Learning & Development Awards 2015 Competentiemanagement als gezelschapsspel
Voorstelling van de organisatie en contactgegevens Zorgbedrijf Antwerpen, vereniging naar Publiek recht. Lange Gasthuisstraat 39, 2000 Antwerpen. Contactgegevens : Ann D’Havé,
[email protected], 03/334 38 60, 0475/33 98 29. Zorgbedrijf Antwerpen (hierna afgekort tot ZBA) biedt een ruime waaier aan woon-zorgdiensten voor de Antwerpse senioren en verleent bijstand aan kinderen, jongeren en het gezin in moeilijke opvoedingssituaties. Het is een verzelfstandiging vanuit het OCMW Antwerpen. Hierdoor erfde ZBA ook een oude arbeidscultuur die volledig moet worden omgevormd. ZBA telt 43 dienstencentra, 2.600 serviceflats en 18 woonzorgcentra verspreid over heel de stad. Tevens bieden wij een gamma thuisdiensten aan zoals poetshulp met dienstencheques, thuiszorg en thuisverpleging. Daarnaast heeft Zorgbedrijf Antwerpen 5 Centra voor kinderzorg en gezinsondersteuning en twee instellingen voor bijzondere jeugdzorg. In totaal gaat het om een 100-tal locaties verspreid over de Stad Antwerpen en haar districten. Onze missie : We vullen de ontbrekende schakel(s) in zodat iedereen, aan een betaalbare prijs, de kans krijgt om comfortabel ouder te worden. We doen dit vanuit de volgende visie : “Iedereen in onze stad, ook de hulpbehoevende, heeft het recht om comfortabel te leven. Daarom bieden we aan huis en in de wijk of buurt alle diensten aan die een mens nodig heeft om zo aangenaam mogelijk zelfstandig te kunnen leven. Met competent en gemotiveerd personeel, met een aanbod dat kwaliteit en vernieuwing vooropstelt en met een heldere prijzenpolitiek, streven we altijd naar diensten die het leven van onze klanten kwaliteitsvol maken en die ons bedrijf financieel gezond houden”. ZBA kan rekenen op 3608 werknemers (dd. 30/06/2014). Van het totale aantal medewerkers werkt 70% rechtstreeks in de zorg en werken dus met de bewoners en hulpbehoevenden. Inzake opleidingsniveau zijn 1347 medewerkers niet of laaggeschoold, 1607 medewerkers bezitten een middelbaar diploma, slechts 694 medewerkers hebben een diploma hoger onderwijs bachelor of universitair. 33% van de medewerkers is ouder dan 50 jaar. Het is binnen dit personeelskader dat het project competentiemanagement werd opgezet. . Learning & development is binnen ZBA ingebed in de afdeling Loopbaanbeleid en Ontwikkeling (LB&O). LB&O maakt deel uit van het HR departement, die rond de volgende thema’s haar visie en missie heeft uitgewerkt:
talentgerichte inzet van medewerkers
effectief ondernemerschap en passie
een innoverende werkomgeving
inspirerend leiderschap
respect en waardering voor elkaars
LB&O staat voor het implementeren van een talentbeleid waarbij de nadruk ligt op het creëren van de organisatorische beleidscontext om alle medewerkers in hun loopbaan te ondersteunen en te ontwikkelen en dit vanuit de volgende visie : “Talentbeleid is het verbinden van één of meerdere individuele begaafdheden en de passie deze in te zetten, rekening houdend met hun niveau en beperkingen, gedurende een bepaalde periode, om tegemoet te komen aan noden en verwachtingen van individu en organisatie, met als doel zowel individu als organisatie blijvend te ontwikkelen binnen een veranderende context”. Dit betekent dat ZBA zich als werkgever verantwoordelijk acht voor de blijvende inzetbaarheid van haar medewerkers, niet enkel binnen het eigen bedrijf maar ook binnen de ruimere arbeidsmarkt. Via onder meer loopbaancoaching kunnen medewerkers op zoek naar hun talenten, zelfinzicht en ontwikkelingsopportuniteiten die zich ook buiten ZBA kunnen situeren. Wij willen onze medewerkers immers “employable” houden, ook als deze employability niet direct tot een functie binnen het eigen bedrijf situeert. Doordat L&D ingebed is in een afdeling die voornamelijk werkt rond deze inzetbaarheid en het volledige loopbaanbeleid voor haar rekening neemt, blijft L&D niet beperkt tot het organiseren van opleidingen. L&D maakt integraal deel uit van de HR strategie.
