreden lid gericht worden aan de medewerkers (mailadres) Een toegetreden lid dat klachten heeft kan zich hiermee rechtstreeks richten tot de Raad van Bestuur VZW Administratieve Ondersteuning Volwassenenonderwijs , Sudermanstraat 5 te 2000 Antwerpen of via Bart De Naegel – [email protected] ivm het werk van de medewerkers van de vzw. Wanneer men klachten heeft over werking van de vzw kan men zich schriftelijk en per post richten tot de Voorzitter van de Algemene Vergadering VZW Administratieve Ondersteuning Volwassenenonderwijs, Sudermanstraat 5 te 2000 Antwerpen.


Pagina 10 van 14

VII.

LIDGELD EN DUUR LIDMAATSCHAP

Het lidgeld wordt op 1 september 2009 bepaald op LUC/95. Bevoordeelde CVO’s (zij die op 1 september 2009 toetreden of onmiddellijk na het verstrijken van hun overeenkomst met Bvba Softcomp – uiterlijk 2802-2010) betalen volgens deze formule. Als zij hun lidmaatschap later steeds verlengen is korting op dit bedrag mogelijk (als de vzw een financieel overschot zou realiseren). De gewone CVO’s (alle niet bevoordeelde CVO’s) betalen een lidgeld dat minimaal LUC/95 is. Elk lidmaatschap loopt ten einde op 31 augustus volgend op de datum van de toetreding. Indien men in de loop van een schooljaar toetreedt, dan wordt het lidgeld berekend à rato van het aantal maanden dat nog te gaan is tot de eerstvolgende 31 augustus. De maand van de toetreding wordt volledig meegeteld. Dit betekent dat het lidmaatschap maximaal één jaar duurt. Om tijdig de juiste rekening te kunnen maken bezorgen de kandidaat leden uiterlijk 60 kalenderdagen voor de aanvang van hun lidmaatschap een afschrift van de dienstbrief waarin het Departement Onderwijs het totale beschikbare lesurencursist aan hun CVO meedeelt, aan het secretariaat van de vzw (Sudermanstraat 5 – 2000 Antwerpen). Op basis van deze dienstbrief zal dan een rekening gemaakt worden die voldaan moet zijn uiterlijk 31 augustus. Van deze termijn van 60 kalenderdagen kan in onderling overleg afgeweken worden.


Pagina 11 van 14

VIII.

ANDERE AFSPRAKEN

Als de vzw een overschot realiseert, dan wordt eerst minimaal 10.000 euro per jaar bestemd voor onvoorziene toekomstige onkosten. Vervolgens wordt een herberekening (korting) gemaakt van de te betalen lidgelden voor de bevoordeelde CVO’s. Als de vzw een tekort realiseert, dan worden eerst de opgebouwde reserves aangesproken. Vervolgens wordt eventueel een deel van de huur voor de licentie CVOSoft naar een volgend boekjaar overgedragen (een extra risico voor VZW Volwassenenonderwijs LBC-NVK). Ook kunnen de lidgelden van de gewone CVO’s verhoogd worden. Tenslotte kan VZW Volwassenenonderwijs LBC-NVK gevraagd worden voor een bijpassing. Na 2014 zal de hele situatie rond de vzw geëvalueerd worden, afhankelijk van - de huurprijs van CVOSoft - het aantal toegetreden leden - de loonkosten - extra voordelen voor de bevoordeelde CVO’s - …


Pagina 12 van 14

Bijlagen: statuten van de vzw

Artikel 1 De vereniging draagt de naam “Administratieve Ondersteuning Volwassenenonderwijs”, en haar maatschappelijke zetel is gevestigd te 2000 Antwerpen, Sudermanstraat 5. Gerechtelijk arrondissement Antwerpen.

Artikel 2 De vereniging heeft tot doel centra voor volwassenenonderwijs (cvo’s) zoals bepaald in het decreet betreffende het volwassenenonderwijs dd 15 juni 2007 in hun administratieve werking in samenwerking met de Vlaamse Overheid te ondersteunen. De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur. Uiterlijk 5 jaren na de oprichting worden de statuten van de vereniging geëvalueerd.