Voorstelling van het traject Voorafgaandelijke Informatieverzameling over de situatie ‘as is’ Vanaf de overgang van OCMW-Antwerpen naar Zorgbedrijf Antwerpen zijn er heel wat aspecten verandert, alsook binnen HR. ZBA wilde een nieuw begin maken door ondermeer het competentiemanagement van OCMW-Antwerpen niet over te nemen. Dat was immers een samenvoegsel van de competenties van OCMW-Antwerpen met deze van de Stad Antwerpen waardoor er per functie meer dan 20 competenties werden opgelijst die uiteraard niet langer afgestemd waren op de missie van ZBA. We hebben er bewust voor gekozen om het aantal competenties per functie te beperken om het behapbaar te houden en ruimte te laten voor talenten van medewerkers. Die ruimte voor talenten is zeer belangrijk omdat dit nu net de unieke bijdrage van een medewerker is aan de organisatie. Competentiemanagement moet de rode draad zijn binnen HR en zijn processen. De uitdaging bestond er in dit geen abstracte materie te laten blijven maar ook effectief te vertalen naar onze medewerkers zodat het voor onze medewerkers duidelijk is wat er te doen staat als hij/zij met zijn/haar loopbaan aan de slag wil en dit binnen alle HR processen. Dit betekent het creëren van een uniforme taal binnen ZBA en zijn diverse doelgroepen. Een uniforme taal aanleren aan medewerkers is niet altijd vanzelfsprekend dus moesten we op zoek naar een laagdrempelige, maar gerichte manier van kennisoverdracht. Opstartredenen De overgang naar ZBA brengt een mix van ‘oude’ en ‘nieuwe’ aspecten met zich mee en door competenties te gebruiken en te implementeren brengen we binnen HR een rode draad aan in al onze processen. Deze gemeenschappelijke taal biedt een betere samenhang tussen de HRprocessen en zijn de schakels tussen de diensten en processen ook duidelijker voor onze medewerkers.
Doelgroep en bereik De doelgroep van dit project zijn alle medewerkers van ZBA. Dit willen zeggen ongeacht het niveau en de rol in de organisatie (zorgprofielen, ondersteunende profielen, directies, leidinggevenden,..). Hierdoor moet de aanpak en uitrol van het project afgestemd zijn op alle niveaus en alle functies binnen het bedrijf. Met de breedte en variatie van de doelgroep is in de ontwerpfase al rekening gehouden. Dit maakt dat we op een uniforme manier, maar toch functiegericht tewerk kunnen gaan in onze implementatie. In de doelgroep zitten vele laag- of niet geschoolde medewerkers dus de communicatie en kennisoverdracht moet ook voor hen duidelijk zijn. Door middel van het competentiespel is de wijze van kennisoverdracht aangenaam voor ieder niveau binnen de organisatie en worden thema’s bespreekbaar gemaakt op een meer ludieke manier. De leidinggevende fungeert hier als spelleider en heeft een meer doorgedreven opleiding gehad over competenties. Op die manier kan hij/zij meteen antwoord bieden op bedenkingen of vragen die uit de teams komen die het spel spelen.
Afstemming met het strategisch beleid en/of HR beleid. Dit leerproject heeft een rechtstreekse link naar de missie van ZBA in zijn geheel “met competent en gemotiveerd personeel” en HR/LB&O in het bijzonder “talentgerichte inzet van medewerkers”. Competenties vormen nu de rode draad doorheen onze HR-processen en zijn een kapstok voor onze medewerkers als ze gericht willen ontwikkelen binnen ZBA. Dit was al langer het geval achter de schermen, maar sinds dit jaar zijn competenties meer transparant naar de organisatie toe. De voorbereidingen binnen HR zijn getroffen voordat het expliciet op de voorgrond kwam.
Concrete aanpak van het project Opzetten van de werkgroep competentiemanagement De werkgroep competentiemanagement bestond uit vrijwilligers vanuit alle lagen en schakels van ZBA. Er werden in enkele voorzieningen en diensten piloottrajecten opgezet waarbij volgende aspecten aan bod kwamen : Wat zijn belangrijke aspecten van zorgfuncties , niet-zorgfuncties, directieleden,… Uit de trajecten zijn uiteindelijk 17 verschillende competenties ‘gekozen’ als DE competenties voor ZBA. We hebben er bewust voor gekozen om het aantal competenties per functie te beperken tot 9 zodat het behapbaar blijft en er ook ruimte kan zijn voor talenten van medewerkers. Dit betekent dat een medewerker van ZBA (ongeacht welke functie) slechts 9 van de 17 competenties aan zijn/haar functie gekoppeld krijgt. De competenties zijn opgedeeld in een aantal subcategorieën om te bepalen wie welke competenties ‘krijgt’. Dit betekent ook dat als een medewerker gedurende zijn loopbaan bij ZBA andere functies zal uitoefenen hij/zij ook ander competenties zal moeten beheersen en/of aanleren. We spreken hier van Kerncompetenties die voor iedere medewerkers van toepassing zijn ongeacht de functie of plaats van tewerkstelling. Daarna kijken we naar de rol die een medewerker uitoefent binnen ZBA. Is hij/zij een expert, een leidinggevende of een project leid(st)er? Naarmate de uitkomst krijgt de medewerker Rolcompetenties toegewezen. Als laatste kijken we dan naar de functie-specifieke competenties die aangeven of iemand in wel of niet in de zorg staat of een lid is van de directie.
Opzetten en uitrol van een traject - implementatie In eerste instantie is ervoor gezorgd dat competenties de rode draad vormen doorheen onze HRprocessen. Hoewel voor HR-medewerkers de term competenties bekend zijn, was het ook voor hen een aanpassing om met deze nieuwe competenties te werken. Om die reden is er achter de schermen eerst alles in gereedheid gebracht om onze HR-medewerkers goed voor te bereiden op de ondersteuning en begeleiding ervan. De deadline om ‘competentiemanagement’ transparant te maken naar de organisatie lag op 1 januari 2014. Hoewel de input voor de ZBA-competenties mede van de werkvloer is gekomen, hebben we ervoor gekozen om eerste de eerstelijnsleidinggevenden grondig op te leiden en onder te dompelen in deze nieuwe materie. Aanvullend aan de opleidingen kregen zij een competentiewoordenboek dat op maat van ZBA geschreven is. Hierdoor waren ze niet alleen opgeleid, maar konden ze waar en wanneer ze wilden en het nodig bleek de materie terug vastpakken en gebruiken. Communicatie De communicatie gebeurde zorgbedrijfbreed via verschillende kanalen en werd afgestemd op de stakeholders (directie, vakbonden, leidinggevenden en medewerkers):
Info via ‘Zorgbreed’ (een brief die maandelijks met de loonfiches wordt meegestuurd)
Info via intranet
Via opleidingen voor ALLE leidinggevenden o
Competentiewoordenboek , competentiebrochures, competentiespel
Info via gezamelijke overlegorganen (voornamelijk managers en directie)
Via roadshow (toelichting door directie aan alle medewerkers van ZBA)
Mondelinge promotie door de HR Partners
Na de opleidingen en communicatie was er nog 1 zeer belangrijk aspect…het laten leven in de organisatie….
Een competentiespel : Meer dan Bingo 1. Waarom een spel? Bij het implementeren van de ‘nieuwe’ competenties binnen ZBA is er in eerste instantie rekening gehouden met de verschillende doelgroepen. De verscheidenheid is dermate hoog dat 1 aanpak niet voldoende zou zijn voor het gehele ZBA. Naast het competentiewoordenboek is er daarom ook nog gekozen voor de competentiebrochures (beknopte en gerichte info voor medewerkers) en een spel. Het spel is bedoeld om op een leuke, ludieke en vooral laagdrempelige manier de materie kenbaar te maken aan de organisatie.