Artikel 3 Er zijn minstens vijf leden: de drie bestuurders en 2 vaste leden. Deze twee vaste leden zijn aan te duiden door de toegetreden leden. Elk van deze leden heeft een stemgewicht van 20%. Aan de algemene vergadering wordt één waarnemend lid zonder stemrecht toegevoegd, aan te duiden door de Vlaamse Overheid. De vaste en waarnemende leden zijn geen bijdrage verschuldigd. De leden worden niet bezoldigd.

Artikel 4 De algemene vergadering, die bevoegd is voor de punten bepaald in artikel 4 van de wet op de vzw’s van 2 mei 2002, vergadert minstens eenmaal per jaar. De wijze van oproeping en werking van de algemene vergadering zijn geregeld volgens de artikelen 5, 6 en 7 van de wet op de vzw’s van 2 mei 2002.

Artikel 5 De leden kunnen zich laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering. De besluiten worden aan de leden gebracht bij gewone brief of per elektronische post.

Artikel 6 Een wijziging van de statuten kan uitsluitend gebeuren door de algemene vergadering, overeenkomstig de bepalingen van artikel 8 van de wet op de vzw’s van 2 mei 2002, en kan maar wanneer 75% van het stemgewicht hiermee akkoord gaat.

Artikel 7 Het bestuur van de vereniging wordt waargenomen door de raad van bestuur wordt samengesteld uit drie leden. Deze leden worden benoemd door de algemene vergadering van Vzw Volwassenenonderwijs LBC-NVK, voor de duur van 5 jaar. Ze zijn echter voortijdig afzetbaar wanneer twee derde van de algemene vergadering daartoe beslist. De leden van de raad van bestuur worden niet bezoldigd.

Artikel 8 De raad ban bestuur vertegenwoordigt en verbindt de vereniging in alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen. De raad van bestuur kan alle handelingen van bestuur en beschikking stellen, voor zover zij niet door de wet of de statuten bij uitsluiting aan de algemene vergadering zijn voorbehouden. Ten aanzien van derden is de vereniging slechts verbonden door de gezamenlijke handtekening van twee bestuurders. De raad van bestuur mag zijn bevoegdheden overdragen aan de voorzitter voor de handelingen van het dagelijkse bestuur.

Artikel 9 Bij de ontbinding van de vereniging zal het actief, na aanzuivering van het passief, toegewezen worden aan de vzw Volwassenenonderwijs LBC-NVK, Sudermanstraat 5 te 2000 Antwerpen.

Artikel 10 Alle centra voor volwassenenonderwijs (zoals bepaald in het decreet op het volwassenenonderwijs van 15 juni 2007) kunnen toetreden tot de vzw. Zij duiden hiertoe een natuurlijke of een rechtspersoon aan die hen vertegenwoordigt. Meerdere centra voor volwassenenonderwijs kunnen dezelfde natuurlijke of rechtspersoon


Pagina 13 van 14

aanduiden. De raad van bestuur, samengesteld zoals bepaald in artikel 7, beslist over het aanvaarden en uittreden van leden.

Artikel 11 De toegetreden leden zijn een jaarlijks te betalen lidgeld verschuldigd. Dit lidgeld moet uiterlijk op 1 september van het jaar betaald zijn, het lidmaatschap loopt tot 31 augustus van het daaropvolgende jaar. Het bedrag van dit lidgeld wordt jaarlijks bepaald door de raad van bestuur.

Artikel 12 Voor alle gevallen die niet voorzien worden in de statuten, zijn de beschikkingen van de wet op de vzw’s van 2 mei 2002 van toepassing.

De stichtende leden,

F. Wyckmans B. De Naegel R. Van Passen


Pagina 14 van 14

LIDMAATSCHAPSBROCHURE INFOBROCHURE VZW ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING VOLWASSENENONDERWIJS O.N

Recommend Documents