Naast het laagdrempelige aspect moesten we zoeken naar een manier om efficiënt en effectief te werkt te gaan als we meer dan 3000 medewerkers op een kwalitatief goede manier wilden bereiken. Om die reden moest de ‘opleiding’ gemakkelijk en flexibel toe te passen zijn om de werkvloer. 2. Het tot stand komen van… Voor de medewerkers van ZBA hebben we gebruik gemaakt van gamification als didactische werkvorm. De methode moest laagdrempelig, eenvoudig, maar zeker ook efficiënt en flexibel toe te passen zijn. Voor de opmaak hiervan hebben we gewerkt met een externe consultant die veel ervaring hadden in gamification. Dit betekent ook dat het beleid hier 100% achterstond en hier ook budget voor vrijgemaakt heeft. De beginsituatie was de volgende : de doelgroep weten niet wat competenties zijn en welke competenties binnen ZBA gehanteerd worden. Het doel van het competentiespel was zeer belangrijk en toont ook meteen de laagdrempeligheid. Het doel was : medewerkers te laten KENNISMAKEN met de competenties van ZBA en meer specifiek HUN competenties. Na die analyse konden we aan de slag met een universele spelvorm te kiezen gezien de diversiteit die in onze organisatie aanwezig is. Om die reden hebben we gekozen voor een soort van kwartet. 3. Hoe werkt het? Bij Meer dan bingo wint de speler die als eerste zijn spelrooster vol heeft met de juiste competentiekaarten. Dit spel is geschikt voor iedere medewerker en is gemaakt om door leidinggevenden te spelen met hun medewerkers, bijvoorbeeld tijdens een overlegmoment. Het spel is ontwikkeld op niveau van elke werknemer. Het aantal spelers is minimum twee tot maximum zes per speeldoos en duurt van 30 tot 45 minuten (als je met zes speelt). Een uur met nabespreking erbij. Je kan spelen tot een speler zijn spelrooster vol heeft of op voorhand afspreken hoe lang er zal worden gespeeld. 1. Het personage met de grootste schoenmaat begint. Speel daarna verder met de wijzers van de klok mee. 2. Ben je aan de beurt, dan heb je twee mogelijkheden:
a. Je legt één of meer competentiekaarten op je spelrooster. Zeg ook welke competentie(s) je aflegt en waarom je denkt dat jouw personage ze nodig heeft. Neem evenveel kaarten van de stapel als je hebt afgelegd. OF b. Je neemt een actiekaart als je geen competentiekaart kan afleggen. Lees de actiekaart voor en doe wat op de kaart staat. Leg daarna de kaart opnieuw onderaan de stapel. 3. Een jokerkaart biedt deze voordelen: a. Je mag een jokerkaart op gelijk welke competentie van jouw spelrooster leggen. b. Je kan een jokerkaart die al op het spelrooster van een medespeler ligt, ruilen voor een competentiekaart die jij in de hand hebt. De voorwaarde is wel dat jouw kaart overeenkomt met de competentie die onder de jokerkaart schuilt. De joker die je op deze manier verovert, moet je meteen op je eigen spelbord gebruiken. 4. Het spel stopt als een speler een vol spelrooster heeft (of als de afgesproken tijd voorbij is). Alle andere spelers mogen hun competentiekaarten nog op het profiel plaatsen. Zowel het competentiewoordenboek, als de competentiebrochures alsook het competentiespel zijn zo opgebouwd dat hier geen verdere ondersteuning noodzakelijk is. Wel hebben we steeds aangeboden extra informatie te geven, of extra ondersteuning te bieden, op maat, voor zij die dit wensen. Omwille van de grootte van ZBA, zowel op gebied van personeelsleden alsook de verspreiding van onze 101 locaties, is ervoor gekozen de vraag naar ondersteuning op maat organisch te laten groeien. 5. Toepassingen In de eerste plaats is het doel geweest medewerkers te laten kennismaken met competenties. Medewerkers moeten in eerste instantie ermee vertrouwd geraken vooraleer ze ermee aan de slag kunnen. Dit is dus een eerste stap in het (lang) proces van cultuurverandering. De cultuur van een organisatie kan van bovenaf bepaald worden, maar de verandering is er pas wanneer deze zich uit in het gedrag van al haar medewerkers. Door deze kennismaking kan een leidinggevende zijn/haar team voorbereiden op de wijzigingen in oa waarderingencriteria. De leidinggevende kan het spel gebruiken als tool om de nieuwe competenties bespreekbaar te maken in en met zijn/haar team. Het biedt handvaten om gerichte info te geven.
6. Voorlopig resultaat
Medewerkers leren kennis maken met de competenties op een aangename en laagdrempelige manier waardoor de kennisoverdracht als aangenaam wordt ervaren en hierrond van in het begin een meer positieve en constructieve sfeer heerst.
Medewerkers kiezen gericht welke opleiding te ze volgen in functie van hun job of persoonlijke interesse en weten daarbij duidelijk welke competentie ze daarbij ontwikkelen.
Medewerkers worden geselecteerd op de competenties die binnen de functie van belang zijn. De nieuwe medewerkers krijgen bij aanvang van hun sollicitatie dus ook al een duidelijk zicht op wat van hun verwacht wordt.
Medewerkers worden op hun competenties gewaardeerd en kunnen ontwikkeldoelstellingen opmaken ifv hun competenties.
Medewerkers maken gebruik van hun competentiebrochure om oa hun waardering voor te bereiden.
Persoonlijke ontwikkelplannen worden opgesteld met herkenbare en gerichte competenties.
Doorgroeitrajecten worden gestuurd door eigen talenten en gerichte competenties
7. Feedback op het spel
“Ik vind het een zeer aangename manier om met competenties aan de slag te gaan en om het thema levend te maken” (teamcoach Thuiszorg)
“Het is niet altijd evident voor medewerkers (vaak de laaggeschoolden) om het begrip ‘competenties’ te begrijpen. De rol van de leidinggevende hierin is zeer belangrijk om bepaalde zaken te kunnen kaderen.” o
Deze feedback kadert ook meteen waarom eerst de leidinggevenden zijn opgeleid in deze thematiek vooraleer het verder uit te rollen in de organisatie.
“Zinvol om de competenties vanuit verschillende perspectieven te bekijken.”
8. De toekomst – hoe nu verder? Het spel is een soort van ‘basisspel’ dat we in de toekomst verder gaan uitbouwen dmv extra kaart, andere instructies, … om zo ook medewerkers op een laagdrempelige manier te leren competenties gericht te ontwikkelen, zichzelf gaan te evalueren (waardering),… Op die manier willen we ook organisatorisch gezien efficiënt omspringen met onze middelen en deze over een langer termijn inzetten. Nu het binnen ZBA is uitgerold volgen we dit verder op dmv evaluaties en ondersteuning op maat.
Evaluaties o
Bij het spelen van het spel wordt gestimuleerd een evaluatie in te vullen. Op die manier trachten we een continue instroom van feedback te krijgen. Hierdoor hebben we tegelijkertijd zicht op hoeveel het spel gebruikt wordt.
Ondersteuning op maat o
Door een duidelijke communicatie vooraf is de weg naar onze dienst geëffend voor vragen en opmerkingen. Als er vragen komen ivm competentiemanagement of het competentiespel gaan we na hoe we de beste hulp kunnen bieden. Dit gaat van het (opnieuw) aanreiken van tools die zijn opgemaakt tot het langsgaan bij de betreffende vraagsteller en hier zeer gericht en concreet antwoordt beiden of gestelde vragen.
In sommige gevallen wordt het spel begeleidt door een HR-Partner om zo de leidinggevende te ondersteunen in het werken met competenties en het kaderen ervan voor zijn/haar medewerkers. 9. Randvoorwaarden
Alle personeelsleden van een woonzorgcentrum moeten via het Vlaams woonzorgdecreet minimum 20 uur opleiding per twee jaar volgen. Omwille van continue personeelstekorten is dit niet altijd evident. Het spelen van het spel werd dan ook beschouwd als een uur vorming voor onze medewerkers. Het is een kennismaking met de competenties en past in hun opleiding, bewustwording rond competenties.
Een belangrijke bezorgdheid vanuit de zorgmedewerkers is het krijgen en hebben van tijd en ruimte om nieuwe dingen aan te leren en hiermee te werken. Het implementeren van nieuwe ontwikkelrichtlijnen, waarderingscriteria,… vragen energie en tijd om gewoon te worden. efficiënt en gericht te werk gaan is dus de boodschap, maar daarnaast is het cruciaal dat de directie dit steunt en de tijd en ruimte geeft om medewerkers hierin te laten trainen. Dmv het spel is er getracht dit op een efficiënte en flexibele manier te verwezenlijken.
Vele van onze medewerkers zijn laag- of niet geschoold en dus is het belangrijk dat bij de implementatie rekening wordt gehouden met verschillende opleidingsniveaus in de organisatie.
Vernieuwend? Dit voorgestelde project is heel vernieuwend voor onze organisatie omwille van volgende redenen :
In de oude OCMW bedrijfscultuur beslisten de leidinggevenden voor hun medewerkers. ZBA wil echter dat medewerkers zelf de verantwoordelijkheid voor hun loopbaan in handen nemen.
Om die reden zijn de medewerkers vanaf het begin betrokken bij WELKE competenties binnen ZBA belangrijk zijn en WAT deze competenties inhouden. De input voor de competenties is mede van de medewerkers zelf gekomen.
Door de medewerkers aan te spreken op hun kennis, verantwoordelijkheid en vaardigheden, worden zij erkend in hun kunnen en stijgt de betrokkenheid.
Competenties zitten verweven in alle HR-processen zodat leidinggevenden en medewerkers hier continu mee geconfronteerd worden en de bruikbaarheid van competenties zichtbaar is. Hierdoor wordt de ‘waarom’ duidelijk voor onze doelgroep.
De ondersteuning bij de implementatie is op maat van de doelgroepen gemaakt.
o
Voor IEDERE leidinggevende is er opleiding gegeven en een competentiewoordenboek gemaakt met ALLE info over onze competenties.
o
Voor de medewerkers is er een competentiebrochure gemaakt met concrete info over hun competentieprofiel. Dit op maat van hun specifieke functie.
o
Voor alle medewerkers van ZBA (leidinggevenden en hun medewerkers) is er een competentiespel gemaakt om medewerkers te leren kennismaken met competenties. Dit spel is toepasselijk voor ieder niveau binnen de organisatie.
o
Dit zorgt voor een laagdrempelige aanpak naar de medewerkers toe.
Gamification is een relatief nieuwe opleidingsmethode, maar zeker een effectieve en efficiënte. Door die spel kunnen we gerichter en flexibeler opleiden doordat het zo is opgebouwd dat iedereen het kan spelen zonder een extra toelichting. De handleiding wijst zichzelf uit en dat maakt het voor een leidinggevende eenvoudig om met zijn team aan de slag te gaan als hij het wil hebben over competenties.
Transfer naar andere bedrijven en situaties. Competentiemanagement is niet nieuw, maar de aanpak kan op vele plaatsen zeer verschillend zijn. We kunnen hier als ZBA nog grote stappen zetten, maar de basis en opbouw is zeker iets wat we kunnen meegeven aan andere organisaties en kan daarom zeker getransfereerd worden. Het gaat hier over een rode draad doorheen heel wat processen. Hiervoor zijn meerdere aspecten belangrijk om zowel de leidinggevende als de medewerker hierin te ondersteunen:
Medewerkers bewust maken van hun eigen capaciteit en talent
Medewerkers mee verantwoordelijk maken
Meewerken aan de switch inzake bedrijfscultuur
Ondersteuning op maat o
In de vorm van tools die aangereikt worden
o
In de vorm van timing wanneer je ondersteuning biedt (op de moment dat het nodig is en niet een half jaar vooraf)
